Kennismaken met…

Het Differs Zaaksysteem

“Zaakgewijs werken met SharePoint DMS”

Laan Copes van Cattenburch 58  Postbus 85734  2508 CK Den Haag

T 070 314 3626  www.differs.nl  info@differs.nl
Even nader kennismaken…

Differs SharePoint Solutions heeft de afgelopen twee jaar een Zaaksysteem

ontwikkeld. Gebouwd voor de toekomst, met makkelijk vervangbare componenten.
Zo gebruikt dit Zaaksysteem SharePoint voor de opslag van de documenten, maar
kan hiervoor ook elk willekeurig ander DMS worden gebruikt.

Het Zaaksysteem omvat uitgebreide, geïntegreerde functies voor postregistratie

(inclusief scannnen), zaakafhandeling, documentmanagement en de archivering.
Tevens fungeert het (leidende) Zaaksysteem als zakenmagazijn waarmee er
uitgebreide mogelijkheden zijn om statussen en andere berichten aan burgers c.q.
klanten terug te koppelen en klanten inzicht te geven in hun eigen klant- en
zaakgegevens en –dossier. Uiteraard heeft ook het KCC direct overzicht over alle
lopen zaken en daarbij horende klantcontacten en de historie daarvan.

Differs is onderdeel van de Digital Groep. Vanuit ons adviesbureau, Digital display,
hebben wij zeer veel ervaring met implementatie van alle DMS- en Midoffice
oplossingen, de voorbereidingen (bijv. zaaktype-catalogus opstellen en
implementeren) en de organisatieverandering die daarbij hoort. Uiteraard hebben
we deze ervaringen met de verschillende pakketten gebruikt bij het functioneel
ontwerp van ons eigen Zaaksysteem. En natuurlijk zetten wij deze kennis in bij de
implementatie in uw organisatie.
Het Differs Zaaksysteem

Dit Zaaksysteem wordt gebruikt voor de zaakgewijze registratie van post,

webformulieren en klantcontacten en vormt daarmee feitelijk een generieke
midoffice-procesmanagementlaag, waarmee tevens invulling wordt gegeven aan
de ambities op het gebied van multikanaalsdienstverlening. Het is volledig
gebaseerd op de nieuwe GEMMA-standaard RM Zaken (GFO Zaken 2008) en
bouwt voort op de GEMMA-zaaktypencatalogus. Een NEN-2082 certificering voor
het digitaal archief (t.b.v. substitutie) is aanstaande.

Strategisch uitgangspunt van het systeem is ‘de menselijke maat’. Wij hebben
een simpele user interface gecreëerd waarmee in één oogopslag overzicht wordt
verkregen over alle (evt. aan elkaar gerelateerde) zaakdossiers, hun status en alle
daarbij horende documenten. Verwacht bij ons geen vergaande workflow voor
het ‘automatisch’ kunnen volgen van allerlei detail behandelstappen, maar wel
een generieke midoffice-procesmanagementlaag waarin de zaakflow langs de
hoofdstatussen wordt gevolgd. En tegelijk is het een zeer rijke archiefoplossing.
Immers: het Zaaksysteem biedt op dezelfde manier makkelijk zicht op zowel
lopende dossiers als op al afgehandelde en gearchiveerde dossiers.
Volledig zaakgewijs werken met Differs Zaaksysteem

Dit betekent:

 KCC, Midoffice en DMS tot één soepel werkend geheel gesmeed

 Geïntegreerde opslag van documenten (ook projectensites!) met SharePoint
 Registratie van post, webformulieren en klantcontacten in één systeem
 Referentiemodel Zaken (GFO Zaken 2008) en GEMMA-zaaktypencatalogus
als basis
 Combinatie Zaaksysteem met andere Documentmanagement systemen is
mogelijk!

