QUN TR S THAY I TRONG T CHC

ThS. Nguyn Th Bch Vn

GVCH Khoa KTKT
Th k 21 l thi i ca s thay i, vic bng n cng ngh thng tin v vin thng, mi trng hot
ng thay i nhanh chng, cnh tranh mi ngy mt gia tng buc cc nh qun tr phi hng n
s thay i. Bt k mt t chc no cng mong mun sn phm, dch v ca mnh cung cp ra th
trng c chp nhn v c kh nng cnh tranh cao vi cc sn phm cng loi trn th trng.
iu mong mun ny hon ton c kh nng thc hin khi t chc tm c hng i ng n
cho mnh. C nhiu t php chnh l i mi v ci tin. Trong khun kh bi vit ny, ti ch
cp n chc chn cho mnh nhng phng php khc nhau nh qung co, u t cng ngh t tin,
hin i, thm tnh nng cho sn phm,... nhng nhng phng php hnh thc trn ch l ci v b
ngoi m thc cht vn chnh y l phi xc nh c phng php nng cao cht lng sn
phm, dch v ca mnh bng con ng no. Ngy nay, cc t chc trn th gii thng p dng hai
phng phng php qun tr s thay i.
Ti sao cn phi thay i?
Theo P.Dejager, S thay i l s dch chuyn t trng thi c sang trng thi mi, l s loi b ci
c trong qu kh v nhn ly ci mi cho tng lai[1].
S thay i y c hiu l qu trnh ci t mt cch ch ng nhm mc ch to s cnh tranh
ln hn cho t chc. S thay i c th t vic ln nh ti c cu t chc, t chc li hot ng cc b
phn,p dng qui trnh, cng ngh mi, n vic nh nh t chc li phong cch hot ng, thay i
cht lng sn phm, i vi t chc, thay i suy cho cng l nhm mc ch nng cao cht lng
hot ng, cht lng sn phm gi th cnh tranh v pht trin, t lm gia tng li ch chung
ca t chc.i vi c nhn, thay i gip cho cng vic th v hn, cuc sng tt p hn, v bn
thn cm thy nng ng hn, t tin hn, hin i hn.
C 3 nguyn nhn buc cc t chc phi thc hin thay i, l:
- Nguyn nhn x hi: X hi lun vn ng theo xu hng i ln, ng thi xu hng chung ca x
hi u c nh hng n cc t chc cng nh con ngi, v d nh c s thay i trong xu hng
th trng, xu hng tiu dng, nhu cu ca khch hng, Do vy, cc t chc cng cn thay i
thch ng vi x hi mi.
- Nguyn nhn kinh t: Xu hng thay i trong kinh t c sc mnh kh lay chuyn c, nh bin
ng v th trng, v dng tin, s thay i ca nn kinh t, ton cu ha, hi nhp, lm cho hnh
thc cnh tranh thay i nhiu buc cc t chc cng phi thay i theo cho ph hp.
- Nguyn nhn cng ngh: Tc thay i ca cng ngh ngy cng mnh m v thn tc. V vy, cc
t chc cn thit phi tm hiu, nghin cu k v cng ngh v l cng c h tr c lc cho mi t
chc.

Nhn bit s thay i t u?

- T mi trng bn trong: T nhng mc tiu ca t chc, nh qun tr quyt nh s thay i cn
thit trong t chc. S thay i xut pht t ni b t chc c th t cc l do nh c s thay i v
mc tiu hot ng, s thay i trong hot ng i hi nhng s thay i khc, s thay i trong
ngun nhn lc,

- T i th cnh tranh: Nhng ng thi t i th cnh tranh nh thm sn phm mi, h ga sn

phm, tng cng cc dch v h tr, l nhng nguyn nhn buc nh qun tr phi ngh n vic
thay i t chc ca mnh.
- T mi trng bn ngoi:Do c s thay i trong h thng php l, thay i v pha cc nh u t
nh p lc v c tc, thay i v pha khch hng nh s trung thnh ca khch hng, kin ng gp
ca khch hng, cng buc cc nh qun tr quyt nh s thay i cn thit.
Ngi lnh o s thay i c th bao gm 2 i tng: ngi dn dts thay i (change agent) v
nh qun tr(manager). Ngi dn dt s thay i l ngi c giao quyn v c ton quyn trc tip
iu hnh chng trnh thc thi s thay i. Ngi ny c th l ngi trong t chc cn thay i hoc
l ngi bn ngoi c kinh nghim trong lnh vc ny. Nh qun tr l ngi quyt nh mc tiu ca
chng trnh thay i, cung cp cc ngun lc v h tr cho ngi dn dt chng trnh c thc
thi sun s v thun li hn. Nh qun tr c th ng thi l ngi dn dt chng trnh.

