1

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang
Dunia kerja saat ini melimiki banyak sekali
tantangan, hambatan dan masalah yang sedang dihadapi.
Untuk dapat terjun ke dunia kerja, lulusan-lulusan
Perguruan Tinggi harus memiliki kesiapan dalam
menghadapi semua hal-hal yang dapat mengganggu
pekerjaannya. Terlebih dengan perkembangan teknologi
yang terus berkembang sesuai perkembangan zaman. Hal
ini menyebabkan banyak sekali hal yang menjadi
hambatan bagi seseorang yang belum mempunyai
pengalaman di dunia kerja, misalnya teori yang diperoleh
belum tentu sama dengan praktek kerja di lapangan,
banyaknya pesaing dalam dunia kerja yang berlomba
mengunggulkan kelebihannya dan keterbatasan ilmu yang
diperoleh pada masa perkuliahan. Dikarenakan hal itu
Universitas Trunojoyo Madura menetapkan mata kuliah
Kerja Praktek agar mahasiswanya memperoleh ilmu
pengetahuan yang tidak diperoleh di kampus yang bisa
membantu mahasiswanya kelak dalam menghadapi
kerasnya dunia kerja.
2

Kerja Praktek ini merupakan mata kuliah wajib
bagi setiap mahasiswa Teknik Informatika UTM dengan
beban 2 SKS yang bisa digunakan Mahasiswa sebagai
sarana pembelajaran untuk mengimplementasikan ilmu
yang didapat dalam dunia kerja. Selain itu mahasiswa
diharapkan dapat menambah pengalaman dan
pengetahuan mengenai implementasi informatika dalam
dunia kerja yang akan digeluti.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan pengamatan penulis di lapangan terdapat
beberapa masalah yaitu :
1. Bagaimana Mengimplementasikan Salah satu Bahasa
pemrograman dalam sebuah aplikasi.
2. Bagaiman merancang dan membuat catatan surat
masuk dan surat keluar di DINSOSNAKERTRANS
Kab. Sampang.
1.3. Tujuan
1. Untuk memenuhi SKS mata kuliah Kerja Praktik
Teknik Informatika.
2. Mengimplementasikan ilmu yang didapat selama
melakukan proses perkuliahan.
3. Memberikan pengetahuan kepada mahasiswa tentang
penerapan ilmu yang didapat dalam dunia kerja.
3

4. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa tentang
dunia kerja.
1.4. Manfaat
Adapun manfaat kerja praktek antara lain :
1. Bagi instansi / perusahaan
Instansi / perusahaan akan memperoleh masukan
mengenai kondisi permasalahan yang dihadapi dan
solusi penyelesaiannya.
2. Bagi mahasiswa
Mahasiswa akan mendapatkan gambaran nyata tentang
dunia kerja dan bagaimana mengimplementasikan
ilmu yang didapat dalam dunia kerja. Mahasiswa juga
dapat belajar profesional , disiplin dan tanggung jawab
dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi
dalam instansi / perusahaan.
3. Bagi Universitas Trunojoyo Madura
Mampu menghasilkan lulusan sarjana yang
berkompeten dan mampu bersaing dalam dunia kerja.
Mengenalkan Universitas Trunojoyo Madura melalui
kerjasama akademik dengan perusahaan yang
bersangkutan.

4

1.5. Ruang Lingkup
1.5.1. Tempat dan Waktu Kerja Praktek
Kerja Praktek ini berlokasi di Kantor Dinas
Sosial, Tenaga Kera dan Transmigrasi Kabupaten
Sampang Jl. Rajawali, Sampang .
Waktu Pelaksanaan dimulai dari tanggal 06
Januari 2014 sampai dengan tanggal 07 Februari
2014 dengan jam kerja yang disesuaikan pada jam
kerja kantor di Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kera
dan Transmigrasi Kabupaten Sampang.
1.5.2. Asumsi
Pengolahan data khususnya surat menyurat di
Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kera dan
Transmigrasi Kabupaten Sampang dilakukan
secara manual dimana setiap surat-menyurat selalu
dicatat dalam buku besar. Dengan adanya Aplikasi
surat masuk dan surat kelyar ini akan membantu
pekerjaan yang lebih modern dan tentunya lebih
efektif dan efisien.
1.5.3. Batasan Masalah
Batasan masalah dari penelitian ini adalah :
a. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan
bahasa pemrograman HTML, PHP dan MySQL
sebagai basis datanya.
5

