Curs III Lucrul Cu Excel Power Point

V.
Lucrul cu programul Excel

V.1. Introducere
Programul Excel este foarte util pentru a efectua diverse calcule tabelare
(spreadsheet), baze de date, tabele i grafice precum i anumite proceduri statistice.
Destina#ia lui este n primul rnd financiar-contabil$ dar nu se m$rginete doar la att fiind de
fapt util n multe alte domenii. Programul este parte constitutiv$ din pachetul Microsoft
Office.

Bara de titlu Bara de instrumente
Bara de formule
Bara de meniuri Celule

Foi de lucru (worksheets) Bara de stare

Deschiderea programului
este foarte simpl$ utiliznd
direct comenzile de pe
ecran n ordinea
StartProgramsMicr
osoft Excel. Dup$ aceste
proceduri va apare
fereastra urm$toare numit$
i foaie de lucru
(worksheet):

Bare de
derulare
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
1. Bara de titlu con#ine numele registrului (fiierului) aflat n lucru dac$ acesta a fost
salvat. Con#ine i butoanele de minimizare, nchidere etc.
2. Bara de meniuri cuprinde aceleai butoane pe care le-am ntlnit n Word dar
exist$ destule diferen#e n ce privete comenzile fiec$ruia dintre ele. Pentru meniul File dup$
cum ne ateptam diferen#ele sunt minime deoarece acesta cuprinde comenzi legate de
deschiderea, salvarea sau imprimarea fiierelor (aici registre). Pentru celelalte meniuri vom
explicita anumite func#ii dup$ cerin#ele aplica#iilor pe care le vom discuta.
3. Bara cu instrumente, con#ine o serie de butoane pe care le cunoatem deja dar i
unele pe care le vedem n premier$. Ne vom ocupa doar de cele dou$ bare cu instrumente
care sunt cele mai uzuale: bara cu instrumente standard i bara cu instrumentele pentru
formatare. Dac$ aceste dou$ bare nu sunt afiate n momentul deschiderii aplica#iei atunci le
pute#i aduce singuri din meniul ToolsCustomizeToolbars de unde vom alege Standard
i Formatting. De asemenea putem apela din Customize la varianta Options unde avem
ocazia s$ cerem afiarea celor dou$ bare n dou$ linii orizontale. Vom detalia n continuare
cele dou$ bare de instrumente:

-Bara Standard

New Workbook, creare nou registru
Save, salvare registru n lucru
Find, caut$ prin registru
Print Preview, afieaz$ pagina n
vederea imprim$rii
Cut, terge un obiect selectat i
trimiterea lui n Clipboard
Paste, copiere n pagin$ a obiectului din
Clipboard
Undo/Repeat, eliminare/repetare
a ultimei comenzi
Sort Ascending/Descending;
sortare cresc$toare/descresc$toare pe linie
sau coloan$
Drawing, afieaz$ bara de desenare

Open, deschide un registru existent
E-mail, trimite registrul prin e-mail
Print, imprim$ registrul
Spelling, corrector pentru limba englez$

Copy, p$strarea unui obiect n
Clipboard

Format Painter, formatarea automat$ a
celulelor

Autosum, calculeaz$ sume
Chart Wizard, ndrum$tor pentru
relizarea unui graphic

Zoom, M$rete/micoreaz$
imaginea de pe Desktop
Excel Help
-Bara de formatare

Font, alegem tipurile de
caractere utilizate

alegem stilul caracterelor Bold,
Italic, Underline

Center Across Columns, centrarea unui
con#inut din celule

Percent Style, Formatarea numerelor
din celule n procente [ex. 2,5 ' 250%]

Increase/Decrease Decimal, la
fiecare activare crete/descrete partea
zecimal$ cu o cifr$

Borders, formatarea marginilor
celululelor

Font size, dimensioneaz$ caracterele

Align, alinierea
textului/numerelor n celule

Dollar, simbol monetar

Comma Style, alinierea celulelor dup$
virgul$

Increase/Decrease Indent
Indentarea con#inutului celulelor

Color, coloreaz$ celulele

Font, coloreaz$ textul/cifrele din celule

V.2. Bara formulelor

Pe aceast$ bar$ identific$m mai nti un spa#iu denumit Name Box care precizeaz$
celula activ$ identificat$ ca un punct dup$ dou$ axe de coordonate. Celula F6 este la
intersec#ia liniei 6 cu coloana F. Dac$ este selectat$ o anumit$ zon$ din tabel va apare notat
de exemplu 4RX1C ceea ce semnific$ selectarea a patru rnduri dispuse ntr-o singur$
coloan$. Atunci cnd se editeaz$ un con#inut ntr-o celul$ apar i cele trei butoane din
dreapta. Procesul de editare ncepe dac$ pozi#ion$m cursorul mausului ntr-o celul$ oarecare
i execut$m dublu clic sau pur i simplu dac$ dup$ ce am selectat celula ncepem s$ scriem.
Din acel moment putem introduce n celula respectiv$ orice text sau orice expresie numeric$.
Dac$ ap$s$m apoi pe butonul se terge tot ce am introdus n respectiva celul$. Semnul
al$turat semnific$ finalul edit$rii dar mult mai folosit$ este comanda Enter de pe
tastatur$. n sfrit, butonul deschide o fereastr$ de dialog pentru introducerea de func#ii.

V.3. Bara de stare

Se poate vedea n marginea de jos a ecranului acolo se ob#in diverse informa#ii despre
sesiunea de lucru prezent$. De exemplu s$ presupunem c$ pe acea bar$ n stnga jos apare
imaginea:

Deducem de aici c$ suma pe care am calculat-o ntr-o por#iune a foii de lucru este
egal$ cu 120, apoi afl$m c$ tastele Caps Lock i Num Lock sunt activate.

