HIT MagicPlus Software (Indo)

_____________________________________________________________________
GET START
Click dua kali untuk HIT Setup (dengan gambar PC icon)
- Click OK button
- Click Next
- Pilih I Agree
dan Click Next
- Click Next
- Click Next
- Click Next
- Yakinkan bahwa anda telah melakukan click pada install modem dialer
-
jika menggunakan modem sebagai connection.

Jika tidak maka click Next
Click Next
Click Finish setelah system selesai melakukan install software
1. Langkah untuk memulai dengan HIT Time Attendance System

Hunno Time Attendance terdiri dari Time Attendance Admin dan Time
Attendance Retrieve
1.1 Time Attendance Admin adalah menu utama yang terdiri dari beberapa sub
menu dan dapat melakukan penambahan, perubahan, dan atau penghapusan
data. Untuk memulainya maka Start>>Program>>Hunno Time Attendance
System >>Time Attendance Admin
Pada tampilan user login maka lakukan pilihan pada Device Type untuk tipe
terminal yang digunakan apakah MagicPass atau MagicProx (proximity card
reader) atau keduanya.
Setelah itu maka masukan user name dan password (standard) sebagai berikut:
User Name : administrator
Password
: password
Ada 4 (empat) hal penting yang harus dilakukan atau di-isi sebelum proses
attendance atau absensi dilaksanakan.
1.1.1 Menu Tools>>Absence Status Setting
Merupakan sub menu untuk menentukan icon serta kondisi dari tidak
kehadiran pegawai (absen).
1.1.2 Menu Tools>>Shift Setting
Merupakan sub menu untuk men-create semua jam kerja yang berlaku
dalam perusahaan
contoh: Shift 1 08:00-17:00
1.1.3 Menu Tools>>Group Shift Setting
Merupakan sub menu untuk memasukkan jam kerja yang berlaku
selama 1 (satu) minggu penuh.
1.1.4 Menu Tools>>Department Setting
Merupakan sub menu untuk men-create semua departemen yang ada
dalam perusahaan
Contoh: Department 1 Finance
1.1.5 Menu View>>Employee Information
Merupakan sub menu untuk mengisi dengan semua informasi
karyawan (kecuali Resign Date ) dan click Save.
Note:
www.sidijarimurah.com
_____________________________________________________________________
-
Lakukan pilihan untuk jari yang baik (biasanya jari yang kurang baik,
pada saat registrasipun akan sulit) serta jalankan proses registrasi yang
benar (lihat juga Fingerprint Registration Method).
- Disarankan untuk melakukan test absensi segera setelah melakukan
registrasi sidik-jari untuk dapat mengetahui tingkat keberhasilan.
- Jika tidak berhasil atau sulit setelah mencoba beberapa kali maka perlu
dilakukan registrasi ulang dan dipilih jari yang benar-benar baik, jika
masih terjadi hal yang sama dan terjadi kepada semua atau kebanyakan
user mengalami hal yang sama maka ada kemungkinan disebabkan
readernya (Harap hubungi penjual product ini).
2.2 Time Attendance Retrieve merupakan form untuk melakukan penarikan log
data
atau
transaksi
sehari-hari.
Untuk
memulainya
maka
Start>>Program>>Hunno Time Attendance System >>Time Attendance
Retrieve
Note:
- Apabila penarikan log telah dilakukan dan berhasil maka lakukan proses
log transaksi melalui menu Time Attendance Admin>>Process>>Process
Transaction Log Data.
- Lihat report seperti Employee Attendance
- Disarankan untuk membaca manual software secara lengkap pada
halaman selanjutnya untuk mengetahui features serta report Hunno Time
Attendance System.
2. Untuk melakukan connection dengan modem maka lihat juga petunjuk di How
to Install with Modem Conenction (Optional) page 66.
Hanya berlaku untuk connection dengan MagicPass 4500
Penting untuk DIHINDARI:
Jangan melakukan connection dengan terminal pada waktu attendance sedang
berlangsung, misal: menjalankan terminal user list atau terminal information.
_____________________________________________________________________
DAFTAR ISI (Table of Content)

GET START..................................................................................................................1
DAFTAR ISI (TABLE OF CONTENT).....................................................................3
SPESIFIKASI HARDWARE DAN SOFTWARE.....................................................5
PETUNJUK INSTALASI (INSTALLATION PROCEDURES)..............................6
PETUNJUK REGISTRASI SIDIK JARI (FINGERPRINT REGISTRATION
METHOD)....................................................................................................................7
PETUNJUK UMUM (GENERAL INSTRUCTION)...............................................9
LOGIN........................................................................................................................10
SETTING PRINTER (PRINT SETUP)...................................................................12
LOG OFF ADMINISTRATOR.................................................................................12
KELUAR KE MS. WINDOWS (EXIT)...................................................................13
DAFTAR USER PADA ALAT (TERMINAL USER LIST)...................................16
PENGATURAN AKSES KE TERMINAL (USER TIME ZONE)........................17
STATUS TIDAK HADIR (ABSENCE STATUS SETTING).................................20
JAM KERJA (SHIFT SETTING)............................................................................21
GROUP SHIFT SETTING........................................................................................23
DEPARTEMEN (DEPARTMENT SETTING).......................................................23
INPUT DATA KARYAWAN (EMPLOYEE INFORMATION SETTING)..........25
PENGATURAN HARI LIBUR (HOLIDAY SETTING)........................................27
PENGATURAN FUNGSI KEY (FUNCTION KEY SETTING)...........................28
PENGATURAN WAKTU SHIFT GANTI HARI (EARLY IN SPARE TIME). . .29
PENGATURAN PENARIKAN DATA (RETRIEVE LOG SETTING)................30
INFORMASI PERUSAHAAN (GENERAL INFORMATION SETTING).........33
INFORMASI MENGENAI ADMIN (ADMIN INFORMATION SETTING).....34
KALENDAR BULANAN (MONTHLY CALENDAR)..........................................36
ACTIVITY CALENDAR..........................................................................................38
KALENDAR TAHUNAN (YEAR AT GLANCE)...................................................38
PROCESS...................................................................................................................40
APPROVAL OVERTIME HOUR SETTING.........................................................40
MAXIMUM OVERTIME HOUR SETTING.........................................................41
PERUBAHAN TIME LOG (TIME LOG EDITING)............................................42
EXPORT EMPLOYEE DAILY ATTENDANCE KE MS. EXCEL FILE............43
EXPORT DATA KEHADIRAN KARYAWAN MENJADI TEXT FILE
(EXPORT EMPLOYEE ATTENDANCE TO TEXT FILE)..................................44
EXSPORT LOG KARYAWAN MENJADI TEXT FILE FORMAT (EXPORT
EMPLOYEE LOG TO TEXT FILE).......................................................................45
IMPORT EMPLOYEE IMFORMATION DARI MS. EXCEL............................48
EXPORT AND IMPORT TABLE.............................................................................49
LAPORAN JAM KERJA (SHIFT REPORT).........................................................50
LAPORAN GROUP SHIFT......................................................................................50
LAPORAN DEPARTEMEN (DEPARTMENT REPORT)....................................51
LAPORAN KARYAWAN (EMPLOYEE REPORT)..............................................51
LAPORAN HARI LIBUR (COMPANY HOLIDAY REPORT)............................52
LAPORAN ULANG TAHUN KELAHIRAN KARYAWAN..................................52
LAPORAN ULANG TAHUN MASUK KARYAWAN............................................53
LAPORAN STATISTIK ABSENSI TAHUNAN KARYAWAN (ANNUAL
STATISTIC REPORT)..............................................................................................54
_____________________________________________________________________
LAPORAN REKAPITULASI KARYAWAN (EMPLOYEE RECAPITULATION
REPORT)....................................................................................................................55
LAPORAN DETAIL KARYAWAN (EMPLOYEE DETAIL REPORT)..............56
LAPORAN KEHADIRAN KARYAWAN (EMPLOYEE ATTENDANCE
REPORT)....................................................................................................................56
LAPORAN KEHADIRAN KARYAWAN PER HARI (EMPLOYEE DAILY
ATTENDANCE).........................................................................................................57
EMPLOYEE FUNCTION KEY ACTIVITY..........................................................58
LAPORAN LOG KARYAWAN (EMPLOYEE LOG REPORT)..........................58
LAPORAN EMPLOYEE DAILY LOG (EMPLOYEE DAILY LOG).................59
TERMINAL EMPLOYEE LOG..............................................................................59
LAPORAN AKTIVITAS KEHADIRAN KARYAWAN (ATTENDANCE
REPORT)....................................................................................................................60
MEMPERBAHARUI STRUKTUR DATABASE (COMPACT AND REPAIR
DATABASE)...............................................................................................................62
MELAKUKAN BACK-UP DAN RESTORE EMPLOYEE LOG PER BULAN 62
MELAKUKAN BACK-UP DAN RESTORE DATABASE PER TAHUN............62
MELAKUKAN UPGRADE DATABASE VERSION.............................................63
TROUBLE SHOOTING WHILE INSTALLING HIT MAGICPLUS
SOFTWARE...............................................................................................................64
TROUBLE SHOOTING GUIDE.............................................................................67
HIT CORPORATION & TECHNOLOGY.............................................................70
_____________________________________________________________________
SPESIFIKASI HARDWARE DAN SOFTWARE

Hardware specification (minimum)
- Micro Prosesor : Pentium II
- Hard Disk : 20GB
- Memory : 64 MB
- VGA Card 4 MB
- Printer
- Mouse
- CD Rom
Hardware specification (optimum)
- Micro Prosesor : Pentium III
- Hard Disk : 20GB
- Memory : 128 MB
- VGA Card 8 MB
- Printer
- Mouse
- CD Rom
Software :
- Operating System : Microsoft Windows 98, Me, 2000, Xp
- Microsoft Office : Access 2000, Excel 2000
- Microsoft IE version 5
- MDAC 2.7 dan driver untuk setiap format ekspor yang diinginkan
_____________________________________________________________________
PETUNJUK INSTALASI (Installation Procedures)

