FUNGSI:

PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH:
PROSES KERJA
JAWATAN PROSES
Sebelum Mesyuarat
Penolong Pegawai
Tadbir Kanan
1.Dapatkan persetujuan tarikh dan masa mesyuarat
daripada Ketua Jabatan (Cadangan tarikh
mesyuarat untuk setahun telah disediakan).
2.Dapatkan tempat mesyuarat (Bilik Mesyuarat) dan
persetujuan dari Ketua Jabatan.
3.Tempah jamuan melalui Pembantu Tadbir dan
tentukan kadarnya, bilangan tetamu, masa,
minuman/jamuan makan perlu disediakan dan
masa berakhir mesyuarat.
4.Cadangkan agenda mesyuarat berpandu kepada:
a)Keputusan mesyuarat lalu;
b)Arahan Pengarah; dan
c)Cadangan/usul pegawai-pegawai lain.
5.Dapatkan persetujuan Ketua Jabatan mengenai
agenda dan susunannya yang mengandungi:
a)Perutusan pengerusi;
b)Pengesahan minit yang lalu;
c)Perkara berbangkit;
d)Perbincangan kertas kerja; dan
e)Hal-hal lain.
6.Dapatkan kertas kerja/laporan kajian yang akan
dibentangkan dalam mesyuarat daripada Ketua
Bahagian/Pegawai berkenaan pada masa yang
ditetapkan (jika ada).
Pembantu Tadbir 7.Hantar kertas-kertas kerja/laporan kajian ke Unit
Percetakan untuk dibuat salinan untuk ahli
mesyuarat (jika ada).
FUNGSI:
PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH:
8.Dapatkan nombor siri bagi setiap kertas
kerja/laporan kajian daripada Penolong Pegawai
Tadbir Kanan untuk dicapkan di sudut kanan atas
kulit kertas kerja/Laporan Kajian tersebut (jika ada).
FUNGSI:
PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH:
PROSES KERJA
JAWATAN PROSES
Penolong Pegawai
Tadbir
9.Hantar notis mesyuarat melalui e-mel kepada ahli-ahli
mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut:
a)Tarikh mesyuarat;
b)Masa bermula dan dijangka tamat;
c)Tempat mesyuarat; dan
d)Minit mesyuarat yang lepas.
Pembantu Tadbir
10.Edarkan kertas kerja kepada semua ahli mesyuarat
bersama dengan agenda mesyuarat sebelum tarikh
mesyuarat.
Penolong Pegawai
Tadbir
11.Siapkan maklum balas terhadap keputusan atau
perkara berbangkit yang akan digunakan dalam
membincangkan perkara berbangkit dalam
mesyuarat nanti. Dapatkan kelulusan daripada
Ketua Jabatan.
Pembantu Tadbir 12.Sediakan tempat mesyuarat. Pastikan semua
peralatan berfungsi dengan baik. Kedudukan kerusi
dan meja tersusun serta berada dalam keadaan
bersih.
13.Pastikan peralatan dalam bilik mesyuarat
berkeadaan baik dengan mengujinya terlebih dahulu.
FUNGSI:
PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH:
Semasa Mesyuarat
Penolong Pegawai
Tadbir
14.Dapatkan folder Ketua Jabatan dan diletakkan
ditempatnya. Tentukan semua dokumen mesyuarat
lengkap dan disusun mengikut susunan agenda
mesyuarat.
15.Pastikan urus setia bersedia di tempat masing-
masing dan alat pandang dengar (audio visual), jika
perlu.
16.Catat perbincangan mesyuarat dan bersedia untuk
memberi apa-apa bantuan yang diperlukan oleh
pengerusi dan ahli-ahli.
FUNGSI:
PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH:
PROSES KERJA
JAWATAN PROSES
Pembantu Tadbir 17.Pastikan jamuan ringan dihidangkan dengan cermat
dan tertib.
18.Setelah tamat mesyuarat, tentukan semua peralatan
dan dokumen dikemaskan dan dibawa balik.
19.Sediakan draf minit segera (draf perlu disiapkan
dalam masa tiga hari selepas mesyuarat). Semak
dengan pegawai-pegawai berkenaan untuk ketepatan
fakta dan keputusan mesyuarat.
20.Dapatkan persetujuan Ketua Jabatan mengenai draf
minit. Buat pindaan jika perlu.
21.Setelah mendapatkan kelulusan dari Ketua Jabatan,
hantar minit mesyuarat kepada ahli-ahli dan
pegawai berkenaan melalui emel. Dalam surat
iringan maklumkan perkara-perkara berikut:
a)Tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang;
dan
b)Tarikh kertas kerja/laporan kajian yang perlu
dikemukakan kepada urus setia.
22.Semak tindakan yang perlu dilaksanakan dan
Bahagian yang bertanggungjawab.
23.Buat persediaan untuk mesyuarat akan datang dan
ulang proses ini dari mula.
FUNGSI:
PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH:
CARTA ALIRAN
FUNGSI:
PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH:
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Terima arahan mengadakan
mesyuarat
Dapatkan persetujuan tarikh,
masa dan tempat daripada
Ketua Jabatan
Dipersetujui?
Tempat minuman/jamuan
Cadangkan agenda mesyuarat
kepada Ketua Jabatan
Dipersetujui?
Dapatkan kertas kerja/laporan
kajian daripada pegawai
berkenaan
Hantar kertas kerja/laporan
kajian untuk buat salinan
secukupnya
Cap nombor siri dokumen pada
kertas kerja/laporan
Hantar notis mesyuarat melalui
emel. Dilampirkan sekali minit
mesyuarat yang lalu
Edarkan kertas kerja/laporan
kajian kepada semua ahli
bersama agenda mesyuarat
Buat Pindaan
A
Buat Pindaan
FUNGSI:
PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH:
CARTA ALIRAN
FUNGSI:
PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH:
Tidak
Ya
Siapkan maklum balas
mesyuarat/perkara berbangkit
dan dapatkan persetujuan Ketua
Jabatan
.
Dipersetujui?
Pastikan alatan pandang dengar
(audio visual) berada dalam
keadaan baik dengan
mengujinya dahulu sebelum
mesyuarat
Dapatkan folder Ketua Jabatan
dan letakkan ditempatnya.
Tentukan semua dokumen
lengkap dan susun ikut Agenda
mesyuarat
Set alat pandang dengar (audio
visual). Urus setia bersedia di
tempat masing-masing
Setelah mesyuarat tamat,
tentukan semula peralatan dan
dokumen dikemas dan bawa
balik
Sediakan draf minit mesyuarat.
Semak dengan pegawai-pegawai
berkenaan untuk ketepatan
fakta
Kemukakan draf minit kepada
Ketua Jabatan untuk
Buat Pindaan
A
B
FUNGSI:
PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH:
CARTA ALIRAN
Tidak
Ya
Dipersetujui?
Hantar minit mesyuarat kepada
ahli melalui emel. Dalam surat
iringan maklumkan tentang
tarikh, masa dan tempat
mesyuarat akan datang serta
tarikh kertas kerja/laporan
kajian yang perlu dikemukakan
kepada urus setia, jika ada
Semak tindakan yang perlu
dilaksanakan
Buat persediaan untuk
mesyuarat akan datang dan
ulangi proses ini dari mula
Buat Pindaan
B
FUNGSI:
PENTADBIRAN AM
M/SURAT:
AKTIVITI:
MESYUARAT PENGURUSAN
NO.RUJUKAN:
TARIKH: