REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 01-00. 0009 59 Caracas, 23 DIC 2011 Ciudadano: ‘Yvan Susrez Nunez ‘Superintendente Nacional de Auditoria Interna ‘Su Despacho.- Me dirjo a usted en la oportunidad de hacer de su conocimiento la opinion de este érgano rector del Sistema Nacional de Control Fiscal, en relacién con diversas interrogantes planteadas en los talleres conversatorios realizados por la Superintendencia Nacional de Auditoria Intema, con la participacion de esta Entidad Fiscalizadora Superior, vinouladas con la aplicacién de las Normas para Regular la Entrega de los Organos y Entidades de la Adminisracién Publica y de sus respectivas Oficinas © Dependencias, Publicadas en la Gaceta Ofcial de la Republica Bolivariana de Venezuela N° 39.229 del 28 de julio de 2009, a fin de que dicta opinién sea divulgada entre los auditores intemos de los entes y organismos del sector piblico por ‘Superintendencia a su cargo, con miras a unificar crteios sobre la referida materia, ‘Sobre el particular es preciso destacar, que el objeto de las citadas Normas, las cuales en adelante y a los efectos de este andlisis se denominarén Nomas para Regular la Entrega, aparece determinado en el articulo 1, donde se establece que las mismas tienen por objeto regular la centrega de los Srganos y entidades de la Administracion Publica y de sus respectivas oficinas y dependencias, mediante acta que se elaborara ppresentara, suscrbirs y verificard, de acuerdo con lo dispuesto en este instrumento. Asimismo, el articulo 3 determina que la obligacion de entregarformalmente ol érgano, entidad, oficina o dependencia do la cual sea responsable recae en principio en todo servidor pablico que administre, mangje 0 custodie recursos © blenes piblicos, quien deberé hacerlo al cesar en su empleo, cargo o funcion Adicionaimente, | articulo 5 ejusdem, delimita et Ambito subjetive de aplicacién de las normas en comentario, el cual comprende a grandes rasgos los Grganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Publico Nacional, Estadal, Distital y Municipal y sus entes descentraizados. Por su parte, y en concordancia con las disposiciones citadas, ol articulo 6, expresa ue se consideraran responsables de las oficinas o dependencias de los ‘rganos y entidades a que se refiere el citado articulo 5, los gerentes, jefes 0 autoridades administrativas de cada departamento, seccién 0 cuadro corganizativo especiico, aclarando que en caso de que el érgano 0 entidad Fespectiva tenga junta direciva, junta administradora, consejo directive u brgano similar, sera su Presidente 0 denominacién equivalente, el responsable de la entrega ‘Como puede apreciarse del contenido de las disposiciones citadas se ccolige con meridiana claridad, que la obligacién de hacer entrega formal mediante acta que se elaborard, presentard, suscribiré y verificara, de acuerdo ‘con lo dispuesto las Normas para Regular la Entrega, recae en aquellos servidores publicos considerades como responsables de las oficinas 0 dependencias de los entes y organismos sujetos a su émbito de aplicacion, que administran, manejan o custodian recursos o bienes pablices, funciones que no ‘son desarrolladas cominmente por todos los funcionarios, empleados, obreros © particulares al servicio de un organismo 0 entidad, sino que son responsabilidades en su mayoria realizadas por servidores pilblicos que intervienen en la administracién o gesti6n del organismo 0 entidad de que se trate, a saber, en principio, las méximas autoridades jerdrquicas de los érganos Y enlidades del sector public, ast como en los gerentes, jefes 0 autoridades administratives de cada departamento, seccién 0 cuadro organizativo specific.‘Ahora bien, es oportuno sefialar que mediante normativa interna ‘aprobada por la méxima autoridad del érgano o ente, y con el propésite de establecer e implantar el sistema de control interno, se han incorporado disposiciones que prevén mecanismas de control, come la obligacién de todos los funcionarios de hacer entrega o elaborar actas al cesar en su cargo, empleo (© funcién; sin embargo, debemos indicar que la elaboracién y tramitacién de tales “actas’ se rige por lo previsto en la sefalada normativa interna que las regutan. Dichos instrumentos no equivalen al “acta de entrega’, a la que se Tefieren las Normas sobre la Entrega dictadas por este Organismo Contralor, y ‘que a tenor de Io dispuesto en el articulo 21, deben remitrse a la Unidad de ‘AuaitorfaIntema para que proceda a la verficacién de la sinceridad y exactitu, Insistimos en que seran remiidas al 6rgano de contol fiscal aquellas actas de cenirega reaizadas por los responsables a que se reflere tal instrumento, es decir, las méximas autoridades jerarquicas de los érganos y entidades del sector pdblico, asi como los gerentes, jefes 0 autoridades administrativas de cada departamento, seccién o cuadro organizativo especitico que administran, ‘manejan 0 custodian recursos o bienes publicos, En otto orden de ideas se ha planteado en los conversatorios en ‘comentario, cudl es la conducta @ asumir en aquellos casos en que el servidor pOblico saliente no es susttuido en un tempo perentorio y la maxima autoridad |etérquica no designa la persona que ha de recibir el 6rgano, entidad, ofcina o dependencia, ante qué autoridad debe efectuarse la entrega en tales casos y ‘ual sera el lapso para hacerlo. Sobre el particular es preciso reterar el crterio institucional de este Organismo Contralor, recogido