ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Y ENFOQUES

Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien aprovecharlas al
mximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer uso del
tiempo, el recurso ms preciado, en forma eficiente.

La administracin del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma
regular, para comprender la forma ms adecuada de usarlo en forma efectiva.

Manejar su tiempo le obligar a ser explcito en cuanto al valor que le da a su vida personal y
profesional, y le permitir dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le
ayudar a mantener el equilibrio entre las mltiples presiones bajo las cuales est sometido,
facilitndole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrs y el cansancio.

a) Los enfoques tradicionales de administracin del tiempo

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo estn orientados por
una lgica de corto plazo. Estos enfoques generan hbitos de comportamiento cortoplacistas,
influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares,
escolares, empresariales y comunitarias. Sus mtodos terminan provocando los males y
desequilibrios que pretendemos evitar. Veamos algunas de sus principales premisas y
limitaciones:

Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer ms en menos tiempo". Pero el supuesto
subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una diferencia vital entre
eficiencia y efectividad. Ya que hacer ms velozmente las cosas nos precipita ms rpido al
abismo de la crisis si antes no hemos verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que
llegar ms rpido al lugar equivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".

Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las
acciones de los dems. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos
relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos
en la cuenta de que lo nico que tenamos era la "ilusin de tener el control" y que lo nico
que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que
puede tener una relacin personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el
control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad
de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relacin
despus.

Chronos: la administracin tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego
que define al tiempo cronolgico, lineal y secuencial. Ningn segundo vale ms que otro y el
reloj maneja nuestra vida. Pero la clave est en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de
calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de l. No en la cantidad de
tiempo chronos invertido. La idea de tiempo kairos, tambin deriva de la antigua Grecia. Con
este vocablo los griegos definan al tiempo de oportunidad para adelantarse a un competidor
en las competencias de carros tirados por caballos. Por lo que reconocer las oportunidades
que se nos presentan para nuestra superacin personal y aprovecharlas, constituye un tiempo
de calidad que escapa a la medicin secuencial del tiempo chronos.

Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que
tambin nos rodean. Los valores guan nuestras elecciones porque creemos en ellos. Pero la
mera valoracin de algo no garantiza mejoras en nuestra calidad de vida, si los valores no se
ajustan a los principios. Los valores son subjetivos e internos, los principios parecen ser
objetivos y externos. Existe una creencia universal en principios tales como: la justicia, la
honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad, la paciencia, etc.
Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos principios funcionan
independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan.
Aunque por nuestra natural imperfeccin humana no podamos comportarnos totalmente de
acuerdo con ellos, igualmente desearamos vivir y ser tratados de acuerdo con ellos. Cuando
ms en sintona estn nuestros valores con estos principios, mayor felicidad y significado
tendrn nuestras vidas. Contrastando esta afirmacin con el absurdo, podemos formarnos
juicio sobre su validez. Pensemos lo que sera de una organizacin gobernada por valores
como la injusticia, la mentira, la bajeza, la inutilidad, el engao o la mediocridad.

Administracin: el modelo tradicional se ocupa de la administracin, no del liderazgo. La
administracin es til cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas veces los
problemas no son de administracin, sino de liderazgo y no es suficiente con mantener firme
el rumbo. En realidad mantener firme el rumbo slo empeora las cosas. A veces hay que
buscar otros rumbos y esto significa liderar.

Mtodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee mtodos. Nos dice como hacer
"bien" las cosas. Si bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad que experimentamos, tambin
limita nuestra libertad de accin adormeciendo nuestros centros del pensamiento creativo. Al
renunciar a la innovacin quedamos esclavos de nuestros paradigmas, en lugar de hacer que
los paradigmas estn a nuestro servicio.

""Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos tienen a nosotros; A esto
ltimo, lo llamamos el "efecto paradigma". Sobre todo si se trata de un paradigma exitoso, es
probable que nos enamoremos de la solucin que nos proporcion.

b) Un enfoque de efectividad para el manejo del tiempo

El presente enfoque es uno de efectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo,
superador de la eficacia que slo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relacin
costo beneficio y tambin de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recursos
sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades de las personas
involucradas en el proceso.

La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el
malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensacin de correr a los problemas
siempre desde atrs, atender slo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc.
Veamos entonces ahora, las premisas y componentes de una administracin del tiempo
efectiva:

c) La visin de futuro

Llamaremos visin de futuro a nuestra aptitud para ver ms all de la realidad actual y
convertirnos en algo que todava no somos. La existencia de una visin de futuro es un
elemento indispensable para que exista la posibilidad de superacin personal y colectiva.
Nadie puede encontrar motivacin para superarse teniendo en cuenta slo su situacin actual.
Por lo tanto, sin visin de futuro no hay motivacin y sin motivacin tampoco hay nadie que
pueda mejorar su manejo del tiempo. Por lo que si no existe una visin de futuro o ni siquiera
un modelo aproximado que nos impulse a imitar es indispensable crearlo.
"Tener una visin de futuro nos permite aventurarnos a ejercer nuestro pensamiento creativo
y no simplemente responder a las circunstancias actuales"

La visin es la certeza de haber encontrado el destino correcto. Puede asimilarse a la brjula
que nos marca el norte que necesitamos sincronizar con nuestro reloj para privilegiar las
actividades que nos mantengan dentro de la direccin adecuada.

Cuando nuestra visin es limitada por ejemplo un horizonte de tiempo de semanas o a lo
sumo de un par de meses-, basamos nuestras elecciones en lo inmediato. Tambin si nuestra
visin esta sesgada a una sola esfera -social o econmica, por ejemplo- estas opciones nos
pueden llevar al desequilibrio y a la frustracin por olvidar otras necesidades (mentales,
espirituales, etc.). La visin que sirve de base a un cambio sostenible debe integrar todos los
roles de nuestra vida en un equilibrio adecuado.

No se trata de triunfar en un rol a expensas de los dems. La sostenibilidad es equilibrio y el
equilibrio es conjuncin (y), de ninguna manera disyuncin (o).

Podemos afirmar que si la posibilidad de cambiar distingue a las personas inteligentes de las
que no lo son, entonces la posibilidad de lograr cambios efectivos, diferencia a su vez a las
personas inteligentes de las que se destacan por poseer rasgos de sabidura.
Controle su tiempo

Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo, pero existen ciertos elementos bsicos para
controlar el tiempo:

Conozca cmo utiliza su tiempo: durante un par de das (mejor an, una semana), lleve
una bitcora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categoras
como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida,
descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde
con sus responsabilidades.
Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que
quiere lograr cada da y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asgneles un tiempo
estimado a cada una y establezca sus prioridades.
Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirn
comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo especfico. Las
herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (todo listo), calendarios,
planificadores, etc.
Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para
controlar el tiempo suelen ser:
o Sobrecargar su horario: tratar de hacer ms de lo que resulta posible.
o Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su
trabajo
o Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefnicas no
planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.