Kratko uputstvo kroz Microsoft Access

1. Otvaranje programa: Start Programs Microsoft Office Microsoft Access

2. Prvi korak je kreiranje novog fajla klikom na poslednju opciju sa krajnje desne strane:
Create a new file. Ukoliko elite da otvorite ve postojeu bazu onda u okviru Open
pronaite naziv vae baze.
3. Treba odabrati vrstu novog fajla, vi birate prvu opciju na krajnjoj desnoj strani ekrana:
Blank database
4. Otvorie se ekran koji e od vas traiti da unesete naziv vae baze podataka (na slici je
dat naziv PrimerBaze) i da je postavite na odgovarajue mesto (na slici se baza
postavlja na Desktop), a zatim kliknete na Create:

5. Kreirae se prazna baza podataka koja od vas zahteva kreiranje prvih tabela u bazi.
Kao to se vidi na slici u okviru Tables (desna strana ekrana) biramo opciju Create
table in Design view (kreiranje tabele u pogledu za dizajn):

6. Kada duplim klikom pritisnemo opciju Create table in Design view, pojavie se ekran
za unos atributa tabele. Na slici je dat primera kreiranja tabele Destinacije, sa
atributima: DestinacijaID i NazivDestinacije. Vano je odrediti adekvatne tipove polja
za svaki atribut, pa tako za DestinacijaID bie tip polja Number (bie uneena neka
brojna vrednost), a za Naziv Destinacije tip polja Text (to znai da je tu biti uneena
neka tekstualna vrednost).
Primarni
klju

7. Svaka tabela mora da ima svoj primarni klju ija je jedina namena pretraivanje
podataka iz baze, ili izvlaenje (vaenje) podataka iz baze ili njihovo auriranje (npr.,
brisanje, izmena). U naem primeru biramo DestinacijeID za primarni klju. Potrebno
je da postavite mi u sivo polje ispred DestinacijaID, tako da se pojavi strelica i da
kliknete na taj red. Zatim da iz menija odaberete uti kljui koji predstavlja primarni
klju i on e se postaviti ispred atributa DestinacijaID.
8. Ukoliko ste zavrili unos atributa i odredili primarni klju moete da izaete iz tabele i
naravno da je sauvate pod adekvatnim nazivom, u naem primeru bie Destinacije.
9. Na isti nain kreiraemo tabelu Hoteli. Jedino sto treba da razmotrimo je dodavanje
spoljnog (stranog) kljua (foreign key). Kada se povezuju dve tabele, neophodno je
odluiti na koju stranu e se dodati spoljni klju. U naem primeru, u tabelu Hoteli e
se dodati spoljni klju DestinacijeID (koji u stvari predstavlja primarni klju tabele
Destinacije). Kako da znamo u koju tabelu da ubacimo spoljni klju? Moemo i
odreivanjem tipa relacija: na jednoj Destinaciji moe biti vie hotela, poto je vie na
strani hotela onda tabela Hoteli uzima primarni klju Destinacije:
2

Sada emo imati dve kreirane tabele:

10. Kada istim postupkom kreirate sve potrebne tabele, sledei korak je njihovo
povezivanje koje se radi pomou opcije Relationships koja se nalazi pod Tools.
Pojavie se ekran koji vas pita koje tabele ete povezivati, vi ete pomou opcije Add
dodati sve tabele.

11. Povezivanje se vri tako to kliknete miem na primarni klju kod tabele Destinacija
(DestinacijaID) i drite pritisnuti taster sve dok ne prevuete mia do spoljnog kljua
DestinacijaID u okviru tabele Hoteli i tada putate taster mia. Pri otputanju pojavie
se ekran koji vam pokazuje koje atribute povezujete i moete ekirati opciju Enforce
Referential Integrity koji proverava da li su ti kljuevi istog tipa podataka (u naem
sluaju oba su Number). Opcija Cascade Update Related Fields, ukoliko je ekirate
znai da ukoliko jednoga dana doe do izmene vrednosti primarnog kljua, da se ta
izmena automatski prenese na sva ona polja gde se pojavljuje taj primarni klju. Zatim
kliknete na Create i veza je kreirana, tj. nae tabele su povezane.

