Professional Documents
Culture Documents
Viorel STNIC
The administrative process is based almost entirely on written documents, so the
rational management of this area has to be an essential purpose of the entire organization.
The present article presents the circulation of documents within a public organization as
well as the management of the official document from the moment they are issued to the
moment they are eliminated.
Una dintre caracteristicile importante ale modelului
birocratic de organizare a instituiilor administraiei
publice este aceea c se bazeaz pe documente scrise.
Din punct de vedere funcional, se poate astfel afirma
c rolul esenial al serviciilor administrative este de a
primi, de a procesa i de a transmite sau difuza informaii.
Este normal, deci, ca n instituiile administraiei publice
s circule numeroase documente. Acestea necesit o eviden riguroas att din considerente de ordin
juridic, ct i din raiuni manageriale.
Mecanismul circulaiei documentelor ntr-o instituie public exprimat pe baza modelului
input/output trdeaz un proces simplu, liniar.
Input-urile reprezint totalitatea documentelor care intr oficial n instituie. Acestea provin din
mediul extern sau pot fi create n instituie i nregistrate ca intrri.
Etapa a doua se refer la procesarea documentelor, crearea de noi documente (din oficiu) i orice alte
aciuni care vizeaz gestionarea documentelor.
Output-urile se identific cu producia de documente pe care instituia le emite nspre mediul
extern, o parte dintre acestea putnd fi destinate unui circuit intern.
Viorel STNIC, cadru didactic asociat, Departamentul de Administraie Public, Facultatea de
tiine Politice i Administrative, Universitatea
Babe-Bolyai Cluj-Napoca; ef birou gestiune,
Regia Autonom de Administrare a Domeniului
Public i Privat
ORGANIZAIA
INTRARE
DOCUMENTE
PROCESAREA
DOCUMENTELOR INTRATE
CREAREA DE NOI
DOCUMENTE
--------------------------------------------
RSPUNS,
TRANSMITERE
SAU DIFUZARE
DE DOCUMENTE
CREAREA DE DOCUMENTE
CU CIRCULAIE INTERN
PSTRAREA, CLASAREA,
STOCAREA
ARHIVAREA
127
128
MANAGER
2 3 6
5
4
DIRECIE
7
1
4
REGISTRATURA
GENERAL
DEPARTAMENT
SERVICIU
129
2. transmiterea (redirecionarea) ctre persoana sau serviciul public competent, eventual nsoit de
o adnotare;
3. clasarea n vederea unei utilizri ulterioare;
4. eliminarea n cazul n care documentul nu prezint interes. Este cazul, spre exemplu, al unor
reviste de reclam sau profesionale, pe care de regul nu le citete nimeni.
II.1. Conceperea de documente
Independent de formularele impuse de sediul central, de instituiile tutelare sau de alte organisme
administrative, un serviciu public poate fi abilitat s creeze documente.
II.1.1. Ordine n documente
Prima operaiune care trebuie fcut este inventarierea a tot ceea ce exist i punerea n discuie a
finalitii anumitor documente. Recensmntul ar putea revela caracterul inadecvat al anumitor documente.
II.1.2. Elaborarea
Este bine s se aib n vedere o armonizare n modul de ntocmire a documentelor. Reglementri n
aceast materie, exist de altfel n toate administraiile, cu variaii de la cele exacte i precise, pn la
reglementri mai vagi sau chiar cutume.
n mod normal trebuie s existe organisme naionale de reglementare, care s publice liste pe aceast
tem.
- fiecare document trebuie conceput de o manier precis;
- este necesar s i se atribuie un indicativ, ceea ce presupune un plan de creare de documente (vezi
fig.3);
- de asemenea este nevoie s se menioneze o dat de creare, de exemplu n caractere mici, ntr-un
col inferior;
- rubricaturile pot conferi ordine documentelor.
Fig. 3. Plan de creare de documente
clasa 0 DOCUMENTE COMUNE TUTUROR
DEPARTAMENTELOR
00
01
02
03
04
05
06
07
..
candidatur de angajare
fi de personal
fi medical pt. angajare
declaraie accident de munc
adeverin de serviciu
ntr-o prim etap, aceast aciune prealabil poate fi asigurat n cadrul fiecrui compartiment,
concluziile fiind comunicate la nivelul central al serviciului public, care, comparnd remarcile, va putea
s ia deciziile finale, s impun modele n procesare a textelor, formulare dac este posibil i s vegheze
la reproducerea lor. Pentru anumite documente sau formulare de uz intern se pot folosi diferite culori.
II. 1.3. Scrisorile tip
Scrisorile standardizate prezint avantajul c nu necesit dect adugarea datei, numelui i adresei
destinatarului, meniunile particulare putnd fi utilizate pentru corespondena de rutin.
130
Acest tip de scrisoare (adres) prezint avantaje pentru administraie economie de timp, i pentru
destinatari primire rapid a rspunsului. Acetia din urm nu se vor formaliza, mai ales dac avem grij
s se introduc un paragraf care s justifice acest procedeu.
O metod similar este aceea a paragrafelor (casetelor) pretiprite care se bifeaz dup necesiti
(vezi fig.4).
