EN ESCUELAS DE EDUCACIN BSICA Y CENTROS DE TRABAJO.
GOBIERNO DEL ESTADO
MARZO 2005 SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
MANUAL PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJ OS EN ESCUELAS DE EDUCACIN BASICA Y CENTROS DE TRABAJ O
DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS 1
MANUAL PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS EN ESCUELAS DE EDUCACIN BSICA Y CENTROS DE TRABAJO Elabor
Ing. Luis Ernesto Gastelum Celaya Director General de Administracin y Finanzas Valid
C. P. C. Arturo Olivas Molina Titular del rgano de Control y Desarrollo Administrativo de SEES Aprob
Mtro. Horacio Soria Salazar Secretario de Educacin y Cultura
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INDICE No. PAGINA
Introduccin 3
Objetivo 4
Normas Generales aplicables a la administracin 5-8 de bienes muebles
Presentacin de los procedimientos 9
Procedimiento del levantamiento fsico 10-11 del inventario
Procedimiento de elaboracin y envo de altas 12-19 (Formatos e instructivos de llenado)
Procedimiento de Transferencia 20-26 (Formatos e instructivos de llenado)
Procedimiento de Baja 27-35 (Formatos e instructivos de llenado)
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INTRODUCCIN
El presente manual tiene como objetivo principal, servir como una fuente de consulta y orientacin para los directores o encargados del control de los bienes muebles con los que cuenta cada Escuela y Centro de Trabajo.
Para una mejor comprensin del contenido del manual, se estructur de una manera lgica y sencilla, buscando alcanzar el objetivo para el cual fue elaborado, sin dejar de ser una herramienta de conocimientos tcnicos y administrativos.
En su contenido se citan en primer trmino, las normas generales que debern de ser aplicadas por los responsables del control de los bienes muebles, el proceso de altas, la transferencia de artculos entre Centros de Trabajo y finalmente la baja de los mismos.
Para cada uno de los procedimientos citados en el presente manual, se expresan en forma textual las Normas de Operacin y las Polticas de Operacin para cada actividad, mostrando en forma esquemtica y secuencial los pasos a seguir para el logro del objetivo sealado.
Cabe sealar que el presente manual estar sujeto a modificaciones, tanto en lo que se refiere a las Reglas y Polticas de Operacin, como en la actividad a seguir.
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OBJETIVO DEL MANUAL
Ser una herramienta fundamental para el registro y control eficaz de los bienes muebles con que cuenta cada una de las Escuelas y Centros de Trabajo y un instrumento de consulta para el responsable o encargado de los mismos.
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DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS 5 NORMAS GENERALES APLICABLES A LA ADMINISTRACIN DE BIENES MUEBLES ASIGNADOS A LAS ESCUELAS DE EDUCACIN BSICA Y CENTROS DE TRABAJO.
Las presentes Normas y Procedimientos son de observacin obligatoria para las Escuelas de Educacin Bsica, Estatales y Federalizadas adscritas a la Secretara de Educacin y Cultura y a los Servicios Educativos del Estado de Sonora, as como toda oficina de supervisin y jefaturas de sector.
Se entiende como Escuela de Educacin Bsica, todo aquel edificio de escuela pblica estatal o federalizada de Preescolar, Primaria, Secundaria y los niveles afines, incluyendo las de Educacin Indgena y las de Educacin Especial.
- Es obligacin del Director o responsable del centro de trabajo, que las condiciones del inmueble en cuanto a limpieza de las reas sean ptimas, buscando con esto preservar el buen estado del mobiliario y equipo.
- Todo bien mueble que se encuentre en las instalaciones de las escuelas de educacin bsica y centros de trabajo, cualquiera que sea su procedencia, deber ser registrado dentro del inventario.
- Los Directores o encargados de las escuelas y centros de trabajo, son responsables ante la Direccin General de Administracin y Finanzas, de los bienes muebles que se encuentren asignados a estos.
- Los Directores o Encargados de las escuelas y centros de trabajo, implementarn las medidas de control que consideren convenientes ante sus subalternos, con el propsito de delegar responsabilidades en cuanto al uso, cuidado y control de los bienes muebles asignados al centro de trabajo a su cargo.