Izgled povezanih tabela:

12. Punjenje baze sa podacima moete uraditi tako to dvaput kliknete na konkretnu
tabelu i onda moete poeti sa unosom. Vodite rauna da uvek prvo popunite one
tabele koje nemaju spoljne kljueve pa tek onda ostale, jer vam program nee dati
mogunost uvanja podataka ukoliko ne postoje podaci ili konkretna vrednost kljua u
poetnoj tabeli iz koje smo uzeli primarni klju. Na sledeoj slici prikazuju se
popunjene vrednosti za tabelu Hoteli.

Tabele koje su povezane imaju oznaku + (plus) ispred reda, koje pokazuju na vrednosti
povezanih polja u drugoj tabeli. U naem primeru, moemo videti da na destinaciji
Pali imamo uneena dva hotela:

13. Sa ovim smo zavrili kreiranje, povezivanje i punjenje tabela. Ostale opcije koje
Access nudi su kreiranje upita (Queries), korisnikih ekrana (Forms), izvetaja
(Reports) itd. Ove opcije koristite preko Wizarda, tj. kreirate ih izborom opcije Create
query by using wizard:
a. Upit je opcija koja vam omoguava da vadite razliite atribute iz razliitih
tabela
b. Forms je opcija koja vam omoguava pravljenje korisnikih ekrana, tj. ukoliko
bi neko koristio vau bazu, vi ete napraviti ekrane preko kojih e korisnici
moi da gledaju, pretrauju i uopte auriraju podatke iz baze.
c. Reports vam omoguava pravljenje izvetaja, sa velikim izborom opcija za
ulepavanje vaeg izvetaja.

14. Da bi napravili korisniki ekran (Forms) sledeeg izgleda:

Potrebno je da kliknete na Create forms by using wizard, zatim da prebacite sva

polja iz tabele Destinacija klikom na >>, potom u gornjem delu izaberete tabelu Hoteli
i prebacite sva polja iz tabele Hoteli klikom na >>. Ukoliko ne idete dalje za izbor boje
i izgleda ekrana, ve kliknete Finish, dobiete ekran kao na slici gore.
15. Slino prethodnom postupku kada odaberete opciju Report, odaberete polja koja elite
da se nalaze na izvetaju i potom odaberete odgovarajui izgled izvetaja. Primer
izvetaja je prikazan na sledeoj slici.

16. Na kraju je potrebno uraditi poetni ekran tzv. Switchboard Manager koji se nalazi
pod Tools Database Utilities Switchboard Manager:

Obavestie vas da ne postoji i pitati da li elite da kreirate, vi kliknite na Yes.

Zatim kliknite na Edit, pri emu e vam se pojaviti novi ekran na kome ete kliknuti New
i odabrati vae obrasce (Forms) koje ste kreirali. Na slici je prikazano kako se dodaje
izvetaj, kliknete na komandu Open Report i odaberete izvetaj kojem elite da pristupaju
korisnici. Komanda za Destinacije i Hotele je Open Forms in Edit mode ukoliko elite
da omoguite korisnicima da mogu da auriraju (briu, dodaju, menjaju podatke) ili
odaberite Open Forms in Add mode ukoliko im dajete samo mogunost dodavanja.

Na kraju napravite opciju Izlaz za izlazak iz aplikacije.

Zatvorite otvorene prozore Switchboard manager-a, klikom na Close.

17. Ukoliko elite da se aktiviranjem vae aplikacije pojavi prvo ekran Switchboard
manager, onda uradite sledee: Tools Start up i odaberite pod Display Form va
Switchborad kao na slici:

18. Izaite iz vae aplikacije i ponovo je aktivirajte kako bi videli efekat Switchboard-a
koji ste napravili: