CRER UNE BASE DE DONNES AVEC

OPEN OFFICE BASE

1re partie: Mise uvre Tables - Formulaires

Sommaire

AVERTISSEMENT....................................................................................................2
1.MISE EN UVRE DE L'APPLICATION OOo Base........................................2
2.LES OBJETS........................................................................................................... 4

2.1 Les Tables.................................................................................................4

2.1.1 Crer une table..........................................................................................5
2.1.2 Relation entre tables.................................................................................13
2.1.3 Mise en place de la relation.....................................................................13

2.2 Les Formulaires.......................................................................................15

2.2.1 Crer un formulaire simple......................................................................15
2.2.2 Formulaire et sous-formulaire.................................................................21
2.2.3 Une autre faon de crer un Formulaire Utilisation des contrles de
Formulaires ........................................................................................................29
2.2.4 Squence d'activation dans un formulaire.................................................37
3.INFORMATIONS DOCUMENTS....................................................................39

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AVERTISSEMENT
La formation OOo Base et le support de cours ci-aprs, ne se veulent pas exhaustifs des
possibilits de cette application. L'objectif est de donner les informations ncessaires et
suffisantes la cration d'une base de donnes simple. A titre d'exemple il sera dvelopp une
base de gestion de bibliothque personnelle.

1. MISE EN UVRE DE L'APPLICATION OOo Base

HSQLDB, qui est la base de donnes utilise par OOo et en particulier par OOo Base est crit
en Java , de plus ds lors que nous utiliserons les Assistants, ceux-ci tant crits en Java cela
suppose qu'une version de ce logiciel soit installe. Lorsque l'on a tlcharg puis install
OpenOffice depuis le site officiel d'OpenOffice : http://fr.openoffice.org/about-downloads.html
Une version avec JAVA Inclus nous a t propose:

Sinon il est possible de tlcharger une version de JAVA en allant par exemple sur ce site :
http://www.java.com/fr/download/ mais attention la version JAVA doit tre en phase avec la
version d'OOo .
En allant dans Outils>Options>java nous pouvons vrifier si nous sommes connects une
version Java . Sur la copie d'cran ci-aprs il y a 2 versions installes, la version 1.6.0_16 est
pertinente pour OOo 3.0 et 3.1.

figure 1:
Au lancement d'OpenOffice soit nous cliquons sur l'icne correspondante Base de donnes,
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soit Menu : Fichier>Nouveau et Base de donnes

figure 2:

Nous allons crer une nouvelle base de donnes, par consquent nous cochons la case
pertinente telle qu'indiqu sur la figure ci-dessus.
Crer une Base de donnes

Nous verrons plus aprs les autres cas :

Cliquez sur la case Suivant

figure 3:
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Aprs avoir coch les cases conformment la copie d'cran figure 3 et aprs avoir cliqu sur
la case:Terminer , il vous est propos d'enregistrer votre base, dans le dossier que vous
slectionnerez et avec le nom du fichier que vous choisirez : ma biblio par exemple;
l'extension:.odb sera ajoute automatiquement.
Aprs avoir fait: Enregistrer et ainsi que nous l'avons dfini (voir options figure 3) votre base
de donnes est ouverte pour dition.

:
figure 4:
Comme pour toutes les autres applications d'Open Office la fentre de prsentation est
constitue de la barre de menu et des barres d'outils lesquels seront visibles la cration d'un
objet.
Les rubriques qui apparaissent sous Base de donnes : Tables, Requtes, Formulaires et
Rapports sont les objets constitutifs d' une base de donnes.

2. LES OBJETS
Parmi ces objets ou composants, les Tables sont les lments essentiels, incontournables d'une
base de donnes. Ce sont elles qui contiennent toutes les informations ou donnes de la Base.
Les autres objets servent soit remplir ces tables c'est la vocation des Formulaires, soit en
extraire des informations: c'est le rle des Requtes, ou encore produire des tats des donnes
l'aide des Rapports.

2.1 Les Tables

Il est important de bien rflchir aux donnes ou champs qui figureront dans une table, et tout
de suite se poser la question de savoir si nous aurons besoin de plusieurs tables pour cette base
de donnes et si oui, lesquelles doivent tre mises en relation. On peut toujours rajouter des
champs une table mais cela supposera de refaire les formulaires, requtes et rapports lis la
table modifie.

