Professional Documents
Culture Documents
Excelmodul PDF
Excelmodul PDF
Oleh
Augustine Towonsing
Cikgu_Augustine@Hotmail.com, www.cikguaugustine.net
Sekolah Menengah Kebangsaan Gurun,
Kedah Darul Aman.
Tempat
Makmal Komputer
Sekolah Menengah Kebangsaan Gurun
Masa
11.00 12.30 Tengah hari.
Tarikh
Selasa, 2 Mei 2006
Kategori : Pendidikan ICT
Keperluan : WinXP dan MsWord 2003
Tahap Pengguna : Beginner/Intermediate
Tiada mana-mana bahagian modul ini boleh dicetak semula atau ditiru kecuali dengan
kebenaran penulis.
Cetakan Pertama
April, 2006.
Suntingan Pertama
Mei, 2006
ISI KANDUNGAN
Perkara
Pengenalan
ICT Dalam Pengurusan Pendidikan
Kelebihan
Kekangan/Masalah Pelaksanaan
Sistem Pangkalan Data (Database)
Pengenalan
Pangkalan Data (Database) Vs Fail Kabinet
Mengapa Perlu Pangkalan Data
Membina Pangkalan Data Berasaskan Ms Excel 2003
Kenapa Memilih Ms Excel Sebagai Pangkalan Data?
Pangkalan Data Vs Data Dalam Dokumen/Fail
Membina Pangkalan Data Yang Baik
Menamakan Table
Menyimpan Pangkalan Data
Menyunting Pangkalan Data
Menambah Column Header
Memasukkan Data Dalam Pangkalan Data
Manipulasi Data Dan Integrasi Fail Berasaskan Ms Word 2003
Kenapa Mail Merge?
Menyediakan Dokumen Mail Merge
Integrasi Fail Dengan Pangkalan Data
Membuka Pangkalan Data
Memilih Sumber Data Daripada Jadual/Table
Manipulasi Data Dengan Kaedah Pengabungan (Merging)
Menggabungkan Data Ke Dalam Dokumen
Memapar Data Yang Telah Digabung
Melihat Satu Persatu Data Dalam Pangkalan Data
Mencari Satu Rekod Khusus Di Dalam Pangkalan Data
Hantar Data Yang Digabung Ke Dokumen Baru Atau Pencetak
Memaparkan Rekod Terpilih Mengikut Syarat (filter)
Apa Yang Berlaku Apabila Anda Memaparkan Semula Dokumen
Rumusan
Rujukan
Lampiran
Muka Surat
1
2
2
2
4
5
5
3
6
6
6
7
8
8
9
10
10
10
13
14
15
18
19
19
19
20
20
21
22
23
Pengenalan.
Persoalan tentang kehebatan teknologi masa kini lebih canggih berbanding dengan teknologi
zaman lampau bukan satu ukuran penting dalam konteks budaya kerja. Malahan, penciptaan
komputer pada abad ke-19 oleh Charles Barbage dengan model Difference Engine dan
Analytical Engin (Zoraini, 1993) merupakan titik permulaan teknologi komputer walaupun
telah wujud alat lain seperti sempoa yang digunakan secara meluas di negara China.
Dalam bidang pengurusan, teknologi komputer mula digunakan dalam pengurusan
ketenteraan seperti ENIAC (Electronic Numerical Integrator And Calculator) yang mampu
mencampurkan 5,000 nombor sesaat telah digunakan oleh Tentera Amerika dalam Perang
Dunia Pertama (Muhd. Khuzairi, 2006; Zoraini, 1993)
Pada masa kini, penggunaan ICT (Information And Communications Technology) di dalam
pengurusan organisasi semakin popular ditambah pula dengan pengenalan sistem baru yang
dikenali sebagai EPerdagangan, E Pembelajaran dan sebagainya meletakkan ICT sebagai
satu alat pengurusan organisasi yang berkesan. Malahan cadangan penggunaan ICT dalam
pengurusan pendidikan yang tidak melibatkan dengan pengajaran dalam usaha menangani
beban tugas guru oleh Kementerian Pelajaran ( NUTP, Mac 2006) merupakan bukti bahawa
ICT sangat penting di dalam pengurusan pendidikan.
