Pag. 167498 Ef Peruano (ITT 1 CONTRALORIA GENERAL Aprueban Manual, Guias de Planea- miento y Elaboracion del Informe de Auditoria Gubernamental y las Guias de Papeles de Trabajo y del Auditado RESOLUCION DE CONTRALORIA N" 152-98-CG Lima, 18 de diciembre de 1998 Vistos. Ja Hoya dle Recomendacién N°001-98-CGRIAID del 15 de diciembre de 1998, del Coordinador General del Proyecto de Apoyo o la Modernizacion dela Contraloria CONSIDERANDO: Que. conforme al D. L. N° 26162. es atribucién de la Conitaloria General de ia Republica, caro ente rector del sistema, formular téenicas ¥ procedimientos a ser em: pleacas por el Sistema Nacional de Control en su accio- nnar. a fin de optimizar la gestion fiscalizadora: Que. dentro de la politica de Modernizacién del Esta do, Corresponde a este Organismo Contralor establecer Tineamientos y pautas que orienten al accionar de los “organos del sistema, hacia la eficiencia, efectividad y economia en su labor. en el mareo de una adecuada estructura del Sistema Nacional de Control: Que. en tal sentido, en atencién a la atribucién seha- Jada, resulta necesario proportiorar a fos érganos del sistema, normas que orlenten y unifiquen métodos procetimientes de fiscalizacion, favoreciendo aun funcio hamiento sistemico,organizado v uniforme de la gestion iscalizadora Que, cunforme al documento de vistos, la Gerencia de Auditoria Central, ha otorgado opinién favorable a la propuesta de la Coordinacin del Proyecto de Apayo a la Macernizacion de la Contraloria General, para la aproba: cin del Manual de Auditoria Gubernamental, de las Guias de Planeamiento de Auditoria Gubernamental, de la Elaboracion det Informe de Auditoria Gubernamental, y la Guia de} Audicado, financiados con fondos de USAID PERU y la Guia de Papeles de Trabajo, formulada con fondos de la contraparte: Con visaeién de la Secretaria Técnivo Juridica y de Etica: En uso de las facultades conferidas en jos Articulos 16° 24 el Decreto Ley N" 26162, Ley del Sistema Nacional de Control SE RESUELVE, Articulo Primero, Aptobar el “Manual de Auditoria ubernamental” ¥ la 15 de Planeamiento de Au Gubernamental”, “Elaboracin del Informe de Audito ria Gubernamentai”, “Guia de Papeles de Trabajo" y "Guia del Auditado” que forman parte integrante de la presente resolucion. como anexo adjunto. Articulo Segundo, Los referidos. documentos serdin orientadores dela actividad de auditoria gubernamental efectuada por los érganos del Sistema Nacional de Con- trol, seftalados en el Articulo 2° del Decreto Ley N™ 26162 Sociedades de Auditoria cuando presten servic tentitacies del ambito ‘Articulo Tercero.- Encarguese a la Escuela Nacional de Control la difusion de la precitada normativa entre los Servidores y funcionarios del sistema y-coordinar st actualizacién, Registrese, comuniquese y publiquese. VICTOR ENRIQUE CASO LAY Contralor Geneial de la Republica 14883 saibade 19 de diciembre de 199% ' ADUANAS Autorizan a procurador iniciar proceso judicial contra resuntos responsables de los delitos de defraudacion de ren- | tas de aduana y contra la fe publica RESOLUCION DE SUPERINTENDENCIA EJECUTIVA DE ADUANAS "001224 Callao, 16 de diciembre de 1998 VISTOS, el Atestado Policial N’069.98-ADUANAS- | PP/UIE del 4.DIC.98: y, CONSIDERANDO. | Que. en virtud de la documentacién remitida con el ‘Memorndum N'L185-97-ADUANAS-INFA. 12.02 01 del 5.NOV.S7. por la Intendencia Nacional de Fiscalizacién Aduanera, se coms conocimiento de las. verificaciones -efectuadas. en 1a Poliza de Importacion N° 064874 nume: rata el 10.NOV.93 en la Interdencia de Aduana Aerea del Callao por la Agencia de Aduana “Peruana S.A." en represenitacion de la empresa “Majih. Import S.A detectandose indicios dela comision de Delitos de Defraudacion de Rentas de Aduana y Contra la Fe Publi «a; habiendose derivado dichos actiuados a la Unidad de Investigaciones Especiales adscrita a Aduanas, para Su indagacion técnico-policial correspondiente: practicadas les. investigactones por dicha uni con imérvencion de fa" Fiscalia Provincial Penal Especia- Heada'en Delitos Tributaries y-Aduaneros. se ha formulado el atestado de vistos. en el cual se evidencia presunta responsabilidad penal’ de’ Gloria, Maria. Benavente Ramt- rez, Gerente General de la empresa ‘Majih Import S.A", en calidad de autor. y de Teodoro, Salvador Gallo Tesen, Titular de la. empresa ‘Sagat Trading’, coma implicado: al haber internado al pais. mediante Poliza de Importacion N 064874 numerada ei 10.NOV.93, 164 pares cle calzado deportivo. modelo AMX OUT BORDER con suela de cau cho. presentando como sustento ka Factura Comercial N 683 de 18.0C7 89 ce fa einpresa Fabrica le Calzado °G Echevarria R. y Cia. S. en €.". con un valor diferente menor al eriginal, eomportamiento con el cual ha causa Lun perjuicio al Estado del orden de los ochogientos noventa | ¥ Seis Dolares Americanos, con’ 36/100 (US$ 896.36), Sue, fos fechos ants destritas por Ta forme ¥ runs tancia en que se produjeron, conliguran los delitos de Defraudacion de Rentas de Aduana previsto en los Articu: los 265", 266" Inc. | 1v 267” Inc. 1 del Cédigo Penal y Contra la Fe Publica tipificado en el Art. 427° de la norma recitada, lo cual amerita la necesidad de autorizar al rocurador Publico de esta Superintendencia, para que jer fas acciones judiciales a que hubiere lugar: De_conformidad con lo dispuesto por la Primera Dispos cién Complementaria de la Ley General de Aduanas - Decreto Legislativo N" 809. En ejereicia. de las facultades delegadas mediante Resolucion de Superintendencia de Aduanas N" 002755 del 22,016.98: SE RESUELVE: Articulo Unico.-AUTORIZAR al Procurador Pilblico encargado de fs asuntos judiciales: de fa Superintenden cia Nacional de Aduanas, para que en defensa y repre- sentacion de los derechos ¢ intereses del Estado, ejerza Jas acciones judicieles a que hublere lugar en contra de GLORIA’ MARIA. BENAVENTE RAMIREZ. y TEODORO, SALVADOR GALLO. TESEN, por las razors. expuestas en fa parte considerativa de la presente resolucion, de biendise para ta efecto, remitirsele ta documentacton actus Registrese, comuniquese y pudtiquese JOSE HERRERA MEZA Superintendente Ejecutive 14872Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 NORMAS.LEGALES. [2 Peruano Pag. 181 Contraloria General de la Republica GUIA PARA EL PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL GUIA PARA LA ELABORACION DEL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL GUIA DE PAPELES DE TRABAJO PsN T GUIA DE PLANEAMIENTO PARA LA. AUDITORIAGUBERNAMENTAL CONTENIDO INTRODUCCION. Antecedentes Objetivos de la guia de planeamiento Aleance de la guia Organizacién y uso de la guia. Presentacin. Capitulo I Vision general del proceso de auditoria guberna- mental, Proceso de la auditoria financiera Proceso de la auditoria de gestion Marco general del sistema de control interno Capitulo IT Fase de planeamiento de la auditoria financiera. 100 Comprensién de las operaciones dé la entidad. 120 Aplicacién de procedimientos de revision analitiea 130 Comprensién del ambiente de control interno. 140 Sistema de contabilidad y procedimientos de con- trol 150 Comprensién del ambiente SIC 160 Comprensién de la funcidn de auditoria interna 110 Evaiuacion del riesgo de control 180 Memorandum de planeamiento. Capitulo TH Fase de planeamiento en ja auditoria de gestion. 200 Conocimiento inicial de la entidad por examinar. 220 Formulacién del plan de revisidn estrateégica 230 Bjecucidn del plan de revisién estrategica 240 Preparacién del reporte de revisidn estratégica 250 Plan de auditoria. INTRODUCCION GUIA DE PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL ‘Antecedentes 1, Las normas de auditoria gubernamental NAGU, emitidas por la Contraloria General de la Republica del Peni el 22 de setiembre de 1995, constituyen los criterios qué determinan los requisites orientados a uniformar el trabajo de la auditoria gubernamental para obtener re- sultados de enlidad, Se fundamentan en la Ley det Siste- ‘ma Na¢ional de Control y en las normas de auditoria genefalmente aceptadas, 2, El Manual de Auditoria Gubernamental -MAGU, es #1 documento normative fundamental que define las poli ticas y senala logprocedimientos minimos que requiere el ejercicio de la au ‘gubernamental en el Peru. Con- tiene los procedintfientos minimos que deberan observar- se. El MAGU sera aprobado por el Contralor General en calidad de titular del organo rector del Sisteme Nacional de Control 3. Ambos documéntos, NAGU y MAGU, ¢onifiguran la base doctrinariay procedimental dela auditoria guberna- mental y deben ser cumplidos obligatoriamente por los auditores que integran el dmbite del Sistema Nacional de Control. 4, Las Gufas, son complemento inuy importante del MAGU, constituyen el material de apoyo practic para que implementan el desarrollar de las fases de la audito- ria gubernamental ode alguna otra dea que se considere importante. Las guias estan basadas necesariamente en el MAGU, Objetivos de la Guia de Planeamiento 1. Asistir a los auditores gubernamentales en la com- prensién del proceso de planeamiento, tantoen la audito- sia financiera como en la de gestién que se practica en el Sistema Nacional de Control. 2. Constituir un medio de entrenamiento y guia de aplicacién préctica para el personal de auditoria en la fase del planeamiento de la auditoria gubernamental, 3. Determinar Jos criterios basicos con un sentido eminentemente préctico, en armonia con lo establecido, tanto en las normas de auditoria gubernamental como en el MAGU, marco normativo del Sistema Nacional de Control, 4. Pacilitarla tarea de supervisién sobre los equipos de auditoria orientada alcontrol de calidad del trabajo ejecu- tado. |Pag. 182 Alcance de la Guia La guia de planeamiento de la auditoria gubernamen- tal tiene el alcance siguiente: 1. Comprende Ja auditoria financiera, auditoria de gestién y el examen especial, de acuerdo a los criterios establecidos en ef MAGU y' las normas de auditoria eee aprobadas -NAGU por la Contraloria eneral de la Republica. 2. La guia de planeamiento de la auditoria guberna- mental es de uso obligatorio por los auditores de la Contraloria General y a los auditores internos de las entidades del sector publico a nivel nacional, asicomo alos auditores de las sociedades de auditoria independiente cuando sean designados para examinar los estados finan- cieros de las entidades publicas, 3. Elcontrol de calidad debe ser evaluadn en conside- racién alos criterios establecidas en el MAGUI, en la guia de planeamiento y en otras guias complementarias situa- das dentro del marco normative del Sistema Nacional de control Organizaciéi’y Uso de la Guia 2La Guia de planeamiento de le auditoria guberna- mental esta organizada en capitulos y parrafas en hojas sueltas para permitir sui actualizacién, ordenamiento y archivo. Se incluyen motlelos de papeles de trabajo que ayudarén al auditor acomprendey los diferentes criterios que se requieren para el desarrollo de la fase mas impor- tante de la auditoria que es el pianeamiento. 2 Los modelos, tanto, dé papeles de'trabajo como de reportés, constituyen wha guia para el auditor que de ninguna manera pretenie eliminay el entero que cada profesional debe imprintir en el trabajo que realiza 3. La guia de planeamiento complementa el MAGU. No lo reemplaza. Los auditores deben utilizar la guia de planeamiento despues de haber completado la compren- sidn del Manual de Auditoria Gubernamental 4, Durante la ejecuciin del examen, los auditore’ ceberdn utilizar el MAGU, asi como las NAGU que cons- ttuyen la base doctrinaria o politicas de la auditoria, Las guiés constituyen los aspectos procedimentales y, conse- cuentemente, deben ser revisados permanentemente en Jas guias que’ para el efecto se emitan, 5. Las guiasse actualizardn periédicamente ponjiiela auditoria gubernamental es un proceso continuo y ding: mico. Por otro lado, los pronunciamientos profesionalol emitidos por arganismos nacionales ¢ internacionales aseguran la evaluacién continua y su perfeccionamiento Presentacién La Guia comprende lo siguiente: * Planeamiento de la Auditoria Financiera - Conocimiento de las operaciones de la entidad - Comprensién de log elementos de la estructura de control interno ~ Evaluacidn del riesgo de control - Memorandum de planeamiento * Planeamiento de la Auditoria de Gestién - Comprensién de tas actividades y operaciones - Comprension del plan de revisién estrategica - Disetio del informe de revisién estratégica. - Blaboracién del Plan y Programa de Trabajo de la auditoria. CAPITULO VISION GENERAL DEL PROCESO DE FRU IMCS ON A 1. La administracion de los recursos publicos en el Peri, descansa en una compleja estructura de relaciones que Vinculan a las entidades gubernamentales entre si, quienes en el cumpfimiento de sus fines interactian en todos los niveles del Estado. Las autoridades y funciona- rios que tienen a su cargo la administracién de recursos €! Peruano CUIAB Lima. jueves 24 de diciembre de 1998 [ee estan obligadas a rendir cuenta de sus activida- es, 2, La auditoria gubermamental se deserrolla, bisica- ‘mente,a través dela auditoria financiers yla auditoriade gestion; cuyas caracteristicas principales son: + auditoria financiera permite emitic una opinion profesiofial independiente, respecto a silos estados finan- cieros en.su conjunto, presentan razonablemente la situa- cién financiera, Jos resultados de las operaciones ¥ los flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabili- dad generalmente aceptados; y, * auditoria de gestion: constituye una parte importan- te del proceso de rendicién de cuenta en el sector publico, dado que conduce a una opinign independienteen tornoai gradoen que ios funcionarios utilizan los recursos publi- os con eficiencia, efectividad, y economia, PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERA 3, Bl objetivo de la auditoria a los estados financieros es determinar si los estados financieros de la entidad auditada, presentan razonablemente su situaci6n finan- ciera, los resultados de sus operaciones y sus Dujos de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, 4. El auditor debe realizar su examen de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas -NAGAS, lasnormas de auditoria gubernamental-NAGU, emitidas por la Contraloria General de la Republica y las sormas internacionales de auditoria -NIAS, publicadas por la Federacién Internacional de Contadores-IFAC y, los pro- punciamientos profesionales vigentes en el Peri. 5. Los estadns financieros son responsabilidad de la administracién. Esta responsabilidad incluyeel manteni- siento de registros contables y controles internos ade- cuados, la seleccién y aplicacién de politicas contables apropiadas, el desarrollo de estiraciones contables y la proteccidnde los activos de la entidad. La responsabilidad del auditor es informar proporcionando una seguridad razonable de que los estados financieros han sido presen- tados adecuadamente en todos sus aspectos. 6. El desarrollo de la auditoria financiera se divide en ties fases: + Planeamiento; + Ejecucién; e, * informe. PLANEAMIENTO 7 Bl planeamiento de la auditoria de estados financie- 03 comprende el desarrollo de una pstrategia global para su conduuccién, al igual que el establecimiento de un enfo- que apropiado soba natoralea, oportonidad y alcance Je los procedimientos de auditoria que deben aplicarse. Comprensiénide las operaciones de la entidad 8, La compienisién de las operaciones de la entidad por auditar, constituye un requisito fundamental para facili- tarel desempeniode una auditoria efectiva y eficiente, asi como para brindar apoyo apropiado a la gestién de la entidad. Esta comprension se refiere al entendimientode Jas operaciones de fa entidad por examinar, su naturale- za, antecedentes, tamafio, organizacién, objetivos, fun- cidn principal, estrategias,riesgos,ambientede control, y controies internos. Procedimientos de revision analitica 9, Los procedimientos de revisién analitica compren den la aplicacién de comparaciones, céleulos, indagacio- nes, inspecciones y observaciones, para efectuar el anali- sis y desarrollo de expectativas, respecto a las relaciones entre los datos financieros y de operaci6n, con el objeto de compararlos con los saldos de cuentas oclases de transac- ciones que se hayan registrado. Comprensién de la estructura de control inte no, evaluacién de riesgos y memorandum de pl: neamiento 10. Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métados, procedimientos y otras me-‘Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 didas, incluyendo la actitud de la direccién de una enti- dad. para ofrecer seguridad razonable respecte a que estan lograndose Jos objetivos del control interno. E] control interno discurre por cinco elementos, los que se integran en el proceso de gestién y operan en distintos niveles deeficiencia yefectividad. Tales elementos son los, siguientes + Ambiente de Control + Sistema de Contabilidad + Provedimientos de control day” AmblenteSIC sistema de informacion computariza- lal + Puncidn de auditoria interna 11. Mediante la comprensién de los elementos confor- antes de la estructura de control interno, puede eva- luarse el riesgo inherente y el riesgo de control a nivel de cuentas; después de lo cual es elaborado el memorandum de planeamiento, el cual resume la informacién reunida durante el curso de la fase de planeamiento. EJECUCION 12. Sial prepararel correspondiente tiemordfidum de planeamiento, decidimos confiar en los eontroles, gene- ralmente, efectuamos pruebas de controles y, segun los casos, se Tealizan pruebas sustantivas, consistentes én, pruebas custantivas dedetalle, procedimientos analiticos una combinacién de ambos. Para arribar a la conclusion de si nuestro alcance de auditoria fue suficiente y los estados financieros no tienen errores materiales, deben considerarse factores ctuantitativos a cualitativos al eva- Juar los resultados de las pruebas y los erroresdetectados alrealizar la auditoria, Parte del procedimiefitoimplica la revision de estados financieros, para determinar si tales estados, en su conjunta, son coherentes con la informa- cion obtenida y fueron presentados debidamente. INFORME 13. Arites de concluis la auditeria se efectia la revistat de los eventos subsecuentes, se obtiene la carta de repre- sentacion de la administracidn, se prepara el memoran- dum de conclusiones y se communica los hallazgos de auditoria a la entidad. Finalmente, es elaborado el infor- me de auditoria financiera PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION 14. Enel MAGU se utiliga el término auditoria de gesticn, por considerarse que es el vocablo mas apropiado que refleja con mayor aproximacidn los resultados que se estima obtener de este tipo de examen; cuyo alcance excede el marco estrictamente financiero, al evaluar las operaciones (eficiencia y economia) ye! logre de objetivos y metas establecidas (efectividad) 15. Para el mejor entendimiento de la practica de 1a auditoria de gestion se ha considerado dividir su proceso en tres fases: + Planeamiento; * Bjecucidn; e, * Informe, PLANEAMIENTO 16. La fase de planeamiento de la auditoria de gestion comprende dos etapas: * Revisién general + Revision estrategica 17. Durante el proceso de planeamiento, el equipo de auditoria se dedica basicamente a obtener una adecuada comprensién y conocimiento de las actividades y opera- ciones ejecutadas por la entidad a examinar, llevando a cabo ciertas acciones limitadas de revisin, en base a lo previstoenel Plan de Reucsion Estratdaica, despuésde lo cual es elaborado el correspondiente Plan de Auditoria EJECUCION 18. Durante la ejecucién se recopilan documentos, se realizan pruehas y andlisisdeevidencias para asegurarsu COU ei peu Pag. 183 suficiencia, competencia y pertinencia, de modo de acu- ular bases suficientes para la formulacién de observa- ciones, conclusiones y recomendaciones efectivas y debi- damente respaldadas, asi como para acreditar haber Nevado a cabo el examen de acuerdo con los requisitos de calidad establecidos. En esta fase se aplican procedimien- tosy técnicas de auditoria y comprende: pruebas yevalua- cidn de controles, identificacién de hallazgos (condicién y enterio), desarrollo de observaciones (incluyendo condi clon, criterio, causa y efecto) y comunicacién de resulta- des los uncionaris responsables de !aentiad exami nada. INFORME 19. Bn la tercera fase, el equipo de auditoria formaliza sus observaciones en el informe de auditoria, Este docu- mento, que es producto final del examen y deberd deta- lar, ademas de los elementos de la observacién (condi- cidn, criterio, causa y efecto), comentarios de la entidad, evaluacion fina) de tales comentarios, conclusiones ¥ recomendaciones. Este documento, después desu control de calidad, mediante el que se confirman los requisitos de calidady confiabilidad, es finalmente aprobaday temitida alaentidad auditada, en la forma y modo establecides por la Contraloria General de la Republica. MARCOGENERALDELSISTEMADE CONTROL INTERNO 20. Desde hace varias décadas la Gerencia Moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las empresas del sector privado. Ello es importante tener en cuenta, por cuanto el control interno tiene una vinculacion directa con el curso que debe mantener la ‘empresa hacia a logro de susobjetivos ymetas. Blcontrol interno no puede existir si previamente no existen objeti- vos, metas indicadores de rendimiento. Si nose conocen los resultados que deben Jograrse, es imposible definirlas medidas negesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma periddica; asi como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones. 21, En auditoria, el térming control interno compren- deo organizacién, politicas y procedimientos adoptados por los directarea y gerentes de las entidades para admi- nistrarlas gperacionesy promoverelcumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resulta- dos deséados. 22. El control interno esfectuado por diversos nive- Jes, cada uno de ellos con responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los audjtores internos y otros fancionarios de’ menor nive) yservidores en general contribuyen para que el sistema de-control interno funcio= ne con eficiencia, efectividad y economia. Una estructura de control interno solida és fondamental para promover el logro de sus objetivos y la eficienciayconomia en las operaciones de cada entidad 23. Ninguna estructura de @ontrel intersa, pow muy 6ptima que sea, puede garantizar por si misina, una gestion eficiente y regictros e informacién finaniciera integra, exacta y comfiable, ni puede estar libre deerrores, irregularidades o fraudes, especialmente, cuando aque- llas tareas competen a cargos de confianza; Por ello ‘mantener una estructura de control interno qué elimine cualquier riesgo, puede resultar un objetivo irnposible . es probable que, mas costoso que los beneficios que se considere obtener. 24. Los cambios en Ja entidad y en la direccién pueden tener impacto sobre la efectividad de contro! interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta raz6n, la direccion debe evaluar periddicamente los controles internos e informar al personal de los cambios que se implementen y, dar un buen ejemplo a todos respetando- los, solicitandole sugerencias, demostrando asi que los directives le guardan el debido respeto y que se les toma ea eventa DEFINICION DE CONTROL INTERNO 25. Control interno, es una expresién que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los directives, gerentes o administradores, pars evaluat y monitorear las operaciones en sus entidades. Por ello, 1a definicién establecida en Jas Normas de Control Interno para el Sector Publico, es la siguiente:paseo sy Pag. 184 Es un proceso continuo realizado por la alta direccién, gerencia y el personal de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a si estan lograndose los objetivos siguientes + promover la eficiencia, efectividad, y economia en las operaciones y, la calidad en los servicios que debe brindar cada entidad publica; » proteger y conservar los recursos publicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregulari- dad o acto ilegal; * cumplir las leyes, regiamentosy otrasnormasguber- namentales; y, * elaborar informacién financiera vélida y confiable, presentada con oportunidad. COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO 26. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de narmas que son ulilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura (también sistema) de control interno se requiere de los siguientes componentes: + Ambiente de control interno + Byaluacion del Riesge + Actividades de control gerencial + Sistema de informacién contable + Monitoreo de actividades Ambiente de control interno, 27. Se relier#al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividadés; el que también se conoce como el clima en la cima. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarroliadas las, operaciones, se establécen los objetivos y estiman los riesgos. Evaluacién del riesgo, 28. El riesgo se define como la probabilidad dé gue un evento o accion afecte adversamente a la enttidad. Su evaluacién implica la identificacién, andlisig y manejo de Jos riesgos relacionados con la elaboracién’ de estados financieros y que pueden incidir en el logrode los objetivos el control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos ocircunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de informacién financiera, asi como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Actividades de control gerencial 29, Se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en si mismas implican la formacorrecta de hacer las cosas, asi como también porque ef dietado de politicas y procedi- mientos y la evaluacién de su cumplimiento, constituyen el mediomds idéneo para asegurar el logrode objetivosde Ja entidad. Las actividadesde control pueden dividirse en trescategorias: controles de operacién, controles de infor- macidn financiera y controles de cumplimiento. Sistema de informacién contable 30. Esté constituido por el Plan Contable, métodos y reyistros establecidos para registrar, procesar, resumire formar sobre las operaciones de una entidad. Lacalidad de la informacién que brinda él sistema incide directa- mente en la capacidad de ia gerencia para adoptar decisio- nes adecuadas que permitan controlar las actividades de laentidad y elaborar informes financieros confiables. ~ Monitores de actividades 31. Es el proceso que evaltia la calidad del funciona- miento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dindmica, cambiando cuan- do las circunstancias asi lo requieran. Debe orientarse a iaidentificacién de controles débiles, insuficientesonece- sarios, para promover su correccién. €f Pecuano CLOTS Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 CAPITULO 1 FASE DE PLANEAMIENTO EN LA AUDITORIAFINANCIERA, _1. La comprensién de las operaciones dela entidad por auditar, constituye un requisito fundamental para facili- tarel desempenio de una auditoria eficiente y efectiva. Al planear la auditoria, el auditor retine informacion para obtenerun cabal entendimiento de la entidado programa, paturaleza, antecedentes, organizacién, objetivos, fun- cion prineipal, estrategias, riesgos, ambiente de control y controles internos, 2. Para obtener una adecuada comprension de fas operaciones de la entidad a examinar, el auditor debe: » Reunir informacién suficiente Llevar a cabo entrevistas con la administracién, + Visitar las principales unidades operativas + Revisar los informes internos y externos y otros documentos 3. Los aspectos que deben considerarse en la compren- sin de fas operaciones de la entidad son: + Identificar las transacciones que constituyen las operaciones de fa entidad y {os factores internos y exter- nos que pueden tener un efecto material sobre los estados financieros * Identificar la estructura orgdnica de la entidad y los process clave para planear, supervisar y controlay las ‘operaciones y el sistema de Contabilidad y ambiente SIC. * Proporcionar una base inicial para la evaluaciéndel riesgo * Tomar conocimiento de las preocupaciones de la administracién. COMPRENSIONDELOSFACTORES INTERNOS 4 Bl ambiente interno de una entidad puede variar debido a multiples factores, tales como tamafio de la entidad, complejidad de sus operaciones, ubicacién desus unidades operativas, estructura orgdnica y estrategia de igoezstiones, Por lo general,el enfoque dela comprensién lebe ubicarse en: + Estructura organico-funcional + Objetivos de la entidad * Operaciones * Estructura financiéraide la entidad Personal responsable + Politicas contables sAspectos generales Estructura organico-funcional 5, El conocimiento de la estructura orgénica de la entidad permite identificar al personal clave y como se adoptan las decisinaes. Objetivos dela entidad 6. El conocimiento de los objetivos de ia entidad a examinar, sus politicas y estrategias para alcanzarlos, proporciona una informacién importante queestablecela relacién que existe entre las actividades clave de la enti- dad y los estados financieros. Gperaciones 7,Una adecuada comprensién de las operaciones eje- cutadas por la entidad, incluyendo los aspectos de sus principales actividades, nos ayuda a identificar los tipos detransacciones que se reflejardn en los estados financie- ros. Estructura financiera de la entidad 8. Lacomprensién del manejo financierode la entidad y sus flujos de fondos provenientes de sus operacionesLima, jueves 24 de diciembre de 1998, (empresas estatales) o de asignaviones presupuestales (entidades del gobierno central), puede permitir identifi- car aquellos factores clave que afecten, eventualmente, sus operaciones. Esta comprensién, igualmente, puede permtilaidentificacién de condiciones que hacen sureir dudas acerca dela habilidad de la entidad para continuar como negocio en marcha por un lapso razonable de tiempo(aplicable para las empresas estatales). Personal responsable 9. La consideracién de este asunto es un tema impor- tante, dado que permite conocer si la entidad dispone de personal debidamente calificado para llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Si la administracién y el personal es inexperto 0 no entrenado, quizé no pueda efectuar sus funciones adecuadamente, Si estas personas desarrollan actividades de monitoreo de funciones conta- bles, sera probable detectar en los errores significativos 0 concluir que no podremos confiar plenamente controles internos. Politicas contables 10. Es necesario identificar las-politicas contables importantes aplicadas por la entidad y cualquier cambio operado desde el afio anterior. Blcothprender laspoliticas contables significativas del cliente nos ayuda a desarro- lar métodos efectivos de prueba para diversas cuentas. Pueden identificarse el uso de ciertas politicas contables como riesgos especificos de errores, tales como: * précticas contables distintas de aquellas utilizadas en el sector publico; * operaciones complejas por siimaturaleza (valudeién de existencias}: y, * politicas de reconocimiento de ingresos o.éostos Ambiente SIC 11. Comprende el sistema de informacién computari- zada que utiliza la entidad para el procesamiento de informacién y preparacién de los estados financiers, Aspectos generales 12. Se considera la aplicabilidad de otros asuntos que son significativos, tales como litigios pendientes y requi- sitos reglamentarios para la presentacidn de informacion, financiera a entidades publicas. Comprensién de los factores externos 13, Debe efectuarse una adecuada comprensién de los, factores externos importantes que afecten las operacio- nes de la entidad y sus estados financieros. Los asuntos especificos que pueden tener relacion con la auditoria, en el caso de las entidades del gobierno central, pueden ser las modificacionesen su presupuesto autorizado, politicas gubernamentales que tengan un impacto significativo en, Sus actividades, posibilidad de reestructuracién adminis- trativa y otros’ En el caso de empresas estatales, son aplicables aspectos tales como: movimiento de precios importantes, privatizacién, politicas contables especifi- cas por actividad, fuctuaciones de tasas de interés y moneda extranjera y normas de control ambiental, entre otras. DOCUMENTACION DELA COMPRENSION DE LAENTIDAD 14 La comprensién de las operaciones de la entidad puede sintetizarse en el memorandum de planeamiento de la auditoria, al igual que los factores que hayan sido identificados como riesgos especificos. La documentacién de esta actividad debe incluir como minimo, una vision general de los siguientes asuntos: + informacién general sobre la entidad * operaciones estructura financiera * personal oliticas contables * expectativas de la entidad en relacién ala auditoria * otros asuntos COUTTS €1 Peruano Pag. 185 * factores externos + riesgos identificados 15. Los resultados del entendimiento deben reflejarse en una Hoja de Trabajo que sirva de apoyo para la elaboracién del memorandum de planeamiento de la au- ditoria, Esta hoja tiene por objeto documentar nuestro enzendimientodela entidado programaa ser examinado, de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas -NAGAS y normas internacionales de audito- ria -NIAS. 16. La hoje de trabajo para ls comprension de opera: ciones de la entidad se elabora en todos los examenes de auditoria financiera y debe completarse durante a fase de planeamiento. En caso que la entidad cuente con varias dependencias desconcentradas, puede ser conveniente elaborar una hojade trabajoen forma separada paracada una, E] auditor encargado debe preparar la aprobacion del Supervisor. A continuacidn se presenta un modelo de hoja de trabajo para la comprensién de las operaciones de laentidad. HOJA DE TRABAJO PARA LA COMPRENSION DE OPERACIONES ‘DE LAENTIDAD ANO ENTIDAD: ‘TERMINADO: PREPARADO POR: APROBADO POR: FECHA FECHA: SECCION 1: INFORMACIONGENERALDELA ENTIDAD + Ley de creacion y reglamento, estatuto y otras normas regulatorias importantes aplicables, segin los casos » Actividades principales *Ubicacién. a) Oficina prineipadt b) Locales donde realiza actividades: ©) Otros: + Capital social: (aplicable paraempresa 31,12... 31.12. estatales) a) Monto de capital social: b) Valor nominal de accién: c) Numero de acciones suscritas: d) Neimero de acciones pagadas: * Directorio: (aplicable para empresas estatales) a) Numero de miembros: b) Integrantes: + Estructura orgénica de la entidad, * Principales lineas de autoridad en las unidades orgénicas de la entidadPag. 186 €f Peruano (UII Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 ‘Nombre del * Politica de remuneraciones, seleccién de personal, Cargo Funcionario ascensos y entrenamiento del personal: * Calificaciones y competencias del personal clave de laentided * Rotacin del personal clave + Situacign financiera y presupuestaria dela entidad. * Planeamiento 4 Describa los factores claves con los cuales 1a alta : : g direccidn de la entidad mide su éxitoo a faltadeéstos,las | | SECCIONS: POLITICASCONTABLES medidas cualitativas y cuantitativas establecidas para evaluar su desempeiio. + Politicas contables significativas establecidas por la entidad (principiosde contabilidad generalmente acepta- dos y practicas contables). SECCION2: OPERACIONES + Principales hallazgos de auditoria del aio anterior (naturaleza de los ajustes de auditoria significativos efec- + Sector en donde opera: tuados en afios anteriores.) + Naturaleza de susactividades, incluyendosusméto- | SECCION6: EXPECTATIVASDELAENTIDAD dos de operacién: * Sector en el que opera: + Principales servicios o productos: + Resultados financierys y de operacién; tendenciaen el afio en curso y perspectivas para el futuro + Pactores no usuales que afectan a la entidad: + Bxpectativas de la auditoria: $ Modalidades deventa ypoliticas de comercializacién en casa sea aplicable * Otras preocupaciones importantes: + Printipales:tlientes dé la entidadi(en caso sea . SECCION7: OTROSASUNTOS aplicable} Empresa * Litigios vigentes: * Contratos significativos Monto Detalle involucrado de actualizacién + Proveedores principales ‘Empresa Bienes 0 servicios ‘+ Asesores legales y tributarios, segrin los casos + Publicaciones recientes, o notas de prensa sobre las, actividades ejecutadas por le entidad. ESTRUCTURA FINANCIERA. + Punéidn de auditoria interna Adquisiciones importantes contratadas y contratos futuros (Incluyen contratos significativos ¥ montos) SECCION * Deudores principales SECCION 8: FACTORES EXTERNOS Tipo de Garantias Empresa financiamiento otorgadas_ Monto + Indique cualquier astinto que sea importante parala entidad, sneluya la opinién de la Gerencia al respecto (por ejemplo: situacion de la entidad, progresos en tecnologia de informacién, etc.) + Contratos de arrendamiento financiero: i u ay Empresa bancaria * Indiquecuaiquier asunto que sea importante parala i entidad, incluye la opinion de la Gereneia al respecto (por B ejemplo: politicas del gobierno, legislacién importante SECCION4 PERSONAL fluctuaciones estacionales en le asignacién de recursos wuestarios, el clima politico, et + Estructura del personal: presupuestarios, el clima politico, ete). SECCIONS: RIESGOS IDENTIFICADOS DU- Clasificaciin NP Afio: AiO RANTE NUESTRO CONOCI- j Funcionarios MIENTO DE LAENTIDAD: 5 Permanentes ad Contratados SECCION 10: SISTEMA DE INFORMACION ug COMPUTARIZADA - AMBIENTE t Total remuneraciones segtin planillas SIC ‘Affo anterior ‘Afio actual Hardware i Clasificacion eae ne Funcionarios é Software: Permanentes Seguridad ContratadasLima, jueves 24 de diciembre de 1998 ACTUALIZACION Y REVISION DE INFORMA- CION SOBRE COMPRENSION DE LAS OPERA. CIONES DE LAENTIDAD io: Mo: BO: Fina | Festa | Firma | Fecha | Firma | Fecha ENCARGADO [SUPERVISOR (GERENTE SPC ee ee Ee ES at Brestitey 1. Los procedimientos de revisién analitica compren- den ia aplicacién de comparaciones, célculos, indagacio- nes, inspecciones y observaciones, para efectuar el andli- sis y desarrollo de expectativas, respecto a las relaciones entre los datos financieros y de operacion, con el objeto de contrastarlos con los saldos de cuentas oclases de transac- ciones que se hayan registrado, 2. Un procedimiento de revisién analitica comprende tres componentes: » Prediccidn: permite predecir un saldo de cuenta oun indice que involucra datos financieros. * Comparacién: posibilidad de comparar nuestra pre- diccién conel saldode una cuenta del ahoencursoomonto presupuestado * Uso de juicio profesional: en la investifadti 7 conclusién con relacion a las diferencias que se observen. 4, La solider de la evidencia!que se obtenga de Jel aplicacion de procedimientos analiticos;"depende de Is técnica y la informacion de soporte disponible. Losproce- dimientos analiticos pueden ser: + tan complejos como el andlisis de regresin efectua- do con microcomputadora; 0 * tan facil como la revisiéa de cuentas comparativas del balance general y el estado de gestién (o estado de ganancias y pérdidas), con notas explicativas pertinentes, 4, Los procedimientos analiticos preliminares se orien- tan generalmente, hacia el saldodecuentas totalizadasa un alto nivel y en las relaciones entre los saldos de cuentas. No es necesario lograr una comprensién detalla- da de os factores que soportan los importes en los estados financieros, dado que tales procedimientos no pretenden proporcionar seguridad sustantiva. 5. La comparacién de la informacion financiera del periodo a examinar, con la informacién del afio anterior, tiene como propésito identificar las condiciones que po- Grian indiear riesgos especficos de cifras erroneas; tales como: + Relaciones financieras excepcionaies o inesperadas, *Cambios excepcionales o la ausencia de cambios esperados en las relaciones financieras clave 7. Algunos ejemplos sobre saldos o relaciones financie- ras que pueden indicar un riesgo espeeifico son: + Blsaldo dela cuenta ingresos ha aumentadoen forma significative; sin embargo, no se identificé alguna fuente nueva de ingresos, lo que denota ciertas dudas sobre la validez ¥ el registro de operaciones en esta cuenta + E}saldo del rubro cuentas por cobrar ha sufrido un incremente importante; sin émbargo, no se aprecia un aumento en las ventas en forma reciproca, pudiendo derivarse en errores en el registro o valuacién de cuentas, por cobrar, + Existencia de limitaciones fisicas para el almacena- mientode bienes, en relacion con los saidosdeinventarios fisicos * Determinacién de cuentas criticas o significativas. 8. Los procedimientos de revisidn analitica se respal- dan en los papeles de trabajo y en el memorandum de planeamiento, Los riesgos que puedan identficarse, de- ben sustentarse en los citados documentos. Estos proce- dimientos de revisién analitica tienen por objeto docu- mentar nuestro entendimiento de las cuentas de los COTSEEIES €! Peruano Pag. 187 estados financieros que podrian indicar riesgos especifi- cos, asi como determinar la materialidad de cada cuenta. La explicacidn de las principales variaciones debe obte- nerse del contador general o funcionario financiero res- ponsablede cada drea; para locual pueden usarsecuadros estadisticos u otros equivalentes. 9. La revisién analitica de los estados financieros de la entidad o programa, se elabora en todos los trabajos de auditoria financiera ydebe completarseen|a fase deplanea~ mients Tales procedimientos permiten identificar posibles reas criticas 0 significativas. B] auditor encargado es el responsable de preparar y ejecutar los procedimientos de revision analitica yel supervisor, de revisarlos y aprobarios. Acontinuacién se Justra un ejemplo del trabajo de revision analitica aplicado al balance general y estado de gestiin de una entidad publica, decuyo resultado se elabora la corres- pondiente hoja de explicacién de variaciones. Ejemplo sobre revisién analtica BALANCE GENERAL AL 1 DE DICIEMBRE DE.....Y (expresado en nuevos soles) Fjrsiios aviiento Nombre dels Cuenta Tamenios | dismiouebn | fo ‘al \ (ajay Bancos zraso | 15350 | 35 ‘Gueras por Cobre —| 42500 | wm Extent pany | 46275 | 40 Toa Actvo Corrente ‘aa2s0 asia Patinang eruees. aquaria y equipo 305350 | seas270 | 4227 nes: Oapycacionacuruiada (a7) | 0750 | ats (as cue do cto —~ | +1230 | wa 2a Tot Aewo a0 (Cueias por pagar 17300 | tiger | -tous7e | 2 Prov para Benatios sazsoo | rao | +3600 | se sociales ts5,000 | 230,878 Pannen 250850 | 250.650 -|- Hasioona Nacioral az | — | sezoz7s | wa Hacienda Nacoral ieonal «| 8L06 | asso) | sa7ace | 457 Resutados acum Lt29)| 67100 Tow Pasay Pakimorio | Liosam |) saz 978 Ejemplo soljfe revision analitica ESTADO DE GESTION AL 31 DE DICIEMBRE DB LOS BJERCICIOS (expresado en nuevos soles) Erciios Movimiente Nombre de la Cuenta = “mento g tsmioucdn | (e)-) ‘ntesar Ingescewtaos rose | esas | dare | one Transteerces coenesecbicas| 725528 | szezse | «3anoes | 72 Toil ngresos as.108 | 4,950, aos v Cosios Gasios acminsratves sossso | sare | 0732 | 36 CGastas de Personal aszano | 111512 | y1e537e | +131 Pronsines del eerio zooais | spsesy | i2eeis | 10 Total gasiosy casos sozms | SuLaH0 estado Operational (o55t7 | (77030 Ingeses exvaorinaos 21.600 =| s2tg00 | na Gastas exrorsinanos (08.265) =) 18255 | na mel aso} 2am) tas | a Total ors ingress y gastos sos} 2000 Fesulado dl eerien wrsoa | 5.000 Explicacién de las principales variaciones en el Balance General y Estado de Gestion al 81 de Diciembre de .. Existencias Este rubro ha tenido una disminucién del orden del 40% . Ello se debe a la mayor utilizacién de materiales dePag. 188 limpieza y materiales de laboratorio y medicinas, como consecuencia de la implementacidn del programa de Sa- Tad local para los trabajadores de Ja entida Inmuebles, Maquinaria y Equipo. El saldo de esta cuenta tuvo un increments de 227%. Estoesexplicable por las adquisiciones efectuadasduran- te el afo para instalar un computador centra! de gama media (AS-400) y 80 ordenadores (microcomputadoras) que formardn |a red local en la entidad. Depreciacién Acumulada Esta cuenta se incrementé en 85%. La entidad utiliza el método de linea recta para calcular la depreciacién y los Porgentajes establecidos por ef sistema de, contadilidad publica. Como la adquisicion de activo fijo efectuada en el Period... &s significativa, puede ser que no haya sido tegistrada la depreciacién del aro por los equipos de compute. ‘Transferencias corrientes recibidas Esta cuenta representa las transferencias corrientes recibidas via Tesoro Publico. En el periode ha tenido un incremento del 72% debido, entre otras, razones, a la aprobaciin de créditos suplémentarios para ampliar los servicios que brinda la entidad. Gastos administrativos Esterubrotuvo un aumentodel56%ben el peniodo. Btlo se debe los mayores gastos meutridos,en viaticos y gastos de viaje del personal de monitoreo de actividades de campo yel alguiler de nuevos locales par@ el funciona- miento de programas establecidos por ley. Gastos de Personal Esta cuenta muestra un incremento de 182% origina, do porelreclutamiento de personal profesional y adminis- trativo para cubrir las plazas vacantes*n fos programas de reciente creacién. ater ket) pers ove Interno 1, Bl auditor para planear su examen concorde con Jas normas de auditoria, requiere obtener suficienté entendimiento de los elementos que conforman la estruc- tura de control interno, incluso la manera en que estan disetiadas las politicas y procedimientos de controly si han sido puestos en operatidn. Esta comprensién se obtiene a través del conocimiento previo de la entidad, mediante entrevistas en las que puede examinarse documentos, registros e informes y observar algunas actividades, 2, B) auditor debe informarse acerca de la efectividad de los controles internos, a fin de: + formarse una opinién sobre las aseveraciones de ia administracién, acerca de la efectividad de los controles internos al término del periodo auditado; y, * evaluar el riesgo de control y la efectividad de los controles de cumplimiento duranteel periodo a examinar. 3. Se denomina estructura de control intemno al conjun-~ to de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccién de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto aque estsin logréndo- se los objetivos del control interno. 81 control interno diseurre por cinco elementos, los que se integran en el proceso de gestién y operan en distintos niveles de efecti- vidad y effciencia. Tales elementos son los siguientes: + Ambiente de Contra) + Sistema de Contabilidad Procedimientos de control gy’ Ambuente SIC (sistema deinformacisneomputariza- a) * Funcion de auditoria interna __ 4-Elambiente de control se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas de las personas con respecto al control de sus actividades. El €1 Pecuany ETT Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 ‘ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen ios objetavosyy estiman los riesgos. Igualmente, tiene relacion con el comportamiento de los sistemas de informacidn y cop Jas actividades de monitoreo. 5. El tipo de informacign aobtenerse sobre el ambiente de control, generalmente es igual encualquieradelogdos enfoques antes mencionadios. No obstante,elalcancede!a informacién es variable, de acuerdo al tamafio y comple. jidad de las operaciones de la entidad a examinarse. El auditor debe documentar su entendimiento del ambiente de control, mediante el uso de la hoja de trabajo corres- pondiente. Los puntos que comprende son los siguientes: + Filosofia de administracisn y estilo operativo, + Estructura orgénica de la eritidad, + Asignacién de lineas de autoridad y responsabilidad, + Politicas de personal, + Influencias externas en la entidad; y, | __ *Métodos de control sobre el cumplimiento de leyes y | reglamentos * Métodos de control de monitoreo y seguimiento. 6. La evaluacién del ambiente de contro! implica la consideracion de cada uno de los elementos antes referi- dosen forma individual y, después considerar el ambiente de control en forma conjunta. E] ambiente de control se evalia como: Fuerte, Adecuado y Débil. Cuando ei resui- tadode Ja evaluacién sea fuerte 0 adecuado, es apropiado planear un enfoque de confianza; sin embargo, cuando la evaluacién considera que es débil el ambiente de control, debe planearse un enfoque sustantivo. Abin Convo] simula y soporte un entoque de contana | soporaun entonue d contianza ‘suggere un enloque sustanivo parala mayoria de 7. Lahojade trabajo parelaevaluaciéa delambientede control tiene el propésito de documentar el entendimiento y, {a evaiuaciin det indicado ambiente en Ja entidad 0 ‘piograma, de acuerdo con las normas de auditorias gene- ralmente aceptadas. La informacién descriptiva que se obtenga puede proveer una base para evaluaciones preli- munares de riesgo de control moderadio o bajo can respecto a clertos objetivos de auditoria. También puede identificar ‘condiciones sobre las que se debe informar 0 comentarios ‘potencialespéra la identificacion de hallazgos de auditoria, 8 La hoja de trabajo del ambiente de control se compléta para todos os trabajos de auditoriaen los que se requiere expresar una gpinidn o abstencién de opinién sobre los estados financieros y debe completarse durante 1a fase de planeamiento, Ex los casos en que la entidad tenga diversas ofitinas puede ser apropiado prepararuna Hoja de Trabajo par separado pare cade una, ‘8 Bl auditor encargado debe preparar la Hoja de ‘Trabajo del ambiente de Control, el supervisor encargado del trabajo debe anrobarla antes de completar el planea- miento. Para comipletar la Hoja de Trabajo del ambiente decontrol, primeramente se documentaelentendimiento de cada uno de fo siguientes aspectos de! embiente de control * A: Filosofia administrativa y estilo operativo. ¢ B: Estructura organizacional. * C: Métodos para asignar autoridad y responsabili- dad. D: Politicas de personal. + By Influencias externas a la entidad. + F, Métodosde contrel sobre el cumplimiento deleyes yregiamentos, * G: Métodos de control para el monitoreo y segui- miento de las operaciones. 