Professional Documents
Culture Documents
continuada
Gesto de
programas e
projetos
governamentais
ec
Planejamento e
gerenciamento
de projetos
Governador
Cludio Lembo
Secretrio-Chefe da Casa Civil
Rubens Lara
Subsecretria de Gesto e Recursos Humanos
Evelyn Levy
Diretora Executiva
Neide S. Hahn
Diretora Tcnica
Maria de Ftima Infante de Arajo
Coordenadora
Maria Stela Reis
Equipe Tcnica
Las Macedo de Oliveira
Maria Cristina Costa Pinto Galvo
Maria G. Mariantonia Chippari
Consultoras
Augusta E. E. H. B. do Amaral
urea Maria de Queiroz Davanzo
Rovena Negreiros
Assistentes de coordenao
Andr de Vasconcelos
Andra Laplane
Fernanda Ceclia Ferreira Ribeiro
Ludmila Simonato
Maria Izabel Sanches Costa
Apostila
Texto
Zlia Marlia Barbosa Lima
Projeto grfico e editorao eletrnica
Homem de Melo & Troia Design
Apostila de uso exclusivo da Fundap. Reproduo proibida.
Fundap
Rua Cristiano Viana, 428
05411-902 So Paulo SP
Telefone (11) 3066 5500
www.fundap.sp.gov.br
So Paulo, 2006
Sumrio
Introduo 4
TEXTO
TEXTO
TEXTO
Gerenciamento de projetos 26
> Introduo1
Esse pequeno dilogo , ao mesmo tempo, extremamente reducionista e abrangente. Demonstra o fosso que existe entre o deixar-se levar ao sabor do acaso e o
determinar aonde se quer chegar. O planejamento serve exatamente para isso: determinar aonde se quer chegar (para onde queremos conduzir um sistema) e tomar
as decises pertinentes que, acreditamos, nos levaro ao ponto desejado.
Visto da tica do dilema de Alice, planejamento algo que fazemos todo o tempo,
todos os dias, na nossa vida pessoal e espera-se na nossa vida profissional.
Planejar uma atitude permanente da organizao e do administrador. Dito assim,
pode parecer que muito simples planejar e gerenciar a partir do planejamento. Pode
no ser to simples e fcil, porm traz tantas vantagens que, parece-nos, vale a
pena persistir.
> Aprender a analisar de forma sistemtica as organizaes, os sistemas e as variveis significativas do contexto, as necessidades e as possibilidades de atend-las,
a pensar estrategicamente, vislumbrando rumos e caminhos possveis, tem forte
influncia sobre o compromisso das pessoas com os objetivos institucionais.
Assim, o planejamento tambm uma forma de educao para a qualidade.
a gesto das organizaes pblicas tem de estimular o cidado e a prpria sociedade a exercer ativamente seu papel de guardis de seus direitos e de seus
bens comuns controle social;
a boa gesto pblica pressupe a criao de canais efetivos de participao
do cidado nas decises pblicas, na avaliao dos servios, inclusive na avaliao da atuao da organizao relativamente aos impactos que possa causar
sade pblica, segurana e ao meio ambiente.
Ao gerente de programas e projetos prope-se uma prtica alternativa quela
do tipo pegar e fazer, na qual so implementadas solues instantneas, sem
prvia problematizao crtica ou do tipo planos de gabinete, elaborados mediante
baixa participao de partes essenciais (seja beneficirios, seja implementadores).
A viso da gesto por resultados um elemento indispensvel. Em que pese a
valorizao da lgica e da racionalidade presentes no processo de planejamento,
no se trata apenas de proporcionar programas bem desenhados, mas tambm de
entender e perceber o nexo existente entre esses e as estruturas organizacionais
que devem suport-los.
Este curso visa a oferecer um instrumental que possa ser utilizado com autonomia pelos gerentes da administrao pblica.
apresentada uma metodologia de planejamento, o ZOPP (Planejamento de Projeto Orientado por Objetivos), e, tomando por base a experincia adquirida no Programa Agenda SP 21, sero apresentadas sugestes sobre como extrair o mximo
das metodologias que auxiliam o gerente na tarefa de formular e gerenciar projetos.
Espera-se que a aplicao sistemtica e universalizada dessas metodologias
contribua fortemente para implantar uma cultura de planejamento e gerenciamento
de programas e projetos, favorecendo a incorporao dos fundamentos e princpios
do modelo de gesto pblica para a excelncia.
T E X T O
Fundamentos da metodologia do
planejamento de projeto orientado
por objetivos (ZOPP)
Objetivos de aprendizagem
Levar o participante a:
1. Introduo ao mtodo
O mtodo incorpora as experincias que a GTZ (Deutsche Gesellschaft fr
Technische Zusammenarbeit), agncia de cooperao tcnica alem, acumulou
durante muitos anos de cooperao.
