Siigo TEMPLATES Qué es un Template? £1 template es un formato que se define en Excel con el disefio en el cual se desea imprimir un documento o algunos formatos como certificados de retencién extractos de cuenta, circulares de cobro, entre otros; en estos disefios es posible incluir logos, imagenes, también es posible seleccionar €l tipo, color y tamafio de letra a utilizar de acuerdo a las necesidades de cada empresa, Qué aspectos se deben tener en cuenta para disejiar o modificar un Template? Los aspectos a tener en cuenta para elaborar un Template son: 1. Para disefiar elaborar e imprimir los Templates es necesario que el computador tenga instalado Microsoft Office. 2. Estar actualizado en la itima versién de SIIGO Windows. 3. Tener copia de seguridad del directorio de la empresa sobre la cual se va a disefar el ‘témplate (Ejemplo. SIWI01). 4, Para disefiar un témplate es necesario que el usuario ya tenga definido el formato en Excel para de esta forma poder asignar con mayor facilidad y rapidez las variables en la ubicacién (FILA y COLUMNA) correspondiente, 5. Enel directorio de programas es decir, en SIIGO Windows es necesario que se encuentren los archivos 2120 - 2123 = Z12101 y 212201 cada uno de ellos con su correspondiente archivo indexando 0 IDX. a Raw = tenes Te a] beste Donate Tanta THRESH ASE gure ahr ere ase as ma goAT ae ae gua Taser SOLER aR 3B ments ace Is) Fale a here Bag TESLA ate Bh ie nas ym seat ae ME comraae ai Samy pag E/E ASeR gure er Si aol) Damas nym totm ae sear (“port Los archivos 212101, Z12101.1DX, 212201 y 212201 ,DXcontienen la definici6n de los templates GENERICOS, estos se pueden renombrar como: Z12101 se renombra como Z121 712101 idx se renombra como Z121.id« 212201 se renombra como Z122 712201 idx se renombra como Z122.idxSiigo 6. En el directorio de programas es decir en SiIGO Windows se encuentra un directorio llamado TEMPLATES y dentro de el se encuentran todos los formatos genéricos entregados en el software, pris + ceubnitiay » shown» tovfor =e “ie Facets ere = tone TWORIIESES AH Farber Bosna Ye NOCHIESS AM Fasladeeet (Eireann ‘ejgeai2saan restadeneeet om ‘ejgeniesasan reutademcet a altnins LeIRENIESI4AN PeuaoeNet ‘20H 7 Bcaene NORHLSS AM Fnstadeeet en ote Ie)gGnI2SBEON Fasladeneet a Efenre Tejggaiesaan restnceneet 2 TW)9e012558 OH FeradoMect ae eMe01258 AM Festadecet we LelQRaIES OM Fnslademeet ze Ipymoate2eem rartacenoeet. 208 LeIRNIESHGAH PealaoeMet 08 Importante: La ruta donde se encuentra el directorio de programas (SiIGO Windows), depende del sistema operativo y si este se encuentra en Espaiiol o Inglés, estas pueden ser: + Méquinas de 328i Y CAArchivos de Programa\lnformatica y Gestion S.ASSIIGO Windows ¥ CiProgram Files (x86)\nformatica y Gestion S.A\SIIGO Windows + Maquinas de 64 Bits: ¥ CAWchivos de Programa (x86Nnformaticay Gestion S.ANSIIGO Windows \ ¥ CProgram Files (x86N\nformética y Gestion S.A\SIIGO Windows 7. Enel directorio de la empresa, es decir, en SilWinn (donde nn corresponde al nimero de la empresa) es necesario copiarlos archivos 2120 ~ 2121 ~ 2122 y Z123 de SIIGO Windows, cada uno de estos archivos tiene su correspondiente archivo indexando 0 IDX.(Ditcsaso cane 30m (Daxzasusoane comseotesn unease ceuse0360 Tore Importante: El contenido de los archivos es: + 2120: Contiene la lista de campos disponibles para disefar un formato. = 2121: Almacena la informacién general del formato diseriado. + 2122: Almacena la informacién detallada y por campo del formato disefiado. + 2123: Almacena la informacion que encadena los formatos diseftados a los documentos. 