Pengurusan Mesyuarat

Norti Hj Sirin
Timbalan Pendaftar
Pusat Perkembangan Akademik

Rujukan: Mengendalikan Urusetia

Mesyuarat di UMS:
Oleh Pendaftar UMS
&Pekeliling Pendaftar Bil 4/98

Objektif:

Memahami peraturan Mesyuarat Universiti

Memahami tugas Urus setia
Memahami format penyediaan
Agenda
Kertas Dasar
Minit Mesyuarat
Memorandum Pelaksanaan

SKOP:

Peraturan-peraturan Mesyuarat
Peraturan I
Peraturan II
PANDUAN URUSETIA MESYUARAT
(Pekeliling Pendaftar Bil. 4/98)
Latihan penyediaan Dokumen
Mesyuarat

PERATURAN NO. I

Peraturan Universiti Malaysia

Sabah (Peraturan-peraturan
Senat) 1998

~Diperbuat oleh Senat

PERATURAN NO. II
Peraturan Universiti Malaysia
Sabah (Peraturan-peraturan
Mesyuarat Jawatankuasa
Pentadbiran Akademik
Sekolah/Pusat/Akademi/Institut)
1998
~Diperbuat oleh Senat

Peraturan II
~Tafsiran

Sekolah, Pusat, Akademi dan

Institut hendaklah mengadakan
Jawatankuasa Pentadbiran
akademik masing-masing seperti
yang ditetapkan dalam statut.

Samb.: Peraturan II
~Tafsiran

AHLI JAWATANKUASA PENTADBIRAN

AKADEMIK:

DEKAN @ PENGARAH: PENGERUSI

TIMB. DEKAN @ TIMB. PENGARAH
PROF SEK/PUSAT/AKADEMI DAN INSTITUT
(JAWATAN TETAP)
20 GURU (JAWATAN TETAP) YANG DILANTIK
OLEH DEKAN

Setiausaha: Pendaftar @ wakilnya

Samb.: Peraturan II
~Tafsiran

Adakan mesyuarat pada tarikh dan

agenda yang ditetapkan oleh
Pengerusi** (berbincang dengan
Setiausaha)
Dekan/pengarah boleh jemput siapa
yang dirasakan perlu
Dekan/pengarah: Pengerusi
Mesyuarat atau mewakilkan Timb
Dekan/Timb Pengarah

Samb.: Peraturan II
~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSAT

TIGA JENIS MESYUARAT:

Mesyuarat Biasa
Mesyuarat Khas
Mesyuarat Luar Biasa

Samb.: Peraturan II
~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSAT

(1) Mesyuarat Biasa:

Tidak

kurang daripada sekali

dalam dua bulan.
Pemberitahuan: 14 hari daripada
tarikh mesyuarat (bertulis).
Jika tidak dapat diadakan di atas
sesuatu sebab (Kec. tidak cukup
kuorum), hendaklah ditunda pada
hari yang sama minggu berikutnya.

Samb.: Peraturan II
~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSAT

(2) Mesyuarat Khas:

Arahan

Dekan @ Pengarah.
Permintaan oleh 1/5 daripada ahli:
Dikemukakan secara bertulis kepada
setiausaha
Perlu diadakan 10 hari selepas
permohonan diterima oleh setiausaha

Pemberitahuan:

4 hari daripada
tarikh mesyuarat (bertulis).

Samb.: Peraturan II
~Mesyuarat2 Sekolah/Pusat

(3) Mesyuarat Luar Biasa:

Arahan

Dekan bila perlu untuk

kepentingan sekolah.
Pemberitahuan: 60 minit daripada
tarikh mesyuarat diadakan (secara
bertulis atau lisan)

Samb.: Peraturan II
~MESYUARAT2 SEKOLAH/PUSAT

Pemberitahuan dianggap sampai:

Jika

pemberitahuan telah
disampaikan kepada seseorang
kakitangan yang bertugas di pej.
atau jabatan ahli yang berkenaan

Samb.: Peraturan II
~Agenda Mesyuarat

Edaran Agenda Mesyuarat

Biasa: 7 hari sebelum tarikh
mesyuarat

Agenda Mesyuarat khas dan

luar biasa disampaikan bersama
pemberitahuan mesyuarat

Samb.: Peraturan II
~Agenda Mesyuarat
Bahan untuk dibawa ke
Mesyuarat Biasa:

