Excel 2007 N1

MANUAL DEL ESTUDIANTE
Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1

(Segunda Edici n)
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course material at all times.
To access eCourseware and other online resources for this class, visit www.newhorizons.com and select Student
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To access your online resources:

1.
2.
3.
Go to the New Horizons homepage at www.newhorizons.com.

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4.
Log in to the Learning Port using one of the options below:
Option 1: Returning User -- if you have an existing classroom Learning Port account, enter your
Username and Password in the Registered Student area and click Login.
a) Once you are successfully logged in to Learning Port, the homepage will display.
b) Enter the Access Key box and click on Send.
c)
Your online learning resources will be added to your Catalog.

-OR-
Option 2: New User -- if you are a new classroom Learning Port user, you will need to complete
the Personal Information form.
a) Begin by clicking on the Enroll button. The Access Key box will display.
b) Enter the Access Key in the Access Key box and click on Send.
c) The Personal Information form will display. Enter your information and click on Submit.
(Note: Remember to write down your Username and Password for future reference. This login will be used to
access post class resources for current and future classes.)
d)
The student login page will display. Enter the Username and Password you created in your
new student profile and click Login.
e)
Your online learning resources will be added to your Catalog.
Username:
Password:
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letters ILT (Instructor Led Training) to the end of the name. This will set it apart from logins that you may use for other types of
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Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1

(Segunda Edicin)
Nmero de apartado: NH84890esmx (CWEE)
Edicin del curso 1.0
AVISOS
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su precisin y todos los materiales se proporcionan sin ninguna garanta en absoluto, incluyendo, pero no limitndose a, las garantas implcitas de comerciabilidad o aptitud
para un propsito en particular. El nombre usado en los archivos de datos para este curso es el de una compaa ficticia. Cualquier semejanza a compaas actuales o
futuras es meramente coincidencia. No creemos haber usado el nombre de nadie al crear este curso, pero si es as, por favor notifquenos y cambiaremos el nombre en la
prxima revisin del curso. Element K es un proveedor independiente de soluciones de capacitacin integrada para individuos, negocios, instituciones educativas y
agencias gubernamentales. El uso de capturas de pantallas, fotografas de los productos de otra entidad o el nombre del producto o servicio de otra entidad en este libro
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ii
Microsoft Office Excel

2007: Nivel 1 (Segunda
Edicin)
Leccin 1: Creando una hoja de clculo bsica
A. Explorar la Interfaz de Usuario y la Cinta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
B. Navegar y seleccionar en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

C. Obtener ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
D. Ingresar datos y guardar un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
E. Personalizar barra de herramientas de acceso rpido . . . . . . . . . . . . 27
Leccin 2: Realizar clculos

A. Crear frmulas bsicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
B. Clculos con funciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
C. Copiar frmulas y funciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Leccin 3: Modificar una hoja de trabajo

A. Manipular datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
B. Insertar y borrar celdas, columnas y filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
C. Buscar datos en una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
D. Revisar la ortografa de una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Leccin 4: Dar formato a una hoja de trabajo

A. Modificar fuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
B. Agregar bordes y color a las celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
C. Cambiar el ancho de columna y la altura de la fila . . . . . . . . . . . . . . . . 90
D. Aplicar formatos de nmero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
E. Posicionar contenidos de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
iii
Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)
F. Aplicar estilos de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
106
Leccin 5: Imprimir el contenido de una hoja de trabajo

A. Imprimir el contenido de un libro de trabajo usando las opciones
de impresin predeterminadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
114
B. Configurar opciones de impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
123
C. Configurar saltos de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
133
Leccin 6: Administrar libros de trabajo grandes
iv
A. Dar formato a las pestaas de la hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . .
140
B. Administrar hojas de trabajo en un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . .
143
C. Administrar la vista de hojas de trabajo grandes . . . . . . . . . . . . . . . .
150
Laboratorios de la leccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
161
Soluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
169
Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
171
ndice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
175
Acerca del curso
Usted tiene habilidades de computacin bsica como el uso del mouse, la navegacin a
travs de ventanas y la navegacin en Internet. Tambin ha usado sistemas impresos
para almacenar datos con los que realizar clculos. Ahora quiere migrar estos datos a
un formato electrnico.
Cuando usa un mtodo para almacenar datos escritos en una hoja de papel, tiene que
borrar la fila de totales cada vez que agrega una nueva fila de datos. La fila de totales
se tiene que volver a escribir despus de agregar manualmente los nuevos datos con el
total anterior. Esta operacin consume mucho tiempo y puede causar la prdida de
datos. En una hoja de clculo electrnica, usted simplemente puede insertar una nueva
fila y agregar los nuevos datos. Podra configurar la fila de totales para que sta se
actualice cada vez que los datos cambien.
Almacenar los datos electrnicamente es ms eficiente debido a que le permite actualizar rpidamente los datos existentes, elaborar informes, calcular totales y graficar,
ordenar o filtrar sus datos.
Descripcin del curso

Estudiante objetivo
Este curso est diseado para personas que se estn preparando para obtener la certificacin de Especialista en Aplicaciones de Excel Certificado por Microsoft y es para
quienes ya cuentan con un conocimiento de Microsoft Office, Windows 2000 (o superior) y para quienes desean obtener las habilidades necesarias para crear, editar, dar
formato e imprimir hojas de clculo bsicas en Excel 2007 de Microsoft Office.
Prerrequisitos del curso

Los alumnos deben estar familiarizados con el uso de las computadoras personales y
han usado un mouse y un teclado. Usted debera sentirse cmodo en un ambiente
Windows y debe ser capaz de usar Windows para administrar informacin en su computadora. Especficamente debe ser capaz de ejecutar y cerrar programas; navegar
hacia la informacin almacenada en su computadora y administrar archivos y carpetas.
Los alumnos debern haber terminado los siguientes cursos o poseer el conocimiento
equivalente antes de empezar este curso:
Windows XP Professional: Nivel 1
Windows XP Professional: Nivel 2
Windows XP: Introduccin
Windows 2000: Introduccin
Cmo usar este libro

Como gua de aprendizaje
Cada leccin cubre un tema extenso o una serie de temas relacionados. Las lecciones estn
organizadas con el fin de que se vaya incrementando el dominio de Excel 2007; las habilidades
que usted adquiere en una leccin son utilizadas y desarrolladas en las lecciones siguientes.
Por esta razn, debe seguir el orden de las lecciones en la secuencia dada.
Hemos organizado cada leccin en temas orientados a resultados. Los temas incluyen toda la
informacin relevante que necesita para dominar Excel 2007 y las actividades le permiten aplicar esta informacin en lo ejemplos prcticos.
Usted logra probar cada nueva habilidad en un archivo de muestra preparado especialmente
para este fin. Esto le ahorra tiempo y le permite concentrarse en la habilidad adquirida. Con el
uso de los archivos de muestra, actividades, ilustraciones que le dan retroalimentacin en pasos
cruciales e informacin de apoyo, este libro le proporciona los fundamentos y estructura para
aprender Excel 2007 de manera rpida y sencilla.
Como herramienta de revisin

Cualquier mtodo de enseanza es efectivo siempre y cuando usted est dispuesto a invertir su
tiempo y esfuerzo. Adems, algunas de las cosas que usted aprende en clase pueden parecerle
irrelevantes en ese momento, pero podran volverse importantes ms adelante. Por esta razn,
lo invitamos a que dedique una parte de su tiempo a la revisin de los temas y actividades del
curso. Para tener un mayor desafo cuando revise las actividades trate de ver la columna Qu
se hace antes de revisar la columna Cmo se hace
Como referencia
La organizacin y diseo del libro lo convierte en una herramienta de aprendizaje de fcil uso
y en una excelente referencia. Puede usar este libro como referencia en definiciones de trminos, respaldo de informacin en temas especficos y resumen de procedimientos.
vi
Introduccin
Iconos del curso

Icono
Descripcin
Una Nota de advertencia advierte a los alumnos sobre las consecuencias
negativas potenciales de una accin, escenario o decisin que no conocen
fcilmente.
Mostrar diapositiva provee una indicacin al instructor para mostrar una diapositiva especfica. Las diapositivas para mostrar slo se incluyen en la Gua
del Instructor.
Un Nota para el instructor es un comentario para el instructor sobre la
entrega, estrategia en clase, herramientas del aula, excepciones y otras consideraciones especiales. Las notas para el instructor slo se incluyen en la
Gua del Instructor.
Pgina de notas indica una pgina que se dej en blanco intencionalmente
para que los alumnos tomen notas.
Una nota para el alumno provee informacin adicional, orientacin o sugerencias sobre un tema o tarea.
Una Nota de versin indica la informacin necesaria para una versin de

software especfica.
Certificacin
Este curso est diseado para ayudarlo a prepararse para la siguiente certificacin.
Certification Path: Especialista en Aplicaciones de Excel 2007 Certificado por Microsoft
Este curso forma parte de una serie de ttulos de software educativo de Element K que aborda
los conjuntos de habilidades del Especialista en Aplicaciones Certificado por Microsoft
(Microsoft Business Certification). El programa de Especialista en Aplicaciones Certificado por
Microsoft es para personas que usan el software de escritorio de negocios de Microsoft y para
quienes buscan reconocimiento de su dominio en productos especficos de Microsoft. Los candidatos a esta certificacin deben pasar uno o ms exmenes de dominio para poder acceder a
la certificacin de Especialista en Aplicaciones Certificado por Microsoft.
Introduccin
vii
Objetivos del curso

En este curso, podr Crear y editar hojas de clculo y libros bsicos en Excel 2007 de
Microsoft Office.
Usted podr:
explorar el entorno de Excel 2007 y crear una hoja de clculo bsica.
realizar clculos.
modificar una hoja de trabajo.
dar formato a una hoja de trabajo.
imprimir el contenido de un libro de trabajo.
administrar libros de trabajo grandes.
Requisitos para el curso

Hardware
Para este curso, usted necesitar una computadora para cada alumno y una para el instructor.
Cada computadora deber cubrir los siguientes requerimientos del sistema:
Un procesador Pentium a 1 GHz o superior.
Un mnimo de 256 MB en RAM. Se recomienda contar con 512 MB en RAM.
Un disco duro de 10 GB o superior. Debe tener por lo menos 1 GB de espacio libre en el

disco duro para la instalacin de Office.
Una unidad de disco CD-ROM.
Un mouse u otro dispositivo de sealamiento.
Se recomienda un monitor con una resolucin de 1024 x 768.
Tarjetas de red y cableado para tener acceso a una red local.
Acceso a Internet (contacte a su proveedor local de servicios de red).
Una impresora o la instalacin de los drivers de una impresora.
Un can de proyeccin para mostrar la pantalla de la computadora del instructor.
Software
Microsoft Office Professional Edition 2007
Windows XP Profesional con Service Pack 2
Preparacin de la clase
Instalacin inicial para la clase
Para la instalacin inicial de la clase:
1. Instale Windows XP Profesional en una particin vaca.
viii
Introduccin
Deje la contrasea del Administrador en blanco.
Para todos los otros parmetros de instalacin use valores apropiados para su
ambiente de trabajo. (Contacte a su administrador de red si necesita detalles.)
2.
En Windows XP Profesional, deshabilite la opcin Usar la pantalla de bienvenida. (Este

paso asegura que los alumnos podrn entrar al sistema como el usuario Administrador sin
importar las cuentas de usuario existentes en la computadora.)
a.
Elija InicioPanel de controlCuentas de usuario.
b.
D clic en Cambiar la forma en la que los usuarios inician y cierran sesin.
c.
Deshabilite la opcin Usar la pantalla de bienvenida.
d.
D clic en Aplicar opciones.
3.
En Windows XP Profesional, instale el Service Pack 2. Use los parmetros establecidos

de instalacin del Service Pack.
4.
Para Windows XP Profesional, d clic en Inicio y elija Impresoras y faxes. Abajo de

Tareas de impresin, d clic en Agregar una impresora y siga las pantallas.
5.
Ejecute el Asistente de conexin de Internet para establecer la conexin a Internet que sea
ms apropiada a su ambiente si no lo hizo durante la instalacin.
6.
Inicie sesin en la computadora como el usuario Administrador si es que todava no lo

hace.
7.
Despliegue las extensiones de archivos para tipos de archivo conocidos.

a.
Abra el Explorador de Windows (d clic derecho en el botn Inicio y luego seleccione Buscar).
b.
Elija HerramientasOpciones de carpeta.
c.
En la pestaa Ver, en el cuadro de lista Configuracin avanzada, deshabilite la casilla

de verificacin Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos.
d.
D clic en Aplicar y luego d clic en Aceptar.
e.
Cierre el Explorador de Windows.
8.
Lleve a cabo un instalacin tpica, aceptando todos los parmetros preestablecidos de

Microsoft Office Profesional 2007.
9.
En el cuadro de dilogo Nombre de usuario, de clic en Aceptar para aceptar el nombre de

usuario e iniciales preestablecidas.
10. En el cuadro de dilogo Asistente de activacin de Microsoft Office 2007, d clic en

Siguiente para activar la aplicacin Office 2007.
11. Cuando la activacin de Microsoft Office 2007 haya concluido, de clic en Cerrar.
12. Descargue e instale cualquier actualizacin disponible en Microsoft Update.
13. En el cuadro de dilogo Nombre de usuario, d clic en Aceptar.
14. Abra Microsoft Excel y minimice la barra de idioma si sta aparece.
15. En el CD-ROM del curso, abra la carpeta 084_890. Luego, abra la carpeta Datos. Ejecute
el archivo 084890dd.exe ubicado en esta carpeta. Esto instalar una carpeta con el nombre
084890 Datos en su unidad C. Esta carpeta contiene todos los archivos de datos que usar
para completar este curso.
Dentro de cada carpeta de la leccin, usted encontrar una carpeta de Solucin. Esta carpeta contiene archivos de solucin para las actividades y laboratorios de la leccin, los
alumnos pueden usar estos archivos para revisar sus resultados finales.
Personalice el escritorio de Windows

Personalice el escritorio de Windows para que sean visibles los conos de Mi PC y Mis sitios
de red en las computadoras de los alumnos y del instructor siguiendo estos pasos:
Introduccin
ix
1.
D clic derecho en el escritorio y elija Propiedades.
2.
Seleccione la pestaa Escritorio.
3.
D clic en Personalizar escritorio.
4.
En el cuadro de dilogo Elementos del escritorio, seleccione Mi PC y Mis sitios de red.
5.
D clic en Aceptar y luego d clic en Aplicar.
6.
Cierre el cuadro de dilogo Propiedades de pantalla.
Antes de cada clase

1.
Inicie sesin en la computadora como el usuario Administrador.
2.
Elimine cualquier archivo de datos existente en la carpeta C:\084890Datos.
3.
Extraiga una copia nueva de los archivos de datos del curso desde el CD-ROM proporcionado con el manual del curso.
Lista de archivos adicionales

Con cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirn para completar esa actividad. Muchas actividades tambin requieren archivos adicionales que los
estudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estos
archivos de apoyo estn incluidos con los archivos de datos en el CD ROM o en el disco de
datos del curso. No borre estos archivos.
Introduccin
Creando una hoja de

clculo bsica
Duracin de la leccin: 1 hora(s), 10 minutos
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr explorar el entorno de Excel 2007 y crear una hoja de clculo
bsica.
Usted podr:
identificar los componentes de la interfaz de usuario de Excel, incluyendo la

Cinta.
navegar y seleccionar datos en Excel.
obtener ayuda para encontrar informacin relevante necesaria para desempear

una tarea en Excel.
ingresar datos y guardar una hoja de trabajo.
personalizar la barra de herramientas de acceso rpido
Introduccin
Usted ha escuchado que Microsoft Office Excel 2007 puede ayudarlo a almacenar y
administrar datos alfanumricos y le gustara usar esta aplicacin, pero no est familiarizado con este entorno. En esta leccin, usted explorar el entorno de Excel para
familiarizarse con algunos de los conceptos bsicos.
Imagine usar una computadora sin tener el conocimiento de sus componentes bsicos y
cmo es que sta funciona. De igual forma sera difcil usar un software de aplicacin
como Excel, sin tener el conocimiento de sus componentes bsicos. Explorar el
entorno de Excel lo llevar a conocer algunas de sus herramientas y funciones bsicas,
que lo ayudarn a empezar a interactuar con Excel.
TEMA A
Explorar la Interfaz de Usuario y la Cinta
Usted no est familiarizado con Excel y quiere usar la aplicacin para almacenar y manipular
datos. Antes de trabajar con la aplicacin, usted necesita familiarizarse con los componentes
bsicos de la interfaz. En este tema, usted explorar la interfaz de usuario de Excel.
No sera ms fcil para usted desempearse en su nuevo puesto si recibiera una descripcin
de cmo debe trabajar en este nuevo ambiente? De igual forma explorar la interfaz de usuario
de Excel le ayudar a familiarizarse con algunas de sus funciones bsicas, las cuales le ayudarn a trabajar en la aplicacin de una forma efectiva.
Hojas de clculo
Definicin:
Una hoja de clculo es un papel o un documento electrnico que almacena diferentes tipos de
datos, como nmeros, texto y smbolos que no son alfanumricos, en un formato tabular. Una
hoja de clculo consiste en columnas verticales y filas horizontales que al interceptarse forman
celdas. Las celdas almacenan los datos ingresados en una hoja de clculo. Luego los usuarios
pueden manipular los datos en las celdas o realizar clculos con los mismos. Las hojas de clculo difieren unas de otras en base a las necesidades de negocios asociadas y a los
requerimientos de los datos.
Ejemplo:
Microsoft Office Excel 2007