A histria do mtodo ZOPP comeou na dcada de 1970, quando a GTZ, preocupada em introduzir modernos instrumentos de gesto e, a pedido do BMZ
(Ministrio Federal de Cooperao para o Desenvolvimento Econmico do governo alemo), testou o instrumento LFA (Logical Framework Approach).
Quadro Lgico
O LFA, denominado em portugus de Quadro Lgico ou Marco Lgico, foi desenvolvido para a Usaid (United States Agency for International Development),
esta, tambm, uma agncia de cooperao tcnica, no final dos anos 1960. O
quadro lgico constitui um instrumento de planejamento, implementao e gerenciamento, baseado na sistematizao de um projeto a partir da identificao
dos vrios nveis hierrquicos de objetivos associados a ele, e para os quais so
identificados os respectivos indicadores, metas, fontes de verificao e suposies. O termo quadro lgico advm, portanto, dessa forma encadeada de raciocinar sobre o projeto e suas inter-relaes. O Quadro Lgico corresponde
Matriz de Planejamento do Projeto, do mtodo ZOPP.
Aps as primeiras experincias positivas, a GTZ aplicou o instrumento em uma
fase piloto, em 1980/81, e continuou a desenvolv-lo. Esse sistema aperfeioado
para o planejamento de projetos orientado por objetivos foi denominado ZOPP (Zielorientierte Projektplanung). Ainda nos anos 1970, foram desenvolvidas pela Metaplan (empresa de consultoria alem) as tcnicas de moderao e visualizao.
shops interdisciplinares e interculturais, tornou-se cada vez mais um procedimentopadro. Nesse contexto, foi at mesmo criado um novo perfil profissional o do
moderador de workshops ZOPP. Ao longo dos anos, centenas de moderadores foram treinados na Alemanha e nos pases parceiros, inclusive no Brasil.
O princpio bsico do mtodo ZOPP o enfoque participativo, ou seja, a participao ativa no planejamento do projeto de todos aqueles nele diretamente envolvidos (em alguns casos, os beneficirios).
O ZOPP, como mtodo, sustentado pelo conhecimento, idias e experincias que os participantes trazem para a oficina de planejamento.
10
> Esclarecimento
Quais alternativas esto em pauta para uma deciso.
Quantos participantes esto a favor de quais alternativas.
No caso de todos os participantes estarem a favor da mesma alternativa, a
deciso pode ser tomada de imediato.
Em caso contrrio, e ainda quando se trata de um assunto muito importante, o
grupo necessita utilizar-se de outras tcnicas, como as seguintes:
> Compromisso
Fazer uma composio com as alternativas sobre as quais o grupo esteja a
favor.
Verificar se todos os participantes identificam-se com essa composio.
11
12
T E X T O
Objetivos de aprendizagem
Levar o participante a:
> o trabalho na soluo de problemas tanto mais eficaz quanto maior for o grau
de conhecimento das suas causas. muito til, portanto, se possvel, partir de
uma anlise dos problemas, suas causas e efeitos, para determinar os objetivos
realisticamente alcanveis;
2. Etapas do ZOPP
A aplicao do mtodo ZOPP d-se em duas etapas sucessivas, a de anlise
e a de planejamento.
A fase de anlise se constitui na anlise da situao quanto ao envolvimento,
aos problemas, aos objetivos e s alternativas.
A fase do planejamento encerra a elaborao da Matriz do Planejamento do
Projeto, anlise de riscos e a definio de recursos e insumos.
4 Para apresentar as etapas e
instrumentos do mtodo ZOPP, foi
utilizado o material didtico elaborado para
a Oficina ZOPP do Curso para Executivos
Pblicos do Estado de So Paulo
Fundap, em 2001, pelos autores:
Greiner Costa, Jos Augusto Valente,
Josefina Carazzato, Mauro Zeuri,
Valria V. Moraes e Zenaide Sachet.
Este tpico est baseado, tambm,
no texto da apostila utilizada no
Curso de Formao de Moderadores de
Roberto Resende.
13
jeto que tem por finalidade implantar uma nova operao em um programa j existente ou mesmo implantar um novo programa.
Em um caso ou em outro, visto que o programa alterado ou o programa novo
executado por uma dada organizao e que toda ao governamental , essencialmente, uma interveno social, imperativo, que o olhar do gerente se volte
para dois aspectos:
para as necessidades de alteraes dos processos existentes ou de construo de novos processos. Essa operao nova ou esse programa novo vai,
seguramente, valer-se de processos j existentes ou, ainda, vai demandar
novos processos. Os processos so conduzidos e executados por pessoas
dessa organizao;
para as necessidades da promoo de mudanas naqueles processos que
sero envolvidos pela ao governamental e sero impactados por essa ao.
