Tesnicas de Gestion Administrativa

N
Curso de Ejemplo
Nom del Mdul
Curs:
68
Tcniques de gesti administrativa:

preparaci de reunions, actes protocollaris i
organitzaci de viatges
Guia del alumne
Competncies:
Administratives i dEmpresa
Curs: N
Nom curs
Guia del alumne
Introducci al curs
Aquest curs est dissenyat per adquirir els coneixements necessaris per desenvolupar tcniques de gesti
administrativa i aplicar-les en lmbit professional. En aquest cas anem a estudiar la preparaci de reunions
dels actes protocollaris i lorganitzaci de viatges.
Les reunions de treball sn una eina per elaborar plans, dissenyar estratgies, avaluar esforos, fomentar
la participaci. Sentn que s una bona eina dintegraci i comunicaci i que en conjunt resulten molt
efectives per al desenvolupament didees i plans.
Llavors, per qu de vegades no sn operatives? Analitzar i solucionar aquest problema s un dels objectius
globals daquest curs, aix com la importncia de lacte protocollari i la bona estructuraci dels viatges.
Curs:
68
Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges
Guia del alumne
Objectius que es pretenen.

Aquest curs t com a concepte fonamental dotar de les eines necessries per dur a terme una reuni amb
xit.
Per aix hem definits uns objectius ms especfics:
Curs:
La necessitat de les reunions

Tipus de reunions
Etapes de la reuni
Preparar una reuni
Desenvolupament de la reuni
Tancament de la reuni
Elements dels actes protocollaris
Organitzaci dels actes protocollaris
68
Guia del alumne
ndex
1. Definici de reuni
2. Tipus de reunions
3. Etapes de la reuni
4. Preparaci de les reunions
5. Desenvolupament de la reuni
6. Seguiment de la reuni
7. Acte protocollari. Elements
8. Acte protocollari. Organitzaci
9. Organitzaci de viatges
Curs:
68
Guia del alumne
Coneixements que sadquireixen.

Al llarg del curs lalumne adquirir conceptes suficients per desenvolupar-se en els segents mbits de
coneixement:
Curs:
Conixer les circumstncies que fan convenient o no convocar una reuni.

Diferenciar els diferents tipus de reunions, segons els seus objectius.
Elaborar els processos necessaris per dur a terme reunions eficaces.
Avaluar els resultats duna reuni.
Conixer i manejar els actes protocollaris
Atendre la necessitat de lorganitzaci de viatges
68
Guia del alumne
Material
El material expositiu que sutilitza, a part del merament explicatiu del context del curs mateix, est compost
per vdeos enllaats a Internet.
En finalitzar cada recurs es presenta un resum del tema i una srie dexercicis de refor.
El material t format digital i el curs es pot seguir online, per tamb es presenta en format PDF per si
lalumne vol imprimir els materials.
Curs:
68
Guia del alumne
Avaluaci
Per obtenir el certificat del curs lalumne ha de:
Haver seguit un 75% dels continguts.

Haver superat la Prova Avaluativa Final amb un mnim del 50% de respostes correctes.
Curs:
68
Curso de Ejemplo
Nom del Mdul
Curs:
Mdul:
68
1

Preparaci de reunions, actes protocollaris i
organitzacions de viatges
Competncies:
Administratives i dempresa
Curs: N
Nom curs
Presentaci
En aquest mdul tractarem el tema de les reunions. Comenarem amb el desenvolupament de la
DIRECCI i PARTICIPACI DE LES REUNIONS.
Tots hem acudit a reunions de treball, unes tremendament productives i daltres un complet fracs. En
molts casos el fracs ja s implcit en el punt de partida.
-Era necessria aquesta reuni?
-Per qu estan els que hi ha? Sn necessaris?
-Sn clars els objectius que shan d aconseguir?
Encara que el nostre objectiu general s revisar de forma global la gesti de les reunions comenarem per
donar-ne una definici i explicar de quins elements consten.
Curs: 68
Objectius
Conixer la necessitat objectiva de dur a terme reunions, que porta implcita aquesta necessitat i de com s
important definir els elements que en participaran en el desenvolupament.
Curs: 68
ndex
1. La necessitat de les reunions.
Per qu sn necessries les reunions?
Quina s la necessitat real de les reunions?
2. Definici de reuni.
Elements
Director, moderador o president
Participants
Lobjecte
El temps
El lloc
3. Diferencia entre las reunions i altres

formes de comunicaci.
4. Convenincia de las reunions (Resum)
Curs: 68
1. LA NECESSITAT DE LES REUNIONS

1.1.Perqu sn necessries les reunions.
Desprs dun cap de setmana de descans, s inevitable arribar al dia segent i explicar detalls dels fets
que van passar i conixer com li va anar a cada un dels nostres companys de treball, s a dir, comunicarnos amb lobjectiu enfortir les relacions i plantejar els nostres punts de vista.
En una organitzaci, les reunions de treball signifiquen el mateix, una oportunitat immensa per crixer i
conixer ms, en plantejar diferents punts de vista i idees i determinar, aix mateix, si les tasques en un
grup de lempresa sestan realitzant correctament o no.
Per... tots hem pensat alguna vegada: "reuni per reduir costos" No lhavem fet ja el mes passat?;
Per descomptat, quin vici de fer reunions pitjor per a ells, el temps que shi gasta s temps perdut de
treball!
No s cert. Treballar allats de la resta dels nostres companys res de bo ens pot portar. El treball en equip
s la base fonamental per a la consolidaci i lxit dun projecte, i una eina valuosssima en una
empresa que vulgui aconseguir els millors resultats i lassoliment total de tots els seus objectius, sense
oblidar que amb aix es dna una integraci didees, propsits i metes de lorganitzaci.
Per es necessita conduir-les amb un mnim de coherncia, plantejant uns parmetres que facin que no es
converteixi en el que abans hem assenyalat, s a dir, en una mera reuni damics que es compten les
experincies del cap de setmana.
Curs: 68
1.LA NECESSITAT DE LES REUNIONS

1.2. Necessitat real de les reunions.
De la introducci anterior s fcil de deduir una srie delements bsics que fonamenten aquesta
necessitat:
Presa de decisions en grup
s preferible ja que si ho fa un individu noms

corre el risc doblidar-se de certs detalls, de no
comptar amb tota la informaci
Relaci interdepartamental
De tal manera que saprofitin sinergies
Visi global dun procs
Quan es fa necessria la collaboraci i participaci

de diverses persones per a un determinat treball,
les reunions sn una bona manera dexplicar el
procs complet a totes les persones implicades
Responsabilitat i
participaci
Curs: 68
Per abordar els problemes de lempresa
1.LA NECESSITAT DE LES REUNIONS

1.3. Definir la necessitat.
Per considerar la necessitat o convenincia de les reunions, el responsable ha de valorar dos aspectes:
1. Hi ha una necessitat tcnica.

Per comunicar o informar sobre algun aspecte de lorganitzaci o el funcionament de lempresa i la
reuni s la millor via per transmetre la informaci.
s convenient i necessari per demanar opini, suggeriments o propostes dun grup de persones.
Cal prendre una decisi i aix s responsabilitat dun grup determinat de persones.
2. Necessitat dinterrelaci o comunicaci
Curs: 68
Fomentar la participaci i implicaci dels membres.

Fomentar el bon clima de treball.
Potenciar les relacions entre els diferents membres.
2. Definici de les reunions

Podrem definir la reuni de la manera segent:
La reuni consisteix en la trobada, ms o menys formal, dun grup de persones que treballen unides
per tractar un assumpte i que fan servir la comunicaci interpersonal per aconseguir-ho.
Podem analitzar una mica ms detalladament aquesta definici:
- Grup de persones: en les reunions participen diferents persones, el treball s exercit en el

mateix o diferent departament.
- Ms o menys formal: el carcter de la reuni estar en relaci amb lobjectiu i les decisions
que shi van a prendre i, per tant, estaran investides de ms o menys formalitat.
- Que treballen unides: aquest concepte s important, ja que en el moment de celebrar la
reuni, el grup passa a formar, encara que sigui temporalment, un equip, s a dir, un grup de
persones que, sota un director, exposen els seus punts de vista amb un objectiu com.
- Per tractar un assumpte: considerant aquests assumpte lobjectiu de la reuni.
- Comunicaci Interpersonal: per mitj de la qual es recull la informaci necessria per a
arribar a unes conclusions operatives.
Per tant, direm que les reunions es duen a terme per compartir determinada informaci, presentar
noves idees, discutir un problema, buscar solucions, coordinar esforos.
Curs: 68
Sn trobades que van ms enll dun mer

desfogament o discussi, ja que tenen una
estructura i un enquadrament ms formal que els
comentaris del descans o les queixes de la
cafeteria. Per perqu siguin efectives no nhi ha
prou simplement amb anar-hi, improvisar i
debatre, sin que requereixen duna preparaci
amb anterioritat per aprofitar-les de manera
ptima perqu siguin eficaces.
Treballarem la definici sobre un cas prctic.

Entra a lenlla:
http://www.youtube.com/watch?v=hPQGUv9Fonk
&feature=related
Curs: 68

2.1. Elements.
SUBJECTES
ELS QUE PARTICIPEN (ELS QUE CONVOQUEN I ELS

QUE VAN)
OBJECTE
MOTIU PEL QUAL SORGANITZA LA REUNI
TEMPS
ABANS I DURANT. NO EXTENSES. DINS HORARI

LABORAL O NO
LLOC ESPAI FSIC
VALORAR DISTNCIA I CONDICIONS
SUBJECTE
TEMPS
REUNIONS
OBJECTE
LLOC
Curs: 68
2.1 Elements. 2.1.1. El director i el secretari
Els participants sn els subjectes de la reuni.
Han destar formats per:
El director (o president)
El secretari
Els participants prpiament dits
El director, moderador o president s lencarregat de dirigir i preparar la sessi. La seva tasca s la de
conduir el grup a lhora de portar a terme la reuni dins dels punts previstos en lordre del dia i ocupar-se
de les tasques principals:
Aclarir el tema a tractar, lobjectiu, les idees que sorgeixin i sintetitzar els acords assolits.
Controlar el compliment de les normes de funcionament del grup.
Administrar el temps disponible.
Equilibrar la participaci.
Relaxar els aspectes emocionals.
Dinamitzar: portar al grup a un objectiu, fent-lo sentir desitjos dacomplir-lo.
El secretari s lencarregat de dur a terme la tasca de convocar, redactar lacta, que signar amb el
vistiplau del president, i de fer arribar als components de la reuni tota la informaci necessria per tenir
una participaci activa. Prendr nota dels acords assolits.
Curs: 68
2.1. Elements
2.1.2. Els participants
Sn dels que depn directament que la reuni tingui xit. Les necessitats quant a nombre, homogenetat i
especialitzaci dels components del grup estar en funci dels objectius que es persegueixin a la reuni.
Encara que ms endavant tractarem el tema de lelecci dels participants, de la convocatria, etc., S que
abordarem ara qui ha dassistir i en quin nombre.
Decidir les persones que han dassistir depn del carcter de la reuni, de les circumstncia de les
persones, etc.
Amb carcter general farem un petit mostreig del perfil ms idoni:
-Persones que poden fer contribucions importants a la reuni per tenir profunds coneixements sobre el
tema que sha de tractar.
-Els que representen un collectiu al qual afectaran les decisions que es prenguin.
-Els possibles executors de les decisions preses.
-Les persones que van a integrar-se en un equip de treball, sobretot si la reuni s precisament per formar.
-Persones amb facultat per prendre decisions, si aix ho requereix la reuni.

Pel que fa al nombre, depn de lobjectiu de la reuni, tot i que podem marcar unes lnies generals:
Curs: 68
2.1. Elements
2.1.2. Tipus de reunions per nombre de participants
Les reunions tenen diferents objectius i aquest ha de ser un element diferenciador per determinar el
nombre de participants:
A) Reunions de grup petit. De 3 a 7 participants. s fcil prendre-hi decisions i tamb s fcil la participaci
de tothom. No sn aconsellables per a la presa de decisions. El temps mxim de durada aconsellable s
entre 45 i 90 minuts.
B) Reunions de grup mitj. Entre 8 i 20 membres. Sn ideals per informar i consultar, o debatre solucions o
problemes. Mai per prendre decisions o arribar a acords. El temps de durada entre 60 i 90 minuts.
C) Gran Grup. Entre 20 a 40 membres. Lobjectiu s la informaci, la posada en com i ratificar o aprovar
decisions o acords que han estat consensuats en reunions de grups menors. El temps de durada s de 60
a 90 minuts. Aquest tipus de reunions s molt lent i necessita dun gran treball de coordinaci i de direcci.
Si no hi ha implicaci dels participants pot conduir al desnim.
D) Assemblea. Ms de 40 participants. Noms pot ser informativa i amb algun torn de suggeriments.
Curs: 68
2.1. Elements
2.1.2. Els participants
Es pot fer difcil de dirigir.
No podran intervenir tots de manera regular.
Es far pesada.
Es poden produir reunions paralleles.
GRUP MASSA GRAN
Sorgiran matisos que no aportaran res de nou.

Els resums resultaran complexos.
Costar arribar a acords i solucions satisfactries.
Posarem poques experincies sobre la taula

Podem no arribar a una anlisi profunda del
tema.
Sn ms dinmiques
GRUP PETIT
Curs: 68
2.1. Elements
2.1.3. Lobjecte, temps i lloc
Lobjecte de la reuni s el motiu de la convocatria. s el contingut sobre el qual es recull informaci, es
consulta, es decideix o sinforma. Ha de complir diversos requisits: ser real i afectar el grup, els membres
han de sentir que el tema s important per a ells.
El temps, que presenta dos tipus. Un seria el temps de convocatria per a la reuni, que ha de ser el
suficient perqu puguin acudir els participants i, a ms, perqu tamb hagi estat possible que hagin recollit
tota la informaci necessria. Laltre tipus de temps s el de durada de la reuni, que estar relacionat amb
la necessitat de lobjectiu.
El lloc. Ha de ser ladequat per al nombre de participants, equipat amb el necessari i prou confortable
perqu no suposi una distracci a causa de la temperatura, mala visibilitat mala acstica, etc.
Ms endavant, en parlar del desenvolupament de les reunions tindrem oportunitat de tornar sobre aquests
elements.
Curs: 68
2.2.Clasificaci segons el control del director i la participaci del grup
Dacord amb la participaci del grup i el control que exerceix el director es descriuen tres tipus de
reunions:
A) Amb control del director i sense participaci del grup:

El director parla tot el temps sense que el grup aporti res. Aquest tipus s anomenat per alguns
autors "reuni dictatorial".
B) Sense control del director/ amb participaci del grup:

Es generen sobreunions, amb grans dificultats per prendre decisions i sn molt poc operatives.
C) Amb control del director/ amb participaci del grup:
Aquest tipus s el ms efectiu, ja que saconsegueix una major comprensi dels problemes per part
del grup i una major acceptaci de les decisions, ja que formen part daquestes. s el ms adequat.
Curs: 68
3. Diferencies entre les reunions i altres formes de comunicaci

A continuaci es presenten opcions per convocar una reuni, on senuncien els avantatges i
desavantatges de cadascuna:
AVANTATGES
DESAVANTATGES
ENTREVISTA PERSONAL AL
LLOC DE TREBALL
Relaci personal. Comunicaci

agradable.
Por i desconfiana en la resta de

lequip. Baix dinamisme.
Necessitat dafegir temps parcials,
amb el consegent baix rendiment
de lelement temps.
CRIDA TELEFNICA
Promptitud de resposta. Escura

distncies.
DEMANAR COMENTARIS PER

ESCRIT
Permet arxivar i reflexionar sobre

el contingut. Tamb acumular
informaci.
No hi ha control. Hi pot haver

interrupcions, falta de contacte
personal.
s una comunicaci molt rgida.
No hi ha resposta ni explicacions.
Requereix molt de temps. No hi
ha dinmica ni anlisi de grup.
Font: Calidad Total para Juntas y Reuniones, dErasmo Barbosa Cano, Tom 2, McGrawHill, Colmbia, 1998.
Curs: 68
4. Resum
Hem arribat al final daquest mdul sobre els elements fonamentals de la reunions, definici i la necessitat
de celebrar-se.
Ara farem un petit resum per refermar conceptes:
Sn un grup de persones que
tracten conjuntament un
assumpte utilitzant la
comunicaci interpersonal.
El treball en equip s la
base fonamental per a la
consolidaci i lxit dun
projecte.
Reuni
Elements:
Lloc
-Director.
Objecte
-Secretari
-Participants
Curs: 68
Per arribar a una

posada en com s
preferible a un e-mail,
circular o trucada de
telfon.
Temps
4. La convenincia de fer reunions (Resum)

QUAN FER UNA REUNI.
QUAN NO FER UNA REUNI
Quan es requereix comprensi del missatge.
Quan es volen accions rapides.
Quan es vol rebre fets i opinions obertes.
Quan hagi de dirigir-se a un gran pblic.
Quan es necessita comunicar-se amb els altres.
Quan no li importi molt el que pensa la gent del que es

far.
Quan es confia en els altres per resoldre els problemes

i es posar en prctica les propostes de solucions.
Quan el problema est entre una persona i vost

mateix.
Quan el telfon pugui resoldre el problema eficientment.
Quan no tingui ben preparada la reuni.
Quan lassumpte no val la pena.
Quan no hi ha bona relaci entre la gent del grup.
Per aconseguir que la gent treballi en grup.
Curs: 68
Exercici 1
Et proposem que vegis aquest vdeo:
http://www.youtube.com/watch#!v=3N5rNqFtS8Y&feature=related
Un cop ho hagis fet, determina els errors ms substancials que es cometen respecte a:
-El director de la reuni.

-Els participants.
-El lloc.
-Lobjecte de la reuni.
Curs: 68
Exercici 2.
Contesteu segons les dades que hem manejat si saconsegueixen els mateixos objectius convocant una
reuni que enviant un correu electrnic o circular, trucant als interessats per telfon i demanant la
informaci directament.
Us pot ser til vdeo que hem mostrat a la diapositiva 9.
Curs: 68
Exercici 3
En un centre escolar se celebren diverses reunions, participant en cadascuna grups diferents. Com seria la
distribuci del nombre de participants dacord amb els objectius de cada un.
Equips directius ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Departaments ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Claustre ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Consell Escolar ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Reunions generals de pares i mares ... ... ... ...
Curs: 68
Soluci exercici 1
El carcter de la resposta s obert, importa que coincideixi en els conceptes amb la soluci aportada, no en
les paraules exactes.
Els errors detectats sn els segents:
1. Pel que fa al temps: no es respecta lhora de convocatria ni tan sols per part del director, la comena
reuni una hora ms tard. La conseqncia immediata s que aquells que han respectat la cita han
perdut una hora. Aix mateix, no hi ha una concreci en la durada, el que ja d'entrada indica que
difcilment hi ha uns objectius clars.
2. s una reuni amb control del director / sense participaci del grup, una tpica reuni dictatorial en
qu el director pregunta, per no deixa als participants la possibilitat de contestar.
3. Lobjecte o tema sembla que no est clar per als participants, ja que el director perd uns minuts en fixarlo.
4. Els participants estan dispersos, ms interessats en els assumptes personals que en el contingut de la
reuni. Al final voten per unanimitat, per trasllueixen que realment desprs de cinc hores de sentir, que
no escoltar el director, estan bojos per marxar.
5. El lloc s inhspit i poc adequat.
Curs: 68
Soluci exercici 2
La contestaci no ha de coincidir en la forma, sin en el maneig dels conceptes.
No serveixen per als mateixos objectius
Per e-mail
o circular:
Cada un dels receptors rep la informaci

individualment. Per escrit de vegades s
difcil explicar tots els conceptes, sense
que resulti un text llarg i confs. La
resposta pot ser tan nombrosa que el
procs de llegir per part del responsable
sigui tamb lent i, daquesta manera, no
ser gens productiva. Perqu la
informaci de tothom arribi tothom ha de
produir un rebot o la informaci noms
ser unidireccional.
El responsable demanar tamb amb

aquest mtode lopini individual de cada
participant, sense que cpiga loportunitat
de debat i, per tant, dun intercanvi
dopinions que portin a un acord.
Curs: 68
Per telfon
Soluci exercici 3
En un centre escolar se celebren diverses reunions, participant en cadascuna grups diferents. Com seria la
distribuci del nombre de participants dacord amb els objectius de cada un.
Equips directius .. Grup petit
Departaments .. Grup mitja
Claustre Gran grup

Consell Escolar Gran grup
Reunions generals de pares i mares. Assemblea
Curs: 68
Curs:
Mdul:
Competncies:
Curs: N
Curso de Ejemplo
Nom del Mdul
68
2

Tipus de reunions
Tipus de reunions
Presentaci
En aquest segon recurs tractarem dels diferents tipus de reunions.
Podem diferenciar fins a set tipus de reunions depenent de lobjectiu que es vol aconseguir. s fonamental
definir lobjectiu que es vol aconseguir amb la reuni ja que daix depn la modalitat de la reuni i el paper
exercit pel director i pels participants.
I una cosa que cal tenir clara s que lobjectiu s lnica causa de convocar la reuni.
Curs: 68
Tipus de reunions
Objectius
Conixer els diferents tipus de reunions existents aix com el paper que exerceixen en cada modalitat tant
els directors com els participants, dacord amb lobjectiu de la convocatria
Curs: 68
Tipus de reunions
ndex
1. Objectius de les reunions
Reunions dinformaci ascendent
Parts
Director
Participants
Reunions de soluci de problemes
El problema
La soluci
La presa de decisions
Reunions per estimular i generar idees
Parts
Director
Participants
Reunions dintercanvis de punts de vista
Parts
Director
Participants
Tema
Curs: 68
Reunions de negociaci dacord

Parts.
Director
3. Resum
Tipus de reunions
1. El objectiu de les reunions

Si no tingussim un objectiu clar la reuni es convertiria en una mera xerrada? Efectivament.
Anirem passant dun tema a un altre sense cap criteri. A ms en aquesta dinmica podrien aparixer
temes que no fossin gens rellevants, i fins i tot temes personals totalment inadequats. Sense cap dubte,
en finalitzar els participants tindrien la sensaci de prdua de temps.
En general, el primer que cal plantejar abans de convocar una reuni s si lobjectiu es podria aconseguir
duna altra manera. Si fos aix no haurem de convocar una reuni.
Lobjectiu en el cas de les reunions sha destablir de manera clara i especfica, i per escrit, el propsit de
la reuni, qu s el que sespera assolir, o on es vol arribar. Si no es t clar lobjectiu de la reuni sha de
precisar abans de convocar-la, ja que qualsevol reuni que es desenvolupi sense tenir clars tots aquests
punts, probablement resultar desordenada, vaga i frustrant.
Si es t un propsit prefixat, segurament es tindr establert el motiu i el nom de la reuni, de manera que
sinformar a tots els implicats sobre qu es pretn tractar i qu persegueix la sessi.
Curs: 68
Tipus de reunions
2.2. Reunions dinformaci
Consisteix en aquells tipus de reunions en qu sassabenta els participants duna decisi presa; sels
informa dun pla, dun nou projecte, etc. Aquestes reunions solen tenir un temps de durada curt ja que
generalment noms es dna la informaci, encara que en alguns casos es demanen opinions i comentaris
sobre all que sinforma. Entre els objectius especfics que persegueixen es troben els segents:
Difondre una decisi
Rebatre un rumor
Notificar un canvi o una srie de canvis
Mostrar el funcionament dun equip
Coordinar i informar entre ejectius
Poden ser:
Dinformaci descendent o ascendent.
Curs: 68
Tipus de reunions
2.Tipus de reunions
2.3. Reunions dinformaci descendent i ascendent
En les reunions dinformaci descendent, lobjectiu s que el president de la reuni informi els assistents.
Lxit dependr de la seva capacitat de manejar la informaci, de com organitzi els missatges, de com
sigui damena o variada lexposici del tema, de la seva capacitat per captar latenci dels assistents.
El director actua en aquest tipus de reunions com a orador, ja que exposa el tema i dna instruccions
de treball. Proporciona la informaci. Els seus missatges han destar adaptats als receptors. s
important ser concs i precs en la informaci que transmet i si aquesta s difcil ha demprar un mitj
escrit perqu no soblidin les dades.
Els participants demanen informaci complementria. El seu paper consisteix a escoltar activament i a
fer les preguntes necessries per resoldre els dubtes o demanar ampliaci de la informaci.
Les reunions dinformaci ascendent es fan per conixer qu li passa a altres persones o departaments.
Es tracta de recollir informaci, detectar opinions, aconseguir suggeriments, etc. Grcies a aquestes
reunions es poden millorar les comunicacions internes de lempresa i veure el clima laboral de
lorganitzaci.
El director ha de ser una mena denquestador, perqu ha de formular les preguntes adequades per
aconseguir la informaci que necessiti. Haur de preguntar al grup perqu li respongui i, en funci
daquestes preguntes, dinamitzar la reuni amb altres preguntes per obtenir informaci enriquidora.
Els participants faran denquestadors, perqu han de formular les preguntes adequades. Han de ser
concisos ja que es pretn que tots els convocats participin en el perode de temps previst.
Curs: 68
Tipus de reunions
2.3. Reunions d'informaci descendent i ascendent
En la reuni d'informaci ascendent
El director fa preguntes. Les preguntes ms
eficaces sn les que comencen per QU, COM,
ON, QUANT, i PER QU.
Els participants donen
informaci de manera
concisa perqu tots
participin en el temps
previst.
Shan dutilitzar per obtenir tota la informaci

disponible. I per verificar o contrastar cal fer s de
les preguntes que comencen per un verb.
-Creus.?
-Penses..?
-Ests segur?
Curs: 68
Tipus de reunions
2.4. Reunions de soluci de problemes
En aquest tipus de reunions lobjectiu s solucionar un problema comptant amb la collaboraci del grup.
La soluci es trobar per mitj del debat, amb la confrontaci dels diferents punts de vista aportats, les
diferents informacions obtingudes i lexperincia de tots els participants.
El director s en aquest cas un moderador-animador de la discussi que pot participar com a membre del
grup. Ha de tractar devitar que la seva autoritat com a lder de la reuni condicioni els suggeriments o
proposicions dels assistents, ja que la participaci dels membres ha de ser activa
Un dels elements importants per garantir lxit de les reunions de resoluci de problemes s la participaci
dels que tinguin suficient informaci i coneixements relacionats amb el contingut del problema. Sha de
convocar noms les persones imprescindibles per reunir el conjunt de coneixements i informaci
necessaris. Mai shan de duplicar aquests coneixements amb persones addicionals. El nombre ideal de
convidats per a aquest tipus de reunions no ha de ser mai major de vuit.
Tot seguit anem a veure com hem descometre altres elements fonamentals: el problema, la soluci i la
presa de decisions.
Curs: 68
Tipus de reunions
2.4. Reunions de soluci de problemes
El problema
Obtenir les dades

