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AVALIAODEDOCUMENTOSETABELADETEMPORALIDADE

Salve,salve,concurseiros!!!
NestaaulaabordaremosdoistemasinseparveisnocontextodaArquivologia:aavaliao
dedocumentoseatabeladetemporalidadededocumentos(TTD).Analisaremosoquese
consideraavaliaodedocumentos,paraquseavaliaequalarelaoexistenteentrea
polticadeavaliaoeaTTD.Aofinaldaexplanao,em anexo,haverumapartedaTTD
dogovernodoestadodeSoPaulo,paraquevocstenhamumanoomelhordecomo
esteinstrumentoauxiliardetrabalhodosarquivistas.
Comodepraxe,aofinaldateoria,teremosalgumasquestesdeprovacomentadas.

1. AVALIAODEDOCUMENTOS
A avaliao de documentos um procedimento extremamente necessrio dentro um
arquivo, pois atravs do julgamento do valor dos documentos que decidiremos o que
serarquivadoeoquesereliminado.Originalmente,avaliardocumentossignificaatribuir
valores distintos aos documentos produzidos e/ou recebidos, de acordo com as
possibilidades e necessidades neles contidas. Assim, a avaliao tem como resultado
imediato a eliminao, a guarda temporria ou o recolhimento guarda permanente.
Percebam que atravs da tcnica de avaliao de documentos que chegamos aos
conceitos,jexpostosemaulasanteriores,dearquivoprimrio,secundrioepermanente.
Aimportnciadesseprocedimentotamanhaque,em03dejaneirode2002,foipublicado
o decreto presidencial n 4.073, estabelecendo que o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) e o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) deveriam estabelecer formas de
avaliao de documentos e tabela de temporalidade para os documentos produzidos no
mbito da administrao pblica federal. Este mesmo decreto impe a criao de uma
comissodeavaliaodedocumentosemtodososrgoseentidadesdaadministrao
federal,entretanto,naprticaissonoocorreu.Vejaoartigo18doreferidodecreto:
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser
constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a
responsabilidadedeorientarerealizaroprocessodeanlise,avaliaoeseleo
da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em
vistaaidentificaodosdocumentosparaguardapermanenteeaeliminaodos
destitudosdevalor.

O conceito de avaliao de documentos foi formulado a partir da Teoria das Trs Idades
(arquivos de primeira idade, segunda idade e terceira idade) e da exploso documental
ocorridaapartirdosculoXIX.

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Nadcadade50,nosEUA,nobojodareformaadministrativadaquelepas,chegouse
concluso de que se deveria atribuir lgica organizao dos documentos e que o
processo arquivstico deveria ser visto como um todo. Foi quando a avaliao de
documentos mostrouse como uma questo central na rotina da administrao de uma
instituio. Assim, a questo da avaliao ocupa no s os arquivistas como outros
profissionaisdiretamenteenvolvidosnagestodocumental,preocupadosemracionalizare
agilizararecuperaodainformao.

1.1Principaismotivosparaaavaliaodosdocumentos

Determinarosvaloresdosdocumentos

Reduziroespaofsicodoacervo

Facilitarabuscaerecuperaododocumento

Definirosprazosdepermannciadosdocumentosnainstituio.

1.2Critriosutilizadosparaaavaliaodedocumentos

Estabelecerosassuntosdequetratamosdocumentosdainstituio

Verificar quais os documentos que compem o acervo (notas fiscais, processos

judiciais,plantas,mapas)

Verificar a quais setores correspondem cada tipo de documento e ouvir dos

responsveis pelo setor a proposta em termos de prazos. Assim, para peas de
processos judiciais, devese ouvir o setor jurdico para notas fiscais, o setor
contbilfinanceiroetc.

Avaliarosdocumentos.

Bizu 1: importante termos em mente que o processo de avaliao de documentos

ininterrupto.
Bizu2:Deveremossempreavaliarosmesmotiposdedocumentos?
Evidente que no, para isso a Arquivologia criou um instrumento chamado Tabela de
TemporalidadedeDocumentos(TTD).nestatabelaqueestoregistradasadestinao
dosdocumentos,quepodeseraguardatemporria(arquivosecundrio),orecolhimento
guardapermanente(arquivodeterceiraidade)ouaeliminao.