Excel 2007 es una aplicacin de Microsoft Office que puede usarse para crear, revisar y guardar datos en formato de hoja de clculo. Se usa para llevar a cabo clculos usando frmulas y
funciones. La aplicacin de Excel tambin puede usarse para analizar, compartir y administrar
informacin usando grficos y tablas.
Ventana de Aplicacin de Excel

Cuando inicia Excel se despliegan dos ventanas, una dentro de la otra. La ventana externa es
la ventana de aplicacin y la ventana interna es la ventana del libro de trabajo. La ventana de
aplicacin generalmente llena la pantalla completa y proporciona un lugar para interactuar con
Excel. La ventana del libro de trabajo aparece dentro de la ventana de aplicacin y se usa para
ingresar datos.
La ventana de aplicacin de Excel tiene varios componentes avanzados.
Figura 1-1: La ventana de aplicacin de Excel tiene varios componentes.
Elemento de la Ventana
Descripcin
El botn Office
Un botn estndar que despliega un men que contiene varias funciones

para abrir, guardar, imprimir y cerrar un archivo de Excel.
La barra de herramientas de
acceso rpido
Una barra de herramientas que proporciona un fcil acceso a los comandos usados con mayor frecuencia en la aplicacin.
La Cinta
Un panel que contiene los botones e conos de comando, organizados en

una serie de pestaas.
Elemento de la Ventana
Descripcin
Barra de frmulas
Una barra que contiene el cuadro Nombre, el cuadro de frmulas y el

botn Insertar funcin. El cuadro Nombre despliega el nombre de la celda
seleccionada de una hoja de clculo. El cuadro de frmulas despliega el
contenido actual de la celda de una hoja de clculo y le permite teclear la
frmula o funcin requerida. El botn Insertar funcin despliega las
opciones para insertar una funcin.
Panel de tareas
Un panel que aparece cuando es requerido con diversas opciones para un

comando particular seleccionado en la Cinta. Usted puede mover y ajustar
el tamao del panel de tareas.
El Marco de Ventana de
Microsoft Office
Un elemento de la ventana que contiene caractersticas como el zoom

dinmico y el indicador de estado personalizado.
Hojas de trabajo
Una hoja de trabajo es una hoja de clculo usada para almacenar datos en una aplicacin de
Excel. Una hoja de trabajo de Excel contiene 16,384 columnas y 1,048,576 filas que al interceptarse forman cuadrculas. Toda la hoja de trabajo de Excel est formada de cuadrculas que
forman rectngulos llamados celdas. Una celda siempre est seleccionada y es llamada la celda
activa. De forma predeterminada Excel designa los encabezados de las columnas con letras
ubicadas en la parte superior de la hoja de trabajo y los encabezados de las filas con nmeros
ubicados en el lado izquierdo de la hoja de trabajo. Usted puede insertar o eliminar filas o
columnas en una hoja de trabajo de Excel. Una hoja de trabajo de Excel puede contener texto,
nmeros, frmulas, grficos, o tablas.
Columnas y filas de la hoja de trabajo
Los encabezados de las columnas en Excel empiezan con la letra A y continan hasta la letra
Z. Despus de la columna nmero 26 (la columna Z), los encabezados tienen dos letras, de la
AA a la AZ. Despus de la AZ, nuevamente comienza una combinacin de dos de letras de la
BA a la BZ y as sucesivamente hasta que todas las columnas tengan un encabezado
alfabtico, llegando a la columna final que es la XFD.
Los encabezados de las filas empiezan con el nmero 1 y continan hasta el nmero
1,048,576.
Libros de trabajo
Un libro de trabajo es un archivo de Excel que acta como un almacn de datos para hojas de
trabajo de Excel relacionadas. De forma predeterminada un libro de trabajo de Excel contiene
tres hojas de trabajo llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Los nombres de las hojas de trabajo aparecen en las pestaas ubicadas en la parte inferior del libro de trabajo. Usted puede renombrar
las pestaas, as como agregar o eliminar hojas de trabajo de un libro de trabajo de Excel.
Un libro de trabajo de Excel contiene varios elementos.
Elemento del libro de

trabajo
Descripcin
Barra de ttulo
Aparece arriba de la Cinta y centra el nombre del libro de trabajo. La

barra de herramientas de acceso rpido est integrada en la barra de
ttulo.
Barra de pestaa de inicio
Aparece en la parte inferior del libro de trabajo y contiene los botones

para desplazarse entre las pestaas, las pestaas de la hoja de trabajo y
el botn Insertar hoja de clculo. Tambin contiene la barra de desplazamiento horizontal integrada.
Pestaa de hoja de clculo
Aparece en la parte inferior del libro de trabajo en la barra de la

pestaa de inicio y le permite moverse de una hoja de trabajo a otra.
Botn de desplazamiento de
pestaas
Aparece en el lado izquierdo de las pestaas de la hoja de trabajo en la

barra de pestaa de inico y le permite desplazarse entre las pestaas de
la hoja de trabajo una a la vez, o desplegar el primer o el ltimo grupo
de pestaas de la hoja dentro de un libro de trabajo.
Botn Insertar hoja de clculo
Aparece a la izquierda de las pestaas de la hoja de trabajo de la barra

de pestaa de inico y se usa para agregar nuevas hojas de trabajo.
El botn Office
El botn Offce es un botn estndar ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de
Excel que contiene comandos para abrir, guardar, enviar, imprimir, cerrar, preparar y publicar
hojas de trabajo. Cada men contiene varios submens de opciones. El botn Office tambin
proporciona opciones para personalizar el ambiente de Excel. El men mantiene una lista de
las hojas de trabajo usadas recientemente, permitindole acceder a ellas rpidamente.
La barra de herramientas de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido est ubicada arriba de la Cinta y se despliega
como un componente integrado de la barra de ttulo para proporcionar un acceso conveniente a
los comandos usados con mayor frecuencia en la aplicacin. De manera predeterminada la
barra de herramientas presenta los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer en forma de botones. Usted puede personalizar la barra de herramientas de acceso rpido para incluir otros
comandos que use frecuentemente. Sin embargo, cuando se agregan comandos el espacio de la
barra de ttulo se reduce, disminuyendo el espacio del ttulo del documento abierto. Usted
puede evitar este inconveniente reubicando la barra de herramientas de acceso rpido debajo de
la Cinta usando las opciones de la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de
acceso rpido.
Figura 1-2: La barra de herramientas de acceso rpido.
El Marco de Ventana de Microsoft Office

El Marco de Ventana de Microsoft Offce est ubicado en la parte inferior de la ventana de
Excel. Indica si las opciones como modalidad de celda, modalidad final, nmero de pgina y
macros estn activas o no. Es un componente que tiene caractersticas que enriquecen la experiencia en una hoja de trabajo de Excel 2007. Contiene caractersticas como el desplazador de
zoom dinmico y el indicador de estado personalizado.
El Marco de Ventana de Microsoft Office contiene varios componentes.
Caracterstica
Descripcin
Pantalla de estado
Contiene varias opciones adicionales que pueden ser calculadas y mostradas. El

indicador muestra los resultados de valores mltiples y tambin muestra la
accin que se est realizando en la hoja de trabajo. Por ejemplo, el ingreso de
datos, contar los datos, promedio y suma de nmeros.
Botones de vista
Proporciona las opciones para desplegar la hoja de trabajo en cualquiera de las

tres vistas disponibles: Normal, Diseo de pgina y Salto de pgina.
Botn Alejar
Le permite ver el contenido de una hoja de trabajo en un tamao ms pequeo.
Desplazador de zoom
Le permite maximizar o minimizar la hoja de trabajo instantneamente a cualquier tamao deseado.
Botn Acercar
Le permite tener una vista ms cercana del contenido de una hoja de trabajo.
Botn Zoom
Le permite seleccionar o establecer el porcentaje de aumento o disminucin en

el cuadro de dilogo Zoom.
La Cinta
La Cinta es un componente de la interfaz nico que comprende varios comandos de tareas
especficas que estn agrupadas bajo diferentes pestaas de comando. Esta diseada para ser la
ubicacin principal para acceder comandos.
Figura 1-3: La Cinta en Excel.
Pestaas de Comando
La siguiente tabla lista las pestaas de comando de la Cinta en Excel.
Pestaa de
Comando
Descripcin
Inicio
Se usa para realizar operaciones del portapapeles y formato bsico de texto

y celdas.
Insertar
Se usa para insertar tablas, grficos, ilustraciones, texto y vnculos.
Diseo de pgina
Se usa para especificar la configuracin de la pgina, diseo, orientacin,

mrgenes y otras opciones relacionadas.
Frmulas
Se usa para crear frmulas con funciones predeterminadas que se encuentran ordenadas por categoras de acuerdo al tipo de clculo que se necesite
realizar.
Datos
Se usa para establecer conexiones con fuentes de datos externos y para

importar datos para su uso en hojas de trabajo de Excel.
Revisar
Se usa durante la revisin de las hojas de trabajo de Excel, proporciona

herramientas tales como el corrector ortogrfico, sinnimos y traducir.
Vista
Se usa para ocultar o mostrar lneas de cuadrcula en una hoja de trabajo,

proporciona opciones para controlar la forma en la que se despliega la hoja
de trabajo y la ventana de aplicacin.
Pestaas de contexto
Las pestaas de contexto son pestaas de comando que aparecen en la Cinta slo cuando usted
selecciona objetos especficos en la hoja de trabajo tales como grficos, tablas, dibujos, cuadros
de texto o elementos de WordArt. Estas pestaas son desplegadas junto con las pestaas de
comando existentes. Ya que estas pestaas estn basadas en su contexto, el alcance de sus
comandos y herramientas est restringido a los objetos en las que stas estn especializadas.
Sugerencias
Una Sugerencia es un texto descriptivo que se despliega cuando usted pasa el mouse sobre un
comando o control en la interfaz.
Un globo de ayuda utiliza un cuadro de texto descriptivo ms grande del que usa una Sugerencia. Los globos de ayuda pueden contener un vnculo a un tema de Ayuda. Muchos de los
botones y caractersticas en Excel tienen una asociacin con los globos de ayuda.
ACTIVIDAD 1-1
Explorar la interfaz de usuario
Situacin:
Usted necesita ingresar la informacin de los empleados de su compaa en una hoja de trabajo de Excel. Usted no est familiarizado con la aplicacin y le gustara familiarizarse con
los elementos de la interfaz antes de empezar a trabajar en sta.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. Para abrir la aplicacin de Microsoft Office

Excel 2007, elija InicioTodos los
programasMicrosoft Office
Microsoft Office Excel 2007.
Explore el botn Office.
b. En la esquina superior izquierda de la

ventana de Microsoft Excel, d clic en el
botn Office.
c. Existen varias opciones en el men del
botn Office. Coloque el cursor sobre la
opcin Guardar como para ver las
opciones del submen.
d. D clic fuera del men del botn Office
para cerrarlo.

2.
Explore la Cinta.
a. En la Cinta, seleccione la pestaa

Diseo de pgina.
b. Note que la pestaa Diseo de pgina
contiene las grupos Temas, Configurar
pgina, Ajustar rea de impresin, Opciones de la hoja y Organizar.
c. En e grupo Configurar pgina, coloque el
cursor sobre el botn Mrgenes para
ver su sugerencia.
d. Seleccione cada una de las pestaas

en la Cinta para ver los comandos y los
grupos que contienen.
3.
Explore la barra de herramientas

de acceso rpido.
a. En la barra de herramientas de acceso

rpido, coloque el cursor sobre el primer botn de la izquierda para ver su
sugerencia.
b. D clic en la flecha desplegable Personalizar barra de herramientas de
acceso rpido para ver las opciones.
c. Presione Esc.
10

4.
Explore el Marco de Ventana de

Microsoft Office.
a. En el Marco de Ventana de Microsoft

Office, coloque el cursor sobre cada
uno de los botones que vea a la
izquierda del desplazador dinmico
para ver su descripcin.
b. En el desplazador dinmico, d clic en el
botn Acercar.
c. Note que el porcentaje del zoom se ha
incrementado al 110%.
d. D clic en el botn de Alejar.

e. Note que el porcentaje del zoom ha vuelto
al 100%.
11
TEMA B
Navegar y seleccionar en Excel
Usted se familiariz con los diversos componentes del ambiente de la interfaz de Excel. Ahora
quiere empezar a trabajar en el ambiente de Excel. Para poder ver o modificar datos en Excel,
usted necesita saber como navegar a travs de la hoja de trabajo y como puede seleccionar
celdas. En este tema, usted navegar a travs de las hojas de trabajo de Excel y seleccionar
un rango de celdas.
Imagine que se ha mudado a una nueva ciudad para empezar en un nuevo empleo. Slo ha
estado en este nuevo lugar una semana y no ha tenido tiempo para recorrer la ciudad ms de
cerca. Usted aparta un espacio de tiempo del prximo fin de semana para manejar alrededor de
la ciudad y as comenzar a familiarizarse con la misma. Aprender los conceptos bsicos de la
navegacin en Excel es muy parecido a esto: usted sabe como manejar, pero an no conoce la
ciudad. Al navegar a travs de Excel, usted empieza a entender su ambiente de trabajo, esto le
permite trabajar ms fcilmente con datos de una hoja de trabajo.
El cuadro de dilogo Abrir

El comando Abrir, del men del botn Office, despliega el cuadro de dilogo Abrir. El cuadro
de dilogo Abrir tiene opciones para buscar archivos existentes para que estos sean abiertos.
En el cuadro de dilogo Abrir, la lista desplegable Buscar en le permite seleccionar el directorio y navegar al archivo deseado. Es entonces cuando usted puede abrir el archivo
seleccionado haciendo doble clic en el mismo. Los archivos de tipo lista desplegable le proporcionan opciones para seleccionar el formato en el que el archivo debe abrirse. El botn Abrir
en el cuadro de dilogo Abrir lista varias opciones de como debe abrirse el archivo. Usted
puede abrir el archivo original, abrir una copia del archivo o abrir el archivo en el modo solo
lectura.
Si usted quiere abrir un archivo usado recientemente, puede acceder a ste a travs del
men del botn Office, donde se listan los documentos usados recientemente.
Opciones de navegacin del mouse

Al usar el mouse para trabajar con las barras de desplazamiento horizontal y vertical, usted
puede navegar a una celda especfica, a un rango de celdas o al final de los rangos.
Navegacin
Accin
Para mover la pantalla de la hoja de trabajo hacia

arriba o hacia abajo fila por fila.
D clic en la flecha de desplazamiento vertical.
Para mover la pantalla de la hoja de trabajo hacia

la izquierda o hacia la derecha columna por
columna.
D clic en la flecha de desplazamiento horizontal.
Para mover continuamente la pantalla de la hoja de D clic continuamente sobre las flechas de desplatrabajo de forma horizontal o vertical.
zamiento horizontal o vertical.
12
Navegacin
Accin
Para que la hoja de trabajo muestre pantalla por

pantalla.
D clic entre el cuadro de desplazamiento y la flecha de desplazamiento en cualquiera de sus dos

barras la horizontal y la vertical.
Para moverse rpidamente ya sea verticalmente u

horizontalmente, a travs del rea de la hoja de
trabajo.
Arrastre los cuadros de desplazamiento.
Para moverse a la celda especificada en la referencia de la celda.
D clic en el cuadro Nombre, ingrese la referencia

de la celda y presione la tecla Intro.
Opciones de navegacin del teclado

Usted tambin puede usar el teclado para navegar a una celda especfica, a un rango de celdas
o al final de los rangos en una hoja de trabajo.
Para mover la celda activa
Haga esto
Una celda a la vez hacia la izquierda, derecha,

arriba o abajo.
Presione la tecla de la flecha que corresponda.
A la columna A de la fila actual.
Presione Inicio.
Hacia abajo o hacia arriba pantalla por pantalla de

fila en fila.
Presione AvPg o RePg.
A la derecha celda por celda.
Presione la tecla Tab.
Para mover la celda activa
Haga esto
A la izquierda celda por celda.
Presione las teclas Shift+Tab.
A la celda A1 en la hoja de trabajo activa.
Presione las teclas Ctrl+Inicio.
Una pantalla a la izquierda o a la derecha.
Presione Alt+RegPg para moverse a la izquierda.