que defineixin el
problema
Veure les causes
possibles
Veure les causes ms

probables
Soluci:
Generar els possibles solucions al
problema.
Avaluar i analitzar cada una
daquestes
solucions.
Allar les solucions amb ms
possibilitats dxit
PRESA DE DECISIONS :
Escollir la soluci que es dur a terme amb lacord de totes les
parts.
Establir el pla dacci: accions a dur a terme, dates,
responsables
Curs: 68
Tipus de reunions
2.5. Reunions per estimular i generar idees
Un altre tipus de reunions sn les que tenen com a missi estimular i generar idees. En aquestes reunions
es pretenen aconseguir idees noves, utilitzant mtodes i tcniques creatives.
s molt important aconseguir un clima dists i una confiana entre els membres del grup per aconseguir
que tots sexpressin lliurement i no tinguin inconvenient a proposar alternatives perqu consideren que sn
irrellevants o ximples". Potser alguna daquestes idees doni origen a la millor de les opcions.
El paper de director s el de moderador-animador. Anir anotant les idees per desprs comentar-les.
El director incita els assistents a participar i els mostra els mtodes (pluja didees, tcnica de grups
nominals , Delphi).
Els participants generen informaci, segons el mtode amb qu hagin estat seleccionats.
Curs: 68
Tipus de reunions
2.5. Reunions per estimular i generar idees.
Mtodes
1. Pluja didees (brainstorming): Aquesta eina va ser ideada lany 1938 per Alex Faickney Osborn, quan
la cerca didees creatives va resultar en un procs interactiu de grup no estructurat que generava ms i
millors idees que els individus podien produir treballant de forma independent; aix sorgia loportunitat
de fer suggeriments sobre un determinat assumpte i saprofitava la capacitat creativa dels participants.
2. Tcnica dels grups nominals (t.g.n.): Aquesta tcnica s una variant estructurada dels mtodes per a
debats en grups petits. Impedeix que una sola persona domini un debat, estimula a les persones ms
passives a participar i dna per resultat un grup de solucions o recomanacions jerarquitzades.
3. Mtode Delphi: El seu nom deriva de loracle de Delphos. Consisteix en la selecci dun grup dexperts
als quals sels demana lopini sobre qestions referides a esdeveniments del futur. Les estimacions
dels experts es realitzen en successives tandes annimes, a fi de tractar daconseguir consens, per
amb la mxima autonomia per part dels participants.
Curs: 68
Tipus de reunions
2.6. Reunions de formaci
Entenem que les reunions de formaci estan fetes perqu els participants aprenguin, per la formaci no
es concep en lactualitat com la mera transmissi de coneixements.
Actualment els objectius de la formaci consisteixen a facilitar la possibilitat daprendre a aprendre. Hem de
situar el grup en condicions de treball que permetin lintercanvi dimpressions, coneixements i experincies
per a un major enriquiment.
Els directors han dafavorir i facilitar el sorgiment de lexperincia dels participants i ajudar-los a
relacionar-se amb temes dinters laboral. Han de coordinar i aplicar els mtodes, exposar preguntes i
problemes, orientar i assessorar.
Els participants sn els veritables protagonistes, amb la guia del director. Plantegen preguntes, donen
informaci, exposen coneixements, comuniquen experincies.
Curs: 68
Tipus de reunions
2.7. Reunions d'intercanvi de punts de vista
En aquestes reunions lobjectiu s extreure les diferents opinions sobre un tema que afecta a persones de
diferents rees dorganitzaci, el director es comportar com un coordinador: moderar conflictes, conduir
el tema i resumir les diferents aportacions.
Un exemple daquestes reunions seria lestudi de possibles efectes dun augment en la producci de llet i
derivats, o el canvi de procediment informtic en la recepci i tractament de servei als clients.
El director coordina i rellana temes als participants. s important, com en les reunions de resoluci de
problemes, que hi hagi resums parcials, i ms important encara que us assegureu que totes les opinions
emeses siguin enteses per tots els participants.
Els participants expressen opinions relacionades amb el tema a tractar en base a la seva percepci
personal, departamental i de coneixements.
El tema s un assumpte nic per a tots els membres, en aix es diferencia de les reunions dinformaci
ascendent, en qu cada participant t informaci o temes diferents que comunicar.
No es tracta darribar a prendre una decisi, nicament es pretn recollir les opinions de les dues parts. I
per aix es diferencia de les reunions de resoluci de problemes.
Curs: 68
Tipus de reunions
2.8. Reunions de negociaci i acord
Les reunions de negociaci-acord sutilitzen per reconciliar interessos quan les parts estan en situaci
antagnica. Per exemple, la reuni entre sindicats i empresa per a la signatura dun conveni.
Aqu el paper del director s el de mediador o rbitre; ha daconseguir lexposici clara de totes les
posicions, unir criteris, apropar interessos i ajudar en la recerca de solucions que puguin aportar idees
noves. Tamb intercedeix i concilia les parts sense prendre partit en cap moment, identifica possibles punts
de trobada entre elles i proposa vies de soluci si percep que existeix bloqueig en la negociaci.
Els participants sidentifiquen en dos grups A i B, que expressen les seves opinions i necessitats.
Curs: 68
Tipus de reunions
Resum
Hem arribat al final daquest mdul. Abans de passar als exercicis et facilitem, com sempre, un petit
resum:
TIPUS DE REUNIONS
Curs: 68
DIRECTOR
PARTICIPANTS
Reunions d'informaci
descendent
Proporciona la informaci
Demanen informaci
complementria
ascendent
Fa denquestador, perqu ha de
formular les preguntes
adequades.
Donen informaci.
Reunions de soluci de
problemes
s moderador-animador i realitza
resums parcials.
Participen activament amb les

seves opinions.
Reunions per generar i

estimular idees
Moderador-animador, anota les

diferents idees.
Expressen lliurement les seves

idees.
Reunions de formaci
Afavoreix i facilita el sorgiment de

coneixement.
Sn els protagonistes amb la guia

del director.
Reunions d'intercanvi de punts

de vista
s un coordinador, modera
conflictes.
Aporten els seus diferents punts

de vista.
Reunions de negociaci i acord
Intercedeix i concilia sense

prendre partit.
Expressen les seves necessitats
Tipus de reunions
Exercici 1
Completeu la taula amb els tipus de reuni que hi correspongui.
TIPUS DE
REUNIONS
Curs: 68
DIRECTOR
PARTICIPANTS
Demanen informaci
complementria
ascendent
Fa d'enquestador, perqu
ha de formular les preguntes
adequades.
Donen informaci.
Reunions de soluci
de problemes
s moderador animador,
realitza resums parcials.
Participen activament amb les

seves opinions.
s moderador-animador,
anota les diferents idees.
Expressen lliurement les

seves idees .
Afavoreix i facilita el
sorgiment de coneixement.
Sn els protagonistes amb la

guia del director.

estimular idees
conflictes.
Aporten els seus diferents

punts de vista.
Reunions d'intercanvi
de punts de vista

prendre partit.
Expressen les seves

necessitats
Reunions de formaci
descendent
Reunions de
negociaci i acord
Tipus de reunions
Exercici 2
En una reuni de soluci de problemes, quin paper juguen aquests elements?
Solucions
Problema
Curs: 68
Presa de
decisions
Tipus de reunions
Soluci exercici 1
TIPUS DE REUNIONS
DIRECTOR
PARTICIPANTS
descendent
Demanen informaci
complementria
ascendent
Fa d'enquestador, perqu ha
de formular les preguntes
adequades.
Donen informaci.
Reunions de soluci de
problemes
s moderador animador,
realitza resums parcials.
Participen activament amb

les seves opinions.

estimular idees
s moderador-animador,
anota les diferents idees.
Expressen lliurement les

seves idees .
Reunions de formaci
Afavoreix i facilita el
sorgiment de coneixement.
Sn els protagonistes amb la

guia del director.
Reunions d'intercanvi de
punts de vista
conflictes.
Aporten els seus diferents

punts de vista.
Reunions de negociaci i
acord

prendre partit.
Expressen les seves

necessitats
Curs: 68
Tipus de reunions
Soluci exercici 2
Generar les possibles

solucions al problema.
Avaluar i analitzar cada
una daquestes
solucions.
Allar les solucions amb
ms possibilitats dxit.
Escollir la soluci que es

dur a terme amb lacord
de totes les parts.
Establir el pla dacci:
accions a dur a terme,
dates, responsables.
Obtenir dades.
Causes
possibles i
probables
Solucions
Problema
Curs: 68
Presa de
decisions
Curso de Ejemplo
Nom del Mdul
Curs:
Mdul:
68
3

Etapes de la reuni
Competncies:
Curs: N
Nom curs
Etapes de la reuni
Presentaci
En aquest tercer mdul veurem una introducci de les etapes de qu consta una reuni.
Per a aix distingirem tres moments:
1. El que precedeix la celebraci de la reuni.
2. El desenvolupament.
3. Un cop acabada.
Veurem tamb com hem dactuar en cada etapa.
Curs: 68
Etapes de la reuni
Objectiu.
Conixer els elements necessaris per dur a terme una reuni de la manera ms productiva, des dels
moments anteriors, durant la celebraci i el comportament un cop celebrada.
Curs: 68
Etapes de la reuni
ndex
Etapes de la reuni.
1. Preparar la reuni
Ordre del dia, material
2. Durant la reuni
Mtodes, treball
3. Desprs de la reuni
Tancament i seguiment
4. La figura del director de la reuni
5. La figura del participant
6. Resum
Curs: 68
Etapes de la reuni
1. Preparar la reuni (1)

Dins la fase preparatria de la reuni, les tasques que hem de dur a terme abans de la celebraci duna
reuni si volem que tingui xit:
-Preparar lordre del dia
-Definir els participants
-Organitzar les intervencions i el material necessari
-Reservar la sala. Redactar la convocatria i enviar-la als assistents a travs del mitj que ens garanteixi la
recepci. Aquest punt s important ja que evita que els participants no donin lexcusa que no han estat
convocats.
La funci del director ha de ser:
-Escollir els objectius idonis.
-Trobar un ttol general que transmeti els continguts en poques paraules.
Tamb en aquesta etapa, el director compleix una funci de clarificaci:
Al comenament de la reuni, per assegurar-sen que lobjectiu est clar per als participants i que s
conforme.
Durant el transcurs de la reuni, per ajudar als participants a comprendre b, formulant constantment
preguntes per assegurar-se que sha comprs all que sha dit i, si no s aix, intentar aclarir-ho.
Curs: 68
Etapes de la reuni
1. Preparar la reuni (2)
Com es prepara una reuni?
Qui organitza la reuni?

Quin ser el tema ?
Quins seran els objectius de la
reuni?
Quins seran els participants?.
QESTIONS QUE
SORGEIXEN ABANS DE
LA REUNI
On sorganitzar la reuni?
Quan sha de convocar?
Cm es convocar als participants?
Quants participants assistiran?
Quant temps durar?
s fonamental que abans de comenar la reuni aquestes preguntes estiguin

contestades. s un irresponsabilitat convocar una reuni sense saber el que es
tractar, a qui sha de convocar, etc.
Curs: 68
Etapes de la reuni
2- Durant la reuni
Les accions que shan de realitzar com a directors de la mateixa sn:
-Oferir mtodes de treball.

-Centrar els grups.
-Ajudar al grup a superar els bloquejos.
-Resoldre situacions difcils.
-Sintetitzar idees i conceptes.
-Dinamitzar i incitar els presents a expressar-se.
El director exercir en aquesta etapa una funci de Control.
Amb aquesta funci el conductor de la reuni tracta dajudar al grup a fixar els seus procediments, s a dir,
a fixar una srie de normes (ms o menys autoritries) que permetin la comunicaci.
Tamb permet:
Regular la reuni impedint que alg monopolitzi.
Portar de nou als participants a discutir sobre el tema de la reuni en qesti.
Estimular als que no participen.
Administrar b el temps.
Curs: 68
Etapes de la reuni
3. Desprs de la reuni
Tota reuni es celebra amb un objectiu, com ja hem vist.
No es tracta duna simple xerrada, ja que perseguim actuar sobre alguna situaci i canviar-la. Per aix
aquest procs no sacaba quan ens van acomiadar a la sala de reunions sin que t una continuaci en
una srie de tasques que cal dur a terme.
Elaborarem una acta de la reuni en qu quedi constncia del que sha tractat, que ho ha fet o dit, a qu
acords s'han arribat i qui / qui sn els encarregats de portar a la prctica les decisions preses.
Tamb cal dur a terme un seguiment de les accions que es va decidir en la reuni que shavia de fer.
Curs: 68
Etapes de la reuni
4. La figura del director de la reuni (1)
En qualsevol reuni el director o qui lha de presidir, conduint dins dels marges previstos, s
fonamental. Dell dependr en moltes ocasions lxit o fracs de la sessi. Com ja sha exposat en
mduls anteriors, hi ha diverses figures que, al contrari del que sesperava no contribueixen a que els
participants es troben motivats per adoptar una postura dinmica. Un bon director ha de manejar una
srie de variables:
Mostra seguretat: s important que lactitud de la persona que dirigeix la sessi estigui tranquil, segura
de si mateixa. Si apareix nerviosa, transmetr aquest nerviosisme al grup, que treballar molt pitjor, en
tensi. Per evitar la por podem:
Preparaci fsica: Com collocar el cos.
Els gestos i postures sn tan importants com les paraules.
Esforar-se a mirar els ulls de lauditoria.
Lluitar contra postures defensives.
Moures per ocupar espai.
Preparaci psicolgica: superar la por per judicis de grup.
No pensar que no funcionar la reuni n. s anticipar les conseqncia negatives.
s important trobar un fil conductor per quan veiem que el tema es desvia.
Saber adaptar-se a la figura de director del grup: les expressions, els gestos, la roba, les
postures.
Curs: 68
Etapes de la reuni

Es poden distingir dues figures, amb carcter general, de directors:
Directiu: s el que fixa

els objectius del grup a
adoptar. Fixa els mtodes
que sutilitzaran i socupa
constantment que el grup
no es desvi i proveu
conixer la naturalesa del
problema.
No directiu: deixa que el

grup
seleccioneu
els
objectius i mtodes, les
seves intervencions es
remeten a regular la
reuni i a reformular, deixa
que el grup trobi noms el
cam correcte. Noms
compleix
una
missi
dajuda.
El director ha deliminar tota tensi que pugui donar-se en la reuni, provocada per desconeixement
dels participants, oposici de carcters, oposici dopinions, etc ... heu de crear un clima de
confiana i relaxaci que permeti la comunicaci en grup, no suprimint els possibles conflictes, sin
que saconsegueixi lharmonia en els mateixos. Doptar pel paper de conciliador i optar per modular
el desenvolupament de la reuni.
Curs: 68
Etapes de la reuni

Per darrer lloc saber reaccionar davant de situacions imprevistes:
Preveure la manca de materials per al desenvolupament de la reuni n (falta guix a la pissarra, no tenim
prou fotocpies per repartir ...)
Cal tenir en compte possibles situacions de conflicte entre els participants, es pot crear un ambient
agressiu, lanimador ha de:
- No entrar en la situaci emocional.
- Buscar causes de la situaci.
Quan es produeix una daquestes circumstncies la millor manera s interrompre la reuni i preguntar als
membres que s el que passa. No es poden arribar a acords si mitjanant situacions personals que poden
arribar a anullar lobjectiu de la reuni. Aquesta dada sha de tenir en compte a lhora de convocar els
participants. Ms endavant tindrem loportunitat de tractar amb ms profunditat.
Curs: 68
Etapes de la reuni
5. La figura del participant.

La presentaci dels participants s important. Serveix per crear un clima de confiana quan la reuni s
entre persones que no es coneixen, i ajuda a trencar el gel.
Igual que hem parlat de la figura del director, hi ha tamb la tipologia del participant.
LDER: s la personalitat forta del grup de treball. Conven, quan sexpressa els altres lescolten.
Linconvenient s que pot provocar que els altres guardin silenci per no estar segurs del que volen dir.
MODERADOR: s el que procura calmar els nervis i les tensions.
EXPERT: s el que dna al grup les informacions que es necessiten. Resulta molt til si no se les dna de
setcincies.
CLARIFICADOR: s el que demana explicacions, precisa els termes, esbrina si sha ents b el que
sacaba de dir. Tothom li agraeix que faci preguntes que ning no satreviria a fer.
ACCELERADOR: s aquell que pateix quan el grup es perd i sembolica en discussions trivials.
ENCORATJADOR: sap trobar les paraules justes per dir a cada un de la intervenci que la seva
participaci o proposta ha estat bona.
LIDER INSTITUCIONAL: es el de major autoritat de la reuni.
CRTIC: el que censura sistemticament tot el que es diu o es fa.
EL JOVIAL: el que lnic que fa s fer riure . (Cal que controlar-lo)
Curs: 68
Etapes de la reuni
Resum
En aquest recurs noms hem prets tenir un esquema clar del procs de la celebraci de reunions:
reunions:
-Preparar la reuni: tot el que haurem de tenir previst per al dia de la reuni: lordre del dia, els participants.
-Desenvolupar la reuni de manera que es tregui el mxim partit dels assistents als que hem convocat.
- Desprs de la reuni elaborarem lacta i realitzarem un seguiment daquelles accions que shagin acordat.
Ara et proposem la lectura daquest article del diari El Pas, sobre la sndrome de les
"reunionitis". Hi trobareu reflexions sobre el que has estat estudiant fins ara.
http://www.elpais.com/articulo/sociedad/Salve/empresa/mal/reunionitis/elpepusoc/20100518elpepisoc_1/Tes
Curs: 68
Etapes de la reuni
Exercici 1
Collocar aquests tres moments en les etapes corresponents de la reuni:
Verificar amb els assistents
quins han estat els punts ms
"forts" de la reuni i quins els
ms "febles" per tal de ser
tingut en compte per a
properes reunions. Aquestes
alternatives permeten als
integrants aprendre de la
manera de realitzaci per a
aquelles reunions en les que
tinguin la funci de conduir.
Estimular al grup en els

moments de bloqueig,
modificant lestil de direcci,
suggerint tcniques
alternatives dacostament a la
tasca, reformulant la situaci
en funci dels avenos o
indagant amb el grup els
motius dels bloquejos.
Deixar per escrit o projectat

en transparncies o algun
recurs audiovisual el propsit
principal i els propsits
secundaris de la reuni, i que
sespera de la reuni i de la
producci del grup
Curs: 68
Etapes de la reuni
Soluci exercici 1
Collocar aquests tres moments en les etapes corresponents de la reuni:
Durant
Estimular al grup en els
moments de bloqueig,
modificant lestil de
direcci, suggerint
tcniques alternatives
dacostament a la tasca,
reformulant la situaci en
funci dels avenos o
indagant amb el grup els
motius dels bloquejos.
Desprs
Abans
Deixar per escrit o projectat

en transparncies o algun
recurs audiovisual el propsit
principal i els propsits
secundaris de la reuni, i que
sespera de la reuni i de la
producci del grup
Curs: 68
Verificar amb els assistents

quins han estat els punts ms
"forts" de la reuni i quins els
ms "febles" per tal de ser
tingut en compte per a
properes reunions. Aquestes
alternatives permeten als
integrants aprendre de la
manera de realitzaci per a
aquelles reunions en les que
tinguin la funci de conduir.
Curso de Ejemplo
Nom del Mdul
Curs:
68
Mdul:

Preparar la reuni
Competncies:
Administratives i de Empresa
Curs: N
Nom curs
Preparar la reuni
Presentaci
En el recurs anterior hem fet una aproximaci a les diferents etapes que han dexistir en les reunions.
En aquest mdul tindrem locasi de conixer ms detalladament la preparaci de les reunions. La seva
definici, planificaci, redacci, horaris, etc, ha de servir per treuren el mxim partit.
Daltra banda ja vam veure la importncia duna correcta elecci dels participants: ara veurem la seva
collocaci a la sala, disposici dels seients, etc. Tamb farem un cop dull a lorganitzaci material, s a
dir, lelecci de la sala, la previsi del material que sha de lliurar, la posada a punt dels aparells.
Finalment veurem com podem preparar-nos quan som nosaltres els assistents.
Curs: 68
Preparar la reuni
Objectiu.
Conixer els elements necessaris per dur a terme la presentaci duna reuni de la manera ms
productiva, des dels moments anteriors, en els quals tindrem en compte tant la sala, com els participants,
la col locaci, etc.
Curs: 68
Preparar la reuni
ndex
1.
2.
3.
4.
5.
Definici dels objectius de la reuni.

Causes de la ineficcia de les reunions.
Esquema de la discussi.
Redacci de lagenda.
Quan enviar la convocatria i convocar la reuni.
Esculli el millor moment.
Lhorari.
La collocaci de les cadires
6. Organitzaci del material.
7. La sala.
8. Lentorn de les relacions personals.
9. Aspectes a cuidar pels assistents.
10. Resum
Curs: 68
Preparar la reuni
1. Definici de objectius de la reuni.

Ja hem vist que els objectius sn el primer que hem de tenir en compte a lhora dorganitzar una reuni. En
el mdul 2 definim la seva importncia, ja que si no estan ben definits, si no sabem dinters de la reuni.
Per qu fer-la?
En general, una reuni efica no s aquella en qu el directiu reuneix als seus empleats nica i
exclusivament per a transmetrels informaci. Potser a aix, haurem de dir exposici o fins i tot "discurs".
Una reuni efica va ms enll. Per tant, la reuni implica interacci, collaboraci, participaci i objectius
ben definits.
Ha dexistir una relaci directa entre els objectius i les persones que participaran en la reuni, i aix la
nica manera dassegurar que els assistents no es converteixin en noms "convidats de pedra".
Abans de continuar amb la preparaci de la reuni fem un petit parntesi, per reflexionar per qu hi ha
reunions que sn ineficaos. Sense cap dubte la indefinici dels objectius s una de les ms importants,
per no la nica. A continuaci, com ja sha assenyalat, mostrarem diverses raons per les quals les
reunions no resulten eficaces, per poder-les corregir.
Curs: 68
Preparar la reuni
2. Causes de ineficcia de les reunions.

No seria banal comenar fent un petit examen de conscincia per part del preparador de la reuni, sobre
els possibles errors que es poden cometre, i que indiscutiblement posa en risc l'xit daquesta.
Es poden destacar:
La falta dun objectiu concret i clarament definit a aconseguir.
La dispersi, els canvis de tema o desviar-sen.
Labsncia dun ordre del dia.
El no tenir inters per lassumpte a tractar.
La susceptibilitat entre els assistents. La manca de confiana
La manca de participaci dels assistents.
La manca dhabilitat de qui dirigeix la reuni. Absncia de lideratge.
El que hi hagi participants que parlin massa "protagonistes" i no deixin parlar als altres.
El convocar la reuni a una hora inapropiada.
Les reunions massa llargues.
Que hagi massa participants o estiguin mal elegits.
Lexcs denfrontaments amb tensions personals.
Les interrupcions externes constants al responsable o als membres.
Quan no es comprn o no es coneix prou el tema a tractar.
La manca dacords i conclusions al final de la reuni. Es parla molt i no es concreta al final "qu" cal fer,
"qui" ho ha de fer i per a "quan" cal fer-ho.
La presa de decisions confuses o contradictries.
Curs: 68
Preparar la reuni
3. Esquema de la discussi.
Al comenament de la preparaci, sha de realitzar un esquema detallat de com es dur a terme la
discussi.
-Quins temes es tractaran.
- Durant les exposicions anteriors sha recalcat que el tema o temes han de ser la ra per la qual
convoquem una reuni i, a ms, que la seva designaci es troba enquadrada en els objectius que es
volen aconseguir.
-Lordre amb qu anem a tractar els temes.
- Lordre s fonamental. Sha dintentar que es dugui a terme duna manera que ens permeti avanar
seqencialment, sense que puguem perdrens en tortuositats que ens portin a carrers sense sortida.
-El temps que dedicarem a cada tema.
- Aquest factor ens permetr fer una previsi de clcul sobre la durada real de la reuni, evitant que
sallargui de manera innecessria.
-Qui desenvolupar cada tema.
- Si s clar aquest punt, es facilitar en gran manera lelecci dels participants, ja que ho farem en base a
la seva idonetat.
Un cop sha dut a terme aquest inventari, coneixerem tot all necessari que ens interessa per tractar
lelement tema i noms aix.
Curs: 68
Preparar la reuni
4. Redacci de lagenda.
Lagenda de la nostra reuni haur de tenir una redacci clara, de lectura fcil i el ms resumida possible,
ja que senviar a tots els assistents, i a travs daquesta han de tenir clars tots els punts a tractar.
Sn els segents:
Dia de la reuni, amb la data en qu es celebrar.
Hora de comenament i fi, s a dir a lhora que iniciarem i acabarem. Aix s important ja que permet
que els assistents programin les seves activitats, evitant absncies o marxes al mig de la reuni.
Lloc. s la sala on es celebra. Si el lloc s diferent de lhabitual, un altre edifici fins i tot una altra ciutat,
shaur despecificar duna manera clara, fins i tot adjuntant un pla a la convocatria, si es disposa
daparcament, altres mitjans de transport, etc.
Convocant. Cal especificar qui convoca la reuni.
Convocats. Com ja sha dit, aquells que considerem que han dassistir.
Objectius. Encara que shagi repetit en diverses ocasions, s bo recordar que s un dels elements
fonamentals. Cal expressar-lo duna forma clara i concisa.
Material. En aquest punt especificarem el material que necessitarem, si els convocats han daportar
alguna cosa o si simplement sels dna per part de lorganitzaci.
Ordre del dia. Un altre element fonamental que permet exposar els temes a tractar, qui el desenvolupen,
el temps estimat per fer-ho, etc.
Curs: 68
Preparar la reuni
LAgenda de la reuni.
On es celebra la
reuni?
LLOC
Per qu?
OBJETIU
Qui participa?
ASSISTENTS
Curs: 68
Qu necessitem?
MATERIAL
A quina hora?
COMENAMENT I
FINAL
Quan la fem?
DATA
Preparar la reuni
5. Quan enviar la convocatria i convocar la reuni.