10. Debertusarse las hojas provistas paradocumentat elentendimiento yevaluacién de cada unode los aspectos del ambiente de cantrol. No obstante, cuanda sea necesa- tio, debe hacerse referencia a otros papelesde trabajo que incluyan informacidn mds detallada y respalden la con- shusion. Por ejemplo, puede ser apropiado, al docummentar el entendimiento de la flosofia y estilo gerencial, bacer referencia al archivo permanente donde se encuentra documentacin preparada por algun integrante del equi-Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 po de trabajo con informacién pertinente recopilada en reuniones con la alta gerencia 11. Después de documentar el entendimiento de los aspectos individuales del ambiente de control se debe documentar la conclusién sobre si cada aspecto contribu- ye a un ambiente global de control «fuerte», adecuado 0 sdébil». Al hacer esta evaluacién, se debe considerar la solidez de las politicas y procedimientos. Es posible que cierto aspecto del ambiente de control de la entidad parezca favorable y en realidad no lo sea. 12. Considere los aspectos individuales del ambiente de contral y documente la evaluacién general como fuerte, satisfactorio 0 débil. La evaluacion debe hacerse en el con- texto de la entidad en conjunto, considerando que todos los aspectos no tienen la misma importancia, Si se Lega a la conclusién que la filosofia y estilo gerencial de la entidad es Gébil, lo mas probable es que la efectividad del ambiente global de control también sea débil. Cuando el ambiente de control general se evaliia como fuerte o adecuado, general- mentees apropiadoque se planifique un enfoquede confian- za, Cuando el ambiente de control se evalia como débil, usualmente se debe planificar un enfoque sustantivo. A continuacién se presenta una ilustracidn Sobre el modelo de hoja de trabajo para evaluar el ambiente de contro). Hoja de Trabajo de Ambjente de Control Entidad Fecha: Eneargado: Fecha: Preparado: _Iniciales:_| Supervisor: __Fecha Este papel de trabajo documenta el entendimiento y evaluacién del ambiente de control. Debe completarse para todos los trabajos de auditoria y guardarse en-el Archivo General. Como ayuda para'la evaluacion del ambiente de control, en el anexo adjunto se ineluyen diversos factores a considerar EVALUACION GENERAL Con el propésito de obtener un entendimiento dela estructura de control interno, debe evaluarse los siguien- tes aspectos de ambiente de control A. Filosofia administrativa yestilo en las operaciones, B. Estructura orgénica de la entidad C.Métodos para asignar autoridad y responsabilidad D. Politicas de personal. E. Cumplimiento con leyes y reglamentos Enbase ala consieracion de cada una de os aspectos anierores, a ‘evaluacion general del ambienie de contol es: Fuone Adeouado | Debi Documente las bases de la evaluacién general del ambiente de control. Indjque las principales politicas y procedimientos de control que podrian ayudar a respaldar un enfoque de confianza, Precise el efecto sobre el enfoque de auditoria de cualquier aspecto débil del ambiente de control. Describa las condiciones que se deban informar uotras recomendaciones para mejorar el contre interno. A:FILOSOFIA ADMINISTRATIVAY ESTILODE LAS OPERACIONES Considere los siguientes aspectos conjuntamente con la orientacién que se encuentra en el anexo adjunto la filosofia administrativa y estilo en las operaciones. + Integridad y el estilo en las operaciones. + Valores éticos en la entidad COTS €1 Peruano + Funcién de supervision gerencial. Pag. 189 En base ala consideracon de ‘gantery, a evaluacion dela ‘iosoie administaivas es: won [seus B: ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD Considere los siguientes aspectos conjuntamente con la orientacién que se encuentra en el anexo adjunto al evaluar la estructura organizacional de la entidad. * Caracteristicas de la estructura orgénica + Naturaleza de las unidades orgdnicas. + Divisién apropiada de tareas. * Limites de autoridad. + Separacién de tareas incompatibies. Enbasea la consideracion de to anterior, la evalvacion de la estructura oganizacional es: Fuente _| Adeouaco) Debi C: METODOS PARA ASIGNAR AUTORIDAD ¥ RESPONSABILIDAD Considere los siguientes aspectos conjuntamente con Ja orientacién que se encuentra en el anexo adjunto al evaluar el drea’ + Descripcisn de funciones. Asignacién de lineas de autoridad y responsabilidad + Politicas de cumplimiento. te | poeouado Debi D: POLITICAS DE PERSONAL Considere los aspectos siguientes conjuntamentecon ia orientacién que se encuentra en el anexo al evaluar el efecto de los asuintos relacionados con el personal: iibase ala consideracion de cada uno dos aspecis antenores,y ia ‘evaluacn de ins mélodos para asi nat autora responsabiidad es: | Fu + Politidas de la administracisn. + Practicas dé reclutamiento y capacitacién, + Practicas de evaluacion de personal. + Politcas de superygion, + Reglamentos intertos de personal + Estabilidad del personal Envase ala Gonsideracion de to anterior, la evaluacion de las paollicas de petsonal es Fuerte Adocuad Bei E; CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES ¥ REGLA- MENTOS Considere los aspectos siguientes conjuritamente con Ja orientacion que se encuentra en el anexo adjunto al evaluar el efecto de los asuntos relacionados ¢on el cum. plimiento de leyes y reglamentos: + El conocimiento de las leyes y reglamentos aplicables. + Eldiseriodecontroles para asegurar su cumplimiento. + El monitoreo para comprobar la operatividad de los anterior, fe evaluacion del cum. controies. pimiento de ieyesyregaenios es: Fuerte | Adccuado| Debi A: ORIENTACIONES PARA LA COMPRENSION ‘DEL AMBIENTE DE CONTROL DE OPERACIONES Este anexobrinda orientacionescomplementarias para evar a cabo la comprensién del ambiente de control interna, en relacién a los siguientes factores: A. Filosofia administrativa y estilo de operaciones. B. Estructura orgénica C. Métodos para asignar autoridad y responsabilidad. D. Administracidn de personal E. Cumplimiento de leyes y regiementos. Enbaseala consderacién de bo{ Pag. 190 Deseripcién del factor €! Peruano CITED Un ambiente de control fuerte se caracteriza por: Lima, jueves 24:de diciembre de 1998 Un ambiente de control dlébil se caracteriza por: Filosofia administrativa y Estilo de Operaciones * Organismos Sectoriales y de Tegulaciia gubernamental La administracion esta dispuesta a revelar informacion detaliada a quien lo solicita La administracién es reservada y por lo general se muestra renuente a revelar informacién, | ‘+ Leyes y reglamentos + Enfoque de los informes financieros Existe interés en cumplir con las leyes y regulaciones aplicables. Bl enfoque es conservador y denota interés con respecto a informes precisos y oportunos. La gerencia muestra una actitud definida sobre el incuraplimiento de normas. El enfoque de la gerencia es agresivo. Los informes financieros tienen baja prioridad 0 ninguna. + Bnfasis en alcangar las metas del presupuesto, metas finan- | cieras y de operaciones. Los resultados se monitorean acti- vamente y se realiza un seguimento de ellos. Se toman medidas correc- tivas sepin sea necesario. TLa gerencia no acepta resultados que no sean los planeados Integridad y Valores Eticos * Précticas aceptables de gerencia. | Descripaida Wel Factor Existen politicas definidas con res- pecto a la comision de actos ilegales. No existen politicas qué refuercen — | los valores éticos 0 estan deficien temente definidas. * Cédigo de condueta Bxisten politicas definidas que nigen las relaciones con proveedores, orga- nismos reguladores, y el puiblico en general No existen politicas o han sido defi- nidas en forma deficiente © Conflicto de intereses B: ESTRUCTURA. ORGANICA Existen politicas definidas con res. pecto a conflictos potenciales de intereses No existen politicas o han sido de- ficientemente definidas. Deseripeién del factor * Complejidad de fa estructura de la organizacién, + Organigrama La gomplejidad de la estructura co- rresponde a la organizacién. Las feas de autoridad estan bien defini- das y la documentacign esta al dia Existe documentation jestd al dia Ta estructura organica es confuse o inuecesariamente compleja para el tamafo y las actividades de la entidad. No existe documentacién o es ina~ decuada. + Tamaiio del grupo gerencial * Estabilidad del grupo gerencial, especialmente funcionarios de contabilidad y sistemas. * Delegacion de autoridad y asig- nacidn de responsabilidad con respecto a decisiones de opera- ciones y financieras. © Limites de autoridad Bl tamano corresponde a fa comple- jjidad de la organizacién y su creci- [miento x La rotacioa es minima La delegacion de autoridad y atig- nacién de responsabilidad estén bien definidas. Se toma en cuenta, los resultados individualmente: Los limites de autoridad estan bien definidos por escrito y.se han co. municado apropiadamente. E] tamafio no es apropiado, Ta rotacién es alta. Las decisiones las contvola un indivi- dud'o un pequeiio grupo. Las funcio- nes y responsabilidades de la geren- cia'ho estan claras. Las politicas y procedimientos son informales o estan mal comunicadas. C: METODOS PARA ASIGNAR AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Descripeién del factor * Comunicaciones formales * Deseripcién de funciones Se utiliza métodos formales para comunicar las politicas y procedi: mientos de la entidad. Las responsabilidades estan defi. pidas con precisién, por escrito, ¥ se han comunicado debidamente. Las politicas, si existen, se encuen- | tran en manuales y documentos en desuso La comunicacion de responsabilida- des es ineficiente * Politicas de cumplimiento Se corrige a los empleados que come- ten infracsién a una politica. Las co- municaciones y medidas de Ja geren- cia son consistentes con las politicas Las infracciones, aunque oficialment no se aprueban, se toleran. Las medi das de la gerentia no son consistentes con las politicas vigentes + Comunicaciones informales ‘Se mantiene informados a los em- pleados sobre asuntos importantes y ellos pueden comunicar sus proble- mas a individuos con autoridad. Existe una coordinacién efectiva de funciones dentro de la organizacién, 1a mayor parte dé la informacion se se recibe por via no oficial.Lima, jueves 24 de diciembre de 1998, CHUTES C1 Peruano D: ADMINISTRACION DE PERSONAL Pag. 191 Descripeién del factor * Seleccién del personal Existe un proceso formal de contrata- cidn, La oficina de personal se ocupa de identificar empleados potenciales. ‘No existe un proceso formal de con- tratacien. + Entrenamiento Los programas de entrenamiento Dractico y otros tienen objetivos defi- nidos y son efectivos e importantes. ‘Los programas de entrenamiento son| inefectivos o carecen de prioridad + Politicas de supervision ‘Supervision adecuada del personal Se dispone de un mecanismo regular para solucionar problemas. ‘No existe una supervision regular 0 resulta inefectiva. + Evaluacién del personal ‘Existe un proceso organizado de eva- Tuacién, El proceso de evaluacion es secunda- rio e inconsistente; el desemperio | real carece de importancia. | * Métodos de recompensas para el personal. Existe un proceso formal de recom. pensas. Su relacién con el proceso de evaluacién de desempeno se define se comunica Los ajustes por recompensas son se | cundarios e inconsistentes i * Asignacion de personal en funciones criticas ‘Se asigna el personal adecuado a las funciones eriticas de manera que el esfuerzo trabajo sea razonable y ceptable. La asignacién del personal es inade- cuada y existe periodos de exceso de trabajo. * Rotacion Niveles inisimos de rotacién E: CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGLAMENTOS, ‘Altos niveles de rotacion. Descripeién del factor * Conocimiento de leyes |__reglamento, Las normas son Gomunieadas formal- mente. ‘Las normas son comunicadas verbal- mente 0 no se comunica I+ Disenio de controles La adminigivacion disena contréles y Jos comuniga a las dreas interesadas. ‘No existen controles o han sido dise- | fiados inadecuadamente i + Monitores Se vorrigén las infracciones cometidas, Las medidas de la gerencia son con- sistentes eon las leyes y politieas in- No se monitorea el cumplimiente de leyes y reglamentos. ternos. 140 Sistema de contabilidad y procedimientos peers 1. El sistema contable consiste en los métodos y regis- tros establecidos para identificar, reunir, analizar, clast ficar, registrar e informar las transacciones de una enti- dad, asi como mantener el registro del activo y su pasivo que le son relativos. El auditor debe obtener un entendi- miento del sistema contable de la entidad (incluyendo métodos y registros) para procesar y elaborar informa- cidn financiera. 2, Los procedimientos de control son aquellas politicas que se adicionan al ambiente de control y sistema conta- ble, establecidas por la administracion para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los objetivos especi- ficos de la entidad. Generalmente, se consideran como procedimientos basicos, los siguientes: deg! *POPinda autorizacion de operaciones y activida- es * segregacién de funciones, que asignen a diferentes empleados las responsabilidades de autorizar las opera- ciones, registrarlas y salvaguardar activos ** disetio y uso de documentos y registros apropiados, + dispositivs de seguridad apropiados en cuanto al acceso y utilizacién de activos y registros. 3. Los principales controles necesarios en una audito: ria de estados financieros para establecer ymaniener una estructura de control interno que provea seguridad razo- nable de que los objetivos estén siendo alcanzados, se indican a continuacion: Controtes de proteccion: _protegen los activos contra pérdida de ad- uisicén no autorizada, uso 0 dsposicion indebida Controles de presupvesto: asegurdin la ejecucién de transacciones de ‘acuerdo con la leislacion presupvestal Los conivoles se orientan a cada resticcién sefevante de presupuesto Controles de cumpimienigl aseguran el camplimiento de las leyes y regulaciones qué podrian tener un etecto sirecto yittaletial sobre los estados finan- cieros. 6s controles a aplcarse deben relerrse a cada dispositive legal igiicat- wo. Contoles de informaciéntinanciera: "registran aprbpladament, procesan y re- sumer} las transacciones para permit la preparacion de estados financieros conte bes y mantener ta fesponsabildad por los actvos. La prueba de contoles debe orien: tarse ala aseveracion signicativa en cada Ciclo importante aplicacion contable. 4 El alcance de Ja informacién obtenida sobre el sistema de contabilidad y los procedimientos de control es, generalmente, mayor con respectoa aquellas dreas de auditoria en la que se planea un enfoque deconfianza. Las normas de auditoria establecen que se leven a cabo procedimientos para lograr un entendimiento del sistema de contabilidad, con respecto a los flujos de informacién y cuentas significativas, sin perjuicio de que se planee un enfoque de confianza o sustantivo. Para tal efecto, el auditor debe utilizar la hoja de trabajo para la evaluacién de! sistema de contabilidad. 5. El entendimiento del sistema de contabilidad y los procedimientos de control, generalmente, debe documen- tarse mediante la utilizacién de narrativas, cuestionarios de control interno o flujogramas u otros medios apropia- dos, de acuerdo al criverio del auditor. 6. Las debilidades en los procedimientos de control pueden existir, entre otras, por las razones siguientesPag. 192 + Noexisten procedimientos de control adecuados y se detectan cuandose evaliia la informacion sobre {a estruc- tura de control interno, * Bldiseiio de procedimientos de control es insuficien- te o inapropiado para lograr los objetivos de control: se detectan cuando se evaltia la informacién sobre la estruc- tura de control interno. * Aunque estan bien disefiados, los procedimientos de control no se llevan a cabo con efpctividad: se detectan cuando se prueba su operatividad. 7. A través de la hoja de trabajo correspondiente, le misma que tiene com propésito documentar nuestra comprensiGn para la evaluacién del sistema de contabili- dad, de acuerdo con las normas de auditoria generalmen- te aceptadas. La hoja de trabajo para evaluacién del sistema de contabilidad debe elaborarse para todos los trabajos de auditoria y completarse durante la fase de planeammiento. Bl resumen de la evaluacién debe mencio- narseen el memoréndum de pleneamienta, considerando Jos aspectos evaluados del sistema de contabilidad como fuerte, adecuado o débil 8. E) auditor encargado debe preparar la hoja de trabajo sobre laevaiuacion del sistema de contabilidad. E supervisor debe revisany aprobar esta hoja. A continua- cidn se muestra el modelo dle In hoja de trabajo para la evaluacion del sistema de contabilidad. HOJA DE TRABAJO PARA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD — Bntidad: ‘Fecha Encargado: "(Fecha Elaborado si por: Iniciales: _ Superior: Fecha’ LLaadecuada compreiision del sistema de ontabilidad, incluyendo los métodos y registras para procesar y elabd- rar informacidn financiera, constituye uh requerimiente especifico, independiente de que se planee un enfogue de confianza 0 sustantivo. Los aspectos que corresponde al sistema de contabilidad éon los siguientes: + Inicio y clases de transacciones. + Registros contables, documentacién sustenratoria, las computadoras, medios de almacenamiento de docu- mentos y cuentas involucradas; y, * Procesamiento contable, desde el registro inicial de las transacciones hasta e) mayor general. + Proceso de informacién para la preparacién de esta- dos financieros, incluyendo las estimaciones y revelacio- nes contables importantes, El entendimiento del sistema de contabilidad puede documentarse mediante una combinacin de narrativas, flujogramas y otros medios que considere apropiado el auditor encargado. DESCRIPCION DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD ORGANIZACION Describa en forma breve la organizacién de la funcién de contabilidad, incluyendo los nombres del personal clave. Comente su estructura organics y como se promue- ve el control, EQUIPOS Elabore una relacién de los equipos que utiliza el Area Contable y que son significativas para el procesa- miento de la informacidn financiera. Esta informacion debe cruzarse con la hoja de trabajo de evaluacién del ambiente SIC. Az INICIO Y CLASES DE TRANSACCIONES, €i Pecuano (LITT Lima, jueves 24:de diciembre de 1998 * Plan de cuentas general de la entidad y dindsica de fas principales cuentas. * Sisternas de cuentas que alimentan al mayor general. + Transacciones significativas para los estados finan- cieros. * ‘Transacciones rutinarias y no usuales . * Ciclos de operaciones importantes EVALUACION GENERAL Fuerte [Adecuado] Debil |. B:REGISTROS CONTABLES, DOCUMENTACION SUSTENTATORIA ¥ CUENTAS ESPECIFICAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Considere los aspectos que sea necesario identificar para su conocimiento, * Libros principales (Diario, Mayor General, Inventa- rios y Balances). “+ Libros auxiliares y otros. + Documentacién sustentatoria de ingresos, gastos y otros, * Principales cuentas involucradas en el proceso de transacciones. + Registro de asignaciones en cuentas propuestas. EVALUACION GENERAL Fuerte [Adecuado| Débil So C: PROCESAMIENTO CONTABLE DE. TRANSACCIONES ¥ UTILIZACION DE COMPUTADORAS PARA PROCESAR LOS Considere los aspectos que sean necesarios identificar para conocer el procesamiento contable de las transaccio- | pass, Cruce esta informacisn con la hojade trabajo para la fevaluacién del ambiente SIC, si es necesario, amplie los comentarios. + Principales programas utilitarios * Sistemas de aplicaciones contables significativas. EVALUAGIONGENERAL [Fuerte JAdecuadal Débir D: PROCESO UTILIZADO PARA LA PREPARACION DE LOS ESTADOS. FINANCIEROS ¥ TIPOS DE INFORMACION FINANCIERA EMITIDA Considere los aspectos siguientes para conocer el proceso utilizado para la formulacién de estados finan- cieros. * Procedimientos de corte para el cierre de operacio- nes (Ej, mensual, trimestral, anual. ‘+ Estimaciones contables significativas. + Principales informnes financieros para la gerencia. 4) Pimapalesleyes yregulaciones apicablesalaeat- da EVALUACION GENERAL Considere los aspectos siguientes para conocer el inicio y clases de transacciones en la entidad a rT Debit : | |Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 1. Seentiende que un ambiente SIC existe, cuando en el procesamiento de la informacion financiera de la enti- dad, interviene un computador, cualquiera que sea sus especificaciones técnicas. Al planear las éreas de la audi- torfa en que podria afectar el ambiente SIC de ls entidad, elauditor debe considerar la importancia y complejidad de sus actividades y la disponibilidad de datas para ser consideradaen el examen. Por lo general, la comprensién delambiente SIC involucra asuntos tales como: significa- cién y complejidad del procesamiento por computador para cada una de las aplicaciones contables iraportantes, laestructura orgénica del ambiente yladisponibilidad de datos, en cuanto a documentos fuente y archivos de compute. 2. Cuando la entidad utiliza computadoras para el proceso contable y prepara informacion financiera signi- ficativa en la entidad o a través de una organizacion de servicios, el auditor debe utilizar la hoja de trabajo sobre evaluacién del ambiente SIC, 3. Sin perjuicio del enfoque que se adopte sobre’ el control interno (de confianza 0 sustantivo)siexiste infor- macién significativa para la auditoria que sea procesada por computadoras, se debe obtener un entendimiento del ambiente SIC y los controles generales. La hojadetrabajo de controles generales del ambiente SIC es util para * Proporcionar informaeién sobre Ja organizacién, el equipo, los programas del sistema y programas de aplica- cidn relevantes en el procesamiento de informacidn signi ficativa para la auditeria * Obtener un entendimiento dé Ios ténttoles génera- leg del ambiente SIC e informacion deseriptiva acerea de ellos. Documentar jas pruebas sobre la efectividad del diseno y la operacién de los procedimientos de control generalde SIC pertinentes a aquellos objetivos de audito- Fia sobre los que la evaluacién preliminar de riesgo de control es moderado 0 bajo. * Para documentar la evaluacién con respecto a si las controles generales del ambiente SIC respaldan la eva- luacién preliminar de riesgo de control con respecto a aquellos objetivos de auditor‘a sobre los que se tiene la intencién de dar confianza al control interno 4. La hoja de trabajo de controles generales del am- biente SIC se empiea en todas tas auditeriasen las cuales se usan computadoras para procesar informacién signifi- cativa para el examen, tanto dentro de la empresa como a través de un centro de servicio externo. 5. Normalmente el entendimiento y ‘a informacién descriptiva acerca del ambiente SIC y de los controles generales se obtienen por medio de una combinacién de indagacién, observacién e inspeccién limitada de docu- mentos. Dichos procedimientos tambitn pueden proveer evidencia de auditoria sobre la efectividad del disefio y la operacién de los procedimientos pertinentes de control y servir como pruebas de control. Estas pruebas, conjunta: ‘mente con las observaciones pueden documentarseen la Hoja de Trabajo 0 mediante otro método que el equipo de trabajo estime apropiado. La inclusién de un especialisia ‘SiC enelequipo de trabajo es beneficiosa para obtener un entendimiento y para evaluar laefectividad de los proce- dimientos de control, asi como por asistir, si fuese necesa- rig, en el logro de los objetivos de auditoria. 6. La evaluacién general de la efectividad de los con- troles generales del ambiente SIC se documenta en ia hoja de trabajo pertinente. En caso que este formulario se utilice con el solo propdésito de obtener y documentar el entendimiente de los controles generales no se considera necesario que se complete el rubroLvaluaciin General. A continuacién se presenta el modelo de la hoja de trabajo para llevar a cabo la comprensién del ambiente SIC. Hoja de Trabajo Evaluacion del ambiente SIC Preparado por: _Iniciales:___ Fecha Encargado: Fecha: Superior: _ Fecha CCE €1 Pertsano Pag. 193 CONTROLES GENERALES DEL SISTEMA DE INFORMACION COMPUTARIZADA AMBIENTE SIC Independiente del enfoque a los controles internos (de confiabilidad o sustantivo),sise usan computadoraspara procesar informacion significativa para la auditoria, se debe obtener y documentar el entendimiento de la insta- lacién y de los controles generales del ambiente SIC. Cuando se planea un enfoque de contabilidad, se debe probar y evaluar si los controles generales respaldan la evaluacion preliminar de riesgo de control relacionado con los objetivos de auditoria especificos. Los sistemas de la mayoria de las entidades dependen del sistema de informacién computarizado. Una vez que se han desarrollado e instalado aplicaciones de computa- dora de un diseiio apropiado, puede confiarse en ellas para procesar los datos consistentemente y con exactitud a no ser que se modifiquen. La mayoria de las entidades confian en dicha consistencia y exactitud del provesa- miento de las computadoras y éstablecen controles para prevenir las modificaciones no autorizadas a los progra- ‘mas y archivos de datos. Tales controles son los controles generales, controles de acceso, de desarrolio de sistemas y de cambios en programas. Hstas categorias aplican a todos los sistemnas: computadores principales (mainfra- mes), minicomputadoras y a ambientes de computacion de usuario o usuario final. Al evaluar los controles generales el primer paso es comprender las perspectivas de la entidad con respecto a os controles de acceso, de desarrollo de sistemas y de modificaciones a programas (o sea, cud) es su propia, evaluacion de la electividad y las razones que respaldan tal evaluacién). Existen diversas maneras de diseaar controles generales con efectividad. La inclusién de espe- cialistasenel ambiente SICen el equipodetrabajoresulta conveniente para evaluar los procedimientos generales de control Controles de acceso Ba anexo se presentati os objetivos de los controles de actesoy ejemplasde procedimientos de control que serian Apropiedos, Una entidad puede utilizar otros procedi: mientos dé control en lugar de los procedimientos especi- ficos de control enumerados, 9 en adicidn a ellos, para lograr 6s objetivos. Por ejemplo, en una entidad mas pequeiia, los controleside acceso tisico:y de supervisin pueden resultar eficaeg} para limitar el acceso al equipo exclusivamente a aquellos individuos que tengan una necesidad legitima y que no desemiperien funciones in- compatibles Controles de desarrollo de sistemas y¢ambios a programas Los controles eficaces de actéso generalmente consti- tuyen una condicién previa para la existencia de controles sficaces de desarrollo de sistemas y cambio$ a programas y normaimente se consideran primero. Bstoes debida a ‘que los controles de acceso son necesarios paragarantizar que + Todos los cambios a programas éstén sujetos a controles de cambio a programas; + Los nuevos programas se pongan en funcionainiento solamente después de haber sido sometidos a loscontroles de desarrollo de sistemas; y + Los programas que estén obsoletos se eliminen. Los controles de desarrollo de sistemas y modificacio- nes a programas se disehan para garantizar que los programas nuevos y modificados se autoricen, se disefien, se prueben en cuanto a consistencia y exactitud de proce. samiento de acuerdo a las especificaciones de diseiio (o ‘sea, que funcionen segiis se ha pianeada), y se documen- ten apropiadamente y de acuerdo a las normas estableci- das. Los programas nuevoso los cambios a los programas pueden desarrollarse internamenteoadquirirse. La efec- lividad de un nuevo programao deuno modificadodepen- de de si los controles programados funcionan de una manera confiable y si captan e informan sobre todos los errores. Los objetivos de control son los mismos para programas nuevos omodificados que se desarrollen inter-Pag. 194 namente 0 que se adquieran, ao obstante, los procedi- mientos especificos de control pueden diferir B) desarrollo de programas generalmente requiere cinco pasos. Dependiendo de las circunstancias, el segun- do pase yel tercero pueden no ser aplicados sel programa lo requiere. Los pasos son: + Definicisn de los objetivos: jisefio del programa; + Desarrojio del sistema; + Pruebas de aceptacién del sistema; y * Documentacién del sistema. Hoja de Trabajo de Controles Generales en el Ambiente SIC Entidad: Fecha: Eneargado Fecha: Preparado por: Iniciales: Superior: Fecha: Esta hoja de Trabajo complements la informacién del apéndice 4 sobfé évaluacion del ambiente de contro! cuando se dsan computadoras para procesar informacién significativa para la auditoria. Cutado se ha planeadéun enfoque de confianza esta hojade trabajo se utiliza paradocumentar las pruebas de control generales en e! SIG y la evaluacién general de la efectivadad de los controles, DESCRIPCION DE LAINSTALACION DEL AMBIENTE SIC Organizacién Deseriba brevemente la organizacién de la funcién 0 departamento de procesamiento de sistemas ¢ inciuya los nombres del personal clave, Comente sobre su estructura ¥ como esta organizado el control Equipos Liste los equipos que utiliza la entidad.y que son Significativos para el procesamiento de la-informacion financiera. Por ejemplo: la unidad central de proceso, unidadesdeaimacenamientodediscooginta, impresaras, termineles, médem, ets, Indique paracada ungelnombte | del fabricante, modelo, ubicacién fisica, cantidad y fecha de puesta en servicio Programas Liste los principales programas de sistemas utilitarios que usa la entidad. Por ejemplo: indique el nombre y Versién del sistema operativo; los programas de contral de acceso; Ia base de datos; programas utilitarios de mayor ‘so; programas de muditoria; programas para laadminis- tracidn de discos, cintas y bibliotecas; lenguajede progra- macion, ete. Aplicaciones Contables Describa brevemente los sistetnas de aplicaciones con: tables significativos que dependen del sistema de snforma- cion computarizada. Por ejemplo: el sistema de ventas, facturacin y cobranzas.Indique para cada unolo siguiente ‘+ Nombre de la aplicacién + Entrada de datos o fuera de Kinea * Procesamiento interactivo, por lote o combinado + Nombre del programa de control de acceso que lo protege, si aplica + Flujos de informacion y/o cuentas significativas afectadas CONTROLES GENERALES DE SIC Objetivos de Control de Acceso 1. Prevenir cambios no autorizados a los programas Considere ios siguientes puntos conjuntamente con le orientacin que se encuentra en el anexo adjunto al evaluar el objetivo de control antes mencionado: €i Peruano (UIT Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 * Si fos programas que procesan los datos de contabi- lidad estan segregados, * Cémose identifican y se registran losnuevos progra- mas y los cambios a programas existentes cuando se instalan; © Si existen controles que garanticen que las adicio- nes, éliminaciones y modificaciones que efectien las bi- bliotécas de programas se autoricen debidamente, * Gila funcidnde instalacion de programas de produc- cidn esta segregada dela funcién de desarrolio; * Si las enmiendas a los programas de produccién las efectiia exclusivamente el personal autorizado: ¥ * Si existen controles que garanticen que los progra- mas que estén en desuso se segreguen de la biblioteca de produccién, En un enfoque de confianza hage referencia a las pruebas de controles: ‘Objetivos de Control de Acceso 2. Sélo el personal autorizado, que no tenga deberes incompatibles, tiene acceso a los programas Considere los siguientes puntos conjuntamente con la orientacion que se encuentra en el anexo adjunto al evaluar el objetivo de control antes mencionado: Lamanera deidentificar alos usuarioscuandoadquie- ren acceso al sistema; Si se restringe a los usuarios a aquellos programas ¥ funciones que ellos tienen verdadera necesidad de utili- zar la entidad; y Si la ejecucién de un programa por el usuario se registra, se mantiene y se vigila, En un enfoque de confianza, haga referencia a las pruebas de controles: Objetivos de Control de Acceso 3. Las datos se procesan y/o modifican solamente por medio de programas apropiados Considéte los siguientes puntos conjuntamente con la orientagigh que se encuentra en el anexo adjunto al evaluar el objetivo de control antes mencionado: * Silos datos de contabilidad se procesan con progra- ‘mas que no son de produtecién, son apropiados y se auto- rizan; * Silos #Fogramas utilitarios almacenados en la biblio- teca'de sistemas se controlan y vigilan debidamente, + Silos programas utilitarios que se almacenan fuera de la biblioteca de sistemas se utilizan solamente cuando es apropiada y se autoriza su uso. En un enfogue de confianza, haga referencia a las pruebas de controles ‘Objetivo de Control! de Desarrollo de Sistemas y Cambios en los Programas Los programas nuevos y que se hayan modificado ‘se autorizan, prueban, documentan y fancionan segtin los planes Considere los siguientes puntos conjuntamente con la orientacion que se encuenirs en €} anexo adjunto al. evaluar el abjetivo de control antes mencionado: + Silos programas nuevos yenmendados se autorizan debidamente; * Silos programas se disefian apropiadamente para satisfacer los abjetivos definidos, * Silos programas se prueban adecuadamente antes de su aceptacién; ¥ iLima. jueves 24 de diciembre de 1998 * La manera de documentar los programas de confor midad con los esténdares apropiados. En un enfoque de confianza, haga referencia a las pruebas de controles: EVALUACION GENERAL (Cuando se planea un enfoque de confianza) Objetivos de los Controles Generales en el ambiente SIC Acceso: * Prevenir cambios no autorizados a los programas + Sélo el personal autorizado, que no tenga deberes incompatibles, tiene acceso a los programas, * Los datos se procesan y/o modifican solamente por medio de programas apropiados. Desarrollo de Sistemas y Cambios a Programas: + Los programas nuevos y que se havan modificade se autorizan, se prueban, se documentan y funcionan segin los planes, Basados en la revisin y pruebas de las politicas y procedimientos de control establecidos por la entidad paralograr los objetivos antes mencionsdos, la evaluacisn jeneral de la efectividad de los controles generales SIC ‘marque con un aspa:) Respalda No Respalda las evaluaciones preliminares de riesgo de control como moderado 0 bajo con respecto a los objetivos de auditoria que se indican a continuacién. “Tndique los objetivos de auditoria con respects a los que se tiene la intencién de dar confianza al control interno, Resuma las bases de la evaluacion general de los controles generales SIC. CRITERIOS ATENER EN CUENTA, Objetivos de Control de Acceso 1. Prevenir cambios no autorizados a los pro- gramas 1.1 Los programas que procesan datos contablesdeben ser segregados. + Biblioteca de produccién separadas de bibliotecasde prueba y de no produccién. * Separacién fisica de bibliotecas. + Uso de convenciones para denominar programas, * Revisin gerencial pericdica de las bibliotecas de produccin. 1.2 Los programas nuevos y los cambios a programas existentes deben ser identificados y registrados en el momento de su instalacién, * Mantenimiento de un listado de inventario de pro- gramas actualizadas, que incluye le fecha de instalacién, la fecha de la ultima revision y el individuo que efectus el cambio, * Comparacién periddica del listado de inventario de programas con el contenido real de las bibliotecas. * Documentacién de soporte para el proceso de con- versién de prueba a produccién tal como los listados de cbdigos fuente, solicitudes de cambio para programas y listados. CHOTA el peruano Pag. 195 1.8 Deben existir procedimientos para asegurar quese autoricen debidamente las adiciones, elimmaciones y cambios @ los programas + Realizacién dela funcién de transferencia de progra- mas por un grupo de control de datos u otro individuo independiente. +* Suficientes niveles de contrasefasee identificadores de usuario para mantener una separacion de deberes y funciones, * Restricciones sobre el uso autorizado de “software” de biblioteca o utilitarios del sistema usados para prop6- sitos de catalogar. 1.4 Deben exists procedimientas para eviter que per- sonas sin responsabilidad de instalar los programas y los cambios a los programas no modifiquen el contenidede la, biblioteca, + Suficientes niveles de contrasefias e identificado- res de usuarios para proteger las bibliotecas de produc- cin para mantener una separaciGn de deberes y funcio- nes. ‘+ Procedimientos para registrar y vigilar intentos de acceso no autorizados a las bibliotecas de produccién + Procedimientos para impedir que los programadores catalaguen los programas de prueba a las bibliotecas de produccién. * Procedimientos para impedir que los programadores cambienel contenido de la biblioteca fuente de programas de produccién, * Plazos definidos para ciclos de desarrollo de progra- ‘as. + Almacenamiento basico separado (regiones y parti- ciones) para procesar ciclos de produccién y de prueba. * Usode bitdcorasde actividad de programas (manua- les y legibles por maquina), * Revision perisdica de horarios de procesamiento y bitacoras de actividad de procesamiento 1.5 Deben existiri¢ontroles para asegurar que los programas en desuso sean segregados de la version actual ‘elitminados de la biblioteca de produccién, * Procedithientos para asegurar que se incluya en la biblioteca.de carga de produccién sélo el eddigo fuente compiladoy editado. * Procedimientos de égpaldo y retencitin para versio- nes previas de los programas 2. Sélo el personal autorizido, que no tenga deberes incompatibles, tiene acceso a los progra- mas. 2.1 Los usuarios deben tener un identifieador tinico al obtener acceso al sistema. + Contrasefias * Identificadores de terminal + Tarietas magnéticas, laves/tarjetas. * Cédigos de identificacién que corresponden a un nombre de usuario. * Procedimientos administrativos que cubjren la dis- tribucidn, revocacion y cambio de estos articulos. * Politicas y normas. ‘2.2 1Los usuarios deben estar restrinzidos alos progra- mas (y funciones dentro de esos programas) para los cuales tienen necesidades legitimas. * Politicas y normas que rigen la propiedad de los datos y la proteccién de datos confidenciales. + “Software” de control de acceso que restringeciertas funciones a ciertos individuos o terminales. + Laestructuracién de contrasefa eidentificadores de usuario de tal manera que los usuarios sdlo puedan realizar funciones especificas + Suficientes niveles de contrasefias e identificadores de usuario para impedir el acceso no autorizado a recur- sos mediante codigos de identificacién,cédigos de acceso a programas y archives de datos, eddigos de transaccién y lanivgs de tiempo de procesamiento, + Seguridad de meni (es decir, los usuatios ven pan- tallas que sélo presentan las opciones disponibles a ese nivel de responsabilidad de acceso),Pag. 196 €] Peruano (ITT Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 + Seguimiento de las infracciones de acceso que fueron, + Procedimientos para asignar prioridades y vigilar el registradas. estado de las solicitudes pendientes. * Cierre automatico del terminal después de cierta cantidad de intentos de acceso no autorizados * Cambios perisdicos decontrasefias e identificadores de usuario + Desactivacién de contrasefias ¢ identificacién de usuario, * Desactivacién de contrasefas e identificacién de usuario. « Programacién de los ciclos de produccién + Autorizacién escrita para los ciclos de produccién programados y extraordinarios. * Acceso controlado a las instrucciones de comanda queinician el procesamiento de programas de produccién. ‘+ Mantenimiento y revisién de registros computariza- dos de procesamiento (ej.. bitdcoras de actividad del sistema, registro de trabajos, registros de acceso a biblio- tecas y archivos de datos). * Brocedimmientos para implaatar y modificarinstala- ciones de acceso en linea * Cierre automético de terminales. 2.3 Se mantiene y revisa un registro de la ejecucién de los programas por Parte de los usuarios. * Los registros/bitacoras y la utilizacién de datos y pfogramas, autorizacion de los usuarios, contrasevias y eriodos vélidos de tiempo. 8. Los datos se procesan y/o modifican solamen- te por medio de programas apropiados. 3.1 Debén existir cénurdies para asegurar que los programas que no son‘de Produccion se corran con archi- Vos de datos contables s610 cuando la corrida es autoriza- da y apropiada, * Procedimientos para la autorizacién y aprobacién del uso de los programas que no son de produccidn, + Evidencia documentada del uso de estos programas que incluye usuario, archive o acceso de programa, + Revision periddica, por parte de la gereneia de la utilizacién de los programas qué no son de produccién, 3.2 Deben existir controles sobre los programés utili- tarios almacenados en la biblioteca de sistemas, para asegurar que sean corridos con archivos de datos conta bles sélo cuando la corrida es autorizada y apropiada. + Acceso a los utilitarios, restringido a individuos autorizados. * El uso de los programas utilitarios es vigilado y controlado por personal supervisor. 3.3 Si los programas utilitarios residen fuera de te biblioteca de sistemas ono son controlados por los mismos procedimientos de acceso, considere los controles que aseguren que su uso sea apropiado y autorizado. + Requisito de una solicitud especial para cargar estos utilitarios. 1 Autorizacion de solicitudes especiales para cargar utilitarios. Acceso a los utilitarios restringido @ individuos autorizados, * Vigilancia y contro! por parte del personal supervi- sor del uso de jos programas utilitarios Objetivo de Control de Desarrollo de Sistemas y Cambios en los Programas Los programas nuevos y modificados se ‘autorizan, prueban, documentan y funcionan segun los planes 1, Deben existir procedimientos para la iniciacion y aceptacién desolicitudes para nuevos sistemas ocambios a programas. + Documentacién de solicitudes, deg? Pf0eedimientos para la aprobacién de las solicitu- es. * Actualizacién de “software” por parte de los provee- dores 2. Deben existir normas de desarrollo de sistemas documentadas, o normas en vigor aunque no formaimen- te documentadas, ‘+ El ciclo de vida de desarrollo de sistemas. + Normas de disetio + Procedimientos de “aprobacién autorizada” (es de- cir, gerencia, usuarios, auditoria interna de SIC) + Normas de programacién. Normas de prueba. + Normas de documentacién, + Actualizacién de “software" por parte de los provee- dores. 3, Deben existir procedimientos para vigilar los pun- tos decontrol y aprobacién en ei ciciode vida dedesarrollo de sistemas, + Definicién de requisitos. + Diseno de sistemas + Disetio de programas + Pruebas * Implantacion + Post-implantacién, * Andlisis, adquisicién, prueba eimplantacién de “soft- ware” adquirido de proveedores. 4, Deben existir procedimientos de control sobre los cambios hechos al cédigo de programas. + Responsabilidad para determinar Jos programas a ser cambiados. + Procedimientos para transferir una copia del cédigo, fuente al programador. + Estandares de denominacién usados para impedirla mpodifcacion mvoluntaria de programas y datos de pro juccién 5. Deben existir procedimientos para asegurar que el e6digo de programas que se desarrolle sea apropiado. + Codigo leido por otro programador antes de ser aprobado + Reyisidn supervisora del cédigo. * Uso de lenguajes de cuarta generacién o generado- res dé cédigo fuente * Los cambios al cédigo son restringidos a individuos eApacitados. 6, Deben existir procedimientos apropiados para las pruebas de aceptacién antes de implantar el sistema 0 cambiar un programa existente. *+ Quien @s, responsable de disefiar y determinar la suficiencia de los datos de prueba. * Quién es responsable de efectuar las pruebas. * Documentation de las pruebas de aceptacion. * Autorizacién para la instalacidn, para uso en el sistema de produccion. * Pruebas de aceptacién e implantacién de “software” adquirido de proveedores. 7, Deben existir procedimientos apropiados para la documentacién y retencién de sistemas y programas nue- vos y cambiados. * Revision de control de calidad que garantice la adherencia a las normas de documentacién, * Retencidn de! edtdigo fuente (es decir, cémo y dénde), + Manera de identificar todos los programas que 5¢ hayan modificado durante un determinado periodo de tiempo. + Manera de identificar todos los cambios efectuados a un programa determinado durante un periodo de tiem- po. 8. Deben existir procedimientos para controlar y ma- nejar Ja conversién al nuevo sistema, * Conversiones de datos y archivos.Lima. jueves 24 de diciembre de 1998 + Entrenamiento del personal operativo. « Entrenamiento de usuarios en el Cuncionamiento y uso del programa. 9. Deben existir procedimientos para controlar las “soluciones rapidas” a los programas de produccién. ‘+ Autorizacién para estos arreglos. + Documentacion para estos arregios. * Procedimientos para volver a aplicar los procedi- mientas de cambios normales después de In “solucién rapida’’ 1. La labor que realizan los auditores internos puede influir en las decisiones sobre si el auditor brindara confianza a los controles. Si el Organo de Auditoria Interna efectia pruebas sobre los controles que contribu- yan a la comprensién de los sistemas contables y, si el ‘auditor puede probar una parte de su trabajo; general- mente, sera mds eficiente adoptar una estrategia de confianza en el control para errores potenciales para los, que no fueron identificados riesgos eepecifices. Fl auditor no debe utilizar el trabajo de los auditores invernos para la seguridad relativa, respecto de errores potenciaies para los que haya identificado riesgos especificos. Cuando Ja entidad cuenta con un Oygano de Auditoria Interna - QALy el auditor considere utilizar su trabajo, el auditor debe hacer uso de la hoja de trabajo para la evaluacion de auditoria interna. 2, Una caracteristica comin en las entidades publicas es la existencia de un Organo de Auditoria Interna OAl, euya responsabilidad consiste én revisay e'informar a la direccién sobre el disefio y funcionamiento de los contro- les internos, y sobre la confiabilidad de la informacién suministrada por la gerencia a la directién. E} auditor debe obtener una adecuada comprension de la funcién de auditoria interna para identificar aquellos aspectos desu accionar que pudieran ser relevantes para el planeamien. tode la auditoria 3. Lacomprensién de a funcién de la auditoria intémma se realiza con el proposito de identificar aquellos aspectos que sean pertinentes para el planeamiento de la audito- ria, La hoja de trabajo debe utilizarse si se liega a la conclusidn de que la labor del érgano de auditoria interna es competente y, por lo tanto, provee evidencia para la auditoria. Mayares detalles pueden apreciarse en la sec- cién 175, Parte IJ, auditoria financiera del manual de auditoria gubernamental-MAGU. El auditor encargaio debe elaborar esta hoja de trabajo, la misma que igual- mente debe ser aprobada por el supervisor. A continua- cidn se presenta el modelo de hoja de trabajo para la evaluacion del érgano de auditoria interna. HOJA DE TRABAJO PARA EVALUACION DE, ‘AUDITORIA INTERNA. Entidad Fecha: Encargado Fecha: Preparado por’ Iniciales: — Superier: Fecha: 1, Lafuncién de auditoria interna reporta al titular de la entidad para prover una cobertura de auditoria am- lia ymedidas de accién adecuadas sobre los hallazgos de auditoria, Comentarios: 2. Auditoria interna tiene acceso directo y emite regu- larmente informes al titular de la entidad. Comentarios 3. Bl Organo de Auditoria interna cuenta con personal competente y exisie un programa de capacitacion para mantenerloactualizado de los desarrollos de los procesos, gerenciales, tecnologia de informacién y auditoria y con: COUTTS €! Peruano tabilidad. Pag. 197 Comentarios: 4, Los programas de auditorfa que elabora el OAL son adecuados y responden al plan anual de Auditoria, Comentarios: 5. Existen requisites minimos apropiados de nivel académice y experiencia profesional en los auditores internos. Comentarios: 6. Los auditores internos tienen libertad de comunica- cién con los auditores externos, Comentarios: 7. Existen politicas para evaluar regularmente el des- empeno de los auditores internos Comentarios: 8. Las actividades y el trabajodel personal del Organo de Auditoria Interna -OAl, se supervisan y revisan ade- cuadamente Comentarios: 9. Bxisten politicas de auditoria y materiales de refe- rencia sdecuados y los auditores internos los utilizan Comentarios: 19! Los papelés de'trabajo de auditoria interna, sus informes y recomendaciones muestran una alta calidad. Comentarios: 1, Existen paliticas que prohiben a los auditares internos auditar areagien las que sus familiares ocupen posiciones importanted*o sensibles a la auditoria. Comentarios: 12. Las politicas les prohfben a los auditors internos auditar areas en los departamentos a los que estuvieron asignados recientemente antes deiacorporarseaa la fun- cagn de auditoria interna. Comentarios: Conclusién: rrr Ones ere 1, La preparacidn de los estados financieros de las entidades publicas es responsabilidad de la admainistra- +i6n; por lo tanto, los objetivos comunes existentes entre contabilidad yestadvs financieros, se refieren a las decla- racjones formuladas por la propia entidad e incluidas en los estados financieros, las que se conocen comtinmente como aseveraciones sobre los estados financieros. A con- tinuacién se presentan los objetivos comunes que se aplican a tales aseveraciones: + integridad: todas las transacciones que ocurren forman parte del procesodecontabilidad; todos los-activos ¥y pasivos adquiridos se incluyen en los estados financie- * existencia: todas las transacciones quese registran ban ocurrido en la reelidad y son para un propésito valido de la entidad; todos los activos o pasives registrados existen,Pag. 198 * exactitud: al registrar las transacciones se efectiia ladistribucién en las cuentas adecuadas y sus montos son exacios * valuacién: los principios de contabilidad utilizados son los mas apropiados y fueron debidamente aplicados; Jos cambios en el valor a través del tiempo se reconocen adecuadamente * propiedad: todos los activos que han sido registra- dos por i entidad son de au propiedaa: todos ios pasivos registradosen lascuentas son obligaciones adquiridas por esta * presentacién y revelacién: la clasificaciGn y des- cripeién de la informacion en los estados financieros es apropiada y existe una revelacién adecuada 2. Para la verificacidn de estos componentes, los pro- cedimientos de auditoria deben determinar cuando las aseveraciones a los estados financieros han sido satisfe- chas apropiadamente. Su aplicacién puede apreciarse seguidamente: 08 _Ingresos y Gastos Existencia, Los acives'y pasos elas eniidades dt gobs x exsien Integrdod NNoveuisten ects, pasvos 1 ‘peraconesno regstrados x x Propiedad ‘Los aivs opasios son Ln derecho v obigacion e laetidad, aura lecha daca) x Valvacién Las acivos 0 pases han ida ‘eqistrads a su valor x Bxactitud Los ingresosy gastos han sido registrads en su mento aprapiado x Presentacién y reveacion Las ransacciones han sio préser- tadas yreveladas, de aouerdo eon ‘marco para la preseniacién informacion inanciera x x 3. El riesgo de control conileva‘la posibilidad que un saldo de una cuenta o una clase de transacciones, ha’ sufridodistorsiones que puedan resultarmateriales, indi vidualmente o al acumularse con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no haber sido prevenidas, detectadas v corregidas oportunamente por el sistema de control interno y fa contabilidag 4. La evaluacion del nesgo de control es el proceso dé evaluar la efectividad de los los elementos del sistema de control interno de la entidad para prevenir o detectar y corregir distorsiones materiales. Después de estudiar tales aspectos, el auditor debe efectuar una evaluacién del riesgode control, anivel de aseveracidn, por cada saldode cuenta o clase de transacciones que sea material en los, siguientes casos: + siel sistema de control interno es efectivo; y, * sino resulta util evaluar su efectividad 5. Las Normas de Auditoria Gubernamental NAGU, requieren que el auditor identifique las politicas y procedimientos de control interno apropiados a los bjetivos especificos de auditoria, para que la evalua- cidn preliminar del riesgo sea alto, moderado o bajo. ‘Tales procedimientos de control deben ser efectivos para prevenir o detectar o corregir los errores signifi- ‘ativos, identificados por el equipo de auditoria. Por cada aseveracin significativa sobre cada saldodecuenta 9 clases de transacciones que sea material, el auditor debe evaluar el riesgo de control en uno de los tres niveles siguientes RIESGO BAJO El auditor considera que los controles preverdn 0 detectaran cualquier aseveracién errénea que pudiera ocurriren exceso de la materialidad disefiada. Peruano CHS Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 RIESGOMODERADO El auditor considera que es mds probable que los controles no prevean o detecten cualquier aseveracion erronea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad disenada, RIESGOALTO E) auditor considera que es mas probable que jos controles no prevean o detecten cualquier aseveracién errénea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseBada. Generalraente, el auditor no podra expresar una opinién sin salvedades, en tomo a la aseveracién gerencial sobre la efectividad de los controles internos, a menos que la administracién la reconozca comotuna debi- lidad de control. 