Sebagai kesimpulan, ICT juga mempunyai peranan penting sebagai medium di dalam
pengurusan pendidikan. Keberkesanan pengurusan masa berasaskan ICT bukan sekadar dapat
mempercepatkan proses kerja tetapi juga mampu membina satu standard kualiti yang
terkawal.
Teknologi
Penentuan teknologi termasuk perkakasan dan perisian.
1/23
Sumber manusia.
Sumber manusia di sini bersangkut paut dengan bidang kepakaran mencipta dan
menyelenggara.
Backup dan Implementasi.
Penggunaan ICT dalam pengurusan secara menyeluruh dan implementasi secara
berkesan.
Kelebihan:
Dalam konteks pengurusan pendidikan, ICT dapat:
1. Mempercepatkan sesuatu laporan terutama berasaskan pangkalan data.
2. Data dalam bentuk digital mudah dimanipulasi.
3. Bahan boleh disimpan dan digunakan semula.
4. Penjimatan ruang.
Kekangan/Masalah Pelaksanaan:
1. Memerlukan kepakaran.
2. Penyediaan memerlukan waktu yang banyak.
3. Pelaksanaan dipengaruhi oleh faktor luaran Input fizikal.
2/23
3/23
Maklumat peribadi
Maklumat pencapaian akademik
Maklumat penglibatan dalam kegiatan kokurikulum
Laporan laporan sulit.
4/23
5/23
Alignment
Center
Langkah:
1. Buka Perisian Ms Excel.
2. Masukkan Column Header seperti dalam Rajah 3.
Menamakan Table.
Sebelum pangkalan data disimpan pastikan nama jadual @ Table dinamakan semula untuk
memudahkan kerja penyelenggaran pada masa hadapan.
6/23
Langkah:
1. Bawa cursor di bahagian nama Table semasa.
2. Klik sebelah kanan tetikus di atas nama semasa Sheet1 untuk memaparkan Popup menu
dan pilih pilihan Rename. Perhatikan Rajah 4.
3. Namakan Table dengan apa-apa nama yang sesuai seperti DB_master dan lain-lain.
7/23
8/23
Nama Penuh
Ahmad Bin Ali
Mohanraj A/L Raju
Ooi Sin Yee
Aminah Abu Bakar
Jantina
L
L
P
P
Bangsa
M
I
C
M
Tingkatan
1A
1A
1A
1A
No. K/P
920112025357
920923022344
921020025357
920829025678
Alamat
Taman Sri Utama,
Kg. Panjang,
Taman Gurun Jaya
Taman Suria
9/23
Langkah:
1. Anda perlu sediakan dokumen yang diformat mengikut keperluan seperti Lampiran A.
2. Simpan dokumen anda pada folder di mana pangkalan data disimpan.
3. Link dokumen anda dengan pangkalan data.
Langkah:
1. Buka dokumen yang hendak diintegrasikan.
2. Klik menu Option > Letters And Mailings > Mail Merge... seperti di dalam Rajah 7 (
Visual paparan GUI ini mungkin berbeza dengan versi Ms Word sebelum versi yang
digunakan di dalam modul ini).
11/23
13/23
Langkah:
1. Pilih nama sumber data, dalam modul ini Db_master adalah sumber data.
2. Klik Ok dan paparan Rajah 11 akan dipaparkan.
3. Selepas anda memaparkan GUI Rajah 13, klik Ok.
Nota:
Oleh kerana di dalam pangkalan data row pertama mengandungi Column Header maka anda
perlu tandakan kekotak First Column of data contains column headers.
Highlight
Merge Fields
Cari Rekod
Data Navigator
Merge data ke
dokumen baru
atau pencetak
15/23
16/23
17/23
Rajah 19: Merge Data: Sebelum dan Selepas Butang View Merge Data diklik.
19/23
20/23
Nota:
Harus diingat bahawa fungsi filter ini harus dikeluarkan semula untuk memaparkan semula
semua rekod yang terdapat di dalam pangkalan data.
