COMO CONVERTIR SU EMPRESA, EN UNA

EMPRESA ALTAMENTE RENTABLE,

CNECNL

LA

ADMINISTRACIN DEL TIEMPO, HERRAMIENTA

DE ALTA EFECTIVIDAD Y RENTABILIDAD

LA
GLOBALIZACION
Las pocas actuales en donde
las tendencias del mercado son
cada vez mas cambiantes y con
caractersticas que hace 10
aos no se tenan y en algunos
casos
ni
siquiera
estaban
definidas con claridad:

Globalizacin
Comercio electrnico
Pequeos
mrgenes
utilidad
Alta competencia
Outsourcing(servicio
externo)

EL CLIENTE
Bajo el entorno anterior demanda,
establece y exige:

de

Alta calidad de los productos y servicios

Oportunidad en la entrega
Compras que involucran mas
personal y niveles de decisin
Hechos econmicos, sociales y
polticos imprevistos
Soluciones
especificas
en
lugar
de
genricas
Relaciones cliente-proveedor a largo plazo
y mas personales
Ventajas
competitivas
y/o
el
valor
agregado en los productos y servicios.

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NECESIDAD

DE

CAMBIO

Cambio con
anticipacion

Crecimiento
Sobrevivenci
a

Cambio
obligado
Desplazado

Cambio con
con
evolucion ventaja
Promedio

Tiempo

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FUERZAS NEGATIVAS

COSTUMBRES

FALTA

DE PLANEACION

FALTA

DE MOTIVACION

FALTA DE AMBICION

CC A
AM
MB
B II O
O

CAPACITACION

INFORMACION

TRABAJO EN
EQUIPO
TOMAR RIESGOS

FUERZAS PO
SITIVAS

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PROGRAMACION DE
UNA DE LAS HABILIDADES
DE MAYOR IMPORTANCIA PARA OPTIMIZAR NUESTRAS POSIBILIDADES
TRABAJOS
DE XITO, ES SABER UTILIZAR EL MAS VALIOSO RECURSO QUE TENEMOS:
EL TIEMPO,
NOS VOLVEMOS ESCLAVOS DEL TIEMPO, PORQUE A VECES CARECEMOS DE UNA CULTURA DE
LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y NOS DEDICAMOS A ATENDER LO URGENTE EN LUGAR DE
LO IMPORTANTE

ALGUNOS MITOS SOBRE EL TIEMPO

LAS DECISIONES LENTAS Y DEMORADAS SON MEJORES

QUIEN TIENE MUCHO TRABAJO ES MAS PRODUCTIVO
EL TIEMPO ESTA EN CONTRA NUESTRA
NO HAY TIEMPO SUFICIENTE
QUE RAPIDO SE HA IDO EL TIEMPO

LAS REALIDADES

LAS MEJORES DECISIONES SON LAS QUE SE PLANEAN, SE EVALUAN, SE

EJECUTAN Y SE CONTROLAN
EL MAS PRODUCTIVO ES EL QUE ES MAS EFICIENTE Y EFICAZ
EL TIEMPO ESTA DE NUESTRO LADO..... CUANDO LO ORGANIZAMOS
TODOS CONTAMOS CON EL MISMO TIEMPO
EL TIEMPO SE QUEDA, NOSOTROS NOS VAMOS

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DE ALTA EFECTIVIDAD Y RENTABILIDAD

Algunos conceptos sobre el tiempo

CONCEPTO

DESCRIPCION

VERDADERO

Actividad

Las personas ms activas logran

mas resultados

Decisiones Demoradas

Las decisiones demoradas mejoran

en calidad

Delegacin

La delegacin ahorra
preocupaciones, responsabilidad y
tiempo.

Nivel de decisin

Mientras mas alto el nivel . . . Mejor

la decisin.

Eficiencia

El mas eficiente es el ms
efectivo.

x
x

Omnipotencia

Solo yo puedo hacerlo

correctamente.

Demasiado Trabajo

Quien esta mas lleno de trabajo

Es mas productivo

Administracin del
tiempo

Es el tiempo
administrado.

el que

debe ser

FALSO

x
x
x

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CONCEPTOS

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ERRADOS

ACERCA

DEL TIEMPO . . .

Vuela

Corre a comps fijo.

Ahorrar

No se puede almacenar, ni pedir prestado.

Recuperarlo

Gastado, no se recupera, es irremplazable.

El Tiempo se va

Nosotros vamos, el tiempo se queda.

Enemigo Mortal

Somos nuestro peor enemigo.

Esta en contra de
nosotros

Est de nuestro lado . . . en el momento que

lo organizamos.

No hay suficiente

Tenemos todo lo que hay, distribuido a todos

por igual.