Presione Alt+AvPg para moverse a la derecha.
Opciones de Seleccin
Existen varias formas para seleccionar celdas o grupos de celdas en una hoja de trabajo.
Seleccin
Accin
Una celda sencilla
Dar clic en la celda.
El contenido de una celda
Dar doble clic en la celda para colocar el punto de insercin dentro de la

celda y luego dar doble clic nuevamente para seleccionar el contenido de la
celda. Usted tambin puede seleccionar la celda y luego seleccionar su contenido del cuadro de texto formula.
13
14
Seleccin
Accin
Un rango de celdas contiguas
Un rango de celdas contiguas est formado de celdas adyacentes entre s.

Seleccionar la primera celda en el rango contiguo, presionar y mantener
presionada la tecla Shift, navegar a la ltima celda en el rango y luego dar
clic en la ltima celda para seleccionar el rango en su totalidad. Usted tambin puede dar clic y arrastrar el cursor de la primera celda a la ltima
celda para seleccionar el rango.
Un rango de celdas no
contiguas
Un rango de celdas no contiguas est formado de celdas que no son adyacentes entre s. Seleccionar la primera celda en el primer rango, presionar y
mantener presionada la tecla Ctrl, navegar a la siguiente celda en el rango y
dar clic en la siguiente celda. Usted puede combinar los mtodos
Mays+clic y Ctrl+clic si lo prefiere.
Una hoja de trabajo completa
Dar clic en el botn Seleccionar Todo inmediatamente despus del cuadro

Nombre. Tambin puede presionar Ctrl+A.
ACTIVIDAD 1-2
Navegar y seleccionar en Excel
Archivos de datos:
info del empleado.xlsx
Antes de empezar:
Abra Microsoft Office Excel 2007.
Situacin:
Usted es el nuevo ejecutivo del departamento de Recursos Humanos de una compaa. Desea
saber la ubicacin del departamento de sus empleados. Usted decide ver la informacin de
los empleados de la compaa en una hoja de trabajo.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. En la ventana de Excel, d clic en el

botn Office y elija la opcin Abrir.
Abra el archivo que contiene la

informacin del empleado.
b. En el cuadro de dilogo Abrir, navegue a

esta ruta de la carpeta C:\084890Datos\
Crear una hoja de trabajo bsica.
c. Seleccione el archivo Info del
empleado.xlsx y d clic en Abrir.
2.
Vea el ltimo empleado.
a. Usando la barra de desplazamiento vertical, desplcese hacia abajo para ver la

ltima fila.
b. D clic en el encabezado de la fila 98
para seleccionar el ltimo empleado.
3.
Vea el contenido de la celda G50.
a. En la barra de frmulas, d clic en el

cuadro Nombre.
15

b. Teclee G50 y presione la tecla Intro
para ver el contenido de la celda G50.
4.
Localice la celda Horas totales.
a. En el teclado, presione las teclas

Ctrl+Inicio para ver la celda A1.
b. Usando la barra de desplazamiento horizontal, desplcese a la derecha para ver
las horas totales de las celdas P4 y P5.
5.
Seleccione un rango de celdas.
a. D clic en la celda B2.

b. Mantenga presionada la tecla Mays y
d clic en la celda D41.
6.
Seleccione toda la hoja de trabajo.
a. En la esquina superior izquierda, debajo

del cuadro Nombre, d clic en el botn
Seleccionar todo para seleccionar toda
la hoja de trabajo.
b. D clic en el botn Office y elija Cerrar.
c. Si es necesario, en el cuadro de mensaje
Microsoft Office Excel, d clic en No para
cerrar el libro de trabajo sin guardarlo.
16
TEMA C
Obtener ayuda
Usted ha navegado a travs de una hoja de trabajo de Excel y explor varias tcnicas de seleccin. Le ser de gran alivio saber que no tiene que memorizar todo. La ayuda de Excel est
disponible en todo momento para proporcionarle apoyo cuando usted lo necesite. En este tema
aprender a solicitar la ayuda de Excel.
Usted est trabajando en un libro de trabajo y constantemente est usando el mouse para navegar entre las celdas, pero preferira usar el mtodo abreviado del teclado tanto como le fuera
posible. Con el sistema de ayuda de Excel, usted puede encontrar informacin sobre cmo
moverse a travs de una hoja de trabajo usando el mtodo abreviado del teclado. Al acceder a
la caracterstica de ayuda de Excel, usted puede encontrar informacin relevante en lnea y
fuera de lnea para desempear una tarea en Excel.
La ventana Ayuda de Excel

Usted puede usar el botn Ayuda de Excel de Microsoft Office, ubicado en la esquina superior
derecha de la ventana de aplicacin de Excel para acceder a la ventana Ayuda de Excel. La
ventana Ayuda de Excel contiene opciones que le permiten buscar respuestas a preguntas relacionadas con Excel, permitindole la bsqueda de informacin tanto en lnea como fuera de
lnea.
La ventana Ayuda de Excel tiene varios elementos.
Elemento de la ventana
Descripcin
Barra de herramientas
Proporciona acceso a comandos de navegacin, impresin y formato.
Cuadro de texto Escriba aqu

las palabras que desee buscar
Le permite especificar la consulta que est buscando.
Lista desplegable Buscar
Le permite especificar si la bsqueda tiene que llevarse a cabo en lnea

o fuera de lnea.
Panel Examinar Excel Ayuda
Despliega los diversos vnculos de los temas disponibles en la ayuda de

Excel. Usted puede navegar a un vnculo de algn tema haciendo clic
en el mismo.
reas de bsqueda
La lista desplegable Buscar le ayuda a reducir los resultados de la bsqueda de un rea especfica. Usted puede usar la opcin Contenido de este equipo para buscar informacin dentro de
la aplicacin de Excel o bien puede seleccionar el contenido de Office Online para buscar en
Internet.
rea de bsqueda
Descripcin
Todo Excel
lista informacin sobre la consulta desde la ayuda integrada y muestra el sitio web de Office, si es necesario.
17
rea de bsqueda
Descripcin
Excel Ayuda
lista informacin sobre la consulta desde la ayuda integrada as como

del sitio web de Office Online, pero no lo lleva al sitio web de Office
Online.
Excel Plantillas
lista plantillas de muestra que estn disponibles en el sitio web de

Office Online.
Excel Formacin
lista informacin de capacitacin de muestra del sitio web de Office

Online.
Ayuda del programador

sin conexin
Incluye tareas de programacin, ejemplos y referencias para crear

soluciones personalizadas.
El panel Tabla de contenido

El panel Tabla de contenido se despliega a la izquierda de la ventana Ayuda de Excel y lista
los vnculos de los temas de ayuda para las diferentes caractersticas de Excel. Usted puede dar
clic en los vnculos de los temas y subtemas. Los vnculos de los subtemas despliegan la informacin relevante en el panel derecho de la ventana de Ayuda Excel.
Cmo obtener ayuda

Referencia del procedimiento: Obtener ayuda
Para encontrar informacin en la ayuda de Excel:
1. D clic en el botn Ayuda en la Cinta, o presione F1 para abrir la ventana de Ayuda de
Excel.
2. S lo desea, d clic en el botn Mostrar tabla de contenido para desplegar la tabla de contenidos.
3. D clic en el vnculo del panel Tabla de contenido o en la lista Examinar Excel Ayuda
para ver los detalles.
4. S lo desea, busque informacin.
a. Seleccione una opcin de la lista desplegable Buscar para limitar la bsqueda a un
rea en particular.
5.
18
b.
En el cuadro de texto Escriba aqu las palabras que desee buscar, teclee una palabra
clave.
c.
D clic en Buscar para desplegar los resultados de la bsqueda.
D clic en el botn Cerrar para cerrar la ventana Ayuda de Excel.
ACTIVIDAD 1-3
Obtener ayuda
Antes de empezar:
Su computadora debe estar conectada a Internet para acceder a Office Online y Microsoft
Office Excel 2007 debe estar abierto.
Situacin:
Usted es principiante con la interfaz de Excel 2007; as que le gustara obtener apoyo adicional y leer ms acerca de la interfaz. Tambin sabe que conocer el mtodo abreviado del
teclado le ser de gran utilidad cuando trabaje con Excel. As que decide buscar informacin
de los mtodos abreviados que se usan para llevar a cabo una accin.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. En la Cinta, d clic en el botn Ayuda

de Microsoft Office Excel.
Busque informacin sobre la

Cinta.
b. En la ventana Ayuda de Excel, en el cuadro de texto Escriba aqu las palabras que
desee buscar, teclee cinta y d clic en
Buscar.
c. En los resultados desplegados, d clic en
el vnculo Usar la cinta de opciones
para acceder a la pgina que describe la
Cinta.
d. Vea informacin acerca de la Cinta.
2.
Busque informacin sobre los

mtodos abreviados del teclado en
Excel.
a. En la ventana de Ayuda de Excel, sobre

la barra de herramientas, d clic en el
botn Mostrar tabla de contenido.
b. En el panel Tabla de contenido, d clic

en Accesibilidad.
19

c. Bajo Accesibilidad, en la lista desplegable
de vnculos, desplcese hacia abajo y
d clic en Teclas de funcin y de
mtodo abreviado de Excel.
d. En el panel derecho, desplcese hacia

abajo para leer la informacin desplegada.
e. En la esquina superior derecha de la ventana Ayuda de Excel, d clic en el botn
Cerrar para cerrar la ventana.
20
TEMA D
Ingresar datos y guardar un libro de
trabajo
Usted ha trabajado con una hoja de trabajo, ha navegado a travs de los datos, ha usado varias
tcnicas de seleccin y ha usado la ayuda de Excel para localizar algunos mtodos abreviados
del teclado. Ahora es momento de crear un nuevo libro de trabajo donde pueda agregar datos y
guardar su trabajo. En este tema, usted ingresar datos y guardar su trabajo.
Para poder escribir un libro, el escritor debe llenar las pginas con palabras. De manera similar
para crear un libro de trabajo en Excel usted necesita ingresar datos en los libros de trabajo.
Existen varias formas de organizar sus datos, pero la estructura que dan las columnas y las
filas facilita la identificacin de la informacin.
El cuadro de dilogo Nuevo libro

El cuadro de dilogo Nuevo libro le permite crear tanto un libro de trabajo en blanco como un
libro de trabajo basado en una plantilla; la plantilla puede estar disponible localmente o bien
puede descargarse de Microsoft Office Online. Usted puede acceder al cuadro de dilogo
Nuevo libro desde el men del botn Office. El panel izquierdo del cuadro de dilogo Nuevo
libro contiene las categoras de las plantillas. Las subcategoras y las plantillas se listan en el
panel central de la ventana Nuevo libro. Las plantillas usadas recientemente se listan en el
panel central. Las plantillas se pueden personalizar y pueden satisfacer requisitos especficos de
negocios o individuos.
Tipos de datos
Las celdas pueden contener texto, nmeros o frmulas. En una hoja de trabajo el texto es
usado para organizar y etiquetar la informacin numrica. De manera predeterminada el texto
se alinea a la izquierda de la celda y los nmeros a la derecha de sta.
Los comandos Guardar y Guardar como

Una vez que el libro de trabajo es creado usted necesitar guardarlo para que pueda acceder a
l ms tarde. Use el comando Guardar como para guardar un archivo por primera vez y tambin para guardar un archivo existente con un nuevo nombre, para cambiar el tipo de archivo o
para guardarlo en un nuevo directorio. Use el comando Guardar para guardar los cambios realizados a un libro de trabajo existente sin cambiar su nombre, tipo de archivo o directorio.
Si usted usa el comando Guardar para guardar por primera vez el libro de trabajo, el cuadro
de dilogo Guardar como aparecer automticamente.
21
El cuadro de dilogo Guardar como

En el cuadro de dilogo Guardar como de la lista desplegable Guardar en, usted puede seleccionar el directorio en donde guardar el archivo. El nombre predeterminado del archivo
aparecer en el cuadro de texto Nombre de archivo. Usted puede cambiar el nombre del
archivo si lo desea. De la lista desplegable Guardar como tipo usted puede seleccionar el formato en el que guardar el archivo.
Tipos de archivo en Excel 2007

Todos los archivos de Excel 2007 usan la extensin (XML) Lenguaje de Marcacin Extensible.
como el formato de archivo bsico. El formato XML de Excel es un formato de archivo compacto y robusto que permite una fcil integracin de los archivos de Excel en otras
aplicaciones y plataformas. Excel 2007 tambin soporta varios tipos de archivo.
Otros formatos de archivo de Excel
La siguiente tabla lista algunos de los formatos de archivo ms importantes que usted puede
usar en Excel 2007.
Tipo de
archivo
22
Descripcin
.xlsx
Este es el tipo de archivo predeterminado en el cual Excel 2007 guarda sus

documentos.
.xlsm
ste es un tipo de archivo XML bsico que puede almacenar cdigo de

macro VBA. Los Macros son una serie de comandos e instrucciones de
Excel agrupadas en un comando simple y un VBA que nos ayuda a modificar estas macros.
.xls
La opcin Libro de Excel 972003, se usa para guardar el archivo en un

formato compatible con versiones anteriores de Excel.
.xltx/.xltm
.xltx es el tipo de archivo predeterminado para una plantilla de Excel. Se

usa para guardar contenido, diseo y formato de un libro de trabajo.
.xltm es el tipo de archivo predeterminado para una plantilla habilitada
para macros en Excel.
.xlt
Este tipo de archivo le permite guardar una plantilla de Excel en versiones

que van de Excel 97 a Excel 2003.
.pdf
Este tipo de archivo le permite guardar un documento de Excel como un

archivo Adobe PDF (Formato de Documento Porttil).
La opcin Convertir
Si usted abre un libro de trabajo en formato .xls en Excel 2007 la opcin Convertir se habilita
en el botn Office. Elija Convertir para actualizar el libro de trabajo a un formato de archivo
de Excel 2007.
La caracterstica Comprobador de compatibilidad

Si usted necesita guardar un libro de trabajo .XLSX como una hoja de trabajo .XLS para su
uso posterior en otra versin de Excel, debe estar consciente que la versin anterior no soportar algunas de las nuevas caractersticas disponibles en Excel 2007. Por ejemplo, el nuevo
texto y los efectos de forma y grficos de SmartArt podran ser convertidos al formato ms
parecido disponible para asegurar que la presentacin del archivo sea consistente. Usted puede
usar la caracterstica Comprobador de compatibilidad para identificar la compatibilidad de los
objetos usados en su libro de trabajo XLSX cuando guarde su archivo en una versin anterior
de Excel. En el cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad de Microsoft Office Excel,
usted puede ver las caractersticas que no soporta el formato anterior y el nmero de ocurrencias en el libro de trabajo. Los objetos que son convertidos no pueden ser modificados.
Cmo ingresar datos y guardar un libro de trabajo

Referencia del procedimiento: Crear un nuevo libro de trabajo e ingresar datos
Para crear un nuevo libro de trabajo e ingresar datos:
1. D clic en el botn Office y elija Nuevo para abrir el cuadro de dilogo Nuevo libro.
2. En el cuadro de dilogo Nuevo libro, en la seccin En blanco y reciente, verifique que la
opcin Libro en blanco est seleccionada y luego d clic en Crear.
3. D clic en la celda en la que desea ingresar los datos.
4. Ingrese los datos deseados.
5. Use la tcnica de navegacin apropiada para seleccionar la siguiente celda en donde usted
desea ingresar los datos. Por ejemplo, usted puede presionar la tecla Intro para moverse
una celda hacia abajo o la tecla Tab para moverse una celda hacia la derecha.
Referencia del procedimiento: Guardar un libro de trabajo con el comando Guardar como
Para guardar un nuevo libro de trabajo, o para guardar un libro ya existente con un nombre,
ubicacin o tipo de archivo distinto:
1. D clic en el botn Office y elija Guardar como para desplegar el cuadro de dilogo
Guardar como.
2. En el cuadro de dilogo Guardar como de la lista desplegable Guardar en, navegue a la
carpeta en la que desea guardar su archivo.
3. En el cuadro de texto Nombre de archivo ingrese un nombre para el archivo.
4. De la lista desplegable Guardar como tipo seleccione el formato de archivo deseado. El
formato de archivo predeterminado en Excel 2007 es XLSX.
5. D clic en Guardar.
6. Si usted guarda un archivo en una versin anterior de Excel, donde existe contenido
incompatible, la opcin Comprobador de compatibilidad se activar automticamente. Si
es necesario en el cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad de Microsoft Office
Excel d clic en Continuar para convertir las caractersticas que no soporta el formato
XLS en un objeto que no pueda ser editado.
23
Referencia del procedimiento: Guardar los cambios realizados a un libro de trabajo existente
Para guardar los cambios en un libro de trabajo existente:
1. Abra un libro de trabajo existente y realice algunos cambios.
2.
Guarde los cambios.
D clic en el botn Office y elija Guardar.
O, en la barra de herramientas de acceso rpido, d clic en el botn Guardar.
Usar la caracterstica Comprobador de compatibilidad

