HABILIDADES NECESARIAS PARA UN

INGENIERO DE PROYECTOS

Indice
1. Introduccin
2. Responsabilidades y funciones que realiza un Ingeniero
de Proyecto
3. Habilidades
3.1 Comunicacin.
3.2 Trabajo en equipo.
3.3 Gestin del conocimiento.
3.4 Tcnicas de Negociacin Comercial.

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1. INTRODUCCION
Hay cierto convencimiento de que por un lado est la satisfaccin de
vivir la experiencia universitaria cuando se estudia una carrera, y por
otro, la percepcin de que la Universidad no prepara
adecuadamente a sus alumnos para la vida profesional.
En el entorno empresarial se denuncia con frecuencia el divorcio
que existe entre el mundo de la empresa y la Universidad.

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CARENCIAS MAS MARCADAS

Forma de comunicar
Expresarse pblicamente
Redaccin de informes
Relacin con los dems
Desconocimiento del mundo comercial
Tcnicas de negociacin

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2. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRINCIPALES DE UN JEFE DE PROYECTO

Recopilar toda la informacin tcnico-comercial del contrato con el cliente.

Planificar y organizar los recursos, as como las actividades de gestin y supervisin

Emitir documento NDP que informa a los diferentes departamentos de las

caractersticas del trabajo a desarrollar, adjuntando planning y plan de cobros.

Elaborar y asumir hoja de presupuesto del contrato.

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Distribuir a los diferentes departamentos (O. Ingenieria,

Aprovisionamientos, Programacin, Administracin, etc.)

la documentacin integra del pedido (Planos, especificaciones,

etc.)

Canalizar toda la correspondencia con el cliente y hacer la

distribucin interna que proceda.
Dar conformidad a las Peticiones de Compra, en cuanto a
fechas, plazo, precios y calidad.

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Conformar todos los pedidos de compras antes de la emisin al exterior.

Asegurarse del cumplimiento de los plazos de entrega establecidos en

cada actividad e implantar medidas correctoras en caso de desviaciones
En caso de desviaciones imputables al cliente, documentar y gestionar la
correspondiente ampliacin y modificacin del pedido.
Asegurarse que al final del pedido el suministro se ha hecho en su totalidad
incluyendo la documentacin exigida (planos as built, certificados de calidad,
protocolos de pruebas, etc.) de tal forma que no exista ningn impedimento
para proceder a la facturacin final y cierre de la obra.

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Una vez concluida la obra, que sea recepcionada y aceptada

por el cliente consiguiendo de ste el certificado correspondiente
Conseguir del cliente la carta que certifica que la obra fue
desarrollada a su satisfaccin en calidad y plazo.
Hacer la hoja de cierre de obra con el resultado final.
Dejar al cliente satisfecho y procurar que siga siendo cliente
del Grupo TSK.

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3. HABILIDADES
Se necesitan ciertas habilidades complementarias a las que se

suponen se tienen desde el punto de vista tcnico

entre ellas :

Comunicar bien,
Saber trabajar en equipo,
Preparacin de negociaciones.

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3.1 LA COMUNICACIN
En su acepcin ms clsica, pero aun vigente, la comunicacin consiste en el
intercambio de informaciones entre varios individuos que establecen una relacin

reciproca, especifica y libremente consentida. De esta forma, la informacin

transmitida por el emisor y entendida por el receptor forma o transforma las
cosas que ste crea modifica su comportamiento.

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La comunicacin como factor fundamental de relacin y de integracin

de los equipos humanos, se convierte en una variable estratgica de
primer orden en la empresa, en cuanto que afecta necesariamente a la
productividad y en consecuencia a la rentabilidad.