b. Sistem bekerja pada ruang lingkup pegawaian
saja yang terkait dengan instansi tersebut.
c. Sistem ini hanya membahas mengenai
pencatatan surat masuk dan surat keluar, serta
pendistribusian surat tersebut pada tiap tiap
Bidang.
1.6. Sistematika Penulisan Laporan
Sistematika penulisan pada laporan Kerja Praktek ini
terdiri dari beberapa bab, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dibahas tentang latar
belakang, rumusan masalah, tujuan, manfaat,
metodologi dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI
Pada bab ini mengulas gambaran umum
instansi dan Struktur Organisasi dari kantor
Dinas Sosial, Tenaga Kera dan Transmigrasi
Kabupaten Sampang.
BAB III TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini mengulas tentang teori-teori dan
hubungannya dengan permasalahan yang
dibahas.
BAB IV METODOLOGI PENELITIAN
6

Bab ini menjelaskan langkah-langkah
penelitian mulai dari identifikasi masalah
sampai dengan kesimpulan.
BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN
DATA
Pada bab ini berisi tentang bagaimana
pengumpulan data dan juga pengolahan dari
data tersebut.
BAB VI ANALISIS DAN INTERPRETASI
Pada bab ini berisi tentang analisis dan
interprestasi mengenai aplikasi tersebut.
BAB VI PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi
tentang kesimpulan dan saran untuk
pengembangan lebih lanjut.

7

BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1. Profil Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Sampang
Nama instansi : Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Kabupaten Sampang
Alamat : Jl. Rajawali
Kecamatan : Sampang
Kabupaten : Sampang
Propinsi : Jawa Timur
Dalam menjalankan tugas dan fungsi pokok tersebut
dengan sebaik-baiknya, Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kera
dan Transmigrasi Kabupaten Sampang dilengkapi dengan
fasilitas-fasilitas sebagai berikut :
a. Luas Wilayah : 30.40 km2
b. Tinggi Dari Permukaan Laut : 5.00 m
c. Batas-batasnya:
- Utara : Berbatasan dengan Kecamatan
Kedungdung
- Timur : Berbatasan dengan Kabupaten Pamekasan
- Selatan : Berbatasan selat madura
- Barat : Berbatasan dengan Kecamatan Torjun


8

2.2. Visi dan Misi
Visi:
Terwujudnya masyarakat sejahtera dengan potensi
sumber daya manusia yang memiliki daya saing
tinggi guna terciptanya kondisi sosial ekonomi
masyarakat yang stabil dengan berdasarkan nilai-
nilai partisipatif
Misi:
Pengembangan sistem pelayanan bagi
penyandang masalah kesejahteraan sosial
guna mewujudkan peningkatan fungsi sosial
dan kesejahteraan masyarakat melalui pola -
pola penanganan yang efektif.Bahwa
peningkatan kesejahteraan masyarakat
melalui pelayanan kesejahteraan sosial
merupakan proses yang memerlukan sistem
serta strategi yang memadai sehingga
mampu mendorong terbentuknya pola-pola
penanganan peningkatan fungsi sosial yang
efektif.
Pemberdayaan sumber potensi kesejahteraan
social secara koordianatif dan

9

berkesinambungan Bahwa penanganan
kesejahteraan sosial tidak bisa terlepas dari
peran dan dukungan sumber potensi maka
perlu ada upaya untuk mengkoordinasikan
sehingga sumber potensi tersebut dapat
berfungsi secara maksimal.
Menumbuhkan prakarsa , kesadaran dan
kepedulian masyarakat dalam penanganan
penyandang masalah kesejahteraan social
Mengembangkan pembinaan dan
pengawasan serta perlindungan tenaga kerja
secara tertib dan konsisten. Bahwa
keberadaan tenaga kerja pada umumnya
merupakan kekuatan riil dalam prospek
perekonomian sehingga perlu memperoleh
penanganan secara tertib dan konsisten baik
dalam bentuk pembinaan, pengawasan
maupun perlindungan.
Meningkatkan kualitas Sumber Daya
Manusia yang terampil melalui pelatihan-
pelatihan berbasis life skill. Bahwa lapangan
kerja yang tersedia bagi calon tenaga kerja

