Ministerul Fondurilor Europene

Autoritatea de Management POS DRU

INSTRUCIUNEA Nr. ..
Prezenta instructiune descrie procesul ce trebuie urmat de catre beneficiarii proiectelor finantate prin POSDRU,
proiecte de tip grant, strategic si ajutor de minimis, in vederea solicitarii prefinantarii, rambursarii cheltuielilor si
implementarii activitatilor propuse prin proiecte.
Avnd !n vedere"
# Utilizarea eficient$ a fondurilor nerambursabile !n concordan%$ cu obiectivele &i activit$%ile proiectului,
coroborat cu prevederile contractuale'
# (hidul Solicitantului # )ondi%ii (enerale * +,-. &i +,-/ si (hidurile Solicitantului * )onditii Specifice,
aferente cererilor de propuneri de proiecte lansate de A0POSDRU !n anii +,-. &i +,-/'
Dire!torul "eneral al Autorit#$ii de Management pentru Programul Opera$ional
Se!torial De%&oltarea Resurselor Umane emite pre%enta
INSTRUCIUNE"
Art. ' PREFINANTARE
'.'. 1n conformitate cu prevederile contractului de finantare, beneficiarii proiectelor finantate prin POSDRU pot
solicita in nume propriu si2sau pentru parteneri sume cu titlu de prefinantare.
'.(. 34ceptie fac beneficiarii proiectelor finantate prin POSDRU si partenerii acestora, care sunt finantati integral
din bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale, nu vor putea primi
prefinantare, deoarece isi vor asigura, prin bugetul propriu, sumele necesare finantarii valorii totale a
activitatilor proprii, pe care le desfasoara in cadrul proiectului.
1n vederea solicitarii si primirii prefinantarii, beneficiarul completeaza cererea de prefinantare si o va
depune la sediul A02 O12O1R POSDRU responsabil, impreuna cu restul documentelor prevazute prin contratul de
finantare.
1n acest sens, se vor completa si depune la sediul A02O12O1R POSDRU, in + e4emplare originale, ane4ele"
- Anexa B1- Cererea de prefinantare
- Anexa B2 - Repartizarea intre parteneri a bugetului reprezentand valoarea totala eligibila a contactului de
finantare n vederea stabilirii prefinantarii .
Anexa B2 se va completa, cu respectarea prevederilor acordului de parteneriat si avand in vedere bugetul
proiectului, anexa la contractul de finantare, de catre Beneficiarii proiectelor care, in conformitate cu prevederile
contractului de finantare primesc prefinantare, calculata ca procent din valoarea totala eligibila a contractului de
finantare finantarea nerambursabila si contributia proprie!.
- Comunicarea desc"iderii contului special, emis# de c#tre institu$ia financiar# resposabil# de desc"iderea
acestuia. Comunicarea de desc"idere a contului va purta n mod obligatoriu data, semn#tura %i %tampila unit#$ii
emitente&
- Anexa 1 '(' - 'ormularul de identificare financiar# n format standardizat!
Din sumele primite cu titlu de prefinantare, 5eneficiarii pot avansa sume Partenerilor, care sunt indreptatiti sa
primeasca prefinantare 6in conformitate cu prevederile art.+ alin.6.7 lit.d7 din OU( nr.8/2+,,97 1n limita si in
conditiile stabilite prin acordul de parteneriat, ane4a la contractul de finantare.
Page 1
'.). Pentru beneficiarii proiectelor care intra sub incidenta ajutorului de stat si de minimis, acestia vor prezenta in
afara de documentele solicitate mai sus si o scrisoare de garantie bancara2instrument de garantare pentru suma
aferenta prefinantarii solicitate, emis in conformitate cu legislatia aplicabila.
1n acest sens, se vor completa si depune la sediul A02O12O1R POSDRU, in + e4emplare originale, ane4ele"
# Anexa 2 ) 'ormat standard cerere de prefinan$are a*utor de stat+ de minimis
- Anexa 1- '(' - 'ormularul de identificare financiar# n format standardizat!
- Comunicarea desc"iderii contului special, emis# de c#tre institu$ia financiar# resposabil# de desc"iderea
acestuia. Comunicarea de desc"idere a contului va purta n mod obligatoriu data, semn#tura %i %tampila unit#$ii
emitente&
- ,crisoare de garan$ie bancar#, nc"eiat# n conformitate cu prevederile contractului de finan$are.
5eneficiarul este obligat s$ fac$ dovada e4isten%ei unui )ontract de furnizare de bunuri2servicii2e4ecu%ie lucr$ri
!ncheiat !ntre acesta &i un operator economic !n conditiile si termenele stabilite prin contractul de finantare, cu
e4ceptia primei transe de prefinantare.
Art. ( CEREREA DE RAM*URSARE
1nainte de a depune cererea de rambursare la sediul A02O1 O1R POSDRU responsabil, liderul de parteneriat este
obligat sa introduca in modulele din sistemul Action :eb, informatiile ce urmeaza a fi declarate in cadrul cererii de
rambursare.
Pentru solicitarea ramburs$rii cheltuielilor efectuate, 5eneficiarul depune la sediul A02O12O1R cererea de
rambursare &i documentele aferente, parcurgand urmatorii pasi"
PAS '
-. 1ncarca in Action :eb activitatile proiectului, in modulul * Planul activitatilor in conformitate cu prevederile
Ane4a #0anualul de utilizare A);1O< :35 *P=A<U= A);1>1;A;1=OR
+. 1ncarca in Action :eb e4pertii proiectului, in modulul * 34perti in conformitate cu prevederile Ane4a #
0anualul de utilizare A);1O< :35 * 0ODU= 3?P3R;1.
.. 1ncarca in Action :eb informatii ale grupului tinta selectat in proiect, in modulul # (rup tinta in conformitate
cu prevederile Ane4a # 0anualul de utilizare A);1O< :35 *(RUP ;1<;A .
/. 1ncarca in Action :eb, in conformitate cu prevederile 0A<UA=U=U1 D3 )O0P=3;AR3 1< S1S;30U=
A);1O< :35 Ane4a, in modulele" Persoane fizice si juridice, )ontracte de achizitii, Documente justificative,
Documente de plata, 3videnta cheltuielilor efectuate si )ereri de rambursare, documentele justificative
financiare si tehnice, scanate dupa originale, care urmeaza sa fie declarate in cadrul cererii de rambursare.
Documentele suport de natur$ tehnic$ si financiara pentru toate cheltuielile solicitate la rambursare de beneficiari
vor fi incarcate -,, @ in sistemul Action :eb in modulele -ersoane fizice si *uridice, Contracte de ac"izitie,
.ocumente *ustificative, .ocumente de plata, /videnta c"eltuielilor efectuate, in conformitate cu 0anualul de
utilizare A: ane4a .
1n aceste module din sistemul Action :eb beneficiarul trebuie sa introduca, cronologic, informatii despre"
# persoanele fizice si juridice in relatie cu care vor fi emise documente justificative si de plata, pe masura ce
acestea intervin in implementarea activitatilor proiectului. 1nformatiile prezentate vor fi introduse detaliat, pana la
nivel de persoana 6e4pert implementare sau echipa management7 respectiv de furnizor2 emitent de factura2 bon fiscal
la nivel de item de cheltuiala indiferent daca e4ista sau nu incheiat un contract.
# contractele incheiate pentru care vor fi emise documentele justificative.
# documentele justificative prin care se angajeaza cheltuiala efectuata in vederea implementarii activitatilor
proiectului.
# documentele de plata prin care se face dovada efectuarii platilor.
# documentele justificative tehnice2 livrabile, care probeaza efectuarea activitatilor proiectului.
=ista Documentelor justificative financiare si tehnice aferenta fiecarui modul din sistemul A:, fara a fi limitativa,
este prezentata !n Ane4a A la prezenta instruc%iune B=ista documentelor justificativeC
PAS (
Page 2
depun la sediul AM+OI+OIR POSDRU responsa,il- in ( e.emplare originale/
-. Dormularul cererea de rambursare# Ane4a
+. Raportul ;ehnico Dinanciar * Ane4a
.. 3videnta cheltuielilor generata din A: * Ane4a
/. Registrul grupului tinta. Ane4a
E. Raport auditor financiar
8. Dormularul de 1dentificare Dinanciar$ 6D1D7 * Ane4a , pentru contul de rambursare special deschis pentru
proiect, numai pentru prima cerere de rambursare sau daca se modifica prin <otificare in conformitate cu contractul
de finantare.
F. )ertificatul A<AD si declaratia pe proprie raspundere beneficiar2parteneri vizata de A<AD privind
nedeductibilitatea ;>A eligibila solicitata la rambursare 6+ originale7.
9. Declara ie pe proprie r$spundere privind legalitatea modalit$ ii de angajare a e4per ilor Ane4a
-,. (rafic estimativ depunere )R) si )P * Ane4a
Diecare lider de parteneriat2beneficiar va putea vizualiza in Action :eb, in modulul )ereri de rambursare, clasa de
risc aferenta proiectului si istoricul incadrarii intr#o anumita clasa de risc, precum si cheltuielile neavizate la plata
de catre A02 O1R2O1 POSDRU responsabil.
