Mesyuarat MBJ Bersama Pengurusan Pustaka Negeri Sarawak 1/2012

Bilik Mesyuarat, Pustaka Negeri Sarawak

23 Februari 2012
Jam 2.30 petang



HADIR:

1.


2.


3.


4.


5.



En. Japri Bujang Masli
Pemangku Ketua Pegawai Eksekutif

Puan Arpah Adenan
Ketua Sektor Perkhidmatan Depositori

Puan Nesly Rebid
Ketua Sektor Pengurusan Korporat

Paidi Amat Mokito
Akauntan

Cik Syeeida Hj. Ali Husien
Pegawai Tadbir


-Pengerusi
(Wakil Pengurusan)

-Ahli
(Wakil Pengurusan)

-Ahli
(Wakil Pengurusan)

-Ahli
(Wakil Pengurusan)

-Setiausaha
(Wakil Pengurusan)
6.


7.
En. Ramdzan Hj. Saman
Pustakawan

En. Maurice Braoh
Juruaudit

Presiden (Wakil
Pekerja)

-Ahli
(Wakil Pekerja)


8.


En. Vincent Jinap
Pustakawan

-Ahli
(Wakil Pekerja)

9.


10.
Puan Fatimah Yahya
Pembantu Perpustakaan

En. Herrie Suliano Mohamad
Pembantu Perpustakaan

-Setiausaha
(Wakil Pekerja)

-Ahli
(Wakil Pekerja)

11.




Puan Zuriawati Mohd. Laili
Pembantu Tadbir (Kes)

-Ahli
(Wakil Pekerja)

2

TIDAK HADIR DENGAN MAAF:

Mesyuarat dimulakan tepat jam 2.40 petang dengan kata-kata-aluan daripada
Pengerusi.


Minit mesyuarat MBJ Bil: 4/2011 - telah dicadangkan oleh En. Paidi dan disokong oleh
Puan Arpah untuk disahkan tertakluk kepada pindaan berikut:




















12.


13.



14.


15.
Puan Hayati Sabil
Ketua Sektor Perkhidmatan Perpustakaan

Encik Wan Mazli Wan Razali
Ketua Sektor ICT


Puan Ismewatti Hj. Narawi
Pembantu Akauntan

Puan Georgiana Usun Jok
Pembantu Perpustakaan
-Ahli
(Wakil Pengurusan)


-Ahli
(Wakil Pengurusan)

-Setiausaha
(Wakil Pekerja)

-Ahli
(Wakil Pekerja)

16. Puan Ammie Syarina Mohd. Jelani -Ahli
(Wakil Pekerja)

3
A. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

1. KEBAJIKAN

1.1 Keistimewaan (privilege) selepas Bersara Wajib [Kertas 2 MBJ
2/2007]

1/2012






















Mesyuarat dimaklumkan bahawa kedua-dua draf dokumen diatas
akan dilaksanakan pada Jan 2012. Kertas Kerja akan dibentangkan
di dalam Mesyuarat Lembaga Pengurusan Pustaka yang akan
datang.

Mesyuarat juga bersetuju untuk menjemput pihak KWSP untuk
memberi taklimat semasa Perhimpunan Staf yang akan datang.

1. Status Standing Orders 2011

Kelulusan permohonan pengecualian prosedur sebutharga daripada
pihak Pejabat Setiausaha Kewangan Negeri untuk melantik Firma
guaman, M/S Ziyyad Mohammad and Co diterima pada 20 Oktober
2011. Surat pelantikan untuk firma guaman tersebut dikeluarkan pada
21 Oktober 2011 untuk menyedia dan menyiapkan Standing Order
tersebut pada atau sebelum 31 Disember 2011.

2. Taklimat daripada pihak KWSP

Bahagian PRM akan menghubungi pihak KWSP lagi dan menjemput
mereka untuk memberi taklimat tersebut. Walau bagaimanapun,
tarikh dan masa adalah tertakluk kepada persetujuan daripada pihak
KWSP.


1. Status Standing Orders 2011

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Ketua Sektor Pengurusan Korporat
akan mengagihkan deraf Standing Order kepada semua Ketua Sektor
lain pada 15 Dis 2011.