10

masih sangatlah minim, sementara masih
banyaknya penganguran menyebabkan
kondisi ekonomi masyarakat relatif rendah,
berkaitan hal tersebut perlu diupayakan
penyiapan tenaga kerja yang trampil melalui
pelatihan-pelatihan yang berbasis life skill
sehingga tercipta tenaga kerja yang mampu
bersaing secara kualitatif
Pemberdayaan masyarakat dalam
peningkatan sosial ekonomi melalui
pelayanan transmigrasi.

2.3. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Bupati Sampang tentang
Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Sosial, Tenaga Kerja
dan Transmigrasi Kabupaten Sampang Bab III Pasal 5
tentang :
1. Susunan Dinas Sosial, Tenaga Kerja, Transmigasi
, terdiri dari :
a. Kepala Dinas
b. Sekretaris
c. Bidang Sosial
d. Bidang Tenaga Kerja dan Transmigrasi

11

e. Bidang Hubungan Internasional
2. Bagian Sekretaris dan bidang bidang
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), masing
masing dipimpin oleh seorang sekretaris dan
kepala bidang yang berada dibawah dan
bertanggungjawab langsung kepada Kepala Dinas.











Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Sosial, Tenaga
Kerja dan Transmigrasi

12

Berikut adalah nama-nama pegawai yang menduduki
jabatan tersebut di atas, pada tahun 2014:
- Kepala Dinas
H. ABD. MALIK AMRULLAH, SH, M.Si
NIP. 19620831 199003 1 007
- Sekretariat
Drs. R. MOH. TAUFIK HIDAYAT
NIP. 19620704 198803 1 015
- Kabid. Kesejahteraan Sosial
Drs. SYAMSUL HIDAYAT
NIP. 19610731 198211 1 001
- Kabid. Tenaga Kerja dan Transmigrasi
BISRUL HAFI, S.Sos., M.Si
NIP. 19601223 199103 1 002
- KasubBag Umum
MUSYARROFAH, S.Sos
NIP. 19600121 198203 2 007
- KasubBag Keuangan
HARI WALUYO, SH
NIP. 19621007 198403 1 011
- KasubBag Program
HOIRUL ANWARUDDIN, S.Psi
NIP. 19760614 199803 1 007


13

2.4. Tugas Pokok dan Fungsi
Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi
mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan
pemerintahan daerah di bidang sosial, tenaga kerja dan
transmigrasi.
a. perumusan kebijakan teknis di bidang sosial,
tenaga kerja dan transmigrasi.
b. penyelenggaraan urusan pemerintahan dan
pelayanan umum di bidang sosial, tenaga kerja
dan transmigrasi.
c. pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial,
tenaga kerja dan transmigrasi.
d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.4.1 Kepala Dinas
Kepala Dinas mempunyai tugas:
a. menyusun rencana program dan kegiatan di
bidang sosial, tenaga kerja dan transmigrasi;
b. melaksanakan program dan kegiatan di bidang
sosial, tenaga kerja dan transmigrasi;
c. mengkoordinasikan pelaksanaan program dan
kegiatan di bidang sosial, tenaga kerja dan
transmigrasi;

14

d. melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan
program dan kegiatan di bidang sosial, tenaga
kerja dan transmigrasi;
e. melaksanakan pembinaan pegawai di lingkungan
Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi;
f. melaksanakan pembinaan teknis dan administratif
pada unit pelaksana teknis dinas dan pejabat
fungsional di lingkungan Dinas Sosial, Tenaga
Kerja dan Transmigrasi;
g. memonitor serta mengevaluasi pelaksanaan tugas
bawahan agar sasaran dapat dicapai sesuai dengan
program kerja dan ketentuan yang berlaku;
h. menilai prestasi bawahan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengembangan karier;
i. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh
Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya;
j. menyampaikan laporan hasil evaluasi, saran dan
pertimbangan di bidang tugas dan fungsinya
kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
2.4.2 Sekretariat
(1). Sekretariat mempunyai tugas pokok menyusun
rencana kegiatan, melaksanakan,
mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan

15

administrasi umum, kepegawaian, keuangan,
perlengkapan dan penyusunan program.
(2). Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), Sekretariat mempunyai fungsi:
a. pengelolaan dan pelayanan administrasi
umum, kepegawaian, keuangan dan
perlengkapan untuk mendukung kelancaran
pelaksanaan tugas dan fungsi dinas;
b. pengkoordinasian pelaksanaan penyusunan
program dan kegiatan di lingkungan dinas;
c. penyelenggaraan hubungan kerja di bidang
administrasi dengan satuan kerja perangkat
daerah terkait;
d. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan
oleh kepala dinas sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
(3). Sekretaris mempunyai tugas:
a. menyusun rencana Sekretariat berdasarkan
rencana kerja dinas;
b. menyelenggarakan administrasi umum,
kepegawaian, keuangan dan perlengkapan
untuk mendukung kelancaran pelaksanaan
tugas dan fungsi dinas;

16

c. mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan
program dan kegiatan di lingkungan dinas;
d. menyelenggarakan hubungan kerja di bidang
administrasi dengan satuan kerja perangkat
daerah terkait;
e. mengkoordinasikan bawahan agar terjalin
kerjasama yang baik dan saling mendukung;
f. menilai hasil kerja bawahan untuk bahan
pertimbangan karier;
g. melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan
oleh atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya;
dan
h. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan
kepada atasan.
(1). Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
mempunyai tugas:
a. menyusun rencana Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian sesuai dengan rencana kerja
dinas;
b. melaksanakan pelayanan administrasi umum,
urusan dalam, urusan surat-menyurat,
ketatalaksanaan dan kepegawaian;
c. mengkoordinasikan bawahan agar terjalin
kerjasama yang baik dan saling mendukung;

17

d. menilai hasil kerja bawahan untuk bahan
pengembangan karier;
e. melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan
oleh atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya;
f. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan
kepada atasan.
(2). Kepala Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan
mempunyai tugas:
a. menyusun rencana Sub Bagian Keuangan dan
Perlengkapan sesuai dengan rencana kerja
dinas;
b. melaksanakan pengelolaan
pengadministrasian dan pembukuan keuangan
dinas;
c. menyusun laporan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan pengelolaan keuangan dinas;
d. menyusun rencana kebutuhan dan
mendistribusikan barang perlengkapan;
e. menyiapkan bahan untuk penghapusan barang
serta melakukan inventarisasi barang yang
dikelola maupun dikuasai dinas;
f. mengkoordinasikan bawahan agar terjalin
kerjasama yang baik dan saling mendukung;

18

g. menilai hasil kerja bawahan untuk bahan
pengembangan karier;
h. melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan
oleh atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya;
i. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan
kepada atasan.
(3). Kepala Sub Bagian Penyusunan Program
mempunyai tugas:
a. menyusun rencana program Sub Bagian
Penyusunan Program sesuai dengan rencana
kerja dinas;
b. menghimpun bahan dalam rangka
perencanaan program, kegiatan dan anggaran
dinas;
c. menyusun dan menyampaikan laporan
kegiatan dinas;
d. mengkoordinasikan bawahan agar terjalin
kerjasama yang baik dan saling mendukung;
e. menilai hasil kerja bawahan untuk bahan
pengembangan karier;
f. melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan
oleh atasan sesuai tugas pokok dan fungsinya;
g. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan
kepada atasan.

19

2.4.3 Bidang Sosial
(1) Bidang Sosial mempunyai tugas pokok
melaksanakan pembinaan dan pengendalian kegiatan
bantuan sosial, merencanakan, mempersiapkan,
menyusun dan menggerakkan potensi masyarakat
dalam penanggulangan bencana;
(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana
dimaksud ayat (1), Bidang Sosial mempunyai fungsi:
a. pelaksanaan koordinasi dan bimbingan sosial;
b. pelaksanaan bimbingan dan koordinasi pemberian
perlindungan terhadap korban bencana;
c. pelaksanaan pengurusan korban bencana;
d. pemberian dan pengkoordinasian bantuan
perlindungam sosial korban kekerasan
e. pemrosesan rekomendasi pelaksanaan sumbangan
sosial dan undian;
f. pelestarian nilai-nilai kepahlawanan, keperintisan,
dan kejuangan serta nilai-nilai kesetiakawanan
sosial;
g. pembangunan, perbaikan, pemeliharaan Taman
Makam Pahlawan;
h. pengusulan penganugerahan gelar Pahlawan
Nasional dan Perintis Kemerdekaan;

