Mainski fakultet Kragujevac

E-mail: vnedic@kg.ac.rs
www.mfkg.kg.ac.rs
Tel: 063 8135 373

Student: Nedi Vladimir

Profesor: dr Arsovski Slavko

PREDGOVOR
Cilj uputstva je da korisnika programa za upravljanje procesom rada certifikacione kue upozna
sa aplikacijom ISOCert, kako sa osnovnim postavkama vezanim za sistem kvaliteta i
informacioni sistem, tako i sa korienjem aplikacije. Tenja je bila da se korisnik osposobi za
samostalni rad sa aplikacijom ISOCert.
Prva verzija programa ISOCert je raena u MS Accessu 2003. Zbog ukazane potrebe i razvoja
operativnog sistema i MS Office alata, u toku je adaptacija programa ISOCert za MS Accesu
2007.
Poglavlja uputstva su tako koncipirana da se korisnik prvo upoznaje sa osnovnim postavkama
aplikacije ISOCert, pomonim alatima i tehnikama pri korienju aplikacije, zahtevima i sl.
Kroz zasebno poglavlje je opisan postupak instalacije, podeavanja aplikacije i podeavanja
ifarnika.
Takoe, u uputstvu su detaljno objanjene sve maske koje se pojavljuju u aplikaciji.
Na kraju je propraen unos podataka za jedan audit, od njenog evidentiranja, unosa podataka
za pripremu plana, unosa detaljnih podataka o toku audita, pa do kreiranja i izdavanja
certifikata.
U poslednjem poglavlju je opisan postupak u sluaju pojavljivanja grekaka koje nastaju u radu.
Projektantski tim ISOCert-a se unapred izvinjava ako se potkrala neka greka. Takoe, svaka
vaa sugestija i predlog e biti korisni za unapreenje programa za kreiranje i upravljanje
dokumentacijom ISOCert.
Prijatan rad i dugu saradnju eli Vam
ISOCert tim

LITERATURA
[1] http://www.qualityaustria.com/
[2] S.A.Becker - Effective Databases For Text And Document Management 2003 by IRM Press
[3] msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa165278(office.10).aspx, Microsoft Office 2000/Visual
Basic Programmer's Guide
[4] http://www.iso.org

Sadraj
PREDGOVOR ............................................................................................................................. 2
1. O programu i certifikaciji uopte ........................................................................................... 4
1.1
Cilj i namjena aplikacije ................................................................................................. 5
1.2
Ulazni podaci ................................................................................................................. 5
1.3
Izlazne informacije ......................................................................................................... 5
1.4
Logika postavka aplikacije ........................................................................................... 6
1.4.1
Mrena varijanta ..................................................................................................... 7
1.4.2
Jednokorisnika varijanta ....................................................................................... 8
1.4.3
Prava i zadaci sistem administratora ...................................................................... 8
1.5
Konvencije u tekstu ....................................................................................................... 8
2. Pomoni alati i tehnike pri korienju aplikacije .................................................................. 10
2.1
Komandna dugmad ..................................................................................................... 10
2.2
Alati i tehnike ............................................................................................................... 11
3. Zahtevi ................................................................................................................................ 14
3.1
Hardverski zahtevi ....................................................................................................... 14
3.2
Softverski zahtevi ........................................................................................................ 14
4. Postupak instalacije ............................................................................................................ 16
4. Pokretanje aplikacije ........................................................................................................... 17
4.1
Windows ...................................................................................................................... 17
4.2
Sistemske informacije.................................................................................................. 19
5.
Podeavanja .................................................................................................................... 21
5.1
Podeavanje i pregled optih parametara programa ................................................... 21
5.2
Postupak podeavanja i popunjavanja ifarnika .......................................................... 22
5.2.1
ifarnik greaka (sistemski ifarnik) ..................................................................... 24
5.2.2
ifarnik ifarnik nivoa pristupa (sistemski) ........................................................... 25
5.2.3
ifarnik stranih jezija (opti).................................................................................. 25
5.2.4
ifarnik PTT (opti) .............................................................................................. 26
5.2.5
ifarnik standarda (sertifikacija - specifini) .......................................................... 27
5.2.6
ifarnik vrsti audita (sertifikacija - specifini) ........................................................ 27
5.2.7
ifarnik ocene audita (sertifikacija - specifini) ..................................................... 28
6. Vodi kroz program............................................................................................................. 30
6.1
Glavni meni.................................................................................................................. 31
6.2
Unos detaljnih podataka o auditorima ......................................................................... 31
6.3
Unos detaljnih podataka o klijentima ........................................................................... 34
6.3.1
Karton opreme i fotografija/skica ............................ Error! Bookmark not defined.
6.3.2
Komponente/sklopovi opreme ................................ Error! Bookmark not defined.
6.3.3
Dokumentacija opreme .......................................... Error! Bookmark not defined.
6.3.4
Preventivne operacije podmazivanje opreme ...... Error! Bookmark not defined.
6.3.5
Preventivne operacije pregledi opreme ............... Error! Bookmark not defined.
6.3.6
Preventivne operacije zamene delova na opremi Error! Bookmark not defined.
6.3.7
Odgovornost za preventivne planove sertifikacije .. Error! Bookmark not defined.
6.4
Unos proizvoda i proizvodnih operacija po opremi ...................................................... 38
6.5
Unos realnog angaovanja opreme ............................... Error! Bookmark not defined.
7. Greke pri izvravanju programa i primedbe korisnika ....................................................... 42

1.