6. La naturaleza de los objetivos de auditoria y la informacién disponible son factores importantes a consi- derar para la evaluacidn del riesgo de control. Es posible dar confianza al control interno para ciertos objetivos de auditoria, respecto de otros, dadoque cada entidad, por lo general, tiene controles bien diseados, en cuanto a los aspectos de integridad, existencia y exactitud deinforma- cidn financiera. Sin embargo, es menos probable confiar en el control interno para ios objetivos de auditoria con- cernientesa: valuacién, presentacién y revelacién; puesto que éstos se sustentan en criterios subjetivos y objetivos, "7. Los procedimientos de control pueden categorizarse de la manera siguiente * Segregacin de funciones, cuya caracteristica es la separacion de las responsabilidades para autorizar y registrar operaciones, asi como mantener la custodia de activos relacionados. ‘ Autorizacién apropiada de transacciones. + Disezio de documentos y registros que promuevan la contabilizacién completa y exacta de las operaciones y eventos ocurridosenla entidad, al igual quesu utilizacién para preveniro detectar errores, + Proteccidn en el acceso y utilizacién de actives y rogistros, solamente a personal autorizado, incluyendo él acceso a los programas de cmputo y archivos de datos. * Verificaciones periddicase independientes acerca de 3 razonabilidad de ios montoscontabilizados, incluyendo Ja comparacién entre activos registrados contra los acti- ‘vos reales;realizadas por personas independientes de las actividades de custodia, Como ejemplos pueden citars el inventario fisico y conciliacion de auxiliares con e! mayor general y conciliacién de los registros contables con la Informaéién proporcionada por terceros (Bancos 0 pro- veedores y clientes). 8. Es.posible que existan muchos procedimientos de control para tn flujo de informacién determinado, algu- ‘fos de lox cuales pueden superponerse sobre otros. Por ello, el auditor debe identificar aquellos que soporten fa evaluacién del..riesgo de control y que sean los més eficientes de probar. Puede confiarse en procedimientos de control establecidos para detectar errores, en vez de aquellos fijados para prevenirlos. Para identificar los procedimientos de control importantes puede ser necesa~ Fioconsiderar loseriterios para cada objetivedeauditoria (Ver anexo 1). 9. El proceso de evaluacién del riesgo resulta impor- tante para el enfoque de auditoria. Al evaluar el riesgo el auditor debe confiar en las actividades anteriores efec- tuadas y de planeamiento preliminar, orientadas a iden- tificar los riesgos especificos asociados can cuentas parti- culares. Para desarrollar una respuesta apropiada con relacion a una cuenta sujeta a un riesgo especifico, el auditor debe considerar si pueden ocurrir errores mate- Tiales en la cuenta 10, Elhecho de que no haya sido identificado un riesgo especifico relativo a una cuenta, no quiere decir que 10 pueda ocurrir un error en esa cuenta; porloque él plan de auditoria debe asegurar que siexiste un error, éste pueda ser detectadoen forma razonable. Paraqueelioocurra,n0 debe pasarse por alto ninguno de los seis tipos de errores potenciales que puedan relacionarse con el saldo de una cuenta significativa ocon losestados financieros tomados en su conjunto. Estos errares son:Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 Errores potenciales relacionados con transac- ciones + Integridad: las transacciones no se registran. Ejem- plo: no se registran activos o cuentas por pagar. * Valides: las transacciones registradas no son vali- das. Ejemplo: los activos registrados no existen ono son propiedad dela entidad por carecer dela correspondiente jocumentacién sustentatoria + Registro: las transacciones se registran en forma inexacta. Ejemplo: no se registran activos o cuentas por pagar. * Corte: las transacciones fueron registradas en las cuentas en un periodo equivocado. Errores potenciales relacionados con los esta- dos financieros * Valuacion: los activos y pasivos fueron valuados incorrectamente. * Presentacidn: los saldos de las cuentas se presentan en forma inadecuada o no se revela toda la informacion, que es necesaria para una presentacién correcta y para eumplircon los dispostivos legals y normas profésiona- les SELECCIONANDO EL ENFOQUEDE CONTROL INTERNO 11. Existen dos enfoques principales para el gontrol interno, con relacién a un objetivo de auditoria y las cuentas especificas de los estados financieros: * Enfoque de confianza: seanticipaque el riesgo de control es moderado o bajo, con relacign a los objetivos de la auditoria y es posible, brindar confianza al control interno y modificar los procedimientos sustantivos esta- blecidos para probar tales objetivos. * Enfoque sustantivo: la evidencia de auditoriaes de naturaleza sustantiva y se concentra en la existencia 0 ausencia de errores monetarios en las transactiones y saldos de cuentas; por lo tanto, no se confia en los contro- les internos de la entidad 12, Las razones que motivan la adopcién dewn enfoque de confianza son las siguientes: + Puede resultar dificil obtener evidencia convincente de auditoria sobre un objetivo determinado, sin dar con- fiabilidad al control interno(aseveracién de integridad) * El esfuerzo en la evaluacién de la estructura de control interno es mayor, pero éste se compensa con el esfuerzo menor necesario para desarrollar pruebas sus- tantivas + El trabajo de auditoria puede o debe efectuarse con mayoranticipacién, asi comodesarrollarse en periodos de disponibilidad de profesionales. 13. B] enfoque sustantivo puede realizarse en base a las razones siguientes: + El esfuerzo involucrado en la evaluacién del control interno no es de costo/beneficio; un enfoque sustantivo a ciertos objetivos de auditoria podria ser mas efectivo. * Se desea realizar todo el trabajo de auditoria duran- te un lapso de tiempo determinado. + Existen preocupaciones sobre el sistema de control interno, por lo que es necesario utilizar un enfoque sus- tantivo. 14. Con base a todos los factores globalés del trabajo (ambiente de control, procedimientos de control, sistema de contabilidad, ambiente SIC y funcion de auditoria interna), y la evaluacién del riesgo # nivel de cuenta 0 error potencial, debe documentarse esta labor en la Hoja de Trabajo, Evaluacicn del Riesgo de Control. Esta infor: macidn debe ser incluida en e] memorandum de planea- mientode auditoria, en donde seconsignara la decision de confiar en los controles o, en su defecto, realizar pruebas sustantivas, Siel auditor planeaefectuar pruebas sustan- tivas, debe documentar en el memorandum los detalles de las pruebas; sin embargo, no necesita discutir los detalles delas pruebas planeadas para errorespotenciales denti- feados COO €1 Peruano Pag. 199 15. Los procedimientos detallados de las pruebas de controles y pruebas sustantivas deben documentarse en los programas de auditoria. Tales programas proporcio- nan un importante punto de contacto y comunicacién entre los miembros del equipo de auditoria, quienes son los responsables de planear la auditoria y ejecutar los procedimientos programados. 16. La hoja de trabajo de evaluacién del riesgo de contral que se incluye a terminar esta seccidn tiene los siguientes objetivos: + documentar y/o servir como fuente de referencia para los papeles de trabajo que describen el entendimien- todel sistemade contabilidad y procedimientosde control relacionados. ‘* documentar la evaluacién del riesgo de control interno para cada tbjetivode auditoriaen el quese planea un enfoque de confianza 117. Bsta hoja de trabajo debe utilizarse para todas las areas de auditoria en quese planea un enfoque de confian- za en el control interno para uno 0 mas de los objetivos de auditoria del area. Se requiere obtener y documentar el entendimiento del sistema decontabilidad para las cuen- tas y/o flujos de informacion significativos, independien- ‘temente de sise planea un enfoque de confianzaosustan- tivo, Ademds, cuando se planea un enfoque de confianza en los controles pertinentes a uno © mas de los objetivos de auditoria del area, se requiere describir los procedi- mientos de control correspondientes. Esta informacion puede obtenerse mediante una combinacién de narrati- | vas, flujogramas y otros medios apropiados, segin lo reqliera la complejidad del sistema y como lo considere apropiado e] equipo de auditoria 18. Se requiere documentar la evaluacién preliminar del riesgo de control para cada objetivo de auditoria en que se planea un enfoque de confianza. En la hoja de trabajo se describen los objetivos de auditoria espetificos del area yl riesgo de control interno relacionado para el cual sedebe documentar la evaluacién como moderado 0 bajo,én las casillas previstas. Noes necesariodocumentar la evaluacién del riesgo de control para objetivos de auditoria en los que se planea un enfoque sustantivo, debido a.que en este caso tal: evaluacién se documenta Girectamente en el programa de auditoria sustantivo. Una,evaluacién de riesgo. moderado o bajo indica un enfoque de confianza, una evaluacién de riesgo alto indica un enfoque sustantivi 19. Se requiere idehttificar los procedimientos de con- trol especificos que son relevantes para los objetivos de la auditorfa en los que se considera ja confianza, Consecuen- temente, para este propdsito se considera la informacidn descriptiva obtenida sobre ja estructura de controliinter- no del area, Seguidamenite se presenta una hoja de traba- Jopara cada una de las dreas de auditoria que se indican. 20. Los cuestionarios de contol interno estan disponi- bles también deben utilizarse cuando Sea necesario com- plementar la informacién por cada procedimiento de control. Hoja de Trabajo para la Evaluacién del Riesgo de Control Existencias (Mercaderias y Mate- rias Primas y Compras (Suministros de funcionamiento) Entidad Fecha: Encargado: Fecha: Preparado por:__Iniciales:__Superior. Fecha: Describa los siguientes aspectos del sistema de conta- bilidad: + Cémo se inician las transacciones + Los registros contables, documentos de soporte, y cuentas especificas involucradas; y * El proceso contable, desde el registro inicial de las transacciones hasta el mayor general Cuando el enfoque dela auditoria es de confianza.en el control interno con respecto a uno o mas de los objetivos de auditoria, considere los siguientes aspectos:Pag. 200 * La exactitud de la informacién para uso de la admi- nistracién; ‘* Mantener el rubro existencias al mvel que minimice tanto las situaciones de carencia, como de exceso de ellas. » Identificacién oportuna de bienes obsoletos osin uso, de lento movimiento 0 dafiados. Precise a continnacién 1a referencia a los papeles de trabajo donde se han documentado los aspectos antes mencionados. Durante la obtencidn de la informacion antes mencio- nada, podria llamarla atencién asuntos sobre losquedebe informarse. Documente y haga referencia a talesasuntos. Hoja de Trabajo para la Evaluacién deb Riesgo de Control €i Peruano CUTTS Lima, jueves 24 de diciembre de 1998, Hoja de Trabajo para la Evaluacién. del Riesgo de Control Ingresos y Cuentas por Cobrar Objetivo de Auditria- Todos los ingre- Riesgo de Control Posbldad que ‘0s por (a venta de productos y resta- fas ingreses no se reise o cue los ‘ibn de servicis se registran deDida- monlos registrados no sean eracos. mente {inlegndad y exact} A, Bvaluacién del riesgo de control. (Determine si el riesgo es aito, moderado y bajo) Describa los procedimientos especiticos de control que sustentan la evaluacién del riesgo de control. B. EByaluacién final del riesgo de control, (Determine si el riesgo es alto, moderado y bajo) (Objetvo de Auditor 3S maleras pr] Rlesgo de Control Posbifcad que as 0 mercalierias © Suminisios de los ems de nybroexstencias no se Juncignamienta rep'siradasexsten y | hayanregistrado en su tolaliéad o 09 Ge prdpiedad de a entdag guderma|incivyan elementos queno son de manta! (integridad,existenciay pro- propiedad dela enidac, eda ‘A. Evaluaci6n preliminar del riesgo de control: (Determine si el riesgo es alto, moderado o bajo) Describa los procedimientos especificoside control que sustenta la evaluacidn del riesgo de control, B. Evaluacién finalidel riesgo detontro! Wetermine si el riesgo.e5/alto, moderado 0 bajo} Hoja de Trabajo para la Bvaluacion del Riesgo de Control Hoja de Trabajo de Riesgo de Control ‘ingresos y Cuentas por Cobrar Objetiva de Auditoria- Gl corte es apro piado tegndan y eistencia}, Fiesgo de Contr Posibidad que ‘eilanevaces 6 cone A. Bvaluacién preliminar del riesgo de control. (Determine si el riesgo es alto, moderado y bajo) Describa los procedimientos especificos de control que sustentan la evaluacién del riesgo de control. B, Evaluacién final del riesgo de control. (Determine si el riesgo es alto, moderado y bajo) Hoja de Trabajo para le Evaluacién del Riesgo de Control Cuentas por Pagar, Compras y Pagos Cuentas por Cobrar By mS Pe Ea OEY AOE ae =— a | Entiat Fecha: _Encargado: Fecha: Enuidad Fecha; Bneargada; Fecha : Preparado por: Aniciales: Superior: Fecha: Freparado por Saicialer: Superior — Con relaciém® est#)drea de auditoria, describa los Con relacién a esta drea de auditoria, describa los siguientes aspectos: * Como se inician jas operaciones. + Los registros contables, los documentos de soporte, y las cuentas especificas involucradas; y * El proceso contable, desde ef registro inieiai de las transacciones hasta él mayor general Incluya una descripcién de los procedimientos de eon- trol cuando el enfoque de auditoria es de confianza en el control interno y considere los siguientes aspectos + Procedimientos para el reconocimiento de ingresos; + Procedimientos de mantenimiento de archivosea la entidad. + Procesamiento de comprobantes de pago; y + Procesamiento de ingresos en efectivo; Precise @ continuacién Ja referencia a los napeles de trabajo donde se han documentado los aspectos antes mencionados Durante la obtencién de informacién podrian llamar la atencidn asuntos sobre los que debe informarse; docu- mente y haga referencia a tales asuntos. siguientesagpectos * Como se inician las transacciones; * Los registros eontables, documentos de soporte ¥ cuentas especifieas involueradas; y + El proceso contable, desde ei registro inicial de las transacciones hasta el mayor general. Incluya tina descripcién de fos procedimientos de con- trol cuando e} enfoque de auditoria es de confianza en el control interno. Tenga en consideracion los siguientes aspectos: * Seleccién de proveedores; + Aprobacién de las érdenes de compra: * Recepcién de productos y servicios; + Procedimientos de mantenimiento del registro de proveedores; ‘+ Procesamiento de facturas de proveedores, + Procedimientos de desebolsos; y + Informacion para administrar eompras, niveles de inventario, gastos y desembolsos. Precise a continuacién la referencia a los papeles de trabajo donde se han documentado los aspectos antes mencionados, ‘Durante la obtencién de la informacién, podria llamar ia atencion asuntos sobre los que se deba informar. Docu- mente y haga referencia a tales asuntos:Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 Hoja de Trabajo para ja Bvaluacién del Riesgo de Control Cuentas por Pagar, Compras y Pagos ‘Objetivo de Auctoria- Toaos los Rlesgo de Contro-Posinidad que ‘mantos por pagat proveedores w las montos que a enidad adeuda no ‘los por bienes y servicios rechices esi reqisrades con ntegndad y antes del in de af se incluyen@_exacitud _acumiian de agin modo (integra, ‘steno, exacilud y propedal, A. Evaluacién preliminar del riesgo de control (Determine si el riesgo es alto, maderado o bajo) Deseriba los procedimientos especificos de control que sustentan la evaluacién del riesgo de control. B, Evaluacién final de} riesgo de control. (Determine si el riesgo es alto, moderado o bajo). Hoja de Trabajo para la Evaluacién del Riesgo de Control Remuneraciones y otras obligaciones sociales Entidad: Fecha EBneargado: Fechal Preparade por: Iniciales:_| Superior: Fecha: Con relacién a esta drea de auditoria, describa los siguientes aspectos: + Como se inician las transaceiéhes; + Los registros contables, documentos dé sopotte y cuentas especificas involucradas; y + El proceso contable, desde el registro inicial de las transacciones hasta el mayor general. Incluya una descripeién de los procedimientos de con- trol interno con respecto a uno 0 mas de !os objetivos de auditoria. Considere los siguientes aspectos en el contex, to de los objetivos de auditoria + Procedimientos de rechatamiento, promocién y cese; * Gestion de Remuneraciones; + Registros de control de asistencia + Procedimientos para control de los legajos persona- les de los servidores; * Procedimientos de elaboracién de la planilla de remuneraciones, * Procedimientos de ajustes a la planilla, y, + Beneficios sociales de trabajadores, Precise la referencia a los papeles de trabajo donde se han documentado los aspectos antes mencionados. Durante la obtencién de la informacién, podria llamar su atencin asuntos sobre los que deba informar. Docu- mente y haga referencia a los indicados asuntos, Hoja de Trabajo para la Evaluacién del Riesgo de Control Remuneraciones y otras obligaciones sociales Objetivo de Auditoria- Se registran los Rlesgo de Control -Posbilied que montos ro pagadas a final de periodo. ios montos adeudados porla enitad (Gntegrd 10 5 regsren an forma integra A. Evaluacién preliminar del riesgo de control, (Determine si el riesgo es alto, moderado 0 bajo) Deseriba las procedimientos especificos de control que sustentan la evaluacion del riesgo de control B, Evaluacién final del riesgo de control (Determine si el riesgo es alto, moderado o bajo} CLM Ci Peruano Pag. 201 ANEXO 1 CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL ‘RIESGO DE CONTROL Eneste anexose incluye la informacion necesaria para identificar los procedimientos relacionados con la valua- cidn el riesgo de control, con respecto a objetivos indivi- Guales en una auditoria’a los estados financiers de una institucidn publica. Acontinuacién de describen las cuen- tas correspondientes: Caja y Bancos Cuentas por cobrar Mercaderias-Materia Prima/Suministros de Funcionamiento (Existencias) Cargas Diferidas Inmuebles, maquinaria y equipo. ‘Tributos por pagar Cuentas por Pagar Remuneraciones y obligaciones sociales. Patrimonio. Para cada una de las areas de auditoria especificas se presentan los objetivos de auditoria que son aplicables e incluyen los comentarios pertinentes, CAJA¥ BANCOS Comprenden los medios de pago tales como dinero en efectivo, cheques bancarios, giros, depdsitos en bancos y otras instituciones fimancieras, asi como los depésitos sujetos a restriccién Objetivos de auditoria + eldineraeen efectivo existe y se encuentra disponible para su utilizaciénen las actividades de laentidad (aseve- raciones: existencia e integridad); * los saldos bancarios se concilian con los saldos:del mayor general (aseveraciones: valuacién, presentacién y revelacion) Bvaluacién del riesgo dé controt Las entidades brindan especial atencién a los procedi- mientos de control éfectivos, con el objeto de asegurar la integeidad, validez yexactitud de los fondos. Tales proce- dimientos son importanigs es el control interno de los saldos de Caja-Bancos, ifeluyendo laseanciliacionesban- carias preparadas con oportunidad, Ello involucra las siguientes aseveraciones: + Integridad, existenciay exactitud de los cobros.de efectivo (cuentas por cobrar, ihgresos y cobros de efecti- vo) ‘+ Integridad y exactitud de pagoshiefectivo (centas or pagar, compras y pagos) Deficiencias de control interno comunes + La ausenciade ajustes en las partidasde conciliacién originan errores, * Las cuentas para controlar los fondos para pagos en efectivo no se saldan hasta el fin del periodo * Los cheques se registran pero no se entregan + El registro auxiliar de ingresos se mantiene abierto después del cierre del ejereicio. * Los documentos provisionales no se consideran como parte del saldo de caja. Criterios para identificar un riesgo alto + Falta de unidad de caja en la administracién de fondos. + Existen faltantes de efectivo en forma periédica + Las conciliaciones bancarias son inoportunasono se revisan; ni se efectiie un oportuno seguimiente sobre las partidas no usuales detectadas CUENTAS POR COBRAR Por sunaturaleza representan el derecho de cobranza de tributos; por la venta de bienes y/o servicios, rentas de la propiedad y otros ingresos.Pag. 202 €] Peruano (MOTT Lima, jueves 24de diciembre de 998 Objetivos de auditoria * Existe considerable atraso de transacciones no pro- + Todos los ingresos se registran y presentan adecua- damente (aseveraciones: integridad y exactitud) * Los ingresos estén de acuerdo con el método de reconocimiento de ingresos, han sido aplicados consisten temente y estan apropiadamente revelados (aseveracio- nes: valuacién, presentacion y revelacion) * El corte es apropiado ( aséveraciones: integridad y existencia). * Las cuentas por cobrar representan los ingresos pendientes de cobro u otros cargos a terceros y son Propiedad de la entidad (aseversciones, existenciay pro- piedad) * Todos los cobros de efectivo se registran debidamen- te (aseveraciones: integnidad y exactitud). ‘La valuacion de cuentas por cobrar es apropiada y se efectiian provisiones para cuentas de cobranza dudosa ‘aseveraciones: valuacién, presentacion y revelacién). Evaluaci6n del riesgo de control El objetivo de las entidades puiblicas es proporcionar servicios ylaydeterminados productos. Por esta raz6n, brindan gtencidnal establecimientode procedimientosde control efectivos para registrar los ingresos. Los procedi- mientos de control que proporcionan seguridad sobre la infegridad yexactitud dé fos ingresos, también proporcio- nan certeza razonable sobre su existencia. El riesgo de detectarerrores debido a métodos inapro- Diados para el reconocimniento de ingresos depende de ia nafiiraleza de la entidad y de su ambiente de control interno, Los auditores no.esperah ancontrar procedi- muenitos'de control adecuados para este objetivo de audi- toria: motive por 6] cual realizan pruebas sustantivas. El objetivo de control involucra los flujos de informa- cién que van hacia lis cuentas por cobrar y que salen de ellas por los ingresosdérivados de las ventasde productos yo prestacion de servicios y cobranza. Aun épando exis- ten procedimientos de control que proporcionan seguri- dad razonable sobre el registro en el periodo para cada unode los lujos de informacion, sila evalnacion del riesgo de control es moderado 0 bajayelicorte puede requenr su consideracidn por separado. Deficiencias de control interno comunes + Por la prestacién de servicios o entrega de productos, no se factura o la facturacién no se registra. * La entrega de productos o servicios se factura ined™ rrectamente. * Las lactucas se registran por cantidadesinferioresal total *' Los ingresos se registran antes de entregar los bienes o servicios. + Falta de un método apropiado para contabilizar tas transaceiones de ingresos poco usuales. + Los métodos de contabilidad seleccionados para reconocer ingresos causan distorsiones. + Ingresos se registran en el periodo equivocado + Existe duplicidad en el registro de los ingresos por ventas de bienes o servicios. + Existen errores en los asientos contables. * Los ingresos que no estan bajo control contable son utilizados en forma indebida * Los ingresos por concepto de ventas no se registran total o parcialmente, y loscobrosdeefectivo son indebida- mente usados * Los cobros de efectivo son indebidamente utilizados 0 se ocultan con documentos falsificados. + Las rutinas de validacion identifican los errores, pero no existe seguimiento. + El registro de operaciones se altera para manipular los resultados reportados. Criterios para identificar un riesgo alto + Los movimientos de efectivo tienen un retraso im- portante en relacién al reconocimiento de ingresos, * Se registran cantidades poco usuales antes o des- pués del cierre + Existen pumerosas partidas de conciliacién entre el auxiliar y el mayor general * Las partidas de conciliacién no reciben un adecuado seguimiento, revisiGn y aprobacion. cesadas. * Las operaciones pueden procesarse sin autorizacién, MERCADERIAS-MATERIA PRIMA, SUMINIS- ‘TROS (EXISTENCIAS) Dentro del rubro existencias se agrupan los bienes producidos o adguiridos por la entidad destinados a la venta; incluyen los bienes que van a ser usados oconsumi- dos. Objetivos de auditoria + Las mercaderias, materia prima y/o suministros de funcionamiento y en poder de terceros se registra, existe y 8 propiedad de la entidad (aseveraciones: integridad. existencia y propiedad ) * Las existencias estan debidamente registradas y valuadas de conformidad con métodos establecidos por la Contaduria Pablica de la Nacién. aplicados en forma consistente (aseveracién: exactitud } * El corte es apropiado (aseveraciones: integridad y tencia). * La vaiuacién del inventario es apropiada o se hace una provisin cuando los montos excedan los valores netos realizables (aseveraciones: valuacién, presentacion y revelaciéni. ey Evaluacién del riesgo de control Los rubros que forman parte de Existencias son los {tems del activo corriente mas dificiles de controlar. El control mtemno para el saldo de la cuenta no puede ser mejor que ej control interno para los flujos de informacion que van al mayor general y que salen de él. Por lo tanto, ei control interno para dichos flujos de informacién y el grado de calidad de los procedimientos que aseguren que las cantidades fisicascoinciden con los registros, constitu yen los aspectos que deben considerarse El uso de inventarios periédicos y otros procedimien- tos de control interno que brinden seguridad acerca del ssaldo de Existencias, también puede proporcionarseguri- ‘dad acerca de su exactitud. Sin embargo, loapropiado y la conpistencia de los métodos para valaar Existencias re- quieren ser supervisados por personal competente de la propia entidad, } riesgo de control es mayor porque usualmente se ‘requieresan grado considerable de juicio que involucra asunto§ comnplejos para determinar la valuacion apropia~ da, E] mesgo de errores, generalmente, depende en gran parte de la naturaleza'de la entidad y cu ambiente de gontrol interno. Para evaluar el riesgo de control como moderadoo bajo esntesario considerar los procedimien- tos de contro} relacionados con compras, supervisin de nivelesdé las partidas de Bxistencias y su revisién peris- sid. Deficienoiaside control interno comunes + No todos Jog items de Existencias se cuentan o se registran apropiadamente, * Los items de Existencias se cuentan més de una vez ose registran los items no entregado 0 recibidos, ‘+ E) inventario fisico esta sobrevaluado para ocultar faltantes de existencias ‘* El inventario esta incorrecto debido a errores en la valuacién 0 errores matematicos Cuando el riesgo de control es alto + Los items de Existencias no se encuentran protegi- dos adecuadamente. * Los procedimientos para el conteo del inventario fisico son inadecuados « Los registros auxiliares no se concilian con el mayor general o existen nuinerosas partidas significativas pen- dientes de conciliacién. + Los registros no se concilian con el mayor general 0 existen numerosas partidas significativas sin concilia- cién. * Falta de procedimientos de corte definidos » super- visidn por parte de la administracién,Lima, jueves 24 de dictemnbre de 1998 * Ausencia de procedimientos para identificar las partidas de lentomovimiento,obsoletasodaniadas,onose Hlevan a cabo CARGAS DIFERIDAS Representan las rentas de capital calculadas o paga- das por el uso de capital y otros servicios que devengaran en fecha posterior al cierre del ejercicio y, también los egresns relacionados con cargas diferidas por diversos motivos justificados, asi como desembolsos sujetosaliqui- dacidn future Objetivos de auditoria + Los pagos efectuados por adelantado o egresos dife- ridos, proporcionan beneficios relacionados con servicios futuro (Aseveracion:existencia,exactitud, propiedad y valuacién * Las saldos o parte de éstos deben ser aplicados como gastos del préximo ejercicio y presentados en forma sepa- rada de la parte corriente (Aseveracion: presentacién y revelaci Evaluacién del riesgo de control Los auditores aplican proceilimientos sustantivos de auditoria para alcanzar los ghjetivos de auditoria antes indicados sino tienen confianza en el control interno, Las transacciones que originen cargas diferidas son poco frecuentes. Por lo tanto, un control interno efectivo, generalmente, depende de la Supervision de tales saldos: Deficiencias de control interno comunes + No se cumplen los requisites contables gara las cargas diferidas. * No se cancelan los montos que se conoce que no podrin ser recuperados. Criterios para identificar un riesgo alto + La consideracién del valor en libros no esté reléicio- nada con la politica contable de la entidad. * Nose realiza un seguimiento de los saldos en cargas diferidas. * Los desembolsos que corresponden a encargos otor- gados.terceros para la adquisicidn de bieneso prestacién de servicios no som liquidados al cierre del ejercicio. INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO Representa el valor de los bienes de uso que siende destinados a la produecién w otros servicios, retine las siguientes caracteristicas: vida util larga, no son objeto de venta y estan sujetos a depreciacién, (Aseveraciones: existericia y propiedad). Objetivos de auditoria + Los inmuebles, maquinaria y equipo existentes son propiedad de la entidad y se utilizan en sus actividades (Aseveraciones: existencia y propiedad) * Los montos capitalizados son registrados adecuada- ‘mente y no incluyen importes que deben considerarse como gastos (Aseveracidn: exactitud). Evaluacién del riesgo de control Elcontrol interno sobrelos saldos del activo fijo depen- den de la efectividad de los procedimientos de control Aisetiados para detectar errores. Los objetivos de control incluyen (a) integridad en el registro de las compras de activo fijo, (b) integridad en el registro de las ventas de activo, y (c} reconocimiento de los activos dados de baja por desuso u obsolescencia La importancia de las compras y ventas de activo ftio varian de una entidad a otra, Algunas entidades hacen compras importantes con poca frecuencia y venden acti- vos fijos con menor frecuencia. Tales entidades pueden mantener auxiliares manuales de activos, aun cuando dependan de los sistemas de cémputo para procesar sus operaciones. La valuacion de los rubros de inmuebles, maquinaria ¥ equipo es adecuada y los principios de contabilidad se COILED €! Peruano Pag. 203 aplican consistentemente (ejemplo los activos se regis- tran al costo; los activos para la venta odafiados sedan de baja y serevelan de manera adecuada; la depreciacion se registra correctamente en base a métodos fjados por 1a Contaduria Publica de la Nacién y su vida util estimada (Aseveraciones: valuacién, presentacion y revelacién) Deficiencias de control comunes + El producto de la venta del activo fijo se registra como ingreso, pero no se libera la cuenta correspondiente. + Los activos perdidos 0 robados no se registran. + Las ventasde activofijo nose registran yel producto de ellas son utilizados indebidamente. ** Los activos jos son utilizadosincorrectamentepara beneficio de los empleados o de terceros. Criterios para identificar un riesgo alto * El auxiliar del activo fjo no contiene suficiente detalle 0 no se concilia con el mayor general. * Existen diferencias importantes entre los registros avxiliares y el inventario fisico de bienes. * No existes mecanismos de proteccién fisica sobre actives valiosos y de facil movilidad. * Las transacciones de ventano se registran de confor- midad con los principios de contabilidad generalmente aceptatos y normas de contabilidad gubernamental. * Los montos estén mal clasificados. fe cometen errores en el célculo de la depreciacién. + Las revelaciones son incompletas. + Nose registra oreconoce la necesidad de registrar ta baja del valor de un activo fijo * Los montos que deben ser gastos se capitalizanen el activ6 fijo + No existen politicas contables para los activos capi- talizables * Hay cambios significativos en el nivel de reparacio- nes y mantenimiento de bienes. + Existe una adicidn importante en un grupo de acti- vos en que el precio de compra debe asignarse a activos, individuales. + Hay cambios en la vida util o métodos de deprecia- fi6n. TRIBUTOS POR PAGAR, Comprenden las deudas por impuestos, contribucio- nes © aportaciones y offos tributos a cargo y/o retenidos por la entidad publica Objetivos de auditoria + Los tributos aplicables se reconocen y son obligacio- nes de la entidad (aseveraciones: integridadvexistencia y exactitud) * Los montos de los tributos paiados y acumulades (aseveracién: exactitud). Evaluacién del riesgo de control Porlo general, los auditores nodepositan su confianza en el control interno de la entidad para estos objetivos de auditoria, El riesgo de error puede variarde una entidad a. otra, el que se ve afectado por la complejidad de las operaciones, el grado hasta el cual las normas tributarias aplicables son claraso embiguas, la experiencia del perso- nal responsable del registro contable, la posicién tomada en la presentacién de informacién financier Deficiencias de control interno comunes * Los calculos de los impuestos y/o contribuciones son incorrectos. + Los impuestos de terceros no son retenidos en la oportunidad debida. ‘+ Los impuestos retenidos por la entidad son pagados en forma extempordnea a las fechas establecidas por la administracion imibutaria. Criterios pare identificar un riesgo de control alto + Ausencia de personal especializado en asuntos rela- tivos al edlculo y aplicacién de impuestos q t i | HPag. 204 €] Peruano (MITA + No existe personal apropiado para contabilizar los montos de los impuestos gue debe retener la entidad a terceros. + Los registros de impuestos pagados son insuficien- tes. REMUNERACIONESY OBLIGACIONESSOCIA- LE! Representan las obligaciones de la entidad con sus, trabajadores por concepto de remuneraciones, asi como por pensiones de cesantes y jubilados. Objetivos de Auditoria * Se registran los montos no pagados al final de periodo (Aseveracién: integridad). + Los montos registrados son exactos, representan servicios recibidos por la entidad, y las asignaciones a las cuentas de activo, gastos y otras cuentas estan correcta- mentecalculadas(Aseveraciones: existencia y exactitud) Evaluacién del riesgo de control Losaitditorés aplican procedimientos sustantivospara aleangartales objetivos, Elcontrolefectivode las remune- ragiones es esencial para todas las entidades piiblicas. Por ello, éstas tienen especial cuidado en disponer de procedi- thlehtos de control eleeivs, lo cual mnvolucra procedi~ imientos para verificar que el pago se efectiia poreel tiempo ‘trabajado o por los beneficios ganados y por los montos acumulados, asi como existe supervisién sobre la clasifi- cacién de las cuentas de pasivo vide gastos, Bl riesgo deerror es bajo en relacibncon las operacio- nesnérmales de remuneraciones. No obstante, los audito- res aplican procedimientos sustantives para las planillas de remuneraciones en lugar de otorgar confianza a los controles debido a que es més eficiente. Deficiencias de control interno comunes + No se registran pasivos al cierre del periodo or los gastos relacionados con nemuneraciones + No se registran, 0 no s¢ reconoce ia nétesidad de registrar, pasivos relatives a beneficios de los empleados pendientes de pago + Bxisten errores de célculo en.¢l registro’de los beneficios obtenidos por los empleados, pendientes, de ago. ‘= Los pagos de planillas se calculan incorrectamenvé + Las cuentas no se codifican adecuadamente + Las rutinas de validacion identifican, los errores pero no se corrigen oc 108 DaHDS hacen a empleadosficticiosoyaretira jos. * Las deducciones se hacen pero no se registran yas cantidades son inadecuadas + Los datos de las planillas de remuneraciones se encuentran mal clasificados, a fin de esconder montos no adecuados o no autorizados, + Ausencia de personal competente en la contabiliza. cién y control de las remuneraciones del personal. Criterios para identificar un riesgo alto + Ausencia de procedimientos adecuados para efec- tuar el corte de operaciones incluyendo su revisién. * Los registros de asistencia de personal pueden ser procesados sin autorizacién. * Ausencia de personal con conocimientos legales y contables respecto a la preparacién de las planillas de vemuneraciones de los servidores y el cdleulo de otros beneficios establecidos por ley, CUENTAS POR PAGAR Este rubro representa las obligaciones contraidas por la compra de bienes, servicios, ejecucion de proyectos, obras y otros gastos incurridos por la entidad. Objetivos de Auditoria + Todos los pasivos ¢ intereses respectivos se regis- tran; los montos de capital e intereses se calculan correc- tamente (Aseveraciones: integridad y exactitud.) Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 + Todos los montos por pagar a proveedcres uotros por bieneso servicios recibidos antes del fin de afiose incluyen © acumulan de algun modo (Aseveraciones: integridad, existencia, exactitud y propiedad) + Los pagos son validos y estan debidamente registra- dos ( bienes y /o servicios recibidos por la entidad); que los montos y clasificaciones en Jas cuentas de activos, gastos, pasivos y otras sean apropiados (Aseveraciones: existen- ia y exactitud), * Los principios de contabilidad generalmente acepta- dos en cuanto a la presentacién y revelaciones son apro- piados (Aseveraciones: valuacién, presentacién y revela- cidn). Evaluacién del riesgo de control Los pasivos de una entidad se caracterizan por ser ‘montos significativos y de un numero reducido de tran- sacciones. Una vez que se adquiere una obligacién, los pagos posteriores son de rutina y se registran de acuerdo con un programa predeterminado, E) céleulo de los pagos que no soz fijos también son rutinarios, aun cuando ios datos para dichos cdlculos varien. Generalmente, es mas eficiente planear un enfoque sustantivo de auditoria en esta drea, en vez de planear un enfoque de confianza, Deficiencias de control interno comunes + Se cometen errores en el calculo de intereses, + Los pasivosno se registran y los productos obtenidos se usan para propésitos distintos a la entidad. « Los productos de los préstamos se registran como ingresos, « Los bienes o servicios recibidos no estan registrados o’se registran en el periodo equivocade. ‘+ Los pasivos acumulados no estan registrados + Elcdlculo de los pasivos acurnulados es inadecuado debido a errores matematicos * Los pasivos no se registran por los bienes y/o servi- cios recibidos, * Los bienes 0 servicios recibidos estan registrados en al periodo equivocade * Lasrutinasde validacién identifican errores, perono se corrigen. + Los datos sobre pasivos se procesan mis de una vez, * Las obligacionesestan mal clasificadas para ocultar ‘montos no-eutorizados para beneficio de empleados 0 terceros'y pueden estar soportadas por documentos ficti- cios, * Los pasivosse registran mas de una vez, por més del mionto autorizado o a precios excesivos. Criterios pata identificar un riesgo de control alto + Las transacciones no son aprobadas o revisadas. + Existen problemas para cumplir con los pagos a proveedores + La deuda corriente esta mal clasificada como deuda a largo plazo. * Las revelaciones que son requeridas en estos casos son ignoradas, « Laestrechez de las autorizaciones de giro ocasionan retrasos en el procesamiento de pago. + No existen procedimientos de corte definidos o los procedimientos de corte no son supervisados. + Los procedimientos de control disefiados pars detec- tar errores nose aplican al saldo de las cuentas por pagar. + Noexisten procedimientos adecuados para autoriza- ci6n, revisién y aprobacién PATRIMONIO Enel sector piblico el rubro patrimonio est constitui- do por la siguientes cuentas: + Hacienda Nacional * Hacienda Nacional Adicional + Excedente de Revaluacion + Reservas + Resultados AcumuladosLima, jueves 24de diciembre de 1908 Objetivos de auditoria + Todas las operaciones que involucra 2 la cuenta Hacienda Nacional y las otras cuentas que conforman et patrimonio, se reconocen y son de la entidad (aseveracio: nes: integridad, existencia, exactitud y propiedad). * Los principios de contabilidad generalmente acepta- dos aplicados a las operaciones de patrimonio y las reve- lacionesrelativas son apropiadasy consistentes (asevera- ciones: valuacién, presentacién y revelacivn). Evaluacién del riesgo de control Los aumentos odisminuciones del saldo de las cuentas ‘gue conforman el patrimonio son poco frecuentes durante el periodo. Los procedimientos de control para estas ‘operaciones dependen de a razonabilidad de los mecanis- ‘mos de aprobacion establecidos en las entidades publicas. Una vezque son aprobados vregistrados los saldos inicia- lesdelascuentas, los ajustes posterioresa tales saldos son pocos. Por lo general, es mas apropiado planear un en que sustantive de auditoria en esta area Errores o irregularidades més comunes + Nose conocen los procedimientos contablesiestable- cidos para la revelacién de las éuentas del patrimonio. + El no establecer los procédimientos contables o legales que correspondan trae como consecuencia la exis- tencia de errores en los estados financieros. * Débitos o abonos que deben canalizarse a través del estado de gestidn (pérdidas y ganancias en las empresas estatales) y que se tratan como operaciones que involus eran a las cuentas de patrimonio + Las operaciones no son aprobadas revisadasipor e! érgano de gestién institucional. * Falta personal idéneo y con experiencia para la contabilizacién de operaciones. Cuando las donaciones de capital recibidas, traspa- s0s 0 remesas de capital recibidas no son aprobadas 0 revisadas por los niveles competentes. ANEXO2 CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL RIESGO DE CONTROL Eneste anexo se incluye la informaciin necesaria para identificar los procedimientos relacionados con la evaiua- cién del riesgo de control, con respecto a objetivos indivi- duales en una auditoria a jos estados financieros de una institucién publica. A continuacién de describen las cuen- tas correspondientes: Caja y Bancos Cuentas por cobrar Mercaderias/Materias primas/Suministro de Funcio- namiento. Cargas Diferidas Inmuebles, maquinaria y equipo. ‘Tributos por pagar Cuentas por Pagar Cuentas por pagar, Compras y pagos. Remuneraciones y obligaciones sociales Patrimonio. Para cada una de las areas de auditoria especificas se presentan los objetivos de auditoria que son aplicables € incluyen los comentarios pertinentes. CAJA Y BANCOS Comprenden los medios de pago tales como dinero en efectivo, cheques bancarios, giros, depésitos en bancos y otras instituciones financieras, asi como los depésivas sujetos a restricion, Objetivos de auditoria + los fandos existen y se encuentran disponibles para la ejecucion de actividades en la entidad (aseveraciones existencia e integridad); COLETTE €1 Peruano Pag. 205 + los saldos bancarios se concilian con los saidos del mayor general (aseveraciones: valuacidn, presentacion y revelacisn). Evaluacién del riesgo de cantrol Las entidades prestan atencién a procedimientos de control efectivos para asegurar la integridad, validez y exactitud de los fondos en efectivo. Tales procedimientos de control son importantes para Jos saldos de Caja-Ban- cos, incluyendo lag conciliaciones bancarias preparadas con oportunidad, Ello involucra las siguientes aseveracio- nes: + Integridad, existencia y exactitud de los cobros de cefectivo (cuentas por cobrar, ingresos y cobros de efecti- vo). * Integridad y exactitud de pagos en efectivo (cuentas por pagar, compras y pagos). Deficiencias de control interno comunes + La ausencia deajustesen las partidasde conciliacion originan errores * Las cuentas pare controlar los fondos para pagos en efectivo no se saldan hasta el fin del periodo * Los cheques se registran pero no se entregan + Los auxiliares de ingresos en efectivo se mantienen abiertos después del cierre anval. + Los documentos provisionales nose consideran como componentes del saldo de caja Criterios para identificar un riesgo alto * Falta de unidad de caja en la administracién de fondos + Hay filtantes constantes de efectivo en caja. + Lasconeitiaciones bancarias son inoportunas ono se revisan; ni se efecbiia un seguimiente efectivo sobre las partidas no usuales detectadas. CUENTAS POR COBRAR Porsunatufaléza representan el derecho de cobranza de tributos, porta venta de bienes y/o servicios, ventas de Ja propiedad ¥ otros ingresos. Objetivos de auditoria + Tocios los ingresosye registrany presentan adecua- damente (aseveraciones: integridad yexactitud } * Los ingresos estan de acuerdo con el metodo de reconocimiento de ingresos,han sido aplicados consisten: temente y estan apropiadaitiente revelados (aseveracio- nes: valuacidn, presentacida y revelacién) * El corte es apropiado ( aseveraciones! integridad y existencia) * Las cuentas por cobrar.réBresentan los ingresos pendientes de cobro u obfbs cargos @itercerbs y son propiedad dela entidad (aseveraciones: existeneiay pro- iedad). * Todos 10s cobros de efectivo se registran debidamen- te (aseveraciones: integridad y exactitud) * La valuacién de cuentas por cobrares apropiada yse efectiian provisiones para cuentas de cobranza dudosa (aseveraciones: valuacién, presentacién y Tevelacién). Evaluacién del riesgo de control El objetivo de las entidades publicas es proporcionar servicios y/o determinados productos. Por esta razén, la mayoria de entidades prestan atencidn al establecimiento de procedimientos de control efectivos para registrar los ingresos, Los procedimientos de control que proporcionan seguridad sobre la integridad y exactitud de los ingresos, también proporcionan certeza razonable sobre su exis- tencia. Elriesgo de detectar errores debido a métodos inapro- piados para reconocer ingresos depende de la naturaleza Ge la entidad y de su ambiente de contro} interno. Los, auditores no esperan encontrar procedimientos de con- trol adecuados para este objetivo de auditoria; motivo por el cual realizan pruebas sustantivas sobre este rubro. Elobjetivo de control involuera los siguientes flujosde ‘imformacidn que van hacia las cuentas por cobrar y quePag. 