LA VERDADERA RIQUEZA
CNECNL

BANCO
DEL

TIEMPO

Si hubiera un banco que te acredita en tu cuenta 86,400

monedas cada maana, que no transfiriera el saldo disponible de
un da al siguiente, no te permitiera conservar efectivo y, al final
del da, cancelara la parte de esa cantidad que no hubieras
usado ... Que haras?
Por supuesto, sacar cada da hasta el ltimo centavo.
Pues bien, tal banco existe: se llama Tiempo.
Cada Da te acredita 86,400 segundos y cada noche da por
perdidos cuantos haya dejado de emplear provechosamente.
Nunca transfiere saldos, ni permite que te sobregires. Cuando no
usas lo disponible ese da, el nico que pierde eres t. Depende
de ti invertir este precioso caudal de horas, minutos y segundos
para obtener los mximos dividendos en cuanto a salud, felicidad
y xito.

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DE ALTA EFECTIVIDAD Y RENTABILIDAD

LAS TRES PRUEBAS DEL TIEMPO

1. El primer paso para lograr un mejor control del tiempo es analizar la forma en
que actualmente lo utilizo. Debes contar con informacin especifica y
confiable antes de que puedas determinar las oportunidades para mejorarlo.
La mejor manera de reunir la informacin es llevarse un registro del tiempo.
2. Una vez anotada la informacin, debes de examinarla desde tres puntos de
vista: necesidad, aptitud y eficiencia. Esto te permitir suspender ciertas
tareas, delegar otras y/o encontrar formas de incrementar tu eficiencia a
travs de la tecnologa, procedimientos nuevos hbitos de trabajo personales.
3. Con frecuencia, un cuidadoso anlisis pueden proporcionarte otras ocho o
diez horas a la semana para que puedas aprovecharlas en actividades de tu
eleccin.

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LAS TRES PRUEBAS DEL TIEMPO

1.LA PRUEBA DE LA NECESIDAD: Primero, se debe examinar cada actividad
para asegurarse de que sea necesaria (no solo agradable). Es muy comn
seguir haciendo cosas que ya no son tiles. Esta prueba de la
necesidaddebe ayudarte a reducir tus tareas a los elementos esenciales.
2.LA PRUEBA DE LA APTITUD: Una vez identificadas las tareas esenciales,
el siguiente paso es determinar quien debe hacerlas (por ejemplo, alguien
que sea apropiado desde el punto de vista departamental y/o de nivel
habilidad). Es probable que descubras actividades que pudieran darse a
otros, o que ests realizando actividades por debajo de tu nivel de
habilidad, las cuales podran ser reasignadas.
3.LA PRUEBA DE LA EFICIENCIA: EL tercer anlisis estudia las tareas
restantes, una vez satisfecho con el trabajo que te toc hacer
preguntndote Hay alguna forma mejor de hacerlo?. Esto te animara a
buscar cmo realizar ms rpidamente el trabajo, usar tecnologa ms
apropiada o establecer procedimientos para manejar actividades
repetitivas.

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(Ladrones del tiempo . . . )

EXTERNOS

Interrupciones del telefono

Interrupciones por visitas inesperadas
Urgencias
Incapacidad de los subalternos
Falta de informacin adecuada
Exceso de reuniones
Liderazgo deficiente
Trmites excesivos (burocracia)
Falta de motivacin, indiferencia
Sistemas de comunicacin deficientes

INTERNOS

No saber decir no
Querer acaparar actividades por no saber
delegarlas
Sobre estimar las propias capacidades
Aplazar, dejar las cosas para despus
Indisciplina en el cumplimiento de los
propios planes
Desorganizacin: confusin y desorden
Ruidos y distracciones visuales
Intentar demasiadas cosas a la vez
Tensin y preocupaciones
Obsesin por lo trivial, meticulosidad
Inconstancia, hbito de dejar lneas
inconclusas

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DE ALTA EFECTIVIDAD Y RENTABILIDAD

Alan Lakeir sintetiza en 6 puntos los principios de la

Administracin del Tiempo del ejecutivo:
11.

Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlo y

ordenarlos por orden de importancia.

2.

Elaborar diariamente una lista de cosas por hacer

3.

Empezar con las As, no con las Cs, es decir, con los asuntos de
primera, no con los de tercera importancia.

4.

En caso de duda, preguntarse Cual es el mejor uso de mi tiempo en

estos momentos?

5.

Manejar cada papel (documentos, correspondencia, recados) una sola

vez.

6.

Hacer las cosas de inmediato, no dejar que los asuntos se conviertan en

pendientes.

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COMO ESTABLECER
PRIORIDADES
TIPO DE PRIORIDADES

COMO ESTABLECER PRIORIDADES

JUICIO

DEBE HACERSE
Son actividades decisivas, algunas de ellas
debido a ordenes superiores, requerimientos
de clientes especiales u oportunidades de
xito y desarrollo
DEBERIA HACERSE

pueden
contribuir a mejorar el desempeo, pero no
son esenciales
Estas son actividades intermedias,

SERIA

AGRADABLE HACERSE

Estas son atividades de menor valor,

son
solo interresantes , se pueden posponer

Debe usarse el analisis mas severo para fijar

prioridades
RELATIVIDAD
Debe hacerse siempre la pregunta si esa
prioridad es la mejor forma de utilizar ese
momento
TIEMPO
Establecer un limite de tiempo para cada
actividad de referencia de inicio y de fin