O programu i certifikaciji uopte

Cilj funkcije sertifikacije je da osigura optimalnu raspoloivost nabavljene i instalirane opreme u

proizvodnim preduzeima uz to manje trokove. Odravanje po procesnom modelu
organizovanja i upravljanja poslovnim modelom spada u najvanije procese podrke glavnim
procesima i kao takav proces ima veoma intenzivnu interakciju sa svim glavnim procesima
poslovnog sistema.
Odravanje se izvodi planski i namenski i moe se podeliti prema sledeem dijagramu:

Slika 1.1 Podela aktivnosti sertifikacije

4

1.1 Cilj i namjena aplikacije

Cilj aplikacije za upravljanje sertifikacije - ISOCert je da omogui efikasno i standardizovano
voenje procesa i interakciju informacija izmeu aktivnosti u procesu.
Aplikacija za upravljanje procesom sertifikacije
ISOCert je prvenstveno namjenjena funkciji
tehnike podrke u sertifikacionoj kui koja je
zaduena za podrku procesu sertifikacije.
Meutim kako proces sertifikacije ima
interakciju sa veinom glavnih procesa u firmi,
aplikacija je namenjena i ostalim korisnicima
informacija koje su povezane za proces
sertifikacije.
Aplikacija je projektovana za rad u mrenom
okruenju (postoji i jednokorisnika verzija
aplikacije), to omoguava uspostavljanje
komunikacije meu iniocima i procesima koji interreagju sa procesom sertifikacije.

1.2 Ulazni podaci

Podaci koji su neophodni za rad aplikacije ISOCert su:

podaci o auditorima (opti, oblasti kompetencije, statusi, strani jezici, obuke),

podaci o klijentima (matini, delatnost, opis, zahtevi i ponude, ugovori...)

podaci o auditima (plan, program, tim, standardi, rezultati),

podaci o rezultatima audita (memorandumi, korektivne mere, izdati sertifikati),

podaci o korisnikim aplikacijama za pristup i obradu neophodne dokumenata (Word,

WordViewer, AutoCAD ...) i

podaci koji zavise od konkretnih zahteva korisnika aplikacije ISOCert.

ifarnici podataka (sistemski vezani za aplikaciju, opti vezani za osoblje i OC, specifini
vezani za audit i njegovo odravanje)

Na osnovu ovih ulaznih podataka aplikacija za upravljanje procesom sertifikacije ISOCert

generie odgovarajue izlazne informacije.

1.3

Izlazne informacije

Aplikacija generie izlazne informacije u obliku Pregleda i Izvjetaja.

Pregled predstavlja izlazne informacije prikazane na ekranu (monitoru, displeju). Iz pregleda je
mogue izvriti odgovarajue akcije u aplikaciji (na primjer, izabrati dokument iz liste date u
pregledu i ui u njegov sadraj). Pregledi se ne tampaju.
Izvjetaj predstavlja izlaznu informaciju iz koje nije mogue vriti dalje akcije u aplikaciji osim
tampanja (u Prilogu A i B dati su primeri izvjetaja).
Lista izlaznih informacija
1. Auditori
5

Registar auditora
Dosije auditora
Telefonski imenik auditora
Obuke po auditoru

2. Klijenti - firme:
osnovni podaci
detaljni podaci
zahtevi, ponude i ugovori
spisak klijenata
dosije klijenta
3. Auditi i sertifikacije:
Knjiga zahteva
Plan audita po izabranom periodu
Lista planiranih audita
Program audita:
Plan audita:
Memorandumi po auditu
Neusaglaenosti po memorandumu
Korektivne mere po neusaglaenosti
Ocene lanova tima, ocena klijenta
Izdati sertifikati
Prema konkretnim zahtjevima korisnika mogu se:
menjati svi postojei izvjetaji,
dodavati novi (specifini izvjetaji)

1.4 Logika postavka aplikacije

Aplikacija ISOCert je projektovana tako da predstavlja sliku realnog sistema u segmentu
praenja i upravljanja procesom sertifikacije. Aplikacija ISOCert je podijeljena u dve logike
celine:

Adm - administrator procesa sertifikacije,

Kor - korisnici programa.

Kao i u realnom sistemu, praenje i upravljanje procesom sertifikacije je centralizovano. Same

aktivnosti sertifikacije su distibuirane.
Administrator podataka jedini moe unositi, brisati i aurirati podatke u bazi. Mogue je imati
jednog ili vie administratora programa
Korisnika aplikacija sadri samo preglede i izvetaje iz baze.

Logika arhitektura (slika 1.1) je bazirana na centralizovanim podacima (baza i dokumenti),

ime se postie konzistentnost podataka u distribuiranim aplikacijama to odraava korienje
dokumenata u realnom sistemu.
Slika 1.2 - ematski prikaz mrene varijante
Adm
DB
ISOCert
O

Kor N

Kor 1

DB Cert - Baza podataka

Adm - Adfministracijska aplikacija
Kor - Korisnika aplikacija

Kor 2

1.4.1

Mrena varijanta

U mrenoj varijanti aplikacija ISOCert u osnovi ima dve vrste korisnika:

1. Administratora podataka - Adm
Administrator podataka vri unos i auriranje podataka u sistemu. Ovime se obezbeuje
jedinstveno voenje podataka o dokumentima. Administrator je taj koji prati ivotni ciklus
entiteta kroz podatke o njima.
Administratoru je preko aplikacije omogueno da:
upravlja podacima
dodaje novog entiteta (auditora, klijenta, audita)
dodaje nove korisnike aplikacije i dodeljuje im korisnika prava
vri unos i auriranje planova i programe sertifikacije
vri unos i auriranje podataka o entitetima (matini podaci, istorijat sertifikacije,
dokumentacija, ....)
vri unos i auriranje matrice planiranih audita.
2. Autore/korisnike dokumenata - Kor
Autori/korisnici imaju mogunost da pokreu aktivnosti za koje su zadueni u procesu
sertifikacije, da unose planove audita, da unose izvetaje o aktivnostima u okviru
sertifikacije.
Kako je aplikacija projektovana za mreni rad, svi korisnici vide iste podatke o
dokumentima i u svakom trenutku mogu direktno iz aplikacije da izaberu eljene podatke.

Slika 1.3 ER model aplikacije ISOCert za segment podataka o glavnim entitetima

1.4.2

Jednokorisnika varijanta

Kod jednokorisnike aplikacije, instalira se samo segment za rad administratora podataka

(opisan u mrenoj varijanti).
Jednokorisnika varijanta primerenena je manjim kuama ili za fazi testiranja i obuke osoblja za
rad sa aplikacijom ISOCert.

