Pengenalan Kepada Komunikasi Korporat [KOM 3101]

sebelum balik depan

Pensyarah: Mohd. Rosli bin Selamat.
I November 1998/1999
Soalan Tugasan Pertama:
Bincangkan kenapa komunikasi perseorangan dan komunikasi keorganisasian mempengaruhi
strategi perancangan komunikasi korporat sesebuah organisasi?
Pengenalan:
Mengikut hukum alam, makhluk yang dijadikan oleh Allah saling bergantungan antara satu sama
lain walaupun pergantungan itu dilakukan dalam bentuk dan aspek yang berlainan. Antara
dorongan mereka melakukan pergantungan ini ialah memenuhi suatu kekurangan kerana
sememangnya Tuhan tidak menjadikan makhluknya dengan serba lengkap. Contoh manusia
berinteraksi dengan penjual makanan untuk mendapat bahan makanan hasil daripada tanaman dan
sebagainya. Antara cara mencapai kesempurnaan ini ialah manusia harus berkomunikasi bagi
menyampai maksud dan menjalankan kewajipan. Jalinan antara manusia dengan Tuhan, manusia
dengan manusia, manusia dengan tumbuhan, bumi dan sebagainya adalah bentuk-bentuk
komunikasi. Peranan fungsi komunikasi ini ialah memberitahu hasrat dan isyarat kefahaman
dipihak lain agar hasrat dan harapan dapat ditunaikan. Apatah lagi dalam kehidupan era kemajuan
dan berorganisasi, komunikasi adalah salah satu acara penting yang dilakukan bagi mencapai
sesuatu matlamat. Mengikut Henry Mintzberg 80% yang digunakan oleh para pengurus untuk
berinteraksi atau berkomunikasi dalam organisasi iaitu 45% untuk subordinates, 10% untuk
superior, 10% untuk pakar dan 20% untuk kerajaan (Setaraf) dan 20% untuk lain-lain. Komunikasi
berasal daripada bahasa Latin "Communicare" bermaksud penyertaan atau pemberitahuan dan
perkataan "communis" bermakna milik bersama atau berlaku dimana-mana. "Communis opinio"
bermakna pendapat umum.
Definisi Komunikasi Perseorangan
Menurut Henry Mintzberg komunikasi ialah "suatu proses yang dilakukan melaluinya sesorang
manusia mencuba berkongsi pengertian menerusi mesej-mesej simbolik".
Definisi Komunikasi Keorganisasian
Menurut buku Gerald M.Goldhaber (1990) dalam "Komunikasi Dalam Organisasi" bahawa
Komunikasi dalam keorganisasian ialah proses untuk mencipta dan bertukar-tukar mesej dalam
rangkaian hubungan yang saling bergantungan antara satu sama lain untuk menyelesaikan perkara
yang berlaku di persekitaran yang tidak menentu. Kedua-dua definisi diatas dirumus sebagai
proses menwujudkan interaksi dua pihak bersama-sama mencipta makna untuk satu tujuan.

Menurut Fred T.Allen, pengerusi dan presiden Pitney Bowes mempercayai bahawa "semakin
banyak maklumat yang diketahui oleh pekerja, maka semakin lebih baik pekerja itu. Contoh
Pengerusi dan ketua pegawai eksekutif United Airlines Edwards Carlson telah membuat
perjalanan lebih daripada 20 ribu batu tiap-tiap tahun untuk mengadakan pertemuan kira-kira 50
ribu pekerjanya untuk kunjungan muhibah serta melaksanakan mesyuarat formal dan berbual-bual
tidak formal dan akhirnya kunjungan itu menjadi faktor utama syarikat berkenaan menghasilkan
keuntungan kewangan;. Ini menggambarkan betapa mustahaknya berkomunikasi sebagai alat
untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi. Walaupun sumber dan sokongan daripada faktor
lain penting seperti pengurusan yang cekap, kemudahan sumber dan peralatan, bahan mentah dan
sebagainya. Oleh itu usaha berkomunikasi, bagaimana komunikasi dan pengaruh komunikasi
perseorangan dan komunikasi keorganisasian terhadap perancangan strategi pengurusan yang
mempunyai struktur pengurusan yang moden (korporat) menurut Raymond V.Lesikar
keberkasanan komunikasi organisasi adalah berdasarkan antara fakor-faktor berikut iaitu saluran
komunikasi formal, struktur organisasi, pengkhususan kerja dan hak milik maklumat sementara
komunikasi perseorangan menurut Henry Mintzberg ialah menjalin perhubungan (interpersonal),
menerima dan memberi maklumat dan peranan membuat keputusan.