Pour notre Base de donnes de gestion bibliothque

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Quelles sont les donnes dont j'ai besoin (liste non-exhaustive):

Le nom de l'auteur

son prnom

le titre de l'ouvrage

le genre

l'diteur

l'anne d'dition

l'endroit o il est rang (tagre)

s'il est prt

quelle date

date de rentre

ISBN (numro international normalis du livre)

Une ou plusieurs tables ?

Un auteur publie plusieurs ouvrages, on peut donc dire que pour une occurrence de rfrence
un auteur il pourra y avoir plusieurs occurrences d'ouvrages. Le mme auteur par exemple:
Victor Hugo, a crit beaucoup d'ouvrages: Les misrables, la lgendes des sicles, la bataille
d'Hernani etc. Ce constat conduit prvoir dj 2 tables: une pour les auteurs et une autre
pour les ouvrages, de plus ces tables seront mises en relation.
Dans les donnes nous avons mentionn le Genre : roman, fiction etc. et l'diteur:
Flammarion, Grasset, Denol etc., plutt que d'entrer plusieurs fois la mme donne, il serait
judicieux d'aller la chercher dans une liste, par consquent on peut prvoir une table pour la
liste des Genres et une autre pour celle des diteurs. Nous verrons 2 faons d'aborder ces listes.
2.1.1 Crer une table
Puisque celles-ci contiennent toutes les donnes de la Base, il est donc logique de commencer
par la dfinition des tables.
La 1re table que nous allons crer est la
Table des Auteurs.

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figure 5:

Lorsque l'on a slectionn l'objet :Tables, 3 modes de cration de table sont proposs. Je vous
suggre d'utiliser le mode : Crer une table en mode bauche...
Le mode: Utiliser l'assistant pour crer une table... vous propose des noms de champs
prdfinis, ils ne correspondent pas obligatoirement vos choix.
La dernire proposition: Crer une vue...donne la possibilit d'obtenir le contenu d'une table,
en crant une sorte de requte qui va visualiser le contenu de la table, sans pouvoir le modifier.
Je double-clique sur : Crer une table en mode bauche....

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figure 6:
Une donne appele galement "champ", est caractrise par son Nom et son Type, et
ventuellement une description
Nom du champ: C'est une chane de caractre significative de la fonction de la donne.
Type de champ:Le type dfinit si cette donne est un texte, un numrique, une date, une
information oui/non, etc. les diffrents choix apparaissent en cliquant sur la liste droulante
telle que pointe par la flche de la copie d'cran prcdente. Les proprits du champ, en bas
de l'cran dpendent du type slectionn.

Cl Primaire
Le fait que nous prvoyions de mettre en relation la table: AUTEURS avec la table
OUVRAGES, implique que nous aurons crer un champ un peu particulier qui est la cl
Primaire. Son rle est d'une part d'assurer la correspondance avec une autre table, elle est
d'autre part ncessaire si on veut pouvoir mettre jour les donnes d'une table avec un
formulaire.
Dans notre exemple cette cl Primaire, nous l'appellerons REF AUTEUR (voir figure 6) et
le type que nous choisirons sera: Integer (nombre entier).
Ce type est prfr aux autres parce qu'il permet de mettre dans les proprits du champ une
Auto Valeur:

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figure 7:
c'est--dire que ce sera l'application qui va grer les valeurs et ainsi vous aurez la certitude
que cette valeur sera toujours dfinie et unique (Pas de doublons) Elle est incrmente1
automatiquement pour chaque occurrence d'Auteur. Vous pouvez galement choisir vos valeurs,
mais il faudra imprativement veiller ne mettre que des valeurs uniques.
Le champ: REF AUTEUR et son type tant dfinis, il faut en faire une Cl Primaire pour
cela :

figure 8:
En cliquant "droit" sur la colonne la plus gauche et sur la ligne correspondante
REF AUTEUR cette fentre (figure 8) apparat. Slectionnez: Cl primaire et vous obtiendrez
ceci:

Une cl apparat
dans la colonne:
figure 9:
Les autres champs de la table AUTEURS:
1 Incrmenter : ajouter une valeur: l'incrment, la valeur courante.