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LAS HABILIDADES PARA COMUNICAR

BIEN SON :
SABER ESCUCHAR
SABER PREGUNTAR

SABER EXPRESARSE CON CORRECCION

SABER REDACTAR UN ESCRITO

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PARA ESCUCHAR CORRECTAMENTE SE REQUIERE:

Establecer un clima agradable

Estar dispuestos a or a la persona en sus propios trminos
Estar preparado acerca del tema en cuestin
Ser comprensivo
Evitar distracciones
Resumir las ideas bsicas de vez en cuando
Repetir en esencia lo que ha dicho el interlocutor
Escuchar como si se fuera a redactar un informe
Preguntar, tomar notas y sobre todo dominar los sentimientos

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PARA PREGUNTAR CORRECTAMENTE DEBEMOS TENER

PRESENTE LO SIGUIENTE:

Las preguntas no deben ofender

Las preguntas no deben ser cerradas
Utilizarlas para dirigir una conversacin
Utilizarlas para superar una interrupcin
Deben de provocar atencin
Conseguir informacin
Proporcionar informacin
Originar pensamiento
Inducir a una conclusin

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Un sistema de comunicacin, lo componen tres elementos :

EL EMISOR
LAS ONDAS
EL RECEPTOR.

EL EMISOR podramos ser cualquiera de nosotros, EL RECEPTOR

cualquiera de nuestros clientes y/ proveedores y LAS ONDAS el entorno
en el que nos comuniquemos, puede ser el telfono, un correo, un agente
comercial nuestro, etc.

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3.2 TRABAJO EN EQUIPO

QUE ES UN EQUIPO

Conjunto de personas con conocimientos y habilidades complementarias,

donde la suma conjunta de esfuerzos es mayor que la suma individual de
cada uno por separado.

EL DESAFIO ES SIEMPRE LOGRAR QUE:

UN EQUIPO DE TRABAJO

TRABAJE EN EQUIPO

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EL ESPIRITU DE EQUIPO (Sin palabras)

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VENTAJAS DEL EQUIPO PARA LAS ORGANIZACIONES

Aumento de la productividad
Mejora de la calidad
Fortalecimiento del bienestar de los empleados
Reduccin de gastos generales

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VENTAJAS DE LOS EQUIPOS PARA LAS PERSONAS

El trabajo resulta menos estresante

La responsabilidad es compartida
El trabajo resulta ms gratificante
Se comparten los premios y reconocimientos
Los miembros del equipo tienen capacidad de influir mas en otros
Todos los miembros del equipo experimentan la sensacin del trabajo
bien hecho

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3.3 GESTION DEL CONOCIMIENTO

El conocimiento es un recurso que existe desde que existe la sociedad

Suele residir en las personas y se mueve con ellas.
El conocimiento ha sido necesario en las distintas etapas econmicas con distinta
intensidad.
Los artesanos transmitan el conocimiento oralmente en el trabajo diario, no
existan soportes para el almacenamiento de la informacin.
En la economa de la revolucin industrial, el uso de las maquinas genero una
nueva forma de organizar la produccin, se increment la informacin y fue
necesario almacenarla.

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Hoy da las tecnologas de la informacin y la comunicacin

nos permiten integrar todo y podemos manejar de forma
conjunta Entradas/Salidas/ Memoria/ y Procesadores.
Hay dos tipos de conocimiento el tcito y el explicito
El tcito reside en las personas y el explicito es generado por
las personas pero se representa y se transmite.
En las empresas se crea conocimiento a tres niveles
INDIVIDUAL, EN GRUPO Y, CORPORATIVO

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En cuanto a nuestro mbito podramos clasificar

las matrices del conocimiento en tres

LA MATRIZ COMERCIAL
LA MATRIZ TECNICA
LA MATRIZ PRODUCTIVA

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RESPECTO AL AREA DEL PRODUCTO DEBERIA DE:

Conocer la relacin completa de productos y/o servicios.

Conocer, su entorno y su aplicacin.
Conocer normas y aplicaciones tcnicas.
Conocer los problemas de instalacin y utilizacin.

Conocer tecnlogos y tecnologas de primer nivel.

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RESPECTO AL MERCADO

Conocer la estructura del sector x de un pas determinado.

Conocer la competencia y sus redes de comercializacin (productos y
servicios, comparaciones tcnicas, econmicas y de riesgos)
Conocer el organigrama del cliente y los puntos de decisin para la
compra.
Detectar penetracin de la competencia, puntos fuertes y dbiles.
Detectar productos emergentes y nuevas tecnologas.
Desarrollar la sensibilidad para detectar posibles servicios o negocios para
ofrecer a los clientes.

