MICROSOFT EXCEL

1






MICROSOFT EXCEL

2







Fiind o aplicaie din pachetul Microsoft Office, Microsoft Excel prezint o interfa
asemntoare cu editorul de text Microsoft Word avnd aceeai organizare a sistemului de meniuri i
a barelor de instrumente.

Pentru a lansa in execuie programul Microsoft Excel utilizai una dintre procedurile urmtoare:

1. StartPrograms Microsoft Excel
2. dublu click pe iconul programului (dac exist pe desktop) .

La lansarea aplicaiei se va deschide un fiier nou reprezentnd un caiet cu foi de calcul
(WorkBook), alctuit din mai multe foi de calcul (Sheet), prima dintre ele fiind cea activ.
La rndul su fiecare foaie de calcul conine linii i coloane care formeaz de fapt, un tabel.
Intersectiile liniilor i coloanelor genereaz celule, n care utilizatorul introduce n timpul
lucrului, diferite informaii (numere, texte, formule). Fiierele create cu Microsoft Excel au
extensia .xls
Fiecare workbook conine iniial trei foi de calcul care pot fi modificate pe parcursul
unei sesiuni de lucru. O foaie de calcul este formaa din 256 de coloane i 65 536 de linii.
Codul ataat liniilor este 1,2,3 ........., iar cel al coloanelor este A, ....... Z, AA,........ AZ, BA,
.........BZ, .......O celul se afl la intersecia unei linii cu o coloan, adresa acesteia fiind dat
de litera coloanei i de numrul liniei pe care se afl (exemplu : B10, C2).

Pentru nchiderea aplicaiei, utilizai una dintre procedurile urmtoare:

1. Alegei File, apoi Exit.
2. Apsai combinaia de taste Alt + F4.
3. Efectuai clic pe butonul de inchidere situat n colul din dreapta sus al ecranului, pe bara
de titlu

Pentru deschiderea unui fiier .xls existent pe hard disc, efectuai una dintre urmtoarele operaii :

1. Alegei Open din meniul File
2. Executai clic pe butonul Open de pe bara standard

3. Apsai tastele CTRL+O.

Apoi selectai directorul care conine fiierul dorit, fiierul n cauz i ulterior acionai
butonul Open.

Pentru salvarea unui document, putei utiliza una dintre procedurile urmtoare:

1. Alegei opiunea Save as din meniul File
2. Executai clic pe butonul Save de pe bara standard

3. Apsai tastele CTRL+S

MICROSOFT EXCEL

3





Pentru salvarea unui registru de foi de calcul sub alt format: .txt, .html, etc., trebuie s specificai noul
format n caseta Save as type din fereastra Save A


Introducerea de informaii ntr-o celul

De obicei, nainte de introducerea unei valori ntr-o celul, aceasta trebuie configurat prin
alegerea i fixarea atributului ei informaional. Aceasta se face utiliznd opiunea Format Cells




n momentul introducerii informaiilor n celula activ, att n celul, ct i pe bara de
formule apare progresiv coninutul introdus. La terminarea tastarii continutului apsai ENTER sau
clic pe butonul ENTER de pe bara de formule.
O renuntare la ceea ce s-a introdus se comunica prin tasta ESC sau clic pe butonul CANCEL de
pe bara de formule.

Pentru a introduce date de tip text ntr-o celul, executai urmtoarele operaii :

1. Activai celula n care va fi introdus textul (prin executarea unui clic asupra acesteia cu
mouse-ul).
2. Introduceti textul dorit.
3. Pentru acceptarea textului, apsai tasta Enter sau efectuai clic pe butonul de confirmare
situat pe Bara de formule.

Este posibil ca un text s cuprind mai multe celule de pe aceeai linie, ns acesta va
aparine unei singure celule, i anume, celei n care a fost introdus. Daca datele introduse au fost
De aici alegei tipul de dat corespunztor
Aici fixai numrul
de zecimale
Formate pentru
numere negative
Activai caseta dac
separatorul miilor este
virgula

MICROSOFT EXCEL

4




incorecte sau se renun la introducerea lor, atunci acionai tasta Esc butonul de abandonare din Bara
de formule.

