TUTORIAL: Mail

Merge
UNIT ICT
SK SIMPANG LIMA DARAT

Langkah 1 : MENYEDIAKAN
SENARAI
1. Buka MS Excel
2. Taipkan
a. Nama pada petak A1
b. IC pada petak B1

3. Taipkan nama dan IC di bawah lajur masingmasing

4. Simpan dengan nama senarai.xls
ingat nama fail dan di mana simpan
5. Tutup Excel

Langkah 2 : MENYEDIAKAN FAIL

SIJIL / SURAT
1. Buka MS Word
2. Taipkan:
a. Isi kandungan sijil atau surat
b. Taipkan nama dan IC
pada tempatnya sebagai
placeholder data senarai
c. Simpan dengan nama
sijil.doc
--jangan keluar MS Word
dulu teruskan dgn
langkah 3

Langkah 3 : MENYAMBUNG FAIL

SENARAI KEPADA FAIL SIJIL
1. Klik Menu [Tools]
[Letters and Mailings]
Klik Show Mail Merge Toolbar
Toolbar Mail Merge akan dipaparkan

2. Klik Menu [Tools]

[Letters and Mailings]
Klik Mail Merge

3. Klik Next: Starting document

(bawah sekali) pada task pane [MailMerge]
Sebelah kanan

4. Klik Next: Select Recipients

5. Klik Browse dan cari fail senarai.xls

6. Klik [OK] pada Kotak

[Select Table] default Sheet1$

7. Pilih senarai atau data yang dimahukan dan

klik [OK]

8. Letakkan kursor | pada awal perkataan

nama
dalam isi fail sijil
9. Klik ikon ke enam pada Bar Mail Merge :
ikon Insert Merge Fields

10. Pilih nama dan klik

Insert
klik OK

11. Ulang langkah 9 & 10 untuk IC

12. Klik Next: Complete the merge
13. Simpan/Save.

Langkah 4 : MENCETAK ATAU

PREVIU
1. Klik Print untuk cetakan segera atau Edit
individual letters untuk jadikan muka surat
dalam fail baru.

Mail Merge UPDATE

Langkah 1 : MENGEMASKINI DATA
1. Buka fail Excel senarai.xls
2. Tambah/ Padam / Ubah data
3. Simpan dan tutup Excel
Langkah 2 : MENGEMASKINI SAMBUNGAN FAIL
SENARAI
KEPADA FAIL SIJIL
1. Ulang arahan 1 4 dalam langkah 3 di atas.
2. Pilih Select a different list dan cari fail senarai.xls
3. Ulang arahan 6 7 dalam langkah 3 di atas
4. Save/ Simpan dan cetak atau previu.