Excel Intermedio .Desbloqueado

Programa Masificacin de TIC
Empresa de Telecomunicaciones de Bogot ETB S.A. ESP

www.portalesinteractivos.etb.com.co
2012
Lder Programa Masificacin de TIC

Jos Vicente Crdenas Rodrguez
Autor
Elizabeth Toro Prez
Revisin de contenidos
Mauricio Cuevas Olaya
Revisin de estilo
Mauricio Cuevas Olaya
Diseo y diagramacin
Luis Fernando Parra Corredor
Clase 1
Importar y exportar.
1.1. Introduccin a la importacin.
1.2. Uso del asistente de importacin.
1.3. Importar datos desde Office Word 2010.
1.4. Importar desde la Web.
1.5. Exportar un libro.
Clase 2
Tablas en Excel
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
Definicin de tabla en Excel

Como crear una tabla bsica en Excel
Modificar una tabla.
Estilo de tabla.
Orden y filtro de una tabla.
Funciones.
Clase 3
Tablas dinmicas
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Definicin tablas dinmicas

Crear una tabla dinmica.
Aplicar filtros a una tabla dinmica.
Obtener promedios en una tabla dinmica.
Grficos con tablas dinmicas.
Clase 4
Macros
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Definicin de macros
Crear una macro automticamente.
Crear una macro manualmente.
Ejecutar una macro.
Guardar archivos con Macros.
Clase 5
Compartir documentos
5.1
5.2
5.3
5.4
Exportar documentos a pgina web.

Guardar en la Web: Skydrive.
Office 2010 online.
Compartir archivos en Windows.
Clase 1
1. Importar y exportar.
1.1. Introduccin a la importacin.

1.2. Uso del asistente de importacin.
1.3. Importar datos desde Office Word 2010.
1.4. Importar desde la Web.
1.5. Exportar un libro.
Importar y exportar.
1.1
Introduccin a la importacin.
Cuando hablamos de importar datos a un libro en Excel, nos referimos a la opcin de

ubicar datos procedentes de otras aplicaciones a un libro que estemos trabajando
actualmente.
Para realizar este procedimiento tendremos dos alternativas:
-
La primera alternativa ser introducir los datos de nuevo en el libro que estemos
trabajando, esto asumiendo los errores de digitacin al introducir la informacin, y
el consumo de tiempo extra que manejaramos realizando el proceso de esta
manera.
En la segunda alternativa utilizaremos las herramientas que nos ofrecen Microsoft

Excel para la importacin de datos.
Para realizar la importacin de datos externos a Excel bsicamente manejaremos dos

opciones:
1. Utilizar el portapapeles de Windows
2. Importar datos de otro archivo
La primera opcin se utiliza copiando datos de la aplicacin externa y pegndolos en una
hoja de Excel, esta opcin es la ms directa pero llega a ser ms laboriosa y tediosa.
La segunda opcin ser la de importar datos de otro archivo (en este caso no es
necesario que maneje el formato Excel). Esta opcin es la ms rpida pero se pueden
presentar problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo que
queremos importar.
El problema que encontramos en la importacin de datos externos, es debido al formato
que maneja los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicacin maneja un formato
propio para identificar el contenido de los datos que hayamos incluido.
1.2
Uso del asistente de importacin.
Cuando se habla de archivos de texto nos referimos a los archivos que no tienen formato,
se conocen como archivos de texto plano (ASCII).
Para importar archivos de texto con el asistente se puede realizar de dos formas distintas:
Acceder a la pestaa Datos y seleccionar uno de los tipos que se encuentran en la
seleccin obtener datos de origen.
Imagen 1. Datos Externos.
[1]
O la segunda opcin para trabajar el importe de datos de texto lo realizamos desde el
men archivo Abrir y en donde se ubica el tipo de datos seleccionamos Todos los
Archivos.
Imagen 2. Datos Externos.
[2]
A continuacin en cualquiera de los dos casos seguimos el mismo procedimiento, nos

muestra un cuadro de dialogo en donde elegimos el archivo que vamos a importar.
En el momento de seleccionar archivo de texto veremos una serie de tres cuadros de

dilogo correspondientes al asistente para importar texto.
Imagen 3. Importar Texto.
[3]
En este primer paso podemos indicar las opciones de los campos delimitados para que
Excel reconozca el inicio y la terminacin de cada campo segn sea necesario, tambin
tendremos la posibilidad de decidir la procedencia del archivo o indicar a partir de que fila
deseamos importar datos.
Si configuramos este primer paso y nuestros datos son correctos damos clic en siguiente.
[4]
La segunda opcin del asistente nos permite fijar los separadores contenidos en los datos,
esta configuracin la aplicamos dependiendo de la organizacin que le queremos dar al
documento.
Pulsamos siguiente y nos mostrar la ltima ventana del asistente.
[5]
En esta ventana debemos seleccionar cada columna y establecerle un formato a los

