HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL

Institut Teknologi Bandung

Sekretariat : Jalan Ganesha10, Bandung 40132
Telepon/Faks.: 022-2534151 Web : www.hms.si.itb.ac.id

SURAT KETETAPAN BADAN PERWAKILAN ANGGOTA HMS-ITB

No
: 033/BPA/HMS-ITB/I/2013
Mengenai: Format Laporan Pertanggungjawaban Badan Pengurus HMS-ITB
Lampiran
: 4 Lembar Dokumen Penjelas Format Laporan
Pertanggungjawaban Badan Pengurus HMS-ITB
Menimbang
:
Tidak adanya pembakuan Format Laporan Pertanggungjawaban Badan
Pengurus HMS-ITB
Mengingat
:
Anggaran Rumah Tangga HMS-ITB(ART HMS-ITB) BAB III tentang Badan
Pengurus
Menetapkan
:
Badan Pengurus HMS-ITB harus membuat Laporan Pertanggungjawaban
Akhir Kepengurusannya sesuai dengan Format Laporan yang telah
ditentukan BPA HMS-ITB.
Ketentuan mengenai hal tersebut dapat dilihat pada Dokumen Penjelas
Format Laporan Pertanggungjawaban Badan Pengurus.
Demikian surat ketetapan ini dibuat dan berlaku sampai ada aturan hukum
setingkat
ketetapan
ini
yang
mengatur
Format
Laporan
Pertanggungjawaban Badan Pengurus.

Ditetapkan di Bandung, 19 Februari 2013

Atas Nama HMS-ITB,
Sekjen BPA HMS-ITB,

Natio Jiwa Ksatria

NIM 15009125

HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL

Institut Teknologi Bandung
Sekretariat : Jalan Ganesha10, Bandung 40132
Telepon/Faks.: 022-2534151 Web : www.hms.si.itb.ac.id

Dihadiri dan disahkan oleh :

Nama

NIM

TTD

HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL

Institut Teknologi Bandung
Sekretariat : Jalan Ganesha10, Bandung 40132
Telepon/Faks.: 022-2534151 Web : www.hms.si.itb.ac.id

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BP HMS-ITB

PENGERTIAN DAN SIFAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Laporan Pertanggungjawaban BP HMS-ITB adalah suatu dokumen tertulis yang

disusun oleh BP HMS-ITB dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan
kegiatan dari BP HMS-ITB kepada seluruh anggota HMS-ITB melalui MA.

Laporan Pertanggungjawaban berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh

proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan
tersebut, yang selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahanpertimbangan bagi
perbaikan-perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa
yang akan datang.

Laporan Pertanggungjawaban pada dasarnya mencakup:

Laporan pelaksanaan kegiatan

Laporan penggunaan dana.

Laporan Pertanggungjawaban tersusun secara:

Sistematis (mengikuti susunan/urutan tertentu yang bersifat logis);

Komprehensif (mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui, yaitu
meliputi 5W+1H : What, Why, When, Where, Who, How);
Terpadu, saling terkait antar satu bagian dengan bagian yang lain;
Dengan format ukuran kuarto 1,5 spasi dengan margin 4-3-4-3.
Setiap halaman kecuali Halaman Depan diberi watermark logo HMS-ITB
Setiap halaman kecuali Halaman Depan diberi header dan footer.
Header tiap halaman diberi judul Laporan Pertanggungjawaban
Badan Pengurus HMS-ITB Periode2XXX/2XXX serta Nama Struktur
yang dibahas pada bagian tersebut. Footer tiap halaman diberi
nomor dimulai dari halaman Nama Struktur dan berakhir pada
Halaman Lampiran.

HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL

Institut Teknologi Bandung
Sekretariat : Jalan Ganesha10, Bandung 40132
Telepon/Faks.: 022-2534151 Web : www.hms.si.itb.ac.id

SISTEMATIKA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Laporan Pertanggungjawaban tersusun dengan sistematika sebagai berikut :

Halaman Depan Laporan Pertanggungjawaban

Warna dasar Halaman Depan Laporan Pertanggungjawaban BP HMS-ITB adalah
warna KUNING.

Halaman Pengesahan
Berisi Ketetapan BPA yang mengatur diterima atau tidaknya Laporan
Pertanggungjawaban BP HMS-ITB.
Pengantar
Pada bagian Pengantar, paling tidak berisi: ucapan terima kasih terhadap pihakpihak yang secara langsung membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan dan
menerima kritik dan saran yang konstruktif demi majunya manajemen
Lembaga.