Para ejecutar la caracterstica Comprobador de compatibilidad, elija PrepararEjecutar el comprobador de compatibilidad del men del botn Office.
24
ACTIVIDAD 1-4
Ingresar datos y guardar un libro de trabajo
Antes de empezar:
Microsoft Office Excel 2007 est abierto.
Situacin:
Usted necesita documentar los gastos y las ventas de la compaa para el primer trimestre en
una nueva hoja de clculo de Excel. Tambin necesita enviarle una copia del documento a un
compaero de trabajo que usa la versin Excel 2003.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. D clic en el botn Office y elija Nuevo.
Cree un nuevo libro de trabajo en

blanco.
b. En el cuadro de dilogo Nuevo libro, d

clic en Crear para abrir un nuevo libro de
trabajo en blanco.
2.
Ingrese los encabezados de

columna, Meses, Ventas, Gastos, y
Ganancia.
a. Verifique que la celda A1 est seleccionada.

b. Teclee Meses y presione la tecla Intro.
c. Seleccione la celda B1.
d. Teclee Ventas y presione la tecla Tab.
e. En la celda C1, teclee Gastos y presione la tecla Tab.
f.
3.
Ingrese los valores de los meses,

ventas y gastos del primer trimestre.
En la celda D1, teclee Ganancia y presione Intro.
a. Use el siguiente grfico para terminar la

hoja de trabajo.
25

4.
Guarde el libro de trabajo con el

nombre mi libro mayor.xlsx.
a. D clic en el botn Office y elija Guardar como para desplegar el cuadro de

dilogo Guardar como.
b. Si es necesario, de la lista desplegable
Guardar en, navegue a la siguiente carpeta C:\084890Datos\Crear una hoja de
trabajo bsica.
c. Si es necesario, en el cuadro de texto
Nombre de archivo, d un triple clic para
seleccionar el nombre predeterminado del
archivo.
d. Teclee Mi libro mayor y de clic en
Guardar.
5.
Revise la compatibilidad y guarde

el archivo en formato XLS.
a. D clic en el botn Office y elija

Preparary ejecute la opcin Comprobador de compatibilidad.
b. No debe haber problemas de compatibilidad. D clic en Aceptar.
c. D clic en el botn Office y elija Guardar comoLibro de Excel 97-2003.
d. Verifique que el archivo mi libro
mayor.xls se despliegue en el cuadro
de texto Nombre de archivo y de clic
en Guardar.
e. D clic en el botn Office y elija Cerrar.
26
TEMA E
Personalizar barra de herramientas de
acceso rpido
Usted ya ha sido introducido a los diferentes elementos de la interfaz de Excel 2007. Ahora
necesita un acceso rpido a algunas de las opciones en los diversos grupos de la Cinta. En este
tema, usted personalizar la barra de herramientas de acceso rpido para habilitar estos accesos.
A pesar de la disponibilidad de diversas caractersticas en la interfaz, usted puede trabajar con
ciertas caractersticas que pueden ser menos accesibles que otras. A fin de facilitar el acceso a
las caractersticas que usted necesita, Excel le proporciona opciones que le permiten mostrar
estos elementos y esconder aquellos que no utiliza frecuentemente en la barra de herramientas
de acceso rpido.
Cmo personalizar la barra de herramientas de

acceso rpido
Referencia del procedimiento: Personalizar la barra de herramientas de acceso
rpido
Para personalizar la barra de herramientas de acceso rpido:
1. Despliegue el cuadro de dilogo Opciones de Excel.
D clic en el botn Office y luego d clic en Opciones de Excel.
2.
3.
4.
5.
6.
O, en la barra de herramientas de acceso rpido, de la lista desplegable Personalizar

barra de herramientas de acceso rpido, seleccione Ms comandos.
En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, d clic en la categora Personalizar.

Para agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido, de la lista desplegable Comandos disponibles en, seleccione una categora.
En el cuadro de lista, seleccione el comando deseado y d clic en Agregar. Puede usar un
procedimiento similar para quitar elementos de la barra de herramientas.
Si desea reestablecer las opciones de la barra de herramientas de acceso rpido, d clic en
Restablecer.
Si desea poner la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la Cinta, seleccione la
opcin Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la cinta de opciones.
En la barra de herramientas de acceso rpido, de la lista desplegable Personalizar barra
de herramientas de acceso rpido, usted puede seleccionar Mostrar debajo de la cinta
de opciones para colocar la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la Cinta.
7.
8.
D clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel.

Para agregar un grupo a la barra de herramientas de acceso rpido, seleccione la pestaa
que tenga el grupo deseado en la Cinta, d clic derecho en el nombre del grupo y elija
Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.
27
Usted puede dar clic en el grupo agregado a la barra de herramientas de acceso rpido,
dar clic derecho al comando y elegir Agregar a la barra de herramientas de acceso
rpido para agregar un comando abreviado del teclado a la barra de herramientas de
acceso rpido.
28
ACTIVIDAD 1-5
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido
Antes de empezar:
Microsoft Office Excel 2007 est abierto.
Situacin:
Usted quiere usar sus habilidades para agregar comandos abreviados a la barra de herramientas de acceso rpido. Tambin quiere colocar los comandos en un lugar conveniente.
Qu se hace
Cmo se hace
1.

rpido, de la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso
rpido, seleccione Mostrar debajo de la
cinta de opciones.
Posicione la barra de herramientas

de acceso rpido debajo de la
Cinta.
b. Verifique que la barra de herramientas

de acceso rpido se haya movido
debajo de la Cinta.
2.
Agregue el botn Abrir a la barra

de herramientas de acceso rpido.

rpido, de la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso
rpido, seleccione Ms comandos.
b. En el cuadro de dilogo Opciones de
Excel, en el cuadro de lista debajo de la
lista desplegable Comandos disponibles
en, seleccione Abrir.
c. D clic en Agregar.
d. D clic en Aceptar para regresar a la
interfaz de usuario de Excel.
29

e. Verifique que el botn Abrir aparezca
en la barra de herramientas de acceso
rpido.
3.
Restablezca la barra de herramientas a sus valores predeterminados.

rpido, d clic en el botn Personalizar
barra de herramientas de acceso
rpido y elija Ms comandos.
b. En el cuadro de dilogo Opciones de
Excel, deshabilite la casilla de verificacin Mostrar la barra de herramientas
de acceso rpido debajo de la cinta de
opciones.
c. D clic en Restablecer para quitar los
comandos abreviados agregados recientemente.
d. En el cuadro de mensaje Restablecer
personalizaciones, d clic en S para
reestablecer la barra de herramientas a
sus valores predeterminados.
e. En el cuadro de dilogo Opciones de
Excel, d clic en Aceptar.
30
Leccin 1 Seguimiento
En esta leccin, usted explor el entorno de Excel 2007 de Microsoft Office. Al familiarizarse
con el ambiente de Excel usted podr empezar a usar la aplicacin con una mayor facilidad.
1.
Cmo le ayuda en su trabajo el personalizar la barra de herramientas de acceso

rpido?
2.
En qu tipo de trabajo usa encabezados de columnas y filas?
31
Realizar clculos
Duracin de la leccin: 90 minutos
En esta leccin, podr realizar clculos.
Usted podr:
crear frmulas bsicas.
calcular con funciones.
copiar frmulas y funciones.
Introduccin
Usted ha ingresado etiquetas y nmeros en una hoja de trabajo para organizar los datos
y presentarlos de una forma ordenada. Ahora es tiempo de hacer clculos con los
datos. Microsoft Office Excel le da la flexibilidad de realizar clculos rpidos que
simplifican los datos de una fila o columna y si lo requiere le da la posibilidad de crear
frmulas personalizadas. En esta leccin usted realizar clculos con los datos existentes de una hoja de trabajo.
Imagine tener que hacer clculos manuales en una hoja de trabajo que contiene un
gran volumen de datos. No solo sera tedioso y largo, sino que adems la posibilidad
de cometer errores en sus clculos sera significativa. En vez de realizar los clculos
manualmente, usted puede usar frmulas y funciones en Excel para realizar clculos
con un alto volumen de datos. Esto hace que los clculos sean fciles y eficientes
reduciendo dramticamente la posibilidad de cometer errores.
TEMA A
Crear frmulas bsicas
Usted est familiarizado con el ingreso de datos y la navegacin en una hoja de trabajo. Ahora
quiere realizar clculos con los datos. Un mtodo para realizar clculos en las hojas de trabajo
de Excel es creando frmulas bsicas. En este tema, usted crear frmulas bsicas.
El clculo manual con los valores de una hoja de trabajo puede ser incmodo, largo y susceptible a errores. Es ideal tener una forma rpida y sencilla de calcular los valores. En Excel,
usted puede crear frmulas bsicas para realizar clculos con los valores de una hoja de trabajo. La creacin de frmulas bsicas le ayudar a reducir el tiempo que le toma obtener
informacin valiosa de los datos que ingresa en una hoja de trabajo.
Frmulas de Excel
Definicin:
Una frmula de Excel es un conjunto de instrucciones matemticas que se pueden usar para
realizar clculos en las hojas de trabajo de Excel. Todas las frmulas en Excel empiezan con
un signo de (=). Las frmulas de Excel contienen varios componentes, como funciones, referencias, constantes y operadores. Una frmula simple de Excel puede contener algunos de
estos componentes o bien todos ellos.
Ejemplo:
Si la celda A1 contiene el valor 2 y la celda A2 contiene el valor 5, usted puede escribir en
cualquier celda la siguiente frmula =A1+A2 y esta nueva celda contendr el resultado de la
operacin: 7.
La barra de frmulas
La barra de frmulas, ubicada debajo de la Cinta, contiene el cuadro Nombre, el cuadro de
frmulas y el botn Insertar funcin. El cuadro de frmulas proporciona un espacio para acomodar frmulas. La barra de frmulas tambin tiene una opcin para expandir o colapsar la
barra. Adems usted puede ajustar el tamao de la barra de frmulas y ocultarla cuando no
trabaje con sta.
34
Figura 2-1: La barra de frmulas.
Elementos de una frmula de Excel

Una frmula de Excel tiene varios elementos.
Elemento de la
frmula
Descripcin
Referencias
Identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de trabajo y hace referencia a la ubicacin de los valores o datos en los que usted necesita aplicar la
frmula para realizar el clculo.
Operadores
Los smbolos que especifican el tipo de clculo que se necesita realizar en los
componentes de una frmula.
Constantes
Valores numricos o texto que no cambia y permanece igual en la frmula. Si

este valor tiene que cambiarse la frmula en s tiene que modificarse.
Funciones
Frmulas predefinidas en Excel que se usan para simplificar clculos complejos.
35
Operadores matemticos comunes

Los operadores matemticos usados en las frmulas de Excel pueden parecer diferentes a aquellos con los que ya est familiarizado.
Operador matemtico
Se usa para
Signo de ms (+)
Sumar
Signo de menos (-)
Restar
Asterisco (*)
Multiplicar
Diagonal (/)
Dividir
Smbolo (^)
Elevar a una potencia
Abrir y cerrar parntesis ( )
Agrupar instrucciones para su clculo posterior
El orden de las operaciones

Cuando usted usa frmulas para realizar clculos, necesita saber la secuencia de las operaciones que las frmulas siguen para llegar al resultado deseado. Este orden de las operaciones
puede afectar el resultado de una frmula. Cuando se usa una combinacin de operadores,
Excel sigue este orden para ejecutar las frmulas.
1. Las operaciones se encierran entre parntesis siempre que aparecen en una frmula.
2.
Operaciones que implican exponentes.
3.
Clculos que implican multiplicaciones y divisiones. Debido a que tienen el mismo orden
de ejecucin que Excel, la operacin se realiza por orden de aparicin, es decir de
izquierda a derecha.
4.
Operaciones que implican suma y resta. Excel tambin los ejecuta por orden de aparicin.
Figura 2-2: Las frmulas se realizan respetando el orden de las operaciones.
36
Cmo crear frmulas bsicas

Referencia del procedimiento: Crear una frmula
Para crear una frmula:
1.
Seleccione la celda en la que ingresar la frmula.
2.
Teclee la frmula.
Ingrese el signo de igual ( = ) y luego ingrese los nombres de las celdas con sus respectivos operadores aritmticos ubicados entre los nombres de las celdas.
3.
Ingrese el signo de igual ( = ) y d clic en las celdas a las que quiere hacer referencia ingresando los operadores aritmticos requeridos.
Presione Intro para aplicar la frmula y mostrar el valor calculado.
37
ACTIVIDAD 2-1
Crear frmulas bsicas
Archivos de datos:
nuevo libro mayor.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Realizar clculos abra el archivo nuevo libro mayor.xlsx.
Situacin:
Usted tiene una hoja de trabajo que registra los ingresos por ventas generados por los representantes de ventas en su compaa. La hoja de trabajo lleva el registro de las ventas de
enero, febrero y marzo. Su gerente le ha pedido que calcule la ganancia obtenida en cada uno
de los meses.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. D clic en la celda D2.
Calcule la ganancia de enero.
b. Teclee =B2C2 y presione Intro.

c. Presione Intro.
2.
Calcule la ganancia obtenida en

los otros meses.
a. Si es necesario, d clic en la celda D3.

b. Teclee =
c. D clic en la celda B3 y presione la
tecla del signo menos ( - ).
d. D clic en la celda C3 y presione Intro.
38

3.
Calcule la ganancia de marzo.
a. Ingrese su clculo y verifique su resultado con el siguiente grfico.
b. Guarde el archivo con el nombre Mi

nuevo libro mayor y deje el archivo
abierto para la siguiente actividad.
39
TEMA B
Clculos con funciones
Usted ha usado frmulas bsicas para realizar clculos con los datos de una hoja de trabajo.
Ahora quiere explorar las funciones integradas que Excel le proporciona.
Escribir frmulas en una hoja de trabajo es una buena forma de realizar clculos. Sin embargo,
no sera grandioso tener frmulas predefinidas para realizar clculos sin tener que teclearlas?
Esto le ahorrara mucho tiempo. En Excel usted puede hacer clculos usando funciones. El uso
de las funciones acelera el proceso del desempeo de los clculos; esto se debe a que las funciones son frmulas integradas que usted no construye manualmente.
Funciones
Definicin:
Una funcin es una frmula integrada en Excel. Las funciones contienen un nombre de la funcin seguido de argumentos entre parntesis. El nombre de la funcin es el nombre abreviado
de la funcin. Las funciones requieren argumentos; los argumentos son los valores que usa la
funcin para realizar sus clculos. Los argumentos de la funcin pueden ser nmeros, referencias de celda, constantes, frmulas, otras funciones, texto o valores lgicos.
Ejemplo:
Funciones comunes en Excel

Excel proporciona varias funciones integradas.
40
Funcin
Instruye a Excel a
SUMA
Agregar todos los valores especificados en el argumento.
PROMEDIO
Calcular el promedio de los valores especificados en el argumento.
MIN
Encontrar el valor mnimo de los valores especificados en el argumento.
MAX
Encontrar el valor mximo de los valores especificados en el argumento.
CONTAR
Contar el nmero de celdas que contienen valores numricos dentro del rango
especificado en el argumento.
CONTARA
Contar el nmero de celdas que contienen cualquier tipo de dato dentro del rango
especificado. Esta funcin no cuenta las celdas vacas dentro del rango especificado.
La funcin Autosuma()
La funcin Autosuma() se puede elegir directamente seleccionando Autosuma en el grupo
Biblioteca de funciones de la pestaa Frmulas. Esta funcin se puede usar para sumar nmeros contiguos en una fila o columna de una hoja de trabajo. La flecha desplegable Autosuma
cuando es presionada despliega un men con otras funciones tales como Promedio, Contar
nmeros, Mx y Mn.
El botn Comprobacin de errores
El botn Comprobacin de errores aparece junto a la celda en la que se encuentra un error.
Revisa errores en las frmulas. La primera opcin en el men Comprobacin de errores seala
el error. Las opciones en el men difieren en relacin al tipo de error tecleado. Usted puede
ignorar el error o editar la frmula y actualizarla. El botn Comprobacin de errores tambin
se encuentra en el grupo Auditora de frmulas en la pestaa Formulas. ste despliega el cuadro de dilogo Comprobacin de errores, el cul seala los errores y las opciones.
Autocompletar frmulas
La caracterstica Autocompletar frmulas es una caracterstica dinmica en Excel que le permite elegir e ingresar convenientemente frmulas y funciones. Esta caracterstica simplifica la
tarea de ingresar la frmula en el cuadro de frmulas o en cualquiera de las celdas de la hoja
de trabajo. Cuando usted teclea el signo ( = ) seguido de la primera letra de una frmula, una
lista se despliega con todos los nombres de las funciones disponibles que empiezan con esa
letra. Usted puede seleccionar la funcin requerida de la lista sin tener que memorizar los largos nombres de las funciones y sin correr el riesgo de cometer un error ortogrfico.
La biblioteca de funciones
La biblioteca de funciones es un grupo de comandos en la pestaa Formulas que contiene
varias categoras de funciones. Las diversas categoras de funciones tienen un fcil acceso en
la biblioteca de funciones y se accede a ellas a travs del botn Insertar funcin. La funcin
deseada pude ser seleccionada de estas categoras de funciones.
El botn Insertar funcin
El botn Insertar funcin se localiza en el grupo Biblioteca de funciones en la pestaa Formulas y sobre la barra de frmulas. El botn Insertar funcin despliega el cuadro de dilogo
Insertar funcin, que contiene varias funciones bajo un gran nmero de categoras. La funcin
deseada puede ser seleccionada e insertada dentro de la celda seleccionada en la hoja de trabajo.
41
Cmo hacer clculos con funciones

Referencia del procedimiento: Aplicar una frmula usando la caracterstica
Para aplicar una frmula usando la caracterstica Autocompletar frmulas:
1. Seleccione la celda en la que ingresar la frmula.
2.
En la hoja de trabajo, teclee el signo de igual ( = ) y las primeras letras del nombre de la
funcin.
3.
En la lista desplegable Autocompletar, d doble clic en una funcin para seleccionarla e

ingrese la frmula.
4.
5.
Especifique los argumentos para la funcin.