Masukan CD software kedalam PC CD Driver Anda.
- Lalu buka Windows Explorer
- Klik CD drive
- Lalu silahkan mengikuti petunjuk dibawah ini.
Install the software HIT Setup
- Go to Windows Explorer menu
- Select CD drive on your PC
- Choose and click Folder named: HIT Setup
- Double click the HITSetup.exe (on the picture of PC icon
)
- Click next
- Choose
and click next
- Click Next
- Click Next
- Click Next
- Click Next
- Click Next
Wait up to system has successfully installed the Software and click Finish
Note:
HIT Time Attendance Software adalah support multi regional. Sehingga harus
diperhatikan mengenai setting terhadap regional yang dilakukan karena terjadi
perbedaan terhadap tampilan dari hari atau tanggal seperti:
Regional setting dipilih menjadi USA (Control Panel>>Regional Setting) maka hari
dimulai dari Sunday, Monday______Saturday.
Regional setting dpilih menjadi Indonesia maka hari dimulai dari Senin, Selasa_____
Minggu.
Regional setting menjadi Malaysia maka haripun menjadi Isnin, Selasa_____Ahad.
Jika anda melakukan Upgrade Software Version maka lakukan prosedur sebagai
berikut:
1. Telebih dahulu copy-kan HIT MagicPlus database (HITFPTA.mdb) ke folder lain
(sebagai back-up).
2. Lakukan remove HIT MagicPlusTA Admin dan HIT MagicPlusTA Retrieve Log
pada Control Panel>>Add/Remove Program.
3. Lakukan delete secara manual pada Folder \HIT MagicPlus\MagicPlusTA.mdb
pada folder C:\Program File
4. Lakukan Install (versi baru) untuk HIT MagicPlus Admin (Setup HIT
MagicPlusTA Admin) dan HIT Retrieve Log (Setup HIT MagicPlusTA Retrieve
Log).
5. Pastikan Install telah berjalan dengan baik.
6. Click Menu Utilities>>Upgrade Database Version pada HIT MagicPlusTA
Admin. Penjelasan lebih detail mengenai Upgrade Database Version dapat
dilihat pada halaman 65 dengan sub menu Upgrade Database Version.
_____________________________________________________________________
PETUNJUK REGISTRASI SIDIK JARI (Fingerprint

Registration Method)
Untuk memudahkan proses absensi, pilih sidik jari Anda yang paling jelas alur
garisnya, dimana dapat dilihat secara kasat mata juga terlihat jelas pada monitor saat
melakukan proses registrasi (dapat juga menggunakan Hunno MS 3500/ 2500).
Gambar sidik jari yang susah untuk direkam dapat dikarenakan oleh luka pada sidik
jari, bercak putih, jari yang terlalu kering dan garis yang terlalu tipis.
Contoh sidik jari yang bagus
Sidik jari yang TIDAK

Direkomendasikan untuk Registrasi
Pastikan saat registrasi, jari Anda dalam keadaan bersih dan kering. Juga pastikan jari
Anda tetap menempel pada sensor dan tidak digerakan sebelum system dapat berhasil
merekam gambar sidik jari Anda.
Silahkan mempelajari gambar berikut untuk memastikan ketepatan proses registrasi:
Lokasi yang tepat untuk menaruh jari Anda
Metode yang tepat untuk menempelkan jari Anda pada sensor
Untuk yang memiliki gambar sidik jari yang baik, silahkan meregister 3 (tiga) jari
Anda yang berbeda/ sama, dimana masing-masing jari akan direkam sebanyak 1
(satu) kali. Proses perekaman sebanyak 3 (tiga) kali ini adalah agar system memiliki
data yang akurat untuk melakukan proses absensi disamping untuk menghindari
adanya jari yang luka atau rusak.
_____________________________________________________________________
Untuk orang tertentu yang memiliki gambar sidik jari yang kurang jelas pada ke 10
jari tangannya, mohon pilih salah satu jari yang terbaik. Dimana dari 1 (satu) jari
tersebut silahkan Anda rekam sebanyak 3 kali sehingga diharapkan hal ini
mempermudah system untuk mencari perbandingan pada proses absensi nanti.
Setelah melakukan registrasi silahkan mencoba melakukan test absensi/ otentikasi

beberapa kali. Jika Anda masih merasa kesulitan pada saat test tersebut, sebaiknya
Anda melakukan registrasi lagi dengan mengulangi dengan jari yang sama atau
menggunakan jari lain yang memiliki gambar yang lebih baik.
Khusus untuk tipe HIT MagicPlus maka pada layar LCD akan terdapat informasi
mengenai status sidik jari Anda yaitu Good, Middle, Bad. Disarankan untuk memilih
sidik jari yang Good dan mengulangi registrasi apabila ditemukan kondisi Middle/
Bad.
Kadang hal ini dapat juga disebabkan oleh kotornya sensor jadi mohon untuk
dibersihkan terlebih dahulu.
Jika Anda masih tetap memiliki kesulitan pada proses percobaan otentikasi/ absensi,
silahkan Anda komunikasikan dengan distributor atau dealer untuk keterangan dan
panduan lebih lanjut.
Setelah Anda sukses melakukan percobaan absensi, dapat dipastikan Anda tidak akan
mengalami permasalahan pada saat melakukan absensi.
_____________________________________________________________________
PETUNJUK UMUM (General Instruction)

Dalam software mohon menggunakan angka (0-9) dan huruf (A-Z, a-z) saja
untuk mengisi data/informasi.
Bentuk penulisan untuk memilih menu adalah : MenuUtama>>SubMenu. Dengan
pengertian pilihlah Menu Utama dahulu, yaitu dengan melakukan klik menu dengan
nama MenuUtama. Kemudian pilih submenu SubMenu, misalnya untuk keluar
dari aplikasi maka pilih menu File>>Exit.
Untuk dapat menjalankan aplikasi ini dengan baik, terlebih dahulu yang perlu
diperhatikan adalah Regional Setting, seperti pada bagian Petunjuk Instalasi.
Dan juga pengisian data menurut urutan seperti dibawah ini, khususnya informasi
tentang:
- Nama Perusahaan dan Hari kerja (Company Name and Working Day Setting)
- Status Absensi, misalnya : sakit, cuti, ijin (Status Setting)
- Jam kerja (Shift Setting)
- Departemen (Department Setting)
- Hari-hari libur (Holiday Setting)
- Data Karyawan (Employee Information)
_____________________________________________________________________
LOGIN
Untuk menggunakan aplikasi HIT TimeAttendance System, maka anda harus melalui
proses login di aplikasi HIT TimeAttendance Admin.
Dan untuk pemakaian pertama sekali anda dapat memasukan User Name dengan
administrator dan Password dengan password (Case Sensitive, mengabaikan
penggunaan huruf kapital).
Kemudian tekan tombol OK atau tekan Enter di keyboard.
Untuk proses Login anda mempunyai 3 metode yaitu dengan Password Only,
Fingerprint Only or Both.
Password Only dengan mengisi User Name dan Password.
Fingerprint Only dengan mengisi User Name serta memasukkan Fingerprint .
Both dengan mengisUser Name; Password serta Fingerprint.
Anda dapat mengubah User Name dan Password sesuai dengan keinginan Anda
dengan memilih menu View>>Admin Information. Lihat pada bagian Admin
Information.
Untuk login dengan menggunakan metode Fingerprint Only maka anda cukup
memasukan User Name serta Fingerprint. Tanpa perlu mengisi Password
Note:
Dalam kondisi rental maka untuk pertama kali terlebih dahulu anda harus click
Serial Number.
Dan masukkan semua informasi (mintakan ke distributor) yaitu:

_____________________________________________________________________
- Serial Number
- Number of Days
- Software Password
Setelah itu click Save S/N dan isi user name serta password yang berlaku.
Untuk kondisi perpanjangan maka lakukan Clear S/N dan isi dengan Software
Password yang baru serta click Save S/N.
_____________________________________________________________________
FILE-PRINT SETUP
Silahkan anda menaruh bagian

ujung jari anda pada dudukan
alat. (posisi : lekukan diatas
kaca sensor)
Jika jari Anda mengalami masalah saat registrasi, harap Anda dapat menggantinya
dengan jari yang lain yang mudah diterima saat registrasi.
SETTING PRINTER (Print Setup)

Menu ini digunakan untuk men-setting printer yang terhubung (connection) dengan
PC Anda. Pilih menu File>>Printer Setup. Sehingga pada layar monitor akan
tampak seperti window dibawah.
LOG Off ADMINISTRATOR

Sub menu untuk melakukan perubahan ke User Login lainnya. Untuk meng-aktifkan
hal ini maka tentukan Administrator/ User lainnya serta otoritas tang berlaku melalui
menu View>>Admin Information.
Untuk lebih detail silahkan lihat halaman 25
Contoh:
Supervisor
_____________________________________________________________________
KELUAR ke Ms. WINDOWS (Exit)

Menu ini digunakan untuk keluar dari system HIT MagicPlusTA Admin dan hal ini
dapat juga dilakukan dengan klik tombol
(close) di pojok kanan atas.
System terlebih dahulu kemudian akan menanyakan Are you sure you want to exit
MS Windows.
Pilih Yes atau No.
_____________________________________________________________________
INFORMASI TERMINAL/ALAT (Terminal Information)

Menu Terminal Information akan menunjukan data/kondisi dari tiap terminal. Pilih
menu Terminal>>Terminal Information. Dan tampilan sebagai berikut.
Untuk input data mengenai terminal pada pertama kali maka tekan icon Add New,
maka window Terminal Editing akan tampak pada layar monitor seperti pada
gambar dibawah, kemudian data baru yang telah di-input akan langsung tampak pada
Terminal Listing.
Masukkan data Terminal ID, Description dan Connection melalui Serial Port atau
Ethernet dan Baud Rate serta Terminal Status pada kolom yang tersedia. Pastikan
bahwa semua data yang telah dimasukkan ke system adalah sama dengan data yang
ada di masing-masing terminal. Setelah itu klik icon Save untuk menyimpan atau
icon Cancel untuk membatalkan semua data yang telah dimasukkan.
Untuk mengedit Terminal yang telah dimasukan, silahkan Anda memilih Terminal
yang ingin diedit lalu tekan icon Edit Terminal. Setelah itu silahkan Anda sesuaikan
dengan informasi yang diinginkan.
Setelah itu klik icon Save untuk menyimpan.
Demikian halnya bila Anda ingin menghapus data terminal. Silahkan Anda pilih
terminal/ alat yang ingin Anda Delete, lalu tekan icon Delete. Pilih Yes atau No
sebagai konfirmasi.
_____________________________________________________________________
Untuk menampilkan atau melakukan adjustment mengenai informasi lainnya pada

terminal maka lakukan click Setting dan system akan menampilkan detail sebagai
berikut.
Penjelasan dari terminal information dan setting adalah sebagai berikut:

1. Connect Status
Untuk melihat connection status
2. Terminal Date
Untuk melihat tanggal pada terminal
3. Terminal Time
Untuk melihat jam pada terminal
4. Device (Vendor) info
Untuk menampilkan device (vendor) info
5. Set terminal ID
Pilih terminal ID mulai 1-255
6. Set Baud Rate
Option for 9600/19200/38400/57600/115200
7. Set Ethernet Connection
Option for Yes/ No
8. Set RS232 Connection
Option for Yes/ No
9. Set RS485 Connection
Option for Yes/ No
10. Set IP Address
Set the terminal IP Address example 192.168.127.254
11. Set Terminal Date Time
Set terminal date and time
12. Set Date Format
Set format date format such dd/mm/yy or other option
_____________________________________________________________________
13. Set Match Treshold (security level)
Set security level
14. Set auto Idle Min
To set the terminal to do sleep
DAFTAR USER PADA ALAT (Terminal User List)

Untuk melihat nama-nama karyawan yang sudah ter-registrasi pada alat, Anda dapat
melihatnya dengan memilih menu Terminal>>Terminal User List. Pada window
yang tersedia, Anda dapat memilih terminal mana saja yang Anda ingin lihat setelah
itu tekan tombol
, merupakan informasi yang terdiri dari
Fingerprint ID dan Nama Karyawan yang terdapat pada Terminal User List.
Untuk memperoleh informasi Fingerprint ID, Nama Karyawan dan Status untuk
Database User List maka terlebih dahulu Anda harus mengisi semua informasi
yang diperlukan dalam menu View>>Employee Information. Status FP
(FingerPrint) atau PD (Password) adalah berhubungan dengan informasi mengenai
data sidik jari atau password karyawan pada Database dan None apabila karyawan
belum mempunyai data sidik jari maupun password pada Database.
Set User Info to terminal
untuk melakukan pengiriman nama (nick name) ke terminal
Tombol
Register (>>), digunakan apabila ingin mengirim (UpLoad)
data sidik jari atau password karyawan dari Database User List ke terminal tertentu,
maka system akan mengkonfirmasi hal dibawah ini.
Pilih Yes/ No. Apabila berhasil maka pada kolom Terminal User List akan
menampilkan data karyawan tersebut.
Tombol
Register (<<), digunakan apabila ingin menarik (DownLoad)
hanya data sidik jari (data Password tidak bisa) dari terminal Terminal User List
yang telah dipilih kedalam database. System kemudian akan menanyakan mengenai
terminal password.
Klik tombol OK atau tombol Cancel untuk membatalkan.