- Los centros de trabajo debern identificar por lo menos cada seis meses, los bienes instrumentales o de activo fijo, que por su estado fsico o cualidad tcnica, no resulten tiles para el servicio al que se encuentran destinados, dictaminando en su caso su estado, as como su posibilidad de rehabilitacin o reaprovechamiento, en todas o algunas de sus partes.
- La determinacin y dictamen a que se refiere la disposicin anterior, estar a cargo del titular administrativo del centro de trabajo, o bien, de aquel funcionario en que se hubiera delegado tal facultad.
- El director del plantel o responsable del centro de trabajo, tiene la obligacin de elaborar el acta para la baja de bienes muebles por las sillas de paleta o bancos unitarios que se encuentren daados y que sern trasladados por el almacn regional correspondiente al centro de readaptacin social para su rehabilitacin. SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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- Todo bien mueble propiedad de la Secretara de Educacin y Cultura y/o Servicios Educativos del Estado de Sonora, debe permanecer en las instalaciones del plantel o de centro de trabajo asignado, salvo por motivos de reparacin o por la baja definitiva del inventario.
- En cuanto al punto anterior, el director de plantel o responsable del centro de trabajo, deber de contar con la documentacin que justifique el artculo faltante, ya sea el vale de salida o el acta de baja de bienes muebles.
- La Direccin General de Administracin y Finanzas (por conducto de la Subdireccin de Activos Fijos), a partir de la revisin del inventario de las Escuelas o Centros de Trabajo, podr retirar los bienes muebles en buen estado, que se encuentren fuera de servicio o en abandono, buscando con ello el reaprovechamiento de los recursos con que cuenta la Secretara de Educacin y Cultura y los Servicios Educativos del Estado de Sonora.
- En cuanto al punto anterior, la Direccin General de Administracin y Finanzas notificar a la Escuela o Centro de Trabajo, que a partir de la revisin realizada se detectaron bienes muebles fuera de servicio o en abandono, dando un plazo de 15 das hbiles para que el responsable del plantel y/o centro de trabajo, lleve a cabo cualquiera de las siguientes actividades:
a).- Poner en funcionamiento el equipo sealado.
b).- Poner a disposicin de las Delegaciones Regionales el equipo que se encuentra fuera de servicio, pero que por sus condiciones fsicas pueda ser utilizado.
c).- Realizar la transferencia de los bienes a otro plantel que lo requiera y pueda utilizar.
d).- Si los bienes daados no tienen reparacin o resulta incosteable, solicitar su baja definitiva.
e).- En la solicitud de baja definitiva, podrn solicitar que el mobiliario que cause baja sea donado a la Sociedad de Padres de Familia de la escuela, para que con el resultado de su venta, se otorguen beneficios a la misma.
- Si la Escuela o Centro de Trabajo, no realiza cualquiera de estas cinco opciones sealadas, la Direccin General de Administracin y Finanzas, en coordinacin con las Delegaciones Regionales, procedern a retirar los bienes muebles que fueron sealados con anterioridad.
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DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS 7 - En los casos de relevo de cargo de los Directores en las diferentes Escuelas de Educacin Bsica y/o Titulares de Centros de Trabajo, es responsabilidad del Titular saliente presentar e incluir en el acta de Entrega-Recepcin, la relacin actualiza de los bienes muebles asignados a la escuela.
- Por su parte, el Director Entrante tiene la responsabilidad de recibir y cotejar con el fsico, el inventario existente de los bienes muebles asignados a la escuela, dentro de los 15 das hbiles posteriores a la toma del cargo.
- En cuanto al punto anterior, transcurrido el plazo establecido, cualquier irregularidad que exista en los inventarios, ser responsabilidad del Director en turno, ante la Direccin General de Administracin y Finanzas.
- Es responsabilidad del Director de la escuela, solicitar a la Subdireccin General de Activos Fijos y/o consultar va internet, la clave de inventario correspondiente a los bienes adquiridos en forma directa y/o por donacin, los cuales debi reportar para su alta previamente.
- Corresponde al Director y/o Titular del centro de trabajo, marcar con el nmero de inventario los bienes instrumentales asignados a la escuela.
