Professional Documents
Culture Documents
Panduan Pengurusan Pejabat - Baru
Panduan Pengurusan Pejabat - Baru
ARAHAN PERKHIDMATAN
Rasional Arahan Perkhidmatan (AP) dipinda:
- Memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dalam perkhidmatan
awam seperti penswastaan perkhidmatan pos & cetak dan penggunaan
ICT;
- Memberi penjelasan sesuatu peraturan dengan lebih tersusun dari segi
penggunaan bahasa, maksud dan isi kandungan; dan
- Memberi penekanan terhadap kepentingan sistem penyampaian
perkhidmatan dan integriti dalam perkhidmatan awam
Meliputi aspek asas dan umum untuk beri ruang kepada perubahan
bakal berlaku serta inovasi / kreativiti
KANDUNGAN
BAHAGIAN
TAJUK
Pengurusan Am Pejabat
II
III
IV
VI
VII
Pengurusan Fail
BAHAGIAN
TAJUK
VIII
IX
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
(AP JABATAN DAN ORANG RAMAI)
Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam urusan pejabat
yang meliputi penyemakan fungsi jabatan, penilaian aktiviti dan
senarai tugas, kebersihan pejabat dan keselamatan ruang pejabat
Peruntukan Baru
- penekanan kepada pematuhan undang-undang
- Kemudahan komunikasi
- Program kebajikan
BAHAGIAN I
PENGURUSAN AM PEJABAT
Peranan Kerajaan
-
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Tanggungjawab Ketua Jabatan (mentadbir agensi masing-masing
dengan cekap dan berkesan dengan memberi tumpuan dan
keutamaan khususnya kepada)
- Sedia dan pamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam
Pelanggan dan Carta Organisasi peringkat jabatan, bahagian,
cawangan, sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih
rendah ikut kesesuaian;
- Pastikan semua pegawai memahami dan menghayati terutamanya
pegawai baru di jabatan itu;
- Sediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatan dan pastikan setiap
pegawai mempunyai SKT masing-masing;
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
-
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
-
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Undang-undang dan peraturan
-
Senarai Tugas
-
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
a.
b.
c.
d.
e.
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Kemudahan Komunikasi
-
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
-
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Perhimpunan Bulanan
-
Ruang Pejabat
-
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Kebersihan Pejabat
-
(b)
(c)
(d)
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Pencegahan Kebakaran
-
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Khidmat Nasihat
Perkara
Agensi
Perundangan
Kewangan
Keselamatan
Keselamatan ICT/
MAMPU
Sistem dan Cara Kerja
Personel
Pengurusan Rekod
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
BAHAGIAN 1
PENGURUSAN AM PEJABAT
Program Kebajikan
-
Contoh:
Hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab kebajikan, pusat
penjagaan kanak-kanak, majlis keagamaan, jamuan, ceramah dan
lawatan.
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
(AP PERKARA-PERKARA PERKHIDMATAN)
Menjelaskan keperluan rekod perkhidmatan, rekod kehadiran,
penilaian prestasi, sijil penghargaan dan pewartaan.
Peruntukan Baru
-
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Rekod Perkhidmatan Pegawai
Tanggungjawab Ketua Jabatan
-
Tanggungjawab Pegawai
-
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan
Maklumat yang perlu direkodkan, antaranya:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan
a. Semua catatan dalam rekod tidak boleh dipinda tanpa kelulusan /
kebenaran pegawai yang diberi kuasa;
b. Maklumat perlu direkod dengan segera dengan mengikut peraturan
yang ditetapkan (jika rekod berkomputer). Jika manual, hendaklah
ditandatangani pegawai dan dicop jabatan. Rekod disimpan di
lokasi pegawai berkhidmat;
c. Merupakan dokumen penting, tindakan sesuai bagi memastikan ia
selamat, tidak hilang atau dipinda. Adakan salinan pendua dan
disimpan dengan selamat.
d. Rekod bertaraf SULIT. Pegawai boleh lihat rekod dengan
kebenaran pegawai penyelia rekod.
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Rekod Kehadiran
-
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Penilaian Prestasi
-
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
iv.
Pegawai penilai bersedia mendengar pandangan yang
diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan
prestasinya;
v.
pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi
sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang
pegawai yang dinilai malah sepatutunya dijadikan suatu
mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi
pegawai.