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NOM AUTEUR : son type est Texte [VARCHAR_IGNORECASE] une chane de

caractres mais pour laquelle la casse (Majuscules ou minuscules) ne sera pas prise en
compte. Pour la recherche d'un auteur le fait d'ignorer la casse facilite les recherches.

Dans les proprits du champ on indiquera: saisie requise oui : au minimum, nous avons
besoin d'identifier l'auteur par son nom.
Prnom : de type Texte [VARCHAR] une chane de caractres. On peut trs bien ne pas
rendre la saisie obligatoire pour ce champ, mais attention aux frres crivains ou
homonymes !

Notre table tant dfinie, au moment de quitter la tche de cration de la Table, soit en
cliquant sur l'icne de fermeture de la fentre
soit par le menu: Fichier>Enregistrer ou Enregistrer sous l'application propose un nom par
dfaut : Table1 vous de le remplacer par un nom plus explicite : AUTEURS ou T_AUTEURS
2
par exemple.
La table est cre, il est possible de la modifier en slectionnant le nom de Table dans l'objet :
Tables et de cliquer sur l'icne de modification. Ces icnes (voir figure 11) sont utilisables pour
les Tables mais galement pour les autres objets : Formulaires, requtes etc..
Il est possible aussi de faire un clic droit sur le l'objet par exemple la table AUTEURS, et de
choisir la commande en fonction de ce que l'on veut faire:

figure 10:

2 Il est recommand de prcder le nom donn un lment par la lettre dfinissant l'objet :T pour Table, F pour
formulaire, etc.

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:
figure 11:
L'icne gauche de celle qui est pointe par la flche (figure 11) sert ouvrir une table pour
en voir le contenu, celle de droite permet de supprimer la table, slectionne.
La Table: Ouvrages

Elle est cre de la mme faon que celle des Auteurs, toutefois nous remarquerons les
diffrents types attribus aux champs.

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figure 12:
Nous voyons que parmi les champs figurent:
REF AUTEUR: qui a du mme type que dans la table AUTEURS, c'est ce champ qui sera
mis en correspondance.

EDITEUR et GENRE sont du type: Texte [VARCHAR]

Anne Edition du type Texte [VARCHAR]

sorti le et rentr le sont 2 champs de type Date [Date].

Prt: qui est du type oui/non donc une case cocher. Dans les proprits de ce champ on

peut mettre la valeur par dfaut : non

ID de type Integer (entier) est une cl primaire dont le rle essentiel est de permettre la

mise jour du formulaire. Si vous n'avez pas dfini un champ de cl primaire, au moment
d'enregistrer la table OUVRAGES un message d'invitation la crer (voir figure ci-aprs)
apparatra:
3 Dans la version actuelle 3.0 OOo Base ne sait pas traiter des formats autres autres que JJ/MM/AA

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NOTA: A propos des noms donns au champ, il est recommand d'viter les
accents et de prfr les underscore "_" aux espaces, cela surtout si des requtes
SQL4 utilisant ces champs sont prvues.

Cliquez sur oui pour crer votre cl primaire.

Mettez la proprit: Auto-valeur oui, pour ne pas avoir grer les valeurs.
Les Tables: GENRES et EDITEURS

La table: OUVRAGES comporte 2 champs GENRE et EDITEUR. Ainsi qu'il a t dit dans le
paragraphe 2.1 pour chacun de ces champs nous prendrons une valeur dans une liste. Par
consquent il faut prvoir 2 tables GENRES et EDITEURS dans lesquelles nous entrerons la
liste des valeurs possibles pour chaque rubrique. C'est lors de la cration du formulaire que
nous tablirons la correspondance entre le champ de la table OUVRAGES et la table
correspondante.
Mme dmarche que celle dfinie en 2.1.1 Crer une table et pour chacune des tables, ajouter
une cl primaire pour les raisons exposes prcdemment. Le nom ID pour la cl primaire
propos par dfaut peut tre conserv, il peut aussi tre modifi.

figure 13: Les 2 tables

La structure des Tables comme celle des autres objets: Formulaires, Requtes, Rapports
peuvent tre modifies, pour cela en ayant pralablement slectionn la table, le formulaire,
etc. modifier, 2 faons de procder:

soit cliquer sur l'icne 2 : diter ou modifier

4 SQL : Structured Query Language : langage structur de requtes

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figure 14:

soit cliquer "droit" sur la table, le formulaire ... et faire modifier

L'icne 1 permet d'ouvrir l'objet slectionn, ouvrir une table c'est voir son contenu; l'icne 3
permet de supprimer l'objet slectionn: attention !
De la mme faon le clic "droit" sur l'objet donne accs aux fonctions : ouvrir, modifier,
supprimer et galement renommer, c'est--dire donner un autre nom la table, au formulaire,
la requte, ou au rapport.
Toutes nos Tables tant cres nous allons tablir dans les faits la relation entre les tables :
AUTEURS et OUVRAGES.