entre ors, en el Ofcio Circular N* 01-00-0071 de fecha 27 de octubre de 2010, diigido a las ‘maximas autoridades jerdrquicas de los entes y organismos indieados en el articulo 9, numerales 1 al 11, de la Ley Orgénica de la Contraloria General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, disponible en nuestro Portal electrénico www.cargob.ve, en el cual se ha indicado que la obligacién de entregar formaimente el érgano, entidad, oficina o dependencia, medianteacta en la cual se deja constancia del estado en que se encuentren los ‘asuntos, bienes y los recursos asignados, se hace en resguardo de la delimitacién de responsabilidades del servidor publico que recibe como del que hace la entrega, De all la importancia que reviste el acta de entrega a los fines de dejar constancia del estado en que se encueniren los asuntos, bienes y recursos manejados por el servidor piblico saliente, al momento de cesar en sus funciones, con miras a delimitar las responsablidades que pudieran derivarse dol desemperio de su cargo. En ese sentido, el aticulo 4 de las citadas Normas es determinante al pprever un lapso perentorio que no debe exceder de tres (3) dias habiles, Contados a partir de la fecha en que el servidor publico saliente es sustituido Por otro que toma posesién del cargo, para que se formalice la entrega mediante el acta prevista en el ctado instrumento normativo. El dispositive en Comentario, igualmente dispone que si para la fecha en que el servidor publica saliente se separa del cargo no hubiere nombramiento © designacién del funcionario que lo sustitura, la entrega se hard -dentro del mismo lapso de tres (9) dias- al funcionario que haya sido designado por la maxima autoridad Jerérquica para recibir, En ese sentido, en el supuesto que la maxima autoridad jerdrquica del organismo 0 entidad no designe la persona que ha de recibir el organo, entidad, oficina 0 dependencia; dicho incumplimiento no debe suponer para el obligado una extensién indefinida del lapso de tres dias hablles previstos en las Normas para realizar la entrega, y menos aun, puede constiturse en un hecho susceptible de liberar al servidor piblico saliente del cumplimiento de la obligacién de elaborar y presentar la correspondiente acta de entrega, pues elo haria nugatorio el objetivo que persigue tal instrumento. Por consiguiente, en los supuestos planteados si la maxima autoridad no designa la persona que recibird el éegano, oficina o dependencia, dicha entrega debera efectuarse ante a maxima autoridad jerdrquica del respective ente u organismo, como responsable principal de la direccién y administracin dela Insitucién,En oo orden de ideas, cabe destacar que de conformidad con lo establecido en el articulo 9 de las Normas, cuando el servidor publico saliente no cumpla con la obligacién de formalizar la entrega del respectivo érgano, entdad, oficina 0 dependencia, correspondera al servidor pablico entrante, 0 a la persona designada a tal fin por la maxima autoridad jerérquica de la Intitucion para recbirla, levantar, con la asistencia de dos testigos y del auditor Intemo, acta detalada a objeto de dejar constancia del estado en que se encuentran los asuntes, bienes y recursos asignados, espectficando los cerrores, deficiencias u omisiones que se advirtieren, as como cualquier otra situacion que sea necesarlo sefalar en resguardo de la delimitacion de responsabilidades de quien recibe. En ese sentido es ciiterio reiterado de esta Insttucién que las ‘competencias que el ordenamiento juridico asigna en forma especttica a los tiulares de los érganas de control fiscal requieren de un acto de delegacién para ser eercidas por un funcionario distinto de estos, en los supuestos en que tal posiblidad de delegar esté legaimente prevista Finalmente, se plantean interrogates relacionadas con cual es el {unclonario facuitado para certicar el acta de entrega y sus anexos, asi como si existe algun inconveniente en que dichos documentos consten en varios ’jemplares originales y no en copias certficadas como lo exige el aticulo 21 de las Normas. Sobre el particular es oportuno indicar que el propésito al establecer en ‘el precitado articulo que el acta de entrega y sus anexos se elaborarén en original y tres copias cerlifeadas, es garantizar que las actas que serén entregadas tanto al servidor publico saliente como al entrante, asi como las que serén remitidas @ la méxima autordad jerérquica y a la unidad de audltoria interna, consten en documentes que cuenten con la efcacia probatoria que se requiere para hacer prueba en un eventual procedimiento investigative 0 sancionatorio, pues su objetivo fundamental, es delimitar responsabilidades. Por ello, dichas actas pueden constar tanto en efemplares originales, como encopias debidamente certiicadas, toda vez que ambas modalidades de documentos poseen la misma fuerza probatoria, CCabe resaltar en lo que respecta a la certficacién del acta y sus anexos, que dicha certficacién debe emanar del funcionario con competencia para ello en el Grgano, entidad, ofcina © dependencia que se entrega, al momento en ‘que dicha copia se explda, Por uitimo, en cuanto a la interrogante relacionada con el alcance de la verificacién de la sinceridad, exactitud y observaciones que se formulen al acta de entrega, se da por reproducida la opinion emitida por este Organismo Contralor en el prectado Oficio Circular N® 01-00-0007 de fecha 27 de octubre: de 2010, cisponibie en nuestro portal electrénico. if ‘rte.