20

i. penanggungjawab penyelenggaraan Hari
Pahlawan dan Hari Kesetiakawanan Sosial
Nasional tingkat kabupaten;
j. penggalian, pengembangan dan pendayagunaan
PSKS;
k. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.4.4 Bidang Tenaga kerja dan Transmigrasi
Bidang Transmigrasi mempunyai tugas pokok di
Bidang Ketransmigrasian; Untuk melaksanakan tugas
pokok sebagaimana dimaksud Kepala Bidang
Transmigrasi mempunyai fungsi:
a. penyuluhan bidang transmigrasi;
b. pendataan, bimbingan dan pelatihan kepada
calon transmigran;
c. pengangkutan transmigran dari tempat asal
sampai ke lokasi transmigrasi;
d. koordinasi Kerja Sama Antar Daerah (KSAD)
tentang penyelenggaraan transmigrasi;
e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan
fungsinya.



21

2.4.5 Bidang Hubungan Internasional
Bidang Hubungan Industrial dan Pengawasan
Ketenagakerjaan mempunyai tugas menyusun dan
melaksanakan program kegiatan, menetapkan
pedoman pembinaan hubungan industrial dan syarat
kerja, melaksanakan fasilitasi dan pengembangan
kelembagaan hubungan industrial, syarat kerja,
pengupahan, jaminan sosial, kesejahteraan
pekerja/buruh dan penyelesaian perselisihan hubungan
industrial, melaksanakan fasilitasi pembinaan,
pemeriksaan dan pengawasan norma kerja, norma
jaminan sosial tenaga kerja, norma keselamatan kerja,
kesehatan kerja, lingkungan kerja pada perusahaan.





22

BAB III
TINJAUAN PUSTAKA

3.1. Konsep Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar
3.1.1. Aplikasi
Istilah aplikasi berasal dari bahasa inggris
"application" yang berarti penerapan, lamaran
ataupun penggunaan. Sedangkan secara istilah,
pengertian aplikasi adalah suatu program yang siap
untuk digunakan yang dibuat untuk melaksanakan
suatu fungsi bagi pengguna jasa aplikasi serta
penggunaan aplikasi lain yang dapat digunakan
oleh suatu sasaran yang akan dituju. Menurut
kamus komputer eksekutif, aplikasi mempunyai
arti yaitu pemecahan masalah yang menggunakan
salah satu tehnik pemrosesan data aplikasi yang
biasanya berpacu pada sebuah komputansi yang
diinginkan atau diharapkan maupun pemrosesan
data yang diharapkan.
3.1.2. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang
diterima dari instansi lain dari perorangan, baik
yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun
yang diterima melalui kurir (pengiriman surat).

23

3.1.3. Surat Keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis
yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi
lain.
3.1.4. Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar adalah
Sistem yang berfungsi untuk mengelola surat
masuk dan surat keluar pada instansi/kantor.
Sebagaimana kita ketahui bahwa Surat masuk
wajib dilakukan registrasi. Registrasi surat
dilakukan dengan sistem buku agenda surat masuk.
Pada era Teknologi Informasi, Buku Agenda Surat
masuk telah digantikan dengan Aplikasi
database/aplikasi komputer. Registrasi yang
dilakukan dengan aplikasi komputer cukup
dilakukan sekali yakni pada unit kearsipan / unit
tata usaha pada unit kerja. Hal ini berbeda dengan
sistem buku agenda. Sistem buku agenda, registrasi
surat yang telah dicatat oleh unit kearsipan atau tata
usaha akan dicatat kembali oleh unit pengolah.
Begitu juga dengan Surat Keluar sanaga penting
untuk diarsipkan secara elektronik.
Registrasi yang berulang inilah menyebabkan
pekerjaan administrasi kurang efisien. Oleh karena