- En los casos de robo con violencia o siniestro, el Director de la escuela y/o Titular del centro de trabajo, deber levantar el mismo da de los hechos o cuando se detecte el evento, acta administrativa correspondiente, as como presentar denuncia del robo o siniestro ante la agencia del ministerio pblico o autoridad correspondiente, turnando original de cada documento a la Subdireccin General de Seguros de esta Secretara, y remitiendo copia de los mismos a la Subdireccin General de Activos Fijos, a ms tardar 3 das hbiles posteriores al levantamiento del acta de los hechos.
- En los casos de robo con violencia o siniestros, ser mediante la Subdireccin General de Seguros de la Secretara de Educacin y Cultura, que el Director de la escuela y/o Titular del centro de trabajo, solicitar la baja de los bienes robados o siniestrados, as como la reposicin de los mismos.
- Cuando por necesidades propias de los docentes para el desarrollo de sus funciones, sea necesario introducir un bien mueble personal a la escuela, ser responsabilidad del Director elaborar un vale de resguardo que ampare dicho bien en carcter de personal (no propio de la escuela), tratndose la estancia del bien de un perodo corto, sin requerir informar a la Subdireccin General de Activos Fijos.
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- Con relacin al punto anterior, cuando por necesidad, la estancia del bien personal sea por un perodo largo o permanente, el Director deber incluirlo en el inventario general de la Escuela o Centro de Trabajo y a su vez informar mediante el formato de alta a la Subdireccin General de Activos Fijos, para que sea registrado en el apartado de bienes de carcter personal.
- El personal que haga mal uso de los bienes muebles propiedad del Gobierno del Estado, al servicio de la Secretara de Educacin y Cultura y los Servicios Educativos del Estado de Sonora, ser sancionado por la autoridad competente, conforme a lo sealado por la normatividad vigente en la materia.
- La Subdireccin General de Activos Fijos, de la Secretara de Educacin y Cultura ser responsable de vigilar el debido cumplimiento de las presentes normas y procedimientos, mediante revisiones fsicas permanentes de los activos asignados a las escuelas o centros de trabajo.
- El responsable del centro de trabajo tiene la obligacin de participar en forma activa en la verificacin de los inventarios que realice la Subdireccin de Activos Fijos, ya sea personalmente o bien asignando a una persona para este fin, que tenga conocimiento sobre los activos asignados a la Escuela o Centro de Trabajo, as como de la normatividad y procedimientos y con disponibilidad para que esta actividad se lleve a cabo de forma gil y concluya de manera eficiente.
- La Direccin General de Administracin y Finanzas difundir entre los planteles el presente manual, coadyuvando con la Direccin General de Servicios Regionales, para el debido cumplimiento de las normas y procedimientos sealados.
- La inobservancia en la aplicacin de las presentes normas, ser sancionada por la autoridad competente, conforme a las leyes vigentes.
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El presente manual contempla 4 aspectos principales: Levantamiento fsico del inventario, Altas, Transferencias y Bajas de Bienes Muebles, de los cuales a continuacin se hace un anlisis individual de cada proceso, mostrando el procedimiento y los formatos a utilizar para cada caso. Por otra parte, y con el objeto de poner al alcance de los responsables del control de los bienes mueble asignados a los centros de trabajo, la posibilidad de consultar as como de realizar los trmites de altas y transferencias de bienes en un menor tiempo, se pondr a partir del inicio del ciclo escolar 2005-2006 en el portal de Internet de esta Secretara una seccin para dichos trmites y consultas.
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Levantamiento fsico del inventario en las escuelas de Educacin Bsica y Centros de Trabajo.
Establecer el mecanismo para un mayor control de los bienes muebles asignados a los centros de trabajo, propiciando una mejor administracin y aprovechamiento de los recursos.
Reglamento Interior de la Secretara de Educacin y Cultura. Servicios Educativos del Estado de Sonora. Artculo 27, Fraccin XII.- Administrar el sistema de control de inventarios de bienes muebles e inmueble, determinando y tramitando la baja y destino final de los ltimos, por medio de la instrumentacin de procedimientos emitidos por las instancias correspondientes; Fraccin XIII.- Vigilar que se haga buen uso del mobiliario, equipo y vehculos, propiedad de la Secretara.
Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora, Artculo 16, Fraccin I.- Planear, organizar y coordinar la administracin de los recursos materiales y financieros del organismo, conforme a las normas, polticas, lineamientos y procedimiento aplicables.
