TUGAS KEARSIPAN

ALAT-ALAT KEARSIPAN
Ida Nurrohmah, S.Pd





















Disusun oleh :
Nama : Nur Hanifah
No : 18
Kelas : X AP2




SMK BATIK 2 SURAKARTA
Tahun Pelajaran 2014/2015



Daftar Istilah & Nama Alat Alat Kearsipan

Glosarium Kearsipan Dalam kegiatan Kearsipan, terdapat banyak istilah dan alat-alat
yang digunakan untuk mengarsip.Kebanyakan dari nama tersebut masih asing bagi orang-
orang yang awam tentang dunia kearsipan. Bagi kamu yang sekarang sedang mengambil
jurusan Administrasi Perkantoran, di bawah ini kami berikan penjelasan tentang istilah dan
nama alat-alat kearsipan.

1. Alatsortir

Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan,
dan disimpan kedalam folder.

2. Caption
Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk
tujuan penyimpanan (filing).

3. Cardex


Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang
dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam card exter dapat semacam kantung plastic tempat
menyimpan kartu index.

4. Duplikasi
Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.






5. Filing cabinet



Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.

6. Financial record
Arsip-arsip yang berisicatatan-catatan mengenai masalah keuangan.

7. Folder

Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kerta stebal/plastic
saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip
yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsipse cara vertikal.

8. Guide


Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjukdanatau
sekat/pemisahantara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.

9. Hanging folder

Folder yang mempunyai besi penggantung.Fungsi besi penggantung ini adalah
untukdipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing cabinet.
10. Inventory record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.

11. Kartuindeks

Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.

12. Map snelhecter

Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup.
Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator.

13. Numerator

Alat untuk membubuhkan omorpadalembarandokumen (cap nomor).

14. Ordner


Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan
perforator.

15. Out slip

Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

16. Out folder



Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat map yang telah dipinjam.

17. Perforator

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

18. Personal record



Arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.



19. Production record


Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.

20. Rotary



Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar.Alat ini
dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip
tidak banyak memakan tenaga.Alat ini terbuat dari bahan yang kuat, dari logam atau besi,
dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

21. Sales record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.

22. Stapler


Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

23. Standarisasi
Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar yang telah ditetapkan.








24. Stopmap folio


Map yang memiliki daun penutup pada setiaps isinya. Daun penutup ini berfungsi untuk
menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.

25. Tickler file



Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk
kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain
yang memiliki jatuh tempo.

26. Roll O'Pack



Lemari arsip dengan penggerak mekanikdan index sistem.Memudahkan dalam
penyimpanan, pencariandan penghematan ruang.Efektif digunakan untuk perusahaan yang
memiliki arsip berjumlah sangat banyak.

27. KartuTunjukSilang


Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks. Digunakan untuk
arsip yang mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama; dan jika arsip/surat yang disimpan
memiliki lapiran dokumen lain yang disimpan di tempat berbeda.