Deraf tersebut juga akan dihantar ke State Attorney General (SAG) dan
Jawatankuasa Sumber Manusia untuk komen dan diendors. Seterusnya,
ke mesyuarat Lembaga Pengurusan Pustaka dan Majlis Mesyuarat
Kerajaan Negeri (MMKN) untuk kelulusan sebelum diterima-pakai oleh
Pustaka.



4
2. Caruman KWSP (Majikan/Pekerja)

Berikut adalah komen yang telah dibincangkan dan dipersetujui semasa
mesyuarat:
1. Caruman KWSP hendaklah terlebih dahulu mendapat persetujuan
dan kelulusan pihak yang bertanggungjawab. Mesyuarat Lembaga
Pengurusan telah menasihatkan untuk berbincang dengan
Setiausaha Kerajaan Negeri Sarawak sebelum dilaksanakan
cadangan caruman pihak majikan-15% dan pekerja-11%;

2. Pengerusi MBJ akan berjumpa dan berbincang dengan Setiausaha
Kerajaan Negeri Sarawak;

3. Hasil kajian yang dijalankan, sebanyak 70% daripada staf memilih
untuk diserapkan ke Skim Pencen;


3. Skim Saraan Baru Perkhidmatan Awam (SBPA)

Berhubung dengan Skim Saraan Baru Perkhidmatan Awam (SBPA),
mesyuarat bersetuju untuk menjemput wakil daripada JKM untuk
memberi taklimat pelaksanaannya semasa Perhimpunan Staf yang akan
datang.

Pengerusi mesyuarat juga mengarahkan untuk mengatur satu
mesyuarat ke Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) secepat mungkin
berkenaan dengan jawatan Pegawai Tadbir, N54 (berpencen) serta isu-
isu perjawatan dan status Pustaka Negeri Sarawak.


Status Standing Orders 2011
Deraf pertama telahpun diedarkan kepada semua Ketua Sektor untuk
mendapat maklumbalas. Setakat ini Ketua Sektor ICT telah memberi
beberapa input yang telahpun dimasukkan dalam Deraf tersebut.
Perkara ini akan dibincangkan semula semasa mesyuarat Ketua Sektor
pada 24 Februari 2012.

Caruman KWSP majikan-15% dan pekerja-11%

Pemangku KPE telahpun membawa perkara ini kepada YB Setiausaha
Kerajaan Negeri tetapi tidak mendapat persetujuan/kelulusan.





5
Status Pencen

Pemangku KPE telah membincangkan perkara ini dengan Pengerusi
pada 1 Februari 2012 dan beliau menasihatkan agar perkara ini
diusahakan bersama dengan pihak JKM. Perjumpaan dengan Pengarah
Unit HRM, Jabatan Ketua Menteri akan dibuat pada bulan Mac.

Skim Saraan Baru Perkhidmatan Awam (SBPA)

Pemangku KPE telahpun membuat taklimat ringkas dan juga penjelasan
tentang beberapa isu berkaitan dengan Skim seperti diatas. Walau
bagaimanapun, setakat ini, pihak Kerajaan Negeri belum lagi memberi
sebarang arahan lanjut/baru berkaitan dengan pelaksanaan Skim
tersebut.

Mesyuarat telah memutuskan untuk meneruskan pengemaskinian
maklumat di dalam Standing Orders 2011 hasil daripada maklumbalas
Ketua Sektor dan bersetuju dengan cadangan permohonan Skim
Pencen untuk staf Pustaka Negeri. Pelaksanaannya akan dijalankan
dengan berperingkat.


Tindakan Ketua Sektor Pengurusan Korporat



1.2 Pelekat Untuk Kereta Staf
[Kertas MBJ#6 02/2011]
1/2012














Pihak Unit Kewangan memaklumkan pada 16 November 2011
bahawa Sticker tersebut masih dalam proses pembelian dan akan
diedarkan kepada staf tidak lama lagi.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pihak ICT Pustaka masih dalam
proses mereka-bentuk stiker tersebut. Mesyuarat bersetuju agar
stiker tersebut mesti disiapkan pada 15 Disember 2011
menggunakan peruntukan tahun 2011.