2.1.2 Relation entre tables

Il existe 2 types de relation entre tables:

la relation 1 plusieurs

la relation 1 1

Dans notre exemple de gestion bibliothque, nous avons prvu (voir paragraphe:
Une ou plusieurs tables) pour un auteur: de mettre en correspondance plusieurs ouvrages;
C'est une relation de type 1 plusieurs
Par contre si par exemple je souhaitais sparer la table OUVRAGES en 2, une table
OUVRAGES et une autre OUVRAGES_Suite. Pour chaque occurrence de la table
OUVRAGES je devrais avoir une occurrence de table OUVRAGES_Suite: c'est une relation
de type 1 1.
Dans ce cas j'aurai la mme cl Primaire dans les 2 tables.
Dans notre exemple nous n'utiliserons pas cette possibilit mais dans certaines applications
elle peut tre intressante. Prcisons qu'une mme table peut tre en relation 1 plusieurs avec
une autre et paralllement tre en relation 1 1 avec une 2me table.
2.1.3 Mise en place de la relation
Les Tables devant tre mises en relation, et les champs assurant la correspondance tant
dfinis, Menu: >Relation...puis Insertion et Ajouter des Tables

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figure 15:
Les tables disponibles sont affiches, dans notre cas nous slectionnons:
AUTEURS

AJOUTER puis OUVRAGES: AJOUTER

les 2 tables apparaissent, cliquez sur:

FERMER
En laissant le doigt sur la souris "gauche" partez du champ: REF AUTEUR de la table:
AUTEURS et amenez la souris sur le champ correspondant de la table OUVRAGES.
Vous devriez obtenir ceci:

:
figure 16:
la relation 1 plusieurs (plusieurs reprsent par n) est matrialise, elle indique clairement
que pour: 1 Auteur il pourra y avoir plusieurs ouvrages.

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2.2 Les Formulaires

Les Tables contiennent toutes les informations de la base de donnes, il est possible d'entrer
les informations directement dans les tables. Il suffit de double-cliquer sur la table et elle
s'ouvre pour remplir les champs dfinis. Il est cependant plus pratique, et surtout plus vident
pour un utilisateur lambda d'utiliser un formulaire pour entrer les informations, lesquelles
viendront se ranger dans la table concerne.
2.2.1 Crer un formulaire simple
Tout d'abord le cas d' un formulaire simple pour remplir la table: EDITEURS, sachant que
pour la table: GENRES ce sera la mme dmarche. Rappelons que le but de ces tables est de
dfinir une liste qui sera utilise pour "alimenter" respectivement les champs diteur et Genre
de la table OUVRAGES.
Cliquez sur l'objet: Formulaires de la rubrique Base de donnes (voir figure 4)
Dans la fentre Tches: 2 propositions:
1. Crer un formulaire en mode bauche...
2. Utiliser l'assistant de cration de formulaire...
Dans un 1er temps nous n'utiliserons pas la cration de formulaire en mode bauche parce
que la procdure est nettement moins aise qu'avec l'assistant. Cependant ce mode peut s'avrer
ncessaire dans certaines situations.
Aprs avoir cliqu sur l'option 2 cette fentre s'affiche:

figure 17:
Puisque nous allons crer un formulaire pour remplir la table EDITEURS dans la case Tables
ou requtes il faudra slectionner l'aide de la liste droulante la table EDITEURS.
Dans la partie gauche de la fentre vous avez les diffrentes tapes, chaque fois que vous
ferez Suivant > vous passerez l'tape suivante.
tape 1: slection de champ
Les champs disponibles sont affichs il suffira de cliquer sur le symbole >> pour que tous les
champs disponibles soient visibles dans le formulaire, ils apparaitront alors dans la fentre de