Enfim, esse o momento de aplicar um mtodo que d conta de analisar os
problemas que se configuram quando o tema o ser humano e suas atitudes,
sejam eles pessoas da organizao, que devero operar o programa ou, ainda,
daqueles envolvidos e interessados nessa ao.
O mtodo de planejamento ZOPP potente e adequado para realizar essa tarefa. A partir da aplicao do mtodo, possvel dar continuidade ao processo de
elaborao do plano de ao bsico do projeto, agregando-lhe as entregas
necessrias ao enfrentamento dos problemas que se configuram nessa fase.
Anlise de envolvimento
D uma idia geral de todas pessoas, grupos e organizaes ligados ao projeto.
Analisa os interesses e as expectativas daquelas pessoas, grupos e organizaes que podem ser importantes para o projeto.
Premissas
Quando acontece a oficina de planejamento, j ocorreram anlises e discusses anteriores, com esboo da situao problemtica e das abrangncias
geogrfica e temporal.
Nessa etapa, o moderador deve evitar ao mximo que j se pense ou se fale
no projeto. Por enquanto, trata-se de uma abordagem ampla, generalizada
e sem grandes definies temticas.
Uma premissa bsica para o sucesso de um projeto que seus objetivos reflitam as necessidades da sociedade e de certos grupos que se quer apoiar, e
no apenas as demandas internas de instituies.
Procedimentos
Levantar todos os grupos, pessoas e instituies ligados de alguma forma
rea problemtica a ser discutida.
Efetuar uma primeira estruturao por categorias: grupos de presso, indivduos, instituies pblicas, empresas privadas, beneficirios diretos e indiretos, afetados, participantes diretos etc., conforme o grupo achar mais prtico,
para ressaltar os problemas e objetivos comuns a cada categoria.
14
(categorias)
(funo)
Grupos de
presso
Instituies
pblicas
Empresas
privadas
Beneficirios
Outros
1 Parte
2 Parte
Obter consenso sobre a questo: que interesses e problemas individuais, grupais e institucionais sero determinantes para o planejamento?
Analisar mais detalhadamente os problemas, inter-relaes, recursos, objetivos do grupo ou categoria escolhida.
Essa discusso leva ao segundo passo: determinar o Problema Central.
Anlise dos problemas
O objetivo definir o foco de anlise de determinada situao, identificar os
principais problemas dessa situao. Ou seja, analisar os problemas estabelecendo
as relaes de causa/efeito.
Nesse passo, a idia que o gerente e seus colaboradores ou, ainda, em funo da natureza do projeto, representantes dos beneficirios:
descrevam/analisem uma situao existente, a partir de problemas que o
projeto queira enfrentar;
identifiquem os problemas importantes da situao e as relaes entre eles;
visualizem e analisem as relaes de causa-efeito (hierarquizar os problemas em uma rvore).
15
Premissas
Determinar o problema central, problema-chave ou problema focal.
Ter em mente que o problema central um ponto de partida para desfiar o
novelo. No , nem deve ser, confundido com aquele problema a ser resolvido pelo projeto.
Pedir a cada participante uma curta reflexo sobre a anlise de envolvimento
e formular ento um problema que ele julga como central.
Como formular problemas?
Escrev-lo como condio negativa.
Identificar problemas existentes, e no problemas imaginrios ou futuros. Um
problema no ausncia de soluo, mas sim um estado negativo existente
(a discrepncia entre o que ocorre e o que queremos que ocorra).
Formular o problema, o mais preciso e conciso possvel, para evitar que ocorram interpretaes conflitantes posteriores.
Escrever um problema por carto.
Exemplos de formulaes de problemas
Incorreta
Correta
Faltam professores
(mal-estar impreciso)
>
>
>
Baixo investimento na
manuteno dos equipamentos
Procedimentos
Reescrever os cartes e reiniciar o processo tantas vezes quantas forem necessrias, at que o grupo chegue ao consenso sobre o problema central.
Aproveitar algumas das formulaes como causas ou efeitos do problema
central.
Completar a rvore do Problema, estabelecendo uma hierarquia de causaefeito para a situao problemtica analisada. No existe um local certo ou
errado para situar um problema na rvore.
Evitar que a preocupao onde se encaixar nosso projeto? restrinja a criatividade e a anlise generalizada do grupo.
Determinar todas as causas diretas e essenciais do problema central e
agrup-las abaixo deste.
Determinar todos os efeitos diretos e essenciais do problema central e agruplos acima deste.
Completar a rvore, seguindo o raciocnio de causa-efeito entre os problemas.
Rever a rvore de baixo para cima, perguntando se falta alguma explicao
(causas e efeitos) e se atende percepo do grupo em relao situao
analisada.