1.4.3

Prava i zadaci sistem administratora

Administrator podataka je nosilac svih kljunih aktivnosti u aplikaciji ISOCert. Odgovoran je za

sve podatke u aplikaciji kao i za aurnost podataka na centralnom disku. Njegove obaveze i
dunosti su:
inicijalizacija aplikacije,
evidencija podataka,
definisanje lokacije internih podataka aplikacije (baze podataka) kao i eksternih podataka
(dokumentacija o entitetima u elektronskom obliku u Word-u, PDF-u, BMP-u isl.) na
disku za mreno okruenje,
arhiviranje dokumenata i podataka o njima.
izrada i uvanje rezervnih kopija baze podataka i ekternih podataka (BackUp).

1.5 Konvencije u tekstu

U ovom uputstvu je korien jedan stil pisanja, koji ima prevashodnu namjenu da to jasnije
istakne bitne pojmove i akcije koje korisnik moe da preduzme.
Usvojene konvencije su prikazane u tabeli 1.1
8

Primer

Opis

Windows, Word

Nazivi aplikacija

<Alt+F>

Tasteri na tastaturi

[ifra]

Nazivi polja u masci

OK, Cancel, Evidencija osoblja

Naziv komandnog dugmeta

"Evidencija opreme"

Naziv formi u aplikaciji

a:/setup

Tekst koji se ukucava

Tabela 1.1 - Konvencije u tekstu

2.

Pomoni alati i tehnike pri korienju aplikacije

2.1 Komandna dugmad

Komandna dugmad koja se najee sreu u aplikaciji ISOCert su:
1.

Brisanje trenutno aktivnog sloga iz baze.

2.

Automatsko pozivanje unetog telefonskog broja.

3.

Ponitavanje poslednje operacije.

4.

Povratak na prvi slog u bazi.

5.

Povratak na prethodni slog u bazi.

6.

Skok na sledei slog u bazi.

7.

Skok na poslednji slog u bazi.

8.

Unos novog sloga u bazu.

9.

Ponitavanje akcije upisa ili auriranja

10.

Sortiranje po opadajuem i rastuem redosledu

11.

Filtriranje po selektovanom kljuu

12.

Filtriranje po zadatom upitu

13.

Ukljuivanje filtera

14.

Ukljuivanje filtera i sortiranje

15.

Iskljuivanje filtera i sortiranja

16.

Pretvaranje izvetaja ili forme u Word dokument

17.

Pretvaranje izvetaja ili forme u Excel dokument

18.

Pretvaranje izvetaja ili forme u .TXT dokument

19.

Kreiranje e-maila sa prikaenim dokumentom u kome

se nalazi trenutno aktivni izvetaj ili forma u jednom
od formata po izboru: .html, .txt, .rtf, .xls

10

20.

Izlaz iz trenutno aktivne maske.

21.

Pregled izvetaja ili dokumenta (u odabranoj

aplikaciji za otvaranje dokumenta - dugme 19)

22.

Detaljan pregled podataka o izabranom dokumentu.

23.

Izbor aplikacije za otvaranje dokumenta.

24.

Telefonski imenik osoblja.

25.

Ime fajla (baze podataka) koju koristimo.

26.

Slanje na tampu izvetaja ili dokumenta.

27.

Pomeranje ekrana

28.

Biranje direktorijuma ili fajla

2.2 Alati i tehnike

U sledeih 7 taaka opisani su neki standardni alati i tehnike Windows okruenja, koje se
koriste i u aplikaciji ISOCert:
1. Kombinacija tastera <Shift+F2 > omoguava zumiranje text box-ova. Primer box - a pre
zumiranja dat je na slici 2.1, a posle zumiranja na slici 2.2.
Slika 2.1. Box pre zumiranja

Slika 2.2. Box posle zumiranja

2. Taster <Tab> koristi se za kretanje kroz masku (prelazak sa jednog polja za upis/pregled
na sledee polje).

11

3. Kombinacija tastera <Alt + podvueno slovo> aktivira odgovarajue dugme. Na primer u

glavnom meniju (slika 5.5.) kombinacijom tastera <Alt+D> aktivira se dugme Upravljanje
Dokumentacijom kojim se otvara maska "Upravljanje dokumentacijom".
4. Kod veine maski prisutan je pokaziva broja sloga u bazi (slika 2.3) koji pokazuje redni
broj aktivnog sloga (Record:) i ukupan broj slogova u bazi (of:). Ako su slogovi u bazi
sortirani po nekom kriterijumu (na primer po taki standarda) onda je to redni broj
aktivnog sloga (Record:) i ukupan broj slogova u bazi (of:) koji zadovoljavaju postavljeni
kriterijum za sortiranje. Levo i desno od pokazivaa su dugmii za prelazak na
Prvi/Prethodni odnosno Sledei/Zadnji slog.
Slika 2.3. Pokaziva broja sloga u bazi
5. U aplikaciji se esto javljaju tzv. "combo box"-ovi (slika 2.4).

Slika 2.4. Zatvoren "combo box"

Oni omoguavaju izbor eljene opcije iz liste koja se otvara klikom na strelicu sa desne
strane.

Slika 2.5 . Otvoreni "combo box"

6. Postoji mogunost da kod pojedinih maski ne mogu svi podaci stati na ekran. Pregled tih
podataka omoguen je strelicama na tzv. "scroll bar"-u (slika 2.6).

Slika 2.6. "Scroll bar"

Na slici 2.7 prikazana je tabela za evidenciju distribuiranih kopija dokumenta, kako se
pojavljuje na ekranu.

Slika 2.7. Tabela pre korienja scroll bar-a

Slika 2.8. Tabela posle korienja scroll bar-a

Pritiskom na desnu strelicu scroll bar-a ispod tabele, postae vidljiva i ostala polja:
Dat.Pov, Vratio, Arhivirao, ... (slika 2.8).
12

7. "Option group"alat (slika 2.9) omoguava izbor SAMO JEDNE od vie ponuenih opcija.