V.4. Foaia de lucru. Opera!ii curente

Se compune din celule care apar la intersec#ia unor linii i coloane. Partea vizibil$
este doar un fragment dintr-un tabel uria care cuprinde 256 de coloane i peste 16.000 de
linii. ntr-un registru (workbook) putem avea mai multe foi de lucru (sheets). Acest fapt se
vede n partea de jos a ecranului unde apar nota#iile Sheet1, Sheet2 etc. Aceste foi de lucru
pot avea nume distincte. S$ presupunem c$ avem trei foi de lucru cu trei situa#ii de la anumite
facult$#i. Putem executa dublu clic pe Sheet1 dup$ care putem scrie Sociologie, apoi dublu
clic pe Sheet2 etc. Vom ob#ine o situa#ie de genul urm$tor:

Acelai rezultat se poate ob#ine dup$ comenzile FormatSheetRename dup$ care putem
s$ denumim foaia curent$ activ$. De asemenea se pot ad$uga foi de lucru dup$ ac#ionarea
comenzilor InsertWorksheet sau se pot terge cu comenzile EditDelete Sheet. Foile de
lucru se pot i schimba ntre ele. S$ presupunem c$ avem situa#ia urm$toare n care dorim s$
apar$ foaia a treia naintea celei de-a patra:

L$s$m activ$ foaia care trebuie mutat$ (sheet3) iar apoi urm$m comenzile EditMove or
Copy Sheet dup$ care va apare urm$toarea fereastr$ n care observ$m c$ este deja selectat
Sheet 4 adic$ tocmai foaia naintea c$reia (before sheet) se va pozi#iona sheet 3. Clic pe OK
iar rezultatul este urm$torul: .


Important este i modul cum ne deplas$m n paginile de lucru. Astfel, cu op#iunea Go To din
meniul Edit putem s$ ne oprim oriunde dorim n pagina de lucru (cu specificare n
domeniul Reference). De exemplu putem indica celula G100 acolo unde ncepe un tabel
privind salariile dintr-o institu#ie. Cum nu vom #ine minte aceast$ localizare putem s$
numim domeniul respectiv. Astfel vom selecta ntreg domeniul cu situa#ia respectiv$ n
timp ce n Name Box va apare tot numele G100. Dac$ execut$m clic n Name Box putem
scrie apoi de exemplu textul: SALARII dup$ care execut$m Enter. Din acel moment
domeniul va fi foarte uor identificat de c$tre program iar numele ca atare va apare i n
fereastra de dialog Go To dar i n tabelul care se deschide ap$snd s$geata ndreptat$ n jos
din dreapta celulei Name Box.
Exist$ situa#ii cnd este nevoie s$ vizualiz$m mai multe fragmente ale foii de lucru n
acelai timp. Se poate mp$r#i respectiva foaie n mai multe blocuri cu comanda Split din
meniul Window. Imaginea de mai jos este elocvent$: mp$r#irea n blocuri va #ine cont i de
locul celulei selectate ini#ial. Se observ$ de asemenea c$ barele de derulare vor fi utile pentru
toate cele patru blocuri. Revenirea se face cu comenzile WindowRemove Split.

Atragem aten#ia c$ inversarea foilor a avut loc n
registrul Book1 dar poate fi preferat i un alt
registru dac$ ap$s$m pe s$geata din dreapta a lui
Book1.
De asemenea se poate executa copia unei foi de
lucru prin op#iunea Create a copy.

Foarte util$ este i fereastra Go To Special pe care o putem activa dup$ comenzile EditGo
To:

Foaia de lucru poate fi supus$ la o serie de modific$ri fie din considerente utilitare fie din
considerente estetice. S$ presupunem c$ avem un tabel n care am trecut dona#iile f$cute de
studen#i pentru copiii orfani:

alegem o op#iune dup$ comenzile FormatAutoFormat. Se
poate ajunge la un design de tipul urm$tor:

Acest tip de formatare ajut$ la vizualiz$ri foarte utile. S$ ac#ion$m asupra tabelului anterior
pe care l vom selecta n prealabil. Tast$m apoi FormatConditional Formatting dup$
care va apare urm$toarea fereastr$ de dialog:

n aceast$ fereastr$ putem alege o serie de condi#ii
pentru a selecta celulele din foaia de lucru care
ndeplinesc respectivele condi#ii. De exemplu
op#iunea Formulas va selecta toate celulele care
con#in formule, op#iunea Blanks va selecta toate
celulele goale, op#iunea Current Region va
selecta ntregul bloc de date unde se afl$ celula
activ$ n acel moment. Row/Column Differences
va ajuta la selec#ia celulelor diferite de celula
activ$, op#iunea Last Cells va selecta celula
extrem$ de pe foaia de lucru cu condi#ia s$ fie
nevid$, op#iunea Objects va selecta doar
reprezent$rile grafice etc.
Acest tabel poate fi cosmetizat
dup$ ce l-am selectat (tragem
mausul din stnga sus n dreapta
jos cu butonul stng ap$sat) apoi
Se pot alege de asemenea multe alte
format$ri n func#ie de necesit$#i!
Se poate recurge i la formatarea
condi#ionat$.

n aceast$ fereastr$ am dat urm$toarele op#iuni: atunci cnd valoarea
din celule (cell values is) dep$ete valoarea (greater than) de 30000
valorile respective s$ apar$ ngroat (Bold) pentru a vizualiza dona#iile
mai consistente. Tipul de afiaj a fost ales din op#iunea Format din
stnga imaginii. Rezultatul va fi urm$torul:

Dac$ reveni#i la fereastra Go To Special ve#i observa c$ exist$ op#iunea Conditional
Formats deci o comand$ prin care pot fi selectate toate domeniile unde avem astfel de
format$ri!

Transform$rile pe care le putem face n foile de calcul sunt foarte diverse. Vom da aici doar
cteva exemple:

Schimbarea fonturilor textelor din celule se poate face dup$ selectarea celulelor n cauz$
apoi din meniul Format alegem Font.

Dac$ ntr-o celul$ ave#i un con#inut care dep$ete l$#imea coloanei pute#i da dublu clic pe
linia de sus dintre cele dou$ coloane: l$#imea se ajusteaz$ automat! La fel respectiva linie
poate fi tras$ spre dreapta/stnga #innd mausul stnga ap$sat! Coloanele pot fi dimensionate
mai precis n urma comenzilor FormatColumnWidth dup$ care se poate hot$r care va
fi l$#imea coloanei respective. La rndul lor liniile pot fi modificate dac$ tragem n sus sau n
jos bordurile orizontale dup$ ce apare un semn specific cu dou$ s$ge#i opuse. La fel putem
stabili o n$l#ime precis$ a rndurilor dup$ comenzile FormatRowHeight.

la fel ca i n programul Word celulele pot fi ncadrate cu chenare dup$ ce am tastat
Format Cells Border dup$ care vom alege singuri tipul de chenar dorit!