Cierre los parntesis y presione Intro.
Referencia del procedimiento: Aplicar una frmula usando la biblioteca de funciones

Para aplicar una frmula usando la biblioteca de funciones:
1.
2.
3.
4.
5.
42
Seleccione la celda en la que ingresar la frmula.

En la Cinta seleccione la pestaa Frmulas.
En el grupo Biblioteca de funciones, de clic en el botn Insertar funcin para desplegar el
cuadro de dilogo Insertar funcin.
En el cuadro de lista Seleccione una funcin, seleccione la funcin deseada y d clic en
Aceptar para desplegar el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, ingrese los argumentos deseados y d
clic en Aceptar.
ACTIVIDAD 2-2
Calcular con funciones
Antes de empezar:
mi nuevo libro mayor.xlsx est abierto.
Situacin:
Usted desea calcular los valores promedio del total de las ventas y gastos de un ao a la
fecha para un grupo de empleados. Adems le gustara usar la hoja de trabajo de las ventas
para reflejar las ventas totales ms altas y las ms bajas de cada mes. Usted quiere calcular
estos datos de la forma ms rpida y eficiente que sea posible.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
Calcule las ventas totales de enero

a marzo.
b. En la Cinta, seleccione la pestaa Frmulas.

c. En la pestaa Frmulas, en el grupo
Biblioteca de funciones, d clic en
Autosuma.
d. Seleccione B2:B4.
e. Presione Intro para desplegar las ventas
totales conseguidas en el primer trimestre.
43

2.
Calcule el promedio de las ventas.
a. En la celda B7, teclee =pr

b. En la lista desplegable Autocompletar, d
doble clic en Promedio.
c. En la hoja de trabajo, seleccione B2:B4.

d. Teclee ) y presione Intro para desplegar
el promedio de las ventas.
44

3.
Calcule las ventas ms altas.
a. Verifique que la celda B8 est seleccionada.

b. En el grupo Biblioteca de funciones, d
clic en el botn Insertar funcin.
c. En el cuadro de dilogo Insertar funcin,

en el cuadro de lista Seleccione una funcin, seleccione Mx y d clic en
Aceptar.
d. Arrastre el cuadro de dilogo Argumentos de funcin lejos de los datos de la

hoja de trabajo.
e. Seleccione B2:B4.
f.
En el cuadro de dilogo Argumentos de

funcin, verifique que las referencias de
la celda se desplieguen en el cuadro de
texto Nmero1 y d clic en Aceptar.
45

4.
Calcule las ventas ms bajas.
a. D clic en el botn de dilogo Expandir

junto al cuadro de texto Nmero1 y d
clic en Aceptar.
b. D clic en la celda B9.
c. En el grupo Biblioteca de funciones, d
clic en la flecha desplegable Autosuma
y elija Min.
d. En la hoja de trabajo, seleccione las celdas B2:B4. Presione Intro.
5.
Calcule los valores total, promedio, mximo y mnimo para los

gastos.
a. Use el siguiente grfico.
b. Guarde y cierre el libro de trabajo.
46
ACTIVIDAD 2-3
Calcular con otras funciones bsicas
Archivos de datos:
informe de ventas.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Realizar clculos abra el archivo informe de ventas.xlsx.
Situacin:
Usted est revisando el informe de las ventas del ao pasado para su compaa. El informe
de ventas contiene los objetivos trimestrales y totales alcanzados por cada empleado de las
diferentes regiones. Los datos no estn numerados de manera secuencial, por razones estticas
se ha insertado una fila despus de cada valor. Usted necesita saber cuantos empleados estn
listados en la hoja de trabajo as como el nmero total de empleados; todo esto usando los
datos de la regin.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. D clic en la celda J1 y teclee =con
Encuentre el nmero total de

empleados.

doble clic en CONTAR.
c. En la hoja de trabajo, d clic en la celda
H6.
d. Desplcese hacia abajo, mantenga presionada la tecla Mays y d clic en la
celda H106.
e. Desplcese hacia arriba, teclee ) y presione Intro para llenar la celda J1 con el
nmero de empleados en la hoja.
47

2.
Encuentre el nmero total de

empleados con los datos de la
regin.
a. En la celda J3, teclee = con

doble clic en CONTARA.
c. En la hoja de trabajo, d clic en la celda
C6.
d. Desplcese hacia abajo, mantenga presionada la tecla Mays y d clic en la
celda C106.
e. Desplcese hacia arriba, teclee ) y presione Intro para llenar la celda J3 con el
conteo del nmero de empleados con la
informacin de la regin.
f.
48
Guarde el libro de trabajo con el nombre Mi informe de ventas y luego

cirrelo.
TEMA C
Copiar frmulas y funciones
Usted ha realizado clculos con los datos usando frmulas y funciones. Ahora necesita usar las
mismas frmulas y funciones en varias celdas. En este tema, usted copiar frmulas y funciones.
Cuando trabaja con datos de una hoja de trabajo de Excel, posiblemente algunas veces quiera
volver a usar frmulas y funciones en su hoja de trabajo. En vez de teclear manualmente las
frmulas y funciones repetidamente cada vez que quiere volver a usarlas, simplemente cpielas
y aplquelas en las celdas que requiere, esto le permitir ahorrar tiempo. Excel le permite
copiar frmulas y funciones.
Las opciones Cortar, Copiar y Pegar

Excel le permite mover, copiar y pegar celdas y contenidos de celdas en las hojas de trabajo.
Despus de seleccionar la celda o el contenido de la celda, sta puede moverse al cortarla y
pegarla. El contenido de una celda o la celda puede copiarse usando las opciones Copiar y
Pegar. Usted puede acceder a los botones Cortar, Copiar y Pegar del grupo Portapapeles en la
pestaa Inicio. Usted tambin puede acceder a las opciones Cortar, Copiar y Pegar desde el
men abreviado que se despliega al hacer clic derecho en la celda seleccionada. Adems usted
puede usar los mtodos abreviados del teclado para acceder a las opciones Cortar, Copiar y
Pegar.
Las opciones Pegar
Las opciones Pegar le permiten especificar la forma en que se pegar el dato copiado en la
celda destino. Algunas de las opciones de pegado se listan en la siguiente tabla.
Opcin
Descripcin
Utilizar tema de destino
Pega la celda copiada usando el tema destino
Coincidir con formato

de destino
Reemplaza el formato original de la celda copiada y la pega con el

formato usado en la celda destino.
Mantener formato de
origen
Mantiene el formato original de la celda copiada y pega el dato tal

como est.
Formatos de nmeros y Pega slo los valores y el formato del nmero usado en la celda
valores
copiada en la celda destino.
Mantener ancho de las
columnas de origen
Mantiene el ancho de la columna de la celda copiada.
Slo formato
Solamente pega el formato de la celda copiada en la celda destino.
Vincular celdas
Pega un vnculo para las celdas copiadas en las celdas detino.
49
Referencias relativas
Definicin:
Una referencia relativa es una referencia de celda en una frmula que cambia cuando la frmula es copiada de una posicin a otra para reflejar la nueva posicin tomada. Las referencias
relativas se usan para crear frmulas que usan valores relativos y no fijos. Las referencias relativas de una celda contienen los encabezados de la columna y fila.
Ejemplo:
Referencias absolutas
Definicin:
Una referencia absoluta es una referencia de celda en una frmula que no cambia cuando la
frmula es copiada de una posicin a otra para reflejar la nueva posicin tomada. Las referencias absolutas se usan en las frmulas para hacer referencia a los valores de la celda que deben
ser constantes durante la ejecucin del clculo. Todas las referencias absolutas contienen el
signo de dlar ($) antes de los encabezados de columna y fila de la referencia de celda.
Ejemplo:
Conversin de una referencia relativa a una referencia absoluta

Usted puede seleccionar una frmula en el cuadro de frmulas y convertir cualquier referencia
relativa en una referencia absoluta agregando el signo ($) adelante de los encabezados de
columna y fila de la celda.
50
Referencias mixtas
Definicin:
Una referencia mixta es una referencia de celda que contiene referencias absolutas y relativas.
Cuando la frmula es copiada de un lugar a otro la referencia relativa en la referencia mixta
cambia mientras que la referencia absoluta permanece sin cambios. Las referencias mixtas contienen ya sea una columna absoluta y una fila relativa o una fila absoluta y una columna
relativa.
Ejemplo:
Cambiar entre las referencias relativas, absolutas y mixtas

Usted puede cambiar el tipo de referencia usado en la frmula si sta no produce el resultado
deseado. Despus de seleccionar la celda que contiene la frmula se puede cambiar la referencia del cuadro de frmulas usando el comando abreviado F4 para alternar entre las referencias
relativas, absolutas y mixtas.
51
Cmo copiar frmulas y funciones

Referencia del procedimiento: Copiar una frmula o funcin
Para copiar una frmula o funcin:
1.
Seleccione la celda que contiene la frmula que desea copiar.
2.
3.
En la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, d clic en Copiar.

Seleccione la celda destino, en la que desea pegar la frmula.
4.
En el grupo Portapapeles, d clic en Pegar.
Referencia del procedimiento: Crear una referencia absoluta o mixta

Para crear una referencia absoluta o mixta:
1. Seleccione la celda con la frmula que debe hacer referencia a los valores constantes de
la celda.
2. En la barra de frmulas, d clic en el cuadro de frmulas y teclee el signo de dlar ( $ )
delante de la referencia de la columna y de la fila para que los valores en la frmula sean
constantes.
3. Presione Intro para aplicar el cambio realizado en la frmula.
Los mtodos abreviados del teclado Cortar, Copiar y Pegar
La siguiente tabla identifica los mtodos abreviados del teclado para las opciones Cortar,
Copiar y Pegar.
52
Accin
Comandos abreviados
Cortar
Ctrl+X
Copiar
Ctrl+C
Pegar
Ctrl+V
ACTIVIDAD 2-4
Copiar frmulas y funciones
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Realizar clculos, abra el archivo mi nuevo libro mayor.xlsx.
Situacin:
Su gerente le ha pedido que agregue la seccin Resumen de totales a la hoja de trabajo de los
datos de ventas que ha creado. Tambin tiene que calcular el promedio, el valor ms alto y el
valor ms bajo de los ingresos por ventas generados por cada empleado. Usted ya ha creado
frmulas y funciones para realizar estos clculos y ha decidido volver a usar estas frmulas y
funciones para realizar su trabajo rpidamente.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. D clic en la celda C6.
Copie el total de gastos al total de

ganancias.
b. Seleccione la pestaa Inicio.

c. En la pestaa Inicio, en el grupo
Portapapeles, d clic en el botn Copiar.
d. D clic en la celda D6.
e. En el grupo Portapapeles, d clic en el
botn Pegar y presione Intro.
f.
Seleccione y examine la frmula en la

celda C6.
g. Seleccione y examine la frmula en la

celda D6.
La frmula copiada est relacionada a su
nueva posicin en la hoja de trabajo.
2.
Complete las frmulas restantes.
a. Selecciones las celdas C7:C9.

b. En el grupo Portapapeles, d clic en
Copiar.
c. D clic en la celda D7 y presione el
botn Pegar y luego presione Intro.
d. Guarde y cierre el archivo mi nuevo
libro mayor.xlsx.
53
ACTIVIDAD 2-5
Calcular con una referencia absoluta
Archivos de datos:
comisiones.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Realizar clculos abra el archivo comisiones.xlsx.
Situacin:
Usted quiere agregar los valores de la comisin del ejercicio hasta la fecha a la hoja de trabajo para ayudar a los usuarios a identificar fcilmente las comisiones ganadas por cada
empleado. Para cada empleado la frmula de la comisin del ejercicio hasta la fecha debe
hacer referencia al valor de la tasa de comisin especificado en la hoja de trabajo.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. En la celda I7, teclee la frmula =H3*H7

y luego presione Intro.
Calcule la comisin del ejercicio

hasta la fecha para los empleados
sin usar una referencia absoluta
para la tasa de comisin.
b. Copie la celda I7.

c. Pegue la frmula a las celdas 18:I10.
d. Seleccione y examine las frmulas
copiadas en las celdas I8:I10.
La frmula us la celda H3 como una
referencia relativa en la frmula. La
celda I9 mostr el error #VALOR!
debido a que la frmula hizo referencia a la etiqueta Total del ejercicio
hasta la fecha de la celda H5 al realizar el clculo.
2.
54
Modifique la frmula para que la

tasa de comisin 17% sea una
referencia absoluta.
a. Edite el contenido de la celda I7 para

que ste quede de la siguiente forma
=$H$3*H7

b. Copie y pegue la nueva frmula en las
celdas I8:I10.
c. Guarde el libro de trabajo con el nombre mis comisiones.xlsx y cierre el

archivo.
55
En esta leccin, usted realiz clculos con los datos de una hoja de trabajo existente. Usar las
caractersticas para realizar clculos en Excel es ms fcil y eficiente que realizar los clculos
manualmente.
56
1.
Qu funciones de Excel usa ms frecuentemente?
2.
Necesitar usar referencias absolutas en sus frmulas para realizar su trabajo? Si

es as, mencione algunos ejemplos.
Modificar una hoja de

trabajo
En esta leccin, podr modificar una hoja de trabajo.
Usted podr:
manipular datos.
insertar y borrar celdas, columnas y filas.
trabajar con las opciones bsicas Buscar y seleccionar.
revisar la ortografa de una hoja de trabajo.
Introduccin
Usted est familiarizado con el ambiente de Microsoft Office Excel y tambin ha
trabajado con las hojas de trabajo de Excel. Despus de crear una hoja de trabajo sin
duda querr hacerle cambios. En esta leccin, usted modificar el contenido de una
hoja de trabajo.
Para poder modificar una hoja de trabajo en papel usted tiene que rescribirla por completo para agregar los nuevos datos y realizar cambios. Excel minimiza el esfuerzo
requerido para revisar y actualizar sus hojas de trabajo. En Excel usted puede modificar una hoja de datos existente sin la necesidad de crear una nueva cada vez que
necesite cambiar los datos.
TEMA A
Manipular datos
Usted ha ingresado datos y los guard en un libro de trabajo. Ahora quiere modificar los datos
que ingres. En este tema, usted manipular datos.
Usted est en el proceso de crear una hoja de trabajo de gastos para este ao. La hoja de trabajo tiene que mostrar, en detalle, todos los gastos de cada da especial y todos los meses del
ao. Tambin el documento tiene que estar editado y reorganizado antes de su entrega. Usando
las diversas opciones de Excel para manipular una gran cantidad de datos le permitir terminar
su tarea de manera rpida y eficiente.
Deshacer y rehacer
La opcin Deshacer le permite deshacer la ltima accin realizada y la opcin Rehacer le permite cancelar la accin Deshacer ms reciente. Estos comandos se encuentran en la barra de
herramientas de acceso rpido. Usted tambin puede deshacer varias acciones al mismo tiempo
seleccionando las acciones a deshacer de la lista desplegable Deshacer, que enlista todas las
acciones que ha realizado recientemente. Usted puede deshacer y rehacer ms de 100 acciones
realizadas en Excel. Sin embargo, algunas acciones como guardar un libro de trabajo no pueden ser canceladas. Usted tambin puede acceder a las opciones Deshacer y Rehacer usando
los comandos abreviados Ctrl+Z y Ctrl+Y, respectivamente.
Figura 3-1: Las opciones deshacer y rehacer.
58
Llenado automtico
La caracterstica Autorelleno llena los datos de una celda o la serie de datos de una hoja de
trabajo en un rango de celdas seleccionadas. Esto se logra al ingresar datos dentro de una o
ms celdas y arrastrando la manija de llenado a las otras celdas. Para llenar las celdas de datos
dentro de un rango seleccionado, usted slo necesita ingresar los datos dentro de una sola
celda, mientras que se deben ingresar datos dentro de dos celdas para llenarlas con series de
datos. El valor inicial para la serie se debe teclear en la primera celda y el segundo valor en la
siguiente para establecer el patrn de la serie. Usted tambin puede especificar la forma en la
que se debe llenar la seleccin usando las opciones del men Opciones de autorelleno.
Manija de llenado
El cuadro en la esquina de una celda o rango de celdas que usted puede usar para activar la
caracterstica Autorelleno de Excel es la manija de llenado. Cuando una celda o un rango de
celdas contienen datos que se incrementan, arrastre la manija de llenado a la izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar un rango con datos y d clic en el botn Opciones de
autorelleno para especificar la forma en la que desea llenar la seleccin.
Opciones de llenado automtico