24

itu, pemanfaatan teknologi informasi akan
menciptakan pekerjaan administrasi efisien dengan
meregister surat hanya di unit kearsipan/unit tata
usaha. Registerasi surat hanya sekali dan tidak
berulang. Unit pengolah melakukan updating
berdasarkan disposisi pimpinan.
Aplikasi komputer yang menggantikan cara
meregister surat dengan sistem buku agenda yang
kemudian disebut komputerisasi. Komputerisasi
tersebut akan bekerja dengan baik jika tersedia
jaringan komputer. Jika di suatu instansi telah
tersedia jaringan komputer yang merata ke seluruh
sub unit kerja, maka registrasi dengan sistem
komputer adalah terobosan untuk mempermudah
pelaksanaan administrasi.
3.2. Elemen Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar terdiri dari
elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur,
perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan
komputer, dan komunikasi data. Semua elemen ini
merupakan komponen fisik.
a. Orang atau personil yang di maksudkan yaitu
operator komputer, analis sistem, programmer,

25

personil data entry, dan manajer sistem
informasi/EDP.
b. Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di
sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk
fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis
prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk
pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan,
instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat
komputer.
c. Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri
atas komputer (pusat pengolah,
unitmasukan/keluaran), peralatan penyiapan data,
dan terminal masukan/keluaran.
d. Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
1) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem
pengoperasian dan sistem manajemen data yang
memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
2) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model
analisis dan keputusan.
3) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas
program yang secara spesifik dibuat untuk setiap
aplikasi.
e. Basis data, yaitu file yang berisi program dan data
dibuktikan dengan adanya media penyimpanan

26

secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape,
dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak
dan catatan lain di atas kertas, mikro film, dan lain
sebagainya.
f. Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan
komputer, printer, dan peralatan lainnya yang
terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data
bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel
sehingga memungkinkan pengguna jaringan
komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
g. Komunikasi data adalah merupakan bagian dari
telekomunikasi yang secara khusus berkenaan
dengan transmisi atau pemindahan data dan
informasi diantara komputer-komputer dan piranti-
piranti yang lain dalam bentuk digital yang
dikirimkan melalui media komunikasi data. Data
berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital.
Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu
sistem informasi karena sistem ini menyediakan
infrastruktur yang memungkinkan komputer-
komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

27


Gambar 3.1 Hubungan Elemen Aplikasi Surat
3.3. Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi adalah sebuah teknologi
spesifikasi yang akan digunakan untuk
mengimplementasikan sistem informasi. Arsitektur
aplikasi menjadi suatu desain aplikasi yang terdiri dari
komponen-komponen yang saling berinteraksi antara
satu dengan yang lain. Arsitektur aplikasi disebut juga
dengan infrastuktur aplikasi. Selain itu, arsitektur
aplikasi juga merupakan cara komunikasi komponen-
komponen melalui network atau jaringan yang saling
terhubung.
3.4. Tujuan Membangun Aplikasi
a. Integrasi sistem
1) Menghubungkan sistem individu/kelompok.

28

2) Pengkolektifan data dan penyambungan secara
otomatis.
3) Peningkatan koordinasi dan pencapaian sinergi.
b. Efisiensi pengelolaan sistem
1) Penggunaan basis data dalam upaya kesamaan
pengadministrasian data.
2) Pengelolaan data berkaitan dengan karakteristik
informasi.
3) Penggunaan dan pengambilan informasi.
c. Dukungan keputusan untuk manajemen
1) Melengkapi informasi guna kebutuhan proses
pengambilan kebutuhan.
2) Akuisisi informasi eksternal melalui jaringan
komunikasi.
3) Ekstraksi dari informasi internal yang terpadu.
3.5. Manfaat Aplikasi
a. Melakukan proses komputasi dengan kecepatan
tinggi.
b. Mempercepat alur komunikasi dalam organisasi
yang murah dan cepat.
c. Mengoptimasi proses-proses bisnis semi otomatis
dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual.
d. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang
yang bekerja dalam kelompok pada suatu lokasi.

29

e. Menyimpan informasi dalam jumlah besar dalam
ruang kecil, tapi mudah diakses.
Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih murah dari
pada dikerjakan dengan cara manual.


