ORGANIZACIN

Con frecuencia se dice que las personas capaces pueden lograr que
cualquier patrn organizacional produzca buenos resultados. Las personas
capaces y aquellos que quieran cooperar, trabajarn juntos con mayor eficacia
si salen los papeles que van a desempear en cualquier operacin en equipo y
la forma en que sus papeles se relacionan entre s.
Bsicamente, la funcin administrativa de organizar es disear y
mantener estos sistemas de papeles.
En este sentido se piensa en la organizacin como:
1) La identificacin y clasificacin de las actividades.
2) El agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los
objetivos.
3) La asignacin de cada agrupamiento a un administrador con la
autoridad necesaria para supervisarlo.
ORGANIZACIN FORMAL
La organizacin formal significa casi siempre la estructura intencional de
papeles en una empresa formalmente organizada. Si el administrador organiza
bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el que el desempeo
individual, tanto actual como futuro, contribuya con la mejor eficacia a alcanzar
las metas del grupo.
Aunque el logro de la metas debe de ser la razn de cualquier actividad
cooperativa, es necesario adems elaborar principios que aseguren la creacin
de una organizacin formal eficaz.
ORGANIZACIN INFORMAL
Una red de relaciones personales y sociales no establecidos ni
requeridos por la organizacin formal pero que se producen espontneamente
a medida que las personas se asocian entre s. As las organizaciones
informales (relaciones que no aparecen en un organigrama) podran incluir el
grupo del taller, el grupo del sexto piso.

AUTORIDAD Y PODER
La autoridad entro de la organizacin, ser til distinguir entre autoridad
y poder. El poder tiene un concepto mucho ms amplio que la autoridad, es la
capacidad que tienen las personas o grupos de inducir o incluir sobre las
creencias o acciones de otra persona o grupos. La autoridad en una
organizacin es el derecho en un puesto (y a travs de l, el derecho de la
persona que ocupa ese puesto) para ofrecer discrecionalidad al tomar
decisiones que afecten a otros, pero dentro del ambiente de una organizacin.
Aunque hay muchas bases de poder diferentes, normalmente es una
consecuencia del puesto y se deriva del sistema cultural accidental de
derechos, obligaciones y deberes por las cuales las personas aceptan la
legitimidad de un puesto. En una empresa de propiedad privada (un manojo
de derechos) en el gobierno esta autoridad proviene de la institucin del
gobierno no representativo. Un polica de Trnsito que aplica una multa tiene el
poder que existe un sistema de gobierno representativo en el cual hemos
elegido Legisladores para que elaboren leyes y aseguren su cumplimiento.
El poder tambin puede provenir de la pareca de una persona o de un
grupo, ste es el poder del conocimiento. Los mdicos, abogados, profesores
universitarios que se les respeta por sus conocimientos especiales, es decir, la
influencia que pueden ejercer personas o grupos porque las personas creen en
ellos y en sus ideas.
Adems, el poder tambin surge de la capacidad de algunas personas
para conceder recompensa aunque en una posicin con poder limitado.
La autoridad de la organizacin emana el poder para ejercer
discrecionalidad en la toma de decisiones, proviene del poder para ejercerla del
puesto o del poder legtimo cuando las personas hablan de autoridad en
ambientes administrativos lo general se refiere al poder de los puestos. Al
mismo tiempo, en el liderazgo intervienen otros factores como son la
personalidad y la forma de tratar a las personas.
LNEA Y STAFF
Existe mucha confusin tanto en la literatura como entre los
administradores con relacin a lo que son Lnea y staff, como resultado de
ello es probable que exista un rea de administracin que ocasione ms
dificultades, las relaciones de lnea y staff son importantes como una forma
de vida organizacional y las relaciones de autoridad de los miembros de una
organizacin tienen que afectar por necesidad la operacin de la empresa.
Sobre el significado de lnea y staff es el que sostiene que las funciones
de lnea son aquellas que repercuten los logros de los objetivos de la empresa,