1. Struktur Autoriti Dalam Organisasi
Pengaruh, kuasa dan autoriti adalah unsur-unsur yang lazimnya terdapat sesebuah organisasi.
Kuasa adalah kebolehan untuk mengenakan pengaruh kepada orang lain dan autoriti pula ialah
satu jenis kuasa sah dan formal. Kesannya pula kepada penerima ialah samada menukar tabiatnya
secara jelas atau diam-diam, menjadi lebih positif atau tidak . Mengikut Prof.Bertram H. Raven
dan J.R.P French terdapat lima (5) jenis kuasa sosial. Namun daripada lima, terdapat dua lagi
tambahan kuasa oleh Raven dan French mengikut Hersey dan Blanchard iaitu kuasa maklumat
dan kuasa perhubungan dan antara pengaruh yang lima ini, menurut Prof. Kanter ialah kuasa
peribadi iaitu kuasa kepakaran dan kuasa karisma adalah kuasa datang dari diri sendiri disebabkan
ilmu pengetahuan dan kemahirannya. Autoriti ialah kuasa yang berasaskan pengiktrafan hak untuk
mengenakan pengaruh. Jenis kuasa ini sangat memberi pengaruh kepada keberkasanan
komunikasi. Perbedaan kuasa dan status adalah faktor menentukan kedudukan individu dalam
hieriki organisasi serta menentukan siapa boleh dengan siapa boleh berkomunikasi. Biasanya
rangkaian komunikasi dalam organisasi berdasarkan struktur autoriti yang dibuat. Mengikut
fomalnya pola komunikasidan kuasa adalah menegak (kebawah dan ke atas) tidak formal
komunikasi mendatar dan pepenjuru. Kalau pengurus boleh berkomunikasi dengan semua
subordinatnya dan pekerja bawah yang berada dalam struktur organisasinya tetapi sebaliknya para
subordinat, pekerja bawah dan bahagian/unit tertentu tidak semua boleh berkomunikasi dengan
pengurus melainkan perkara-perkara tertentu sahaja. Kalau komunikasi pengurus dengan staf
bawahan umumnya bersifat arahan tetapi suburdinat atau individu dari bahagian atau unit lain
tidak boleh melakukan dengan subordinat atau individu daripada bahagian atau unit yang lain dan
sebagainya. Kuasa maklumat juga boleh mempengaruhi keberkesanan komunikasi. Kuasa ini
adalah asas untuk mengujudkan komunikasi kepada pihak tertentu atau orang lain kerana mereka
menghendaki maklumat tersebut. Satu lagi kuasa yang boleh membantu mengembangkan proses
komunikasi ialah kuasa perhubungan. Tujuan kuasa ini adalah untuk membantu menjalin
komunikasi semula diantara dua oraganisasi atau individu yang mengalami hubungan rapuh masa

lalu ataupun memperbetulkan perbezaan takrifan maksud agar menjadi serasi seperti perbezaan
bahasa dan sebagainya.
2. Perubahan Organisasi (Transformasi)
Menurut Carzo dan Yanouzas perubahan ialah "satu pola penukaran kelakuan ataupun status yang
stabil kepada satu pola kelakuan dan status yang lain". Tujuan perubahan dalam organisasi ialah
meningkatkan motivasi, meningkat daya pengeluaran, mengurangkan konflik dan juga mencapai
matlamat yang baru. Bentuk-bentuk perubahan yang lazim berlaku dalam sesebuah organisasi
ialah perubahan tentang struktur organisasi, perubahan pekerja, perubahan teknologi, perubahan
budaya organisasi, proses pengurusan dan proses membuat keputusan, perubahan kepimpinan dan
sebagainya. Perubahan-perubahan berlaku ini boleh dilihat dari dua sudut positif dan negatif.
