Organizacin como funcin administrativa

Resumen para Administracin y Gestin

Profesor: Gonzalo V.

Introduccin: Organizacin
rganizacin como funcin administrativa
En las organizaciones que se caracterizan por estar orientadas al xito, a la eficiencia y al logro de los
objetivos por sobre todo, es frecuente ver que existen personas que son capaces de realizar
r
proactivamente cualquier funcin,
funcin sin ningn tipo de gua, y slo con instrucciones bsicas.
Algunos autores piensan que para lograr eso en una organizacin, es bueno desarrollar a estas
personas desde sus comienzos. Segn estas ideas, incluso es mejor dejar inconclus
inconclusa una definicin
clara de organizacin, porque
que as se impondr el trabajo en equipo, por la conciencia generalizada de
la necesidad de cooperar al logro de las actividades
Pero la realidad es que en la mayora de las
organizaciones, si los individuos conocen la parte que
les corresponde hacer en una actividad de equipo, y
conocen la relacin entre s y de sus funciones, el
e logro
de los objetivos planteados en la etapa de planificacin,
es mucho ms efectivo y en muchos casos, ms
eficiente.
Y esto sucede en cualquier tipo de organizacin: En las
empresas, orquestas, los equipos deportivos,
deportivos las reas de un hospital, etc.
Entonces, pareciera ser que es mucho mejor crear una estructura clara dentro de la organizacin,
para poder fijar claramente los roles de cada cargo. Esto es lo que se denomina funciones
organizacionales.
Una funcin organizacional requiere para su existencia:
1.- objetivos verificables
2.- ideaa clara de los principales deberes o actividades implicados
3.- un precisin del rea de autoridad (alcance) para realizar las tareas para
para cumplir las metas.
Adems, idealmente se debe tener en cuenta:
El suministro de informacin necesaria y de otros instrumentos indispensables para realizar la
funcin.
Entonces, la organizacin (como funcin administrativa) consiste en:

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1.- Identificacin y clasificacin de las actividades requeridas

2.- la agrupacin de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos
3.- la asignacin de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad
(delegacin) necesaria para supervisarlo
4.- la estipulacin de coordinacin horizontal y vertical en la estructura organizacional (entradas y
salidas fsicas y de informacin)
La estructura organizacional se disea para determinar QUIN realizar CULES tareas y QUIN ser
responsable de QU resultados(todo esto ayuda a eliminar los obstculos que surgen de la
confusin o incertidumbre respecto de la asignacin de actividades, y tambin ayuda a tender redes
de toma de decisiones y comunicacin que apoyan los objetivos empresariales).
Organizacin es un trmino que tiene usos muy variados, pero para nosotros, en esta etapa,
significar una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada.
Entonces Reflexionar Qu significa estructura intencional y formal de funciones?
Antes de esto, cabe sealar que una organizacin tiene 2 estructuras importantes de considerar.
La estructura formal y la estructura informal.

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Organizacin FORMAL e INFORMAL

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Divisin organizacional (el departamento)

Un aspecto de la organizacin es el establecimiento de departamentos. La palabra departamento
indica un rea, divisin o sucursal definida de una organizacin.
Un departamento, en el sentido ms comn del trmino, puede ser la divisin de produccin, el
departamento de ventas, la sucursal de la zona occidental, la seccin de investigacin de mercados o
la unidad de cuentas por cobrar. En algunas empresas, esta terminologa se utiliza en forma muy
libre; en otras, especialmente en las grandes, una terminologa ms estricta indica relaciones
jerrquicas. De esta forma, un vicepresidente puede estar al frente de una divisin; un director, de un
departamento; un gerente, de una sucursal, y un jefe, de una seccin.

Niveles organizacionales
Si bien el propsito de organizar es otorgar eficacia a la cooperacin humana, la razn de los niveles
de la organizacin se encuentra en las limitaciones del tramo de administracin.

En otras palabras, los niveles organizacionales existen porque hay un lmite al nmero de
personas que se pueden supervisar con eficacia, aunque este lmite vara segn las diversas
situaciones.
Es importante que en toda organizacin se decidan cuntos subordinados pueden ser dirigidos por
un supervisor.