las funciones de staff son aquellas que apoyan al personal (de lnea) a
trabajar de modo ms eficaz para el logro de los objetivos.
LA AUTORIDAD FUNCIONAL
Es el derecho que se delega a una persona o a un departamento para
controlar procesos, prcticas, polticas u otros asuntos especficos relacionados
con las actividades que llevan a cabo personas en otros departamentos. La
autoridad sobre estas actitudes solo la ejercern los superiores de lneas. La
autoridad funcional no se limita a los administradores de un tipo determinado
de departamento.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN: AUTORIDAD
La autoridad es el adhesivo de la estructura de la organizacin, el
vnculo que la hace posible, los medios mediante los cuales se pueden colocar
grupos de actividades bajo el mando de un administrador y se puede fomentar
la coordinacin de las unidades organizacionales. Es la herramienta con la que
el administrador est en posibilidad de ejercer su discrecionalidad y de crear
un ambiente para el desempeo individual. Algunos de los principios ms tiles
de la organizacin estn relacionados con la autoridad.
Principio escalar: Cuanto ms clara sea la lnea de autoridad desde el
puesto administrativo ms alto de una empresa hasta cada puesto
subordinado, ms clara ser la responsabilidad para tomar decisiones y
ms eficaz la comunicacin orgaizacional.

SELECCIN DEL TRAMO

En toda organizacin se debe decidir cuntos subordinados puede dirigir
un superior. Los investigadores de administracin saben que normalmente este
nmero es de cuatro a ocho subordinados en los niveles ms altos de la
organizacin y de ocho a quince, o ms, en los niveles inferiores. Por ejemplo,
el destacado consultor britnico Lyndall Urwick sostiene que el nmero ideal
de subordinados de todas las autoridades superiores es de cuatro, mientras
que en el nivel ms bajo de la organizacin, donde lo que se delega es la
autoridad para el desempeo de tareas especficas y no la supervisin, el
nmero puede ser de ocho o doce. Otros afirman que un administrador puede
supervisar hasta veinte o treinta subordinados.
En una encuesta entre 100 grandes compaas que realiz la American
Management Association, el nmero de ejecutivos que dependan directamente
de los presidentes vari de 1 a 24, y slo 26 presidentes tenan 6 o menos
subordinados; el nmero promedio fue de 9. En 41 empresas ms pequeas,
25 de los presidentes supervisaban a 7 o ms subordinados y el nmero ms
comn era de 8. En otros estudios se determinaron resultados similares.
En un sentido muy real, ninguno de estos estudios es verdaderamente
representativo del tramo real de administracin. Por una parte, slo lo miden
en la cima de una empresa, en particular debido a que cada organizador ha
experimentado una enorme presin para que un gran nmero de las funciones
estn subordinadas a los ms altos ejecutivos sean mucho ms estrechos. En
realidad, un estudio de ms de 100 compaas de todos los tamaos revel un
tramo ms estrecho en los niveles medios de administracin que en la alta
direccin.
Adems, el hecho de que compaas aparentemente bien administradas
tienen, entre ellas y dentro de ellas, tramos muy variables indica que contar
simplemente los nmeros en las amplitudes existentes no es suficiente para
establecer cul debera ser la amplitud. Esto es cierto incluso si se pudiera
suponer que, a travs de las pruebas y ensayos, cada compaa ha alcanzado
al nmero ptimo, lo cual slo probara que las condiciones fundamentales
varan.

EL ARTE DE LA DELEGACIN
La delegacin es un acto elemental de administracin. Sin embargo; los
estudios de los fracasos administrativos casi invariablemente determinan que
el primer lugar de la lista de las causas, o muy cerca de l, se encuentre la
delegacin ineficiente o inadecuada. Gran parte de la razn radica en las
actitudes personales hacia la delegacin.
ACTITUDES PERSONALES HACIA LA DELEGACIN
Es la disposicin para darles una oportunidad a las ideas de otras
personas. La forma de decisin siempre incluye algn nivel de discrecionalidad.
El administrador que sabe delegar necesita tener un mnimo del factor
NIA (no inventado aqu) y no solo tiene que estar dispuesto a aceptar con
grado las ideas de otros sino adems ayudarles y felicitarles por su inventiva.
Los buenos gerentes de operacin pueden analizar planes, ver sus
implicaciones a largo plazo y detectar debilidades fatales tan bien como la
mayora de los asistentes staff y, en ocasiones, mayor que ellos.
PROBLEMAS GERNCIALES
No es fcil para un jefe de departamento depender de dos o ms
personas y ser responsables ante ellas; quizs sea inevitable cierta falta de
unidad de mando, puesto que con frecuencia son inevitables las relaciones
funcionales de autoridad y los administradores deben estar consientes de las
dificultades de la autoridad mltiple y deben limitarla (incluso con la perdida de
alguna uniformidad o de los frutos de la especializacin) o aclararla
cuidadosamente.
El presidente de una empresa puede estar tan ocupado atendiendo las
recomendaciones de un gran nmero de asistentes staff y enderezando
lneas de autoridad torcidas, que tal vez no disponga de tiempo ni de atencin
para los departamentos operativos. As mismo, una empresa puede estar tan
dedicada a crear polticas y a establecer procedimientos que le quede poco
tiempo para hacer instrumentos o proporcionar servicio de transporte.
DESCENTRALIZACIN DE LA AUTORIDAD
En esta seccin se insiste la dispersin de la autoridad en la
organizacin.
LA NATURALEZA DE LA DESCENTRALIZACIN
Es simplemente la magnitud de la discrecionalidad que se confiere a las
personas para que utilicen su capacidad de juicio a fin de tomar mando