Las opciones de llenado automtico le ayudan a especificar el modo de llenado del rango de
celdas seleccionado.
Opcin de
autorelleno
Descripcin
Copiar celdas
Llena el rango seleccionado con los datos seleccionados en la(s) celda(s).
Rellenar serie
Llena el rango seleccionado con las series de datos especificadas en la(s) celda(s) seleccionada(s).
Rellenar slo formatos
Llena el rango seleccionado con el formato usado en la celda seleccionada no

con los datos de la misma.
Rellenar sin formato
Llena el rango seleccionado con los datos de la celda seleccionada pero sin el
formato aplicado.
Otras opciones de llenado automtico

Las opciones de llenado automtico varan de acuerdo a los datos de la primera celda del
rango seleccionado de celdas. Por ejemplo, cuando usted teclea el nombre de un da de la
semana en la primera celda, Autorelleno tiene las opciones Rellenar das y Rellenar das de la
semana. Al especificar la seleccin de este caso, los das del fin de semana pueden incluirse o
excluirse de la serie segn se requiera.
La opcin Copiar celdas
En el botn Opciones de autorelleno, la opcin Copiar celdas le permite copiar los datos a la
celda o rango de celdas destino. La alternativa sera seleccionar las celdas que se van a copiar,
dar clic en el botn Copiar, seleccionar las celdas en donde se pegarn los datos, dar clic en el
botn Pegar y continuar pegando estos datos en cualquier otra ubicacin. La opcin Copiar
celdas simplifica este procedimiento permitiendo que la accin de pegado se repita en todo el
rango.
59
La opcin Eliminar celdas

El botn Eliminar celdas ubicado en la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, le da las opciones
para quitar el formato, los datos o los comentarios de la(s) celda(s). Tambin puede elegir la
opcin Borrar todo la cual dejar la celda en blanco eliminando cualquier opcin que sta contenga.
Cmo manipular datos

Referencia del procedimiento: Llenar celdas con series de datos usando la
opcin Autorelleno
Para llenar celdas con series de datos usando la opcin Autorelleno:
1. Ingrese los datos requeridos para establecer un patrn para las series de datos.
2.
Seleccione la celda con el valor que ayud a establecer el patrn.
3.
Arrastre la manija de llenado a la celda final de la serie.
Referencia del procedimiento: Editar los datos de la celda

Para editar los datos de la celda:
1. Seleccione la celda que contenga los datos que usted desea editar.
2. Teclee los nuevos datos dentro de la celda y presione Intro.
Referencia del procedimiento: Borrar los datos de una celda
Para borrar los datos de una celda:
1. Seleccione la celda.
2.
Presione la tecla Suprimir.
Referencia del procedimiento: Borrar un rango

1. Seleccione el rango.
2.
3.
En la pestaa Inicio, en el grupo Modificar, d clic en botn Borrar.

Elija la opcin Borrar apropiada.
Referencia del procedimiento: Mover datos entre celdas

Para mover datos entre celdas:
1. Seleccione la celda que contenga el dato que desea mover.
2. Mueva las celdas seleccionadas.
Posicione el cursor en el borde de seleccin hasta que el cursor cambie a un apuntador Copiar/Mover y arrastre la seleccin a su destino.
60
O, en la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, d clic en el botn Cortar, seleccione la celda en la que desea mover los datos y d clic en Pegar.
ACTIVIDAD 3-1
Manipular datos
Archivos de datos:
editar.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Modificar una hoja de trabajo abra el archivo editar.xlsx.
Situacin:
Usted present una copia preliminar de la hoja de trabajo que registra los datos de ventas a
su gerente para su revisin y ella le sugiri algunos cambios. Ella quiere que usted liste todos
los meses del ao para las regiones Norte y Noreste. Tambin quiere que mueva algunos
datos y que edite algunas partes del texto actual.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. Seleccione la celda F4.
Agregue los meses restantes del

ao para las dos regiones.
b. Arrastre la manija de llenado a la celda

N4 para llenar las celdas correspondientes con los meses restantes del ao.
c. D clic y arrastre la manija de llenado a

la celda N4 para llenar las celdas correspondientes con los meses restantes del
ao.
d. Seleccione la celda F15.
e. Arrastre la manija de llenado a la celda
N15 para llenar las celdas correspondientes con los meses restantes del ao.
61

2.
Cambie la etiqueta Regin del

Noreste a Este.
a. D clic en la celda F12. Observe la barra

de frmulas. Toda la etiqueta se encuentra dentro de la celda.
b. Seleccione la celda G12 y examine la
barra de frmulas.
c. En la celda F12, teclee Este y luego presione Intro.
d. En la barra de herramientas de acceso
rpido, d clic en Deshacer.
e. En el cuadro de frmulas, d doble clic
en Noreste y luego teclee Este
f.
3.
En Regin del Norte, cambie la etiqueta a Ao 2006 Ao fiscal.
Presione Intro.
a. En la celda B1, teclee Ao fiscal

b. D clic en la celda B2 y presione la
tecla Suprimir para limpiar la celda.
4.
Limpie las etiquetas Ao 2006 para

la Regin del Este.
a. Seleccione la celda A12:A13.

b. En la pestaa Inicio, en el grupo Modificar, d clic en el botn Borrar.
c. Seleccione Borrar todo.
5.
Mueva los nombres de los empleados a la columna B.
a. Seleccione las celdas A4:A8 y luego d

clic en Cortar.
b. Seleccione la celda B4 y luego d clic
en Pegar.
c. D clic en la celda B4 y luego d clic
en Pegar.
d. Seleccione las celdas A15:A19.
e. Posicione el cursor en el borde de
seleccin hasta que cambie al apuntador Copiar/Mover.
f.
D clic en el apuntador Copiar/Mover y

arrstrelo a las celdas B15:B19.
g. Gurdelo con el nombre mi editar.xlsx

y deje el archivo abierto para la
siguiente actividad.
62
TEMA B
Insertar y borrar celdas, columnas y filas
Usted ha ingresado datos dentro de una celda y ha llenado celdas con series de datos. Ahora
quiere alterar el nmero de celdas, columnas y filas en una hoja de trabajo para acomodar los
cambios en sus datos. En este tema, usted insertar y borrar celdas, columnas y filas.
Imagine que ha creado un libro de trabajo de declaracin de gastos para este ao. Ha olvidado
ingresar los gastos de viaje de los ejecutivos de la compaa en el libro de trabajo. En vez de
crear un nuevo libro de trabajo para incluir los nuevos datos, usted puede insertar columnas,
filas o celdas y modificar la hoja de trabajo. Al insertar y borrar celdas, columnas y filas usted
puede modificar el diseo de un slo libro de trabajo en vez de crear un nuevo libro de trabajo
cada vez que requiera modificar los datos.
Insertar filas y columnas

Usted puede reorganizar su hoja de trabajo en cualquier momento insertando o borrando
columnas o filas. Las nuevas filas se agregan sobre las filas seleccionadas. Las nuevas columnas se agregan a la izquierda de las columnas seleccionadas. Cualquier frmula en el libro de
trabajo es actualizada automticamente para reflejar su nueva ubicacin.
Cmo insertar y borrar columnas y filas

Referencia del procedimiento: Insertar o borrar filas y columnas
Para insertar o borrar una fila o columna:
1. Seleccione la(s) fila(s) o columna(s).
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en Insertar o Eliminar.
El nmero de fila(s) o columna(s) seleccionada(s) ser igual al nmero de fila(s) o
columna(s) insertadas o borradas.
Referencia del procedimiento: Insertar o borrar rangos de celdas

Para insertar o borrar un rango de celdas:
1. Seleccione un rango de celdas.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en la flecha desplegable Insertar o Eliminar y seleccione Insertar celdas o Eliminar celdas.
3. En el cuadro de dilogo Insertar o eliminar, seleccione la opcin deseada para desplazar
las celdas hacia arriba, abajo, izquierda o derecha y luego d clic en Aceptar.
63
ACTIVIDAD 3-2
Insertar y borrar columnas y filas
Antes de empezar:
mi editar.xlsx est abierto.
Situacin:
Usted es el ejecutivo de ventas de una compaa y ha registrado los datos de las ventas para
el primer trimestre. Desea agregar un ttulo a la hoja de clculo para hacerle saber a los
empleados que este documento es un resumen de las ventas. Ha decidido agregar una nueva
columna para el nmero de identificacin del empleado y necesitar borrar al empleado Abel
porque ya no forma parte del departamento de ventas.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. D clic en el encabezado de la fila 1

para seleccionar toda la fila.
Para hacer un espacio para el ttulo,

inserte cuatro filas sobre la fila 1 y
agregue el ttulo Resumen de ventas.
b. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas,

d clic en la flecha desplegable Insertar
y seleccione Insertar filas de hoja.
c. Seleccione de la fila 1 a la 3.
d. En el grupo Celdas, d clic en Insertar
para insertar tres filas sobre la nueva fila.
e. En la celda G2, teclee Resumen de ventas
f.
64
Seleccione y examine las frmulas en

la fila 14. Se han ajustado a su nueva
ubicacin.

2.
Inserte una nueva columna entre

las columnas B y C para hacer un
espacio para el nmero de identificacin del empleado.
a. Seleccione la columna C.
b. En el grupo Celdas, d clic en Insertar.
c. Seleccione y examine las frmulas que
van de la columna D a la G. Se han
ajustado a la nueva ubicacin.
3.
Ingrese los nmeros de los

empleados en la columna C para la
Regin del Norte.
a. Ingrese los nmeros de los empleados

usando como gua el siguiente grfico.
4.
Borre los datos del empleado Abel.
a. Seleccione la fila 10.

b. En el grupo Celdas, d clic en Eliminar.
c. Guarde y cierre el archivo.
65
TEMA C
Buscar datos en una hoja de trabajo
Usted ha trabajado con filas y columnas en una hoja de trabajo. Ahora necesita ubicar y cambiar los datos en celdas especficas. En este tema, usted buscar datos en una hoja de trabajo.
Usted acaba de notar que algunos de sus datos en su hoja de trabajo son incorrectos. Podra
buscar los datos examinando visualmente cada celda empezando desde el principio de la hoja
de trabajo, pero esto le llevara mucho tiempo. En vez de hacer esto usted puede usar las
opciones Buscar y seleccionar para localizar y cambiar los datos incorrectos.
Localizar datos usando las opciones Buscar y seleccionar en hojas de trabajo grandes es mucho
ms rpido que localizar los datos manualmente. Adems si existen otros datos que haba ignorado tambin puede cambiar su valor.
El comando Buscar
El comando Buscar le ayuda a localizar datos especficos en una hoja de trabajo. Este
comando se presenta en el men Buscar y seleccionar, en el grupo Modificar, en la pestaa
Inicio y despliega el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. La pestaa Buscar en el cuadro
de dilogo Buscar y reemplazar tambin puede ser desplegada usando el comando abreviado
Ctrl+B.
Contiene varias opciones de bsqueda que le ayudarn a especificar el criterio de bsqueda.
Opciones de bsqueda avanzada
Excel tiene varias opciones de bsqueda avanzada que se listan en la siguiente tabla.
Opcin
Se usa para
Botn Formato
Buscar formatos en una hoja de trabajo. Tambin se puede dar clic en

la flecha desplegable sobre el botn para acceder a las opciones de
bsqueda de formatos.
Lista desplegable Dentro de
Restringir la bsqueda a la hoja de trabajo activa o al libro de trabajo

activo.
Lista desplegable Buscar
Especificar s la bsqueda se va a realizar por fila o por columna.
Lista desplegable Buscar dentro de
Especificar s el objetivo de la bsqueda debe incluir frmulas, valores o comentarios.
Cuadro de seleccin
Especificar si la bsqueda tiene que ser para los caracteres con las
Coincidir maysculas y mismas maysculas y minsculas especificadas en el cuadro de texto
minsculas
Buscar.
Cuadro de seleccin
Coincidir con el contenido de toda la tabla
66
Especificar s la bsqueda tiene que hacerse para los caracteres exactos especificados en el cuadro de texto Buscar.
El comando Reemplazar
El comando Reemplazar le ayuda a reemplazar los datos existentes dentro de una hoja de trabajo con nuevos datos. Este comando se presenta en el men Buscar y seleccionar, en el grupo
Modificar, en la pestaa Inicio y despliega el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. La
pestaa Reemplazar en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar tambin puede ser desplegada usando el comando abreviado Ctrl+L.
La pestaa Reemplazar en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar contiene opciones de
reemplazo que le ayudan a reemplazar los datos en una hoja de trabajo.
Nombres de celda
En Excel, usted puede nombrar una celda o un rango de celdas para poder identificarla(s) por
el texto que especific en vez de por la identificacin de la columna o fila de la celda o rango
de celdas. Los nombres de las celdas no son sensibles a maysculas y minsculas y pueden
tener hasta 255 caracteres. Cuando nombre una celda, no use espacios ni comience con un
nmero. Usted puede usar los nombres de las celdas mientras crea frmulas o busca datos en
una hoja de trabajo. Tambin puede especificar el nombre de la celda en el cuadro de nombres
y localizar los datos que representa.
Cmo buscar datos en una hoja de trabajo

Referencia del procedimiento: Nombrar una celda
Para nombrar una celda:
1. Seleccione la celda que quiere nombrar.
2. D clic en el cuadro Nombre, teclee el nombre y presione Intro.
Referencia del procedimiento: Ir a los datos de la celda
Para ir a los datos de la celda:
1. En el cuadro Nombre, teclee el nombre de la celda o la direccin de la celda.
2. Presione Intro.
Referencia del procedimiento: Buscar y reemplazar los datos de la celda
Para buscar los datos de la celda:
1. En la pestaa Inicio, en el grupo Modificar, d clic en la opcin Buscar y reemplazar y
elija Reemplazar.
2. En la pestaa Reemplazar, en el cuadro de texto Buscar, teclee el valor que desea buscar.
3. En el cuadro de texto Reemplazar con, teclee el dato que reemplazar al anterior.
4. D clic en Buscar siguiente para buscar cada instancia del valor en el libro de trabajo.
D clic en Buscar todos para localizar cada instancia del criterio de bsqueda y despliegue una lista de hipervnculos en la parte inferior del cuadro de dilogo Buscar y
reemplazar. D clic en cada hipervnculo para activar esta celda.
67
5.
6.
68
Reemplazar el texto.
D clic en Reemplazar para reemplazar la instancia seleccionada del criterio de bsqueda.
O, d clic en Reemplazar todos para reemplazar cada instancia del criterio de bsqueda con el nuevo dato.
D clic en Cerrar para regresar a la hoja de trabajo.
ACTIVIDAD 3-3
Buscar datos en una hoja de trabajo
Archivos de datos:
nuevo editar.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Modificar una hoja de trabajo abra el archivo nuevo editar.xlsx.
Situacin:
Usted necesita actualizar el nmero del empleado 7890 con el nmero 1478 y actualizar el
apellido del empleado Ferguson cuyo nmero de identificacin es el 3574. Tambin tiene dos
regiones que no son tan fciles de encontrar como la Norte y la Este, as que le gustara
nombrar las otras dos regiones para poder acceder a stas directamente sin tener que
desplazarse.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. En la hoja de trabajo, desplcese a la

derecha para ver la columna AF.
Agregue los nombres de las celdas de las regiones.
b. Seleccione la celda AF5.

c. D clic en la celda AF5.
d. D clic en el cuadro Nombre, teclee Sur
y presione Intro para nombrar la celda.
e. Seleccione la celda AF17.
f.
D clic en la celda AF17.
g. D clic en el cuadro Nombre, teclee

Oeste y presione Intro para nombrar la
celda.
2.
Vaya directamente a las diversas

regiones sin necesidad de desplazarse.
a. Presione Ctrl+Inicio.
b. En el cuadro Nombre, teclee Sur y presione Intro.
c. Presione Ctrl+Inicio.
d. En el cuadro Nombre, teclee Oeste y
presione Intro.
69

3.
Reemplace el nmero de identificacin 7890 con el nmero 1478.
a. En la pestaa Inicio, en el grupo Modificar, d clic en Buscar y seleccionar y

elija Reemplazar para mostrar el cuadro
de dilogo Buscar y reemplazar.
b. En el cuadro de texto Buscar, teclee 7890
c. En el cuadro de texto Reemplazar con,
teclee 1478
d. D clic en Buscar siguiente para localizar la celda que contiene el nmero de
identificacin del empleado 7890.
e. D clic en Reemplazar para actualizar el
nmero de identificacin de Hoffman.
f.
4.
Actualice el nombre del empleado

con el nmero de identificacin
3574 con el texto Ferguson.
D clic en Cerrar para cerrar el cuadro

de dilogo Buscar y reemplazar.
a. En el grupo Modificar, d clic en Buscar

y seleccionar y elija Buscar.
b. En el cuadro de texto Buscar, teclee 3574
y d clic en Buscar siguiente.
c. D clic en Cerrar.
d. En la celda AA23, teclee Ferguson y
presione Intro.
e. Guarde el archivo con el nombre mi
nuevo editar.xlsx y luego cierre el
archivo.
70
ACTIVIDAD 3-4
Revisar los mtodos insertar y borrar celdas, columnas
y filas
Situacin:
Usted acaba de insertar y borrar celdas, filas o columnas en su hoja de trabajo. Ahora querr
ver que tan familiarizado est con los diversos mtodos para insertar y borrar celdas, columnas y filas.
Qu se hace
1.
Cmo se hace
Cules son los pasos para insertar una fila?