16
rvore de problemas
Efeitos
PROBLEMA CENTRAL
Causas
> Descreve a possvel situao futura que ser alcanada quando os problemas
forem resolvidos.
17
>
>
>
>
Premissas
Nesse passo, o grupo deve:
discutir as diferentes alternativas de ao que esto delineadas na rvore de
objetivos;
esclarecer as vantagens e desvantagens de cada uma; as alternativas esto
representadas pelas diferentes relaes de meios-fins;
decidir-se por uma estratgia a ser seguida pelo projeto;
se a rvore no oferecer alternativas excludentes entre si, analisar os diferentes encadeamentos-meio e fim, do enfoque de virem a ser componentes do
mesmo projeto;
Pela composio do grupo, com pessoas experientes e realistas, pressupe-se
que a deciso tomada em grupo corresponda melhor relao custo/benefcio, para os recursos que sero mobilizados para alcanar os objetivos.
18
Procedimentos
> Visualizar:
recursos disponveis (quantidades);
horizonte de tempo;
nmero de pessoas/instituies envolvidas no projeto;
recursos disponveis para implantao do projeto.
> Identificar encadeamentos-meio e fim (diferentes escadas-meio e fim) na rvore como possveis estratgias alternativas ou como componentes do projeto,
nomeando-os.
Exemplos: Enfoque de produo; Enfoque educacional; Enfoque fortalecimento
institucional.
Experincias disponveis
poucas / muitas
Riscos/efeitos negativos
Custo
Relao custo/benefcio
favorvel / desfavorvel
Efeitos ambientais
19
A situao-objetivo, traduzida na rvore de objetivos, desenha o sentido e a dimenso da transformao pretendida. A anlise de alternativas define quais problemas devem merecer a ateno do projeto, desenhando-se ento sua rea de interveno. A partir desse ponto, passa-se segunda etapa de aplicao do mtodo
etapa de planejamento do projeto.
Situao atual
Situao futura
rea de
interveno
do projeto
EFEITOS
FINS
PROBLEMAS
OBJETIVOS
CAUSAS
MEIOS
Atividades
de verificao
Quanto custar o projeto e com quais recursos deve contar? > Estrutura
quantificada de recursos
Quais as condies mnimas essenciais para o incio do projeto? > Pr-
requisitos.
20
Indicadores
Meios de verificao
Suposies
Expressam hipteses e so
descritos objetivamente como fatores
externos gerncia para que o
objetivo superior seja mantido
8
a longo prazo.
Atividades
12
Objetivo do Projeto
Hipteses de fatores de
desemvolvimento controlveis
13
Expressam hipteses e so
descritos objetivamente como fatores
externos gerncia, necessrios
para se alcanar o objetivo superior.
7
Resultados
14
Expressam hipteses e so
descritos objetivamente como fatores
externos gerncia, necessrios
para se alcanar o objetivo do projeto.
6
16
Expressam hipteses e so
descritos objetivamente como fatores
externos gerncia, necessrios
para se alcanar os resultados.
5
15
Pr-requisitos
Condies prvias e requisitos
mnimos para implementar as
atividades.
17
Trata-se de uma apresentao estruturada do contedo de um projeto de interveno, na qual existe uma relao causal entre nveis: atividades/resultados, resultados/objetivo do projeto e objetivo do projeto/objetivo superior. Essa cadeia e suas
relaes devem ser lgicas e plausveis, mas no se trata de uma simples relao
de causa/efeito. Considerando-se que um projeto de desenvolvimento necessariamente encontra barreiras e limitaes, tambm precisa ser includo nessa lgica o
elemento suposies importantes, que so fatores externos ao projeto, mas necessrios para seu xito.
Uma outra relao lgica considerada aquela que vincula cada resultado e obje6
tivo a um indicador que, por sua vez, est vinculado a uma fonte de comprovao .
Estratgia do Projeto
21
Como para alcanar o objetivo do projeto depende-se da ao de grupos/instituies no subordinados ao projeto, o OP no garantido pela sua equipe. Mas
os resultados devero dar uma contribuio expressiva para que, com a ocorrncia de alguns fatores externos, o OP possa ser alcanado.
O OP deve dar uma contribuio importante para que o OS seja atingido, com a
ocorrncia adicional de alguns fatores externos.
> Resultados:
produtos, bens ou servios prestados ou obtidos pelo projeto.
mudanas alcanadas atravs das atividades e no seu conjunto so relevantes,
necessrios e suficientes para chegar-se ao objetivo do projeto (OP);
Os resultados so formulados como situaes positivas alcanadas (verbo no
particpio passado, e igual aos objetivos).
> Atividades:
aes que o projeto realiza para alcanar os resultados; devem levar aos
resultados pretendidos.
