CAPITULO IIL SISTEMA CONTABLE En este capitulo habré de considerar lo concerniente al Sistema Contable de la Asociacién Religiosa, denominada Iglesia Adventista del Septimo Dia, Seccién de! Noroeste. Este, est creado en el ambiente de Cobol, de acuerdo a las necesidades propias de la organizacion. Actualmente en el se registran todas las operaciones contables, esto se hace con el fin de obtener resultados reales, veridicos, que puedan ser utiles para la toma de decisiones a nivel administrativo. A inicid del afio 2000, me incorpore de manera directa, al departamento de contabilidad de dicha organizacién antes mencionada, donde a mi parecer, de acuerdo a los conocimientos contables, teéricos y practicos ya adquiridos en las aulas de clases, por mis maestros de la Universidad de Sonora, se carecia de ciertos controles Administrativos y Operativos, los cuales me di a la tarea de manera personal implementarlos y a si reflejar una mayor transparencia y orden en los registros contables, apegéndose éstos a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.por ejemplo: En la claboracién de pélizas, no se tenia un control de manera estricta con la documentacién que debia respaldarles a cada una de ellas, de manera especial en las pélizas de cheques, ya que se generaban ‘gastos, los cuales muchos de ellos no cumplian con los requisites fiscales que marca la ley. E independientemente de que sea una Asociacién Religiosa, (Persona Moral con fines no Lucrativos) se debe cumplir con las normas establecidas por (SAT). Primeramente se procedié a cambiar en el sentido de que todo cheque debe ser respaldado con la documentacién que retina todos los requisitos fiscales que marca la ley (CFF), Articulo 29-4; También estos deben ser sellados con ta leyenda de: PAGADO y FECHA, de esta manera se evitara que se duplique nuevamente et pagd de los mismos, anexando una tira ‘sumadora en. la cual totatice el importe total de cada una de las facturas. No se contaba con un formato donde se especificara a nombre de quien se estaba expidiendo el cheque, importe, concept del mismo y ‘cuentas que afectaria en el gasto respectivo. . Por lo tanto elabore una autorizacién de cheque con los datos ya mencionados, facilitando a si también en el departamento de Caja la captura de cheques. Antes de la elaboracién de cada cheque es importante que se cuente con la autorizacién por parte del Gerente Financiero 0 Tesorero para cada uno de los gastos, ya que de esta manera se tendré 0lun mayor control del presupuesto asignado a cada una de las cuentas y ‘se evitara el sobre giro de las mismas. Ejemplo de Autorizacion de Cheque. TGLESIA ADVENTISTA DEL SEPTIMO DIA, AR. fa sncei6x De Nonorsre (isaesootsine ar] -AOTORIZACION De CHEQUE MANAMEX MONEDA NACIONAL EPO A concer aexeeay{ we nroan noon aneonan | SEE [=a saeee a Considerando el sistema contable que actualmente se maneja y que no tiene la preparacion, para detectar la duplicidad de polizas en el proceso de diario al momento de la captura; no existia un listado que indicara de manera consecutiva el orden y Ia numeracién de la misma, estas eran registradas en una forma altemada, lo cual provocaba que continuamente se duplicara la numeracién de pélizas y por ende tas diversas cuentas, En lo personal elabore un programa en Excel, que fuera indicéndome el orden consecutivo de la numeracién de polizas ya registradas y las npendientes por capturar, de esta manera se evito ta duplicacién, cada iliza que actualmente se captura también es sellada con la leyenda de OPERADO. y en lo que respecta a las pélizas de cheques, también fue de gran ayuda seguir éste miomo procedimiento ya que facilto ef taba de coneitiacién, al capturarse de manera consecutiva porque se va cnincidiendo con los cargos que el banco efectiia, sobre todo porque el banco en los Estadbs de Cuenta que hace tlegar a cada uno de sus clientes los enlista en el orden de descendiente ascendente. Existen infinidad de sistemas contables por ejemplo: Sistema de Caja y Operaciones, Costos, Computo, Contable, Cuentas, Financieros. Muchos de ellos pueden estar relacionados entre si y todos persiguen en su mayoria un objetivo comun. Generalmente en ellos se sigue una serie de pasos para el logro de los objetivos trazados. Definicién de Sistema de Contabilidad. Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros. Y que presentados a la gerencia le permitiran a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema de contabilidad no es mas que las normas, pautas, procedimientos. Para controlar las operaciones y suministrar informacion afinanciera de una empresa, por medio de la organizacién, clasificacién y cuantificacion de las informaciones administrativas y financieras que se suministran, Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuracién cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan intimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. Aparisi Caudeli José Antonio y Ripio Feliu Vicente M., Los Sistemas de informacién Estratégica en Ambientes Compettivos, Revista del Contador, Bnero-Mareo, 2002 pp. 113.131 3.1, Estructura y Proceso Operativo del Sistema Contable El sistema, cuenta primeramente con un “Ment Prineipal” donde aparecen las siguientes herramientas de trabajo: ._ Contabilidad General 2._ Nomina ._ Auxiliares 4._Inventarios 5._Utilerias jerre Anual 9._ Salir del Programa8.1.1. Contabilidad General, Bota es la herramienta principal del sistema, donde aparece un sub- ment que presenta varias opciones de trabajo, dividida en cuatro meédulos, ellos son: SISTEMA DE CONTABILIDAD [.Catélogos (1) Alta de Cuentas: Sirve para dar de alta nuevas cuentas en el catélogo, hacer modificaciones, cancelaciones de cuentas. (2) Catdtogo de Cuentas: En esta opcién da la oportunidad de imprimir ‘un nuevo catalogo de cuentas. Ul Proceso Diario (9) Creacion det diuriv: Sirve para crear un nuevo diario de trabajo antes de iniciar con la captura de pélizas. (4) Captura de Pélizas: Una vez creado el diario de trabajo, en esta herramienta del sistema se pueden capturar todas las pélizas que sea necesario, especificando antes la fecha de su captura. (5) Consultar Pélizas: Da la oportunidad de consultar en pantalla las pélizas ya capturadas . (6) Cancetar Pélizas: Sirve para cancelar una péliza antes de afectar cuentas de mayor. (7) Impresién de! Diario: Ya que se ha terminado con la captura de pélizas, se procede a imprimir el diario.(8) Impresion de Polizas: Imprime los movimientos generados en una poliza. (0) Impresién de Avisos: Imprime los avisos de cargo 0 crédito que se hacen a otras instituciones. (10) Afectar Cuentas: Una vez que se ha concluido con la captura de pélizas y se lev6 a cabo el proceso consecutivo de las opciones (7-9), se procede a afectar cuentas. (11) Balanza por Pantalla: Presenta en pantalla la balanza de una cuenta de mayor. (12) Relacion de Polizas: Presenta en pantalla una relacion de polizas capturadas. MI Consulta de Saldos (13) Estado de Cuenta en Pantalla: Permite ver los movimientos generados de cualquier cuenta que se encuentte en el catalogo. (14) Estado de Cuenta Impreso: Imprime los movimientos totales de una cuenta, ya sea mensual, bimestral o como se desee. IV Estado Financiero (15). Balanza de Comprobacién: Presenta despues de afectacién de cuentas una balanza de comprobacion. (16) Balance General: Imprime balance general del estado financiero (17) Impresién del Libro Mayor. Imprime al termino del ejercicio libro de mayor, iniciando desde la primer cuenta del catélogo hasta la Ultima. 1s(18) Operativo y Comparativo del Presupuesto: presenta un comparativo del ingreso y egreso real mensual, acumulativo y presupuestado (19) Auxiliar de Active y Pasive: Genera auniliares de tas las cuentas de activo y pasivo de manera especifica. (20) Auxiliar de ingresos y Egresos: Aparecen todas la cuentas de ingresos y egresos, donde se refleja el ingreso real, el presupuestado, esto con la finalidad de verificar si es que hay un sobregiroo un bajo presupuesto, (21) Fondos Confiados y Reservas: Presenta un desglose de los fondos que se confian a la institucién juntamente con las reservas. 3.1.2. SISTEMA DE NOMINA Este sistema de némina se divide en cinco médulos, el cual nos presenta las siguientes funciones I Catilogo: (1) Mantenimiento de Empleados: Esta opcién ‘da la oportunidad de hacer correcciones en la cuenta personal de cada empleado. (2} Mantenimiento tipo Transacciones: (8) Mantenimiento tipo Transacciones Fijas: Da la oportunidad de modificar cantidades que son fijas en la base de datos. II Traspaso Movimientos al Diario (4) Lista Transacciones Fijas 6(5) Registro de Transacciones Fijas: Se registran las percepciones y deducciones que son fijas. ria Ita de Saldos (6) Saido de Empleados: (7)Bstado de Cuenta en Pantala: presenta movimientos de un auxiliar de empleados en pantalla IV Impresién de Nomina (7) balanza de Comprobacién: Una vez que se han registrado todas las transacciones imprime una balanza. (8) Estado de Cuentas Impresos: Imprime los estados de cuenta desglosando el total de las percepciones y deducciones dando el total neto a pagar (9) Lista de Nomina para su Pago: tmprime listado de nomina, VAnuales (10) Listado de Prestaciones Anuales 9.1.3, SISTEMA DE AUXILIARES Esta herramienta de trabajo offece la opcién de llevar auxiliares de algunas de las cuentas del mayor, que la organizacién considera importante para su control administrative, este es dividido en dos médulos que son los siguientes: [Catélogos (1) Creacion y mantenimiento de Auxiliares(2) Despliegue de Ausiiares Existentes (9) Crear y Modificar un Articulo Consulta e Impresos (4) Consulta de Movimientos de un Auzitiar (5) Consulta de Saldos de un Awaiar (6) Bstado de Cuenta de un Auzitiar (7) Batanza de un Auxitiar (8)Balanza Alfabética de un Auxitiar 3.1.4, SISTEMA DE INVENTARIO El sistema de inventario es una herramienta mas de trabajo, la cual sirve para llevar un