SISTEM PENGURUSAN FAIL

1. PENDAHULUAN
Sistem Fail adalah sebahagian daripada Pengurusan Rekod yang melibatkan urusan
penyusunan dan penyimpanan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan
diperoleh dengan cepat apabila dikehendaki.

Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil atau besar
adalah memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan di kemudian hari. Faktor-
faktor penting mengenai produk, data statistik, maklumat mengenai pekerja dan klien boleh
didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik.

2. APAKAH SISTEM FAIL

Satu proses klasifikasi penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleh
dengan segera apabila dikehendaki. Pengetahuan yang mendalam mengenai Sistem Fail
adalah penting kepada seseorang kakitangan untuk kecekapan sesuatu jabatan. Seorang
Pengurus pula hendaklah sentiasa mengetahui teknik penyimpanan fail, rekod-rekod
pentadbiran dan juga perlu menentukan apakah sistem penyimpanan rekod yang pautu
diamalkan, peralatan yang patut diberi dan personal yang dikehendaki bagi
menyelenggarakan sistem fail.

3. LATAR BELAKANG SISTEM FAIL DI SEKOLAH-SEKOLAH

3.1 Setiap sekolah mempunyai sistem fail sendiri. Ianya berbeza di antara sebuah
sekolah dengan yang lain. Di antara kelainan-kelainan ini adalah seperti berikut:-

o Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil.

o Nombor fail untuk satu-satu perkara (tajuk) berbeza di antara sekolah.

o Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan

dan kesannya jadi bercampur aduk.

o Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin daripada fail
tegak, lipat, spring dan sebagainya.

o Sukar hendak mengesan / mencari satu-satu fail.

o Adalah kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang

telah ada. Ini dibuat jika timbul sesuatu perkara / tajuk baru. Contohnya jika
sesebuah sekolah mempunyai 100 buah fail, ianya akan menambah kepada
nombor 101, 102 dan seterusnya tanpa mengambil kira tajuk / perkara
tersebut.

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 1

Dengan ringkasnya tiada sistem yang tersusun mengikut prinsip-prinsip sistem memfail.

3.2 Memandangkan adanya ketidakseragaman dan sistem fail yang kurang

memuaskan ianya boleh menimbulkan banyak masalah. Di antaranya:-

o Penyimpanan rekod yang kurang kemas / teratur.

o Sukar hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari Daftar Fail.

o Pengetua / Guru Besar atau Pembantu Tadbir atau Guru Bimbingan dan
Kaunseling baru terpaksa mengambil masa untuk memahami sistem / nombor
fail sesebuah sekolah. Proses ini berulang jika berlaku pertukaran Pengetua /
Guru Besar atau Pembantu Tadbir atau Guru Bimbingan dan Kaunseling di
sekolah baru.

3.3 Salah satu daripada cara bagi melicinkan Pentadbiran Sekolah ialah dengan
mewujudkan suatu sistem fail yang baik dan seragam.

4. PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL

4.1 Fail berkulit nipis lebih baik dari fail berkulit tebal kerana menjimatkan ruang.

4.2 Mudah disediakan dan disimpan

4.3 Murah dan mudah didapati

4.4 Cara yang mudah diperluas dan dipakai berterusan (aktif).

4.5 Rekod mudah dicari bila diperlukan tanpa membuang masa yang banyak.

4.6 Beri tanda bila dikeluarkan

4.7 Pengedaran fail bersistem

5. MAKLUMAT SISTEM FAIL

5.1 Memberi fail yang betul.

5.2 Tepat kepada orang yang memerlukan.

5.3 Tepat pada masa yang ditetapkan

5.4 Kos yang terendah

5.5 Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 2

6. KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK

6.1 Kepadatan - seboleh-bolehnya menggunakan ruang yang minima.

6.2 Asesibiliti - mudah untuk dirujuk.

6.3 Ekonomi - menentukan sistem penyimpanan fail adalah dengan kos yang
minima

6.4 Keenjalan - hendaklah maksud pembesaran ruang di masa hadapan

6.5 Lokasi - hendaklah diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperoleh
tanpa berlengah.
6.6 Rujukan Silang- supaya memberi kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen
yang berkaitan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk.

