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ARCHIVONOMIA.
Definicin
Divisin de los archivos
Integracin de los archivos
Ordenamiento de los documentos
Sistemas de archivo.
Archivos directos.
Archivos indirectos
Catlogos
La archivonoma se refiere a la administracin de los archivos, que comprenden
la planeacin, la organizacin, la integracin, la ejecucin y el control de los
mismos.
El trmino archivonoma es un neologismo formado con la palabra archivo para
designar un moderno concepto como Registro de la Informacin.
Archivo es el conjunto de documentos debidamente ordenados para su fcil
consulta.
Archivar accin de guardar ordenadamente los documentos de acuerdo con los
procedimientos que sealan los sistemas y los mtodos
Archivista el que tiene a su cargo un archivo que interviene o trabaja en los
archivos.
Archivero. Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos,
facilitando su manejo y conservacin.
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Sntesis de Archivonoma.
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Sistemas de archivos.
Anlisis de un documento.- Este anlisis revela la existencia de datos que
pueden ser: Una numeracin, lugar, fecha; da mes y ao, un hombre o
nombres de personas fsicas o morales, un asunto como parte esencial o
dato principal.
De all la existencia de los SISTEMAS: Numrico Alfabtico, Geogrfico,
Cronolgico, por asunto y las combinaciones entre s.
Los archivos se dividen en dos grupos: Directos e Indirectos.
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Archivo por asunto.- En este sistema, los documentos son archivos segn el
asunto, especialidad o materia que contengan.
Para facilitar su manejo, los expedientes se clasifican en materias principales y
stas a la vez se dividen en subgrupos, ordenndose tambin en forma alfabtica.
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ARCHIVOS INDIRECTOS.
Se llaman as los archivos que para su localizacin, consulta y manejo, requieren
invariablemente de catlogos, ndices o registros. Entre este sistema se
encuentra el Numrico Simple y sus variantes, el Decimal y el Topogrfico o
Numrico Compuesto.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Archivo numrico.- En este sistema se asigna un nmero progresivo a cada
expediente, sin tomar en cuenta ningn otro elemento.
Este sistema de archivo requiere de:
alfabtico.
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EL SISTEMA DECIMAL.
Este sistema fue ideado por el bibliotecario norteamericano Melvin Dewey, como
un sistema bibliogrfico, dise un sistema de clasificacin de libros, basado en el
sistema decimal y sus submltiplos.
Los submltiplos del sistema decimal, reciben los nombres equivalentes:
Dcimos
Centsimos
Milsimos
Diezmilsimos
Clase
DIVISIONES
Secciones
Subsecciones
Por ejemplo:
0
.1
.01
.001
.001
.0001
Unidad
Dcimo
Centsimo.
Milsimo.
Diezmilsimo.
Cienmilsimo en adelante.
Conocimiento Humano.
Clase
Divisin.
Subdivisin.
Seccin.
Subsecciones.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------CATALOGOS.
Registro o lista ordenada conforme a un sistema, o plan determinado, que se
forma anotando en tarjetas los principales datos que puedan caracterizar a un
asunto, y que sirve para la rpida consulta de los documentos que contiene un
archivo.
Se subdividen en:
SISTEMA O Metdico.
Diccionario.
Son de gran variedad, sujetos a las
necesidades de los archivos.
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DICCIONARIO.
ONOMSTICO.
CLASIFICADO O DE CLASES.
CATLOGO DE MATERIAS Y
ASUNTOS.
CATLOGO TOPOGRAFICO.
CATLOGO GEOGRFICO.
CATLOGO CRONOLGICO.
Descripcin.
Se
ordena segn los nmeros
clasificadores desde un agrupamiento
racional y lgico de materias o asuntos
afines entre s.
Se ordena alfabticamente, tomando
como base la palabra o palabras del
encabezamiento de los asientos
o
noticicias.
Arregla sus asientos en orden alfabtico,
apellido y nombres, de quien interviene
en el asunto.
E que arregla sus registros en orden
alfabtico, as como las materias
menores o subdivisiones.
Es el ordenamiento alfabtico de las
cdulas de los asuntos de que se tratan
los documentos y expedientes.
Es la que se ordena de acuerdo con la
colocacin que tienen los expedientes
en los estantes.
Es que se ordena por la regin o lugar
relativos a los asuntos.
Es el que se arregla por orden de fechas
relativas a los documentos o a los
expedientes.
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