UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS

MANUAL DE AUDITORIA INTERNA

N.

ASSUNTO:

REA:

GESTO DE SUPRIMENTOS

PROCEDIMENTOS DE
AUDITORIA

ALMOXARIFADO

OBJETO/RGO/ENTIDADE AUDITADA:

PA - 19
ATUALIZAO:

04/03/2013
RESPONSVEL PELA AUDITORIA:

INCIO:

TRMINO:

I OBJETIVOS:
Conhecer o funcionamento do Almoxarifado;
Conferir fisicamente os itens do Almoxarifado por amostragem;
Verificar as condies de utilizao, armazenagem e segurana do Almoxarifado. (Caso necessrio, elencar outros objetivos)

II- LEGISLAO E DOCUMENTAO SUPORTE:

Lei n 4.320, de 17 de maro de 1964
Decreto-Lei n 200, de 25 de fevereiro de 1967
Decreto n 99.658, de 30 de outubro de 1990
Instruo Normativa SEDAP n 205, de 08 de abril de 1988
Lei n 14.130, de 19 de dezembro de 2001
Decreto n 44.746, 29 de fevereiro de 2008.
Stio eletrnico - Diviso de Material - DLO/UFMG
Manuais de Contabilidade Pblica STN
Portarias de nomeao - Rol de Responsveis
Manual Rol de Responsveis - CGU
KOHAMA, Heilio. Contabilidade pblica: teoria e prtica . 9 ed. So Paulo. Atlas: 2003
MOTA, Francisco Glauber Lima. Contabilidade aplicada ao setor pblico . Braslia. 2009
Sim No NA*
Observaes
Check-List
O almoxarifado administrado por responsvel regularmente
designado conforme determina o nico do art.12, do DecretoLei n 200/67?
Art . 12 . facultado ao Presidente da Repblica, aos Ministros de Estado e, em geral, s autoridades da
Administrao Federal delegar competncia para a prtica de atos administrativos, conforme se dispuser em
regulamento. Pargrafo nico. O ato de delegao indicar com preciso a autoridade delegante, a autoridade
delegada e as atribuies objeto de delegao.
2
O espao fsico destinado ao almoxarifado comporta os bens de
consumo e os de uso comum da Unidade?
3
Os bens do almoxarifado so controlados atravs do Sistema
Interno de controle de Almoxarifado - SICCA?
4
Existe controle na movimentao dos materiais do
almoxarifado (ficha de prateleira ou ficha de estoque ou
listagens processadas em computador)? IN/SEDAP n 205/88,
subitem 7.9.
Item
1

Almo.1 1/6

7.9. A movimentao de material entre o almoxarifado e outro depsito ou unidade requisitante dever ser
precedida sempre de registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque,
listagens processadas em computador) vista de guia de transferncia, nota de requisio ou de outros
documentos de descarga.
5
Quando h entrada ou sada de bens do almoxarifado, estas so
imediatamente lanadas no sistema? IN/SEDAP n 205/88,
subitem 6.1
6.1. Toda movimentao de entrada e sada de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de
consumo nos almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente.
Em ambos os casos, a ocorrncia de tais registros est condicionada apresentao de documentos que os
justifiquem.
6
O Inventrio Fsico dos bens de consumo realizado
anualmente,segundo o item 8 da IN/SEDAP 205/88?
8. Inventrio fsico o instrumento de controle para a verificao dos saldos de estoques nos almoxarifados e
depsitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no rgo ou entidade, que ir permitir, dentre
outros: a)o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentaes dos estoques com o saldo fsico real nas
instalaes de armazenagem; b) a anlise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado atravs
dos resultados obtidos no levantamento fsico; c) o levantamento da situao dos materiais estocados no tocante
ao saneamento dos estoques; d) o levantamento da situao dos equipamentos e materiais permanentes em uso e
das suas necessidades de manuteno e reparos; e e) a constatao de que o bem mvel no necessrio naquela
unidade.
7
A entrega dos bens do almoxarifado para os setores feita
mediante requisio devidamente assinada e identificada por
servidor credenciado? IN/SEDAP n 205/88, subitem 7.9
7.9. A movimentao de material entre o almoxarifado e outro depsito ou unidade requisitante dever ser
precedida sempre de registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque,
listagens processadas em computador) vista de guia de transferncia, nota de requisio ou de outros
documentos de descarga.
8
O Setor responsvel por emprstimo de materiais a usurios
(alunos, professores ou funcionrios)?
9
O controle de emprstimos aos usurios feito por sistema
informatizado atravs de banco de dados?
10
So estabelecidas medidas punitivas como multas para os
usurios que no cumprem com as normas de emprstimo?
11