datos
Damos clic sobre los datos y una vez seleccionado (fondo negro) presionamos clic en
finalizar.
Nota: Si dentro de los datos que incluimos en nuestros documentos tenemos nmeros
debemos buscar la opcin avanzadas y desde all completar las caractersticas como
separadores de decimales y millares o posiciones de signos en los nmeros negativos
entre otros.
En el momento que completemos la comprobacin hacemos clic en finalizar para que el
asistente termine e importe los datos, nos muestra un cuadro de dilogo preguntando en
donde se desean ubicar los datos.
[6]
En este caso tenemos dos posibilidades:
1. Hoja de clculo existente
2. Nueva hoja de clculo
En cualquiera de los dos debemos indicar las celdas en las que queremos situar la
informacin.
Hacemos clic en aceptar y aparecern los datos importados en nuestra hoja de clculo.
SECCIN CONEXIONES
En la cinta de opciones desde la pestaa Datos podemos conectar un libro de Excel con la
informacin que tenemos en el archivo que hemos importado, al dar clic sobre conexiones
nos abre un cuadro de texto en donde muestra todas las conexiones del libro all tenemos
la posibilidad de eliminar conexiones, actualizar datos con archivos externos o ver sus
propiedades.
Imagen 7. Conexiones.
[7]
Hacemos clic en Propiedades y nos mostrar un cuadro de dilogo en donde
encontramos propiedades tiles para las conexiones de datos.
Control de actualizaciones:
Actualizar al abrir archivo: Cada vez que se abra el libro Excel actualizar la
hoja de clculo automticamente.
Solicitar el nombre del archivo al actualizar: Cada vez que se van a actualizar
los datos importados, Excel nos pedir escoger datos de algn fichero si no los
tomar directamente del archivo que importamos por primera vez.
Pestaa definicin: Encontramos la ruta de archivo de conexin, esta ruta se puede

modificar presionando el botn examinar desde all tenemos la posibilidad de editar la
serie de conexiones que tenemos o simplemente consultarla.
Nota: Si lo que queremos es ahorrar tiempo a la hora de actualizar datos, existe un botn
en barra de herramientas de la pestaa diseo llamado (Actualizar todo) en este icono
encontramos un desplegable en el que podemos elegir actualizar solo datos importados
seleccionados o actualizar todo el libro.
1.3
Importar datos desde Office Word 2010

Los archivos con formato de Word (.doc), tienen otra forma de importase a Excel.
S queremos importar datos de Word a Excel para por ejemplo agregar alguna
frmula a los datos que estemos trabajando y no queremos volver a teclear todos
los datos en un libro de Excel, lo nico que debemos hacer es copiar y pegar
datos.
Estando en Word seleccionamos la tabla o datos que queremos modificar pulsamos
ctrl+c o desde la pestaa inicio haciendo clic en el botn copiar.
Imagen 8. Importar Datos.
[8]
Vamos a Excel y seleccionamos la celda en donde queremos ubicar la tabla y

pulsamos ctrl+v, o desde la pestaa inicio y haciendo clic en pegar.
[9]
Es probable que nos active una ventana en la que nos advierte que el texto seleccionado
es ms pequeo que la hoja, de igual forma damos clic en aceptar y nos pegar la tabla
con el mismo formato que trabajamos en Word.
1.4 Importar desde la Web.
Tambin podemos importar datos desde la web.
[10]
Al pulsar este icono nos enviar un cuadro de dilogo, en donde indicaremos la pgina
Web que necesitamos para ingresar los datos a nuestro documento, veremos que se est
indicando la informacin requerida mediante flechas amarillas.
Para elegir la informacin se debe pulsar sobre las flechas, una vez finalizada la eleccin
de datos, hacemos clic en importar.
Imagen 11. Importar desde la Web.
[11]
Nos activa la ventana para que situemos las celdas en las que dejaremos los datos
importados, por ltimo hacemos clic en aceptar.
Imagen 12. Importar Web.
[12]
1.4
Exportar un libro.
Cuando hablamos de exportar libros, nos referimos al proceso contrario del importe esto
se refiere a guardar nuestras hojas de clculo en un formato distinto al inicialmente
guardado, para realizar el exporte debemos ir a la opcin archivo y seleccionaremos
Guardar como.
Cuando se abra el cuadro de dilogo Guardar Como Vamos a seleccionar el tipo y
elegimos el que ms nos interese de la lista que se despliega.
Imagen 13. Exportar Libro.
[13]
Nos muestra el primer tipo en azul (este es el actual), para exportar seleccionamos el
formato y guardamos el documento normalmente, el nombre del archivo cambia nos
muestra la extensin correspondiente al formato que elegimos.
Se debe tener en cuenta que el archivo que queremos exportar debe cumplir las normas
del formato que se quiere exportar. Ejemplo, si queremos guardar nuestro archivo con
tipo Texto con formato (delimitado por espacios), no admitir la exportacin de todas las
hojas trabajadas en el libro, nos enviar un cuadro de dilogo en el que nos indica la
posibilidad de guardar solamente la hoja activa, y realiza una recomendacin en este caso
cambiar de tipo a uno que sea compatible con hojas mltiples.
Imagen 14. Exportar Hojas Activas.
[14]
De esta forma podemos continuar con la exportacin o cancelarla segn lo requerido para
nuestro trabajo.
Clase 2
2. Tablas en Excel
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
Definicin de tabla en Excel