Phng php thay i

C hai phng php thay i l thay i tng bc v thay i t ph[2]. Vic chn phng php
no cn ty thuc vo phn ng ca i th, trnh v k nng ca ngi tham gia thay i v c
nhng p lc t cc b phn khc c lin quan.

- Thay i tng bc: l thay i xy ra chm, trong mt thi gian di vi mt tc u n hay vi

nhng bin ng nh v cng . Phng php ny thng c s dng khi chng trnh thay i
gp nhiu s phn khng hoc khi trnh nhn vin khng ng u.
- Thay i t ph: l thc hin mt hoc nhiu thay i ln mt cch bt ng sau mt thi k tng
i n nh. Phng php ny thng c s dng khi chng trnh thay i gp t s phn khng
nhng trnh nhn vin cha t iu kin v yu cu ca chng trnh thay i nn cn thi gian
o to, hoc khi trong t chc cha hi iu kin cn thit thc hin chng trnh.

Qu trnh thc hin s thay i din ra nh th no?

C s khoa hc ca lnh vc qun tr thay i ny l m hnh thay i thng qua phn tch force field
ca Kurt Lewin, mt chuyn gia tm l x hi, nhm gii thch cch thc hot ng qu trnh thay i.
Hai thnh phn chnh ca force field l ng lc (driving force) v tr lc (hay cn gi l s phn
khng - restraining force), trong ng lc l yu t thc y t chc chuyn sang trng thi hot
ng mi, cn tr lc l yu t thc y t chc theo xu hng gi nguyn trng, t chi s thay i.
ng lc lm gia tng s cnh tranh gia cc b phn v lm pht huy nhng tp qun mi. Tr lc
xut hin khi nhn vin cn tr qu trnh thay i.
Theo m hnh ca Kurt Lewin, qu trnh thay i din ra qua 3 giai on[3]:
- Lm tan bng (unfreezing): Ngi dn dt s thay i phi to ra s mt cn bng gia ng lc v
tr lc, nhm mc ch chuyn trng thi ca t chc iu kin hin ti sang iu kin mong mun
thc hin d n thay i. Qu trnh lm tan bng xy ra khi ng lc tng hoc tr lc gim hoc
kt hp c hai.

- Thc hin thay i (movement and transition): Thc hin nhng ni dung cn thay i theo k hoch
ra. Tuy nhin, ngi dn dt cn hiu r s khc bit gia mt bn l lp k hoch cho s thay
i v mt bn l nhu cu cn thit thc thi cc k hoch, t c nhng iu chnh hp l v
cn thit cho k hoch.
- ng bng tr li (refreezing): Qu trnh ny xy ra khi s thay i i vo trng thi hot ng
mong mun. Lc ny, nh qun tr v ngi dn dt cn cng c v duy tr cc iu kin hin c
m bo s thay i c vn hnh n nh cho n khi thay th hon ton ci c nhm ngn chn t
chc ri vo trng thi hot ng theo phng thc c.

Nhng nguyn nhn lm pht sinh s phn khng

Bt k s thay i no cng lm xo trn hin trng ca t chc nn s lm pht sinh s phn khng.
S thay i cng ln, s phn khng cng ln v cng nhiu. S phn khng pht sinh t nhng
nguyn nhn sau:
- Chi ph trc tip (direct cost): S thay i cng ln i hi t chc cng tn km nhiu chi ph, t
lm pht sinh s phn khngdo lo s chi ph cao lm gim li nhun so vi hin ti.
- Gi th din (keep face): S phn khng ny xut pht t nhng ngi c trch nhim trong hin ti.
Do lo s mt th din c nhn nn h by t s phn i nhm chng t s thay i l sai, l khng
cn thit hoc chng minh ngi dn dt s thay i khng nng lc.
- Lo s iu cha bit (fear of unknown): S phn khng ny c th xut pht t tt c cc thnh vin
trong t chc c v h lo s bn thn khng th thch ng vi cch thc hot ng mi, lo s iu mi
lm tng mt mt, ri ro cho bn thn nh lm vic nhiu hn, rng buc cao hn, trch nhim cao
hn, thu nhp t hn,...
- Ph v thi quen c (break old habits): S phn khng ny thng xut pht t nhng ngi thch
s an nhn, khng thch u t nhiu cho cng vic, t c gng trong cng vic, t quan tm n cng
vic chung. Nguyn nhn lm h phn i l do lo s b y ra khi phm vi an ton, phi u t thi
gian, cng sc hc hi hot ng trong mi trng mi, cch thc mi. Hn na, phong cch c
trong mt thi gian di to nn thi quen cho mi c nhn v cng to nn tnh ln cho c t chc,
do vy h cm thy rt kh khn trong vic thay i bn thn.
- H thng khng ph hp (unsuitable system): y l nguyn nhn lm cho hu ht mi nhn vin
bn khon, lo lng. H lo s h thng c khng thay i theo yu cu mi, dn n vic khng m
bo nhu cu lao ng cng nhkhng ng vin nhn vin lm vic.
- ng lc nhm khng ph hp (unsuitable teams motivator): y l nguyn nhn khin tt c nhn
vin tham gia thay i phi suy ngh. Sau khi thay i, cc t chc s mnh hn, pht trin bn vng
hn lm cho li ch chung tng ln. Tuy nhin, nu nh qun tr khng c nhng chnh sch ph hp,
lm cho mc tiu c nhn mu thun vi mc tiu t chc s lm pht sinh s phn i, thm ch t
chnh nhng nhn vin tng chng nh tch cc vi s thay i.