Reprezentarea numerelor n celule poate fi i ea modificat$. Revenim la comanda
FormatCells dar alegem op#iunea Number dup$ care va apare urm$toarea fereastr$:


Aceeai fereastr$ de mai sus se deschide i dac$ pozi#ion$m cursorul mausului pe o celul$,
clic dreapta i apoi clic pe comanda Format Cells. S$ deschidem apoi op#iunea Alignment:

n coloana din stnga putem alege
diverse modalit$#i de prezentare a
datelor numerice: General (se
folosesc direct set$rile computerului),
Number (prezentarea uzual$ a
numerelor unde putem decide cte
cifre sunt dup$ virgul$ sau dac$ miile
se separ$ cu virgul$) Currency i
Accounting ( utilizarea de simboluri
financiare) Date, Time (modalit$#i
ale expresiilor temporale)
Percentage (folosit pentru procente),
Fraction (frac#ii), Scientific (folosit
pentru diverse formule matematice),
Text (con#inutul celulei este tratat ca
text), Special (aplica#ie privind
numere telefonice), Custom (con#ine
mai multe op#iuni de afiare).
Putem decide n aceast$ fereastr$
modalit$#ile de aliniere a textului/cifrelor n
celule att pe orizontal$ ct i pe vertical$.
De asemenea prin setarea Wrap text putem
s$ prezent$m textul pe mai multe rnduri (se
tie c$ tasta Enter trimite la o alt$ celul$ i
nu creeaz$ un nou rnd pentru scriere!).
Shrink to fit reduce m$rimea textului la
dimensiunile setate ale celulei iar comanda
Merge cells unete mai multe celule p$strnd
n acelai timp i textul respectiv. Se poate
hot$r i direc#ia textului, precum i
orientarea acestuia. n continuare se poate
accesa meniul Font pentru a prelucra tipul de
litere/cifre folosite etc. Patterns este util
pentru a colora celulele selectate.
n foaia de lucru se pot selecta fragmentele importante n func#ie de necesit$#i fie cu
mausul fie cu tastatura. O celul" se poate selecta cu clic stnga pe ea, un grup de celule se
selecteaz$ #innd mausul stnga i tr$gndu-l peste suprafa#a subntins$ de celulele
respective, foaia ntreag" se selecteaz$ cu clic n col#ul din stnga n celula de la intersec#ia
liniei i coloanei care dau denumirile acestora, selectarea unor celule neconsecutive se poate
face implicnd i tasta Ctrl (odat$ aceasta ap$sat$ putem da clic n oricare celul$ pe care
dorim s$ o select$m), selectarea liniilor sau coloanelor se face deplasnd mausul n cap$tul
acestora cu butonul din stnga ap$sat, selectarea mai multor foi de lucru se face plasnd de
exemplu cursorul mausului pe Sheet1 apoi clic dreapta i alegem Select All Sheets.

Selectnd con#inutul unei celule i ducndu-l ntr-o alt$ celul$ avem o serie de facilit$#i
specifice acestui program. S$ presupunem urm$toarea situa#ie:

- Keep Source Formatting (se p$streaz$ formatarea din celula de plecare)
- Match Destination Formatting (con#inutul se formateaz$ dup$ celula de sosire)
- Values and Number Formatting (se p$streaz$ orice format numeric din celula de
plecare indiferent de formatul din celula de sosire)
- Keep Source Columns Widths (se p$streaz$ l$#imea coloanei celulei de plecare)
- Formatting Only (putem obliga celula de sosire s$ preia doar formatarea nu i
con#inutul celulei de plecare; de ex. n punctul de plecare numerele sunt de tip
procente i au dou$ numere dup$ virgul$).
- Link Cells (cele dou$ celule sunt legate ntre ele n sensul c$ orice schimbare n prima
aduce modific$ri n cea de a doua).

O varietate extins$ de posibilit$#i poate fi accesat$ dup$ Copy prin comanda Paste Special
din meniul Edit. Vom descoperi deci i alte oportunit$#i de transferare a datelor:

L Tem$ : dup$ sugestiile de mai sus ncerca#i prin
exerci#ii s$ aplica#i toate aceste facilit$#i pentru a v$
obinui cu ele. F$r$ aceste exerci#ii ve#i avea de
multe ori impresia c$ programul nu r$spunde
inten#iilor dvs., dar de fapt, avem enorm de multe
posibilit$#i.

Dup$ cum am spus am copiat num$rul 12345 i cu
comanda Paste l-am mutat n alt$ celul$. Imediat n
col#ul din dreapta jos apare un buton numit Paste
Options care dac$ este deschis ne prezint$
urm$toarele op#iuni:
Prin selectarea unei celule con#inutul acesteia poate fi multiplicat foarte simplu dac$
folosim simbolul cruce care apare n col#ul din dreapta jos a celulei respective dup$ care vom
tracta spre dreapta reproducnd con#inutul celulei de plecare:

Observ$m n cap$t butonul numit Auto Fill Options unde putem alege diverse op#iuni. Dac$
ns$ dorim s$ aplic$m un rnd cu toate zilele s$pt$mnii n limba englez$ este de ajuns s$
scriem n prima celul$ monday pentru ca opera#ia de mai sus s$ reproduc$ automat restul
zilelor:

(i aici prin Auto Fill Options putem opta de exemplu pentru a se afia doar zilele din week
end etc.
n acelai fel poate fi completat$ o serie dac$ am desemnat primii doi termeni ai seriei. De
exemplu scriem doar numerele 3 i 5 apoi aplic$m tehnica de mai sus:

Se observ$ c$ s-au ad$ugat automat valorile de la 7 la 13.

L Tem$ : Crea#i o serie temporal$ cu nceputul la ora 15:30 i cu intervale de cte o jum$tate
de or$. Completa#i apoi un tabel care folosete aceast$ serie.

Alte preciz$ri privind foile de lucru dar i cadrul general de ac#iune le putem fixa din
meniul ToolsOptions unde se deschid mai multe alternative:

Toate aceste op#iuni sunt greu de rezumat, totui vom da cteva exemple: International ajut$
la a stabili dac$ numerele au partea zecimal$ desp$r#it$ de virgul$ sau de un punct, Save
indic$ regularitatea cu care programul asigur$ cpii de siguran#$ pentru ceea ce am lucrat,
Security introduce eventuale parole pentru a securiza fiierul etc.