5.1. Escollir el millor moment.
La convocatria sha de denviar amb temps suficient per els assistents han de preparar la reuni, per
tampoc excessiu. Aix dependr dels propis assistents, del tema que es vulgui tractar a la reuni, etc.
Al principi del curs parlvem de la definici de reuni com dun element dintercanvi dinformaci i de
participaci. Aix mai es pot oblidar, ja que daltra manera es convertiria en una conversa de caf. Es pot
preparar una reuni seguint tots els passos duna manera ortodoxa que, si les persones que han estat
convocades no est concentrades, ser un fracs.
Per evitar aquest risc, cal triar el millor moment psquic i anmic dels assistents. Definir-lo de manera
exacta s una tasca impossible daplicar a cada un dels participants, per s que hi ha alguns detalls que
es poden indicar amb carcter general respecte a la inconvenincia de celebrar una reuni: divendres a la
tarda, dilluns al mat, desprs de dinar, etc.
No hi ha dubte que hem dassegurar lassistncia, per aix hem denviar la convocatria amb temps per tal
que els participants reservin la data. No est de ms que confirmin lassistncia, ja que daquesta manera
sabrem amb antelaci quants hi aniran i aix puguem preparar la sala, el material, etc., adequadament.
Cal evitar les anomenades reunions sorpresa, llevat que el tema sigui molt urgent. Aquest tipus de reunions
trenquen molt el ritme de treball i poden provocar moltes absncies.
Curs: 68
Preparar la reuni

5.2. Els horaris
Respecte a aquest punt donarem una srie dindicacions generals:
El millor moment s quan hi ha el major rendiment, que en la majoria de les persones s de 9 a 13.
Una manera de determinar lhora de comenament s anant cap enrere, s a dir calculant lhora de
finalitzaci, que ha de coincidir amb els trams habituals de descans general (13 h, 15 h, 17h).
Hem de ser puntuals a lhora de comenament, encara que es determini un perode de cortesia, allargar-lo
s una falta de consideraci per a aquells que han arribat puntuals, i dalguna manera estarem reforant la
conducta als que arriben tard. Tamb s molt important acabar amb puntualitat.
La importncia de marcar un horari ve determinada per ls dels temps. En una reuni participativa hem
destablir uns torns dintervenci que siguin equilibrats. Aqu incideix de manera important la figura del
director que, com a moderador socupar de que aix es porti a terme. No sha doblidar que quan
demanem la participaci de les persones, els que no tinguin oportunitat dexpressar-se i de mostrar els
seus punts de vista els pot generar frustraci.
"El temps s or", deien els antics. En una reuni el temps s eficcia i la manca daquest esdev un cost
per a lempresa.
Curs: 68
Preparar la reuni

5.3. La collocaci de les cadires.
s important el lloc on situeu o colloqueu als participants duna reuni.
Dependr directament de lobjectiu (aqu tornem a veure la importncia de la seva planificaci), dels rols
que adopti cada persona i del director de la reuni.
La collocaci est directament relacionada amb el tipus de reuni.
a) Informal: en aquest tipus de reunions est recomanat una taula rodona en la qual tots poden seure com
iguals.
b) Molts assistents: sacostuma a celebrar en una sala gran, en files, davant del president.
c) Negociaci: si s possible en una reuni de negociaci o confrontaci s preferible disposar duna taula
rectangular amb les dues parts enfrontades i un president neutral al centre dun dels costats.
d) Jerarquitzaci: per reforar la jerarquitzaci, el president es colloca a la capalera de la taula.
Els participants pateixen la influncia directa de la persona que tenen al costat, per aix separarem les
que siguin molt semblants o molt antagniques, per polaritzar les opinions.
Cal mantenir el contacte visual amb el propi equip per indicar-li el segent pas, per el que en general
aconsellen sn les taules rodones enfront de les altres.
Ens preguntarem qui ha de mantenir contacte visual amb qui i disposarem els seients en funci.
Curs: 68
Preparar la reuni
Collocaci
Jerarquitzaci
Informal
Collocaci
Molts assistents
Curs: 68
Negociaci
Preparar la reuni
6. Organitzaci del material

Quan hem fet la introducci del mdul hem assenyalat la importncia de la preparaci del material:
-Taula: les disposicions ms habituals sn en U, V, circular o semicircular.
-Quaderns i llapis: que ens serviran perqu els assistents prenguin notes sobre els temes que sestan
tractant.
-Aigua: s bastant til, sobretot per als que han de fer intervencions. Tamb evita que sabsentin per beure.
-Aparells de vdeos i transparncies: sn molt tils per centrar latenci dels assistents com a suport a les
intervencions. s convenient provar-los abans i tenir preparats recanvis. Tanmateix, si hi ha algun error, no
shan de perdre els nervis.
-CD's, transparncies, documents, etc.: cal revisar el material que sha de lliurar per evitar errors
ortogrfics, dimpressi, que hi hagi un nombre suficient. No ha de quedar cap assistent sense el seu
material, primer perqu li impedim seguir la reuni amb eficcia i segon perqu pot resultar una falta de
consideraci. Una soluci s enviar la documentaci abans de celebrar la reuni.
-Telfon: nevitarem les interrupcions. Es pot pregar als assistents que el posin en mode silenci, tal i com
far el director.
Curs: 68
Preparar la reuni
7. La sala
Lambient fsic, el lloc on es realitza la reuni i les condicions materials, influeix positivament o
negativament en la determinaci de latmosfera i dinmica grupal i, per tant, en la productivitat i eficcia
de les reunions. Aquest ambient fsic s configurat per la grandria i forma del local en relaci al
nombre de participants, la disposici dels seients, la illuminaci, la ventilaci, etc. Vegem alguns
daquests factors condicionants:
La dimensi del local en relaci amb la mida del grup condiciona la forma docupar lespai i incideix en
les conductes i actituds individuals i grupals. Com s obvi, cal que hi hagi una adequaci entre les
dimensions del local i la mida del grup:
Es poden plantejar dues situacions:
a) El local s massa gran. Els assistents tenen la sensaci de "perdres" i es projecta un ambient
dallament. A ms si la distncia fsica s gran, es redueix la comunicaci i la participaci.
b) El cas contrari s el de la sala petita, on la gent se sent apinyada, els participants estan ms
preocupats de la seva incomoditat fsica que de seguir la reuni amb atenci.
s important, com sha assenyalat, la climatitzaci. Massa calor o fred dispersa la concentraci i pot
tirar per terra la reuni.
Curs: 68
Preparar la reuni
8. Lentorn i les relacions interpersonals

Quan un grup de persones es troba i treballa juntes, ja no es comporten noms com a unitats individuals,
sin que responen com un tot collectiu a latmosfera grupal prevalent.
En els grups amb una atmosfera clida, permissiva, amistosa, democrtica, sembla haver-hi major
activaci per treballar i major satisfacci, i els individus i el grup sn ms productius.
A ms hi ha menys descontentament, menys frustraci, menys agressi. Hi ha menys companyonia,
cordialitat, cooperaci i "sentiment de nosaltres". Tamb sembla haver-hi ms pensament individual, menys
facultat creadora i menor motivaci.
s important per part del director de la reuni que abans de comenar-la totes les persones que han estat
convocades es troben en la situaci, tant fsica com psicolgicament de collaborar de manera activa en el
desenvolupament daquesta. No oblidem que la reuni t un objectiu concret, i que la seva consecuci
dependr de la collaboraci de tots i cadascun dels participants.
Curs: 68
Preparar la reuni
9. Aspectes a tenir cura pels assistents.

En qualsevol reuni s el president qui ha de planificar tots els detalls que shan plantejant en aquesta
unitat. Per tamb els assistents tenen tamb unes pautes dactuaci.
El primer que han de fer s analitzar com han estat convocats per ser ms productius a lhora de preparar
els documents, els objectius i el paper que hi ha de desenvolupar.
Com assistents tamb tenen una srie dobjectius posats en aquesta reuni. Reunir informes pertinents
dels altres assistents per aconseguir un enfocament adequat a aquests objectius.
Han de procurar anar a la reuni amb el pensament clar i obert a escoltar activament i contrastar altres
idees i opinions a ms de la seva.
Curs: 68
Preparar la reuni
Resum
Ja hem arribat al final daquest mdul. Ara us presentarem un petit resum.
OBJECTIUS
AGENDA
ELS ASISTENTS
Curs: 68
Clars i definits abans de la reuni.

Esquema detallat de la discussi.
Redacci clara i resumida de
lagenda.
Enviament de la convocatria amb
suficient antelaci.
Horari adequat, amb descansos
oportuns.
Es collocaran en un lloc convenient.
Sels proveir de tot el necessari per
tal que portin la reuni activament.
Preparar la reuni
Exercici 1
Presentem aquest enlla:
http://www.youtube.com/watch?v=QOc8YSzouFs&feature=related
Shi analitzen els diferents aspectes i elements que shan vist al llarg daquest captol, fonamentat en
lorganitzaci de reunions.
Observal amb atenci i contesta a aquestes preguntes:

1. Sha de valorar la necessitat de realitzar les reunions?
2. Quines sn les reunions ms freqents?
3. Sha de tenir present lagenda dels assistents?
4. Per qu s til una reuni enmig de la setmana?
5. Per a qu sutilitzen els descansos?
Curs: 68
Preparar la reuni
Soluci exercici 1
Presentem aquest enlla:
http://www.youtube.com/watch?v=QOc8YSzouFs&feature=related
Shi analitzen els diferents aspectes i elements que shan vist al llarg daquest captol, fonamentat en
lorganitzaci de reunions.
Observal amb atenci i contesta a aquestes preguntes:

1. Sha de valorar la necessitat de realitzar les reunions? S, evitem reunionitis
2. Quines sn les reunions ms freqents? Les de soluci de problemes, les destratgies i les dacords.
3. Sha de tenir present lagenda dels assistents? S, per adequar el millor moment.
4. Per qu s til una reuni al mig de la setmana? Per veure el desenvolupament del treball
5. Per a qu sutilitzen els descansos? Sevita la distracci i augmenta la concentraci
Curs: 68
Curso de Ejemplo
Nom del Mdul
Curs:
68
Mdul:

Competncies:
Curs: N
Nom curs
Presentaci
En aquest recurs 5, veurem com desenvoluparem les reunions. Primer veurem el comportament que ha
dadoptar la persona encarregada de dirigir la reuni: com controlar els assistents, com resoldre situacions
problemtiques, iniciar i tancar una reuni.
Presentarem alguns defectes tpics dels directors de reunions que cal esforar-se per cuidar.
Veurem mtodes que ens poden ajudar a manejar les sessions. Finalment, examinarem el comportament
dassistents i participants.
Curs:
68
Objectius
Conixer els recursos per desenvolupar una reuni, analitzant el paper del director o president i dels
assistents, aix com els recursos davant les situacions difcils que es poden presenta al llarg de la sessi.
Curs:
68
ndex
1. El paper del president de la reuni.
2. Resoldre situacions difcils.
3. Linici de la reuni.
4. Cloenda de la reuni.
5. Soluci de dificultats.
6. Mtodes de presa de decisions en grup.
7. Defectes tpics del director president.
8. El rol dels assistents.
9. Sobre la forma de discutir o dialogar.
Resum
Curs:
68

Qualsevol reuni, del tipus que sigui, necessita ser ben dirigida si es volen obtenir els resultats buscats.
El president t lautoritat de dirigir la reuni i s el responsable de fer complir els reglaments que
regulen la reuni, de mantenir lordre i que sacabi amb xit.
Entre les tasques i funcions del president concretarem:
a) Estimular la discussi.
Convidant als participants a debatre, equilibrant la participaci, facilitant les intervencions dels
assistents, assegurant la comprensi i controlant-ne el ritme.
b) Convidar als participants a contribuir:
Per aconseguir-ho s convenient plantejar preguntes, demanar idees i animar a desenvolupar.
Les preguntes han de dirigir-se al grup en general, amb claredat, estar adaptades al nivell dels
participants, ser concretes i orientades cap a fets, en lloc de plantejar opinions o percepcions
personals. I han destar formulades de manera que estimulin laparici de respostes.
c) Facilitar i equilibrar la participaci.
Sha de prestar atenci a totes les idees, valorar-les i mostrar la seva utilitat. En alguns casos cal
demanar lopini de les persones que romanen en silenci o reduir les intervencions de persones
que acaparen ls de la paraula.
d) Assegurar la comprensi:
Resumir, demanar informaci addicional, verificar mitjanant la retroalimentaci que sest
entenent i estar atent a ls de sigles i / o termes de difcil comprensi, assegurant-se que el
missatge arriba a tots sense distorsions, reduint, daquesta manera, les possibles interpretacions
subjectives.
Curs:
68

e) Controlar el ritme de la reuni:
Una reuni amb un ritme molt lent desmotiva als assistents, limitant les seves intervencions i un
ritme massa rpid pot provocar excitacions d'nim que no sn gens desitjables. En ambds casos
caldr anar a preguntes reflexives, resums, preguntes de respostes rpides i fins i tot fer un temps
mort per aconseguir el ritme desitjat. Hi ha tcnica de dinmica de grup molt interessants daplicar
per a aquests casos.
f) Centrar el grup:
Sha de centrar el tema, prendre notes, fer resums parcials, estimular la responsabilitat de tots de
respectar lagenda. La necessitat de mantenir el grup centrat s bvia, encara que el veritable
desafiament s utilitzar les habilitats en el moment oport, sense trencar la cohesi grupal.
1. Centrar el tema, estant alerta i assegurant-se que lexposici s rellevant, recordant els objectius
i el temps disponible. Sajornaran altres temes, que encara que relacionats no sn objecte de
discussi.
2. Prendre notes serveix dajuda per registrar idees i aportacions del grup, estimular els participants
a centrar-se en lobjectiu i a cenyir-se al temps disponible, ajudar a aclarir i confirmar les
decisions que es vagin prenent.
3. Fer resums parcials, com a eina per evitar les prdues dinformaci, centrant el tema i fent pals
el progrs de la reuni.
4. Centrar el grup, que servir dajuda al director amb les seves aportacions, clares i breus i
verificant i resumint les idees dels altres.
Curs:
68
2. Resoluci de situacions difcils

El director o president ha destar atent per intervenir i reconduir la reuni en el cas que aquesta entri en un
carrer sense sortida.
En el transcurs duna reuni es poden generar situacions que, si no sn tractades, esdevenen un obstacle
per al curs de la discussi o dificulten la consecuci dels objectius:
Les converses paralleles que suposin una interrupci en el ritme de la discussi i dificulten lescolta dels
assistents han de ser eliminades.
Per aix sha de fer una pausa i mirar directament als conversadors. Ressaltarem la importncia de
practicar lescolta i van emfatitzarem els beneficis que hi hagi una sola persona parlant a la vegada.
Igualment shan de controlar les divagacions que descentren el tema.
Una tcnica per tornar a centrar el tema pot ser fer una pausa, moment en qu el president comprova fins
a quin punt sest entenent lexposici, procurant no interrompre. Es preguntar al grup i es reconduir la
discussi a lobjectiu, recordant la necessitat de cenyir-se a lagenda.
s fonamental el control dels comportament agressius dels participants que expressen les seves opinions
de manera enrgica, intimidant als altres o b llanant atacs personals.
Cal remarcar la importncia de les contribucions constructives. Prescindir de les opinions i centrar la
discussi de les dades objectives.
Recrrer al grup, demanant informaci per tal dimplicar-los.
Davant la falta dinters i passivitat del grup, el director ha de proposar preguntes senzilles que provoquin
respostes.
Cal saber manejar els silencis del grup i no tractar-los amb una actuaci extempornia.
Curs:
68
2. Resoluci de situacions difcils.

De vegades el grup sevadeix quan senfronta a problemes delicats, com a reacci de defensa per evitar
ser jutjat o arribar a una conclusions equivocades. En aquest cas el director, un cop determinat lobstacle,
haur de proposar un estudi, no per abordar-lo, sin per conixer les causes que porten a voler deixar de
costat.
ANIMAR
CONTROLAR
CENTRAR
CONTRIBUIR
Curs:
68
3. Inici de la reuni.
Lxit o fracs dun reuni es pot jutjar en els deu o quinze minuts inicials. La manera com el president o
director presenta el tema, el temps durant el qual parla, la manera com parla, com es dirigeix als
participants i les altres qestions que hem tingut locasi danalitzar, sn factors que contribueixen a una o
mala resoluci de la reuni.
Per aix s necessari dur a terme un procs:
Crear una bona

disposici per al
treball.
Curs:
68
Procurar un
trnsit real
entre no ser/ i
ser-hi a la
reuni
Motivar prou per

implantar una
voluntat de
treball
3. Linici de la reuni.
A lhora diniciar una reuni el president o director ha de tenir en compte els objectius segents :
Crear un clima de confiana per facilitar lespontanetat i fomentar la participaci, per aix s important
una introducci relaxada i amena.
Presentar als participants, si aquests no es coneixen. De vegades soblida aquest punt. s important
apuntar per qu han estat convocats.
Presentar el tema: fer una petita introducci indicant de qu es parlar, per qu, com afecta el grup i
quins sn els problemes plantejats.
Fixar els objectius que cal aconseguir: recordar i aclarir-los si s necessari.
Exposar lordre del dia, amb els continguts i lordre amb qu shan dabordar. En alguna ocasi es pot
modificar lordre dels punts a tractar si el president ho considera oport amb el vistiplau dels assistents i
per tal dagilitzar la reuni.
Definir el mtode de treball i les regles del joc. Es tracta dacordar des del primer moment com es
comportar el grup, quines actituds sn les adequades i quines no sn desitjades, com hi intervindran i
de quina manera es prendran decisions.
Fixar el temps disponible, recordant els temps parcials de cada intervenci.
Curs:
68
4. Cloenda de la reuni.
A continuaci veurem qu es fa per tancar una reuni.
Finalitzar les reunions precipitadament donen una gran sensaci dineficcia i que no ha tingut cap valor ni
resultat.
Per aix hem dencaminar el tancament, orientant la reuni cap a lobtenci dels acords finals. Aix es pot
aconseguir sintetitzant les idees que han anat sorgint, ressaltant els punts dacord, el que permet anar
detectant les oportunitats de consens.
Una bona sntesi es caracteritza pels segents:
Brevetat: no ha dexcedir de deu minuts, ja que es pot perdre latenci dels assistents.
Concisi: ha de contenir els punts principals.
Estructuraci: el fet de donar voltes al voltant de les mateixes idees constantment ocasiona un bucle
sense cap finalitat.
Neutralitat: sha de fugir dels comentaris personals i hem devitar afegir-hi comentaris subjectius.
Curs:
68
5. Soluci de dificultats.
Durant el transcurs de les reunions es poden generar situacions que, si no sn tractades, arriben a
obstaculitzar el desenvolupament normal de la reuni, el curs de la discussi i dificulten la consecuci
dels objectius.
Afavorir la relaxaci mitjanant una pausa ms llarga.
Quan el cansament es fa patent

Davant enfrontaments
subgrups
personals
En situacions delicades
Quan es fan aportacions fora de lloc.

Quan sobserven distraccions
Curs:
68
Ser dur per evitar els enfrontaments personals, garantir l's de la

paraula i mantenir la discussi dins dels horaris previstos.
Tenir pacincia i habilitat per fer aclariments, fer una crida a la
calma, suggerir que la qesti shauria de discutir fora de la
reuni, anunciar i portar a terme una pausa.
Ajustar a lordre del dia i recollir aportacions per a futures accions.
Plantejar si cal una pausa, fer preguntes, variar el to de veu,
apropar-se ms a les persones distretes i introduir-hi ancdotes.
Quan la reuni es paralitza i no avana
Preguntar als ms competents, aportar nous punts de vista fer

una pausa i convocar una nova reuni si cal.
Quan es donen comentaris abstractes
Es demana a la persona que laclareixi.
Davant la prdua del grup.
Es realitza una pausa.
6. Mtodes de presa de decisions en grup.

Aquests mtodes que a continuaci exposem sn molt tils per a les reunions.
Treballs en
subgrups:
Quan hi ha molts participants o un punt de lagenda s molt complex. Cada

subgrup realitza una part.
Discussi verbal
Els participants intercanvien idees i aporten les possibles causes i solucions.

s ms efica si els participants van prenent notes per escrit.
Mtode
X.3.5.
generaci didees
Cada participant escriu 3 idees durant 5 minuts. Es dna el paper a la

persona que es troba a lesquerra que completar amb les seves idees durant
uns altres 5 minuts. (X s el nombre de participants).
Discussi verbal amb

ajudes visuals:
Com lanterior, per amb suports visuals, que permeten major claredat,
accentuar els punts clau i resumir amb ms facilitat . (*)
Mtode de tempesta
Que ja sha descrit en mduls anteriors, per que pot abordar des de la
simple generaci didees, sense emetre judicis, quan hi ha prou sefectua un
examen crtic aplicant criteris definits prviament.
(*) Lajuda visual ms com s el Panell de Suport en qu :

- El moderador escriu una idea en una targeta que va posant en el panell, o b sn els participants els
que escriuen a les targetes i desprs el moderador les colloca.
Curs:
68
7. Defectes tpics del director/ president.

Comentarem ara els defectes que, com a directors, acostumen a cometre i cal evitar.
Ser lltim en arribar: hem de ser puntuals pel que fa als assistents.
Imposar per sobre de tot una agenda de temes a tractar: lagenda s important perqu estructura i guia la
discussi, per tamb ha de tenir suficient flexibilitat per permetre la participaci dels assistents.
Permetre que alg intimidi a un altre: aquest s un dels defectes ms incmodes, ja que pot provocar una
situaci de malestar entre els participants que es prolongui ms enll de la mera reuni.
Demorar en excs el comenament de la reuni, no sha doblidar el cost que suposa la reuni per tant
lhem de ajustar el ms possible a lagenda, sense cap demora.
Parlar massa o permetre que alg ho faci; hem devitar que els temes sallarguin innecessriament.
Renyar als participants o dir que estan actuant malament: noms sha de corregir quan interfereixen
realment en el desenvolupament de la reuni.
Permetre que la reuni transcorri ms enll del que sha acordat, no sha doblidar els costos que suposa
una reuni, per la qual cosa ens hem dajustar el mxim possible a lagenda, sense cap tardana.
Permetre que una reuni acabi sense conclusions, les conclusions sn necessries per assegurar-nos que
ha quedat tot clar i per poder elaborar lacta i el seguiment posterior.
Curs:
68
8. El rol dels assistents.

Durant els mduls anteriors sha estat parlant dels assistents, de la seva convocatria i de la seva
participaci, per: quina ha de ser la seva aportaci?
Una srie de conductes poden contribuir a que expressin la seva opini, fer-se escoltar i respectar en
relaci amb els altres assistents.
Actituds:
Si sembla confiat, els altres el consideraran com a tal; si sent la credibilitat dels altres, la confiana
augmenta.
Parlar amb claredat, en el moment just, sabent escollir les paraules i fent s dun to de veu pausat.
Cuidar el nostre aspecte, que ha de ser el ms professional possible, i reflecteix respecte. Escollir el
vestuari en funci del tipus de reuni.
El carcter de la nostra participaci depn del nombre dassistents. Si s poc nombrosa, es pot
interrompre per expressar-se, per sempre amb la seguretat que la intervenci s pertinent, interessant i
necessria, si la reuni s nombrosa, hem de demanar la paraula a un moderador, per mitj del llenguatge
corporal (aixecant la m, per exemple).
Curs:
68
9. Sobre la forma de discutir o dialogar.

Una reuni, per la seva prpia naturalesa s abans que res discussi i dileg. Ms ben dit, una reuni s
una discussi dialogant, ja que existeix una comunicaci bidireccional (comunicar un, i rebre la
comunicaci altre).
Ara b, conv assenyalar que un dels obstacles per aconseguir el dileg autntic s confondre un
desacord amb una agressi personal. Quan una discussi es redueix a una venjana o mtues lloances,
aquesta forma de procedir no ajuda a la resoluci de problemes.
- Laplicaci del mtode analtic en les reunions de treball.
Les reunions de treball, com ja sha dit, tenen per finalitat ladopci de decisions i / o la soluci de
problemes. Del que es tracta s de trobar, i utilitzar tcniques per assolir les finalitats de la manera ms
efectiva. Entre les diferents tcniques utilitzables, lanomenat "mtode analtic" sembla ser, el millor
procediment per que les reunions siguin participatives, productives i gratificants.
El mtode analtic a la realitzaci de reunions de treball, distingint cinc fases o moments:
1- Definici del problema.
2- Anlisis del problema.
3- Elaboraci de solucions.
4- Presa de decisions, selecci de una soluci.
5- Programa dacci.
Curs:
68
Resum
B, hem arribat al final del mdul 5. A continuaci farem un petit resum.
Com a director de la reuni hi ha aspectes que cal tenir en compte per al benefici daquesta:
-Les funcions seran: estimular la discussi, centrar al grup i resoldre problemes.
-Ha de prestar especial atenci a linici i tancament de la reuni, aquest final ha de ser, breu, concs,
estructurat i neutral.
-Conixer els problemes que es poden plantejar i estar preparats per solucionar.
-A ms, si el president coneix els errors que es poden produir, hi ha la possibilitat danticipaci.
-La possibilitat daplicar una srie de mtodes que ens poden servir per dur a terme la reuni.
Treball en subgrups.
Discussi verbal.
Mtode X.3.5.
Discussi verbal amb ajudants visuals
Mtode de tempesta didees
En aquest enlla es pot veure un bon resum del que sha dit:
http://www.youtube.com/watch?v=dhvv88Z7SaM&feature=related
Curs:
68
Exercici 1.
Relacionar problema i soluci
Tenir pacincia i habilitat per fer aclariments, feu una

crida a la calma, suggerir que la qesti es discuteixi fora
de la reuni, anunciar i portar a terme una pausa.
Quan el cansament es fa patent
Afavorir la relaxaci per mitj duna pausa ms llarga.
Davant enfrontaments personals o subgrups
Ser dur per evitar els enfrontaments personals, garantir

ls de la paraula i mantenir la discussi dins dels horaris
previstos.
Quan es fan aportacions fora de lloc
Ajustar a lordre del dia i recollir aportacions per a

futures accions.
Es demana a la persona que ho aclareixi.
Preguntar als ms competents, aportar nous punts de

vista fer una pausa i convocar una nova reuni si cal.
Plantejar si cal una pausa, fer preguntes, variar el to de

veu, apropar-se ms a les persones distretes i introduir
ancdotes. Es pot realitzar una pausa.
Davant la prdua del grup

Curs:
68
Exercici 2
Has estat escollit director duna reuni. Davant els diferents passos que et plantegem, has daportar els
plantejaments dacord amb el que has aprs en aquest mdul. Aquesta prova s oberta, de manera que
les solucions que et donarem han de coincidir amb el teu concepte, encara que no ha de ser exacta amb
les paraules.
1. Hi ha dues persones que, mentre una tercera est parlant, xiuxiuegen entre si.
2. La reuni sha paralitzat, no avana.
3. Hi ha molts participants i lagenda s molt complexa.
4. Els assistents comencen a cansar-se, sels nota inquiets.
5. Un assistent fa una aportaci que est fora de lordre del dia.
Curs:
68
Propicia la relaxaci fent una pausa ms llarga.
Soluci exercici 1.
Se dur per evitar els enfrontaments personals, garantir
ls de la paraula i mantenir la discussi dins dels
horaris previstos
Relaciona el problema amb la soluci

Quan el cansament de fa patent
Davant enfrontaments personals o subgrups
Quan es fan aportacions fora de lloc.
Tenir pacincia i habilitat per fer aclariments, cridar a la

calma, suggerir que la qesti es discuteixi fora de la
reuni, anunciar i dur a terme una pausa.
Ajustar-se a lordre del dia i recollir aportacions per a
futures accions.
Plantejar si cal una pausa, fer preguntes, variar el to de
veu, apropar-se ms a les persones distretes i introduir
ancdotes.
Preguntar als ms competents, aportar nous punts de

vista fer una pausa i convocar una nova reuni si cal.