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RESPECTO A LA PROPIA EMPRESA o GRUPO EMPRESARIAL

Conocer el organigrama
Conocer y saber presentar nuestra organizacin y estilo de funcionamiento.
Saber presentar el Grupo TSK, sus productos y servicios, as como sus
aplicaciones.
Saber realizar una visita a las instalaciones.
Saber realizar visitas tursticas a la zona, si procediera, por tipo de cliente
Conocer argumentaciones para la venta de los productos y servicios.
Conocer tcnicas de negociacin. (Veremos ms adelante)
Conocer tcnicas para evaluar el riesgo del cliente, riesgo pas o riesgo en
general y como minimizarlos asegurando las operaciones.

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RESPECTO A LA ADMINISTRACION DE VENTAS

Conocer y realizar diferentes tipos de venta.

Manejar programas informticos al efecto.
Manejar programas de estadstica.
Conocer sistemas informticos bsicos.
Conocer sistemas administrativos de control de pedidos, facturacin, etc.
(Expertis Dynamics)

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IDIOMAS
Ingls, francs, alemn..., determinar niveles segn necesidad.

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La adquisicin de esos conocimientos implica el desarrollo por parte de la

empresa de herramientas soporte de las mismas.

Se debe de analizar la informacin interna, y estructurarla para que sea

accesible.

Hay que determinar responsables de su mantenimiento y lugar fsico de

ubicacin, que perfectamente puede ser la intranet que tenemos

Determinar un sistema informtico que permita su actualizacin y rpido

acceso.

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A las personas que acudan a cursos, seminarios, foros, etc., se les debe de
exigir que la informacin recibida se difunda a travs de la intranet en el
archivo o carpeta que correspondiera, si hubiera espacio fsico al efecto, y
si no fuera as, habra que habilitarlo.

A travs de la propia intranet se debera de anunciar la disponibilidad de la

informacin, para que los interesados pudieran acceder a ella.

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3.4 TECNICAS DE NEGOCIACION COMERCIAL

La negociacin es un hbito de la conducta humana, cada vez que las personas

intercambian ideas con la intencin de modificar sus relaciones, cada vez que
llegan a un acuerdo, estn negociando.

La negociacin forma parte de nuestras vidas. En el mundo de la empresa es un

elemento cotidiano, muy frecuente, no solo para vendedores y compradores, sino
tambin para las personas con responsabilidad ejecutiva.

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Cualquier mtodo de negociacin debe de ser evaluado por tres criterios

a) Debe de conducir a un acuerdo inteligente, siempre que el acuerdo sea posible.

b) Debe de ser eficiente.
c) Debe mejorar o al menos no daar las relaciones entre las partes

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PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA NEGOCIACION.

(DECALOGO)

1. Si no tenemos necesidad de negociar no negociemos (No hacer tratos con quien no suele hacer
buenos tratos)
2. Si tenemos que negociar, estemos preparados para ello (Jams se debe de alardear del xito
obtenido. Que sea la otra parte la que parezca que ha ganado)
3. Que sea la otra parte la que haga el trabajo. (Las personas se sienten ms satisfechas con aquellas
cosas que le han costado esfuerzo. Dmosle a la otra parte la satisfaccin).
4. Utilicemos nuestras fuerzas al principio con suavidad. (El monopolio resulta bueno si lo
utilizamos nosotros y malo si lo ejerce el otro.)
5. Que compitan ellos (Perder la calma no sirve de nada)
6. Dejar cierto margen de maniobra. (Haz que al final la otra parte quede un poco mejor de lo que
esperaba.)
7. Mantener la integridad. (si la otra parte est en un hondo agujero chales una escalera.)
8. Escuchemos en vez de hablar. (ms til el papel de juez, que de abogado)
9. Mantengamos el contacto con sus expectativas. ( No te creas lo que oigas por casualidad)
10. Que se familiaricen con nuestras grandes ideas. (No bajemos el listn de nuestras aspiraciones con
demasiada facilidad.)