mltiple, la autoridad funcional delegada en las especialistas staff

frecuentemente es imperativa.
LIMITACIONES DEL STAFF
Son necesarios para la empresa y pueden ayudar mucho a hacerla
exitosa, la naturaleza de su autoridad y la dificultad para comprenderla
provocan ciertos problemas en la prctica.
Peligro de reducir la autoridad de lnea.
Falta de responsabilidad del staff.
Pensamiento en el vaco.
DELEGACIN DE LA AUTORIDAD FUNCIONAL
Es posible comprender mejor la autoridad funcional si se piensa en ella
como una pequea parte de la autoridad de un superior de lnea. Por ejemplo,
el presidente de una empresa tiene autoridad completa para administrar la
corporacin, sujeto solo a las limitaciones que establezca una autoridad
superior como puede ser el consejo de administracin. En una situacin de
staff pura, los asesores de personal, contabilidad, compras y relaciones
pblicas no tienen parte de esta autoridad de lnea ya que su tarea es
simplemente proporcionar asesora, cuando el presidente les delega a estos
asesores del derecho de emitir instrucciones directamente a las organizaciones
de lnea.
RESTRICCIN DEL AREA DE LA AUTORIDAD FUNCIONAL
Se debe limitar cuidadosamente. Por ejemplo, la autoridad funcional de
un gerente de compras por lo general est limitada a establecer los
procedimientos para las compras divisionales o departamentales. Cuando estos
administradores realizan ciertas actividades de compras que se relacionan con
toda la compaa, la autoridad funcional del gerente de personal sobre la
organizacin de lnea general se limita a establecer procedimientos para
manejar quejas, participar en los programas de administracin de salarios y
sueldos, manejar los programas de vacaciones y otros asuntos similares.
VENTAJAS DEL STAFF
La necesidad de contar con la asesora de especialistas altamente
calificados en diversas reas de las operaciones de una organizacin en
especial cuando stas adquieren mayor complejidad.
Es mucho ms crtica para los negocios, el gobierno y otras empresas
que en pasado.
Los gerentes de organizaciones se enfrentan a tomar decisiones que
requieren conocimientos depurados en reas econmicas, tcnicas,
polticas, legales y sociales.

 Es que a estos especialistas se les puede dar tiempo para pensar,

recopilar informacin y analizarla, mientras que sus superiores ocupados
en administrar las operaciones, no pueden hacerlo.
Los gerentes de lnea a ser eficaces si no que, cuando los problemas son
de elevada complejidad, el anlisis y la asesora staff se convierten en
una necesidad urgente.
DIFERENTES TIPOS DE CENTRALIZACIN
1) La centralizacin del desempeo
2) La centralizacin departamental.
3) La centralizacin como un aspecto de la administracin.
LA DESCENTRALIZACIN COMO UNA FILOSOFA Y UNA POLTICA
Requiere la seleccin cuidadosa de cuales decisiones impulsar en forma
descendente por la estructura de la organizacin y cuales mantener cerca de la
ms alta direccin.
DELEGACIN DE AUTORIDAD
Es necesaria para que exista una organizacin. As como no hay una
persona en una empresa que pueda hacer por si mismo todas las tareas
necesarias para lograr el propsito del grupo, tampoco es posible conforme
crece la empresa, que una persona ejerza toda la autoridad es la toma de
decisiones.
EL PROCESO DE DELEGACION
1)
2)
3)
4)

Determina los resultados esperados de un puesto.

Asignar tareas al puesto.
Delegar autoridad para cumplir esta tarea.
Responsabilizar a la persona que ocupa ese puesto por el cumplimiento
de las tareas.