Slika 2.9. "Option group" alat

Izbor eljene opcije se vri klikom mia na naziv ili na krui pored naziva opcije.

13

3.

Zahtevi

3.1 Hardverski zahtevi

Aplikacija ISOCert je predviena da radi na IBM PC kompatibilnom raunaru. Za ozbiljan rad je
potrebna optimalna konfiguracija, koju i preporuujemo. Za korektan rad aplikacije je
neophodno zadovoljiti minimalnu konfiguraciju, da bi se izbegao nekorektan rad.

Konfiguracija

Minimalna

Optimalna

Procesor

Celeron/Atlon

Core Duo

Takt

1 Ghz

2 Ghz

RAM

128 ili 256 Mb

1 ili 2 Gb

Video prikaz

kolor SuperVGA

kolor SuperVGA

Mi

da

da

Mrea

100 Mb

1 Gb

Napomena: 1. Bar 250 Mb slobodnog prostora za aplikaciju

3. Za server u mrei se preporuuje jai raunar
(program radi u file server okruenju tako da za server nema nikakvih dodatnih zahteva)
Tabela 3.1.
Apilikacija je predvidena da radi u rezoluciji 1024x768/1280x800.

3.2

Softverski zahtevi

Aplikacija ISOCert je predviena da radi u saradnji sa komponentama softvera drugih

proizvoaa i neophodno je da potreban softver bude instaliran, ali ISOCert razvojni tim ne
preuzima odgovornost u vezi sa softverom drugih proizvoaa, niti je obavezan ili odgovoran za
bilo kakvu podrku koja se nudi ili ne. Takoe, ovaj softver moe da sadri razne programe koji
se distribuiraju kao freeware programi.
Autor se obavezuje da e instalirati RUN TIME verziju aplikacije ISOCert (koja u sebi sadri i
RUN TIME verzija MS Access-a), a korisnik treba da ima na raunaru instaliran softver drugih
proizvoaa.
Za instalaciju i korektan rad ADM-inistratorske i KOR-isnike aplikacije neophodno je imati
instaliran softver kao je to dato u tabelama 3.2 i 3.3.

Microsoft
Win2k/XP/VISTA
Adm
14

Microsoft Access
2000

XP

2003

2007

Kor

Preporueno - Predvieno  Nije predvieno

Tabela 3.2
Microsoft

Microsoft Windows
2000

XP

VISTA

Adm

Kor

Access
2000/XP/2003

Preporueno - Predvieno  Nije predvieno

Tabela 3.3
Opcionio se u aplikaciji ISOCert moe instalirati i program za brz pregled Word-ovih
dokumenata Word Viever.
ISOCert tim ne snosi odgovornost za mogue probleme kod nepotpunih ili piratskih kopija ovih
programa. Softver moe u celini ili delimino da bude zatien od kopiranja ili da ima ifru.
Svaka prodaja aplikacije ISOCert bez ovlaenja je izriito zabranjena, osim kada ona ne sadri
posebnu dozvolu autora za tako neto.

15

4.

Postupak instalacije

1. Startovati Windows
2. Kliknuti na Start/Settings/Control Panel
3. Dva puta kliknuti na Add/Remove Programs
4. U CD-ita staviti instalacioni CD.
4. Kliknuti na Install, a odmah zatim i na Next
5. Poto je selektovan fajl Setup.exe kliknuti na Finish
6. Continue. Zatvaranje pozdravne poruke
7. OK. Korisnik NE SME da menja naziv ponuenog direktorijuma za instalaciju aplikacije
8. Kliknuti na dugme Typical (Aplikacija ISOCert e biti instalirana sa maksimumom ponuenih
opcija)
9. Nakon pojavljivanja poruke da je ISOCert uspeno instaliran kliknuti na OK i izvaditi
instalacioni CD iz CD-itaa.
10. Zatvoriti prozor Control Panel.
12. Ukoliko ne odgovaraju automatski formirani direktorijumi za smetanje fajlova sa
dokumentima potrebno je napraviti strukturu direktorijuma za smetanje fajlova sa
dokumentima. Pri tome POTOVATI ZAHTEVE APLIKACIJE opisane u napomeni (4)
poglavlja 6.1 Podeavanje optih parametara programa (strana 24).
13. Instalirati WordViewer-program za brz pregled Word-ovih dokumenata (opciono).

16

4.

Pokretanje aplikacije

Program ISOCert radi u Windows XP okruenju (Kor-isnika aplikacija ima verziju i za rad u
Windows Vista okruenju).

4.1 Windows
Odmah nakon startovanja raunara ekran e biti kao na slici 4.1.

Slika 4.1 - Poetni ekran

Startovanje aplikacije ISOCert vri se kroz sledee korake:
1. Kliknuti miem na Start
2. Izabrati opciju Programs
3. Izabrati programsku grupu ISOCert
4. Izabrati aplikaciju Adm1 za ADMINISTRATORA ili Kor1 za KORISNIKA. Na ekranu se
dobija poruka prikazana na slici 4.2. Klikom na OK pojavljuje se Osnovna maska aplikacije
(slika 5.3).

Slika 4.2 - Prozor sa poetnom porukom

17

Slika 4.3 - Osnovna maska aplikacije

5. U masku Login (slika 4.4) ukucati korisniko ime, lozinku i izabrati reim rada (radni ili
primerni podaci).

Slika 4.4 - Maska Login

6. Pritiskom na dugme OK, otvara se "Glavni meni" aplikacije ISOCert (slika 4.5).
Za aplikaciju Kor1 dobija se "Glavni meni" korisnika prikazan na slici 7.2.

Slika 4.5 - Glavni meni

18

Izborom opcije Primerni podaci u masci Login dobija se maska "Vezivanje tabela" (slika
4.6) sa informacijom da baza podataka nije na oekivanoj lokaciji:

Slika 4.6 - Maska Vezivanje tabela

Ukoliko program nije u mogunosti da locira fajl sa bazom (npr. DBNova97.mdb) otvara se
maska Izbor baze gde vrimo izbor baze, npr. DBNova97.mdb koja sadri radne podatke ili
DBSamp97.mdb bazu, koja sadri primerne podatke (Slika 4.7).