Art. ) MECANISMU0 DECONTARII CERERI0OR DE P0ATA
Art. ).'. 0ecanismul decont$rii cererilor de plat$ se aplic$ beneficiarilor publici &i priva%i care implementeaz$
proiecte finan%ate !n cadrul POSDRU, !n baza contractelor de finan%are !n vigoare la momentul emiterii prezentei
1nstruc%iuni, cu e4cep%ia celor prev$zu%i de art. E alin.6-7#6.
-
7 din OU( 8/2+,,9 cu complet$rile &i modific$rile
ulterioare 6OU( F/2 ,/.,9.+,-. si OU( +92 ,+.,8.+,-/7.
Art. ).(. =iderii de parteneriat vor fi obligati sa depuna cereri de plata daca e4ista solicitare scrisa din partea
partenerului2partenerilor de implementare a proiectului, insotita de documentele justificative prevazute de prezenta
instruciune 6 chiar daca liderii de parteneriat nu intentionau sa depuna cerere de plata7.
Art. ).) 0ecanismul decont$rii cererilor de plat$ se aplic$ beneficiarilor publici si priva%i care implementeaz$
proiecte finan%ate !n cadrul POSDRU, !n urm$toarele !ondi$ii/
a. Gn baza cererilor de plat$ depuse spre decontare pe baza prezentului mecanism, A0POSDRU va onora doar
sumele reprezentnd contravaloarea contribu%iei DS3 &i respectiv contribu%iei de la bugetul na%ional'
b. Prefinan%area acordat$ beneficiarilor a fost cheltuit$ !n integralitate sau prefinan%area disponibil$ la nivelul
fiec$rui beneficiar2partener nu acoper$ plata facturii2facturilor2documentelor care atest$ obliga%iile de plat$ scadente
ale fiec$ruia dintre ace&tia.
Art. ).1. =a cererile de plat$, A02O1 POSDRU suspend$ mecanismul de recuperare a prefinan%$rii, cu
o,ligati&itatea depunerii trimestrial, de c$tre beneficiari, de minimum o cerere de rambursare obi&nuit$, de valoare
cel pu%in egal$ cu suma prefinan%$rii de recuperat aferent$ cererilor de plat$ depuse !n intervalul respectiv de . luni,
!n vederea recuper$rii integrale a prefinan%$rii nededuse, !nainte de cererea de rambursare final$.
Gn cazul !n care beneficiarii nu depun trimestrial cererea de rambursare obi&nuit$, se suspend$ aplicarea
mecanismului cererilor de plat$ pn$ la recuperarea integral$ a prefinan%$rii aferente cererilor de plat$ achitate pn$
!n acel moment.
Gn cazul !n care prefinan%area nu a putut fi dedus$ !n totalitate pn$ la ultima cerere de rambursare intermediar$,
aceasta se va deduce din cererile de plat$ depuse ulterior.
Art ).2. Avnd !n vedere specificul POSDRU, respectiv cheltuieli multiple cu valoare individual$ redus$,
beneficiarul poate depune o singur# !erere de plat# pe lun#, cu o valoare minim$ de 2.333 lei in!lusi& T4A.
Art ).5. Gn termen de ma4im . zile lucr$toare de la primirea facturilor 6pentru livrarea bunurilor2prestarea
serviciilor2e4ecu%ia lucr$rilor recep%ionate7 acceptate la plat$ de c$tre beneficiar, a facturilor de avans !n
conformitate cu clauzele prev$zute !n contractele de achizi%ii publice aferente proiectelor implementate, acceptate la
plat$ de c$tre beneficiar, precum &i de la !ntocmirea2primirea statelor privind plata salariilor,
statelor2centralizatoarelor pentru acordarea burselor, subven%iilor &i premiilor acceptate la plat$ de c$tre beneficiar,
acesta depune, la A02O1 POSDRU, )ererea de plat$ 6Ane4a 7 &i documentele justificative aferente acesteia.
Page 3
).5.'. * in cazul facturilor2facturilor de avans, termenul de . zile lucratoare mentionat la art...8. se va calcula de la
data a!!eptarii la plata de !atre ,ene6i!iar sau parteneri. Prin sintagma Bacceptare la plataC se intelege
aplicarea sigiliului, a semnaturii pentru B5un de plataC,precum si data aplicarii acestora de catre beneficiar sau
parteneri.
).5.(. * in cazul statelor privind plata salariilor, statelor2centralizatoarelor pentru acordarea burselor, subven%iilor &i
premiilor, sunt + situatii "
a7 in cazul documentelor intocmite de beneficiar, termenul de . zile lucratoare mentionat la art...8. se va calcula de
la data intocmirii documentului respectiv'
,7 in cazul documentelor intocmite de partener si transmise catre beneficiar in vederea depunerii de catre acesta a
cererii de plata, termenul de . zile lucratoare mentionat la art...8. se va calcula de la data inregistrarii
do!umentelor respe!ti&e in registrul de intrari8iesiri al ,ene6i!iarului.
).5.). * in !al!ularea termenului de ma.im ) %ile lu!ratoare, sunt urmatoarele situatii "
a7 # in cazul facturilor2facturilor de avans, nu se vor include ziua in care se accepta la plata factura2factura de avans
si ziua in care se depune la A02O1 POSDRU cererea de plata'
,7 # in cazul statelor privind plata salariilor, statelor2centralizatoarelor pentru acordarea burselor, subven%iilor &i
premiilor, sunt + situatii "
,.'.7 in cazul documentelor intocmite de beneficiar, nu se vor include ziua in care se intocmeste documentul si ziua
in care se depune la A02O1 POSDRU cererea de plata aferenta'
,.(.7 in cazul documentelor intocmite de partener si transmise catre beneficiar, nu se vor include ziua in care se
inregistreaza documentul la beneficiar si ziua in care se depune la A02O1 POSDRU cererea de plata aferenta'
Art ).9. Cererea de plat# Ane4a, va fi depus$ de c$tre beneficiar !n original, !n + e4emplare, semnat$ &i
&tampilat$, pe suport de hrtie, !nso%it$ de urm$toarele documente"
# Declara%ia pe proprie r$spundere privind prefinan%area Ane4a '
# Documentele justificative aferente cererilor de plata prev$zute de Ane4a a prezentei 1nstructiuni, pentru fiecare
categorie de cheltuiali, cu e4cep%ia documentelor care atest$ plata, pe suport electronic' cererea de plata nu se
introduce in Action :eb.
# D1D Ane4a cu contul deschis la ;rezorerie'
# Raportul ;ehnico Dinanciar Ane4a aferent perioadei de raportare. Perioada raportata va fi perioada de derulare a
activitatilor pentru care se solicita sumele la plata.
# dovada platii contributiei proprii, conform OU( +92+,-/.
Pentru cererile de plat$ documentele justificative se vor depune !n procent de -,, @ in format electronic, scanate
pdf. dupa documentele originale, semnate si stampilate conform prevederilor contractuale.
Documentele justificative vor fi organizate pe tipuri de cheltuieli, dispuse !n foldere distincte.
34. - " folder Resurse umane * salariu ianuarie manager proiect ? 6toate documentele care atest$ angajarea7.
34. + " folder Alte tipuri de costuri * )heltuieli e4ternalizate * e4ternalizare organizare conferin%$ 6toate
documentele de angajare cheltuial$, inclusiv dosarul de achizi%ie7.
34. . " documenta%ia de achizi%ii
)heluielile cu cazarea, transportul &i diurna 6Ordinul de deplasare completat !n conformitate cu prevederile
O0DP nr. .E-+2+,,F privind documentele financiar#contabile, Decont de cheltuieli completat !n conformitate
cu prevederile O0DP nr. .E-+2+,,F privind documentele financiar#contabile # pentru deplas$rile e4terne #,
factura fiscal$,
dosarul achizi%iei publice 6dac$ este cazul7.
5eneficiarul va completa datele de la punctul /.A si /.5 din )ererea de plat$ utiliznd formatul 34cel ata&at Ane4a.
Acest fisier va fi transmis si in format electronic editabil odata cu cererea de plata.
Art ).:. Documentele originale pe baza c$rora se !nregistreaz$ !n contabilitatea beneficiarului cheltuielile efectuate
!n cadrul proiectului vor avea men%ionat HSolicitat rambursare din DS3 * nr. contract POSDRU I.J. Pe facturile
primite de la contractor, beneficiarul va aplica sigiliul &i semn$tura pentru Ccertificarea realit$%ii, regularit$%ii &i
legalit$%ii opera%iunilorC, precum &i sigiliul &i semn$tura pentru B5un de plat$C. Gn plus, pe originalul facturilor
incluse !n )ererea de plat$ se va men%iona KDactura a fost inclus$ !n )ererea de plat$ nr. I.2IIIIII.C.
Page 4
5eneficiarul va aplica men%iunea H)onform cu originalulJ pe documentele suport2justificative ce !nso%esc )ererea
de plat$.
