KURSUS PENGURUSAN DAN

PENTADBIRAN PEJABAT

NOTA
PANDUAN PENGURUSAN
PEJABAT

ANJURAN
INSTITUT AMINUDDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

BHG VII : PENGURUSAN FAIL
1.

KEPENTINGAN PENGURUSAN FAIL

2.

Surat dan dokumen yang diterima dan diwujudkan hendaklah dikandung

dalam fail
Menggunakan kulit fail yang ditetapkan
Membolehkan maklumat terkandung di dalamnya boleh dikawal dan
dicapai dengan cepat dan tepat
Mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur
pengurusan rekod oleh Jabatan Arkib Negara
PENGKELASAN FAIL

3.

Fail urusan am (House Keeping files)

Pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan
dan personel
Fail urusan fungsian (Functional files)
berkaitan fungsi dan aktiviti jabatan
Fail terperingkat dikelaskan mengikut Arahan Keselamatan
PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN

Fail hendaklah diberi tajuk

Tajuk diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi
dan aktiviti
Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadikan
nombor rujukan
Dapat khidmat nasihat kepakaran dari Jabatan Arkib Negara

3.1 Pembukaan Fail

Fail dibuka apabila ada dokumen diterima dan diwujudkan dan fail belum
ada.
Tajuk dan nombor rujukan serta tarikh pembukaan dicatatkan di atas kulit
fail
Hendaklah didaftarkan dalam daftar fail
Fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan
dokumen lampiran yang disusun mengikut tarikh transaksi.

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

Surat dan dokumen diterima dan dihantar hendaklah dikandung di atas

kertas minit
Surat diterima dikandung dengan dakwat merah dan surat keluar
dikandung dengan dakwat biru atau hitam
3.2 Kertas Minit

Mencatat segala arahan dan keputusan

Minit pendek tidak lebih daripada satu perenggan dicatat di kertas minit
Minit panjang hendaklah ditaip dan dikandung sebagai satu kandungan
Surat didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada
kandungan fail kecuali lampiran ketebalannya melebihi 4 sentimeter
Lampiran yang dikeluarkan hendaklah dicatatkan nombor kod fail dan
nombor lampiran fail berkenaan, serta disimpan dibilik fail
Slip pengganti hendaklah dikandung dalam fail

3.3 Penutupan Fail

100 kandungan atau ketebalan 4 sentimeter perlu dtutup dan fail baru
dibuka
Dipalang dengan dakwat merah
Dicatat DITUTUP JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru atau hitam
Fail baru dicatat tajuk dan nombor rujukan yang sama dengan tambah
Jilid 2 (Jld 2) dan seterusnya

3.4 Fail Sementara

Memerlukan tindakan segera, fail tidak dikesan

Lebih dari seorang pegawai mengambil tindakan dengan menggunakan
fail yang sama
Nombor dan tajuk fail sementara sama dengan fail asal
Fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai
satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi/selesai tindakan
Fail asal tidak dapat dikesan dalam tempoh tertentu, fail baru hendaklah
dibuka

3.5 Penyimpanan dan Pergerakan Fail

Fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak

Disusun seturut mengikut nombor rujukan fail
Rak hendaklah dilabelkan
Fail terperingkat disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak
bergerak berkunci atau bilik kebal
Pergerakan fail hendaklah direkodkan

3.6 Simpan Dalam Perhatian (SDP)

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

Kaedah SDP hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan

(follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh
ditetapkan

3.7 Fail Timbul (Float file)

4.

Digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai penyelia,

pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan telah diambil
Bagi jabatan dan agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan
Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu diwujudkan
SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD ELEKTRONIK

5.

Perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan membangunkan

aplikasi bagi mengurus maklumat dan rekod
Penyimpanan capaian maklumat dan rekod secara maya (virtual)
PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI BERKOMPUTER

6.

Membangun aplikasi berkomputer perlu mendapatkan nasihat Jabatan

Arkib Negara bagi memastikan rekod elektronik yang diwujudkan,
disenggara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban
PELUPUSAN FAIL

Perlu mendapat nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum melaksanakan

pelupusan fail

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

BHG VIII : PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN
REKOD AWAM
1.

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

2.

Mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur Pengurusan

Rekod Awam oleh Jabatan Arkib Negara
Mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan peralatan yang
bersesuaian
Melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut Peraturan Pelupusan
Rekod Awam, Akta ANM 2003
Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurang-kurangnya gred 27
atau setaraf dengannya
Memaklumkan perlantikannya kepada Jabatan Arkib Negara
PENYELENGGARAAN DAN PEMELIHARAAN REKOD AWAM

3.

Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan untuk menyelenggara dan

memelihara rekod awam dari kerosakan, kemusnahan dan kehilangan
PEMBAIKAN KECIL

4.

Rekod awam dibaiki dengan cermat

Menggunakan bahan perekat tepung ubi kayu
Gam cecair atau pita selefon tidak sesuai digunakan kerana kandungan
asidnya boleh merosakkan dan mencacatkan kertas
Kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke
fail berkenaan
Susun mengikut susunan asal seperti mana tercatat pada kertas minit
Rekod basah hendaklah dikeringkan dengan kertas serap air dan kipas
angin
Jangan dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai
BILIK REKOD

Digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja

Dilarang digunakan sebagai stor

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

5.

Sentiasa bersih, tidak berhabuk dan mempunyai peredaran udara yang

baik
Hanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan
keluar masuk
Dilarang makan, minum dan merokok
PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD (JPR)

6.

Rekod Fungsian (Functional record) Jabatan hendaklah disediakan oleh

jabatan dan mendapat kelulusan Ketua Pengarah Jabatan Arkib Negara
Rekod Am (Housekeeping record) menggunakan borang JPR Am yang
disediakan oleh Jabatan Arkib Negara
PROGRAM REKOD PENTING

7.

Mengenalpasti Rekod Penting

Membuat perancangan untuk memelihara rekod
Dibuat salinan keselamatan (backup copies)
Disimpan di lokasi berasingan
Mendapat khidmat nasihat Jabatan Arkib Negara
PELAN TINDAKAN BENCANA

Menyediakan Pelan Tindakan Bencana

Meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan
pemulihan rekod akibat bencana
Mendapat khidmat nasihat kepakaran Jabatan Arkib Negara

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007