Datele de tip Numeric se construiesc folosind caracterele: 0,1,2,, 9, +, - , (, ), /, $, %,
virgula, punctul, E sau e. Numrul construit cu ajutorul unor astfel de caractere, va reprezenta o
valoare numeric constant. Caracterele $ i % indic exprimarea n dolari, respectiv n procente.
Pentru a introduce date de tip numeric formatai iniial celula n cauz pentru tipul Numeric.
Apoi executai urmtoarele operaii :

1. Executai clic asupra celulei n care dorii s introducei numrul.
2. Tastai numrul
3. Executai clic pe o alt celul sau pe butonul din bara de formule pentru a accepta
numrul sau apsai tasta Enter)
Dac dorim renunarea la acest numr vom executa clic pe butonul din bara de formule
(sau vom apsa tasta Esc).

Introducerea orei i a datei calendaristice

Data calendaristic poate fi afiat n 13 formate, iar ora n 8 formate prestabilite.
Pentru introducerea acestor date, se pot utiliza litere mari i litere mici deoarece aceste se vor
transforma automat in formatul standard.
Pentru a introduce data calendaristic sau ora ntr-o celul, executai urmtoarele operaii:

1. Selectai celula n care se va introduce ora sau data calendaristic
2. Introducei ora sau data calendaristic dorit.
3. Executai clic pe o alt celul sau pe butonul din bara de formule ( sau apsai tasta
Enter), pentru a fi acceptata valoarea introdus.



Introducerea rapida a datei curente

Utilizatorul are posibilitatea de a introduce data curent n celula dorit, prin tastarea
combinaiei de taste: Ctrl + : (dou puncte)


Introducerea rapid a orei curente

Utilizatorul are posibilitatea de a introduce ora exact n celula dorit, prin tastarea
combinaiei de taste: Ctrl +Shift + : (dou puncte)

Formatarea la nivel de celul

Prin operaia de formatare atribuim unele caracteristici referitoare la aspectul exterior al unor
celule, linii sau coloane. Alinierea datelor ntr-o celul poate fi stabilit rapid cu ajutorul butoanelor
din bara de formatare astfel:
Alinierea la dreapta
Alinierea la stnga
Pozitionare centrat

MICROSOFT EXCEL

5





Pentru a alinia la stnga coninutul unei celule executai urmtoarele operaii:

1. Selectai datele care se doresc aliniate
2. Acionai butonul Align Left din bara de formatare

Pentru a alinia la dreapta coninutul unei celule executai urmtoarele operaii:

1. Selectai datele care se doresc aliniate
2. Acionai butonul Align Right din bara de formatare




Pentru centra coninutul unei celule executai urmtoarele operaii:

1. Selectai datele care se doresc aliniate
2. Acionai butonul Center din bara de formatare





Formule de calcul i referirea celulelor

O formul ncepe ntotdeauna cu un semn egal (=) care indic programului c trebuie s
efectueze o operaie matematic.
Un nume de funcie (SUM, n acest caz) este o prescurtare de la o formul pe care Excel tie s
o execute.
Referinele de celul aflate ntre paranteze formeaz argumentele care descriu un grup de celule
n care se afl valori; n general un argument furnizeaz programului datele care trebuie s le
prelucreze.
O adres absolut este acea parte a referinei de celul care nu se schimb dac se copiaz sau
se mut formula n foaia de calcul, n timp ce o adres relativ este referina de celul care poate fi
modificat de program atunci cnd se execut o operaie de copiere sau de mutare.
Un exemplu de adres relativ este B8; presupunnd c este utilizat ntr-o formul sau funcie
care este apoi copiat ntr-o alt celul, Excel va actualiza adresa n funcie de noua locaie. n unele
cazuri nu se dorete modificarea automat a adresei n timpul copierii; pentru a arta programului
c nu se dorete actualizarea adresei, nainte de identificarea de coloan i/sau linie se va folosi
simbolul $. De exemplu, transformarea adresei relative B8 ntr-o adres absolut este $B$8.
remedierea se poate face prin forarea programului s nu schimbe adresa numitorului, furniznd n
formul o adres absolut (B$9)

Operatori i funcii

Excel permite introducerea unor formule cu ajutorul operatorilor matematici +, , *, /, .
Semnul este folosit pentru exponeniere, celelalte semne avnd semnificaia uzual din
matematic.
Ordinea n care se execut operaiile este urmtoarea:
1. + sau evaluarea semnului constantelor;
2. exponenierea (ridicarea la putere sau extragerea rdcinilor)