206 salen de ellas: Ventas de productos y/o prestacion de servicios y cobros en efectivo. Si existen procedimientos de control que proporcionen seguridad sobre el registro en el periodo para cada uno de los flujos de informacion importantes; sin embargo, y en el caso que evaluacién preliminar del riesgo de control sea moderadoa bajo para Jos odjetivos de auditoria, el corte puede requerir conside- racién por separado Deficiencias de control interno comunes + Por la prestacién de servicios o entrega de productos no se factura o la facturacién no se registra * La entrega de productos 0 servicios se factura inco- rrectamente, + Las facturas se registran por cantidadesinferiores al total * Los ingresos se registran antes de entregar los bienes 0 servicios + Falta de un método apropiado para contabilizar las transacciones de ingresos poco usuaies + Los métodos de contabilidad seieccionados para reconocer ingresos causan distorsiones, + Ingresos se reyistran en el periodo equivocado. + Existeduplicidad en el registro de ingresos + Existen errores en los asientos contables + Los ingresos que no estn bajo control contable son utiligados en forma indebida * Los ingresos no se registran total o parcialmente, y los eobros de efectivo son indebidamente usados + Los cobros de efectivo son indebidamente utilizados 0 se ocultan con documentos falsificados * bas rutinas de validacién.identifican los errores, pero no existe seguimiento, + El registto de operaciones se altera para manipular tos resultados teportados, Criterios pare identificar un riesgo alto + Los movimientos de efectivo tienen un retraso im. portante en relacién al Feconocimiento de:ingresos. *'Se registran cantidades poco usuales antes o,des- pués del cierre, + Existen numerosas partidasdé donciliacignentre el auxiliary el mayor general. * Las partidas de conciliacién no recibenum adecuado seguimiento, revisiin y aprobacién. '* Existe considerable atraso de trarisacciones no pro cesadas, ** Los operaciones pueden procesarse sin autorizacién. MERCADERIAS/ MATERIA PRIMA/SUMINIS- TROS DE FUNCIONAMIENTO (EXISTENCIAS) Dentro del rubro existencias se agrupan los bienes producidos o adquiridos por la entidad destinados a la’ eal ‘incluyen los bienes que van 2ser usados 0 consumi~ (os. Objetivos de auditoria * Las mercaderias, materia prima y suministros de funcionamiento existen y son de propiedad de la entidad (aseveraciones: integridad, existencia y propiedad * Las existencias estan debidamente registradas y valuadas de conformidad con métodos establecidos por la Contaduria Publica de la Nacién aplicados en forma consistente (aseveracion: exactitud ). * El corte es apropiado (aseveraciones: integridad y existencia) * La valuacién del inventario es apropiada 0 se hace una provisién cuando los montos excedan los valores netos realizables ( aseveraciones: valuacion, presenta- cién y revelacién). Evaluacién del riesgo de control Las existencias son los rubros del activo mas dificiles decontrolar. E} control interno para su saldono puede ser mejor que el existente para los flujos de informacién que van al mayor general y que salen de él. Por lo tanto, el control interno para tales flujos de informacion y la calidad de los procedimientos que aseguren que las canti- dades fisicas coinciden con los registros, constituyen los €1 Peruano ELIT Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 El uso de procedimientos de control brinda seguridad acerca del saldo de existencias; también puede proporcio- narla acerca de su exactitud. Sin embargo. lo apropiado y Ja consistencia de los métodos para valuar existencias requieren ser supervisados por personal competente. El riesgo de control es mayor porque usualmente se requiere un grado considerable de juicio que involucra asuntos complejos para determinar la valuacién apropia- da. El riesgo de errores, generalmente, depende en gran parte de la naturaleza de la entidad y su ambiente de control, Para evaluar el riesgo de control como moderado obajo es necesarioconsiderar las politicas y procedimien- tos de control relacionados con compras, supervisién de niveles del inventario y la revision periddica de partidas individuales por parte de personal competente. Deficiencias de control interno comunes + No todo el inventario se cuenta o se registra, + Las partidas de inventario se cuentan més de una ver 0 se registra el inventario no entregado. + Inventario fisico esta sobrevaluado para ocultar faltantes. * Inventario esté incorrecto debido a errores en la valuacion 0 errores matematicos. + Inventario y las cuentas por pagar se registran como bienes no recibidos 0 en trinsito Cuando el riesgo de control es alto + Los inventarios no estan protegidos fisicamente. + Los procedimientos para e] conteo del inventario fisico no son adecuados ‘+ Los registros perpetuos no se concilian con el mayor general o existen numerosas partidas significativas de conciliacién, * Lot registros no se concilian con el mayor general 0 existen numerosas partidas significativas sin concilia- * Falta de procedimientos de corte definidos o super- visién por parte de la gerencia. + Ausencia de procedimientos regulares para identifi- carlas partidasde lento movimiento, obsoletas odanadas, ‘o'ndise llevan a cabo. CARGASDIFERIDAS Representan las rentas de capital calculadas 0 paga- das que devengaran en fecha posterior al cierre del ejer- cicio y, también los pagos relacionados con servicios futu- ros que van a ser absorbidos en el ejercicio siguiente, asi como desembolsos sujetos a liquidacién futura ‘Objetivo de auditoria + Losiiontos anticipados o diferidos, proporcionarén benéficios relacionados con servicios futuros ( Asevera- ‘cin! existencia, exactitud, propiedad, valuacién, presen- tacién y revelagién), Evaluacién del riesgo de control Los auditorés aplican procedimientos sustantivos de auditoria para aleanzar el indicado objetivo de auditoria yno confian en el control interno. Las transacciones que originen cargos diferidos y otros, son poco frecuentes... Por Jo tanto, un control interno efectivo, generalmente, de- pende de la supervisién de tales saldos. Deficiencias de control interno comunes + No se cumplen los requisites contables para las cargas diferidas. fo se cancelan los montos que se conoce que no podran ser recuperados. Criterios para identificar un riesgo alto + La consideracién del valor en libros no est4 relacio- nada con los planes de la entidad. * Nose realiza un seguimiento de los saldos en cargas aspectos que deben considerarse. diferidas.Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 INMUEBLES, MAQUINARIA ¥ EQUIPO Representa el valor de los bienes de uso que siendo destinados a la produccién u otros servicios, reine las siguientes caracteristicas: vida util larga,no sonobjeto de venta y estan sujetos a depreciacion. (Aseveraciones: existencia y propiedad). Objetivos de auditoria + Los inmuebles, maquinaria y equipo existentes son propiedad de la entidad y se utilizan en las operaciones (Aseveraciones: existencia y propiedad) ** Los montos capitalizados son apropiados y no inclu- yen importes que deben considerarse como gastos (Aseve- racién: exactitud). Evaluacién del riesgo de control Elcontrol interno sobre ios saldos del activo fijo depen- den de la efectividad de los procedimientos de control disefiados para detectar errores. Los objetivos de contro] ‘incluyen (a) integridad en el registro de las compras de activo fijo, (b) integridad en el registrodelas ventas de activo, y (c) reconoeimiento adecuado de pérdidas La importancia de las compras y ventas de activo fijo varian de una entidad a otra, Algunas entidades hacen compras importantes con poca frecuencia y venden act: vos fijos aun con menor frecuencia. Tales entidades poe- den mantener auxiliares manuales de activo fijo, aun cuando dependan enormemente de los sistemas de cém- puto para procesar sus trangacciones. Otras entidades hacen compras rutinarias de equipo y venden dicho equi- po frecuentemente, y existen otras entidades que cons- truyen activos para su propio uso. La valuacién de inmuebles, maquinaria y equipo es adecuada y los principios de contabilidad se aplican con sistentemente (ejemplo los activos se registran al costo; los activos mantenidos para venta o dariados se dan de baja y se revelan de manera adecuada; la depreciaciGn se registra correctamente en base a métodos aceptados.y su vida util estimada (Aseveraciones: valuacién, presefita- cidn y revelacién.) Deficiencias de control comunes + Bl producto de la venta del activo fijo se registra como ingreso, pero no se libera la cuenta correspondiente. * Los activos perdidos o robados no se registran. + Lasventas no se registran y el producto de ellas son utilizados indebidamente. * Losactivos son utilizades indebidamente para bene- ficio de los empleados o de terceros Criterios para identificar un riesgo alto * El auxiliar del activo fijo no contiene suficiente detalle 0 no se concilia con el mayor general. + Existen diferencias importantesentreel auxiliary el inventario fisico. + Falta proteccién fisica sobre los activos valiosos yde fécil movilidad. * Se capitalizan las compras y montos inferiores al limite de capitalizacion. * Las transacciones de venta no se registran de confor- midad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. * Los montos estén mal clasificados. * La vida util o los métodos de depreciacién no son realistas en relacién con el uso de los activos. ‘+ Se cometen errores en el cdlculo de la depreciacién. + Las revelaciones son incompletas. + Nose registra o reconoce la necesidad de registrar la baja del valor de un activo fij. * Los montos que deben ser gastos se capitalizan indebidamente * Las adiciones y disposiciones de activo fijo no estan sujetas. + Los activos fijos se mantienen para reventa. + Noexisten politicas formales para los actives capita- lizables. + Hay un cambio significativo enel nivel de reparacio- nes y mantenimiento COAL €! Peruano Pag. 207 + Existe una adicidn importante en un grupo de acti- vos en los que el precio de compra debe ser asignado a activos individuales. * Falta supervisién de la gerencia en relacién con la planeacién del negocio. * Hay cambios nla vida wtil, métodos dedepreciacién o valores de recuperacién. TRIBUTOS POR PAGAR, Comprenden las deudas por impuestos, contribucio- nes 0 aportaciones y otros tributos, a cargo de la entidad publica o retenidos a terceros, Objetivos de auditoria * Los tributos aplicables se reconocen y son obligacio- nes dela entidad (aseveraciones: integridad, existencia y exactitud. * Los montos de los tributes pagados, acumulados diferidos son correctos (aseveracin: exactitud) Evaluacién del riesgo de control Porlo general, los auditores no depositan suconfianza enel control interno de la entidad para estos objetivos de auditoria. BI riesgo de error varia de una entidad a otra. Se ve afectado por la complejidad de las operaciones, el grado hasta el cual las normas tributarias aplicables son claras o ambiguas, la experiencia de! personal responsa- ble del registro contable, la posicién tomada en la presen- tacién de declaraviones y las transacciones, Deficiencias de control interno comunes + No s6;reconocen los requisitos contables para la acumulacién de impuestos diferidos, ete,, 0 los céleulos son incorrectos. + Se presentan declaraciones de impuestos incorrec- tas o se registran pagos de impuestos erroneos + El registro del gasto de impuestos estd subestimado para mejorar los resultados * Las transacciones se reportan inadecuadamente para reducir los pagos de impuestos, lritetios para identifiear un riesgo de control alto * Ausencia de persagl especializaden temas tribu- tarios. + Noexiste personal apropiadgpara la contabilizacién deimpuestos de acuerdo con losprincipiosdecontabilidad generalmente aceptados + Los registros histérigds de impuestos pagadds, son insuficientes. REMUNERACIONES Representan las cbligiciones de laentiddd con su trabajadores por concepto de remuneraciones, asi como or pensiones de cesantes y jubilados. Objetivos de Auditoria * Se registran los montos no pagadps al final de periodo (Aseveracion: integridad) + Los montos registrados son exactos, representan servicios recibidos por la entidad, y las asignaciones a las cuentas de activo, gastos y otras cuentas estan correcta- mente calculadas(Aseveraciones: existencia y exactitud). + Los principios de contabilidad generalmente acepta- dos aplicados a ios costos de beneficios por empleados, incluyendo salud y peasiones son apropiados, se aplicaron en forma consistente y su revelacion es adecuada ‘Aseve- raciones: valuacién, presentacién y revelacién) Evaluacién del riesgo de control Losauditoresaplican procedimientos sustantivos para aleanzar tales objetivos. El control efectivo de las remune- raciones es esencial para las entidades. Estas tienen especial cuidado en disponer de procedimientos de con- trolefectivos en esta drea, lo cual involucra procedimien. tos para verificar que el pago se efectuia por el tiempo trabajado o por los beneficios ganados y por los montosPag. 208 acumulados, asi como existe supervision sobre la clasifi- | cacign de las cuentas y gastes. El riesgo de error es bajo en relacién con las operacio- nesnormalesderemuneraciones. Noobstante, los audito- yes aplican procedimientos sustantivos, como andlisis sustantivo para las planillas normales, en lugar de dar confiabilidad a los controles, debido aque esmas eficiente. El riesgo de control es mayor para este objetivo de audi- toria, por lo tanto, los auditores frecuentemente no pla- nean confianza en el control interno Deficiencias de control interno comunes | + No se registran pasivos al cierre del periodo por los costos relacionados con remuneraciones. No se registran, o no se reconoce ja necesidad de registrar, pasivos relativos a beneficios de los empleados pendientes de pago. « Existen errores de céiculo en el registro de los beneficios obtenidos por los empleados, pendientes de Pago. ‘* Los pagos de planillas se calculan incorrectamente. + Las cuentas no Bt codifican adecuadamente. + Las rutinas de validacidn idencifican jos errores,pero no se cortigen. * Los pagos se hacen a emmpleados ficticios o ya retira- dos. * Las deduceiones se hacen pero no se registran y las cantidades son inadecuadas, + Losdatos de planilias se encuentran mal clasificados a fin de giconder cantidades no adecuadas ono autoriza- as. * Auseneiiitde pétsonal cofhpetente én léltontabiliza- cidn y control de los costoside beneficios a empleados, Criterios para identificar un riesgo alto + Ausencia de procedimientos formales de corte de operaciones incluyendo su revision + Los registros de tiempo pueden ser provesados sizt autorizacion * Ausencia de personal con tonoetifiientos de lob re~ querimientos legales, reglamentnios y contables fespec to a fos asuntos de beneficios de empleados CUENTAS POR PAGAR Este rubro representa las obligaciones contraidas por Ja compra de bienes, servicios, ejecucién de proyectos, obras y otros gastos de la entidad. Odjetivos de Auditoria + Todos los pasivos e intereses respectivos se regis- tran; fos montos de capital e intereses se calculan correc- tamente (aseveraciones:integridad y exactitud ). * Los pasivos registrados son de la entidad (asevera- ciones: existencia y propiedad) + Los principios de contabilidad generalmente acepta- dos en cuanto a la presentacion y revelaciones son apro- piados (Aseveraciones: valuacién, presentacién y revela- eién). Evaluacién del riesgo de control Los pasivos de una entidad se caracterizan por ser montos significativos y de un mimero reducido de tran- sacciones. Una vez que se adquiere una obligacion, los pagos posteriores son de rutina y se registran de acuerdo con un programa predeterminade, B) cdleulode los pagos gue no son fijos también son rutinarios, aun cuando fos fatos para dichos cdlculos varien. Usualmente es mas eficiente planear un enfoque sustantivo de auditoria en esta drea, en vez de planear un enfoque de confianza, Defictencias de control interno comunes + Se cometen errores en ol eélculo de intereses + Los pagos estan mal clasificados en cuanto a capital e intereses. + Los pasivos obtenidosno se registran y os productos i Peron COS rTespectivos se usan para propésitosdistintosa la entidad. * Los productos de los préstamos se registran como ingresos, Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 * Los pasivos no se registran y los productos respecti- vos se usan para propositos que no son propios de la entidad. Criterios para identificar un riesgo de control alto * Las transacciones no son aprobadas o revisadas. + Bxisten problemas para cumplir con los pages pro- gramados. * La deuda 8 corto plazo estd mal clasificada como deuda @ largo plazo * Las revelaciones requeridas son ignoradas. CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS Y PAGOS Objetivos de auditoria * Todos los montos por pagar a proveedores u otros por bieneso servicios recibidos antes del finde atiose incluyen o acumulan de algtin modo (Aseveraciones: integridad, eristencia, exactitud y propiedad) * Los pagos son vélides y estan debidamente registra- dos ( bienes y/o servicios recibidos por la entidad), que los montos y clasificaciones en las cuentas de activos, gastos, pasivos y otras sean apropiados (Aseveraciones: existen- Gia y exactitud) * Los principios de contabilidad generalmente acepta- dos son apropiados y se aplican consistentemente( Aseve- raciones: valuacion, presentacion y revelacién). Evaluacién del riesgo de control ‘A menudo e] siesgo de control es mayor para este objetivo de auditoria. Los procedimientos de control de una entidad pueden estar més orientados a proporcionar seguridad de que los bienes y servicios registrados sean validos, que a proporcionar seguridad de que todos han sido registrados. Aunque el control interno sea efectivo, a ‘memudo es mds eficiente obtener toda la evidencia nece- saria mediante procedimientos sustantivos de auditoria que gar confiabilidad al control interno. Gh. control efectivo de los costos y gastos es esencial pardelléxito de la mayoria de las entidades. Por tanto, la gran mayoria de elias prestan considerable atencisn alos procedimientos que aseguren que las obligaciones sean vvalidas'y estén registradas adecuadamente ‘A menudo @! riesgo de control es mayor para este ‘Sbjetivo de auditoria. Hl riesgo de error depende en gran parte dea naturaleza de la entidad. También puede mvolucfar juicios significativos de la gerencia. Con fre- cuendia los auditores aplican procedimientos sustantivos de apditoria para lograr este objetivo. Cuando existen controles, éstos dependen de las actividades que realizan os niveles de gerencia de la entidad Deficiencias de control interno comunes + Los bienes 6 servicios recibidos no estan registrados se registran en el periodo equivocado, * Los pasivos aeumiulados no estan registrados, + El edloulo de los pasivos acumulados es inadecuado debido a erroresmatematicos 0 supuestos poco realistas. + Los pasivos ¥costos no se registran por los bienes y/ 6 servicios recibidos. * Los bienes o servicios recibidas estén registrados en el periodo equivocado * Lasrutinas de validacidn identifican errores, perono se corrigen * Los datos sobre obligaciones se procesan masde una * Se ignoran las correcciones y el reproceso durante el seguimiento de loserrores identificados, o se suprimen los reportes de errores, * Las obligaciones estén mal clasificadas para ocultar montos no autorizades para beneficio de empleadas 0 terceros y pueden estar soportadas por documentos ficti- ios. * Las obligaciones se registran mds de una vez, por més del monto autorizado 0 a precios excesivos. + No se reconoce la necesidad de registrar estimacio- nes para pérdidas probables y razonablemente estima- bles por eventos que hayan ocurritio.Lima. jueves 24 de diciembre de 1998 Criterios para identificar un riesgo alto * La escasez severa de efectivo ocasiona retrasos importantes en el procesamiento de pagos, ‘+ No existen procedimientos de corte definidos o los procedimientos de corte no son supervisados. * Los procedimientos de contro! disefiados para detec- tarerroresno se aplican al saldo de las cuentas por pagar. + No existen procedimientos formales para autoriza- cidn, revision y aprobacién. * Las conciliaciones bancarias no son oportunas 0 no soa revisadas. o las partidas de conciliacion no reciben seguimiento oportuno. * No existe una supervision efectiva por parte de la gerencia PATRIMONIO Enel sector ptiblico el rubropatrimonioesté constitui- do por la siguientes cuentas ‘* Hacienda Nacional; * Hacienda Nacional Adicional Excedente de Revaluacion + Reservas + Resultados Acumulados Objetivos de auditoria, * Todas las operaciones que involucra a la éieata Hacienda Nacional y las otras cuentas que conforman el patrimonio, se reconocen y son de la entidad (aseveracio- nes: integridad, existencia, exactitud y propiedad). + Los principios de contabilidad generalmente acepta- dos aplicados 3 las operaciones de patrimoitio y las reve- laciones relativas son apropiadas y consistentestasevera: iones: valuacién, presentacidn y revelactsn) Evaluacién del riesgo de control Losaumentosodisminuciones delsaldode lascuentas gueconforman e\ patrimonie son poco frecuentes durante el periodo. Los procedimientos de control para estas operaciones dependen de la razonabilidad de losmecanis- mos de aprobacién establecidos en las entidades publicas. Una vez que son aprobados y registrados ios saldos inicia- les de lascuentas, los ajustes posterioresa tales saldosson spaces. Por Jo general, es mas apropiado planear un enfo- que sustantivo de auditoria en esta Area, Errores o irregularidades més comunes + No se conocen los procedimientos contables estable- cidos para la revelacion de las cuentas del patrimonio. * El no establecer los procedimientos contables 0 Iegales que correspondan trae como consecuencis la exis- tencia de errores en los estados financieros. * Débitos 0 abonos que deben canalizarse a través del estado de gestién (pérdidas y ganancias en las empresas estatales) y que se tratan como operaciones que involu- cram @ las cuentas de patrimonio. * Las operaciones no son aprobadas o revisadas por et ‘érgano de gestion institucional ‘* Falta personal idéneo y con experiencia para la contabilizacin de operaciones * Cuando las donaciones de capital recibidas, traspa- 508 0 remesas de capital recibidas no on aprobadas 0 revisadas por los niveles competentes, ences) 1. E] Memordndum de Planeamiento, resume las decisionesmds significativas del proceso de planeamien- to de la auditoria. La responsabilidad por la preparacisn de este documento corresponde al auditor encargado y al supervisor; su revision y aprobacién a los niveles geren- ciales competentes. En el caso de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, el Jefe del Organo de Audi- toria Interna aprobaré dicho memorandum. 2. Bl auditor debe documentar la informacién reuni- da para obtener una adecuada comprensién de la enti- dad. Elmemordndum de planeamiento incluye elemen- tos importantes, tales como antecedentes de la entidad, tamaiio y ubicacién, organizacién, misién, resultados CLOTS C1 Peruano Pag. 209 de auditorias anteriores y actuales, y aspectos conta- bles y de auditoria. 3:E| Memorandum de Planeamiento tiene la estructu- ra bésica siguiente: * Objetivos del examen. + Aleance del examen, + Grado de extensién de las labores de auditoria que incluye areas, aspectos y periodos a examinar. * Descripeidn de las actividades de la entidad + Normativa aplicable a la entidad, especialmente relacionada con las areas materia de evaluacion + Informes a emitir y fecha de entrega + Identificacidn de areas criticas definiendo el tipo de pruebas a aplicar. + Puntos de atencién, situaciones importantes a tener encuenta durante la conduccidn del examen, incluyendo denuncias ‘+ Personal, nombre y categoria de los auditores que conforman el equipo de auditoria. Asimismo, las tareas asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y expe- riencia + Funcionarios de la entidad a examinar. + Presupuesto de tiempo, por categorias. dreas ¥ visitas. + Participacién de otros profesionales y/o especialis- tas ‘+ Aspectos denunciados, referidos a hechos de impor tancia relacionados con la entidad a examinar. 4. E] memorandum de planeamiento se elabora en todos ios trabajos de auditoria financiera y de completar- Seenlafasede planeamiento. El auditordebe documentar la comprensién de las operaciones de la entidad , Jos Procedimientos de revision analitica, comprensién del ambiente de control, sistema de contabilidad, proced mientos de control, ambiente SIC y funcién de auditoria interna asi como la evaluacién del riesgo de control Corresponde al auditor encargado preparar este docu- mento y-al Supervisor su revisin y aprobacién. En el Anexo N" 3 se ingluyeiun modelo de memorandum de planeamiento. MODELODE MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO, AUDITORIA FINANCIERA ALA EMPRESA ESTAPAL ABC S.A. Entided Pech Bnearyado Poche Preparado por’ Inicialesi Superior Fecha 1. OBJETIVOS DEL EXAMEN' (a) Emitir dictamen dé"guditoria géheral sobre los, estados financieros e informacion complementaria relati- vos a la empresa estatal ABC por el aio .....,de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas -NA- GAS, normas de auditoria gubernamental NAGU y nor- mas internacionales de auditoria -NIAS. (b) Emitir opinién sobre la informacion presupuesta- ria requerida por la Contaduria Publica dela Nacién, para Ia formulacién de la Cuenta General dela Republica, afin de dar cumplimiento a lo dispuesto en las Directivas N's 01-94-CGIPC ¥ 002-94-CG/PC (c) Emitir opiniéa sobre la estructura de control inter- no de la empresa ABC por el periodo 1996, (d) Emitir opinién sobre el grado de confiabilidad del sistema de control interno financiero implementado en la empresa estatal ABC. (e) Evaluar el cumplimiento de las normas de ejecu- cidn presupuestal aplicadas a la empresa ABC. (f) Verificar la adopcién de acciones correctivas en relacién a recomendaciones derivadas de la auditoria al periodo anterior. 2, ALCANCE Perfodo comprendido entre el } de enero y el 31 de diciembre de 19X2. (Debe indicarse los procedimientos de auditoria mas importantes que son necesarios para alcan- 4Pag. 210 zar el objetivo programado). Por lo tanto, precisar si se efectuaran confirmaciones, verificacién del cumplimien- to de directivas sobre informacién presupuestaria y con- trol interno de los principales ciclos en fa entidad. 3, DESCRIPCION DELAS ACTIVIDADES DELA, ENTIDAD La empresa estatal ABC S.A., fue creada como socie- dad andnimaen 1971, La empresa tiene autonomia econd- mica, financiera y administrativa y, Se rige por la ley general de sociedades, su estatuto social y las normas legales de eardctersspecifico que establece el gobierno, para la actividad empresarial del Estado, La actividad principal de la empresa esté referida ala exploracién y explotacion de los recursos minerales con- tenidos en el yacimiento minero ubicade en el departa- mento de Moquegua. La empresa cuenta con las siguientes oficinas y plan- tas: + Oficina Lima: desarrolla las labores administrativas y financiers, de logistica, comercializacion y alta direc- tion * Oficina Moquegua’ efectia las labores administrati- vas; de apoyo logistico, como el embarque de los concen- trados y, centraliza la informacién contable de la empre- 5a, ‘+ Asiento minero: ubitado a 326 kms. de la ciudad de Nlo, en donde se encuentra Ja planta concentradora, se procesan los costos de produccién.y,es el lugar donde Feside la mayor parte del personal de isempresa * La entidad cuenta con la siguiente estructura orgé- nica: - Junta de accionistas, = Directono. = Gerencia general, ~Gerencia de finanzas. - Gerencia de comereializacion. - Gerencia de logistica, - Gerencia de asiento miné¥6, - Oficina de auditoria interna, + Principales productos: - Plata 55%. - Plomo 25% # + Oro 5% + Otros 5% * Principales clientes Sus productos son exportados principalmente a los siguientes paises Paises Cliente Alemania ROELCO W.. | GAYTON RUA Chile APSA, EDMACO, Colombia COSMOSS.A * Sistema de contabilidad: - Es computarizado. -Esta integrado por 5 personas: un CPC y 4 asistentes. - Se lleva los siguientes libros: Mayor general, diario general, inventarios y balances, caja, registrode compras, registro de ventas 4. NORMATIVA APLICABLE Las normas fegales que son aplicables a la empresa estatal ABC son las siguientes + Estatuto social de la empresa aprobado por Decreta Supremo N°125-73 en julio de 19X0. €1 Pecuany CLOTS En base a la Ley General de Mineria, en 1984, la empresa que hasta ese entonces tenia Ja denominacion de Empresa Concentradora del Sur, adopt6 el nombre de Empresa Estatal ABCS.A.,expidiéndose parael efecto el Decreto Supremo correspondiente. * Al amparo de la Ley de Promocién de la Knversion Privada en la actividad minera, en el afl0 seu $€ designé la Comisidn encargatia de conducir el proceso de privatizacién de la empresa ABC. + Son aplicables la ley general de presupueste y las normas regulatorias emitidas por el Ministerio de Econo- mia y Finanzas y la Contaduria Publica de la Nacion. ‘on igualmente aplicables lasnormascontenidasen el Cédigo Ambiental aprobado en el aiio 5. INFORMES A EMITIR Y FECHAS DE EN- TREGA El periodo de nuestro examen corresponde del 1 de enero al 31 de diciembre de , Por cuyo motivo se emitirdn los informes siguientes: Nedias Fecha utiles examen Entrega Informe corto de auditoria sobre las estados financieros de la empresa ettatal ABC S.A. 45 Informe largo sobre los controles internos administratives en la empresa estatal ABC S.A. 60 Memorindum de planeamiento 16 6. IDENTIFICACION DE AREAS CRITICAS Y SIGNIFICATIVAS Las areas criticas y significativas , se determinan de acuerdoa la evaluacidn efectuada en la revision analitica, materialidad o 4reas de mayor riesgo yelcriterio profesic: nal del auditor. Ateas criticas Riesgo Existencias/Costo de produccién Alto Areas signifientivas Bieseo Caja-bancos Moderada (Cuentas por cobrar Moderado Inmuebles, Maquinaria y Equipo Bajo Enel anexo.N®4 se incluye informacién financiera de laentidad: Enel anexolN5 se identifican fas areas criticas y significativas resultantes de la evaluacién del riesgo fenfogue dela auditoria y procedimientos basicos de audi- toria que serdn aplicados. 7. PUNTOS DE ATENCION Los puntos de atencidn a considerar en la auditoria los estados finangleros son: ‘+ Arqueos de valores negociables + Confirmacién de saldos a Bancos en el exterior y Bancos en el pais * Confirmacién de saldos a proveedores « Inspeccisn fisica de fos equipos y materiales adqui- ridos en el periodo examinado. 8, FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD A EXA- MINAR Los funcionarios que laboran en la empresa ABC son: Nombres v. Apellidos ‘Cargos: Presidente de Directorio Gerente General Gerente de Administracion Gerenve de Finanzas Gerente de Planta Gerente de Comercializacién José Valdivia Ruiz Javier Narro Raquel Benitea Manuel Guevara Gladys Constantino Andrés Ravinez ; 2 i aN atin eatenLima, jueves 24 de diciembre de 1998 CSET €1 Pectiano Pag. 211 ‘Maria Lengua Gerente de Logistica ‘Miguel Novoa Gerente de Sistemas Agustin Loyola Contador General ‘Agapito Perales Auditor Interno 9. PRESUPUESTO DE TIEMPO El presupuesto de tiempo establecido para el desarro- lio de ios trabajos es el siguiente: Nombres vApellidos Cargo ‘N° Horas Pever Rosell Gerente 48 Miguel Manrique Supervisor 38 José Pacheco Jefe Equipo 480 Viadimiro Espinoza Auditor 480 Elsa Ventocilla Auditor 480 Alfonso Solano Auditor 480, Fernando Polo ‘Auditor 480 Arquimides Herrera _Ingeniero Minero 320 ‘Marino Vascones Ingeniero de Sistemas 320 3,276 10, PARTICIPACION DE ESPECIALISTAS Para el desarrollo de Jos trabajos se debera contar con los siguientes especialistas: Ingeniero en Minas, con experiencia en activi- dades de explotacién de concentrados de cobre ‘Sumisién consistird enefectuaria inspeccién fisicaen el asiento minero de la empresa, a fin de establecer la existencia de los equipos adquiridos en el perfodo vy transferidosa la planta concentradora en Moqueguai asi come para evaluer la eficiencia en el funcionamiento de los equipos en dicha planta Ingeniero en Sistemas Su misién consistira en efectuar la evaluacién del sistema de informacién computarizada de la empresa, tanto en Lima como los sisternas contablesexistentes en Moquegua y el asiento minero. EMPRESA ESTATAL ABC S.A. BALANCE GENERAL AL 31.DE DICIEMBRE DE y ACTIVOS JOKE 8% XS uss ss ACTIVO CORRIENTE. Caja y Bancos 67,810,270 9 20,332,750) 3 Valores negocables 238025 0 100005752 Cuentas por cobrar 30,282.35 4 22.553.363 4 Existencias, 86628500 12 101412800. 16 Gastos pagados 90: aticipado e.1g0.cas 2 26.215.900 ‘Torel Active Corriente, 201,128,015 28 180,514,588 25 Inmuebles, Maquinaria y ANEXO 4 PASIVO Y PATRIMONIO 1X5 1X5 uss US$ ASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar 17,301,858 2 11,955,208 2 Tributos por Pagar 10529013 1 9251750 0 Pane Corente 96545503 5 83678751 Deuda largo plazo Tolal Pasiva Corriente cages “9 (35748333 Deuda Largo Plato 290,395/060, 92 205,818,000 33 2,788,005 Equipo 513,076,000 72 498,730,910 71 ProvisiGn Beneligns Sosdles 1.584.310 0 9 Patrimonio-Neto 295,355:783 41 292,180,838 96 Capial 44ny.976.003 58 969,190,750 59 Partcipacion 088,000 0 -= 0 Patrimoniat 4582270 Jt” 2agsa910 § —___ ____esutedes Acurulados Total Activa THEROADS 0) 619245498 0D Total Patrimonio s17paggis 59 987,054.60 64 ‘Total Pasivo y Patimonio 714204015 100 519.245.498.100 ‘ANEXO 48 EMPRESA ESTATAL ABC S.A, Estado de Ganancias y Pérdidas por los periodos terminado al 31 de Diciembre dé wnnuu ¥ Periodos uss % uss "og Ventas 209,795,785 100 222,073,188 100 Costo de Ventas (124,784,635) (3) 17,305,640) (33) Utiidad Bruta 85,011,150 41 104,767,508 47 Gastos de Ventas ( 30,268,173) (14) (34,895,190) (18) Gastos de Adrinistracin 58,906,003 (28) 51,082,775) (23) 1 18,788,603 8 Resultado de Operaciin Otros Ingresos (Egresos}: Ingresos Financieros 9,380,643 4 15,378,430 7 Egresos Financieros (24,957,708) (12) (15,293,630) (7) Ganartcia(pérdida) 4.512.550 fe $061,808 2 Aluste Monetario Resultado del Periodo 19,351,640) O) 23,933.10 10Pag. 212 €! Peruano (ITT Lima, jueves 24 Ge diciembre de 1998 ANEXO 5 Empresa Bstatal ABC S.A, IDENTIFICACION DE AREAS CRITICAS Y SIGNIFICATIVAS {Cuenta | % | Factores de Riesoo Riesgo | Eniogve de Austria Procedimientos de Audiria& Apicar Total 1. Caja Bancos 9] Transaccionesnumerosas | Modetago | Pruebas anailicas con énfasis | Circularizacion de saldos Revisién imitada] Bancoslovertas en patvas coniladas al cere | de conciacones bancarias al cere del coriertes el ano ato sobregro Enioque sustanvo Eniogue sustaniva 2. ventas. No Ocurieroncambiosim- | Moderado Cireulacion de sldos al ioe de erica portanies en los proceci- Pruebas cetaladas para inci Imienios de comeriaizacon jen el cone de operaciones Cuvniaiporeabrar | i Moderado comereaies Son determinadas en base Entogue sustantvo Revision anallic sobre total de ventas 2 cotzaciones y estén suje- anales vrtcacon de a razonabiidad tas a vartaciones en precios cet contol presupuestal sobre ventas Circtanzacion de salds a cite dal ao Revision de cobros postenores Resin taco de adiciones sigatica vas enol ao. Valores ° a0 Revision de sald inicales movimiento Enfogue sustantivo anv de evens ce activo fo verticagon de valores do asacin 3 Inmueties, n Bajo Maguinanay Rubroimportante gn ie Salstaccién de corral con pro- | Electuar prustas cetaladas cela actco- Equpo in cn ios EEFF Yormados cedimenic sustaivosimta- | nes y retros mas importantes al err det Deprecacén en su cajun, os ato. Oesde hace varies aos se realzaiveriarios 6 actives fs ‘Satistacién de contra Bajo y_ | Clculo global de la depreciacion enfeque sustantvo polos mo- Adiiones y Retros vimientos nasisignficalves | Odseracioniventaros, revision de ao evancén, Eniogle sustartvo Pruebas detaladas del costo de arodue- cion sobre un mes, ncuyenco's rensién Depreciacon 2 Ato ela imputacén contabe de os elem 0s ce costa. 4, Grstencias! Ag Revisén analiza dl costo de produccién CosiodeProd- | 59 | Valuacon Satisfaciéde control ato y cain. Et proceso de produccion sfovedimientos sustantvos consia de dos etapas, an las {ue existe una asignacén signiticatva de costo Peésiamo! La empresa tiene un ato incce | Ato | Enioque sustantvo Cace de andlis dela deuda con ls cor Pairmanio de endeudamiaio con bancos roles crcwlicacién oe sada ciere Deuva a largo el exterior este 2s un rubro dei af Plazo sigiticaivo en reiscén a los Revsion de documentacén susteratoia EFF en su conjunio oe las amorizaciones Patino 8 | Laestrctura del acconarad | Maderaco | Enioque sustantva (ruce de los movirients del aio con fos es vanabie. acuerdo acoptados por el irectone Este rubro es signticavo en yi acsonstas relacon a ls EEFF ensu conju Ganancas ypércids| Moderade | Sastaccion moderada Be | Realizarprusbas de revision analiic, en ‘oniol cootcinacion con las cuentas elaconadas Revision analica de fuctuas tones principales ene ahoLima, jueves 24 de diciembre de 1998 CAPITULO It 01. El planeamiento de la auditoria de gestién consti- tuye el proceso mediante el cual se determinan los objeti- vos y alcance del examen, el tiempo que requiere su ejecucién, los criterios, metodologia a aplicarse, asi como son definidos los recursos necesarios para cubrir las actividades mas importantes de la entidad o programa. 02. La fase de planeamiento de la auditoria de gestién comprende dos etapas: - Revisiéa general * Conocimiento iniciai de la entidad por examinar (seccion 425 MAGU) + Andlisis preliminaren|aentidad (seccisn 430MAGU) + Formulacién del plan de revision estratégica (seccidn 430 MAGU} - Revisién estratégica + Bjecucién del plan (seccién 435 MAGU) ‘Aplicacion de pruebas preliminares (seccién 435 MAGU) Criterios de auditoria (seceion 435 MAGU) Identificacién de los asunitos mas importantes (seccién 435 MAGU) * Formulacion del report de revision estravégica (seccién 435 MAGU) + Elaboracién del Plan de auditoria (seccién 440 MAGU) 03. El proceso de planeasienta se inicia con'la com- prensién de la entidad o programa porexaminar{etapade Tevisién general). El equipo de auditoria debe recopilar informacién sobre las actividades y operaciones de la entidad o programa a examinar, en torno a aspectos tales como: fines, objetivos y metas, recursos asignados, obser- vaciones y'recomendaciones' de auditorias anteriores, sistemas y controles gerenciales, fuentes de criterio ¥ reas generales de revision. Seguidamente,en laetapa de revision estratégica el auditor debe obtener un efectivo conocimiento de las actividades y operaciones mediaate Inobtencisn de informacién directa en laentidad o progra- mao, mediante la observacién fisica de diversos asuntos, entre ellos, el ambiente de control interno, factores exter” nos ¢ internos, criterios de auditoria, sistemas ycontroles gerenciales y asuntos mas importantes; de cuyo resultado debe elaborar el reporte revisiGn estratégica y el plan de auditoria. 1. EL conocimiento de la entidad o programa, implica la buisqueda y obtencién de informacién en torno a los asuntos siguientes: + Naturaleza y fines. + Marco legal aplicable + Informacign sobre metas programadas y ejecutadas + Aspectos financiers presupuestales + Sistemas y controles gerencioles identificados. ‘+ Ambiente del control interno. + Principales logros obtenidos por la entidad en el periods, + Recomendaciones de auditorias anteriores. Naturaleza, Fines, Objetivos y Metas 2. Los fines representan el resultado o efecto que se desea obtener, los cuales pueden existir sin haber sido expresados en forma concreta. Las leyes de creacién u otras normas legales definen la naturaleza de la entidad, su propésito, al igual que los programas o actividades que desarrollan. Los objetivos y metas, generalmente, son fijados por las propias entidades o programas y reflejan los puntos finales de la planeacion institucional. Los objetivos y las metas pueden ser verificables, tanto sison expresados en forma cuantitativa (en nuimeros), como CLO Ci peruano Pag. 213 ‘cualitativamente (se refieren a caracteristicas especificas que habran de cumplirse en una fecha determinada). Recursos 3. Bstan constituidos por los recursos financieros y materiales que se asignan a la entidad o programa para él cumplimiento de sus fines, siendo éstos: autorizaciones presupuestales, fondos de endeudamiento externo, dona- ciones y recursos humanos. Tales recursos pueden ser medidés en dimensiones tales como: costo, tiempo y cali- dad Sistemas y controles gerenciales 4, Los sistemas incluyen controles gerenciales y son vitales para asegurar el logro de los resultados o benefi- cios previstos, por cuanto éstos tienen un gran impactoen el desempetio de las entidades y programas. El auditor debe describir las actividades clave que desarrolla la administyaciOn para cumpliz con sus tareas y aquellas relativas alas funciones de caracter administrativo \per- sonal, presupuesto y otras), que sirven de apoyo para la ejecucion de las operaciones Importancia dela auditoriay usuarios del infor- me 5, La importancia de la auditoria guarda relacién con los objetivos de la auditoria y los usuarios potenciales del informe. Por ello, las consideraciones sobre cantidad y calidad representan factores clave para identificar su importancia; dentro de los cuales pueden referirse: * exposicion publica y sensibilidad del programa o actividad a examinar; y, * programa o actividad a examinar de reciente inicio ‘© cambios que haya sufrido en sus condiciones de opera cién. * rol de ia auditorfa como medio de suministrar infor- macion capaz de facilitar la rendicin de cuentas de la gestign (respondabilidad) y la toma de decisiones; y, #aleance del examen a practicar. ‘Obseryaciones y recomendaciones de informes de auditoria anteriores. 6:La revision de los informes de auditorfa anteriores constituye una fuente dg consulta importante dentro del Planeamiento de la audforia de gestion y tiene el propé- sito siguiente: + ayudar a evaluar la necesidad de reexaminar en profundidad areas o actividades que fueron examinadas anteriormente; * apreciar la razonabilidad y oportunidad de las accio- nes correctivas adoptadas por la admiinistracién;y, + conocer las situaciones nosuperadas porlaentidad, lo que podria determinar su inchusién en el examen. Informacién del Organo de Auditoria Interna 7. La evaluacién del funcionamiento gperativo del Organo de Auditoria Interna de la entidad a examinar, constituye un pre-requisito para definir el grado de con- fianza que pueda depositarse en su traba'o. El trabajo realizado por los Auditores Internos de la entidad 0 Informes de Auditoria emitidos por Auditores Externos, puede apoyar lastareas de planeamiento, eliminandosela posibilidad de duplicar esfuerzos, Para confiar en el tra- bajo realizado por otros auditores, es necesario tener en cuenta factores tales como + competencia bjetividad + aleance del examen realizado; y, + la razonabilidad de los criterios utilizados. 8, Bu base a la informacién recopilada en la etapa de revisién general, el auditor encargado del examen elabo- ra el anélisis preliminar de la entidad, con el objeto identificar los aspectos siguientes: * Ambiente de control interno + Factores externos e internos sino d | | ‘ i | 1 'Pag. 214 * Areas generales de revisidn + Fuentes de criterio aplicables Ambiente de control interno 9, El ambiente de contol interno sirve de base e una entidad, influyendo en la conciencia de control del perso- nal, provee disciplina y estructura e influye en forma perouasiva en el cumplimiento de los objetives estableci dos para las actividades y en la evaluacién de riesgos. El auditor debe tratar de idéntificar en base ala informacién disponible en el archivo permanente, aquellos elementos yue estén relacionados conel ambiente de control interno je la entidad o programa a ser examinado, como por ejemplo obtener mformacién sobre los aspectos de inte- gridad y valores, estructura orgdnica, lineas de autoridad y responsabilidades y politicas de personal, Factores externose internos 10. Laobtencién de informacion disponibleen el archi- vo permanente sobre factores externos 0 internos que \drian estar afectando el desarraliode las actividades en ja entidad o programa incidir en el logro de sus objetivos y metas, asi como en lmutilizacion de recursos bajo su autoridad, permite al auditor tomar conocimiento inicial de aquella’ circunstancias que pueden tener influenciaen el desarrollo de la entidad & programa. Areas generales de revision 11. Las éreas generales de revision son aquellos asun- tos seleccionados y que forman parte dé} plan de revision estratégica, dent? del planeamiento de la: quditoria de gestidn. Tales dreas estén referidas a: * evaluacién del programa o actividad; ‘+ economia y eficiencia; * cumplimiento de leyes, normas y regulaciones apli- cables; + proteccién y control de recursos piblicos; + procedimientos para medir e mformar sobré la efectividad del programa o actividad * procesamiento y control del sistema de informacion computarizada-SIC; * auditoria interna; y * servicios prestados al publico. Fuentes de criterio de auditoria 12. Las fuentes de criterio de auditoria constituyen los elementos indiciarios que pueden dar lugar a la identifi- cacidn posterior de un criterio de auditoria. Son estable- cidas pore auditor, mediante la revision dela naturaleza de Ia entidad, programa o actividad a examinar, asi como, Jas caracteristicas operativas y procesos clave gerencia les. Las fuentes de criterios se encuentran en: * Legisiacién especifica de la entidad, o aplicable a ella, * Normatividad emitida por la entidad y/o sistemas administrativos * Estandares 0 indicadores de rendimiento utilizados por la entidad u otras entidades que lleven a cabo activi- dades similares y tengan usuarios similares (E}, hospita- Jes o postas médicas), + Informes de auditoria anteriores, especialmente de entidades similares, DOCUMENTANDO EL CONOCIMIENTO INI- CIAL DE LAENTIDAD 12. El conocimiento inicial de las actividades y opera- ciones de la entidad o programa a examinar, como parve del planeamiento de la auditoria de gestién (etapa de revisiGn general), se lleva a cabo mediante la utilizacién de la hoja de trabajo correspondiente, la misma que se jncluye al terminar el parrafo 14. El objetivo de la citada hoja de trabajo es documentar nuestra comprensiGn y conocimiento de las actividades y operaciones ejecutadas por la entidad o programa, de conformidad con las dispo- siciones contenidas en las normas de auditoria guberna- mental-NAGU. La informacién que se obtenga proporcio- Peruano CA Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 revisién estratégica, dentro dela fase de planeamientode ja auditoria de gestién. 14. La hoja de trabajo Conocimiento inicial de la antidad., debe elaborarse para la fase de planeamiento en todas las auditorias de yestiOn. Debe ser preparada, basicamente en las oficinas de los auditores externos ¢ internos, aun cuando en determinades casos, podria com- pletarse con visitas cortas a la entidad o programa a ser éxaminada. El auditor encargado es el responsable de preparar la indicada hoja de trabajo, debiendo ser aproba- da por el supervisor y el nivel gerencial correspondiente. ‘Los aspectos especificos referidos en esta hoja pueden apreciarse en las secciones 425 y 430 del Manual de Auditoria Gubernamental, (Parte Ill, Auditeria de Ges- tion! MODELO DE HOJA DE TRABAJO CONOCIMIENTO INICIAL DE LAENTIDAD OPROGRAMA. OBJETIVO Esta hoja de trabajo tiene como objetivo documentar la muestra y comprensién sobre/as actividades y operacio- nes ejecutadas por la entidad a ser examinada, de conformidad con las normas de auditoria gubernamen- tal-NAGU. La informacién que se obtenga proporciona la base suficiente para el desarrollo de ia etapa de revision general en el planeamiento de la auditoria de gestion. lista hoja de'trabajo, basicameate debe: ser preparada en las oficinas de los auditores aunque en ciertos casos, padria completarse con visitas cortas a la entidad a ser examinada. ELABORACION Y APROBACION Esta hoja de trabajo debe elaborarte en todas las audi- torias de gestidn, cuyo propésito sea evaluar los contro- les gerenciales y el uso de recursos en términos de efectividad. eficiencia y economia. £] auditor encargado es el responsable de elaborar la hoja de trabajo, debien- do,ser aprobada por el supervisor y el nivel gerencial ‘correspondiente, Los aspectos consignados en esta hoja de trabajo, pueden apreciarse en as seciones 425 5430, parte del manual de auditoria gubernamental HOJADETRARAJO |g CONOCIMIENTO INICIAL DELAENTIDAD OPROGRAMA [ae] Fecha: _ Entidad. Fecha: >) Encargado: _ Preparado nee Fecha: _ Iniciales’ __ Superior Conel finde obiener una adecuada comprensiénde las actividades y operaciones de la entidad a ser examinada, deben describirse los aspectos siguientes: A. Fines, objetivos, metas y recursos de la entidad 0 ‘ama Ambiente de control interno. C’ Sistemas y controles gerenciales més importantes. D. Observaciones, conckusiones y zecomendaciones de auditorias anteriores. B. Factores internos y externos. F. Fuentes de criterio de auditoria. G. Area generales de revisién. A. FINES, OBJETIVOS Y METAS Y RECUR- ‘SOS DE LAENTIDAD O PROGRAMA Considere los siguientes aspectos, describa brevemen- tey documente la informacién necesaria para la prepara cién del plan de revision estratégica: + Fines de la entidad o programa establecidos en sus leyes de creacién o normas especificas * Objetivos y metas mensuales definidas por la legis na la base suficiente para la elaboracién del plan de lacién u otra autoridad. rc facie ;Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 * Presupuesto autorizado de los uiltimos dos atios y/o ingresos anuales de operaciones. * Informacién sobre ejecucién presupuestal * Beneficiarios de los programas gubernamentales B, AMBIENTE DE CONTROL INTERNO Describa brevemente la situacidn del ambiente de control interno en la entidad o programa, en base a la informacién disponible en e! archive permanente, la que serd necesaria para preparar el plan de revision estraté- gica. En el caso que sea la primera auditoria de gestion a Ia entidad, la informacién sobre el ambiente de control interno no estard disponible. C.SISTEMAS, CONTROLES GERENCIALES EN LAENTIDAD O PROGRAMA Describa brevemente los sistemas y controles geren- ciales més importantes de la entidad o programa en base 2 la informacion disponible en el archivo permanente, la que serd ttil paraelaborarel plan de revisidn estratégico. D. OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DEAUDITORIAS ANTERIORES Considerelos siguientes dspectos, describa brevemen- tey documente la informacign necesaria para la elabora- cidn del plan de revision estrategica: + Asuntos importantes revelados en informesde audi- toria externa. * Asuntos importantes revelaidos en informesdel OAL. * Oportunidad en adopeién de correctivos por'la enti- dad. ‘* Recomendaciones pendientes de implementacién. E. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS, Describe brevemente los factores internos v éxternos ‘que podrian afectar el desarrollo de las actividades en la entidad oprograma, en base a la informacion existente en el archivo permanente, lo que sera «itil pare la prepara- ign del plan de la revision estratégica F, FUENTES DE CRITERIO DE AUDITORIA ~ Gonsidere los siguientes aspectos, describa brevemen- te ydocamente la informacién necesaria para la prepara cign del plan de revision estrategica * Legislacién (Leyes y normas especificas) aplicables a la entidad o programa. * Politicas emitidas por la entidad Normas de los sistemas admiinistrativos + Indicadores de rendimiento utilizados por laentidad o programa. G. AREAS GENERALES DE REVISION En base a la informacion obtenida en la etapa de revisidn general y, antes de la preparacién del plan de revision estratégica, debe seleccionarse las dreaso activi- dades que serdn incluidas para ser desarrolladas en la etapa siguiente (revision estratégica), indicando adicio- nalmente las razones que motivan su seleccion. Tales reas actividades pueden estar referidas, entre otras, a: + Areas que realizan las actividades - fines de la entidad o programa * Areas a cargo de la administracién financiera + Sistema de informacién computarizada-SIC + Servicios prestados al pablico. Proteccién de re2ursos * Auditoria interna 2 Elplan de revisignestratégica, como cualquier otra actividad de la auditoria, debe ser programado apropiada- mente para su ejecucién exitosa, de manera que el docu- mento que se formule contenga e] entendimiento inicial CHUITETIED €1 Peruano Pag. 215 de la entidad obtenido por el auditor, y la seleccidn de las areas de revisiin. Su objetivo es explorar las areas de trabajo de auditoria establecidas durante la etapa de revisidn general y profundizar el conocimiento inicial de los asuntos mds importantes. 