30

BAB IV
METODOLOGI PENELITIAN

Langkah-langkah yang dilakukan dalam Aplikasi surat
masuk dan surat keluar Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan
Transmigrasi kabupaten Sampang sebagai berikut :
1. Identifikasi masalah dilakukan dengan kerja praktek pada
Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Kab. Sampang, sehingga bisa diperoleh beberapa masalah
yang ada kaitannya dengan Aplikasi Surat masuk dan
Surat Keluar.
2. Perumusan masalah agar dapat ditemukan inti pokok
permasalahan yang dapat dicari solusi jalan keluarnya.
3. Studi Literatur
Diperlukan literatur yang berhubungan dengan Aplikasi
Surat masuk dan surat keluar melalui studi pustaka di
perpustakaan maupun melalui media internet.
4. Perancangan Database
Pada tahap ini dilakukan perancangan database dengan
mengambil data yang berhubungan sistem.
5. Implementasi
Pada tahap ini merupakan tahapan implementasi dari hasil
rancangan aplikasi yang telah dibuat.
6. Uji Coba dan Evaluasi

31

Uji coba dan evaluasi dilakukan dengan mencocokkan
spesifikasi masalah dengan aplikasi yang sedang
dikerjakan, sehingga nantinya hasil yang diperoleh dapat
lebih memuaskan.
7. Kesimpulan
Membuat suatu kesimpulan dari hasil evaluasi yang telah
dilaksanakan.


32

BAB V
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

5.1. Pengumpulan Data
Data-data yang dibutuhkan dari instansi terkait adalah
data mengenai aplikasi surat masuk dan surat keluar yang
telah ada sebelumnya secara manual.
5.2. Pengolahan Data
Sistem pengolahan data dalam instansi tidak hanya
untuk menginputkan data surat masuk dan surat keluar,
namun dapat dilakukan perubahan data , penghapusan data
maupun pencarian data.



33

BAB VI
ANALISIS DAN INTERPRETASI

Pada bab ini memaparkan hasil analisis beserta interpretasi
dari instrumen yang dipilih, perancangan yang telah dibuat
dari model yang diinginkan dan juga data-data penelitian yang
telah didapatkan.
6.1. Desain Database dan Entity Relational Diagram
Dalam sub-bab ini menjelaskan tentang desain
database sesuai dengan kebutuhan data serta akan dibahas
pula mengenai struktur tabel pada database yang telah
didesain dan dimasukkan pada masing-masing tabel
berdasarkan data yang diperoleh.
Untuk lebih jelasnya akan ditampilkan gambaran
desain database secara konseptual dan fisik untuk
Pengkajian Teknologi yang diketahui dari Entity
Relational Diagram yang berupa Conceptual Data
Modeling (CDM) dan Physical Data Modeling (PDM).
Adapun desain database yang digunakan sebagai
berikut:
6.1.1. Entitas dan Penjelasannya
a. tb_hi : Entitas ini berfungsi untuk menyimpan
data surat masuk di bidang Hibungan
Internasional.

34

b. tb_naker : Entitas ini berfungsi untuk
menyimpan data surat masuk di bidang
Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
c. tb_nomorout : Entitas ini berfungsi untuk
menyimpan data nomor urut untuk surat
keluar.
d. tb_prog : Entitas ini berfungsi untuk
menyimpan data surat masuk di sub. bagian
program.
e. tb_skeluar : Entitas ini berfungsi untuk
menyimpan data surat keluar.
f. tb_smasuk : Entitas ini berfungsi untuk
menyimpan data surat masuk.
g. tb_sosial : Entitas ini berfungsi untuk
menyimpan data surat masuk di bidang sosial.
h. tb_uang : Entitas ini berfungsi untuk
menyimpan data surat masuk di sub. Bagian
Keuangan
i. tb_umum : Entitas ini berfungsi untuk
menyimpan data surat masuk di sub. Bagian
Umum.



35

6.1.2. Usecase Diagram

Gambar 6.1 Use Case Diagram Surat Masuk dan Surat Keluar
6.1.3. Conceptual Data Modelling (CDM)










Gambar 6.2 CDM Diagram




36

6.1.4. Physical Data Modelling (PDM)









Gambar 6.3 PDM Diagram

6.2. Rancangan Aplikasi
6.2.1. Form Index/Beranda
Menu ini adalah halaman awal dari aplikasi yang
berisi identitas kantor dan terdapat button start
untuk masuk ke program

37


Gambar 6.4 Form Index/Beranda
6.2.2. Form Home
Pada halaman ini terdapat dua pilihan menu yaitu
menu surat masuk dan surat keluar

Gambar 6.5 Form Home


38

6.2.3. Form Surat Masuk
Berisi daftar catatan surat masuk. Terdapat akses
untuk View,Insert, Search, edit, hapus, dan
Disposisi.