control con mayor exactitud de los inventarios que maneja la institucién, es presentado en dos médulos de la siguiente manera: I Catalogé (1) Creacién y Mantenimientos de Inventarios (2) Despliegue de Inventarios Existentes (3) Crear y Modificar un Articulo TW.Consultas e Impresos (4) Consulta Movimientos de un Articulo (5) Consulta de Saldos de un Articulo (6) Impresién de un Inventario3.1.5, PROGRAMA DE UTILERIAS Esta herramienta del sistema permite hacer operaciones que desde el propio ment principal no se pueden realizar, ellas son las siguientes: 1 Contabilidad (1) Borra Saldos del Cmayor (2) Borra Polizas dél Movtos (3) Contabitiza Movtos al Cmayor (4) Acumuta Cmayor al Ctrletas (5) Modifica Banderas del Docdia (6) Crea Docdia 1* vez, (2) Crear Archivo de Trabajo I Auxiliares (8) Borra Polizas del Auxhis (9) Acumula Auxhis al Auxiliar UL Inventarios (10)Modificar un Articulo3.1.6, CIERRE ANUAL DEL EJERCICIO Esta es una de las herramientas principales del sistema, al termino del ejercicio contable son ejecutables cada una de las opciones que a continuacién se presentan: A._ Guarda un respaldo de contabilidad antes de la poliza del cierre B._ Contabilizar la péliza de cierre de cuentas de resultados C._Guarda un respaldo de contabilidad después de esta péliza D._ Corre los programas siguientes: (1) Crear diario para nuevo afio (2) Crear historicos nuevos (opcién 1 a3) (3) Crear péliza de apertura (4) Imprimir diario de pélizas (con péliza de apertura) (5) Traspaso de saldos cuentas de mayor (6) Traspaso de saldos cuentas de auxiliares (7) Acumular saldos al Ctrletas (opcion 1-4) (8) Actualizar pélizas de apertura (9) Capturar el presupuesto (10) Acumular saldos al Ctrletas (opeién 2} (11) Importe operativo y comparativo del presupuesto E._ Verificar que el presupuesto esté bien, si no cuadra repetir los puntos 9-113.2. Catélogo de Cuentas de Iglesia Adventista del Séptimo Dia, A. R. En to que respecta al siguiente cutiéloyo de cuertus que se hubra de presentar, en lo particular le he hecho algunas modificaciones ya que en el se encontraba de manera incorrecta la ubicacién de algunas cuentas, es decir de manera no apropiada al rubro que le correspond. por ejemplo: en las cuentas por cobrar aparecian cuentas de ingreso y algunas otras cuentas que no correspondian a su naturaleza. Al terminar el ejercicio contable, tiltimamente la politica que he adoptado és depurar el catalogo de cuentas, imprimiendo una balanza de ‘comprobacién para verificar las cuentas que no tuvieron movimientos y finalmente eliminarlas. Entiéndase por catalogo de cuentas una lista o enumeracion pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo, Capital Contable, Ingresos y Egresos de una entidad econémica. BI catélogo de cuentas identifica los conceptos que maneja una entidad, de acuerdo con las transacciones que realiza y que a su vez se expresan en los estados financieros. Cada uno de los conceptos asi clasificados recibe el nombre de cuenta. aEL catalogo de cuentas se integra basicamente de tres, componentes: 1. Rubros: Nombre de la divisién de los elementos del estado de situacién financiera que agrupa alas cuentas propias de cada division. por ejemplo: Active Circulante, Activo Fijo, Pasivo a Corto Plazo ete. 2. Cuentas: Nombre que se asigna a cada uno de los conceptos que integran el Active, Pasivo y Capital Contable de una entidad econémica. Por ejempl Caja, Bancos, Inversién, Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Diversos y Pagos Anticipados. 3. Subcuentas: fombre que se asigna a cada uno de los elementos que detallan una cuenta. CP. Arturo Elizondo Lapez, BL proceso Contable, Contabildad:ter Nivel, paginas 165 y 169,0ctava Baicion, Bdiciones Contables y Administrativas, S. A. (CASA)No CUENTA AUXILIAR DESCRIPCION 10000 11000 11100 110 iio lulo uo 11120 11120 11120 11130 11130 11140 11440 11140 11180 11si 11151 11182 11152 11152 111sa 11153 11is4 11s7 11160 11160 11170 11170 11170 11170 11200 11210 11300 01 002 003 004 ou 001 002 002 001 121 001 002 003 IGLESIA SEC. NOROESTE activo ACTIVO CORRIENTE CAA CAJA GENERAL CAJA CHICA MONEDA NACIONAL CAJA CHICA DOLARES BANCOS EXTRANJEROS BANK ONE 2635-7512 1X1 DOLARES BANK ONE (2635-7512) AHORROS: FONDO EMPLEADOS BANCOS NACIONALES BANAMEX CUENTA 752889- BANAMEX CTA. MAESTRA 175526-4 (CTA EJB) CUENTAS POR COBRAR ORGANIZACIONES SUPERIORES UNION MEXICANA DEL NORTE INSTITUCIONES MISION DEL NORTE, AGENCIA DE PUBLICACIONES MEXICO ‘OBREROS, EMPLEADOS ASOCIADOS DE PUBLICACIONES DIVERSOS INVENTARIOS INVENTARIOS PAGOS ADELANTADOS SEGURO AUTOS OBREROS DEPOSITO Y RENTA PAGADA POR ADELANTADA DEPRECIACION ADELANTADA AUTOS. ACTIVO NO CIRCULANTE CUENTAS POR COBRAR ACTIVO FIO11320 11320 11320 11330 11330 11330 11330 12000 12100 12110 ai 12us 12114 12114 12115 12116 12116 12116 32116 13000 13110 i3ilo 13110 13110 14000 14110 14110 14110 14110 14110 14110 14120 14120 14130 14130 14130 14130 14140 14140 14150 14151 14151 01 002 003 001 002 003 001 001 002 003, 001 002 003, 001 002, 003, 004 005 EQUIPOS DE OFICINA EQUIPOS DE EVANGELISMO EQUIPO DE TRANSPORTES RESERVA DEPRECIACION DE EQUIPO RESERVA DEPRECIACION EQ. DE OFICINA RESERVA DEPRECIACION EQ. EVANGELISMO RESERVA DEPRECIACION EQ. TRANSPORTE PASIVo PASIVO A CORTO PLAZO CUENTAS POR PAGAR ORGANIZACIONES OBREROS FONDOS UNION OFRENDAS MISIONERAS DIVERSOS IMPUESTOS POR PAGAR LS. P.T. CUOTAS ALI. M. 8. 