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Pemupukan Budaya Kerja Positif
Ketua Jabatan hendaklah secara berterusan melaksanakan
peranan seperti berikut:
i.
mewujud dan memupuk semangat kerja berpasukan;
ii.
Memiliki dan menampikan ciri kepimpinan yang baik dan
berkesan;
iii. Memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan;
iv. Beri tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai bagi
melaksanakan tugas yang telah diamanahkan; dan
v.
beri pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang
telah memberi sumbangan kepada organisasi, Kerajaan dan
negara.
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Pembangunan Modal Insan
Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia
supaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan
organisasi melalui tindakan berikut:
i.
rancang dan kelola program latihan yang sesuai;
ii.
Bantu menyediakan laluan kerjaya dan perancangan pelan
penggantian;
iii. Rancang dan laksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang
sesuai dalam pelbagai bidang;
iv. Beri pendedahan yang sesuai bagi mendapatkan pengetahuan dan
pengalaman kerja.
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Sijil Penghargaan
-
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Pewartaan
-
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Penyediaan Warta Kerajaan
Dalam penyediaan Warta Kerajaan, Ketua Jabatan hendaklah
mengambil tindakan berikut:
maklumat hendak diwartakan dirujuk ke Jabatan Peguam
Negara atau Penasihat Undang-Undang Negeri untuk memastikan
teratur dari segi perundangan;
semua bahan disemak dengan teliti sebelum dihantar cetak;
Dicetak oleh pihak pencetak yang diberi kuasa oleh ,
Perbendaharaan;
Setiap pewartaan hendaklah mengandungi maklumat (nama,
no. kad pengenalan, nama jawatan, tarikh kuat kuasa lantikan/ naik
pangkat dan tempat bertugas)
BAHAGIAN II
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik
Ketua Jabatan bertanggungjawab melaksanakan melalui tindakan berikut:
- Selaraskan di peringkat jabatan/bahagian/cawangan/unit yang
mengurus sumber manusia;
- Sediakan pegawai yang mencukupi bagi melaksanakan tugas;
- Sediakan peruntukan kewangan yang mencukupi ;
- Pastikan maklumat yang diperlukan sentiasa dikemas kini;
- Pastikan semua pegawai ikut program latihan aplikasi sistem;
- Melantik Pentadbir Sistem
- Pastikan aspek keselamatan mengikut piawaian yang ditetapkan;
- Wujudkan meja bantuan (help desk);
- Uruskan inventori perkakasan yang dibekalkan mengikut peraturan yang
ditetapkan.
BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
Kepribadian
- Setiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjaga dan memelihara
imej penjawat awam semasa bertugas atau di luar masa bertugas.
- Memiliki keperibadian unggul (nilai murni) dan profesional competency .
- Ketua Jabatan pastikan pegawai menghayati nilai murni berikut:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
Berintegriti
Berkebolehan untuk mengawal emosi
Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana & berhemah
Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas
Mempunyai keazaman dan kegigihan
Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan
Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara
Mempunyai sifat keberanian & sanggup menerima cabaran
BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
ix.
x.
xi.
Tatakelakuan
Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku
Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan seperti berikut:
i. Taat setia kepada Yang Di-Pertuan Agong, Kerajaan & Negara;
ii. Tidak berkelakuan hingga kepentingan peribadi bercanggah
dengan tugas rasmi;
BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
iii. Tidak boleh berkelakuan yang boleh menimbulkan syak;
iv. Tidak menggunakan kedudukan rasmi untuk faedah diri
sendiri;
v.
Tidak berkelakuan sama ada bertugas atau di luar tugas rasmi
yang boleh menjatuhkan imej perkhidmatan awam;
vi. Tidak membawa pengaruh luar untuk kepentingan peribadi
yang boleh menjejaskan kewibawaan dan profesionalisme pegawai
awam dalam membuat sesuatu keputusan;
vii. Tidak ingkat perintah dan arahan yang dikeluarkan di mana ia
boleh menghakis keberkesanan sesebuah organisasi.
BAHAGIAN III
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN
Pakaian
Pegawai hendaklah sentiada memakai pakaian yang kemas dan
sesuai semasa bertugas dengan mematuhi peraturan pakaian yang
ditetapkan termasuk pegawai yang dikehendaki memakai pakaian
seragam.