Como crear una tabla bsica en Excel
Modificar una tabla.
Estilo de tabla.
Orden y filtro de una tabla.
Funciones.
2. Tablas de Excel
Una tabla en Excel es un grupo de datos organizados en filas, en la que la primera fila
contiene los nombres de los campos (columnas), y las dems filas contienen los datos
almacenados. Cuando nos referimos a tablas de datos hablamos de un espacio requerido
dentro de Excel en el cual ubicaremos datos especficos o listas de bases de datos.
Imagen 15. Tablas de Microsoft Office Excel 2010.
[15]
Las tablas son muy valiosas porque adems de almacenar informacin, podemos
realizar una serie de tareas que nos permiten examinar y trabajar todos los datos de
forma rpida y cmoda.
Entre las operaciones ms comunes que podemos realizar con las listas tenemos:
- Organizar registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
- Crear resmenes de los datos trabajados.
- Colocar formatos a todos los datos.
2.1.
Creacin de tablas
Para crear una tabla debemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionamos el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos insertar en

la lista.
Imagen 16. Tablas Microsoft Office Excel 2010.
[16]
- A continuacin seleccionremos tabla en la pestaa Insertar.
Imagen 17. Pestaa Insertar Microsoft Office Excel 2010.
[17]
- Nos aparecer un cuadro de dilogo Crear tabla.
Imagen 18. Crear Tabla Microsoft Office Excel 2010.
[18]
- Por ltimo daremos clic en Aceptar.

A continuacin podemos ver que la cinta de opciones nos muestra una nueva pestaa
llamada Diseo, que corresponde a las Herramientas de tabla:
Imagen 19. Herramientas de Tabla Microsoft Office Excel 2010.
[19]
En nuestra hoja de clculo aparece el rango que seleccionamos con el formato propio
de la tabla.
Imagen 20. Formato Tabla Microsoft Office Excel 2010.
[20]
2.3
Modificar los datos de una tabla.
Para cambiar o incluir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los
nuevos valores en ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta
segunda opcin es fcil de utilizar sobre todo si la lista es muy extensa.
Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que le permite al usuario escribir o
mostrar con facilidad una fila completa de datos ingresados con anterioridad a una
tabla.
Seguiremos trabajando nuestro ejemplo anterior.
Para abrir el formulario de datos, tenemos que ubicarnos en la lista para que sta
se active, luego buscar en el icono Formulario, para este caso el icono no aparece
disponible dentro de nuestra cinta de opciones debemos agregarla a la barra de
acceso rpido.
Debemos seguir los siguientes pasos:
Pulsar el men archivo- opciones personalizar cinta, por ltimo agregar el
icono formulario En el grupo de Comandos qu no estn en la cinta de
opciones.
Imagen 21. Opciones de Excel.
[21]
[Cuando terminamos de crear el formulario, nos mostrar una ventana con los
siguientes botones]:
Nuevo: Permite introducir nuevos registros.
Eliminar: Elimina el registro actual.
Restaurar: Deshace los cambios realizados.
Buscar anterior: Se desplaza al dato anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente dato.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de bsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Imagen 22. Ventana Tabla Microsoft Excel 2010.
[22]
Si queremos cambiar datos de registro, primero nos ubicamos sobre el registro, luego
verificamos los datos que tenemos, y si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla
Intro
. Si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios
hacemos clic en el botn
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, automticamente Excel
nos creara el nuevo registro, despus de creado podemos ingresar los datos que
necesitamos en nuestra tabla.
Imagen 23. Nuevo Registro.
[23]
2.4
Modificar la estructura de una tabla.
Imagen 24. Modificacin Tabla.
[24]
En la cinta de opciones en herramientas de tabla Pulsamos en el icono Cambiar

tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla
contiene encabezados, no se podr modificar la informacin, as que slo podremos
aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, ubicndonos en la
esquina inferior derecha y arrastrando hasta dejar el tamao deseado.
Imagen 25. Tamao Tabla.
[25]
Si lo que queremos es insertar ms filas y columnas entre las que ya existen en la tabla,
debemos seguir los siguientes pasos:
A) buscar el botn Insertar, en la pestaa de Inicio.
B) Insertar las filas o las columnas deseadas.
Imagen 26. Insertar Filas y Columnas.
[26]
Para eliminar filas o columnas, debemos ubicarnos sobre una celda, y elegir la opcin
Filas o Columnas de la tabla en el botn Eliminar, ubicada en la pestaa de Inicio.
Imagen 27. Eliminar Filas y Columnas.
[27]
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y hacemos clic en la tecla
SUPRIMIR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la
hoja, debemos pulsar el icono convertir en rango que se encuentra en la pestaa de
Diseo de la tabla.
2.5
Estilo de tabla.
Para empezar a darle estilos a nuestras tablas podemos escoger uno de los estilos
predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.
Imagen 28. Estilo de Tabla Microsoft Excel 2010.
[28]
Para trabajar dentro del estilo que le hemos dado a la tabla encontramos en Opciones
de estilo de la tabla, otros aspectos en los cuales podemos marcar o desmarcar el
estilo de las columnas o filas para que las muestre remarcadas con bandas, o se
muestre un resaltado especial en la primera o ltima columna, se debe tener en cuenta
que las bandas y resaltados dependen del estilo de la tabla.
Imagen 29. Estilos de Tablas.
[29]
2.6
Orden y filtro de una tabla de datos.
Para ordenar los datos de una tabla trabajaremos desde DATOS en la cinta de
opciones a travs de los botones
botn
situados en la pestaa, o bien desde el
Otra de las opciones la encontramos en los encabezados de la tabla, vemos que