2. Acontinuacién se presenta la estructura general del plan de revisién estratégica, dentro de la fase de planea- miento de la auditoria de gestion: A. Origen de la revision B. Objetivos y alcance de la revisién C.Enfoque a utilizar D, Andlisis preliminar Comprensién de la entidad, programa o actividad a. Descripcién de la naturaleza, fines, objetivos y metas b. Identificacién de los sistemas y controles gerencia- les clave ¢. Recursos financieros-presupuestariosautarizadosy ejecutados d.Informes de Auditoria Externae Interna anteriores e. Ambiente de control interno £ Factores externos ¢ internos g, Identificacién de las fuentes de criterio Areas generales de revisién Identificacién de las dreas generales de revision: - razones para su seleccién y, {razones para la exclusién de otras areas E Personal asignado F. Pregupuesto de tiempo G. Lista de procedimientos a aplicarse 3. Este documento debe ser elaborado por ¢l auditor encargado de! examen y el supervisor, asi como aprobado por el vel gerencidicorrespondiente de la Contraloria General de 2 Reptiblica. En el caso de los Organos de Auditoria Intérna del Sistema, la preparacidn de este documento dependera de la naturaleza y complejidad de las actividades del drea a Ser examinada. ican 1. Una vez que hay sido aprobado el plan de revision estratégica, el auditor encargade debe reunirse con los funcionarios de la entidad o programa a ser examinada, Para presentar a los miembros del equipo que tendra a su cargo el desarrollo de los trabajos. Las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes: * Aplicacién de pruebas preliminares « Identificacién de criterios de auditoria + Descripeién de sistemas y controles gerenciales + Identificacién de asuntos mas importantes 2. Las tareas principales que debe Hevar a cabo el auditor son: + Confirmacién y andlisis de la informaciéa obtenida en laetapa anterior revision general). Debe comprobarse la validez y veracidad de la informacién acumulada en torno a la entidad o programa, asi como su aplicacién efectiva * Confirmacién de la utilizacién de los recursos en actividades propias de ia entidad * Controles para la proteccién de activos y recursos. * Confirmaciéndelentendimiento de las estrategias y Jos procedimientos operativos, asi como de los sistemas y controles gerenciales clave. * Identificacién de cualquier debilidad significativaen los procedimientos gerenciales. * Revisidn de los sistemas y reportes de medicién de rendimiento, incluyendo los informes sobre avance en los resultados de los programas. APLICACION DE PRUEBAS PRELIMINARES 3, Esta actividad consiste en la acumulacién de infor- macién y, en caso necesario, evidencia suficiente paraPag. 216 llevar a cabo decisiones preliminares, en relacién a cual- quier problema significativo que la entidad o programa esté experimentando en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, asf como respecto al funcionamiento de sus sistemas y controles gerenciales mas importantes. En el curgo de tales pruebas debe identificarse con mayor pre- aasion [a situacién de los elementos que conforman el ambiente decontrol interno institucional, al igual que los factores internos y externos que podrian incidir en las actividades de la entidad o programa a examinar. 4. Alapreciarel ambiente de control interno el auditor debe tener en cuenta lo siguiente: + Controies existentes 0 no existentes, tales como una pobre segregacion de funciones en 4reas importantes. * Alta desconcentracién de las operaciones que deja a la alta direccién sin conocimiento de las acciones adopta- das por los niveles jerdrquicos inferiores en la entidad o programa, * Puncién de auditoria interna débil que no tiene capacidad para.detectar e informar con independencia sobre comportamientos no ajustados a la normativa vi- gente. + Medidaiistiplinarias benignas adoptadas por la alta direecién de la enttidad o programa para sancionar comportamientos irregulares, perdiéndose con ello su valordisuasivo. §. Elambiente de control interno influye én laconcien- cia de control en cada entidad o programa y provee la estractura ydisciplina necesaria para el cumplimientode sus Objetivos. Los elementos del.ambiente de control intern@iincluyen: + integndad y valores éticos. * asignacion de autoridad y responsabilidad. * estructura orgamizacional * politicas de administracion de recursos humanos. Integridad y Valores Eticos 6.Laintegridad constitaye una cualidad della persona que mantiene principios morales solidos y vive en un mareo de valores, La ética estd conformada por valores ‘morales que se obtienen en el hogar y que perniven a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en Jas actividades que le correspartde cumpliren Iaentidad. La existencia de informacion que indique que el ambiente no es efectivo, puede obligar al auditor 6 conducir en forma mas cuidadosa la identificaciin de lod Sistemas y controles claves en la entidad 0 programa a examinar Estructura organizacional 7. La estructura organizacional de una entidad pro- porciona el marco dentro del cual se planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas establecidos. La obtencién de itiforma- cidn apropiada sobre la estructura orgénica, debe partir de la consideracién de los siguientes aspectos: + Lo apropiado de la estructura organizacional y su capacidad para proveer la informacién necesaria para el desarrollo de las actividades, + La definicién adecuada de las responsabilidades de las dreas clave, su comprensién en esas responsabilida- les; ¥, ‘La experiencia y el conocimiento de las areas clave para asumir sus responsabilidades. Asignacién de autoridad y responsabilidad, 8. Se refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad en la entidad para el desarrollo de sus actividades operativas. El auditor debe considerar en su apreciacion lo siguiente: * asignacién de responsabilidad y delegacidn de aut ridad para ejecutar sus actividades, tales como cump miento de metas, funciones operativas y otros. * descripcién de los cargos clave, definiendo sus fun- ciones especificas, relaciones de informacién y obligacio- hes. €f Peruano CLOT Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 * Informacidn sobre el sistema de informacién compu- tarizada-SIC yprocedimientos para autorizartransaccio- nes. Politicas de administracién de recursos huma- nos 9. Las politicas y practicas de recursos humanos se relacionan con la contratacién, capacitacion, evaluacién, promocién y remuneracidn del personal de la entidad o programa. Blauditor debe considerar entre otros puntos, los siguientes * normas para contratar al personal més calificado (incidiendo con mayor énfasis en los antecedentes, expe- riencia previa de trabajo, logros anteriores y evidencia de integridad y comportamiento ético. * politicas de capacitacidn para el perfeccionamiento del personal de areas mds importantes. s,promociones del personal en base a la valoraciin periddica de su desempeno. FACTORES INTERNOS ¥ EXTERNOS 10. Los factores externos a considerar son los siguien- tes * Origen de fondos (ampliaciones orestriccionesenlas, fuentés de financiamiento) + Eventos temporales (cambios climatolégicos, hechos inusuales u otros que inciden en la asignacién de fondos; cambios en las fuentes de abastecimiento, etc.) * Situacién politica actual * Asuntos de interés en la entidad. + Modificaciones legales en tramite de aprobacién. 11. Los factores externos en la entidad también pue- den influir en la operacién de los programaso actividades que ejecuta. Algunas veces se determinan programas compiementarios 0 en conflicto llevados a cabo por otras entidades gubernameatales. Los factores internos se re- fieren a: + tamafo de la entidad (en términos de activos netos, ingresos, trabajadores, montos significativos de transac: ciones, importancia de la entidad, programa o actividad enel sector), * locales donde la entidad o el programa realizan sus actividades, * estructura de la entidad (centralizada odescentrali- somplejidad de las operaciones, + calificaciones y competencia del personal clave, y * nivel de rotaciést del personal gerencial y de conta- bilidad. Idéntificacién de criterios de auditoria 12. Los eriterios son normas (estandares) para la evaluacion del disefto y el desempeno de los sistemas y controles gerenciales. Generalmente, los criterios deben ser losuficientemente amplios para permitirmodosalter- nativos de satisfacerlos, pero suficientemente especificos para determinat su adherencia aellos. Para queelcriterio sea mds efectivo debe ser aceptado por las partes involu- cradas en la auditoria de gestion (auditores y funcionarios responsables). Los criterios de auditoria pueden derivar- se de diversas fuentes, dentro de ellas, pueden referirse + disposiciones legales y normas gubernamentales, * opinion de expertos, '* sentido comun, * buenas prdcticas gerenciales, migmpios ynormas internacionales de contabilidad 18. En ausencia de criterios expresos, el auditor debe aplicar sus conocimientos para desarrollar los criterios que serian apicables en determinadas crcunstancias sto puede efectuarse en el curso de la auditoria, a partir de considerar que e] desarrollo del criterio corresponde a Joque una persona bien informada y razonable esperaria sue la administracién hiciera en determinada situacién. in situaciones especificas el auditor debe seleccionar 0 desarrollar los criterios generales pertinentes. i i jLima, jueves 24 de diciembre de 1998 DESCRIPCION DELOS SISTEMASY CONTRO- LES GERENCIALES MAS IMPORTANTES 14, Dentro de la entidad los sistemas son importantes para asegurar el logro de los resultados, porcuanto tienen ‘un gran impacto en el desemperio de los programas, actividades ¥ operaciones. Mediante los controles geren- ciales la administracién asegura que el sistema sea efec- tivo y manejado en funcién de los criterios de eficiencia, eficacia y economia, en armoniacon las leyes y reglamen- tos vigentes. La utilizacién de flujogramas, apoyados con textos adecuados, constituye un medio razonable de sin- tetizar el registro y comunicacién del conocimiento iogra- do sobre los controles gerenciales clave. 15. Los controles gerenciales incluyen los procesos de planeamiento, organizacién, direccién y control de las operacionesen las entidades o programas gubernamenta~ Jes, asi como los sistemas para medir, presentar informes y monitorear su ejecucidn. Los controles gerenciales te- + Actividades y operaciones del programa. + Confiabilidad y validez de la informacion. + Cumplimiento de leyes y reglamentos + Proteccién de recursos, Controles sobre actividades y operaciones del programa 16, Estos controles incluyen politicas y procedimien- tos establecidos por la administracién, con el propdsitode asegurar que un programa 0 actividad logre sus objetivos ymetas. La comprensidn de las.actividades y operaciones del programa, ayuda a entender la dinémica que existe entre la variable: esfuerzos-resultados; cuya caracteristi- caesidentificableporel hecho que, mientras los esfuerz0s se refieren al monto de recursos, sean financieros, huma- nos o materiales, aprobados para el programa oactividad gubernamental; los resultadosestan referidos alos logros que se obtienen como consecuencia de los servicios brin- dados al puiblico. Controles sobre confiabilidad y validez déila informacién 117. Comprenden politicasy procedimientos adoptados por la administracion para asegurar que la informacion obtenida es confiable y valida y que se mantiene y revela, en forma razonable y oportuna en los informes, para conocer si los programas se encuentran operando en términos de eficiencia, efectividad y economia. La com- prensin de tales controles permiten a los auditores: * evaluar los riesgos que se derivan en el caso que la informacién no cuente con tales requisitos; * disenar las pruebas de auditoria mds apropiadas, en lascircunstancias, Controles sobre cumplimiento de leyes y regla- mentos 18. Se refieren a leyes y reglamentaciones, incluso politicas, normas y procedimientos adoptados por la ad- ministracién, para asegurar que la utilizacion de recursos sea concordante con el marco legal vigente y normas relacionadas con la gestién gubernamental. La compren- sidn de tales controles, contribuird aque la evaluacidn que practique el auditor considere la posibilidad que existan actos ilicitos en la ejecucién de los recursos publicos. Controles sobre proteccién de recursos 19. Tales controles se refieren a la proteccién de recursos y comprenden las politicas, normas y procedi- mientos aprobados por la administracion para prevenir 0 detectar operaciones no autorizadas, acceso no autoriza- do a recursos o utilizacién indebida, que podria resultar en pérdidas-significativas para la entidad o programa, incluyendo los casos de pérdida, despilfarro; irregulari- dad 0 uso ilegal de recursos. La comprensién de estos controles permitiré al auditor planear apropadamente la auditoria con un enfoque de eficiencia, eficacia y econo- mia. Estos controles no estan diseniados para cautelar las, pérdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial, COOESEETES €! Pertiano Pag. 217 como por ejemplo, adquirir equipos innecesarios o insatis- factorios. IDENTIFICACION DE ASUNTOS MAS IMPOR- ‘TANTES 20. Representan aquellas actividades clave de los sistemasy controles aplicados que, de acuerdo ala opinion, del auditor, resultan vitales para el éxito del programa o actividad a ser examinada. Los asuntos més importantes se diferencian de las areas generales de revision, en que los primeros, son el resultado de la revisién estratégica y tentativamente pueden ser determinados como asuntos sobre los cuales debe elaborarse e! informe, en tanto que los segundos, son areas identificadas para ampliar la comprensién y conocimiento de la entidad o programa a examinar. La importancia se mide por el efecto, el que puede ser real o potencial y, frecuentemente, puede ex- presarse en forma cuantitativa 21. Los factores que el auditor debe tener en cuenta para identificar los asuntos importantes son. + asuntos o inquietudes de administracién conocidos; + areas de preocupacién particular identificadas en auditorias anteriores; f.dreas potenciales de operaciones antiecondmicas 0 ineficientes; * areas relacionadas con el incumplimiento de leyes y regulaciones y otras irregularidades, * desconocimiento de la entidad acerca de la efectivi- dad del programa y deficiencias en los procedimientos de eyaluacién; ‘+ naturaleza y tamaiio del programa y su importancia y de los recursos fisicos, humanos y financieros. DOCUMENTANDOLAEJECUCION DEL PLAN DE REVISION ESTRATEGICA 22, Lasaplicacién de pruehas preliminares, como parte del proceso de ejecucign del plan de revisidn estratégica, se llevaa cabo mediante la utilizacidn dela hojade trabajo correspondiente, la misma que se incluye al terminar el ‘parrafo 23, Blobjetivodelahojade trabajo es documentar ‘nuestro conocimiento de las actividades y operaciones ejecutadas por la entidad o programa a ser examinada y la identificacionide los asuntos mds importantes que sevan materia de examen en la fase de ejecucin. La informacién que se obtiéne proporcionalla base suficiente para la elaboracion dg¥informe de revision estratégica y el plan general de la auditoria de gestién 23, La hoja de trabajo aplicacion de pruebas prelimi- nares de revisidn estratégica, debe elaborarse para la fase de planeamiento en todaslas auditorias de gestign, Debe ser preparada, basicamente en la sede de la entidad o programa a ser examinado. El auditor encargado es el responsable de preparar la indicada hoja de trabajo, asi como tos papeles de trabajo necesarios, debiendo’ ser aprobada por el supervisor yal nivel gerencial correspon diente. (Ver seccidn 440 del Manual de Auditoria Guber- uamental, parte IIT, Auditoria de Gestién), MODELO DE HOJA DE TRABAJO APLICACION DE PRUEBAS P! DE REVISION ESTRATEGICA. OBJETIVO La hoja de trabajo aplicacién de pruebas prelimina- res de revision estratégica tiene como objetivo docu- mentarla ejecucién de la revisién estratégica, de confor- midad con las normas de auditoria gubernamental- AGU. La informacién que se obtenga como resultado dela aplicacién de esta etapa es la base para la prepara- cidn del informe de revision estratégica y el correspon- diente plan de auditoria. Esta hoja de trabajo es prepa rada en la entidad o programa a ser examinado, ELABORACION Y APROBACION Esta hoja de trabajo debe ser preparada en todas las auditorias de gestién, cuyo propdsito sea evaluar el uso de recursos en términos de efectividad, eficiencia y economia y/o los controles gerenciales. El auditor encar- (NARESPag. 218 €l Peruano CTD Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 ‘gado y los miembros del equipo son responsables de docurnentar su trabajo, debiendo ser aprobado por el supervisor. (Ver seccidn 435, Parte III del Manual de Auditoria Gubernamental-MAGU). Ato Entidad Fecha: Eneargado: Fecha: Preparado por Iniciales: Supervisor: Fecha: Con el fin de disponer de la informacién suficiente que permita comprender los sistemas, operaciones y controles claves de la entidad o del programa, en base a Jos cuales pueda elaborarse, tanto el reporte revisidn estratégica, comoel plan de auditoria, deben identificar- se los aspectos siguientes: A. Ambientede control interno, B, Factores internos y externos, G! Sistemas y control gerencial D, Asuntos mas importantes, E. Criterios de auditoria, A. AMBIENTE DE CONTROL INTERNO Oftenga conocimiento.stificiente sobre el ambiente de control intstno de la entidad o programa, que le permita comprender la actitudy las acciones adoptedas por la alta direccién y gerencia dela entidad o programa con relacién a los controles gerenciales. Para tal efecto, describa y documente los aspectos siguientes (Ver seccion 430, Parte TI del Manual de Auditoria Gubernamental). + Integridad y valores ¢ticos, + Asignacidn de autoridad y responsabilidad, + Estructura organizacional. * Politicas de administracién de recurso humanos. B. FACTORES INTERNOS YEXTERNOS: Obtenga conocimiento suficiente sobre los factored internos y externos que puedan afectar el desarrollo de las operaciones de la entidad o programa, Para talefecto, describa y documente si fuera pertinente, los aspectos siguientes (Ver seccién 430, Parte III de la Auditoria Gubernamental): ‘+ Importancia de la entidad o programa en el sector. * Tamano de la entidad o programa (ingresos totales, activos totales, ntimero de profesionales técnicos y traba- jadores), locales, ete. * Personal clave y su nivel de rotacién. * Preocupacién del publico sobre el desarrollo de actividades. + Situacién politica actual respecto de la entidad 0 programa. C, SISTEMAS ¥ EL CONTROL GERENCIAL, Obtenga conocimiento sobre los sistemas y controles gerenciales en la entidad o programa establécidos para conducir el desarrollode sus actividades. La utilizacion de flujogramas apoyadoscon comentarios sobre los sistemas y controles gerenciales constituye un medio para obtener un razonabie conocimiento. Para tal efecto, describa y documente los aspectos referidos al funcionamiento de los sistemas y el control gerencial (Ver seccién 435, Parte 11 del Manual de Auditoris Gubernamental). + Actividades y operaciones. * Sistema ve informacién contable y gerencial. + Cumplindento de leyes y reglamentos. + Proteccion de recursos, D. ASUNTOS MAS IMPORTANTES En base a la informacién obtenida durante la ejecucion de las pruebas preliminares de revisiOn estratégica, den- tro del planeamiento de la auditoria de gestion, identifi- queaquellos asuntos (reas) que resultan vitals pars el lesarrollo de actividades en 1a entidad o programa. Des- criba y documente, si fuera pertinente, los aspectos si- guientes (Ver seccidn 435, Parte IIT, Manual de Auditoria Gubernamental). + Areas o asuntos identificados en auditorias anterio- res. ‘+ Areas oasuntos conocidos por la entidad o programa. + Tamaio del programa, importancia y volumen de recursos, * Areas potenciales de operaciones en donde habrian practicas antieconémicas o ineficientes, * Deficiencias en los mecanismos de evaluacién del desempeno + Areas oasuntos en donde no se cumple el marcolegal que regula aspectos de efectividad, eficiencia, eficacia y economia. E. CRITERIOS DE AUDITORIA En base a las fuentes de criterio descritas ena hojade trabajo sobre comprensién de las actividades y operacio- nesen la entidad o programa y, a la informacion obtenida durante la ejecucion de pruebas preliminares de la revi- sign estratégica, identifique los criterios de auditoria que deben considerarse para evaluar el desempefo de los sistemas y el control gerencial (Ver seccion 435, Parte III, ‘Manual de Auditoria Gubernamental). peerrrer eer 1. Cuando una entidad, programe o actividad guber- namental es seleccionada para una auditoria de gestion, debe prepararse un reporte de revisién estratégica. El ‘Procesode revision estd diseado para reunir yevaluar la informacion que serd necesaria para elaborar el plan de auditoria, a través del cual se conduce y controla la preparacion del producto final del trabajo, que es el informe de auditoria. 2. Como el enfoque de auditoria es amplio, puede incluir atoda la entidad, un programa, proyecto 0 activi- dad importante. En este contexto, la revision estratégica tiene edmo objetivo realizar el andlisisde éreas importan- ‘tes que conduzcan a la identificacién de asuntos significa- tivos sobre el que hacer de la entidad o programa a ser examinado. Por lotanto, el auditor debe tener en conside- rracién los aspectos siguientes: Analiza y confirma la informacién obtenida * Bfectila’el seguimiento de las recomendaciones de auditorias antetiores * Identifica los asuntos més importantes para ser examinados en la fase de ejecucién + Determina los criterios de auditoria aplicables + Define los objetivos especificos de auditoria y su enfoque posible 3. El reporte de revisién estratégica constituye un elemento valioso de apoyo del proceso de planeamiento, dado que brinda un apropiado conocimiento sobre las reas que serén examinadas en la fase de ejecucién. Bste documento debe estar debidamente documentado en los papeles de trabajo del auditor, ser corto en su extensién, pero a la vez. suficientemente claro para permitir la toma de decisiones y la continuacién de la auditoria, 4. El auditor utiliza el reporte de revisién estratégica con el propésito de: + Determinar lo que es importante (significativo) en base a los elementos siguientes: - Andlisis de los recursos autorizados en relacién a las reas que logran resultados. ~ Evaluacién de factores externos e internos, = Identificacién de problemas potenciale so areas pro- blematicas.Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 ~ Identificacion de éreas donde pueden producirse mejoras importantes ex las operaciones. ~ Revision de los informes de auditoria externa 0 interna * Seleccidn de las areas mas importantes sustentata en: - Prioridad establecida por ls Contraloria General én el Plan Anual de Auditoria. - Factibilidad de efectuar la auditoria, disposicién de criterios de auditoria apropiados y entrenamiento del personal de auditoria designade. + Blegir un apropiado enfoque de auditoria 5, Uno de los propésitos de la revisian estratégica es determina que es importante signficativo)y que aspec tos nolo son, locual debe permitir prever si un examen en a fase de ejecucion sera practicable y sus resultados de gran valor. Elconcepto materialidad o importancia, gene- ralmente es descrito como algo que involucra la conside- racién de cantidad (monto 0 extensién y calidad); sin embargo, al evaluar la importancia y decidirqué aspectos examinar, el auditor debe tomar en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: ‘+ Efecto financiero + Extension de la deficiencia > problema, con respect alcriteno = Efecto en la organizacién y su ambiente de control interno, asi como su impacto segtin corresponda Anilisis de recursos autorizados.enrelaci6n a las areas que logran resultados 6. Este tipo de andlisis identifica los asuntos més importantes, a partir del grado de utilizacisn de recursos que efectian determinadas areas, en relacion a otyas, asi como st incidencia en términos de logros alcanzados. El auditor debe obtener informacién sobre los recursos. fi- nancieros, materiales, humanos y tecnoldgicos asignados a determinadas dreas de operacién, al igual que respecto a informacién sobre resultados, rendimiento y produe- cién de bienes, y servicios, segiin corresponds. General- ‘mente, un pequetio mimero de actividades concreta una porcida importante de los recursos dela entidad o progra- ma. Evaluacién de los factores externos e internos 7. Los factores externos se relacionan con las presio- nes que pueda ocurrir sobre la entidad o programa y que se originan en el exterior. Por lo general estan referidos adificultades de recursos financieros, tensiones o proble- mas politicos o cambios en la opinidn publica, los que podrian tener yn efecto importante en la forma como la administracién conduce sus asuntos, 8. Los factores internos son aquellos que por su natu- raleza, son parcialmente controlables por la entidad audi- tada, yque pueden ser detettadaspor los ontroles geren- Gales Identificacién de problemas potencialeso éreas problemiticas 9. La revision estratégica debe incluir la revisién de aquellos aspectos que puedan permitir identificar areas en las que se incurren en desperdicios o son de deficiente gestidn, en la que una auditoria en profundidad seria productiva. En esta revisién el auditor debe utilizar las técnicas de auditoria que sean mas convenientes, inclu- yendo observacién, entrevistas, y pruebas limitadas de documentos, asi como andlisis financiero o revision anali- tica, cuando fuese pertinente. 10. Los aspectos a considerar y que puedan estar relacionadas con areas problematicas son los siguientes: + Reecuis0s fnanciaros: Mayor efecucién en daterminadas part- aS del presupuesto avtorizado,necesi- ad de créditos suplementarios en el efercicio, montos de gastos fuera de proporciénalcierre delario, pagos dupl- COTES Ef Perniano Pag. 219 asa de otacion ata del personalciave, delegacion de tunciones poco clara 0 ‘ausencie de ésta, duplicidad de roles 0 Superposioonde responsabilgades, Uso inensivo de consultors y horas extras dol personal en exceso. + Recursos Humanos: ‘Recurso Materiales: _Equiposomaquinariacon pocousoo sin uso, equipas obsoletos, costos de man- fenimiento excesivos, ausencia de pro- cadimierigs para adauirrequipos yotos, + Recursos Tecno}égicos: Adguisicién inadecuada de hardware y/ software, allo costo de mantenimiento, tiempos fargos para su imolementacion 1 Miliples quejas de ls usuarios. Revision de informes de auditoria interna o externa 11. La confianza en el trabajo realizado por los audito- res internos yio externos puede reducir el alcance o profundidad del trabajo a realizar. Una estrecha coordi- nacién entre los entes auditores puede promover la econo- mia en elesfuerzo de auditoria, evitando la duplicidad de esfuerzos y aminorar ia presidn de la auditoria en los entidades 0 programas examinados. 12. Laestructura del reporte de revision estratégicaes la siguiente: Informacién introductoria 2. Origen de la revision b, Objetivos y alcance de la revisién c. Funcionanios a cargo de las areas examinadas. Comprensién de las actividades y operaciones a, Naturgleza de la actividades y operaciones + Antevedentes y fines.de la entidad, programa o factividad + Marco legal aplicable * Informacién sobre metas programadasy ejecutadas + Aspectos financieros y presupuestales b. Sistemas y controlés gereneiales identificados ¢ Comprensién del ambjente del contro! interno d Factores internos y externos @. Principales logros obtenidos et €l periodo £ Recomendaciones de auditorias anteriores pendien- tes de implementacion Criterios de Auditoria a. Criterios de auditoria identificaidos '», Comentarios de la entidad sobre los criterios de audi- toria; en caso sea aplicable. Asuntos mas importantes examinados a. Areas importantes de operacién b, Relativos al cumplimiento de objetivos y metas ¢. Encuantoaiseficiencia y economia en ld administra- cidn de recursos Conclusiones Recomendaciones, Et E Ob cer eet are) 1. La complejidad de las operaciones y el volumen de los recursos utilizados por las entidades, generalmente, no permiten llevar a cabo una revisin integral de todos los aspectos de sus operaciones, por cuanto hacerlo podria ser muy costoso; por lo tanto, el auditor debe reconocer que seria improductivo identificar debilidades individua- les y comunicarlas, sin considerar los fines y objetivos de la éntidad o programa en su contexto y el ambiente de control interno donde opera. Bs por esta razén que el enfoque de la auditoria es sintetizado durante la fase de ccados 0 pagos en exces0, planeamiento, concentrandose en los asuntos mas de taste acisasitcin ti ses } ¥ | 4 4SHRI WNT Pag, 220 €f Peruano (UTI Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 importancia que serén examinados durante la fase de Objetivos de la auditoria ajeeueion 2. El proceso de planeamiento es una herramienta para dirigir y controlar la auditoria que ofrece el conoci- miento necesario para asegurar que las observaciones, conclusiones y recomendaciones se elaboren en base a una efectiva comprensién de las actividades y operacio- nes de la entidad oprograraa. Estos contenidos se encuen- tran en el reporte de revisidn estratégica 3. Al seleccionar las dreas que serén examinadas e! auditor encargado y supervisor deben considerar: * Siel drea es un asunto de interés para el Congreso de la Republica * Sies un asunto de importancia para las autoridades del Poder Bjecutivo * Prioridadet de la Conitraloria General de la Republi- ca * Coordinaciones con la alta direccién de la entidad, paraelcasode los Organosde Auditoria Interna, y alcance de la auditoria anterior 4. Bl plan de auditoria tiene como propdsite organizar yconducir losesfuerzos de auditoria para lograr el mejor uso de los recursos manos. Por ello, el plan debe considerar los siguientes aspectos ‘+ Describir el resultado de la comprensién de las actividades y operaciones de la entidad o programa; as- pectos que son extraidos del reporte de revision estraté- feaiiicluyendo los asuntos mas importantes yhallazgos letectados, si fuera pertinente. : + Definir los objetivos generalésVabjetivos especificos de la auditorie * Precisar el alcance dé la auditoria y la mtetodologia aemplearse. * Definir los eriterios de auditoria identificados du- rante la fase de planeamiento + Especificar las areas de trabajo seleccionadas. 5. B) plan de auditoria debe ser lo suficientemente flexibie que permita inclu asuntos que necesitan aten cién inmediata en la auditoriajlos cuales pueden ser requeridos por la Contraloria General de la Republica. 6. La estructura establecida en e! MAGU para el pian de auditoria es la siguiente: a. Origen dela auditoria b. Resultados de la revision estrategica ¢. Objetivos de la auditoria d. Aleance y metodologia e. Criterios de auditoria £ Recursos de personal g. Areas a ser examinadas: - Objetivos y alcance ~ Griterios de auditoria - Fuentes de obtencién de evidencia - Personal asignado hb. Informacién administrativa + Informes a emitir y fechas de entrega - Estructura del informe ~Cronograma de actividades y presupuesto de tiempo Origen de la auditoria 7. Describe el motivo que genera la realizacién de la auditoria, precisando si su ongen obedece al Plan Anual dela Contraloria Generaldela Republica, odel Organo de Auditoria Interna 0 el pedido efectuado por el Congreso Ge la Republica, el Poder Bjecutivo, o quien corresponda Resultados de la revision estratégica 8, Comprende la, descripcién siniética de, diversas aspectos tales como fines de la entidad, estructura orga- nitacional, naturaleza de sus operaciones, autoridad Je- gal, recursos aitorizados, sistemas y controles gerencia~ Tes, asi como los asuntos mas importantes identificados durante a etapa de revisidn estratégica, incluso hallazgos potenciales detectados, y cualquier informacion impor- tante gue se considere de interés para ta auditoria. 9. Bldesarrollo de este punto comprende la descripeién de los objetivos generales y objetivos especificos de la guditrta. Los objtivos generales describen lo que desea lograrse en términos globales como resultado de la audito- ria de gestidn. Por sus caracteristicas, los objetivos genera- les deben prepararse utilizando verbos de accin en modo imperativo (ejemplo: determinar, estabiecer, etc.); evitén- dose construcciones que indiquen las acciones a realizarse, las cuales son propias de los procedimientos de auditoria. Los objetivos espectficos describen lo que desea lograrse en términos concretos, como resultado de una auditorie de ‘gestion; como ejemplos se citan los siguientes: Objetivos especificos Determinar si las objetivos y metas establecidos para la construccién de locales escolares en zonas urbano marginales y ampliaciones de planta fisiea para otros existentes fieron cumplidos con efectividad. Establecer si los eguipes de laboratarie para centros educativos fueron adguiridos por el programa deacuerdo a criterios de eficiencia y econornia Determinar el grado de cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables al programa “Construceion y Equi pamiento de Locales Escolares”. Alcance y metodologia 10, Deseribe la profundidad y extensiin del trabajo a realizar,cumplir con los objetivos dela auditoria, cumplir con los objetivos de la auditoria, al igual que jos periodos que serian materia de examen. Implica también la des- cripcién de la cobertura del trabajo, es decir el mimerode locales a visitar durante la auditoria, Asimismo, debe describirse la metodologia a emplearse para obtener evi- dencia y las técnicas de auditoria que seria utilizadas durante la fase de ejecucién. Criterios de auditoria 11, Se refieren a las normas que serdn utilizadas para determinar sila entidad oprograma satisfacen las expec- tativas en términos de efectividad, eficiencia y economia en las operaciones, asi como aquellas que se relacionan con €l disefio e impiementacién de los controles gerencia- Jes. # Recurs de personal 12/Describe los nombres del personal designado para realizar la auditoria, sus cargos, profesiones, ast como los espetialistas necesariosparael desarrollo de los trabajos, Areas a.set examinadas ‘18, Deseriben los asuntos de més importancia identifica- das durante la ‘etapa de revisién estratégica, incluso los hallazgos potenciales que podrian haberse dentificado. Ta- Jes Areas de trabajo deben tener las estructura siguiente: | Deben precisar lo que debe lograrse en * Objetivos términos coneretos Describen las normas que Serdn utilis zadas durante el examen + Criterios de auditoria Describen los elementos de juicio de mayor valor identificados en el reporte de revision estratégica los cuales deben estar relacionados con los asuntos que serdn examinados en profundidadenla fase de ejecucién + Apreciacién estratégica » Fuentes de obtencién de : Describen en forma precisa las fuentes evidencia _externase internas alas que debe recu- mir el auditor para captar evidencia. + Personal __: Describe el nombre de las personas ¥ asignado _especialistas que tendran a su cargo el examen en el drea seleccionada, ast coma el tiempo programado para el de~ sarrollo de los trabajos.Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 PTS €) Peruanp Pag. 221 GRAFICO N° 2 PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION Geen Saeko 1, ACTIVIDAGES ¥ OPERACIONES DE LA. PSA eee ape Uta ANALISIS PRELIMINAR DE-LA ENTIDAD Y PLAN DE'REVISION: ESTRATEGICA PLANEAMIENTO FORMULAGION DEL REPORTE fait tere i =cau ct tate) or yaa PLAN DE /AUDITORIA PREPARACION DE PROGRAMA ise tire). FASE DE ferret ere ieentieien ei EJECUCION py eee ELABORAGION DE HALLAZGOS prey ol urels Werte el ey aes CRT eeaes ay | | Ben ea fe ue FASE For eey vee tiiamn sect srs > DE AUDITORIA ¥ REMISION A LA INFORME BUEN NY ny 87 > Sees au telly aaeeti coy eiaewyac) Poa lip dl eat reaeheseasPag. 222 €l Peruany (IITA Lima, jueves 24de diciembre de 1998 PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERA FASE: PLANEAMIENTO j eer ACIONES COMPRENSION : per DE OPERACIONES DE LA ENTIDAD EXAMINADA Fesuasencrene i MWe rele Lia a [ : COMPRENSION DELA ESTRUCTURA ace ater aes DE CONTROL DE CONTROL - INTERNO COMPRENSION DEL AMBIENTE SIC ISTEMA DE INFORMACION COMPUTARIZADA) COMPRENSION DE LA FUNCION DE AUDITORIA INTERNA ae A VALUACIO! Parte meson te td a nacion EL RIESGO DE CONTROL ELABORACION DEL MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO Y EL PROGRAMA DE AUDITORIALima, jueves 24 de diciembre de 1998 COUCSEEES €! Peruano Pag. 223 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DEL PERU GUIA PARA LA ELABORACION DEL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CONTENIDO INTRODUCCION Antecedentes Objetivos. Aleance Organizacién y uso. Presentacion del contenido CAPITULO I 100. El informe de auditoria financiera 110 Generalidades. 120 Procedimientos de auditorfa para completar el examen 125 Evaluacién de los resultados de Jas pruebas aplicadas. 130 Aplicacién de procedimientos analiticos generaies. 135. Revisidn de eventos subsecuentes. 140 Identificacién de asuntos legales y evaluacién de la carta del abogado. 145 Evaluacién de los puntos de atencién. 150 Obtencién de la carta de representacion. 155 Evaluacién de hallazgos de auditoria. 160 Elaboracién de observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre control interno financiers. 165. Conferencia final y discusi6n del informe 170. Parte J del informe de auditoria financiera Bl dictamen de auditoria. ~ Estados financieros y notas. - Informacién financiera para la Cuenta General de la Republica - Informacién financiera de proyectos financiados por organismos internacionales, 180 Informe sobre la estructura de control interno. 185 Parte II del informe de auditoria financiera. 190 Control de calidad del informe de auditoria y referenciacién. Sintesis gerencial ~ Introduccion. Conelusiones y observaciaues sobre control interno financiero. Recomendaciones. 195. Auditoria de asuntos financieros. CAPITULO IL 200. El informe de auditoria de gestion 210 Aspectos generales. 220 Procedimientos de auditoria antes de la preparacién del informe. 230 Elaboracién del informe de auditoria, 240 Control de calidad del informe de auditoria. INTRODUCCION Antecedentes 01. Las normas de auditoria gubernamental -NAGU, aprobadas por la Contraloria General de la Republica del Pentel 22 de setiembre de 1995, constituyen los eniterios que determinan los requisitos orientados a uniformar e] trabajo de la auditoria gubernamental y obtener resulta- dos de calidad. Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control yen las normas de auditoria general mente aceptadas 02. El Manual de Auditoria Gubernamental, es el documento normativo fundamental que define las poli ticas y los procedimientos minimos que requiere el ejercicio de la auditoria gubernamental en el Peri. El MAGU es aprobado por el Contralor General en su talidad de titular del érgano rector del Sistema Nacio- nal de Control. 03. Ambos documentos, NAGU y MAGU, constituyen labase doctrinaria y procedimental de la auditoria guber- namental y deben ser observados obligatoriamente por las entidades comprendidas en el Ambito del Sistema Nacional de Control 04. La Guia es un complemento del MAGU. Constituye el material de apoyo practico que facilita el desarrollo de las fases de la auditonia gubernamentai o algun otro aspecto que se considere importante. Las guias estan basadas necesariamente en el MAGU Objetivos de la Guia del Informe 05. Uniformar el proceso de la formulacién del informe de auditoria gubernamental. tanto en la auditoria finan- ciera, comoen la auditoria de gestién que se practicaen el Sistema Nacional de Control. 06. Facilitar la preparacién de los informes de audit ria al dotarlos de un documento de aplicacién practic eePag. 224 €l Peruano (IIT Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 otros medios de ayuda para el desarrollo de los procesos | 130 Aplicacién de procedimientos analiticos generals. que debe ejecutar el auditor, basados en los criterios | 435 Revisidn de eventos subsecuentes. normativos del MAGU. . 140. Identificacion de asuntoslegalesyevaluaciénde 07. Constituir un medio de entrenamiento y guia de Ja Carta de Abogados. aplicacion précticademaximautiidadparaelpersonalde | 145 Eyaluacién de los puntos de atencién. 150 Obtencidn de la carta de representacién 08. F; Ja tare ‘isién ij ae eee deca eatatos | 185 Evaluacién de ballazgos de auditoria de auditoria y ejercer el control de calidad, tanto en el trabajo ejecutado como en la preparation del infor- 160 Elaboracién de observaciones, conclusiones y re- me. comendaciones sobre control interno financiero. 09. Determinar los criterios basicos con un sentido | 165 Conferencia final y discusidn del informe. eminentemente practico, que contribuya a mejorar los | 170 Parte I del informe de auditoria financiera niveles de calidad de los informes de audsioria guberna- | 139 Informe sobre la estructura de control interno 185 Parte II del informe de auditoria financiera. 10, Comprende la auditoria financiera.de gestiény | __La parte 200 Informe de Auditorie de Gestidn esta examen especial, de acuerdoa los riteriosestablecidos | referida a los procedimientos que deben llevarse a cabo a Alcance de ia guia del informe de auditoria | 190 Control de calidad del informe y referenciacién, enel MAGU yen|las normasde auditoria gubernamen- | continuacién de la fase ejecucion, antes de la prepracion tal aprobadas por la Contraloria Generalde la Republi- | del informe, asi como el contenido de dicho documento, ca Esta parte incluye: 13.4 puia del informe deauditoria gubernamental |, es aplicable alos auditores de la Contraloria General y 210 Aspectos generales. a los auditores internos de las entidades del sector 220. Provedimientos de auditoria antes de la prepa- puiblico anivel nacional, asi como a los auditores de las | racién del informe. sociedades de auditoria cuando sean designadas para 230 Contenido del informe de auditoria SiuInAT lor estados Anancieros de las entidades pe | 240 Control de calidad del informe de auditora y referenciacién, 12. Eleontrol de calidad debe ser evaluado de acuerdo con los criterios estabiecidos en el manual de auditoria | gubernamental y en la guia del informe asi como de tas otras guiascomplementariasdentrodel marco normativo del Sistema Nacional de Control. Lu fase informe Organizacién y uso de la Guia | __ 01 El grafico N-1 presenta el proceso de auditoria ‘ | financiera, detalladoen el Manual de Auditoria Guberna- 29. La Guia del informe de auditoria gubemamental | spental MACU- etd organizada en seccioves, pérrafas y en hojas sueltas a so ee aprecia ei fara pemiliesaconngcieoraenarucay avn, | 0 Pa pues esas fate ene fe ha previsto una serie de procedimientes y modelos de a aman fed itoria, pues en papelesdetrebajoque ayudardnalaudtaracomprender Smit © Wocumenss mesianis el cua) ea los los diferentes criterios a emplear. i xan 14. Los modelos, de papeles de trabajo ydereportes, | pac. i Be grdfico N-2 presenta en detalle el proceso de la constituyen una guia para el auditor qué no preten ine. ustinsy el crteto que cada profesional aplica en su | __ 04 Bstegraficoilustra los principales pasos que debe- trabajo régequir el auditor para formularelinforme,asicomosus 15. La guia del informe complementa el MAGU. No lo | gP7inerPales componentes. 7 | ' reemplaza. Los auditores deben la guiadelinfor. |" 05 La fase informe es iniciada , formalmente, biego ce desp ¥ ido iaveamaprension Gel | que han sido reiitido ala entidad los hailacgos de audi- me después de haber completado la comprensién del Manual de Auditoria Gubernamental. | tonapara su conoeimientoy la formulacion de los desear- 16. Durante la ejecucién del examen, los auditores | 8°82 que hubiera lugar. deberdn utilizar el MAGU, asi como las NAGU que cons- 06 Que entendido que para esa oportunidad el audi- tituyen la base doctrinaria y polticas de|a auditoria. Las | torhabra concluido las pruebas de campo y dispondré de guias constituyen los aspectos procedimentales y deben | Sus papeleade trabajo debidamente organizados y revisa- ser revisados en forma periédica para asegurarsuperma- 40s. nente actualidad OT Durante esta fase el auditor debe ejecutar una | serie de procedimientos y la obtencién de la carta de Presentacién del contenido representacién, que son detallados en la seccién 220 dela La guia del informe de auditoria gubernamental se | presente guia, conducentes a obtener seguridad razona- presenta con el contenido siguiente: ble que se ha evaluado en sx totalidad la informacion y revelaciones contenidas en los estados financieros exami nados, asi como otros asuntos colaterales que en alguna Introduccién | forma tienen relacién o implicancia con dichos estados. | 08 Concluidos tales procedimientos, el auditor esté + Antecedentes en condiciones de formular su informe. + Objetivos 09 Enel informe de auditoria financiera la parte mas importante esel dictamen del auditor en torno la razona- + Alcance j : 5 billdad de u informacion financieraexaminada, general- Organizacién y uso mente los estados financieros basicos y la informacion + Presentacién del contenido Gnanciera complementaria, parala Cuenta General dela ' Repuiblica o segin requerimientos especificos estableci- La parte 100 del informe de auditoria financiera esta | dos por organismos internacionales referida a los procedimientos que debe cumplirelauditor | 19, Es también parte importante del documento, el concluida la fase de ejecucion y antes de iniciar la prepa- | informe sobre la estructura de control interno de la ration del informe. Su contenido incluye: | entidad examinada, mediante el ual al auditor da a | conocer su apreciacion general sobre dicha estructura y 100 El Informe de Auditoria Financiera. las principales observaciones determinadas en relacién & 120 Procedimientos de Auditoria para completar el lamisma. examen, 11, Asimismo, se incluyen en el informe las recomen- 125 Evaluaciéndelos resultados delas pruebasapli- | daciones formuladas porel auditor, tendentes. fortalecer cadas. el control interno financiero de la entidadLuma, gueves 24 de dicrembre de 1998 CID €f Peruano Pag. 225 GRAFICO N°! PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERA COMPRENSION DE LAS OPERACIONES DE LA ENTIDAD PROCEDIMIENTOS DE REVISION ANALITICA || FASE DE PLANEAMIENTO COMPRENSION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO { | | AMBIENTE DE SISTEMA DE ff PROCEDIMIENTOS AUDITORIA con’ CONTABILIDAD ff DE CONTROL Usa’ WS leer NNtp1U E>) =a smh =A) KO} a aaiaelel a \A0> 16 POs ILA S! EXISTE CONFIANZA meee GONTROLES MO EXISTE CONFIANZA EN LOS CONTROLES PRUEBA DE CONTROLES | aia U Se NORCLO PENA] eet) aa lU ae PACRSIU SE MEN) DE DETALLES EVALUACION DE RESULTADOS DE LAS PRUEBAS FASE/DE REVISION DE LOS ESTADOS FINANGIEROS EJECUGION GOMUNICAGION DE HALLAZGOS DE AUDITORIA REVISION DE EVENTOS SUBSECUENTES OBTENCION DE CARTA DE REPRESENTAGION FASE DE INFORME ELABORACION DEL INFORME DE AUDITORIAPag. 226 €l Peruano (ITT Lima, jueves 24de diciembre de 1998 GRAFICO N° 2 PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERA FASE: INFORMELima, jueves 24 de diciembre de 1998 prt) = 01. Bl informe de auditoria financiera refleja la opi- nign profesional del auditor sobre la razonabilidad de la informacion financiera formulada por una entidad, con- forme a principios de contabilidad generalmente acepta- dos y normas de contabilidad gubernamental, emitida como consecuencia de un examen llevado a cabo en base anormias de auditoria generalmente aceptadas y normas de auditoria gubernamental aprobados por la Contraloria General y normas de la Repubuice 02. Conforme a la normativa aplicable, 0 convenios suscritos por la entidad examinada pueden ser incluidas secciones referidas a la evaluacién del Control interno financiero-contable. - Adherencia de las operaciones llevadas a cabo por la entidad con las leyes y regulaciones aplicables. 03. Como consecuencia de los hallazgos en la fase de ejecucién de la auditoria, se procede a redactar las obser- vaciones y conclusiones, asicomo también las recomend ciones wendientes a superar las mismas y fortalecer el control interna. 04. Enel ambito dela auditoria gdbernamental, usual- mente son emitidos informes de cardcter finaidlero si- gmentes + Para la Cuenta General de ia Repibiica + Regueridos por entidades de financiamiento, tales como: - Banco Interamericano de Desarrollo - BID - Agencia para el Desarrollo Internaciotiall de los Hta- dos Unidos de América - USAID ~ Banco Internacional para la Reconstrucciéin y Fo- mento - BIRF - (Banco Mundial) * Requerimientos especifices: Jefes de Sector o enti- dad, Directores, Concejos Municipales, otros. 5. La informacion financiera para la Cuenta Geiieral de la Republica y el informe de auditoria sobre esté documento estan regulados por la nermatividad emitida por la Contaduria Publica de la Nacién y la Contraloria General de la Republica, respectivamente, 06. Tratandose de programas financiados por organis- mos internacionales, la estructura del informe de audsto- ria financiera puede adoptar distintas formas, segun lo estipulado en los requisitos aprobados por tales organis- mos O7. Esta guia presenta lineamientos para orientar la aceién del auditor, una vez concluida la fase de ejecucion, mediante la comunicacion de loshallazgos de auditoria & la entidad examinada, hasta la emisiin del correspon- diente informe de auditoria ters Dero Corti 01. Luego de la culminacién de la fase de ejecucién, el auditor debe llevar a cabo determinados procedimienios de auditoria hasta la fecha de emisién del informe final, asi como también evaluar los resultados totales de los procedimientos de auditoria ejecutados hasta ese mo- mento. Tales procedimientos y consideraciones son signi- ficativos para la culptinacién exitosa de la auditoria y la determinacién de la naturaleza del informe a emitir. 02. B] objetivo principal de la auditoria financiera es emitir el dictamen de auditoria sobre la razonabilidad de los estados financieros examinados, basado en la eviden- cia reunida durante las fases planeamiento y ejecucién, asi como de cuaiguier otra informacidn que legue a ia atencién del auditor hasta el dia en que el informe sea emitido. En relacién a este altimo punto, en razén de su naturaleza especial, ciertos procedimientos no pueden ser completados hasta cerca del fin del examen. Ellos son: PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA COMPLETAR EL EXAMEN * Bvaluacién délos resultados elas prucbas aplica- as COE €1 Peruano Pag. 227 + Procedimientos analiticos generales + Revisionde eventos subsecuentes. + Identificacién de asuntos legales y evaluacién dela carta del abogado, contingencias. + Byaluacidn de los puntos de atencién, * Obtencién de ia-carta de representacién + Evaluacién de los hallazgos de auditoria + Blaboracidn de observaciones, conclusiones y reco- mendaciones sobre el control interno financiero Conferencia final y discusién-del informe. bas aplicadas 1. Coneluida la fase de ejecucién y antes de iniciar la preparacién de! informe, el auditor encargado deberd satisfacerse que han sido llevados a cabo todos los proce- dimientos incluidos en el programa de auditoria, que se hayan documentado en ios papeles de trabajo y de las razones por las cuales se dejé de ejecutar procedimientos aprobados. El supervisor deberd dejar constancia de su revisién y conformidad visando los papeles de trabajo de la auditoria, (02. Los resultados determinados como significativos que podrian ser tomado en cuenta para una posible modi- ficacién del informe estdindar de) auditor debern ser individualizados como puntos de atencién pare la aplica- cin de los procedimientos adicionales (Ver secci6n 330/01 MAGU). 