http://perakende.wordpress.

com/2011/08/22/tansas-a-s-ornek-b2b-vakasi-%E2%80%93/

1. Blm: Mevcut Durum

IT Teknolojilerinde Sre Ynetimi Uzman olarak bizzat tm aamalarnda
bulunduum baarl bir B2B vakasn sizinle paylamak isterim. O dnemde
grev yapan IT Teknolojilerinin bandaki yneticimiz ve tm ekipteki
arkadalarn vizyoner bak as ve zverili almalar sayesinde perakende
sektrnde IT teknolojilerinin bir firmay nereden alp nereye gtrdne
ahit oldum
Tansa 2000 yl itibaryla yllk $580 min USDye ulaan yaklak 200 maaza
ile hzl tketim sektrnde (FMCG) hzla bymekte olan bir firmayd.
Firmann gnlk sevkyat hacmini dndnzde binlerce SKU (Stock
Keeping Unt)rn binlerce irsaliye bunlarn kontrol olduka ciddi bir i yk
yaratyordu. Fatura Kontrol Departmannda yaklak 40 kadar personel

alyordu. Bu personelin grevleri:

1.) Cari hesap faturalarnn sisteme kaydn gerekletirmek
2.) Kabul yaplacak olan faturaya ait rn giriinin gerekleip
gereklemediini kontrol etmek.(Miktar Kontrol)
3.) lgili siparite belirlenen koullarla faturadaki koullarn uygunluunu
kontrol etmek (Fiyat, iskonto ve vade kontrol)

leyi

Her maazaya satc firma tarafndan yaplan sevkiyat 1 adet irsaliyeye

karlk geliyordu. Maazalardaki rn kabul elemanlar sevkiyatlar gnlk
olarak sisteme giriyorlard.

Firma i kural olarak 10 irsaliyeye karlk 1 fatura kesmekteydi.

Fatura Kontrol Personeli faturay eline aldnda faturann zerinde yazan

irsaliye numaralarn iaretliyor; sistem bu irsaliyelere karlk sanal bir
fatura oluturuyordu. Ardndan sistemin rettii bu fatura ile firmann
dzenlemi olduu fatura tutarn karlatrlyor eer herhangi bir sorun
yoksa fatura, firma cari hesabna ileniyordu.

Yaanan Skntlar

200 maazaya her gn yaplan yzlerce sevkiyata karlk, rn kabul ve

irsaliye giri ilemleri ok vakit alyor, (Ortalama bir mal kabul sresi 45 dk
ile 1,5 saat aras deiiyordu) rn kabul eleman sabah saatlerinde
yaanan skkl gidermek iin bir sonraki firmann rnlerini teslim
almaya balyor daha nceki ilemin stok giriini erteliyordu.

rn Kabul elemannn manuel olarak sisteme girdii irsaliyelerde kullanc

hatalar oluuyordu.

Maazann kulland veritaban ile merkezinki farklyd dolaysyla girilen

irsaliyeler akam alan bir program ile merkeze aktarlyordu; ancak baz
irsaliye girileri aktarm srasnda yaanan hatalardan dolay salkl olarak
sisteme ilemiyordu.

Fatura Kontrol Personeli firma

faturasn girerken ilgili irsaliyeleri sistemde gremiyor dolaysyla sistem
faturas oluturamyordu. Bunun iki sebebi olabilirdi, ya maaza personeli
irsaliye giriini yapmam ya da sistemde aktarm srasnda hata olumutu.
Fatura Kontrol Personeli maazay telefonla arayarak girii teyid ediyor,
eksik girilen irsaliye varsa maazadaki personel stok giriini yapyor; eer
sistemsel bir hata var ise IT Departman ile konunun sebebi aratrlp
zlmeye alyordu. Tabi bu sorunlar zldkten sonra bir sonraki aktarm
iin 1 gn beklenmesi gerekiyordu.
Tm irsaliyelerin sisteme girmi olduunu varsayarsak sistemin oluturduu
fatura ile firma faturasnnelememesi durumunda iki ihtimal vard. Ya firma
faturas hatalyd ya da maaza hatal irsaliye girii yapmt Maazann
hatal irsaliye girii yapmas ok muhtemeldi,manuel yaplan onca giriin
iinde bir rnn barcodunun veya miktarnn hatal girilmesi yaanan ok
olaan sorunlar arasndayd

Aadaki ak emasnda bir fatura kontrol personelinin sorumluluundaki

ilem admlarn gryoruz. Bir tek faturada bile yaanan bunca olaslk
karsnda bu departmanda alan kiiler ileri yetitirebilmekiin neredeyse
her gn ge saatlere kadar alyorlar ancak ile bir trl yetimiyordu; Eer
bir fatura zamannda sisteme kaydedilmez ise tedariki firma demesini
alamyordu, dolaysyla faturalar belirlenen sre iinde mutlaka kontrol
edilerek sisteme kayt edilmeliydi; bu durum da personelin zerinde byk bir
bask oluturuyordu

2. Blm: B2B Sonras Durum

Srecin nasl optimize edilecei ile ilgili

beyin frtnalar sonucunda analiz almalarna baland. ncelikle sre
sadeletirildi gereksiz ilem admlar kaldrld. Srecin tm aamalar ayr
birer proje olarak deerlendirildi ve kademeli olarak tm sre revize edildi.

rn Kabul Sreci

rn kabul ilemlerinde daha nce tm koliler alarak koli ii adetler

zerinden giri ilemi yaplrd. Yeni uygulamayla koli ii adetler sisteme
tanmland, rn kabul ilemler RFID teknolojisi ile alan el terminalleri

ile otomatik olarak yaplmaya balad.

rn kabul eleman, rn kabul srasnda el terminali ile sadece koli

barkodlarn okutuyor; sistem, tanml olan koli ii adetlerine gre otomatik
giri irsaliyesi oluturuyordu. Bylelikle 45 dk ile 1,5 saat sren rn kabul
ilemleri maksimum 15 dakikada tamamlanr hale gelmi oldu.

rnler el terminali ile okutularak alnd iin hem miktar giri hatas hem
de barcod hatalar minimize edilmi oldu.

Tm ilemler online gerekletii iin aktarm hatalar ortadan kalkm

oldu.

Fatura Kontrol Sreci

Tedariki firma faturalar sisteme otomatik aktarlyor, maaza girileriyle
otomatik eleiyor, fatura kontrol personeli sadece tutarszlk olan faturalara
younlayordu. Birok manuel ilem ortadan kalkm olduu iin hata oran
dmt.

Sonu

Elektronik ortamda otomatik olarak

gerekletirdii ilemler sonucunda bir ok faaliyet iin personel gereksinimi
asgari dzeye indi, personel says 2/3 orannda azaltld, mevcut personel
fazla mesaiye kalmadan ilerini yetitirebilir hale geldi, manuel
operasyonlardaki hatalar ortadan kalkt verimlilikte % 80 art saland.
Demet Ekin