a) Dar clic al nmero de celdas deseadas en una fila y luego en la pestaa Inicio, en
el grupo Celdas dar clic en la flecha desplegable Insertar y elegir Insertar celdas. En
el cuadro de dilogo Insertar, seleccionar la opcin Desplazar celdas hacia abajo.
b) Dar clic en la columna de la fila que se desplazar debajo de la nueva fila y luego
en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la flecha desplegable Insertar y
elegir Insertar filas de hoja.
c) Dar clic en la fila que se desplazar debajo de la nueva fila y luego en la pestaa
Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la flecha desplegable Insertar y elegir Insertar
filas de hoja.
d) Dar clic en la fila que se desplazar debajo de la nueva fila y luego en la pestaa
Inicio en el grupo Portapapeles dar clic en el botn Copiar y seleccionar otra fila.
Luego, en la pestaa Inicio en el grupo Portapapeles dar clic en Pegar.
2.
Cules son los pasos para agregar una nueva celda?

a) Dar clic en la columna existente en la que desea insertar la celda para que quede a
lado de sta y en la pestaa Inicio en grupo Celdas, dar clic en la flecha desplegable Insertar y elegir Insertar columnas de hoja.
b) Dar clic en la celda existente en la que desea insertar la celda para que quede a
lado de sta y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la flecha
desplegable Insertar y elegir Insertar celdas. En el cuadro de dilogo Insertar, seleccionar la opcin deseada para desplazar las celdas a la ubicacin requerida y dar
clic en Aceptar.
c) Dar clic en la fila existente en la que desea insertar la celda para que quede a lado
de sta y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la flecha desplegable Insertar y elegir Insertar filas de hoja.
d) Dar clic en la celda existente en la que desea insertar la celda para que quede a
lado de sta y en la pestaa Inicio en el grupo Portapapeles, dar clic en el botn
Cortar. Luego, seleccionar la celda destino y en el grupo Portapapeles dar clic en el
botn Pegar.
71

3.
Verdadero o Falso? Para borrar una celda, se selecciona la celda y en la pestaa

Inicio en el grupo Celdas, se da clic en la flecha desplegable Eliminar y se selecciona Eliminar celdas.
a) Verdadero
b) Falso
72
TEMA D
Revisar la ortografa de una hoja de
trabajo
Usted ha revisado su hoja de trabajo. Ahora quiere estar seguro de que no haya errores ortogrficos en la hoja de trabajo. En este tema, usted revisar la ortografa de una hoja de trabajo.
Usted est trabajando en su hoja de trabajo de gastos. Cmo un ltimo paso en el proceso
antes de envirsela a su gerente usted quiere revisar la ortografa del texto del archivo. Al revisar la ortografa de su hoja de trabajo usted puede corregir cualquier palabra mal escrita.
El cuadro de dilogo Ortografa

El cuadro de dilogo Ortografa muestra los errores ortogrficos o las palabras que Excel no
reconoce en la hoja de trabajo. Usted puede desplegar el cuadro de dilogo Ortografa usando
la tecla F7 o puede acceder a ste en el grupo Revisin sobre la pestaa Revisar.
El cuadro de dilogo Ortografa se usa para revisar la ortografa de una hoja de trabajo.
Opciones del corrector

ortogrfico
Descripcin
Omitir una vez
Ignora la ocurrencia actual
Omitir todas
Ignora todas las ocurrencias
Agregar al diccionario
Agrega la palabra al diccionario
Cambiar
Cambia la ocurrencia de la palabra actual por la palabra correcta.
Cambiar todas
Reemplaza todas las ocurrencias de la palabra.
Deshacer
Deshace la accin ms reciente.
Opciones
Despliega el cuadro de dilogo Opciones de Excel.
Idioma del diccionario
Opciones para seleccionar el idioma.
No est en el diccionario
Muestra palabras en la hoja de trabajo que Excel no reconoce.
Autocorreccin
Corrige automticamente todas las ocurrencias de la palabra mal

escrita en el cuadro de texto No est en el diccionario.
Sugerencias
Lista todas las opciones disponibles de una buena ortografa para la

palabra seleccionada en el cuadro de texto No est en el diccionario.
73
Figura 3-2: El cuadro de dilogo Ortografa.
Cmo revisar la ortografa de una hoja de trabajo

Referencia del procedimiento: Revisar la ortografa de una hoja de trabajo
Para revisar la ortografa de una hoja de trabajo:
1. En la Cinta, seleccione la pestaa Revisar.
2. En la pestaa Revisar, en el grupo Revisin, d clic en Ortografa.
3. En el cuadro de dilogo Ortografa, aborde las palabras marcadas como errores ortogrficos en la hoja de trabajo.
Para pasar por alto una palabra marcada, d clic en Omitir una vez o en Omitir
todas.
D clic en Agregar al diccionario para indicar que la palabra est escrita correctamente y agrguela al diccionario.
Corrija la palabra mal escrita seleccionando la palabra correcta en el cuadro de lista

Sugerencias y luego d clic en Cambiar o en Cambiar todas.
D clic en Autocorreccin para corregir automticamente todas las ocurrencias
de la palabra mal escrita en el cuadro de texto No est en el diccionario. Esta
accin corregir la palabra automticamente a travs de la hoja de trabajo o
libro de trabajo.
4.
74
En el cuadro de mensaje Microsoft Office Excel, d clic en Aceptar para confirmar el trmino del proceso de revisin ortogrfica.
ACTIVIDAD 3-5
Revisar la ortografa de una hoja de trabajo
Archivos de datos:
gastos de viaje.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Modificar una hoja de trabajo abra el archivo gastos de
viaje.xlsx.
Situacin:
Usted ha creado una hoja de trabajo de gastos de viaje para su gerente. Antes de enviarle la
hoja de trabajo a su gerente, le gustara revisar el contenido de la hoja de trabajo para revisar
su ortografa.
75

Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. En la Cinta, seleccione la pestaa Revisar.
Corrija todas las ocurrencias de

las palabras mal escritas a travs
de la hoja de trabajo.
b. En la pestaa Revisar, en el grupo Revisin, d clic en Ortografa.

c. En el cuadro de dilogo Ortografa:
Espaol (alfab. internacional) , en el cuadro de lista Sugerencias, seleccione la
palabra Parking.
d. D clic en Cambiar para corregir la palabra mal escrita.

e. D clic en Cambiar para corregir la palabra telefono.
f.
D clic en Cambiar todas para reemplazar todas las ocurrencias de los errores
ortogrficos de la palabra estacionamiento.
g. D clic en Cambiar para corregir la palabra entretenimiento.

h. En el cuadro de mensaje Microsoft Office
Excel, d clic en Aceptar para confirmar
el trmino del proceso de revisin ortogrfica.
i.
76
Guarde el libro de trabajo con el nombre Mis gastos de viaje y cierre el

archivo.
En esta leccin, usted modific una hoja de trabajo. La modificacin de una hoja de trabajo le
permite actualizar los datos existentes para satisfacer sus necesidades, en vez de tener que
crear una nueva hoja de trabajo cada vez que usted realice algn cambio.
1.
Considere una hoja de trabajo que usted actualmente use o una que necesite crear
desde cero. Cmo podra modificar la hoja de trabajo existente para que se adecue
a sus necesidades actuales de negocio?
2.
Considere los mtodos que Excel ofrece para encontrar datos. Cul crees que usaras?
77
Dar formato a una hoja de

trabajo
En esta leccin, podr dar formato a una hoja de trabajo.
Usted podr:
modificar fuentes.
agregar bordes y color a las celdas.
cambiar el ancho de columna y la altura de la fila.
aplicar formatos de nmero.
alinear contenidos de celda.
aplicar estilos de celda.
Introduccin
Usted ha realizado clculos con los valores de una hoja de trabajo. Ahora quiere definir reas especficas de su hoja de trabajo para facilitar la visualizacin de los datos.
En esta leccin, usted dar formato a una hoja de trabajo.
Una hoja de trabajo debe ser fcil de interpretar y visualmente atractiva. Dar formato a
una hoja de trabajo mejorar su apariencia esttica y ayudar a evitar la saturacin de
datos. Al aplicar los formatos de Excel usted puede diferenciar una serie de datos de
otra, facilitando su localizacin y el anlisis de la informacin.
TEMA A
Modificar fuentes
Usted ha creado hojas de trabajo bsicas y ahora quiere facilitar la localizacin de datos en
una hoja de trabajo. Una forma de hacer esto es cambiando el tamao de la fuente y el tipo de
algunos datos especficos. En esta leccin, usted modificar fuentes.
Los titulares en un peridico son siempre ms grandes y asombrosos que el texto de las noticias. Los titulares facilitan la bsqueda y localizacin de noticias importantes. De manera
similar cambiar el tamao y tipo de fuente de algunas partes de su hoja de trabajo ayuda a
resaltar la informacin. Al modificar la fuente usted puede cambiar la apariencia de sus datos,
facilitando la lectura y la localizacin de la informacin crtica.
Fuentes
Definicin:
Una fuente es un tipo de letra predefinido que se puede usar para dar formato a los caracteres.
Cada fuente tiene un estilo nico y un espacio entre caracteres. Las fuentes pueden ser integradas o definidas por el usuario. El tipo de letra puede ser alfabtica, numrica, signos de
puntuacin, ideogramas y smbolos.
Ejemplo:
El grupo Fuente
El grupo Fuente en la pestaa Inicio contiene varias opciones de formato de fuentes. Tambin
puede acceder a estas opciones en el cuadro de dilogo Formato de celdas.
80
El cuadro de dilogo Formato de celdas

El cuadro de dilogo Formato de celdas contiene varias opciones de formato. Este cuadro de
dilogo puede ser desplegado a travs del botn Iniciador de cuadro de dilogo, en el grupo
Alineacin o en el grupo Nmero, en la pestaa Inicio.
Las opciones en el cuadro de dilogo Formato de celdas se usan para mejorar un libro de trabajo.
Figura 4-1: El cuadro de dilogo Formato de celdas.
Galeras
Una galera es una almacn para elementos de la misma categora. Una galera acta como
una ubicacin central para acceder a los diversos estilos y para ajustar la apariencia de un
objeto. Excel proporciona varias galeras para estilos de celdas, tablas, formas e inclusive grficos. La gran disponibilidad de los formatos y estilos preestablecidos facilita la modificacin
de cualquier objeto grfico.
Vista preliminar
La vista preliminar es una caracterstica dinmica que le permite tener una vista previa de
cmo se vern las opciones de formato en una hoja de trabajo antes de que aplique el formato
seleccionado. Por ejemplo, cuando pasa el mouse sobre cualquier fuente, usted puede ver una
vista previa de como se ver la apariencia del objeto seleccionado sin aplicar realmente la
fuente al objeto. El formato temporal se elimina cuando mueve el mouse fuera del objeto.
81
Figura 4-2: La vista preliminar le permite visualizar las opciones de formato.
Cmo modificar fuentes, tamao y estilo

Referencia del procedimiento: Cambiar el tipo, tamao o estilo de la fuente
Para cambiar el tipo, tamao o estilo de la fuente:
1. Seleccione la(s) celda(s) a la(s) que desea dar formato.
2. Cambie el tipo, tamao y estilo de la fuente en una hoja de trabajo.
En la pestaa Inicio, en el grupo Fuente, d clic en la flecha desplegable Fuente y

seleccione la fuente deseada.
82
D clic en la flecha desplegable Tamao de fuente y seleccione el tamao de fuente

deseado.
Si lo desea, d clic en los botones Negrita, Cursiva y Subrayado.
Cambie el tipo de fuente usando la barra de herramientas Mini.

a.
D clic derecho en la(s) celda(s) que contiene(n) el dato al que desea dar formato.
b.
En la barra de herramientas Mini, seleccione la fuente, el tamao y el estilo

deseado.
ACTIVIDAD 4-1
Modificar fuentes
Archivos de datos:
clculos.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Formatear una hoja de trabajo abra el archivo clculos.xlsx.
Situacin:
Usted est involucrado en el proceso de la preparacin del informe de ventas para ste ao.
Despus de vaciar todos los datos, usted siente que debe mejorar la hoja de trabajo para facilitar la localizacin de datos y para que estos sean ms atractivos a la vista. Todos sus
informes de la compaa tienen el estilo de fuente Verdana y usted quiere actualizar su libro
de trabajo para que tenga el mismo estilo de fuente que los anteriores. Tambin desea que
todos los encabezados de la hoja de trabajo se distingan del resto de los datos.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. D clic en el botn Seleccionar todo

para seleccionar toda la hoja de trabajo.
Cambie la fuente de datos de toda

la hoja de trabajo a Verdana.
b. En la pestaa Inicio, en el grupo Fuente,

en la lista desplegable Fuente, desplcese hacia abajo y posicione el cursor
sobre la fuente Verdana.
c. Observe la vista preliminar de la fuente
seleccionada que se despliega en la
hoja de trabajo.
83

2.
Convierta el tamao del encabezado principal a 16.
a. D clic en la celda A1.

b. En el grupo Fuente, de la lista desplegable Tamao de fuente, seleccione 16.
3.
Cambie el tamao de la fuente de

los otros encabezados de la hoja
de trabajo a 12.
a. Seleccione la fila 5 y 6.
b. Mantenga presionada la tecla Ctrl y
seleccione la fila 20, celdas B13:B14 y
B16:B:17.
c. De la lista desplegable Tamao de fuente,
seleccione 12 para cambiar el tamao de
los encabezados seleccionados.
4.
Aplique el formato Negrita al encabezado Resumen de totales.

b. En el grupo Fuente, d clic en el botn
Negrita.
c. Guarde el libro de trabajo con el nombre Mis clculos y djelo abierto para
la siguiente actividad.
84
TEMA B
Agregar bordes y color a las celdas
Usted modific fuentes en una hoja de trabajo, facilitando la localizacin visual de los datos.
Otro mtodo para resaltar datos es la aplicacin de bordes y colores a las celdas. En este tema,
usted agregar bordes y color a las celdas.
Los bordes de los letreros con colores atractivos y luces ayudan a los clientes a ubicar tiendas
rpidamente. De manera similar la insercin de bordes y colores a las celdas de su hoja de
trabajo le ayudarn a ubicar informacin crtica rpidamente.
Opciones de bordes
Las opciones de bordes se usan para aplicar bordes a las celdas. Excel le proporciona opciones
para aplicar un borde a uno o todos los lados de una celda o de un rango de celdas. Usted
puede acceder a las opciones de bordes en la lista desplegable Borde del grupo Fuente o de la
pestaa Borde en el cuadro de dilogo Formato de celdas. El color y estilo del borde de la
lnea tambin puede ser especificado en el cuadro de dilogo Formato de celdas. De manera
alternativa usted puede aplicar un nuevo o diferente estilo de borde usando los bordes
preestablecidos disponibles en la lista desplegable Borde o bien puede dibujar los bordes
usando las herramientas de la seccin Dibujar bordes.
La pestaa Borde del cuadro de dilogo Formato de celdas contiene varias opciones de bordes.
Opciones de bordes
Contiene
Seccin Lnea
El cuadro de lista Estilo y la lista desplegable Color. Esto le permitir especificar el estilo de borde deseado y el color del borde para la celda seleccionada.
Seccin
Preestablecidos
Botones que le permitirn aplicar el estilo de borde seleccionado a la celda. El

botn Ninguno eliminar los bordes.
Seccin Borde
Botones que le permitirn aplicar el estilo de borde seleccionado a la celda.