6.7 Rentention - bagi memperolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan

6.8 Klasifikasi - untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukan.

7. PENGELASAN SISTEM FAIL

7.1 Memberi tajuk fail:

 01 - Kurikulum
 02 - Kokurikulum
 03 - Hal Ehwal Murid
 04 - Perjawatan & Perkhidmatan Kakitangan
 05 - Kewangan dan Akaun
 06 - Pentadbiran Am Sekolah
 07 - Perhubungan Masyarakat
 08 - Kemudahan Fizikal
 09 - Asrama
 10 - Audit

7.2 Mengkelas dan memberi kod kepada fail

Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nombor Kod yang sesuai. Fail boleh disusun
mengikut tajuk - besar atau ‘Level Pertama’. Tiap-tiap satu level pertama dipecahkan
kepada perkara / tajuk kecil (Level Kedua) dan seterusnya tajuk-tajuk level Kedua
dipecahkan lagi kepada tajuk-tajuk lebih kecil / aktiviti (Level Ketiga).

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 3

 Contoh:

Tajuk Besar - Kurikulum 01

Perkara - Peperiksaan 01

Aktiviti - PMR 01

Kod Fail:

01 / 01 / 01
Tajuk Besar Perkara Aktiviti

7 PENDAFTARAN, PENGELUARAN DAN PENYEMAKAN

7.2 Definisi Pendaftaran:

Satu cara merekod segala fail-fail yang telah dibuka dengan sistematik.

7.3 Jenis Pendaftaran Fail:

A) SISTEM DOKET

i. Sistem ini ialah satu sistem yang menunjukkan pergerakan fail yang mudah
dikesan.

ii. Sistem ini merupakan satu pendaftaran berpusat (Central Registry), dengan
menggunakan borang Am 89A tiap-tiap pergerakan fail hendaklah melalui pusat
pendaftaran untuk didaftar pergerakannya dengan menggunakan borang Am 89.
Tiap-tiap fail hendaklah dicatat pergerakannya.

iii. Am 89 (Doket Paharasat Bilangan – Pergerakan) dan Am 89A (Doket Paharasat

Abjad Pendaftaran) ini boleh dibeli dari Jabatan Cetak atau kedai-kedai. Sistem
doket diamalkan oleh agensi-agensi kerajaan.

iv. Apabila sebuah fail perlu diedarkan, fail itu hendaklah direkodkan dalam doket
Am 89 senarai fail dan dituliskan di muka fail kepada sesiapa fail itu diedarkan -
seterusnya pegawai berkenaan akan membuat catatan selanjutnya hingga selesai
dan fail itu dikembalikan kepada pegawai menjaga fail. Butir pengedaran, nama
pegawai, tarikh dikeluarkan & tarikh dikembalikan.

v. Fail-fail boleh hilang dalam masa diedarkan. Satu sistem hendaklah ditentukan
sama ada fail dihantar semula ke pegawai lain atau menyediakan borang
perjalanan fail.

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 4

 vi. Pengedaran fail yang mempunyai pengelasan keselamatan hendaklah dibuat terus
daripada pegawai menjaga fail kepada pegawai berkenaan. Kalau melalui PAR,
fail-fail itu hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat dan dilakri ‘seal’
sebelum diedarkan.

vii. Bagi fail ‘SDF’ satu buku senarai fail hendaklah disediakan. Maklumat-
maklumat mengenai Nombor Fail, tarikh dikeluarkan dan tarikh untuk
dikembalikan dimuatkan dalam catatan dalam buku Rekod SDF.

B) SISTEM KAD

C) SISTEM BUKU

D) SISTEM KOMPUTER

8.3 Organisasi Besar

Di peringkat sekolah kita boleh menggunakan tiga (3) sistem, iaitu Sistem Kad, Sistem
Buku atau sistem Komputer. Sistem Kad adalah lebih sesuai dan digalakan kerana sistem
ini adalah yang terbaik dan digunakan di kebanyakkan sekolah pada masa ini. Dalam
sistem kad, kita hanya menggunakan tiga (3) perkara penting yang perlu dicatat dalam
kad tersebut.

a) Nombor Rujukan
b) Tajuk
c) Tarikh dibuka

8 PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

8.2 Sampul Kecil:

Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemui. Fail ini mengandungi
satu tajuk sahaja. Bila sudah digunakan ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke
dalam fail besar. Fail ini tidak aktif.