V.5. Lucrul cu datele n Excel

Introducerea numerelor se face prin selectarea celulei respective i apoi tastarea num$rului
indiferent de forma sau valoarea acestuia. Se folosete op#iunea Format Cells de care am
vorbit.
Exemplu: s$ presupunem c$ avem de introdus
n pagin$ situa#ia ob#inut$ n urma unui sondaj de opinie
iar toate cifrele din tabele sunt procente. Pentru a ne uura
munca vom selecta toat$ pagina cu clic n col#ul din
stnga sus apoi vom alege din meniul
FormatCellsNumber op#iunea Custom i Type 0%
ceea ce nseamn$ procente numere ntregi. Din acest
moment orice valoare introdus$ n pagin$ va lua form$ de
procent f$r$ a scrie noi acest lucru.

Textele sunt introduse prin scriere direct$ n celulele care sunt active. Numerele pot fi
introduse i ca text dar n acest caz trebuie pus un apostrof naintea acestora! Textul poate fi
plasat pe mai multe rnduri n aceeai celul$ dac$ urm$m comenzile
FormatCellsAlignmentWrap Text.

Pentru introducerea datelor calendaristice exist$ mai multe variante pe care le putem alege
din FormatCellsNumberDate. Astfel pentru formatul mm-yy data arat$ de exemplu
11-02 adic$ luna 11 din anul 2002; pentru formatul dd-mm-yy data este 15-09-03 etc. In
astfel de tipare literele d, m, y reprezint$ prescurt$rile de la sinonimele engleze pentru zile,
luni, ani. Ora are i ea diverse formate. De ex. formatul h: mm PM poate genera scrierea orei
n modul urm$tor: 7: 35 PM. Toate celelalte formate sunt uor de dedus.

V. 6. Lucrul cu formule n Excel

Marea facilitate de care dispune ns$ programul o reprezint$ introducerea i folosirea
formulelor i func#iilor n diverse calcule de diverse complexit$#i. Pentru nceput s$ d$m un
exemplu. S$ presupunem c$ ntr-o coloan$ avem urm$toarele trei valori:

Celula activ$ de dedesubt este cea n care vom introduce formula de
calcul i unde vom ob#ine r$spunsul. De exemplu poate fi vorba de 321
de bonuri de mas$ repartizate la 33 de angaja#i dup$ care au r$mas 55.
Se pune problema s$ calcul$m num$rul total de bonuri. Pentru aceasta
se introduce n ultima celul$ semnul = dup$ care vom selecta prima
celul$.
Selectarea primei celule apare specificat$ n primul membru al ecua#iei.
Conform inten#iei de calcul trebuie s$ nmul#im acest prim termen cu
cel de al doilea i apoi s$ ad$ug$m 55. Aceste opera#ii le ad$ug$m pe
rnd ca la primul pas iar opera#iile sunt uor identificate pe tastatur$.

deoarece numerele alese sunt la rnd dar se poate urma aceeai strategie i pentru domenii
discontinue. Alteori se poate prefera inser$rii semnului = iar formula de adunare este scris$
manual, s$ spunem = SUM (A20:A34) deci trebuie s$ urm$rim atent respectivele celule pe
care le-am indicat n formul$.

n formula de mai nainte am folosit ca operator semnul + dar se pot folosi multe alte
semne. Pe lng$ cele uzuale ad$ug$m i unele inedite:
% Procentaj, ^ Exponen#ial$, >, < Mai mare sau mai mic, >=, <= Mai mare/mai mic sau
egal, <> Nu este egal cu, &-simbol care ajut$ la al$turarea textului din dou$ loca#ii
nvecinate. De asemenea trebuie amintit c$ n toate aceste calcule trebuie folosite i
parantezele pentru a avea siguran#a unor rezultate corecte.

Toate formulele folosite n calcule prin generalizare devin func#ii! Cu alte cuvinte exist$ n
program o serie de func#ii standard care pot fi apelate. Pentru aceasta se ac#ioneaz$ butonul
sau se folosesc comenzile InsertFunction dup$ care va apare o caset$ de dialog:

Putem deduce uor c$ formula este F8*F9+F10 aplica#ie care ne
poate da num$rul total de bonuri. Ap$s$m tasta Enter i va apare
rezultatul final: 10468. Dac$ trebuia s$ adun$m mai multe numere
puteam s$ punem dup$ semnul = paranteza (, apoi s$ tragem
mausul pentru a selecta celulele domeniului pe care vrem s$ calcul$m
rezultatul final. Domeniul n acest caz se mai numete continuu
Pentru nceput se selecteaz$ celula n
care intr$ func#ia. C$utarea unei func#ii
se poate face n mai multe moduri. Dac$
nu tim pe care o dorim putem s$ i
facem o mic$ descriere i apoi programul
o poate c$uta. De asemenea putem alege
categoria n care se include respectiva
func#ie. Putem alege i direct func#ia
respectiv$ din tabelul din josul ferestrei.
Dup$ ce func#ie este aleas$ va apare i o
scurt$ descriere a acesteia.
Categoriile de func#ii sunt foarte diverse: func#ii financiare, temporale, matematice i
trigonometrice, statistice, func#ii logice etc. Vom exemplifica aici cteva dintre ele
*
:

1. Func#ii logice
AND (log1, log2,...) i returneaz$ TRUE dac$ toate argumentele sunt adev$rate i
FALSE n caz contrar
FALSE (...) fals-returneaz$ valoarea logic$ FALSE
IF dac$ (log-test,val_if_true, val_if_false): alege varianta care ndeplinete o condi#ie
NOT (log) nega#ie: returneaz$ true dac$ valoarea este FALSE i reciproc
OR (log1, log2,...) sau: returneaz$ TRUE dac$ m$car un argument este astfel
TRUE () adev$rat: returneaz$ valarea de adev$r