A tomada de contas anual do responsvel pelo almoxarifado

feita anualmente por comisso regularmente constituda?
Art.88 do Decreto-Lei n 200/67 e item 14 da IN/SEDAP n
205/88.
Decreto-Lei n 200/67: Art. 88. Os estoques sero obrigatriamente contabilizados, fazendo-se a tomada anual das
contas dos responsveis. IN SEDAP n 205/88: item 14. As comisses especiais de que trata esta I.N., devero ser
constitudas de, no mnimo, trs servidores do rgo ou entidade, e sero institudas pelo Diretor do Departamento
de Administrao ou unidade equivalente e, no caso de impedimento desse, pela Autoridade Administrativa a que
ele estiver subordinado.
12
A transferncia de bens feita atravs de Nota de
Transferncia? IN/SEDAP N 205/88, subitem 6.5 e 7.9

Almo.1 2/6

6.5. A descarga, que se efetivar com a transferncia de responsabilidade pela guarda do material:a) dever,
quando vivel, ser precedida de exame do mesmo, realizado, por comisso especial;b) ser, como regra geral,
baseada em processo regular, onde constem todos os detalhes do material (descrio, estado de conservao,
preo, data de incluso em carga, destino da matria-prima eventualmente aproveitvel e demais informaes); e
c) decorrer, no caso de material de consumo, pelo atendimento s requisies internas, e em qualquer caso, por
cesso, venda, permuta, doao, inutilizao, abandono (para aqueles materiais sem nenhum valor econmico) e
furto ou roubo. 7.9. A movimentao de material entre o almoxarifado e outro depsito ou unidade requisitante
dever ser precedida sempre de registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de
estoque, listagens processadas em computador) vista de guia de transferncia, nota de requisio ou de outros
documentos de descarga.
13

14
15

16

Os funcionrios responsveis pelo setor tiveram treinamento

adequado para a utilizao do Sistema Interno de controle de
Almoxarifado - SICCA?
A Unidade est tendo algum tipo de problema em relao
utilizao do Sistema?
Quando h ocorrncia de problemas ou esclarecimento de
dvidas, a Unidade recorre imediatamente ao setor
responsvel pelo sistema?
Existe extintor de incndio no almoxarifado e este est dentro
do prazo de validade? Art. 3 da Lei n 14.130/01

Art. 3 Constituem infraes sujeitas a sano administrativa: I - deixar de instalar os instrumentos

preventivos especificados em norma tcnica regulamentar ou instal-los em desacordo com as especificaes
do projeto de preveno contra incndio e pnico ou com as normas tcnicas regulamentares; II - no fazer a
manuteno adequada dos instrumentos a que se refere o inciso I, alterar-lhes as caractersticas, ocult-los, removlos, inutiliz-los, destru-los ou substitu-los por outros que no atendam s exigncias legais e regulamentares.
17

Os materiais inservveis esto estocados junto com material de

uso? Decreto n 99.658/1990
18
Os materiais esto resguardados contra o furto ou roubo, e
protegidos contra a ao dos perigos mecnicos e das ameaas
climticas, bem como de animais daninhos? IN/SEDAP n
205/88,cuidados
item 4.1,na
a armazenagem, dentre outros so:
4.1. Os principais
a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ao dos perigos mecnicos
e das ameaas climticas, bem como de animais daninhos;
19

Os materiais estocados a mais tempo esto sendo fornecidos

em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS),
com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque?
IN/SEDAP n 205/88, item 4.1, b

4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: b) os materiais estocados a mais tempo devem ser
fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o
envelhecimento do estoque;
20
Os materiais esto estocados de modo a possibilitar uma fcil
inspeo e um rpido inventrio? IN/SEDAP n 205/88, item
4.1, c
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: c) os materiais devem ser estocados de modo a
possibilitar uma fcil inspeo e um rpido inventrio;

Almo.1 3/6

21

Os materiais que possuem grande movimentao esto

estocados em lugar de fcil acesso e prximo das reas de
expedio e o material que possui pequena movimentao
esto estocado na parte mais afastada das reas de
expedio?IN/SEDAP n 205/88, item 4.1, d
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: d) os materiais que possuem grande movimentao
devem ser estocados em lugar de fcil acesso e prximo das reas de expedio e o material que possui pequena
movimentao deve ser estocado na parte mais afastada das reas de expedio;
22

Os materiais esto estocados em contato direto com o piso?