8. OTRAS RETENCIONES: CAPITAL ‘CAPITAL INICIAL CAPITAL DONATIVOS A PATRIMONIO UTILIDAD O PERDIDA EJERCICIO INGRESOS DIEZMOS DIEZMOS IGLESIAS DIEZMOS COLPORTORES: DIEZMOS EMPLEADOS Y JUBILADOS DIEZMOS INSTITUCIONES DIEZMOS MICELANIOS PLAN DE DESARROLLO DONATIVOS Y PRIMICIAS. ‘OTROS INGRESOS DIFERENCIA EN CAMBIO INTERESES DE INVERSIONES ‘OTROS INGRESOS VENTA DE MATERIALES VENTA DE INVENTARIOS APROPIACIONES ‘APROPIACIONES EVANGELISMO ‘APROPIACIONES EVANGELISMO 414is2 14152 14160 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14170 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14180 14190 14190 14190 14190 14190 14190 14190 14190 14190 14190 001 001 002 003 004 005 006 007 010 oul 012 013 015, 017 001 002 003, 004 005, 006, 007 008 009 o10 oul 012 013 o14 015 o16 017 018 001 002 003 004 005 006 007 008 009 APROPIACIONES PROYECTO. APROPIACIONES PROYECTO. DONATIVOS A CAPITAL EGRESOS OPERATIVOS ORICINAS ASOCIACION MANUTENCION SUBSIDIO IGLESIAS RENTA DE AUTOS AYUDA PARA HABITACION BECA BDUCACIONAL PRIMA VACACIONAL GRATIFICACION ANUAL. GASOLINA Y PASAJES. REEMBOLSO MEDICO SEQURO AUTOS ‘TRASLADO SUPERACION OBREROS SERVICIOS PUBLICOS AGUA, LUZ Y GAS SERVICIOS PUBLICOS GAS. VIAJES ESPECIALES ADMINISTRATIVOS Y GENERALES ATENCION A VISITAS. CONSERVACION EDIFICIO. CONSERVACION EQUIPO. DEPRECIACION DE EQUIPO ASUNTOS LEGALES SERV. PUBLICO AGUA, SERV. PUBLICO LUZ SERV. PUBLICO TELEFONO PAPELERIA Y ART. DE OFICINA PAQUETERIA Y MENSAJERIA SEGURO EDIFICIO Y EQUIPO MANTENIMIENTO AUTO MANTENIMIENTO CASAS COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES LIMPIEZA Y ASEO ‘COMISIONES DIFERENCIA EN CAMBIO PERDIDA EN VTA, DE MATERIALES DEPARTAMENTALES ACTIVIDADES LAICAS SBCRETARIA MINISTERIAL COMUNICACIONES EDUCACION Y LEGALES EVANGELISMO JOVENES Y VIDA FAMILIAR MAYORDOMIA Y SALUD PUBLICACIONES VIAJES ABDIAS PAZ CRUZ 2s14190 onl VIAJES CESAR VALENZUELA TINOCO 14190013 VIAJES FRANCISCO FLORES GOMEZ, 141901 VIAJES EDELMIRA FIGUEROA 14190 015._—_-VIAJES MARIO RABAGO CAMPOY 14200001 10% UNION 14200002 35% RONDO DE JUBILACION 14200004 10% CAMPOS NUEVOS, 14210 ‘SUBSIDIO OTROS GASTOS 14210001 ‘CONGRESO DE LIDERES ¥ LAICOS 14210002 REUNION PLANBACION Y PLENARIA 14210003, EVANGELISMO 14210008 MINISTERIO DB PUBLICACIONES 14210 095 MATERIAL SIN COSTO 14210006 EVANGELISMO INFANTIL 14210007 PROGRAMAS RADIALES 14220 ‘COSTO MATERIALES OTROS GASTOS 14220 ool COSTO DE INVENTARIO 14230 AJUSTE. A CAPITAL 14230001 PERDIDAS Y GANANCIAS. 14240 ‘SUBSIDIO AL CAMPO 14240001 BVANOBLISMO 14251001 SUBSIDIO PROYECTOS 15000 RESERVAS 15100 RESERVAS ACTUALES 15110 RESERVAS ACTUALES 15110001 PLAN DESARROLLO TEMPLOS. 15110003 PLAN DESARROLLO CLINICAS ‘Antes de iniciar con lo que es el capitulo 3.3. que practicamente vendria a ser Jo que cominmente llamamos “Manual del Catalogo de Cuentas”, quiero mencionar lo siguiente: En el departamento de Contabilidad de la Iglesia Adventista del Séptimo Dia, A. R. no se tenia dicho material tal vez porque para muchos pareciera ser muy obvio conocer la naturaleza de las cuentas y aplicarlas.En lo particular considers que la Contabiidad no es para interpretacion de ciertas personas, la Contabilidad debe ser clara ¢ interpretable por quien ta genera y por tereeras personas ajenas a ta organizacién. Otras de las razones que me motivo a realizar éste Manat de Catélogo de cuentas, es que a través del mismo se puede comprender en pocas palabras la naturaleza de las cuentas y el significado de cada una de ellas. 3.3. Descripcion de Cuentas AcTivos Fondo Fijo de Caja: Es de naturaleza Deudora, se Registra el monto del fondo fijo establecido por la Asociacién Religiosa este se encuentra en poder del cajero. Su saldo representa el total de fondo fijo disponible en moneda de curso legal. Efective en Banco! Es de naturaleza Deudora, se registra las transacciones bancarias que realiza la entidad. Su saldo representa el total de efectivo en cuenta de cheques depositadas en instituciones bancarias. Fondo de Ahorros: Es de naturaleza Deudora, se registra el total de los ahorros entregado por los empleadios, con el objeto de obtener un rendimiento financiero. Su ealdo representa el total en cuenta de ahorro. Cuentas por Cobrar a Organizaciones Superiores: Es de naturaleza Deudora, se registran las ayudas convenientes como nApropiacién Evangelismo y Proyectos Templos. Su saldo representa el total de donativos a favor de la entidad pendientes de cobro. Cuentas por Cobrar a Instituciones: Es de naturaleza Deudora, Se registran las cuentas por cobrar originadas por servicio o prestamos relacionadas