Procedimentos
a) Descrio sumria
> Os cartes da(s) alternativa(s) escolhida(s) vo para outro painel, com o esquema da coluna previamente preparado. Deve-se:
comear de cima para baixo, com o objetivo superior; o objetivo abaixo
desse, na rvore, torna-se OP, e assim por diante;
observar que um projeto s tem um OS e um OP;
reescrever, precisar e delimitar o quanto possvel os objetivos, tal qual
formulados na rvore;
identificar os objetivos imediatos que constituem os meios para se atingir
o objetivo do projeto e transcrev-los para a MPP como resultados a
serem alcanados.
OS, OP e Resultados so formulados como situaes positivas
alcanadas.
b) Anlise de envolvimento (2. parte)
Esse o momento de rever a anlise de envolvimento.
A fim de tornar o projeto mais claro e preciso, voltar e complementar a anlise
de envolvimento 1. parte.
definir, para cada resultado formulado, as principais atividades a serem executadas.
Atividades so as aes efetivas do projeto e demandam recursos (financeiros,
materiais e humanos).
22
> Sendo necessrio, quando o responsvel for detalhar cada atividade, subdividir
em subatividades.
c) Levantamento de suposies/pressupostos
> Fatores que so importantes para o xito do projeto, mas que esto fora
do controle do projeto.
> So fatores e/ou condies externos ao controle do projeto que se constituem em fatores crticos para o sucesso do projeto.
A importncia de especificar os pressupostos ou suposies :
considerar, durante o planejamento, os fatores e/ou condies que, em no
ocorrendo, podem colocar em risco o xito do projeto;
facilitar a monitoria durante a execuo do projeto.
Onde identificar os pressupostos ou suposies?
rvore de objetivos;
anlise de envolvimento;
outras fontes de informao.
Sim
No
Desconsiderar
Nenhuma
Alguma
Alta
Sim
Suposio fatal
No
23
>
>
>
>
O qu?
Destinatrio da ao:
Para quem?
Quantidade:
Quanto?
Qualidade:
Como?
Tempo / prazo:
Quando?
Local (geograficamente):
Onde?
24
N. da
subatividade
Produtos
Incio
Fim
Pessoal
Resp.
(dias)
Equipe
(dias)
Servios
de terceiros
Materiais
de trabalho
Despesas
de viagem
Outros
A elaborao da matriz proporciona a viso de um mapa geral do projeto. Bemestruturada, forma a base do planejamento operacional.
Os profissionais que, ao longo do tempo, aplicaram o mtodo ZOPP, foram agregando aos trabalhos formas variadas de planejamento operacional. Existem vrias
formas de planejamento operacional, embora todas sigam a mesma lgica: a
decomposio.
A partir do planejamento do projeto, a MPP continua tendo grande importncia
para o gerenciamento, especialmente o monitoramento e a avaliao. A MPP, embora aparentemente simples, um instrumento complexo, porque sintetiza diversos processos analticos e os traduz em uma viso futura do projeto.
Um nico instrumento, por mais complexo que ele seja, pode no
ser suficiente para gerenciar um projeto em toda sua complexidade.
O Texto 3, a seguir, oferece uma metodologia para gerenciamento,
fundamentada nas prticas recomendadas pelo Project Management
Institute (PMI) e pela experincia acumulada pelo Programa Agenda
SP 21 do governo do Estado de So Paulo.
25
T E X T O
Gerenciamento de projetos7
Objetivos de aprendizagem
Levar o participante a:
>
>
>
>
1. Conceitos gerais
A Agenda SP 21 nasceu no incio da segunda gesto do governador Mrio Covas,
em meados de 1999, dentro da Unidade de Gesto Estratgica (UGE), atualmente
vinculada Casa Civil do governo do Estado de So Paulo. O objetivo de sua criao foi dar foco gerencial s principais aes do governo, com vistas a preparar o
Estado para o sculo XXI, da o nome Agenda SP 21.
Quando da sua criao, havia duas demandas primordiais a serem atendidas:
a necessidade de o governo paulista estabelecer um sistema de
acompanhamento dos programas e projetos prioritrios;
a criao de uma cultura de gesto de programas e projetos.
Com o objetivo de estruturar um programa para acompanhar seu andamento e
avaliar seu desempenho, foi desenvolvida metodologia para planejamento e gesto,
a qual vem sendo aplicada nos programas e projetos considerados prioritrios.
No contexto de programas governamentais, o gestor pblico deve articular um
26
A definio clssica a de que projeto um esforo temporrio para a realizao de um resultado nico. Temporrio, uma vez que tem incio e fim definidos, e
resultado nico, uma vez que o resultado , de alguma forma, diferente dos resultados realizados anteriormente, seja por suas prprias caractersticas ou pelas caractersticas do ambiente e circunstncias em que desenvolvido.
