Pelatihan Dasar

Manajemen Pergudangan
Capt. Suzdayan MMTr Master Mariner

Tanjung Priok, Januari 2014

Materi Pelatihan

Pergudangan sebagai bagian Logistik

Pemahaman Manajemen Pergudangan

Gudang Pelabuhan
Pengelolaan Gudang
Performansi Gudang
Pengamanan Gudang

Page 2

Pergudangan Sebagai
Bagian Logistik

Page 3

Posisi Pergudangan di dalam Jaringan Logistik

Page 4

Posisi Pergudangan di dalam Jaringan Logistik

Material
Inventory
Asset

Demand Fcast
Supplier
Production
Information
Quality
Customer

Procurement

SCM

Logistic
Transport (goods)
Warehouse
Distribution
Page 5

Product and
Services

Hubungan Rantai Pasok Logistik - Pergudangan

Di dalam Rantai Pasok (Supply Chain) terdapat cara mengelola

pemasokan (Supply) dan

Kebutuhan (Demand), pencarian sumber

bahan baku dan parts, pabrikasi dan perakitan, pengelolaan gudang dan
pemantauan inventory, penempatan dan pengelolaan order, distribusi

keseluruh jaringan (Logistic) dan konsumen.

Pergudangan (Warehousing) memegang peran penting terhadap strategi
Logistik di dalam membangun dan memelihara hubungan diantara mitra

rantai pemasok (Supply Chain).

Barang komoditas yang menjadi muatan kapal melalui satu kegiatan
penting sebelum maupun sesudah pengangkutan, yaitu pergudangan.

Page 6

Hubungan Rantai Pasok Logistik - Pergudangan

Pengelolaan gudang pelabuhan
Manajemen gudang pelabuhan berbeda dengan manajemen gudang
publik yang ditujukan melayani kepentingan umum dan berada di luar
area pelabuhan.
Penyimpanan dan lalu lintas barang di gudang pelabuhan terikat
dengan ketentuan panbean, karena gudang pelabuhan adalah TPS.
Gudang lini 1 dan lini 2 berfungsi secara langsung untuk jasa
pelayanan barang dan secara tidak langsung untuk pelayanan kapal.
Hubungan antara kapal dengan gudang lini 1 dan lini 2 sangat
asosiatif. itulah pertimbangannya mengapa pengelola terminal,
dermaga, dan gudang, menyatu di dalam manajemen penyelenggara
pelabuhan. pengintegrasian dimaksud sudah berjalan sejak masa
haven directie.
Di pelabuhan sebagai pelabuhan pengumpan, kebutuhan akan
gudang tidak begitu dirasakan. akan tetapi pelabuhan-pelabuhan
yang hierarki pengumpul dan utama, penyediaan gudang laut yang
dibangun disisi waterfront mutlak perlu.
Page 7

Manajemen Pergudangan bagian dari Logistik

Bagian logistik suatu perusahaan yang menyimpan produk (barang mentah,
setengah jadi, jadi, suku cadang) di dan antara tempat asal dan tempat pemakaian,
dan memberikan informasi tentang status, kondisi dan penggunaan barang yang
tersimpan.
Gudang

Page 8

Pemahaman Manajemen
Pergudangan

Page 9

Pengertian dan Fungsi Gudang

Fungsi dasar dari sebuah gudang adalah mencakup pergerakan,
penumpukan dan transfer informasi. Untuk menumpuk barang dengan
baik diperlukan pergerakan yang baik pula
Gudang adalah tempat menyimpan barang yang akan di muat atau
setelah dibongkar dari kapal.
Gudang dapat dibagi menurut wilayah bea cukai, lamanya penyimpanan
muatan, jenis muatan, dan bentuknya.

Manajemen gudang pelabuhan berbeda dengan manajemen gudang

publik yang ditujukan melayani kepentingan umum dan berada di luar
area pelabuhan. penyimpanan dan lalu-lintas barang di gudang
pelabuhan terikat dengan ketentuan pabean, karena gudang pelabuhan
adalah tempat penimbunan sementara
Page 10

Pengertian dan Fungsi Gudang

Pemindahan (transfer)
Pemindahan adalah kegiatan menerima atau mengeluarkan
barang dengan menggunakan tenaga buruh atau mekanik.
Dalam hal ini menerima dari pihak pertama untuk menyerahkan
kemudian pihak kedua.
Gudang bertindak sebagai transfer point.
Penerima (receiving)
Penerimaan merupakan operasi menerima barang di gudang,
biasanya dari truk, kapal, atau kapal terbang yang kemudian
dimasukkan kedalam gudang dengan tenaga manusia atau
mekanik. Dalam kegiatan ini, petugas gudang juga memeriksa
apakah barang itu sesuai dengan dokumen pengiriman.
Penyimpanan (storage)
Barang yang diterima akan disusun dan disimpan sesuai
permintaan atau sesuai peraturan yang berlaku. Untuk itu akan
dikeluarkan dokumen penyimpanan.