Sudut positif ialah para pengurus organisasi cuba meningkatkan peranan dan keberkesanan
komunikasi melalui meningkatkan motivasi pekerjanya dengan memperkenalkan corak baru
pengurusan, budaya, pembuatan keputusan dan gaya kepimpinan baru, menempatkan pekerja
ditempat yang bersesuaian dan memberi perkhidmatan mengikut citarasa pelanggan. Kemajuan
sesebuah organisasi akan mendorong untuk memperbesarkan saiz dan struktur organisasi, justru
itu perubahan saluran-saluran komunikasi juga turut berubah. Organisasi dan operasinya yang
berkembang seperti mengadakan cawangan-cawangan di kawasan-lain sama ada melibatkan
urusan diperingkat negeri atau diperingkat antarabangsa maka pengurusan komunikasi yang
berkesan semakin berkurangan, lebih konflik dan sukar dilaksanakan dan akhirnya turut
mempengaruhi penyelarasan terhadap aktiviti-aktivitinya. Menurut Alfred D. Chandler, apabila
saiz organisasi semakin membesar, ia akan sampai ke satu takat di mana ia dipaksa memencar dan
mengadakan mekanisme-makanisme formal yang lebih beraneka untuk menyelaraskan aktivitiaktivitnya. Perubahan teknologi dengan pemilikan alat-alat baru seperti penggunaan komputer
yang dilangkapi dengan kemudahan internet dan persisian-persisian yang boleh diguna pakai
untuk berkomunikasi, penyebaran dan menyelidikan data dan maklumat akan menghasilkan
maklumat berkualiti dan terkini. Perubahan dan pemilihan pekerja dengan pemadanan tugas
dengan kepakaran dan kemahiran tertentu akan memberi ruang berkomunikasi lebih baik,
bermotivasi dan inovasi serta melahir pekerja yang lebih kreatif dan akhirnya boleh menghasil
kerja yang baik seperti yang diharap oleh pengurusan sesebuah organisasi. Sudut negatif,
perubahan-perubahan biasanya mendapat halangan kerana tanggapan individu atau kumpulan
tentang kemorosatan komunikasi boleh berlaku atas faktor tidak ada keserasian dengan
persekitaran baru, kehilangan kuasa dan status, ketiadaan kepakaran dan kemahiran dalam kerja
yang baru, kehilangan rakan seakrab, kehilangan sumber dan berbagai alasan lain. Apabila ini
berlaku maka berlakulah lobi-melobi, mengampu (ada undang disebelik batu) dan politik dalam
organisasi. Menurut Schermerhon politik organisasi sebagai "pengurusan pengaruh untuk
memperolehi hasil yang tidak dipersetujui oleh organisasi atau memperolehi persetujuan melalui
cara pengaruh yang tidak jelas". Apabila berlaku unsur-unsur negatif seperti ini maka hasrat
organisasi untuk mencapai matlamat yang telah dirancang akan gagal.
3. Model organisasi berdasarkan hubungan manusia
Menurut Robert J.House dan Terence R.Mitchell "Darjah kepuasan dan motivasi subordinat

bergantung kepada sejauh mana kelakuan pemimpin mempengaruhi kebolehan subordinat

mencapai matlamat". Ini menunjukan bahawa pengurus atau ketua dalam sesebuah organisasi
perlu menunjukkan model atau teladan baik kepada pekerjanya. Misal Pengurus/pemimpin
pendapat "opinion leader" yang diperkenalkan oleh Katz dan Lazarsfeld (1955), pemimpin ini
bercirikan dan berfungsi antaranya sebagai model dan pencontoh kepada kumpulan lain,
mempunyai pengetahuan lebih berbanding lain agar menjadi rujukan untuk mendapat nasihat dan
tunjukajar, bermaklumat, ketrampilan berkomunikasi, berpendidikan tinggi dan status sosial yang
baik dan sebagainya. Dengan adanya sifat-sifat sedemikian nescya kredibilitinya sebagai pengurus
dan pemimpin sesebuah organisasi dihormati dan menjadi ikutan pekerjanya. Bukan saja status
diterima dan dihormati tetapi sifat keterbukaannya juga menggelakkan proses komunikasi diantara
pekerja, rakan sejawat, subordinat dengan para pengurus. Mempunyai barisan pengurus dan
pekerja yang baik adalah asas kemajuan dan perkembangan kepada sebuah institusi sesebuah
organisasi. Contoh Datuk Giberial William (1996), kini beliau sebagai Timbalan Setiusaha
Kerajaan Negeri II Negeri Sabah dan Presiden IASIA, sebuah organisasi peringkat Antarabangsa
ketika menjadi Pengarah Biro Pembangunan Sumber Manusia (BPSM) telah melaksanakan
berbagai kempen dan aktiviti seperti ceramah bulanan untuk staf, kempen kebersihan, kempen
senyum selalu yang bertujuan mewujudkan pengetahuan, ilmu dikalangan staf, menwujudkan
suasana kerja yang mesra, menwujudkan motivasi dan berkomunikasi antara pengurusan dan
kakitangan BPSM. Kesannya meningkatkan minat semua pekerja samada secara individu atau
kumpulan ke arah mencapai visi BPSM seluruhnya.