Projetos, portanto, no podem ser confundidos com operaes, uma vez que
estas envolvem esforos repetitivos, resultados plenamente conhecidos e prazos
contnuos. Nesse sentido, muito do que vem sendo chamado genericamente de
projeto , na realidade, operao ou tentativa de projetizar (tratar como projeto)
segmentos de operaes.
A metodologia da Agenda SP 21 incorporou as orientaes fundamentais contidas no Project Management Body Of Knowlwdge Guide (PMBOK), publicado pelo
Project Management Institute (PMI).
O Project Management Institute (PMI) uma entidade norte-americana
criada para organizar e difundir o profissionalismo em gesto de projetos.
Nos ltimos trinta anos, o PMI, por meio do trabalho voluntrio de profissionais da rea, organizou uma abordagem estruturada da gesto de projetos e a resumiu em um documento que chamou de Project Management
Body of Knowledge Guide (PMBOK), atualmente em sua terceira verso,
e que vem tornando-se referncia mundial nessa rea do conhecimento.
Alm do PMI, outras organizaes ao redor do planeta congregam profissionais da rea, organizam metodologias e promovem congressos e simpsios, como o caso da International Project Management Association
(IPMA), na Europa, o Australian Institute for Project Management (AIPM),
na Austrlia, e o Russian Project Management Association (Sovnet), na
Rssia, apenas para citar outros trs exemplos.
As metodologias, tcnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos desenvolvidas por essas organizaes compilam o conhecimento de dcadas
de melhores prticas na conduo de projetos e podem representar uma
quebra de paradigma para mudar a freqncia de insucessos nos projetos.
Atualmente, existem tambm muitas oportunidades de treinamento nessas metodologias, facilitando o acesso a esse conhecimento e contribuindo para a adoo de prticas mais adequadas.
O PMBOK Guide descreve aquele conjunto de conhecimentos em gerenciamento
de projeto que geralmente aceito. Geralmente aceito significa que o conhecimento
e as prticas descritas so aplicveis na maioria dos projetos e na maioria dos casos
e que existe um amplo consenso sobre seus valores e sua utilidade. O conjunto de
conhecimentos organizado em nove reas. Algumas dessas reas podem ser menos relevantes em alguns projetos do que em outros, dependendo do tipo, do enfoque
ou do tamanho do projeto. No entanto, as caractersticas bsicas so sempre as mesmas e a pertinncia de cada rea deveria ser ao menos contemplada.
As reas de conhecimento a serem considerados no gerenciamento de qualquer projeto so: escopo, prazos, custos, qualidade, pessoas, comunicao, riscos,
contratos e integrao.
27
Caractersticas de um projeto
Projetos tm caractersticas prprias, diferentes das caractersticas das operaes, tais como:
temporrio projetos tm prazo de concluso preestabelecido;
multifuncional vrias reas da organizao esto envolvidas;
multidisciplinar vrias reas do conhecimento so abrangidas;
tem gerncia transitria;
tem equipe e recursos transitrios;
sofre de falta de dados/experincia, pois em geral lida com inovao ou
mudanas;
compete por recursos e ateno gerencial com as atividades rotineiras
com desvantagem;
enfim, uma perturbao na organizao.
Atributos gerenciais
Para executar suas atribuies, o gerente de projetos deve ter uma srie de atributos gerenciais e interpessoais, como:
28
> Gerncia de tempo envolve os processos requeridos para garantir o trmino do projeto no tempo certo;
> Gerncia de custo envolve os processos requeridos para garantir o trmino do projeto dentro do oramento aprovado;
stakeholders;
29
> Gerncia de comunicao envolve os processos requeridos para assegurar, adequada e apropriadamente, a gerao, coleo, disseminao, dissertao, armazenamento e disposio final de informao de projeto. Prov as ligaes acerca de pessoas, idias e informao, necessrias para o sucesso do
projeto. Todos os envolvidos devem ser preparados para enviar e receber comunicaes na linguagem do projeto e devem entender como as comunicaes
individuais afetam o projeto como um todo;
> Gerncia de risco envolve os processos relacionados a identificao, anlise e resposta aos riscos de projetos. Isso inclui maximizar os resultados de
ocorrncias positivas e minimizar as conseqncias de eventos adversos;
Ferramentas / Processos
Iniciao
Proposta aprovada
Dados do projeto: Objetivos; Cronograma bsico
Planejamento
Execuo
Controle
Encerramento
Relatrio final
Lies aprendidas
Desmobilizaes
30
Iniciao
O gerente do projeto recebe a demanda do gerente de programa, a partir da
qual prepara um pr-plano de ao. Essa etapa inicia-se a partir dos requerimentos contidos no Plano de Ao do Programa e, naturalmente, nos requerimentos
percebidos na problematizao crtica em relao s estruturas que sustentaro o
projeto em questo. Antes, porm, de prosseguir com o detalhamento, o plano
submetido aprovao, para testar o entendimento do demandado, e iniciar as articulaes que viabilizaro sua execuo. O principal objetivo desse processo garantir o apoio organizacional e o comprometimento da equipe do projeto. Os componentes desse processo so:
> Qualificao: um procedimento simples, mas freqentemente esquecido identificar claramente o projeto. O Plano de Ao do Projeto deve conter as seguintes indicaes:
secretaria e rgo coordenador;
programa PPA ao qual est vinculado;
programa superior (quando no for o prprio programa PPA);
controle de verso, indicando o nmero da verso e a data de aprovao;
responsveis pela coordenao e controle do projeto;
equipe de planejamento.