- El director de la escuela o encargado del centro de trabajo, llevar a cabo el levantamiento del inventario fsico cuando: el centro de trabajo sea de nueva creacin, en los casos de relevo de cargo de director o en la conclusin del ciclo escolar.
- En cuanto al punto anterior, se establece como da oficial para el levantamiento fsico del inventario por conclusin del ciclo escolar, el segundo viernes del mes de junio, denominndose a esto da del inventario.
- Es responsabilidad del director del plantel o responsable del centro de trabajo, solicitar a la Subdireccin General de Activos Fijos, la cdula censal actualizad de los bienes mubles asignados al centro de trabajo.
- El director de la escuela o responsable del centro de trabajo, podr solicitar al personal administrativo y docente el apoyo para el levantamiento del inventario.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO NORMAS DE OPERACIN Formato CP-1 POLITICAS DE OPERACION SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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Direccin de la Escuela 1 Solicita el apoyo del personal docente y administrativo del plantel para el levantamiento del inventario.
2 Asignar a los participantes en el levantamiento el sector o rea el plantel a revisar.
3 Coordinar e levantamiento
4 Recopila la informacin obtenida por cada uno de los participantes.
5 Compara relacin de fsico con Cdula censal Original cdula censal, otorgada por la Relacin del fsico Original Subdirccin Gral. Activos Fijos.
No se detectan diferencias 6 Archiva relacin del fsico y cdula censal.
Se detectan diferencias 7 Realiza un segundo conteo de los bienes en lo que se detect la diferencia.
Se detectaran articulos no inventariados 8 Realiza procedimiento para la notifi- cacin para su alta en el inventario.
Se detectan bienes daados 9 Realiza procedimiento para la baja de Los artculos daados.
Fin del procedimiento
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMATO/DOCUMENTO TANTOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRCCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
NOMBRE EL PROCREDIMIENTO: LEVANTAMIENTO FSICO DEL INVENTARIO FORMATO CP-2 HOJA 1 DE 1 SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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Direccin de la escuela 1 Adquiere bienes muebles por medio Remisin, factura, recibo de ingresos propios, donacin, produccin, programa escuelas de calidad, etc.
2 Elabora formato de alta de los Alta Original y copia bienes de reciente adquisicin
3 Enva a la Subdireccin General Alta Original de activos fijos, por los conductos establecidos (entrega directa, va Internet, etc.) formatos de alta
Subdireccin General 4 Recibe reporte de altas del centro Alta Original de Activos Fijos de trabajo
5 Verifica que la informacin requerida para la alta, est completa en el formato.
Si la informacin es completa:
6 Se registra en el sistema de cmputo
7 Se archiva solicitud ya atendida.
Si la informacin est incompleta:
Subdireccin Gral. de 8 Solicita al Centro de Trabajo, va Oficio Original y copia Activos Fijos telefnica, Internet u oficio, la aclaracin o ampliacin de la infor- macin enviada en el formato de alta.
Direccin de la Escuela 9 Recibe va telefnica u oficio, Oficio Original peticin de ampliacin a la informacin enviada en el formato de alta. NOTA: En casos especficos, en donde el artculo es poco comn y su costo elevado, se llevar a cabo la verificacin fsica del artculo, as como en aquellos casos en donde la informacin enviada es confusa o incompleta y en donde no es posible la consulta va telefnica.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCIN GENERAL DE ACTIVOS FIJ OS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y ENVO DEL REPORTE DE ALTAS.
FORMATO CP-2 Hoja 1 de 2 RESPONSABLE N ACTIVIDAD FORMATOS/DOCUMENTOS TANTOS
Nota: No es necesario que los Bienes Muebles que reciban las escuelas y centros de trabajo por parte de los almacenes de la Secretara de Educacin y Cultura y los Servicios Educati vos del Estado de Sonora, sean reportados para su alta a la Subdireccin General de Activos Fijos.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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10 Amplia informacin va telefnica, Oficio Original y copia Internet o elabora y turna oficio con la resea de los datos solicitados.
1 copia: archivo
Subdireccin General 11 Recibe informacin solicitada va Oficio Original de Activos Fijos telefnica, Internet u oficio.