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droite

figure 18:
On peut aussi slectionner un par un chaque champ que l'on dsire voir apparatre dans
le formulaire pour cela: le slectionner dans la fentre: champs disponibles puis cliquer sur le
signe > : le champ est inclus avec les champs du Formulaire.
tape 2: paramtrer un sous-formulaire
Pour ce cas de formulaire un sous-formulaire est sans objet, nous passons directement l'tape
suivante:5

tape 5: Positionner les contrles

figure 19:
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la Disposition du formulaire principal vous donne 4 possibilits de mise en forme des

champs dans votre formulaire. Je vous suggre celle qui est slectionne sur la figure 19, mais
les autres possibilits peuvent tre retenues en fonction du nombre de champs et de
l'organisation du formulaire qui semble la plus ergonomique. Vous avez en arrire-plan une vue
de ce que obtiendrez.

tape 6: Dfinir la saisie de donnes

figure 20:
Les configuration des cases coches en figure 20 indique que ce formulaire doit servir
mettre jour les donnes sans restrictions.

tape 7: Appliquer les styles

Il s'agit essentiellement de dfinir la couleur d'arrire-plan : beige, rouge, eau ...et de donner
ou pas une bordure de champ. L'option 3D me parat esthtique.

tape 8: Dfinir un nom

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figure 21:
Ce formulaire sera identifi par un nom, par dfaut l'application vous propose le mme nom
que celui de la table qui a servi de support aux champs du formulaire : EDITEURS dans notre
exemple, vous pouvez garder ce nom ou le modifier par exemple: y adjoindre un F comme
(Formulaire) ainsi que dfini en figure 21.
Aprs avoir cliqu sur

votre formulaire est affich.

Crer
A la base du formulaire se trouvent les outils pour la navigation dans les enregistrements.
Rappelons qu'un enregistrement est une occurrence de donnes dans la table, chaque nouvel
index "ID" (valeur de la cl primaire) est une nouvel enregistrement.

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Attention :Pour que les outils

de la navigation dans les
enregistrements soient
visibles, il faut que dans le
menu Affichage/barre d'outils,
la ligne Navigation pour
formulaire soit coche ainsi
que le montre la figure ciaprs.
figure 22:

Vous pouvez commencer remplir votre formulaire, lorsque vous aurez entr une valeur
(un diteur) dans le champ diteur, l'index: ID, va prendre la 1re valeur disponible et vous
pourrez passer l'enregistrement suivant en cliquant sur la flche de navigation ainsi qu'indiqu
ci-aprs:

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figure 23:

Si je visualise la table: diteurs aprs avoir entr 3 diteurs (3 enregistrements)

j'obtiens:

Nota : Sur l'image ci-contre, les index

commencent 4 parce que j'ai effac
la table et recommenc la remplir
l'aide du formulaire. Les index sont
incrments (augments) de 1
chaque nouvel enregistrement.
figure 24:

Le formulaire pour remplir la Table GENRES se fera sur le mme modle que celui pour la
table EDITEURS. Un nom pour ce formulaire: F_GENRES par exemple.

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2.2.2 Formulaire et sous-formulaire

Il nous faut crer des formulaires pour remplir la table: AUTEURS et la table:
OUVRAGES. S'il est possible de crer un formulaire spar pour entrer les auteurs, par contre
la table OUVRAGES puisqu'elle dpend d'une relation la table: AUTEURS via le champ
REF AUTEUR, et que cette valeur est dfinie dans la table: AUTEURS ne peut tre remplie
indpendamment.
Nous allons donc crer un formulaire dans lequel seront entrs les Auteurs et en mme temps
un sous-formulaire qui va nous permettre de renseigner les champs de la table OUVRAGES
inhrents un auteur.
Ainsi que pour les autres formulaires nous cliquons sur:

Utiliser l'assistant de cration de formulaire...

tape 1: slection de champ

La table AUTEURS est slectionne dans Tables ou requtes

Tous les champs disponibles sont prsents dans le formulaire.