Disampaikan kepada Setiausaha 9

hari sebelum tarikh Mesyuarat
Perkara yang tiada dlm agenda: jika
dipersetujui suara terbanyak oleh ahli
yang hadir, maka boleh dibincangkan
dalam Mesy. Khas atau Mesy. Luar
Biasa

Samb.: Peraturan II
~Kuorum

Mesyuarat biasa dan Mesyuarat

Khas: 1/3 daripada bilangan ahli
yang berada di Malaysia

Mesyuarat Luar Biasa:

daripada bilangan ahli yang
berada di Malaysia

Peraturan I: (SENAT)
~(6) Kuorum

TAMBAHAN DALAM PERATURAN I

(SENAT):
~ TUNDA: Jika 30 minit selepas waktu mesyuarat
tidak cukup kuorum (ke tarikh yang ditetapkan oleh
NC).
~Pemberitahuan 48 Jam
~Jika tidak cukup kuorum juga maka mesyuarat
diteruskan dan keputusan boleh dibuat seolah-olah
keputusan dibuat dalam mesyuarat yang ada
kuorum dengan syarat tiada perkara baru ditambah
pada agenda asal.

Samb. Peraturan I: (SENAT)

~Kuorum

Jika tidak cukup kuorum dalam Mesyuarat

Khas dan Luar Biasa dalam tempoh jam
selepas waktu Mesyuarat maka mesyuarat
terbatal dengan sendirinya.

Peraturan I: (SENAT)
~(7) Penangguhan dan Menamatkan Mesyuarat
7a. Mesyuarat Biasa: 2 Jam perlu ditamatkan atau
ditangguhkan kecuali jika Senat membuat ketetapan
diteruskan.
7b.Sambungan Mesyuarat diadakan dengan ketetapan
Senat tidak lewat drp (7) hari selepas penangguhan itu.
~Mesyuarat sambungan dianggap sebahagian daripada
mesyuarat asal, jika ada perkara baru maka dimasukkan
di bawah hal-hal lain.

~Mesyuarat sambungan ini perlu ditamatkan dalam

tempoh 2 Jam kecuali jika Senat membuat ketetapan
diteruskan.

Samb. Peraturan I:
~(7) Penangguhan dan Menamatkan Mesyuarat

Jika sesuatu agenda tidak sempat dibincangkan pada 7a

dan 7b maka perkara tersebut boleh dibawa ke
Mesyuarat Biasa berikutnya.

Mesyuarat Khas dan luar biasa dijalankan seberapa lama

yang difikirkan perlu oleh Senat.

Samb.: Peraturan II
~Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat biasa: disahkan dalam mesyuarat

biasa berikutnya.

Minit Mesyuarat Khas dan Minit Mesyuarat Luar

Biasa perlu pengesahan dalam Mesyuarat Biasa
(Segera).

Minit ditandatangani oleh Pengerusi selepas

disahkan oleh ahli dan dimasukkan dalam Buku
Minit Rasmi (Rekod).

Minit tidak boleh dibantah tentang apa-apa

kandungan minit atau berkenaan sah atau tidak
mesyuarat tersebut selepas minit disahkan

Peraturan I: (SENAT)
~(8) Minit Mesyuarat

Minit Mesyuarat Biasa, Khas, Luar Biasa:

diedar dalam tempoh 21 hari kepada ahli
selepas tarikh mesyuarat

Samb.: Peraturan II
~Membuat keputusan:

Berasaskan pendapat kesemua

ahli
Pengundian (jika perlu)
Jika

sama undian: pengerusi berhak

menggunakan undi kedua @ undi
pemutus.
Secara terbuka (kec. Jika 2/3 drp
ahli mahu sebaliknya.

Samb.: Peraturan II
~Membuat keputusan:

Minit Mesyuarat hanya merekodkan

keputusan dan bukan pendapat ahli
secara perseorangan

Ahli yang tidak setuju: boleh

meminta dicatat dalam minit
mesyuarat berkaitan (syarat:
permintaan dibuat dalam mesy. &
hujah tidak dicatatkan)

Samb.: Peraturan II
~Perkara-perkara Penting

Jika keputusan perlu SEGERA:

Persetujuan

Dekan
Dikelilingkan dengan surat kepada
ahli untuk kelulusan
Tempoh 7 hari (untuk ahli maklumkan
kepada Setiausaha setuju, berkecuali
atau tidak setuju)

Samb.: Peraturan II
~Perkara-perkara Penting

Sekiranya timbul perselisihan

pendapat tentang mana-mana
bahagian drp peraturan ini maka
hendaklah diputuskan dalam
suatu mesyuarat senat.