Es demana a la persona que ho aclareixi.
Davant la prdua del grup.
Es fa una pausa.
Curs:
68
Soluci exercici 2
Has estat escollit director duna reuni. Davant els diferents passos que et plantegem, has daportar els
plantejaments dacord amb el que has aprs en aquest mdul. Aquesta prova s oberta, de manera que les
solucions que et donarem han de coincidir amb el teu concepte, encara que no ha de ser exacta amb les
paraules.
1.Hi ha dues persones que, mentre una tercera est parlant, xiuxiuegen entre si.
Fer una pausa i mirar directament als conversadors. Ressaltarem la importncia de practicar
lescolta i emfatitzarem els beneficis que hi hagi una sola persona parlant a la vegada.
2. La reuni sha paralitzat, no avana.
Preguntar als ms competents, aportar nous punts de vista, fer una pausa i convocar una
nova reuni si cal.
3. Hi ha molts participants i lagenda s molt complexa.
Treballar amb la tcnica de subgrups
4. Els assistents comencen a cansar-se, sels nota inquiets.
Fer una pausa. A la tornada, centrar el tema amb un petit resum.
5. Un assistent fa una aportaci que est fora de lordre del dia.
Es recull, per se li diu que no s el moment de tractar-la.
Curs:
68
Curso de Ejemplo
Nom del Mdul
Curs:
68
Tcniques de gesti administrativa: Preparaci

de reunions, actes protocollaris i
Mdul:
Tancament i seguiment de la reuni
Competncies:
Curs: N
Nom curs
Presentaci
El treball en una reuni no acaba quan els assistents sacomiaden. Recordem que la reuni no t una fi en
si mateixa, sin que es fa per un objectiu concret. Per aix, el director de la reuni ha de fer-ne una
valoraci mitjanant lemplenament de lacta, aix com un seguiment posterior dels plans dacci que
shagin acordat.
Curs:
68
Objectius
Dur a terme les accions necessries per a un "bon" tancament de reuni aix com conixer les activitats
posteriors que shan de realitzar, amb la finalitat dacabar el procs duna reuni adequada i efica.
En aquesta unitat, que s lultima, es presentar tamb un resum de tot el que sha exposat.
Curs:
68
ndex
1- Concloure la reuni
2- Cm avaluar la reuni?
3- Desprs de la reuni
4- Factors que contribueixen a la reunionitis
5- Les actes
6- Tcnica de treball grupal
Resum
Curs:
68
1. Concloure la reuni
Tota reuni cal acabar-la. No nhi ha prou amb "deixar-la morir", com passa amb freqncia. Seria ideal
que s'acabs complint lhora acordada i deixar uns minuts per al canvi dimpressions o per parlar dall que
sorgeixi espontniament. Cal evitar que la gent fugi precipitadament "perqu sha fet massa tard" o per qu
hi ha una desbandada progressiva. No havem determinat un horari? A ms, en moltes ocasions, es pot
aprofitar per programar futures reunions, amb data i hora,
Tot seguit passem a veure el tancament.
-En el nostre ordre del dia hem situat un punt que s "assumptes diversos", que t com a objectiu tractar
aquells assumptes que no shavien previst abans. Per qu passa si un participant aprofita per incloure
temes controvertits o inesperats? El director t la capacitat de decisi. Pot incorporar-los a la discussi o
ajornar-los fins a la propera reuni.
- Hem de resumir els acords i per fer-ho recapitularem cada decisi presa i recordarem el responsable de
dur-la a terme. Al resum tamb destacarem qualsevol tema que requereixi una discussi de cara a la
segent reuni.
-Fixar data i hora de la propera reuni si es considera necessria, com abans sha apuntat, tot i que
sincloguin en la convocatria pertinent.
-s un bonic detall de cortesia agrair als assistents la seva participaci i, a ms, estimula la seva
assistncia i participaci futura.
Curs:
68
2. Com avaluar la reuni?

Les avaluacions de les reunions tenen com a objectiu conixer el grau de maduresa que com a grup han
tingut els assistents. Poden ser per escrit, mitjanant un qestionari en el qual preguntem lopini als
assistents sobre els diferents aspectes: direcci, temes, intervencions, objectiu, etc. O simplement, en
aquests minuts finals, fer una petita ronda dintervencions.
Quan lavaluaci est ben feta contribueix a:
-A conixer i prendre conscincia del que passa a les reunions que se celebren peridicament o de la que
en particular sest avaluant.
-A avanar com a grup .
-A resoldre conflictes, sense prdues de persones (en tant que membres) i sense frustracions i
ressentiments.
s important recordar: per avaluar duna manera correcta el grup hi ha destar dacord, sin de res ens
servir, encara que sutilitzin procediments tcnics adequats.
Curs:
68
3. Desprs de la reuni.
Ha quedat prou clar que la reuni no s una fi en si mateixa. Tota la resta s instrumental: les reunions es
fan per alguna cosa, a tota reuni ha de provocar determinats efectes o resultats.
All que s essencial s que es porti a la prctica all que sha acordat . Aquesta s una de les grans
deficincies de les reunions tradicionals: la dificultat de concretar el que es decideix. Es prenen decisions,
es creu que es vol fer per no es porten a la prctica.
B, doncs a part de dur a terme els acords, tamb caldr:
-Aprovar lacta, si s necessari.
-Assegurar-nos que es realitzi el seguiment de les mesures acordades.
-Rebre informaci sobre la marxa de les decisions preses durant la reuni i informar els altres participants.
-Encoratjar als participants perqu expressin assumptes que vulguin tractar en reunions posteriors.
-Fixar lordre del dia de la segent reuni, incloent temes que no han sorgit en aquesta, que shan passat
per alt o no shan tractat.
Curs:
68
4.Factors que contribueixen a la reunionitis.

Si sest davant una situaci de fracs de la reuni sha de preguntar per qu. Segurament la causa s
deguda a una situaci que ha sorgit en les anteriors etapes. El segent ha de servir dexemple:
- ABANS DE LA REUNI.
- No sha preparat lordre del dia, no se sap el propsit de la reuni, ni lobjectiu .
- En la convocatria no apareixen explicacions clares .
- No hi ha preparaci de les intervencions, es confia en lespontanetat.
- No sha proporcionat material previ, ni documentaci sobre la qual sha de discutir.
- No es fa s del lloc apropiat (sorolls, llum escassa, cadires incmodes)
- DURANT LA REUNI.
- Els participants no saben concretar, es desvia del tema, parlen massa .
- Els membres no tenen capacitat de dileg, amb falta dobertura per acceptar criteris diferents, no
hi ha acords, es produeixen tensions.
- Falta de disciplina, no es respecta el director, ni els torns de paraules.
- Es barregen els diferents punts de lordre del dia.
- Les intervencions no es relacionen amb el tema que sest tractant.
- Alguns assistents es retarden, tornant sobre temes ja resolts.
- Mal exercici del director (massa rgid, dna judicis de valor).
- DESPRS DE LA REUNI
- Les propostes realitzades no es tradueixen en accions.
Curs:
68
5. Les actes.
5.1. Estructura.
Sn documents que reflecteixen qestions principals que shan abordat i les principals caracterstiques sn:
brevetat, claredat, concisi, estructuraci i neutralitat.
La brevetat s important, ja que t que reflecteix all que s substancial, si pot ser, en una sola pgina.
s elaborat pel secretari, que s un dels membres o una persona externa al grup que s nomenada amb
aquesta finalitat. En les reunions regulars s convenient que sigui rotatori.
Els aspectes que es recullen sn els segents amb una estructura determinada:
1- ENCAPALAMENT
Ttol, amb el nom que sha donat a la reuni.
Dades generals, especificant el dia, hora i lloc.
Relaci dels assistents, en qu consta el nom i cognoms de cada un dells i la dada formal que es
consideri significatiu com a membre del grup. En aquesta relaci es diferenciaran especficament el
secretari, que ja hem dit s qui elabora lacta, i el president.
Es relacionaran tamb els absents.
2- COS
Ordre del dia, que apareix per separat, per adjunt i es pot es pot trobar fcilment; aquest s crucial ja
que sindica el contingut de la reuni, contingut que prviament ha estat conegut pels assistents, per
tant, sestableix un ordre numric dels temes. En el primer punt si s la primera reuni es pot tractar
dun contingut dinformaci de la prpia convocatria o de presentaci dels assistents, en la resta de
casos sempre ser "lectura i aprovaci, si escau, lacta de la sessi anterior". Tot seguit sestableixen
els segents punts de lordre del dia, tant com temes que saborden i es finalitza amb un ltim punt que
ha de ser "precs i preguntes".
Curs:
68
5. Les actes.
5.1. Estructura
Redacci especfica del contingut de la reuni. Es realitza atenent escrupolosament lordre del dia i
conservant la numeraci del mateix, de manera que si una persona noms est interessada en el tercer
punt de lordre del dia pugui trobar sense haver de llegir tot lacta. En el cas que algun
punt de lordre del dia no es tracti, es mantindr a lespai corresponent, indicant que no ser abordat i les
raons pertinents.
Finalitzaci. Sutilitza una frmula "sense ms assumptes que tractar es dna per finalitzada la sessi",
indicant lhora. Aquesta frase es modificar quan la reuni finalitza sense haver abordat tots els temes de
lordre del dia per manca de temps, quan el treball proposat queda pendent, en aquest cas es podr dir que
es posposa la sessi o frases similars.
3. PEU
Signatura del secretari i, si sescau, davaluaci, president o similar que suposa la validaci de lescrit per
part daquestes dues persones, a lespera que en la segent reuni la resta del grup aprovi all que sha
ressenyat.
Adjuntem un model dacta.
Curs:
68
6. Tcniques de treball grupal.

En aquest ltim captol sadjunten una srie de tcniques que poden ser dutilitat per a un director de reuni
a lhora de dur-les a terme de manera efica.
Sadjunta en aquest vincle del document Tcniques de treball grupal
Curs:
68
Resum
Enhorabona! Heu acabat el mdul 6. En aquesta unitat hem vist la importncia del tancament de la reuni,
el seu seguiment per aconseguir que siguin efectius els acords i la redacci de lacta. Et resumim el procs
de reuni en tres fases.
ABANS
Tenir a punt les actes de reuni anteriors
Preparar i distribuir la informaci necessria per a la
reuni
Tenir cura que es conegui la data i hora de la reuni
(carta, telfon, cartell)
Establir lordre del dia consultant a tots els membres
Contactar amb possibles persones convidades
Preparar el lloc de reuni
DURANT
Assistir i prendre nota (el / la secretari / a per aixecar acta)
Lectura i aprovaci de lacta anterior
Controlar i distribuir adequadament el temps (secretari)
Tenir els objectius clars
Revertir al grup les preguntes que van dirigides al director
Aplicar les tcniques seleccionades i adaptades
Curs:
68
DESPRS
Redactar lacta de reuni (secretari)
Fer un balan escrit del que va passar
en la reuni.
Comunicar les decisions adoptades a
les persones afectades, la resta de la
organitzaci i al pblic en general.
Aclarir les activitats a realitzar com a
resultat de la reuni.
Exercici 1
Aquesta s un exercici obert, en el que el que importa s que recullis els conceptes, no cal una resposta
literal. Respon a la segent pregunta:
Quines dades han daparixer en una acta?
Curs:
68
Exercici 2
Reflexiona sobre els mostrat en aquest vdeo. Veurs un aspecte molt interessant i creatiu per realitzar les
teves reunions. Tot all que has aprs et quedar molt clar.
www.youtube.com/watch#!v=e1cpx_W-ugQ&feature=related
Desprs de veure el vdeo comenta les conclusions amb els teus companys en el frum.
Curs:
68
Soluci exercici 1.
-Els convocats, que sn les persones que van ser en la reuni. I sha de reflectir aquelles que van ser
convocades i no van acudir.
-Els punts tractats, que normalment coincidiran amb la llista.
-Decisions, incloent-hi aqu les conclusions, els responsables de la seva execuci i la data de fer-la.
-Prximes convocatries.
Curs:
68
Curso de Ejemplo
Nom del Mdul
Curs:
68
Mdul:
Tcniques de gesti administrativa: Preparaci

de reunions, actes protocollaris i
Acte protocollari. Elements
Competncies:
Curs: N
Nom curs
Objectius
Conixer tots els elements que entren en joc quan sorganitza i es porten a terme actes protocollaris tant
de carcter oficial com en empreses privades, vestimenta, prelaci de convidats, etc.
Aix com els tipus dactes en general i la figura de ms alt rang en qualsevol acte que s la presidncia, la
seva definici, presencia, ubicaci, tipus i distinci entre actes oficials i no oficials.
Curs:
68
ndex.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Curs:
Concepte de protocol.
Protocol oficial i dempresa.
Elements del Protocol.
Lexecutiu i la seva imatge.
Els actes dempresa.
Actes protocollaris institucionals.
Lordre de presidncia o prelaci en un acte.
La presidncia.
La presidncia en mbit de la empresa.
68
1. Concepte de protocol (1)

El Protocol es pot definir com el conjunt de normes i disposicions legals vigents que, juntament amb els
usos, costums i tradicions dels pobles, regeix la celebraci dels actes oficials i, en molts casos, la
celebraci dactes de carcter privat que prenen com a referncia totes aquestes disposicions, usos,
tradicions i costums. Per el protocol ha de complementar-se per cobrir totes les necessitats que
requereixen el conjunt dactivitats que tenen lloc quan en els actes oficials es fan una altra srie dactivitats
que shan de regular i organitzar. Les activitats pbliques que realitzen les autoritats i les empreses tenen
ms components que el simple protocol.
La professora Margarita Garca Maneiro, experta en protocol, indica que avui en dia el protocol no s
noms menjar el peix amb lhabilitat dun cirurgi, sin que lacte protocollari comena "des del moment en
qu la secretria despenja el telfon".
Per a la comprensi del que s protocol i, per tant, de la seva extensi als actes organitzats, hem dincloure
altres conceptes. I per aix sorgeixen termes com etiqueta o cerimonial, entre daltres. Etiqueta s "el
cerimonial dels estils, usos i costums que sha de guardar en les cases reials i en actes pblics solemnes"
o b "la cerimnia en la manera de tractar les persones particulars o en actes de la vida privada, a
diferncia de els usos de confiana o familiaritat". I cerimonial s "el conjunt de formalitats per a qualsevol
acte pblic o solemne" i sassenta sobre la slida base del principi jurdic de la igualtat natural dels estats.
Curs:
68
1. Concepte de protocol (2)

Normalment es relaciona lacte protocollari amb un comportament. Per no noms el protocol saplica en
aquest factor. Per exemple, el vestuari s important anar dacord a lesdeveniment social i correctament, la
taula tamb segueix unes regles, ja que projecta la imatge de refinament i educaci de qui convida, de
manera que una bona taula ha de comptar amb una perfecta organitzaci, igual que s important la
manera de comportar-se i saber-se conduir depenent de la situaci social. s a dir, desprs daix podem
diferenciar dos tipus de protocol: aquell que no es regeix per unes regles rgides sin per leducaci i el
bon fer que contribueix a una millor convivncia, i s el que ens ve per costum, i loficial que cont regles
ms cerimonials i establert per decret. Per tamb de vegades el protocol oficial es trenca per un descuit,
com li va succeir a la infanta Elena el dia del seu casament quan va oblidar demanar el consentiment al
seu pare abans de dir S, vull". Altres vegades dna lloc a equvocs: lescriptor Gabriel Garca Mrquez va
ser criticat per anar a recollir el Premi Novell sense la roba exigida, per ell va adduir que la guayabera que
portava s la pea de gala al seu pas.
Hem dit ja que el protocol ve definit per decret o costum per la qual cosa hi ha particularitats
nacionals al voltant del protocol oficial. A Frana els oradors prenen la paraula en lordre invers a la seva
jerarquia, i la personalitat ms important parla en darrer lloc, mentre que a Alemanya o a Espanya passa
tot el contrari. Tamb difereixen els protocols reals dels republicans. A Blgica, el protocol permet que el rei
arribi lltim, que ning abandoni el lloc abans que ell i que a la taula que ocupin sempre es deixin dos llocs
lliures al davant dels sobirans. Per la seva banda, a Frana, mai es mencionen en les recepcions els ttols
nobiliaris.
Curs:
68
2. Protocol oficial i dempresa.

Aquest conjunt de termes, protocol, etiqueta i cerimonial, ens donen les bases fonamentals per a la
preparaci, organitzaci i execuci tant dactes oficials com dactes privats. No obstant aix, quan parlem
de protocol es pot donar per fet que, en molts casos, ens referim a aquests tres termes quan parlem en
general del Protocol (amb lletres majscules). El terme protocol ha absorbit en si mateix les tres
accepcions donades anteriorment i per tant sol ser representatiu de les tres definicions donades amb
anterioritat. Encara que no hem doblidar que cada terme t el seu propi significat i funci.
El prestigis professor i expert en protocol Senyor Vilarrubias defineix el protocol amb dues paraules: s
una cincia i un art. Una cincia que tracta temes referents a la diplomcia, la histria, lherldica, etc. i un
art que tracta de conjugar lharmonia, lesttica, lestil, etc.
Hem de puntualitzar que, en lmbit que ens ocupa, s a dir en lorganitzaci dactes protocollaris a les
empreses, el protocol aconsella, no imposa com si fossin actes oficials de la Corona, el Govern del estats,
comunitats autnomes o corporacions locals.
No obstant aix, les normes de comportament, la urbanitat, les "formes dactuaci, sn necessries tant
dins com fora de lempresa.
En aquest cas el "protocol" a seguir, els ordres de precedncia, les presidncies, etc. sn responsabilitat
dels seus organitzadors que poden "crear" la seva prpia estructura i els seus propis desenvolupaments
per a actes determinats.
Tot acte ha de portar una bona organitzaci, per els seus esquemes no han de donar rigidesa a lacte,
deixant a criteri dels organitzadors fer disposicions que poden ser poc habituals, per que ells puguin
considerar dinters per determinats parmetres
Curs:
68
3. Elements del Protocol.

Com ja sha apuntat, el protocol regeix diverses activitats del comportament, que tenen la seva plasmaci
en lorganitzaci dels actes anomenats protocollaris. Encara que a continuaci definirem els actes segons
siguin de carcter intern o extern a lempresa, no est de ms que avancem els elements que a lhora de
dur a terme lorganitzaci daquests actes, van a determinar la seva realitzaci:
-El tipus dacte.
-La planificaci.
-Els convidats.
-Lorganitzaci de la presidncia.
-Els discursos, etc.
Per no hem doblidar que avui en dia, el protocol sestn a tots els mbits de lempresa i cal que, no
noms en actes revestits de cerimnia, sin tamb en aquelles manifestacions en qu els executius tinguin
protagonisme. Per aix direm que lelement fonamental, el protagonista del protocol empresarial sn els
seus executius, en ser ells els que projecten la imatge de lempresa.
Latenci al protocol s convenient a totes les rees, per es fa indispensable en els espais destinats als
comandaments alts i mitjans. A la prctica, es presenten sovint situacions importants que requereixen
coneixements especialitzats sobre funcions protocollries per enfrontar i resoldre diverses situacions amb
promptitud, eficincia i bon judici. Dins de lorganitzaci duna empresa s necessari contemplar la
infraestructura necessria que pugui respondre als diferents reptes que les relacions, cada vegada ms
complexes, vagin presentant.
Curs:
68
4. Lexecutiu i la seva imatge.

La professionalitat dels executius duna empresa, sense importar el seu gnere, implica tamb comptar
amb una bona imatge, s a dir, que en el seu desenvolupament laboral i social cuidin tots els detalls de la
imatge que projecten als altres, tant pel seu aspecte com pel seu comportament social i la forma de
comunicar-se amb les persones que els envolten o tenen tractes amb ells. Els executius que donen la cara
en representaci de lempresa, sn tamb els que fabriquen la imatge de la prpia empresa.
La seguretat en si mateix s la base per a tots els actes de la persona, i es pot transmetre als altres per
lactitud que adopti cada individu davant les diferents situacions que se li presentin. Lexpressi corporal s
clau per donar una imatge agradable.
"Lanomenat llenguatge del cos s la millor forma de comunicaci silenciosa", en general, el cos dret, les
espatlles alineats, el cap en alt, les cames rectes i els braos relaxats impliquen serenitat. La forma destar
de peu tamb envia missatges als altres, i pot transmetre una imatge de triomf i confiana personal o
projectar desnim.
La professionalitat dun executiu, sigui home o dona, pot perdre el seu valor si projecta una mala imatge pel
seu erroni comportament social. Lacceptaci o el rebuig dels altres s factor determinant en lassoliment
dels objectius duna persona.
La imatge s el primer missatge de la comunicaci interpersonal. Els cinc primers minuts duna trobada
entre dues persones sn crtics. Laspecte de la persona i el que projecta ens diu molt sobre la persona
abans que pronunci una sola paraula.
Curs:
68
4. Lexecutiu i la seva imatge.
Com que els representants duna

empresa esdevenen el contacte daquesta
amb lexterior, la imatge que els executius
projectin ser tamb la imatge que els
altres es formin de lempresa. s
important aconseguir un equilibri entre la
capacitat professional que es tingui i la
imatge i el comportament social que ha de
demostrar en lexercici de lactivitat diria.
Pel prestigi de lempresa on es
desenvolupa, lexecutiu est obligat a ser
exemple de cortesia dins i fora del seu
treball.
Curs:
68
5. Els actes dempresa (1)

Un cop assenyalada la importncia que els executius de la nostra empresa projectin una imatge
adequada anem a introduir-nos en els tipus dactes que es poden organitzar. Posteriorment entrarem en
els diferents elements.
Com es comprendr, les vessants daplicaci del protocol dins de les tasques empresarials ofereixen en
la seva prctica una gamma bastant mplia daspectes interessants, i cada vegada ms determinants
en les relacions.
Dins de lempresa podem diferenciar diversos tipus dactes, encara que en alguns casos es poden
determinar alguns de carcter mixt.
Els actes empresarials es poden organitzar com:
Segons el carcter dels participants:
a) Actes de carcter intern.
Actes en qu no hi intervenen persones o organitzacions alienes a lempresa. La seva finalitat sol ser
informativa (tant en aspectes econmics, com destratgia i qualsevol altre tipus dinformaci, de
lempresa o no).
b) Actes de carcter extern
Actes en els quals solen participar persones alienes a lempresa, s a dir, en la qual participen terceres
persones de fora de lempresa.
Si ens atenim a la mateixa organitzaci:
c) Els que organitza la prpia empresa.
d) Els que organitza una altra empresa.
Curs:
68
5. Els actes dempresa (2)

Fcilment podem veure que si fem una combinaci de les classificacions donades amb anterioritat podem
obtenir una altra srie dactes que combinen aquests aspectes:
1- Un acte que organitza lempresa (propi) amb assistncia de tercers (extern).
Un exemple pot ser la presentaci dun nou producte als mitjans de comunicaci.
2- Un acte que organitza una altra empresa (ali) noms per al personal de lempresa (intern).
Per exemple, una empresa de formaci organitza un seminari per perfeccionar les tcniques de venda
dels nostres venedors.
Aix doncs, es poden produir una altra classe de combinacions.
3- Acte propi i assistncia interna:
-Sessi dun Consell dadministraci.
- Reuni de treball
Curs:
68
6. Actes protocollaris institucionals (1)

La societat actual, on interactuen tant les administracions pbliques com les empreses privades, hi ha la
possibilitat denfrontar-nos a lorganitzaci dactes als quals assisteixin personatges oficials. Tal i com
hem vist que en els actes empresarials purs i durs cal flexibilitat, on hi van personatges oficials cal
seguir un reglament rgid recollit en una normativa legal, el Reial Decret 2099/1.983, de 4 dagost i que
ve a respondre a la realitat que emanada de ... "un Estat social i democrtic de Dret, institut i sancionat
per la vigent Constituci de 1978 sota la forma poltica de Monarquia parlamentria, ha determinat
necessriament la implantaci duna nova estructura de poders i institucions, unipersonals o collegiats,
la presncia i vigncia articulen la imatge poltica i administrativa de la Naci. "Com diu en la seva
introducci.
En su Ttulo Preliminar, artculo 1, esta Ley nos determinada si objetivo:
1. El presente Ordenamiento general establece el rgimen de precedencias de los cargos y entes pblicos
en los actos oficiales.
2. El alcance de sus normas queda limitado a dicho mbito, sin que su determinacin confiera por s honor
o jerarqua, ni implique, fuera de l, modificacin del propio rango, competencia o funciones
reconocidas o atribuidas por la Ley.
Curs:
68

En larticle 2, determina a qui correspon la responsabilitat de lorganitzaci.
1. La Prefectura de Protocol de l'Estat sencarregar daplicar les normes del present Ordenament general
de precedncies.
2. El Servei de Protocol del Ministeri d'Afers Exteriors es coordinar amb la Direcci de Protocol de l'Estat
quan calgui determinar:
3. La precedncia entre els representants diplomtics, autoritats, personalitats, corporacions o Collegis
dinstitucions, espanyols o estrangers, que assisteixin a actes pblics de carcter internacional, a
celebrar a Espanya o a lestranger, organitzats per l'Estat.
4. La precedncia entre lesmentada concurrncia quan assisteixi a qualsevol acte pblic que, no estant
directament organitzat per l'Estat, tingui especial rellevncia i significaci per a les relacions exteriors
d'Espanya.
5. En aquests actes, el Ministeri d'Afers Exteriors actuar en coordinaci amb lentitat organitzadora.
Curs:
68

Els punts clau daquest decret es poden resumir en els segents conceptes:
- Major valncia a les investidures electives i de representaci que a les definides per designaci.
- Major reconeixement a les institucions del mn de la cultura.
- Va crear la Direcci de Protocol de l'Estat, encarregada daplicar les normes de lesmentat ordenament.
- Divisi dactes oficials a generals i especials.
- La presidncia ser ocupada per lautoritat que organitza lacte .
- Confereix major prelaci a lautoritat de la prpia residncia.
- Legalitza els usos i costums.
- Estableix tres rangs dordenaci: dindividual o personal, el departamental i el collegiat.
- No es reconeix la precedncia a lautoritat que es representa (substitucions).
- Estableix lordenament, tant en actes celebrats a la Vila de Madrid, com en les Comunitats Autnomes.
- Els presidents de les autonomies sordenaran dacord a lantiguitat de la publicaci oficial del
corresponent Estatut dautonomia i en el seu cas per lantiguitat dels presidents.
Podem ampliar aquesta informaci en el text ntegre del RD 2009.

http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/rd2099-1983.html
Curs:
68
6.1 Classificaci dels actes

Els
actes
oficials
estan subjectes a la
normativa legal. Tant
de l'Estat, C.C.A.A i
Ajuntaments
TIPUS
DACTES
OFICIALS
PRIVATS
PBLICS
Els actes privats sn ms flexibles i es mouen

dins dels parmetres dels organitzadors.
Curs:
68
NO OFICIALS
6.2 Taula dactes
ACTES
OFICIALS
DE CARCTER
GENERAL
CORONA, GOVERN
AUTONOMIES,
CORPORACI LOCAL
Precedncia regulada
Per RD
Curs:
68
DE CARCTER
ESPECIAL
INSTITUCIONES
ORGANISMOS
AUTORIDADES
EN ACTOS PROPIOS
DE SUS SERVICIOS
Precedncia regulada
Per la prpia instituci
7. Lordre de predncia o prelaci en un acte (1)

Hem de comenar per significar que s la predncia o prelaci. Ens referim a lordre per rang, antiguitat,
edat que sestableix en els actes tant oficials com no oficials.
s un honor que fa relaci al lloc que una persona ocupa en un acte pblic. determinat quan en el mateix
concorren altres personalitats.
Suposa una prvia ordenaci jerrquica.
Implica un criteri organitzatiu.
A lhora destablir un ordre de precedncies, a part de basar-nos en la Llei corresponent (criteri legal), ens
hem de basar en altres criteris, perqu no tots els crrecs ni tots els rangs venen descrits en la mateixa, i
menys encara quan hi intervenen persones del sector pblic i del sector privat.
Fora de lordenament jurdic queden:
Sector privat, empresaris de gran relleu, tot i que les institucions que aquests regenten tinguin relacions
amb lEstat o les administracions.
LEsglsia, donat el carcter aconfessional del nostre pas.
Anem a donar alguns dels principals "criteris base" que ens poden ajudar en aquesta tasca:
Criteri dantiguitat.
Hi ha actes en els que poden coincidir dos oficials del mateix rang, de manera que per raons dantiguitat un
tindr preferncia sobre laltre. El mateix passa en el cas que concorrin dos representants del mateix rang
de dues institucions iguals; sol aplicar el principi dantiguitat, per exemple si sn de lmbit universitari, la
de primera creaci, la ms antiga, s la que hauria de tenir la major precedncia.
.
.
Curs:
68