tape 2 :Paramtrer un sous-formulaire

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figure 25:
Dans ce cas nous cochons la case: Ajouter un sous-formulaire puis l'option :
Sous-formulaire bas sur une relation existante. La table: OUVRAGES vous est propose
automatiquement, c'est la seule table en relation avec AUTEURS. Elle doit tre slectionne.
Lisez la note d' information i de la fentre de l'assistant

tape 3 : Ajouter des champs de sous-formulaire

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Cliquez sur >> pour que tous les champs de la table OUVRAGES soient prsents dans
le sous-formulaire

tape 4: sans objet

tape 5 :Positionner les contrles

figure 26:
Il faut dfinir la disposition du formulaire principal : Auteurs et galement celui du sousformulaire :Ouvrages, pour ce dernier je vous suggre de choisir celui de la copie d'cran cidessus pour la simple raison que cette prsentation donne accs la navigation dans les
enregistrements.
De cette faon vous obtiendrez une barre de navigation et pour les Auteurs et une autre pour
les Ouvrages.
Pour les tapes 6,7,8 se reporter la cration du formulaire F_EDITEURS;
en ce qui concerne le nom donn ce formulaire (lequel inclus un sous-formulaire) :
F_AUTEURS_OUVRAGES est significatif de sa fonction.

La copie d'cran qui suit vous donne un aperu du formulaire que vous obtiendrez.

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figure 27:
La flche rouge indique l'outil de la barre de navigation des enregistrements : Auteurs, Ce qui
suppose que l'on ait slectionn un champ du formulaire Auteurs au pralable, la flche bleue
celle de la navigation des enregistrements :Ouvrages.
je suis positionn sur l'enregistrement 1/5 qui correspond l'auteur: HUGO Victor et pour cet
auteur je peux voir 2 enregistrements de la table Ouvrages.
Ce formulaire et plus particulirement le sous-formulaire, doit pouvoir pour tre efficace, me
proposer une liste de choix pour le Genre ainsi que pour L'diteur. Rappelons que nous avons
prvu 2 tables: les listes, pour "alimenter" ces champs.
Il faut donc reprendre le formulaire F_AUTEURS_OUVRAGES, et aprs l'avoir slectionn
faire clic "droit" : modifier (ou icne 2 voir figure 14, page 12)
Le sous-formulaire des Ouvrages est organis en colonnes :ID, TITRE, GENRE ...Nous
allons changer les proprits de la colonne: GENRE pour qu'elles dfinissent un contrle de
type: Zone de liste.
La copie d'cran ci-aprs montre les outils de contrles de formulaires , l'index pointe sur le
contrle Assistant qui doit tre activ ds lors que vous rajouterez des contrles.

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figure 28:

Cliquez "droit" sur la colonne: GENRE (tiquette)

Slectionnez la ligne: Remplacer par puis cliquez sur Zone de liste

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figure 29:
la colonne: GENRE est dsormais une zone de liste, il faut maintenant en spcifier le contenu,
c'est--dire quelles sont les donnes (une valeur de la table: GENRES) du champ:GENRE.
De nouveau cliquez droit sur la colonne GENRE et cliquez sur Colonne
Une fentre visualisant les proprits de la zone de liste GENRE est affiche
3 onglets : Gnral, Donnes, vnements.
L'onglet Gnral donne des informations et en particulier le nom: GENRE dans notre
exemple et l'tiquette qui porte par dfaut, le mme label que le nom, mais que l'on peut
modifier pour mettre par exemple: Quel GENRE.
Nous garderons l'tiquette GENRE.

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figure 30:
Nous ne nous proccuperons pas de l'onglet : vnements. Pour information il permet
d'assigner des macros des actions avec la souris et/ou des touches du clavier; les macros ne
feront pas l'objet de cette formation.
Nous slectionnons l'onglet: Donnes
Le champ de donnes : affiche priori le nom du champ GENRE
Type de contenu de liste: bien que Liste de valeurs soit propose il conviendra de modifier ce
choix avec la barre de dfilement, et de mettre: Sql5

figure 31:
Le fait d'avoir choisi: Sql induit l'affichage d'une petite case pointe par la flche en
figure 31. En cliquant sur cette case nous obtenons cette fentre qui est une bauche de
requte:
5 La procdure actuelle n'est pas trs vidente, on peut esprer que dans les versions venir elle sera simplifie

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figure 32:

dans notre cas de configuration de la zone de liste GENRE il faudra

slectionner la table GENRES 1

faire: Ajouter 2, la table est affiche

double-cliquer sur le champ GENRE 3, le nom du champ (GENRE) et celui de la table

(GENRES) sont positionns automatiquement dans les colonnes et lignes de la requte(flches
bleues).