_____________________________________________________________________
Dan untuk menghapus data karyawan dari terminal, pilih nama yang dikehendaki dari
kolom Terminal User List dan klik tombol
. Maka secara otomatis
informasi data karyawan tersebut akan terhapus dari terminal, namun masih tetap
tersimpan di database. Dan untuk menghapus data karyawan dari Database atau
kolom Database User List tidak dapat dilakukan pada window ini, karena hanya
dapat dilakukan pada menu View>>Employee Information. Selanjutnya fungsi/
tombol ini juga berguna setiap kali ingin memperbaharui data sidik jari, dengan
menghapusnya (UnRegister) terlebih dahulu, kemudian mengirimkan (UpLoad) data
sidik jari atau password baru.
Untuk memilih karyawan dapat dilakukan dengan memilih satu per satu atau secara
multi select dengan menekan secara bersamaan tombol Shift atau Control.
NAVIGATION TOOLS
Untuk memudahkan
proses Find (mencari), Urut
(Sort) record pada record listing maka disediakan Navigation Tools. Masukkan
Emploee Fingerprint ID dan click gambar
.
PENGATURAN AKSES KE TERMINAL (User Time

Zone)
Untuk melakukan set masing-masing employee berdasarkan Time Zone, Group Time
Zone dan Access Combination maka lakukan pilihan pada menu View>>Terminal
User Time Zone.
Dan active window sebagai berikut.
_____________________________________________________________________
Pertama kami maka click Time Priod button untuk melihat semua Time Period yang
ada didalam termnal.
Atau lakukan pilihan terharap Using Group Time Period atau No Group Time
Period dan click Set UTZ.
Kemudian click Modify untuk melakukan perubahan atau setting each Time
Period, Group Time Period dan Access Combination.
Untuk melakukan perubahan terhadap masing-masing informasi maka right click on

each line maka system akan memperlihatkan Edit Item dan berlanjut terhadap form
perubahan sebagai berikut.
Definisi dari Time Zone adalah terdiri dari 50 (Lima Puluh) Time Period dan masingmasing time period terdiri dari 1 (satu) minggu hari kerja mulai hari minggu sampai
sabtu.
Definisi dari Group Time Zone adalah terdiri dari 5 Group Time Zone dan masingmasing group terdiri dari 3 (tiga) Time Period.
Definisi dari Access Combination adalah terdiri dari 10 (sepuluh) kombinasi dan
masing-masing kombinasi akan terdiri dari 5 Group Time Zone.
Note:
Harap perhatikan bahwa setiap group time zone yang telah dibentuk harap telah
diregistrasikan dalam Access Combination.
_____________________________________________________________________
STATUS TIDAK HADIR (Absence Status Setting)

Pertama-tama maka tentukan atau definisikan terlebih dahulu status absen (ketidakhadiran) Anda melalui menu Tool>>Status Setting. Maka akan ditampilkan
window seperti berikut.
Setelah itu Anda akan dihadapkan pada 13 pilihan mengenai status absensi yang dapat
dipilih maupun diganti (maksimum status setting adalah 13 status).
Masing-masing tombol status dapat diganti baik nama (caption) dan gambar status
dengan memilih/ meng-klik tombol yang diinginkan. Contohnya pilih tombol
Wedding dan rubah menjadi Valentine, maka pada layar monitor akan tampak seperti
window dibawah. Setelah itu pilih tombol Update Status.
_____________________________________________________________________
Anda dapat menganti status lainnya dengan memasukan nama status yang diinginkan
di Status Name.
Kemudian klik tombol Selected Icon (gambar Hati) maka Anda dapat mengganti
gambar status dengan gambar yang berupa icon lain, hal ini juga dapat Anda lakukan
untuk mengganti gambar pada tombol Drag Icon.
JAM KERJA (Shift Setting)

Menu ini adalah untuk mendefinisikan jam kerja atau Shift. Anda dapat memasukan
data jam kerja ini dengan memilih menu Tool>>Shift Setting. Maka pada layar
monitor akan ditampilkan window seperti gambar di bawah ini.
Anda dapat mengisi data jam kerja atau shift dengan klik icon Add New dalam
window ini. Kemudian klik icon Save untuk menyimpan data.
Dan jika data telah tersimpan dengan baik, maka icon Delete akan timbul dengan
sendirinya.
Kemudian Anda dapat mengubah data yang ditampilkan dan menyimpannya kembali.
Icon Delete adalah untuk menghapus data shift yang dipilih (selected).
Harap diperhatikan bahwa data shift yang telah tersimpan, hanya akan dapat dihapus
jika tidak digunakan oleh Departement atau Karyawan lain.
Klik tombol disamping kanan kotak isian Shift Code untuk melihat daftar jam kerja
atau shift yang telah dimasukkan ke dalam aplikasi, maka akan ditampilkan window
seperti gambar dibawah.
_____________________________________________________________________
Untuk mengubah informasi shift, pilihlah baris yang diinginkan pada kolom manapun
kemudian klik icon Choose.
SHIFT GANTI HARI (Overnight Shift)
Untuk mengaktifkan Shift Ganti Hari dengan klik Tool>>Shift Setting dan
dilanjutkan dengan mengisi waktu yang diinginkan untuk shift ganti hari tersebut,
seperti contoh dibawah:
Jika waktu kerja Anda reguler adalah jam 8-17 dan untuk waktu tertentu Anda harus
melakukan shift ganti hari, Anda harus memasukan jadwal shift tersebut ke dalam
tanggal yang diinginkan pada menu View>>Monthly Calendar.
Hal ini juga dapat dilakukan jika perusahaan meminta karyawan untuk bekerja diluar
shift regular. Perubahan dapat dilakukan dengan menarik Icon Kemeja ke kolom
tanggal yang diinginkan.
Icon untuk
mengganti Shift
diluar regular
shift
Note:
Anda dapat menggunakan kondisi No Working Hours atau off untuk keadaan
dimana pegawai tidak harus bekerja.
_____________________________________________________________________
GROUP SHIFT SETTING

Setelah shift telah ditentukan maka anda diharuskan menentukan atau memilah
pegawai berdasarkan groupnya melalui menu Tools>>Group Shift Setting. Dan
active window sebagai berikut.
Tentukan code pada Group Shift Code dan tetapkan Name serta click small box
masing-masing untuk menentukan shiftnya. Dan click save.
DEPARTEMEN (Department Setting)

Dalam Department Information dapat dimasukkan informasi semua Departemen
atau semua bagian serta groupnya dalam organisasi perusahaan. Anda dapat memilih
menu Tool>>Department Information.
_____________________________________________________________________
Anda dapat mengisi informasi departemen atau bagian dalam window ini. Kemudian
klik icon Save untuk menyimpan data. Jika data telah tersimpan maka icon Delete
akan timbul untuk melakukan perubahan atau penghapusan (Deletion).
Data departemen dapat dihapus jika semua karyawan di dalam departemen tersebut
telah dihapus. Untuk melihat daftar departemen, klik tombol di sebelah kanan kotak
isian Department Code.
Untuk mengubah informasi departemen, pilih baris yang diinginkan pada kolom
manapun, kemudian klik icon Choose.
Untuk melihat list karyawan pada departemen tertentu silahkan klik icon View.
_____________________________________________________________________
INPUT DATA KARYAWAN

Setting)
(Employee
Information
Menu ini digunakan untuk memasukan atau mendaftarkan semua data karyawan
(Employee Information) ke dalam aplikasi. Pilih menu View>>Employee
Information, maka pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah.
Masukan semua data karyawan dan selengkap mungkin kemudian klik icon Save
untuk menyimpan. Dan lanjutkan dengan pendaftaran data karyawan lainnya dengan
klik icon Add New.
Anda tetap dapat merubah data yang telah simpan atau data karyawan lainnya, dengan
meng-klik tombol disebelah kanan kotak isian FingerPrint ID, maka window List Of
Employees akan tampak pada layar monitor. Pilih data karyawan yang ingin diedit
dan klik icon Choose, sehingga akan kembali ke window sebelumnya dengan data
karyawan yang telah dipilih tersebut.
NAVIGATION TOOLS
Untuk memudahkan proses Find (mencari), Urut (Sort) record pada record listing
maka disediakan Navigation Tools. Masukkan Emploee Fingerprint ID dan click
gambar
Untuk menghapus data karyawan secara total maka pastikan data karyawan tertentu
dalam kondisi Not Active.
Untuk membuat data karyawan menjadi Not Active Anda harus mengisi terlebih
dahulu kolom Resign Date dan kemudian klik icon Save untuk meyimpan
_____________________________________________________________________
perubahan data. Dan dilanjutkan dengan klik icon Delete maka kemudian data
karyawan akan dapat terhapus secara permanen.
Lebih lanjut Anda dapat juga mendaftarkan sidik jari karyawan dengan klik tombol
Registration. Sehingga label/ statement pada bagian bawah dari window Employee
Information akan berubah dari Not yet register by fingerprint or password to
Already register by fingerprint/ password.
Selanjutnya Anda dapat mengikuti langkah-langkah yang diterangkan pada bagian
Registrasi Sidik Jari di bagian awal (New FingerPrint Registration).
FOTO KARYAWAN (Employee Photo)

Untuk memasukan photo karyawan, Anda dapat menggunakan BMP file. Klik dua
kali kotak untuk photo pada window Employee Information.
Employee
Photo
_____________________________________________________________________
Lalu pilih file yang Anda inginkan. Maka secara otomatis file/ gambar tersebut akan
masuk pada kolom yang tersedia.
Kemudian untuk menghapus atau mengganti photo maka Anda tinggal klik tombol
cross
disamping kolom photo serta mengulang tindakan diatas kembali.
PENGATURAN HARI LIBUR (Holiday Setting)