Page 11

Pengertian dan Fungsi Gudang

Pengerjaan (handling)
Pengerjaan adalah pekerjaan operasi yang berhubungan dengan
cara mengerjakan barang di dalam gudang, yaitu menumpuk,
menyortir, memperbaiki bungkusan, mengkarungkan kembali
(overzakken), menimbang, memeriksa dan meneliti serta
pekerjaan lainnya yang berhubungan dengan barang yang ada.
Pengiriman (expediting)
a. pengiriman langsung yaitu pengiriman barang dari
tempat penyimpanannya langsung ke tempat yang
diminta atau tempat perdagangan.
b. Pengiriman
tidak
langsung
yaitu
pengiriman
dokumennya saja sambil menunggu instruksi lebih
lanjut.
Dalam hal ini, keduanya akan dikenakan expediting charges
(biaya pengangkutan dan biaya mengerjakan dokumen dapat
dimasukkan atau tidak didalamnya tergantung dari peraturan
yang ada atau yang telah disepakati bersama).
Page 12

Pengertian dan Fungsi Gudang

Pembungkusan (packing)
Pembungkusan merupakan kegiatan membungkus
barang atau muatan, yang bilamana barang tidak
dibungkus akan mengalami kerusakan.
Meskipun tidak langsung berhubungan dengan operasi
pergudangan, namun hal ini merupakan kegiatan integral
dalam kegiatan pergudangan.
Packing charges, re-bagging maupun sorting dan lainnya
akan selalu terdapat dalam kegiatan pergudangan.

Page 13

Jenis Gudang Menurut Wilayah Bea Cukai

Gudang Lini I
Gudang lini I disebut juga transit-shed atau deep-sea go
down. Barang-barang yang ada didalamnya masih berada
dalam
pengawasan
bea
cukai
karena
belum
menyelesaikan urusan bea cukai atau persyaratan lainnya.

Gudang Lini II
Gudang lini II adalah gudang yang berada didaerah lini II,
yang menampung barang-barang yang hendak bergerak
ke daerah lini I, atau yang berasal dari daerah lini I.
Gudang Verlengstuk
Gudang yang berada didaerah lini II, yang ditunjuk
sementara oleh bea cukai sebagai gudang lini I. jadi
barang-barang yang berada disini belum diselesaikan
kewajiban membayar bea masuk dll. Dan kunci gudang
dipegang oleh bea dan cukai, seperti yang terdapat pada
gudang lini I
Page 14

Jenis Gudang Menurut Wilayah Bea Cukai

Gudang Entreport
Gudang Entreport adalah gudang yang digunakan untuk
menimbun barang milik suatu perusahaan yang baru
datang dari luar negeri. Gudang ini bisa milik pengelola
pelabuhan ataupun milik swasta. Gudang ini masih
berada dalam pengawasan bea dan cukai
Depot
Depot adalah tempat konsolidasi muatan yang akan di
ekspor ke luar negeri. Depot tumbuh karena
perkembangannya muatan yang dikirim dengan
petikemas. Depot dapat berada di luar daerah
pelabuhan, seperti Gede Bage di bandung, guna
menampung muatan yang hendak dikirim ke pelabuhan
Tanjung Priok. Depot ini berada dibawah pengawasan
bea dan cukai. Juga ada depot untuk menampung
petikemas yang kosong, karena petikemas termasuk
jenis barang yang belum dibayar bea masuknya.
Page 15

Klasifikasi Gudang Menurut Ukuran Luas

Gudang kecil dengan luas 36 m2 sampai
dengan 2.500 m2.
Gudang menengah dengan luas di atas
2.500 m2 sampai dengan 10.000 m2.
Gudang besar dengan luas di atas 10.000
m 2.