Se sabe que comnmente ste nmero es de cuatro a ocho subordinados en los nivel
altos de la organizacin y de ocho a quince, o ms, en los niveles superiores.

es

ms

A continuacin se muestran las relaciones entre el tramo de administracin y los niveles

organizacionales. Un tramo amplio de administracin (Grfico 2) se asocia con pocos niveles
organizacionales; uno estrecho (Grfico 3), con muchos niveles.

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Grfico 2: Organizacin con tramos amplios

VENTAJAS:

Los superiores estn obligados a delegar

Se deben establecer polticas claras
Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados

DESVENTAJAS:

Tendencia de que los superiores con exceso de trabajo se conviertan en cuellos de botella para la
toma de decisiones
Peligro de que los superiores pierdan control
Se requieren administradores de una calidad excepcional

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Grfico 3: Organizacin con tramos estrechos

VENTAJAS:

Supervisin estricta
Control estricto
Comunicacin rpida entre subordinados y superiores

DESVENTAJAS:

Los superiores tienden intervenir demasiado en el trabajo de los subordinados

Muchos niveles de administracin
Altos costos debido a numerosos niveles
Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior

La definicin de si una organizacin la estructuramos con muchos niveles o con un amplio tramo de
subordinados, depender del impacto de los factores subyacentes.

FACTORES QUE DETERMINAN UN TRAMO EFICAZ

El nmero de subordinados que un administrador puede supervisar eficazmente depende del
impacto de los factores subyacentes.

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Tambin influyen otros factores como por ejemplo: un administrador competente y capacitado
puede supervisar de manera eficaz a un mayor nmero de personas que uno sin esas caractersticas.
La actitud positiva de los subordinados, su disposicin a correr riesgos razonables, subordinados
maduros, son factores que tambin ayudan a que el administrador delegue ms autoridad y permita
ampliar su tramo de administracin.
En consecuencia, qu hara para que su organizacin fuera ms fcil de administrar?

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NECESIDAD DE EQUILIBRIO
No cabe duda que es preferible una estructura organizacional plana, pero hay que tener en cuenta
que la realidad es que el tramo de administracin se ve limitado por las restricciones reales e
importantes.
A medida que una empresa crece, las limitaciones del tramo de administracin obligan a incrementar
el nmero de niveles debido a la existencia de un mayor nmero de personas por supervisar.
Por esta razn se requiere de un equilibrio preciso entre los factores que influyen en una situacin
especfica.
Ampliar los tramos de administracin y reducir el nmero de niveles puede ser la solucin en
algunos casos, en otros tal vez lo contrario sea lo ms indicado.
Lo esencial es balancear en su totalidad los costos de adopcin de un curso u otro, y no slo
pensando en los costos financieros, sino tambin en los costos blandos (motivacin, desarrollo
personal, cumplimiento de los objetivos, etc).
ESTRUCTURA Y PROCESO DE LA ORGANIZACIN
Para concebir la funcin de organizacin como proceso, se debe considerar.
1. La estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de
ellos.
2. La estructura debe ser reflejo de la autoridad con que cuenta la direccin de una empresa.
La autoridad en una organizacin es un derecho socialmente determinado para ejercer la
discrecionalidad. Por esta razn, est sujeta a cambios.
3. La estructura debe disearse a favor del trabajo, para permitir las contribuciones de los
miembros de un grupo y para hacer posible que las personas cumplan eficientemente los
objetivos trazados en un futuro cambiante. Esto implica que la estructura funcional, nunca
podr se esttica. No existe una nica estructura organizacional para todas las situaciones,
y su efectividad depende de la situacin prevaleciente.
4. En el diseo de la estructura, se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los
individuos. Esto no quiere decir que la estructura se disee en torno a los individuos y no a
metas y actividades, pero se debe considerar los eventuales impactos que las personas
pueden tener en la eficacia de la organizacin.

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LGICA DE LA ORGANIZACIN
1. Establecimiento de los objetivos de la empresa.
2. Formulacin de los objetivos, polticas y planes de apoyo.
3. Identificacin, anlisis y clasificacin de las actividades necesarias para cumplir esos
objetivos.
4. Agrupacin de esas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales
disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias.
5. Delegacin al responsable de cada grupo de la autoridad necesaria para el desempeo
de las actividades.
6. Enlace horizontal y vertical de los grupos entre s, por medio de relaciones de
autoridad y flujos de informacin.

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