con la actividad religiosa. Su saldo representa el total de adeudo como institucién, Cuenta por Cobrar Obreros: Es de naturaleza Deudora, se registra los anticipos entregados para viajes, préstamos personales etc. Su saldo representa el total de los anticipos antes mencionados, los cuales debern ser reportados a la brevedad posible una vez que se haya cumplido satisfactoriamente la actividad, Asociados de Publicaciones: E's de naturaleza Deudora, en ella se registran todos los movimientos relacionados cun lus directures del departamento (Libros). Su saldo representa el total de publicaciones. Deudores Diverso: Es de naturaleza Deudora: se registran las ayudas que se reciben para pago de obreros, que desempeftan su labor como misioneros en lugares donde no se tiene un templo su saldo representa el total de deudas. Inventarios: Es de naturaleza Deudora, se registran las entradas y las salidas de materiales que posteriormente se utilizan en las diferentes iglesias pertenecientes al campo. Su saldo representa el total de inventarios. Pagos Adelantados 0 Anticipados: Es de naturaleza Deudora, en ella se registran los pagos por adelantado a los Ministros de Culto, las 8ayudas de renta y los pagos de seguros autos, su saldo representa el total de pagos por adelantados. Cuentas por cobrar a largo plaz Es de naturaleza Deudora, se registran los préstamos efectuados a obreros, estos seran cobrados en un. plazo no mayor de 18 meses. Su saldo representa el total de cuentas por cobrar. Mobiliario y Equipa: Es de naturaleza Deudora, en ella se registran la compra de nuevos Mobiliarios y la baja de los mismo una vez que ya no son utiles para el funcionamiento de las actividades bien cuando se llegan a vender. Su saldo representa el total de activos fjos. Depreciacién de Mobiliario y Equipo: Es de naturaleza Deudora, se registra la depreciacién de cada uno de los equipos dados de alta en el sistema, esta se hace de manera mensual de acuerdo a los principios contables. Su saldo representa el total de Depreciacién por Equipo. PASIVos Cuentas por Pagar: Es de naturaleza Acreedora, se registran las deudas que se tiene con las Organizaciones e Instituciones Superiores, estas son mayormente por concepto de Diezmos y Ofrendas, se hace los pagos en un period no mayor a dos meses. Su saldo representa el total por pagar a las Organizaciones. Obreros: E's de naturaleza Acreedora, en ella estan registrados los movimientos que tienen relacién con los obreros (deudas) representa el total por pagar a Obreros. »Acreedores Diversos: Es de naturaleza Acreedora, se registran las deudas que se tienen con instituciones ajenas a la actividad principal en las cuales se establecen un plazo razonable para su pago. Su saldo representa el monto a pagar a los Acreedores. Impuestos por Pag: Es de naturaleza Acreedora, se registra el total de impuestos retenidos a los obreros. Estos a su vez son enterados a las Instituciones Siiperiores para ser pagaderos en el plazo convenide. Su saldo representa el total de Impuestos por Pagar. Fondos Confiados: Es de naturaleza Acreedora, se registran los, fondos que son confiados por terceras personas distintas a la actividad, estos son para proyectos de desarrollo templos y otros. Su saldo representa el total de fondos confiados. CAPITAL Capital Inicial: Es de naturaleza Acteedora, se registra los aumentos 0 disminucién del mismo al termino del ejercicio contable, ya sea un Incremento 0 Decremento, su saldo representa el patrimonin de la entidad « la fecha del balance. INGRESOS Diezmos: Es de naturaleza Acreedora, se registran los Diezmos recibidos por las Iglesias del campo, los cuales son del periodo de un mes, cierto porcentaje de los mismos son para operar y la diferencia es »enviado a la organizacién superior. Su saldo representa el total de Diezmos por ingresos. Donativos y Primicias: Es de naturaleza Acreedora, se registran los Donativos y Primicias entregados por los feligreses en su iglesia local, estos al igual que los Diezmos son del periodo de un mes y representan el total de Primicias. Otros Ingresos: Es de naturaleza Acreedora, se registran todos aquellos movimientos ajenos @ la entidad pero ellos representan un ingreso, Venta de Materiales: Es de naturaleza Acreedora, se registran las ventas de inventarios que estan relacionadas con la actividad, los cuales representan al cierre del mes el total de ingresos por venta de materiales. Apropiaciones: Es de naturaleza Acreedora, se registran las ayudas recibidas cada mes por las organizaciones superiores, las cuales son para desarrollo de proyectos que tiene el campo local. Su saldo representa el total de Apropiaciones. EGRESOS OPERATIVOS Administrativos y Generales: Es de naturaleza Acreedora, en ella se registran todos los gastos que tiene relacién con la operacién de la entidad como lo son los servicios piblicos, ayuda para superacién de obreros y otros més. Su saldo representa el total de gastos para operar. PnDepartamentales: Es de naturaleza Acreedora, se registran los gastos efectuados por los diferentes departamentos con que cuente la iglesia, esto con el fin de llevar un control mas estricto de los gastos. Su saldo representa el total de los gastos por departamentos. Costo de Materiales: Es de naturaleza Acreedora, se registra los materiales a precio de costo para el control del costo de inventarios. Su saldo representa el total de costo de materiales, Ajuste a Capital: Es de naturaleza Acreedora, se registran los ajustes hechos en el capital cuando se omiten asientos por gastos realizados en el periodo contable. Subsidio al Camj Bs de naturaleza Acreedora, se registran las ayudas que se entregan al campo local para desarrollo de actividades especiales. Su saldo representa el total de ayudas al campo. Al inicio de éste tercer capitulo hago alusién a ciertos controles que de manera particular he aplicado y sin duda alguna los beneficios obtenidos han sido positivos, todo control interno, llamese Contable, Administrative, Fiscal. son buenos siempre y cuando se leven a la practica, porque se pueden tener por escrito en algtin manual, tableros, pero si no se aplican de nada sirven. 23.4. Control Interno de Operaciones Contables Control interno: Es un plan de organizacion de todos los métodos coordinados con la finalidad de proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacién financiera, promover la eficiencia de las operaciones. EI control interno se clasifica en: Control interno administrative y Control interno contable. Control interno administrative: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la proteccién de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. Entre las areas que se debe establecer un control interno tenemos: Activos, Rfectivo, Ventas, Caja chica ¢ Inventarios Todo sistema de control interno debe contener las siguientes caracteristicas: Organizacién- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativa a las actividades de la empresa. Autorizacién y registro operacional- de manera que sea de la atribucién del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control. 3Quien sea responsable de la contabilidad debera seguir las politicas de control interno establecidas en 1a entidad, para ello se deberan llevar acabo los siguientes pasos: 1, Operaciones Generales 4) Controlar el buen uso del presupuesto asignado a cada departamento. ») Verificar que los comprobantes de gastos por los departamentos estén de acuerdo con los requisitos fiscales y que correspondan al presupuesto autorizado. ¢} Verificar que todos los ingresos recibidos en las oficinas centrales se registren, y se depositen de inmediato 0 al dia siguiente habil en la cuentas bancaria a que corresponda 4) Apoyar en los aspectos contables a los administradores 0 jefes ¢} Elaborar las pélizas de diario ) Realizar conciliaciones bancarias de cuentas de cheques, organtzaciones superiores, depuraciones de cuentas, registros de altas y bajas de activos fijos, depreciacién de activos Los porcentajes de depreciacién aplicables a la entidad son: Activos % Edificio Mobiliario y equipo 10 Equipo de cémputo 30 Equipo de transporte 252, Gastos generales de los departamentos a) Cuidar que los gasto por los departamentos estén debidamente autorizados ) Revisar que la suma de la relacién de gastos sea la correcta. (Esta debera ser amparada por una tira sumadora}. ©) Revisar que los totales de gastos informados coincidan con los comprobantes anexados. 4) Revisar que todos los comprobantes de gastos cumplan con los requisitos fiscales establecidos + Comprobantes originales, Que se encuentre impreso el RFC + Que presente los datos oficiales de quien lo expide, Registrar la cantidad de que se trate con numero y letra, Sefialar el concepto de manera clara y especifica, Que los comprobantes cuenten con un numero de folio. Datos completos de la imprenta autorizada: Nombre, Domicilio, R.F.C., Teléfono, Fecha de autorizacién de la S.H.CP. + Sellar los comprobantes ya pagados.3. Ingresos de una Asociacién Religiosa a) Diezmos, Ofrendas, Intereses de Inversion y Otros Donativos. Explicacion breve de los conceptos anteriormente mencionados Diezmo: Consiste en devolver a Dios la décima parte del total de los ingresos netos. (Malaquias 3:10). Esto pueden ser a través de la tesoreria local de Ia iglesia a la que uno asiste Ofrendas: Aportaciones voluntarias que el feligrés da de manera voluntaria a la tesoreria de su iglesia para los diversos gastos: Limpieza, Mantenimiento, pago de servicios puiblicos y otros gastos. Intereses de Inversién: Estos son generados por los fondos bancarios con que se cuentan, otorgados por el banco al cierre de las operaciones mensuales, Otros Donativos: Ingresos recibidos por algin otro concepto diferente a los ya mencionados por ejemplo: Donativos de comunidades extranjeras, Publico en general a) Cada uno de los ingresos anteriormente explicados, reportados para sus registro, deberdn estar debidamente respaldado con sus fichas de depésitos en la cuenta bancaria de la entidad religiosa. b) Elaborar pélizas de ingresos.3.5. EJERCICIO PRACTICO Hago la siguiente aclaracién: Los datos que a continuacién presento en éste ejercicio practico, no reflejan la situacién financiera real de la organizacion, si no que éstos fueron asignados de manera ficticia. Saldos iniciales al 01 de Enero del 2004. IGLESIA ADVENTISTA SEC, NOROESTE BALANCE GENERAL [ALOI DE ENERO 2004 activo ACTIVO CORRIENTE can 34.0000 BANCOS 161291.9 -AHORROS 4790867 BANCOS NACIONALES 14,080.00 CCUENTAS POR COBRAR INsTrTuciones $7981.00 ENPLEADOS. 