Dalam Holiday Information yang terdapat pada menu Tool, dapat dimasukkan
informasi hari libur nasional maupun hari libur lainnya yang diinginkan dalam satu
tahun tertentu.
Bila tidak terdapat pilihan tahun yang Anda inginkan, klik icon Add New lalu ketik
tahun yang Anda inginkan dan klik icon Save untuk menyimpan.
Untuk mengisi hari libur, Anda dapat memilih bulan yang diinginkan, lalu secara
otomatis kalendar akan berubah sesuai dengan bulan yang telah dipilih.
Klik dan tarik (drag) icon Add Holiday (

yang Anda inginkan.
) , kemudian letakan (drop) pada hari
Kemudian secara otomatis akan muncul window Input Holiday Name untuk mengisi
nama hari libur tersebut. Klik tombol OK, maka akan kembali ke window
sebelumnya dan nama hari libur tersebut akan langsung masuk pada kolom Holiday
Name pada List Of Holiday dibawah dan klik icon Save untuk meyimpan.
_____________________________________________________________________
Demikian pula bila Anda ingin menghapus hari libur yang telah dimasukan, Anda
hanya perlu menarik (drag) icon Erase Holiday(
tanggal yang dikehendaki.
) dan meletakan (drop) pada
Erase Holiday
PENGATURAN FUNGSI KEY (Function Key Setting)

Jika Anda ingin mengaktifkan Function Key, maka silahkan mendefinisikan untuk
masing-masing tombol/ function yang tersedia (3 function key). Untuk melihat menu
ini silahkan pilih Tool dan pilih Function Key Setting.
Function key dapat digunakan untuk membedakan aktivitas karyawan diluar jam
datang (Coming Time) atau jam pulang (Time Home). Untuk Time Come maupun
Time Home sudah diatur dengan sendirinya oleh software HIT MagicPlus sehingga
tidak diperlukan untuk menekan function key tertentu.
Silahkan juga melihat pejelasan Pengaturan Waktu untuk membedakan Waktu Pulang
Karyawan untuk Shift Ganti Hari pada bagian berikutnya.
Untuk dapat merubah Function key silahkan klik Modify dan diakhiri dengan
Save untuk menyimpan data function key yang terbaru.
PENGATURAN WAKTU SHIFT GANTI HARI (Early In

Spare Time)
HIT MagicPlus TA software telah dirancang untuk mengenali jam masuk dan jam
pulang secara otomatis tanpa perlu informasi system (tekan tombol/ function tertentu
pada alat) baik pada hari yang sama atau berlainan (keesokan hari).
_____________________________________________________________________
Untuk pengaturan Early In Spare Time Setting, pilih Tool dan pilih Early In Spare
Time Setting, sehingga pada layar monitor akan tampak seperti pada window
dibawah.
Early In Spare Time adalah untuk mendefinisikan berapa jam yang masih dapat
ditoleransi bagi seorang user untuk melakukan absen sebelum jam normal kerja.
Early In Spare Time juga berguna untuk membedakan antara jam datang (Coming
Time) sekarang dengan jam pulang (Time Home) hari kemarin untuk karyawan
tertentu apabila mereka melakukan lembur (overtime) melewati hari kerja normal.
Contoh :
Kita telah men-set Early In Spare Time adalah 3 jam 0 menit (default adalah 2 jam).
User A masuk pada shift regular jam 9:00 19:00. Apabila User A lembur sampai jam
5:59 pagi hari berikutnya, maka waktu tersebut tercatat dalam report waktu pulang
user A, karena kita telah melakukan setting Early In Spare Time sampai 180 menit
ke waktu masuk shift (jam 9:00 pagi ) yang berarti jam 6:00 pagi. Jika user A pulang
tepat jam 6:00 pagi, maka jam tersebut dicatat sebagai waktu masuk hari berikutnya
(karena telah memasuki waktu Early In Spare Time), dan waktu pulang (Time Home)
user A tidak tercatat.
PENGATURAN
Setting)
PENARIKAN
DATA
(Retrieve
Log
Untuk pengaturan jadwal penarikan log data dari alat/ terminal HIT MagicPlus ke
Personal Computer (PC)/ System, silahkan Anda memilih menu Tool>>Retrieve
Log Setting. Serta terdapat pilihan untuk meng-aktifkan Auto Time Syncronize. Dan
active window seperti dibawah ini akan muncul.
Kemudian click icon Modify untuk mengaktifkan 4 (empat) pilihan yang ada.
_____________________________________________________________________
Terdapat 4 (empat) pilihan/ metode dalam Retrieve Log Setting seperti dibawah ini.
Apabila Anda ingin merubah setting semula ke pilihan setting yang lain maka anda
harus menutup terlebih dahulu HIT MagicPlusTA Retrieve Log dengan tujuan untuk
me-refresh system.
1. Manual Setting
Click icon Modify kemudian pilih Manual Setting dan klik icon Save untuk
menyimpan. Selanjutnya open atau dijalankan HIT MagicPlus TA Retrieve Log.
Pilih Terminal pada Terminal Info. Kemudian klik tombol Retrieve All Log,
untuk menarik semua log data yang ada pada terminal yang dipilih atau klik tombol
Retrieve First Log, hanya untuk menarik log data yang pertama saja pada terminal
yang telah dipilih.
Pilihan Retrieve All Log atau Retrieve First Log hanya dapat digunakan apabila
setting yang dipilih adalah Manual Setting.
2. Real Time Setting

Click icon Modify kemudian pilih Real Time Setting dan klik icon Save untuk
meyimpan. Selanjutnya jalankan atau open HIT MagicPlus TA Retrieve Log.
Metode Real Time Setting apabila Anda menginginkan system secara otomatis
(automatically) dan berkelanjutan (continuously) untuk menarik semua log data pada
setiap terminal yang terdapat pada terminal info.
Pada active windows Anda akan melihat keterangan please wait check terminal 1 or
2 or others is processing.
3. Automatic Setting
_____________________________________________________________________
Click icon Modify kemudian pilih Automatic Setting dan klik icon Save untuk
menyimpan. Selanjutnya open atau jalankan HIT MagicPlus TA Retrieve Log.
Metode Automatic Setting apabila Anda menginginkan system untuk menarik log
data setiap waktu tertentu. Misalnya untuk setiap 1 jam atau setiap 30 menit. Untuk
default telah di set setiap 10 menit.
4. Schedule Setting
Click icon Modify kemudian pilih Schedule Setting dan klik icon Save untuk
menyimpan. Selanjutnya open atau jalankan HIT MagicPlus TA Retrieve Log
Pilihan untuk menarik log data dari terminal dengan waktu tertentu (Schedule Time).
Misalnya setiap pagi setelah Coming Time atau di sore hari setelah Time Home.
Klik tombol Add New dan isi semua informasi seperti Retrieve Name, Description
dan Time (format hour:minute) dan juga pilihan terhadap kondisi Active atau
InActive, untuk meng-setting Schedule Item sebagai Active atau InActive,
kemudian klik icon Save untuk menyimpannya. Untuk merubah atau mengedit
scheduling yang sudah ada klik icon Modify.
_____________________________________________________________________
AUTO TIME SYNCHRONIZE

Untuk pilihan system (activate) secara otomatis akan melakukan setting jam (time)
atau Auto Time Synchronize antara PC dengan terminal, maka mark pada kolom
Auto Time Syncronize.
Proses ini akan dilakukan system secara otomatis hanya pada saat form Retreive Log
dibuka atau dijalankan untuk pertama kali.
Jadi pada saat form Retrieve Log dibuka maka system akan melakukan Auto Time
Synchronize pada setiap terminal/ device yang terhubung dengan PC.
Untuk dis-activate, maka lakukan uncheck pada kolom Auto Time Synchronize.
Note:
Harap pastikan bahwa jam yang terdapat pada PC adalah benar adanya.
Auto Synchronize Time
Lebih lanjut pada menu utama HIT MagicPlus TA Admin terdapat tabulasi (tab) Log
Transaction Information. Yaitu untuk melihat semua log data setelah semua log data
tertarik dengan sempurna dari form HIT MagicPlus TA Retrieve Log, dengan mengklik terlebih dahulu tombol Refresh, seperti pada gambar dibawah ini.
_____________________________________________________________________
Refresh Button
INFORMASI
Setting)
PERUSAHAAN
(General
Information
Untuk mengganti nama perusahaan serta mengatur hari kerja (working days) yang
di-inginkan serta untuk meng-aktifkan persetujuan untuk melakukan lembur
(overtime) maka klik menu Tools>>General Information Setting.
Click modify lalu ketik nama perusahaan yang diinginkan dan klik tombol Save
untuk menyimpan.
Untuk menentukan hari kerja, Anda hanya perlu menandai (mark ) pada kotak check
yang tersedia di samping nama-nama hari, setelah itu klik tombol Save untuk
menyimpan.
Penting untuk diperhatikan bahwa Anda harus menentukan hari kerja pada awal
sekali sebelum mengisi data employee. Karena begitu data karyawan sudah diisi atau
dimasukan maka pada bagian ini (hari kerja) tidak akan dapat dirubah, kecuali nama
perusahaan. Adapun untuk perubahan dapat dilakukan hanya jika status karyawan
untuk semua data karyawan yang ada, telah dirubah menjadi Non Active.
Untuk merubah data karyawan menjadi Non Active maka dilakukan dengan mengisi
tanggal Resign Date pada menu View>>Employee Information.
Contoh lain:
Apabila Anda telah tentukan bahwa untuk Hari Sabtu dan Minggu adalah hari libur
kantor, maka sekalipun Anda melakukan absensi di hari Sabtu atau di hari Minggu,
data absen tersebut akan diabaikan dan tidak akan muncul di report.
Dan melakukan activated overtime approval dengan mark pada kotak dan terlebih
dahulu click modify maka dianggap semua lembur yang terjadi setuju untuk diproses
lebih lanjut oleh system.
_____________________________________________________________________
Dan untuk dapat menampilkan overtime yang terjadi maka anda harus melakukan
activated Overtime approval setting melalui menu process.
Lihat hal 43 untuk keterangan lebih lanjut mengenai overtime approval setting.
INFORMASI MENGENAI ADMIN (Admin Information

Setting)
Login administrator hanya dapat di-rubah (change) secara password dan tidak
dapat dihapus secara permanen dengan memilih menu View>>Admin Information.
Dan active window adalah seperti berikut.
Kemudian anda dapat menambahkan data Administrator yang baru dengan klik
Add New kemudian isi User Name yang akan digunakan pada saat Login dan
dilanjutkan dengan mengisi Password dan Verify Password dengan valid password
yang diinginkan. Kemudian klik Save.
Anda mempunyai pilihan untuk klik Registration button apabila ingin meregistrasi
sidik jari (untuk lebih meningkatkan security) untuk administrator maupun user
lainnya.
Dan untuk itu akan diperlukan scan device dengan tipe Hunno Magic Secure 2500/
3500.
Untuk administrator yang sedang login hanya akan dapat me-rubah password serta
sidik jarinya sendiri dengan klik tombol disebelah kanan User Name dan pilih
Administrator maka akan muncul window seperti ini. Kemudian isi password dan
verify password serta klik Registration button.
Untuk melakukan delete pada new user tertentu maka terlebih dahulu anda harus
login terlebih dahulu dengan user yang dimaksud dan dilanjutkan dengan klik
Delete.
Registrasi sidik jari pada form Admin Information ini digunakan sebagai pilihan
pada saat anda melakukan Login.
_____________________________________________________________________
Terdapat pilihan untuk melakukan login dengan memasukan password saja (Password
Only) , scan sidik jari saja (Fingerprint Only) atau kedua-duanya (Both).
Lebih lanjut anda mempunyai pilihan untuk membatasi administrator/ user untuk
dapat masuk (access) ke semua menu atau terhadap menu tertentu saja. Dengan klik
Authority button maka active window akan tampak berikut ini.
Lakukan mark pada kolom di samping masing-masing menu atau lakukan pilihan
pada pilihan Select/ Unselect all item menu untuk semua pilihan yang ada. Dan klik
Save button untuk menyimpan setting yang baru.
_____________________________________________________________________
KALENDAR BULANAN (Monthly Calendar)

