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ndice
1. Para empezar ...........................................................................................................1
Qu es ............................................................................................................................................................... 1
Recomendaciones............................................................................................................................................. 1
Cmo ingreso .................................................................................................................................................... 1
Usuario y contrasea ........................................................................................................................................ 2
Inicio ................................................................................................................................................................. 2
Abrir empresa ................................................................................................................................................... 2
Partes del ADD .................................................................................................................................................. 3
Para empezar
Qu es
El Administrador de Documentos Digitales
(ADD) es un mdulo que te permite
almacenar, buscar y administrar documentos
y comprobantes fiscales digitales (CFDI) que
emitas y recibas en tu empresa.
CONTPAQ i NOMINAS
CONTPAQ i COMERCIAL
CONTPAQ i CONTABILIDAD
CONTPAQ i BANCOS
Recomendaciones
Para que el ADD funcione de manera correcta es recomendable trabajar con alguno de
los siguientes navegadores de internet:
Si vas a trabajar con el ADD
De forma independiente, utiliza
Con las aplicaciones CONTPAQ i
utiliza
Cmo ingreso
Puedes ingresar al ADD desde las siguientes opciones:
Desde el sistema
2
Usuario y contrasea
Para habilitar el ADD es necesario indicar un
usuario vlido. Podrs ingresar con el
usuario Supervisor y en el recuadro de la
contrasea dejar el campo en blanco.
Haz clic en el botn Entrar.
Inicio
Desde
aqu
podrs
accesar
a
la
configuracin
del
administrador
o
directamente al almacn para buscar
almacenar y administrar tus documentos.
Si no has seleccionado una empresa hazlo en
este momento haciendo clic en el botn
Abrir Empresa.
Abrir empresa
Haz clic en la opcin Abrir Empresa para
seleccionar de la lista de empresas disponibles
aquella con la que desees trabajar.
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Partes del ADD
Este es el men principal del ADD el cual contiene las siguientes partes:
Men
Haz clic en la opcin CONTPAQ i para
desplegar el men de secciones.
Cuando quieras cambiar de una seccin a
otra utiliza esta opcin o desde la barra
superior selecciona la deseada.
Si te encuentras en la ventana de inicio,
utiliza los grficos que se localizan en el
rea de despliegue.
Usuario conectado
Conoce el usuario con el cual ests
trabajando en el ADD. Este dato solo es
informativo y no puede modificarse.
Seleccionar empresa
Haz clic para desplegar la lista de
empresas disponibles y seleccionar la
deseada.
Cerrar sesin
Haz clic en esta opcin para cerrar la
sesin del usuario. Automticamente se
mostrar la ventana de ingreso para que
indiques un usuario y contrasea.
rea de despliegue
En esta rea se despliegan las opciones de cada seccin y se considera tambin como
rea de trabajo para algunos mdulos.
Conociendo el ADD
Administrador de
Documentos Digitales
ADD
Mdulos contenidos:
Administracin*
Mdulos contenidos:
Consulta las siguientes pginas para conocer el detalle de la informacin de cada seccin.
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Administrador de Documentos Digitales
Cargar Documentos
Ingresa a esta opcin para cargar los
documentos al ADD y poder
administrarlos.
Asegrate
de
empresa antes
proceso.
seleccionar
de efectuar
una
este
Paso 1
Haz clic en el botn Seleccionar Archivos
Paso 2
Selecciona el archivo a cargar
y haz clic en el botn Abrir.
Paso 3
Haz clic en el botn Cargar
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2 Carga documentos desde el explorador sin abrir el ADD
Otra forma de realizar la carga de los documentos es a travs del Explorador de Windows pero
sin necesidad de abrir el ADD.
Solo debes hacer clic derecho sobre el
XML y seleccionar del men flotante, el
submen ADD CONTPAQ i y la opcin
Cargar.
Resultado de la carga
Una vez cargados los documentos, el ADD te proporciona informacin importante sobre cada
uno, como:
Detalle
Haz clic en el botn
para conocer los detalles de
la carga realizada basada en las validaciones
configuradas. Los datos desplegados solo son
informativos pero si deseas modificar alguna
configuracin de las validaciones selecciona de la
barra de men la opcin Configuracin ADD.
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E-mail
Haz clic en el botn
para capturar todos los datos necesarios para enviar por correo
electrnico un mensaje con el resultado de la validacin e informar al usuario de cualquier
posible problema.
Entre los datos que debes especificar
est:
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Visor de Documentos
Desde aqu podrs ver los documentos que se han cargado al ADD y realizar diferentes
tipos de bsquedas, capturar informacin adicional a los documentos, asociarlos con otros
y tener una vista previa de los documentos PDF y XML.
Pestaas
Una vez cargados los documentos podrs identificarlos fcilmente ya que estn
organizados en tres pestaas: Recibidos, Emitidos y Otros Documentos. De esta forma ser
mucho ms fcil localizarlos e identificarlos.