Nama Struktur
Berisi struktur dalam Badan Pengurus yang dibahas pada bagian
selanjutnya. Halaman ini merupakan batas berakhirnya laporan
pertanggungjawaban
suatu
struktur
dan
dimulainya
laporan
pertanggungjawaban struktur lainnya dalam BP HMS-ITB.
Bab I : Pendahuluan
Pendahuluan ialah uraian ringkas latar belakang/dasar pemikiran, visi, misi, dan
sebagainya yang mendasari dibentuknya departemen (atau setingkat) yang ada
dalam struktur Badan Pengurus HMS-ITB. Juga program kerja yang dibuat untuk
mencapai berbagai tujuan/visi misi departemen tersebut. Isi dari bagian ini
adalah sebagai berikut :
I.1 Latar Belakang
Paparan singkat dan jelas tentang permasalahan yang teridentifikasi
dan atau analisis kebutuhan sehingga dibentuknya suatu departemen
(atau setingkat). Penjelasan mengenai arahan Ketua HMS-ITB, dasar
pemikiran, visi, misi, struktur kerja, anggota, alur pencapaian, timeline,
dan sebagainya.
I.2 Program Kerja
Berisi keseluruhan program kerja yang telah didesain beserta serta
seminimal-minimalnya berisi latar belakang, deskripsi kegiatan, waktu

HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL

Institut Teknologi Bandung
Sekretariat : Jalan Ganesha10, Bandung 40132
Telepon/Faks.: 022-2534151 Web : www.hms.si.itb.ac.id

dan tempat pelaksanaan, tujuan,

rancangan anggaran belanja.

parameter

keberhasilan,

dan

Bab II : Pelaksanaan Kegiatan

Terdapat dua partisi utama dalam bagian ini. Partisi pertama meruapakan
pembahasan ketercapaian dan evaluasi umum pada struktur tersebut. Evaluasi
ini berisi ketercapaian visi misi, arahan, tujuan umum, dan sejenisnya dari
struktur tersebut selain itu juga berisi evaluasi secara struktur dari terkait posisi
dan arahan kerja yang dibebankan kepadanya. Pada bagian ini dijelaskan proses
pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap persiapan hingga pelaksanaan, serta hasil
kegiatan berdasarkan ketercapaian tujuan, sasaran, dan target yang telah
ditetapkan dengan menjelaskan indikator keberhasilannya. Pada bagian ini juga
disebutkan faktor pendukung dan faktor penghambat serta beberapa usul,
saran, masukan, atau rekomendasi bagi perbaikan dan peningkatan
kegiatan pada masa yang akan datang. Isi dari bagian ini adalah
sebagai penjelasan dari setiap program kerja. Didalamnya tercakup
pembahasan untuk tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, pascapelaksanaan (berisi ketercapaian parameter dan/atau tujuan), faktor
pendukung dan penghambat, perbandingan rancangan anggaran biaya
dengan anggaran biaya aktual, usul dan rekomendasi bagi program
kerja serupa di masa depan.

Bab III : Penutup

Pada
bagian ini juga disebutkan kepada siapa laporan pertanggungjawaban it
u disusun dan disampaikan. Berisi harapan kedepannya bagi HMS-ITB.
Setelah bagian ini maka dimulai lagi dengan halaman Nama Struktur
yang akan dibahas selanjutnya hingga bagian Lampiran.

Lampiran
Lampiran merupakan bagian terpisah dari bagian pembahasan tiap
struktur dalam BP HMS-ITB. Bagian Lampiran merupakan bagian paling
akhir dari Laporan Pertanggunjawaban BP HMS-ITB. Berikut adalah
lampiran yang setidaknya dapat dicantumkan :
-Bukti-bukti penggunaan dana (kwitansi, bon asli, tanda terima)

HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL

Institut Teknologi Bandung
Sekretariat : Jalan Ganesha10, Bandung 40132
Telepon/Faks.: 022-2534151 Web : www.hms.si.itb.ac.id

-Lembar isian kuesioner (kuesioner evaluasi, kebutuhan anggota,

penelitian, dan sebagainya)
-Fotocopy sertifikat atau piagam sebagai bukti prestasi atau
keikutsertaan dalam acara yang diikuti HMS-ITB
-TOR dari setiap program kerja yang memilikinya
-SOP dari setiap program kerja yang memilikinya
-Materi dari setiap program kerja yang memilikinya
-Absensi setiap program kerja (utamanya yang memiliki kejaran jumlah
anggota)
-Hasil pembahasan yang pernah dilakukan terkait dengan suatu
program kerja atau permintaan dari luar HMS-ITB