Fig. 4. Scrisoare cu paragrafe multiple
--------------------------------------------------------------------------------------------------------antet .........
indicativ: 00
DOMNULE
V rugm s scuzai forma impersonal a acestei corespondene
destinate unei comunicri rapide
Pentru informaii suplimentare putei apela corespondentul ale crui
nume i numr de telefon sunt menionate n colul din stnga jos al acestui document.
Referitor la scrisoarea dvs. cu nr. ........ din data de ..........., v comunicm
urmtoarele:
Documentele solicitate .................................sunt anexate.
V rugm s ne transmitei documentele sau informaiile indicate mai jos:
V transmitem spre soluionare adresa anexat, care conine probleme din aria dvs.
de competen.
...............
-----------------------------------------------------persoana de contact:.............................
tel. .......................fax............................
-----------------------------------------------------31. 02. 2004
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Identificarea sistematic a sarcinilor i procedurile obinuite pot determina crearea de alte formulare
(fie de transmitere a informaiilor, dosare de completat, note) de uz intern (dou exemple sunt propuse n
figurile 5 i 6). Anumite formulare concepute, pot fi pretiprite pe suport de hrtie autocopiativ, acest
procedeu fiind adesea mai ieftin i mai rapid dect fotocopierea.
131
Data:
Centrul de promovare a exporturilor Cluj
Anexe:
BIROUL:
indicativ
Data:
NOT DE ............................
Referitor la.............................
Numele i prenumele................................
Rog prezentai:
la biroul meu
la..................
pentru informare
previziune
ntocmirea raportului
remiterea ctre
ntlnirea cu
telefonai la
reuniunea prevzut
verificarea
vizita programat
scrisoarea
eliberarea avizului
afiarea
comanda
completarea
distribuirea
estimarea costurilor la
fotocopierea
urmrirea efecturii
efectuat la.........................
(31.02.2004)
Nota nr. .....................
Nr.
Data:
Anexe:
NOT DE ............................
Ctre ......................
Privind ...............................
Rspuns la ................................
data ...............
(31.02.2004)
132
133
grupele cu cifre arabe. (Exemplu: II/B/a/6). n dreptul grupelor de documente cu regim de pstrare
permanent se trece cuvntul permanent, iar pentru cele care se pstreaz temporar, cifra arab care
reprezint numrul anilor ct se pstreaz. Documentele se pstreaz astfel pn la predarea lor la arhiv,
care se face de regul n prima lun a anului urmtor. La stabilirea termenelor de pstrare se are n vedere
importana istorico-documentar i utilitatea practic a documentelor.
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura
organizaiei.
Pentru o exploatare eficace este necesar s se stabileasc:
- persoana sau persoanele abilitate s claseze sau s arhiveze documentele primare;
- periodicitatea clasrii;
- metoda de clasare.
Dincolo de teorie, este important s existe un plan director care s fie aplicat i explicat colaboratorilor.
III. 3. Arhivarea i selecionarea
Documentele care nu mai sunt exploatabile dar care trebuie pstrate din raiuni juridice, sunt arhivate.
Pentru aceasta sunt prevzute spaii speciale care s ofere condiii corespunztoare de rezisten, igien,
temperatur umiditate i de securitate.
Dosarele constituite n baza nomenclatorului se predau la arhiva general a organizaiei, pentru
fiecare an expirat.
Operaiunile premergtoare predrii sunt:
- ordonarea cronologic sau dup alte criterii stabilite, a documentelor n dosar;
- ndeprtarea accesoriilor metalice (ace, agrafe, etc.) i filelor nescrise;
- legarea documentelor n coperi de carton n dosare, cu un numr care s nu depeasc 250-300
de file;
- scrierea indicativului pe copert;
- numerotarea filelor din dosar, numrul acestora fiind nscris sub semntura arhivarului pe o paginsigiliu.
Predarea la arhiv se face pe baz de proces-verbal, care va fi supus spre aprobare conducerii
organizaiei i spre confirmare Filialei locale a Direciei Arhivelor Statului.
Eliminarea documentelor crora le-a expirat termenul de pstrare, se face de ctre comisia de
selecionare constituit la nivelul organizaiei.
n aprecierea importanei documentelor, comisiile de selecionare au n vedere respectarea termenelor
de pstrare conform indicatorului aprobat. Inventarierea dosarelor avizate de comisia de selecionare spre
a fi eliminate, nsoite de procesul-verbal aprobat de conductorul organizaiei, se nainteaz spre
confirmare la Direcia Arhivelor Statului. Dup primirea confirmrii, documentele pot fi eliminate pe
baza unui proces-verbal, n care se menioneaz categoria de documente, anii extremi i cantitatea.
***
Dincolo de teorie, ceea ce este foarte important referitor la toate etapele procesului de gestionare a
documentelor, este de a avea un plan director, de a-l aplica i de a afecta timp suficient pentru a-l explica
colaboratorilor.
1.
2.
3.
4.
5.
134
Bibliografie:
Legea Arhivelor Naionale nr. 16 din 2 aprilie 1996, publicat n Monitorul Oficial al Romniei VIII,
nr. 71, din 9 aprilie 1996;
Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;
Regulament privind organizarea i funcionarea Comisiei de atestare a personalului de arhiv,
aprobat de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 219 din 3 iunie 1996;
Codul Penal, Infraciuni contra autoritii, art. 242 i art. 243.
M. Amiel, F. Bonnet, J. Jacobs Management de l administration, De BoeckUniversit, 1998.