PENGURUSAN MESYUARAT

Prosedur Mesyuarat Agung

1.

Mengedar surat panggilan/ notis Mesyuarat Agung kelab/persatuan sekurangkurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.( Disediakan oleh setiausaha
Penaja Kelab/Persatuan)

2.

Dalam surat tersebut mengandungi:

2.1. Agenda Mesyuarat Agung
a. Pelantikan Pengerusi Sementara
b. Pelantikan Pencatat Sementara
c. Pemilihan Ahli Jawatankuasa
d. Pemilihan Juru Audit
e. Ucapan Penangguhan.

Prosedur mengendalikan Mesyuarat Agung dan Pelantikan Pengerusi Sementara

dan Ahli Jawatankuasa
1.

Pemilihan Pengerusi dan Pencatat Sementara

Seorang ahli mencadangkan seorang pengerusi sementara dan pencatat
sementara dikalangan ahli untuk mengendalikan mesyuarat ( pengerusi
sementara ) dan ada sokongan.

2.

Pengerusi Sementara mengendalikan mesyuarat tersebut.

-

Pengerusi Sementara meminta ahli ahli mencadangkan nama/calon untuk

jawatan :
i.

Pengerusi

ii.

Naib Pengerusi

iii.

Setiausaha

iv.

Naib Setiausaha

v.

Bendahari

vi.

Ahli

1.
2.
3.
4.
5.
6.

3. Penyerahan majlis (Mesyuarat Agung) kepada Pengerusi dan AJK yang dilantik.
3.1

Pengerusi dan AJK Tetap mengambil tempat masing-masing.

3.2

Pencatat menyerahkan catatan berhubung dengan perjalanan mesyuarat

agung kepada setiausaha.

4. Ucapan penangguhan.
4.1.

Pengerusi baru mengucapkan terima kasih diatas perlantikan tersebut

dan berazam akan menjalankan tugas dengan baik serta mendapat
kerjasama dari semua ahli.

4.2.

Ucapan daripada ahli jawatankuasa-ahli jawatankuasa yang lain (jika

ada).
Majlis (mesyuarat agung) selesai.

Pengurusan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kelab dan Persatuan

Contoh Surat Panggilan:
Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu.
8591349

No. Tel

: 09-

Ruj. Kami : SKSI

06/01/01(2)
Tarikh
Februari 2005
Sdr Razak bin Salleh
Sdr Wan Nawi bin Wan Ngah
Sdr Fadli bin Muda
Sdr Haron bin Musa
Sdr Wan Mahadi bin Mohd Salim
Sdr Johari bin Mohd Noor
Sdr Mohd Jailani bin Zakaria
Sdr/Sdri.,

: 10

Pengerusi
Naib Pengerusi
Setiausaha
Bendahari

MESYUARAT JAWATANKUASA PERSATUAN BAHASA MELAYU KALI PERTAMA

SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN iSMAIL, KEMAMAN, TERENGGANU.

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa satu Mesyuarat Jawatankuasa

Persatuan Bahasa Melayusekolah ini akan diadakan pada 16 Februari 2005,
hari Rabu, jam 2.30 petang dan bertempat di kantin sekolah.

2.

Agenda mesyuarat adalah seperti berikut :

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6

Ucapan Pengerusi
Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
Perkara-perkara berbangkit
Laporan Kewangan
Penubuhan Jawatankuasa Biro
Hal-hal lain

3.
Sehubungan itu, sdr/sdri dengan hormatnya dijemput hadir ke mesyuarat
tersebut.

Sekian, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

Saya yang menjalankan tugas,

(FADLI BIN MUDA)

Setiausaha Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,

Kemaman,Terengganu.

s.k.
1. Pendaftar Kelab & Persatuan
2. GPK Kokurikulum
3. Guru Penasihat tuan dijemput hadir

Contoh Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kali 1

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Persatuan Bahasa Melayu

Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail, Kemaman, Terengganu.
--------------------------------------------------------------------Tarikh :
Hari :
Masa :
Tempat :

16 Februari 2005
Rabu
2.30 petang
Kantin Sekolah

Kehadiran :
Sdr Razak bin Salleh
Sdr Wan Nawi bin Wan Ngah
Sdr Fadli bin Muda
Sdr Haron bin Musa
Sdr Wan Mahadi bin Mohd Salim
Sdr Johari bin Mohd Noor
Sdr Mohd Jailani bin Zakaria
Sdr Fauzi bin Abd Rahman
Sdr Yahya bin Mahat
Sdri Nadihah bt Mat Ail
Sdri Zarina bt Zainun
Sdri Siti Zulaila bt Rahman
Turut hadir :
En Ramli bin Pit -GPK Kokurikulum
En Aminuddin bin Bakar Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu
En Norhisham bin Abd Rahman Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu
Pn Wan Asmawati bt Wan Muda Guru Penasihat Persatuan Bahasa Melayu

Agenda
1

Perkara
Ucapan Pengerusi.