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FASES DE UNA NEGOCIACION

Fase I
Fase II
Fase III
Fase IV
Fase V
Fase VI
Fase VII

PREPARACION
DISCUSION
LAS SEALES
PROPUESTA
PAQUETE
INTERCAMBIO
CIERRE Y ACUERDO

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LA PREPARACION

Objetivos (Que prioridades tenemos, son realistas? Que objetivos tendr la otra
parte. Intereses propios, identificar intereses del oponente.)
Informacin (Equilibrio de poder. Personalidades. Intereses. Hechos,
supuestos)
Concesiones (Que valor tienen, que contrapartidas obtenemos)
Estrategia (Nuestra tctica debe de ser sencilla y flexible)
Tarea (En el supuesto de que vaya ms de uno, se deben de repartir las tareas,
una la del dirigente, otra la del observador, otra la del sintetizador etc.)

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LA DISCUSION

Que hay que evitar (Interrumpir, atacar, acusar, marcar goles, dominar a gritos,
los sarcasmos, las amenazas, hablar excesivamente. )

Que hay que procurar (escuchar, pedir aclaraciones, resumir los temas
neutralmente, no comprometerse con suposiciones, contrastar la firmeza de las
suposiciones)

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LAS SEALES

El lenguaje oculto de las seales . El uso de las seales

Algunos ejemplos del lenguaje oculto de las seales:
(Nos resultara extraordinariamente difcil cumplir ese plazo ENTONCES ES QUE NO ES IMPOSIBLE)
(No estoy autorizado para negociar ese precio ENTONCES HABLE CON EL JEFE)
(Podemos discutir ese punto ENTONCES ES NEGOCIABLE)
(No estamos dispuestos en este momento a discutir ese punto ENTONCES PUEDE SER MAANA)
(Estas son nuestras condiciones normales de contratacin ENTONCES PUEDEN SER NEGOCIABLES)

SI NO HUBIERA CAMBIO DE POSICIONES:

(Evitemos hacer concesiones con la esperanza de una respuesta reciproca esto premiara la
intransigencia)
MAXIMAS A RECORDAR
La ceguera prolonga la discusin
Escuchar mas, hablar menos
Responder en reciprocidad

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LA PROPUESTA

Evitar frases que nos lleven a peores tratos

(No usar un lenguaje dbil - esperamos, nos gustara, preferiramos, )
Es mejor la firmeza con correccin ( necesitamos, tenemos que )

EL PAQUETE

No negociemos partes, negociemos el paquete

(Quien obtiene algo Qu? Cunto? Cundo? Hagamos que las concesiones sirvan a
nuestros objetivos. Analicemos nuestras concesiones segn las condiciones de la otra parte.)

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INTERCAMBIO

Todo ha de ser condicional. Nunca demos algo por nada

(Sealemos lo que es posible si, y solo si, la otra parte acepta nuestras condiciones.
Presentemos primero nuestras condiciones. Mantener los temas enlazados.
Decidamos lo que vamos a exigir a cambio de nuestras concesiones.)

CIERRE Y ACUERDO

Decidir el momento de no hacer ms concesiones. Hacer lista detallada

de los acuerdos con aclaraciones.
Si el acuerdo es oral, enviar lo ms pronto posible una nota escrita a
nuestro interlocutor con lo que creemos que se ha acordado, etc.

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Finalmente como recordatorio de lo importantsimo que son los clientes para

cualquier negocio a modo de reflexin :

TODO TRABAJO TIENE QUE IR ORIENTADO A SATISFACER AL CLIENTE.

PORQUE NO EXISTEN NEGOCIOS SIN CLIENTES.

PODEMOS SER UNOS INGENIEROS MUY CAPACES, PERO SI LO QUE SE

DESARROLLA NO SE VENDE, NO SERVIRA DE NADA

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Un buen servicio al cliente se evala como actitud de

cooperacin cuando hay:

RESPUESTA
LENGUAJE CORPORAL POSITIVO
AMABILIDAD
RESPETO
FLEXIBILIDAD

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Sin embargo actitudes que provocan insatisfaccin

estn ligadas a:
APATIA
EXCUSAS
FRIALDAD
CONDESCENDENCIA
ROBOTISMO
APLICACIN TAJANTE DE REGLAS
LOS RODEOS.

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Muchas gracias por vuestra atencin

Jose Maria Gonzalez Fernandez

Presidente de INGEMAS S.A.
GRUPO TSK