Fermer la fentre Ajouter une Table ou une requte, puis la fentre bauche de requte, et
la fentre Proprits Zone de liste.

Ouvrez le formulaire F_AUTEURS_OUVRAGES, vous constatez que lorsque vous

dfinissez le genre pour un nouvel ouvrage, un menu droulant vous est propos.

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figure 33:

Pour la colonne: EDITEUR, les mmes tapes de configuration de la zone de liste seront
reprises en utilisant les rfrences appropries: la table EDITEURS et au champ: EDITEUR.

2.2.3 Une autre faon de crer un Formulaire Utilisation des

contrles de Formulaires
Supposons que nous ayons crer un formulaire pour entrer les auteurs dans la table:
AUTEURS. Chaque auteur possde donc une rfrence: REF AUTEUR qui peut-tre utilise
pour dfinir un ouvrage lui appartenant.
En reprenant les mme tapes que pour la cration d'un formulaire principal simple, partir
de la table : OUVRAGES, nous crons un formulaire : F_OUVRAGES qui pourrait se
prsenter comme ci-aprs:
NB: les champs crs par l'assistant formulaire comportent: le champ lui mme et
l'tiquette inhrente ce champ, par exemple:

TITRE est constitu d'un champ TITRE de type : Zone de Texte et d'un Champ
d'tiquette dont le texte est TITRE. Lorsque l'on clique sur l'un des champs l'on obtient
une slection Multiple: les 2 champs sont slectionns. Si l'on souhaite modifier les
proprits d'un des champs il convient d'appuyer sur la touche CTRL et cliquer sur le
champ souhait : Champ d'tiquette ou champ Zone de texte

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figure 34:

Les champs qui taient prsents en colonnes dans le sous-formulaire sont affichs
indpendamment, ce qui permet une rorganisation du formulaire qui sera vue aprs.
Ainsi que TITRE, sorti le, rentr le ...Les champs: GENRE et EDITEUR sont de type:
Zone de texte, nous allons les supprimer et les recrer de sorte qu'ils soient du type: Zone de
liste.

1. Ouvrir le formulaire F_OUVRAGES en modification

2. cliquer sur le champ GENRE: il est slectionn, faire: Suppress

3. mme chose pour le champ EDITEUR

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figure 35:
4. mettre l'affichage des outils contrles de formulaire et bauche de formulaire. Les icnes
indiques par les flches figure 35 sont disponibles
ce sont les outils pour nous aider crer des contrles dans le formulaire. Lorsque nous
utilisons l'assistant de cration des Formulaire, ce sont les types de champ: VARCHAR,
oui/non etc. qui dterminent les contrles gnrer dans le formulaire.

NB: Sur cette copie d'cran les champs GENRE et EDITEUR ont
t supprims.
5. Parmi les contrles il y a: crer une Zone de liste

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Cliquer sur cette icne

, amener le pointeur dans en espace libre

en maintenant le doigt sur la souris et tirer vers la droite pour crer une case ou zone, dans
laquelle sera inscrit le genre. Sur la figure ci-aprs la zone cre est dlimite par les petites
"poignes" vertes.

figure 36:

6.

Slection de table: Dans la mesure ou l'on a bien slectionn les assistants,cette

icne:

lorsque l'on relche le doigt de la souris, une fentre: Assistant zone de liste - slection
de table est affiche. L'assistant propose un choix de toutes les tables dfinies, et demande de
slectionner celle devant servir de base au contenu de la liste, dans notre cas c'est la table:
GENRES qu'il conviendra de choisir, faire:

7. Slection de champ : Il y a dans la table GENRES 2 champs: ID et GENRE, c'est le

champ GENRE que nous souhaitons voir affich. Faire:

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figure 37:
8. Liaison de champs: il s'agit de faire correspondre le champ GENRE de la table
OUVRAGES avec celui de la table des GENRES

figure 38:
Cliquer sur

Terminer

Votre contrle Zone de liste est cr, pour que l'utilisateur sache quoi il se rfre, il
semble utile d'ajouter une tiquette. Les autres zones : TITRE, Prt, sorti le... ont un
contrle et une tiquette associe. Nous allons donc crer une tiquette pour notre zone de
liste : GENRE