Peraturan I: (SENAT)
~(9)Keputusan Senat

9b. Keputusan secara edaran

KEPUTUSAN SEGERA diperlukan dan dgn

persetujuan NC.
Dikelilingkan kepada ahli.
Diberi tempoh 7 hari untuk memberitahu SU
(secara bertulis) samada setuju@tidak@berkecuali
Dianggap setuju jika tiada maklum balas.
Asas keputusan Senat: suara terbanyak ahli yang
memberi keputusan (termasuk berkecuali) dan
cukup kuorum bagi mesyuarat biasa Senat

Peraturan I: (SENAT)
~(10)Kerahsiaan Mesyuarat

Perbincangan-perbincangan dan minit-minit mesyuarat

Senat adalah RAHSIA:
tidak boleh diberitahu kepada mana-mana pihak
kecuali atas prinsip PERLU TAHU.

Kertas-kertas agenda dan minit-minit mesyuarat Senat

adalah SULIT:
Tidak boleh diedarkan sebahagian atau seluruhnya
kepada mana-mana pihak, lain di dalam atau luar
Universiti melainkan dengan kebenaran NC

PANDUAN URUSETIA
MESYUARAT:

Petikan daripada pekeliling

Pendaftar Bil 4/98

Tanggungjawab Urusetia

Dibahagikan kepada tiga

peringkat:
Tindakan-tindakan

Pra Mesyuarat
Tindakan-tindakan semasa
Mesyuarat
Tindakan-tindakan selepas
Mesyuarat

Tindakan-tindakan pra
mesyuarat

Menentukan Agenda, Tarikh,

Masa dan Tempat Mesyuarat
bersama Pengerusi
Jawatankuasa.
Membuat Tempahan bilik
Mesyuarat

Samb.

Menentukan kertas kerja

Jabatan/sekolah disediakan
untuk perbincangan
Diterima

dalam tempoh 9 hari dari

tarikh mesyuarat
Kenalpasti bilangan salinan kertas
kerja yang diperlukan
Sediakan ringkasan eksekutif
(KERTAS DASAR)

Samb.

Menghantar surat jemputan

Mesyuarat
Diterima sekurang-kurangnya 10 hari
sebelum mesyuarat
Surat jemputan mengandungi:

Nama jawatankuasa
Tarikh dan tempat mesyuarat
Masa mula dan masa dijangka tamat
Agenda mesyuarat
Nama Pengerusi
Jenis pakaian

Samb.

Susunan agenda mesyuarat:

Perutusan

dan Alu-aluan

Pengerusi
Pengesahan Minit Mesyuarat
yang lalu
Perkara berbangkit
Pembentangan kertas kerja
Hal-hal lain
Penutup

Samb.

Memastikan persediaan,
kemudahan-kemudahan Bilik
Mesyuarat
Bilik

bersih dan kemas

Tempat duduk mencukupi
Alat pembesar suara berfungsi
(jika diperlukan)

Samb.
Peralatan

lain yang diperlukan

seperti LCD projector

Tentukan

semula tempahan
minuman ringan

(Urusetia perlu memastikan satu

jam sebelum mesyuarat bermula)

Samb.

Menentukan kehadiran

Kehadiran dipastikan 2 hari sebelum mesyuarat

Memberitahu ahli-ahli Mesyuarat tentang

Etiket Mesyuarat

Cara memberi penghormatan kepada pengerusi

Menghadiri mesyuarat tepat pada masanya
Memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya
berhajat meninggalkan mesyuarat

Samb.

Perbincangan pra Mesyuarat

Di

antara Urus setia dan

Pengerusi
Untuk meneliti maklumbalas yang
diterima.
Untuk menyelesaikan masalahmasalah yang timbul.
Diadakan 2 hari sebelum mesyuarat

Tindakan semasa
mesyuarat

Catatan Minit Mesyuarat

Minit

Mesyuarat hendaklah
merekod:
Senarai kehadiran
Perkara-perkara penting yang
dibincangkan dalam mesyuarat
Keputusan-keputusan yang dibuat
tindakan susulan yang perlu diambil
oleh Sekolah/Jabatan dsbnya.