S phn khng din ra nh th no v cch thc khc phc s phn khng

S phn khng thng din ra qua 5 giai on, bt u t lc hon ton phn khng v kt thc khi
hon ton chp nhn ci mi.

- Giai on chng i ci mi: S phn khng ny xy ra khi bt u qu trnh thay i. Lc ny, nhn
vin khng nhn thy hiu qu v li ch ca ci mi i vi t chc cng nh i vi bn thn h. H
gin d vi nhng xo trn ang din ra, bc tc vi nhng iu h b yu cu phi lm. V vy, h
phn khng vi bt k thng tin no lin quan n ci mi.
- Giai on bo v ci c, t chi ci mi: S phn khng trong giai on ny yu i, nhn vin
khng cn phn khng mnh m vi ci mi na m h ch kh kh thc hin theo ci c, khng quan
tm n ci mi.
- Giai on loi b ci c: y l giai on th hin nhng phn ng tch cc u tin trong qu trnh
i n kt thc s phn khng. Sau mt thi gian thc thi s thay i, nhn thc ca nhn vin v ci
c ln ci mi dn thay i. H bn khon, nghi ng ci c, chn nn khi l ngi ngoi cuc, t
khin h chp nhn loi b ci c, tin n vic th ci mi.
- Giai on thch nghi vi ci mi: Vi nhng hiu qu, li ch ca ci mi em li, nhn vin chp
nhn v dn thch nghi vi ci mi. y cng l giai on ghi nhn s thnh cng u tin ca qu
trnh khc phc s phn khng.
- Giai on thay th hon ton ci c: Qua thc t, hiu qu ca ci mi c chng minh, do vy,
nhng ci c hon ton b loi b v ci mi hon ton c thay th. Thnh cng ca s thay i ch
cn ph thuc vo hiu qu ca chng trnh thay i m thi.
S thay i ch c th xy ra nu c ngi dn dt v c ngi tham gia, ni mt cch khc, s thay
i ch c th xy ra bi con ngi. Do vy, nh qun tr cn lu n nhng tc ng lin quan n
tinh thn, tnh cm ca ngi dn dt cng nh cc c nhn c lin quan ti qu trnh thay i,nm bt
c cc tr ngi trong qu trnh thc thi s thay i tm ra bin php gii quyt nhm tho g cc
kh khn . Mt s cch thc khc phc tr lc c gi nh sau:
- Thng tin lin lc (communication): Mc tiu ca s thay i cn c tuyn b r rng, chnh thc
v chi tit. Nhng mc tiu ny phi c trnh by trong bi cnh tnh hnh ca t chc, mc tiu
ca t chc trc thuc phi lin quan n mc tiu chung ca t chc qun l. Thng tin lin lc cn
phi truyn t mi ni dung lin quan n s thay i cho mi thnh vin, t lnh o ch cht n
nhn vin tha hnh nh tnh cp thit phi thay i, cc kin thc v s thay i,kt qu ca s thay
i trong t chc, nh hng ca s thay in cc thnh vin c lin quan, phng php thay i,
qui trnh thay i. Vic thng tin lin lc cn c duy tr hai chiu trong sut qu trnh thc hin
nhm bo m khng b qua bt k mt kha cnh no lin quan n t chc trong qu trnh lp k
hoch v thc thi nhng s thay i, t c nhng iu chnh cn thit v hp l vi tnh hnh
thc t trong tng giai on. Nh vy, h thng thng tin hi iu kin p ng c cc yu
cu trn, nh qun tr cng nh nh ngi dn dt s thay i cn m bo cung cp y nhn vin
tuyn truyn v la chn phng php thng tin ph hp v tin tin.
- Tham gia ca nhn vin (employees participation): Vic thay ikhng phi lun c tt c nhn
vin hng ng, ng thi, khng phi tt c nhn vin u ph hp ngay vi vic thay i.V vy,
ngi dn dt cnbt u vi nhm chuyn trch gm nhng nhn vin ch cht,c nng lc p ng
iu kin v yu cu ca s thay i v sn sng vi s thay i, ng thi, ngi dn dt cn phn
quyn cho h nhm khuyn khch h n lc hn na thc thi s thay i.Vic cc nhn vin ch
cht nytham gia vo qu trnh thay i, c bit l thay i cu trc t chc, s gip ngi dn dt
gim bt kh khn trong cng tc qun tr s thay i. Kt qu thc hin ca nhm ny cng s
chuyn bin ca t chc s tc ng n tm l ca nhng nhn vin cn li, lm h mt dn s phn
khng v li ko h dn n vic t nguyn tham gia vo qu trnh thay i.