Page 16

Jenis Gudang Menurut Bentuknya

Gudang tertutup (warehouse)
Gudang tertutup adalah gudang yang memiliki
dinding dan penutup. Gudang ini digunakan
untuk menyimpan barang-barang yang harus
terlindungi dari panas, kelembaban, atau air
hujan.
Lapangan (open storage)
Lapangan sering disebut sebagai lapangan
penumpukan. Lapangan ini merupakan gudang
untuk menyimpan / meletakkan muatan yang
tahan terhadap siraman hujan, sengatan sinar
matahari, atau kelembaban. Biasanya yang
diletakkan di open storage ini adalah petikemas
atau alat alat berat.
Page 17

Jenis Gudang Menurut Bentuknya

Gudang tertutup (warehouse)
Gudang tertutup adalah gudang yang memiliki
dinding dan penutup. Gudang ini digunakan
untuk menyimpan barang-barang yang harus
terlindungi dari panas, kelembaban, atau air
hujan.
Lapangan (open storage)
Lapangan sering disebut sebagai lapangan
penumpukan. Lapangan ini merupakan gudang
untuk menyimpan / meletakkan muatan yang
tahan terhadap siraman hujan, sengatan sinar
matahari, atau kelembaban. Biasanya yang
diletakkan di open storage ini adalah petikemas
atau alat alat berat.
Page 18

Gudang
Pelabuhan

Page 19

Gudang Pelabuhan
1.

Gudang Privat dan Publik

Gudang Privat adalah gudang yang disediakan untuk bisnis dan untuk
kepentingan sendiri, misalnya pabrik pupuk membangun gudang stok atau
gudang persedian bahan baku, industri jasa kepelabuhunan menyediakan
fasilitas gudang transito untuk kelancaran lalulintas barang.

Gudang Publik adalah gudang yang disediakan oleh pemerintah untuk

barang yang dikuasai oleh Bea Cukai dan gudang yang di usahakan untuk
umum berdasarkan izin dan pengawasan pemerintah.

Gudang Pabean dan Gudang kawasan berikat tidak melayani laulintas

barang seperti gudang logistik

Peraturan yang mengatur Gudang logistik yang menjadi bagian dari rantai
pasok (suply chain) adalah Undang Undang NO.9 tahun 2006 tentang
Sistem Resi Gudang.

Peraturan yang mengatur Pergudangan di kawasan Berikat (Bonded

warehouse) yang menjadi kewenangan Bea Cukai adalah Undang Undang
No.17 tahun 2006

Page 20

Gudang Pelabuhan
2.

Gudang TPS, Gudang Distribusi dan Konsolidasi

Tempat Penimbunan Sementara adalah bangunan atau lapangan atau
tempat lain yang disamakan di kawasan pabean untuk menimbun barang,
sementara menunggu pemuatan atau pengeluarannya.
Tempat Penimbunan Berikat adalah bangunan atau tempat atau kawasan
yang memenuhi persyaratan tertentu untuk menimbun barang dengan
mendapatkan penangguhan bea masuk.

Ketentuan diatas menyatakan semua lapangan atau gudang baik di kawasan

pelabuhan atau diluar area pelabuhan yang berisi barang yang belum
melunasi bea masuk atau kewajiban lain kepada negara adalah TPS.
Dengan demikian, gudang / lapangan lini 1, CFS status CDC, depo, gudang
entepot adalah TPS.

Page 21

Gudang Pelabuhan
3. Gudang dan Lapangan Lini 1

Gudang Lini 1 adalah tempat penimbunan sementara (TPS) di lokasi

terdepan dengan aktifitas bongkar-muat barang dari/ke kapal.

Gudang lini 1 disebut juga sebagai gudang transito karena barang yang
disimpan disana adalah muatan kapal yang masih dalam pengurusan
dokumen kepabeanan.

Berupa gudang tertutup ataupun gudang terbuka (open storage) termasuk

gudang industri jasa kepelabuhanan.

Peran dari gudang lini 1, yakni memperlancar kegiatan membongkar dan

memuat muatan kapal tanpa menunggu-menunggu penerima barang atau
kedatangan barang, sehingga kapal dapat menyelesaikan waktu sandar
(berthing time) seefisien dan sesingkat mungkin.

Gudang lini 1 adalah tempat penimbunan sementara barang yang

dibongkar/muat melalui rute tidak langsung (indirect delivery), serah terima
barang setelah melalui gudang tertutup atau gudang terbuka.

Page 22

Gudang Pelabuhan
Karakteristik gudang lini 1 antara lain :
Gudang berhadapan langsung dengan kapal

Melayani langsung muatan ke dan dari kapal

Barang dari gudang masih dibawah pengawasan bea-cukai
Berfungsi sebagai gudang transito
Tarif sewa gudang berjalan progresif, makin lama barang berada di gudang
tarif berlaku semakin tinggi. contoh : sewa dalam 1 s/d 5 hari dihitung 1 hari
sewa mulai hari ke 6 s/d ke 10 dihitung 100 % tarif dasar dan mulai hari ke 11
dan seterusnya dikenakan biaya 200 % tarif dasar. ketentuan ini dimaksudkan
untuk mendorong pemilik mengambil barang selekas mungkin.
Digudang ini tidak diperkenankan melakukan aktivitas packing, marking,
labelling, sorting, dan bagging.
Gudang lini 1 tidak melayani muatan terbuat dari bahan/barang berbahaya
semua kelas, terutama barang berbahaya kelas 1 yakni bahan explosive dan
kelas 7 yakni bahan radioactive. bahkan kedua jenis barang itu harus melalui
rute direct delivery / TL
Page 23

Gudang Pelabuhan
4. Gudang dan Lapangan Lini 2

Gudang dan lapangan lini 2 adalah gudang yang dibangun di lokasi

belakang gudang lini 1.