Pelekat telah diedarkan kepada staf yang berminat/bersetuju untuk
menggunakannya.


TUTUP



6

1.3. Memberi Khidmat Kaunseling kepada staf yang memerlukan
1/2012 Perkara ini telah dibincangkan dengan pihak JKM (Encik Mohd.
Arsat). Beliau memaklumkan bahawa setakat ini pool Kaunselor di
Jabatan Ketua Menteri tidak begitu aktif.

Namum bagi staf yang sangat memerlukan khidmat kaunseling, boleh
mengubungi beliau. Beliau juga memaklumkan bahawa pihak JKM
akan mengadakan kursus kaunseling untuk wakil-wakil daripada
agensi-agensi dalam masa yang terdekat.


Mesyuarat juga memaklumkan bahawa sekiranya ada keperluan,
akan dikendalikan secara case-by-case basis.


TUTUP




2. PENTADBIRAN


2.1 Pengubahsuaian Kaunter Perkhidmatan di Bahagian MMG Sempena
Ulangtahun Ke-10 Pustaka Negeri Sarawak
1/2012















Hasil perbincangan tersebut akan dibawa ke mesyuarat Lembaga
yang akan datang untuk mendapat kelulusan memandangkan perkara
ini melibatkan peruntukan yang besar dan perubahan bagi beberapa
aspek fizikal di dalam bangunan Pustaka.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa perbincangan dengan Unit
Penyelenggaraan Bangunan telah diadakan pada bulan Oktober
2011. Manakala, perbincangan dengan sektor berkaitan akan
diadakan pada 21 Dis 2011.

Cadangan dan justifikasi yang dihasilkan kelak akan dikemukakan
kepada Pemangku Ketua Pegawai Eksekutif dan semua Ketua
Sektor. Pembentangan cadangan perubahan kaunter akan diadakan
pada 14 Dec 2011.

Proposed location of Service Counter/Reference Desk at Pustaka
Negeri Sarawak telahpun dikemukakan kepada Pemangku KPE dan
semua Ketua Sektor melalui emel pada 15 Disember 2011 dan juga
dihantar semula pada 18 Jan 2012 untuk mendapat maklumbalas bagi
7
menambahbaik cadangan tersebut. Setakat ini, belum ada sebarang
maklumbalas diterima.

Mesyuarat bersetuju untuk meneliti cadangan - yang dikemukakan
dengan mengambil-kira peruntukan yang terlibat sebelum dilaksanakan.


Tindakan Ketua Sektor Pengurusan Korporat


2.2 Kursus/Latihan Untuk Juruteknik, Gred J17 diPustaka Miri
1/2012 Perkara ini telah dimaklumkan kepada Unit HRD, Jabatan Ketua
Menteri untuk menambah Pustaka Negeri Sarawak dalam senarai
agensi bagi kursus teknikal yang dianjurkan oleh pihak JKM atau
CMM.

Pihak Pengurusan juga akan mengadakan Pustaka Competency
Workshop pada, 19 23 March 2012 untuk mengenalpasti dan
menentukan kursus dan latihan yang diperlukan untuk semua
kategori jawatan di Pustaka. Ini bertujuan untuk memastikan
kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan oleh kakitangan
adalah berdasarkan bidang tugas dan juga untuk tujuan
pembangunan kerjaya.


Bengkel akan dibuat pada 5 6 Mac 2012 untuk membuat Competency
Dictionary (deperolehi daripada JKM) yang akan diubahsuai mengikut
keperluan Pustaka.

Diharap akan meningkatkan keberkesanan kursus/latihan yang
dikendalikan oleh Pustaka.

TUTUP


3. PERKHIDMATAN


3.1. Laporan Penilaian Prestasi (SKT) Tahun 2009
1/2012




Tindakan

Perkara ini akan diambil tindakan oleh Pengerusi MBJ dengan
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Sarawak.



Pengerusi MBJ

8
4. ELAUN DAN KEMUDAHAN


4.1 Pakaian Seragam Penyambut Tetamu (Usherette) Majlis Rasmi
Pustaka Negeri Sarawak [KERTAS MBJ#1 Bil. 03/2011]

1/2012 Perkara ini telahpun diumumkan kepada staf semasa Perhimpunan
Staf pada bulan Oktober 2011.

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pembelian baju batik untuk semua
staf Pustaka akan dilakukan pada tahun 2012.

Bahagian PRM telah mendapatkan beberapa sebutharga/quotations
berkaitan dengan pembelian baju batik untuk semua staf Pustaka.
Perkara ini akan dibawa ke Mesyuarat Lembaga Pengurusan untuk
mendapat kelulusan.

Mesyuarat telah bersetuju agar kos termasuk pembelian kain dan upah.
Disamping itu, sample corak kain dan design akan dikemukakan semasa
mesyuarat yang akan datang untuk mendapat persetujuan.

Kos menjahit untuk pakaian perempuan yang ditetapkan ialah RM60.00
se pasang dan RM40 se pasang untuk pakaian lelaki. Semua staf JBC
termasuk kontrak akan disediakan dengan pakaian tersebut.



Tindakan Ketua Sektor Pengurusan Korporat





4.2 Menambah Bilangan Panel Bank Untuk Pinjaman Perumahan
[Kertas MBJ#2 - Bil. 04/2011]

1/2012 Cadangan ini akan dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan
Lembaga pada bulan April yang akan datang. Sebarang
k

eputusan akan dimaklumkan kepada staf.

Mesyuarat tidak menggalakkan untuk menambah blangan panel
Bank untuk pinjaman perumahan dan seterusnya tidak bersetuju
untuk membawa perkara tersebut ke mesyuarat Pengurusan.


TUTUP
9


4.3 Vaksin Mencegah Kanser Serviks Untuk Staf Wanita Sahaja
[Kertas MBJ#1 - Bil. 04/2011]

1/2012 Pihak Sarawak General Hospital Kuching telah dirujuk berkaitan
dengan perkara ini. Sehubungan itu, Pengarah GH, Dr. Abdul Rahim
bin Abdullah juga telah dimaklumkan mengenai perkara ini melalui
surat yang dihantarkan kepada beliau pada 15 Februari 2012 dimana
Pustaka memohon satu taklimat dibuat untuk kakitangan semasa
Staff Assembly. Walau bagaimanapun, tarikh taklimat ini adalah
tertakluk kepada pihak Sarawak General Hospital Kuching.


Mesyuarat dimaklumkan bahawa satu taklimat oleh Pakar Perubatan
Hospital Umum Sarawak mengenai Pencegahan Kanser dan Vaksin
akan diadakan pada 27 Feb 2012 semasa Perhimpunan Staf.


Tindakan Ketua Sektor Pengurusan Korporat






5. KEWANGAN

5.1. Prosedur Permohonan Wang Pendahuluan tidak standard.

1/2012 Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa taklimat tentang Prosedur
Kewangan akan disampaikan semasa Perhimpunan Staf pada 27
Feb 2012.


Tindakan Akauntan










10



6. HAL HAL LAIN


6.1 Lampu Limpah Sekitar Tasik Pustaka
[Kertas MBJ#7 02/2011]
1/2012 Perkara ini masih dalam kajian bagi memastikan pemasangan
lampu-lampu baru di sekitar tasik Pustaka berkesan, selamat dan
cost-effective. Penelitian dalam hal ini adalah sangat mustahak
memandangkan terdapat beberapa unit lampu disekitar kawasan
Pustaka dicuri, hilang atau rosak (vandalized).

Mesyuarat bersetuju membawa perkara tersebut ke Jawatankuasa
Kejuruteraan dan Penyelenggaraan untuk komen dan perbincangan.

Tiga cadangan dengan kos berbeza telah dibentangkan semasa
mesyuarat Jawatankuasa Kejuruteraan dan Penyelenggaraan pada
8 Februari 2012 di Pustaka Miri. Mesyuarat berpendapat bahawa
cadangan tersebut harus dibuat semula dengan mengambil kira
nasihat dan beberapa pandangan yang dikemukakan semasa
mesyuarat dengan pihak BDKU dan JKR memandangkan kos
terlibat dalam projek ini adalah besar. Cadangan ini akan
dibentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Pengurusan pada bulan
April.


Tindakan



Ketua Sektor Pengurusan Korporat

6.2 Amaran membocorkan maklumat sulit di Pejabat

1/2012 Keputusan mesyuarat untuk memaklumkan semua staf berkenaan
dengan amaran membocorkan maklumat sulit pejabat akan
diumumkan oleh Pengerusi MBJ di dalam perhimpunan staf yang
akan datang.


Tindakan Pengerusi MBJ






11
6.3 Majlis Makan Malam Tahunan 2011
1/2012 Pengumuman akan dibuat semasa Staff Assembly bahawa mana-
mana staf yang telah mengesahkan kehadiran tetapi tidak hadir pada
mana-mana majlis makan malam yang ditanggung oleh Pustaka akan
dikehendaki membayar kos jamuan tersebut.

Majlis Makan Malam Tahunan 2011 (tarikh dan tempat) akan
dibincangkan dengan lebih lanjut semasa mesyuarat Ketua Sektor
dan MBJ pada 24 Februari 2012.


Majlis makan malam telah dilaksanakan.

TUTUP


C. HAL- HAL LAIN


1. Sistem Kehadiran ke Pejabat

1/2012 Mesyuarat memaklumkan bahawa mulai bulan Mac 2012, sistem BIO
scan akan mulai dikuatkuasakan ke atas kehadiran staf di pejabat.
Mesyuarat juga telah bersetuju untuk mengambil tindakan terhadap staf
yang hadir lewat ke pejabat melebihi tiga (3) kali setiap bulan.


Tindakan Ketua Sektor Pengurusan Korporat



2. Hasil Kajian RANDAU diadakan semasa Staf Assembly

1/2012 Mesyuarat dimaklumkan hasil daripada kajian yang diadakan didapati
staf lebih memilih agar sesi RANDAU diadakan secara berasingan
daripada Perhimpunan Staf.

Oleh kerana tujuan MBJ dan RANDAU mengandungi isu kebajikan
yang sama, mesyuarat bersetuju, mulai sekarang sebarang isu yang
dikemukakan oleh staf hendaklah dicatat nama penghantar isu
berkenaan. Sekiranya isu yang dihantar tidak mempunyai nama, isu
tersebut tidak akan dibaca dan akan dimaklumkan secara umum sahaja.

Tindakan MAKLUMAN

TUTUP
12

3. Tuntutan Perubatan Melebihi Had
1/2012 Mesyuarat dimaklumkan mengenai cadangan utuk menambah
peruntukan kemudahan perubatan RM1,000.00 yang sedia ada
sekarang.

Tambahan diperlukan kerana had peruntukan yang sedia ada tidak
mencukupi untuk membantu staf membiayai bayaran perubatan diri
dan keluarga terdekat.

Mesyuarat tidak bersetuju dengan cadangan tambahan tersebut
kerana ianya hanyalah kemudahan dan bukan hak semata-mata.
Tambahan pun kemudahan tersebut boleh ditarik pada bila-bila masa.


Tindakan Makluman

TUTUP



4. Mesyuarat MBJ diadakan di luar negeri Sarawak atau di
Singapura

1/2012 Mesyuarat memaklumi cadangan untuk mengadakan mesyuarat MBJ
yang akan datang ke luar negeri Sarawak atau di Singapura untuk
memperluaskan lagi pengetahuan dan bertukar-tukar fikiran melalui
lawatan sambil belajar dengan staf organisasi lain.

Mesyuarat mengarahkan agar satu kertas kerja berserta peruntukan
terperinci dikemukakan ke mesyuarat akan datang sebelum
dipertimbangkan untuk kelulusan.


Tindakan Presiden Wakil Pekerja











13


Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.30 petang.




Disahkan oleh Pengerusi:



______________________
(JAPRI BUJANG MASLI)





Minit Direkod oleh:















..............................................

Ismewatti Hj. Narawi
Setiausaha-Wakil Pekerja


..

Syeeida Hj. Ali Husien
Setiausaha- Wakil Pengurusan