Art ).; Dup$ ce dosarul )ererii de plat$ a parcurs etapele de autorizare, A0POSDRU vireaz$ beneficiarului
valoarea cheltuielilor rambursabile 6sume acceptate ca eligibile la plat$7, !ntr#un !ont distin!t de disponi,il deschis
pe numele acestuia, la unit$%ile teritoriale ale trezoreriei statului, conform D1D Ane4a care va fi ata&at la cererea de
plat$.
Art ).'3 ;o%i beneficiarii 6unici, lideri de parteneriat sau parteneri7 !&i vor deschide cte un cont de disponibil
distinct la unit$%ile teritoriale ale trezoreriei statului, !n vederea !ncas$rii, dup$ verificarea cererilor de plat$, a
sumelor acceptate ca eligibile la plat$, de c$tre A0POSDRU.
Gn cazul !n care proiectul este implementat <n parteneriat, liderul de parteneriat va primi sumele acceptate ca
eligibile la plat$, aferente cererii de plat$, !ntr#un cont de parteneriat 23.'1.3' K.isponibil aferent proiectelor
derulate n parteneriatC deschis la ;rezorerie, conform L( nr.+-F2+,-+. Acest cont de parteneriat poate fi, dup$
caz, cel deja e4istent, dac$ liderul de parteneriat deruleaz$ pl$%ile proiectului prin ;rezorerie.
Dup$ primirea sumelor !n contul de parteneriat, liderul de parteneriat va transfera !n termen de o zi sumele cuvenite
fiec$rui partener, inclusiv cele cuvenite lui 6conform <otific$rii A02 O1 POSDRU7, !n conturile de disponibil
distincte, deschise de c$tre ace&tia la unit$%ile teritoriale ale trezoreriei statului, !n vederea efectu$rii pl$%ilor c$tre
furnizori2beneficiari finali ai sumelor.
Art.).''. Gn ziua urm$toare efectu$rii vir$rii, A02O1 POSDRU va transmite beneficiarului o Noti6i!are conform
modelului ane4at Ane4a , prin care se comunic$ suma eligibil$ transferat$, precum &i 6dac$ este cazul7 alte sume
dect cele eligibile !n urma verific$rilor. Pentru operativitate, A02O1 POSDRU va transmite <otificarea scanat$, la
adresa de e#mail men%ionat$ !n )ererea de plat$ a beneficiarului.
Art.).'(. 5eneficiarul are obliga%ia de a transmite o copie a <otific$rii la unitatea teritorial$ a trezoreriei statului la
care are deschise conturile, !n termen de o zi de la data primirii.
Art.).') Gn termen de ma4im E zile lucr$toare de la !ncasarea sumelor, beneficiarul2partenerii efectueaz$ plata
numai pentru documentele !nscrise !n <otificarea transmis$ de A02O1 POSDRU. Sumele !ncasate pe baza cererilor
de plat$ nu pot fi utilizate pentru o alt$ destina%ie dect cea pentru care au fost acordate.
Art.).'1 5eneficiarul2partenerii !ntocmesc Ordinele de plat$ !n conformitate cu sumele din <otificarea transmis$
de A02O1 POSDRU 6Ane4a 7 &i cu prevederile OU( 8/2+,,9 cu modific$rile &i complet$rile ulterioare.
Art.).'2 Gn termen de ma4im -, zile lucr$toare de la data !ncas$rii sumelor virate de c$tre A0 POS DRU,
beneficiarii au obliga%ia de a depune la A02O1 POSDRU, )ererea de rambursare aferent$ )ererii de plat$ Ane4a.
Art.).'5 )ererea de rambursare aferent$ )ererii de plat$ Ane4a a beneficiarului va con%ine numai sumele aferente
cererii de plat$ respective.
Art.).'9 <umerotarea cererilor de plat$ se va face !n ordine cronologic$ 6distinct$ de numerotarea cererilor de
rambursare7. <umerotarea cererilor de rambursare aferente cererilor de plat$ se va integra !n numerotarea cererilor
de rambursare obi&nuite =e.emplu/ CR'- CR(- CR)- CR1- CR2 a6erent# CP'- CR5- CR9 a6erent# CP(- CR:-
>.a.m.d.7.
Art.).': Cererea de ram,ursare a6erent# Cererii de plat# a beneficiarului se va depune !n original, !n +
e4emplare, semnat$ &i &tampilat$, pe suport de hrtie, !nso%it$ de urm$toarele documente"
- )opie a )ererii de plat$ !n baza c$reia A0 POS DRU a virat fondurile c$tre beneficiar 6f$r$ documentele
justificative2suport7'
- )opie a <otific$rii aferente cererii de plat$, transmis$ de A02O1 POSDRU'
- )opii ale ordinelor de plat$ pentru plata integral$ a facturilor2alte documente echivalente men%ionate !n
<otificarea aferent$ cererii de plat$ &i e4trasele de cont aferente'
- 3viden%a cheltuielilor generat$ de Action :eb Ane4a'
- )ertificatul A<AD si declaratia pe proprie raspundere beneficiar2parteneri vizata de A<AD privind
nedeductibilitatea ;>A eligibila solicitata la rambursare 6+ e4emplare, din care unul original7.
Page 5
1n procesul de verificare si validare cereri de plata, ;>A se avizeaza fara depunerea )ertificatului A<AD si
declaratia pe proprie raspundere beneficiar2parteneri vizata de A<AD privind nedeductibilitatea ;>A eligibila
solicitata la rambursare, urmand ca la cererea de rambursare aferenta cererii de plata, beneficiarul sa prezinte
aceste certificatul A<AD.
Daca beneficiarul nu prezinta certificatul A<AD in termen de ., de zile de la data depunerii cererii de rambursare
aferente cererii de plata, A02 O1 2O1R nu va valida in sistemul A: crerea de rambursare aferenta cererii de plata.
Daca se depaseste acest termen de ., de zile de la data depunerii cererii de rambursare aferente cererii de plata,
A02O12O1R POSDRU va e4clude beneficiarul de la mecanismul de plata si va initia demersuri pentru recuperarea
sumelor, in conformitate cu OU( 882 +,--.
Art.).'; 5eneficiarul va completa datele de la punctul E.A si E.5 din )ererea de rambursare aferent$ )ererii de
plat$ utiliznd formatul 34cel ata&at 6Ane4a 7. Acest fisier va fi transmis si in format electronic editabil odata cu
cererea de rambursare aferenta cererii de plata.
Art.).(3 5eneficiarul are obliga%ia restituirii integrale sau par%iale a fondurilor virate de c$tre A0POSDRU, !n
cazul !n care nu justific$ prin cereri de rambursare aferente cererilor de plat$ utilizarea acestora conform
destina%iilor, !n termen de -, zile lucr$toare de la data !ncas$rii sumelor.
Art.).(' O1 POSDRU2)ompartimentul 0onitorizare Proiecte al A0 verific$ )ererea de rambursare aferent$
)ererii de plat$ &i concordan%a dintre acestea &i transmite 6doar dac$ e4ist$ concordan%a7 dosarul )ererii de
rambursare la A0POSDRU, conform procedurilor si instructiunilor e4istente. Gn cazul !n care la cererea de
rambursare este constatat$ neutilizarea sumelor acordate prin cererea de plat$ conform destina%iilor, beneficiarul va
restitui sumele care nu corespund celor !nscrise !n notificarea transmis$ de A02O1 &i nu va mai avea posibilitatea
utiliz$rii mecanismului decont$rii.
Art. ).(( 5eneficiarii depun, separat de )ererea de rambursare aferent$ unei )ereri de plat$, &i cereri de
rambursare !n care sunt incluse facturi2alte documente echivalente pl$tite de ace&tia &i care nu au fost incluse !ntr#o
cerere de plat$. Pentru aceste cereri de rambursare beneficiarii vor ata&a documentele justificative prev$zute de
Ane4a a prezentei 1nstruc%iuni.
Art. ).() Cererile de plat# con%in doar facturi2alte documente echivalente nepl#tite de beneficiari iar Cererile de
ram,ursare con%in doar facturi2alte documente echivalente pl#tite de beneficiari.
0odalitatea de transmitere a )ererii de Rambursare2 )ererii de plata2 )ererii de Rambursare aferenta )ererii de
Plata la A02O12O1R poate fi prin posta sau prin depunere direct la sediul A02O12O1R responsabil.
Art. 1.'. De6ini$ie
Cererea de ram,ursare suplimentar# este o cerere de rambursare care trebuie !nc$rcat$ !n ActionMeb &i
depus$ la A02O1 POSDRU responsabil de c$tre beneficiarii proiectelor POSDRU &i care con%ine e4clusiv
cheltuieli ce se declar$ eligibile urmare a solu%ion$rii contesta%iilor2concilierilor !n cadrul A02O12 O1R
POSDRU, sau !n urma anul$rii unei suspiciuni de neregul$ 6materializat$ printr#un proces verbal de
constatare din care reiese c$ acele cheltuieli, nevalidate ini%ial !n ActionMeb, cu ocazia verific$rii unei2unor
cereri de rambursare &i care au fost suspicionate de neregul$, erau, de fapt, eligibile7.