8. En el directorio Ia empresa es decir en SiiWinn (donde nn corresponde al numero de la ‘empresa) se encuentra un directorio llamado TEMPLATES y dentro de el estan todos los formatos genéricos entregados en el software. Geawas nasty + Samy 18 ‘SQGDEESEAR Hales lggnssian Fanleseteet we peat wines Ferledeticat oe wi9eIeSAN Feast a (ann Woveasacnan ana atke, se Scenes Iinniessean rissa. a Stine igenzs0an Aaee moet Be inne inenzs0an alae moet Be lggnessian Hanleseteet a woes Sa Fees Be wi9eIeSAN Feast ea 9, Es necesario que el usuario tenga disefiado en Excel el formato de acuerdo a las necesidades especificas y este debe ser guardado en la carpeta de templates, que se encuentra en el directorio de la empresa; este diserio seré guardo en plantilla de Excel o formato XLT. GufasCCASIIWIOT\TEMPLATES\Modelo Factura Bodega Bogota XLT [oo ooo 3 Sk mw settee oS B(> 3 Bi Pw ALI ER aero mI cute ormee gle waerommnen STO ce Sol oats —— 5 ES eran i : slime apnea a ‘cae Importante: SIIGO trae para cada documento formatos previamente definidos pero NO se recomienda su utilizacién, por ello es necesario crear un formato propio; es posible tomar como base los genéricos del programa pero realizando copia del archivo .XLT, cambiando el nombre del mismo y copiando el disefio del formato 001 al 002. 10. £1 documento al cual se le va a asociar 0 definir un Template NO debe tener asignado generador de documentos oformatos minerva en laparametizacion del documento. zCudles son las formas queexisten en SIIGO para elaborar un Template? En el programa existen dos formas de elaborar los templates, las cuales se describen a continua 1. La primera opcién es realizar una copia al Formato No 001 (Formato Default del programa) en el formato 002 y luego realizar las correspondientes modificaciones de los campos de acuerdo a las necesidades especificas del usuario 2. La segunda opcién es disefiar desde ceros el template; para ello el usuario debe tener previamente diseniado en Excel el formato con los logos margenes, campos. tipo y tamaiio de letra, entre otros; todo esto para poder relacionar las variables en el formato. Importante: Cuando se diseria desde ceros un template, este siempre se debe asociar en un formato diferente al 001 (Formato Default del programa) y se puede utilizar del formato 002 en adelante.Siigo ¢Cudles laruta para definir o modificar un Template? Para definir 0 modificar un Template se puede utilizar el buscador de mend con el icono ingresar por la ruta: Paramettizacién ~ Formatos de Excel Alingresar. Bee > Parametizaciin ya alli se habilitan las siguientes opciones: Poet one a eased Buscar|’"-#t ak.3 > Parametizacn een 1, Mantenimiento formatos de Excel: En estaopcién se selecciona el tipo de documento 0 certificado para el cual se le va a diseriar el |témplate, al ingresar a esta opcién sehabilta la siguiente ventana: GufasSiigo seth. as G mM ee) a To deracae =] ramoninero = enero Tope pike ee te sme deLbese [meri [mer cone al are ate [mms [con , | Dido ater prn accor Allies necesario definir los siguientes parémetros: + Tipo de formato: Seleccionar el documento 0 formato al cual se le va a modificaro disefiarel témplate + Formato niimero: Digitar el numero de formato con el que se va a asociar el documento seleccionado, aqui es necesario digitar un nimero entre 002 a 999, el cédigo 001 esté asociado al formato esténdar Important El formato 001 siempre viene parametrizado por defecto, este es un formato esténdar que maneja el programa y se recomienda no utilizarlo + Deseripcién: Digitar un nombre corto que permita identificar fécilmente el formato 0 documento que se va a diseriar. ‘+ Template: Incluir el nombre exacto con que se guards el témplate en el directorio templates que se encuentra en la empresa desde la cual serd utilizado, el archivo debe manejar extension XLT Ejemplo: Modelo Factura Bodega Bogotaxlt Los siguientes datos se digitan verificando los campos definidos con anterioridad en la plantila de Excel Gufasee ceed Fanevn “eee | igina: Corresponde al tamario completo de la plantilla definida en Excel para el formato o documento que se va a elaborar, alli es necesario digitar el ntimero de la itima fila la letra de la titima columna definida en la plantilla de Excel Area de detalle: Corresponde al cuerpo del documento en donde se encuentran los campos repetitivos o secuencias: all es necesario digitar el numero de la primera y titima linea al igual que la letra de la primera y ultima columna del rea de detalle Después de definir estos campos el sistema permite insertar las variables en cada drea segiin corresponda a: Encabezado, Detalle o Pie, para ello se habilita la siguiente ventana: Hawa Aa Ap BA) x Ez ic = =e a Fl tongnt fF asinae Frater ll Encabezado: Corresponde a todos los datos e informacién que se ubica en la parte superior del formato 0 documento, generalmente van los datos del tercero y/o de la empresa; se ubica antes de la linea de detalle y no se asignan campos repetitivos GufasSiigo Bal x) + a tergnat [Em ft tre -——_4 Allies necesario definir los siguientes campos: ‘+ Ubicacién: Incluir la letra de la columna y el digito de Ia linea en la cual se ubicara la variable en elformato odocumento de acuerdo ala plantilla definida + Linea Compuesta: Esta campo hace referencia cuando en una misma celda de Excel se va a insertar més de una variable de SIGO. Fjemplo: EI campo de vencimientos incluye una serie de campos que al imprimir separadamente ‘ocuparian mas columnas, estos son DIA Vencimiento / MES Vencimiento / ANO Vencimiento. + Campo: Seleccionar esta casilla permite asignar la variable que se requiere asociar, siendo posible realizarla busqueda de lalista de variables disponibles. Fee uratoacorouest secre ‘ oteSiigo + Label: Al seleccionar esta casilla el sistema ubica el cursor en el renglén de label para digitar all la observacién; este seré un dato fijo que siempre saldra impreso en eltémplate. Paco SRS A Bw x! tongs [sen Format te eene [eel Importante: Las casilas de Campo y Label son excluyentes; salvo cuando se marca que es tuna linea compuesta, pues allel sistema permite la inclusién de los dos en la misma linea y columna, id — Decimales: Hl sistema trae por defecto el nimero de caracteres definido por SIIGO para cada variable, alli es posible disminuir sus posiciones pero en inguin caso es posible aumentar. Si el campo es numérico se pueden incluir decimales o si el campo es de fecha es posible seleccionar el formato a utilizar. se Laat FO | [tems Fame Fate re SS b. Detalle: Corresponde al érea donde se encuentran los campos repetitivos y corresponde a las secuencias del documento; alli también es posible incluir formas de pago y vencimientos y observaciones adicionales, estos campos el programa permite asociaros en columnas definidas en la plantilla de Excel y en secciones, GufasSiigo Allies necesario definir los siguientes campos: + Ubicacién: Incluir la letra de la columna y la seccién a la cual pertenece la variable en el formato 0 documento de acuerdo a la plantilla definida. La descripcién de las secciones y a que tipo de variable corresponde se describe a continuacién: ‘CAMPO ‘COLUMNA A UTILIZAR ‘SECCION A UTILIZAR Repetitivas | Columna ( La correspondiente al formato definido por el] Seccion 1 usuario) Vencimientos | Columna ( La correspondiente al formato definido por el | Seccion 2 usuario) Comentarios | Columna ( La correspondiente al formato definido por el | Seccién 3 usuario) Pasan. Columna { La correspondiente al formato definido por el | Seccion 998 usuario) Vienen.. Columna { La correspondiente al formato definido por el Seccion 999 usuario) + Linea Compuesta: Esta campo hace referencia cuando en una misma celda de Excel se va a insertar mas de una variable de SIGO. Fjemplo: EI campo de vencimientos incluye una serie de campos que al imprimir separadamente ‘ocuparian mas columnas, estos son DIA Vencimiento / MES Vencimiento / ANIO Vencimiento. + Campo: Seleccionar esta casilla permite asignar la variable que se requiere asociar, siendo posible realizarla busqueda de la lista de variables disponibles. Co ee [rismenirmes: [mmm Meco ors — + Label: Al seleccionar esta casila el sistema ubica el cursor en el renglén de label para digitar alli la observacién; este seré un dato fijo que siempre saldré impreso en eltémplate, Gufas— Nem tte | tar —— Importante: Las casillas de Campo y Label son excluyentes; salvo cuando se marca que es tuna linea compuesta pues alli el sistema permite la inclusién de los dos en la misma linea y columna, + Longitud - Decimales: El sistema trae por defecto el nimero de caracteres definido por SIIGO para cada variable, alli es posible disminuir sus posiciones pero en ningun caso es posible aumentar. Si el campo es numérico se pueden inclu decimales ‘OBSERVACIONES GENERALES 1. En el detalle del documento es posible incluir la variable 54 ~ Comentario, para ello es necesario definir la columna en la cual se desea visualizar la observacién al momento de la impresion y se asigna en la seccién 3, su parametrizacion serd de la siguiente forma: Sr GufasSiigo Una vez definido este campo el sistema permite que al momento de la impresién del documento los datos que se digiten en la siguiente ventana salgan en la impresién con el template. Ee Oem Importante: Si en la definicién del Template no se asocia la variable 54 - Comentario, la informacién que se digite al momento de la impresién en la ventana anterior no se visualizara en la impresién del documento. 