2. Func#ii matematice sau statistice (cele cu bold sunt mai des folosite):
ABS(nr): calculeaz$ valoarea absolut$ a unui num$r; func#ia modul
AVERAGE () calculeaz$ media artimetic$
EXP(): calculeaz$ valoarea exponen#ial$ a unui nr.; func#ia exponen#ial$=e
x
FACT(nr): calculeaz$ factorialul unui nr.; P(n)=n!=1*2*3*.......*n
INT (nr): calculeaz$ parte ntreag$ a unui nr; Int (n)= [n]
LN(nr): calculeaz$ logaritmul natural din acel num$r; lna=b [ baza e]
LOG (nr): calculeaz$ logaritmul ntr-o baz$ la alegere
LOG10 (nr): calculeaz$ logaritmul n baza 10; lga=b
MIN/MAX: afl$ cel mai mic/ mai mare num$r din diverse celule
MOD (nr, divizor): calculeaz$ restul mp$r#irii
PI(): genereaz$ valoarea lui *
POWER (nr, putere): ridic$ un num$r la o anumit$ putere
PRODUCT (nr1, nr2...) calculeaz$ produsul numerelor
RAND () genereaz$ aleator 0 sau 1
ROUND (nr, nr_cifre) rotunjete un nr. zecimal la un num$r specificat de cifre
SIGN (nr) returneaz$ semnul unui nr.
SQRT(nr) calculeaz$ r$d$cina p$trat$ a unui num$r
SUM () adun$ numerele din dou$ sau mai multe celule; idem pentru butonul
SUMIF(range; criteria; sum_range) face suma respectnd anumire criterii
TRUNC(nr): trunchiaz$ partea zecimal$ a numerelor.

2. Func#ii financiar-bancare:

FV (rate, nper, pmt, pv, type) calculul ratelor la o dobnd$ anume.
IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) calculeaz$ dobnzile
NPER (rate, pmt, pv, fv, type) calculeaz$ numarul de perioade necesare ob#inerii unei
sume dac$ avem o anumit$ rat$ i dobnd$.
PMT (rate, nper, pv, fv, type) genereaz$ sumele planificate a fi pl$tite periodic n
func#ie de un avans ini#ial i o rat$ a dobnzii
SLN (cost, salvage, life) calculeaz$ uzura unui activ.

*
D. M. Balan, D. M. Balan, G. Balan, Cristina Turcu, Cornel Turcu, Microsoft Excel pentru Windows 95, Ed.
Promedia Plus, Cluj-Napoca, 1996, pp. 154-160


Acestea sunt doar o parte din func#iile ataate programului. Vom indica de exemplu func#ia
putere POWER:

S$ presupunem c$ avem dou$ celule cu doar dou$ numere, celula activ$ este cea
ngroat$ i este locul unde va apare viitorul rezultat, apoi cu dublu clic pe pictograma
putem alege func#ia POWER'OK. Va apare fereastra Function Arguments unde trebuie s$
introducem numele celulei cu num$rului 7 (pe linia Number) i aceeai opera#ie cu num$rul
5 (pe linia Power):

Rezultatul semnific$ formula 16807=7
5
=7*7*7*7*7!
Foarte utile sunt aplica#iile care sunt de fapt combina#ii de func#ii: argumentele devin
func#ii. S$ presupunem de exemplu c$ dorim s$ calcul$m valoarea absolut$ (de fapt modulul)
unui num$r care este rezultatul unor adun$ri succesive ale unor numere dispuse pe
urm$toarea coloan$:

Pentru aceasta vom apela n primul rnd func#ia ABS i vom ajunge la
urm$toarea fereastr$ de dialog n care n loc de numere am trecut de fapt
noua func#ie SUM. ntre paranteze sunt specificate pozi#iile numerelor
care vor fi adunate. Practic s-a ajuns la formula:
ABS (SUM (G22: G25)).


n cap$tul liniei Number se afl$ butonul care este foarte util pentru a minimiza
fereastra Function Arguments pentru a putea mai apoi s$ select$m por#iunile din foaia de
lucru care sunt implicate n calcule. Acea fereastr$ poate fi apoi foarte uor m$rit$!

Datele pot fi reunite fie ele apar#innd la foi de calcul diferite! De exemplu dac$ dori#i s$
aduna#i valoarea din A1 de pe prima foaie cu valoarea din C3 de pe a doua foaie ve#i scrie
formula A1+Sheet2!C3.

O formul$ de tipul SUM (C1+C2) este inevitabil legat$ de pozi#iile ocupate de cele dou$
celule iar despre formul$ spunem ca are o referin#$ relativ$. Odat$ schimbate acele celule
formula nu mai este relevant$ i ar trebui schimbate i celulele. Pentru a avea o formul$ cu
referin#$ absolut$ care s$ nu depind$ de pozi#ia celulelor se folosete nota#ia SUM
($C$1+$C$2).

Odat$ cu setarea unor formule ntr-un tabel acestea r$mn active i se pot folosi i n alte
situa#ii de exemplu atunci cnd schimb$m unele nume; de asemenea orice modificare dintr-o
celul$ aduce modific$ri i n alte celule. Iat$ un exemplu:

Rezultatul ob#inut este reflectarea unor opera#ii simple:

371= | -535-434+256+342 |

Aceste opera#ii reclam$ practic compunerea a dou$ func#ii!

n situa#ia financiar$ de mai sus celula D9 este suma D3:D8; celula E3 reprezint$
produsul D3x6,5%; celula F3 este produsul D3x16%; celula G3 diferenta D3-(E3+F3).
Opera#iile sunt identice i pentru celelalte linii din tabel iar n ultima linie sunt totaluri pe
coloane. n acest tabel orice modificare a datelor n perimetrul D3:F8 sau pe coloana G3:G8
aduce modific$ri automate pe linii i pe coloane.

L Tem$. Executa#i un document asem$n$tor i efectua#i astfel de calcule eventual legate de
situa#ia financiar$ a dumneavoastr$ personal, din familie sau din firma n care lucra#i. Salva#i
aplica#ia i folosi#i-o regulat n fiecare s$pt$mn$.

V. 7. Calcule statistice sub Excel

Programul Excel dispune de un subprogram care se instaleaz$ dup$ accesarea
comenzilor ToolsAdd Ins. n final n meniul Tools vom observa ataat sub-meniul:

Putem observa deja o serie de procedee statistice binecunoscute: Anova (pentru
testarea diferen#elor dintre mediile mai multor eantioane), Corela#ia (dintre dou$ variabile
cantitative), Descriptive Statistics (elemente de statistic$ descriptiv$), Testul F (pentru
compararea varian#elor a dou$ popula#ii) etc. Evident c$ reg$sim toate aceste proceduri i n
cadrul listei cu func#ii statistice din cadrul programului.
Fie o serie simpl$ dup$ cum urmeaz$:


Dup$ cum se observ$, programul a calculat principalele valori statistice care #in de
statistica descriptiv$ univariat$. Astfel media aritmetic$ (Mean) =4.8; median =4; modul =4;
abaterea medie p$tratic$ sau devia#ia standard =1.6 etc.
Nu vom insista aici pentru descrieri am$nun#ite deoarece majoritatea acestor
considera#ii le dezvolt$m n capitolul din partea aplicativ$ a SPSS.