8.3 Kertas Minit:

Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit dan salinan surat-surat yang dihantar dan
dimasukkan surat-surat berkenaan dengan memberi nombor rujukan (enclosure
number). Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada kertas
minit. Hanya Borang Am 6 hendaklah digunakan. Bila memerlukan fail hendaklah
ditentukan borang Am 6 (Kertas Minit) disematkan di sebelah kiri fail bagi tujuan
merekod keluar masuk surat menyurat. Bila mencatat tentukan:

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 5

  Kandungan masuk – dakwat MERAH
 Kandungan keluar – dakwat BIRU / HITAM

Contoh:

i) 5 Tarikh Surat Diterima: 23/7/2006…Daripada : SMK Taman Anggerik Desa, Kajang.

Tarikh Surat Dikandung Dalam Fail : 23/7/2006 Ruj. No. SMKTAD/ 03/03/03/07 (23)
5 Tindakan : …Encik Khamsani Kassim – Kaunselor Pelajar

ii) Surat Bertarikh : 23/7/2006 Kepada : Jabatan Perpaduan Negara & Intergrasi Nasional
6 Tarikh Surat Dihantar: 23/7/2006 Ruj. No. …SMKTK/ 03/03/03/07 (6)
5
iii) Nombor turutan hendaklah ditulis di sebelah kiri dalam garisan dan
dibulatkan.
iv) Pada surat yang dikandungkan hendaklah ditulis nombor bilangan kandungan
surat di sudut atas sebelah kanan seperti nombor urutan yang telah tercatat
atau nombor turutan berikutnya bagi surat masuk dan dibulatkan nombor itu.

9 ARAHAN PENUTUPAN FAIL

9.2 Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau bila difikirkan terlalu
tebal.

9.3 Setelah fail itu penuh catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya, buka fail lain
dengan menggunakan jilid 2 – dan nombor yang sama digunakan. Hanya bilangan
kandungan dimulakan dengan baru (mula dari 1)

9.4 Fail yang memerlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan
jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail. Misalnya ‘Tindakan Serta Merta’ (AM
99) atau ‘Segera’ (Am 99B).

10 PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

Ketua Pejabat hendaklah menentukan fail-fail tertentu diberi peringkat keselamatan.

Fail-fail itu boleh diberikan kepada jenis-jenis di bawah:

Jenis Untuk Warna

RAHSIA BESAR Keselamatan Negara Kuning Berpalang, Merah

depan & belakang

RAHSIA Tender Merah Jambu Berpalang

depan & belakang

SULIT Laporan Salah Laku Hijau

TERHAD Fail Peribadi Putih

BIASA Terbuka / Harian Putih

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 6

11 PENGELASAN DAN KOD FAIL UNIT BIMBINGAN & KAUNSELING

Berikut adalah penerangan kepada pengelasan dan kod fail untuk Unit Bimbingan dan
Kaunseling:
Perkara Kod

11.1 Singkatan Nama Sekolah - SMKTK

11.2 Tajuk Besar - Hal Ehwal Pelajar - 03

11.3 Perkara - Bimbingan & Kaunseling - 03
11.4 Bidang - Pengurusan & Pentadbiran - 01
- Perkhidmatan & Sesi Kaunseling - 02
- Program & Aktiviti - 03
- Pengurusan Stok & Inventori - 04
- Peluang Pendidikan & Kebajikan - 05
- Am & Pelbagai - 06

11.5 Aktiviti - Surat Pekeliling Ikhtisas - 01

11.6 Bilangan surat (ditulis dalam kurungan) - ( 01 ) dan
seterusnya selepas Nombor Fail UBK

Cara menulis:
CONTOH :
SMKTK 03 / 03 / 01 / 01 ( 01 )