Criteri de representativitat.
Si coincideixen crrecs iguals, per exemple el director duna empresa privada i una pblica, t precedncia
els organismes de l'Estat o oficials, sobre els privats. En aquest cas predomina el que la persona
representa i no el crrec que t. Doncs es pot donar el cas que el seu crrec sigui inferior, per al
representa una instituci de l'Estat tamb tingui major precedncia. s clar tot depn de diversos factors:
caldria saber on sorganitza lacte, qui lorganitza, etc.
Criteri alfabtic .
s un dels criteris ms utilitzats per evitar confrontacions en les precedncies. El mateix consisteix a
utilitzar lordre alfabtic, en didioma del pas on se celebra lacte, per procedir a lordenament dels
assistents.
Criteri de jurisdiccional.
Quan un acte entra dins de la "jurisdicci" dun crrec, aquest mxim representant daquest "territori" s el
que t la major precedncia o el lloc dhonor.
Criteri de responsabilitat.
Hi ha ocasions, en qu alguns esdeveniments sn organitzats pel responsable duna instituci o
organisme. Aplicant aquest criteri, sindica que la mxima precedncia o lloc dhonor ha de ser ostentat per
aquest responsable.
Criteri del sentit com.
Quan tots els altres criteris sn de difcil aplicaci ens queda el millor conseller que podem tenir: el sentit
com. Els encarregats del departament de protocol, grcies a la seva experincia, sabran sortir airosos de
qualsevol imprevist, utilitzant els criteris anteriors i una petita dosi de sentit com.
Curs:
68

Les normes generals en qualsevol acte oficial disposen:
La persona que representi a una altra de superior rang no gaudir del mateix, excepte si es tracta de Sa
Majestat el Rei o la Presidncia del Govern ". Aquesta representaci sha de fer mitjanant escrit.
Si una persona va a un acte en exercici de la interinitat del mateix (que no representant-), s a dir exercint
lautoritat daquest, ha docupar el lloc corresponent al titular del crrec.
Si a un acte concorren diverses persones del mateix rang i ordre de precedncia, prevaldr sempre la de
la residncia. "La preeminncia del crrec es perd fora de lmbit jurisdiccional
Quan una invitaci a lacte abast als cnjuges o acompanyants, sintercalaran aquests entre tots els
convidats del sexe contrari, seguint el mateix ordre de prelaci que correspongui a cnjuge que tingui el
crrec.
Els actes celebrats per la Corona, Govern o Administraci de l'Estat es regeixen per les prescripcions del
mateix Ordenament.
La precedncia interna dels alts crrecs de la Presidncia del Govern es determinar per aquesta
Presidncia.
Curs:
68
Presentaci
El Protocol es pot definir com el conjunt de normes i disposicions legals vigents que, juntament amb els
tradicions i costums. Per el protocol ha de complementar-se per cobrir totes les necessitats que
requereixen el conjunt dactivitats que tenen lloc quan en els actes oficials es fan una altra srie dactivitats
que shan de regular i organitzar. Les activitats pbliques que realitzen les autoritats tenen ms
components que el simple protocol. A travs daquest curs anirem abordant aquests diversos aspectes.
Curs:
68
8. La presidncia(1)
8.1.Concepte general.
Suposa el major honor dun acte.
Implica ladrea real del mateix.
Sinicia i acaba lacte.
Correspon a una persona, per comunament samplia a les persones que acompanyen a aquesta.
La presidncia est regida pels normes de precedncia. En els actes en general la ocupa aquella autoritat
o crrec que els organitza. En cas que hi hagi cessi de la presidncia, lorganitzador ocupar el immediat
lloc a lautoritat cedent.
Hi ha diversos tipus de presidncia depenent dels actes que es celebrin, es far duna manera o altra. No
s el mateix un acte religis, que s un acte simple, que un acte de recepci duna autoritat o un banquet .
Tamb s important diferenciar si lacte es celebra de peu o asseguts, ja que haurem de determinar una
situaci o un altre.
Curs:
68
8.2 Ordre de preferncia

A continuaci podeu veure com seria lordre de preferncia en la llista dels primers 20 convidats en un
acte oficial organitzat per la Corona, el Govern o l'Administraci de l'Estat.
1. Rei o reina.
2. Reina consort o consort de la Reina.
3. Prncep de Astries.
4. Infants de Espanya.
5. President del Govern.
6. President del Congres dels Diputats.
7. President del Senat.
8. President del Tribunal Constitucional.
9. President del Consell General del Poder Judicial.
10. Vicepresident del Govern
11. Ministres del Govern.
12. Deg del Cos Diplomtic i ambaixador estrangers acreditats en Espanya.
13. Ex presidents del Govern.
14. Presidents dels Consells de Govern de les comunitats autnomes.
15. Cap de la Oposici.
16. Alcalde de la ciutat on es faci lacte.
17. Cap de la Casa de Sa Majestat el Rei.
18. President del Consell dEstat.
19. President del Tribunal de Contes.
20. Fiscal General de lEstat.
Curs:
68
8.3 Tipus de presidncia

TIPUS DE
PRESIDNCIA
DE PEU
EN TAULA
ACTES DE ESCASSA
DURADA
ACTES DE MAJOR
DURADA
ORIENTACIONS
Cada acte demana una
presidncia adequada.
Els actes a lEsglsia, la
recepci duna Autoritat o
duna personalitat
requereixen una
presidncia simple .
Un banquet o un acte
acadmic resulta ms
adequat a una presidncia
intercalada .
SIMPLES
INTERCALADES
Curs:
68
8. La presidncia.
8.4. Qui la t.
En actes pblics oficials noms es colloquen les primeres autoritats.
En actes privats dempreses o qualsevol organitzaci, es colloquen els directius .
Si a un acte privat es presenten autoritats, sol declinar (cedir) la presidncia a la mxima autoritat
jerrquica .
s important aclarir el concepte "autoritats", ja que juga un paper important a lhora de determinar la
presidncia dun acte ... "per la mxima autoritat".
Entenem per primeres autoritats. .
mbit Nacional: President i Vicepresident del Govern, els Ministres i tots els presidents dels alts cossos
(Congrs, Senat, Tribunal Constitucional i Consell General del Poder Judicial)
mbit comunitats autnomes. President de les mateixes i consellers, aix com el President de l'Assemblea
legislativa. Dins de la representaci estatal, el Delegat del Govern en aquest territori.
mbit Provincial: Per part de lEstat el Subdelegat del Govern. President de la Diputaci.
mbit Local: l'Alcalde presideix tots els actes.
Curs:
68
8.5. Esquema
PRESIDNCIES
LINEAL
SIMPLE
A PEU
INTERCALADES
ALTERNADES
UNIPERSONAL
SENCILLA
DOBLE
DOBLE
PRESIDNCIA
Curs:
68
8. La presidncia.
8.6. Ubicaci de peu.
Com hem presentat en el grfic anterior podem distingir diversos tipus de presidncia, el que determinar
la ubicaci de la mxima autoritat. Aquesta situaci adquireix una mxima importncia sobretot a l'hora de
plasmar un acte en fotografies o davant les cmeres, quan se situa de peu.
1- PRESIDNCIA EN PEU O CORRELATIVA :
Est indicada per:
-Rebudes. .
-Recepcions VIP.
-Comiats.
-2- PRESIDNCIA DE PEU ALTERNATIVA:
-Actes fotogrfics o davant cmeres de TV.
Curs:
68
8. La presidncia.
8.7. Ubicaci de peu (1)
3- PRESIDNCIA DOBLE ALTERNATIVA.
-Est indicada en actes com lliurament de premis. La mxima autoritat se situa a lesquerra i el premiat a la
dreta.
4- PRESIDENCIA ALTERNATIVA EN ORDEN DE predncia.

- s un ordre que sindica pel rang individual. Lautoritat que organitza i presideix se situa i el centre.
Desprs el primer a lesquerra i el segon a la dreta, repartint imparells a lesquerra i parells a la dreta.
Curs:
68
8. La presidncia.
8.7. Ubicaci de peu (2)
5- PRESIDNCIA ALTERNATIVA A ORDRE DE predncia PER RANG COLLEGIAT.
-Aquesta situaci es presenta quan coincideixen en un acte rgans collegiats del mateix rang, sent un
lorganitzador, a lhora de fer una fotografia. El president es situa en el centre i el seu rgan a la seva dreta.
Laltre a lesquerra.
Curs:
68
8.8 Mapa
Aquest tipus de presidncia es dna

en ubicaci asseguda.
Pot ser tamb individual o doble, i
per tant la disposici estar
determinada per aquest factor.
Anem a veure alguns exemples ms
significatius.
ALTERNATIVA
FERRADURA
MESA EN U
INVERTIDA
ALTERNATIVA
CREUADA
ALTERNATIVA
CREUADA
BIPRESIDENCIAL
TAULA EN
PINTA
Curs:
68
SISTEMA DOBLE
MIRALL
SISTEMA DE CAPALERA
NICA JERARQUICA
(PRESIDNCIA ANGLESA)
PRESIDNCIA
FRANCESA
SISTMA COMBINAT
(CPSULA)
TAULA EN T
TAULES CIRCULARS
8. La presidncia.
8.8. Ubicaci asseguda (1)
Presidncia alternativa senar. El president es

situa al centre
Presidncia alternativa parell.

El president organitzador es
situa en el centre i laltre da a la
dreta.
Curs:
68
8. La presidncia.
Presidncia en U invertida
parell. Aquesta s una molt
bona organitzaci per a actes
acadmics doncs situa a la
presidncia en les capaleres i
enfrontats a les dues
corporacions i rgans
collegiats.
Curs:
68
8. La presidncia.
Taula presidencial en ferradura:
s ideal per a banquets, lliurament de premis, etc. El president es situa a la capalera mentre que els altres
es reparteixen esquerra i dreta.
Curs:
68
9. La predncia en mbit de lempresa (1)

Un cop hem centrat el paper de la presidncia i dels elements a tenir en compte en la predncia, anem a
veure el seu reflex a lempresa.
En aquest mbit i dins del concepte de la precedncia, podem trobar dues situacions: la relacionada amb el
personal intern i la que sha de seguir en atenci a persones alienes quan van al nostra empresa o quan se
celebra algun acte especial.
En les activitats regulars duna empresa s freqent que es presenti el cas dhaver dubicar a persones de
jerarquies importants, que han anat al recinte per alguna ra social o comercial. Per resoldre el problema
de les precedncies, en primer lloc sha de prendre en compte lestructura de la instituci, mateixa que
trobarem en els seus estatuts o documents connexos sobre organitzaci interna on apareguin els llocs i els
nivells de cada funcionari i cada empleat. En alguns casos en aquesta reglamentaci es menciona lordre
de precedncia que lempresa fixa per al seu personal, per la qual cosa s important consultar aquests
document.
Duna manera general, es tenen en compte una srie delements especfics per determinar el lloc que cada
persona ha docupar: per als empresaris, importncia i data de fundaci de la seva empresa, edat i
activitats que exerceix o ha exercit; per altres personalitats, historial personal, gnere i edat. Quan als actes
assisteixin autoritats pbliques, el ms convenient s alternar als empresaris amb aquestes autoritats,
considerant com a criteri de collocaci lafinitat entre les rees de treball.
Si lacte concorren integrants de diverses empreses o dentitats alienes, la precedncia es torna mixta i
haurem determinar la col locaci de les persones atenent a la cortesia i la proximitat de les relacions entre
els participants.
Curs:
68
9. La predncia en mbit de lempresa (2)

Si lacte concorren integrants de diverses empreses o dentitats alienes, la precedncia es torna mixta i
haurem determinar la col locaci de les persones atenent a la cortesia i la proximitat de les relacions entre
els participants. Tamb s important considerar, en fixar la precedncia, la qualitat i prestigi de les
persones fsiques i morals en relaci a lentorn social on es desenvolupen.
El protocol en la seva aplicaci ha de considerar, a ms dels interessos empresarials, la naturalesa de
lactivitat i el seu valor tic davant dels supsits purament comercials. De fet, els casos de precedncia
mixta sn delicats i difcils, ja que no hi ha normativitat sobre aix i noms lexperincia i el bon criteri
podran salvar la situaci.
La prctica dintercalar personalitats s daplicable, per, cal basar-se en diversos criteris que es tornen
subjectius, com poden ser: mbit territorial, relacions ms o menys estretes entre les entitats assistents,
grau de collaboraci en els seus fins comuns, lexistncia de patrimoni que les una i en general qualsevol
criteri que pugui tenir un sentit acceptable .
Curs:
68
Resum
B, hem arribat al final daquest mdul. Anem a un petit resum:
1. El Protocol es pot definir com el conjunt de normes i disposicions legals vigents que, juntament amb els
tradicions i costums.
2. Tot acte ha de portar una bona organitzaci, per els seus esquemes no han de donar rigidesa a lacte,
deixant a criteri dels organitzadors fer disposicions que poden ser poc habituals, per que ells puguin
considerar dinters per determinats parmetres.
3. La imatge que els executius projectin ser tamb la imatge que els altres es formin de lempresa .
4. En els actes duna empresa es poden distingir els interns i externs, els dorganitzaci prpia o aliena .
5. Reial Decret 2099/1.983, de 4 dagost rgim de precedncies dels crrecs i ens pblics en els actes
oficials.
6. La presidncia est regida pels normes de precedncia. En els actes en general la ocupa aquella
autoritat o crrec que els organitza. En cas que hi hagi cessi de la presidncia, lorganitzador ocupar
el immediat lloc a lautoritat cedent.
Hi ha diversos tipus de presidncia depenent dels actes que es celebrin, es far duna manera o altra.
No s el mateix un acte religis, que s un acte simple, que un acte de recepci duna autoritat o un
banquet.
Tamb s important diferenciar si lacte es celebra de peu o asseguts, ja que haurem de determinar una
situaci un altra. .
Curs:
68
Exercici 1.
Cas prctic:
"D. Jos de Ayala i Cifuentes s Ambaixador d'Espanya a Portugal, en excedncia, Marqus de Villena,
Gran d'Espanya i Diputat a les Corts d'Espanya per Badajoz
Amb quins rang actua en?: ...
1.Una dinar al parlament.
2.Una sopar de diplomtics europeus.
3.Un banquet social nobiliari .
Curs:
68
Exercici 2
Qu ubicaci sutilitzaria en aquests casos?
1 - Una empresa rep el director general de la Conselleria autnoma de la regi on est ubicada.
a) Com el rep .
b) Com es fa la foto.
c) Com es fa la reuni.
d) Com es fa el dinar.
Curs:
68
Soluci exercici 1.
Cas prctic:
"D. Jos de Ayala i Cifuentes s Ambaixador d'Espanya a Portugal, en excedncia, Marqus de Villena,
Gran d'Espanya i Diputat a les Corts d'Espanya per Badajoz
Amb quins rang actua en?: ...
1.Una dinar al parlament.
2.Una sopar de diplomtics europeus.
3.Un banquet social nobiliari .
1- Com Diputat de les Corts per la provncia de Badajoz..

2- En un sopar de diplomtics europeus, com a ambaixador.
3- En un banquet social, com Marqus de Villena i Gran d'Espanya.
Curs:
68
Soluci exercici 2
Qu ubicaci sutilitzaria en aquests casos?
1 - Una empresa rep el director general de la Conselleria autnoma de la regi on est ubicada.
a) Com el rep .
b) Com es fa la foto.
c) Com es fa la reuni.
d) Com es fa el dinar.
a) Amb un tipus de presidncia en peu o correlativa.
b) Tipus de presidncia alternativa en ordre de predncia .
c) Tipus de presidncia en ferradura
Curs:
68
Curso de Ejemplo
Nom del Mdul
Curs:
68
Mdul:

Acte protocollari. Organitzaci
Competncies:
Curs: N
Nom curs
Presentaci
s indubtable que els esdeveniments institucionals presentats en el marc duna correcta organitzaci
adquireixen ms significat. Aquests fets transcendeixen lentorn que envolta lempresa i permeten un
acostament de lentitat organitzadora de lacte amb diferents grups de la comunitat. Sn una oportunitat
perqu els directius de lempresa es relacionin amb personalitats del mn poltic, econmic i social, de
manera que la manera adequada de tractar-los s un mitj efica per establir nous vincles o refermar els
llaos existents.
A ms, els esdeveniments empresarials (aniversaris, inauguracions, presentacions o de qualsevol altre
esdeveniment propi de la vida institucional) fan palesa la presncia institucional en la comunitat i poden
repercutir de tal manera que superin els lmits geogrfics que envolten lorganitzaci, no noms per la tasca
que realitzen els mitjans de comunicaci, sin perqu la divulgaci i el comentari dels que han assistit es
converteix en una caixa de ressonncia amb un abast difcil de mesurar. El resultat daquests actes s part
de la conformaci de la imatge de lempresa.
Curs:
68
Objectius
Conixer lorganitzaci dels actes i esdeveniments de les empreses, les seves diferents manifestacions i la
figura del responsable de portar-ho a terme.
Curs:
68
ndex
1. Cerimonial, Etiqueta i Protocol
2. Activitats de comunicaci
3. Planificaci i organitzaci dun acte
4. Desenvolupament de lacte
5. Tipus dactes (institucionals o dempresa)
6. El protocol a un acte
7. El protocol a les relacions de lempresa
8. El protocol a altres actes de lempresa
9. La figura del cap de protocol i cerimonial
Resum
Curs:
68
1. Cerimonial, Etiqueta i Protocol

Amb freqncia es parla de Cerimonial i de Protocol sense diferenciar el significat d'aquests termes; s'usen
en el llenguatge com com si fossin sinnims i d'alguna manera sn equivalents. Tanmateix, la majoria
dels autors contemporanis coincideix a entendre per Cerimonial tot all relacionat amb l's i la prctica de
les cerimnies; s un conjunt de formalitats que es compleixen en qualsevol acte pblic i solemne. Sn
actes exteriors que responen a lleis, estatuts o costums per donar culte a les coses divines o reverncia i
honor a les profanes. Entenem Protocol com al conjunt de normes de procediment que s'apliquen en el
desenvolupament d'actes i cerimnies amb la finalitat de satisfer aquestes exigncies cerimonials
establertes pel costum o la necessitat. El Protocol, llavors, s la forma d'aplicar el Cerimonial segons les
caracterstiques particulars de cada esdeveniment.
D'aquesta manera, el Cerimonial posa en prctica l'ordre necessari per interactuar mitjanant algunes
normes escrites i altres convencions que es mantenen per tradici i que estan inspirades en la cortesia que
ha de caracteritzar la vida d'una societat civilitzada. Aquestes convencions sn acords que orienten la
conducta i fixen una forma d'actuar davant de determinades situacions per facilitar la vida en com i
afavorir les relacions amb els altres en els assumptes de la vida quotidiana.
Es pot aclarir que Etiqueta s el nom que es donava antigament a les prctiques cerimonials. Per definici,
l'etiqueta s la cerimnia en les relacions interpersonals; s la manera que s'han de tractar les persones en
aquells actes de la vida privada, que es diferencien dels usos de confiana i familiaritat. s el
comportament socialment adequat per a cada ocasi mitjanant l'aplicaci de regles preestablertes pel
grup, d'acord amb el concepte de refinament vigent. Malgrat que avui es parla de Cerimonial i de Protocol,
la paraula etiqueta encara es conserva en alguns mbits per referir-se als usos socials que es consideren
apropiats o al tipus de vestimenta que s'ha d'emportar en certs esdeveniments
Curs:
68
2. Activitats de comunicaci
Les empreses avui dia sn conscients de la importncia que t en la seva projecci un element com la
comunicaci. Latenci al client, el tractament dels visitants, lorganitzaci dels esdeveniments i la conducta
dels executius i dels empleats sn considerats factors determinants en la qualitat de les relacions que
sestableixen.
A les clssiques comunicacions de la premsa o de la publicitat comercial suneix tamb el fort missatge que
signifiquen els esdeveniments: les inauguracions, les celebracions i les presentacions de productes sn
com comunicacions dalt impacte. Les organitzacions entenen avui aquestes activitats com un important
vehicle per a transmetre la identitat corporativa, i des daquesta perspectiva, els actes corporatius
signifiquen un major grau dexposici davant dels altres, en el qual no caben els errors ni les
improvisacions. Lempresa, conscient dels riscos, troba en el cerimonial i el protocol les solucions
prctiques per a resoldre cada situaci que es presenti. Com atendre a un convidat, quin s el tractament
correcte de les autoritats oficials, com dirigir-se a les jerarquies eclesistiques o de quina manera
organitzar els aspectes protocollaris dun esdeveniment sn interrogants que el protocol resol eficament.
Les activitats de comunicaci una oportunitat perqu els directius de lempresa es relacionin amb
personalitats del mn poltic, econmic i social, de manera que la forma adequada de tractar representa un
mitj efica per establir nous vincles o refermar els llaos existents. En lactualitat els esdeveniments
empresarials shan convertit en una de les millors eines de publicitat de les empreses i organitzar-los ha
esdevingut un element important dels departaments de relacions pbliques.
Curs:
68
3. Planificaci i organitzaci dun acte

A l'hora d'organitzar qualsevol tipus d'acte o esdeveniment i perqu es desenvolupi adequadament, cal
tenir en compte molts aspectes diferents per tenir un major control sobre el desenvolupament de l'acte, per
coordinar millor totes les tasques i fer un seguiment millor de totes les fases que el componen.
Cal tenir en compte quatre punts fonamentals:
Planificaci
Primer definim l'objectiu de l'acte, qu esperem aconseguir, amb quins mitjans comptem, laudincia
prevista (assistents, pblic en general, etc.) i quin missatge desitgem transmetre als assistents. Hem
d'establir un calendari, assignar recursos, fer totes les especificacions necessries per dur a terme l'acte i
definir amb claredat tots els objectius.
Producci
Sn, el que podrem anomenar activitats prvies a l'esdeveniment. Preesdeveniment.
S'organitzen equips de treball, s'assignen tasques, s'estableixen vies de comunicaci entre els equips i
amb persones i equips de l'exterior, es defineix la imatge al complet de l'acte.
Explotaci
Fase en qu es desenvolupa l'acte prpiament dit. s posar en marxa tot all que hem planificat (fase 1) i
que hem produt (fase 2). Cada punt s'ha de dur a terme tal com s'ha planificat, ajustant-se al calendari i
planificaci prevista, aix com al cronograma corresponent. Tamb s bo comptar amb plans alternatius per
a situacions imprevistes.
En actes o esdeveniments importants, s molt important fer un assaig general, perqu tot es desenvolupi
amb normalitat quan arribi el dia. Seria un pas intermedi entre la fase de producci i la d'explotaci.
Conclusions
s la fase posterior a la celebraci de l'esdeveniment, en la qual s'avaluen totes les activitats
desenvolupades de manera detallada, es treuen conclusions i s'ajusten i corregeixen possibles desviacions
a tenir en compte per a posteriors actes. s una "avaluaci de qualitat" de tota la feina desenvolupada.
Curs:
68
4.1.Elements
Comena sempre amb una idea, un propsit, necessitat o amb una obligaci que sorgeix duna
circumstncia.
Com ja hem vist, es planteja en diverses fases que a continuaci ampliem.
Hem de comenar fent un inventari del que necessitarem.
Locals
Invitacions
Servei dpats
Ordre de lacte
Dissenys
Illuminaci
Materials
Comunicaci
Es fa un primer pressupost, tenint en compte tres elements:

1- Els objectius
2- El pressupost
3- Els mitjans de qu disposem
Curs:
68
4. Desenvolupament de lacte.
Guia
Ens farem una srie de preguntes, que ens serviran de guia.
- Quin tipus dacte s?
- Qu es pretn transmetre?
- Quins objectius es volen aconseguir?
- On ho puc fer?
- On se situa la presidncia?
- I els convidats?
- En quin ordre far lacte?
- Qui intervindr i en quin ordre?
- Com fixar la imatge corporativa?
s important concretar a qui ens dirigim, establint el pblic objectiu. s molt til redactar un llistat per grups
de les persones que hi acudiran.
Un cop comenat el procediment, farem un primer pas elaborant un esborrany, que es presentar a
discussi tant a lequip com a la persona que ha encarregat lacte (lamfitri), afegint o traient el que calgui.
Finalitzat aquest punt podem anar ja consolidant certs elements definitius.
Curs:
68
Projecte
Comenarem a omplir de contingut les diferents parts del projecte.
Acte
Programa
La imatge corporativa
Els mitjans de comunicaci
Els convidats
Els provedors
Seguretat
Comunicaci interna
1- LActe i el seu contingut.