Art. 1.(. Situa$ii a !#ror re%ol&are poate impli!a depunerea unor !ereri de ram,ursare suplimentare
a7 Pentru a li se putea pl$ti sumele cuvenite ca urmare a solu$ion#rii !ontesta$iilor+!on!ilierilor !n cadrul
A0POSDRU, aferente cheltuielilor declarate ini%ial neeligibile &i ne&alidate <n A!tion?e, 6cu ocazia
verific$rii administrative a uneia sau mai multor cereri de rambursare intermediare2cerere final$7,
beneficiarii POSDRU vor putea s$ solicite cheltuielile respective reintrodu!@ndu8le >i <n A!tion?e,, !n
vederea valid$rii, fie prin includerea lor !ntr#o cerere de rambursare suplimentar$ dedicat$, fie !n
urm$toarea cerere de rambursare depus$ la A02O1 POSDRU responsabil, !n func%ie de op%iunea fiec$ruia.
Page 6
b7 Pentru a li se putea pl$ti sumele cuvenite ca urmare a anul#rii unei suspi!iuni de neregul# privind
cheltuieli Ksuspendate de la plat$C ca urmare a unei suspiciuni de neregul$ formulate de c$tre ofi%erul de
verificare &i ne&alidate <n A!tion?e, 6cu ocazia verific$rii administrative a uneia sau mai multor cereri de
rambursare intermediare2cerere final$7, beneficiarii POSDRU vor trebui s$ solicite cheltuielile respective
reintrodu!@ndu8le >i <n A!tion?e,, !n vederea valid$rii, fie prin includerea lor !ntr#o cerere de rambursare
suplimentar$ dedicat$, fie !n urm$toarea cerere de rambursare depus$ la A02O1 POSDRU responsabil, !n
func%ie de op%iunea fiec$ruia.
Documentele aferente cererii de rambursare suplimentare 6!n care vor fi incluse doar cheltuielile nevalidate
!n ActionMeb, anterior, cu ocazia verific$rii administrative a uneia sau mai multor cereri de rambursare
inntermediare2cerere final$, conform situa%iilor men%ionate anterior7 sunt urm$toarele"
pentru ,ene6i!iar/
# cererea de rambursare 6formularul standard utilizat, c$reia i se va atribui num$rul succesiv cererii
anterioare, fiind denumit$ ACerere de ram,ursare suplimentar#B7'
# eviden%a cheltuielilor'
# copiile rapoartelor de audit aferente cererilor de rambursare !n care au fost auditate respectivele
cheltuieli, solicitate !n Kcererea de rambursare suplimentar$C'
# proces verbal de constatare 6P>)72 r$spuns contesta%ie2minut$ conciliere !n cadrul A0 POSDRU.
pentru AM+OI POSDRU responsa,il/
# declara%ia de conformitate'
# cererea de rambursare cu men%iunea K5un de plat$C'
# e4ecu%ia bugetar$'
# print screen cu aprobarea cererii de rambursare !n S01S'
# eviden%a cheltuielilor aprobat$'
# ane4ele aferente verific$rii cererii de rambursare 6doar partea financiar$7, conform procedurilor
opera%ionale de lucru !n vigoare.
Not:
Pentru cheltuielile declarate eligibile ca urmare a solu%ion$rii contesta%iilor2concilierilor !n cadrul A0,
sau !n urma anul$rii unei suspiciuni de neregul$ 6solicitate fie printr#o cerere de rambursare
suplimentar$ dedicat$, fie la urm$toarea cerere de rambursare depus$ la A02O1 POSDRU responsabil7,
nu mai este ne!esar# redepunerea do!umentelor Custi6i!ati&e, !ntruct acestea au fost deja verificate
anterior.
Art. 1.). Situa$ii a !#ror re%ol&are nu impli!# depunerea- de !#tre ,ene6i!iari- a unor !ereri de
ram,ursare suplimentare
a7 Gn situa%ia !n care a fost emis un nou proces#verbal de constatare a neregulilor &i de stabilire a crean%elor
bugetare !n temeiul art. )' din OU" 55+(3'', !n urma c$ruia crean%a bugetar$ a fost diminuat$ 6cea
stabilit$ ini%ial fiind deja dedus$, anterior, dintr#o cerere de rambursare intermediar$2final$ sau mai multe
cereri de rambursare, <n!# nepl#tite7, se va proceda la devalidarea respectivelor cereri de rambursare &i
revalidarea lor corect$ de c$tre ofi%erul de verificare 5 6validndu#se, astfel &i cheltuielile care fuseser$,
ini%ial, nevalidate, !n baza P>) #ului respectiv7, dup$ care ofi%erul de verificare 5 va reface declara%ia de
conformitate cu noua sum$ validat$ &i, respectiv, cu noua suma r$mas$ de dedus 6care a fost diminuat$7. De
asemenea, ofi%erul de verificare 5 va anula C5unul de plat$C ini%ial &i va trece noul C5un de plat$C,
corespunz$tor declara%iei de conformitate modificate.
b7 Gn situa%ia !n care a fost emis un nou proces#verbal de constatare a neregulilor &i de stabilire a crean%elor
bugetare !n temeiul art. .- din OU( 882+,--, !n urma c$ruia crean%a bugetar$ s#a diminuat 6cea stabilit$
ini%ial fiind deja dedus$, anterior, dintr#o cerere de rambursare intermediar$2final$ sau mai multe cereri de
rambursare, deCa pl#tite7, ofi%erul de verificare 5 va proceda dup$ cum urmeaz$, !n func%ie de stadiul
implement$rii proiectului"
Gn cazul !n care ,ene6i!iarul mai are !ereri de ram,ursare <n!# nepl#tite a6late <n pro!esul de
&eri6i!are a !Deltuielilor/
Page 7
Gn cadrul oric$rei cereri de rambursare !nc$ nepl$tite pn$ la momentul !ntocmirii noului P>) 6cu
crean%e bugetare diminuate7 &i aflate !n procesul de verificare a cheltuielilor, ofi%erul de verificare 5 va
opera, !n momentul !ntocmirii declara%iei de conformitate aferente acestei cereri, &i reglarea
corespunz$toare a sumelor !n coloana KDeduceri aplicateK, prin completarea sumei cuvenite urmare a
corect$rii P>)#ului, cu semnul A 8 A, ceea ce !nseamn$ c$ C5unul de plat$C se majoreaz$ cu suma
respectiv$. Declara%ia de conformitate va con%ine o men%iune referitoare la !mp$r%irea pe surse a sumei
cuvenite &i nr. P>)#ului corectat 6care va fi ata&at, !n copie, la dosarul cererii de rambursare !n care se
opereaz$ reglarea7.
Gn cazul !n care ,ene6i!iarul nu mai are !ereri de ram,ursare nepl#tite "
Gn momentul primirii noului P>) 6cu crean%e bugetare diminuate7, ofi%erul de verificare 5 va !ntocmi o
Not# de re!ti6i!are cuprinznd rectific$rile tuturor declara%iilor de conformitate din care s#au dedus
crean%ele bugetare aferente P>)#ului ini%ial, not$ !n care se va eviden%ia att calculul
declara%iei2declara%iilor de conformitate ini%iale ct &i calculul declara%iei2declara%iilor de conformitate
rectificate 6care are completat$, !n coloana KDeduceri aplicateK, noua sum$ diminuat$ urmare a
corect$rii P>)#ului, precum &i noua sum$ din coloana Kcheltuieli eligibile solicitate spre rambursareC7.
De asemenea, !n <ota de rectificare se va indica !mp$r%irea pe surse a sumei completate !n coloana
KDeduceri aplicateK din fiecare declara%ie de conformitate men%ionat$ !n <ota de rectificare.
Ofi%erul de verificare 5 va proceda, apoi, la aplicarea, pe copia cererii de rambursare pentru care au fost
operate rectific$ri ale declara%iei de conformitate, a men%iunii unui A*un de plat#A suplimentar
6al$turi de cel ini%ial, e4istent7.
Gn vederea efectu$rii pl$%ii sumei totale cuvenite, ofiterii de verificare A &i 5 din cadrul A02O1
POSDRU responsabil vor !ntocmi dosarul de plat$ care se compune din urm$toarele documente
necesare"
# copiile P>)#ului ini%ial &i, respectiv, al P>)#ului corectat'
# copie a cererii2cererilor de rambursare din care s#au dedus crean%ele bugetare aferente P>)#ului ini%ial
cu A*unul de plat#B suplimentar reie&it din <ota de rectificare 6calculat ca diferen%$ !ntre sumele
completate !n coloana K)heltuieli eligibile solicitate spre rambursareC din declara%ia de conformitate
ini%ial$ &i, respectiv, cea rectificat$7'
# <ota de rectificare.
c7 Gn situa%ia !n care beneficiarul a achitat voluntar creanta bugetara stabilita prin proces verbal de
contatare, inainte de solutionarea totala2 partiala in favoarea beneficiarului de catre A02O1 a
contestatiei2pronuntare actiune in instanta judecatoreasca, A0 va achita beneficiarului prin OP suma
admisa in urma contestatiei2 hotararii judecatoresti definitive si irevocabile, in baza deciziei comisiei de
solutionare a contestatiei.
Art. 2.
