Jian PPSPPA ‘enema OaFomeonton Ma PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM ‘SISTEM KUALITI MS ISO 9001 : 2 PROSEDUR KUALITI No, Dokumen: PK/ PPSPPA/ BKSM / 008 ‘Tajuk Prosedur PENGURUSAN MESYUARAT Pemegang Dokumen Terkawal No. iskan oleh: (HAJ! ASRIBIN AMAT ) (WEE BENG EE) Pengarah, Wakil Pengurusan Bahagian Korporat dan Sumber Manusia Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal Dan Pembersihan Awam Dan Pembersihan Awam. No. Keluaran Tarikh Dikeluarkan 05 31 JANUARI 2012 ‘SYARAT-SYARAT PENGGUNAAN DOKUMEN INI: Hanya salinan terkawal mempunyai tanda ‘SALINAN TERKAWAL’ dengan dakwat merah. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh dicetak semula, disalin atau diodar dalam apa jua bentuk atau cara. Dokumen ini hendaklah dipegang oleh Pemegang Berdaftar yang mana jawatannya tertera di muka hadapan dokumen ini. 4, Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Berdaftar untuk mengemaskini dan memasukkan semua pindaan atau pertukaran sebagaimana dan apabila diterima, © -——————________ DOKUMEN ASAL eo poPROSEDUR KUALITI — PPSPPA PENGURUSAN MESYUARAT KETERANGAN PINDAAN Pindaan Muka surat/ Butir-Butir Pindaan Yang Dibuat ‘Seksyen/ No Tarikh Perenggan PERINGATAN PINDAAN HANYA DIBENARKAN SEHINGGA 6 (ENAM) PINDAAN SAHAJA. DOKUMEN MEST! DIKELUARKAN DENGAN SEPENUHNYA SELEPAS ITU No. Dokumen: PK / PPSPPA/ BKSM / 008 ‘Muka surat : 2 drp. & Pindaan: 00 DOKUMEN ASAL |— PROSEDUR KUALITI PPSPPA PENGURUSAN MESYUARAT 4.0 __TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua mesyuarat dapat dilaksanakan dengan lancar. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan dalam mengendalikan mesyuarat di Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersinan Awam (PPSPPA).. 3.0 DEFINISI 3.1 SINGKATAN ISTILAH PM - _ Pengerusi Mesyuarat AJK = Ahli Jawatankuasa Mesyuarat UM . Urusetia Mesyuarat KEM. = Kementerian NEG. = Negeri BHGN. - Bahagian BKSM - _ Bahagian Korporat dan Sumber Manusia 4.0 __TANGGUNGJAWAB 4.1. PM memastikan supaya prosedur pengurusan mesyuarat digunapakai dalam mengendalikan mesyuarat. 4.2. UM perlu menyediakan semua keperluan dalam mengendalikan mesyuarat supaya berjalan lancar. No. Dokumen: PK / PPSPPA/ BKSM / 008 Muka surat : 3 drp. 8 Pindaan: 00 DOKUMEN ASAI |PR —_ ,OSEDUR KUALITI PPSPPA PENGURUSAN MESYUARAT 5.0 RUJUKAN 5.1. Manual Kualiti, MS ISO 9001:2008 6.2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2 Tahun 1991 — Panduan Pengurusan Mesyuarat dan urusan jawatankuasa-jawatankuasa kerja, 6.0 PROSEDUR : PENGURUSAN MESYUARAT TANGGUNG TINDAKAN KEKANGAN JAWAB. PM/UM 6.1 | Penetapan Mesyuarat 6.1.1 Menentukan tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat. uM 6.2. | Tempahan Bilik Mesyuarat 62.1 Membuat tempahan bik mesyuarat melalui Sistem E-Tempahan (Ibu Pejabat) / Borang PSP/H003/BD29 Borang Tempahan Bilik Mesyuarat, Dewan dan Penyediaan Makanan (Pejabat Negeri) 6.2.2 Menyatakan maklumat berikut semasa membuat tempahan. a) Nama Mesyuarat b) Tarikh, masa dan tempat mesyuarat ©) Pengerusi Mesyuarat 4) Bilangan ahli yang hadir mesyuarat ) Bilik yang diperlukan ) denis makanan / minuman yang diperlukan No. Dokumen: PK / PPSPPA/ BKSM / 008 Muka