Untuk menentukan kegiatan karyawan berdasarkan kalendar Bulanan dari karyawan
dapat dilihat dengan meng-klik tombol menu View >>Monthly Calendar.
Terdiri dari Department List yang dipilih baik secara satu per satu maupun secara
keseluruhan dengan cara klik pada kolom Department. Setelah itu Anda tinggal
memilih bulan (month) serta tahun (year) yang dikehendaki.
Untuk melihat kegiatan karyawan, Anda cukup klik nama karyawan (List of
Employee) yang diinginkan maka otomatis kalendar akan menyesuaikan.
Kemudian jika Anda ingin memasukan data sebagai informasi kegiatan harian
karyawan, Anda dapat melakukannya dengan memilih icon yang tersedia, misalnya
icon sakit
dan menarik (darg and drop) serta menaruhnya pada tanggal yang
ditentukan. Kemudian akan muncul window Personal Calendar yang dapat diisi
dengan Reason (alasan) dari kegiatan tersebut, yang secara langsung dicantumkan
pada tabel status dibawahnya begitu tombol OK Anda klik.
Anda dapat menggunakan pilihan multi select dengan menekan tombol Control atau
dan Shift. Untuk melakukan pilihan pada semua employee maka tekan tombol
Shift serta lakukan highlight pada semua karyawan.
Anda juga dapat melihat kegiatan yang dilakukan pada hari/ tanggal tertentu dengan
meng-klik tanggal yang anda ingin lihat, maka list yang terletak dibawah kalendar
akan memberikan informasi kegiatan pada tanggal tersebut.
Untuk menghapus kegiatan/ icon yang telah tercantum pada kalendar, Anda hanya
perlu meng-klik icon
(baju kerja) lalu drag ke tanggal yang dimaksud. Kemudian
pada active window akan ditanyakan mengenai Shift yang diinginkan.
_____________________________________________________________________
Pilih Shift yang dimaksud dan press Ok. Hal ini juga dapat dilakukan untuk icon
lainnya.
MANAGEMENT SHIFT
Dalam Monthly Calendar ini maka system dapat diset berdasarkan Multi Select
berdasarkan Date (tanggal) dan Multi Select berdasarkanUser.
Untuk melakukan Multi Select Date yang di-inginkan maka pilih tanggal yang
dimaksud dan klik kanan pada mouse. Maka pada tanggal-tanggal tersebut secara
otomatis akan berubah menjadi warna kuning dan sebaliknya apabila di-klik sekali
lagi maka warna akan kembali semula (atau pilihan tidak dilakukan).
Kemudian klik icon
(baju kerja) dan pilih dengan working condition (shift) yang
di-inginkan atau telah dibuat.
Contoh:
Pada setiap hari Sabtu misalkan jam kerja (08:00-14:00) yang berlaku adalah lebih
singkat dibandingkan hari lainnya.
Untuk itu pada Window Monthly Calendar tentukan dahulu (highlight) employee/s
yang dimaksud dan lanjutkan untuk pilihan tanggal-tanggal yang dimaksud. Dan
setelah tanggal tersebut berubah kuning kemudian pilih Baju Kerja dan pilih sesuai
shift (jam kerja) yang berlaku.
SHIFT Over Time (OT)
Adalah kondisi dimana system (default) akan menghitung employee tertentu dalam
hari dan tanggal tertentu (selected date) adalah dihitung full lembur dan tidak ada
normal working hours. Untuk meng-aktifkan maka klik icon
(baju kerja) dan drag
kepada tanggal yang di-inginkan. Dan pada Window Personal Calendar Form pilih
Shift OT.
Contoh:
Pada tanggal 4 January 2004, Karyawan A melakukan shift OT dari jam 08:00 (AM)14:00 (PM) maka pada hari tersebut karyawan itu telah melakukan overtime sebanyak
6jam.
NAVIGATION TOOLS
Untuk memudahkan
proses Find (mencari), Urut (Sort) record pada
record listing maka disediakan Navigation Tools. Masukkan Emploee Fingerprint ID
dan tekan gambar
.
ACTIVITY CALENDAR
Untuk memberikan informasi (note) pada aktivitas yang berhubungan dengan
function key 0, 1 and 3, maka pilih menu View>>Activity Report.
Dan untuk menentukan maksud pada masing-masing function key tersebut silahkan
pilih pada menu Tool>>Function Key Setting.
Kecuali untuk function key 0 dimana sudah ditentukan sebagai jam masuk (duty in)
and jam pulang (Duty out)
Contoh:
_____________________________________________________________________
Kita set Function key 1sebagai aktivitas untuk Meeting In dan Out. Sehingga pada
saat employee melakukan aktivitas yang berhubungan dengan F1 maka kemudian kita
dapat berikan note seperti Berkunjung ke customer A.
Terdapat 3 pilihan yaitu warna hijau

untuk Function key 0, warna dadu
untuk
function key 1 dan warna merah
untuk function key 3.
Tarik (drag) aktivitas dan letakkan pada tanggal yang dimaksud serta isi dengan note
yang di-inginkan.
KALENDAR TAHUNAN (Year at Glance)

Anda dapat melihat rangkuman dari kegiatan tahunan karyawan dengan memilih
Year At Glance pada menu View. Untuk memilih tahun berapa yang Anda
inginkan, dapat Anda pilih pada kolom Year. Dan Anda juga dapat meng-klik
tombol Department untuk pilihan karyawan pada departemen tertentu atau
keseluruhan departemen pada perusahaan Anda .
Dari tampilan tersebut Anda dapat melihat rangkuman secara statistik kegiatan
karyawan tertentu dalam tahun tersebut. Kolom statistik tersebut berada pada sisi
kanan window Year At Glance.
NAVIGATION TOOLS
Untuk memudahkan
proses Find (mencari), Urut (Sort) record
pada record listing maka disediakan Navigation Tools. Masukkan Emploee
Fingerprint ID dan click gambar
.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
PROCESS
Menu Process adalah menu untuk melakukan proses dari log transaksi karyawan
menjadi report yang valid/ sah. Pilih Menu Process>>Process Transaction Log
Data.
Select for All Employee or Fingerprint ID then select the Begin and End Period and
click Refresh Log Button.
In pararel to see log that have not been process then go to menu Report>>Employee
Log.
APPROVAL OVERTIME HOUR SETTING

Merupakan menu untuk menentukan atau memberikan izin kepada employee untuk
dapat melakukan overtime dengan memilih Process>>Approval Overtime Hour
Setting. Dan active window as follow.
_____________________________________________________________________
Lalukan pilihan terhadap employee dan tentukan waktunya (dalam menit) dan drag
icon
pada tanggal yang di-inginkan serta click message berikut ini untuk
menentukannya sebagai default.

Note.
Kalau telah dilakukan setting yaitu 30 menit maka untuk pegawai yang melakukan
attendance out kurang dari 30 minutes dari jam pulang yang ditetapkan, maka
overtime tidak akan diperhitungkan atau ditampilkan dalam report
Dan sebaliknya kalau pegawai tersebut melakukan absen lebih dari waktu yang
ditetapkan maka system akan menampilkan semua kelebihan (overtime) dari jam
normal.
Contoh:
Working hours: 08:00-17:00
Pegawai A melakukan absensi pulang pada jam 17:20
Maka system hanya akan menampilkan Time Out pada 17:00
Sedangkan apabila pegawai tersebut melakukan attendance out pada jam 17:40 maka
dianggap dia melakukan lembur sebenyak 40 menit.
MAXIMUM OVERTIME HOUR SETTING

Sub menu untuk dapat menetapkan Maximum Overtime per karyawan/ departemen
dan untuk report dapat dilihat di Report>>Employee Detail melalui menu
Tool>>Maximum Over Time Hour Setting.
Click modify button, pilih employee atau Fingerprint kemudian set untuk Standard
Weekly Working Hours, Maximum Daily Over Time dan Maximum Weekly Working
Hours.
Dan Save
Untuk Standard Weekly Working Hours adalah dihitung berdasarkan total working
hours per day (termasuk makan siang) dan dikalikan dengan total hari kerja selama
seminggu.
Contoh:
Pada industry dimana overtime haruslah sesuai dengan peraturan (rule) sehingga
untuk itu kita dapat set maximum overtime yang di-inginkan.
Sehingga pada waktu seorang pegawai melakukan overtime hingga 6 jam per hari
namun sesuai perturan hanya maksimum 2 jam.
Lakukan setting overtime maksimum 2 jam, maka report pada Employee Detail akan
menampilkan overtime hanya 2 jam dan untuk jam actual akan tampak pada
Employee Attendance Report.
_____________________________________________________________________
PERUBAHAN TIME LOG (Time Log Editing)

Pilih menu Tool>>Time Log Edit.
Menu ini dipersiapkan untuk merubah atau mengganti jam masuk atau kedatangan
(Coming Time) atau pulang (Time Home) agar diperoleh report yang sesuai serta
lengkap.
Pertama pilih karyawan yang dinginkan pada List of Employee kemudian pilih
Bulan serta Tahun yang diinginkan.
Untuk memilih karyawan, dapat pula dilakukan secara multi select dengan menekan
secara bersamaan tombol Shift atau tombol Control pada keyboard dan meng-klik
nama karyawan pada List Of Employee.
Untuk merubah atau edit Coming Time pilih gambar
ingin merubah atau edit Time Home pilih gambar
letakkan (drop) ke tanggal yang diinginkan.
dan sebaliknya apabila

dan tarik (drag) kemudian
Setelah itu pada layar monitor akan tampak window Time Log Editing. Pada
keterangan (warna merah) akan menegaskan apakah perubahan dilakukan untuk Jam
Kedatangan-Coming Time atau untuk Jam Pulang-Time Home
Pada kolom Current Time akan tampak waktu yang telah terjadi, jika memang ada.
Jika tidak ada maka pada pada kolom Current Time akan terlihat kosong.
Kemudian untuk perubahan waktu yang diinginkan dapat dilakukan pada kotak
disamping Edit Time, sehingga total waktu yang telah diinput akan tampak pada
bagian bawah dan kemudian klik tombol OK untuk meyimpan perubahan waktu
yang terjadi dan kembali ke window sebelumnya.
_____________________________________________________________________
EKSPORT EMPLOYEE ATTENDANCE KE EXCEL

FILES FORMAT (Export Employee Attendance to Ms.
Excel Files)
Sub Menu Export Employee Attendance to Ms. Excel File ini digunakan untuk
meyimpan (export) data attendance (absensi) karyawan ke format Excel File. Pilih
menu Export and Import>>Employee Attendance to MS Excel Files.
Maka pada layar monitor akan tampak window seperti gambar berikut.
Lakukan pilihan untuk employee atau all employee.