IN/SEDAP n 205/88, item 4.1, e
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: e) os materiais jamais devem ser estocados em
contato direto com o piso. preciso utilizar corretamente os acessrios de estocagem para os proteger;
23

A arrumao dos materiais est prejudicando o acesso as

partes de emergncia, aos extintores de incndio ou
circulao de pessoal especializado para combater a incndio
(Corpo de Bombeiros)? IN/SEDAP n 205/88, item 4.1, f

4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: f) a arrumao dos materiais no deve prejudicar o
acesso as partes de emergncia, aos extintores de incndio ou circulao de pessoal especializado para combater
a incndio (Corpo de Bombeiros);
24
Os materiais da mesma classe esto concentrados em locais
adjacentes, a fim de facilitar a movimentao e
inventrio?IN/SEDAP n 205/88, item 4.1, g
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: g) os materiais da mesma classe devem ser
concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentao e inventrio;
25
Os materiais pesados e/ou volumosos esto estocados nas
partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se
os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentao?
IN/SEDAP n 205/88, item 4.1,h
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: h) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser
estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e
facilitando a movimentao;
26
Os materiais esto conservados nas embalagens originais?
IN/SEDAP n 205/88, item 4.1, i
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: i) os materiais devem ser conservados nas
embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasio da
utilizao;
27
A arrumao dos materiais esto sendo feitas de modo a
manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem
a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcao do
item, permitindo a fcil e rpida leitura de identificao e das
demais informaes registradas? IN/SEDAP n 205/88, item 4.1,
j
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: j) a arrumao dos materiais deve ser feita de
modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta)
contendo a marcao do item, permitindo a fcil e rpida leitura de identificao e das demais informaes
registradas;

Almo.1 4/6

28

O material empilhado, mantm segurana e altura das pilhas,

de modo a no afetar sua qualidade pelo efeito da presso
decorrente, o arejamento (distncia de 70 cm
aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das
paredes)? IN/SEDAP n 205/88, item 4.1, l
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so: l) quando o material tiver que ser empilhado, devese atentar para a segurana e altura das pilhas, de modo a no afetar sua qualidade pelo efeito da presso
decorrente, o arejamento (distncia de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das
paredes).
29
Os registros de entrada e sada esto condicionados
apresentao de documentos que os justifiquem? IN/SEDAP n
205/88, item 6.1
6.1. Toda movimentao de entrada e sada de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de
consumo nos almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente.
Em ambos os casos, a ocorrncia de tais registros est condicionada apresentao de documentos que os
justifiquem.
30
A Unidade mantm Estoque Mnimo ou de Segurana (menor
quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de
atender a um consumo superior ao estimado para um certo
perodo)? IN/SEDAP n 205/88, item 7.6, d
7.6 Os fatores de Ressuprimento so definidos: d) Estoque Mnimo ou de Segurana (Em) - a menor quantidade de
material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo perodo ou
para atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisio. aplicvel to somente aos itens
indispensveis aos servios do rgo ou entidade. Obtm-se multiplicando o consumo mdio mensal por uma
frao (f) do tempo de aquisio que deve, em princpio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T;
31

A Unidade providenciou a lavratura do Termo de Transferncia

de Responsabilidade quando da passagem do cargo/funo de
responsabilidade sobre o Almoxarifado, bem como a realizao
de inventrio fsico? IN/SEDAP n 205/88, item 10.7

10.7. Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, funo ou emprego, dever passar a responsabilidade do material
sob sua guarda a out rem, salvo em casos de fora maior, quando:
a. impossibilidade de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poder o servidor delegar a
terceiros essa incumbncia; ou
b. no tendo esse procedido na forma da alnea anterior, poder ser designado servidor do rgo, ou inst ituda
comisso especial pelo dirigente do Departamento de Administrao ou unidade equivalente, nos casos de cargas
mais vultosas, para conferncia e passagem do material.
10.7.1. Caber ao rgo cujo servidor est iver deixando o cargo, funo ou emprego, tomar as providncias
preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu subst ituto ao setor de cont
role do material permanente.
10.7.2. A passagem de responsabilidade dever ser feita, obrigatoriamente, vista da verificao fsica de cada
material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.
32

utilizado o preo mdio para fixao de valor unitrio do

material quando da sada do almoxarifado? (artigo 106, III, da
Lei n 4.320/64).
Lei n 4.320/64: Art. 106. A avaliao dos elementos patrimoniais obedecer as normas seguintes:
III - os bens de almoxarifado, pelo preo mdio ponderado das compras.
*NA - No se aplica
Declaro que as informaes prestadas so expresso da verdade e refletem os procedimentos adotados pela
entidade.
Almo.1 5/6

Responsvel pela informao:

Assinatura do responsvel:

Almo.1 6/6