MICROSOFT EXCEL

6




3. * nmulire
4. / mprire
5. + adunare
6. scdere
Dac ntr-o expresie sunt dou sau mai multe operaii de acelai tip, Excel le va executa de la
stnga la dreapta. Pentru a modifica ordinea operaiilor se poate folosi ncadrarea cu paranteze.
Dac se cunoate numele funciei i se dorete o descriere detaliat a ei, se poate solicita acest
lucru astfel:
1. se selecteaz Help Contents din bara de meniuri; va aprea o list de subiecte;
2. se selecteaz Reference Information Worksheet Functions;
3. se poate opta pentru listarea n ordine alfabetic a funciilor (Alphabetical List of Worksheet
Functions).
n continuare vom prezenta cteva dintre funciile reprezentative:






Funcia SUM
sintax:
= SUM (ref1, ref2, )
returneaz suma argumentelor. Argumentele (ref1, ref2) pot fi fie constante numerice, fie adrese
de celule.
Fig.9

MICROSOFT EXCEL

7





Formula poate fi generat i cu instrumentul AutoSum astfel: se selecteaz celulele n care se
afl valorile ce se doresc nsumate i se apas pe butonul din bara de instrumente.

Funcia PRODUCT
sintax:
= PRODUCT (ref1, ref2)
returneaz produsul argumentelor. n mod similar funciei SUM, argumentele pot fi constante
sau adrese. Cu ajutorul ei se pot face i mpriri, prin plasarea cu argument a inversului
numrului.

Funcia QUOTIENT
sintax:
= QUOTIENT (ref1, ref2)
funcia mparte numrul ref1 la numitor ref2, returnnd partea ntreag a mpririi (ctul).

Funcia MOD
sintax:
= MOD (ref1, ref2)
returneaz restul mpririi lui ref1 la ref2.

Funcia SQRT
sintax:
= SQRT (ref1)
returneaz rdcina ptrat a numrului ref1. Restricia este ca ref1 s fie un numr pozitiv. Un
alt mod de a obine acelai rezultat este = ref1 0.5.


MICROSOFT EXCEL

8




Funcia SMPRODUCT
sintax:
= SUMPRODUCT (ref1, ref2)
Fiecare argument reprezint un tablou; un tablou este un bloc de celule adiacente avnd m
coloane i n rnduri (are dimensiune m n).
Tablourile utilizate ca argumente trebuie s aibe dimensiuni identice.
Returneaz suma produselor valorilor din celulele unei coloane sau linii.
Funcia COUNT
Sintax:
= COUNT (ref1, ref2)
Funcia numr intrrile corect introduse, ca i alte valori care pot fi interpretate ca numere (date
calendaristice)
Dac se dorete numrarea tuturor datelor cu excepia celor vide se folosete funcia COUNTA,
care are aceeai sintax.

Funcia MIN
sintax:
= MIN (ref1)
Determin valoarea minim a unei serii de date.
Funcia MAX are aceeai sintax ca funcia MIN, determinnd valoarea maxim dintr-o serie de date.
Funcia AVERAGE
sintax:
= AVERAGE (ref)
returneaz media aritmetic.
Pentru a data automat o foaie de calcul este suficient s se introduc ntr-una din celulele ei
urmtoarea formul:
= NOW ( )
Funcia NOW nu necesit nici un argument i se returneaz data i ora curent de sistem. Pentru
a obine numai data (fr marcarea timpului) se utilizeaz funcia TODAY care are urmtoarea
sintax:
= TODAY ( )


Sortarea datelor

Atunci cnd datele sunt introduse ntr-un tabel, nu se ine seama de ordinea n care vor fi
utilizate. Pentru a realiza sortarea datelor dintr-un tabel se vor parcurge urmtorii pai:
se vor selecta toate datele din tabel, cu excepia titlului, etichetelor de coloan i a totalurilor;
se va selecta din bara de meniuri Data Sort i va aprea caseta de dialog Sort

MICROSOFT EXCEL

9





Dup identificarea cheilor de sortare se alege modul de sortare cresctoare (Ascending) sau
descresctor (Descending). Dac tabelul are etichete de coloan se va selecta My List Header Row,
n caz contrar No Header Row. Dac se dorete schimbarea ordinii sortrii se va selecta butonul
Options.
Pentru a stabili o alt ordine de sortare dect cea implicit se va selecta butonul Options din
caseta:
de dialog Sort.