Tindakan

1.1 Mesyuarat dipengerusikan oleh Sdr Razak bin Salleh.

makluman
1.2 Memulakan mesyuarat dengan bacaan surah alfatihah
dan mengalu-alukan kehadiran semua ahli dan
mengucapkan terima kasih di atas kehadiran En Ramli
bin Pit selaku GPK Kokurikulum dan En Aminuddin bin
Bakar selaku guru penasihat persatuan ini.
2

Mengesahkan minit yang lalu.

2.1 Sdr Haron bin Musa mencadangkan minit mesyuarat yang
lalu untuk di sahkan dan disokong oleh sdr Johari bin Mohd
Noor.

makluman

Perkara

Tindakan

Agenda
3

Perkara-perkara berbangkit.
- Tiada.

Laporan Kewangan.
4.1 Sdr Harun bin Musa membentangkan Penyata Kewangan.

makluman

4.2 Sdri Zarina bt Zainun mencadangan penyata kewangan

yang lalu untuk disahkan dan disokong oleh Sdri Siti Zulaila bt
Rahman.
5

Penubuhan Biro-biro.
5.1 Pengerusi minta cadangan daripada ahli untuk penubuhan
biro-biro dalam persatuan tersebut.
5.2 Sdr Haron bin Musa mencadangkan penubuhan Biro
Lawatan dan Sdr Wan Mahani bin Wan Salim menyokong
cadangan tersebut.

Makluman

5.3 Sdr Haron bin Musa juga memaklumkan bahawa

penubuhan
Biro
Lawatan
amat
perlu
untuk
memperkembangkan idea dan pengalaman-pengalaman baru
kepada ahli-ahli persatuan.
5.4 Majlis sebulat suara bersetuju dengan penubuhan biro
tersebut.

Sdr Haron bin Musa

Sdr Nadihah bt Mat

5.5 Sdri Nadihah bt Mat Ail mencadangkan penubuhan Biro

Kebajikan dan Sdr Fauzi bin Abd Rahman menyokong
cadangan tersebut.

Ail

5.6 Sdri Nadihah bt Mat Ail menjelaskan bahawa biro

kebajikan amat perlu untuk menjaga kebajikan ahli-ahli
persatuan.
5.7 Majlis bersetuju dengan penubuhan biro berkenaan.
5.8 Pengerusi mencadangkan Sdr Haron bin Musa menjadi
Ketua Biro Lawatan dan Sdri Nadihah bt Mat Ail menjadi
Ketua Biro Kebajikan dan majlis sebulat suara bersetuju
dengan cadangan tersebut.
6

Hal-hal lain.
6.1 En Ramli bin Pit selaku Guru Penolong Kanan
Kokurikulum mengucapkan syabas dan tahniah kepada
semua ahli jawatankuasa kerana dapat menjalankan peranan
dan tugas masing-masing semasa bermesyuarat.
6.2 Beliau juga berharap agar semua ahli persatuan dapat
menjalankan tugas masing-masing dengan baik agar aktiviti
persatuan boleh dilaksanakan dengan berkesan.
6.3 En Aminuddin bin Bakar selaku Guru Penasihat Bahasa
Melayu juga mengucapkan tahniah kepada semua ahli
jawatankuasa kerana berjaya mengadakan mesyuarat
tersebut.
6.4 Beliau juga menyarankan kepada semua ahli
jawatankuasa supaya setiap biro yang ditubuhkan itu dapat
menjalankan aktiviti khusus untuk kebaikan semua ahli.
6.5 Pengerusi juga mengucapkan terima kasih kepada Guru
Penolong Kanan Kokurikulum dan Guru Penasihat Persatuan
Bahasa Melayu di atas saranan dan nasihat yang amat
bermakna kepada semua ahli jawatankuasa dan juga semua
ahli persatuan ini.
6.6 Pengerusi mengakhiri mesyuarat tersebut dengan bacaan
surah al asy.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.30 petang.

makluman

Disediakan oleh,

Disahkan oleh,

(FADLI BIN MUDA)

Setiausaha,
Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu.

(RAZAK BIN SALLEH)

Pengerusi,
Persatuan Bahasa Melayu,
Sekolah Kebangsaan Sultan Ismail,
Kemaman, Terengganu.