1as25.08 [ASOCIADOS De PUBLICACIONES sr671 DIVERSOS 1001.28 (CUENTAS POR COBRAR, 7428498 INVENTARIO 218,00868, PRGOS ADELANTADOS 2183802 $240.401.90 ‘TOTAL ACTIVO CORRIENTE sarssor.t4 ‘ACTIVE FLO MUEBLES Y EQUIPO 2e873362 DEPREC, ACUMMUESLES Y EQUIPO 129.0076 ‘TOTAL ACTIVO FLUO 115.4586 TOTAL AcTIVO 980.75.00, PASO PASIVO CORRIENTE ‘CUENTAS POR PAGAR. ‘ORGANIZACIONES, 22272090, INsTTUCIONES ‘5000.00 EMPLEADOS. 401702 suaiLAoos 7284.00 DivERSOs 110.2500 FonDos conFitoos esnR at TOTAL PASIVO CORRIENTE 41457083, ‘TOTAL PASIVO s4r4s7089 ‘CAPITAL BALANCE PERIOD ANTERIOR $451,402.37 INCREMENTO A LA FECHA sasesra0 $575,007 TOTAL PASIVO + CAPITAL 98967100 a”Conciente de la necesidad, que tenian las iglesias para registrar los Ingresos y Egresos de una manera mas practica y técnica, me di a la tarea, de elaborar en una hoja de calculo (Excel), un programa con formulas, que al momento de registrar el ingreso, también fuera realizando la distribucién de manera automatica de los porcentajes ya establecidos. Y que de esta manera se puidiera facilitar mas el trabajo de registros para, cada uno de los tesoreros, ya que éste se elaboraba de manera manual ¢ implicaba dedicarle mas tiempo y se corria el riesgo de que la suma total de cada una de las columnas, no estuviera de manera correcta, Juntamente con los porcentajes de distribucién. Actualmente un buen numero de iglesias realizan sus registros en sistema de computo, haciendo uso de la tecnologia, dandole una mejor presentacion al trabajo que ellos realizan, también facilito el envio de la informacién a las oficinas centrales (via correo electrénico). Procedimientos de Ingresos y Egresos. 1 Primeramente se reciben los informes de tesoreria que generan cada unas de las iglesias locales con las que cuenta la asociacién. A continuacién se presenta la forma del libro de Ingresos y Bgresos, en clos se registra de manera semanal y posteriormente al cierre del mes es enviado el informe a la oficina de la asociacién, 3+ bistro: HEeMOStL0, HRA, SON ENERO ANOZOOA ROL2.- Al llegar los informes, se elabora una relacién de valores donde se especifica el codigo de la Iglesia, Concepto, Mes del Informe, Iglesia que lo envia, Distrito al que pertenece, Cantidad total del informe y por Laltimo el numero de recibo que se habra de expedir.1801 Inf'Tes. ENERO CENTRALNOGALES NOGALES je $29.265,00 09420 1905 Inf-Tex ENERO. VIC nore Be 637620. so8i4 1302, Inf-Tes_ ENERO. PROGRESISTA. «CABORCA. =e 1539.00 69815 1601 InfTen ENERO. PIMA Pasa He 4701340 89416 2008 ink Ten ENERO. —«CAMPOT7.—O.CONSTITUCION He ‘70820 9817 2001 Ini Tee, ENERO PUEBLO YAQUI @.CONSTITUCION Be 57200 eae 2005 ink Tes. ENERO. MILTAR-—O.CONSTITUCION Be 886.68 9019 2208 in Tee. ENERO. TEOCA YECORA Bie 908,50 9420 1303 Inf-Tes. ENERO. ORIBEDEALDA CABORCA =e 2059.96 s5e2 1812, tofTee. ENERO. BENIAMINTLL URIS Be 268400 sez2 2105 isk Te ENERO _LAQUENA, yocom Be 80.20 9420 2205 Int Tes ENERO.” ONAVAS vyecors Be 44020 snane 1202 taf-Tex ENERO. AV. 20 APSON Be 678000 #9625 1915 tnfTex ENERO. VILABONITA © 0.CENTRO. Be 7187.00 99627 1813, Inf-Ten ENERO. LA ESTACION oR Be 2.87.80 89628 1505 Inf-Ten. ENERO RONNY.CAMACHO —QUAYMAS. Be 1514160 99429 2101 nites. ENERO. TESOPACO = TESOPACO. «Re. «14.49020 80430 1802 InfTes. ENERO LOMASNOGALES “NOGALES e,=—19.730.0 9401 1905 tnf-Tex ENERO NORTE. NORTE Be © 980196 9902 180 taf Ten ENERO. URSULDGALNAN —GUAYMAS Be 20000 99439, 180 tnf-Tes. ENERO TAPIROS NOGALES Be 650892 85904 2007 in. Tes, ENERO. —LIBERTADO.CONSTITUCION Be 10 508.28 nes, 1205 Inf Tex. -ENERO.—_-NACOZARI ‘Arson Be 4786.48 65436 sir67an.64 14110005 (COL BPA 2/9 ENE Be $5487.68 8687 1182002 (COL. BPM FEU 2/Q ENE Bie 2769.17 69438 8.25688 ‘SUMA TOTAL RELACION DE VALORES 1185.039,49 3.- Una vez que se ha concluido la relacién de valores, se captura en el sistema de caja cada uno de los informes listados, creando primeramente un diario nuevo antes de la captura, Por cada informe de diezmos y ofrendas que es enviado por las iglesias se imprime un recibo en original y copia, el original es enviado a la tesoreria de la iglesia y la copia queda anexada en la péliza de captura. 