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L'outil de contrle de Formulaire est: cr un champ d'tiquette

cliquer sur l'icne correspondante: puis

ainsi qu'il l'a t dcrit pour la zone

de liste, tracer une zone pour ce champ d'tiquette. Par dfaut l'tiquette porte le label :
champ d'tiquette, nous allons le changer pour mettre: GENRE.
Faire un clic droit sur le contrle champ d'tiquette puis slectionner la ligne: contrle,
l'onglet Gnral voir ci-aprs, vous permet de choisir diffrents paramtres et en particulier :
tiquette

figure 39:

Remplacer ligne tiquette le texte "champ d'tiquette" par GENRE.

Vous pouvez galement modifier l'alignement, la couleur d'arrire-plan , la bordure, etc.
NOTA: Pour chaque contrle de formulaire qu'il ait t cre avec l'assistant (automatique) ou
en bauche avec les outils de contrle Formulaire, vous pourrez en modifier les paramtres
d'affichage.

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Pour crer un contrle Zone de liste pour le champ EDITEUR, il suffit de reprendre la
procdure au point 5 en utilisant la table: EDITEURS et le champ: EDITEUR.
Ce formulaire F_OUVRAGE serait plus complet et convivial si l'indication du NOM et du
Prnom de l'auteur apparaissaient l'utilisateur, la rfrence auteur n'tant gure significative.
Nous allons donc y ajouter les contrles ncessaires pour que ces informations soient affiches
sur le formulaire.
Rappelons que chaque ouvrage de part la relation tablie entre les tables, a une rfrence
auteur: REF AUTEUR et une seule. Par consquent en disposant de cette rfrence nous
avons les renseignements concernant l'auteur de l'ouvrage : son NOM AUTEUR et son
Prnom.
Nous ouvrons notre formulaire F_OUVRAGE en modification et nous traons un contrle
zone de liste en reprenant la procdure dcrite Point 5

A l'tape slection de Table nous choisirons la table: AUTEURS

Slection de champ : Nous souhaitons voir le champ: NOM AUTEUR

figure 40:

Liaison de champs: il faut indiquer la correspondance entre le champ

REF AUTEUR de la table OUVRAGES et REF AUTEUR de la table AUTEURS

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figure 41:
C'est ce lien qui va faire que lorsque nous afficherons un ouvrage, la rfrence auteur va
permettre d'afficher le nom et le prnom de l'auteur de cet ouvrage. Vous constatez en ouvrant
votre formulaire que le nom de l'auteur et son prnom, si toutefois vous avez repris la mme
procdure pour mettre le prnom.
La copie d'cran qui suit montre un exemple d'un ouvrage : Les Misrables de HUGO Victor.

figure 42:
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La navigation de formulaire, permet en cliquant sur la forme pointe par la flche bleue de
progresser dans les enregistrements : les diffrents ouvrages

pour chacun l'identit de l'auteur est affiche.

La flche rouge vous indique l'icne qui permet de supprimer l'enregistrement en cours.
2.2.4 Squence d'activation dans un formulaire
Lorsqu'un formulaire est ouvert pour remplir les diffrents champs, nous pouvons soit cliquer
dans chaque champ remplir soit utiliser la touche de tabulations.

En utilisant cette touche de tabulations l'ordre des champs a t dfinie la cration du

formulaire. Pour changer l'ordre d'activation:

Ouvrez le formulaire en modifications

Cliquez sur l'icne indique sur la copie d'cran ci-aprs:

figure 43:

Cliquez sur le champ que vous souhaitez voir activ :

plus tt ==> Dplacer vers le haut

plus tard ==> Dplacer vers le bas

Fermez votre formulaire et enregistrez vos modifications

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ATTENTION : Si vous avez cr un formulaire pour entrer les auteurs

indpendamment des ouvrages, vous ne pourrez pas supprimer un
enregistrement correspondant : un auteur s'il y a toujours des ouvrages qui font
rfrence cet auteur.

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3. INFORMATIONS DOCUMENTS
Auteur : FRICARD Claude
Adresse E-mail : fricard.claude@wanadoo.fr
Document cre le : 11/04/2009

Dernire modification : 05/06/10

Voir Module suivant(les Requtes)

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