03. Tantoel auditor como el supervisor deberdn cercio- saree que se han cumplido todos los tramites normativos ‘y adauinistrativos establecidos por la entidad auditada. 04. Blipapel de trabajo Revisién de los papeles de trabajo - Auditoria avo... facilitar al auditor encargado y al supervisor la constatacién de la integridad Ge los papeles detrabajo de la auditoriaen curso, anivel general y especifice. Este documento debera quedar expedito antes de inieiar la redaccién del informe final. 05, Ademds de Ip anterior, el encargado deberd com- pletarla lista de.werificacidn de conclusion de auditoria, que e un papel de trabajo que detalla las principales actividades que deberan quedar concluidas antes de reti- rarse el equipode la entidad examinada. Este documento debera ser revisado por el Supervisor y aprobado por el Subgertnte correspondiente o quien haga sus veces. 08. La lista de Verificacién de conclusion de auditoria propofciona al auditor je seguridad que no ha omitido procedimiento o tramit@ alguno antes de retirarse de la entidad examinada, En esta seccion se incluye un modelo de lista de verificacién de la conclusion de la auditoria 07. Procedimientos adicignales de verificacién podran ser agregados ala lista acotada, a propuesta deleacarga- do y aprobados por el Supervisor. teniendawn cuenta la naturaleza especifica del examen lleva a eabo. REVISION DE PAPELES DE TRABAJO-AUDITORIA REF | PROCEDIMIENTOS HECHO POR ‘ARCHIVO CORRIENTE 1. | Etecuar un invent general de los Papeles de Trabgja (PM) = Indica estan ena oficin. + Indiar si estin en la eid, Estan todos los arcwas completes ‘Archivo comenie atv Pasi, patnmonio y resultados. Estantes de canioios en e patrimonio neo (cuando sea aplicabe} Estado de luis de eectvo, Iniomacién fnanciera complementary presupuesta Otros. 2) NFORMES Copia de ositermesdeberénquedarenios Pape- (es de Trabajo (P/T}. aeceiaaaaePag. 228 €f Peruano (ITT Lima, jueves 24d diciembre de 1998 REF PROCEDINIENTOS HECHO POR [REF | PROCEDIMIENTOS: HECHO POR 3 i PLANEAMIENTO DEL TRABAJO 1. Revise que e| Memorandum de planeamiento este archwado y debidamente completado y reterenciado, Tenga presente que Ectan archivadosios PT delarewsiénanalica Vers) cortiene explicaciones des prinopales variacones. Este archivads los P/T evaluaccn dat riesgo. Esid archivada Ja documentacion ralzcionada cone planeamento -Memo ycartas, etc CONFIRMACIONES Ventique que se encuentre archivado a corrot e contimaciones y la correspondentya enva- afrecida. CONTROL INTERNO ve (estan archivos los PT relercos a estrucu ra de control a inbiente de conta, procedi ‘ientos de contol sistema de contabiidad, fique que: (0) Elambiente de cont’ SC (sistemas de inor. macion compulangaca este arcrvad ycom- pleas formacin, (c), Se haya evalvado al Al cose alcable. (@) Senaya efectuado sequimientoa esintonmes e aucioria anteriores. (e) Estén ios P/T 48 os posibies puntos de contol ylosenaya emitdole Carta ce Containers | Se haya completadels siguientes programas: CComoromisos y contngendia Eventos subsecuonies. REF {ESDE LAADMINISTRAGION REPRESENTACIO (a) Vortque cue est arcadia ca reore seria sino esta debe soltara (0) Se ncuya copas ce actas. {e) Esté1a carta de confirmacién alas avogados y surespuesia ylosolitaria demo encontrarse CONTROL DE CALIDAD REVISION DE PAPELES DE TRABAJO-AUDITORIA ANO..... PROCEDIMIENTOS cul} * Genyestin 4 | Verfique que esten archivados los P7T cel estado e Iujo ce etectvo y ce cambios en el patrmaro igualmente de la informacion finariera y presu- puesta 5 | Vertique que esté archivado el timo juego de . asian satis tanger ns seSin seshLima, jueves 24 de diciembre de 1998 COTES €1 Peruano Pag. 251 5. Informes de auditoria emitidos para el Ban- co Internacional de Reconstruccién y Fomento- BIRF Con fecha 16 de junio de 199....,se emitid el informe de Auditoria al Convenio de Préstamo N° 37XX-PE con el Banco Internacional para la Reconstruction y Fomento- BIRF,. Un resumen de nuestro informe se presenta a continwacién: Proyecto Rehabilitacion de Transportes - Pro- yecto Especial Rehabilitacion Fluvial-PRF + Opinién sin salvedades sobre el estado de origen y aplicacién de fondos del Proyecto "Rehabilitacién Flu- vial’, Convenio de Préstamo BIRF N° 37XX-PE, por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 199. + Opinién sin salvedades sobre el estado de origen y aplicacién de fondos y el estado de inversiones acumula- das del Proyecto Rehabilitacion Fluvial, Préstamo 37XX PE, por el periodo comprendido entreel'l de enero y el 31 de diciembre de 199. * Opinion sin salvedades sobre el cumplimiento de las, clausulas contabie-financieras del convenio de préstamo BIRF. * Opinién sin salvedades sobre el estado de la Quenta Especial por el periodo Enefe-Diciembre 199. * Opinisn sin salvedades sobre la informacién eoraple- mentaria del proyecto. Hallazgos de auditoria teferentes a Enel casodel Proyecto Rehabilitacion de Trans- portes-Proyecto Especial Rehabilitacion Fluvial + Necesidad de corregir la aplicacién coftable del fondo para pagos en efectivo. ‘+ No contabilizacién de pagos directos del BIRF por US § 373,224 en el periodo 1996. + Necesidad de immplementar mecanismos deebordina- cidn entre las unidades ejecutoras que permita elaborar informacién financiera consolidada del Proyecto Rehab litacién de Transportes. B. INFORMACION RELATIVA A LA ENTIDAD B1. Antecedentes y Base legal El"Proyecto Especial Rehabilitacién Fluvial"-PRF fue creadomediante Decreto Supremo N° XX-9X-TC de fecha 2 de febrero de 19XX, en base a la Unidad Bjecutora del Programa (UEP) Rehabilitacion Fluvial y la Unidad eje- cutora del proyecto Rehabilitacién Infraestructura Flu- vial (URF)- BIRF, existentes desde 199.... y 199....., res pectivamente EIPRF fue creado con el objetode unificar y consolidar enun solo érgano las actividades de preparacién, gestion, administracién y ejecucién de los proyectos del sector fluvial financiados con recursos externos, permitiendo con ello el cumplimiento de sus metas y objetivos EIPRF es un organo de caracter temporal que cuenta con autonomia técnica, administrativa y financiera den: trodel pliego presupuestal del Ministerio de Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construccién, depende del Viceministerio de Transportes. Hasta Junio de 19%... la estructura orgénica del PEF estuvo conformada por la Direccién Bjecutiva dependien- te del Viceministerio de Transportes; dos gerencias de linea: Programa BID y Programa BIRF; y una Unidad de Vias fluviales. En el nivel de apoyo tiene una Gerencia de Administracién y Finanzas, y Oficina de Asesoria. Esta estructura fue modificada mediante Resolucion Ministe- rial N° 8XX-9X-MTC, quedando a la fecha conformada como sigue + Un Comité directivo presidido por el Viceministrode Transportes e integrado por dos Directores. + Programa de Vias fluviales -PVF. Mediante Resolucién Ministerial N° 5XX-9X-MTC/ 15.03 del 23.XX XX se aprueba la nueva estructura orga- nica del PRF integrada por cinco (5) Direcciones ejecuti- vas: Programa de Rehabilitacién de Cauces + Programa le Infraestructura Programa Corredor Fluvial Interocednico ~ Proyecto de Desarrollo del Puerto de PUNO. ~ Proyecto de Desarrollo de Transporte Fluvial Lanormativa que regula el funcionamientodel PRF es Ja siguiente a) Como ente del sector puiblico + D.S..N°05-XX-TCC del 2.Feb.XX - Crea ei Proyecto Especial Rehabilitacion Fluvial PRP, dentro del sector ‘Transportes v Comunicaciones. + RM.N°3XX-9X-MTCde 19 Julio 19XX- Aprueba su actual estructura orgénica y su Reglamentode Organiza- cion y Funciones, Ley N°26199 Ley marco del presupuesto publico y leyes anuales de presupuesto + Normas de los sistemas administrativos de presu- puesto, tesoreria y contabilidad. ) El proyecto "Rehabilitaciin Fluvial", es financiado con recursos externos derivados de + Convenio de préstamo celebrade entre el Gobierno del Peri y ei Banco Internacional de Reconstruccién y Fomento-BIRF B2. Principales actividades desarrolladas por la entidad auditada | PRF esta a cargo de la ejecucién de los programas siguientes: * Rehabilitacién y mantenimiento fiuvial-BID Progra- ma (06). ¥, + Rehiabilitacién Sede -BIRF. fnanciadocon préstamo 37XX-PE, Programa (07). El programa 06ifia sido examinado por otros auditores independientesEl programa 07 fue auditado por los suseritos por el afto terminado el 31 dediciembrede 199. ¥ euyos resultados se ineluyen en este informe 2.1 Deseripcién del Proyecto Rehabilitacién Flu- vial-BIRF El proyecto tiene emt objetivo lalehabilitacién de la infrmestructura de lgnshoree ugialy ests referido a reformas en los sectof@s sierra y Selva. Sus componentes son: Parte A- Rehabilitagién ¥ mantenimientodescauces, construccién de puentes, programa pilotorde manteni: miento y programa dé Seguridad fluvial, a cargode! PRF Parte B- Asistencia técnica,capacitacion, estiidios: cargo del PRF; y, El Convenio de Préstamo establegéJa8 siguientes categorias a ser financiadas Categoria Unidad {Monto en Eiecutarg uss Obras civles, quibos y materiales PRF $2,570,000 Equipos y materiales PRE — 31,680,000 Obras civtesy ottos componentes PRE © 21500.000 Suoprastarnos PRE 00.000, Estudios y supervision PRE 22,650,000 150,000,000 B3. Relacién de funcionarios a cargo de la ges- tion La némina de directores y funcionarios a cargo de la administracién del Proyecto Rehabilitacién Fluvial se presentan en el anexo N* 1 Conclusiones y Observaciones sobre control in- ternofinanciero 01. Las conclusiones representan el juicio generaliza- dor de cardcter profesional del auditor en relacidn a las observaciones formuladas. } ‘ i } i 3,Pag. 252 02. En su caso, las conclusiones deberan indicar la naturaieza de las responsabilidades en las que hubieran incurrido los funcionarios o servidores puiblicos, sea ésta administrativa, civil o penal 03. La definicidn de responsabilidades administrativa, civil o penal debera contar con la asesoria legal necesana. Para este efecto, el auditor y el supervisor encargado coordinardn los aspectos pertinentes ante la gerencia correspondiente 04, La redaccién de las observaciones deberé conside- rar los cuatro (4) atributos de las mismas: condicién, criterio, causa y efecto, ademas de la sumilla que precede a cada observacion, 05. El eriterio incluido en la observacién presentada deberd ser el mismo que fuera concordado con la entidad durante la fase planeamiento, a menos se hubiera coordi- nado algim ajuste o modificacién. Recomendaciones. 01. La formulacion de las recomendaciones deberd ser el resultado de un andlisis cuidadoso de \as diversas alternativas consideradas para superar la causa y condi- cién de las observaciones. (02: En este andlisis se deberd teneren cuenta aspectos tales como: - Evidencia suficiente competente pertinente. Lanormativa aplicable vigente La naturaleza y magnitud de la entidad. - Gondicidn aisiada o reoutrente del problema - Rélacién beneficio/costo. - Medios disponibles al aicance dela entidad. 03, Anexé’se presenta modéios de conchusiones, obser- vaciones y récemendaciones, formulados conforme a los requisitos contenidos en la NAGU 04.40, MODELOS DE OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE UN INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA, CONCLUSION N° 1 El Proyecto tiene en vigencia procedimientios conta- bles inadecuados para el registro de las transactiones inherentes a la divisionaria 102- Fondo, para pagos enh efectivo. OBSERVACION N° 1 Sumilla El control contable del "Fondo para pagos en efectivo" requiere ser mejorado. Condicién Mediante Resolucién Directoral N° 000-X1 del 00 de xoo00n de 19X1 fueron establecidas las normas para el manejo del fondy para pagos en efective del programa 00 “Rehabihtacién Fluvial" fijandose el montomnaximo auto- nizado en S/.280,000 para el ejercicio 199...... De las veri- ficaciones efectiadas sobre el movimiento y registro de operaciones del citado fondo, se observa que el procedi- miento contable seguido no asegura un adecuado control del efectivo en poder de los servidores responsables. Al respecto, la mecénica contable seguida por la enti- dad es como sigue a) A la preparacién de la solicitud de reembolso del fondo para pagos en efectivo Gastos de operacién 601 Mat, auxiliares y suministros 604 Teléfono, energia y agua 609 Otros gastos de operacién Abono 42 Cuentas por pagar 421 Bienes 422 Servicios f Peruano CLD Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 429 Guentas por pagar diversas b) Al reembolso de la solicitud presentada 42 Cuentas por pagar 421 Bienes 422 Servicios 423 Cuentas por pagar servicios Abong 10 Caja y Bancos 108 Bancos cuentas corrientes - Tesoro Pablico 108.01 Gastos corrientes Como se aprecia, el fondo para pagos en efectivo no registra movimiento, figurando en todo momento con el monto oniginalmente asignado. Criterio El Plan Contable Gubernamental establece que la cuenta Caja-Bancos agrupa a las cuentas divisionarias que representan medios de pago, como son efectivo, fon- dos en Bancos, etc. La divisionaria 102 "Fondo para pagos en efectivo" debe ser utilizada para registrar el movimien- to de pagos en efectiva de monto menor Causa El procedimiento establecido en el area contable para el registro de las operaciones relacionadas con el fondo para Pagos en Bfectivo determina que el efectivo en custodia no esté registrado en la cuenta Caja-Bancos de acuerdo al plan de cuentas gubernamental, Es asi que no es registrado, contablemente, la dismi- nucién de] fondo para pagos en efectivo al formularse la solicitud de reemboiso del mismo, considerandose que los asientos contables deberian ser como sigue a) A la preparacién de la solicitud de reembolso del fondo para pagos en efectivo: Cargo: : 60 Gastos de operacién 601 Mat. auxiliares y suministros 604 Teléfono, energia y agua 609 Otros gastos de operacion Abono 30° Caja yBancos ¥ 102, Fondo para pagos en efectivo b) Al teembolso de la solicitud presentada Cargo 10°” Caja y Bancos 102 ‘Fondé para pagos en efectivo Abong’ 30 Caja'y Bancos 108 “Barigos cuentas corrientes - Tesoro Publica 108.01, Gastos corrientes Efecto Se debilita el control contable que debe ejercerse sobre el efectivo que maneja el personal a cargo del fondo para pagos en efectivo, ‘La cuenta 10 Caja Bancos no refleja, en su divisionaria 102 Fondo para pagos en efectivo, el disponible realmente en poder del responsable del fondo durante el periodo de tramite de ta solicitud de reembolso de gastos, que en algunas oportunidades ha mediado mas de 40 dias. RECOMENDACION N° 1 Se sugiere que el drea contable registre las operacio- nes relacionadas del fondo para pages en efectivo en la subcuenta 102, en concordancia con la normativa estable- cida en el Plan Contable Gubernamental Comentarios de la entidad La Gerencia de Administracién y Finanzas de la enti- dad ha aceptado la observacién y dispondra las acciones correctivas necesarias. Para este efecto, se llevarn a cabo coordinaciones con e] area de informatica, para las modi- j atbee init aenieherat us acme BiasittedestOC Sm csnenngLima, jueves 24 de diciembre de 1998 ficaciones en el procesamiento contable vigente, de modo que el saldo contable del fondo para pagos en efectivo refleje en todo momento el efectiva, responsabilidad de! encargado del mismo, CONCLUSION N°2 Elestadode origen y aplicacién de fondasdel proyecto, al31 de diciembre de 199... no incluye todas las transac: ciones de desembolsos de fondos ocurridas durante dicho aho, con cargo al préstamo concertado, OBSERVACION N° 2 Sumilla Elproyecto no contabilizé pagos directos del BIRF por US$ 373,126 en 199. Condicién De las verificaciones practicadas @ las transferencias de capital efectuadas por el BIRF durante el ejercicio 1S9....., se establece que el proyecto no contabilizé los pagos directos siguientes. orc = Carta Monto Proveedor ‘Crédito Uses 70256 = UNITED. 10683 98.928 70258 + ANSALDO 10682 86.457 70281 GEISMAR 11775 187.744 375028 Criterio Conforme a los principios déscontabilidad geniéral- mente aceptados «Integridad», «Reglizacion~ y Revela- cidn suficiente-, para una adecuada revelaciés de las operaciones en los estados financieros (en este vaso en el Estado de origen y aplicacién de fondos del proyecto), todas las operaciones relacionadas con Jos desembolsos y pagos directos efectuados deben ser registradascontable- mente en él ejercicio en el cual se devengan. Causa Ausencia de procedimientos contables que permitan elaborar mensualmente e! Estado de Origen y Aplicacion de Fonéos del Proyecto y conciliar los saldos de éste con los del Banco Mundial y las otras unidades ejecutoras Entalsentido, enelejercicio 199... no fueron registra- dos contablemenie los desembolsos efectuados directa- mente por el SIRF, con cargo al Convenio de Préstamo N° 0000-PE, por US$ 373,126, detallados anteriormente, Efecto Et estado de origen y aplicacion de fondos ano 199. del proyecto no incluye la totalidad de operaciones ejecu- tadas durante dicho periodo. RECOMENDACION N° 2 Recomendamos @ la Gerencia de Administracién y Finanzasde la entidad acentuar!as coordinaciones con la Unidad Técnica, encargada del trémite y documentacion delas operaciones aprobadas por el BIRF, para el registro oportuno de las mismas. Asimismo, contiliar periddica~ mente los saldos contables del proyecta, con los registros de dicha entidad de financiamiento internacional Comentarids de la entidad La Gerencia de Administracién y Finanzasmanifiesta que estas operaciones seran registradas en 199 ‘Adicionalmente, informa que a partir de julio 199 se esté elaborando el estado de origen y aplicacion de fondos total de! proyecto, lo que permitir conciliar los desembolsosdel BIRF y queeste procedimiento se lievara a cabo al cierre de cada trimestre. CONCLUSIONN'3 El registro de cartas fianzas de la entidad no refleja la situacién real de estos documentos, careciendo de confia- bilidad. COED €! Peruano Pag. 253 OBSERVACION N° 3 Sumilla E] registro establecido para controlar el vencimiento de las cartas fianzas entregadas los proveedores no es confiable Condicion De las verificaciones practicadas enel Area de Tesore- ria de la entidad se establecié la existencia de 32 cartas- fianzas por US $ 1,324,701 emitidas por los proveedores | deequipos y materiales adquinidos con fondos del Conve- nio de Préstamo BIRF 0000-PE, cuyo control de existen- cia yvencimientoes levada porel érea de Tesorerfaen un registro manual de tales documentos. Dicho registro muestra borrones, rayaduras y/o enmendaduras, lo cual resta confiabilidad a las informaciones asentadas en él. Criterio Para controlar debidamente las operaciones es nece- sario que éstas se anoten en un registro, el cual debe ser autorizado por el nivel competente y mantenerse actuali- zado sin berrones ni enmendaduras. Esto permite que las informaciones en élcontenidas sean utiles para la toma de decisiones Causa: Falta de procedimientos adecuados para orientar el registro y control de cartas-fianzas. Efecto Posibilidad que se debilite el control de vencimientos que debe mantenerse sobre las cartas-fianzas. Recomendaciones Esconvenienté que el Area de Tesoreria disponga las agsiones convenientes, a fin que et control de cartas fianzasse lleve acaboa trayés del sistema de informacion computarigada’ Coinentarios de la entidad ‘No se formularonicomentarios sobre esta observacion. CONCLUSION NF 4 Los registros de control deaxistencias" de materiales adquiridos para el Subsector Amazénico adolecen de confiabilidad. OBSERVACION N*4 Sumilla Existe una diferencia de USS 1,486,260¢ntre el saldo del rubro "existencias’ al 31 de diciembre de 199.....en el balance general y los listados analiticos correspondientes, de la Regional Amazonas. Condicién Delascontrastaciones practicadasen torno al saldo de la cuenta "Existencias’ ylos listados "Resumen de liquida- ciones valorizadas’ proporcionados por el rea de Conta- bilidad, en relacién a la Regional Amazonas, se obtuvo lo siguiente: Materiales del Subsector, adquiridos por la entidad y por el BIRF (Cartas de crédito) (Enuss) Regional Amazonas SIRF ENTIDAD TOTAL Node 3.743584 279089 4022.813 Cento 9.970.483 246,289 -9616,772 Sur 417-425 220868 «837,89 sagana2 45,80 14.27.2785 El saldo de la indicada cuenta al 31 de diciembre de 199..... en el balance general asciende a USS 15,763,526, rec oy ee i i i :Pag. 254 existiendo, por lo tanto una diferencia ascendente a US $ 1,486,250 Criterio Una de las caracteristicas cualitativas més importan- tes que deben poseer los estados financieros de una entidad es su confiabilidad; esto es, ellos deben estar libres de errores y desviacionés materiales, de modo que Jos usuarios puedan tomaries como manifestaciones fide- dignas de Ia entidad. ‘Asi, por ejemplo el balance general debe representar en forma fidedigna las operaciones y tros hechos que dieron lugar a activos, pasivos o partidas patrimonialesde la empresa; los saldos mostrados deben estar apropiada- mente sustentados en los libros de contabilidad, de mane- aque sea posible discriminar con exactitud los elementos gue conforman el saldo de una cuenta a una fecha deter- Causa El saldo de la cuenta "Existencias" en el balance general al 31 de diciembre de 199... no se encuentra analizado ni,seyefectuaron los cruces de informacién evesarios Gan la Regional Amazonas antes de su formu Efecto Se debilita el control contable que debe ejercerse sobre los equipos y materiales adquiridos con cargo al Convenio de Préstamo N* 0000-PE. Se resta conSabilidad a Javinformacién financiera formulada.por la entidad, limitando su utilidad para la toma de decisiones RECOMENDACION N° 4 Recomendamos a la Gerencia de Administracién y Finanzasde PRF disponer que el Area de Contabilidad de la Sede Central y de la Regional Amazonas lleven a cabo) la conciliacién del movimiento y el andlisis del saldadela cuenta "Existencias" a fin quela.cifra mostrada en el balance general ai 31 dediciembrede 199....., seeneuentre debidamente soportada y refleje fielmente Id extistencia fisica de materiales, Comentarios de la entidad Mediante carta del ..... de julio de 199......, el Gerente de Contabilidad , manifesté que se han iniciado las accio- nes de conciliacién y andlisis del saldo del rubro existen- cias al 31 de diciembre de 199. Una de las situaciones ya determinadas corresponde @ las operaciones concer- nientes al impuesto general a las ventas, indebidamente consideradas como parte del saldo del balance general y del cual deberan ser extornadas. ‘Todo informe antes de su aprobacién, debe ser sometido a control de calidad. 02, El control de calidad del informe de auditoria esta conformado por el conjunto de métodos y procedimientos implementados en a Contraloria General dela Republica uotra entidad auditora, para obtener seguridad razona- ble que el informe correspondiente cumple con: + Politicas especificas prescritas por ta CGR. - Normas de Auditoria Gubernamental -NAGU. - Manual de Auditoria Gubernamental -MAGU. Normas de Auditoria Generalmente Aceptedos - NAGA’s -Normas Internacionales de Auditoria-NIA’s 03. La revisién final debe estar a cargo de personal ‘enico que no haya intervenido en ninguna de las fases lel examen. 04. Para su ejecucién, el auditor encargado pondra a disposicién de dicho personal una copia del borrador final del informe y los papeles de trabajo correspondientes, debiendo ademés efectuar las aclaraciones que 'e fueran €f Peewano CHT Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 05. Los resultados de la aplicaci6n de los procedimien- tos para realizar esta revision quedardn evidenciados en la referenciacidn de! borrador del informe final con los papeles de trabajo, dando fe de su soporte adecuada (06. Los procedimientos que se apliquen en dicha revi- sién no euestionan la naturaleza de las observaciones, conclusiones y recomendaciones formuladas, sino su su: vento apropiade y adherencia a las politcas y normativa aplicable. 07. La lista de verificacién adjunta contiene procedi- mientos minimos que deberan considerarse al efectuarel control de calidad del informe de auditoria gubernamen- LISTA DE VERIFICACION DE LA REFERENCIACION Y CONTROL DE CALIDAD Pag.1 PROGEDIMIENTO REDAGGION] REF.PT [Hecho apRoPianA | soPoRTE | Por SUNO ‘APROPIADO Observacion Nt Conan: Causa Etecio Banctusion Nota.- Deberd detallarse cada una de las observacio- nes, ganclusiones y recomendaciones. Plg.2 si NO | Hecho Procedimienios T + Agherenciaapolticas prsertas {etal cuestionamiento), ‘Adherencia a NAGAS (cetallar cuestionamienta} + Adherencia 3 NAGU (detallar cuestionamiento} + Cumpimienio del MAGU (deta Nar cuestionamiento) Corelacion ooservaciéniconcu ‘in (cetallr cuestionamiento} Correlacién Conclusion / Reco- mendacién (detalar cuestiona- meni) = Recomendacién acorde con la normatvidad,(detallacuestona- miento} tes. solicitadas.Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 COT El Peruano Pag. 255 INFORME DE LA REVISION Mayor General FINAL DEL INFORME Saldos al Nombre del Banco 31 de diciembre de Sefor | 19% En US$ Conforme a su requerimiento hemos efectuado el Banco de la Nacién 10,000 proceso de revisién final para constatar el control de Banco de Osorno 18,764 calidad y la debida referenciacién del borrador del Cuenta Corrente de la empresa 81,924 informe... (titulo) y, en nuestra opinién 110,688 las observaciones, conclusiones y recomendaciones: - Estan redactadas apropiadamente. ~ Extén debidamente sustentadas en los papeles de trabajo correspendientes. - Han sido redactadas con adherencia a las politicas especificas preseritas, por la CGR, a las NAGA, NAGU y el MAGU. Existecorrelacién apropiada entre cada observacién y su conclusion Existe correlacién apropiada entre cada conclusion y su recomendacién, ‘Las recomendaciones formuladas son acordes 2 la normativa vigente (excepto los casos en que ge considere solicitar la modificacién de una norma). Todos los cuestionamientos han sido absueltos apro- piadamente por el auditor encargado. En consecuencia, consideramos que el borrador de informe que se acomparia debidamente referenciado, po- ria seguir el trémite establecido de aprobacién final. Lima rT 01. La auditoria de asuntos financieros se aplica @ programas, actividades, financieras o segmentos, con el propésito de determinar si + lainformacién financiera se presentade acuerdocon criterios establecidos expresamente, * la estructura de control interno de la entidad con respecto a la presentacién de los estados financieros y proteccién de activos, ha sido diseriada e implementada para lograr los objetivos de control. 02. Los elementos establecidos para la preseatacién del informe pueden verse en la seccién 390 del Manual de Auditoria Gubernamental. En el modelo adjunto se pre- senta un informe sobre los rubros Caja-Bancos y Cuentas por Cobrar de una empresa estatal Modelo de Informe sobre Caja-Bancos y Cuentas por Cobrar Informe de los Auditores Independientes Al Directorio de la Empresa Estatal ABC S.A. Hemos examinado las cédulas adjuntas sobre caja- bancos y cuentas por cobrar de Empresa Estatal ABC S.A, al'31 de diciembre de 199..... Los procedimientos fueron ejecutados de conformidad con las normas de | auditoria generalmente aceptadas y las normas de audi- teria gubemamental de la Contraloria General de la Republica, La preparacién de tales cédulases responsabi- lidad del Directorio de la Empresa Estatal ABC S.A. Consecuentemente, no efectuamos deciaracién alguna con respecto a la suficiencia de los procedimientos abajo | descritos para el propésito que ha sido requerido este informe o para cualquier otro propésito Los procedimientos y los resultados obtenidos son los siguientes: | CAJA-BANCOS 1. Coneiliamos el efectivo depositado en los siguientes bancos, con los saldos en las cuentas respectivas del mayor general, Revisamos las conciliaciones bancarias y comparamos el resultado de los saldos eon el mayor general No encontramos objeciones como resultado de los procedimientos aplicades CUENTAS POR COBRAR 2. Conciliamos los saldos individuales de la cuenta clientes mostrada en el balance de comprobacion por antigtedad y comparamos al resultado total con ei saldo del mayor general. No encontramos ninguna diferencia ‘omparamos los saidos individuales de la cuenta clientes mostrada en el balance de comprobacién por antiguedad el 31 de diciembre de 19X5, con los saldos reflejados en el mayor auxiliar de las cuentas por cobrar, ‘como resultado de las comparaciones no encontramos objeciones. 4. Analizamos la antigiiedad (seguin la fecha de cada factura) de 50 saldos de clientes, con los detalles de las facturas pendientes en el mayor auxiliar de cuentas por cobrar. Los saldos seleccionados para analizar fueron determinados iniciandoen el octavo item y seleccionando cada saldo por intervalosde 15 partidas. Noencontramos objeciones en la antigtiedad de los importes de cuentas porcobraraclientes. El tamafode la muestra determina- da fue 9.8 por ciento de los importes totales de las cuentas de clientes. 5. Enviamos confirmaciones por correo a los clientes que representan los 150 saldos mas grandes de cuentas por cobrar, Jos cuales fueron seleccionados del balance de comprobacidn. También analizamoslas partidasquecons- tituyen saldos pendientes de cuentas de clientes con las facturas y documentos de envio que jas sustentan; sin embargo, se obtuvo respuesta de los clientes de la empre- sa. 6, Dens 150 saldos de clientes confirmados, recibimos respuestas de 140 clientes; 10 clientes no respondieron. No existen objeciones sobre 120 de las confirmaciones recibidas. Las diferencias detectadas en las 20 respuestas de confirmacién restantes, fueron insignificantes en su importe y las conciliaghos para quedar satisfechos de su correccién. Los resulfados se resumen como sigue: Confirmacién y antigtedad de cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 19X5 Saldode — Conlirmaciones laguenta —Solitadas Recibidas No vencido 60,000 75,000 168,000 Vencido Menor de 1 mes 70,000 40,000 20,000 De uno a 3 meses 35,000 21,000 11,000 50.000 50,000 12,000 305,000 179000 itt No fuimos designados para efectuar y no efectuamos una auditoria, cuyo objetivo seria la expresién de una opinién sobre los elementos, cuentas o partidas especifi- cas de los estados financieros, por lo que no expresamos opinién. Si hubiéramos aplicado procedimientos adicio- nales, otras situaciones podrian haber llamado nuestra atencién las cuales hubiéramos informado. Este informe es presentado solamente para el uso de Directorio dela empresa estatal ABC S.A, por lo tanto no debe ser utilizado para otros fines distintos, respecto de quienes han asumido responsabilidad porla suficiencia de ios procedimientos ejecutados. Mas de 3 meses Lima, 1 de julio de 199... Firma: Firma: Nombre: CPC Nombre: CPC Matricula N° Matricula N* Cargo: . fen Cargo:Pag. 256 €f Peruano CIITA Lima, jueves 24 de deiembre de 1998 GRAFICO N°L PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERA | aa ST pl IeacAalalaclelN cele eae eA LLLe ae ed COMPRENSION DEL my ESTRUCT vireo ld CONTROL INTERNO AMBIENTE DE }| SISTEMADE || PROCEDIMIENTOS \{ AMBIENTE |) AUDITORIA | | CONTROL |} CONTABILIDAD DE CONTROL sic eas EVALUACION DEL RIESGO INHERENTE Y EL}; | RIESGO DE CONTROL : ML Volar PLONE ag WN 2 KOR Y PROGRAMA DE AUDITORIA SI EXISTE CONFIANZA N LOS CONTROLES i 1 eas: oar i one > PRUEBAS SUSTANTIVAS i Fis TU =o SRST SU INAS pet oaay. (nea) REVISION DE EVENTOS SUBSECUENTES : ta 4 OBTENCION DE CARTA DE Ge aler -Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 PIL €f Peruano Pag. 257 PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERA FASE: INFORME } | } iPag. 258 0. Aspectos generale: 01. El informe de auditoria de gestién es el producto final del auditor. En su contenido se presentan los comen- tarios, observaciones, conclusiones y recomendaciones, resultantes del examen practicado. Mediante este docu- mento el auditor comunica a la entidad examinada los resultados de su trabajo, con el propésito de captar la atencidn de las autoridades y funcionanos a cargo de los procesos de diteocién y gerencia, ast como mostrar los eneficios que el examen reportard a su administracién 02. Losinformes que emiten los érganos conformantes del Sistema Nacional de Control se caracterizan por su ‘ltacalidad. Para mantener altos niveles de calidad en la preparacién de informes y lograr que se cumplan los ‘objetivos previstos en la auditoria, es necesario que en su elaboracién se tengan en cuenta determinados criterios técnicos, tales como: significacién, oportunidad, exacti tud, calidad de convincente, objetividad, concisién y tono constructivo, entre otros (Ver seccién 650 del MAGU). 03. La redaccién del informe es responsabilidad del auditor encargado, asi como del supervisor, aunque tam- bién comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditoria que intervienen en el proceso de preparacién del borrador de informe, hasta su culmina- cion, (04. La NAGU 4.10 establece que los auditores deben comuniear por escrito losresultados del examen realizado a Ja entidad examinada, Una vez culminada la fase de @jeeucién el nivel gerencial de auditoria pertinenve debe remitiraiaentidad auditada el borrador del informe para requerir sus comentarios 0 aclaraciones, con miras a incluirlos, previa evaluacién, en el informe correspon- diente. El envio del borrador del informe a la entidad auditada, se sujeta a las normas que se establecen en la Seccion Il « Politicas Generales de Auditoria» del MAGU. 05. La informacién presentada por los funcionarios de la entidad en respuesta a los hallazgos de auditoria, conjuntamente con la documentacién sustentatoria, de- ben ser evaluados porel auditor para determinar si tales comentarios, eventualmente, podrian modificar su opi- nid 06, El contenido de! informe de auditoria de gestién esta regulado por Ja NAGU 4.40. Su estructura es como sigue: Sintesis 4 1. INTRODUCCION, Il, CONCLUSIONES. Il. OBSERVACIONES. IV, RECOMENDACIONES, Anexos 07. Concluido la elaboracién del borrador del informe, este documento es elevado a los niveles gerenciales de auditoria pertinentes para su revisidn, aprobacién finaly remisidnal titularde laentidad examinada y otros funcio- narios queestén encapacidad de adoptar accionescorrec- tivas en torno a las observaciones y recomendaciones formuladas. En el caso de los Organos de Auditoria Inter- aque leven a cabo exdmenes en sus propias entidades, Jos informes son remitidos a la autoridad de mayor jerar- guia institucional, y simultdneamente, al sector corres- pondiente y Contraloria General de la Republica. Pern 01. Antes de iniciar la elaboracién del informe y con posterioridad ala comunicacion de hallazgos de auditoria alaentidad examinada, ej auditor encargado y supervisor responsable deben aplicar los procedimientos de audito- ria que se consideren necesariosen las circunstancias, con el propésito de garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos de auditoria vigentes; siendo éstos los Siguientes €f Peruano CLOTTED Lima. jueves 24 de diciembre de 1998 * Revisidn del programa de procedimientosejecutado, papeles ce trabajo y su referenciacién, asi como la obten- Gon de la carta de representacion + Revision de los puntos de atencién de! supervisor. «+ Revision de la consistencia de los hallazgos de audi- toria y evaluacién de los comentarios de la entidad. * Preparacion de las observaciones, conclusiones y recomendaciones de auditoria, * Realizacién de la conferencia final con los funciona- rios a cargo de los procesos de direccién y gerencia en la entidadexaminada Revision del programa de procedimientos eje- cutado, papeles de trabajo y su referenciacién, asi como verificacign de la carta de representacion. 02, La revision del programa de auditoria permite asegurar que todos los procedimientos establecidos fue- ron aplicados correctamente y se ejecutaron en su integri- dad, de acuerdo con las disposiciones establecidas en las NAGUyel Manual de Auditoria Gubernamental-MAGU. Asimisio, la revisién hace posible conocer si los procedi- mientos ejecutados en forma excepcional, segiin las cir- cunstancias, se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo. (03.La revisién de los papeles de trabajode la auditoria constituye un mecanismo de asegurarque los hallazgos se encuentran documentados y analizados en forma apro- piada, asi como debidamenté referenciados para su poste- rior locabizacién. Tales documentos son firmados por el auditor encargado y el supervisor en sefial de revisidn 04. La carta de representacién reine las manifestacio- nes dé Ja entidad examinada y reduce la posibilidad de maios entendidos entree! auditor y elfuncionario audita- do. La verificacién que practique él auditor sobre la carta de representacion debe incluir los siguientes aspectos: + Haber puesto a disposicién del auditor los documen- tos y registros y otra informacién requerida para el exa- men. + Haber puesto en conocimiento de! auditor en los hechos importantes ocurridos posteriormente al término del examen pero, anteriores a la emision del informe. * Haber concordado con el auditor en los criterios utilizados en su evaluacién. * Haber recibido los hallazgos de auditoria con los atributos de condicién y criterio (Ver NAGU 3.60). 05. Bl auditor deber4 prestar atencién para que fa fecha de emisidn de la carta de representacion firmada porelfuncionariodel 4rea examinada, seael ltimodiade trabajo de campo. Si fueran evaluadas diversas areas, la entidad debe formular varias cartas. Revision de los puntos de atencién del supervi- sor 06. Los puntos de atencién representan las anotacio- nes que efectiia el supervisor en los papeles de trabajo de la auditoria, con el propdsito que los procedimientos establecidos en el programa de auditoria sean cumplidos satisfactoriamente. 07. Elauditor encargadoes responsable decomprobar que los puntos de atencién indicados por el supervisor sean convenientemente implementados, especialmente, en aquellos casos en que los puntos se refieren a la sustentacién de hallazgos de auditoria en proceso de preparacién.B] andlisi realizado debe estar debigamen- te documentado en papeles de trabajo Revisién de consistencia de los hallazgos de auditoria y evaluacién de los comentarios de ia entidad. 08. De acuerdo con la NAGU 3.60 «Comunicacién de hallezgos» durante el desarrollo de la auditoria debe co- municarse’a la administracion de la entidad examnada. los hallazgos de auditoria identificados, a cuyos funciona~ ris se les otorga un plazo apropiado para presentar sus aclaraciones y/o comentarios. Sin embargo, aun cuandose comuniquen los atributos: condicidn y eriterio durante la fase de ejecucion, el auditor debe tener desarrolladas la causa y efecto; en virtud que el conocimiento anticipado de las consecuencias reales o potenciales del hecho obser~ vado, posibilitara decidir su inclusién en el informe. La‘Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 informacion contenida en los resumenes de auditoria, permite definir los elementos conformantes de las obser: vaciones. (09. Conchuido el plazo fijado para que los funcionarios involucrados en los hallazgos de auditoria presenten sus aclaraciones y/o comentarios, pueden ocurnir las siguien- tes situaciones: + Nose reciben comentarios de Ja entidad examinada + Los comentarios de los funcionarios incluyen argu- spentos repetitivos y documentos conocidos por el auditor durante el desarroilo de su trabajo. * La respuesta de la entidad consigna nuevos argu- mentos ydocumentacién no conocida hasta ese momento, Ia cual debera ser evaluada. + Las aclaraciones presentadas por los funcionarios son convincentes y estén debidamente sustentadas 10. La no recepcién de comentarios de los funcionarios de la entidad auditada, debe revelarse en el rubro «Intro- ducciéne del informe, en la parte relativa a la comunica- cidn de hallazgos de auditoria. 11 Sila respuesta recibida contiene sélo argumentos y documentos analizados durante el desarrollo de su trabajo, el auditor iuegode practicarla evaluacioncorres- Pondiente debe definir la inclusion del hallango en el informe, CLUE €1 Peruano Pag. 259 12. Sila administracién dela entidad presenta nuevos argumentos y documentos en tomno al hallazgo de audito- ria puesto en su conocimiento, deberd efectuarse la eva- | Tuacidn correspondiente, de cuyo resultado el auditor encargado y el supervisor podran modificar la condicion estructurada 0 ¢| eriterio establecido; documentando los. papeles de trabajo con ios fundamentos correspondientes. 18. Elproceso de revision de los hallazgosde auditoria, con el propésito de determinar su adecuada sustentacion y consistencia, a la luz de los comentarios y aclaraciones presentadas por la entidad, se lleva a cabo mediante la | utilizacién de la hoja de trabajo «Revisién final de los hallazgos de auditoria+, cuyo detalle se incluye en la siguiente pagina 14. Adoptada la decisién para la inclusiénde un hallaz- goen el informe, éste adopta la denominacién de «obser- vacién», debiéndose incur en los papeles de trabajo los demas atributos, de modo que cada observacién se en- cuentre integrada por Jos elementos siguientes: + Sumilia + Condicién + Criterio | +Causa + Efecto * Comentarios de la entidad HOJA DE TRABAJO DE REVISION DE HALLAZGOS DE AUDITORTA ENTIDAD s AUDITORIA: beste un neo tne EL Art 2 del 3.5. NY 6S Rleege ap ie ne mean Sete de Me oticine fe Babe inelisere en al peat aba aPag. 260 errors OL. Sexyin los Criterios Basicos de la Auditoria Gubernamental (Ver seccién 60, Tomo I del MAGU), cada informe de auditoria, debe disefiarse de acuerdo con Ja informacign que se va'a comunicar. Ast, ¢) mensaje central (titulo) debe orientarse a ese propésito. Las si- guientes cardtulas pueden utilizarse Carétulas de los informes de auditoria Caratulasazules: informes que estén disponibles para su distribucién general Cardtulas verdes: informes que no estén disponibles para distnibucién general. Estos in- formescontieneninformaciénreser- vada, a los que debe anadirse un borde diagonal rojo en la caratula frontal, ademas del sello de «Reser- vado» en el texto del informe. Cardtulas grises : borradores de informes emitidos fuera de la entidad auditora para comunicar los resultados del exa- men y solicitar comentarios de la entidad, alosquedebe afadirse un horde diagonalen ia caratula fron. tal con la denominacién borrador del informe, 02. La asignacién de colores definidos para las carétu- lasdeios informes, permite identificar los que son de libre distribucién al puiblico y aquellos queno tienen esa carac- | teristica. Es importante efectuar dicha distincion, para fines de una mejor identificacién de los informes, sobre todo para los casos en que el color indique que su conteni- does «reservado» y, por lo tanto, su distribucién restrin- sida 03. El contenido del informe de auditoria de gestion | esta regulado por {a NAGU 4.40. Su estructura es come | sigue: Sintesis 1 INTRODUCCION Informacién relativa al examen | 1. Motivo del examen 2. Naturaleza y Objetivos del examen 3. Aleance del examen 4, Comunicacién de hallazgos de auditoria | Informacién relativa a la entidad 1. Antecedentes y Base legal 2. Relacién de personas comprendidas en las gbservaciones ! 3, Situacién financiera, econémica y presu- puestaria Il, CONCLUSIONES Ul OBSERVACIONES IV. RECOMENDACIONES Anexos TITULO DEL INFORME 04. Bl titulo transmite al usuario en forma directa el mensaje que desea comunicarse en el informe, al mismo tiempo que sintetiza las caracteristicas mds importantes de la auditoria practicada. El titulo indica el resultado positivo que desea lograrse, como consecuencia de las aceiones correctivas adoptadas por la entidad 08, Para elaborarel titulo del informe debe considerarse, entre otros, los aspectos siguientes + ser breves, de manera que su contenido no excedade tres o cuatro lineas. + ser especifico e informativo, tanto como sea posible; + utilizar términos constructivos cuando sea necesa- €1 Peruano CLI Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 * no incluir fechas o periods, con excepcion de los informes de auditoria a los estados financieros. EJEMPLO DE TITULO DE INFORME CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA NECESIDAD DE FORTALECER Las ACTIVIDADES DE PLANEAMIENTO, EJECUCION Y MONITOREO DEL PROYECTO SERVICIOS INTEGRALES DE SALUD PARA AREAS RURALES-SIAR DEL MINISTERIO DE SERVICIOS | SOCIALES Informe N°000-9..-CG. SINTESIS 06. Como ia mayoria de autoridades y funcionarios receptores de informes de auditoria no tienen el tiempo necesario para revisarlos en su integridad, sélo leerdn la sintesis. Porello, la sintesis debe reflejar los aspectos mas importantesdel informe de manera clara y precisa; siendo recommendable que su extensién no exceda de cuatro pagi- nas. 07. Para que la sintesis sea muy corta y comunique en su integridad e! mensaje del informe, deben considerarse en su elaboracién aspectos tales como: * la estructura gramatical que se adoptedebeestaren tercera persona; * utilice parrafos y oraciones cortos; ‘+ use solamente abreviaturas conocidas, + uuilice «negrita» para enfatizar, + noutilice, en tanto pueda evitar, referencias legales | completas o nombres de programas 6 entidades. 08. La sintesis debe tener el contenido siguiente: * Titulo dela sintesis Observaciones y/o conclusiones més significativas + Recomendaciones mas importantes » Comentarios de la entidad y acciones adoptadas + Asuntos de importancia pendientes de solucién. ‘Titulo de la sintesis 09. Generalmente, el titulo se encuentra asociado con elmensajecentral que se ubica en la caratula del informe, el cual transmite a! lector el mensaje de su contenido. Observaciones y conclusiones mis significati- vas 10. Un resumen conciso de las observaciones y cone!u- siones més significativas del informe, sin enumerarlas individuaimente, es imprescindible elaborar para que las autoridades y funcionarios que reciben tales documentos puedan reconocer répidamente y apreciar la validez y significacién de los hechos que se observan. Para los detalles debe hacerse referencia alas péginas del informe que correspondan. Recomendaciones més importantes 11. Solo se incluyen las recomendaciones més impor- tantes, indicando las acciones que deben adoptarse para corregir las deficiencias identificadas o lograr mejoras eaLima, jueves 24 de diciembre de 1998 €f Pecuano Pag. 261 las actividades u operaciones. Cuando las recomendacio- nes estdn dirigidas a otras entidades o funcionarios, debe precisarse con claridad a quien esta dirigida y los niveles responsables de adoptar medidas correctivas, Comentariosdelaentidad o acciones adoptadas 12, Constituyen los comentarios y/o aclaraciones pre- sentados por los funcionarios involucrados en las observa- ciones del informe, las acciones mas importantes adopta- das y la evaluacién del auditor sobre tales comentarios. Si Ia entidad no ha tomado ninguna accién osi la entidad no estd de acuerdo con les recomendaciones, deben incluirse sus comentarios en el informe. Asuntos de importancia pendientes de solucién. 13. En este rubro debe indicarse cualquier curso de aceién adoptada por le entidad en el futuro o acciones adoptadas, mas no implementadas en forma integral: logrdndose con ello que la entidad mantenga una actitud positiva frente al informe La norma de auditoria gubernamental 4.40 establece que la estructura del informe es la siguiente: Stntesis 1. INTRODUGCION: IL CONCLUSIONES: Il OBSERVACIONES IV. RECOMENDACIONES, ANEXOS, EJEMPLO SOBRE LA SINTESIS EN EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, NECESIDAD DE FORTALECER LAS ACTIVIDADES DE PLANEAMIENTO, EJECUCION Y MONITOREO DEL PROYECTO. SERVICIOS INTEGRALES DE SALUD PARA AREAS RURALES Informe N° 001-9...CG/GC SINTESIS DEL INFORME La auditoria practicada al Proyecto Servicios Inte- grales de Salud para Areas Rurales--SIAR, se efectué en atencién a la solicitud formulada por e! Congreso de la Republica y tuvo como objetivo, determinar siel proyecto cumple con sus objetivos y metas con efectividad, eficien- cia y economia. Por lo tanto, nuestro examen se practicé sobre las actividades y operaciones ejecutadas por la administracion central y ocho (8) Oficinas Regionales de Salud a nivel nacional, de cuyo resultado se obtuvo lo siguiente: Observaciones mas significativas 1, Las metas de atencién programadas para brindar servicios integrales de salud a las poblaciones rurales, no fueron cumplidas con efectividad en 1,995, quedando pendiente deejecucién el 25% de las metas previsias, que en término cuantitativos equivalen a 70,700 pobladores gue no recibieron atencion médica integral (Ver pagina ND 2. El planeamiento de actividades en el SIAR no se sustenta en un diagnéstico de salud que le permita prio- Fizar la atencién de las poblaciones de alto riesgo. Esta situacién ha propiciado la asignacion de recursos fiscales a zonas de mayor densidad poblacional, en vez de las zonas rurales de mayor vulnerabilidad en aspectos de salud.(Ver pagina N°.) 3. Se han efectuado adquisiciones de equipos médicos sin cautelar el criterio de economia, lo cual ha generado mayores costos al Proyecto por un monto de US$ 192,000 (Ver pagina N°...) 4. Al cierre del ejercicio fueron devueltos al Tesoro Puiblico US$ 3.9 millones que corresponden a partidas autorizadas para el equipamiento de centros de salud rural que no fueron ejecutadas oportunamente (Ver Pag naN®...) 5. Los reportes de evaluacién de resultados que preparan las Oficinas Regionales de Salud consideran como metas logradas « 39.455 personas que no recibie- ron atencién médica efectiva; debilidad que afecta la confiabilidad de los datos informados por el SIAR sobre e] cumplimiento de metas programadas.