surat : 4 drp. 8 Pindaan: 00 DOKUMEN ASALPROSEDUR KUALITI PENGURUSAN MESYUARAT TANGGUNG TINDAKAN KEKANGAN JAWAB um 6.3. | Surat Jemputan Mesyuarat 6.3.1 Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat dalam tempoh 3 hari bekerja sebelum mesyuarat diadakan, 6.3.2 Surat panggilan mesyuarat perlu menyatakan perkara-perkara berikut: a) Tajuk Mesyuarat b) Tatikh, masa dan tempat mesyuarat c) Agenda mesyuarat 6.3.3 Menyediakan agenda mesyuarat seperti berikut: a) Perutusan Pengerusi b) Pengesahan minit mesyuarat ©) Perkara-perkara berbangkit d) Pembentangan Kertas kerja (sekiranya ada) ) Hal-hal Lain f) Penutup PM/AJK/UM | 6.4 | Perbincangan (Semasa Mesyuarat) 6.4.1 Meneliti makiumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan untuk menyelesaikan masalah yang timbul um 6.5 | Catatan Minit Mesyuarat 6.5.1 Mencatatkan minit mesyuarat yang mengandungi perkara-perkara berikut: a) Senarai kehadiran mesyuarat b) Perbincangan perkara-perkara penting ©) Keputusan-keputusan mesyuarat d) Tindakan susulan yang perlu diambil oleh Bahagian / Negeri tertentu No. Dokumen: PK / PPSPPA/ BKSM / 008 Muka surat : 5 drp. 8 Pindaan: 00 DOKUMEN ASAL |Verapea PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN MESYUARAT TANGGUNG JAWAB. TINDAKAN KEKANGAN PM/UM. 66 Penyediaan Minit Mesyuarat 6.6.1 Menyediakan deraf minit mesyuarat dalam tempoh 3 hari bekerja selepas mesyuarat diadakan. 6.6.2 Memastikan makiumat seperti berikut dicatatkan pada pengakhiran setiap minit mesyuarat iaitu : a) Nama Bahagian/Seksyen/Unit yang menguruskan mesyuarat. b) Tarikh minit mesyuarat disediakan 6.6.3 Mengedarkan minit mesyuarat yang telah diluluskan kepada ahli jawatankuasa mesyuarat dalam tempoh 7 hari bekerja selepas mesyuarat diadakan. AJKIUM 67 Maklumbalas Keputusan Mesyuarat 6.7.1 Anil jawatankuasa mesyuarat_ memberi maklumbalas kepada UM UMIKEMS 68 BHGN./ NEG. Laporan Maklumbalas 68.1 Mengedarkan borang makiumbalas kepada semua ahli jawatankuasa mesyuarat No. Dokumen: PK / PPSPPA/ BKSM / 008 Muka surat : 6 drp. 8 Pindaan: 00(— PROSEDUR KUALITI PPSPPA PENGURUSAN MESYUARAT 7.0 REKOD KUALITI ‘Tempoh Nombor Rujukan Nama Rekod Z Lokasi Simpanan Borang Tempahan Bil PSP/HO03/BD29 | Mesyuarat, Dewan dan| 5 Tahun Negeri Penyediaan Makanan Borang Kehadiran PSP/HO03/BD58 Masyuarat 5 Tahun BKSM / Negeri Borang Maklumbalas PSP/HO03/BD59 Mesyuarat 5 Tahun BKSM / Negeri Minit Mesyuarat 5 Tahun BKSM / Negeri 8.0 KEKUNCI PETUNJUK PRESTASI (KPI) 8.1 Surat panggilan mesyuarat dikeluarkan dalam tempoh 3 hari bekerja sebelum mesyuarat diadakan, 8.2 Draf minit mesyuarat disediakan dalam tempoh 3 hari bekerja selepas mesyuarat diadakan. 8.3 Minit mesyuarat diedarkan dalam tempoh 7 hari bekerja selepas mesyuarat diadakan. No. Dokumen: PK / PPSPPA/ BKSM / 008 Muka surat: 7 drp. 8 Pindaan: 00 DOKUMEN ASAL|oni PROSEDUR KUALITI PSPPA PENGURUSAN MESYUARAT 9.0 LAMPIRAN-LAMPIRAN of PROSES MAPPING MAPPING PROSES PENGURUSAN MESYUARAT 6.2 63 6.4 ‘Tempahan Bilik Edarkan Surat Perbincangan Mesyuarat Jemputan (Sem Mesyuarat Mesyuarat) PMUAIKIUM 67 Maklumbalas Keputusan ‘Mesyuarat No. Dokumen: PK / PPSPPA/ BKSM / 008 ‘Muka surat: 8 drp. 8 Pindaan: 00 [BOKUMEN ASAL|