4. Budya Organisasi atau korporat
Berbeza perspektif antara Interpretivist dan funcionalist tentang budaya organisasi tetapi menurut
Vijay Sathe "Budaya merupakan satu set kesefahaman utama yang dikongsi bersama oleh sesuatu
masyarakat ". Intipati kepada fahaman ini ialah kepercayaan, nilai dan norma. Kehidupan
berorganisasi yang saling bergantungan haruslah dapat untuk mewujudkan kepercayaan diantara
semua mesyarakat dalam organisasi, mempunyai nilai baik dan norma kehidupan yang diwarnai
akhlak mulia, baik, sopan santun, rajin bekerja dan sebagainya. Biasanya bagi negara-negara
tertentu khususnya Malaysia yang mempunyai masyarakat majmuk, kepelbagaian dan perbezaan
budaya telah mendorong masyarakatnya mewujudkan interakasi atau komunikasi diantara pihak
tertentu untuk maksud berkongsi maklumat dari segi kepakaran, kemahiran, nilai, norma dan
sebagainya. Contohnya kalau masyarakat cina ramai telibat dalam perniagaan dan masyarakat
Melayu dan kaum lain di bidang pertanian namun kerana negara ini mempunyai visi dan konsep
mahu bekerjasama dan perkongsian maklumat dan kepimpinan negara, kini ramai bumiputra
menjadi ahli korporat dan sekecil-kecilnya menjadi penjaja yang asasnya berkonsepkan
perniagaan. Lihat sejenak kepada negara Jepun, German, Korea Selatan yang hancur akibat
ledakan bom pada zaman perang dunia ke-2, telah menjadi negara pesat membangun dan maju
kerana masyarakatnya mempunyai kesedaran tinggi, masyarakat berdisplin, rajin dan mempunyai
budaya organisasi kerja yang positif. Tidak hairanlah apabila Dr. Mahathir Mohammad Perdana
Menteri Malaysia memimpin negara Malaysia. Pelbagai dasar diperkenalkan oleh beliau antaranya
seperti Dasar Penswastaan , Dasar Pengkorporatan Malaysia dan Dasar Pandang Ke Timur yang
bertujuan membudayakan organiasasi dan rakyat Malaysia agar mengikuti cara pengurusan ala
syarikat dan mengikuti nilai-nilai positif dan budaya berkerja kuat yang diamalkan di negara-

negara berkenaan. Faktor-faktor inilah juga sebagai teras kejayaan beberapa perbadanan di
Malaysia hari ini seperti perbadanan PETRONAS yang mengamalkan budaya organisasinya ialah
profesionalisme, proaktif, amanah, setiakawan dan kesetian kepada perbadanan begitu juga
dengan Syarikat Matsusita Elektrik, Tenaga Nasional Berhad (TNB), Syarikat telekom Malaysia
(STM), Pos Malaysia Berhad dan sebagainya. Dalam sektor awam juga mempunyai budaya
organisasinya sendiri seperti digambarkan dalam piagam pelanggan dan penerapan nilai-nilai
murni seperti Amanah, berilmu, bersopan santun, jujur, ikhlas, bertanggungjawab, berkerjasama,
perpaduan dan sebagainya yang dianggap penting dalam pengurusan awam ke arah matlamat
memberi perkhidmatan awam yang bersih, cekap dan amanah. Ini bermakna setiap individu ,
kumpulan, bahagian atau unit sama di sektor perbadanan swasta atau perbadanan sektor kerajaan
mempunyai peranan tertentu demi menjamin kejayaan dan pencapaian matlamat yang telah
ditetapkan.
5. Konflik organisasi
Mengikut Robin Konflik ialah "satu proses di mana seseorang itu berusaha dengan sengaja untuk
mengagalkan usaha seseorang yang lain dengan cara menghalang. Tujuan ialah untuk membuat
seorang kecewa di dalam usahanya untuk mencapai matlamat atau meneruskan kepentingannya".