(Ver pagina No...) Recomendaciones 1. Bs necesario que la Unidad de Planeamiento del SIAR, preveacon mayor precision el volumen de recursos financieros que requiere el proyecto para la atencidn de las obras en ejecucién, a fin de evitar recortes en las partidas de contratacién de personal asistencial, lo cual afectd el logro de las metas previstas en el proyecto, 2. Es necesario que se establezcan politicas que dis- pongan la elaboracién de diagnésticos locales de salud sobre dreas rurales, con el propdsito de disponer de informacion respecto a las condiciones de salud prevale- cientes, lo que fortalecer el proceso de planeamiento en el SIAR, 3. Es conveniente perfeccionar los procedimientos de adquisicién vigentes, con el objeto que las compras se realicen en forma eficiente y oportuna y, al mismo tiempo su realizacién coincida con las fechas programa- das, a fin de evitar desfases en la ejecucién de los trabajos en areas rurales. Asimismo, deben fijarse po- itigas de capacitacidn para el personal de tales depen- denciasjen cuanto al desarrollo de los procesos licita- Tios y concurso publico de precios, con el objeto de dinainizar las compras que llevan a acabo las Oficinas Regionales de Salud. ‘4, Es necesario que el SIAR elabore su sistema de informagign gerencial que proporcione datos confiables y validos sabre los avances en el logro de metas a nivel nacional, dentro de cuyo contexto se requiere la aproba. cidnide los progsdimientos administrativos que regulen el desarrollo de las actividades de evaluacion de resultado, ‘asicomo logeriterios a considerar para registrar lasmetas logradas y efectuar visitas de monitoreo, a finde verificar la calidad de fa informacién reportada por las Oficinas Regionales de Salud, Acciones correegjvas adoptadas por la entidad En cuanto a la elaboraciénie los diagndsticos locales de salud, el SIAR manifesto que estaba conforme con la recomendacién, pero que no contaba con los medios sufi- cientes para llevar a cabo tales trabajos en forma periédi- ca; sin embargo, planitearia las sugerencias del cso al Despacho Ministerial para que se diete una politica espe- cifica en esa direccién Con relacién a los prodedimientos We adquisicién, el SIAR expresé haber conformado una Comisién Técnica para revisar las practicas actuales y plantedr las mejoras que sean necesarias, la misma que emitird opinion en 30 dias, a partir de lo cual se adoptaran las aceiones correc- tivas que correspondan. En torno a la implementacién del sistema de informa- cidn para monitorear el cumplimiento de las metas de atencién programadas, el SIAR expresé que las précticas actuales son razonables y considera que es muy prematu- ro aprobar nuevas modificaciones, dado que hace tres meses fueron reajustadas; sin embargo, manifesté que corregira los errores detectados por los auditores en la evaluacién de metas reportadas por las Oficinas Regiona- les de Salud, INTRODUCCION DEL INFORME 14. La Introduccién tiene el propésito de brindar a los lectores del informe de auditoria, datos importantes acer- cade laentidad, programa oactividad auditada, asicomo los objetivos y alcance del examen realizado. Esta infor- macidn brinda una base apropiada para la mejor com- prensién y percepeién del mensaje que comunica el infor- me. 15. En la elaboracién de la Introduccién, deben consi- derarse los aspectos siguientes:Pag. 262 * es necesario que la informacién introductoria sea relativamente corta, evitando incluir datos innecesarios que, por su naturaleza podrian incluirse en otra parte del informe; * cuando sea pertinente y, sila informacién explicati- va es muy extensa, debe incluirse como anexo con una referencia apropiada en la Introduccion; ‘+ incluir tinicamente informacién de interés general, relacionada con las observaciones identificadas. 16, Lalntroducciéncomprende la informacién gené- rica expuestaen el informe. Bs agrupada en: «informacion relativa al examen» y «informacién relativa a la entidad examinada». La primera de ellas comprente los puntos siguientes A. INFORMACION RELATIVA AL EXAMEN + Motivo del examen: debe describir el origen del examen y especificar si el examen se llevé a cabo en cumplimiento de le programacién anual de actividades, deacuerdoacléusulascontractuales, oenatencién de una denuncia o pedido especificodel Congreso de la Republica U otra autoridad gubernamental, seguin los casos, + Naturaleza y Objetivos:debe precisarseel tipode examen efectuiads, sea este una auditoria financiera, auditoria de gestion 6,examen especial. Los objetivos estat referidos a « lo que.se espera alcanzar como resul- tada del examen practi¢ado», cuya respuesta debe estar plasmada en las correspondientes observaciones y con- lugiones. Debe prestarse especial cuidado al exponer los objeti- vos programados, tratando de ser especificos antes que genéricos, de modo de no,créar faleas expectativas o tnterpretaciones erronegs de parte delos futuros lectores de\ informe, especialmente, en los casos en que los objeti- vos hayan sido espetificos sobre aspectos limitados 0 puntales de la gestion. * Aleance: debe indicar la cobertura y profundidad del trabajo, reas materia de examen, el periodo examina- do. asi como el ambito, geogréfico, si fuera pertinente. ‘También debe especificarse que el examen se llevé a cabo, en todos los casos, de acuerdocon las Normas de Auditoria Gubernamental-NAGU y Normasde Auditoria General- mente Aceptadas aplicables, asi tomo con las normas ‘especificas que correspondan en los casos dé auditoria a préstamos financiados por organismos,anternacionales (BID, BIRF, AID u otras entidades finaneieras). De no haberse aplicado alguna norma de @uditoria gubema- mental, debe detallarse en esta parte del informe tas razones por las cuales se produjo este alejamiento y su" efecto en los resultados de la auditoria. De serel caso debe revelarse las limitaciones al alcance del examen. * Comunicacién de hallazgos: mediante este acto el auditor hace de conocimiento de los funcionarios y servidores de la entidad auditada, en cumplimiento de la, NAGU 3.60, deben consignarse’en forma breve en esta parte del informe. Si tal comunicacién no merecié res- puesta, total o parcial, debe hacerse mencién de este B. INFORMACION RELATIVA ALA ENTIDAD + Antecedentesy base legal:es la parte delinforme donde el auditor hace referencia a la naturaleza de la entidad, su estructura orgénica. las principales activida- des a cargo de la entidad y del area examinada, Estos aspectos ayudaran a situar en escena al usuario del informe para apreciar en forma apropiada los aspectos mencionadosenel informe.La base legaldebe ineluir toda lanormatividad aplicable a la entidad y a las actividades examinadas, entre ellas: * Ley de creacién * Reglamento * Normatividad concerniente a los sistemas adminis- trativos * Politicas y procedimientos + Situacién financiera, econémica y presupues- taria: en este extremo, el auditor debe incluir informa- cidn tal como estados financieros, estados presupuestales uotra informacién financiera que corresponda al periodo bajo examen, que sea de interés o tenga que ver con las, conclusiones y observaciones identificadas. La naturale- €l Peruan CIT Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 za de la informacién y el grado de detalle de la misma seran determinados por el auditor teniendo en cuenta el tipo de examen levado a cabo. Esta informacidn si es extensa, deberd incluirse como anexo al informe. Relacién de las personas comprendidas en las observaciones 17, Cada informe debe incluir la relacién de las perso- nas responsables de Jas actividades examinadas y com- prendidas en las observaciones. Esta relacién debe in- cluirse como anexo, haciendo referencia en la Introdue cion del informe, su codificacién interior, para que permi- ta su adecuada localizacidn. La informacién basica que debe tener esta relacion es la siguiente NOMBRES ¥ canco conascion | omeccion #PELLDOS | OESENPEKADO | PERIODOEGESTION | LASORAL |DOMCKIAA SS SSS Desoe | HASTA E] Ultimo dato(direccién) podra reservarse, previa autorizacién del nivel gerencial correspondiente, Esta informacién noes aplicable para los informes que emitan jos organos de Auditoria. Seguin la NAGU 4.40 la estructura del informe es la siguiente | Sintesis L_ INTRODUCCION. Informacion relativa al éxamen. 1. Motivo del examen. 2. Naturaleza y objetivos del examen. 3. Alcance del examen: 4 Comunicacién de hallazgos.de auditoria. Informacién relativa ala entidad 1. Antecedentes y base legal 2 Relacién de personas comprendidas en las observaciones 3. Situacidn financiera, econémica y presupues- tania. I. CONGLUSIONES, HL QBSERVACIONES. 1V;RECOMENDACIONES Anexos, EJEMPLOSOBRE EL RUBRO INTRODUCCION ENEL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL LINTRODUCCION A. Informacign relativa al examen Motivo del examen Este examen se levé a cabo en atencién al pedido formulado por el Congreso de la Republica mediante oficio Ne del asi como en concordancia con el plan de actividades de la Contraloria General de la Republica correspondiente al ejercicio .. Naturaleza y Objetivos del examen La auditoria de gestion practicada al Proyecto Servi- cios Integrales de Salud para Areas Rurales-SIAR, tuvo como objetives los siguientes: + Determinar si el proceso de planeamiento de activi- dades esta dirigido al logro de los objetivos y metas institucionales y es conducido con eficiencia + Determinar el grado de cumplimiento de los objeti- vos y metas establecidos por las leyes vigentes y el SIAR. + Determinarssi los recursos asigmados al proyecto son utilizados con criterios de eficiencia y economia.Lima, jueves 24 de diciembre de 1998, * Determinar si los controles internos establecidos para monitorear el proceso de evaluacién de resultados, garantizan la confiabilidad de la informacién sobre el cumplimiento de objetivos y metas Aleance Elexamen practicadocomprendié la revisién selectiva de las actividades y operaciones ejecutadas por el proyec- to, en el periodo comprendido entre enero y dicierabre de 1995. Nuestro examen se realiz6 en concordancia con las normas de auditoria gubernamental aprobadas por la Contraloria General de la Republica, asf como fueron aplicados otros procedimientos de auditoria que se consi- deraron necesarios, de acuerdo con las circunstancias Elpresente examen fue practicadoen lasoficinas dela sede central del SIAR ubicada en Lima, e incluyé también la visita a ocho (8) Oficinas Regionales de Salud, de las cuales dos (2) se encuentran ubicadas en Lima Metropo- litana y el resto en otros departamentos de la Republica, Comunicacién de hallazgos Conforme lo establece la norma de auditoria guberna- mental NAGU 3.30 Comunicaeién de hallazgos de auditoria, durante el desarrollo. de nuestro examen fue- ron comunicados los hallazgo§ identificados a las funcio- narios y empleados comprendidos en los mismos, cuyos nombres pueden apreciarse en el Anexo N’...., adjunito al presente informe. Las aclaraciones y/o comentarios pre- sentados porlos funcionariggdel SAR se incluyen dentro del cuerpo de este informe, bajo el rubro Comentarios de laentidad. B. INFORMACION RELATIVA A LAENTIDAD Antecedentes y Base Legal . El Proyecto Servicio Integrales de Salud para Areas Rurales-SIAR, viene desarroliando sus actividades desde setiembre de 1999 en que fue creado, en el marcodel Plan para el Mejoramiento del Gasto Social, disefiads eomo tuna accién prioritaria para luchar contra Ja pobreza. De; ahisu importancia, para revertir el déficit de los servicios de salud, contribuyendo a mejorar a calidad del vidadela poblacién rural La ley N°... sobre asentamientos rurales establece el rol que debe cumplirel Estadoen la promocién de la salud y en el mejoramiento de las condiciones dei vida de las poblaciones rurales, Asi, amencionada norma modificala estructura orgénica del Ministerio de Salud y dispone la creacién del Proyecto Especial Servicios Integrales de Salud para Areas Rurales-SIAR, como ente responsable de canalizar los esfuerzos gubernamentales orientados hacia las poblaciones rurales. Para el cumplimiento de sus funciones e] SIAR dispo- ne de la siguiente organizacion: Organo de direccién = Jefatura Organo de planeamiento: Oficina de Planificacién y Presu: puesto Organo de apoyo Oficina de Admnistracién Organos de linea Oficina de Planifeacin,Pami Oficina de Control de Enferme: dades Respiratorias y Diarréicas Oficina de Inmunizaciones Aspectos Ananciero-presupues tales El presupuesto autorizado para el SIAR es el siguiente Partida Remuneraciones Bienes Servicios ‘Transferencias corrientes Obras Bienes de capital COUESESES €1 Peruano Pag. 263 Relacion de personas comprendidasen las observacio- nes. En el anexo N?.......1mnse inciuye la relacién de funcionarios comprendidos en las observaciones del pre- sente informe. CONCLUSIONES 18. Las Conclusiones, son juicios del auditor, de carde- ter profesional, basados en las observaciones formuladas como resultado de] examen. Estan referidas a la evalua- cidn de los resultados de gestion de la entidad examinada, encuantoal logro de las metas y objetivos, programas, asi como a Ja utilizacién de los recursos publicos, en términos de efectividad, eficiencia y economia, 19. Las conclusiones deben indicar la naturalezade la responsabilidad incurrida por los funcionarins 0 servido- res publicos (administrativa, civil 0 penal). Cuando la responsabilidad determinada sea de cardcter penal, ésta debera ser revelada en términos de presuncién de delito.Para este fin el auditor debe obtener la Asesoria Legal necesaria. 20. Cada conelusién debe estar referenciada con la observacion correspondiente, que expondré los detalles del hecho u operacién examinada. EJEMPLO DE CONCLUSIONES EN EL INFOR- ME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Segin la norma de auditoria gubernamental 4.40 la estructura del informe es la siguiente: Sintesis t 1. INTRODUCCION II, CONCLUSIONES 1. OBSERVACIONES IV. RECQMENDACIONES | Anexos Us CONCLUSIONES Como resultado déf'examen pratticado al Proyecto «Servicios Integrales ge Salud pata Areas Ruralesr, se determinaron las siguientes conelusiones: 3, Las metas programadas en 1,995 para brindar servicios integrales de salud @ zonas rurales fueron in- cumplidas en un 25%; por ctuyo motivo 70,700pobladores no recibieron ateweion médicaep el indicado ejercicio.(Obs.3.1 Pagina No...) 2. El planeamiento de actividades en el SIAR y la selecciin de beneficiarios ¢@ realiza en base aliriteno de zonas de mayor densidad poblacional, al carecerse de informacién sobre las zonas rurales de mayor riesgo: situacién que afecta el logre de ios objetivos del proyecto (Obs.3.2,PAg. No...) 3. Las deficiencias en los procedimientos administra- tivos para la adquisicién de equipos médigos ha generado la compra de bienes sin cautelar el criterio de economia; incurriéndose en mayorescostos del orden de US$ 192,000 (Obs.3.3, Pag. No...) 4, La falta de capacidad de gasto de algunas Oficinas Regionales de Salud para ejecutar los recursos autoriza- dos para el equipamiento de centros de salud rural, ha dado lugar a la devolucién de US$ 3.9 millones al Tesoro Pablico, en vista que no pudieron ejecutarse en ei periodo. (Obs.3.4, Pag No...) 5. Los reportes de evaluacién sobreel cumplimientode metas de atencién programadas no se elaboran en forma eficiente, debido a que los reportes de evaluacién que preparan las Oficinas Regionales de Salud consideraron como metas logradas a 39,455 personas que no recibieron atencion médica en el periodo examinado. (Obs.3.8, Pag No..) OBSERVACIONES 21. Laparte mas extensa ¢ informativa del informe y, que en oportunidades puede comprender varios capitules. es i endless cimnatencinrcoumtiacnn asm anniePag. 264 aquella en que se desarrollan las observaciones de audito- ria, Estas constituyen ei mensaje fundamental que ei auditor desea comunicar, mediante la presentacion del 22. Las Observaciones, si bien pueden ser defini- das en muchos sentidos, para efectos de la auditoria de gestion, estén referidas a cualquier situacién deficien- te e importante identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras. Se connota que el término observaciin est reservado para el informe de auditoria y se refiere a asuntos tales como: + inefectividad en el logro de objetivos y metas; * ineficiencia en las operaciones: * desperdicio de recursos, + gastos indebidos, ¥, + tncumplimiente de leyes, regiamentos, politicas, normas, ete. 28. Eltérmino observacisn de auditoria fue definidoen la seccidn anterior. Las observaciones deben incluir evi- dencia suficiente, competente y pertinente, que sustente los resultados de la evaluacidn practicada en la entidad, con respecto,a:laeutilizacicn de los recursos pxiblicos en terminos de efeetividad eficiencia yeconomia. Elinforme de auditoria presenta tinicamenté las observaciones que secongideran significativasLos asuntosde menorimpor- tancia son comunicados por el auditor encargado a los fungionarios responsables de la entidad mediante un mem@érandum interno, para que adopten ias acciones cortedtivas pertinentes. 34. Las observaciones también deben incluir la infor- macion hecesaria respecto de Jog antecetientes, asi como toda informacisndue, a juicio det auditor, permita apre- ciar mejor las eireunstancias que incidieron significativa. mente en los hechos obsetvados. tal como Jas dificultades encaradas por los funcionarios responsables para tomar decisiones Presentacién de las Observaciones 26. Para su presentacidn Eada obseryiicién debe tener en cuenta los aspector siguientes + Sumilla * Punto basico de la observacion * Elementos de la observacion * Comentanos de la entidad Sumilla 26, Se refiere al titulo que identifica al asunto observa- do, el cual debe mndicar con clandad la naturaleza de la deficiencia o situacién detectada. La sumulla busca iden tificar el problema principal que sera desarrollado en el cuerpo de la observaciin. Busten diversas formas para presentar ia sumilla; sin embargo, las mas mportantes son las siguientes: * En Ja medida de Jo posible. la sumulla debe ser posttiva Por ejemplo podria ndicar: « Necesidad de forta lecer Jos controles internos en el Area de Logistica» * Cuando se considere necesario, la sumilla podri también adoptar un tono negativo. Por eyexpplo «Defi ciencias en la vonstruccion de la Carretera Corredor Vial del Sur- En otras orcunstancias, la sumilla incluye el efecto cuantificado de a observacién sdentuficada. Por eyemplo. podria indicar- » Posibilidad de obtener ahorros de S/ 250,000 anuales mediante une efectiva gestion del proceso de compras. Punto basico de la Observacion 27 8) punto basico de cada observaciin debe ser resumidoen forma breve. al vomenzarsu desarrollo. Este resumen, el cual debe tener una extensién que no debe exceder un parrafo, establece el tonode ios contenidos que siguen y proporciona a] usuario del informe una breve sinopsis de la observacién y una adecuada perspectiva. Esta forma de presentacién le dice ai usuario del informe gue espere una deseripeidn sustentada que le permitrd tener una visién integral del asunto examinado, €1 Pecuano CLAS Luma, jueves 24 de diciembre de 1998 Elementos de la observacion 28. Después de ello el auditor debe presentar los elementos de cada observaci6n con la informacién sufi- ciente que mative al lector del informe a adoptar una accion correctiva, Debe sefialarse la deficiencia que hemos encontrado (condicién), la norma aplicableteriterio), el efecto que tuvo (o que podria tener en el futuro) y, lo que la origing (causa). Sin repetiree los datos consignados en ta Introduccion del informe deben incluirse aquellos aspectos generaies sobre el dreao actividad a que se refiere la observacion; esto es importante para ubicar apropiadamente al lec- tor del informe ea la escena de los hechos. Condicién :parrafo (5) en los cuales ol auditor deseri- be la situacin deficiente deverminada en e) examen. De considerarse conveniente se presentaran algunos ejemplos, inctust ve fotografias o graficas para la mejor descripeidn de los hechos observados. «Li que es, Criterio . parrafots) donde el auditor detalla el estan- dar contra el cuai ha medido o comparado la condicién. Traténdose de normas (legales, uperativas o de control } debe citarse en forma expresa la parte de la norma no apli- ada. wLo que debe 0 debid ser» Causa + pirrafo(s} donde ef auditor detalla las ra zones por las caales, a su juicio, ocurrié la condicion observada; el motivo par el cual no se cumplié el criterie especificado. El auditor debe cmplear al maximo de su habilidad y juicio profesional para identifi car la cauisa de cada observacién y reca- mendar lo pertinente. «Por que ocurri ia condicsdn» Bfecto + es la consécuencia real o potencial, cuanti tativa o cuahtatva de ia condicisn desert. ta La descripeiin apromiada del efecto es indispensable para apreciar la umportan~ cia de ia condicidn y lograr que la adminis tracién de la entidad acoja positivamente Ja recomendaciin presentada La diferen- 1a entre lo que us y lo que debud sere Una manera apropiada de presentar el efecto consiste en revelarlo en términos cuantitativgs, detallando las pérdidas 0 ahorrosyplitenciales de recursos calculados porta autliforia Cuando esta no sea post- ule. debidg.a la naturaieza de !a condicidn, Tos efectos, reales 0 potencrales. deben ser Comentarios dé la Entidad El informe de auditoria debe inchusr, ademas de la observacién. los gomentarios y/o aclaraciones presen- tados por los funeionarios responsables de la entidad comprendidos en las observaciones. Esta informacion debe ser includa en forma breve pero. sin dejar de reflejar el sentido de la misma También debe incluirse a contanuacidn a opinién del auditor resultante de la evaluacién practicada sobre tal informacién Es impor- tante que en un informe que ineluya diversas observa- ciones. los comentarios de la entidad y la evaluacion del auditor se muestren en forma individual, conjunta~ mente con la observacién correspondiente; en vez de presentar tales comentarios en forma global al final del vaforme EJEMPLOS DE OBSERVACIONES EN EL IN- FORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Seguin la norma de auditoria gubernamental 4.40 la es- tructura del informe es la siguiente:Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 1 INTRODUCCION I CONCLUSIONES Il, OBSERVACIONES IV. RECOMENDACIONES Anexos Nora, En la presentacién de observaciones se incluye con fines ihustrativos: sumilla, punt basico, condicion, crite rio, causa y afecco: sin embargo. en un informe de audito Nia gubernamencal no es necesario acompariar tales sub- tituios con cada elemento de la observaciin IM. OBSERVACIONES A partir de 1994 et Proyecta «Servicios Hlitegrales de Salud para Areas Rurales.-SJAR inicio sus sietividades, dado que constituye una de lagtineas de accion prignitaria del gobierno en ja lucha contra la pobreza, La estrategia diseriada es de suma importaticia, puesto que se orienta a revertir el deficit actual de Ids servicios de salud, contri- buyendea mejorar la calidad de vida, mediante servicios bsicos en 180 centros de salud ubicados en zonas ruraies. Launidad demedida establecida por el SIAR se denomina meta de atencidn-. Para considera. ynaimeta lograita, el proyecto ha establecico que debe haberse brindado aten, elon médica ymedicinas 9 un poblador que ragiea en una Sumilla (Observacién N° 3.1): LAS METAS DE ATENCION PROGRAMADAS EN 1995 PARA BRINDAR SERVICIOS INTEGRA- LES DE SALUD A POBLACIONES RURALES NO: FUERON LOGRADAS CON EFECTIVIDAD Punto hisico: Las metas de atencién programadasno han sido lagra- das con efectividad, aspecto que tiene wn gran impacto en los objetivos de! proyecto. De la revision practicada a la docuizeatacion sobre evaluacion de resultados queelalyo- rael SIAR, se deterinind que durante el periodo 3995 no fueron logradas las metas previstas en un 25%, cuyo: resultados en comparacidn con el ejersicio anterior. mues tran una disminucién en la velocidad del proy orden del 11%. La inefectividad en el cumplimiento de metas en el periodo 1,995 es generada, principalmente, por la reduceidn de la partida presupuestal utilizada para Rnanciarla'contrataciin temporal de personal asisten- Condicién: El proceso de evaluacién de resultados de las metas programaclas en Jos planes aperativos institucionales. es realizado por la Oficina de Pianificacién y Presupuesto del SIAR, quien elabora anualmente el reporte consolidado de ias metas de atencion logradas. en base a la informa- n que sobre este asunto remiten periédicamente las Oficinas Regionales de Salud del Ministerio de Servicios Sociales. De las verificaciones practicadas sobre la documenta- cidn concerniente a la evaluacién de resultados que lleva a cabo la Oficina antes mencionada, con el propésito de apreciar el grado de cumplimiento de las metas de aten: cion programadas se obtiene: Metas Afos Brogramadas Lagradas Ne lowradas Lugeos 1994 958.000 223,400 34.600 85 1998 377,000 207.240 70.700 "5 €{ Peruano Pag. 265 E] detalle de las metas no logradas por zonas en los periodos antes indicados puede encontrarse en e] Anexo Re En base al cuadro que antecede puede establecerse que de 277,000 metas programadas, sélo pudieron ser logradas en 1995 la cantidad de 207,240, lo que representa un 75 % de efectividad: quedando bajo la condicion de metas no alcanzadas la cantidad de 70,700. Bsde signifi- car también que, las metas logradas en comparacién con aquellas relativas al ejereicio 1994, muestran una disrni- nucién del orden del 11 %:,situacion que denota una disminucion en Ia velocidad del proyecto durante el ejer- cicio examinado. Una situacién importante que va incidir ep Jos resul- tados antes expuestos, fue detectada durante la revisién de los reportes le evaiuacidn de resultados efectuadas por as Oficinas Regionales de Salud. en donde pudo consta- tarse que dentro de los logros aleanzados « informados como metas de atencion cumplidas, se incluian 37,445 personas que no habian sido efectivamente atendido en los centros de salud rural que fueron visitados por los auditores, Criterio: La ley N°... sobre asentamientos rurales. establece que es funcién de} Estado la promocién y atencion con servicios basicos a quienes han quedado al margen de los sistemas tradicionales de salud. Por ello, la cuarta dispo- sicién transitoria de la citada norma precisa que, los servicios basicos de salud a a comunidades de mayor zaeseo, se desarrollan a través de los centros de salud ‘pural.que deve crear el Ministerio de Servicios Sociales, cuya accion posibilitars el mejoramiento de las condicio- nesde vida personal, familiar y comunal de tales poblacio- nes, Enestecontexto, el SIAR formula anvalmente su plan operativo, dentro del cual se encuentran los objetivos, metas, estrategias, politicas v acciones para el desarrollo de los Servicios intggrales de salud en las comunidades rurales; cuya interaveién con los recursos presupuesta- ros autoricados, debe contribuir a lograr en su integridad Jos metas programadas, es decir, producir los resultados Previstos/al Menor costo, minimizando los riesgos por efectos.so flesendos, Causas: Dentro de las c:rugéts probables que han determin las desviaciones antes comentatias, puede indicarse: + La reduccién de la paftida transterencias corrien- les que se utiliza para Gaanciar la contratacientempo- ral de personal asisteheial ‘médicos,-profesipnales 10 medicos y técnicosi; Ia falta de prevjaion én el presu puesio del SIAR en tuanto al adgéwado volunien de esa partida; cuyos saldos fueron derivados paralaatencion de los mayares costos ineurridos en Jas actividades de ampliacion y/o remorielacion de algunos centros de salud rural, debido a que su infraestructura se encon- traba deteriorada. + La descoordinacién existente entree! personal de las Oficinas Regionales de Salud que debian brindar apoyo a las actividades que desarrollam los centros de salud rural, el mismo que durante él periode 1995 priorizé la ejecucién de actividades que le son propias. en vez de aquellas relacionadas con la atencidn de las poblaciones rurales, + La falta de implementacion de mecanismos de moni- toreo efectivosen ia Oficina de Planificacién y Presupues to, para conocer mas de cerca el avance y progreso en ta ejecucidn de las metas programadas y la calidad de la informacion reportada por las Oficinas Regionales de Salud. Bfecto: Como se desprenie de les comentarios a dos, durante ef periodo 1995. no fueron logradas el 25 5 de las metas de atencién programadas, situacién aue se traduce en el inefectivo uso de los recursos financieros, humanos ¥ materiales asignatios para el funcionamiento iva del proyecto. i tPag. 266 ‘Comentarios de la entidad: Enrespuesta aesta observacion, la administracién del proyecto manifests estar de acuerdo con su contenido y que para vigilar mas de cerea el cumplimiento de las metas de atencién programadas, ha creado un Comité integrado por los funcionarios involucrados en este asun- to, para que mensualmente monitoreen su avance y pro- greso, a fin de tomar acciones en el caso de que ocurran desviaciones en el proceso de ejecucién. Adicionalmente, informaron que una de las razones que impactaron en ei logrodelasmetasde atencidn, fue la demora en la entrega de recursos por parte de las instancias gubernamentales pertinentes Sumilla(Observacién N° 3.2): NECESIDAD DE REORIENTAR E}. PROCESO DE PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL Punto Basico: Las funcisngs que cumplele Oficina de Planificacion y Presupuesto del SJAR son importantes para apoyar el procesode toma de detisiones. Por ello, es conveniente quel planeamiento de actividades identifique con mayor precision las zonas pobladas con altos perfiies epidemio- logieas quienes deben set las que resiban servicios de salud en forma prioritaria, a fin de orientar los recursos con mayor efectividad, en concordancia con los objetivos previstos en Ja ley No.... sobre asentamientos rurales, Condigién: De acuerdo con Jo expresado por la Oficina de Planifi- cacign y Presupuesto-OPP, los eriterios que wtiliza para conducirlas actividades de planeamiento provienen de la experiencia abtenida en anos anteriores, en yirtud de la cual la definictén de metas de atencion anual es realizada adoptando como premisa bdsica las zonasde mayor den- sidad poblacional, al no disponer de informacion sobre la realidad de las Areas rurales en él pais, En los tiltimos dos periodos la asignacién de reéursos se realizé de la forma siguiente : ’ * Recursos ‘ Metas de autorizad6s, Indice Zonas aiencién Poblaciin © _% Bpidemioligico A 85,000 820,000 2,125,900 18 B T1000 680,000 1,775,000 2 = © 48000 689,000 3,700,000 16 x 6.000 14,000 '150/000 56 Y 5,000 220,000 125,000 ‘Sin datos Z 290 210,000 190,000 62 287,000 51975,000, Seguin el cuadro que antecede las metas de atencién asignadas para la zonas A, By C corresponden a centros con gran densidad poblacional, en tanto que las zonasX y Z, concentran a las areas rurales. Las metas asignadas a las zona 4, B y representan el 94% del total de metas de atencién financiadas. Asimismo, en base a la informacion estadistica proporcionada por él Instituto Nacional de Estadistica sobre la situacién de la salud en diversas zonas del pais, se aprecia que las zonas X,Y yZ tienen los mayores indices epidemiologicos. De ello se desprende que el proceso de planeamiento institucional, se lleva a cabo en base al criterio de areas densamente pobladzs, en vez de considerar aquellas co- munidades que se encuentran en wan mayor riesgo, como son los pobiadores de las zonas_rurales, tal como lo sefialan las estadisticas de salud oficiales, quienes deben constituir el objetivo prioritario al definir lasmetas anua- les de atencién en e? SIAR. Pian operative af 198.298. 24-28-S1AR, ® Cuadeos o grtoos, pags. 420-460, isin Naconal 2 Presupuestaastorizado 199..., aporado pot Ri. 0083. “Informe oe Estzolstica ae Salud 1984-1966, instuto Narional de Estas. € Pecun CA Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 Criterio: E] planeamiento constituye una funcién importante para toda entidad o proyecto, puesto que no sélocompren- de la seleccién entre varias alternativas del curso de acci6n a seguir, sino también porque tiene influenciaenla determinacién de objetivos claros, metas mensurables y los medios financieros con que deben alcanzarse. El pro- eesode planeamiento aplicado al campo de la salud, ene el proposito de identificar y asignar recursos a aquellos grupes sociales en mayor riesgo que requieran atencién, como lo sefala !a ley No... sobre asentamientos rurales, al preseribir que el SIAR debe arientar prioritariamente su Peet Jas zonas rurales sin cobertura de servicios de salu Causa: Las debilidades observadas en las actividades de pla- ‘neamiento son ocasionadas, principaimente, por dos fac- tores: Ausencia de diagndsticos locales de salud que definen el perfil epidemiologico de las zonas rurales ex.el pais, en base alos cuales pueda ser posible identificar aquellas que requieran servicios de salud con caracter prioritario. La falta de participacién de las oficinas regionales de salud en la definicion de las metas de sus respectivas jurisdicciones, asi como por la inexistencia de procedi- ‘mientos para orientar el proceso de planeamiento de las metas de atencion Efecto: Como conseciiencia de lo expuesto anteriormente, los recursos del proyecto no estn siendo dirigidos hacia zonas rurales que se encuentran en mayor riesgo, motivo por el cual las actividades ejecutadas por el proyecto no ‘san provocado cambios importantes en lascondicionesde salud de los pabladores rurales, Comentario de fa entidad: Bn tornoa esta observacién el SIAR manifest que no dispone de elementos de juicio para orientar con precision el proceso de planeamiento institutional y que presentara las sugerencias del caso al Despacho del Ministro de Servicios Sociales, para que se adopte una politica espe- ites en torng este asunto Sumilla (Observacion N° 3): LAS PRACTICAS UTILIZADAS PARA LA AD- QUISICION DE EQUIPOS MEDICOS NO SON EFT- CIENTES Puntobasico: Hin la revisibiide log procedimientos uilizados por las Oficinas Regionalesde Salud para la adquisicién de equi- pos médicos, se ha establecido que los precios abonados por algunas de ellas, son superiores a los ofertados por otros proveedores {itportadores mayoristas) en las mis- mas fechas en que se produjeron tales adquisiciones; situacién que dendta que tales procedimientos no son adecuados, al nocautelar elcriterio de economia. Poreste ‘motivo se han incurrido en mayores costos del orden de los US $ 192,000 en la adquisicion de equipos Condicién: Los procediientos administrativos aprobados por et SIAR para la compra de equipos médicos en el periodo examinado, establecian el tipo de bienes a adquirirse, para cuyo éfecto podian utilizarse dos modalidades: 1a primera que consistfa en efectuar las compras por encar- (ode las Gficinas Regionales de Saludha realizarse porla ireccién General de Administracion del Ministerio y la segunda, que implicaba la transferencia de fondos a tales Oficinas’ para que efectiien las compras en su propia localidad. ‘A fin de examinar la razonabilidad de los precios obtenidos en la compra de equipos médicos, solicitamos a empresas importadoras su lista de preciosde los mesesen que fueron adquiridos los bienes materia de andlisis,Lima, jueves 24 de diciembre de 1998, Como resultado de la revisién practicada sobre la docu- mentacién correspondiente que obra en la Oficina de Administracién del SIAR y las Oficinas Regionales de Salud visitadas se obtavo lo siguiente: serosa sanlizador NEMMET icescopoLEIGHT Largan ‘Spetelotemao pate Shaker ‘ola lerenciaenexceso Como se aprecia en el cuadro que antecede, existen diferencias importantes, entre los precios obtenidos por a8 Oficinas Regionales de Salud de las zonas A, By Cen la compra de equipos médicos, y los precios obtenidos segiin auditoria; por cuyo motivo para establecer e] im- pactode la situacidn detectada, se procedid a tomar como referencia el precio mds bajo reportado por tales Oficinas para su comparacién, obteniéndose el siguiente resulta En dblares Anigricanos Tipodebienes ——_Cantidadade uirida Zonas Oierencia cuadro Mayores ABS, ‘anieror = gostos Eslabivador NEMMET 1077 30.156, Microscopio EIGHT wiz 44.400 Lampara movi 1018 20380 Spectoicereto 72 47520 Pipette Shaker 1100 ages e231 En base a los hechos expuestos se determina que los press pagados por las Oficinay Regionales de Salud de jas zonas A, B y C, son superiores alos montos ofertados por empresas importadoras de equipos médicos en. las mismas fechas en que se realizaron las compras. Bsta situacidn denota que los procedimientos utilizados parala compra de equipos médicosno son adecuados,en vista que no cautelan el criterio de economia. Esde significar, adicionalmente que la mayoria de los equipos adquiridos por la Oficinas Regionales de Salud fueron recepcionados con sesenticinco dias de atrazo en relacién a los plazos contractualmente pactados con los roveedores locales, situacion que retrasé el desarrollode las actividades en los Centros de Salud Rural Criterio: Las normas del sistema de abastecimiento estableci- das por ley, indican que como actividad de apoyo al funcionamiento de cada entidad publica, debe contribuir al racional uso de los bienes y servicios (eficiencia), obte- ner los objetivos propuestos de! mejar modo posible (efec tividad) y adquirir bienes en la cantidad requerida,en un nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiadoy, al menor costo posible. La aplicacién de tales criterios e8 responsabilidad de los organos ejecutivos en las entidades, especialmente, aquellos que tienen a su cargoias funcionesde abastecimiento yadministracién de recursos, Causa: La situacién que se expone anteriormente es propicia- da por los procedimientos aprobados por el SIAR los cuales son muy genéricos y no precisan con claridad los criterios que deben considerarse al efectuar las compras de equipos médicos, como son el solicitar cotizaciones a empresas importadoras mayoristas, cuyos costos son menores a los ofertados por distribuidores localesen cada region, Efecto: La debilidad en los procedimientos administrativos aprobados por el SIAR pataorientar el proceso de adqui- CHUEAED €i Peruano Pag. 267 Oficinas Regionales de Salud de las zonas A, B y C, se incurran en mayores costos ascendentes a US § 192,331 en la adquisicién de equipos médicos para los centros de salud rural de sus correspondientes jurisdicciones. Comentario de la entidad: En respuesta a esta observacién los funcionarios eje- cutivos del SIAR expreseron su conformidad con los hechos observados, respecto de lo cual manifestaron que incluiran dentro de los procedimientos para la compra de equipos médicos la aplicacion del critenio de economia en las adquisiciones que realicen en el futuro las Oficinas Regionales de Salud Sumilla (Observacién N° 3.4) LOS RECURSOS AUTORIZADOS PARA EL EQUIPAMIENTO DE CENTROS DE SALUD RU- RAL NO FUERON APLICADOS CON EFICIENCIA Punto Basico: En 1995 fueron autorizados US$ 17.5 millones( 39.8 millones de nuevos soles), para la adquisicién de equipos para centros de salud rural; sin embargo, se ha estableci- do que al cierre del periodo no se adquinieron 158 médulos de salud, motivo por el cual fueron devueitos al Tesoro Publico US$ 3.9 millones que no fueron utilizados en el periodo. Condicién: E} piesupuesto autorizado incluyé US$17.5 millo- nes para él equipamiento de Centros de Salud rural a hivel nacional, En julio del mismo periodo, e] SIAR transfirié fondos a las Oficinas Regionales para que efeciien directamente las compra de equipos médicos y suministros requeridos para su funcionamiento; esta- bleciéndose que el valor de un modulo de salud equivale a US$ 25,000 délares. Los montos transferidos fueron Jos siguientes: 2oia N# Médulos de salud Monto.en US$ a 30 3,750,000, 8 vo 3}000,000 c F% 2,280,000 x 2B "850,000 y 29 500,000 z ‘6 375,000 OTRAS (18) 280 01 En el curso de la revisigfi/practicada en. las Oficinas Regionales de Salud se establecio: MODULOS DE SALUD Médulos no comprados Zona Avlorzade Commrados No ommrados Miles en USS! A 1» 1 1200000 6 10 1 Pa 725000 c 90 70 2 500000, a0 269 2825000 otras segin SAR at 280 susas00 76 ai 44050,000 Lo expuesto en el cuadro que antecede muestra que en el periodo examinado, las Oficinas Regionales de Salud de las Zonas A, B y C, no adquirieron el 25% de los médulos de salud programados que eran necesarios para el funcionamiento de Centros de Salud rurales, a pesar de disponer de los recursos para ello, Esta situa- cién denota que los recursos destinados para el equipa- miento no fueron utilizados con eficiencia en la oportu- sicidn de bienes, ha dado lugar a que en. los casos de las nidad debida. at pteommermscemensereeendateineeret ict rabasaon aPag. 268 €1 Peruano (IN Lima, jueves 24de dsiembre de 1998 Criterio: Jos centros de salud rurales, perono recibieron prestacién La ley de presupuesto autoriza la asignacién de recur- 0s para el funcionamiento de los organismos institucio- nes del gobierno central y otros. los que segun su natura- leza pueden ser gasto corriente y/o gasto capital, los cuaies deben ser ejecutados en el periodo presupuestal En caso contrario los recursos fiscaies -autorizacién de gasto~ieben ser devueltos al Tesoro Publico al cierre del ejercicio, Por esta razdnes una buena practicade gerencia gubernamental aplicaren su integridad losrecursosapro- bados por la ley y en su oportunidad; toda ver que un imadecuado comportamiento en la ejecucién del presu- puesto tendré un impacto negativo en el logro de las metas programadas en la entidad, programa o proyecto, Causa: Dentro de las situaciones que inciden en el manejo eficiente de los recursos puede sefalarse, la falta de capacidad de gasto de las Oficinas Regionales de Salud visitadas, loquea su vez derivado del desconocimiento del personal de sus dreas adsninistrativas delos procedimien- tos operativos para llevar a cabo las licitaciones puiblicas ‘ylo concursos palblicos dle precios. Efecto: Las practicas administrativas adoptadas por las Ofc: nag Regionales materia d¢ examen han dado lugar a que se devuelva al cierre del periodo al Tesoro Publico el monto de US$ 3,9 millones, en vista que tales fondos no fueromutilizados en su oportunidadien la adquisicién de ‘equipos médicos para los centros de salud.rural Comentarios de la entidad En torno a los hechas abservados los funcionarios de las Oficinas Regionales de Salud examinadas manifestaron estar de acuerdo pero que, en la mayoria de casos, los procesos de compra convocados tuvieron que declararse) desiertos, en vista gue les proveedores loesles no ants. ban con la totalidad de ios Sumipos:requerdos. Por esta raz6n tuvieron que obtener cotizaciones de proveedores de la Capital (Lima), lo cual dilaté atin mas’el procedi- miento de compra. Igualmente, expresaron que han soli- citado al SIAR la reprogramacién de los recursos en el siguiente presupuesto, la cual esta gondicionado a la aprobacién del Ministerio de Economia y Finanzas Sumilla (observacion N° 3. DEBILIDADES EN LOS CONTROLES INTER- NOS RELACIONADOS CON LA EVALUACION DE RESULTADOS Punto basico: Elproceso de evaluacién de resultados que lleva acabo la Oficina de Planificacién y Presupuesto, en torno al avance ycumplimiento de las metas de atencién previstas no es réalizado con eficiencia, debide a que los reportes que remiten las Oficinas Regionales de Salud incluyen como metas logradas a personas que solicitaron atenciéa médica pero no la recibieron; situacién que afecta 18 confiabilidad de Ja informacién contenida en el reporte anual que prepara el Proyecto. Segiin lo manifestado por la Oficina de Planificacion y Presupuesto-OPP, anualmente prepara un reporte con: solidado de las metas de atencién logradas a nivel nacio- zal, en base a los reportes irimestrales que envian las Oficinas Regionales de Salud sobre el avance y progreso de las metas programadas en el plan operativo institucio: nal. E] funcionario a cargo de la OPP expresé que no realiza visitas de monitoreo para evaluar la calidad de la informacién recibida, dado que no cuenta con el presu- puesto necesario para realizar tales actividades. De las verificaciones practicadas sobre los reportes de evaluacién de resultados elaborados por las Oficinas Re- fionalesdeSalud-ORS visitadas, pudo constatarse quela informacién reportada como logros alcanzados, incluia a 39,455 personas que habian solicitado atencién médica en alguna. Esta situacién se aprecia seguidamente. Zona _—_—Pacientes segin Atendidos seain ORs auditoria ——_—Diferencia 4A 42,900 34,220 8,580 8 82,540 43.100 193440 c 60,220 50,898 9.484 x 4400 3.258 141 y 3700 2/890 B10 2 4.489 20 5340 149885, 99,855, Adicionalmente, losreportesde evaluacisn de resulta- dos de as ORS revisados, incluian mevas obtenicias por organizacionesno gupemamentales que desarrollan ati vidades en comunidades rurales, pero con sus propios recursos. En tomo a_esta situacién los jefes de las Oficinas Regionales de Salud entrevistados, manifestaron que los reportes de evaluacidn de resultados son elaborados tri- mestralmente, segiin fos requerimientos de informacion que efectiia cl SIAR; efectuandose los trabajos de recopi- lacion y procesamiento de informacion en base @ las pautas generales comunicadas por el proyecto. Criterio: La evaluacién de resultados constituye un proceso mediante e] cual se analizan de manera critica los logros aleanzados y se mide en términos concretos el avance de las actividades en el contexto de los objetives y metas previstos, con el fin de proporcionar 2 los niveles de decisién de la entidad informacion valida, exacta yconfia- ble sobre las metas ejecutadas. Esto es importante consi- derar dado que, el articulo 32" de la ley N°... sobre asentamientos rurales establece que el SIAR, publica anualmente un informe sobre los logros alcanzados Causas: Dentro de las situaciones que vienen impactando so- bre la confiabilidad de los reportes sobre cumplimieniode objetivos y metas programadas, pueden referirse * Ausenii. de normas, procedimientos apropiados bara orientar el procese de recopilacién y procesamiento de la informacién sobre logros aleanzados, asi como la presentia de defectos en el diseio de formatos utilizados para la evaluacion de resultados, los mistnos que no precisan con claridad log datos a reportarse: y, * Falta de presupueste en ei SIAR para llevar a cabo las visitas demonitoreoa nivel nacional, para verificar la confiabilidad de la informacion que reportan las Oficinas Regionales de Salud. Efecto: En base a los hechos que anteceden puede apreciarse que las deficiengias en los controles internos para la evaluacién de resultados, viene incidiendo en la confiabi- jidad y exactitud de los datos informados en el reporte consolidado anual que publica el SIAR sobre los avances ylogros del proyecto, habiéndose establecido que el repor- te anual inciuye 39,458 metas no cumplidas, las mismas gue equivaien al 26% del total isformado como logros aleanzados. Comentarios de la entida En respuesta a esta observacién, laadministracién del SIAR manifesté que estaba de acuerdo con su contenido y que en breve, formaria una Comisién para elaborar las modificaciones al proceso de recopilacién y procesamien. to de datos para la evaluacion de resultados que reportan las Oficinas Regionales de Salud. Asimismo, expres que eran conscientes de la necesidad de efectuar visitas de monitoreo, pero que desde hace varios meses venfan tramitando una ampliacién presupuestal ante el Ministe- rio de Economia y Finanzas, obteniendo como resultado que en el siguiente presupuesto anual se incluirfe una partida especial para tales actividades,Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 RECOMENDACIONES 30, Las Recomendaciones, constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la administracion de la entidad examinada para la superacién de las observaciones iden- ficadas. Deben estar dingidas a los funcionarios que tengan vompetencia para disponer su adopeidn y estar encaminadas @ superar la condieidn y las causas de los, wroblemas, Pre31. Las recomendaciones deben ser formuladas en tono constructivo v fluir de la conclusién correspondiente, teniendoen consideracién que las medidas recomendadas sean lomasespecificas posibles, factibles de implementar y tengan una relacién costo/ beneficio apropiada. Este rubro también debe inchuir as recomendaciones significa tivas determinadas en auditorias anteriores, no supera- das y que estén relacionadas con los objetivos de la auditoria 32. Al desarrollar recomendaciones el auditor debe considerar: ++ las circunstancias que ayuden 0 estorben a la entidad para alcanzar los eriterios especificados, ** cursus alternativos de accion para la recomenda- cin, efectos positives y negatives, que pudierdinderivar se de la aplicacién de la recomendacion, ‘+ factibilidad y costo deitmplementar la recomienda- ci * impacto en la normatividad vigente Anexos del Informe 33. Los anexos podran ser utilizados afin de lograk e maximo de concisin y claridad enel informe, de modo que complementen o amplien los datos contenidos en é!. Los anexos pueden estar referidos, entre otros aspectos a + comentarios o aclaraciones presentadas por los fun- cionarios comprendidos en las observaciones, * documentos adicionales para el mejor sustentode la observacién, tales come: cuadros, informes técnieos y/o legales necesarios; * fotogratias a color, gréficos o mapas, segun la natue raleza de la observacién. EJEMPLOS DE RECOMENDACIONES EN EL INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL Seguin la norma de auditoria gubernamental 4.40 ta estructura del informe es la siguiente Sintesis INTRODUCCION IL CONCLUSIONES MI. OBSERVACIONES IV. RECOMENDACIONES Anexos 1. La jefatura del SIAR debe disponer las acciones necesarias para fortalecer las actividades de formulacion del presupuesto, a fin que el volumen de recursos que requiere cada partida presupuestal sean determinadas con mayor precision, especialmente, aquellas referidas a la ejecucién de obras y equipamiento, a fin de no afectar el logro de las metas anuales programadas, para otras partidas cuyo destino se encuentra comprometido (Con- clusién No...) 2, Bs necesario que la jefatura del SIAR dicte las acciones necesarias para reforzar el planearniento insti tucional. a fin de que Ja definicin de metas se sustenten en diagnésticos de salud sobre las poblaciones expuestas a mayor riesgo de salud. Igualmente debe dictar las politicas que permitan dirigir los recursos del proyecto hacia la poblaciones rurales, en cumplimiento de lo dis- [nonmasuecaues Faget) Pag. 269 puesto en la Ley No... sobre asentamientos rurales (Con- clusién No...) 3. Es necesario que la Oficina de Administracién del Proyecto perfeceione los procedimientos administrativos para la compra de bienes que realizan las Oficinas Regio- nales de Salud, a fin de aplicar el criterio de economia en tales procesos. Asimismo, es conveniente que disefie implemente controles internos para monitorear el uso de los recursos transferidos a las indicadas Oficinas, con el objeto de corregir en el futuro las situaciones observadas en el presente informe (Conclusion No....) 4 Es pertinente que la Oficina de Planificacin y Presupuesto del SIAR, adopte las medidas necesarias, 3 fin de implementar un sistema de informacion gerencial que permita evaluar el cumplimiento de metas y propor- cionereportes con datos confiables; al mismo tiempo debe establecer un programa de visitas periddicas.con el objeto de monitorear la calidad de los datos reportados por la Oficinas Regionales de Salud. 