Selanjutnya terdapat pilihan (Condition) untuk status tertentu yang akan dijadikan
format excel ini, misal All Condition, Work, Work In Holiday, dll.
Setelah itu tetapkan Begin serta End period yang di-inginkan dan click print maka
laporan akan menjadi seperti dibawah ini.
EXPORT EMPLOYEE DAILY ATTENDANCE Ke Ms.

EXCEL FILE
Untuk melakukan eksport atau simpan employee daily attendance kedalam excel file
maka pilih menu Export and Import>>Export Employee Daily Attendance to Ms.
Excel File. Dan active window seperti berikut.
_____________________________________________________________________
Pilih department dan click Print Selected atau Print All.

Pilih juga Begin Period dan End Period. Dan aktive window seperti berikut.
EXPORT DATA KEHADIRAN KARYAWAN MENJADI

TEXT FILE (Export Employee Attendance to Text
File)
Untuk melakukan export atau simpan data kehadiran kehadiran karyawan menjadi
text file maka lakukan pilihan melalui menu Export and Import>>Export Employee
Attendance to Text File.
Dan aktive window sebagai berikut.
Pada form aktive lakukan pilihan untuk semua Fingerprint ID atau Fingerprint ID
tertentu dan pilihan untuk semua log data atau per time range. Dan tentukan pula
tempat penyimpanan file.
Dan click File Setting.
_____________________________________________________________________
Pada form active maka lakukan pilihan terhadap Log Field; Order By; Delimited;
Ascending or Descending dan Field Setting.
Pilihan (angka atau huruf) pada Time Come Code dan Time Home Code untuk
membedakan berdasarkan log yang ber-asal dari jam datang (Time Come) dan log
yang ber-asal dari jam pulang (Time Home).
EXSPORT LOG KARYAWAN MENJADI TEXT FILE

FORMAT (Export Employee Log to Text File)
Sub menu Save Employee Log to Text File digunakan untuk menyimpan (export)
data log karyawan ke dalam format Text File, dan untuk meng-aktifkan silahkan Anda
menuju menu Export lalu pilih Employee Log to Text File. Maka pada layar
monitor akan tampak window seperti gambar dibawah.
Tentukan terlebih dahulu Fingerprint ID atau All Employee pada bagian Employee
Selected serta All Log Data atau Time Range pada bagian Date Period. Sebelum
Anda melakukan export file, silahkan Anda tentukan ke file mana data tersebut ingin
Anda simpan, dengan meng-klik tombol disebelah kanan kotak isian Input Path / File
Name, kemudian window Select Path and File Name akan tampak pada layar
_____________________________________________________________________
monitor. Tentukan folder (direktory) dan nama file, kemudian klik tombol Open,
maka akan system akan kembali ke window sebelumnya.
Setelah Anda melakukan Input Path / File Name, kemudian klik icon File Setting
dan pada layar monitor akan tampak window seperti dibawah ini.
Pada kolom Field Name and Status yang terdiri dari Terminal ID; Fingerprint
ID; Employee Code; Date Log; Time Log; Function Key; Edited Date; Edited By
dan Retrieve Log Status. Lakukan pilihan dan tentukan order (mark ) pada check
box di sebelah kiri untuk pilihan per field atau semua field yang akan dijadikan/
dimasukan sebagai format Text File.
Pada Field Number merupakan urutan secara Horizontal (dari kiri ke kanan) dari
field yang telah dipilih, dimana field number ini tidak boleh kosong atau mempunyai
nomor yang sama dengan field number lainnya.
Pada pilihan Delimited (pemisah/ pembatas) terdiri dari dua macam, yaitu No
Delimited dan Delimited With. Untuk pilihan terhadap No Delimited maka
dalam report format Text File antar field tersebut tidak ada tanda pemisah. Dan
pilihan terhadapDelimited With maka format Text File antar field akan dipisahkan
oleh tanda pemisah yang tealh dipilih. Adapun Pilihan yang tersedia dalam Delimited
With terdiri dari Semi Colon; Comma; Double Quote; Single Quote dan Spaces.
Untuk pilihan Order By merupakan suatu pilihan urutan secara Vertical (atas ke
bawah) dari field-field yang telah dipilih, secara Ascending atau Decending. Maka
Anda dapat menentukan field mana saja yang akan diurut berdasarkan kondisi ini.
_____________________________________________________________________
Pada pilihan Log Field adalah untuk menentukan Log Transaction yang akan
dijadikan text file yaitu apakah terdiri dari semua log (all log) atau dibatasi pada
pilihan log (hanya yang success/ berhasil saja).
Pada pilihan FingerPrint ID Length adalah untuk menentukan atau memilih total
Fingerprint ID yang akan dijadikan text file. Pilihan adalah untuk 4 (empat) sampai
dengan 8 (delapan) digit.
Dalam
adalah pilihan tampilan untuk tanggal (Date
Style) yang akan dijadikan text file format apakah Date/ Month/ Year atau Month/
Date/ Year atau Year/ Month/ Date serta pilihan separator yang di-inginkan seperti
no spaces, spaces one, slash (/) dan minus (-).
Dan pilihan Time Style apakah menggunakan separator (:) atau tidak (no spaces)
serta Time Symbol apakah 12 Hours (AM/PM) atau 24 Hours.
Pilihan
adalah untuk menghindari adanya
pengulangan terhadap setting yang telah ditentukan. Dan apabila tidak ditentukan
(mark ) maka tampilan akan selalu kembali default semula.
Setelah itu klik icon Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan
semua settingan, sehingga akan kembali ke window sebelumnya. Dan untuk
mentransfer (export) data tersebut ke format Text File, Anda dapat meng-klik icon
Export Files. Setelah pesan Export Employee Log to Text Files (.txt) succeeded
tampak pada layar monior, maka Anda dapat melihat file tersebut seperti contoh
dibawah ini.
_____________________________________________________________________
IMPORT EMPLOYEE IMFORMATION DARI MS. EXCEL

Sub menu Import Employee Information from Ms. Excel File ini digunakan untuk
meng-import data karyawan dari format Ms. excel.
Lakukan pilihan maka active window akan tampak hal berikut ini.
Terlebih dahulu isi Nama File tertentu pada kotak isian Path and File Name.
Kemudian click Template dan active window akan beralih kepada lembaran kerja
Ms. Excel seperti berikut ini.
Table Structure
Isi semua requirement dengan

mengacu pada Table Structure Worksheet 2 yaitu Field Name, Data Type, Field
Size, Required dan Note dan seperti contoh dibawah ini.
_____________________________________________________________________
Lakukan Save pada file tertentu dan pilih kembali file tersebut pada kolom Path and
File Name dan click Import button. Kemudian tunggu sampai system
mengkonfirmasi Export and Import from Files Progress.
EXPORT AND IMPORT TABLE

Sub menu ini digunakan untuk melakukan export serta import dari file.mdb (hanya
untuk file HIT MagicPlus TA Software). Dan active window akan tampak seperti
berikut ini.
Lakukan pilihan pada Select Table Name untuk pilihan table (mark ) yang akan di
export maupun di import.
Lanjutkan pilihan pada Path File Name/ Employee Log Period untuk pilihan File
serta All of Employee Log/ Select Employee Log serta pilihan Month serta
Year yang di-inginkan.
Dan click Export button untuk pilihan export dan click Import button untuk pilihan
import.
_____________________________________________________________________
LAPORAN JAM KERJA (Shift Report)

Untuk mencetak laporan jam kerja atau shift, Anda dapat memilih menu Report>>
Shift. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.
Pilih jam kerja yang diinginkan dan klik icon Print Selected, untuk mencetak data
jam kerja tersebut atau klik icon Print All untuk mencetak semua data jam kerja
yang ditampilkan didalam daftar (List of Shift).
Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan jam kerja,
seperti gambar dibawah ini.
LAPORAN GROUP SHIFT

Merupakan laporan mengenai masing-masing group shift yang telah disetting, pilih
menu Report>>Group Shift
_____________________________________________________________________
Pilih group yang akan dilihat dan click Print Selected atau Print All maka print
preview sebagai berikut.
LAPORAN DEPARTEMEN (Department Report)

Untuk mencetak laporan departemen, Anda dapat memilih menu Report>>
Department. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.
Pilih departemen yang diinginkan dan klik icon Print Selected, untuk mencetak data
departemen tersebut atau klik icon Print All untuk mencetak semua data departemen
yang ditampilkan didalam daftar (List Of Departments).
Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan departemen,
LAPORAN KARYAWAN (Employee Report)

Untuk mencetak laporan karyawan, Anda dapat memilih menu Report>>
Employee. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.
Anda dapat menampilkan karyawan dari departemen tertentu saja untuk dilihat dalam
daftar karyawan dengan memilih Department. Anda dapat juga memilih daftar
karyawan yang Active atau Non Active untuk ditampilkan melalui pilihan Status.
_____________________________________________________________________
Pilih karyawan yang diinginkan dan klik icon Print Selected untuk mencetak data
karyawan tersebut atau klik icon Print All Employee untuk mencetak seluruh data
karyawan yang ditampilkan dalam daftar (List Of Employees).
Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan karyawan,
LAPORAN HARI LIBUR (Company Holiday Report)

Untuk mencetak laporan hari libur, Anda dapat memilih menu Report>>Company
Holiday. Pada kotak pilihan Year Holiday, Anda dapat memilih tahun berapa yang
ingin dicetak, setelah itu klik tombol Print Holiday.
Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan hari libur,
LAPORAN ULANG TAHUN KELAHIRAN KARYAWAN

(Employee Birthday Report)
Untuk mencetak laporan ulang tahun kelahiran karyawan, Anda dapat memilih menu
Report>>Employee Birthday. Pada layar monitor akan tampak window seperti
gambar dibawah ini.
_____________________________________________________________________
Pilih department yang diinginkan dan klik icon Print Selected, untuk mencetak data
ulang tahun karyawan yang terdapat dalam departemen tersebut atau klik icon Print
All untuk mencetak data ulang tahun karyawan yang terdapat pada semua
departemen yang ditampilkan didalam daftar (List Of Department).
Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan ulang tahun
karyawan, seperti gambar dibawah ini.
LAPORAN ULANG TAHUN MASUK KARYAWAN