contienen una pequea flecha en el costado superior derecho. Si la oprimimos se
despliega un men que nos proporciona las opciones rpidas para ordenar la tabla,
as como la posibilidad de ordenar por colores.
Imagen 30. Ordenar Datos.
[30]
Filtrar el contenido de la tabla
Filtrar datos es una manera fcil y rpida de buscar todos los registros almacenados de
una tabla desde un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en l.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Filtro (autofiltro) o Utilizando filtros avanzados.
1. UTILIZAR EL FILTRO.
La primer forma para filtrar una tabla es utilizando los Filtros de las listas
desplegables ubicadas en las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el
autofiltro en la pestaa Datos, marcando o desmarcando el botn Filtro).
Imagen 31. Filtros Microsoft Excel 2010.
[31]
Si oprimimos, por ejemplo, sobre la flecha del campo ORIGEN, nos aparece un
men desplegable, donde nos brinda una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si slo marcamos COLOMBIA, Excel filtrar todos los registros que
tengan COLOMBIA en la pestaa origen y las dems filas desaparecern de la
lista mientras realizamos nuevamente el filtrado.
Imagen 32. Filtro de Registros.
[32]
Otra opcin, es usar los Filtros de texto que encontramos en ese mismo men, donde
se despliegan una serie de opciones:
Imagen 33. Filtro de Texto.
[33]
En las dos opciones, encontramos una ventana donde podemos elegir dos condiciones
de filtro de texto, y pedir que se ejecute una condicin o las dos. Excel evaluar la
condicin elegida con el texto que estemos trabajando, y si se cumple, mostrar la fila.
Debemos utilizar el Signo (?) para determinar que en esa posicin habr un carcter,
utilizaremos asterisco (*) para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
Imagen 34. Filtro de Texto Personalizado.
[34]
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar
Todo), volvern a nuestra lista todos los registros. Tambin podemos quitar el filtro
oprimiendo Borrar filtro en la pestaa Datos.
FILTROS AVANZADOS
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, debemos
utilizar el cuadro de dilogo Filtro avanzado que encontramos en la seccin Ordenar y
filtrar de la pestaa Datos.
Previamente debemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los
criterios del filtrado.
Imagen 35. Opcin Filtro Avanzado.
[35]
Imagen 36. Filtro Avanzado.
[36]
Dentro de este cuadro de dialogo tambin encontramos la opcin de guardar el

resultado del filtrado en otro lugar, debemos seleccionar la opcin Copiar a otro
lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas en
donde enviaremos el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Slo registros nicos, los valores de registros que aparezcan
iguales desaparecern.
Para volver a ver todos los registros de nuestra lista debemos ir al men Datos Filtro - Mostrar todo.
2.7 Funciones.
En el tema de funciones, incluiremos aquellas dedicadas a bases de datos, vamos a
explicar algunas de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos.
Vamos a empezar utilizando estas funciones cuando deseemos realizar clculos sobre
alguna columna pero en este caso tendremos en cuenta que debemos aadir una
condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando

previamente un filtro.
A continuacin conoceremos cuatro de las funciones ofrecidas por Excel, todas ellas
guardan la misma estructura: FUNCIN (datos; campo; criterios).
Rango datos: En este ubicaremos el rango de celdas que contiene

nuestra base de datos.
Nombre campo: Nombre del campo en donde se encuentran los

valores a contar.
Rango criterios: Celdas que contienen la condicin que deben

cumplir los registros que entran en el recuento.
1. Funcin BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
-
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la base de datos
En esta funcin podemos utilizar los nombres de campo y datos de los

registros como criterios para contar.
2. Funcin BDMAX (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

-
Devuelve el nmero mximo en el campo (columna) de registros de la

base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.
Usaremos la funcin BDMAX cuando trabajemos con bases de datos en

las cuales deseemos extraer el mximo valor de esta y que cumpla con
los criterios que se necesitan.
3. Funcin BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
-
Devuelve el valor mnimo encontrado en una determinada columna

(campo),
considerando
determinada condicin.
nicamente
las
filas
que
cumplan
una
Esta funcin se utiliza cuando trabajamos con bases de datos y en las

cuales requerimos obtener un valor mnimo que cumpla con los criterios
requeridos dentro de nuestra base de datos
4. Funcin BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
-Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna
(campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.
-Esta funcin se utilizara en bases de datos en la requerimos sumar cantidades
de acuerdo a criterios requeridos.
Clase 3
Tablas dinmicas
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Definicin tablas dinmicas

Crear una tabla dinmica.
Aplicar filtros a una tabla dinmica.
Obtener promedios en una tabla dinmica.
Grficos con tablas dinmicas.
Tablas dinmicas
3.1 Definicin
Las tablas dinmicas son una herramienta que consiste en analizar bases de datos, se
encargan de resumir y analizar toda la informacin contenida en una tabla de datos.
Una tabla dinmica nos permite realizar sntesis de los datos que disponemos
para poder analizarlos, es decir si tenemos una base de datos con gran cantidad de
campos o columnas solo tendramos la posibilidad de visualizar las partes ms relevantes
con lo que nuestra labor se tornara mas sencilla.
3.2 Crear una tabla dinmica.