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 7

 SISTEM PENGURUSAN FAIL
UNIT BIMBINGAN & KAUNSELING

01 - BIDANG PENGURUSAN & PENTADBIRAN

SMKTK 03 / 03 / 01 / 01 - Surat Pekeliling Ikhtisas / Perkhidmatan /
Am
SMKTK 03 / 03 / 01 / 02 - Surat Siaran Perkhidmatan Unit B&K

SMKTK 03 / 03 / 01 / 03 - Struktur Organisasi dan Senarai Tugas Ahli

Jawatankuasa Unit B&K
SMKTK 03 / 03 / 01 / 04 - Data Statistik Guru, Kakitangan & Murid

SMKTK 03 / 03 / 01 / 05 - Laporan Kajian Tindakan Yang Telah

Dilaksanakan
SMKTK 03 / 03 / 01 / 06 - Kewangan – Pekeliling Kewangan, PCG
Bimbingan & Kaunseling
SMKTK 03 / 03 / 01 / 07 - Kewangan – Anggaran Perbelanjaan Aktiviti
Tahunan & Permohonan Peruntukan UBK
SMKTK 03 / 03 / 01 / 08 - Kewangan – Sumbangan/ Derma yang
diterima
SMKTK 03 / 03 / 01 / 09 - Surat Panggilan Mesyuarat dan Minit
Mesyuarat UBK
SMKTK 03 / 03 / 01 / 10 - Fail Timbul

02 - BIDANG PERKHIDMATAN & SESI KAUNSELING

SMKTK 03 / 03 / 02 / 01 - Tinjauan Keperluan Perkhidmatan
Bimbingan & Kaunseling
SMKTK 03 / 03 / 02 / 02 - Kaji Selidik Murid Yang Bermasalah Dalam
Kelas
SMKTK 03 / 03 / 02 / 03 - Temujanji Kaunseling Individu

SMKTK 03 / 03 / 02 / 04 - Temujanji Kaunseling Kelompok

SMKTK 03 / 03 / 02 / 05 - Temujanji Kaunseling Kerjaya

SMKTK 03 / 03 / 02 / 06 - Temujanji Konsultasi Ibubapa

SMKTK 03 / 03 / 02 / 07 - Temujanji Konsultasi Agensi Luar

SMKTK 03 / 03 / 02 / 08 - Kes Rujukan Perkhidmatan Kaunseling

SMKTK 03 / 03 / 02 / 09 - Transkrip Pengakuan Murid

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 8

SMKTK 03 / 03 / 02 / 10 - Kontrak / Aku Janji Murid

03 - BIDANG PROGRAM & AKTIVITI

SMKTK 03 / 03 / 03 / 01 - Rancangan Aktiviti & Laporan Tahunan

SMKTK 03 / 03 / 03 / 02 - Program Maju Diri (PMD) / Program Cahaya

Iman (PCI)
SMKTK 03 / 03 / 03 / 03 - Program Minggu Silaturrahim

SMKTK 03 / 03 / 03 / 04 - Program Teknik Belajar Berkesan /

Pengurusan Masa / Jadual Waktu Belajar
SMKTK 03 / 03 / 03 / 05 - Program Pendidikan Kaunseling Kerjaya

SMKTK 03 / 03 / 03 / 06 - Program Kepemimpinan Murid

SMKTK 03 / 03 / 03 / 07 - Program Menangani Gejala Sosial / Anti Buli

SMKTK 03 / 03 / 03 / 08 - Program Peningkatan UPSR/ PMR / SPM &

STPM
SMKTK 03 / 03 / 03 / 09 - Program Teknik Mengangani Stres
UPSR/PMR/SPM & STPM
SMKTK 03 / 03 / 03 / 10 - Program Motivasi Lepas UPSR/PMR

SMKTK 03 / 03 / 03 / 11 - Program Lawatan Sambil Belajar

SMKTK 03 / 03 / 03 / 12 - Program Peningkatan Profesionalisme Guru

& Kakitangan
SMKTK 03 / 03 / 03 / 13 - Program Konsultasi Keibubapaan

SMKTK 03 / 03 / 03 / 14 - Program Mentor-Mentee

SMKTK 03 / 03 / 03 / 15 - Program Pembimbing Rakan Sebaya (PRS)