‘Workflow’ alleen op hoofdstatussen:

Werkbakje van de medewerker

Elke gebruiker heeft via Mijn zaken inzicht in de eigen zaken. Via filters kan deze
lijst eenvoudig worden aangepast:

 Mijn zaken: hier kun je je eigen zaken zien

 Mijn teamzaken: dit zijn de zaken die in behandeling zijn bij het team
 Zaken in wachtstand

Ook kan er op status van zaken worden gefilterd. Icoontjes geven de status weer
van de betreffende zaak. Via ‘Mijn teams’ kun je een selectie maken van welk
team je de zaken wilt zien. Je ziet alleen de teams waarvan je lid bent. Een KCC-
medewerker is natuurlijk lid van alle teams. Dit is een van de manieren om snel
statusinformatie van lopende zaken op te zoeken.
Gebruikervriendelijke user interface

Het zaakscherm toont alle informatie betreffende de zaak in één

overzicht. De tabbladen bevatten de gegevens over de zaak. Bij de zaak
horende documenten worden onder in het scherm getoond en kunnen
van uit daar geopend, behandeld en bewerkt worden.
Zaaktype

Per zaaktype wordt informatie over het proces en attributen (zoals

behandelstappen, documentsoorten en sjablonen) voor de afhandeling
vastgelegd. Deze informatie is logisch gestructureerd per tabblad en kan op een
makkelijke manier door de organisatie worden onderhouden en beheerd.
Zaaktypecatalogus

In de zaaktypecatalogus worden de zaaktypen van de organisatie op een

logische manier gestructureerd. De organisatie is vrij de ordening vast te
stellen, standaard wordt de GEMMA zaaktypecatalogus meegeleverd. Over het
beheer heeft de organisatie zelf volledige controle.
Manier van implementeren

Onze manier van implementeren is praktisch en gebaseerd op een serie

functionele, projectmatige en veranderkundige uitgangspunten. Deze
uitgangspunten komen voort uit onze jarenlange ervaring met digitaal werken.
Wij zorgen er eerst voor dat de eisen en wensen van uw organisatie inzichtelijk
worden. Deze wensen en eisen visualiseren wij dan vertaald naar de werkplek
van de eindgebruiker. Zodat de eindgebruiker snel weet waar hij aan toe is en
waar hij over praat. Zo ontstaat vanzelf draagvlak.

Met onze manier van implementeren realiseren wij voor u de volgende

functionele aspecten van digitaal werken:

 Documentmanagement
 Recordmanagement
 Zaakflow en zaakmanagement
 Zakenmagazijn (midoffice)
 Servicebus en generieke koppelingen met in ieder geval sjablonen,
scanomgeving en gegevensmagazijn.
 Portaalfunctie en PIP-functie

NB: Een Geo-koppeling staat voor begin 2010 gepland.

Compleet en flexibel Zaaksysteem

Het Differs Zaaksysteem kent een open structuur, via een servicebus integreert
het Zaaksysteem in uw organisatie. Zo kan er gekoppeld worden vanuit de
gangbare frontoffice applicaties, waaronder formulieren en PIP, en systemen in
de backoffice en externe (landelijke/keten) systemen. Hieronder ziet u het
Zaaksysteem in de context, waarbij de blauwe kleur onze propositie weergeeft.

De documentregistratie van gescande documenten en e-mail leidt tot het

opstarten van een nieuwe zaak of complementeert een bestaande zaak. Hierbij
geldt: de zaak wordt behandeld en gerouteerd, niet het document!
Leveringsmodellen en beheer

Het Differs Zaaksysteem kent verschillende leveringsmodellen, van lokaal

geïmplementeerd tot hosting in een datacenter (ASP/SaaS).

Onderdeel van de levering van het Zaaksysteem zijn beheerdiensten. Op basis

van een SLA maken we afspraken over onderhoud, nieuwe releases en
rapportage. Als afnemer van het Zaaksysteem kunt u ook participeren in de
community.

Waar kan Digital Groep ondersteunen?

De Digital groep verbindt mensen, processen en systemen. Op het gebied van al

deze onderdelen is expertise aanwezig. Wij worden veel gevraagd voor:

 Digitaliseringstrajecten en invoeringsbegeleiding
 Verbetering van processen en procesverloop
 Inrichting van dienstverleningsconcepten en klantcontactcentra (KCC)
 Interim-, project- en programmamanagement
 Begeleiding van reorganisaties, het nieuwe werken
 Training van teams (waaronder gebruik van het Zaaksysteem)
 Coaching van medewerkers, leidinggevenden en teams
 Ontwikkelgerichte assessments

Kortom, de Digital Groep is uw partner voor de realisatie van alle technische en

organisatorische aspecten van digitaal werken!
Laan Copes van Cattenburch 58  Postbus 85734  2508 CK Den Haag
T 070 314 3626  www.differs.nl  info@differs.nl