Partiremos de la siguiente tabla en la cual nos indican los meses de entrega de productos,
las referencias, las cantidades ingresadas, y el importe de productos, para poder examinar
mejor las ventas de cada artculo en el mes.
Imagen 37. Tablas Dinmicas Microsoft Office Excel 2010.
[37]
Nuestro primer paso es ubicarnos en la cinta de opciones en la pestaa INSERTAR, y
hacemos clic en tabla dinmica
Imagen 38. Pestaa Insertar Tablas Dinmicas.
[38]
Nos abrir el siguiente cuadro de dilogo
Imagen 39. Tablas Dinmicas.
[39]
Desde aqu podemos sealar el lugar donde se encuentran los datos que vamos a analizar
y el lugar donde queremos ubicarlos.
Por ahora dejaremos las opciones que estn seleccionadas: dos para el rango de datos,
que ya hemos seleccionado con anterioridad, y otras dos para la ubicacin de la tabla
dinmica, que por defecto es en una nueva hoja.
En el momento de darle clic en aceptar nos va a ubicar en una hoja nueva donde nos
mostrar una serie de opciones y mens para generar nuestra tabla dinmica.
Imagen 40. Men Tablas Dinmicas.
[40]
A continuacin se abrir un nuevo panel a la derecha de la pantalla, desde all podemos
organizar los datos de la forma en que van a verse en la tabla dinmica.
Para esta tabla ubicaremos los datos de la siguiente manera:

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia
en cada Mes.
Para ello vamos a arrastrar los elementos correspondientes que vemos en la lista al
lugar de la ubicacin al pie del panel.
Con el ejemplo anterior debemos arrastrar el campo REF a etiquetas de fila, el

campo MES a etiquetas de columna y finalmente el campo IMPORTE a la seccin
.
Imagen 41. Campos de Tabla Dinmica.
[41]
Al realizar nuestra tabla dinmica nos queda el siguiente resultado.
[42]
El panel podr seguir siendo utilizado en cualquier momento, podemos colocar o quitar
datos de un campo segn sea necesario en nuestra tabla dinmica.
Si queremos una tabla ms compleja podemos arrastrar los datos faltantes a la zona de
datos nuestra nueva tabla quedara as:
Imagen 43. Microsoft Excel 2010 Tablas Dinmicas.
[43]
[Los cambios de las tablas varan dependiendo del lugar en donde se ubiquen los datos
arrastrados:]
Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica debemos seleccionar la tabla completa y presionar la
tecla suprimir.
3.3 Aplicar filtros a una tabla dinmica.

Otra de las caractersticas de las tablas dinmicas es permitir filtrar datos para as
poder ver solo los resultados que nos interesen en un momento determinado, esto se
utiliza sobre todo en una base de datos muy extensa y en la que necesariamente
debamos observar datos especficos.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su

parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Imagen 44. Filtrado Tablas Dinmicas.
[44]
[Si por ejemplo lo que queremos es filtrar por meses nos ubicaremos en las etiquetas de
columnas y nos aparecer la opcin correspondiente al filtrado:]
3.4 Obtener promedios en una tabla dinmica.
Cada vez que se crea una tabla dinmica, Excel genera unos totales con sumatorio, puede
que a esos datos queramos cambiarle tal configuracin o modificarle esas frmulas como
por ejemplo sacar el promedio, el mximo o mnimo de los datos en la tabla entre otros.
45
Para realizar los cambios indicados con anterioridad vamos a situarnos en opciones
que aparece en HERRAMIENTAS DE TABLA y daremos clic en configuracin
de campo de valor, Nos aparecer un cuadro de dilogo en el que escogeremos
el tipo de clculo que deseamos realizar mediante suma, cuenta, promedi u otros.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo ubicndonos en la celda a la cual
queremos realizarle el cambio damos clic derecho y buscamos la opcin configuracin
de cuadro de valores.
Imagen 46. Configuracin de campo de valores.
[46]
3.5 Grficos con tablas dinmicas.
Para crear grficos en nuestra tabla dinmica debemos ubicarnos en opciones y hacer
clic en grfico dinmico, para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos
interese ms o nos convenga ms segn los datos que estemos trabajando, lo
escogeremos desde el mismo cuadro de dialogo.
Imagen 47. Grficos Tablas Dinmicas.
[47]
En la imagen se muestra la tabla de grfico, desde all realizaremos los cambios
correspondientes a cada tabla dinmica que nos encontremos trabajando.
Imagen 48. Grficos Office Excel 2010.
[48]
Clase 4
Macros
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Definicin de macros
Crear una macro automticamente.
Crear una macro manualmente.
Ejecutar una macro.
Guardar archivos con Macros.
4.1 Definicin de macros
Una macro en Excel es una serie de instrucciones que se almacenan para que puedan
ejecutarse de manera automatizada.
Con las macros se realizan varias tareas ejemplo un tipo de letra, el color de ciertas
celdas, los formatos de los clculos entre otras y se fusionan en una sola, aadiendo por
ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l, realice todas estas tareas.
4.2 Crear una macro automticamente.
La forma ms fcil de crear macros se realiza mediante el grabador de macros que

encontramos en la pestaa VISTA en la cinta de opciones desde el icono MACROS all se
desplegar un submen en el cual debemos seleccionar la opcin GRABAR MACRO.
Imagen 49. Macros Microsoft Excel 2010.
[49]
Al seleccionar esta opcin nos aparecer el cuadro de dialogo Grabar Macro donde
le daremos el nombre a nuestra macro (Debemos tener en cuenta no dejar espacios
en blanco).
Imagen 50. Macros Microsoft Office Excel 2010.
[50]
Si queremos seleccionar la macro para guardarla en otro lugar podemos utilizar la
opcin guardar macro, esta opcin nos facilita guardar la macro en un libro activo,
en el libro de macros personal o en otro libro.
En la opcin Descripcin, podemos explicar cul es el cometido de la macro o
cualquier otro dato que creamos conveniente.
Para iniciar la grabacin damos clic en aceptar automticamente en la barra de
estado nos aparece el siguiente botn
en donde nos da la opcin
de detener la grabacin que estemos realizando.