Tindakan-tindakan selepas
Mesyuarat:

Penyediaan Minit
Draf minit perlu dikemukakan tidak
lewat dari tiga hari selepas tarikh
mesyuarat diadakan.
Minit yang telah diluluskan oleh
Pengerusi hendaklah diedarkan kepada
ahli-ahli tidak lewat dari satu minggu
selepas tarikh mesyuarat diadakan
(Kecuali Senat 21 Hari)

Samb.

Format Minit Mesyuarat

Disusun

mengikut agenda

Susunan nama ahli-ahli yang

hadir
Disusun

mengikut kekananan ahli

Samb.

Catatan perbincangan
Direkod

secara padat, tepat dan

jelas
catatan perkara perlu diikuti
dengan nota tindakan atau
makluman sahaja
Tindakan: nama/agensi berkaitan
@
Tindakan: untuk makluman sahaja

Samb.

Pengesanan Maklumbalas
Pelaksanaan Keputusan
Mesyuarat
Urus

setia bertanggungjawab
mengesan maklumbalas bagi
keputusan mesyuarat

Samb.

Laporan maklumbalas
(memorandum pelaksanaan) oleh
Urus setia
Maklumbalas-maklumbalas yang
diterima perlu diedarkan untuk
perhatian ahli-ahli mesyuarat
Perlu disusun mengikut tajuk-tajuk
seperti di dalam minit mesyuarat

Samb.

Urus setia perlu membuat ringkasan dan

penganalisisan terhadap maklumbalasmaklumbalas yang diterima

Urus setia hendaklah membuat laporan

maklumbalas
(memorandum pelaksanaan seperti format rujuk
lampiran)

Samb.

Menentukan format maklumbalas

dari Sekolah/Jabatan
Cabutan keputusan
Kedudukan masa kini
Peringkat
pelaksanaan/pencapaian
Masalah pelaksanaan
Cadangan penyelesaian masalah

Samb.

Penyediaan laporan
maklumbalas oleh
Jabatan/jawatankuasa
bertanggungjawab

Agenda Mesyuarat:

Diedar selepas notis dibuat iaitu 7

hari sebelum mesyuarat.

Mengikut susunan keutamaan atau

urutan perkara yang dibincangkan di
dalam mesyuarat.

Merujuk kepada KERTAS DASAR

yang dijadikan asas perbincangan

KERTAS DASAR

Menjelaskan latarbelakang bagi

memboleh keputusan dibuat dengan
tepat.
Kertas dasar mengandungi:
Sejarah bagi sesuatu perkara:
keputusan & masalah masa lalu
Permasalahan yang hendak
diselesaikan
Perbandingan dengan agensi yang lain
Ulasan tentang peraturan

Samb.
KERTAS DASAR

Ulasan oleh Pihak Pengurusan/urusetia

jika ada (ulasan pentadbiran)

Cadangan keputusan/syor untuk

dijadikan asas pertimbangan
jawatankuasa/badan berkenaan.

Samb.
KERTAS DASAR
Kertas

dasar perlu lengkap dan

cukup maklumat.
Kertas dasar akan dirujuk semula
sekiranya terdapat masalah
kepada keputusan yang telah
dibuat.
Pegawai yang menyediakan
kertas dasar juga akan
dipertanggungjawabkan.

PENULISAN MINIT/CATATAN MESYU

ARAT/MINIT MESYUARAT

Minit Mesyuarat yang baik

biasanya:
Merujuk

kepada perbincangan
kepada kertas yang dikemukakan
Mencatatkan perkara pokok atau
asas kepada perkara yang
dbincangkan (contoh peraturan)
Kemudian diikuti keputusan
mesyuarat

Samb.
Minit Mesyuarat
Catatan

pandangan individu tidak

perlu dicatat kecuali diminta
(khusus bagi padangan yang
bertentangan).

Jika

secara undian memadai

dinyatakan keputusan dibuat
berdasarkan undian.

Format Penyediaan Dokumen

Mesyuarat

Agenda
Kertas Dasar
Ringkasan Eksekutif
Minit Mesyuarat
Memorandum Pelaksanaan
~Rujuk lampiran~

LATIHAN

LATIHAN

LATIHAN

LATIHAN

Sekian
&
Terima Kasih