V.8. Executarea graficelor n Excel

Fie o distribu#ie tabelar$ n care am introdus num$rul de studen#i care fac practic$
pedagogic$ i sunt de la diferite specializ$ri:

Vom selecta acest tabel apoi vom ap$sa
butonul Chart Wizzard cel care ne va
conduce paii pn$ la ob#inerea graficului.
Odat$ apelat acest buton apare fereastra
urm$toare:

Dup$ aplicarea procedurii
Descriptive Statistics am
ob#inut

n aceast$ fereastr$ se poate alege tipul de
grafic dorit (Chart Type) n diverse forme de
prezentare (Chart sub-type). Programul va
face automat tipul de grafic dorit care poate fi
i vizualizat ac#ionnd Press and Hold to
View Sample. Alte forme de prezentare le
g$sim cu op#iunea Custom Types.
Se pot face grafice cu linii (Line Chart), cu
arii (Area Chart), cu coloane (Column
Chart), cu bare (Bar Chart), cu felii (Pie
Chart).
Odat$ ales tipul de grafic se merge la pasul
urm$tor: Next.
n fereastra urm$toare graficul dorit este
deja vizibil. Se indic$ n Data Range por#iunea
din foaia de lucru care genereaz$ graficul i se
pot alege op#iunile: Series in Rows /Columns
pentru dispunerea convenabil$ a etichetelor.
Ac#ionnd butonul numit i Collapse
dialog putem reveni n foaia de lucru pentru a
alege doar acele etichete dorite s$ apar$ n
grafic.
Se apas$ n continuare butonul Next dup$
care va apare o nou$ fereastr$ de dialog:

Odat$ cu op#iunea Next va apare ultima fereastr$ de dialog:

op#iune As object in. Modific$rile pot fi introduse n titlul graficului (clic pe titlu), n ce
privete tipul de graphic ales (clic dreapta 'Chart Type). Dac$ lucrul cu graficele este
foarte intens putem aduce pe ecran o bar$ cu instrumente specifice, dup$ comenzile
ToolsCustomizeToolbars clic pentru Charts. Aceast$ bar$ cuprinde majoritartea
comenzilor comentate n aceast$ sec#iune:
Exerci#iu: folosi#i singuri aceast$
bar$ n diverse aplica#ii grafice!
n aceast$ fereastr$ putem impune graficului
un titlu general precum i axelor Ox i Oy (n
op#iunea Titles), putem stabili anumite
variante pentru axele de coordonate (n
op#iunea Axes), putem introduce o serie de
linii suplimentare care ajut$ la citirea mai
rapid$ a graficelor (n op#iunea Gridlines),
putem stabili pozi#ia unei legende a
graficului dac$ se dorete acest lucru
(Legend), pot fi stabilite anumite variante de
prezentare a etichetelor (Data Labels) dar i
eventuala prezentare a datelor tabelare care
au stat la baza graficului (Data Table).
Aceast$ fereastr$ ne ntreb$
cum vrem s$ p$str$m graficul
respectiv: pe foaia de lucru n
care aveam tabelul cu date (As
object in) sau ntr-o nou$ foaie
de lucru (As New Sheet). Dup$
aceast$ alegere se apas$ Finish.
Dac$ l salv$m direct pe foaia
de lucru va apare de exemplu
un astfel de grafic ca n figura
din stnga. Odat$ selectat el
poate fi transmis n orice alt
document folosind comenzile
EditCopy i apoi n aplica#ia
de sosire EditPaste. Dac$
graficul este mai complex sau
se cere o imagine mai detaliat$
se poate alege op#iunea As new
sheet. Graficul ob#inut se poate
modifica n continuare mai uor
dac$ am ales cea de a doua
V.9. Salvarea documentelor Excel

Foile lucrate n Excel trebuie s$ poat$ fi puse n pagin$ ca i n documentele Word n
vederea utiliz$rii lor viitoare. Se pune deci problema ncadr$rii calculelor tabelare n pagini
distincte, salvarea lor ca i fiiere etc. care apoi pot fi utilizate i n alte situa#ii. Foile de lucru
se concentreaz$ n dosare (workbooks). ntr-o lec#ie de nceput am nv$#at s$ d$m nume
diverselor foi de lucru. Dup$ cum am mai amintit putem ac#iona asupra foilor de lucru dnd
clic dreapta pe Sheet ... i va apare fereastra:

Dup$ ce am terminat de scris, foaia de lucru poate fi salvat$. Pentru aceasta execut$m
comada File Save As i va apare o fereastr$ din care reproducem partea inferioar$ n care
putem p$stra numele de Book1 sau l putem schimba; apoi clic pe Save :

Pentru documente deja existente n memoria computerului este de ajuns s$ apel$m la
comanda FileSave.

Salvate sau nu ntr-un fiier foaia sau foile de lucru pot fi imprimate. Pentru aceasta
trebuie s$ ne asigur$m c$ la imprimare vor apare n perfect$ stare imaginile, tabelele,
calculele efectuate etc. Mai nti prin comanda FilePrint Aria putem selecta por#iunea din
foaia de lucru care dorim s$ apar$ pe foaia de la imprimant$. Apoi putem pre-vizualiza
pagina respectiv$ prin comanda FilePrint Preview:

Dup$ cum am v$zut i n prima parte a cursului putem alege
s$ inser$m o nou$ foaie sau un grafic (Insert), s$ tergem
foaia curent$ (pe care ns$ nu o mai putem recupera!) cu
comanda Delete, putem s$ o redenumim cu un nume de
maximum 31 de caractere (Rename), s$ o mut$m nainte/
dup$ alte foi sau s$ o copiem ntr-un alt dosar (Move or
Copy).