SMKTK 03 / 03 / 03 / 16 - Program Kepimpinan

Ketua Darjah/Tingkatan
SMKTK 03 / 03 / 03 / 17 - Program Pemantapan Jati Diri Murid

SMKTK 03 / 03 / 03 / 18 - Program Ponteng Sifar

SMKTK 03 / 03 / 03 / 19 - Program Pendidikan Pecegahan

Dadah/Rokok/Alkohol/Inhalan
SMKTK 03 / 03 / 03 / 20 - Program Minggu
Bimbingan dan Kaunseling Sekolah

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 9

04 - BIDANG PENGURUSAN STOK & INVENTORI
SMKTK 03 / 03 / 04 / 01 - Pekeliling Am

SMKTK 03 / 03 / 04 / 02 - Pengurusan Kemudahan Fizikal

SMKTK 03 / 03 / 04 / 03 - Pengurusan Harta Modal (Kew. 312 A & B)

SMKTK 03 / 03 / 04 / 04 - Pengurusan Inventori (Kew. 313)

SMKTK 03 / 03 / 04 / 05 - Pengurusan Bahan Bekalan Pejabat UBK (Kew. 314)

SMKTK 03 / 03 / 04 / 06 - Pergerakan Harta Modal & Inventori (Kew. 315)

SMKTK 03 / 03 / 04 / 07 - Pengurusan Bahan Buku

SMKTK 03 / 03 / 04 / 08 - Pengurusan Bahan Bukan Buku

SMKTK 03 / 03 / 04 / 09 - Pengurusan Bahan Bercetak (Bukan Buku)

SMKTK 03 / 03 / 04 / 10 - Semakan Stok

05 - BIDANG PELUANG PENDIDIKAN & KEBAJIKAN

SMKTK 03 / 03 / 05 / 01 - Urusan Kebajikan Murid

SMKTK 03 / 03 / 05 / 02 - Urusan Penghantaran Murid untuk Program Luar

SMKTK 03 / 03 / 05 / 03 - Urusan Biasiswa / Dermasiswa

SMKTK 03 / 03 / 05 / 04 - Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA)

SMKTK 03 / 03 / 05 / 05 - Institusi Pengajian Tinggi Swasta (IPTS)

SMKTK 03 / 03 / 05 / 06 - Kolej Matrikulasi Kementerian Pelajaran Malaysia

SMKTK 03 / 03 / 05 / 07 - Kemasukan ke Politeknik / IKBN / ILP / IKM/ Kolej

Komuniti
SMKTK 03 / 03 / 05 / 08 - Kemasukan Sekolah Menengah Teknik &
Vokasional
SMKTK 03 / 03 / 05 / 09 - Kemasukan Maktab Rendah Sains Mara (MRSM)

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 10

SMKTK 03 / 03 / 05 / 10 - Kemasukan Sekolah Berasrama Penuh (SBP)

06 - BIDANG AM & PELBAGAI

SMKTK 03 / 03 / 06 / 01 - Kelab Bimbingan & Kaunseling

SMKTK 03 / 03 / 06 / 02 - Kelab Pembimbing Rakan Sekerja (PERASA)

SMKTK 03 / 03 / 06 / 03 - Kelab Pendidikan Kerjaya

SMKTK 03 / 03 / 06 / 04 - Skim Lencana Anti Dadah (SLAD)

SMKTK 03 / 03 / 06 / 05 - Program Sihat Tanpa Aids Rokok

(PROSTAR)
SMKTK 03 / 03 / 06 / 06 - Unit Kurikulum Sekolah

SMKTK 03 / 03 / 06 / 07 - Unit Hal Ehwal Murid Sekolah

SMKTK 03 / 03 / 06 / 08 - Unit Kokurikulum Sekolah

SMKTK 03 / 03 / 06 / 09 - Persatuan Ibu Bapa & Guru

SMKTK 03 / 03 / 06 / 10 - Am – Takwim, Minit Mesyuarat, Siaran

Sekolah dll.

Unit Bimbingan dan Kaunseling SMK Tinggi Klang ________________________ 11