En aquest punt haurem de tractar:
La rebuda dels convidats
Lordenaci dels assistents
Lexplicaci dels objectius
Lexecuci de lacte mateix
Discursos de lamfitri i convidats si sescau
Trobada (banquet, cctel, etc)
Comiat
Curs:
68
Projecte
2. Programa:
Cronograma
Annexos (plnols i grfics)
Llibre de ruta
Notes de protocol
Documentaci
Organitzaci interna
3. La imatge corporativa:
Aix no s noms rtols o anagrames que utilitzarem sin un conjunt de dissenys generals.
Tot ha de respirar les formes, els colors i dissenys de la marca de la casa, identificant-se amb
lempresa o lorganitzaci.
4. Els mitjans de comunicaci:
Hem datraure els mitjans de comunicaci i, un cop aconseguit convncer-los del nostre acte,
impactes i fer-los arribar els objectius, s fonamental tenir en compte les seves necessitats
tcniques, depenent si s premsa escrita, fotgrafs, rdio, televisi, etc.
5. Els convidats
En aquest punt cal fer una srie daccions bsiques:
Elaborar les invitacions
Enviar-les
Fer un seguiment de la recepci
Establir un sistema de confirmaci
Curs:
68
Projecte
6. Els provedors.
La gesti dun esdeveniment exigeix el control peridic de lestat de treball del provedors i la celebraci
de reunions per veure que es segueix el curs fixat. Cal establir terminis i calendari.
7. Seguretat.
La seguretat s bsica en lorganitzaci de qualsevol acte, per petit que sigui. Per portar a terme amb
correcci aquest punt seguirem els passos segents:
Elaboraci de Pla de Seguretat
Garantir la protecci
Vigilar els accessos
Proporcionar equips sanitaris
Controlar les vies devacuaci
Control dels pats (serveis dpats)
Temperatura
8. Comunicaci interna.
Programes personalitzats
Notes de protocol generals
Instruccions a lequip de treball
Explicacions a lamfitri i convidats
Contacte amb els mitjans
Curs:
68
4.2. Materials
Els materials que necessitarem sn molt variats i sempre dacord amb el tipus d'acte que realitzarem.
En general podem assenyalar:
- Banderes
- Tarimes
- Cordons de seguretat
- Tanques
- Faristols
- Cartells
- Flors
- Catifes
- Cadires
- Taules
- Megafonia
- Illuminaci
- Intrprets
- Plaques
Curs:
68

Qualsevol empresa o instituci pot organitzar actes o esdeveniments, que segons els objectius tenen una
definici o una altra. La caracterstica comuna s que tots necessiten duna cerimnia.
Aniversari: celebraci de carcter simple dun esdeveniment intern important per a la unitat organitzadora.
Xerrada: Consisteix en una exposici de carcter simple, generalment amb propsits de divulgaci o
informaci sobre diferents tpics tractats sense major aprofundiment. No calen requisits previs per assistirhi.
Conferncia: Exposici sobre un tema doctrinal o especfic que revesteix graus de complexitat i
profunditat. Est dirigida a un auditori que t coneixements previs sobre el tema i lobjectiu s la difusi
cultural en rees determinades o laprofundiment en temes especialitzats.
Dissertaci: Exposici metdica de carcter acadmic a un treball de recerca realitzat per lorador i que
porta implcita la defensa duna tesi o la refutaci duna altra. Est dirigida a un pblic de parells.
Curset: Breu srie de xerrades o conferncies, emmarcades en una temtica central, els continguts poden
ser independents els uns dels altres, o b estructura en forma seqencial.
Curs: Conjunt de sessions pedaggiques destinades a desenvolupar diversos temes sobre una matria
especfica, durant un perode determinat, que sestructura al voltant dobjectius d'ensenyamentaprenenatge definits o implcits. Per a realitzar-lo, es poden utilitzar materials de suport, incloure instncies
davaluaci i exigir un mnim dassistncia. El curs t com a propsit ampliar la formaci general,
professional o acadmica del pblic al qual est dirigit, per tant, pot tenir diversos nivells de profunditat o
complexitat.
Curs:
68

Taller (Workshop): Activitat prctica realitzada en conjunt per un grup de persones amb experincia
professional en la matria, orientades per especialistes competents. El propsit s estudiar o buscar
solucions a problemes concrets de lrea respectiva i possibilitar lintercanvi dexperincies mitjanant el
treball en petits grups.
Seminari: Activitat acadmica de carcter teric que es realitza per mitj de sessions de treball collectiu
dun grup despecialistes per estudiar, analitzar o enriquir un tema prviament determinat. Est programat i
dirigit per un acadmic expert en la matria, t un mnim de sessions i conclou amb lelaboraci dun
informe final exposat per un orador.
Colloqui: Reuni despecialistes en la qual no hi ha pblic ni orador central. Tots els assistents tenen
idntic dret a participar en un treball com, sobre un tema que els interessi.
Taula Rodona: Reuni en la qual un grup petit de persones expertes en un tema, generalment polmic,
participa en igualtat de condicions i sota la direcci dun moderador, exposant-hi els punts de vista davant
un pblic heterogeni. El propsit s donar a conixer diversos enfocaments sobre el mateix problema.
Panel: Modalitat de presentaci dun tema davant una audincia per un equip de diversos especialistes, els
quals lacaren des de diferents punts, amb la finalitat de proporcionar-ne informaci mplia. Un cop exposat
el tema, el pblic participa formulant preguntes, presentant idees o experincies que aclareixin punts de
vista, per sense que es produeixi debat.
Frum: Reuni en qu un o ms especialistes exposen davant dun pblic heterogeni un tema prviament
determinat, generalment controvertit, seguit duna discussi en la qual participa el pblic assistent.
Trobada: Reuni formal despecialistes, en la qual un o ms expositors aborden temes inherents a la seva
rea, amb el propsit de conixer i intercanviar treballs i experincies realitzats en els seus respectius
camps disciplinaris.
Curs:
68

Simposi: Consisteix en reunir un grup despecialistes o experts en un tema, els quals sexposen a lauditori
les seves idees o coneixements duna manera successiva, per conformar aix un panorama el ms complet
possible dun tema determinat. s una tcnica formal en qu els especialistes exposen individualment i
com sha ja esmenat duna manera successiva, durant 15 o 20 minuts. El ms important s que cada
expositor tracti un aspecte particular del tema, de tal manera que, en acabar aquest, quedi desenvolupat
integralment i amb la major profunditat possible. Al simposi sobt informaci autoritzada i ordenada sobre
els diversos aspectes dun mateix tema, ja que els expositors no defensen posicions, sin que sumen
informaci en aportar coneixements propis de la seva especialitat.
Congrs: conjunt de sessions de treball sobre una temtica determinada que es realitza durant un perode
relativament prolongat i al qual concorren especialistes convidats en qualitat de ponents o congresistes. T
com a propsit presentar tesis, investigacions o experincies indites per sotmetre-les al judici crtic dels
participants amb la finalitat dunificar criteris pel que fa a la temtica central. Els treballs presentats sn
seleccionats prviament per comissions especials designades per a aix per part dels organitzadors de
lesdeveniment. El congrs est estructurat sobre la base de treball de comissions i reunions plenries, en
les quals sanalitzen les ponncies presentades i les conclusions elaborades per les comissions. Culmina
amb una sessi en la qual sexposen i sotmeten a aprovaci les conclusions a qu han arribat les diferents
comissions de treball. Un comit especialment designat redacta les conclusions del congrs, que sn
publicades posteriorment.
Curs:
68

Cicle: Srie dactivitats dextensi (xerrades, conferncies, concerts, etc.). Els continguts obeeixen a una
temtica central, que es realitza tamb de manera peridica.
Jornada: Perode durant el qual es desenvolupa una srie dactivitats dextensi, centrades en una rea
disciplinria, el propsit s difondre i actualitzar els coneixements dun grup de persones amb interessos
afins.
Fira: Esdeveniment social, econmic i cultural que es porta a terme en una seu i que arriba a abastar
generalment un tema o propsit com.
Curs:
68
6. El protocol en un acte
6.1. El contingut
Quan es parla del protocol dun acte, es fa referncia a dues qestions essencials:
- Ordre de lacte (contingut)
- Collocaci dels convidats
Tots dos sn temes complexos que varien segons quina sigui la filosofia de lacte i les caracterstiques del
local on es celebri.
A lesquema que anteriorment sha explicat correspondria a lapartat Acte. Sol estar acotat temporalment
pel perode que va des que lamfitri i convidats dhonor ocupen la presidncia fins que labandonen.
Sol ser lacte central que motiva la invitaci i s quan lamfitri es dirigeix a tothom per exposar el motiu de
la reuni o celebraci, alhora que cedeix la paraula a alguns convidats dhonor o en especial a la persona a
qui es dirigeix. De manera incorrecta, aquest moment es coneix com lacte institucional. En general, sol
concloure la part formal dels programes.
Els actes solemnes amb presncia dautoritats dalt rang solen obrir-se o tancar-se amb la interpretaci
dels himnes oficials.
Una vegada que sha constitut la presidncia, qui presideix llegeix lordre del dia anunciant als presents
cada un dels passos que s seguiran o anunciant (o donant la intervenci) als que facin s de la paraula. El
ms recomanable s que qui presideix disposi dun ordre del dia, que llegeix en cada moment.
Qui llegeix lordre del dia per concedir ls de la paraula, ho ha de fer des del mateix lloc des don
presideix, sense que calgui que es desplaci en cada ocasi fins al faristol o micrfon. En aquests casos, ha
de disposar dun micrfon fix en el lloc de la presidncia, encara que els altres intervinguin des dun faristol.
Curs:
68
6.1. El contingut
Si lacte requereix ordre del dia, el llegeix exclusivament qui presideix. Si lamfitri ha cedit la
presidncia a una autoritat o convidat dhonor, ha de cedir-li igualment la conducci de lacte. En
tots els actes ha dhaver ordre del dia i una persona que concedeixi la paraula, ja que no sha de suposar
que els convidats coneguin a qui parla, per tant, ha de ser presentat. No obstant aix, ning ha de
presentar la persona que presideix (que al seu torn ha presentat als altres) perqu se suposa que ja s
conegut.
Excepcionalment la concessi o s de la paraula pot efectuar-se per megafonia amb veu annima, recurs
molt indicat per a esdeveniments dassistncia massiva en qu els discursos no constitueixen per si
mateixos la part central de lacte o actes, o quan la prelaci dels que intervenen s molt similar.
Quan el que presideix lacte anuncia la intervenci duna autoritat de rang superior ho far adreant-se de
la manera segent : "Fa s de la paraula ...". Si no es dna aquesta circumstncia utilitzaria la frmula:
"T la paraula ...". Cal evitar expressions com Concedeix la paraula ..."," Pot fer s de la paraula ...", etc.
Curs:
68
6.2. Els discursos
Per regla general, els discursos van de menor a major rang. s a dir, parla primer el de menor rang i en
ltim lloc qui presideix. El raonable s que en primer lloc es dirigeixi als assistents lamfitri principal, per tal
de donar la salutaci inicial, agrair lassistncia i explicar els motius principals de lacte. Si lamfitri presids
lacte, la primera intervenci hauria de ser assumida per algun representant qualificat de lentitat amfitriona,
ats que el ms lgic s que primerament es doni la benvinguda i sagraeixi lassistncia. Desprs aniran
successivament la resta de les intervencions dacord al rang (de menys a ms) i finalment la de qui
presideix. Aix, en lacte dinauguraci duna empresa presidit pel conseller dIndstria, i en el qual est
previst que intervinguin el conseller mateix, el president de lempresa, el director de la factoria i el director
general del Ministeri dIndstria, lordre lgic dels parlaments seria el segent:
Director de la factoria
Director General del Ministeri
President de lempresa
Conseller dIndstria
Alguns podrien opinar que el director general del ministeri hauria de parlar desprs del president de
lempresa, ja que t un rang superior. Aix, tot i ser veritat, no sha de tenir en compte perqu el president
de lempresa s lamfitri i si no presideix s perqu ha cedit aquest honor al conseller (per no oblidem
que noms hi ha cedit un lloc en la jerarquia, no tots).
Curs:
68
6.2. Els discursos
En el cas dun acte en matria sanitria que organitza la comunitat autnoma i al qual assisteixen el seu
president, lordre de les intervencions podria ser el segent:
Conseller de Sanitat
Secretari general del Ministeri de Sanitat
Alcalde del municipi
Delegat del Govern
President de la comunitat
Tamb pot ser correcte que lamfitri que presideixi un acte, abans de concedir la paraula al primer orador,
faci una salutaci i agraeixi lassistncia. Per sempre ha de cedir la paraula en primer lloc a una persona
del seu propi equip perqu exposi en profunditat quines sn les motivacions de lacte. s desitjable en
aquests supsits, que el primer intervinent hi faci lexposici des dun punt de vista tcnic, deixant el captol
de les valoracions pel seu cap superior.
Curs:
68
7. El protocol en les relacions de lempresa

7.1. Els convidats
En la relaciones internes de lempresa, tant jerrquics com del mateix nivell, sempre sha de mantenir un
dileg respectus, encara que amable i solidari. La superioritat de jerarquia s la que ms cortesia exigeix,
les distncies es marquen de manera automtica si el que dirigeix ho fa exercint la seva autoritat
naturalment, i s just i equitatiu, amb respecte cap als altres i sabent delegar responsabilitats. De la
mateixa manera, s molt important que els superiors reconeguin i valorin qualsevol esfor del personal, ho
faci saber de manera notria i, si s possible, li atorgui alguna recompensa, la qual no necessriament ha
de ser monetria, ja que en la majoria dels casos saprecia ms una actitud solidria o una paraula
oportuna que una quantitat de diners.
En el tracte extern s igualment transcendent la manera dexpressar davant de les persones. Lempresa,
per als propietaris, gerents o presidents s el smbol de la seva casa (de fet molts empresaris donen la
benvinguda a casa als visitants). Aix com a casa rep la famlia, en el cas de rebre la visita dalguna
autoritat o duna persona duna altra empresa, s obligaci protocollria que sigui atesa per un funcionari
amb igual o superior jerarquia, mai per un dinferior, ja que aix seria ofensiu.
De la mateixa manera, aix com el visitant t certes obligacions protocollries, la persona que ho rep ha
dassumir igualment determinades actituds de cortesia i reciprocitat, nascudes tamb de la convenincia de
la seva empresa dencetar i mantenir una bona relaci amb el visitant. En arribar el convidat, lamfitri ha
de situar-se en la porta dentrada si aquesta dna al carrer, i a la sortida de lascensor si es tracta dun
edifici. Cas que el visitant sigui important, per de menor jerarquia que el propietari o president, qui el rebi
haur de ser el cap de relacions pbliques o de protocol si nhi ha. Si es tracta daltres visitants sempre
shaur de nomenar una persona que el rebi, dacord amb el lloc que ocupi.
Curs:
68
7. El protocol en les relacions de lempresa

7.2. El convidat dhonor
El convidat dhonor: s al costat de lamfitri, un dels personatges essencials dun acte. s aquell per qui
es fa lacte o que la seva presncia s fonamental per a la celebraci, i tamb aquell que per la seva
rellevncia social lamfitri li vol donar aquest tractament.
Qui pot ser el convidat dhonor:
1 - Una autoritat de l'Estat que hagi destacat pel suport ferm i lempenta cap a lentitat de lamfitri o que
decideixi assistir per interessar-se per ella i el seu objectius.
2 - Qualsevol personal que accepti una invitaci especial o singular per visitar la casa, entitat o empresa de
lamfitri, sempre que aquesta invitaci no shagi generalitzada a ms gent.
3 - Qualsevol que accepti presidir una cerimnia.
4 - Persones que siguin objecte dhomenatge.
5 - Els que reben premis o guardons durant la cerimnia.
6 - Els que han acceptat una invitaci i per assistir-hi han de fer un llarg i complicat desplaament.
7 - El lder duna organitzaci.
8 - A qui es dedica lacte.
9 - Aquella persona en qu concorren mrits sobrats i universalment coneguts (premis Nobel, premis
Prncep d'Astries...).
10 - Una autoritat de fora del nostre territori habitual.
* (Font. PriceWaterhouse Coopers)

Curs:
68
7. El protocol en les relacions de lempresa.

7.2. El convidat dhonor
El lloc del convidat dhonor: hauria docupar un lloc preferent en la presidncia de lacte o en una zona
especial dins del propi espai que shi reserva. Posem-ne diversos casos:
1. Homenatge (1-que els propis companys ofereixen a un empleat desprs de molts anys de servei i en
ocasi de la seva jubilaci, 2 - a una persona que es promou des de la corporaci amb lliurament de
distincions.
2. Invitaci a una personalitat (premi Nobel, Prncep d'Astries...) perqu inauguri un congrs.
Collocaci: (4 2 1 3 5 = Ponent inicial (4) Regidor (2) Premi Nobel (1) President Associaci (3) President
Comit organitzador (5) ).
3. Lliurament de premis: els guardonats ocupen un lloc especial a la dreta de la presidncia i dins de
lanomenada zona descenari o entorn de la presidncia.
Convidat dhonor no protagonista de lacte: per s desig de lorganitzador de fer rellevant la seva
presncia. En aquest cas, se li pot assignar un lloc prudent en la cerimnia o una situaci especial a
lauditori. Per exemple, en la cerimnia de lliurament dels premis Prncep d'Astries, un cap d'Estat que
vagi en atenci a un ciutad del seu pas, esdev immediatament un convidat dhonor del president de la
Fundaci. En aquesta circumstncia, sopta per convidar-lo a la Llotja Real, al costat de la Reina, per no a
lescenari, ja que no s premiat. El convidat dhonor, en aquests casos sn un o dos, podrien seure a la
presidncia, encara que no en als primers llocs.
*(Font. PriceWaterhouse Coopers)
Curs:
68
El president del govern rep personalment al cap de loposici a la porta de la seva

residncia.
Curs:
68
7. El protocol en las relacions de lempresa.

7.3. Les visites
Si la recepci duna persona externa s a loficina, lactitud de lamfitri es determina per la jerarquia del
visitant i pel grau destretor de la relaci que es vulgui encetar o mantenir amb lentitat representada pel
visitant. El protocol ordena que lamfitri, sense importar el seu gnere, rebi dret i fora de lescriptori el
convidat, li doni la m amb amabilitat i somrigui mirant-lo als ulls, manifesti que lesperava, li mostri bon
nim per atendrel i, de seguida, li indiqui on seure.
Si la relaci s estreta, la reuni ser en una taula o en un sof que sempre hi ha a les oficines dexecutius
per a aquests casos, i lamfitri ocupar un lloc proper al visitant, si la relaci no s propera, el lloc ser la
cadira davant lescriptori, i lamfitri ocupar el seu lloc de costum deixant la barrera de lescriptori entre
tots dos. El temps fixat per lentrevista ha de respectar-se rigorosament, per la qual cosa queda exclosa
qualsevol interrupci, el que permet que satengui convenientment el convidat i sel pugui escoltar amb
inters. Al final de la sessi lamfitri haur dacompanyar el visitant a la porta del despatx, a lascensor o
fins a la porta dentrada, depenent de les jerarquies, i de vegades del gnere, ja que algunes persones
segueixen demostrant major consideraci a les senyores.
Dos caps de govern del mateix rang, despatxant. Al

centre veiem a la intrpret.
Curs:
68
7. El protocol en las relacions de lempresa.

7.3. Les visites
Quan els convidats siguin estrangers caldr posar una atenci especial en determinats punts, perqu la la
visita no presenti problemes protocollaris. La salutaci efusiva i amb abraades o petons acostumat en
alguns pasos podria molestar ciutadans daltres, i la falta de puntualitat s un assumpte que la majoria dels
estrangers considera ofensiu. Tamb altres detalls han de ser cuidats: el fet que la persona creui les cames
pot presentar-la com una persona amb manca de cortesia per als orientals i, fins i tot, per a la dona est
prohibit fer-ho. En aquests casos sha delaborar una oportuna planificaci i organitzaci amb molta cura.
Ampliar informaci en el document adjunt La importncia del protocol en els actes dempresa
Curs:
68

7.4. La comunicaci
La comunicaci escrita es basa en la transcripci dinformaci per grafismes. s de fonamental importncia
la presentaci impecable i ordenada, respectant per descomptat signes de puntuaci i redacci. Abans
delaborar una comunicaci sha de considerar a qui sadrea la comunicaci, quin s el motiu de fer-la i
com podem expressar el que desitgem. Per resoldre aquests plantejaments sha de pensar en la posici de
la persona en relaci amb lempresa i amb nosaltres mateixos, en la manera ms concreta i clara en qu
podem expressar el contingut i en les millors expressions a utilitzar perqu la transmissi del nostre
missatge sigui realment rebut com ho desitgem. Les comunicacions escrites ms usuals fora de lempresa
sn: les cartes comercials, que sutilitzen per tractar assumptes de comer, per a formalitzar algun
assumpte pactat verbalment o, de vegades, per a assumptes confidencials, cas en qu sn manuscrites.
La redacci reflecteix la imatge de lempresa a lexterior. Els saludes que sn comunicacions breus per a
transmetre avisos, notificacions, felicitacions, invitacions de tipus protocollari, els utilitzen els caps,
directors generals i persones que ostenten crrecs de comandament, i no shan dutilitzar per a assumptes
de carcter reservat.
A dinterior, les comunicacions poden ser informes, memorndums, circulars i notificacions.
En aquest punt s important incidir en all amb qu introduem aquest mdul, s a dir, la utilitzaci dels
actes o esdeveniments protocollaris com a eines de comunicaci. Aix mateix, en el desenvolupament del
propi acte hem comentat la transcendncia de limpacte que tinguin els nostres esdeveniments en els
mitjans de comunicaci.
Lempresa utilitza un element imprescindible per a conjugar tots aquests elements, la conferncia de
premsa, que lempresa utilitza perqu els seus actes tinguin la repercussi necessria.
Curs:
68

7.5. La conferncia de premsa
El gabinet de protocol, a grans trets, vetllar per la imatge, assessorar pel que fa a la sala en qu
sefectuar la conferncia per aconseguir un ptim aspecte, intervindr en la redacci de les invitacions,
prestar cura en la recepci dels convidats a la conferncia, a la ubicaci de les persones, procurar que
les autoritats conferenciants siguin tractades i ateses dacord amb la seva jerarquia i que els periodistes i
fotgrafs compten amb tots aquells elements necessaris per desenvolupar la seva tasca.
Un cop que shagin acreditat tots els periodistes convidats, siniciar la tasca de triar el sal adequat. Si la
instituci no t un sal cmode, ampli, clar i acollidor per a aquest tipus desdeveniments, es pot llogar el
sal dun hotel dacord amb lacte.
Sha de procurar que el lloc escollit compti amb el degut condicionament acstic, amplificadors, altaveus,
micrfons, seients confortables, podis per als conferenciants, connexi a Internet, etc.
Lo ideal seria que lorganitzaci comptar amb una "Sala de Premsa" dins de ledifici. Aix permet el
contacte quotidi amb els mitjans de comunicaci i per mitj daquests projectar una imatge institucional
diversa i planificada.
A ms dels objectes ja esmentats, la sala de premsa ha de comptar amb els elements segents disposats
duna manera determinada:
-El punt datenci, en altres paraules, el lloc que ocupar el personatge entrevistat, sha de disposar
sobreelevat. Daquesta manera, podr ser visualitzat pels assistents i ser ms fcil de captar pels
fotgrafs. Aquest focus sha dubicar a contrallum de les finestres perqu els fotgrafs puguin realitzar la
seva feina amb el sol a lesquena i lobjectiu rebi illuminaci natural.
Curs:
68

Lestrada o tarima ha de tenir com a mnim uns 20 o 30 centmetres dalada. Aix, saconsegueix reforar
latenci dels assistents a la conferncia de premsa i permet que qualsevol pugui observar sense que
importi lalada de les persones assegudes a primera fila. Per raons esttiques, aquest entarimat ha destar
encatifat o cobert amb algun revestiment.
- Tamb poden utilitzar dos tipus destrada: una dindividual i una altra de collectiva. Lestrada serveix de
suport tant per a les mans i braos de lentrevistat com dajuda - memria en qu subiquen papers de
consulta. El podi collectiu sutilitza quan lentrevistat ofereix una conferncia juntament amb dels seus
collaboradors. Les estrades dinstitucions pbliques han de portar al davant lescut nacional, provincial o
municipal. En cas dempreses privades es pot gravar el logotip comercial o escut institucional.
- La sala de premsa ha de comptar amb elements de projecci i reproducci per illustrar les conferncies
amb vdeo o presentacions multimdia.
Curs:
68

En cas que no sutilitzin podis, la taula de lestrada ha cobrir-se amb un estovalles gruixudes de drap o
vellut per tal devitar als assistents la antiesttica visi dels peus dels conferenciants; que podrien mostrar
tics nerviosos o, inconscientment, treures el calat.
Sha de disposar dalmenys dos micrfons per evitar passar-sel contnuament entre els entrevistats per
respondre a les preguntes dels periodistes. Saconsella utilitzar almenys dos micrfons, perqu un vagi de
la dreta al centre de lestrada i laltre vagi al centre des de lesquerra. Per la mateixa ra, s aconsellable
que els auxiliars de lrea de protocol compten amb dos micrfons sense fils perqu els reporters utilitzin:
un de dreta al centre i laltre al centre des de lesquerra. Aix seviten les clssiques molsties que
comporten els cables dels micrfons entre els assistents.
Els principals elements dornamentaci dun sal sn: arranjaments florals, centres de taula i plantes
ornamentals, catifes, tapissos i peces dart.
Sobre aquests hem de fer algunes consideracions:
- Arranjaments florals: no utilitzar arranjaments de grans dimensions ni flors artificials; donen un aspecte de
funeral.
-Plantes ornamentals: han de ser senzilles i harmniques. Es desaconsellen cataractes vegetals, ja que
ls indiscriminat confereix una imatge de selva tropical al sal triat.
-Respecte de lenviament de les invitacions als diferents mitjans ja hem comentat que s el responsable de
Protocol qui supervisar la redacci i sencarregar que les invitacions arriben a dest dacord amb la
informaci que els va proporcionar el gabinet de premsa. En moltes empreses ambds crrecs estan dins
del departament de Relacions Pbliques.
Curs:
68

7.6 La conferncia de premsa
El menjar o aperitiu que serveixi s un mitj per assegurar lassistncia. Si incorporem un aperitiu, no
noms incrementem les possibilitats dassistncia sin que tamb demostrem un gest de respecte i
comprensi que ser valorat pels periodistes.
Lpat ha de preveure, en preferncia, en hores que no coincideixin amb les de major treball en els mitjans
de comunicaci i haur dinscriures en les invitacions.
Una alternativa, si no disposem del temps suficient, s servir begudes als assistents abans diniciar la
conferncia i durant el transcurs daquesta en taules previstes a labast dels assistents. Aix, shaur
demostrat la cortesia de la instituci sense retards innecessaris.
Tamb s molt important dotar els mitjans del material suficient perqu puguin cobrir sense dificultats
lesdeveniment, ja que al capdavall s lobjectiu de la nostra convocatria.
Des de lrea corresponent, tamb es pot confeccionar material especfic-complementari - Dossier de
Premsa per lliurar als mitjans de premsa que hi assisteixin. En una bona carpeta de presentaci es pot
incloure la informaci pertinent. Aquest tipus de material s de gran utilitat per als periodistes ja que els
serveix els posa en antecedents per a les seves notes, per contextualitzar el lector o interpretar la
informaci.
Finalment, cal subratllar que el personal de protocol rebr els mitjans de comunicaci, els guiar fins al sal
on es realitzar lesdeveniment i, acabat lacte, els acompanyar fins a la porta.
Curs:
68
8. El protocol en altres actes de lempresa.

8.1 Els pats de negocis
Un dels actes ms habituals en la vida quotidiana de les empreses s la realitzaci de menjars amb clients,
amb altres empreses del sector, amb institucions pbliques, etc., en els quals es parla de negocis,
sultimen detalls, per que tamb poden ser un punt de partida per a un nou projecte.
Per estar a lalada es proposen una srie de consells a tenir en compte. Certes actituds i comportaments
poden ser tan importants i influents com qualsevol altra part duna reuni. El fet de menjar en pblic pot
posar al descobert certes mancances que poden influir negativament en la imatge de lempresa.
La taula no s una taula doficina.
Encara que es diguin dinars de negocis veritablement la taula lhem de fer servir per menjar, per tant no
shan de desplegar carpetes, documents, etc., com si fos la taula de loficina, llevat que ho solliciti el client,
no tregui els documents o qualsevol altre element (lordinador personal, una agenda ...).
El restaurant
Si conviden a una persona no s correcte que demani un restaurant en concret, s millor que deixar els
seus amfitrions que li portin on ells vulguin llevat que li preguntin la seva opini o els seus gustos. No sha
de dissimular si no li agrada un tipus de menjar. Recordem que ells volen agradar.
Qu demanar?
Un sha de refiar de les recomanacions dels seus amfitrions, sobretot, si sn clients daquest restaurant on
hauran anat ms vegades i coneixen quins sn els millors plats. Si no, es pot deixar aconsellar per les
recomanacions de la casa o b del seu gust. Per descomptat, no shan de demanar els plats ms cars de
la carta. Cal ser prudents. A lhora de triar el vi, sha de triar un que tingui un preu moderat i una qualitat
ajustada al men demanat. No shan de demanar plats complicats de menjar, com alguns tipus de pasta.
Curs:
68
8. El protocol en altres actes de lempresa.