E.-. ;a4a pe valoarea adaugata 6;>A7 aferenta cheltuielilor eligibile efectuate in cadrul proiectelor de grant
si strategice finantate prin POSDRU, care este nedeductibila conform legislatiei fiscale nationale, este
considerata nerecuperabila de catre beneficiari si poate fi solicitata la rambursare din DondulSocial
3uropean.
Aceastaprevedere este aplicabila pentru ;>A platita de catre beneficiari, incepand cu data de -. august
+,-+ 6data aparitiei L.(. nr. F.-2+,-+ in 0onitorul Oficial7, aferenta cheltuielilor eligibile efectuate, atat
pentru proiectele aflate in derulare la data mentionata, precum si pentru proiectele depuse ulterior
acestei date.
E.+. Prezenta instructiune se aplica tuturor beneficiarilor carora nu le#a fost rambursata ;>A platita
incepand cu data de -. august +,-+, aferenta cheltuielilor eligibile incluse in cereri de rambursare deja
platite de catre A0POSDRU 6pentru proiectele cu perioada de implementare in derulare sau finalizata7,
E. .. 1n vederea solicitarii la rambursare a ;>A nedeductibila eligibile, beneficiarii POSDRU trebuie sa detina
incheiate acte aditionale dedicate, intocmite conform modelului prezentat in Ane4a .
Page 8
la prezenta instructiune, avand ca obiect introducerea sumei totale estimate a ;>A eligibile in bugetul proiectului
6Ane4a 7, fara a modifica valoarea totala eligibila a acestuia, asa cum este prevazuta in contractul de finantare.
Actul aditional mentionat nu va cuprinde alte modificari ale contractului de finantare.
E./. lntroducerea in bugetul proiectului a ;>A eligibila estimata pentru intregul proiect se va putea
realiza doar in masura in care e4ista economii, prin realocarea acestora de la liniile bugetare, inclusiv de
la NRezerva de contingentaN.
E.E. 3conomiile pot proveni din realizarea sau2si estimarea unor costuri mai mici decat cele prevazute in
bugetul proiectului 6ultima varianta aprobata7, din declararea ca neeligibile a unor cheltuieli, la verificarea
cererilor de rambursare, sau alte situatii.
Pentru proiectele la care a fost platita inclusiv cererea de rambursare finala si nu a fost operata in
contabilitatea A0POSDRU dezangajarea sumelor ramase neutilizate dupa finalizarea implementarii
proiectului, economiile vor reprezenta diferenta dintre valoarea eligibila contractata 6conform ultimei forme
de buget aprobate7 si cea realizata, la nivelul fiecarei linii bugetare.
E.8. 1n vederea aprobarii acestui act aditional de catre A0 POSDRU2 O12O1R responsabil, beneficiarul
prezinta urmatoarele documente"
O memoriul Pustificativ, in care se va mentiona valoarea estimata a ;>A nedeductibila eligibila, cu
indicarea realocarilor economiilor realizate2estimate de la liniile bugetare -#8, la linia bugetara A.
Aceste realocari de sume se pot realiza doar in conditiile respectarii limitelor ma4ime admise
prevazute in Ane4a nr.+ # 5ugetul proiectului 6pentru N)heltuieli de tip D3DRN, NRezerva de
contingentaN, N>aloarea activitatilor subcontractate2e4ternalizateN, N)heltuieli indirecte2cheltuieli
generale de administratieN, conform prevederilor contractului de finantare7"
O varianta initiala 6ultima aprobata7 si cea revizuita prin acest act aditional, a Ane4ei - la contractul
de finantare * )ererea de finantare, sectiunea NPustificarea bugetului cererii de finantareN 6plus alte
sectiuni ale cererii de finantare, care pot fi afectate de aceasta modificare7'
O varianta initiala 6ultima aprobata7 si cea revizuita prin acest act aditional, a Ane4ei + la contractul
de finantare # 5ugetul proiectului'
O varianta initiala 6ultima aprobata.7 si cea revizuita prin acest act aditional, a Ane4ei . la contractul
de finantare # Acordul de parteneriat'
O Declaratia beneficiarului si partenerului 6Ane4a 7
E.A. =a revizuirea Ane4ei + la contractul de finantare # 5ugetul proiectului, beneficiarii vor avea in vedere
urmatoarele"
# la linia bugetara A # se va completa, distinct, suma totala a ;>A nedeductibila eligibila, care se include in
N>aloarea totala eligibila a proiectuluiN, prin realocari de la celelalte linii bugetare 6-#87, cu ocazia
intocmirii acestui nou buget'
# la punctul -- # se va completa suma totala a ;>A nedeductibila neeligibila care deja a fost platita, sau care
urmeaza a fi platita, dupa vechiul sistem 6in baza lnstructiunii nr. -+2+,-, sau, respectiv, lnstructiunii nr. -+
revizuita2+,-+7'
# la punctul -+ # se va evidentia suma totala a ;>A nedeductibila aferenta cheltuielilor eligibile,pe care
beneficiarul o estimeaza pentru intregul proiect 6A Q --7.
E.F. Urmare aprobarii actului additional de catre A02O1R2O1, beneficiarii trebuie sa depuna o prima cerere de
rambursare a ;>A eligibil * ane4a , la care vor atasa"
# copii dupa toate facturile2documentele justificative care contin ;>A incluse in cererile de rambursare
platite de catre A0 POSDRU pana la data depunerii )ererii de rambursare a ;>A eligibila, in format
electronic'
# borderou cuprinzand documente justificative pentru bunurile si serviciile achizitionate pentru care se solicita
rambursarea ;>A Ane4a '
# declaratie pe propria raspundere privind nedeductibilitatea ;>A aferenta cheltuielilor eligibile cuprinse in
cererea de rambursare 6conform ane4ei + la instructiunea aprobata prin Ordinul 0A3UR nr. +,/2+,-- cu
Page 9
modificarile si completarile ulterioare7, certificata de organul fiscal competent din subordinea Agentiei
<ationale de Administrare Discala '
# )ertificatul privind nedeductibilitatea ;>A aferente cheltuielilor cuprinse in cererea de rambursare
6Ane4a + la Ordinului 0DP nr. ..2+,-+7.
Aceasta prima )erere de rambursare ;>A eligibila de dupa aprobarea actului aditional, are rol de reglare
6de aducere la zi a sumelor de ;>A nedeductibila eligibila restant, aferenta rambursarilor platite de catre
A0POSDRU7.
E.9. 1n ceea ce priveste cheltuielile eligibile care urmeaza sa fie incluse in cererile de rambursare depuse
ulterior prezentei lnstructiuni, ;>A eligibila aferent va fi inclusa si solicitata impreuna cu acestea, dar numai
dupa aprobarea actului aditional dedicat ;>A eligibila.
E.-,. =a depunerea cererilor de rambursare care includ ;>A nedeductibila eligibila, beneficiarii au obligatia
depunerii, declaratiei pe propria raspundere privind nedeductibilitatea ;>A aferenta cheltuielilor eligibile
cuprinse in cererea de rambursare 6conform ane4ei + la 1nstructiunea aprobata prin Ordinul 0A3ur nr.
+,/2+,-- cu modificarile si completarile ulterioare7, certificata de organul fiscal competent din subordinea
Agentiei <ationale de Administrare Discala, prin completarea cartusului de la sectiunea 11 din formular,
precum si prin semnarea de catre conducatorul organului fiscal si aplicarea stampilei pe fiecare pagina din
declaratie 6conform prevederilor Ordinului 0DP nr. ..2+,-+7.
E.--. =a verificarea )ererii de rambursare a ;>A eligibila, ofiterii de verificare vor opera toate deducerile
aferente unei cereri de rambursare obisnuite, dupa caz 6contributie proprie beneficiar, prefinantare,
debite7.
E.-+. Partenerii transnationali vor respecta prevederile legislatiei din statele membre de provenienta
privind recuperarea ;>A.
Art.5
Art. 5.' 1n conformitate cu 0emorandumul 0D3 privind deblocarea proiectelor finantate prin Programul
Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane +,,A#+,-. ale caror contracte de finantare erau in vigoare
anterior datei de ,-.,-.+,-- si asupra carora s#a aplicat in mod eronat art. ./ din =egea nr. +F/2+,-,, A02O1R2O1
va valida cheltuielile de personal aferente contractelor de munca, incheiate in cadrul proiectelor
implementate cu e4perti angajati ai institutiilor publice, ale caror contracte de finantare POSDRU erau in vigoare
anterior datei de ,-.,-.+,--.
8.+. Prevederea se aplica contractelor de finantare POSDRU semnate anterior datei de intrare in vigoare a
=egii nr. +F/2+,-,, respectiv ,-.,-.+,--, in care 0inisterul 3ducatiei <ationale sau unitatile si
institutiile aflate in subordinea2coordonarea acestuia, precum si institutiile de invatamant superior
militar, de informatii, de ordine publica si de securitate nationala si alte institutii publice au calitatea de
beneficiar2partener.
8... Prezenta instructiune nu se aplica actelor aditionale ce modifica continutul contractelor mentionate la art.8.-,
precum si pentru contractele individuale de munca semnate din vointa partilor, conform prevederilor =egii
nr.+F/2+,-,.