Slika 4.7 - Maska za izbor baze

Nakon izbora baze i klikom na OPEN otvara se Glavni meni aplikacije (slika 4.5) i moe se
poeti sa radom.

4.2 Sistemske informacije

Pritiskom na dugme Sysinfo aktivira se prozor u kome se vide trenutne informacije o vaem
sistemu (slika 4.9).

19

Slika 4.9 - Informacije o sistemu

Pritiskom na dugme OK zatvara se prozor u kome se vide trenutne informacije o vaem sistemu
(slika 4.9).

20

5.

Podeavanja

Odmah po instalaciji aplikacije ISOCert neophodno je izvriti podeavanje programa. Potrebno

je posebno obratiti panju na unos i evidenciju ifarnika u ovom poglavlju da bi program
korektno radio.

5.1 Podeavanje i pregled optih parametara programa

Pritiskom na dugme Podeavanja na glavnom meniju (slika 4.5) otvara se maska za unos
optih parametara neophodnih za rad aplikacije (slika 5.1).
Osim toga, novine u ovoj verziji programa su: mogunost pregleda trenutno ulogovanih
korisnika, mogunost uvoza i izvoza dokumenta u ISOCert kao i mogunost pravljenja back upa dokumenta.
Opis polja u masci " Auriranje baze podataka i BackUp" dat je u tabeli 5.2. Ovakvim tabelama
bie objanjena polja u svim maskama u daljem tekstu. U koloni Ime polja upisan je naziv polja
u masci. U koloni Opis polja opisan je sadraj polja (prikazan, ili koji treba uneti). Kolona Unos
obavezan (Da/Ne) govori da li se zahteva obavezan unos podataka u dato polje. Crtica u ovom
polju ukazuje da se podatak samo prikazuje (ne postoji mogunost unosa u dato polje).
Mod polja definisan je kolonom Izbor/Pregled/Upis. Izbor je oznaka za unos podataka preko
combo box-a (poglavlje 2.2). Pregled je oznaka polja kome je zabranjen unos, a Upis oznaava
unoenje podataka preko tastature u dato polje. Polje Napomena slui za unos rednog broja
napomene koja e detaljnije objasniti polje.
Klikom na dugme Ulogovani vide se koji korisnici su trenutno ulogovani na sistem (koji korisnici
u mrei trenutno rade u aplikaciji ISOCert, slika 5.1).

Slika 5.1. Maska "Ko je trenutno ulogovan?"

5. Klikom na dugme Uvoz/Izvoz/Backup otvara se maska " Auriranje baze podataka i
BackUp " (slika 5.2) pomou koje vrimo uvoz i izvoz dokumenata u ISOCert i pravimo
back up podataka.

21

Slika 5.2 - Maska " Auriranje baze podataka i BackUp "

Izbor/
Pregled Napomena
/Upis

Ime polja

Opis polja

Unos
obavezan
( Da/Ne)

ID projekta
sertifikacije

Jedinstvena ifra tekueg

projekta

Ne

Pregled

Da

Upis

Da

Izbor

Ne

Upis

Fajl sa bazom

Baza sa podacima jednog od

projekata kome se moe
pristupiti
Izbor fajla sa Access bazom
podataka eljenog projekat

Napomena

Napomena o projektu

Naziv projekta

Komandno dugme brisanje

podataka o projektu

(1)

Brisu se samo linkovi aplikacije

prema projektu. Sama baza i
dokumentacija ostaje na zadatoj
lokaciji.

Novi projekt se kreira od prazne

Komandno dugme kreiranje DBEmpty.mdb
baze koja je snimljena
novog projekta
prilikom instalacije.
Komandno dugme izbor fajla
sa bazom o projektu

Definise se lokacija postojee baze

sertifikacije i pohranjuje se u apl.

Komandno dugme
obnavljanje podataka iz
rezervne kopije projeketa

Dearhiviranje i postavljanje na server

projekta iz postojeeg BackUp fajla.

Komandno dugme kreiranje

rezervne kopije projeketa

Kreiranje BackUp fajla od postojee

baze i dok. projekta.

Tabela 5.1 - Polja u masci "Auriranje baze podataka i BackUp"

(1) ID projekta definie program i korisnik ga ne moe menjati niti obrisati

5.2 Postupak podeavanja i popunjavanja ifarnika

Pri prvom pokretanju aplikacije neophodno je podesiti/popuniti ifarnike. Postupak popunjavanja
je objanjen na primeru "ifarnika radnih mesta" i obavlja se na sledei nain:
22

1. Klikom na dugme ifarnici na padajuem meniju otvara se maska prikazana na slici

5.2.1.

Slika 5.2.1. Meni forma "ifarnici" ifarnik Greke

2. Dvoklikom na ifarnik sa liste ili izborom pa klikom na dugme za prikaz (slika 5.2.2).
prikazuje se izabrani ifarnik.

Slika 5.2.2. Meni forma "ifarnici" ifarnik Osoblje

3. Kursor postaviti u polje [IDSsprema] u ifarniku Strucna sprema i ukucati pripadajuu
sifru.
4. Kursor postaviti u polje [NazivSSpr] u ifarniku Strucna sprema i ukucati strunu spremu
koja treba da bude u ifarniku (ako se u polju ne vidi pun naziv funkcije pritisnuti
<Shift+F2>
5. ....
6. Kursor postaviti u polje [SkrNaziv] u ifarniku Strucna sprema i unesite skraeni naziv
Strune spreme koja treba da bude u ifarniku (ako se u polju ne vidi pun naziv funkcije
pritisnuti <Shift+F2>
5. Pritisnuti dugme

za prelazak na sledei slog, na pokazivau slogova.