31
32
Pontos de controle
2005
M
Licitao
Assinatura do contrato
Realizao do concurso pblico
Instalao dos equipamentos
Inaugurao do hospital
Entrega / produtos
Incio
Trmino
Reforma do edifcio
01/05/04
30/12/04
Concurso pblico
10/06/04
01/11/04
Aquisio de equipamentos
01/07/04
30/11/04
Planejamento detalhado
Aps a aprovao do plano inicial, partimos para o detalhamento do plano de
ao. O nvel de detalhe pode variar conforme o escopo do projeto e o tamanho da
equipe envolvida. Quanto maior a equipe, maior o nvel de detalhes.
Os elementos dessa etapa so descritos nos itens que se seguem.
33
34
Vale do Ribeira
Estrutura de
assistncia
tcnica
Material didtico
Preparar cartilhas
Imprimir cartilhas
Distribuir cartilhas
Selo de
Qualidade
Elaborao de
manual
Definir contedo
Designar equipe
Elaborar manual
Publicar manual
Estrutura de
comercializao
Definio
Pesquisar situao atual
Propor alternativas
Avaliar alternativas
Definir alternativas
Abertura de
mercados
externos
Tecnologia de
embalagem e
transporte
Promoo
Pesquisa
Tcnicos
Avaliao
Selecionar tcnicos
Contratar tcnicos
Capacitar tcnicos
Designar tcnicos
Desenvolvimento
Mercosul
Desenvolvimento
Desenvolver processos
Desenvolver sistemas
Testar sist. e processos
Validar sist. e processos
Europa
Divulgao
Desenvolver
fornecedores
Adaptar estrutura atual
Divulgar novos meios
Validar em escala real
Implantao
Implantao
Definir meios
Preparar material
Divulgar selo
Implantao
Cadastro
Definir processo
Elaborar
banco de dados
Distribuir listas
Plano de ao
Elaborar WBS/OBS
Elaborar cronograma
Definir processo de
comunicao
Definir processo de
acompanhamento
Equipe
Elaborar procedimentos
Definir processo
Selecionar avaliadores
Contratar avaliadores
Salas de aula
Pesquisar locais
Mapear locais
Definir locais
Obter permisso
Equipar salas
Gerncia do
programa
Estruturar gerncia
Estruturar avaliaes
Realizar avaliaes
Preparar implantao
Implantar estrutura de
comercializao
Pesquisar legislao
Definir requerimentos
Elaborar manual
Definir interessados
Adaptar ao sistema europeu
Definir comercializao
Implantar comercializao
Definir aquisio
Adquirir meios
Distribuir meios
Definir equipe
Designar equipe
Capacitar equipe
Recursos
Definir recursos
necessrios
Obter recursos
Disponibilizar recursos
Implantar sistema de
acompanhamento
financeiro
Amrica do Norte
Riscos
Pesquisar legislao
Definir requerimentos
Elaborar manual
Definir interessados
Adaptar ao sistema
norte-americano
Definir comercializao
Implantar comercializao
Analisar riscos
Definir medidas de
contingncia
Definir meios de
acompanhamento
Fatores chave de
sucesso
Identificar FCS
Definir estratgia
Indicadores
Definir indicadores
Implantar metodologia
de medida
Definir processo de
comunicao e
feedback
Determinar metas
intermedirias
Acompanhamento
Definir processo de
acompanhamento
Implantar relatrio
de acompanhamento
Identificar necessidades
de informaes
Definir outros relatrios
Definir acompanhamento qualitativo
35
36
Os nveis correspondem aos nveis de deciso dentro do projeto. O principal executivo da organizao deve ser destacado na primeira linha. O gerente do programa
superior deve estar acima do gerente do projeto. A EOP pode ser representada em
forma de tabela e na forma grfica.