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Barra de herramientas
Utiliza la barra de herramientas para realizar diferentes acciones con los documentos
disponibles en el Visor de ADD. Para utilizarlas selecciona primero un documento y
enseguida haz clic en la opcin deseada:
Panel de Bsqueda
Dentro del Visor de documentos digitales podrs realizar diferentes tipos de bsquedas: por
rangos de fechas, sentencias, por partes de un contenido y aproximaciones lo que te permite
hacer ms eficiente tu trabajo dentro del ADD. Para comenzar, habilita los filtros haciendo clic
en el botn
Al utilizar el panel se realiza la bsqueda por todos los campos, en todo el documento.
Bsqueda por Rango de fechas
Por
omisin,
muestra
dos
meses
considerando el actual y el inmediato
anterior, sin importar el periodo en el cual
est trabajando la empresa.
Bsqueda por Aproximaciones
Marca la casilla cuando desees
localizar aquellos documentos que
cumplan con la aproximacin
indicada.
Utilzala cuando desees que se consideren
los acentos dentro de la bsqueda.
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Bsqueda por columnas
Considera que:
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Qu acciones puedo realizar dentro del Visor de Documentos
Dentro del Visor puedes realizar diferentes acciones utilizando los botones de la barra de
herramientas; o bien, haciendo clic derecho con el ratn y seleccionando del men flotante
las opciones.
Referencia
Utiliza una referencia para identificar de forma
rpida el comprobante.
Paso 1
Haz clic en el botn
Paso 2
Captura la informacin
Paso 3
Guarda los cambios
Observaciones
Captura informacin adicional al documento
para indicar datos ms especficos sobre la
factura o documento en cuestin.
Paso 4
Acepta los cambios
Paso 5
Cierra la ventana.
Expediente
Conoce informacin relacionada con
aplicacin y descripcin del documento.
la
Paso 2
Consulta la informacin
del documento y cierra la ventana al finalizar.
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Asociar Documento
Al utilizar esta opcin puedes asociar al XML un documento con extensin: .PDF, .DOC o .XLS, de esta
forma puedes ir relacionando la informacin y llevar un mejor control.
Ejemplos: entre algunos ejemplos est asociar :
Un CFDI a su representacin grfica en PDF.
A un XML el archivo de Excel que contiene
el presupuesto del mes.
Para localizar los archivos a asociar utiliza la
bsqueda de documentos. Habilita los filtros
para que especifiques un rango de fechas y
enseguida podrs aplicar los criterios de
bsqueda tal como lo haces directamente en el
Visor.
Una vez seleccionado el archivo a asociar
asegrate de indicar una descripcin.
Esto te permitir tener a la mano informacin
sobre la relacin que existe entre documentos.
Para lograrlo, captura esta descripcin en el
campo Detalle Asociacin.
Paso 1
Selecciona el documento
desde el Visor.
Paso 2
Haz clic en el botn
Asociar Documento.
Paso 3
Busca el archivo
Paso 4
Captura una descripcin
Paso 5
Asocia el documento
Paso 6
Acepta el mensaje
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Preliminar
Haz clic en este botn para visualizar el contenido del documento seleccionado. En caso que se trate de un
XML vers la representacin impresa del mismo; en documentos PDF podrs consultarlos directamente en
el explorador de internet, mientras que archivos XLS y DOC tendrs opcin de abrirlos y guardarlos en
alguna ruta especfica.
Si el XML y el PDF original de la representacin impresa estn asociados y tienen el mismo
nombre, al utilizar la opcin Preliminar se mostrar el PDF original de la representacin
impresa; en caso que no tengan el mismo nombre o no est asociado mostrar una plantilla
preestablecida por el sistema
Resultado Validacin
Consulta el detalle de la validacin que realiza el ADD al momento de realizar el cargado de documentos.
Recuerda que esta informacin es de solo consulta y te permite conocer la configuracin que realizaste en
las Validaciones de recepcin.
Ver XML
Para ver un archivo XML asegrate de seleccionar primero el documento a consultar y enseguida haz clic en
el botn Ver XML. Utiliza esta opcin como una forma de consultar o de revisar un CFDI..
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Exportar Excel
Haz clic en este botn para que el documento
seleccionado sea exportado a Excel. Al
ejecutarse esta opcin podrs realizar dos
acciones: abrir directamente el documento en
dicha aplicacin; o bien, guardarlo en algn
directorio especfico de tu equipo.
Columnas
Tambin podrs realizar bsquedas por
columnas. Captura en los recuadros la
informacin que quieras considerar en los
filtros.
Para borrar los filtros indicados haz clic en el
botn
Exportar
Utiliza esta opcin cuando desees exportar los
XML y compactarlos en un archivo ZIP. Esta
accin puede resultarte til cuando existan
demasiados documentos en el visor; as de
forma rpida los puedes enviar a un archivo
ZIP.
Estado Pagado
Esta informacin es de solo consulta ya que el
estado solo puede asignarse desde CONTPAQ i
BANCOS.