Perpanjangan (verlengstuck) lini 1 dalam arti menampung limpahan barang

dari gudang lini 1, berstatus sebagai gudang transito dan diperlakukan sama
seperti gudang lini 1, karakteristik maupun pengenaan tarif berlaku sama
seperti gudang lini 1 dan barang berada dibawah pengawasan bea-cukai.

Fasilitas pendukung (back up facility) secara geografis berada diarea

pelabuhan, namun tidak berhadapan langsung dengan laut (water front) atau
kapal.

Manajemen gudang lini 2 pendukung berbeda dengan gudang lini 2

perpanjangan dari lini 1.

Masa timbun (in-transit time) digudang lini 2 pendukung tidak mesti

sesingkat mungkin, tidak menerapkan tarif progresif, dan status barang
sudah bebas dari pengawasan bea-cukai.

Sebagai pendukung, beberapa aktivitas seperti marking, sorting, labelling,

bagging, dan palleting dapat dilakukan digudang lini 2.

Page 24

Gudang Pelabuhan
5. Gudang Container Freight Station (CFS)
Tempat penimbunan barang impor eks stripping petikemas.

Pada umumnya barang yang ditimbun adalah status LCL (less than container
load)
Proses konsolidasi terjadi di gudang CFS yang dikenal dengan nama CCC /
cargo consolidation center
Proses pendistribusian di gudang CFS dikenal dengan nama CDC / cargo
distribution center
Lokasi gudang CFS dekat dengan terminal petikemas, namun ada juga di
luar kawasan pelabuhan yang dikenal dengan Dry Port.

Page 25

Pengelolaan Gudang

Page 26

Kegiatan Di Gudang
4 (Empat) Kegiatan Utama dari suatu Gudang adalah :
1.

Menerima barang dari pengangkut pada sisi

inbound dan diperlukan pengecekan kualitas dan

kuantitas dengan baik.

2.

Memindahkan barang2 dari tempat penumpukan

sementara ke lokasi penumpukan khusus didalam

gudang secara teratur.

3.

Menyeleksi order produk pada file order pelanggan,

termasuk

pengecekan,

pengepakan,

dan

mengangkutnya pada penumpukan outbound.

4.

Mengirim/mengapalkan barang2 dari outbound ke

pelanggan melalui berbagai sarana angkutan.

Page 27

Aliran Barang di Gudang

Receiving / Menerima
Barang masuk
Bongkar dari truk
Periksa Surat Jalan (SPP)
Periksa kualitas barang

Delivery / Pengiriman
Lengkapi dengan SPP dan
minta tanda tangan
pengemudi

Page 28

Put-away /
Menyimpan
Barang
dikelompokkan dan
diberi name tag

Order Picking /
Pengambilan Barang
Terima surat permintaan barang
Buat surat Bukti Muat ke truck
Muat ke atas truck

Tolok Ukur Pengelolaan Gudang

Efisiensi gudang dan lapangan ditentukan oleh berbagai faktor tentang tata ruang
gudang secara fisik dan tipe berikut ukuran barang di dalam gudang
Untuk mengukur tingkat efisiensi digunakan tolak ukur.
a. Kapasitas beban lantai gudang
b. Total luas lantai

c. Luas lantai yang dapat digunakan

d. Stowage factor
e. Broken stowage
f.

Stacking height

g. Stacking factor
h. Holding capacity
i.

In-transit time atau Dwelling time

j.

Storage Occupancy Ratio

k. Shed & Yard throughput

l.