Brisanje sloga u datoj tabeli se obavlja na sledei nain:

23

1. Kliknuti na polje pored sloga u koloni oznaenoj strelicom na slici 6.7. Ovime je markiran
slog.
2. Pritisnuti taster <Del> za brisanje sloga. Otvara se sledei prozor:

Slika 5.2.3. - Prozor za potvrivanje brisanja

3. Kliknuti dugme OK ili Cancel (slika 5.2.3.) za potvrivanje ili odustajanje od brisanja.
U fazi incijalizacije je neophodno prilagoditi i ostale ifarnike na ovoj strani menija. Vratiti se na
meni za popunjavanje ostalih ifarnika. Kada su svi ifarnici prilagoeni vratiti se na "Glavni
meni" pritiskom na dugme

U daljem tekstu bie objanjeno popunjavanje pojedinih ifarnika iz karakteristinih grupa

ifranika:

Sistemski ifarnici

Opti ifarnici

Specifini farnici

Svi ostali ifarnici se popunjavaju na isti nain i nee posebno obraivan u uputstvu.

5.2.1

ifarnik greaka (sistemski ifarnik)

Izgled "ifarnika greaka" dat je na slici 5.2.1.1

Slika 5.2.1.1. - "ifarnik greaka"

Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnik dat je u tabeli 5.2.1.1
Ime polja

24

Opis polja

Unos obavezan
( Da/Ne)

Izbor/Pregled/
/Upis

ifra

Jedinstvena ifra greke

Da

Upis

Poruka o
greci

Poruka koja e se pojaviti korisniku

nakon pojave greke

Da

Upis

Tip poruke

Tip moe biti: Informacija, Upozorenje,

Opasnost...

Da

Upis

Naslov

Naslov prozora greke koja e se

pojaviti korisniku nakon pojave greke

Da

Upis

Tabela 5.2.1.1- Polja u " ifarnik greaka "

5.2.2

ifarnik ifarnik nivoa pristupa (sistemski)

" ifarnik nivoa pristupa" dat je na slici 5.2.2.1.

Slika 5.2.2.1. - "ifarnik nivoa pristupa"

Ovaj ifarnik mora biti usklaen sa interno definisanim pravima pristupa pojedinim korisnicima i
definie ga administrator aplikacije.
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnik dat je u tabeli 5.2.2.1.
Ime polja

Opis polja

Unos obavezan
( Da/Ne)

Izbor/Pregled/ Napomena
/Upis

Nivo pristupa Jedinstvena ifra nivoa pristupa

Ne

Pregled

Opis

Da

Upis

Napomena:

Blii opis vrste prava pristupa

(1)

Tabela 5.2.2.1 - Polja u "ifarniku statusa dokumenta"

(1) Za korektan rad aplikacije ISOCert NIJE DOZVOLJENO menjati nivoe pristupa:
Njima se mogu promeniti nazivi ali da znaenje ostane isto.

5.2.3

ifarnik stranih jezija (opti)

" ifarnik stranih jezija " dat je na slici 5.2.3.1.

25

Slika 5.2.3.1 - ifarnik stranih jezija

Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnik dat je u tabeli 5.2.3.1 (preporuuje se ve postojei
ifarnik).
Ime polja

Opis polja

Unos obavezan
( Da/Ne)

Izbor/Pregled/
/Upis

ifra jezik

ID Jezik

Da

Upis

Naziv

Naziv jezika

Da

Upis

Tabela 5.2.3.1- Polja u " ifarnik statusa firmi "

5.2.4

ifarnik PTT (opti)

" ifarnik PTT " dat je na slici 5.2.4.1.

Slika 5.2.4.1. - "ifarnik PTT"

Ovaj ifarnik mora biti usklaen sa sistematizacijom radnih mesta".
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnik dat je u tabeli 5.2.4.1..
Ime polja

Opis polja

Unos obavezan
( Da/Ne)

Izbor/Pregled
/ /Upis

ifra

Jedinstvena ifra radnog mesta

Da

Upis

Naziv

Naziv radnog mesta prema sist.

Da

Upis

Napomena

Napomena oradnom mestu

Da

Upis

Struna

Potrebna struna sprema za radno

Da

Izbor

26

sprema

mesto

Tablela 5.2.4.1.- Polja u " ifarnik radnih mesta "

5.2.5

ifarnik standarda (sertifikacija - specifini)

"ifarnik standarda" (slika 5.2.5.1.) sadri spisak mogue strune spreme u organizaciji.

Slika 5.2.5.1. "ifarnik standarda "

Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnik dat je u tabeli 5.2.5.1.
Ovo je jedini kaskadni ifarnik koji sadri podatke o standardu i kaskadno podatke o takama
standarda za pojedine standarde. Prvo se moraju popuniti podaci o eljenom standardu koji
unosimo u ifarnik a potom o pojedinim takama za taj standard.
Podaci za standard

Oznaka

Oznaka standarda kao ifra

Da

Izbor/Pregled
/
/Upis
Upis

Naziv

Naziv standarda

Da

Upis

Opis

Skraeni opis standarda

Ne

Upis

Unos obavezan
( Da/Ne)

Ime polja

Opis polja

Unos obavezan
( Da/Ne)

Podaci za take standarda

Taka

Taka standarda kao ifra

Da

Izbor/Pregled
/
/Upis
Upis

Naziv

Naziv take standarda

Da

Upis

Ne

Upis

Ime polja

Opis polja

Napomena Napomena o taki standarda

Tabela 5.2.5.1- Polja u "ifarniku strune speme"

5.2.6

ifarnik vrsti audita (sertifikacija - specifini)

"ifarnik vrsti audita" (slika 5.2.6.1.) sadri spisak moguih tipova audita u organizaciji.

27

Slika 5.2.6.1. - " ifarnik vrsti audita "

Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnik dat je u tabeli 5.2.6.1.
Ime polja
Vrsta audita
Naziv vrste
audita
Opis vrste
audita

Opis polja
ifra vrste audita
Naziv

Unos obavezan
( Da/Ne)
Da
Da

Izbor/Pregled/
/Upis
Upis
Upis

Ne

Upis

Kratak opis vrste audita

Napomena
/
/
/

Tabela 5.2.6.1.- Polja u "ifarniku aplikacija"

5.2.7

ifarnik ocene audita (sertifikacija - specifini)

Izgled " ifarnik ocene audita " dat je na slici 5.2.7.1.

