Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.

2
Tahun 1991
1
PENGURUSAN MESYUARAT
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
2
PENGURUSAN
MESYUARAT
Merancang pelaksanaan dasar,
program, mendapatkan nasihat,
menyelaras dan menyelesaikan
masalah yg timbul.
Diadakan dari semasa ke semasa.
Agenda dan jadual mesyuarat perlu
dirancang dengan teliti supaya
mesyuarat dijalankan dengan lancar dan
berkesan.
Mesyuarat yang baik dan cekap akan
memberi sumbangan yang berkesan
kepada jabatan/organisasi.
Urusetia akan dilantik bagi membantu
keberkesanan fungsi sesebuah
jawatankuasa.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
3
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
1. Menentukan agenda, tarikh, masa
dan tempat mesyuarat bersama
Pengerusi jawatankuasa

2. Membuat tempahan bilik mesyuarat
Tempahan secara bertulis
Nyatakan nama jawatankuasa,
pengerusi, setiausaha, tarikh,
masa, bilangan pegawai, peralatan
dan minuman ringan

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
4
3. Menyediakan kertas kerja untuk
perbincangan
Kertas kerja diterima 15 hari sebelum
mesyuarat
Tentukan bilangan salinan kertas
kerja
Keperluan menyediakan ringkasan
eksekutif sekiranya melebihi 15 muka
surat

4. Menghantar surat jemputan mesyuarat
Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat
Nyatakan nama jawatankuasa,
tarikh, tempat, masa, agenda, nama
Pengerusi dan jenis pakaian

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
5
Agenda Mesyuarat
Perutusan pengerusi
Pengesahan minit mesyuarat
yang lepas
Perkara-perkara berbangkit
Pembentangan kertas kerja
Hal-hal lain
Penutup

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
6
5. Memastikan persediaan kemudahan bilik
mesyuarat
Bilik bersih dan kemas
Tempat duduk mencukupi
Kelengkapan peralatan seperti alat
tulis, OHP dan pembesar suara

6. Menentukan kehadiran
Urusetia perlu menentukan senarai
ahli yang akan hadir
Senarai ini disediakan 2 hari sebelum
mesyuarat

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
7
7. Perbincangan pra mesyuarat
Berbincang dengan pengerusi tentang
tindakan yang perlu diambil bagi
menyelesaikan masalah

8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang
etika mesyuarat
Cara-cara beri penghormatan kepada
Pengerusi
Tepati masa
Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
8
TINDAKAN SEMASA
MESYUARAT
Catatan minit mesyuarat
Senarai kehadiran mesyuarat
Perkara penting yang dibincang
dalam mesyuarat
Keputusan yang dibuat
Tindakan susulan yang perlu diambil
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
9
TINDAKAN-TINDAKAN
SELEPAS MESYUARAT
Penyediaan Minit
Format Minit Mesyuarat
Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
Catatan Perbincangan
Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan
Keputusan Mesyuarat
Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
Menentukan Format Maklumbalas dari
Kementerian / Jabatan
Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh
Kementerian atau Jabatan
Bertanggungjawab
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
10
i) Penyediaan Minit
Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi
diedarkan kepada ahli mesyuarat
Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh
mesyuarat

ii) Format Minit Mesyuarat

Format disusun mengikut susunan
agenda mesyuarat


Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
11
iii) Susunan Nama Ahli-ahli
Mesyuarat
Disusun mengikut kekananan
ahli-ahli yang hadir
iv) Catatan Perbincangan
Direkodkan secara padat, tepat dan
jelas
Catatan yang dibincangkan diikuti
dengan nota yang menunjukkan
samada tindakan lanjut diperlukan
atau untuk makluman sahaja
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
12
v) Pengesanan Maklumbalas
Pelaksanaan Keputusan
Mesyuarat
Bilangan
Rujukan minit
Perkara
Tarikh hantar
Kementerian atau jabatan
Tarikh maklumbalas patut diterima oleh
urusetia
Tarikh maklumbalas diterima oleh
urusetia
Tarikh maklumbalas dibentangkan
Status


Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
13
vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
Cabutan keputusan
Ringkasan dan ulasan urusetia
Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau
jabatan-jabatan
Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi
maklumbalas

vii) Menentukan Format Maklumbalas
Dari Kementerian / Jabatan
Cabutan keputusan
Kedudukan masakini
Peringkat pelaksanaan / pencapaian
Masalah pelaksanaan
Cadangan penyelesaian masalah
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
14
viii) Penyediaan Laporan
Maklumbalas Oleh
Kementerian / Jabatan
Bertanggungjawab
Keputusan mesyuarat memerlukan
maklumbalas mengenai pelaksanaan
program-program yang melibatkan seluruh
agensi-agensi perkhidmatan awam
Tanggungjawab penyediaan laporan
maklumbalas hendaklah diberi kepada
agensi yang bertanggungjawab
menyelaras pelaksanaan program
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991
15
PENUTUP
Menggaris serta menetapkan norma-
norma kerja yang minimum bagi perkara-
perkara penting di dalam pengendalian
mesyuarat sesuatu jawatankuasa
kerajaan.