Gambar 6.6 Form Surat Masuk
6.2.4. Form View
Pada menu ini pengguna dapat melihat data yang
sudah diinputkan (Tampilan Tabel daftar surat
masuk).




Gambar 6.7 Form View

39

6.2.4.1. Form Print
Pada saat menampilkan daftar surat
masuk, pengguna juga dapat langsung
mencetak.

Gambar 6.8 Form Print
6.2.5. Form Insert
Pada menu ini pengguna dapat menginputkan
data.

Gambar 6.9 Form Insert

40

6.2.6. Form Edit/Hapus
Pada menu ini pengguna dapat melakukan edit /
perubahan dan penghapusan pada data yang
sudah diinputkan

Gambar 6.10.1 Form Edit/Hapus


Gambar 6.10.2 Form Edit/Hapus


41

6.2.7. Form Search
Pada menu ini pengguna dapat melakukan
pencarian data.

Gambar 6.11 Form Search
6.2.8. Form Disposisi
Pada menu ini terdapat beberapa pilihan bidang
disposisi. Pada tiap tiap bidang disposisi
terdapat tampilan daftar data juga terdapat menu
untuk insert dan search juga terdapat aksi untuk
edit dan hapus seperti pada form surat masuk.

Gambar 6.12 Form Disposisi

42

6.2.9. Form Home keluar
Pada halaman ini merupakan halaman awal dari
menu surat keluar. Terdapat dua pilihan menu
yaitu catatan surat keluar dan catatan permintaan
nomor.

Gambar 6.13 Form Home keluar
6.2.10. Form Catatan surat keluar
Pada form ini untuk menampilakan catatan surat
keluar. Pada form ini terdapatkan menu untuk
insert, search, dan terdapat aksi untuk edit dan
hapus.

43


Gambar 6.14 Form Catatan surat keluar
6.2.11. Form Catatan permintaan nomor
Pada form ini untuk menampilakan catatan
permintaan nomor. Pada form ini terdapatkan
menu untuk insert, dan terdapat aksi untuk edit
dan hapus.

Gambar 6.15 Form Catatan Permintaan Nomor





44

BAB VII
PENUTUP

7.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa Sistem Aplikasi surat masuk
dan surat keluar yang dilakukan pada Kantor Dinas sosial,
tenaga kerja dan transmigrasi kabupaten sampang maka
dapat diambil suatu kesimpulan bahwa Sistem Sistem
Aplikasi surat masuk dan surat keluar yang telah dibuat
cukup baik sesuai standar prosedur penilaian yang ada.
Proses pengolahan data juga telah berjalan sesuai dengan
rancangan konseptual dan dapat memberikan hasil yang
diharapkan yaitu output yang merupakan fitur yang cukup
penting dalam sistem ini.
7.2. Saran
Masih perlu dilakukan pengembangan dan perbaikan
khususnya untuk tampilan fitur serta penambahan output
berupa file sehingga dapat lebih mempermudah admin
untuk bekerja. Pengembangan sistem dapat dilakukan
dengan membuat suatu sistem Sistem Aplikasi surat
masuk dan surat keluar dengan tampilan dan aplikasi yang
lebih baik lagi.




45

DAFTAR PUSTAKA

[1] Salam, Maia. 2010. Sistem Informasi. URL:
http://maiasalam.blogspot.com/2010/06/sistem-
informasi.html.
[2] URL: http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf,
[3] Septyana, Nanda. 2011. Sistem Informasi Kepegawaian
Pada Dinas Perhubungan. URL:
http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.12.213
8.pdf,
[4] Ricko. April 2009. Pengertian Web Design. URL:
http://nimbuzzer.net/web-design/pengertian-web-
design/,
[5] URL: http://mysql.com/, URL: http://php.net/,



46

LAMPIRAN

(Halaman ini Sengaja Dikosongi)