n fereastra de mai nainte putem vedea cum arat$ viitoarea pagin$ imprimat$, putem m$ri
imaginea (Zoom), putem trece la pagina urm$toare (Next), putem vedea n ce m$sur$
con#inutul nu dep$ete marginile paginii (Margins), putem schimba anumite set$ri legate de
pagin$ prin activarea butonului Page Setup:

Pentru imprimarea efectiv$ se va intra n FilePrint i apoi vom continua opera#iile simple
pentru imprimarea documentului.
Atragem aten#ia c$ cifrele, textele etc. introduse pe o foaie de lucru dau impresia c$ sunt
fixate deja ntr-un tabel. n fereastra Print Preview se observ$ dimpotriv$ c$ datele nu fac
parte dintr-un tabel. P$strarea datelor ntr-un tabel se poate face formatnd respectivele date
prin comada FormatCellBorder:

n aceast$ fereastr$ putem alege
ca i n Word anumite set$ri
utile:
pagina vertical$/orizontal$
(Portrait/Landscape), tipul
hrtiei (Paper size), marginile,
introducerea de antete sau texte
de subsol (Header /Footer),
unele schimb$ri n foaia de
lucru (Sheet) cum ar fi de
exemplu p$strarea formei
tabelare a acesteia.

V.10. Baze de date

n cercetarea social$, dar nu numai, ne vom confrunta deseori cu lucrul cu baze de date. Cel
mai adesea aceste baze sunt ntlnite n programele statistice dar nu de pu#ine ori ele pot fi
concepute n Excel i apoi transferate n alte aplica#ii. n general opera#iile cu baze de date se
reduc la identificarea unor anumite pozi#ii, selectarea acestora, reorganizarea datelor dup$
anumite criterii etc. Aceste opera#ii urm$resc furnizarea de blocuri compacte de date n
vederea analizei lor ulterioare.
S$ presupunem c$ avem o baz$ de date aa cum apare n imaginea urm$toare. Pentru nceput
vom executa comanda DataForm. Dup$ executarea comenzii va apare prima fereastr$
Sheet1:

Dup$ ce am selectat n foaia
de lucru zona pe care dorim s$
o vizualiz$m ca i tabel putem
alege din fereastra al$turat$
op#iunile Outline i Inside.
Pot fi alese i alte combina#ii
din op#iunile Border precum
i stilul acelor margini.
n prima fereastr$ Sheet1 am
ac#ionat butonul Criteria apoi
n cea de a doua fereastr$
Sheet1 am impus anumite
condi#ii: s$ fie g$si#i doar
subiec#ii care au peste 10 ani
de studii i media de peste
8.50. Ac#ionnd apoi Find
Next vom putea afla
respectivii selec#iona#i.

O important$ facilitate este dat$ de aranjarea ascendent$ sau descendent$ a datelor n func#ie
de anumite criterii. De exemplu dorim ca lista cu candida#i de mai sus s$ fie ordonat$
descresc$tor n func#ie de mediile ob#inute. Pentru aceasta folosim comanda DataSort
dup$ care din fereastra respectiv$ vom alege criteriile de sortare. Rezultatul este imediat.

Din fereastra de mai sus se observ$ c$ exist$ trei modalit$#i de sortare care pot fi utilizate
concomitent. Astfel putem s$ ordon$m notele ob#inute da i s$ punem candida#ii n ordine
alfabetic$:

n josul ferestre sunt referin#e i la capetele de coloane (titluri) putndu-se face preciz$ri
dac$ tabelul nostru are sau nu aceste capete. Pot fi ad$ugate i alte op#iuni!
O op#iune important$ este i comanda DataAutofilter prin intermediul c$reia putem s$
afi$m pe ecran doar anumite date care ne intereseaz$ la un moment dat. De exemplu avem
nevoie de afiarea doar a persoanelor care au 12 ani de studiu. Pentru aceasta vom aplica
comanda DataFilterAutofilter dup$ care n capetele coloanelor vor apare butoane cu
s$ge#i care ne vor ajuta s$ fix$m criteriul de filtrare:

Alegem din coloana C
ap$snd pe s$geat$
cifra 12. Rezultatul
este urm$torul:
Vor fi afia#i doar
subiec#ii care au 12 ani
de studiu!
VI. Prezentarea public" cu Microsoft Power Point

Power Point este o aplica#ie care face parte integrant$ din pachetul Microsoft Office
i se poate deschide direct din pictograma urm$toare:
Aceast$ aplica#ie este util$ deoarece creeaz$ un cadru foarte simplu pentru a imagina o
comunicare public$ pe orice subiect ntr-o form$ interactiv$ i dinamic$. La deschiderea
oric$rei sesiuni de lucru va apare tabloul general al aplica#iei:

Se disting ca i n alte aplica#ii cele dou$ bare cu instrumente: standard i de formatare. n
partea dreapt$ sunt mai multe op#iuni pentru a realiza prezentarea. Cum aceste prezent$ri
apar ca i nite diapozitive care defileaz$ prin fa#a ochilor privitorului se pune problema dac$
acele diapozitive nu au nite forme prestabilite pentru a ne uura munca. Dac$ vom ac#iona
pictograma From Design Template va apare o nou$ fereastr$ n care sunt incluse acele
abloane. Imaginea lor este reprodus$ n dreapta ferestrei:

Se va putea alege de aici un anumit ablon apoi se vor putea scrie n el textele dorite. O alt$
modalitate de lucru este prin apelarea op#iunii AutoContent Wizzard. Avantajul acestei
op#iuni este c$ pe tot parcursul putem fi ghida#i n opera#iile f$cute. Pentru generarea acestei
op#iuni trebuie urma#i paii urm$tori:
NewFrom AutoContent Wizard apoi va apare fereastra urm$toare:

Dup$ ce am ac#ionat butonul Next se deschide o alt$ fereastr$ din care vom alege un tip de
prezentare:

n continuare vom alege tipul de prezentare (de exemplu on screen) apoi vom alege titlul
prezent$rii (de exemplu Recens$mntul Romniei 2002). Vom da Next i va apare
urm$toarea fereastr$:

S$ presupunem c$ alegem tipul
Generic.
Vor fi continuate
apoi diapozitivele
aa cum apar ele n
cuprinsul din stnga
acestei ferestre zon$
numit$ Presentation
Outline. n acea
zon$ p$r#ile notate
1,2,3...sunt paginile
prezent$rii dup$ care
apare textul integral
al acelor pagini. Sub
panoul principal este
rezervat un spa#iu
pentru note de
subsol.