- o to (training): Ngi dn dt thay i cn chun b k cc cng vic cn thit c th thc

hin thnh cng s thay i, trong khng th b qua vic hun luyn, o to nhn vin. Ty theo
c im ca tng nhn vin m chng trnh o to, hun luyn cn c nhng ni dung ph hp, v
d, vi nhng nhn vin c trnh yu, cn o to v kin thc; vi nhng nhn vinc k nng
yu, cn hun luyn thm k nng, tay ngh; vi nhng nhn vinlo s phi thay i thi quen,cn o
to cho nhn vin quen vi thi quen mi,... Hu ht cc s thay i thng bt u bng nhng kh
khn v tht bi tm thi,ri sau , thnh cng mi dn dn xut hin, do vy, nh qun tr v ngi
dn dt phi hoch nh mt l trnh, kin nhn vi nhn thc rng cn phi mt thi gian thc hin
nhng s thay i v khng nn nn nng t chy giai on v gy p lc qu mc i vi nhn
vin.
- ng vin (incentive):Tham gia vo qu trnh thay i cn c mt i tng khc khng th thiu,
l nh qun tr hay lnh o cp trn. Vai tr ca nh qun tr hay lnh o cp trn cng v cng
quan trng, v h l ngi cung cp ngun lc cho s thay i. ng vin nhn vin l vn cn
c quan tm trong mi t chc, trong mi tnh hnh, tuy nhin, trong tnh hnh thc thi s thay i,
vic ng vin nhn vin cng c quan tm hn na. ng vin cn c thchin theo nhiu
phng php, c ti chnh ln phi ti chnh sao cho ph hp vi nhu cu ca nhn vin t c
hiu qu ng vin.Qu trnh thay i c th b ko di v b chch hng nu ngi dn dt cng nh
nh qun tr khng tip thm nng lng cho nhn vin ca mnh.
- To plc (manage by force): i vi nhng nhn vin qu thiu t tin, qu lo lng, hoc qu bo
th, qu c chp, hoc qu li khngchu t nguyn tham gia vo qu trnh thay i,ngi dn dt
cn thit lp ngay h thng qun l cht ch nhanh chng a h vo h thng mi, to p lc buc
h phi thch ng vi thay i, trnh ko di thi gian lm tng thm cng thng trong nhn vin.
- m phn (negotiation): Vic m phn, thng lng, tha thun vi nhn vin, k c nhn vin
ch cht hay nhn vin t nguyn tham gia t u, l vic cn thit h d dng chp nhn thay i
cng nh c thi tch cc hn. c bit, phng php ny cn c pht huy khi t chc c nhu
cu thay i nhanh chng. Tuy nhin, phng php ch em li s ng thun ch khng mang li s
cam kt nn khng c hiu qu lu di.
- p buc (coercion): Mc d vn thu ht cc c nhn tham gia vo qu trnh thay i l tng i
kh khn,nhng ngi dn dt cng nh nh qun tr cng khng nn s dng qu nhiu thi gian v
cng sc thuyt phc nhng c nhn vn mt ht s quan tm v mc tiu phn u trong cng
vic. Khi cc bin php trn khng cn c hiu qu thcn buc nhn vin phi la chn hoc chp
nhn thay i hoc b sa thi.
Thay i l yu t quan trng lin quan n s thnh cng ca t chc trong thi i ngy nay. Thch
ng vi hin ti lun thay i l iu thit yu thnh cng trong tng lai. V iu cui cng,
phng chm m mi t chc cng nh mi c nhn cn nh l Thay i vi thi gian hoc b b li
pha sau!

[1] Rodney C. Vandeveer, Michael L. Menefee, Human behavior in organizations, 2nd edition,
Prentice Hall, p.286
[2] Rober Heller, Cm nang qun l hiu qu - Qun l s thay i, First News, NXB Tng hp
TPHCM, tr.12
[3] Rodney C. Vandeveer, Michael L. Menefee, Human behavior in organizations, 2nd edition,
Prentice Hall, p.287