Tanda Nama
Jabatan hendaklah menyediakan tanda nama kepada semua
pegawai. Pegawai hendaklah memakai tanda nama sepanjang
masa bekerja.
BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Mengutamakan Pelanggan
Ketua Jabatan hendaklah memberi penekanan terhadap
kepentingan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan
seperti:
(a)
(b)
(c)
BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Kemudahan Pelanggan
Ketua Jabatan digalakkan menyediakan kemudahan berikut:
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Piagam Pelanggan
Ketua Jabatan hendaklah menggubal piagam pelanggan
jabatan berdasarkan penyampaian perkhidmatan atau produk
kepada pelanggan;
Piagam Pelanggan hendaklah digubal mengikut standard
kualiti yang memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan;
Piagam Pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas, senang
disebarkan, kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan boleh
ditambahbaik.
BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Ketua Jabatan juga hendaklah mengemas kini pelaksanaan piagam
pelanggan dan mengambil tindakan berikut:
(a)
(b)
(c)
(d)
BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Pengurusan Aduan Awam
Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan satu sistem pengurusan
pengaduan awam yang berkesan seperti berikut:
(a)
(b)
BAHAGIAN IV
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Pengurusan Media
Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menjalinkan hubungan secara
berterusan dengan pihak media massa ke arah mempromosi dasar,
program dan aktiviti jabatan secara positif seperti berikut:(a) melantik seorang Pegawai Perhubungan sebagai perantara /
jurucakap dengan media;
(b) pantau dan nilai liputan media serta memberi respon kepada
isu-isu yang di bangkitkan; termasuk membetulkan salah
liputan / persepsi; dan
(c) wujudkan jalinan hubungan yang baik dengan pihak media
massa.
BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Perkhidmatan Kaunter
Sediakan perkhidmatan kaunter yang sesuai, mesra pelanggan dan
menepati peraturan yang ditetapkan dengan melaksanakan langkahlangakah:
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
(f)
buka kaunter pada masa yang ditetapkan;
(g)
sediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan;
(h)
sediakan peti cadangan;
(i)
buat analisis berkala ke atas maklum balas yang
ditetima;
(j)
pastikan pegawai yang bertugas di kaunter sentiasa
mesra, berbudi bahasa dan memberi senyuman semasa
berurusan dengan pelanggan. Perlu diberi latihan;
(k)
lantik penyelia kaunter;
(l)
Ketua Jabatan hendaklah membuat pemantauan tahap
perkhidmatan kaunter yang cekap dan berkesan.
BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Perkhidmatan Telefon Berkualiti
Ketua Jabatan hendaklah meningkatkan kualiti layanan perkhidmatan telefon
dengan melaksanakan langkah-langkah berikut:
(a) pastikan layanan perkhidmatan telefon yang diberikan cekap, berkesan
dan memenuhi standard kualiti yang ditetapkan;
(b) pastikan telefonis atau pegawai yang menyambut telefon sentiasa mesra,
sopan dan berbudi bahasa semasa melayani pelanggan;
(c) bekalkan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini mengenai organisasi;
(d) pastikan sistem telefon yang digunakan boleh diprogramkan;
(e) pastikan mesej rakaman yang digunakan dalam sistem answering
machine mesra pelanggan, ringkas, jelas;
BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Sistem dan Prosedur Kerja
-
BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
(e)
mengeluarkan surat akuan terima ke atas setiap
permohonan yang diterima;
(f)
memaklumkan pelanggan tempoh masa, status dan
jangka masa yang munasabah memproses sesuatu
permohonan.
BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
Ketua Jabatan hendaklah:
(a)
menggubal Manual Prosedur Kerja yang komprehensif
bagi jabatannya;
(b)
memastikan setiap pegawai mempunyai Fail Meja
yang lengkap dan kemas kini;
(c)
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja hendaklah di
kemas kinikan pada setiap masa.
BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Borang Permohonan
-
BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Pungutan Hasil
-
BAHAGIAN VI
URUSAN SURAT KERAJAAN
(AP SURAT-MENYURAT)
BAHAGIAN VI
URUSAN SURAT KERAJAAN
Pendahuluan
-
BAHAGIAN VI
URUSAN SURAT KERAJAAN
Penyediaan
-
BAHAGIAN VI
URUSAN SURAT KERAJAAN
Pendaftaran dan Pengedaran
-
BAHAGIAN VI
URUSAN SURAT KERAJAAN
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
(AP FAIL-MEMAIL)
Menjelaskan kepentingan pengurusan fail. Kaedah pengkelasan fail.
Kaedah Simpan Dalam Perhatian dan Keperluan Fail Timbul.
Peruntukan Baru
-
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Kepentingan Pengurusan Fail
- Semua surat dan dokumen yang diterima atas urusan rasmi
dikandungkan dalam fail yang didaftarkan guna fail yang ditetapkan;
- Fail diurus secara sistematik ikut piawaian & prosedur rekod yang
ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.
Pengelasan Fail
- Fail dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan
fail urusan fungsian (functional files)
-
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Pengkelasan Fail
-
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan
-
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Prosedur Pengurusan
-
Pembukaan Fail
Sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail belum ada.
Tajuk dan nombor rujukan serta tarikh pembukaan fail perlu
dicatatkan di atas kulit fail dan didaftarkan dalam daftar fail jabatan.
Setiap fail mesti mengandungi kertas minit dan kandungan surat
/ lampiran disusun seturut mengikut tarikh transaksi dan direkodkan
di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat /
dokumen yang diterima dan dakwat biru / hitam bagi surat keluar.
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Kertas minit penting bagi mencatat segala arahan dan
keputusan berhubung sesuatu perkara yang diuruskan.
Minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh
dicatat di atas kertas minit. Minit yang panjang hendaklah ditaip dan
dikandungkan sebagai satu kandungan.
Surat rasmi yang didaftarkan atas kertas minit tidak boleh
dikeluarkan daripada kandungan fail.
Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4
sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Di atas kulit fail yang telah ditutup hendaklah dipalang
dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan DITUTUP
JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru / hitam menggunakan
dakwat kekal.
Di atas kulit fail yang baru pula dicatatkan tajuk dan
nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan Jilid 2
(Jld.2).
Fail Sementara
Boleh dibuka apabila surat / dokumen yang diterima memerlukan
tindakan segera sedangkan fail berkenaan tidak dapat dikesan;
-
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
-
No. rujukan dan tajuk mesti sama dengan yang asal dan
dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan
apabila fail asal diperolehi / tindakan selesai.
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Simpan Dalam Perhatian
-
BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik
- Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan digalakkan
membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod
jabatan secara maya (virtual).
Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer
- Dapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara bagi memastikan rekod
disengara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.
Pelupusan Fail
- Perlu mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum
melaksanakan pelupusan fail.
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
(AP Memelihara dan menyimpan rekod-rekod Kerajaan)
Menjelaskan peranan Ketua Jabatan dalam penyelenggaraan,
pemeliharaan dan pelupusan rekod awam.
Peruntukan Baru
- Jadual Pelupusan Rekod
- Program Rekod Penting
- Pelan Tindakan Bencana
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Rekod Awam
- Rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang
dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahaan Kerajaan
dan perkhidmatan awan atau pekerja pejabat awam dalam
menjalankan tugas rasminya.
-
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Tanggungjawab Ketua Jabatan dan Ketua Agensi
(a) mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur
Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib
Negara;
(b) mengadakan bilik rekod jabatan dengan lengkap dan peralatan
yang sesuai;
(c) melaksanakan pelupusan rekod mengikut Peraturan
Pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003 [Akta
629]; dan
(d) melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurangkurangnya gred 27 atau setaraf dan maklumkan ke Jabatan Arkib
Negara.
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Penyelenggaraan dan Pemeliharaan Rekod Awam
- Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan sesuai untuk
menyelenggara dan memelihara rekod awam dari sebarang
kerosakan, kemusnahan dan kehilangan.
Pembaikan Kecil
- Sebarang kerosakan kecil hendaklah dibaiki dengan cermat;
- Mana-mana kertas yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula
ke dalam fail berkenaan;
- Rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan kertas serap air /
kipas angin dan tidak boleh dijemur bawah sinaran matahari atau
disalai;
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Bilik Rekod
- Untuk penyimpanan rekod awam dan dilarang menyimpan barang
lain;
- Sentiasa bersih, tidak berhabuk, mempunyai peredaran udara yang
baik;
- Makan / minum/ merokok adalah dilarang.
Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
- Ketua Jabatan perlu menyediakan Jadual Pelupusan Rekod
Fungsian Jabatan dan mendapat kelulusan Ketua Pengarah Jabatan
Arkib Negara.
- Bagi Rekod Urusan Am pelulusan mengikut JPR yang disediakan
oleh Jabatan Arkib Negara.
BAHAGIAN VIII
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN
PELULUSAN REKOD AWAM
Program Rekod Penting
- Kenalpasti dan membuat perancangan untuk memelihara rekod
penting;
- Buat salinan bagi rekod yang telah dikenalpasti dan disimpan di
lokasi berasingan;
- Dapatkan khidmat nasihat dari Jabatan Arkib Negara.
Pelan Tindakan Bencana
- Sediakan Pelan Tindakan Bencana meliputi aspek-aspek persediaan
menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana.
- Dapatkan nasihat kepakaran dari Jabatan Arkib negara.
- -
BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
(Peruntukan Baru)
Penjelasan mengenai mewujudkan pelan strategik teknologi
maklumat, perolehan perkakasan dan perisian, rangka keselamatan
IT, pembangunan sistem aplikasi dan lawan web jabatan.
Menekankan keperluan penggunaan perkhidmatan internet dan
emel sebagai saluran komunikasi.
BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Pelan Strategik Tekologi Maklumat
- Satu pelan jangka panjang (1-5 tahun) yang menetapkan hala tuju
perancangan, strategik pembangunan dan pelaksanaan projekprojek ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan.
-
BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Perolehan Perkakasan Dan Perisian
- Kemukakan cadangan projek ICT kepada MAMPU bagi
mendapatkan kelulusan teknikal sebelum dilaksanakan;
-
BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
-
BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Penggunan Perkhidmatan
Internet
- Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai
menggunakan kemudahan internet mengikut etika, garis panduan
dan prosedur keselamatan penggunaan internet yang ditetapkan;
-
BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Emel
- Komunikasi berbentuk mesej elektronik lebih dari dua hala dengan
cara yang pantas.
-
BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Perisian
- Pastikan instalasi persisian ICT yang berlesen sahaja.
Pembangunan Sistem Aplikasi
- Pastikan sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang
menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod yang
standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam mengikut
peraturan yang berkuat kuasa.
-
BAHAGIAN IX
PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
Laman Web Jabatan
- Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan maklumat
terperingkat tidak dipaparkan di laman web dan tidak melanggar
mana-mana peraturan keselamatan Kerajaan;
-
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
-
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
-
Perolehan
- Kelulusan pihak berkenaan diperolehi jika memerlukan kelulusan;
- Perolehan item yang ada Kontrak Pusat. Pembelian luar Kontrak
Pusat iku kaedah berkuatkuasa;
- Semua perolehan yang diterima, disemak agar memenuhi
spesifikasi;
- Pesanan borang bercetak / dokumen keselamatan / dokumen lain
dibuat dengan syarikat yang ditetapkan.
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Kawalan Penggunaan
Untuk
mencegah
pembaziran,
kehilangan,
penyalahgunaan, langkah berikut hendaklah diambil:
kerosakan
dan
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Penyimpanan
Memastikan tempat yang digunakan memenuhi kriteria berikut:
-
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Penyelenggaraan
-
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Pemeriksaan
Membuat pemeriksaan bekala atau mengejut ke atas inventori dan
bekalan pejabat ikut peraturan ditetapkan dan memastikan:
-
BAHAGIAN X
INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
Pelupusan
-
Item yang rosak, tidak boleh guna atau tidak ekonomik dibaiki;
Urusan pelupusan ikut peraturan yang berkuat kuasa dan
dilaksanakan setelah kelulusan diperolehi.
Hapus Kira
-
Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara fizikal aset dan
rekod berikutan daripada pemeriksaan stok verifikasi;
Urusan hapus kira dilaksanakan setelah mendapat kelulusan
daripada pihak berkuasa bagi meluluskan hapus kira.
SEKIAN
TERIMA KASIH