8./. 1n acest conte4t, se pot identifica urmatoarele situatii"
8./.-.)azul in care cheltuielile mentionate la art.8.- au fost efectuate de catre beneficiari2parteneri si care"
# au fost solicitate la rambursare si au fost invalidate 6declarate neeligibile, de catre A0 2O1R2 O1 delegate,
in urma verificarii administrative a cererilor de rambursare7
Page
10
# au fost solicitate la rambursare si nu au fost validate 6fiind suspendate la plata7
# nu au fost solicitate spre rambursare la A0 2O1R2 O1 delegate, pana in prezent'
8./.+. )azul in care sumele cuvenite contractelor individuale de munca mentionate la art.8.- nu au fost efectiv
platite pana in prezent de catre beneficiari2parteneri, in vederea efectuarii platii, situatia in care acestia
trcbuic sa solicite ordonatorilor deschiderea de credite bugetare, in baza fisei de fundamentare a
proiectului, avizate de A0 POS DRU.
8.E. 5eneficiarii2partenerii care se afla in situatiile prezentate la art. 8./ si care au avut prevazute in bugetul
proiectului sumele aferente cheltuielilor, vor transmite A0 POSDRU o solicitare in scris, in vederea
stabilirii unei intalniri de conciliere cu O1R2O1 responsabil, la sediul A0POSDRU. Solicitarea va fi
insotita de o <ota e4plicativa si documente relevante pentru situatia e4istenta. =a intalnirea de
conciliere vor participa reprezentanti ai beneficiarului, O1R2O1 responsabil si ai A0 POS DRU.
8.8. Sumele aferente cheltuielilor salariale mentionate la art. 8.- vor fi solicitate printr# o cerere de rambursare
suplimentara dedicata.
8.A. Documentele aferente cererii de rambursare suplimentare sunt urmatoarele"
a. 1n cazul cheltuielilor solicitate anterior la A0 2O1R2 O1 delegate, invalidate2suspendate la plata,
beneficiarii vor depune"
)ererea de rambursare 6formularul standard utilizat, careia i se va atribui numarul succesiv cererii
anterioare, fiind denumita ,,)erere de rambursare suplimentaraN #Ane4a "
3videnta cheltuielilor 6cuprinzand doar cheltuielile salariale in cuantumul stabilit in concluziile minutei de
conciliere, reintroduse in Action :eb * Ane4a '
)opiile rapoartelor de audit aferente cererilor de rambursare in care au fost auditate respectivele
cheltuieli, solicitate in ,,)ererea de rambursare suplimentaraN"
)oncluziile minutei de conciliere.
b. 1n cazul cheltuielilor care nu au fost solicitate la rambursare2nu au fost platite de catre
beneficiari2parteneri beneficiarii vor depune"
)ererea de rambursare 6formularul standard utilizat, careia i se va atribui numarul succesiv cererii
anterioare, fiind denumita ,,)erere de rambursare suplimentaraN #Ane4a
3videnta cheltuielilor 6cuprinzand doar cheltuielile salariale in cuantumul cuvenit,
introduse in Action:eb ane4a '
)opiile rapoartelor tehnico#financiare aferente activitatitor pentru care se solicita plata cheltuielilor
salariale'
Raportul de audit care, in cazul proiectelor finalizate, poate fi intocmit de catre auditorul intern desemnat
in conformitate cu art.A, alin.-A din notificarea pentru modificarea contractului de finantare, aprobata prin
Decizia nr. E.2+,-,'
)oncluziile minutei de conciliere.
Documente justificative conform ane4ei A =ista documente justificative, din prezenta instructiune.
5
Art. 9
Page
11
Avand in vedere necesitatea asigurarii unui mod de lucru unitar la nivelul O1R2O12 A0 POSDRU, in
ceea ce priveste interpretarea si aplicarea prevederilor actelor normative in vigoare si solutionarea
eficienta a problemelor cu grad inalt de dificultate aparute in implementarea proiectelor POSDRU, se
adopta procedura de conciliere cu beneficiarii de finantare nerarambursabila in cadrul proiectelor
POSDRU, dupa cum urmeaza"
9.'. Procedura de conciliere se aplica beneficiarilor carora O1R2O12 POSDRU delegate le#au respins,
partial sau total, prin decizii ale Directorului e4ecutiv, contestatiile care privesc aspecte ale procesului
de implementare a proiectelor POSDRU 6acte aditionale, notificari, scrisori standard d e
informare privind validarea cheltuielilor aferente unor cereri de rambursare, rapoarte ale
misiunilor de verificare, etc.7. Solicitarea 1ntalnirii de conciliere trebuie formulata numai de catre
beneficiar, in cel mult ., zile de la data primirii deciziei de respingere 6totala2partiala7 a
contestatiei de catre O1R2O1 POSDRU delegat
9.(. Prezenta procedura nu se aplica beneficiarilor care intra sub incidenta prevederilor art.8.-
pentru aplicarea prevederilor memorandumului privind deblocarea proiectelor finantate prin
POSDRU +,,A#+,-. ale carer contracte de finantare erau in vigoare anterior datei de ,-.,-.+,--
Oi carora 1i s#a aplicat in mod eronat art../ din =egea
+F/2+,-,-, inclusiv in cazurile in care 1i s#au invalidat ( suspendat la plata cheltuieli de personal
ca urmare a unor contestatii respinse.
9.). 5eneficiarii mentionati la art.+.-. vor beneficia de o procedura de conciliere simplificata, cu
caracter de urgenta, in conformitate cu 1nstructiunea D( A0 POSDRU nr. 9-2+,-/. Ane4a .
=a procedura de conciliere este obligatorie participarea beneficiarului2liderului de parteneriat prin
reprezentantul legal2imputernicit, respectiv a A02O1R2O1 POSDRU delegat prin reprezentantul
legal2imputernicit.
9.1. Prin prezenta instructiune se revoca prevederile <otei A0POSDRU nr.92,-.,+.+,-.+.
9.2. Prezenta instructiune nu se aplica beneficiarilor carora le#au fost respinse contestatiile la
titlurile de creanta prin Decizie de solutionare a contestatiei, conform art. E-. din OU(
nr.882+,--, privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si
utilizarea fondurilor europene si2sau a fondurilor publice nationale aferente acestora, cu
modificarile si completarile ulterioare.
1n cazul neregulilor definite de OU( nr.882+,--, concilierea se poate desfasura doar pana la
aprobarea si transmiterea catre beneficiarul contestatar a Deciziei de solutionare a contestatiei
la titlul de creanta.
Astfel, solicitarea de conciliere poate fi efectuata intr#un interval de cel mult E zile de la data
depunerii si inregistrarii contestatiei la emitentul titlului de creanta.
A.8. 0odul de organizare a intalnirilor de conciliere, este cel stabilit in metodologia de conciliere
6ane4a .,7.
A.A. 1n cazul asumarii minutei de conciliere de catre toti participantii, concluziile cuprinse in nota
finala de conciliere devin obligatorii pentru O1R2O1 POSDRU delegat, respectiv pentru beneficiarul
# solicitant.
A.F. ;impul total de solutionare a solicitarilor prin procedura de conciliere, nu poate depasi +, de zile
calendaristice de la data inregistrarii cererii de conciliere la D( A0POSDRU.
9.;. Se infiinteaza Registrul )oncilierilor care va fi administrat de catre Serviciul lnformare,
)omunicare si 3valuare 6S1)37 din cadrul D( A0POSDRU.
9.'3. Pentru asigurarea transparentei si a unui mod de lucru unitar la nivelul O1R2O1
POSDRU delegate, nota finala de conciliere va fi postata pe site#ul D( A0POSDRU si O1R2O1
POSDRU delegat implicat in conciliere.
-+
Art. : A0TE ASPECTE 0E"ATE DE IMP0EMENTARE
Art.:.'. ln conformitate cu prevederile contractului de finantare, 5eneficiarul are obliga%ia de a completa &i
transmite la A0POSDRU2O1 POSDRU delegat, graficul estimativ privind depunerea cererilor de
rambursare Ane4a !n termen de -, zile de la semnarea contractului.
1n cazul modificarii graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare, Ane4a , acesta va fi
depus insotit de o <ota justificativa cu privire la modificarea adusa.
Art.:.(. Urmatoarele tipuri de contracte incheiate de catre beneficiari2parteneri cu operatori economici nu
vor fi considerate subcontractate 6e4ternalizate7"
)ontracte de furnizare bunuri 6materiale, materii prime, echipamente, consumabile, etc7
)ontracte de prestari servicii pentru servicii de cazare furnizate de catre structuri de primire
turistica'
)ontracte de prestari servicii pentru servicii de transport
)ontracte incheiate cu operatori economici in vederea asigurarii carburantului necesar
)ontracte de prestari servicii pentru asigurarea hranei participantilor.
1n conformitate cu prevederile ordinului de cheltuieli eligibile nr.---A2+,-,, pachetele de servicii complete
continand cazare, transport si hrana 6sau diverse combinatii din cele trei mentionate7, sunt considerate
cheltuieli aferente activitatilor e4ternalizate.