21/23
Rumusan.
Usaha memperkenalkan sistem pangkalan data di peringkat sekolah dalam usaha
memantapkan keberkesanan pengurusan pendidikan adalah sangat penting. Pangkalan data
yang baik bukan sahaja dapat digunakan untuk pelbagai tujuan dan dapat dimanipulasikan
dengan mudah. Malahan, apabila kita mula membuat pemantauan terhadap sesuatu objek atau
perkara apa yang sangat penting ialah satu sistem pangkalan data (Harold Davis, 1998).
Kepentingan sistem pangkalan data bukan sahaja penting sebagai bahan rujukan tetapi juga
boleh digunakan untuk membuat keputusan.
Walau bagaimanapun, usaha ke arah satu sistem pangkalan data berpusat bukan sesuatu yang
mudah kerana penghasilan satu sistem pangkalan data yang baik memerlukan komitmen yang
tinggi terutama sekali pihak pentadbiran peringkat sekolah.
Di kalangan para guru, penggunaan sistem pangkalan data bukan sahaja dapat memudahkan
tugas tetapi mengurangkan beban pengisian borang-borang tertentu yang melibatkan
pengurusan pendidikan.
22/23
Rujukan
Charles Siegel. 1999. Teach Yourself Microsoft Access 2000. Foster City, CA, IDG Books
Worldwide, Inc.
Deitel & Deitel T. R. Nieto. 1999. Visual Basic 6 How To Program. New Jersey, Prentice
Hall.
Eric Winemiller, Jason Roff, Bill Heyman and Ryan Groom.1999. Visual Basic 6 Database
How-To. Indiana, SAMS.
Harold Davis. 1998. Visual Basic 6 Secrets. New York, IDG Books Worldwide, Inc.
John Connell. 1998. Beginning Visual Basic 6 Database Programming. United Kingdom,
Wrox Press Ltd.
Mike Gunderloy. 1999. Visual Basic Developers Guide to ADO. California, Sybex.
Muhd. Khuzairi Ismail. 2006. Kenali Istilah Komunikasi. Estidotmy Utusan Malaysia;
Edisi 50, PP362/12/2006.
NUTP. Mac 2006. Perjuangan NUTP Berjaya Kajian Menangani Beban Tugas Guru. Guru
Malaysia. NUTP Malaysia, PP2588/11/2005
Zoraini Wati Abas. 1992. Komputer Dalam Pendidikan. Kuala Lumpur, Fajar Bakti Sdn.
Bhd.
23/23
LAMPIRAN A
LAMPIRAN 7B
:
:
4686240
4682141
Rujukan Kami
Tarikh
:
:
SMKG.40/002/4/Ting.
19 Jun 2006
/Jld.
Nama_Penjaga
Alamat
Tuan/Puan,
Pemberitahu Ketidakhadiran Ke Sekolah:
Jumlah_TH
hari)
2. Sila maklumi pihak sekolah dengan menggunakan lampiran di bawah yang disertakan atau berhubung terus dengan Pengetua
dalam tempoh 7 hari dari tarikh surat ini.
3. Mengikut peraturan sekolah, *anak/jagaan tuan/puan boleh dikenakan tindakan buang sekolah jika tidak hadir tanpa apa-apa sebab
atau kenyataan yang munasabah daripada ibu/bapa atau penjaga.
Sekian dimaklumkan, Terima kasih.
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
PENDIDIKAN CEMERLANG KEDAH GEMILANG
Saya yang menurut perintah,
(Pengetua)
................................................................................................. Potong di sini .............................................................................................
SURAT JAWAPAN
LAMPIRAN 7B1
Tarikh :
Alamat
Pengetua,
/Jld.
) bertarikh ................................................................................
2. Saya akan berjumpa *tuan/puan pada ......................................................... pukul ................................................ *pagi/petang untuk
Berbincang berkaitan dengan kes *anak/jagaan saya.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
(Tandatangan Waris)
Nama Penuh: Nama_Penjaga