Cuando grabamos una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos
necesarios para completar las acciones que deseamos que realice la macro.
En el momento en que terminemos de realizar las acciones que queremos grabar

damos clic en el botn detener de la barra de estado o accediendo al men macros
en Detener Grabacin.
Imagen 51. Grabacin Excel.
[51]
4.3 Ejecutar una macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al men Ver Macros..., que se encuentra en
el men Macros de la pestaa Vista, y nos aparece el cuadro de dilogo macro, aqu
seleccionamos la macro deseada y pulsamos sobre el botn Ejecutar. Se cerrar el
cuadro y se ejecutar la macro.
Despus que la macro est creada la podemos ejecutar las veces que queramos, antes
de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que se creo,
(ser necesario seleccionar las celdas que queremos utilizar para las acciones de la
macro).
Imagen 52. Macros Microsoft Excel 2010.
[52]
Cancelar Se dar la orden de cancelar si no queremos ejecutar ninguna
accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor de
programacin de Visual Basic (lenguaje de programacin dirigido por eventos).
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el
cdigo de la macro.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de

mtodo abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la
macro sin necesidad de utilizar el men) y la descripcin de la macro.
Imagen 53. Opciones de Macros.
[53]
4.4 Guardar archivos con Macros.
Para guardar el archivo con las macros que hemos creado debemos realizar el mismo
procedimiento de guardado para documentos pero le vamos a cambiar el tipo de archivo
que venamos trabajando.
Imagen 54. Guardar Archivos.
[54]
Buscamos la opcin ARCHIVO en nuestra cinta de opciones, seleccionamos la opcin

guardar como se abrir el cuadro de dilogo Guardar como, en el desplegable
Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
Imagen 55. Archivo Guardar Microsoft Office Excel 2010.
[55]
Por ltimo le daremos un nombre a nuestro archivo y damos clic en guardar.
Nota: Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar un
anuncio bajo la banda de opciones:
Imagen 56. Habilitar Contenidos
[56]
Esto ocurre porque Microsoft Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn
compuestas por cdigo podran realizar acciones que daen nuestro equipo. S
confiamos en las Macros que contiene el archivo damos clic en el botn Habilitar
contenido.
Clase 5
5.1
5.2
5.3
5.4
Exportar documentos a pgina Web.

Office 2010 online.
Compartir archivos en Windows.
5.1
Exportar documentos a pgina Web.
Cada vez es ms comn realizar copias de seguridad de nuestros documentos usando

servicios especializados en internet, los cuales nos permiten tener acceso a nuestros
documentos desde cualquier computador conectado a Internet, adems nos garantizan
que podemos bajarlos sin problemas en caso de que necesitemos recuperar nuestro disco
duro de algn accidente.
Algunos de los beneficios ms considerables para compartir nuestros documentos son:

A. Nos evita la duplicacin de los documentos ya que nos permite editarlos desde
distintos sitios.
B. Facilita el ingreso a los documentos ya que lo podemos realizar desde cualquier
punto conectado a internet e inclusive desde algunas terminales mviles.
C. Nos permite ver las actualizaciones que le realicemos a nuestros documentos.
D. Mejora la seguridad de los documentos guardados debido a que si en algn
momento se pierde la informacin en el disco local de nuestro computador,
tendremos la informacin en un servidor.
Si queremos compartir un libro de clculo creado con anterioridad, para publicarlo
debemos seguir los siguientes pasos:
1. Buscamos el men ARCHIVO y buscamos la opcin GUARDAR COMO
2. Nos aparece el cuadro de dialogo GUARDAR COMO en el cual escogeremos la
opcin guardar como tipo pginas Web.
3. Clic en guardar
Automticamente nos enviar la pgina html con la informacin del libro. Por ltimo
tendr que publicarla en nuestro sitio web.
1. Guardar hoja de clculo (como pgina Web).

Imagen 57. Archivo Guardar Como Sitio Web.
[57]
2. Nos muestra el documento guardado (anexa una carpeta con el repositorio de

archivos creados)
Imagen 58. Microsoft Office Excel 2010.
[58]
3. Al abrir el documento nos muestra la pgina html con la informacin del libro, el
enlace es el que copiamos para ubicarlo en nuestra pgina web.
Imagen 59. Pginas HTML.
[59]
Es muy comn compartir documentos exportndolos de Excel a PDF, por ejemplo una
factura, la exportamos y luego la enviamos por correo electrnico, para este paso Excel
nos facilita esta tarea, debemos ingresar a el men archivo buscamos la opcin guardar y
enviar mediante correo electrnico.
Otras de las opciones que podemos utilizar son:
ENVIAR COMO DATOS ADJUNTOS: Enva un correo electrnico con una copia
simple del contenido actual del libro que estemos trabajando.
ENVIAR VINCULO: Enva un enlace para modificar a travs del correo
electrnico.
ENVIAR COMO PDF: Se enva la informacin adjunta en formato PDF(es el tipo
de formato ms comn si lo que deseamos es que nuestra informacin no sea
modificada).
ENVIAR COMO XPS: Tiene las mismas caractersticas que el envo de un PDF,
pero no es estndar, ya que es un formato propio de Microsoft.
Enviar como fax de Internet: permite en caso de que tengamos contratado un
servicio de fax online, enviar el documento de esta forma.
En esta opcin elegimos la que ms convenga y hacemos clic sobre botn