12 Registra informacin en el sistema
13 Archiva solicitud ya atendida
FIN DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP-3 Hoja 2 de 2 TANTOS
RESPONSABLE NO. ACTIVIDAD FORMATO/DOCUMENTO SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS 14 El formato que a continuacin se presenta, ser utilizado en aquellos casos donde por necesidad, sea introducido un bien de carcter personal al plantel o centro de trabajo.
Esta es una responsabilidad del director o responsable del centro de trabajo. El original del vale deber permanecer en el plantel.
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VALE DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DE TERCEROS DATOS DEL PROPIETARIO Nombre:_______________________________________________________________ R.F.C.___________________ CLAVE DEL C.T. _______________________________ Puesto:________________________________________________________________ Clave Presupuestal:______________________________________________________ Domicilio:______________________________________________________________ Colonia:____________________________________ Telfono:_________________ DATOS DEL BIEN Nombre y caractersticas del bien: __________________________________________
No. de Inventario:______________________________ Valor ___________________ Autorizacin Propietario
____________________________ _________________________ Firma y sello del director del Plantel Firma Fecha:____/____/___ SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
VALE DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD DE TERCEROS
CONCEPTO DESCRIPCIN.
1 Anotar el nombre completo del propietario
2 Indicar el R. F. C del propietario
3 Sealar el puesto que desempea el propietario
4 Anotar la clave presupuestal que tiene asignado el usuario
5 Sealar el domicilio particular del propietario.
6 Indicar el nombre de la colonia en la que habita el usuario
7 Sealar el nmero de telfono particular del propietario.
8 Sealar las caractersticas especificas del bien. En el caso del equipo electrnico, indicar marca, modelo, serie. En cuanto al mobiliario, especificar nombre (archivero, silla apilable, silla secretarial, escritorio, etc.), color (caf, negro, azul, etc.) as como el material del que est elaborado (metlico, madera, plstico, medidas, etc).
9 Sealar el nmero de inventario, (una vez que haya sido registrado por la subdireccin General de Inventarios).
10 Anotar el costo del artculo segn la factura, remisin , etc. En el caso de no contar con documento que indique el precio del artculo, anotar el costo que exista en el mercado.
11 Anotar el nombre y firma del director as como sello del plantel.
12 Anotar la firma del propietario del bien. SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIN GENERAL DE ACTIVOS FIJOS ALTA DE BIENES MUEBLES
FECHA:_____________________________
NOMBRE DE LA ESCUELA:__________________________________________________________
CLAVE DEL CENTRO DE TRABAJO:__________________________________________________
Origen: D (donado), IP (ingresos propios), PEC (escuelas de calidad), SP (sociedad de padres), SA (sociedad de alumnos), PN (produccin o nacencia) y PT (propiedad de terceros)
No. No. DE ORIGEN DESCRIPCIN DEL BIEN COSTO FECHA DE PIEZAS UNITARIO ADQUISICIN
NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR O RESPONSABLE SUBDIRECCIN DE ACTIVOS FIJOS SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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ALTA DE BIENES MUEBLES
CONCEPTO DESCRIPCIN.
1 Anotar la fecha de elaboracin del reporte de alta.
2 Indicar el nombre completo de la escuela.
3 Anotar la clave asignada al centro de trabajo.
4 Anotar el nmero progresivo de los bienes relacionados.
5 Indicar la cantidad de artculos a dar de alta.
6 Indicar el origen de los recursos del bien los cuales pueden ser: ingresos propios, sociedad de padres, donacin, produccin, sociedad de alumno, escuelas de calidad, etc.
7 Anotar las caractersticas especficas del bien. En el caso del equipo electrnico, indicar marca, modelo, serie. En cuanto al mobiliario especificar nombre (archivero, silla apilable, silla secretarial, escritorio, etc.), color (caf, negro, azul, etc.) as como el material del que estn hechos (metlico, madera, plstico, medidas, etc.).
8 Anotar el costo del artculo segn la factura, remisin, etc. En el caso de no contar con documento que indique el precio del artculo, anotar el costo que exista en el mercado.
9 Indicar la fecha en la que ingres el bien al Centro de Trabajo.
10 Anotar el nombre y la firma del Director de la Escuela y Centro de Trabajo.
11 Esta seccin es para el llenado de la Subdireccin General de Activos Fijos.
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Transferencia de bienes muebles
Administrar y aprovechar los recursos con los que cuenta cada Escuela y Centro de Trabajo.