Opiunile din caseta de dialog Sort Options sunt urmtoarele:
First Key Order care are ca setare implicit Normal, prin care textul este sortat de la A la Z (ordine
cresctoare) sau de la Z la A (ordine descresctoare), dup cum se specific n caseta de dialog Sort.
Ordinea cresctoare conform ordinii de sortare Normal se realizeaz astfel:
dac valorile sunt numere, atunci primele din serie vor fi valorile negative, se va continua cu
numerele pozitive;
textul va fi sortat de la A la Z fr s se in cont dac literele sunt mari sau mici.
Dac sunt utilizate valori logice, FALSE va aprea naintea lui TRUE;
Mesajele de eroare, cum ar fi #NAME?, sunt sortate n ordinea n care apar n foaia de lucru;
Celulele vide sunt poziionate la sfrit, indiferent de ordinea de sortare.

Numerele introduse ca text, ca de exemplu ONE, sunt sortate naintea oricrui text.

MICROSOFT EXCEL

10




Celelalte opiuni sunt folosite pentru sortarea datelor calendaristice (ani, luni, zile) aezate n
ordine natural.
Case Sensitive va face diferena ntre literele mari i cele mici, astfel nct literele mari vor fi puse
naintea literelor mici atunci cnd se ordoneaz cresctor.
Orientation determin direcia n care se va efectua cutarea elementelor care trebuie sortate. Dac
sunt organizate pe coloane se va opta pentru Sort Top to Bottom; dac sunt dispuse pe linii Sort
Left to Right.

Trasarea graficelor

Pentru a realiza un grafic se parcurg urmtorii pai:
1. Selectai datele din foaia de calcul pentru reprezentarea crora se dorete trasarea graficului; se
include coloanele sau rndurile care conin valorile numerice i textul titlurilor acelor coloane sau
rnduri;
2. Selectai un clic pe butonul ChartWizard ? care se gsete n bara de instrumente standard;
indicatorul se va transforma ntr-o urm fin;
3. Se va marca zona dreptunghiular ce va conine graficul;
4. ChartWizard va prezenta diferite opiuni ntr-o serie de casete de dialog. Dup efectuarea
alegerii, n fiecare caset de dialog se va selecta butonul Next;
5. Dup efectuarea alegerilor n ultima caset se va selecta Finish.




Dac se constat c ntr-o etap trebuia rspuns n mod diferit exist dou metode pentru a schimba
alegerea:
1. Se selecteaz butonul Back n loc de Next cnd se va reveni la caseta de dialog anterioar;
2. Se apas butonul Cancel i se reia lucrul.

MICROSOFT EXCEL

11






Adugarea unei serii de date ntr-un grafic se pate face prin metoda drag-and-drop, care implic
urmtoarele operaii:
1. Selectai seria de date care urmeaz a fi introduse n grafic;
2. Deplasai indicatorul de celul pe conturul zonei selectate, astfel nct acesta s se transforme
ntr-o sgeat;
3. Cnd indicatorul sgeat se gsete n interiorul suprafeei graficului, eliberai butonul mouse-
ului.


MICROSOFT EXCEL

12




Un grafic poate fi creat ca o foaie de lucru prin selectarea din bara de meniuri Insert Chart
As New Sheet sau prin poziionarea cursorului mouse-ului pe eticheta foii, apsarea pe butonul din
dreapta i selectarea Insert Chart (se va deschide caseta de dialog Chart Wizard Step 1).

Pentru a redimensiona un grafic se va efectua un clic pe grafic; va aprea un set de ptrate mici;
plasarea cursorului pe unul din aceste ptrate va avea ca efect transformarea acestuia ntr-o sgeat
dubl ; innd apsat butonul drept al mouse-ului graficul va putea fi adus la dimensiunea dorit.
Mutarea unui grafic n interiorul foii de lucru se face prin selectarea graficului, plasarea
cursorului n interiorul graficului astfel nct acesta trage sgeata, i eliberarea butonului cnd aceasta
a ajuns n poziia n care se dorete s se mute graficul.
Dac se dorete dispunerea graficului ntr-o alt foaie de calcul se va selecta graficul, iar din
bara de meniuri se va alege Edit Cut, apoi cursorul mouse-ului va fi plasat n noua foaie de calcul
la coordonatele dorite; selectnd Edit Copy graficul va fi plasat n noua locaie.

































Referent de specialitate: profesor Anca Ileana, Liceul Teoretic Grigore Moisil Bucuresti

Excel este marca inregistrata a companiei Microsoft.