correspondiente.
5.2
Para guardar documentos en Skydrive creados con Office 2010, y poder compartirlos con
ciertas personas de forma controlada y as poder disponer de ellos cuando queramos
desde cualquier sitio lo haremos de la siguiente manera:
1. Buscamos la opcin Archivo en la cinta de opciones.
2. Opcin Guardar y enviar.
3. Damos clic en opcin Guardar en la Web.
(Para utilizar esta opcin se debe tener en cuenta que necesitamos tener creada una
cuenta en Windows live)
Imagen 60. Documentos en Skydrive.
[60]
Imagen 61. Documentos en Skydrive.
[61]
En el momento de iniciar sesin, se mostrarn las carpetas que tenemos almacenadas en
el servicio de Skydrive desde all escogeremos la carpeta en la cual queremos guardar
nuestro documento. Tambin tenemos disponible la opcin de crear una nueva carpeta,
despus de escogida daremos clic en guardar como.
Imagen 62. Guardar En Windows Live Skydrive.
[62]
Cada vez que ingresemos al Skydrive podremos explorar las carpetas que hayamos ido
creando, y descargar los archivos que estn incluidas all. Tambin podremos establecer
permisos para los nuevos documentos que vamos a crear.
Imagen 63. Skydrive.
[63]
Nos ubicamos en la opcin compartir
Imagen 64. Compartir Skydrive.
[64]
Nos muestra el siguiente cuadro de dilogo en el cul colocaremos los correos de las
personas a las que les compartiremos la carpeta y daremos las opciones que deseamos
que realicen dentro de la misma.
[65]
Nos muestra las personas con las que compartimos la carpeta nueva, de igual forma
siguiendo los pasos anteriores podemos compartir nuestros archivos.
[66]
Se debe tener en cuenta que solo se puede compartir informacin de Skydrive con
personas que tengan un Windows Live ID, es decir cuenta de correo electrnico Hotmail o
live.
5.3
Microsoft Office 2010 online.
Una de las novedades que present Office 2010, es la posibilidad de poder realizar
documentos de Office 2010 en lnea siempre y cuando se tenga creada una
cuenta de Hotmail que nos permite acceder a las funciones de Live entre las cules
esta el poder utilizar Office 2010 en lnea.
Hablamos del poder crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin
necesidad de instalar la suite Office en el equipo, esto nos indica que tendremos mayor
libertad y movilidad, no es necesario que las personas con las que compartimos
informacin descarguen los documentos y luego los modifiquen, para despus volver a
subir la informacin que se modific, se puede editar el contenido en tiempo real y el
propietario del archivo tendr siempre la informacin actualizada y lista para disponer
de ella cuando la necesite.
Cuando estamos trabajando archivos en Skydrive encontramos la opcin para crear un

nuevo libro de Excel solamente debemos dar clic sobre la hoja de Excel.
[67]
Nos abre una ventana en la cual colocamos el nombre del documento que vamos trabajar
y damos clic en crear.
Imagen 68. Nuevo Libro de Microsoft Excel.
[68]
Tiene una apariencia igual a la que trabajamos en Microsoft Office Excel 2010.
Imagen 69. Libro Excel Skydrive.
[69]
Una vez le hayamos dado nombre a nuestro documento podemos iniciar a trabajar en
nuestra aplicacin, de igual forma como lo hacemos desde Microsoft Office Excel 2010.
Debemos tener en cuenta que la versin online de office no fue creada para sustituir la
aplicacin que ya tenemos instalada, sino que se cre para permitir pequeas ediciones
online, esto significa que tiene algunas desventajas entre ellas la poca cantidad de
herramientas disponibles para trabajar dentro de la aplicacin. Para dar solucin a este
pequeo impase es recomendable trabajar la versin instalada en nuestro ordenador en
nuestro caso (Microsoft Office Excel 2010) de forma que editaremos el archivo local (en
nuestro computador), y los cambios se guardarn en la versin online, para que el resto
de personas puedan acceder al documento cuando lo necesiten.
Otra de las desventajas de la versin online es la lentitud en el servicio, esto debido a que
cada accin que realizamos la estamos enviando a travs de internet a un servidor y para
esto siempre debemos mantener tiempos de espera, sobre todo si nuestra conexin es
lenta.
Imagen 70. Libro Excel Skydrive.
[70]
5.4 Compartir archivos en Windows.
Para compartir archivos de nuestro computador con ms usuarios que se encuentren en