Art.:.). 1n cazul e4pertilor pe termen lung sau scurt ai partenerului transnational, care in baza formei
de angajare sunt obligati sa emita factura catre partenerul transnational, cheltuielile aferente vor
fi solicitate spre decontare de la capitolul bugetar Alte tipuri de costuri, cheltuieli aferente
activitatilor e4ternalizate. Pentru selectia e4pertilor in cauza, partenerul transnational va
respecta prevederile legislatiei e4istente in tara de provenienta a acestuia.
Art.:.1. 0aterialele consumabile 6cheltuieli privind materii prime si materiale necesare derularii cursurilor
practice si papetarie7 legate in mod direct de sustinerea activitatilor de educatie si formare vor fi solicitate
spre decontare de la capitolul bugetar Alte tipuri de costuri. )elelalte tipuri de materiale consumabile, care
nu sunt legate in mod direct de sustinerea activitatilor de educatie si formare 6elaborarea si tiparirea
Rapoartelor tehnice si financiare ane4ate cererilor de rambursare7 se vor solicita spre rambursare de la
capitolul bugetar )hletuieli indirecte2)heltuieli generate de administratie.
Art.:.2. 5eneficiarii2Partenerii pot solicita spre decontare, pe perioada de derulare a proiectului,
contravaloarea serviciilor de contabilitate, paza locatii2 servicii administrare cladire, inchiriere spatii si
leasing, utilitati, telefonie2 internet, fara a fi necesara furnizarea dosarului de achizitie, cu conditia ca aceste
contracte sa fi fost incheiate de 5eneficiari2Parteneri cu furnizorii de servicii, inainte de data semnarii
contractului de finantare si sa prezinte o decizia interna emisa de reprezentantul legal al beneficiarului
precum si o <ota de fundamentare a procentului solicitat la decontare.
Art.:.5. <u este permis ca activitatile care revin liderului de parteneriat conform acordului de parteneriat si
cererii de finantare, sa fie desfasurate de catre e4pertii partenerului2partenerilor sau viceversa. )u alte
cuvinte, rolurile si responsabilitatile ce revin fiecarui partener, vor fi indeplinite prin utilizarea de resurse
umane2 financiare proprii si2sau e4ternalizare de activitati.
Art.:.9. Pentru justificarea apartenentei persoanelor din grupul tinta la categoriile declarate in cererea de
finantare, beneficiarii proiectelor finantate prin POSDRU vor completa Dormularul de inregistrare al
grupului tinta Ane4a si vor atasa documente justificative in cazul in care acestea au fost solicitate in mod
e4plicit de catre A0 POSDRU in ghidurile solicitantului.
Referitor la grupul tinta o persoana nu poate fi incadrata din punct de vedere al eligibilitatii decat intr#o
singura categorie eligibila.
-.
Art.:.:. 1n cazul in care managementul proiectului este e4ternalizat, total sau partial, beneficiarul are
obligatia de a anunta in termen de -E zile de la data semnarii contractului, numele contractorului
responsabil de managementul proiectului si a persoanelor desemnate cu rolul si responsabilitatile acestora.
1n vederea decontarii cheltuielilor cu managementul proiectului e4ternalizat total sau partial, beneficiarul va
depune impreuna cu cererea de rambursare, urmatoarele documente" contractul de servicii, raportul de
activitate, factura, dovada platii si proces verbal de receptie a serviciilor prestate.
1n cazul e4ternalizarii catre un prestator2PDA, cheltuielile de transport, cazare si diurna, costuri
administrative, etc. vor fi incluse in pretul total al prestatiei.
Art.:.;. Analiza gradului de realizare a indicatorilor, se va efectua doar in functie de indicatorii prevazuti
e4clusiv in D)1 6versiunea valabila la data aprobarii (hid solicitant7.
1ndicatorii tehnici prevazuti in cererea de finantare ane4a la contractul de finantare nerambursabila trebuie
indepliniti2realizati in totalitate. De asemenea grupul tinta trebuie selectat in numarul si structura prevazute
in )ererea de finantare.
1n cazul neindeplinirii prevederii mai sus mentionate A02O12O1R responsabil va diminua corespunzator
finantarea acordata initial prevazuta in cadrul art.. * Dinantarea proiectului2>aloarea contractului, reducerea
putand fi realizata prin modificarea contractului de finantare la initiativa beneficiarului, nerealizarea
indicatorilor putand fi constata la final sau in cazul rezilierii contractului.
Pentru diminuarea valorii bugetului proiectului functie de indicatorii atinsi, pentru proiectele finalizate pana
la data de ,..,8.+,-. inclusiv A02O12O1R va aplica algoritmul prezentat in Ane4ele +/.a si +/.b,la prezenta
instructiune, iar pentru proiectele finalizate ulterior datei de ,. iunie +,-., A02O12O1R va aplica algoritmul
prezentat in Ane4ele +E.a si +E.b, la prezenta instructiune.
Art.:.'3. 1ncepand cu contractele semnate in baza (hidului Solicitantului )onditii (enerale +,-., limita
zilnica ma4ima care poate fi decontata per e4pert 6echipa de management si echipa de implementare7
trebuie sa se incadreze in limita de -+ ore 2zi, 8, ore2saptamana, reprezentand ore lucrate in proiecte
finantate din DS3 POSDRU, inclusiv norma de baza stabilita prin contractele incheiate. ;ot ce depaseste
aceasta limita, nu va fi rambursata din POSDRU.
Pentru contractele incheiate in baza (hidului Solicitantului )onditii (enerale anterioare anului +,-.,
numarul de ore lucrate de catre fiecare e4pert 2 persoana din echipa de implementare 2 management , trebuie
sa se incadreze in limita de -. ore 2zi, 8E ore2saptamana, reprezentand ore lucrate in proiecte finantate din
DS3 POSDRU, inclusiv norma de baza stabilita prin contractele individuale de munca incheiate .
Art.:.''. Stingerea creantelor bugetare rezultate din nereguli se poate realiza si prin deducere din valoarea
eligibila a cererilor de rambursare aferente oricarui alt proiect derulat de catre acelasi beneficiar, in cazul in
care debitul respectiv nu se mai poate recupera sau nu se poate recupera integral din valoarea eligibila a
cererilor de rambursare depuse ulterior pentru proiectul in cadrul caruia debitul a fost constituit.
Art.:.'(. =a finalul implementarii proiectului, validarea cheltuielilor salariale aferente managementului de
proiect, a cheltuielilor subcontractate, a cheltuielilor de tip D3DR si a cheltuielile indirecte se va face cu
respectarea concomitenta a urmatoarelor conditii, astfel"
Suma totala validata pentru !Deltuielile salariale a6erente managementului de proie!t trebuie sa se
incadreze in suma estimata pentru acesta categorie de cheltuieli conform ultimei variante de buget
aprobat, fara a se depasi cuantumul estimat aprobat si procentul obtinut prin raportarea sumei totale
validate la valoarea totala eligibila validata, astfel incat sa nu depaseasca procentul ma4im admis
specificat in (hidul Solicitantului )onditii (enerale +,-..
Suma totala validata pentru !Deltuielile e.ternali%ate trebuie sa se incadreze in suma estimata pentru
acesta categorie de cheltuieli conform ultimei variante de buget aprobat, fara a se depasi cuantumul
estimat aprobat si procentul obtinut prin raportarea sumei totale validate la valoarea totala eligibila
validata, astfel incat sa nu depaseasca procentul ma4im admis specificat in (hidul Solicitantului )onditii
(enerale2)ontractul de finantare.
Suma totala validata pentru !Deltuielile de tip FEDR trebuie sa se incadreze in suma estimata pentru
acesta categorie de cheltuieli conform ultimei variante de buget aprobat, fara a se depasi cuantumul
-/
estimat aprobat si procentul obtinut prin raportarea sumei totale validate la valoarea totala eligibila
validata, trebuie sa nu depaseasca procentul ma4im admis specificat in (hidul Solicitantului )onditii
(enerale2)ontractul de finantare.
Suma totala validata pentru !Deltuielile indire!te trebuie sa se incadreze in suma estimata pentru acesta
categorie de cheltuieli conform ultimei variante de buget aprobat, fara a se depasi cuantumul estimat
aprobat si procentul obtinut prin raportarea sumei totale validate la valoarea totala a cheltuielilor directe
validata din care se scad cheltuielile de tip D3DR validate, astfel incat sa nu depaseasca procentul
ma4im admis specificat in (hidul Solicitantului )onditii (enerale2)ontractul de finantare.
Suma totala validata pentru !u in6ormare si pu,li!itate trebuie sa se incadreze in suma estimata pentru
acesta categorie de cheltuieli conform ultimei variante de buget aprobat, fara a se depasi cuantumul
estimat aprobat si procentul obtinut prin raportarea sumei totale validate la valoarea totala a cheltuielilor
directe validata din care se scad cheltuielile de tip D3DR validate, astfel incat sa nu depaseasca procentul
ma4im admis specificat in (hidul Solicitantului )onditii (enerale2)ontractul de finantare.