Reglamento Interior de la Secretara de Educacin y Cultura. Servicios Educativos del Estado de Sonora. Artculo 27, Fraccin XII.- Administrar el sistema de control de inventarios de bienes muebles e inmueble, determinando y tramitando la baja y destino final de los ltimos, por medio de la instrumentacin de procedimientos emitidos por las instancias correspondientes; Fraccin XIII.- Vigilar que se haga buen uso del mobiliario, equipo y vehculos, propiedad de la Secretara. Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora, Artculo 16, Fraccin I.- Planear, organizar y coordinar la administracin de los recursos materiales y financieros del organismo, conforme a las normas, polticas, lineamientos y procedimiento aplicables.
- Toda transferencia que sea realizada de un Centro de Trabajo a otro, deber operarse mediante el uso del formato autorizado.
- Todo bien mueble en buen estado que no sea de utilidad en los planteles educativos, deber ponerse a disposicin de la Direccin General de Administracin y Finanzas por conducto de las Delegaciones Regionales.
- Slo sern sujetos a transferir a los Almacenes Regionales, aquellos bienes que se encuentren daados o descompuestos, pero susceptibles de reparar.
- En el caso de los bienes muebles que se encuentren daados o descompuestos y que su reparacin no sea posible o sea incosteable, las Escuelas debern tramitar la baja definitiva de los mismos.
- Compete a la Direccin General de Administracin y Finanzas en coordinacin con la Direccin General de Servicios Regionales, proponer el uso y aprovechamiento de los bienes muebles puestos a disposicin por los Centros Educativos.
- Toda transferencia que se realice, deber ser reportada en original o va Internet a la Subdireccin General de Activos Fijos de la Secretara de Educacin y Cultura, debidamente firmada y sellada por las dos partes que intervienen.
- La Subdireccin General de Activos Fijos tiene la responsabilidad de procesar las transferencias turnadas por los diferentes Centros de Trabajo, actualizando sus registros.
- La Subdireccin General de Activos Fijos, no procesar las transferencias turnadas que carezcan de la informacin requerida en el formato.
- En los casos de los bienes transferidos, estos pasan a ser responsabilidad del Centro de Trabajo receptor quien tendr bajo su cuidado el uso y aprovechamiento de dichos recursos.
- Para los bienes que requieran servicio o reparacin y sean sustrados del plantel, deber el Director responsable del Centro de Trabajo, elaborar recibo de salida. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO OBJ ETIVO DEL PROCEDIMIENTO NORMAS DE OPERACIN POLTICAS DE OPERACIN Formato CP-1 SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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UNIDAD ADMINISTRATIVA: SUBDIRECCIN GENERAL DE ACTIVOS FIJ OS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES FORMATO CP-2 Hoja 1 de 2
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Direccin de la Escuela 1 Realiza la revisin peridica de los bienes muebles asignados, detectando artculos en desuso y en buenas condiciones.
2 Elabora oficio, informando al supervisor que cuenta con bienes que se encuentran fuera de servicio Oficio Original y copia
1 copia: Archivo de la Escuela
Supervisor 3 Recibe oficio, analiza necesidades en su Oficio Original Zona.
Existen necesidades 4 Elabora y turna oficio al plantel Oficio Original y copia Informando del centro de Trabajo que requiere los bienes, para la elaboracin de la transferencia.
No existen necesidades 5 Elabora oficio y Turna informacin a la rea Original y copia Direccin de rea.
1 copia: Archivo de la supervisin
Direccin de rea 6 Recibe oficio, mediante el cual informan Oficio Original de bienes muebles en desuso susceptibles a reasignarse.
7 Analiza necesidades de las diferentes zonas escolares.
Existen necesidades 8 Elabora y turna oficio al plantel, Oficio Original y copia Informando del centro de Trabajo que requiere los bienes, para la elaboracin de la transferencia.
1 copia: Archivo de la Direccin de rea
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No existen necesidades
Direccin de rea 10 Elabora oficio Informando al plantel, Oficio Original y copia para que a su vez, ponga a disposicin del almacn regional, mediante el formato de transferencia, los bienes que se encuentran fuera de servicio
1 copia: Archivo de la Direccin de rea
Direccin de la Escuela 11 Recibe oficio y elabora formato de Transferencia Original y 2copia Transferencia.