Slika 5.2.7.1.- " ifarnik ocene audita "

Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnik dat je u tabeli 5.2.7.1.
Ime polja
Red. broj
Kriterijum

Opis polja
Redni broj kao ifra kriterijuma
Naziv kriterijuma za ocenjivanje

Unos obavezan
( Da/Ne)
Da
Da

Izbor/Pregled/
/Upis
Upis
Upis

Tabela 5.2.6.1.- Polja u ifarniku aplikacija

28

Napomena
(1)
/

(1) Napomena: Kriterijumi se dele na opsega od 1 pa do 99, os 100 do 199 i od 200 do 299,
gde ne moraju sva mesta biti popunjena sa kriterijumima ali su razliite funkcije zaduene za
odreivanje, unos i auriranje kriterijuma po ovim opsezima.

29

6.

Vodi kroz program

Aplikacija
ifarnici
Klijenti

Zahtevi,
ponude,
ugovori

Auditori

Standardi

Obuke,
bodovi, jezici

Auditi

Oblasti
Ocene

Audit tim

Standardi
Certifikati ,
ocene, izvetaji

Neusaglaeno
sti
Korektivne
mere

Slika 6.1 Funkcionalni dijagram aplikacije ISOCert

U ovom poglavlju dat je detaljan opis maski preko kojih administrator/korisnik komunicira sa
aplikacijom. Za svaku masku dat je detaljan opis njene funkcije i prikaz na slici.
Na sledeoj slici prikazan je dijagram toka aplikacije ISOCert. Svaka faza dijagrama toka grana
se na aktivnosti koje se izvravaju preko odgovarajuih formi u aplikaciji.

30

6.1 Glavni meni

Nakon pokretanja Adm aplikacije, pojavljuje se "Glavni meni Adm aplikacije" (slika 7.1.), koji
omoguava unos i evidenciju padataka sa padajuih menija, dok je u centralnom delu otvorena
forma koja prikazuje glavne entitete programa. Izborom entiteta mogu je unos i evidencija svih
podataka relevantnih za izabrani entitet.

Slika 6.1.1 - Forma "Glavni meni

Padajui meniji su funkcionalno definisani i pokrivaju sledee oblasti:
1. About koji pokriva:

Info opte informacije o programu

SysInfo sistemske informacije operativnog sistema

Ulogovani ko je trenutno korisnik programa u mrei

Izlaz izlaz iz programa

2. Primedbe meni koji omoguava unos primedbi korisnika i tampanje izvetaja o

primedbama.
3. ifarnici otvara meni sa ifarnicima koji je detaljno opisan u prethodnom poglavlju.

6.2 Unos detaljnih podataka o auditorima

Svi relevantni podaci o auditorima, njihovom unosu, auriranju i prikazu pristupa se preko
dugmeta Auditori na Glavnom meniju.

31

Slika 6.2.1 Meni auditori

Posle unosa matinih podataka potrebno je definisati vezane podatke o auditorima koji su
tematski podeljeni u sledee podforme na glavnoj formi.
Glavna forma sadri tri podforme sa dodatnim podacima o auditoru:
1. Osoba personalni matini podaci
2. Organizacija podaci o firmi auditora gde je zaposlen
3. Dosije auditora veza ka dodatnoj dokumentaciji (CV u eksternom fajlu, fotografija ..)
kao i kratka biografija
Glavna forma sadri i deset podformi koje su sve hijerarhiski povezane sa entitetom auditor u
smislu da jedan auditor sadri vie obuka, statusa, izvrenih audita, poznaje vie stranih jezika
isl.
1. Bodovi predstavlja ponderisan opis auditora po predefinisanim kriterijumima u ifarniku
2. Kompetencije po domaoj klasifikaciji (moe se menjati u ifarniku)
3. Kompetencije po IQNet klasifikaciji (moe se menjati u ifarniku)
4. Status auditora u okviru matine sertifikacione kue
5. Status auditora u okviru IQNet
6. Prethodna obuka auditora pre angaovanja
7. Tekue obuke u okviru sertifikacione kue
8. Tekue obuke samostalno
9. Poznavanje stranih jezika po kategorijama
10. Izvreni auditu spisak (samo pregled)

32

Slika 6.2.1 - Forma "Unos podataka o auditorima ", podforma "Oprema"

Slika 6.2.2.- Forma "Unos podataka o

obukama" i izvetaj Dosije auditora po
izboru
Takoe su dostupni i izvetaji:

Spisak auditora sa statusima i

kompetencijama

Adresar auditora sa podacima za

komunikaciju
33

Program omoguava i prikaz i tampi pregleda dosije auditora sa svim relevantnim podacima i
trenutnim Radar dijagramom sposobnosti auditora i proseka kue.
Na sledeoj slici je prikazana deo ER model baze podataka koji prikazuje entitet Auditori sa
pomonim entitetima.

Slika 6.2.3 Izvod ER model baze podataka raspored opreme

6.3 Unos detaljnih podataka o klijentima

Slika 6.3.0 Glavni meni Klijenti

Detaljni podaci o klijentima koji sa kojima je uspostavljen relevantan kontakt za proces
sertifikacije i auditinga unose se iz dva koraka:

34

Unos podataka o relevantnom kontaktu sa firmom koji se unosi kroz formu Kontakt sa
klijentom i to u trenutku telefonskog ili internet kontakta i sadri osnovne podatke o
klijentu i podatke o samom kontaktu.

Slika 6.3.1 - Forma "Kontakti sa klijentima ", podforma "Kontakti"

Unos i auriraju detaljnih podataka o klijentu u centralnoj formi " Podaci o klijentu " koja
se otvara po ostvarenom kontaktu i dobijenim detaljnim podacima o klijentu i sadri osam
podformi u koje su podaci tematski rasporeeni.