Page 29

Performance gap analysis

Tolok Ukur Pengelolaan Gudang

a. Floor capacity adalah daya dukung lantai terhadap beban barang yang
ditimbun digudang. daya dukung lantai dinyatakan dalam satuan Ton/m2.
b. Total luas lantai adalah luas seluruh gudang, yakni perkalian antara
panjan dan lebar
c. Luas lantai yang dapat digunakan adalah luas lantai sebenarnhya
yang dapat dipakai untuk penimbunan barang. sebagaimana diketahui
bahwa di setiap gudang terdapat lantai yang tidak dapat digunakan
sebagai tempat barang, karena terpakai untuk :
Ruang kantor bea cukai (custom office)

Ruang kantor operator gudang (storage operation office)

Ruang kerangkeng barang yang diperiksa lebih lanjut (bonded store)
Jalan utama sepanjang gudang (main aisleway)
Jalan antara pintu ke pintu (door aisleways)
Ruang tempat alat-alat bamtu bongkar-muat (stevedore's gear)
Tiang-tiang penyangga atap gudang (pilars)
Page 30

Tolok Ukur Pengelolaan Gudang

d. Stowage factor adalah faktor yang menyatakan besarnya ruang (space)
dalam M3 terpakai oleh 1 Ton muatan. Stowage factor dinyatakan dalam
satuan M3/Ton atau ft3/ton
e. Broken stowage adalah ruangan yang tidak dapat dipakai untuk
menumpuk barang, angka broken stowage dinyatakan dalam
presentase terhadap stowage factor
Bentuk ruangan, misalnya melengkung
Bentuk kemasan muatan, misalnya bentuk lingkaran atau oval
Cara menyusun muatan sembarang atau tidak tertata rapih

Page 31

Tolok Ukur Pengelolaan Gudang

f.

Stacking height adalah ukuran tinggi rata-rata tumpukan muatan

digudang atau dilapangan, dinyatakan dalam satuan meter atau kaki
(feet). ketinggian tumpukan yang aman didasarkan pertama-tama pada
kapasitas lantai (floor capacity)

g. Ketentuan yang berlaku di gudang gudang pelabuhan, yaitu tinggi

tumpukan dibatasi dengan mencantumkan tanda pada dinding berupa
garis-garis batas sebagai berikut :
garis hijau, menandakan bahwa muatan dapat ditumpuk secara aman
sampai dengan garis hijau, dengan ketentuan bahwa berat barang setiap M2
luas lantai tidak melebihi kekuatan lantai gudang, misalnya 8 Ton
garis kuning, menunjukan batas aman yang tidak boleh dilampaui
garis merah, memperingatkan akan terjadi kerusakan apabila tumpukan
barang sampai pada ketinggian garis merah

Page 32

Performansi
Gudang

Page 33

Perfomansi Gudang
1. Stacking factor adalah factor ketinggian penyusunan muatan yang dinyatakan
dalam satuan M3/ton. Rumus menghitung stacking factor adalah :
(stacking factor = stowage factor x

(100+ )
100

2. Holding capacity adalah daya tampung gudang atau ruang penumpukan,

dinyatakan dalam satuan ton. Rumus untuk menghitung holding capacity adalah :
Holding capacity =
3.

In transit Time atau Dwelling Time adalah waktu barang tertimbun di gudang
atau lapangan, dinyatakan dalam jumlah hari kalender. rata-rata dwulling time
barang di gudang dihitung dengan rumus,
365

in-transit time =

Page 34

Perfomansi Gudang
4. Storage Occupancy Ratio (SOR) adalah presentase atau rasio pemakaian
ruangan penumpukan dan Yard Occupancy Ratio (YOR) dalam kurun waktu
tertentu, misalnya satu bulan, satu semester, atau satu tahun. SOR dan YOR
dinyatakan dalam satuan %. SOR dan YOR dihitung dengan memakai rumus
sebagai berikut :
SOR / YOR =

x 100 %

5. Shed Throughput adalah jumlah barang muatan yang melalui fasilitas tempat
penumpukan gudang ( shed throughput = STP ) dan lapangan (Yard Throughput =
YTP) dalam periode tertentu. STP dan/atau YTP dinyatakan dalam satuan ton/m2
atau total tonnase per tahun. Shed Annual Throughput dihitung dengan rumus :
storage throught put =

365

atau
365

storage throught put =

Page 35

Pengamanan
Gudang

Page 36

Pengamanan Gudang
Sistem keamanan untuk tujuan pencegahan dan peringatan meliputi:
Resiko Pencurian
Pemasangan pagar
Sistem pengawasan orang dan kendaraan keluar-masuk

Pemasangan kamera CCTV atau alarm

Pemasangan lampu sorot
Ruang penyimpanan khusus untuk barang bernilai tinggi
Resiko Kebakaran

Ventilasi
Tersedia tabung pemadam, hidran air, bak pasir,
Dilakukan pemisahan barang-barang mudah terbakar
Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara

Membuat sistem patroli kawasan gudang secara reguler

Bekerjasama dengan instansi keamanan terkait
Page 37

TERIMAKASIH
Page 38