(Employee Anniversary Report)
Untuk mencetak laporan ulang tahun masuk karyawan, Anda dapat memilih menu
Report>>Employee Anniversary. Pada layar monitor akan tampak window seperti
gambar dibawah ini
Pilih department yang diinginkan dan klik icon Print Selected, untuk mencetak data
ulang tahun masuk karyawan yang terdapat dalam departemen tersebut atau klik icon
Print All untuk mencetak data ulang tahun masuk karyawan yang terdapat pada
semua departemen yang ditampilkan didalam daftar (List Of Department).
Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan ulang tahun
masuk karyawan, seperti gambar dibawah ini.
_____________________________________________________________________
LAPORAN
STATISTIK
ABSENSI
KARYAWAN (Annual Statistic Report)
TAHUNAN
Untuk mencetak laporan statistik absensi tahunan karyawan Anda dapat memilih
menu Report>>Employee Annual Statistic. Pada layar monitor akan tampak
window seperti gambar dibawah ini.
Anda dapat memilih departemen tertentu pada kotak pilihan Department dan status
karyawan pada kotak pilihan Status, kemudian meng-klik icon Refresh, maka
tampilan pada layar monitor akan menyesuaikan dengan pilihan yang Anda inginkan.
Dan Anda juga dapat menentukan tahun yang ingin dicetak dengan memilih tahun
pada kotak pilihan Year Holiday.
Misalnya Anda hanya ingin menampilkan data karyawan yang terdapat pada
departemen Finance & Accounting untuk status karyawan All Status (Active dan
Non Active). Setelah Anda meng-klik icon Refresh, maka pada layar monitor akan
menghasilkan tampilan seperti di bawah ini.
Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan statistik
absensi tahunan karyawan, seperti gambar dibawah ini.
_____________________________________________________________________
LAPORAN REKAPITULASI KARYAWAN (Employee

Recapitulation Report)
Untuk mencetak laporan rekapitulasi karyawan, Anda dapat memilih menu
Report>>Employee Recapitulation Report. Pada layar monitor akan tampak
window seperti gambar dibawah ini.
Kemudian pilih tanggal yang akan dicetak dengan memasukkan Tanggal Awal pada
kotak isian Begin Period dan memasukkan Tanggal Akhir pada kotak isian End
Period.
Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan rekapitulasi
LAPORAN DETAIL KARYAWAN

Report)
(Employee
Detail
Untuk melihat atau print kehadiran karyawan sesuai dengan maximum over time hour
setting maka pilih menu Report>>Employee Details.
_____________________________________________________________________
Dan active window seperti berikut.
Jadi apabila anda tidak melakukan pilihan pada menu Tools>>Maximum Over
Tiem Hour Setting maka report yang ada akan sama dengan Employee Attendance
Report.
LAPORAN KEHADIRAN
Attendance Report)
KARYAWAN
(Employee
Untuk mencetak laporan detail absensi karyawan, Anda dapat memilih menu
Report>>Employee Detail. Pada layar monitor akan tampak window seperti
gambar dibawah ini.
Anda dapat menampilkan data karyawan dari departemen tertentu saja dengan
memilih departemen pada kotak pilihan Department dan menampilkan data
karyawan yang Active atau Non Active pada kotak pilihan Status untuk
ditampilkan dalam daftar karyawan (List Of Employees) dengan meng-klik icon
Refresh terlebih dahulu.
Period. Dan Anda juga dapat memilih status absensi yang akan dicetak dengan
memilih pada kotak plihan Condition.
Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan detail
absensi karyawan, seperti gambar berikut.
_____________________________________________________________________
LAPORAN KEHADIRAN KARYAWAN

(Employee Daily Attendance)
PER
HARI
Untuk melihat atau cetak kehadiran karyawan (actual) sehari-hari (employee daily
attendance) maka pilih menu Report>> Employee Daily Attendance. Dan active
window seperti berikut.
Pilih department dan tentukan Begin and End Period kemudian click Print Selected
atau Print All.
EMPLOYEE FUNCTION KEY ACTIVITY

Untuk melihat atau mencetak data karyawan yang berhubungan dengan function key
Check In atau Out dan Out atau Back maka pilih menu Report>>Employee
Function Key Activity.
_____________________________________________________________________
Pilih karyawan dan tentukan begin serta end period kemudian then click Print
Selected or Print All.
LAPORAN LOG KARYAWAN (Employee Log Report)

Untuk mencetak laporan data log karyawan, Anda dapat memilih menu Report>>
Employee Log Report. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar
dibawah ini.
Period.
Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan log
_____________________________________________________________________
Dari laporan ini juga untuk melihat aktivitas keluar atau masuk ruangan seorang
karyawan dan untuk melihat karyawan mana saja yang terlalu sering mempergunakan
terminal/ alat.
LAPORAN EMPLOYEE DAILY LOG (Employee Daily

Log)
Merupakan laporan log karyawan per departemen dalam hari tertentu dan dalam satu
laporan. Lakukan pilihan pada menu Report>>Employee Daily Log. Dan active
window sebagai berikut.
Lakukan pilihan untuk karyawan tertentu dan click print selected atau click print all
untuk semua karyawan.
Report akan tampak seperti berikut.
TERMINAL EMPLOYEE LOG

Untuk melihat laporan employee log berdasarkan terminal maka lakukan pilihan
melalui menu Report>>Terminal Employee Log Report. And active window as
follow.
_____________________________________________________________________
Lakukan pilihan untuk employee dan click Print Selected atau click Print All untuk
semua employee dan print preview as follow.
LAPORAN AKTIVITAS
(Attendance Report)
KEHADIRAN
KARYAWAN
Report dalam menu ini terbagi dalam 3 bagian yaitu per department, per employee
serta per shift.
Untuk melihat jumlah kehadiran karyawan per hari tersebut (current date/ tanggal
system komputer) serta per department maka anda dapat pilih Menu
Report>>Attendance Summary Report>>By Department. Dan pada layar
monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini
Kemudian klik Print Preview maka print preview laporan akan tampak seperti
berikut ini.
_____________________________________________________________________
Kolom Employee adalah jumlah pegawai (total) dari masing-masing department.

Kolom Attendance (In) adalah jumlah pegawai yang telah melakukan attendance
dalam hari (current date) tersebut.
Kolom Absence (out) adalah jumlah pegawai yang tidak hadir atau belum melakukan
attendance pada hari tersebut.
Kolom Late In adalah jumlah pegawai yang terlambat
Kolom Early Departure adalah jumlah pegawai yang melakukan attendance going
home lebih awal dari shift seharusnya.
Pada menu Report>>Attendance Summary Report>>By Employee adalah
untuk melihat tampilan per employee.
Dan terdapat pilihan dalam Combo Box Condition untuk kondisi Absence, Late In,
Early Depature dan Over Time.
Serta pilihan untuk Begin Period dan End Period.
Dan pada menu Report>>Attendance Summary Report>>By shift adalah

untuk melihat total activities (attendance, absence, late in dan lainnya) pada tanggal
yang dipilih (date period) dan bersadarkan shift karyawan (shift grouping).
_____________________________________________________________________
MEMPERBAHARUI STRUKTUR DATABASE (Compact

and Repair Database)
Menu ini digunakan untuk memperbaiki serta untuk memperkecil ukuran (size)
database dan juga untuk memperbaharui database index (auto-number). Anda dapat
memilih menu Utilities>>Database>>Compact And Repair Database.
MELAKUKAN BACK-UP dan RESTORE EMPLOYEE

LOG PER BULAN
(Monthly Back-up and Restore Employee Log)
Menu untuk melakukan proses back-up serta restore Employee Log per bulan yang
dikehendaki. Pilih menu Utilities>>Database>>Monthly Back-up and Restore
Employee Log.
Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.
Lakukan pilihan bulan serta tahun yang di-inginkan dan click Back-up button untuk
pilihan mem-back-up dan click Restore button untuk pilihan me-restore Employee
Log.
Kemudian tunggu sampai system menampilkan pesan berikut Backup
HITFPTA.mdb into HITFPTA_History(month).mdb Suceeded. Or Restore
HITFPTA.mdb into HITFPTA_History(month).mdb Suceeded
MELAKUKAN BACK-UP dan RESTORE DATABASE

PER TAHUN
(Yearly Back-up and Restore Database)
Menu untuk melakukan proses back-up serta restore database per tahun yang
dikehendaki. Pilih menu Utilities>>Database>>Yearly Backup and Restore
Database. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.
Lakukan pilihan tahun yang di-inginkan dan click Back-up button untuk pilihan
mem-back-up tahun teresebut dan click Restore button untuk pilihan me-restore
tahun tersebut.
_____________________________________________________________________
Setelah berhasil maka system akan menampilkan pesan berikut Backup

HITFPTA.mdb into HITFPTA_History(year).mdb Suceeded. Or Restore
HITFPTA.mdb into HITFPTA_History(year).mdb Suceeded
MELAKUKAN UPGRADE DATABASE VERSION

Menu untuk meng-upgrade database dari old software version ke new software
version.
Hal ini hanya dilakukan jika anda melakukan re-install software ke versi baru dan
hanya berlaku untuk satu kali saja.
Adapun untuk melihat versi software yang anda miliki pada Menu Help>>About.
Click button di sebelah kanan kotak isian Path and File Name sehingga pada layar
monitor akan tampil window common dialogue. Pilih nama database (database backup) pada path dan folder. Dan click Open button sehingga pada kotak isian Path and
File Name akan tertera Path dan File Name yang telah anda pilih.
Kemudian click Upgrade.
Dan tunggu sampai system selesai dan mengkonfirmasi hal ini.
_____________________________________________________________________
TROUBLE SHOOTING WHILE INSTALLING HIT

MAGICPLUS SOFTWARE
Pada saat Anda melakukan proses install Software HIT MagicPlus mengalami
masalah atau proses install tidak berhasil dengan ciri-ciri sebagai beriku (error
message):
Komputer melakukan booting ulang compter (re-boot computer) sebanyak lebih dari
1 (satu) kali.
Keluarnya kotak Pesan Error, dimana proses install tidak dapat dilakukan.
Maka Anda dapat melakukan langkah-langkah seperti dibawah secara satu persatu.
Dimana Anda dapat melakukannya untuk langkah pertama terlebih dahulu dan jika
proses intall/setup masih tidak dapat dilakukan, maka dapat dilanjutkan dengan
melakukan langkah kedua, yaitu :
1. Install Mdac_typ2.7.exe
Double klik file Mdac_typ2.7.exe pada HIT MagicPlus CD Software. Pada layar
monitor akan muncul window Wizard Installer seperti gambar dibawah.
_____________________________________________________________________
Klik kotak check I accept all of the terms of the preceding license agreement,
kemudian klik tombol Next, maka window wizard baru akan tampak pada layar
monitor. Lanjutan Wizard Installer dengan menekan tombol Next sebanyak 2 kali
untuk 2 window dialog yang berbeda, sehingga pada layar monitor akan muncul
window seperti gambar dibawah.
Kemudian klik tombol finish untuk mengakhiri proses penginstallan, kemudian

lakukan booting ulang komputer (re-boot computer). Dan lakukan lagi proses install
HIT Software, jika Anda masih mengalami hal yang sama (proses install tidak
berhasil), lakukan langkah ke 2 (dua) seperti dibawah.
2. Install Internet Explorer 5.01
Sebelum melakukan proses penginstallan, terlebih dahulu Anda harus meng-extract
file Ie501 English.zip kedalam suatu folder tertentu dari HIT MagicPlus CD
Software, misalnya C:\Temp.
Pada folder tersebut masuk ke dalam sub folder \\Ie501 English\I386. Kemudian
double klik file Ie5setup.exe. Pada layar monitor akan muncul window IE setup
Wizard seperti pada gambar dibawah.
Klik option button I accept the agreement, kemudian klik tombol Next, maka
window wizard baru akan muncul pada layar monitor, dimana system akan
_____________________________________________________________________
melakukan proses Initializing Setup, begitu proses Initializing Setup selesai, maka
pada layar monitor akan muncul window wizrd, seperti gambar dibawah.
Pilih option button Install Now Typical set of components, kemudian klik tombol
Next. Maka system akan melakukan proses peng-install-an, begitu proses
penginstall-an selesai, pada layar monitor akan muncul window wizard baru seperti
pada gambar dibawah.
Klik tombol Finish untuk mengakhiri proses IE Setup dan system akan melakukan
proses Booting Komputer (Reboot Computer), jika system tidak melakukan proses
Booting Komputer, sebaiknya hal ini dilakukan dengan cara meng-klik Start >> Shut
Down >> Restart pada window status bar.
_____________________________________________________________________
TROUBLE SHOOTING GUIDE