Slika 6.3.2 - Forma "Detaljni podaci o klijentima ", sa osam podformi

Opis podformi:

Matini podaci sa logom firme u elektronskom obliku na eksternom fajlu

Opti kontakt podaci

Podaci o delatnosti firme, lokaciji, pravnom obliku strukturi i broju zaposlenih

Opisni podaci relevantni za proces sertifikacije

35

Zahtevi dobijeni od klijenta i skenirani u elektronski oblik

Ponude u elektronskom obliku ka klijentu (ponude se generiu poluautomatski u Word-u

prema definisanom ablonu sertifikacione kue deo podataka se povlai automatski iz
baze a deo unosi runo i uva kao linkovani eksterni fajl)

Slika 6.3.3 - Forma "Detaljni podaci o ponudama klijentima ", sa podformom Standardi

Ugovori sa klijentom (ugovori se generiu poluautomatski u Word-u prema definisanom

ablonu sertifikacione kue deo podataka se povlai automatski iz baze a deo unosi
runo i uva kao linkovani eksterni fajl)

Ocenjivanje i nadzor spisak svih audita klijenta (samo pregled)

U ovom segmentu programa dostupni su i:

36

Slika 6.3.4 - Izvetaj "Spisak klijenata referenc lista "

Slika 6.3.5 Forma za izbor klijenta za izvetaj "Dosije klijenta" i prikaz izvetaja

37

Slika 6.3.6 Izvod ER model baze podataka podaci o klijentima

6.4 Unos detaljnih podataka o planiranju, izvrenju i preispitivanju

audita i izdavanju memoranduma i sertifikata

Slika 6.4.0 Glavni meni Certifikacije i nadzori

Radi lakeg objanjenja procesa audita na slici 6.4.1 prikazan je dijagram toka procesa audita
klijenta kao i tabela zapisa koji se koriste u procesu.

38

Slika 6.4.1 Dijagram toka procesa audita

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.

Registar zahteva za sertifikaciju

Zahtev za sertifikaciju
Referenc lista
Cenovnik
Sastav tima za audit
Izvetaj sa pregleda dokumentacije
Programom audita
Spisak dokumenata za izvonenje audita
ek lista audita
Izvetaj sa audita
Protokole korektivnih mera
Zapisnik sa zavrnog sastanka
Podaci za izdavanje certifikata
Memorandumu o sertifikaciji
Sertifikat za QMS
Sertifikat za EMS
Sertifikat za HACCP
Sertifikat za OHSAS
Potvrde o prijemu sertifikata
Registar izdatih sertifikata
Registar klijenata EC

Tabela 6.4.1 Lista zapisa u procesu audita klijenta

Detaljni podaci o svakom auditu od trenutka planiranja audita pa do izdavanja memoranduma i
sertifikata unosi se kroz centralnu formu Certifikacije i nadzori koja je i najkompleksnija forma
u programu i sadri osnovne podatke o klijentu i sedam podformi kaskadno vezanih u
hijerarhijsku strukturu prikazana na slici 6.4.2.
39

Firma
Audit 1

Audit 2
Standardi za
sertifikuju

Audit tim
Voa

Audit N

ISO 9001

Ocena 2

Ocene aud. za 9001

1-N
Certifi. za 9001 1-N

Ocena N

Memorand. za 9001

Ocena 1

Neusaglaenost 1

lan 1
lan N

Korektivna mera 1
Korektivna mera 2
Korektivna mera N
Neusaglaenost 2
Neusaglaenost N
ISO 22000

Slika 6.4.2 Shema entiteta audita klijenata

ISO 14000

6.4.1
Unos detaljnih podataka o planiranju, izvrenju i preispitivanju audita i
izdavanju memoranduma i sertifikata
Na Slici 6.4.3 prikazana je sama forma Certifikacije i nadzori sa svojim kaskadnim
podformama i detaljnim objanjenjem pojedinih faza procesa audita i prateim podformama i
izvetajima sa glavne forme.

Slika 6.4.3 Forma Certifikacije i nadzori, sa sedam podformi

40

Slika 6.5.2 Izvod ER model baze podataka auditi i nadzori

41

7.

Greke pri izvravanju programa i primedbe korisnika

Aplikacija ISOCert je paljivo testirana i otklonjene su sve uoene greke u programu. Meutim,
postoji mogunost pojave prozora sa upozorenjem da se pojavila greka u kodu. Ovakve greke
mogu dovesti do prekida zapoete akcije i izlaska iz aplikacije, ali ve uneti podaci nee biti
oteeni.
Neadekvatne akcije korisnika takoe mogu dovesti do greaka. Neke od tih greaka su
simulirane i evidentirane prilikom testiranja, tako da korisnik dobija odgovarajuu informaciju o
daljem postupku. Meutim, neke od akcija korisnika nisu predviene i program e najpre javiti
da se pojavila neobraena greka (slika 15.1).

Slika 7.1 - Poruka za pojavu neobraene greke

Nakon toga se otvara maska za opis akcije koja je izazvala greku i preko nje prozor iz Accessa na engleskom jeziku (slika 15.2). Odgovorom na poruku (OK/Cancel/Help) zatvara se prozor
sa porukom i ostaje maska za opis akcije koja je prethodila pojavi greke i u koju korisnik treba
da unese podatke o greci.

Slika 7.2 - Maska za opis akcije koja je prethodila pojavi greke.

Korisniku je takoe ostavljena mogunost otvaranja maske "Primedbe" (i kada se nije pojavila
greka) za sluaj da ima primedbe ili sugestije vezane za korienje aplikacije ISOCert. Maska
"Primedbe" se otvara iz padajueg menija Primedbe klikom na stavku Unesi Primedbu?. Iz
ovog menija je mogue i odtampati ili poslati elektronskom potom spisak primedbi korisnika.
Opisi neobraenih greaka, kao i primedbe korisnika bie smetene u bazu podataka. Na
osnovu ovih podataka ISOCert razvojni tim e dalje usavravati aplikaciju ISOCert obezbeujui
korisniku konforniji i pouzdaniji rad.
42