la misma red, a travs de Windows debemos compartir la carpeta en donde se encuentre
dicho archivo.
Ejemplo: Tenemos una carpeta llamada Tablas Alumno, dentro de sta encontramos un
archivo de Excel en donde con anterioridad hemos trabajado nuestras tablas, encima de la
carpeta debemos dar clic derecho del mouse y buscar la opcin compartir conComo
se muestra en la siguiente imagen.
Imagen 71. Uso Compartido de Carpetas.
[71]
Otra opcin es ubicarse en propiedades y situarse en la ficha compartir.
Imagen 72. Uso Compartido de Carpetas.
[72]
En cualquiera de los dos pasos anteriores, encontramos las opciones necesarias para
compartir la carpeta y todo su contenido; Por ltimo escogemos a los usuarios que
deseamos compartir la informacin le daremos los permisos que tendrn sobre los
archivos (escritura, lectura...). Damos clic en compartir.
Imagen 73. Archivos Compartidos.
[73]
(Podemos enviar correos electrnicos a cualquier persona vnculos a estos elementos

compartidos o copiar los vnculos y pegarlos en otro programa).
De esta forma se comparten archivos a travs de Windows y se pueden

trabajar con los usuarios que se hayan predeterminado.
REFERENCIAS
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Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010.

Imagen tomada de http://es.wikipedia.org/wiki/Los_Gatos.
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Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8aee73af78eb86c4#cid=8AEE73AF78EB86C4.
Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8aee73af78eb86c4#cid=8AEE73AF78EB86C4
Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8AEE73AF78EB86C4&id=8AEE73AF78EB86C4%21119
#!/edit.aspx?cid=8AEE73AF78EB86C4&resid=8AEE73AF78EB86C4%21126&nd=1
70
[ ] Imagen tomada de https://skydrive.live.com/?cid=8aee73af78eb86c4#!/edit.aspx?cid=https://skydrive
.live.com/?cid=8aee73af78eb86c4#!/edit.aspx?cid=8AEE73AF78EB86C4&resid=8AEE73AF78EB86C4%21124
71
[ ] Imagen tomada del programa Windows 7
72
73
Este documento ha sido realizado para el uso de los Guas TIC de los Portales
Interactivos de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogot ETB S.A. ESP. Su
uso est sujeto a las polticas de operacin del Programa de Masificacin de
TIC.
2013

Excel Intermedio .Desbloqueado

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Programa Masificacin de TIC

Empresa de Telecomunicaciones de Bogot ETB S.A. ESP

Lder Programa Masificacin de TIC

Definicin de tabla en Excel

Definicin tablas dinmicas

Exportar documentos a pgina web.

1.1. Introduccin a la importacin.

Cuando hablamos de importar datos a un libro en Excel, nos referimos a la opcin de

En la segunda alternativa utilizaremos las herramientas que nos ofrecen Microsoft

Para realizar la importacin de datos externos a Excel bsicamente manejaremos dos

Uso del asistente de importacin.

A continuacin en cualquiera de los dos casos seguimos el mismo procedimiento, nos

En el momento de seleccionar archivo de texto veremos una serie de tres cuadros de

Imagen 4. Importar Texto.

En esta ventana debemos seleccionar cada columna y establecerle un formato a los

Pestaa definicin: Encontramos la ruta de archivo de conexin, esta ruta se puede

Importar datos desde Office Word 2010

Vamos a Excel y seleccionamos la celda en donde queremos ubicar la tabla y

1.4 Importar desde la Web.

Tambin podemos importar datos desde la web.

Imagen 10. Importar Datos.

Imagen 12. Importar Web.

Definicin de tabla en Excel

- Seleccionamos el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos insertar en

Imagen 16. Tablas Microsoft Office Excel 2010.

Imagen 17. Pestaa Insertar Microsoft Office Excel 2010.

- Nos aparecer un cuadro de dilogo Crear tabla.

Imagen 18. Crear Tabla Microsoft Office Excel 2010.

- Por ltimo daremos clic en Aceptar.

Imagen 19. Herramientas de Tabla Microsoft Office Excel 2010.

Imagen 20. Formato Tabla Microsoft Office Excel 2010.

Modificar los datos de una tabla.

Imagen 21. Opciones de Excel.

Buscar anterior: Se desplaza al dato anterior.

Imagen 22. Ventana Tabla Microsoft Excel 2010.

. Si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios

hacemos clic en el botn

Imagen 23. Nuevo Registro.

Modificar la estructura de una tabla.

Imagen 24. Modificacin Tabla.

En la cinta de opciones en herramientas de tabla Pulsamos en el icono Cambiar

Imagen 27. Eliminar Filas y Columnas.

Imagen 28. Estilo de Tabla Microsoft Excel 2010.

Imagen 29. Estilos de Tablas.

Orden y filtro de una tabla de datos.

situados en la pestaa, o bien desde el

Otra de las opciones la encontramos en los encabezados de la tabla, vemos que

Imagen 30. Ordenar Datos.

Filtrar el contenido de la tabla

- Utilizando el Filtro (autofiltro) o Utilizando filtros avanzados.

Imagen 31. Filtros Microsoft Excel 2010.

Imagen 32. Filtro de Registros.

Imagen 33. Filtro de Texto.

Imagen 36. Filtro Avanzado.

Dentro de este cuadro de dialogo tambin encontramos la opcin de guardar el

condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando

Rango datos: En este ubicaremos el rango de celdas que contiene

Nombre campo: Nombre del campo en donde se encuentran los

Rango criterios: Celdas que contienen la condicin que deben

Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros en la base de datos

En esta funcin podemos utilizar los nombres de campo y datos de los

2. Funcin BDMAX (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Devuelve el nmero mximo en el campo (columna) de registros de la

Usaremos la funcin BDMAX cuando trabajemos con bases de datos en