Original: Subdireccin General de Activos Fijos. 1 copia: Escuela. 2a copia: Almacn Regional
12 Elabora formato de transferencia y programa operativo para el traslado de los bienes al almacn regional .
Almacn Regional 13 Recibe transferencia de bienes y valida informacin con el fsico.
Si existen diferencias:
14 Entrega formato de transferencia a la Escuela para su correccin.
No existen diferencias:
15 Firma y sella de recibido el formato de Transferencia, ubicando los bienes muebles dentro del almacn.
16 Turna original de la transferencia e Transferencia Original y copia Informa va Internet a la Subdireccin Gral. de Activos Fijos. 1 copia: Archivo de la escuela
Subdireccin Gral. de 17 Recibe informacin y actualiza registros Activos Fijos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
NOTA: El traslado de los bienes a transferir, correr a cargo de las escuelas participantes en el proceso.
FORMATO CP-3 Hoja 2 de 2 TANTOS
RESPONSABLE NO. ACTIVIDAD FORMATO/DOCUMENTO SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCION GENERAL DE ACTIVOS FIJOS SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES
Fecha____________________
NOMBRE DE LA ESCUELA QUE OTORGA EL BIEN______________________________________
CLAVE DE LA ESCUELA QUE OTORGA_______________________________________________
NOMBRE DE LA ESCUELA DESTINO__________________________________________________
CLAVE DE LA ESCUELA DESTINO____________________________________________________
DOMICILIO DE LA ESCUELA DESTINO________________________________________________ DETALLES DEL MOBILIARIO Y EQUIPO A TRANSFERIR
INSTRUCTIVO DE LLENADO
CLAVE DE INVENTARIO DESCRIPCIN DEL BIEN CANTIDAD N DE VALE
(7) (8) (9) (10) FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA ESCUELA QUE ENTREGA
________________(11)_________ FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA ESCUELA RECEPTORA
__________(12)____________ SUBDIRECCIN GRAL. DE ACTIVOS FIJ OS
_____________(13)_________ SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE SONORA
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CONCEPTO DESCRIPCIN
1 Anotar la fecha de elaboracin del reporte de transferencia.
2 Indicar el nombre completo de la escuela que hace entrega del artculo.
3 Anotar la clave asignada al Centro de Trabajo que entrega el artculo
4 Anotar el nombre completo de la escuela que recibe el artculo.
5 Anotar la clave del Centro de Trabajo que recibe el artculo.
6 Indicar el domicilio completo de la escuela que recibe el artculo.
7 Anotar la clave de inventario que tiene asignado el artculo, de no tenerla colocada fsicamente el bien, se deber obtener de la Cdula Censal del inventario de la escuela.
8 Sealar las caractersticas especficas del bien. En el caso del equipo electrnico indicar marca, modelo, serie. En cuanto al mobiliario especificar nombre (archivero, silla apilable, silla secretarial, escritorio, etc.), color (caf, negro, azul, etc.) as como el material del que est hecho (metlico, madera, plstico, medidas, etc.).