01. Antes de su aprobacién por la Sub gerencia corres- pondiente, el informe de auditoria debera ser tambien revisado por ei Comité de control de calidad. 02. El comité de referenciacién y control de calidad debera estar integrado por personal que no haya tenido intervencién (directa o indirecta) en el examen llevado 2 cabo, para asi asegurar asi su independencia de criterio. 8. Fl auditor encargado pondrd a disposiciin del ‘gemité acotado el borrador final del informe y los papeles dé trabajo. Asimismo, deberd absolver cualquier inquie- tud emergente de la revision, 04. Larevision del Comité de referenciacidn controlde calidad debe incidir en-los puntos siguientes: * Claridad en la presentacién de los conteniéos *Importancia de las observaciones, en relacién a las, actividades examinadas + Sustento adecuada de las observaciones, conclusio- sis yrecomendaciones intiuidasen el Informe (evidencia Suflciente.¥ eémpetente) *Equilibrio y exactitud dél informe *Genformidad con Normiasite auditoria gubernamen- tal + Adherencia alas politicas dictadas por la Contraloria General de la Republica *Conformitiad coplel MAGU, 05. £1 comité debera prestitr especial atencién a *Los criterios deberd estar plenamenteratéptados, por la entidad. + Todas las obsérvaciones (sinseXcencién)) deberan derivarse de hallazgos comunicados a le entidad + Las respuestas devia entidad eben haber sido convenientemente evaluadas + Las recomendaciones deberdn estaf-téenicamente evidenciadas y propender a la supresién de la causa y de la condicidn, * Deser necesario se exigird al supervisory encargado pruebe la recomendacién (simulaciones!: 06. Los resultados aleanzados por el Comité de control de calidad estan plasmados en: * La referenciacién del borrador del informe con los papeles de trabajo correspondientes: + * Un documento interno, mediante ei eval se deja constancia de la revision efectuada y la conformidad del horrador del informe con los estandares de calidad de la Contraioria General de la Republica 07 La hoja de trabajo Referenciacisn el control de calidadmencionada en ei punto 190.esde aplicacion para la auditoria de gestién. i éPag. 270 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DEL PERU GUIA DE PAPELES DE TRABAJO GERENCIA DE SUPERVISION Y DESARROLLO NORMAS TECNICAS iNDICE I. INTRODUCCION I, CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO 21 Objetivos 2.2 Importancia 23 Requisitos Ill. ELABORACION DE LOS PAPELES DE TRA- BAJO 3.1, Mipos de Cédulas 3,2) Consideraciones, sobre 1a elaboracién de los papeles de trabajo 8 Marcas de Auditoria IV. ORGANIZACION DE LOS PAPELES DE TRA- BAJO 41 ildentificacion de,Jog/archivos)ide papeles de trabajo 4.2, Clasificacién yGontenido de los atchivos de papeles de trabajo v. INDICE Y REFERENCIA CRUZADA DE LOS PAPELES DE TRABAJO BA Indice 5.2 Referencia Cruzada) VI. SUPERVISION Y REVISION DE LOS PAPE- LES DE TRABAJO 6.1 Auditor Encargado 62 Auditor Supervisor 63. Nivel Gerencial VIL CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD ¥ CUS- TODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Confidencialidad 7 7.2 Propiedad y custodia APENDICE A. INSTRUCCIONES DEL CONTENIDO DE CADA ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO, I Archivo permanente 1 Archivo de planificacién TI Archivo corriente de auditoria financiera IV Archivo corriente de auditoria de gestidn V_ Archivo corriente de examen especial V1_ Archivo de comunicacién de hallazgos VIL_ Archivo resumen VII Archivo de correspondencia IX Archivo opcional X Archivo varios LINTRODUCCION La Guia de Organizacién y Contenido de Papeles de ‘Trabajo, constituye la base doctrinaria y técnica que aplicara el auditor gubernamental en la elaboracion, organizacion y referenciacién de los papeles de trabajo durante el proceso de auditoria. €l Pecuan CLT Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 PROPOSITO DELA GUIA + Uniformizar criterios técnicos de los auditores gu- bernamentales, para la elaboracién, organizacion y refe- renciaciGn de los papeles de trabajo de auditoria + Difundir la importancia de la reserva, confidenciali- dad, propiedad y custodia de los papeles de trabajo. * Elevar ls calidad del proceso de la auditoria guber- namental en concordancia con las Normas de Auditoria Gubernamental - NAGU, ALCANCE DE LA GUIA La presente Guia es de aplicacién y cumplimiento obligatorio por el auditor gubernamentai. Las cociedades de auditoria observardn lo dispuesto en la presente Guia cuando sean designadas por la Contraloria General de! Republica. BASE NORMATIVA DELA GUIA La Ley del Sistema Nacional de Control (Decreto Ley N°26162) ‘Las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU). Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGA), Las Normas Internacionales de Auditoria (NIA). Il. CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son la evidencia documental del trabajo del auditor y estan constituidos por el conjuntode cédulas y documentos que contienen informacidn obteni- day elaborada por el auditor. desde la etapa de planifica- cin hasta la emisidn del informe de auditoria, En los papeles de trabajo el auditor muestra los méto- dos y procedimientos que ha seguide y las conclusiones, gue ha obtenido. Asimismo, dichos papeles contienen la base para su informe, la evidencia del alcance de st ‘exdmen y la prueba de la responsabilidad profesional correspondiente 2.1 QBJETIVOS DELOS PAPELES DETRABAJO Los papelegide trabajo deben cumplir los siguientes iiétivos 1. Qdatribuir a la planificacién y realizacién de ta auditoria 2. Constituir la fuente pfimordial para la redaccién del Informe y la evideneia del trabajo realizado, por ende el Soporte y respaldo de las observaciones, conclusiones y Tecomendationes incluidas en el informe 30 Factlitar te revision y supervision del trabajo de auditoria, permitiends al auditor encargado, al supervi- Sor y niveles jerarqisieos perenciales, revisar los detalles de la labor efectuada por los auditores y efectuar correcio- nes oportunas. 4. Servir como antecedente para futuras auditorias, por significar una permanente fuente de consulta propor- Cionando datos espécificos para planificar una nueva auditoria. 2.2 IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRA- BAJO Su importancia radica en que permiten proporcionar el sustento para el Informe de Auditoria y facilitar a los, auditores la conduccién y supervisién del proceso de la auditoria y, edicionalmente, permitir la revisidn de la calidad del trabajoefectuado por el auditor proporcionan, do al nivel revisor competente las evidencias que respal- dan los juicios significativos del auditor. La NAGU N°3.50- PAPELES DE TRABAJO, destaca tales propésitos al precisar que éstos constituyen el vinculo entre el trabajo de planeamiento, ejecu- cidn yel informe de auditoria, Del mismo modo preci- a que su importancia radica necesariamenteen la obser- vancia del auditor respecto a los requisitos téenicos queLima, jueves 28 de diciembre de 1998 tales papeles de trabajo deben reunir para constituirse en elementos de indudable vaior. Independientemente de tales consideraciones, el au- ditar debe realizar su trabajo con el debide cuidado y esmero profesional significando la necesidad de contar con papeles de trabajo técnicamente elaborados, que contengan la debida informacidn sistematica, asi coma estar documentados con evidencias suficientes, compe- tentes y relevantes. Los Papeles de Trabajo deben ser firmados por el personal encargado de su preparacion, revisién y super- vision. 2.3 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRA- BAJO Los papeles de trabajo deben cumplir con los sigmien- tes requisitos 1, Deben ser completos » exactos, Con elobjeto de que permitan sustentar debidamente Jos hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza yel aleance del trabajo realizado. Laconcisin es importante, vero sin perjuicio de la claridad y la Integridad que se sobreponenal ahorro de tiempoo papel 2. nteclaros, comprensibles ydetallados Para que de su lectura un auditor experimentedo. que no haya mantenido una relacién directa con la auditoria, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones sin requerir explicaciones adicionales 3, Deben ser legibles y ordenados Para demostrar su valor como evidencia 4. Deben contener informacién relevante Estos, limitarse a los asuntos que sean pertunentese importantés para cumplir los objetivos del trabajo enco- mendado. CQITAETESS €1 Peruano | Pag. 271 If. ELABORACION DE LOS PAPELES DETRA- BAJO: La habilidad tecnica y la destreza profesional del auditor se refleja en e! diseno y elaboracién de los papeles de trabajo. dependiendo de la naturaleza de | auditoria ‘que realiza. Un auditor es competente, cuando observa en eldesarrollo de su trabajo las Normas de Auditoria Gene- valmente Aceptadas y las Normasde Auditoria Guberna- mental. y denota preocupacién por el cumplisniento del programa de Auditona ydebida sustentacién del examen. Jo cual se refleyara en los papeles de trabajo. ‘Acontinuacion sefialamos algunas definiciones y con- sideraciones técnicas, que se debe tener encuenta para la elaboracién de los papeles de trabajo, 3.1 TIPOS DE CEDULAS Se ha establecico dos txpos de cédulas de trabajo, cuya descrpcidn es la siguiente CEDULA MATRIZ Es la principal cédula de trabajo que presenta de manera global los montos que son objeto de examen y, a partir de la cual se generaran las cedulas auxiliares, Asimismo, sirve para ordenar los aspectos examinados en una auditoria. ‘Todas las cédulas matrices deben referenciarse al documento fuente et cual puede ser el balance general, el estado de ejecucion presupuestal y las areas o hechos a examinarse, segun el tipo de suditoria y los objetivos establecidos para la misma CEDULAS AUXILIARES Son fas cédulas de trabajo que se originan en las cédulas matrices y son empleadas por el auditor para presentar las diferentes cuentas que conforman un rubro del balance de comprobacion en una auditoria financiera | ola secuenciadel desarrolio de una transaccionaperativa en una area determinadaen la auditoria de gestion, estas cédulas a su vez se pueden denomanar eédulas sumareas y eédulas analiticas ¢ TIPOS DE GEDULAS DEL ARCHIVO CORRIENTE EN LA AUDITORIA FINANCIERA come mn |Pag. 272 * Cédulas Sumarias €1 Pecuano COTTE Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 Son papeles de trabajo que desagrega la informacion proveniente de la cédula matnz. + Cédulas Analiticas Son aquellas que sustentan analiticamente cada cédula sumana, a medida que el auditor versfice las cuentas 0 las, secuencias de las transacciones operativas derivandose como consecuencia de ello una variedad de cedulas analiticas generadas secuencialmente, en apoyo a la informacion swjeta a examen TIPOS DE CEDULAS DEL ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL, ea) ce 3.2 CONSIDERACIONES SOBRE LA LABORA. | CION DE LOS PAPELES DE TRABAJO ko ia elaborecsn de o8 payee de trabajo ee debe | tener presente las siguientes consideraciones 1. Cada cédula debe incluir en el encabezamiento: a. El nombre y siglas de la entidad auditada b. Tipo de Examen ¢. Pericdo del examen Titulo de la cédula de Trabajo 2. En la parte inferiorde cada cédula de trabajo sedebe incluir dos recuadros para anotar a. fin él lado derecho el eddigo de acuerdo al indice que corresponda b. En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la persona que la preparé y de quien la reviss, asi como las, fechas de preparacién y de revisién 3, Las Cédulas de Trabajo deben prepararse a lapiz 0 lapicero de color o tinta negra 4, Su contenido debe ser conciso mostrando relacién directa con el trabajo realmente ejecutado coutease soma | | esunc onsrincnes | | caso | | ut 2 Fn | procaine scxrome 5, Se deben indicar especificamente las fuentes de informacién que respalden la propiedad de los registros y operaciones efectuadas. 6. Las aseveraciones que contienen deen estar co- rrecta y suficientemente respaldadas y sustentadas 7, La puleritud y exactitud debe ser otro de sus atribu- tos 8, Las cédulas de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el programa de auditoria. Una efectiva referencia cruzada disminuye la necesidad de copiar los datos 9. Para evitar confusion y complicaciones al archivar los papeles de trabaja, se debe utilizar una cédula de trabajo para un solo asunto. 10. Deben ser Ilenados s6lo por el anverso. 11. Respecto a la informacién y documentacién obteni da como listados informaticos ‘autorizados y visados por los miveles correspondientes) 0 fotocopias debidarente autenticadas sobre las operaciones examinadas de la entidad, asi como las confirmaciones de terceros, para ser considetados como papeles de trabajodeberancontarcon. marcas de auditoria, levenda de las mismas, comentarios y conclusiones de! auditor, ademas estar codificados referenciados y frmados o visados por los auditores que efectuaron el trabajoLima, jueves 24 de diciembre de 1998 COUT €1 Peruano Pag. 273 Ejemplo de Cédula de Trabajo | Entidad ABC Examen Especial de 01.Ene al 31.Dic.96 Area de Abastecimiento | Relacion de Compras Seleccionadas Mes de Agosto ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR OETALLE IMPORTE Nro. Fecha 010 04.08. HIRAOKA CALCULADORA CASIO S/. 1,200 025 14.08 LAU CHUN PAPEL FOTOCOPIA 200 045 24.08 CANON, FOTOCOPIA 6,000 050 31,08 STUDIUM PAPELERIA DIVERSA 1,100 Fuente : Registro de érdenes de compra y de lec por EA.1 servicios EA. 11 3.3 MARCAS DE AUDITORIA ' Las Marcas de Auditoria son signos elaborados para | identificar y explicar los procedimientos de auditoria | ejecutados Toda cédula de trabajo debe servir a un propdstto, por tanto debe contar con mareas del trabajo efectuado, Las marcas bésicas de auditoria que se utilizan en los papeles de trabajo son de dos clases: concepto se emplea frecuentemente en cualquier audito- | 9) Con significado uniforme, son aguellas euyo | b) Con leyenda a criterio del auditor. es decir sin significado convencional. Se empleardn describiendootli- | gatonamente su significado en las cedulas respectivas. Acontinuacién se indican las reglas para la aplicacién | de marcas de auditoria a) Las marcas se escribiran exclusivamente con lapiz | 0 lapicero rojo 5) E) supervisor emplearé lépiz o lapicero de color distinto pare sus notas. observaciones omodificacionesen Jos papeles de trabajo. ©) Se inciusra en la ultima hoja de cada rubro 0 aree examinada una cedulade catorce(14)eolumnas indicanco las mareas wulizadas y su respectiva leyenda d)Nodebe registrarse una marca de auditona antes de efectuar el procedimiems correspondiente A continuacién se detalla la relacién de algunas mar. cas de auditoria de significado uniforme a ser utiliza das en la elaboracion de los papeles de trabajo: SiMBOLO SIGNIFICADO i Cotejado ¥ comprobado, correcta Ww Verificado y revisado con documentacién sustentatona Verificado con libros Oficiales yauniliares de contabilidad y registros presupuestales Suma correcta vertical Suma coffrecta horszontal Caleulo venficado Circularvzado Circularwacion confirmada Verficacién fisica Operacion gutoreada 20 Postensor Cobra Posterior ix IV. ORGANIZACION DELOS PAPELES DETRA- BAJO Conforme io establecido en la NAGU 3.50, los papeles de trabajo deben archivarse debidamente organizados, desechando las cédulas innecesanas. estardn ordenados de acuerdo a su naturaleza de forma tal que permita su comprension y facil acceso. Generalmente los archivos de papeles de trabajo se dividen en ARCHIVO PERMANENTE Se caracteriza por constituir fuente sustancial de informacion actualizada para las auditorias. Debe ser organizado de acuerdo a la naturaleza de les entidades sujetas al Sistema Nacional de Control. ya las necesida- des y requerimientos de informacion de ta auditoria.Pag. 274 ARCHIVO CORRIENTE Debe estar constituido por informacién, relacionadas | con las fases del proceso de la auditoria. y el periodo | examinado. Al término del examen y a criterio del auditor | pueden incrementar el Archivo Permanente | 4.1 IDENTIFICACION DE LOS ARCHIVOS DE | PAPELES DE TRABAJO Para una mejor identificacién, en la cubiertao tana de | cada archivo se debe mostrar claramente la sigmente | informactén: Nombre, siglas y ubicacién de la entidad auditada - Unidad a cargo de! Examen ‘Tipo de Examen Area(s) a Examinar Periodo Evaluado Integrantes del equipo de auditoria Fecha de inicio y término del trabajo de campo Numero del Informe de Auditoria 4.2 CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS | ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO | CLASIFICACION De acuerdo a las caracteristicas particulares de los papeles de trabajo, se ha establecido una clasifieacion de foe archives identificandolos a traves de numeros roma nos yuna codificacian alfabetiea para su contenido, siendo sta clasificacion Ia siguiente ARCHIVOS | 1 PERMANENTE Il, DE PLANIFICACION | IIL CORRIENTES DE AUDITORIA FINANCIERA IV. CORRIENTE DE AUDITORIA DE GESTION, V DB BXAMEN ESPECIAL VL COMUNICACION DB HALLAZGOS EN DE AUDITORIA | VIDE CORRESPONDENCIA VII. RESU IX. OPCIONAL xX VARIOS Dichos archivos se definen a continuacién 1. ARCHIVO PERMANENTE, Incluye informacién general respecto a la canstitu- | cida, organizacion, operaciones y plancs de una enudad, | que por su naturaieza continua no corresponden necesa: | riamente a un solo perivdo de operaciones. Constituye la bbase de informacion para la planificacion del examen y futuros examenes, debiendo revisarse y actualizarse pe: riddicamente, segiin lo establece la NAGU 2.40 II. ARCHIVO DE PLANIFICACION Debe contener toda la documentacién relacionada al proceso de la planificacion especifica, del periode sweto a examen, segin la NAGL 2.20, UI, ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORIA FI- NANCIERA Debe contener los papeles de trabajo y documentos relacionados con la auditoria a los estados fineneweros | bajo examen IV. ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORIA DE GESTION Esté constituide por los papeles de trabajo que contie. en informacion relacionada con la evaluacion vinculada €1 Peruano Lima, jue ves 24 de diciembre de 1998 a] manejo de los recursos publicos y al cumplimiento de metas y abtencidn de resultados previstos por la entidad. V. ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL Incluye los papeles de trabajo que contiene informa: cin relacionada con los examenes a que se hace referen. cig en las Normas de Auditoria Gubernamental - NAGU Gout ARCHIVO DE COMUNICACION DEHALLAZ. Ss Incluye la informacién relacionada con las comunica- ciones de hallazgos asi como las respuestas de los mismos, VU. ARCHIVO RESUMEN DE AUDITORIA Comprende el resumen general del trabajo de la audi toria el mismo que debe proporcionar una vision global de dicho praveso, incluyendo las conclusiones y decisiones significativas, asi como acumular los hallazgos relevan- tes VIII. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Incluye todos los memorandum y oficios remitidos y recibidos. generados durante el examen de auditoria, IX. ARCHIVO OPCIONAL Inchura informacion 0 documentacién de ia entidad auditada la cual por su naturaleza, cantidad y variedad se halla relacionada con los objetivos del examen, cuya amplementacién se basa en un manejo practice y eficiente para la revision y supervision por parte de los responsa~ bles de la auditoria ‘Listado de Cartera de Colocaciones. Listado de inventario Fisico, Listado de Cuentas por Cobrar, Pagar, etc X. ARCHIVOS VARIOS Incluira papeles de trabayo y evidencia de las diversas actividades de control no comprendidas en ningune de los tupos de auditoria gubernamental (Visitas @ las SOAS, visitas a los QAI, presupuestos adicionales de obras; etc.) f CONTENIDO De acuerdo a los tipos de auditoria gubernamental que realizan los auditores del Sistema Nacional de Con- trol, se ha establecido un indice en el contenido de los diversos archivos de papeles de trabajo A continuacion presentamos la caratula de los archi: vos, asi come la relacion de cédulas y documentos de su contenido, V. INDICE ¥ REFERENCIA CRUZADA DE LOS PAPELES DE TRABAJO. En todo trabajo de auditoria es necesario prever un adecuado orden, control e identificacidn de las papeles de trabajo, desde Su inicio hasta su culmimacién a fin de evitar confusiones y obviamente pérdida de tiempo para su ubicacién e informacion, 5.1 INDICE El Indice de los papeles de trabajo permite al auditor aphear un ordenamiento logico y adecuado del contenido de los mismos y es importante para facilitar la identifica con en forma répida y oportuna de la informacion y los resultados obtenidos. Todos los papeles de trabajo deben ser codificados de acuerdo a los indices establecidos, 5.2 REFERENCIA CRUZADA. Los papeles de trabajo deben ser identificados y refe- renciados a fin de permutir su interrelacién y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la auditoria. La referenciacidn debe efectuarse durante el curso de trabajo.Lima, ueves 24 de diciembre de 1998 Criterios uniformes de referenciacion La informacion recibida (que sustenta la cédula), se referencia pore tado izquierdo La informacion que se envia como sustento de una cédula sumaria, se referencia por el lado derecko. La informacion a ser cruzada puede encontrarse tanto en el mismo archivo como en otro; en cuyo caso, conjunta- mente alos codigos referenciados, se indicars el nombre del archivo del cual proviene o al cual se envia Ja informacion Sino fueran utilizados todos los numeros en las cedu- las, se debera efectuar una indicacidn ai respecto a fin de asegurar que los papeles de trabajo estén completos. Caben dos opciones 1, Indicar los cédigos no utilizados en la cédula ante- rior a Ja interrupeisn Ejemplo Cédulas utilizadas: B1 €1 Pecuano Pag. 275 | En la cédula BS se indicara: Cédulas B4 a B9 no utilizadas 2. Indicar en la eédula en la que se efectia la interrup- cidn, el eddigo de la siguiente cedule ublizada | Biemoe | Cedulas uttieadas: B2 En la cédule BS se ndicara: Siguiente cédula utili- zada es B10 mas de auditoria a ios papeles de trabajo donde se desa- rroilaron ‘Se debe referenciar las eédulas sumarias a las cédulas matrices y las analiticas a las sumarias Se debe referenciar cada uno de ios puntos contenidos en el informe de auditoria a los papeles de trabajo de donde emergen dichos hallazgos | ' | Se debe referenciar cada procedimiento de los progra- | | EJEMPLO: CAJA- BANCO DOCUMENTO FUENTE Balance de Comprobacion Ret Concepta Salo Caja Banco 1,000 Valores Negoctatles 500 CCuentas por cobrar 1,500 Ewstencias 2.000 Acie Corneme 5,000 Fa CEDULA MaTAIZ Gaya - Banco Fat Caja 100 FA2 Fondo Fo $0 FAG Bancos 850 Cae Rat Concept Fat Cala Lima REFERENCIA CRUZADA DE PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA FINANCIERA Ret Concesta. Salo FA12 Caja Chiclayo 30 AJA BANCO PROGRAMA DE AUDITORIA Saldo 70 100 FA t Seagate an ahPag. 276 €( Peruano CLIO Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 REFERENCIA CRUZADA DE PAPELES DE TRABAJO DE EXAMEN ESPECIAL PROGRAMA VASO DE LECHE CEDULA MATAIZ | REF CONCEPTO INGRESOS Transt Coronas | Jove. Prog: dekiguesne 140,000 EGRESos* = | Bienes Entidad: Municipaiidad Prov X¥ Tipo Examen Especial al Prog del Vaso de Leche Imue PPT PROGRAMA DE AUDITORIA | REF |EovelFECHA T + suaponeunaceourawara rare ley 9 | inanescs YEGaEsoS avo toes ELABORE CEDULA AUXILIAR DEL MOV Del MavOR jBaLance COmPROB) Re ae aac 20.03.97 1 GY.21) sue 2103.97 Gy.21.4) 2. ELABORE CEOULA ANALITICA EN LA vit 21.03.97, Gual-se oeiauie EL TOTAL UE LOS ww “Almippersonas” |= 195,000 6,000 | icteSos ai proSmamAReCEREScIAN. | 5 — DO LAFUENTE DE FINBNCIAMIENTO. | jaro ese . seioo ron doe. | Feo x2 | MOVIMIENTO DEL O'SPONIBLE AL31 D¢ 1986 REF CONCEPTO DEBE HABER SALDO | creenerar 800,000, 640.000 «0.000 q | FOOPPAGEFEC 12.000 11,000 1,000 ; o SeaNse 32.003 950.000 848.500 1,500 Ww GY2.1.1 Beo.Nac.323-059 140,000 135.000 5.000 | i & _ Leva i = rear run a fevianco eon Balance de Comprobacion x (em _ Gy24 8 _L "| < __ i n < Prog. oe! Vaso de Lecne Movimento 1985 a -— ro — AF 5 MESES | DEBE | HABER “SALDO a 3 be Enero 11,600 11,500 Oo Febrero, 11,600 11.400 azo 11.600 19.700 i 140.000 195,000 §,000 | eg.oron iL evan mewuoron | FUENTE recs Libro Mayor yaLim, jueves 24 de diciembre de 1998 NORMAS LEGALES Kapesuaiy Pag. 277 VI. SUPERVISION Y REVISION DE LOS PAPELES DE TRABAJO El objetivo principal de efectuar una correcta supervisién y revisign de los papeles de trabajo, es asegurarse que el proceso de auditoria fue ejecutado adecuadamente y est documentado y sustentado correctamente; este proceso requiere que los papeles de trabajo contengan la evidencia de que los sistemas fueron descritos, verificados y evaluados oportuinamente. Se considera que una cédula de trabajo esta terminada, cuando podemos, afirmar que de su revision, no surgiran preguntas o comentarios que requieren respuestas o trabajo adicional Para lograr la maxima utilidad y eficiencia, asi como para garantizar la calidad de ios papeles de trabajo de una auditoria especifica, senalamos a continuacién algunas consideraciones que deberén tener en cuenta los niveles de supervisién y revision. Asimismo en el archivo VII Resumen de Auditoria en las cédulas R10.1.R10.2 y R10.3, en la paginas 78, 79 y 80, respectivamente se incluye la Lista de Verificacion de Conclusion de Auditonia, la cuai una vez completada permitira obtener un trabajo de calidad asi coro asegurarnos de que ningun asunto importante haya sido omitido. 6.1 EL AUDITOR ENCARGADO. El auditor encargado debe revisar los papeles de trabayo en el campo, oportunamente, una vez que se haya efectuado un procedimiento de auditoria especifico. Una revision oportuna hace posible la continuidad de la labor ai aclarar cualquier asunto, evitando que las observaciones queden pendientes, en el caso que el personal involucrado haya sido asignado a otra auditoria ‘Al revisar los papeles de trabajo verificara principalmente lo siguiente a) Conformidad con Ja aplicacién con las normas y criterios de auditorie, asi como también del programa de auditoria. 'b} Que la informacién contenida deba limitarse a los asuntos més impartantes, pertinentes y utiles con relacion a los abjetivos establecidos para la auditoria. c) Que ias evidencias obtenidas sean suficientes, competentes y relevantes. d) Que los papeles de trabajo sean legibles, comprensibles. completos. precisos y puieros; con !a finalidad de proporcionar un respaido adecuado para los hallazgos. conclusiones y recomendaciones e) Que los archivos estén organizados adecuadamente. Ademas no sean volumunosos ya que dificultan su manipulacion y se deterioran rapidamente por e! uso. 6.2EL AUDITOR SUPERVISOR Alevisar los papeles de trabajo en el campo debe verificar lo siguiente: ecu tebe de auditoria esteadecuadamente planieado,a finde asegurarlarealizacionde une auditoria de alta calida b) Que la eyecucién del trabajo de auditeria se esté realizando de conformidad con las normas, criterios y procedimientos establecidos para el trabajo de auditoria, Asimismo, que las evidencias obtenidas sean suficientes, competentes y relevantes. c] Que el informe de auditoria se haya preparado de acuerdo a las normas y criterios técnicos para el contenido y presentacidn ‘Una adecuada supervision debe ser puntual, incluyendo como cada una de sus tareas la revisién periddica y progresiva de los papeles de trabajo a medida que se tenga un avance en la labor de auditoria ‘Ademas es necesario que e! supervisor efectue una revision compieta de los papeles de trabajo, cuando el trabajo de campo concluya. ¥ 6.3 NIVEL GERENCIAL Elauditor de nivel gerencial debe revisar los papeles de trabajo con la finalidad de cerciorarse, que se cuenta conevidencia clara, demostrable y objetiva, en respaldo de las labores de auditoria y de los haliazgos encontrados. VI. CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD ¥ CUSTODIA Para llevar a cabo una auditoria satisfactoria, el auditor deberd tener acceso a toda la informacién concerniente a las operaciones de la entidad, obligandolo a salvaguardar en todo momento los papeles de trabajo del cliente 7.1 CONFIDENCIALIDAD, Los papeles de trabajo son de naturaleza reservada y secreta; debiendo mantener dicha condicién durante el tanscursode le auditoria gubernamental e inclusive después de realizada esta. Bajo ningun motivoocircunstancia, el auditor debe divulgar el contenide de ios papeles de trabajo. Su uso no autorizado o pérdida generaré la responsabilidad correspondiente. aa condicion de"CONFIDENCIALIDAD" es esencialmente importante debido al hecho que su contenido revela informacion de la entidad examinada, asi como el alvance de la auditoria, la extensidn y naturaleza de las pruebas aplicadas 7.2 PROPIEDAD Y CUSTODIA, Los papeles de trabajo son de propiedad de los érganos conformantes del Sistema Nacional de Control, y de las Sociedades de Auditoria cuyos examenes practicados contaran con la autorizacion de !a Contraloria General El auditor gubernamental cautelaré la integridad de ios papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquer circunstancia, el caracter reservado de la informacion contenida en las mismas. Para evitar que personas ajenas tengan acceso a los papeles de trabajo, deben tenerse en cuenta las siguientes precauciones: 2) Asegurarse que el ambiente proporcionado por la entidad para la realizacion del trabajo de auditoria, cuente con ta seguridad suficiente. b) Guardar los papeles de trabajo en credenzas o armarios bajo llave c) Concluida ta auditoria iremitido el informe }, los papeles de trabajo debidamente organizados deben remitirse al archivo central de ia Contraloria General de la Republica ies Sars i iPag. 278 €1 Peruano (ITT Lima, jueves 4 de diciembre de 1998 ‘APENDICE G [eee Pl 7 [onan sri | | Pe | RecaMena De ORGANZACION Y | CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 7 freien ecb") | ne Ie of creuzicons | | TARE eet ~ go | ENTIOND AUDTADA SILAS ___ UNEAGION ms |peuneruas oes | | UMOAD A CARGO DEL EXAEN |* |p cittiorsoe ux | wees ee | © |r natnuconn | | ” fumeecsmem, | | eee 1 A | esTaG0S erancieFOS | | |, ARCHIVO PERMANENTE ieee | PARES RARER cos | | |prons rave ma INFORMACIONOELOSANOS 19 [1 te | | we a 9 ATOR | jeu fees o us cecoenes mas THIDAD RESPONSABLE DE J See SS SSaastaSats cuSTOOA ‘ASTUALZAGION | |egsouemrs onscr | eens x artes | INGRESO AL ARCHIVO CENTRAL 1. eemenres i rn [ayer ce moe | |, ARCHIVO PERMANENTE, LEY ORGANICA DE LA ENTIDAD ¥ NORMAS LEGALES QUE, REGULAN SU FUNCIONAMIENTO INSTRUCCIONES # | wstaucciones | Este archivo se debe impiantar para cada entidad sujeta a Esta seccion debe contener informacion sobre la Ley Organi contol yesiarécantormado por unconjuntadedocumentosenios | _| Gade a entiaads Ley de Creacion dele entidady una elaciin de due se incluyen coptas y extactos de iformacidn de interés, de | | Leyes, Decretos Legisatvas, Decretos Leyes, Oecretos Supre- ulilzacion continua o necesaria para futuros examenes ‘mos, Flesoluciones, Estatutos y demas normatva aplicable Se actualizaré peribdicamente alin de permitr su facil utiiza- cidn, especialmente en ia fase de planificacion de la auattoria Et Archivo Permanente se coditicard con la letra P. habiéndose establecido la coditicacién altanumerica para los dlversos docu: mentos, sefalados en el reverso de la tapa de dicho archwo | Respecto ala codification de los documentos que contorman los Caaigos P1, P2 P19 del Archivo Permanente, poara utilizar se la numeracién correlativa (P1.1, P12... Pi.No PIV, PM2, PAN) u otra, de cardcter practico. a cnterio del auditor Deve sefalarse que a partir del codigo P20, e1 auditor poor Inciuir documentos adicionales de naturaleza permanente, de acuerdo a las ercunstancias Los documentos que se retiren de las diversas seccones del Archivo Permanente, Seran trasiadados a otro legaya de intorma- | ion inactiva, dejandose en su lugar una cédula donde se sefale €l tipo de documenta y las razones de dicho trasiado ‘Se deberd preparar un indice donde se describa toda la documentacion que se archivara en esta seccién, consignanaose | larelerencia dela coditieacion yeltitulo.o contenido ve! documento retendo. Ejemovo: nice Reterencia Contenido Pitapiig Ley Organica de la entidad Pr19aP1 50 Decreto Legislative XX Pi5)aP ton Estatutos PinLima, jueves 24 de diciembre de 1998 CT €f Peruano Pag. 279 = ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL APROBADO YN Y Ft (ROF) "AEHOBADO INSTRUCCIONES INSTAUCCION Esta seccién debe contener una copia ototocopia autenticada el Organigrama Estructural vigente, aprobado por la Alta Direc- clon de la entidad que corresponda, En caso que el organigrama fo se encuentre aprobado, se deberd archivar con el comentario respectivo, a fin de mantener la evicencia de esta sitvacion Asimismo, se inclu de considerarse necesario el organigrama anterior. La cosificacion, actualizacion, trastado 0 retiro de este docu mento, se efectvara de acuerdo cones eniterios sevtalados en las instrucciones del Archivo Permanente. Opcionaimente, de existir, se padré incluir el organigrama funcional de la entidad, documento al cual se le dara similar ‘ratamien(o al expuesto anteriormente Pe Esta saccién debe contener copia 0 fotocopia autenticada det Reglamento de Organizacion y Funciones (ROF) vigente aproba- doporla Alta Direccién de laentidad. En caso, queeste documento ro se encuentre aprobado, se tebera archivar con el comentario, respectivo, afin de mantener la evidencia de esta situacion. La coditicacidn, actualizacién, traslado 0 retiro de este docu- ‘mento, se realizara de acuerdo con los criterios indicados en las Instrucciones del Archivo Permanente, P3 HON (MOF) INSTRUCCIONES Esta seccin debe contener una copia ototocopia avtenticada ee = ee oem : F ieea a 4 eee ee no ’ reel $l aes «> (papeesiem i ee CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA EFERENGIA DEL LEGA... OE SIGLAS: EATOAD MIOTTADA inion ‘TOS DE MupITORIA GUBERNAMENTAL: AupMToRIAe EE FF. [AUDITOR DE ASUnTOs FINANCIEROS ‘AUDITOR BE Gestion ‘AUDITOR eheOGUE INTEGRAL EXAMEN ESPECIAL 9g g a a a PERIOD EVALUADO: Oa Il, ARCHIVO DE PLANIFICACION TREVISADOPOR | Fitwa | FECHA a [cent us |fRotuivtos 0 neon Le [Berean os ur |FRinBnareperseche* Phesoucs Bets nn us [Reso oe eartio eee icnyovoes nas ede inte Ue |B ua esrmuraa Eevee with te | Radon oe sco oes ct |Baemacoy p.m on. ue [Serenades us | Bmcot eS As ERIE rates be Aten SUBGERENTE FEGHA [No] [TEN SUPERVISOR "ENCARGADO ‘AACHIvO RECIBDO] FESR ‘CENTRAL OURO DE ANOTORA cxTeCOm TOME a onePag. 284 = Peruand EMT Lima jueves 28e diciembre de 1998 ‘MEMORANDUM DE PLANIFICACION I. ARCHIVO DE PLANIFIGACION INSTRUCCIONES INSTRUCCIONES Eneste archivo se incluira toda la documentacién sustentado- ra relacionada con el proceso de planiticacion de la auditoria y el plan de auditoria propiamente dicho, El archivo de Pianiticacién debera contener criterios y herra- mientas técnicas utlizadas paraia pianificacién de a auditoria, asi ‘come informacién sobre e! estudio preliminat de ios sistemas administrativos de ia entidad que estén dentro del alcance del examen, El Archivo de Planificacién se codificara con ia letraL, habién- dose establecido la codificacion altanumérica para las diversas, cédulas, sefaladas en el reverso de la tapa de dicho archivo. Para la cosificacién ae los documentos que contorman los Cédigos Li, L2,..yL7 del Archivo de Pianiticacién, tambien podra utiizarse la numeracion correlative (L1.1,L1.2..L1.NOLW1, LY 2eononiL¥/0) U otras de caracter préctico, a criterio del auditor. {A partir del Codigo L13 el auditor podra incluir nuevos docu- ‘mentos de planilicacion.de acuerdo alas circunstancias. ‘Deve sefalarse que la coditicacion de las areas administati- vas u oparalivas exarninadas, se etectuara de acuerdo ala forma propuesta. Ejemplos: LA para el Area de Abaslecimiento, LB para el Area de Tesoreria, etc. En esta seccion se debe archivar el Memorandum de Pianiti- cacién y los papeles de trabajo que sustentan et mismo, estoesla ‘estrategia general a apicarse, derivada del cabal conocimiento y ‘comprensién de as actividades, sistemas de control e informacion y disposiciones legales aplicables a la entidad examinada, que permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoria, asi como determi- rar y programar la naturaleza, oportunicad y aleance de los procedimientos de auditoria, El Memorandum de Planificacion deberé estructurarse ycon- tener como minima, toda la informacion seftalada en la Norma de Auditorfa Gubernamental NAGU 2.20 Planificacion Especifica La codificacion de este documento se efectuara de acuerdo con los eriterios sefialados en las instrucciones del Archive de Pianificacion, Suelaboracién es de responsabilidad delaucitor encargadoy el supervisor de! equipo de auditoria, y su aprobacién de los niveles gerenciales correspondiente. u PROGRAMAS DE AUDITORIA INSTRUGCIONES En esta seccién se incluirdn los Programas de Ausitoria elaborados en base a los objelivos de! examen que se encuentran, Cconsignados en e\ Memorandum de Planificacién, Los programas de auditoria deben estar aprobadas por los niveles gerenciales correspondientes para que puedan ser aplicados durante la fase de ejecucion. El programa de auditoria debe serlosutcienterente detallago de manera que sirva de guia ycomo medio paracontrolar la adecuada ejecucién del examen, contemplando su estructura basica, objetivos y los procedimientos minimos de auditoria, Enesta seccion se deben archivar losprogramas de auditoria, los cuales comprendan una relacién ordenada de procedimientos, a sef aplicados en el proceso de la audioria, para la oblencién de evidencias suficientes, competentes y relevantes, ‘Asimismo, dichos programas de auitoria deben sertlexibles, de talforma que en eltranscursodel examen permitanmodilicacio- ngs, mejoras y austes en los procedimientos previamenteestabie~ cidos (procedimientos alternatives), ACTUALIZACION DEL ARCHIVO PERMANENTE INSTRUCCIONES. Enesta seccidn se nolufa ia documentacion que ha permitido ‘concluir con a actualizacion del archivo permanente y ie atencion ‘de los puntospendientes resultantes de! ‘conocimiento y entendi- ‘miento.dé las actividades dé a entidad"Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 COUTTS €1 Peruano Pag. 285 CONOCIMIENTO Y ENTENDIMIENTO PREVIO DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD INSTRUCGIONES Esta seccidn debe incluir os papeles de trabajo que sustentan el conocimiento y entendieminto de las actividades de la entidad ‘que provienen de os estudios y visitas preliminares efectuadas a Ia entidad examinada La 2 ENTOS DE REVI NALITICA JONES En esta seccién se inciuyen los papeles de trabajo que sustentan os resultados dela aplicacién de los procedimientos de revision analitica, tales como los relativos ala comparacién de!os Balances Generales, panicipacién porcentual de cada componen- te 0 rubro del Balance y del Estado de Gestién, andlisi del marco resupuesial, etc Ls En esta seccién se incluyen tos papeles de trabajo relaciona- dos con los components reteridos a fos Estados Financieros y Presupuestales, a los planes y programas de! marco legal y ‘normative aplicable ala entidad. IDENTIFICACION ACTIVIDADES MAS IMPORTANTES| ‘DELAENTIDAD INSTRUCGIONES: ENTREVISTA CON FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD EXAMINADA. INSTRUGGIONES Enesta seccion se ingluyenios papeles détrabajo elaborados coma resultado de las enirevistas, con 108 tuncionarios de la entidad de acuerdo con una agenda preparaca.Pag. 286 €l Peruano CUTIE Lima, jueves 24de diciembre de 1998 CONOCIMIENTO DEL PROCESO DE LAS OPERACIONES Lt AEST ‘MAS IMPORTANTES ‘DEL CONTROL INTERNO INSTRUCCIONES INSTRUCCIONES Enestasecci6n se incluyen los papeles de trabajo que revelan el conocimiento que se ha obtenido de las operaciones mas ‘importante de ia entida Ls En esta seccién se incluyen los papeles de trabajo que sustentan la evaluacién de la estructura del control interno, etec- tuado por el auditor tales como: el ambiente de control, estudio del sistema de contabilidad, procedimiento de control, etc. Lo DEFI TAR ‘YY DEL ENFOQUE DE AUDITORIA IN ION Enesta seccion se inciuyenlospapeles de trabajo que revelan los resultados del andlisis efectuado y consideradas en las cédu- Jas anteriores que en conjunto han permitido establecer los com- ‘onentes u operaciones que seran examinados. DIT INSTRUCCIONES En esta seccidn’s@ incluyen los papeles de trabajo que ssustentan los resultados obtenidos de la evaluacion preliminar del Rigsgo.de Auditoria, y se detallardn los factores de riesgo y en cada UNG, $8 identiicaran los iesgos inherentes y de control que alectaran al proceso de l@ auditoria. Asimismo, se consignaran en base ala experiencia profesional, losniveles deriesgoque pueden ser alto, moderado.9 bajo. La preparacién y revision de esta cédula de trabajo, es de responsabilidad del auditor encargado y del supervisor del equipo de auditoria, respectivamente, Lacodificacion de estos documentos se electuard de acuerdo con ios eriterios seftalados en las instrucciones del Archivo de Prarificacion,Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 COU ei Peruono Pag. 287 DETERMINAGION DE LOS CRITERIOS " ‘DEMATERIALIDAD INSTRUCCIONES En esta seccién se deben incivir los papeles dé trabajo que sustentan los criterios de materialidad o de importancia relativa, ‘determinados por el equipe de audltoria con los niveles gerencia les correspordientes y que sirven como parametros de medicién, ‘evitando con ello que el exairen se dirja nacia asuntos insignif. ccantes y complicados y se distraiga esfuerzos en el proceso de la audltoria, La preparacién y revision de esta cédula de trabajo es de responsabilidad del auditor encargado y del supervisor del equipo de aucitoria, espectivamente. IDENTIFICACION DE LAS AREAS CRITICAS ‘LPUNTOS DE ATENGION INSTRUCCIONES Esta seccién debe incluir papeles de wabajo que sustentan e| andlisis efectuado para identiicar las areas criticas que 7evisten ‘materialidad, asicomo aquellas cédulas que comoresutadodelos procedimeinios anterormente aplicados, ameritaron la atencién, Gel auditor y que tiene relacion con el trabajo de auditoria a ejecutar. ie ug. 4 ings] comtneo ag | ar 4 7 mere TTS 2 | estc0s manera FO. | mowsen 0 scrercios ea | camamen non, >| oevos 4:aReo ro re | mores ecocasues Fo. | nenesos vo costs, CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA te) |eeeeleleelad es co | evsrencs | teano re | eros nuooe ooh #2 | ecgoerestnonone sack ee Fe | versiones ex von Fe | eas oR0eN ENTOAD ADDTADA BEUS: UIGRBON ro. | aweaues. nov eouros ro a | wenes aonorecuaos ee PERIOD EVALUADO: Det. | exes curumaes F fa | werasstaucTuna cA " | poverrores i Ill ARCHIVO GORRIENTE DE AUDITORIA + | risuros POR PAA FINANCIERA ‘SUPERVISOR [ARCHIVO | RECIBIDO] FECHA — ENCARGADS CENTRAL a a = TRESS RENEPag. 288 ll, ARCHIVO CORBIENTE DE AUDITORIA FINANCIERA INSTRUCCIONES Eneste archive seincluiran los papeles de trabajoy documen- 19s sustentatorios correspongientes a la auditoria a los Estados Financieros a una fecha determinada, Debe seftalarse que este archivo debera contenerias cédulas ‘matrices y auxiiares, elaboradas por el auditor en base albalance {de comprobacién, asi como a los Estados Financieros a la fecha del periodo examinado, debicamente aprobadosporeltitular dela entidad, . Archivo Corriente de Auditoria Financiera se codificara con la letra F, nabiéndose estabiecido 'a vadiicacion atfanumerica para las diversas cédulas sefaladas en el reverso de la tapa de | Tesonenin 5. | eewraron CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA | eee FF Pabtec | EFERENCIA DEL LEGALO sn. DE Seeecowenciat econ fen | seouros ‘AUDTORIA DE EEF. AUDITORIA DE ASUNTOS FINANCIEROS ‘AioTORA Be Gestion AUB RIA ENEOGUE INTEGRAL ExaMen ESPECIAL PERIODO EVALUADO: Det a > V. EXAMEN ESPECIAL eouPoEAUDTORA ‘enrecort Noe REVISADOPOR | ARMA | FECHA “TRABAJO DE CAMPO Se GERENTE FECHA [INGIO] | TERMINO. Serene ‘SUBOERENTE Sion SUPERVISOR) [ARCHIVO | REGO] FECHA Crean ENCARGADO JcesrRaL| =Lmprcncacemec QUITE €f Peruano Pas. 297 V. ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL exrioab ABC AREA DE ABASTECIMIENTO* EFERENGIA coneno Eneste archivo se incluirén los papeles de trabajoy documen- tos relacionados con la ejecuciGn de un Examen Especial El Archivo de Examen Especial se codificara con la letra E habiéndose establecido la codificacidn alfanumerica para las di- versas dreas de una entidad, as! tenemos EA Abastecimiento EB Personal EC Tesoreria ED — Contabifidad EE Presupuesto EF Obras y Proyectos EG Comercializacién EH Seguros, E... (Donaciones, denuncias ete: asi sucesivariente Para electos de una coailicacignadecuada y organizacion agit fe los papeles de trabajo en una auditoria, se ha establenido e| iguiente criterion. EAI CONCLUSION EAll RESUMEN OE OBSERVACIONES PARA LA EVA- LUACION DEL AUDITOR ENCARGADO Y SUPER- VISOR EA.ll PROGRAMA DE AUDITORIA EA.» OETERMINACIONY SELECCIONDELAMUESTRA EA2 PRUEBAS DE AUDITORIA PRUEBAS DE CUMPLIMENTO PRUEBAS SUSTANTIVAS A100 COMUNICACION DE HALLAZGOS A200 EVALUACION DE LAS ACLARACIONES. EA300 DETERMINACION DEL TIPO DE RESPONSABILI- DAD. * Ejemplo de coditicacién utlizada para un examen especial al ea de abastecimiento INSTRUCCIONES Esta secoién contendrd los papeles de trabajo que susientan €ljuicio del avaitor especto alos resultados alcanzadosenelarea, ‘segmento.o Seccién examinado, como consecuencia de a aplica~ cidn del programa de aucitoria, Debe inciuir en forma ciara y concisa las conclusiones arriba- das y relacionadas al trabajo asignado; asimismo, debera exore- sar una opinién sobre el grado de solidez y confiablidad del sistema de control interno, Los papeles de trabajo deberanindicar sie! examen se etectud de acuerdo con las Normas de Aucitoria Generaimente Aceptadas- NAGA, Normas de Auditoria Guberna- mental -NAGU y otras normas técricas aplicables ala naturaleza del examen, De considerarse necesario y de acuerdo a las circunstancias se sefiaiarén las limitaciones surgidas durante el desarrollo de la auditoria, Se codificardn estos documentos de acuerdo con os crterios, ‘seftalados en las instrucciones del Archivo Examen Especial 'S PARALLA EVALUAGION DEL AUDITOR ENCARGADO Y SUPERVI INSTRUCCIONES En esta seccién se iadluirdn los papeles,delttabajo y las evidencias suficientes qué sustenten las observaciones obtenidas iniciaimente, hasta su inclusion en el informe final de ausitoria ‘Asimismo, contendrén los.comentarios del supervisor y os, riveles gerenciaies correspondientes sobre #! proceso de selec- ‘cin y aprobacién de las observaciones. Respecto a las odservaciones aprobadas, éslas deberdn ccontener los cuatro atributos : condicion, crterio, causa y efecto, ‘entorma completa y ciara; los cuales deben consignarse en forma clara en os papeles de trabajo y estar debidaments reterenciadas ydocumentadas, La coditicacion de estos documentos se efectuard de acuerdo ‘con el crterio sefalado en las instrucciones del Archivo de Exa- men Especial alPag. 298 €l Peruano CIO Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 PROGRAMA DE AUDITORIA DETERMINAC! IN OE LA MUESTRA INSTRUCCIONES INSTRUCCIONES ‘esta secci6n se includ el programa de aucitoria preparado| ena fase de planiticacién, y como evidencia de su ejecucién se anotaranlasiniciales del auditor que eectué el trabajo, la fecha en| ue se concluys el procecimiento y a referencia de los papeles oe, trabajo preparados por el aucitor. Asimismo de ser el caso, se ‘adicionaran al programa de auditoria los nuevos procedimientos surgidos de acuerdo a las circunstancias, La codificacion de este documento se efectuard de acuerdo ‘conelcriteriosefialado enias instrucciones del Archivo de Examen Especial EAM En esta seccidn se deben incluir los papetes de trabajo que consignan la fuente, los criterios, los procedimientos utlizados para la identiicacion del universo, asi como la determinacion y, seleccidn de la muestra La codificacién de estos documentos se etectuard deacuerdo con el criterio seftalado en las instrucciones del Archivo de Exa- men Especial PRUEBAS DE AUDITORIA INSTRUCCIONES | __Enesta seccién se incluirén ios papeles de trabajopreparados porelauditor enbase ala aplicaciéndelas pruebas de cumplimien: to y procedimientos sustantivos establecidos en el Programa de Auditor. Se codilcardn estos documentos de acuerdo con el criterio sefalado en las instrucciones del Archivo de Examen Especial pITORIA a INSTBUCCIONES Eniesta seccion se incluira un detalle y/o relacién de los hnallazgos de auditoria aprobadosy que serdn comunicados a los servidores y ex-servidores de la entidad examinada que se en- Guentran comprendidos en los mismios. Asimismo, se controlarén las techas de preparacion y recepeion de los oficios remitidos y de las aclaraciones retibidas. ‘Se codificaran estds documentos de acuerdo con el criterio sefialado en las instrucciones del Archivo de Examen EspecialLima, jueves 24 de diciembre de 1998 €1 Peruano Pag. 299 LARA 08) INSTRUCCIONES Enesta seccién se debe incluir un resumen de los descargos, recibidos y la evaluacion correspondiente. De ser necesario se

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  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (3811)
• John Adams

  

  From Everand

  John Adams

  David McCullough

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (2409)
• On Fire: The (Burning) Case for a Green New Deal

  

  From Everand

  On Fire: The (Burning) Case for a Green New Deal

  Naomi Klein

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (74)
• The Light Between Oceans: A Novel

  

  From Everand

  The Light Between Oceans: A Novel

  M.L. Stedman

  Rating: 4.5 out of 5 stars

  4.5/5 (789)
• The Unwinding: An Inner History of the New America

  

  From Everand

  The Unwinding: An Inner History of the New America

  George Packer

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (45)
• Manhattan Beach: A Novel

  

  From Everand

  Manhattan Beach: A Novel

  Jennifer Egan

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (792)
• The Constant Gardener: A Novel

  

  From Everand

  The Constant Gardener: A Novel

  John le Carré

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (104)
• Rise of ISIS: A Threat We Can't Ignore

  

  From Everand

  Rise of ISIS: A Threat We Can't Ignore

  Jay Sekulow

  Rating: 3.5 out of 5 stars

  3.5/5 (137)
• Little Women

  

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  Louisa May Alcott

  Rating: 4 out of 5 stars

  4/5 (104)
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