2. Para el manejo de PASAN y VIENEN en el Template se hace necesario asociar estas dos variables en el detalle del documento: CONCEPTO A ‘COLUMN, ‘SECCION | CAMPO DEFINIR ‘Columna (En Ta que el usuario requiera la] 998 998 Pasan. visualizaci6n_de la palabra PASAN) Columna (En 1a que ef usuario requiera la [999 399 Vienen, visualizacién_de la palabra VIENEN) Un ejemplo de ello seré: a — x. SE = GufasSiigo Corresponde al area final del documento 0 pie de pagina; aqui generalmente se asignan los conceptos, valores y porcentajes de los impuestos, los valores antes y después de impuestos y valores een letras, también observaciones generales y resolucién de la DIAN, entre otros. Estas variables se ubican después de la linea de detalle y no se asignan campos repetitivos. Estos campos el programa permite asociarlos en columnas previamente definidas en la plantila de Excel, allies necesario definir los siguientes campos: :. Pies SE By xi + Ubicacién: Incluir la letra de la columna y el digito de la linea en la cual se ubicara la variable en elformato odocumento de acuerdo ala plantilla definida. + Linea Compuesta: Esta campo hace referencia cuando en una misma celda de Excel se va a insertar mas de una variable de SIIGO. Fiemplo: La informacién del nimero de resolucién de facturacién incluye una serie de campos que al imprimir separadamente ocuparian més columnas. Estos pueden ser: Ntimero de Resolucién / Aprobado en: / Prefijo / Desde el Numero / Hasta el Numero Campo: Seleccionar esta casilla permite asignar la variable que se requiere asociar, siendo posible realizar la busqueda de la lista de variables disponibles. Gufascomers fF tm came Biol ml) os espe ma patoecr ~ camo Deoertn Label: Al seleccionar esta casilla el sistema ubica el cursor en el renglén de label para digitar alli la observacién; este seré un dato fijo que siempre saldré impreso en eltémplate, tomatoe [eres Fmt et a Importante: Las casillas de Campo y Label son excluyentes; salvo cuando se marca que es tuna linea compuesta pues alli el sistema permite la inclusién de los dos en la misma linea ycolumna, GufasSiigo + Longitud - Decimales: Hl sistema trae por defecto el numero de caracteres definido por SIIGO para cada variable, alli es posible disminuir sus posiciones pero en ningin caso es posible aumentar. Si el campo es numérico se pueden incluir decimales. ‘OBSERVACIONES GENERALES 1. Si en la impresién de la factura de venta se requiere visuaizar la informacion digitada en ‘campo “Mensaje Fijo Factura’ es necesario en la definicién del template en el pie de pagina incluir la variable 88 - MENSAJE FUO 1, para ello es necesario digitarla columna en la cual se desea visualizar el mensaje. SE Save Sines ass Bal x) +l Bie mt © hate © ue Lavet LO sot JED te Frat _— OBSERVACIONES GENERALES PARA ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA 1. El témplate puede manejar campos digitados, es deci, al momento de enviar la impresién de documentos el programa permita capturar y digitar algtin tipo de informacién para que se visualice solo en la impresién; estos campos solo aplican para el encabezado o pie de pagina del formato debido a que no son campos repetitivos, pueden ser campos de tipo Texto, Numeérico 0 Fecha; los datos digitados no pueden ser de tipo formula El sistema permite que la informacién capturada en el momento de la impresién se almacene para posteriores impresiones. Importante: La factura de venta no permite la inclusiéin de campos digitados, este documento es el inico que maneja campos libres. Los pasos a seguir para hacerincluir campos digitados son: ‘= En la definici6n del template, digitar la columna y linea (SOLO EN ENCABEZADO Y/O PIE DE PAGINA) donde se requiera incluir el campo digitado y llamar la variable correspondiente GufasSe tc eae de ste ob Ai Soe Ho Aus Be) | =| + Al seleccionar cualquiera de las variables de campo digitado, el programa ubica el cursor en la descripcién del Label para alli digitar el nombre o identificacién del campo, asi como la longitud y si corresponde a fecha permite seleccionar el formato a utilizar para campos de este tipo + Luego al momento de enviar la impresién del documento al cual se le definis el template, el sistema habilita una ventana con el nombre del campo digitado, para ingresar alli el dato (numérico o alfabético) seatin la asociacién realizada en la definicién del campo. Listado formatos de Excel: Este informe permite listar por Tipo de documento las variables que se han asignado a cada formato, su posicién, en que area quedaron asignadas, si son ono campos repetitivos, entre otros. GufasSiigo Copia formatos de Excel: El sistema permite copiar el template definido para un formato a otto; al ingresar a esta opcién se habilta el siguiente mensaje informativo: Para Formate: Default Puede copia os archivos Fuente } [e12101,212101 id ,212201 212201 id] a la carpeta S:SIIWI99 1 roala Ta copia co los Fermatos que desee actuslear ala actual emorese Alli el programa indica el proceso a realizar cuando el usuario ya tiene formatos o templates elaborados y es necesario actuaizar los archivos por variables © mejoras que se incluyen en el programa, Sequido el sistema habilita la siguiente ventana [0 TES BIE4 ome F © somata © yor oom ‘ee deforma eed - a En ellaes necesario incluir los siguientes campos: + Empresa: Corresponde al niimero de empresa donde se encuentra el formato ya creado y que se desea copiar. + Formato default: Corresponde al formato que trae por defecto el sistema en los documentos ‘que manejan templates, en todo tipo de documento donde se relaciona un témplate el formato Default siempre es elnimero 001 + Formato de usuario: Seleccionar esta opcién si el formato del cual se desea copiar las variables corresponde aun formato creado por el usuatio. + Tipo y ntimero de formato: Se digita el tipo y ntimero del formato del documento del cual se desea realizar la copia del témplate. + Destino: Seleccionar el tipo y ntimero del documento sobre la cual se va a realizar el copia del formato del Template. GufasAlingresar a esta opcién se habilitara la siguiente ventana $i arciivo Ayuda a Q © Hantenimiont! © tenprienir Selecelene Marteninientao mpriit ‘+ Mantenimiento: En esta opcién es posible realizar la asociacién del témplate parametrizado ‘aun documento especifico, para esto el sistema solicita la siguiente informacién: Bel Archivo Bisqieds Ayuda) B| al x | Documenta: Tipo [Fo Fes Comprobarte Tia Formato ‘po de Formato ee | Himero a Nemaco de Formato Y Documentar El sistema permite realizar la busqueda del Tipo y Numero del Tipo de ‘Comprobante al cual se le va a asociar el template, esta busqueda se puede realizar con la i) tela fnconF20con econo #8 Y Formato: El sistema trae por defecto la descripcién del tipo de documento y en numero es necesario asignar el niimero del formato que previamente se definié en la opcién de Mantenimiento formatos de Excel. + Imprimir: En esta opcién el sistema permite seleccionar un tipo de documento en especial, tun rango © todos los tipos de documentos con que cuenta el programa y con ello genera un informe en vista preliminar, pantalla o Excel de los niimeros de los formatos definidos y a que tipo de documento estan asociados GufasCyipte re Listado Campos para Formatos a Excel: En esta opcién es posible generar el listado de todas las variables que se encuentran en el programa para definir el template; su objetivo es dar a conocer con claridad las variables disponibles para cada documento debido a que no todas las variables funcionan en todos los documentos; al ingresat a esta ‘opcién el sistema permite seleccionar si requiero la informacion de todos los formatos 0 de uno ‘especifico; el informe se puede generar impreso, en vista preliminar o Excel, Gufas