8.1 Els pats de negocis
Comportament. Shan de guardar les mateixes regles deducaci que en qualsevol altra pat. Utilitzar
correctament els coberts, no posar els colzes a la taula, no parlar o beure amb la boca plena, no gesticular
amb els coberts a la m, etc.
Preguntes. No entrar en terrenys massa personals. Una cosa s conixer-se mtuament i una altra
sotmetre a un interrogatori als altres. Sobretot evitar preguntes massa personals. Vost, tamb ha devitar
que li facin aquest tipus de preguntes. La curiositat, en molts casos, est renyida amb leducaci i la
discreci .
Seguir el ritme. No parlar massa i seguir el ritme dels altres comensals. No s correcte estar parlant tota
lestona i desprs que els altres esperin per vost. Segueixi el ritme general de la taula.
Beguda. Compte amb la beguda. s arriscat beure massa, b perqu la reuni pot continuar desprs del
dinar, o b perqu es poden arribar a dir o explicar coses que no devia. Deia un autor que "la dignitat s
lnic cosa que no es pot mantenir en alcohol".
Pagar. No sha dinsistir en pagar el compte. Generalment, paga qui convida. El millor, tornar la invitaci en
una ocasi o jornada posterior. Aix si, recordem que quan es torni la invitaci, haur de ser un lloc de
categoria similar. Res de quedar com un garrepa, o res de tractar de quedar per sobre. En la seva justa
mesura.
Sobretaula. Si la reuni contnua desprs de dinar no ha dallargar molt la sobretaula. Si sallarga, es pot
indicar, de manera educada, que ha de prendre un avi o sortir de viatge a mitja tarda. Per no donar la
impressi de voler anar-sen a corre-cuita. Sha de tenir en compte que, sobretot a les ciutats petites, el
ritme de vida s molt ms pausat que en les grans ciutats.
Curs:
68
8. El protocol en altres actes de lempresa

8.1. Les inauguracions
Entre els actes que ms habitualment sorganitzen en les institucions pbliques i entitats privades figuren
les inauguracions. Des del punt de vista protocollari, entenem com a inauguraci lacte convocat per
lentitat amfitriona per presentar pblicament una nova installaci fruit duna inversi i obra, o per a la
posada en marxa dun nou servei.
Generalment, sorganitzen actes dinauguraci quan s desig dels amfitrions projectar la nova installaci o
servei, per procurar que la societat en general en tingui coneixement. Per aquesta ra, la presncia dels
mitjans de comunicaci en aquest acte s fonamental i sha destudiar amb molta atenci la poltica general
de comunicaci a seguir per a millorar la projecci del nostre objectiu. Ja hem parlat daquest punt en
tractar el tema de les rodes de premsa. Igualment, les inauguracions tenen un alt component, en el cas de
les entitats privades, de cortesia a les autoritats i als representants pblics, per aix s habitual en aquests
casos oferir la presidncia de lacte a lautoritat amb major rang que hi sigui present.
Curs:
68
9. La figura del cap de protocol i cerimonial

A ms duna normativa interna de comportament i saber estar, el protocol s un conjunt de normes i
tcniques mitjanant les quals sorganitza qualsevol tipus desdeveniment.
El cap o la cap de protocol i cerimonial ha de saber com organitzar un acte i, tamb, conixer les pautes a
seguir en certes situacions, davant determinades persones o en diferents pasos. Un exemple: mentre que
aqu rotar s un gest de mala educaci, en pasos asitics suposa tot el contrari, ja que significa que has
gaudit del menjar.
Un professional del protocol s, per tant, un expert en el coneixement daquesta matria dins de les
institucions de lestat i de les comunitats autnomes, administracions locals o entitats internacionals.
La correcta actuaci dun o una cap de protocol pot ser essencial a lhora daconseguir un acord diplomtic
o un contracte multimilionari, ja que, de vegades, els detalls ms petits sn els que ms compten.
En un principi, sembla que aquest tipus de professionals sn ms una elit que un lloc de feina real, per no
s aix, perqu cada vegada sn ms importants en la nostra societat, ja que, avui en dia, les bones
maneres ja no estan restringides a les capes altes, com ara laristocrcia, la monarquia o el mn militar,
sin que shan convertit en una cosa essencial per a qualsevol empresa o instituci.
Algunes de les funcions i tasques que el cap de protocol t al crrec sn:
Contacte amb institucions, sempre actuen de la manera ms correcta.
Organitzaci desdeveniments.
Formaci dequips en el mbit protocollari.
Curs:
68
Resum
Hem arribat al final del mdul. Ara anem a presentar un petit resum que ens servir per refermar
conceptes.
Cerimonial s tot el relacionat amb ls i la prctica de les cerimnies, s un conjunt de formalitats que es
compleixen en qualsevol acte pblic i solemne. Sn actes exteriors que responen a lleis, estatuts o
costums per donar culte a les coses divines o reverncia i honor a les profanes.
Protocol sn les normes de procediment que sapliquen en el desenvolupament dactes i cerimnies per
tal de satisfer aquestes exigncies cerimonials establertes pel costum o la necessitat. El Protocol, llavors,
s la forma daplicar el Cerimonial segons les caracterstiques particulars de cada esdeveniment.
Quan es parla del protocol dun acte, es fa referncia a dues qestions essencials: ordre de lacte
(contingut) i la collocaci de convidats. Tots dos sn temes complexos que varien segons sigui la filosofia
de lacte i les caracterstiques del local on es celebri.
Les etapes que podem distingir en lorganitzaci dun acte sn: planificaci, producci, explotaci i
conclusi.
El protocol en una empresa es manifesta en diferents mbits: en les invitacions, en les visites, en els
pats de negoci, en les inauguracions, en les conferncies de premsa. En cadascuna es determina una
organitzaci diferent, dacord amb els objectius que es volen aconseguir.
La correcta actuaci dun o duna cap de protocol pot ser essencial a lhora daconseguir un acord
diplomtic o un contracte multimilionari, ja que, de vegades, els detalls ms petits sn els que ms
compten.
Curs:
68
Exercici 1
Definiu els conceptes segents:
1- Cerimonial
2- Invitat dhonor
3- Ordre de lacte
4- Planificaci dun acte
Curs:
68
Exercici 2
Determineu quin esdeveniment sha dorganitzar dacord amb lobjectiu.
Reuni formal despecialistes, en la qual un o
ms oradors aborden temes inherents a la seva
rea, amb el propsit de conixer i intercanviar
treballs i experincies realitzats en els respectius
camps disciplinaris.
Activitat acadmica de carcter teric que es

realitza per mitj de sessions de treball collectiu
dun grup despecialistes per estudiar, analitzar o
enriquir un tema prviament determinat.
Celebraci de carcter simple dun esdeveniment
intern important per a lentitat organitzadora.
Exposici sobre un tema doctrinal o especfic que
revesteix graus de complexitat i profunditat. Est
dirigida a un auditori que t coneixements previs
sobre el tema i el seu objectiu s la difusi
cultural en rees determinades o laprofundiment
en temes especialitzats.
Curs:
68
Exercici 3
Heu organitzar una conferncia de premsa per a la teva empresa en qu presenteu un nou producte.
Aquesta prova s oberta. Seguint els passos apresos no heu de tenir cap problema. A ms us facilitem
aquest enlla que us aclarir del tot les idees:
http://www.slideshare.net/cinialebron/cmo-organizar-un-evento
Desprs de veure el vdeo comenteu les conclusions amb els vostres companys en el frum.
Curs:
68
Soluci exercici 1
Definir els segents conceptes:
1- Cerimonial
2- Invitat dhonor
3- Ordre de lacte
4- Planificaci dun acte
1 - Tot all que est relacionat amb ls i la prctica de les cerimnies. s un conjunt de formalitats que es
compleixen en qualsevol acte pblic i solemne. Sn actes exteriors que responen a lleis, estatuts o
costums per donar culte a les coses divines o reverncia i honor a les profanes.
2 - Al costat de lamfitri, un dels personatges essencials dun acte. s aquell per qui es fa lacte o la
presncia de qual s fonamental per a la celebraci. Tamb pot ser alg que, per la rellevncia social que
t, lamfitri vol donar-li aquest tractament.
3 - Ens referim a lacte en si, al seu desenvolupament, les seves etapes tal com sha planificat.
4 - Fase en qu definim lobjectiu de lacte, qu esperem aconseguir, amb quins mitjans comptem,
laudincia prevista (assistents, pblic en general, etc.) i quin missatge desitgem transmetre als assistents.
Hem destablir un calendari, assignar recursos, fer totes les especificacions necessries per dur a terme
lacte i definir amb claredat tots els objectius.
Curs:
68
Soluci exercici 2
Determinar quin esdeveniment sha dorganitzar dacord amb lobjectiu.
Reuni formal despecialistes, en la qual un o ms
oradors aborden temes inherents a la seva rea,
amb el propsit de conixer i intercanviar treballs i
experincies realitzats en els respectius camps
disciplinaris.
SIMPOSI
Activitat acadmica de carcter teric que es realitza

per mitj de sessions de treball collectiu dun grup
despecialistes per estudiar, analitzar o enriquir un
tema prviament determinat.
SEMINARI
Celebraci de carcter simple dun esdeveniment

intern important per a lentitat organitzadora.
Exposici sobre un tema doctrinal o especfic que
revesteix graus de complexitat i profunditat. Est
dirigida a un auditori que t coneixements previs
sobre el tema i el seu objectiu s la difusi cultural en
rees determinades o laprofundiment en temes
especialitzats.
Curs:
68
ANIVERSARI
CONFERNCIA
Curso de Ejemplo
Nom del Mdul
Curs:
68
Mdul:

Organitzaci de viatges
Competncies:
Curs: N
Nom curs
Presentaci
La majoria de directius es veuen obligats a desplaar-se per diferents motius laborals: negociacions,
congressos, entrevistes dinters per a lempresa, etc.
Per organitzar duna manera efica un viatge de negocis sha de tenir en compte una srie daspectes que
sn imprescindibles i per realitzar-ne la planificaci sha de tenir en compte diferents factors: tant
professionals documentaci, cites amb clients, temps lliure com els relatius a la preparaci del
desplaament reserves, allotjament i activitats socials. Tots aquests aspectes han destar perfectament
coberts i planificats.
Curs:
68
Objectiu
En aquest mdul coneixerem els diferents factors i elements a tenir en compte en lorganitzaci,
desenvolupament i avaluaci dels viatges de negocis.
Curs:
68
ndex
1. Els viatges corporatius.
2. Per qu es realitzen viatges de negocis?
3. El viatger corporatiu.
4. Organitzaci del viatge.
5. Litinerari.
6. El responsable dels viatges de negocis .
7. Les agencies de viatge.
8. Agencies de viatges i classe de vols.
9. Descompte per volum en els viatges.
10. La reserva i la gesti del viatge.
11. LImplant. Una micro-agencia.
12. Opcions dInternet.
13. Reserva de vols per Internet.
Curs:
68
14. Avantatges de comprar bitllets davi on-line

15. Les taxes aries.
16. Interpretaci d'un bitllet d'avi.
17. Reserva dhotels.
18. Passaports i visats
19. Circulaci de persones per l'espai Schengen
20. El pagaments en els viatges. Els xecs de
viatge.
21. Els pagaments en els viatges. Les targetes de
crdit.
22. Qestions bsiques de viatges per lestranger.
23. Assistncia sanitria a lestranger.
24. Justificaci de les despeses de viatges
corporatius.
25. Els viatges com a incentius dempresa.
1. Els viatges corporatius

No hi ha dubte que lorganitzaci de viatges corporatius s una faceta important dins del desenvolupament
de lactivitat de lempresa. Aix mateix, una bona gesti dels viatges pot suposar un estalvi a la prpia
corporaci.
Per aix i com a elements importants a lhora de dur a terme un viatge de negocis haurem comptar amb
una srie de factors:
- Litinerari.
- Els preparatius.
- La responsabilitat de la gesti.
- Les negociacions amb l'agencia de viatges.
- Opcions dInternet.
Allotjament.
Si el viatge s a lestranger haurem de comptar amb altres elements com:
- Intrprets, en cas de no dominar la llengua.
- Permisos i visats.
- Canvi de moneda i mitjans de pagament.
En finalitzar el viatge s important dur a terme una avaluaci del grau de satisfacci.
Et suggerim veure aquest vdeo "Decleg per estalviar en viatges de negocis

http://www.youtube.com/watch?v=zrCj8Mezbew
Curs:
68
2. Per qu es realitzen viatges de negocis?
s una de les principals formes de fer negocis a nivell

mundial entre pasos.
Moltes empreses sn multinacionals amb installacions en
diferents parts del mn i altres tenen sucursals en altres estats
i parts del mn.
Cada vegada sn ms les empreses que es fusionen a nivell
global.
Els executius sn membres dassociacions professionals i en
participen en les reunions i convencions.
Cal supervisar i donar-li seguiment a operacions de
lempresa.
Curs:
68
3. El viatger corporatiu
Ens referim a persones que viatgen per negocis. Els empresaris van de viatge per una srie de raons,
entre les quals les reunions amb els clients, sessions de formaci, assistncia a conferncies, i per altres
esdeveniments corporatius. En aquests casos les despeses relacionades amb els viatges de negocis, com
ara passatge aeri, allotjament en hotels, menjars i altres despeses i honoraris relacionats amb els executius
que assisteixen a esdeveniments, generalment sn pagats per les empreses que contracten els serveis
daltres empreses, en lloc de ser pagats pels propis viatgers.
Els viatges corporatius van en augment, i moltes de les empreses relacionades amb viatges com hotels,
companyies aries, installacions per a reunions i convencions i agncies de lloguer de cotxes estan
competint per atraure a aquells que viatgen per negocis. Proporcionen serveis i altres caracterstiques que
seran dinters per a alg que t la intenci de fer negocis mentre viatja.
Moltes daquestes empreses han creat programes de fidelitzaci per premiar els viatgers que utilitzen els
seus serveis amb freqncia, i molts viatgers de negocis pertanyen a un programa de fidelitzaci en un
esfor per abaratir els costos dels freqents viatges de negocis.
Els viatges de negocis difereixen daltres tipus de viatges com ara els doci pel fet que als viatgers solen
estar disposats a gastar ms diners en aspectes com lallotjament, els hotels i els restaurants. A diferncia
dels viatges doci, els viatges corporatius en realitat no tenen una temporada alta. Les reunions,
conferncies i altres esdeveniments corporatius tenen lloc al llarg de tot lany.
Curs:
68
4. Organitzaci del viatge

Lorganitzaci del viatge t diversos elements fonamentals
- Planejament: sempre que sigui possible, preveure amb temps lagenda mensual de viatges per tenir
lorganitzaci adequada i poder trobar les tarifes ms convenients per a lorganitzaci dels viatges. En cas
de no tenir la possibilitat de preveure-ho, ser necessari contactar amb lassessor de viatges de confiana
per poder rebre ajuda en lorganitzaci de viatges dltima hora.
- Dates de viatge: s aconsellable consultar, prviament, si durant lestada en el lloc de destinaci es dur
a terme algun tipus desdeveniment (congrs, festivitat, etc.), per poder-ho programar amb anticipaci i
aconseguir vols, hotels o qualsevol altre tipus de serveis en llocs i amb tarifes convenients. De vegades,
als llocs de destinaci se celebra una festa que s particular daquesta zona i ens trobem amb algun dia no
laborable. Aix pot ocasionar un gran trastorn, amb la consegent prdua de temps que ens suposar un
dia ms destada o la dificultat de trobar una plaa dhotel. Per exemple, mai hem dintentar un viatge
dempresa a Pamplona el 7 de juliol, sin sha fet la reserva amb suficient antelaci.
- Concertaci de visites i reunions: shan de preparar tamb amb suficient antelaci perqu puguin ser
incloses en les agendes de les dues parts. Les cites han de ser reportades amb la confirmaci per evitar
sorpreses desagradables. Cal valorar si per fer una gesti s imprescindible el viatge i no es pot solucionar
a travs daltres eines, com pot ser la videoconferncia.
Curs:
68
5. L'itinerari
s lelement crucial en tot viatge de negocis i el resultat duna bona planificaci.
En molts casos litinerari del viatge dun executiu duna empresa lestableix el responsable de lempresa en
la gesti de viatges o la seva secretria. En altres s ell mateix qui lelabora .
Selabora tenint en compte els punts fonamentals segents:
- Si es va a desplaar en avi o en tren no shan doblidar dades com el nmero de vol o del tren.
- Lloc de sortida i horari.
- Accessos a laeroport o lestaci.
- Forma de trasllats fins a lhotel.
- Lhotel on es va a allotjar. Ubicaci respecte a lobjectiu del viatge. Cal adjuntar un petit plnol i la seva
situaci.
- Localitzaci de lagncia de lloguer de vehicles (si sescau).
- Relaci de les visites o activitats corporatives que es van a realitzar. Es pot adjuntar un cronograma
aproximat.
- Horari i lloc de sortida i de tornada, amb lhora darribada a casa.
- s important que sadjunten els documents de confirmaci de les cites.
Curs:
68
6. El responsable dels viatges de negocis

T la responsabilitat de fer els arranjaments del viatge per a lexecutiu amb qu treballa. En moltes
empreses sol ser lassistent administratiu o la secretria qui sencarrega daquesta funci, si no es
contracta directament amb lagncia de viatges. T com a tasques principals:
- Reunir-se amb lexecutiu per conixer les seves preferncies.
- Recopilar i discutir amb lexecutiu la informaci sobre les lnies aries, els vols disponibles i els seus
horaris de sortida i arribada, aix com daltres mitjans de transport terrestre disponibles
- Contactar i cotitzar els diferents hotels per conixer els seus costos, ubicaci, serveis bsics i serveis
especials
- D'acord amb la preferncia de lexecutiu, haur de contactar amb agncies per al lloguer dautos,
agncies de serveis de taxi trens per conixer entre altres detalls els horaris i costos.
- Buscar informaci, adreces i mapes sobre restaurants, bancs i altres llocs dinters per a lexecutiu.
- Elaborar un itinerari de viatge complet amb lexecutiu, discutir amb ell i incorporar les seves
recomanacions finals (ha dincloure nmero de vols, horari de sortida i darribada de cada terminal, lloc on
es lloguen els vehicles, hotels, etc., aix com imprimir diverses cpies (una per a lexecutiu, una altra per a
la seva famlia, una per lassistent i una altra per als arxius)
- Completar o elaborar un formulari dautoritzaci de viatge per a les signatures i autoritzacions
corresponents
- Assegurar-se de complir amb la poltica de lempresa per obtenir els fons per al viatge: autoritzacions, s
de targetes de crdit, bestretes, reemborsament de despeses i targetes per trucades telefniques o mbils,
entre daltres.
Curs:
68
7. Les agncies de viatge

En moltes ocasions se solen utilitzar les agncies de viatges. En lactualitat i a la llum de laugment dels
viatges, han aparegut agncies especialitzades en viatges corporatius.
Veritablement, la utilitzaci daquestes empreses especialitzades estalvia bastants recursos. A ms, la
utilitzaci de les noves tecnologies suposa un estalvi de costos, ja que es realitzen cerques per trobar les
millors tarifes.
Entre els serveis que faciliten es troben:
- Reserves de bitllets davi, tren, bus, etc.
- Lloguer de vehicles.
- Reserva, adquisici i venda de bitllets o entrades de tot tipus per a espectacles, esdeveniments, etc.
- Prestaci de serveis turstics complementaris.
Les agncies de viatge es classifiquen com:
- Majoristes. Projecten, elaboren i organitzen tota mena de serveis i paquets turstics per oferir-los als
minoristes, i no podran oferir-los directament al minorista.
- Minoristes. Sn aquells que comercialitzen els productes dels majoristes o projecten i /o venen tota classe
de serveis o paquets.
- Majoristes-minoristes. Combinen les activitats dels dos anteriors.
Curs:
68
8. Agncies de viatges i classes de vols (1)
Els Inclusive Tour Xrter sn un dels negocis ms importants dalgunes agncies de viatges. Noliegen un
avi sencer, generalment duna companyia de transport secundria, de manera que el preu per viatger se
sol reduir, drsticament en els viatges llargs, i en forma destalvi mnim en viatges ms curts.
Vols xrter: Una persona, empresa o organitzaci, generalment, o un agent de viatges que actua en nom
seu, poden encarregar directament un vol xrter per al transport de persones o mercaderies. El que lloga el
vol paga el preu total de lavi i no permet que el facin servir passatgers individuals. Poden contractar-se
tant avions de mida estndard com avions de dimensions ms petites. La companyia o agncia posar un
preu que inclogui totes les despeses del vol, des de la gasolina i les taxes daeroport, fins al pilot i les
begudes que se serveixin a bord. Els vols xrter noliejats per organitzacions turstiques, en aprofitar totes
les places, permeten oferir al viatger unes tarifes ms redudes que els vols regulars.
Xrters per a grups amb afinitat com: Si una organitzaci o club decideix oferir un viatge per als seus
membres, pot optar per utilitzar bitllets collectius en lnies aries regulars o utilitzar un vol xrter.
Normalment, lempresa o organitzaci actua a travs dun agent de viatges. Aquesta empresa entra en un
acord contractual amb el propietari del vol xrter i lagent de viatges que actua com a intermediari. .
Curs:
68
8. Agncies de viatges i classes de vols (2)

Tours amb xrters: Una agncia de viatges o un operador turstic que ofereixin un sol viatge o un programa
de diversos viatges, poden escollir entre bitllets collectius assegurats en les lnies regulars aries o el
lloguer dun vol xrter. Els bitllets del grup que shan reservat en un servei regular es poden incrementar o
reduir fins a cert lmit sense que sincorri en cap infracci causa de recrrec. No obstant aix, una vegada
que lagncia o el operador turstic ha decidit noliejar un avi, ha de fer-se responsable del preu total del
xrter, sense tenir en compte el nombre de reserves que aconsegueixi. Els vols per a aquest tipus de
viatges es venen directament al pblic individualment mitjanant les agncies de viatges.
Noms transport: Els vols noliejats per una sola entitat o per grups que tenen un determinat inters com
poden combinar-se amb lallotjament, visites turstiques i altres serveis. Ambds tipus de vol poden oferirse com una forma de transport nica. s freqent que els viatges llogats per una nica entitat o grup af, o
fins i tot per fer un tour, ofereixin els seients que sobrin en llogar lavi a aquells que vulguin aprofitar el
transport noms per tal dacabar-lo domplir.
Venda de bitllets davi: Pel fet que no existeix una reglamentaci estricta, ha esclatat una guerra
interminable de passatges amb centenars de bitllets davi canviats de preu diriament. La major part dels
bitllets rebaixats anunciats estan limitats a un cert nombre de seients per vol. Aquest lmit s flexible i
depn de la demanda. Si hi ha ms passatgers del que s habitual que reserven plaa en un moment
determinat, el nombre de seients amb descompte es redueix, mentre que si es venen menys samplien.
Curs:
68
9. Descompte per volum en els viatges

Lutilitzen els operadors de viatges i s anomenat tamb descompte per quantitat. T per objecte estimular
els clients, en aquest cas a lempresa, perqu facin un consum major del producte o de la lnia de producte.
Sol consistir en una reducci del preu de la tarifa que saplica a les compres quan el volum supera les
quantitats normals.
Hi ha dos tipus de descomptes:
1- No acumulatiu:
Saplica a una compra especfica. El seu objectiu s estimular la compra de grans volums dun
producte o lnia de producte. Els descomptes sapliquen a partir duna quantitat de facturaci que es
negocia amb lagncia.
2- Acumulatiu:
Saplica a compres totals que realitza un comprador en un perode de temps determinat. El seu
objectiu s la reiteraci de la contractaci i la fidelitzaci del client. Alguns tipus de descomptes sn
els programes de viatger freqent, en cas de companyies aries, o de hoste freqent, en cas dels
hotels .
Curs:
68
10. La reserva de viatge i la seva gesti

Es pot conceptuar com la prevenci o prudncia de contractar en el present els serveis duna agncia de
viatges per gaudir en el futur. Permet a les empreses que tenen la intenci de viatjar tenir la seguretat de
gaudir dels serveis en el moment que ho desitgen i no trobar-se aix amb sorpreses desagradables.
Avui en dia sutilitzen no noms les agncies sin tamb mitjans com Internet, que agilitzen en gran
mesura els trmits.
Apareixen centrals de reserves que funcionen com autntiques agncies de viatges, a ms doferir als
clients un complet servei. Realment sn agendes de gesti especialitzades en viatges corporatius.
Un exemple daquest model s AMADEUS.
A travs daquest enlla podem conixer el seu funcionament. http://www.es.amadeus.com/es/x10109.html
Curs:
68
11. L'implant. Una micro-agncia dins de lempresa

En alguns casos, sobretot quan estem davant
dempreses de grans dimensions, sorgeix la figura de
l'Implant, que ve a suposar la gesti duna petita
agncia de viatges dins de la mateixa empresa
perqu es puguin gestionar els viatges mitjanant la
corporaci sense utilitzar intermediaris. Actualment
un "Implant" proporciona una srie davantatges
addicionals que incrementen la qualitat del servei.
Servei personalitzat amb atenci exclusiva
Personal qualificat que coneix les necessitats de
lempresa i de cada viatger.
Gesti de compte.
Adaptaci de lhorari de lempresa.
Comoditat en les comunicacions.
Rapidesa en el lliurament de documentacions.
Agilitat en la soluci dincidncies: reemborsaments,
canvis ditineraris ...
Millores econmiques
Control personalitzat de la poltica de viatges de
lempresa.
Tarifes preferents negociades amb provedors.
Descomptes per volum.
Aplicaci del "Management fee".
Control de Qualitat
Enquestes personalitzades a usuaris i viatgers.
Reunions peridiques amb els responsables de
lempresa per avaluar resultats.
Facturaci i informes de gesti
Informes de gesti a mida.
Lliurament en suport magntic.
Possibilitat dhabilitar una "interface" per bolcar les
dades de facturaci a lempresa.
(Font: Bancaixa / empreses)
Curs:
68
12. Opcions dInternet

Lempresa pot optar per organitzar el viatge a travs de les diferents eines que dna Internet, contractant
no un paquet sin buscant les millors opcions entre transport, hotels, etc. s a dir, pot contractar cada
element per separat.
Aquesta opci t linters del preu, per es necessita temps per trobar les millors ofertes i bon maneig dels
cercadors.
Quan sutilitza aquest tipus de gesti s convenient lanticipaci per fer les reserves, ja que
saconsegueixen millors preus. No oblidem que el viatger corporatiu t un horari restringit i ha daprofitar el
major temps possible.
Per a la cerca de vols es poden utilitzar diferents eines, tant per buscar vols com allotjament. s important
tenir en compte que si emprem pgines de cercadors globals, s a dir, motors que rastregen les diferents
companyies, rendibilitzarem el temps.
Laccs a pgines determinades de les companyies ve marcat b perqu tenim alguna preferncia
personal o b perqu alguns destins noms sn gestionats per pgines concretes. Pensem que aquest
accs individual ens dificulta en gran manera la comparativa de preus.
Aix mateix, tamb podem reservar el nostre hotels. El sistema funciona de la mateixa manera, per amb
un element addicional, i s en molts casos la necessitat de la ubicaci, que deu ser propera a la situaci
dels clients que visitem, la fira a la qual anem... En general hem de tenir en compte que no ens suposi
molta prdua de temps en desplaaments.
Curs:
68
13. Reserva de vols per Internet

Actualment hi ha molts serveis de recerca de vols barats, i en el fons tots sn molt similars, ja que treuen la
informaci prcticament de les mateixes fonts. Aix doncs, lnic factor que distingeix un cercador de vols
barats d'un altre s la seva accessibilitat i les opcions extra que donen valor afegit a la nostra recerca.
Anem a veure alguns dels serveis ms destacats daquest tipus:
Trabber: s un dels primers (si no el primer) cercadors concurrents que van nixer. Entre la seva llista de
pgines a rastrejar inclou gaireb quaranta lnies aries, tant low-cost com tradicionals i quatre agncies de
viatges en lnia. Tamb ens dna lopci de buscar ofertes en vols. Hem de seleccionar obligatriament la
ciutat dorigen i de manera opcional el dest i el preu mxim del bitllet. El millor de Trabber s la seva
enorme senzillesa ds, la qual cosa fa que fins i tot alg que no estigui molt familiaritzat amb aquest tipus
de cercadors es desenvolupi molt rpidament.
Viajes.net: Un cercador molt popular. A ms dun acurat disseny i un mar dopcions a lhora de planejar un
viatge, ofereix un servei tan curis com til: la maleta del viatger, en qu podem anar guardant vols que
anem trobant a les nostres recerques per desprs realitzar-ne una comparaci duna manera ms rpida.
Oneworld: Ofereix la possibilitat de cercar no noms un vol, sin diversos vols que sencadenin entre si per
tal de completar un itinerari ms llarg, com ara el duna volta al mn. Les aliances de lnies aries van
nixer amb la finalitat de poder facilitar les escales entre els vols de les diferents companyies aries.
Oneworld s una daquestes aliances que ens dna la possibilitat dorganitzar un llarg viatge al llarg de tot
el mn i ens indica si el nostre viatge s factible amb les companyies que componen laliana. El problema
s que no ens podem reservar els bitllets directament des de la genial eina de planificaci de vols, noms
ens indiquen els webs de les companyies on haurem realitzar les compres. Tampoc sens dna un preu
concret del viatge complet, noms una simple estimaci.
(Fer servir cercadors s senzill. El pots comprovar entrant en els enllaos)
Curs:
68
14. Avantatges de comprar bitllets davi on-line

s ms barat
Si compres el bitllet davi en les oficines de la companyia o agncia ser ms car, perqu et cobraran
per poder cobrir les despeses del personal de loficina. Amb la teva targeta de crdit, comprant en lnia i
triant el bitllet amb antelaci, el vol et pot resultar molt barat.
Poder buscar en dates flexibles
Algunes agncies com Lastminute et permeten cercar en dates flexibles i et mostra els resultats perqu
tris els dies de sortida i tornada, altres com eDreams tofereixen un cercador dofertes.
Poder fer lanada en una companyia i la tornada en una altra
En la majoria de les agncies aix s possible, amb la qual cosa tindrs tarifes danada i de tornada.
Poder obtenir bitllets amb mltiples escales
Per exemple, pots viatjar de Madrid a Pars, dos dies desprs de Pars a Roma i dos dia desprs tornar a
Madrid.
Aquestes tres agncies permeten mltiples escales:
Mltiples escales en Edreams (fins a 3)
Mltiples escales en Rumbo (fins a 4)
Mltiples escales en Destinia (fins a 6)
Curs:
68
15. Les taxes rees.