Secretrio da
Assistncia e
Desenvolvimento
Social
Comisso
Deliberativa
Diretor do Programa
Coordenadoria de Gesto
de Fundos e Convnios
Diretoria
Administrativa
Gerente do Progarama
Renda Cidad
Diretoria
Administrativa
Representantes das
DRADS (1-2-...23)
Diretoria
Administrativa
Representante do
Municpio
Representante da
Entidade Social
...
37
Atribuio/Competncia
Composio de
Reporta a:
Secretrio
Secretrio
Governador
Comisso Deliberativa
Secretria Adjunta
Chefe de Gabinete
Coordenadores: COFRAS,
COGEFC e COFAPP
Secretrio
Diretor do Programa
Diretor
Secretrio
Gerente
Gerente
Tcnico da rea social
Apoio administrativo
Diretor do Programa
Coordenadoria de Gesto
de Fundos e Convnios
Coordenador
Gerncia
Diretoria Administrativa
Diretor
Chefe de Gabinete
Representante da DRADS
Diretor da DRADS
Representante de
Prefeitura/Entidades
DRADS/Gerncia
Prodesp
Analista de sistema
Gerncia
Agente Financeiro
Gerente de unidade
Diretor de Finanas
Gerncia
38
> Cronograma detalhado: para cada tarefa ser atribuda uma durao (normalmente expressa em nmero de dias teis), a predecesso (indicando quais
tarefas so pr-requisito) e a indicao do responsvel pela tarefa. O cronograma pode ser representado em forma de tabela, mas normalmente utiliza-se
algum aplicativo informatizado que efetua vrios clculos automaticamente e
apresenta a lista de tarefas acompanhada de grfico de Gantt, o que facilita bastante o trabalho do gerente. A figura abaixo mostra um exemplo:
Exemplo de um cronograma detalhado Grfico de Gantt
Entrega/Produto: Selo de Qualidade/Elaborao do Manual
mar/04
Tarefas
abr/04
10 15 20 25 30
mai/05
5
10 15 20 25 30
10 15
Definir contedo
Designar equipe
Elaborar manual
Aprovar manual
Publicar manual
> Equipe de planejamento: os componentes da equipe que participou do detalhamento do Plano de Ao sero identificados conforme segue:
equipe inicial: relao dos componentes da equipe;
gerente do programa: nome, RG e assinatura do gerente do programa superior;
gerente do projeto: nome, RG e assinatura do gerente deste projeto;
local e data: quando e onde foi oficializado o contrato.
3. Controlando um projeto
Cabe ao gerente orquestrar todos os recursos, sincronizando sua utilizao,
acompanhando cada passo da execuo, negociando reprogramao quando
necessrio e prestando contas do andamento e dos resultados aos interessados.
Para auxiliar o gerente em sua tarefa, ele deve valer-se de instrumentos que
facilitem seu trabalho. Seguem algumas ferramentas normalmente utilizadas:
Reunies de acompanhamento:
> Reunio de Partida: aps a elaborao do Plano de Ao do Projeto, aconselhvel realizar uma reunio para apresentar o projeto. Essa reunio objetiva: legitimar o programa dentro da(s) organizao(es) envolvida(s) e obter o comprometimento dos responsveis pelos processos e departamentos que sero
demandados ao longo da execuo do programa. O sucesso ou insucesso
dessa reunio pode comprometer o futuro do programa. A vida do gerente fica
muito dificultada caso no encontre apoio efetivo do alto escalo.
> Equipe: importante agendar reunies peridicas com a equipe ou parte dela
para distribuir tarefas, acompanhar execuo e socializar informaes, visando
a motivar e integrar a equipe. A freqncia e a durao das reunies devem ser
39
> Informativo: essa ferramenta, sendo bem utilizada, pode atingir vrios pblicos
e atrair adeptos e simpatizantes para o programa. Poucos ousam boicotar abertamente um programa bem aceito, com boa reputao. O gerente do programa
tem de cuidar da imagem do programa;
40
mitem armazenamento seguro com controle de verses e que permitem acesso para consulta e edio, dependendo do perfil do usurio, tudo via internet. O
portal da Agenda SP 21 possui aplicativo com essas funcionalidades;
> Transio para a rea operacional: bem antes do encerramento do projeto, o gerente deve tomar providncias para que haja uma transio de sucesso
para a operao. A articulao entre as equipes pode evitar muito desgaste
desnecessrio.
41
> Desmobilizaes: todos recursos alocados para o projeto durante sua vida
estaro agora disponveis para outros projetos ou para reas operacionais.
Cuidado especial deve ser tomado com os recursos humanos, por serem os
mais valiosos e complexos recursos de um projeto. O gerente tem especial
responsabilidade de procurar realocar seus recursos de maneira cuidadosa e
responsvel.
42
43
44