Managementul timpului

Principiul lui Pareto regula 80:20

- 80% din rezultate sunt obinute n 20% din timp
- 20% din rezultate sunt obinute n 80% din timp
n urmtoarea sesiune vom trece n revist 10
dintre cele mai frecvente greeli n
managementul timpului

Managementul timpului
Greeala #1: Refuzul de a folosi o agend
/list de prioriti

Atunci cnd avem de ndeplinit foarte multe

sarcini, probabilitatea de a uita ceva important
este foarte mare
Soluia este s realizm o list cu sarcinile
importante pe care le avem de ndeplinit
Pentru ca lista s fie cu adevrat eficient, este
esenial s existe o prioritizare a sarcinilor
Cum?

Managementul timpului
Etape n realizarea unei liste de prioriti:
Pasul 1: Notai toate sarcinile pe care le avei de ndeplinit.
Dac sunt sarcini care presupun foarte mult timp, ncercai
s le divizai n subsarcini. n mod ideal, pe list ar trebui
s se regseasc activiti care necesit maxim 1-2 ore
pentru a fi realizate.
Pasul 2: Acordai fiecrei activiti un calificativ de la A
(foarte important sau foarte urgent) la F (neimportant sau
deloc urgent). Dac pe list se regsesc foarte multe
activiti cu prioritate nalt, acordai un calificativ inferior
celor mai puin importante.
Pasul 3: Rescriei lista n ordinea prioritilor (de la A la F)
Pasul 4: Afiai lista ntr-un loc vizibil i tiai activitile pe
msur ce le ducei la bun sfrit.

Managementul timpului
Greeala #2: Nedefinirea obiectivelor
Obiectivele sunt cele care ne ofer o destinaie ctre
care s aspirm, iar n funcie de ele putem gestiona
timpul i resursele necesare pentru a le atinge.
Etape n formularea obiectivelor:
1. Definirea scopurilor pe termen lung (ex.: 10 ani),
lund n calcul diferite dimensiuni: carier, bunstare
financiar, educaie, familie, hobby, atitudine, tonus
fizic, distracie, social etc.

Managementul timpului
2. mprirea scopurilor n subobiective
- Crearea unui plan de aciune pentru un interval
mai scurt (ex.: 5 ani, 1 an, 6 luni, 1 lun)
- Realizarea unei liste de prioriti
- Instrument: The Wheel of Life (Roata Vieii)

Managementul timpului
3. Formularea de obiective operaionale SMART
S specific
M msurabil
A abordabil
R realist
T ncadrabil n timp
Ex: Vreau s slbesc
vs
Vreau s slbesc 5 kilograme, urmnd un regim
disociat i un program de exerciii de 2 ori pe
sptmn, ntr-o perioad de o lun

Managementul timpului
Greeala #3: Neprioritizarea activitilor
Matricea Important /Urgent
Important acele activiti eseniale pentru ndeplinirea
scopurilor mele
Urgent acele activiti care necesit atenie imediat,
dar sunt de obicei subordonate scopurilor altcuiva
De obicei suntem mai preocupai de activitile urgente,
deoarece dac acestea nu sunt ndeplinite, consecinele
sunt imediate. Ceea ce e important e rareori urgent, iar
ceea ce e urgent e rareori important (Eisenhower)

Managementul timpului
Pasul 1: Realizai o list cu toate activitile pe care
dorii s le finalizai (sarcini profesionale, proiecte
personale, idei etc.)
Pasul 2: Acordai o not de la 1 la 5 fiecrei activiti,
n funcie de importana acesteia (msura n care m
ajut la ndeplinirea propriilor scopuri)
Pasul 3: Acum acordai o not de la 1 la 5 fiecrei
activiti, n funcie de urgena acesteia
Pasul 4: Plasai activitile n matricea Important
/Urgent

Managementul timpului
Important i urgent
- Activiti care trebuie executate imediat
- Activitile din aceast categorie sunt fie activiti
care nu au putut fi prevzute, fie activiti pe care
le-ai amnat pn n ultimul moment
- Situaia din urm poate fi evitat printr-o
planificare atent i prin evitarea amnrilor
- ncercai s pstrai n program o marj de timp
pentru activitile neprevzute

Managementul timpului
Neimportant i urgent
- Acestea sunt activitile care de multe ori ne
mpiedic s ne atingem scopurile
- Activitile din aceast categorie pot fi
reprogramate sau delegate altcuiva
Important i neurgent
- Activiti eseniale pentru atingerea scopurilor
noastre, dar pe care de obicei le amnm pn n
momentul n care devin urgente
- Este necesar s includem aceste activiti n
planificarea noastr

Managementul timpului
Neimportant i neurgent
- Aceste activiti ne distrag de la ndeplinirea
obiectivelor
- Pe ct posibil, ar trebui eliminate
- nvai s spunei NU
S recapitulm...