Bermakna kehadiran asas konflik dalam organisasi adalah negatif dan bukan tujuan yang baik .
Huse dan Bowditch menyatakan konflik yang produktif berlaku sekiranya "Apabila berlaku
perbincangan dan konfrantasi terbuka mengenai tugas dan projek. Konflik dianggap sebagai suatu
masalah yang perlu diselesaikan dengan menggunakan kaedah-kaedah penyelesaian masalah.
Dalam kaedaan begini kaedaan kalah menang dielakkan dan buah fikiran dibincangkan secara
bebas dan dikumpulkan supaya penyelasaian yang baik dapat dihasilkan berbanding dengan
penyelesaian yang dicapai oleh satu kumpulan sahaja." Samada dalam mesyuarat, perbincangan
atau dimana-mana situasi, konflik tidak dapat dihindar. Kehadirannya adalah peringkat asas untuk
mewujudkan keaktifan untuk berinteraksi atau berkomunikasi, seterusnya menguji dan menilai
kepada idea dan pendapat seseorang sebelum sesuatu keputusan dapat dibuat. Faktor-faktor yang
menimbulkan konflik antaranya perbezaan keahlian, tanggapan, peribadi, maklumat, kuasa,
autoriti dan sebagainya dan hal ini akan boleh mengganggu produktiviti, tanggungjawab,
menghalang kewujudan yang dinamik dan menghalang keputusan diambil dan sebagainya.
Kesannya akan merosakkan proses komunikasi, mencipta kebencian, menjatuhkan estim-diri,
dendam dan menimbulkan syak wasangka dan fikiran jahat antara satu dengan yang lain. Adakah
wujud kerjasama apabila wujud konflik? adakah kita memberi anggapan bahawa orang yang
berkonflik dengan kita sebagai lawan dan musuh? kalau musuh dan lawan bolehkah kita
menjalinkan persahabatan, rakan sekerja dan berkerjasama semula dalam sesebuah organisasi?
Kata Dr.Mahthir Mohamad dalam ucapannya di perhimpuan khas UMNO di PWTC pada 13
Disember 1998, "Ketegangan semasa pemilihan hendaklah dilupakan dan tumpuan hendaklah
diberi kepada menjayakan matlamat parti dan Ingat dalam parti tiada kawan yang kekal, tidak ada
musuh yang kekal". Sebenarnya semua jawapan dan meleraikan perbelahan ini adalah berada
dalam diri individu atau kumpulan itu sendiri. Sebenarnya konflik ada kebaikan yang tersirat iaitu
bertindak sebagai penapis maklumat, penyatuan, penggabungan kumpulan atau individu melawan
pihak lawan agar kuat dan pendapat ramai mudah dipersetujui, membantu keberkasanan memberi
pandangan dan idea yang bernas dan akhirnya menjadi rangsangan untuk mencari idea-idea,

pendapat dan kaedah menyelesaian masalah yang lebih efektif dan sebagainya.
Rumusan.
Komunikasi merupakan peroses dan aktiviti yang dilaksanakan berterusan dalam sesebuah
organisasi korporat. Kejayaan perancangan strategi organisasi mencapai matlamat bergantung
kepada bagaimana organisasi itu distruktur dan keupayaan individu atau kumpulan untuk
berkomunikasi dan seterusnya menginterpretasi, melaksana, menyampai dan menggunanya
sebagai nadi dan alat pengurusan kearah matlamat organisasi.
Rujukan:
Muhd Mansur Abdullah (1998) "Komunikasi Dalam Pengurusan" Kuala Lumpur: Dewan Bahasa
Dan Pustaka.
Abdullah Hassan Ainon Mohd (1997) "Komunikasi Untuk Pemimpin" Kuala Lumpur: Utusan
Publications & Distributors SDN.BHD.
Jaafar Muhamad, Edisi Ketiga (Oktober, 1997) "Kelakuan Organisasi" Kuala Lumpur: Leeds
Publications.
James A.F.Stoner & Charles Wankel, Edisi Ketiga (1989) "Pengurusan" Petaling Jaya:Amiza
Publishing SDN.BHD.
Astrid S.Susanto (1997) "Komunikasi Teori dan Praktis 2" Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan
Pustaka.
Gerald M.Goldhaber (1990) "Komunikasi Dalam Organisasi" Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan
Pustaka.