Dup$ ce vom da clic pe titlul Introduction n partea din dreapta putem reveni pe
diapozitiv dup$ care introducem textul respectiv n zonele n care dorim acest lucru. Se
poate ob#ine de exemplu urm$toarea imagine:

V.I. nstrumente de lucru n Power Point

Ca i n cazul aplica#iei Word, Power Point dispune de bare de instrumente de lucru, o
bun$ parte din aceste instrumente avnd func#ii analoge. Se folosesc n primul rnd bara
standard i bara de formatare, cu precizarea c$ toate comenzile respective se vor referi la
documente specifice Power Point. Dac$ de exemplu ac#ion$m butonul Insert Table atunci
vom introduce un tabel n pagina de prezentare. Pentru New Slide nseamn$ s$ ad$ug$m o
pagin$ la prezentarea curent$. La fel bara de formatare con#ine comenzi pe care le-am ntlnit
deja i le vom folosi cu sensuri apropiate.
Revenind la zona Presentation Outline atragem aten#ia c$:
putem s$ ac#ion$m butonul Expand All de pe bara cu instrumente pentru a detalia
schema de prezentare sau pentru a o reduce doar la titlurile principale.
un singur titlu poate fi i el extins sau restrns dac$ execut$m dublu clic pe micul ecran
din stnga fiec$rui titlu.
se poate modifica orice titlu, direct n zona Presentation Outline modificare ce va apare
i pe ecranul Diapozitivului.
un text poate fi mutat. Pentru aceasta pozi#iona#i cursorul mausului n stnga unui titlu
pn$ cnd acesta devine o cruce cu patru s$ge#i. Dac$ se #ine ap$sat butonul din stnga
mausului atunci textul respectiv poate fi mutat spre dreapta.
dac$ dorim s$ introducem o nou$ pagin$ vom ap$sa tasta Enter n stnga oric$rui titlu din
Presentation Outline sau putem s$ urm$m comanda InsertNew Slide. Pentru aceast$
nou$ pagin$ programul ne ofer$ diverse tipuri de prezentare de data aceasta n partea dreapt$
a ferestrei de lucru.
tergerea unei pagini se face tot n panoul Presentation Outline, clic pe pictograma
respectiv$ apoi Delete.
mutarea unei pagini se face cu mausul stnga ap$sat pe pictograma respectiv$ dup$ care
alunec$m n jos pn$ la pozi#ia dorit$.
vizualizarea tuturor paginilor editate se poate face cu comanda ViewSlide Sorter. Se
pot face diverse opera#ii i n acest caz: mutarea paginilor, tergerea lor etc. Comanda
ViewSlide Show m$rete fiecare pagin$ la dimensiunile ecranului.
salvarea prezent$rii ntr-un fiier se va face cu comanda FileSave dac$ fiierul este mai
vechi sau cu Save As dac$ documentul este nou i trebuie numit. Acelai fiier poate fi apoi
i imprimat.
culorile fiecarui diapozitiv pot fi schimbate ]n urma comenzii Format Background.

Putem alege de la indicatorul s$geat$ culoarea pe care
o prefer$m pentru background! Putem aplica
respectiva culoare pentru toate paginile documentului
sau pentru pagina curent$. Aceste preferin#e pot suferi
modific$ri dac$ alegem alte scheme pentru a colora
prin comanda FormatSlide Design fie pentru
background fie pentru titlu!
De asemenea putem evita setarea respectiv$ pentru
prima pagin$ (clic pe Omit background...)

exist$ mai multe abloane pentru a construi pagini n Power Point. Aceste abloane le
putem aplica fie pentru un diapozitiv anume fie pentru ntregul document. S$ presupunem c$
vrem s$ prezent$m situa#ia colar$ a unui liceu n ce privete anii terminali. Pentru aceasta
vom afia un diapozitiv gol apoi i vom alege un ablon cu comanda FormatSlide Layout.
Respectivele tipare vor apare n partea dreapt$ a ecranului. Prezent$m mai jos cteva din
abloane cu ultimul dintre ele deja selectat. Dup$ completarea diapozitivului putem avea
situa#ia din dreapta:

Se observ$ c$ tipul de ablon ales cuprinde n stnga un grafic reprezentnd situa#ia colar$
iar n dreapta un scurt comentariu. Graficul poate fi alc$tuit pe loc i respect$ procedurile din
Word sau Excel.

n cadrul prezent$rii publice pot fi alese o serie de strategii de prezentare i ne referim aici
la modul cum se deruleaz$ diapozitivele respective. Dup$ ce am alc$tuit o serie de astfel de
diapozitive oprindu-ne la primul dintre ele avem posibilitatea prin comanda Slide Show s$
alegem modul de derulare al acestora. Dup$ comanda Slide ShowSlide Transition va
apare pe ecran urm$toarea fereastr$:

se pot alege i alte modalit$#i de derulare a textelor din cadrul diapozitivelor. Pentru
aceasta se va alege comanda Slide ShowAnimation Schemes dup$ care se pot alege
diverse variante posibile. Alte variante pot fi stabilite cu comanda Slide Show Custom
Animation.

n cadrul diapozitivelor pot fi aduse imagini sau grafice din alte aplica#ii. Majoritatea
comenzilor necesare se g$sesc n meniul Insert!

.

n aceast$ fereastr$ putem alege anumite set$ri privind
derularea diapozitivelor:
Comb horizontal, comb vertical.....sunt diverse
modalit$#i de trecere de la o imagine la alta
Speed se refer$ la viteza de derulare a respectivelor
imagini
Sound reprezint$ scurte pasaje sonore care nso#esc
trecerea de al o imagine la alta
Op#iunea Loup until next sound semnific$ p$strarea
mesajului sonor pn$ la urm$toarea imagine
Advance Slide semnific$ modul n care se face
trecerea: clic pe maus sau automat la un anumit
interval de secunde
Apply to All Slides este op#iunea privind toate
imaginile
Play pune n derulare set$rile deja alese
Slide Show m$rete imaginea la dimensiunea
ecranului

Curs III Lucrul Cu Excel Power Point

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Curs III Lucrul Cu Excel Power Point

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

V.

Lucrul cu programul Excel

You might also like