9 Anotar el costo que tiene asignado el artculo en la Cdula Censal.
10 Anotar el nmero de vale con que se encuentra registrado el bien
11 Anotar el nombre y la firma del Director de la Escuela que otorga.
12 Anotar el nombre y la firma del responsable del Centro de Trabajo que recibe el artculo.
13 Esta seccin es para el llenado de la Subdireccin Gral. de Activos Fijos.
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(10)
_____________, Sonora, a ______ de __________________ del 2_____
Recib de la escuela:____________________________________________________ para ________________________________________________________________ el artculo con las siguientes caractersticas:
Nombre del artculo:____________________________________ Marca y modelo: _______________________________________ Nmero de serie: ______________________________________ Clave de inventario:____________________________________ Nombre del usuario:____________________________________
El artculo permanecer fuera de las instalaciones de este centro de trabajo a partir de esta fecha y hasta el da_____ del mes de ___________________, por lo que si se excede el plazo, favor de solicitar informacin al respecto a _________________ ___________________ con el C. ________________________________________ al telfono______________
RECIBE ENTREGA AUTORIZA
_________________ __________________ ___________________ Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma
(1) (4) (3) (2) (12) (11) (13) (19) (18) (17) VALE DE SALIDA DE BIENES MUEBLES
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A continuacin se presenta la gua para el correcto llenado del formato
VALE DE SALIDA DE BIENES MUEBLES
1.- Anotar el nombre del municipio donde se ubica el centro de trabajo. 2.- Anotar en da en el que se elabora el vale. 3.- Anotar el mes en el cual se elabor el vale. 4.- Anotar el ao en el que se elabor el vale. 5.- Anotar en nombre de la escuela o del rea que hace entrega del bien. 6.- Sealar el motivo por el cual se hace entrega del bien. 7.- Anotar el nombre completo del bien, sealando sus caractersticas principales, ejemplo: archivero metlico, escritorio secretarial metlico, maquina de escribir mecnica, etc. 8.- Anotar marca y modelo del artculo, principalmente en los equipos electrnicos. 9.- Anotar el nmero de serie, el cual en muchas ocasiones esta acompaado de un cdigo de barra. 10.-Anotar el nmero de inventario, asignado por la Subdireccin General de Activos Fijos, si no lo tiene fsicamente el artculo se puede obtener de la copia del vale de resguardo o de la Cdula censal. 11.-Anotar el nombre del usuario bajo el cual esta resguardado el artculo. 12.-Anotar el da en el que la persona que recibe el artculo, se compromete a devolverlo 13.-Anotar el mes en el que ser devuelto el artculo. 14.-Anotar el nombre de la empresa, institucin o rea, que se har responsable del artculo. 15.-Anotar el nombre del responsable de la empresa, institucin o rea, que se har cargo del articulo. 16.-Anotar el nmero del telfono de la empresa , institucin o rea. 17.-Anotar el nombre y firma de la persona que recibir el artculo. 18.-Anotar el nombre de la persona que hace entrega del articulo, que en todos los casos debe de ser el usuario bajo el cual esta resguardado el artculo. 19.-Anotar el nombre y firma de la persona que autoriza la entrega del artculo, pudiendo ser el J efe de Departamento, el Director del rea o el Director General, etc.
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Baja de Bienes Muebles asignados a Escuelas de Educacin Bsica y Centros de Trabajo
Reducir el margen de tiempo de respuesta, a las solicitudes de baja de Bienes Muebles turnadas por las Escuelas, manteniendo con esto a depuracin de los Inventarios y una mejor condicin fsica de los espacios educativos existentes en las Escuelas y Centros de Trabajo.
Reglamento Interior de la Secretara de Educacin y Cultura. Servicios Educativos del Estado de Sonora. Artculo 27, Fraccin XII.- Administrar el sistema de control de inventarios de bienes muebles e inmueble, determinando y tramitando la baja y destino final de los ltimos, por medio de la instrumentacin de procedimientos emitidos por las instancias correspondientes; Fraccin XIII.- Vigilar que se haga buen uso del mobiliario, equipo y vehculos, propiedad de la Secretara.
Reglamento Interior de los Servicios Educativos del Estado de Sonora, Artculo 16, Fraccin I.- Planear, organizar y coordinar la administracin de los recursos materiales y financieros del organismo, conforme a las normas, polticas, lineamientos y procedimiento aplicables
Compete a la Subdireccin General de Activos Fijos, llevar a cabo el registro y control de los bienes muebles propiedad de los Servicios Educativos del Estado de Sonora y de Secretara de Educacin y Cultura.
Es responsabilidad del Delegado Regional, validar la informacin sealada en el Acta, para Baja de Bienes Muebles, turnada por lel plantel.
Es responsabilidad del Delegado Regional de la zona que corresponda, autorizar la baja de los bienes daados.
La baja de los Bienes Muebles slo operar si los artculos se encuentran fsicamente en el plantel y si estn daados o descompuestos y que su reparacin resulte incosteable.
El Delegado Regional que autorice la baja de bienes muebles, deber turnar el Acta para baja definitiva de bienes muebles a la Subdireccin General de Activos Fijos durante los primeros 5 das posteriores a la realizacin del trmite..
Es responsabilidad de la Subdireccin General de Activos Fijos, operar las bajas de los registros en el sistema
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO NORMAS DE OPERACIN Formato CP-1 Hoja 1 de1 POLITICAS DE OPERACION