Managementul timpului
Matricea Important /Urgent

Managementul timpului
Greeala #4: Hoii de timp
- Evitai activitile care v consum timp fr s
v aduc vreun beneficiu sau v ntrerup
activitatea
- Ex: messenger, preluarea de apeluri telefonice
neimportante, verificarea frecvent a emailului,
acordarea de favoruri pentru diverse persoane
- Hoii de timp ne pot fura chiar i 2 ore pe zi!

Managementul timpului
Greeala #5: Amnarea sarcinilor pn n ultimul
moment
Tergiversarea este tendina de a amna sarcinile
importante n favoarea celor neprioritare, dar care ne
ofer mai mult plcere sau ne sunt mai confortabile.
De multe ori tergiversarea este nsoit de un sentiment
de vinovie, ceea ce face sarcina i mai
nspimnttoare
Cum luptm cu tergiversarea?

Managementul timpului
Pasul 1: Recunoate faptul c ai o problem
- i petreci cea mai mare parte a zilei efectund activiti
din coada listei de prioriti
- Citeti emailurile de mai multe ori, fr a decide ce
urmeaz s faci n privina lor
- Te apuci de o sarcin important, iar dup 5 minute simi
nevoia s bei o cafea /s iei o gur de aer /s suni un
prieten etc
- Pstrezi o activitate mult timp pe lista de prioriti, chiar
dac tii c e important
- Accepi cu uurin sarcini neimportante, la rugminile
altor persoane i i petreci timpul cu rezolvarea acestora,
n detrimentul celor de pe lista ta de prioriti
- Atepi s-i vin cheful pentru a te apuca de o sarcin

Managementul timpului
Pasul 2: Identific motivele tergiversrii
Ex.:
- Sarcina este una neplcut
- Dezorganizare (nu exist o list de prioriti)
- Te simi copleit de sarcin (prea mult, prea greu,
neclar etc)
- Perfecionism (nu m simt suficient de pregtit
pentru aceast sarcin)
- Eti indecis, nesigur c activitatea respectiv este
oportun

Managementul timpului
Pasul 3: Adopt strategii de combatere a tergiversrii
- Ofer-i recompense pentru sarcinile ndeplinite
- Desemneaz o persoan care s te verifice
- Noteaz consecinele neplcute n caz de nerezolvare a
sarcinii
- Realizeaz o list de prioriti /matrice important urgent
- Formuleaz obiective operaionale (SMART) i include
indicatori de timp
- mpartea activitatea n subactiviti mai uor de ndeplinit
i realizeaz-le fr s urmreti neaprat o ordine logic

Managementul timpului
Greeala #6: i asumi prea multe responsabiliti
- Persoanele care nu pot spune NU sunt de obicei
foarte ocupate
- Teama de a delega sarcini altor persoane are drept
consecin supraglomerarea programului propriu
- nva s spui DA persoanei, dar NU sarcinii
Ex.: Nu m pot ocupa de acest raport acum. Pot s l
realizez la sfritul lunii? sau Nu m pot ocupa de
acest lucru acum, dar colega mea are mai mult timp
la dispoziie i i pot arta ce are de fcut

Managementul timpului
Greeala #7: Eti dependent de a fi ocupat
- Unele persoane sunt dependente de adrenalina
generat de situaiile n care termenele limit
sunt foarte aproape, emailurile se adun,
activitile se aglomereaz etc.
- Aceast dependen nu nseamn neaprat
eficien, ci de cele mai multe ori stres

Managementul timpului
Greeala #8: Te ocupi de mai multe sarcini n
acelai timp
- Unele persoane se ocup concomitent de mai multe
activiti, ncercnd astfel s economiseasc timp
sau s-i creasc productivitatea
- Creierul uman nu este foarte performant n aceste
situaii, iar rezultatul este de cele mai multe ori
contrar: consum mai mare de timp i productivitate
sczut
- Rezist tentaiei de a realiza mai multe sarcini
deodat i acord-i o pauz de fiecare dat cnd te
surprinzi fcnd acest lucru.

Managementul timpului
Greeala #9: Evii s iei o pauz
- Este imposibil s desfori o activitate la un nivel
calitativ nalt timp de 8-10 ore n continuu; creierul are
nevoie de un timp pentru odihn i refacere
- Pauzele nu nseamn timp irosit, ci timp ctigat, care i
va permite s-i concentrezi atenia pentru o perioad
mai lung de timp
- Dac este greu s te opreti din ceea ce faci, ncearc
s-i programezi pauzele la intervale regulate. n mod
ideal, ar trebui s ai o pauz de 5 minute la un interval
de 1-2 ore
- Atenie! Evit ca n pauze s te ocupi de sarcini
parazite

Managementul timpului
Greeala #10: Programarea ineficient a
activitilor
- Fiecare persoan are un ritm propriu i o perioad
anume din zi n care nregistreaz maximum de
productivitate
- Programeaz sarcinile importante n aceste
perioade optime i pstreaz-le pe cele din coada
listei de prioriti pentru perioadele n care
productivitatea este mai sczut