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2.TABELADETEMPORALIDADEDEDOCUMENTOS
Como uma das conseqncias da avaliao dos documentos, temos a criao da tabela
de temporalidade. Esse instrumento de trabalho dos arquivistas permite distinguirmos as
informaes essenciais das suprfluas, permite o reaproveitamento do espao fsico e
garante a preservao e recuperao das informaes cuja guarda decorra de exigncia
legalouquesejadevalorpermanenteparaainstituio.
Assim, a tabela de temporalidade tem por objetivo definir e demonstrar para os
profissionaisenvolvidosnagestodedocumentos,otempodevidatildosdocumentosna
instituiosobopontodevistalegal,tcnico,administrativo,fiscalehistrico/permanente.
Esse tempo de vida til, geralmente, definido com base na legislao vigente, embora
outroscritriosintrnsecosinstituiopossamestabelecerosprazos.

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ANEXO:
Parte da Tabela de Temporalidade da Administrao Pblica do Estado de So Paulo,
aprovadapeloDecreto48.898,de27deagostode2004.
ReparemnoselementosprincipaisdestaTTDmuitssimobemelaboradaporsinal.Esta
parte da tabela trata dos documentos do Ordenamento Jurdico: Atividades,
Documentos,Prazosdeguarda,Destinao,Observaes.

Disponvelem:http://www.saesp.sp.gov.br/tabelas.pdf

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QuestescomentadasdeprovasCespe/UNB

Considerandoaavaliaodedocumentoseatabeladetemporalidadenasatividades
Arquivsticasdaesferapblica,julgueositensaseguir.

01 A avaliaode documentos o processo de anlise dedocumentos dearquivo que

consiste na identificao de valores para os documentos (imediato e mediato,
primrio e secundrio). Com base nesses valores e na anlise do ciclo de vida dos
documentos,tornasepossvelestabelecerprazosparasuaguardaoueliminao,de
formaacontribuirparaaracionalizaoeoaumentodaeficinciaadministrativa.

02 Aavaliaodedocumentosdearquivotarefaquedeveserrealizadaporumgrupo
multidisciplinardeprofissionais,acomissodeavaliaoedestinao.

03 O plano de classificao o instrumento que determina prazos para transferncia,

recolhimento,eliminaoemudanadesuportededocumentos.

04 A avaliao gera alguns instrumentos. Um deles a tabela de temporalidade,

instrumentoquedeterminaprazosecondiesdeguarda,segundoosquaispodero
serrealizados,ouno,atransferncia,orecolhimento,odescarteouaeliminaode
documentos.

05Atabeladetemporalidadeuminstrumentoauxiliaraplicadoaosdocumentosnafase
permanentedociclovital.

06 O cdigo de classificao e a tabela de temporalidade de documentos so

instrumentos essenciais para o bom funcionamento de um programa de gesto de
documentos.

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GABARITOCOMENTADO

Questo1)
Correta. Devemos destacar nessa questo as referncias identificao de valores dos
documentos,oestabelecimentodeprazodeguarda(tabeladetemporalidade)eoaumento
daeficciaadministrativa.Esteltimopontoomaisimportante,poisoCESPEcostuma
relacionarmuitoaqualidadedagestodedocumentoseficciaadministrativa.

Questo2)
Correta. O arquivista no pode decidir sozinho quais sero os prazos de guarda e a
destinaofinaldosdocumentos,vistoquenopossuiconhecimentodetodososcampos
do saber humano. Assim, devem fazer parte do grupo de trabalho os advogados,
contadoresetc.

Questo3)
Errada. O instrumento que determina esses prazos a Tabela de Temporalidade de
Documentos(TTD),apsaavaliaodosdocumentos.

Questo4)
Correta.Perfeita,aquestodumconceitobemabrangentedetabeladetemporalidade.

Questo5)
Errada.Atabeladetemporalidadeutilizadajnafasedeproduoourecebimentodo
documento,comafinalidadedenortearadestinaoqueomesmolevar.

Questo6)
Correta. Esses so instrumentos so essncias para uma gesto de documentos de
qualidadeeconsequentementeparaaeficciaadministrativacomoumtodo.

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