Thursday,October16,2014

KERJAKOSONG,PANDUAN,PENDIDIKAN

PanduanCaraBuatMinitMesyuaratBerkualitiDanLengkap

Couldn'tloadplugin.

Panduan Cara Buat Minit Mesyuarat Berkualiti Dan Lengkap

|Minit Mesyuarat atau Minutes of Meeting (MoM) adalah penting
dalam sesebuah mesyuarat kerana ianya akan menjadi panduan
pekerja dan orang yang hadir atau tidak untuk mengetahui hasil
keputusan sesuatu mesyuarat. Berikut disertakan cara membuat
minitmesyuaratyangberkualiti,lengkapdanmudah.

FORMATMINITMESYUARAT
Minitmesyuarathendaklahmengandungiperkaraperkaraberikut:
1.TAJUKMINITMESYUARAT(Catatkannamamesyuarat)
2.BIL/TAHUN
3.TARIKH
4.MASA
5.TEMPAT
6.KEHADIRAN
6.1. Hadir Senaraikan nama ahliahli yang hadir mesyuarat
bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli
ahlimesyuaratyanghadirhendaklahmengikutrankingjawatan.

6.2. Hadir Bersama Senaraikan nama pegawai yang bukan ahli

tetapidiundangkhasuntukmenghadirimesyuaratberkenaan.
6.3. Tidak Hadir Bersebab Senaraikan nama ahliahli mesyuarat
yangtidakhadirdengansebab.
6.4.TidakHadirTanpaSebab
Senaraikan nama ahliahli mesyuarat yang tidak hadir tanpa
sebab.
6.5.UrusSetiaSenaraikannamaurussetiamesyuarat.
7.CATATANMESYUARAT
7.1.PerutusanPengerusiMesyuarat
7.1.1. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara
perkara penting atau arahanarahan kerja yang telah dibangkitkan
olehPengerusimesyuarat.
7.1.2. Semua catatan hendaklah diikuti dengan nota sama ada
untuk makluman atau untuk tindakan agensi atau pegawai yang
berkenaan. Contoh: Tindakan: Untuk Makluman atau Tindakan:
KSPA,KSPS
7.2. Pengesahan Minit Mesyuarat Yang Lalu Catatan keputusan
minitmesyuaratyanglepasiaitusamaadadisahkantanpapindaan
ataudisahkantertaklukkepadapindaantertentu.Jikaadapindaan,
nyatakanpindaanberkenaan.
7.3.PerkaraPerkaraBerbangkit
7.3.1. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara
perkarayangdibangkitkandidalammesyuaratyanglepas.
7.3.2. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan
hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka
surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang
membincangkanperkarayangsamahendaklahdicatatkan.
7.3.3. Jika perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan,
catatkanjugaagensiataupegawaiyangperlumengambiltindakan.
7.4.PerbincanganKertasKerja/LaporanBulanan

7.4.1. Sekiranya ada kertas kerja utama yang telah dibincangkan

dalammesyuaratmakaruanganinihendaklahmerekodkanperkara
berikut:
a. Tajuk kertas kerja b. Agensi / Sektor / Unit yang menyediakan
kertaskerjaberkenaan.
c.Tujuanutamakertaskerjaberkenaandisediakan.
d. Isuisu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja
berkenaan.
e. Pandangan / komen ahliahli mesyuarat berkenaan isuisu yang
dibangkitkan.f.Keputusanmesyuaratmengenaiisuisuberkenaan
dantindakansusulanyangperludiambilseterusnya.
7.4.2Sekiranyaadalaporanyangyangtelahdibentangkan,maka
ruanganinihendaklahmerekodkantajukdanisikandunganutama
laporan tersebut mengikut apa yang telah dibentangkan oleh ahli
ahlimesyuarat.
7.5. HalHal Lain Ruangan ini merekodkan perkaraperkara lain
yangberkaitantetapitidaktermasukdalamagendamesyuarat.
7.6.Penutup
Ruanganinimerekodkanperkaraperkaraseperti:
7.6.1UcapanpenghargaandanterimakasihPengerusimesyuarat.
7.6.2Tarikhmesyuaratberikutnya
7.6.3

Catatan

mengenai

masa

mesyuarat

tamat

atau

ditangguhkan.
8.URUSETIA
Catatkan nama bahagian / unit yang bertanggungjawab dalam
mengurusetiakanmesyuarat.
9.TARIKH
Catatkantarikhminitmesyuaratberkenaandisediakan.