Art.:.'). 1n cadrul ane4ei + 5ugetul proiectului sintetic, punctele F B>aloare activitati transnationaleC si 9
B>aloare ;>A nedeductibila estimataC, nu reprezinta linii bugetare, elementele de cost cuprinse aici fiind
deja incluse in detalierea celor / capitole bugetare deja definite.
De asemenea, in cadrul ane4ei - 5ugetul detaliat al proiectului, valorile prevazute pentru asistenta
financiara nerambursabila solicitata de beneficiar si fiecare dintre parteneri, precum si valorile prevazute
pentru fiecare activitate sunt estimative, elementele de cost cuprinse aici fiind deja luate in calcul odata, in
cadrul liniilor bugetare care intra in calculul valorii eligibile a proiectului.
Art.:.'1. Avand in vedere ca, in cadrul proiectelor POSDRU e4ista activitati care se deruleaza la finalul
perioadei de implementare, sau chiar dupa ce proiectul s#a finalizat 6audit, contabilitate, conferinte de
final de proiect, arhivare, etc7, pentru plata carora emiterea facturilor are loc dupa finalizarea implementarii
proiectului, cheltuielile aferente acestora pot fi validate, cu conditia ca angajarea lor sa fi fost facuta in
interiorul perioadei de implementare a proiectului si cu respectarea tuturor celorlalte criterii de eligibilitate
aplicabile in procesul de verificare a cheltuielilor.
Prin angajarea cheltuielilor se intelege e4istenta unui contract, comanda ferma, conventie, contract de
munca, etc, din care rezulta sau ar putea rezulta o obligatie de plata.
Art.:.'2. 5eneficiarul va organiza arhivarea documentelor, respectiv proba aferenta fiecarui indicator, astfel
incat verificarile realizate de A02O12O1R sau de alte institutii abilitate sa se efectueze pe baza de
documente usor accesibile 6conform prevederilor contractului de finantare7.
Art.:.'5. 1n situatia solicitarii la rambursare, in cota procentuala, a anumitor categorii de cheltuieli,
beneficiarul trebuie sa prezinte"
# decizia interna emisa de reprezentantul legal al beneficiar2partener privind cota propusa pentru
decontarea prin proiect 6in procente din valoarea totala a cheltuielii7
# fundamentarea procentului propus spre decontare, alocarea acestor cheltuieli trebuie sa fie corelata
cu gradul de utilizare a resurselor umane sau materiale in proiect.
# documentul justificativ privind angajarea si plata cheltuielii.
Art.:.'9. Documentele furnizate in implementarea proiectelor vor fi prezentate A02O12O1R responsabil
doar in limba romana. 1n situatia e4istentei unor documente scrise in alta limba decat limba romana, acestea
vor fi prezentate insotite de traducere efectuata de un traducator autorizat. <u se vor aviza la plata
cheltuielile solicitate prin documente care nu sunt insotite de de traducere efectuata de un traducator
autorizat.
Art.:.':.
1n vederea solicitarii la rambursare si a evitarii dublei finantari, documentele financiare, tehnice, livrabilele
care se prezinta in cadrul cererilor de rambursare, trebuie sa poarte stampila B solicitat rambursare DS3 *
POSDRU 1D proiect, in suma de ......C .
Suma se va completa doar pentru documentele financiare.
-E
1n situatia in care documentele justificative financiare si tehnice care insotesc cererea de rambursare2 plata
nu au aplicata stampila BSolicit rambursare DS3I.Cpentru evitarea dublei finantari in conformitate cu
prevederile contractului de finantare, se vor solicita clarificari, iar daca in urma raspunsului primit situatia
nu se remediaza, sau nu se primeste raspuns din partea beneficiarului, cheltuielile nu vor fi certificate.
Stampila se aplica pe documentele originale.
1n situatia in care documentele justificative tehnice reprezinta un volum considerabil de mare de materiale
6suport curs elaborat in cadrul proiectului, studii, manuale, platforma, etc, 7 beneficiarul aplica stampila
BSolicit rambursare DS3C pe prima si ultima pagina a documentului justificativ tehnic.
De la caz la caz, functie de natura documentului justificativ tehnic2 livrabil, situatia se clarifica de catre
O12O1R prin scrisoare de solicitare clarificari, in procesul de validare cheltuieli solicitate la rambursare.
Art.:.';. 1n vederea solicitarii la rambursare a cheltuielilor cu transport, cazare si diurna personal propriu,
beneficiarul2partenerul trebuie sa se asigure de faptul ca, pentru proiectul in cauza, ordinele de deplasare
sunt completate in conformitate cu Ordinul 0.3.D nr. ..E-+2+,,F privind documentele financiar#contabile.
Astfel, ordinele de deplasare !n baza c$rora se solicita la rambursare cheltuielile respective trebue sa
con%ina informa%ii privind num$rul formularului, scopul deplasarii coroborat cu activitatile proiectului,
semn$tura conduc$torului unit$%ii, ziua &i ora plec$rii, ziua &i ora sosirii, data depunerii decontului, avans
spre decontare, cheltuieli efectuate" felul actului &i emitentul, num$rul &i data actului justificativ, suma,
num$rul &i data documentului pentru restituirea diferen%ei, diferen%a de primit2restituit, semn$turile
conduc$torului unit$%ii' viza pentru control, semn$tura titularului de avans.

Art.:.(3. 5eneficiarul2partenerul se va asigura de faptul ca e4pertii din echipa de implementare nu
desfasoara activitati de management de proiect si nu au atributii in acest sens.
Activitatile de tip management de proiect nu trebuie sa fie duplicate2 dublate2suprapuse2completate de
activitatile desfasurate de catre echipa de implementare.
1n caz contrar, cheltuielile salariale aferente acestui tip de activitate vor fi declarate neeligibile.
Art.:.('. Rapoartele de activitate sunt insotite de livrabile, care sa justifice activitatile realizate de e4perti.
1n situatia in care livrabilele prezentate nu sunt asumate prin semnatura e4pertilor, cheltuielile nu se vor
certifica la plata.
1n situatia in care livrabilele reprezinta un volum considerabil de mare de materiale de transmis, care nu se
pot insera2atasa scanate la raportul de activitate, e4pertul, in raportul de activitate, va declara acest lucru,
posibil sa ataseze un rezumat2centralizator al materialelor rezultate din activitate, sub mentiunea ca ele pot
fi vizionate in totalitate in orice moment la locatia de implementare a proiectului.
Art.:.((. 5eneficiarii2partenerii, vor efectua achizitiile publice din cadrul proiectului in conformitate cu
prevederile OU( ./2+,,8 cu modificarile si completarile ulterioare, sau Ordinul --+,2+,-., dupa caz.
Art. : A0TE DISPOEITII
-. Prin prezenta instruc%iune, se abrog$ 1nstruc%iunile A0POSDRU nr. -9, +/,+9, .,, .., .E, /-, /+, /., //
cap.11, /8, /A, E-,E+,E.,E/, EE,E8, EA,EF,E9, 8,,8-, 8+, 8.,8/,8E,8A,A-,A.,A8, AA, AF,A9,F,, F+,F., FE,
FA,9-,9E,9A.
+. Urm$toarele ane4e fac parte integrant$ din prezenta instruc%iune"
Ane4a 5-RcerereRprefinantare
Ane4a 5+Rrepartizare intre parteneri
Ane4a - * Dormularul de identificare financiar$
Ane4a #0anualul de utilizare A);1O< :35 *P=A<U= A);1>1;A;1=OR
Ane4a # 0anualul de utilizare A);1O< :35 * 0ODU= 3?P3R;1
Ane4a # 0anualul de utilizare A);1O< :35 *(RUP ;1<;A .
Ane4a # 0anualul de completare in Sistemul A);1O< :35
Ane4a # =ista documentelor justificative
Ane4a # Raport lunar de activitate
-8
Ane4a # Disa lunara pontaj ;imesheet
Ane4a # Dormularul cererii de rambursare
Ane4a # Raport ;ehnico#Dinanciar
Ane4a # 3videnta cheltuielilor
Ane4a # Registru grup tinta
Ane4a # Declara ie pe proprie r$spundere privind legalitatea modalit$ ii de angajare a e4per ilor
Ane4a # (rafic estimativ depunere )R) si )P
Ane4a # )ererea de plata
Ane4a * Declaratia beneficiarului privind prefinantarea
Ane4a # ;abel cu sume solicitate in )ererea de plata /A si /5 #format editabil
Ane4a # <otificare aferenta )ererii de plata
Ane4a # )erere de rambursare aferenta )ererii de plata
Ane4a # ;abel cheltuieli solicitate in )R cu Ordine de plata EA si E5#format editabil
Ane4a # Ane4a verificare grup tinta
Ane4a # Algoritm calcul indicatori ,..,8.+,-.,Ane4ele +/.a si +/.b
Ane4a # Algoritm calcul indicatori ,/.,8.+,-.,Ane4ele +E.a si +E.b
Ane4a # Act aditional ;>A
Ane4a # Declaratia ;>A
Ane4a # 5orderou ;>A
Ane4a # 0etodologia de conciliere
Art. ; 5eneficiarii, Partenerii &i personalul A0POSDRU2O1POSDRU responsabil vor asigura aplicarea
prezentei instruc%iuni.
-A