1. Pertanyaan:
- Report pada hari Sabtu atau Minggu tampil pada report
- Merubah working day namun data employee sudah di input
Disebabkan:
- Default setting untuk working day adalah 7 hari (Senin-Minggu)
Solusi:
Report akan menampilkan semua hari sesuai dengan setting awal pada
Working Day pada menu Tool>>Company Name and Working Day, dan
untuk merubah setting ini pada kondisi dimana data employee sudah diinput
adalah dengan memasukkan Resign Date pada semua employee di Menu
Employee Information sehingga status employee pada keterangan dibawah
adalah menampilkan Not Active. Pada kondisi ini baru data employee dapat
dihapus secara permanen dengan klik tombol Save kemudian klik tombol
delete.
Dan setelah hal ini dilakukan, kosongkan kembali employee resign date
dengan klik tombol reset pada Calendar Form kemudian klik tombol Save
sehingga status employee kembali active.
2. Pertanyaan:
- Computer Hang On
Disebabkan:
- Hardware dan software komputer bermasalah
Solusi:
Permasalahan ada pada PC seperti pada hardware atau software (mis.
OS Window dan lainnya). Untuk itu coba install HIT MagicPlus software pada
komputer lainnya. Dan data lama pada komputer lama di-copy-kan ke
komputer baru pada folder dimana software Hunno MagicPlus di-install.
Default folder C:\ProgramFile\HunnoIntegrasi\TimeTrax atau C:\Program
File\HIT MagicPlus\MagicPlus TA.
3. Pertanyaan:
- Pada saat mengisi tanggal lahir/ hire date/ resign date muncul error: Run-time
error 2147417848 (80010108), Automation error the object invoked has
disconnected from its client.
Disebabkan:
- OS Windows gagal me-register file mscal.ocx pada saat melakukan setup HIT
MagicPlus software
Solusi:
Register file mscal.ocx secara manual dengan langkah berikut ini:
a. Buka Command Prompt Box (MsDos Prompt)
b. Masuk ke sub folder (directory) System,
contoh: -C:\WintNT\System32 or C:\Windows\System
_____________________________________________________________________
c. Ketik dir mscal.ocx dan jika tidak ditemukan dapat di-copykan dari HIT
MagicPlus CD software pada folder D:\Setup HIT MagicPlus
Admin\Support (D= CD Rom Drive).
d. Ketik regsvr32 mscal.ocx
Hal ini kemudian akan mer-register component mscal32.ocx ke system
windows
e. Perhatikan pesan yang tampak pada layar monitor: DllRegisterServer in
mscal.ocx succeeded
Jika proses ini berhasil (success) lakukan booting ulang komputer dan jika
tidak berhasil (fail) maka coba install HIT FingerPus software pada
komputer lain. Kemungkinan ada masalah dengan OS Ms. Windows.
4. Pertanyaan:
- Run-time error pada saat buka report yang berhubungan dengan file
crystal32.ocx.
Disebabkan:
Hal ini hampir sama dengan point 3 diatas dimana OS windows gagal
me-register file crystal32.ocx pada saat melakukan setup software HIT
MagicPlus.
Solusi:
Register file mscal.ocx secara manual dengan langkah berikut ini:
a. Buka Command Prompt Box (MsDos Prompt)
b. Masuk ke sub folder (directory) System,
contoh: -C:\WintNT\System32 or C:\Windows\System
c. Ketik dir crystal32.ocx dan jika tidak ditemukan dapat di-copykan dari
HIT MagicPlus CD software pada folder D:\Setup HIT MagicPlus
Admin \Support (D= CD Rom Drive).
d. Ketik regsvr32 crystal32.ocx
Hal ini kemudian akan mer-register component crystal32.ocx ke system
windows
e. Perhatikan pesan yang tampak pada layar monitor: DllRegisterServer in
crystal.ocx succeeded
Jika proses ini berhasil (success) lakukan booting ulang komputer dan jika
tidak berhasil (fail) maka coba install HIT MagicPlus software pada
komputer lain. Kemungkinan ada masalah dengan OS Ms. Windows.
5. Pertanyaan:
- Run-time error message Path not found.
Disebabkan:
- Terdapat character selain character A-Z, a-z, 0-9 dan Spaces pada saat
edit/ input status name pada menu Status Setting
Solusi:
Masuk kedalam database dan table Status Work kemudian rubah
character selain character A-Z, a-z, 0-9 dan Spaces untuk field
Status Name atau hubungi dealer anda.
6. Pertanyaan:
_____________________________________________________________________
-
Run-time error 3001: Arguments are of the wrong type, are out of acceptable
range, are in conflict with one another.
Disebabkan:
- Terdapat employee yang belum melakukan register sidik jari (data sidik jari
dalam keadaan kosong).
Solusi:
- Lakukan registrasi sidik jari untuk employee yang belum melakukan registrasi
atau hapus data employee tersebut secara permanen dari database dengan
terlebih dahulu meng-input tanggal resign date pada menu View>>Employee
Information, sehingga employee tersebut dalam keadaan Non Active.
7. Pertanyaan:
- Setting Calendar (susunan tanggal) pada Monthy Calendar atau pada Holiday
Setting tidak berurutan (misal: tanggal 1 3 4 2 dst).
Disebabkan:
- Pada saat pertama kali menjalankan HIT MagicPlus Software pada Short
Date Style pada Control Panel>>Regional Setting bukan MM/DD/YY.
Solusi:
Install ulang HIT MagicPlus oftware dengan terlebih dahulu
melakukan Add/Remove Program pada Control Panel dan hapus secara
manual
sub
folder
\\HunnoIntegrasi\TimeTrax
atau
\\HIT
MagicPlus\MagicPlus TA pada Folder C:\Program File.
Atau hubungi dealer anda
8. Pertanyaan:
- ODBC Error
Disebabkan:
Ms. Access Driver adalah version yang lama. Untuk melakukan
pengecekan hal ini dapat dilakukan dengan meng-klik tab Drivers pada
Start>>Setting>>Control Panel>>ODBC Data Source (32byte),
dimana seharusnya informasi yang tampak adalah Name: Microsoft Access
Driver (*.mdb), Version : 4.00.3711.08.
Solusi:
Lakukan install ulang Microsoft Access 2000 sehingga pada tab
Drivers pada Start>>Setting>>Control Panel>>ODBC Data Source
(32byte), informasi yang tampak adalah Name: Microsoft Access Driver
(*.mdb), Version : 4.00.3711.08.

HIT MagicPlus Software (Indo)

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

HIT MagicPlus Software (Indo)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

_____________________________________________________________________

jika menggunakan modem sebagai connection.

1. Langkah untuk memulai dengan HIT Time Attendance System

DAFTAR ISI (Table of Content)

SPESIFIKASI HARDWARE DAN SOFTWARE

PETUNJUK INSTALASI (Installation Procedures)

PETUNJUK REGISTRASI SIDIK JARI (Fingerprint

Sidik jari yang TIDAK

Metode yang tepat untuk menempelkan jari Anda pada sensor

Setelah melakukan registrasi silahkan mencoba melakukan test absensi/ otentikasi

PETUNJUK UMUM (General Instruction)

Dan masukkan semua informasi (mintakan ke distributor) yaitu:

Silahkan anda menaruh bagian

SETTING PRINTER (Print Setup)

LOG Off ADMINISTRATOR

KELUAR ke Ms. WINDOWS (Exit)

INFORMASI TERMINAL/ALAT (Terminal Information)

Untuk menampilkan atau melakukan adjustment mengenai informasi lainnya pada

Penjelasan dari terminal information dan setting adalah sebagai berikut:

DAFTAR USER PADA ALAT (Terminal User List)

Klik tombol OK atau tombol Cancel untuk membatalkan.

PENGATURAN AKSES KE TERMINAL (User Time

Untuk melakukan perubahan terhadap masing-masing informasi maka right click on

STATUS TIDAK HADIR (Absence Status Setting)

JAM KERJA (Shift Setting)

GROUP SHIFT SETTING

DEPARTEMEN (Department Setting)

INPUT DATA KARYAWAN

FOTO KARYAWAN (Employee Photo)

PENGATURAN HARI LIBUR (Holiday Setting)

Klik dan tarik (drag) icon Add Holiday (

) , kemudian letakan (drop) pada hari

) dan meletakan (drop) pada

PENGATURAN FUNGSI KEY (Function Key Setting)

PENGATURAN WAKTU SHIFT GANTI HARI (Early In

2. Real Time Setting

AUTO TIME SYNCHRONIZE

Auto Synchronize Time

INFORMASI MENGENAI ADMIN (Admin Information

KALENDAR BULANAN (Monthly Calendar)

Terdapat 3 pilihan yaitu warna hijau

KALENDAR TAHUNAN (Year at Glance)

APPROVAL OVERTIME HOUR SETTING

menentukannya sebagai default.

MAXIMUM OVERTIME HOUR SETTING

PERUBAHAN TIME LOG (Time Log Editing)

dan sebaliknya apabila

EKSPORT EMPLOYEE ATTENDANCE KE EXCEL

Lakukan pilihan untuk employee atau all employee.

EXPORT EMPLOYEE DAILY ATTENDANCE Ke Ms.

Pilih department dan click Print Selected atau Print All.

EXPORT DATA KEHADIRAN KARYAWAN MENJADI

EXSPORT LOG KARYAWAN MENJADI TEXT FILE

IMPORT EMPLOYEE IMFORMATION DARI MS. EXCEL

Isi semua requirement dengan

EXPORT AND IMPORT TABLE

LAPORAN JAM KERJA (Shift Report)

LAPORAN GROUP SHIFT

LAPORAN DEPARTEMEN (Department Report)

LAPORAN KARYAWAN (Employee Report)

LAPORAN HARI LIBUR (Company Holiday Report)

LAPORAN ULANG TAHUN KELAHIRAN KARYAWAN

LAPORAN ULANG TAHUN MASUK KARYAWAN

LAPORAN REKAPITULASI KARYAWAN (Employee