Estatus
Dentro de la pestaa Emitidos encontrars la
columna Estatus, la cual indica el estado del
documento:
CFD Emitido
CFDI Timbrado / Emitido
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Certificados y folios
del SAT
En este mdulo podrs realizar la
carga de los certificados pblicos y
actualizar las listas del SAT.
Paso 1
Haz clic en el botn Seleccionar Archivo
Paso 2
Busca la ruta y selecciona
Paso 3
Haz clic en el botn Importar
Importacin de archivos del SAT
Utiliza esta opcin para importar y
cargar los archivos que emite el SAT
(certificados y folios) as como el
certificado pblico (*.cer) de algn
emisor.
Paso 4
Haz clic en el botn Descarga de archivos para
del SAT para verificar la fecha de ltima modificacin y
vigencia de los Certificados y folios.
Paso 1
Haz clic en Descargar y Actualizar
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Certificados pblicos
En esta opcin puedes conocer la
informacin de los certificados
pblicos como: nmero, RFC, validez.
Esta informacin solo es informativa.
ndices
En este mdulo podrs ejecutar una
serie de utileras que te ayudarn a
dar mantenimiento a la base de
datos.
Paso 1
Marca la casilla
para eliminarlo.
Paso 1
Selecciona el ndice
Paso 2
Haz clic en el texto Reindexar
del rengln que corresponda.
Al finalizar el proceso aparece el texto Indexado
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Configuracin
En este mdulo podrs configurar los
criterios que sern considerados para
cargar o recibir los documentos en el
ADD.
Esto significa que si la regla no se
cumple para el documento en
cuestin, ste no ingresa al ADD.
Paso 1
Haz clic en la opcin Criterios para recibir
comprobantes para desplegar la lista de opciones que
tiene consideradas el ADD.
Paso 2
Marca la(s) casilla(s)
Paso 3
Guarda los cambios
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Administracin
Esta informacin solo debe ser manipulada por usuarios tcnicos
Configuracin
Aqu
podrs
realizar
la
configuracin del Servidor y otros
componentes para que el ADD
funcione de forma correcta.
En
esta
configuracin
estn
contenidas todas las opciones de
facturacin electrnica como rutas,
contraseas, envos de CFDI y
dems informacin tcnica que
requiere el ADD.
Es aqu donde se gestiona la
descarga automtica de los archivos
del SAT y el guardado de los
certificados pblicos descargados.
Para comenzar haz clic en el
componente que deseas configurar:
Paso 1
Identifica la opcin a configurar
Paso 2
Modifica la informacin
Paso 3
Repite estos pasos
hasta completar la configuracin deseada.
Paso 4
Ve al men CONTPAQi
Configurar correo
Desde aqu, personal tcnico de tu empresa podr configurar la informacin de los
servidores para el envo de correo electrnico.
Por omisin el ADD ya tiene tres configuraciones predefinidas. Selecciona la que ms te
convenga o realiza la configuracin deseada.
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Entre los datos que debes especificar
est:
Nombre
del
servicio
que
se
1. ADD de forma independiente. Podrs ingresar directamente al ADD para ver los
documentos almacenados en l, realizar bsquedas o bien, capturar informacin
adicional que ayude a la administracin de los mismos.
2. Desde CONTPAQ i NOMINAS.
3. Desde CONTPAQ i COMERCIAL. Para asociar los comprobantes con los documentos
comerciales.
4. Desde CONTPAQ i CONTABILIDAD-BANCOS. Donde podrs generar el pago de un
CFD/CFDI, asociar el documento de pago al comprobante as como la pliza
correspondiente.
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CONTPAQ i COMERCIAL y el ADD
Desde CONTPAQ i COMERCIAL podrs asociar los CFD/CFDI a las compras registradas en
el sistema.
Nota: Al emitir las facturas de tus clientes est asociado su CFD/CFDI a tu documento.
Configuracin
ADD
Asociacin
CFD/CFDI
Pagar CFD/CFDI
Ver documentos
pagados
Deshacer asociacin
Pagar
CFD/CFDI
Pagar CFD/CFDI
Puedes realizar el pago de los comprobantes desde los documentos bancarios Cheques y
Egresos. Habilita el botn Almacn digital, donde encontrars opciones relacionadas
con el pago de los comprobantes: Pagar CFD/CFDI, Ver CFD/CFDI pagados <Alt+F9> y
Deshacer el pago a CFD/CFDI.
Desde el ADD puedes verificar cules CFD/CFDI han sido pagados para que lleves un
mayor control de la informacin e identifiques rpidamente aquellos asociados con
CONTPAQ i BANCOS.
Nota: Puedes pagar tambin desde el Calendario financiero y desde el proceso Pagar
CFD/CFDI.
Asociar a Pliza
Puedes asociar a la pliza el CFD/CFDI y con base en esto desglosar la informacin para el
mdulo Comprobantes y generar los movimientos de la pliza. O bien, puedes generar el
Control de IVA a partir de los XML asociados.
Si ingresas al ADD desde una pliza o un documento bancario, el sistema solo mostrar
como opciones disponibles: consultar, y asociar comprobantes
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Preguntas ms frecuentes
Problemas al cargar documentos