Les taxes aries corresponen a diversos conceptes inclosos en el preu. Dos dels principals y ms
evidents sn el cost del carburant i la seguretat. Per poder fer front a les contnues pujades del preu del
petroli i, en conseqncia, del queros, les companyies aries apliquen un increment del preu del bitllet en
concepte de carburant. La quantia es deixa al lliure criteri del transportista, podent arribar als 70 euros en
els vols de llarga durada i al voltant dels 20 euros en els vols de mitja durada. Aquest suplement saplica
progressivament alhora que puja el preu del petroli. A ms sha de sumar limportant enduriment dels
controls de seguretat desprs dels atemptats de l'11 de setembre. Les companyies han hagut de modificar
els aparells i els procediments dembarcament i aix produeix un cost considerable que repercuteix en el
preu del bitllet.
Altra taxa important s la que saplica per passatger de sortida, que depn de laeroport i no de la
companyia aria. s funci de loperador de serveis aeroportuaris cobrar-la i cobreix les despeses que es
derivin daquesta activitat, que varien considerablement dun aeroport a un altre. Una vegada ms, el refor
de la seguretat que es ve exigint en aquests ltims anys afecta considerablement el cost final. Alguns
aeroports ms petits apliquen taxes menys elevades, de manera que les companyies de baix cost els
prefereixen.
La llista de taxes no deixa de crixer. A ms de laugment del preu del carburant, pugen les taxes
daeroport i els canvis de divises.
Finalment, afegirem les despeses demissi de bitllets aplicades per les agncies o les companyies aries.
Aquestes despeses de gesti oscillen entre 20 i 60 euros segons el tipus de vol: de curta, mitjana o llarga
durada. Les agncies online noms cobren entre 5 i 20 euros.
Curs:
68
16. Interpretaci dun bitllet davi.

Els impostos i taxes aries van apart del preu del trajecte que consta en el bitllet. Sinclouen en la part
taxes / fees / charges i estan dividits en diferents codis.
-QW: taxa per passatger, que correspon a ls de les installacions de laeroport.
-YQ: suplement que companyies aria perceben per compensar laugment del preu del petroli, les
despeses de seguretat i les primes de les assegurances.
- FR: taxa daviaci civil que rep lestat. Serveix per finanar el funcionament de ladministraci de laviaci
civil i lordenaci del territori.
- XT: taxa de seguretat de lentorn que rep lestat i que serveix per finanar les mesures de seguretat com
el control dels passatgers i els equipatges, o fins i tot la protecci contra incendis. Aquesta taxa t com a
destinaci els operadors aeroportuaris.
Prenguem com a exemple un bitllet que costa 55,35 euros per saber com es divideix el preu:
- La taxa per passatger s de 6,79 euros.
- La taxa daviaci civil, 10,72 euros.
- La taxa de seguretat de lentorn, 15,84 euros.
- Els suplements de la companyia sn de 22 euros.
Cal dir que l'import daquesta taxa s molt variable. Depn especialment de la companyia aria i laeroport
o de les terminals que sutilitzen en el viatge. Els aeroports grans apliquen taxes ms elevades que els
petits. Els vols regulars sn sovint ms cars que els xrter o que els que ofereixen les companyies de baix
cost, que utilitzen terminals (fins i tot aeroports) secundaris i que apliquen suplements menors pel queros i
per les assegurances. Finalment, un vol nacional suporta menys taxes que un vol internacional.
Curs:
68
17. Reserva d'hotels.

Juntament amb la tasca de buscar transport, hi ha una altra tasca indispensable a lhora de planificar un
viatge. Ens referim a la tasca de buscar allotjament. Algunes persones no busquen el luxe a lhora
dallotjar-se, simplement busquen un lloc en qu poder descansar per a un nou dia de treball i visites.
Altres, per, busquen el ple confort en cada aspecte del seu viatge, aix que exigeixen la major de les
comoditats. Ambdues postures sn totalment vlides per no acceptables per totes les butxaques. A ms,
hem de tenir en compte la ubicaci. Com ja hem comentat, el viatger dempresa sol necessitar un
allotjament proper al punt de destinaci per rendibilitat al mxim el temps dels desplaaments.
Podem buscar un hotel mitjanant la nostra agncia de viatges, per de la mateixa manera que passava
amb els vols, no ser fcil comparar els preus i, com hem esmentat abans, alguns viatgers prefereixen
simplement un lloc confortable per descansar. El major aliat daquests ltims s i ser sempre Internet, on
es poden trobar tot tipus dallotjaments en qualsevol lloc del mn.
Anem a fer un cop dull a una de les millors webs en qu podem trobar un hotel que ens interessi:
Hotels.com s una enorme xarxa de webs que alberguen milers dhotels de tot el planeta. No en va les
seves webs es troben disponible en desenes didiomes i ofereixen informaci adaptada per a cada un dels
pasos en qu ofereixen els seus serveis, Espanya inclosa. Fcilment podrem trobar allotjament a laltra
punta del planeta que abastin tot tipus de preus.
Fer servir aquests cercadors s senzill. El pots comprovar entrant en els enllaos.
Curs:
68
18. Passaports i visats

Passaports
El passaport s un document oficial expedit per un pas que certifica i que serveix per identificar una
persona individualment. Es tracta dun document amb validesa internacional, que identifica al seu titular,
expedit per les autoritats dun pas. Acredita el perms o autoritzaci legal perqu surti o ingressi del mateix
pels passos internacionals habilitats a tal efecte. A Espanya el passaport s individual i sexpedeix per les
Direccions Superiors i Comissaries de Policia als espanyols.
Amb carcter general i sense perjudici dall que disposen els segents apartats, el passaport tindr una
validesa improrrogable de cinc anys si el titular t menys de trenta anys en la data de la seva expedici, i
de deu anys quan hagi complert aquesta edat . Per als menors de cinc anys la validesa del passaport es
limitar a dos anys.
Visat o visa
Un visat, tamb conegut com visa, s un perms per legalitzar una entrada o una estada de persones en un
pas on no tinguin nacionalitat o lliure trnsit. Normalment existeix grcies a convenis bilaterals entre el
pas de la nacionalitat de la persona i el pas que autoritza lentrada.
En moltes ocasions el sistema dels visats funciona amb reciprocitat, degut a la necessita que tenen els
ciutadans dun pas de viatjar a un altre i a linrevs.
El visat s un document que sadjunta al passaport o sinclou en les fulles del mateix i indica a les autoritats
encarregades del control de fronteres que el document ha estat examinat i considerat vlid pel pas de
destinaci. La visa ha sofert variacions, en principi sagregaven al passaport.
Curs:
68
19. Circulaci de persones per l'Espai Schengen

Lentrada en vigor del Conveni d'Aplicaci de l'Acord o Tractat de Schengen comporta la supressi dels
controls en les fronteres interiors i el trasllat daquests a les fronteres exteriors. Tota persona que hagi
entrat regularment per la frontera exterior dun dels pasos que apliquen el Conveni t dret, en principi, a
circular lliurement pel territori dels altres signants del Conveni durant un perode que no superi els tres
mesos per semestre.
Actualment els pasos que apliquen el Conveni Schengen sn: Alemanya, ustria, Blgica, Dinamarca,
Espanya, Finlndia, Frana, Grcia, Holanda, Islndia, Itlia, Luxemburg, Noruega, Portugal i Sucia.
Curs:
68
20. El pagament en els viatges. Els xecs de viatges.

Xecs de viatger
Els xecs de viatger sn xecs expedits per les institucions bancries per a ser utilitzats a lestranger.
Una gran quantitat destabliments en nombrosos llocs del mn accepta aquests xecs com a forma de
pagament. Aix sevita portar diners en efectiu, amb la tranquillitat que aix representa, ja que en cas de
robatori o prdua dels xecs, els diners segueix intactes i a la nostra disposici, a diferncia del que
passaria amb els bitllets.
Poden demanar-se al banc uns dies abans de realitzar un viatge a lestranger. Estaran preparats en no
ms de dos dies segons cada instituci bancria.
Estan disponibles en diverses denominacions per a ms comoditat i els que no s'emprin poden ser
reemborsats totalment a la tornada.
Sn, sens dubte, una eina molt segura i cmoda per a portar diners en viatges de negocis o de plaer.
Curs:
68
21. Els pagaments en els viatges. Les targetes de crdit (1)

Moltes de les prestacions de les targetes sn desconegudes per als seus titulars, que en gran mesura
creuen tenir-les nicament per pagar. Per a aquesta funci es poden afegir altres no menys interessants
qu s important conixer per la seva gran utilitat, fins i tot, per a la gesti financera dun negoci.
Visa Corporate. s una nova targeta adreada a les companyies en les quals l's s principalment per a
viatges de negoci i en qu la gesti del control de la informaci s important. Inclou una compensaci per
prdua dequipatge (generalment, fins a un mxim de 600 o 700 euros) o demora del mateix, compensaci
per retard del vol, enviament de documents, assistncia legal, i fins i tot, en alguns casos, compensaci per
segrest de lavi i reintegrament demergncia dels diners.
Visa Business, s una altra targeta especialment dirigida a empreses, que a ms ofereix un paquet
davantatges afegits i molt especfics per a aquest segment. Ofereixen un programa de gesti de despeses
de representaci i viatge per les empreses i els seus empleats: sistema dinformaci amb 18 tipus diferents
dinformes, segur dinfidelitat (despeses no autoritzats a lempleat) i extractes separats per a lempresa i el
titular, entre altres prestacions.
Visa Purchasing Per controlar les compres de la teva empresa, aquesta targeta substitueix els xecs, les
transferncies i els diners en efectiu. Es poden obtenir mltiples avantatges que permetran facilitar el
control de les despeses, negociar condicions i establir lmits als empleats. Grcies a un extracte detallat, es
poden identificar fcilment els pagaments efectuats.
MasterCard BusinessCard, Dissenyada per ajudar a controlar millor les despeses del negoci a pimes,
professionals liberals i autnoms. Separa les despeses personals de les despeses de negoci. Consolida,
doncs, les despeses de negoci en una sola targeta i satisf les necessitats ocasionals de finanament.
Igual que les altres targetes MasterCard per a negocis, ofereix diferents avantatges, com ara descomptes
en el lloguer de cotxes, compra de material informtic, hotels, viatges...
Curs:
68

MasterCard Corporate Card. Per a les despeses de viatge i de representaci dempreses mitjanes i
grans. La reducci de costos, el control de les despeses i la simplificaci dels processos en aquesta
categoria pot tenir un impacte significatiu en la salut financera de la companyia, per aix aquesta targeta
proporcioni informaci detallada de les transaccions perqu el seu titular pugui prendre decisions.
Targeta Corporativa American Express. Permet aprofitar tots els avantatges i oportunitats del Programa
de Gesti de Despeses. La Targeta Corporativa American Express est especialment dissenyada per als
professionals que tenen importants despeses de viatges i representaci. A ms de reduir fins a un 70% els
costos administratius derivats de gestionar les despeses de viatges i representaci i fins a un 25% els
costos directes dels seus viatges, la teva empresa pot gaudir daltres avantatges: tota la facturaci queda
centralitzada en lagncia de viatges, de manera que aquesta imputa directament tots els crrecs efectuats
al compte de viatges de lempresa, i igualment posa a disposici dels seus titulars un servei dinformes de
gesti. Sens dubte es tracta duna eina dutilitat per a tot tipus dempreses.
Euro 600 e-Business, La seva principal caracterstica s que incorpora les noves tecnologies dInternet
per millorar i facilitar la informaci i el control de les despeses de cada negoci. Aquesta targeta i la seva
eina de datawarehouse per Internet, permeten a les empreses i negocis que la demanin gestionar tots les
seves despeses des de qualsevol ordinador connectat a la Xarxa Cada. Cada empresa o titular de la
targeta pot confeccionar els seus propis informes de despeses combinant diferents conceptes com dates o
perodes, persones o departaments, tipus de despesa i nom del comer on es van realitzar els pagaments,
entre altres. Ofereix tamb un altre tipus davantatges tant per al titular com per a lempresa, com ara
assegurances i descomptes en hotels i empreses de lloguer de vehicles. Opcionalment, pot incorporar
tamb un xip que permet carregar diferents aplicacions, com sn el moneder electrnic, EMV (aplicaci
estndard de dbit / crdit) o un certificat digital per poder xifrar el teu correu electrnic.
Curs:
68

MasterCard Purchaising Card. Una targeta dirigida a realitzar les compres corporatives. Lempleat
compra directament al provedor i la transacci s aprovada nicament si satisf els criteris predefinits per
lempresa (limitaci per import, establiment, temps) per a aquest empleat. A ms, la companyia paga a
lemissor de la targeta una factura consolidada.
4B Europ-Assistance, s una targeta Affinity, per tant t tots els avantatges prpies de la targeta 4B i, a
ms, incorpora un servei dassistncia. Entre els serveis que ofereix destaquen els segents: remolc i
reparaci del vehicle, recerca de peces, trasllat de malalts o ferits, trasllat docupants en cas
dimmobilitzaci del vehicle, transport en cas de defunci i allotjament en hotel de fins a cinc dies .
American Express Business. Disposa dun conjunt de solucions especialitzades, pensades
especficament per a pimes i professionals independents, destinat a resoldre les necessitats de gesti i
estalvi de cada negoci. Ofereix als titulars, com totes les targetes American Express, accs al programa de
punts denominat Membership Rewards. Tamb disposa dofertes puntuals amb les quals es poden
beneficiar els seus titulars. Assessors dassegurances, assistncia legal telefnica, assistncia de viatges
en qualsevol lloc del mn, accs on-line a informes de despeses de viatges i representaci, o gabinet.
Curs:
68
22. Qestions bsiques de viatges per lestranger

Servei d'intrpret i traducci.
Quan sortim a lestranger sense conixer la llengua segurament anem el servei dun intrpret. De vegades
es dubta entre l'intrpret i el traductor. No s el mateix. La diferncia bsica entre un intrpret i un traductor
s el mitj emprat en la comunicaci: la interpretaci s, bsicament, oral, la traducci s escrita. Els
intrprets treballen en directe, per la qual cosa s important tant el seu nivell de coneixement del llenguatge
com la seva capacitat de comunicaci i la velocitat de resposta en una interlocuci. Un traductor pot
prendres ms temps, depenent de la urgncia de lencrrec, per donar una resposta al text en qu est
treballant.
Normalment tant els intrprets com els traductors treballen millor exercint el seu treball en la seva llengua
materna. Encara que algunes persones poden treballar indistintament com a traductors o intrprets, la
majoria estan especialitzades en una de les dues activitats. s aconsellable contractar els serveis
dinterpretaci (per a reunions, conferncies, cursos, congressos, etc.) amb la major antelaci, per
assegurar la disponibilitat dintrprets. El sector de la interpretaci s altament especialitzat i els intrprets
estan molt sollicitats. En funci de la combinaci didiomes i temes a tractar, pot haver dificultats de trobar
professionals qualificats a curt termini.
Horaris.
s important tamb conixer les diferncies horries del nostre dest. Com tots sabem el sol es desplaa
dest a oest, amb una diferncia en usos horaris duna hora. Per tant, lhora darribada a la destinaci i
lhora de tornada, les visites, etc., lhaurem de calcular dacord amb aquest detall.
Curs:
68
23. Assistncia Sanitria a lestranger

En lorganitzaci dun viatge sha de tenir en compte que es poden donar situacions com un accident o una
malaltia que requereixin atenci mdica, per la qual cosa es recomana sollicitar la targeta sanitria
europea si el desplaament s en la Uni Europea (UE), lEspai Econmic Europeu i Sussa. Per obtenir el
mateix tracte si el viatge s a un altre punt del mn no quedar ms remei que subscriure un contracte
privat.
La targeta sanitria europea permet rebre assistncia sanitria en tots els pasos de la UE (ustria,
Blgica, Xipre, Repblica Txeca, Alemanya, Dinamarca, Estnia, Frana, Finlndia, Regne Unit, Grcia,
Hongria, Itlia, Irlanda, Luxemburg, Litunia , Letnia, Malta, Pasos Baixos, Portugal, Polnia, Sucia,
Eslovquia i Eslovnia) a Liechtenstein, Islndia, Noruega (Espai Econmic Europeu) i en la Confederaci
Sussa.
Est en funcionament des de lany 2004, desprs que en el Consell Europeu de Barcelona, celebrat entre
el 15 i 16 de mar de 2002, es prengus la decisi de substituir els formularis destada temporal per una
targeta magntica. Aquesta targeta es dona a les persones afiliades a la Seguretat Social, treballadors,
pensionistes, familiars beneficiaris daquests collectius, aix com als beneficiaris per la seva condici de
persones sense recursos.
Aquesta targeta noms s vlida per als pasos esmentats. En aquells que no hi ha conveni no queda ms
remei que portar una assegurana privada.
Curs:
68
24. Justificaci de les despeses de viatges corporatius.

Un cop de tornada a lempresa i complerts els objectius, haurem de justificar les despeses realitzades.
Normalment les companyies utilitzen dos sistemes per a proveir de fons als seus executius quan surten a
viatges de negocis:
-Una quantitat en metllic que procedeix de la partida de caixa fixa.
-Una targeta de crdit corporativa.
Aquesta segona opci tendeix a ser la ms utilitzada, ja que determinada una major facilitat del control pel
departament comptable de lempresa.
No obstant aix, sigui una o altra alternativa, ser obligatria la presentaci de tiquets i factures relatives a
les despeses que no estaven prviament pagats, per contrastar la necessitat de realitzar aquesta despesa
amb la realitat de lobjectiu del viatge.
No shan dacceptar per lempresa despeses particulars de lexecutiu, tret que shaguessin pactat amb
anterioritat.
Per a una millor gesti, s important que es centralitzi en una sola persona o departament, sent els
mateixos els que preparin i fiscalitzen els viatges de lempresa.
Curs:
68
25. Els viatges com incentius dempresa (1)

Actualment la creixent competncia del mercat, obliga a que lempresa ide noves formes de recompensar
tant als seus empleats ms productius com als clients que ms benefici li reporten.
Tradicionalment aquests 'premis' eren lliurats en forma de diners extra, s a dir descomptes en el cas dels
clients i grans comissions per als venedors. Recents enquestes han demostrat que els incentius rebuts en
forma de diners extra, en la majoria dels casos es destinen principalment a saldar o disminuir deutes
pendents. Aquest s no s gens gratificant ni per a qui el rep ni per a qui latorga, ja que aviat la
recompensa queda oblidada i amb ella la seva intenci de motivaci.
Si per contra sofereix un regal en comptes de diners, es corre el risc de no encertar amb el gust o les
necessitats del destinatari. Si aix passa el factor de motivaci prets es tradueix en el seu efecte contrari.
A causa dels motius descrits anteriorment, cada vegada ms, les empreses ms competitives estan optant
per premiar als seus collaboradors amb un nou tipus dincentiu lanomenat: "Viatges d'Incentiu".
Un viatge dincentius, tamb, pot servir perqu lempresa comuniqui certs plans destratgia comercial en
un ambient relaxat, deixant enrere l'habitual sala de reunions. Simagina el convincent que pot ser
desenvolupar i explicar els plans de la seva Empresa sota el cel del Machu-Pichu, o navegant en un creuer
pel Nil? Ser una experincia que mai soblidar, perqu de fet desprs dun viatge es recorda tot, la gent,
les emocions, els costums dels pasos per on sha passat i tot el que en aquest viatge sha dit.
Curs:
68
25. Els viatges com incentius dempresa (2)

El viatge dincentiu sutilitza habitualment com una recompensa a uns objectius assolits. Lempresa ha de
presentar aquest premi als seus collaboradors per tal dincentivar que els empleats o collaboradors
assoleixin aquests objectius.
Lempresa haur de decidir a qu persones desitja incentivar:
Venedors.
Executius.
Caps de producci.
Distribudors.
Majoristes.
Clients.
I tamb fixar-los uns determinats objectius a assolir:
Assolir unes xifres de venda.
Introduir un nou producte.
Captar nous clients o recuperar els perduts.
Animar les vendes en temporada baixa.
Cobrar a clients morosos.
Donar sortides a certs estocs.
O solucionar aquest problema de la seva Empresa que tant el preocupa en aquest moment.
Curs:
68
Resum
Enhorabona! Has arribat al final daquest mdul. Et presentem un petit resum que et referma els
coneixements.
-Factors per preparar el viatge:
-L'itinerari.
-Els preparatius.
-La responsabilitat de la gesti.
-Les negociacions amb lagncia de viatges.
-Opcions dInternet.
-Reserves.
-Recursos de viatge en l'estranger.
L'itinerari s lelement crucial en tot viatge de negocis, i el resultat duna bona planificaci
En molts casos ditinerari del viatge dun executiu duna empresa li ve donat per e responsable de
lempresa en la gesti de viatges o la seva secretria. En altres s ell mateix qui lelabora Lelement crucial
en tot viatge de negocis, i el resultat duna bona planificaci.
En molts casos ditinerari del viatge dun executiu duna empresa li ve donat per e responsable de
lempresa en la gesti de viatges o la seva secretria. En altres s ell mateix qui lelabora.
El viatge dincentiu sutilitza habitualment com una recompensa a uns objectius assolits. Lempresa ha de
presentar aquest premi als seus collaboradors per tal dincentivar que els empleats o collaboradors
assoleixin aquests objectius.
Recomanem la lectura daquest document adjunt com a frmula innovadora de gesti de viatges.
(Trobars el document en els arxius adjunts).
Curs:
68
Exercici 1
Respondre a les segents preguntes:
1 - Sn necessaris els viatge de negocis.?
2 - En quines ocasions es poden substituir o qu?
3 - De quina manera es poden fer les gestions estalviant costos?.
4 - Quan shan de programes viatges dincentius per a executius?
5 - Quina diferncia hi ha entre passaport i visat?.
Curs:
68
Exercici 2.
Prova oberta.
Realitzar una simulaci dorganitzaci dun viatge a Barcelona, a visitar una Fira, tenint en comptes els
segents factors:
-Hem de visitar la major part dexpositors, per presentar una revista del sector.
-Disposem de dos dies.
-Hi ha 30 clients als que volem visitar.
-La fira est oberta de 10 a 20 hores.
-Hem danar tamb a la conferncia de premsa duna Associaci professional que convoca els mitjans del
sector i es celebra a la seva seu, a laltre costat de la ciutat.
Elements:
-Bitllet davi o tren que millor sajusti a lhorari.
-Cerca de lhotel ms proper, que ajusti preu i qualitat.
-Horari de visites.
-Desplaaments.
Desprs de realitzar la simulaci del viatge comenta les conclusions amb els teus companys en el frum.
Curs:
68
Soluci exercici 1
Respondre a les segents preguntes:
1 - Sn necessaris els viatge de negocis.?
2 - En quines ocasions es poden substituir o qu?
3 - De quina manera es poden fer les gestions estalviant costos?.
4 - Quan shan de programes viatges dincentius per a executius?
5 - Quina diferncia hi ha entre passaport i visat?.
1 - Sempre que vulguem complir certes expectatives: s una de les principals formes de fer negocis a nivell
mundial entre pasos. Moltes empreses sn multinacionals amb installacions en diferents parts del mn i
altres tenen subsidiries en altres estats i parts del mn. Cada vegada sn ms les empreses que es
fusionen a nivell global.
2 - En cas que es tracti de reunions, podem substituir per videoconferncies.
3 - A travs dInternet, tant les reserves davi o dhotel amb cercadors.
4 - El viatge dincentiu sutilitza habitualment com una recompensa a uns objectius assolits. Lempresa ha
de presentar aquest premi als seus collaboradors per tal dincentivar que els empleats o collaboradors
assoleixin aquests objectius
5 - El passaport s un document oficial expedit per un pas, que certifica i que serveix per identificar una
persona individualment.
Un Visat, tamb conegut com Visa, s un perms per legalitzar una entrada o una estada de persones en
un pas on aquest no tingui nacionalitat o lliure trnsit.
Curs:
68

Tesnicas de Gestion Administrativa

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Tesnicas de Gestion Administrativa

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

N

Nom del Mdul

Tcniques de gesti administrativa:

Guia del alumne

Guia del alumne

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

Guia del alumne

Objectius que es pretenen.

La necessitat de les reunions

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

Guia del alumne

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

Guia del alumne

Coneixements que sadquireixen.

Conixer les circumstncies que fan convenient o no convocar una reuni.

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

Guia del alumne

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

Guia del alumne

Haver seguit un 75% dels continguts.

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

Nom del Mdul

Tcniques de gesti administrativa:

La necessitat de les reunions

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

La necessitat de les reunions

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

La necessitat de les reunions

3. Diferencia entre las reunions i altres

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

La necessitat de les reunions

1. LA NECESSITAT DE LES REUNIONS

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

La necessitat de les reunions

1.LA NECESSITAT DE LES REUNIONS

Presa de decisions en grup

s preferible ja que si ho fa un individu noms

De tal manera que saprofitin sinergies

Visi global dun procs

Quan es fa necessria la collaboraci i participaci

Per abordar els problemes de lempresa

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

La necessitat de les reunions

1.LA NECESSITAT DE LES REUNIONS

1. Hi ha una necessitat tcnica.

2. Necessitat dinterrelaci o comunicaci

Fomentar la participaci i implicaci dels membres.

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

La necessitat de les reunions

2. Definici de les reunions

- Grup de persones: en les reunions participen diferents persones, el treball s exercit en el

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

La necessitat de les reunions

2. Definici de les reunions

Sn trobades que van ms enll dun mer

Treballarem la definici sobre un cas prctic.

Tcniques de gesti administrativa: Preparaci de reunions, actes protocollaris i organitzacions de viatges

La necessitat de les reunions

2. Definici de les reunions

ELS QUE PARTICIPEN (ELS QUE CONVOQUEN I ELS

MOTIU PEL QUAL SORGANITZA LA REUNI

ABANS I DURANT. NO EXTENSES. DINS HORARI

LLOC ESPAI FSIC

VALORAR DISTNCIA I CONDICIONS