4REEL REESE ORLEANS fyso 4 aon Pareontite sone TEL 496-70 ¥ 775 4cYa que se ha terminado la cuptusa de la rclacion de valores, la cuenta de caja general aparece con saldo deudor por el monto total de la misma, enseguida se hace la cancelacién de caja afectando la cuenta de bancos contra caja general, de esta manera queda en cero caja general ¥ se reconocen todos los ingresos lldmense diezmos, oftendas 0 algin otro ‘pago en especial. 5. Bn el sistema de Contabilidad, diariamente se registran todas las polizas de Cheques y de Diatio, al término del dia se afectan las cuentas ¥y se verifican los saldos por medio de un balance general, esto 9 hace con la finalidad de ir conociendo la situacion financiera de la Asociaci6n. Enseguida se presenta un estado de Ingresos y Egresos al $1 de Enero del 2004. 2ESTADO DE INGRESOS ¥ EGRESOS ‘AL 31 DE ENERO DEL 2004 Ingres Diezmos iglesias Donativos y Primicias (Otros Ingresos ‘Aprop, Evangelismo y Proyectos ‘Suma Total de Ingresos ‘Sueldos y Gastos de Obreros Manutencion . Subsidio Ilesias Reembolso Medico ‘Administrativos y Generales Luzy Agua Papelera y Art. De Oficina Portes y Envios Teléfono Limpieza y Aseo Porcontafe Diezmos Otros. Gastos. 10% Union 10% Division 38% Fondo de Jubilacion 1% Campos Nuevos Reunion de Planeacion y Penaria Bvangelismo [Material sin Costo Suma Total de Fgresos Remanente Neto $316,000.00 1,300.00 4200.00, 11,000.00, $833,360.00 ‘50,460.00 1,696.00 885,516.00 1,120.00 ‘342,00 220.00 3,142.00 1325.60 85,150.60 $31,600.00 31,600.00 110;600.00 23,160.00 $176,960.00 1,250.00 8,380.00 1,624.00 $11,254.00 {$332,700.00 $278,880.60 $53,819.40‘A continuacion se presentaran algunos gastos generados durante el mes de enero. 1L- Se pagé recibo telefénico a Telmex, correspondiente al consumo del mes de Diciembre del 2003 por la cantidad de $ 3,142.00, recibo de Luz por $ 1,120.00 y Papeleria por $ 342.00 ‘Teléfono offcinas Admvas $3,142.00 Lazy Agua 1,120.00 Papeleria y Art. De Oficina, 342.00 Banamex Cta. 752889-8 $4,604.00 2.- Se envi6 materiales sin costo a las iglesias del distrito de Cd. Obregon Constitucién por un total de $ 1,624.00 y pago de flete por $ 220.00 Material sin Costo 8 1,624.00 Portes y envios 1220.00 Banamex Cta. 752889-8 $1,844.00, 3.- Se pagé renta del Auditorio del Estado para conferencias Evangélicas por la cantidad de $ 4,500.00 por una semana, Gastos de traslado del orador por $ 1,880.00 y Gastos de publicidad por $ 2,000.00 Evangelismo $8,380.00 Banamex Cta, 752889-8 $8,980.00 4.- Se compré materiales de Limpieza a la Abarrotera Cons por un total de $ 326.60 Limpieza y Aseo $326.60 Banamex Cta. 752889-8 $226.60 “5.- Se pagé el 50% del saldo deudor que se tenia con la organizacion Superior siendo este un total de $ 222,720.90 Union Mexicana del Norte $111,360.45, Ranamex Cte. 7528808 $111,960.45 6. Del saldo deudor que tenia en la cuenta de empleados el Sr. José Lopez Robles, aboné a nuestra cuenta la cantidad de $ 8,525.98, quedando un saldo deudor de $ 5,000.00 para liquidarlo totalmente en el mes de febrero. Banamex Cta. Bie $8,525.98 Empleados José Lopez R. $8,525.98 ‘7 Enviamos informe de Diezmos y Ofrendas a la Organizacién Superior por un total de $ 176,960.00 10% Union, $31,600.00 10% Divisién 31,600.00 35% Fondo de Jubilacién 110,600.00 1% Campos Nuevos 3,160.00, Organizaciones Superiores $176,960.00 Organizaciones Superiores $176,960.00 Bancos Cta. 752889-8 $176,960.00 8.- Se pagé nomina del mes de Enero a empleados por una cantidad total de $ 77,820.00Manutencion, $33,360.00 ‘Subsidios Iglesias 44,460.00, Bancos Cta. 752889:8 77,820.00 9.- Se pagaron saldos deudores que ‘se tenian con los empleados Guillermo Méndez M. $ 4,017.02 y también con el Ptr. Jubilado Santiago Gomez Pérez por $ 7,254.00 Empleados "$4,017.02 ‘Guillermo Méndez M. Jubilado 7,254.00 Santiago Gomez Perez Bancos Cita. 752889-8 $11,271.02 10.- Se reembolsaron gastos médicos al Ptr. José de Jess Gomez, por una cantidad de $ 1,696.00 Reembolsos Médicos $1,696.00 Banamex Ct. 752889-8 $1,696.00 LL.- Se pagaron informes de viajes a pastores de la Junta Directiva de la Asociacién por un total de $ 1,250.00 Reunién de planeacién $1,280.00 Banamex Cta, 752889-8 $1,250.00 12.- Recibimos donativo de Organizacin Superior, para gastos de Evangelismo y Proyectos por $ 11,000.00 Banamex Cta, 752889-8 $11,000.00 ‘Apropiacién Evangelismo y Proyectos $11,000.00VGLESIA ADVENTISTA SEC, NOROESTE acto ‘AcTvo CORRIENTE can eaxncos AHORROS [BANCO NACIONALES. ‘CUENTAS POR COBRAR INsTTUCIONES: EMPLEADOS . |ASOCIADOS DE PURLICACIONES oiversos (QUENTAS POR COBRAR, INVENTARIO PAGOS ADELANTADOS, TOTAL ACTIVO CORRIENTE Acro FUG Muebucs ¥ EQUIPO DDEPREC. ACUMMUESLES Y EQUIPO TOTAL ACTIVO FLUO TOTAL ACTIVO PANO PASIVO CORRIENTE ORGANZACIONES: INSTTUCIONES: rversos FoNDOs coNFADOS: TOTAL PASIVO CORRIENTE TOTAL PASO, caprraL, BALANCE PERIODO ANTERIOR INCREMENTO ALA FECHA TOTAL PASWO + CAPITAL ‘BALANCE GENERAL [AL31 DE ENERO 2004 + 400000 6125150 a7g0es7 288.7009 788.00 500000 7671 05,789.00 2105.98 2153602 $240401.90 130,86076, saniaeoas 5000.00 11025000 9532801 20109036, sasieaar arama eo 00460607 srisess0s $751 90026, $028.91057 se20esnen seansaco