Usted puede aplicar el estilo de borde seleccionado dando clic en los estilos
preestablecidos o dando clic en el diagrama preliminar o en los botones de bordes de esta seccin.
Fondo de la hoja
Excel le permite aplicar un fondo para toda la hoja de trabajo. El fondo puede ser un dibujo.
El botn Fondo, en el grupo Diseo de pgina , en la Cinta, despliega el cuadro de dilogo
Fondo de la hoja de donde se selecciona el fondo que se va a aplicar. El botn Fondo acta
como un botn para alternar opciones. Una vez que agrega un fondo a una hoja de trabajo,
ste puede ser eliminado usando el mismo botn.
Usted tambin puede aplicar cualquier color o patrn deseado como fondo de toda la hoja de
trabajo usando la galera Color de relleno o las opciones en la pestaa Relleno del cuadro de
dilogo Formato.
85
Opcin de pestaa de llenado
Se usa para
Seccin Color de fondo
Seleccionar el color deseado del fondo.
Lista desplegable Color de patrn
Seleccionar el color del patrn deseado.
Lista desplegable Estilo de patrn
Seleccionar el estilo del patrn deseado.
Botn Ms colores
Desplegar el cuadro de dilogo Colores de donde se puede

especificar un color estndar o personalizado para el fondo.
Botn Efectos de relleno
Desplegar el cuadro de dilogo Efectos de relleno de donde

se puede seleccionar el efecto deseado para el fondo.
Opciones de pegado
Las opciones de pegado se localizan en la lista desplegable Pegar en el grupo Portapapeles que
se encuentra en la pestaa Inicio. Las opciones de pegado en Excel le permiten pegar toda la
seleccin copiada o nicamente las frmulas o valores. Estas opciones le permiten pegar todas
las selecciones con excepcin de los bordes; sin embargo usted no puede transponer datos o
pegar vnculos. Todas estas opciones tambin estn disponibles en el cuadro de dilogo Pegado
especial. Adems dentro del cuadro de dilogo Pegado especial usted puede realizar operaciones matemticas con los valores de las celdas destino.
Cmo agregar bordes y color a las celdas

Referencia del procedimiento: Agregar color de fondo
Para agregar color de fondo:
1. Seleccione la(s) celda(s) o toda la hoja de trabajo para agregar un color de fondo.
2. Agregue el color de fondo deseado.
En la pestaa Inicio, en el grupo Fuente, d clic en la flecha desplegable Color de

relleno y en la galera Color de relleno seleccione el color deseado.
Despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Relleno,

seleccione el color deseado en la seccin Background Color y luego d clic en Aceptar para aplicar el color a las celdas seleccionadas o al libro de trabajo.
O, d clic derecho a las celdas seleccionadas y en la barra de herramientas Mini, d

clic en la flecha desplegable Color de relleno y seleccione el color.
Referencia del procedimiento: Agregar bordes a las celdas

Para agregar bordes a las celdas:
1. Seleccione la(s) celda(s) que necesite(n) bordes.
2. Aplique un borde a las celdas seleccionadas.
86
En la pestaa Inicio, en elgrupo Fuente, d clic en la flecha desplegable Borde y

seleccione el borde deseado.
Despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Borde y

establezca el borde deseado.
a.
En la seccin Lnea, seleccione el estilo de borde deseado.
b.
En la seccin Color, seleccione el color de borde deseado de la galera Color.
c.
En las secciones Preestablecidos y Borde, establezca los bordes para las celdas
seleccionadas y visualice el borde.
d.
D clic en Aceptar.
O, d clic derecho en la(s) celda(s) seleccionada(s) y en la barra de herramientas

Mini, d clic en la flecha desplegable Borde y seleccione el borde deseado.
Referencia del procedimiento: Eliminar los bordes de la celda

Para eliminar los bordes de la celda:
1. En la hoja de trabajo, seleccione las celdas que tengan bordes que deban ser eliminados
2.
Elimine el borde.
En la pestaa Inicio, en el grupo Fuente, d clic en la flecha desplegable Borde y

elija Sin borde.
Despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Borde, d

clic en Ninguno en la seccin Preestablecidos y luego d clic en Aceptar.
O, d clic derecho en la(s) celda(s) seleccionada(s) y en la barra de herramientas

Mini, d clic en la flecha desplegable Borde y elija Sin borde.
87
ACTIVIDAD 4-2
Agregar bordes y colores a las celdas
Antes de empezar:
mis clculos.xlsx est abierto.
Situacin:
Usted todava est en el proceso de dar formato a su informe de ventas y desea atraer la atencin de ciertas regiones de la hoja de trabajo. Usted decidi resaltar las regiones Resumen de
totales y Ejercicio hasta la fecha usando un color brillante. Tambin desea dibujar un recuadro alrededor de la regin Resumen de totales para enfatizar an ms la seccin.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. Seleccione las celdas H5:L11.
Agregue un fondo colorido a la

regin Ejercicio hasta la fecha.
b. En la pestaa Inicio, en el grupo Fuente,

d clic en la flecha desplegable Color
de relleno.
c. En la galera Color de relleno, en la seccin Colores estndar, seleccione
Amarillo.
88

2.
Agregue el mismo fondo a la

regin Resumen de totales.
a. En el grupo Portapapeles, d clic en el

botn Copiar.
b. Desplcese hacia abajo y seleccione
las celdas B20:C27.
c. En el grupo Portapapeles, d clic en la
flecha desplegable Pegar y elija
Pegado especial.
d. En el cuadro de dilogo Pegado especial,
en la seccin Pegar, seleccione la
opcin Formatos y d clic en Aceptar.
3.
Agregue un borde alrededor de la

regin Resumen de totales de la
hoja de trabajo.
a. Con las celdas B20:C27 seleccionadas,

en el grupo Fuente, d clic en el botn
Iniciador de cuadro de dilogo.
b. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Borde para
ver las opciones de bordes.
c. En la seccin Lnea, en el cuadro de lista
Estilo, en la segunda columna, seleccione el estilo de lnea ms delgada.
d. En la seccin Preestablecidos, d clic en

Contorno y luego d clic en Aceptar.
e. D clic en cualquier celda que est
fuera de la regin seleccionada para
dejar de seleccionar la celda y para que
pueda ver el borde.
f.
Guarde y cierre el libro de trabajo.
89
TEMA C
Cambiar el ancho de columna y la altura
de la fila
Usted ha enfatizado partes especficas de los datos agregando bordes y colores a las celdas.
Ahora quiere que los datos almacenados en las columnas y filas se ajusten a sus celdas respectivas. En este tema, usted cambiar el ancho de las columnas y la altura de las filas.
Sera difcil trabajar en una hoja de trabajo cuyos datos estuvieran opacados en filas muy
pequeas o en columnas muy estrechas. Esto tambin quitara el atractivo visual de su hoja de
trabajo. Al cambiar el ancho de columna y la altura de la fila, los datos almacenados en las
columnas y filas se ajustaran a sus celdas respectivas y sus datos se presentaran en la forma
requerida.
Mtodos para cambiar el ancho de columna y la

altura de la fila
Existen varios mtodos en Excel para ajustar el ancho de columna y la altura de la fila. Usted
puede,
Ajustar automticamente el ancho de columna y la altura de la fila usando la opcin

Autoajustar.
Ajustar manualmente el ancho de columna y la altura de la fila para que el contenido se

ajuste a la celda.
O, establecer un ancho de columna especfico y una altura de fila especfica.

Excel muestra los siguientes signos ## cuando los datos numricos son demasiado extensos
para ser desplegados en el ancho de columna actual. Cuando se ajusta el ancho de la
columna, los signos ## desaparecen y se despliegan los nmeros tal y como fueron ingresados.
La opcin Transponer
La opcin Transponer desplaza automticamente la orientacin vertical y horizontal de las
columnas y filas en una hoja de trabajo. Por ejemplo, si los datos son establecidos con los
meses como filas y los nombres de departamentos como columnas, la opcin Transponer invertir las filas y las columnas. Los meses ahora sern columnas y los nombres de departamentos
sern filas.
90
Las opciones para ocultar una fila y una columna

Las opciones para ocultar una fila y una columna se pueden acceder en el men Formato en el
grupo Celdas en la pestaa Inicio. La opcin Ocultar le permite ocultar cualquier columna o
fila en una hoja de trabajo. An ocultas las columnas y filas siguen existiendo en la hoja de
trabajo pero stas no son visibles al usuario a menos que las descubran. La opcin Mostrar se
usa para hacer visible cualquier columna o fila que haya sido ocultada previamente. Usted tambin puede acceder a los comandos Ocultar y Mostrar del men abreviado que se despliega
cuando una columna o fila es seleccionada.
Cmo cambiar el ancho de columna y la altura de

la fila
Referencia del procedimiento: Transponer datos
Para transponer datos durante el pegado:
1.
2.
3.
4.
Seleccione los datos.

Copie las celdas seleccionadas.
Seleccione la celda destino en donde se pegar el contenido copiado.
En la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, d clic en la flecha desplegable Pegar y
elija Transponer.
Referencia del procedimiento: Cambiar el ancho de columna y la altura de la fila

Para cambiar el ancho de columna y la altura de la fila arrastrando sus lmites:
1. Cambie el ancho de columna o la altura de la fila.
Cambie el ancho de columna o la altura de la fila a un valor especfico.

a.
Seleccione la columna o fila que desea cambiar.
b.
D clic derecho en la seleccin y elija Ancho de columna o Alto de fila, o en la

pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en Formato y elija Ancho de columna
o Alto de fila.
c.
En el cuadro de dilogo Ancho de columna o Alto de fila, en el cuadro de texto

Ancho de columna o Alto de fila, teclee un nuevo valor para el ancho de
columna o para la altura de la fila.
d.
D clic en Aceptar para cambiar el ancho de columna o la altura de la fila.
Ajuste manualmente el ancho de columna o la altura de la fila, arrastrando hacia la

izquierda o derecha para ajustar el ancho de columna o arrastrando hacia arriba o
abajo para ajustar la altura de la fila.
O, ajuste automticamente el ancho de la columna o la altura de la fila dando doble

clic en el lmite entre los encabezados de las dos columnas o de las dos filas.
Referencia del procedimiento: Ocultar o mostrar columnas o filas

Para ocultar columnas o filas:
1. Seleccione la(s) columna(s) o fila(s) que desea ocultar o mostrar.
91
Para seleccionar filas o columnas ocultas, seleccione un rango que incluya las filas o
columnas visibles en los dos lados de las filas o columnas ocultas. En la hoja de trabajo,
si la primera fila o columna est oculta usted puede seleccionarla tecleando A1 en el
cuadro Nombre. Adems puede seleccionar la primera fila o columna usando el mismo
mtodo en el cuadro de dilogo Ir a.
2.
92
Oculte o muestre la(s) columna(s) o fila(s) seleccionada(s).
En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en Formato y elija Ocultar y

MostrarOcultar columnas o Mostrar columnas o Ocultar y MostrarOcultar filas o
Mostrar filas.
O, d clic derecho en cualquier lugar de la(s) columna(s) o fila(s) seleccionada(s) y

elija Ocultar o Mostrar.
ACTIVIDAD 4-3
Transponer datos y ajustar el ancho de columna
Archivos de datos:
resultados de la compaa.xslx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Formatear una hoja de trabajo abra el archivo resultados de la
compaa.xlsx.
Situacin:
Usted acaba de recibir la hoja de trabajo de resultados de ventas trimestrales de su compaa
que despliega cada trimestre en una columna. Usted desea generar un informe donde se desplieguen los trimestres en las filas. Como le han dejado muy poco tiempo para generar el
informe, no puede perder tiempo ingresando manualmente los valores. Una vez que se genere
el informe, usted ocultar los datos originales antes de considerar por terminado el
documento.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. Seleccione las celdas A4:D12.
Transponga el contenido de la
columna y fila mientras pega el
contenido a su nueva ubicacin.
b. En la pestaa Inicio, en el grupo

Portapapeles, d clic en el botn Copiar.
c. Seleccione la celda A15.
d. En el grupo Portapapeles, d clic en la
flecha desplegable Pegar y seleccione
Transponer.
e. Verifique que el contenido sea transpuesto y pegado. La informacin del
proyecto ahora aparece en formato de
columna.
2.
Incremente el ancho de las columnas F, G e I.
a. Posicione el cursor en el lmite entre la

columna F y la G y luego arrastre el
lmite a la derecha hasta que pueda ver
los datos en la columna F.
b. D doble clic en el lmite entre las
columnas G y H para ajustar
automticamente el contenido en la
columna G.
93

c. Ajuste el ancho de la columna I para
desplegar su contenido.
3.
Oculte las filas 4:12.
a. Seleccione las filas 4:12.

b. En el grupo Celdas, d clic en Formato y
luego elija Ocultar y MostrarOcultar
filas.
c. Examine los encabezados de fila. Ya
que de la fila 4 a la 12 estn ocultas, la
hoja de trabajo muestra la fila 3 seguida
de la fila 13.
d. Guarde el archivo con el nombre mis
resultados de la compaa.xlsx y cierre
el archivo.
94
TEMA D
Aplicar formatos de nmero
Usted le ha dado formato al texto y ha alterado el ancho de columna de una hoja de trabajo.
Ahora desea darle formato a los datos numricos de una hoja de trabajo. En este tema, usted
aplicar formatos de nmero.
Usted tiene una hoja de trabajo del inventario que tiene una columna para los valores de las
provisiones. En vez de ingresar manualmente el signo de dlar ($) cuando ingrese el valor de
las provisiones, usted aplicar el formato de nmero a esta columna para que el nmero ingresado se muestre en formato de moneda. La aplicacin de los formatos de nmero cambian la
apariencia de los datos numricos, facilitando la identificacin del tipo de datos dentro de las
celdas.
Formatos de nmero
Definicin:
Un formato de nmero es un formato de datos que cambia la apariencia de los datos numricos en una celda. Cada formato de nmero aplica un formato especializado en los datos. Slo
la apariencia de los datos en la celda cambia, no los datos. Usted puede aplicar un formato de
nmero a una celda o a un rango de celdas antes o despus de ingresar los datos numricos.
Los formatos de nmero aplicados pueden variar de acuerdo con el tipo de datos, como
moneda, fecha u hora.
Ejemplo:
Formatos de nmero en Excel

Los formatos de nmero preinstalados de Excel vienen en una variedad de categoras. Se
puede acceder a stos desde la pestaa Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas y
tambin del grupo Nmero en la pestaa Inicio.
Categora de formato de
nmero
Se usa para
General
Dar formato al nmero predeterminado que Excel aplica cuando

usted teclea un nmero. No se despliegan los decimales.
Nmero
Desplegar nmeros. Usted puede especificar el nmero de decimales

y la forma en la que deben desplegarse los nmeros negativos.
Moneda
Desplegar valores monetarios. Se mostrar el smbolo de moneda

predeterminado con nmeros.
95
Categora de formato de
nmero
Se usa para
Contabilidad
Valores monetarios. Esto tambin alinear los smbolos de moneda y

los puntos decimales de los nmeros en una columna.
Fecha
Mostrar los nmeros de serie de fecha y hora como valores de fecha.

El tipo y la configuracin de idioma que usted desee se puede especificar para mostrar la fecha y hora en otros idiomas.
Hora
Mostrar los nmeros de serie de fecha y hora como valores de hora.

El tipo y la configuracin de idioma que usted desee se puede especificar para mostrar la fecha y hora en otros idiomas.
Porcentaje
Multiplicar el valor de la celda por 100 y desplegar el resultado con

el smbolo de porcentaje.
Fraccin
Desplegar un nmero como una fraccin, de acuerdo al tipo de fraccin que usted especific.
Cientfica
Desplegar un nmero en notacin exponencial.
Texto
Tratar el contenido de una celda como texto. An cuando se teclen

nmeros, se desplegar el contenido exactamente como usted lo
tecle. Si son necesarios use los ceros iniciales, como los que se
encuentran en el nmero de un empleado.
Especial
Desplegar un nmero como un cdigo postal (cdigo postal), un

nmero telefnico o un nmero de seguridad social.
Personalizada
Modificar una copia de un cdigo de formato de nmero existente

para crear un formato de nmero personalizado.
Formatos de nmero personalizados

Excel le permite crear sus propios formatos de nmero personalizados. Los formatos de
nmero personalizados pueden crearse cuando las categoras de formato de nmero
predefinidas de Excel no proporcionan un formato conveniente para un tipo de dato numrico
particular. Cuando crea un nmero personalizado, se usa el smbolo # para indicar que slo los
dgitos significativos sern desplegados y los ceros no significativos no sern desplegados. Los
signos de interrogacin al inicio y al final de un texto se usan para indicar la forma en la que
debe ser mostrado el texto con el nmero personalizado. Usted puede agregar entre 200 y 250
formatos de nmero a la lista.
96
Cmo aplicar formatos de nmero

Referencia del procedimiento: Aplicar formatos de nmero
Para aplicar formatos de nmero:
1.
Seleccione la(s) celda(s) a la(s) que desea aplicar un formato de nmero.
2.
Seleccione el formato de nmero.
En la pestaa Inicio, en el grupo Nmero, seleccione el formato de nmero y el

nmero de decimales deseado.
O, despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Nmero,

seleccione el formato de nmero deseado y la categora Nmero de lugares decimales
en el cuadro de lista Categora y luego d clic en Aceptar para aplicar el formato de
nmero.
Referencia del procedimiento: Crear un formato de nmero personalizado

Para crear un formato de nmero personalizado:
1.
2.
3.
Seleccione la(s) celda(s) en la(s) que desea aplicar el formato de nmero personalizado.
Despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas y seleccione la pestaa Nmero.
En el cuadro de lista Categora, seleccione Personalizada.
4.
Defina el nuevo formato personalizado.
5.
En el cuadro de texto Tipo, teclee y defina un nuevo formato personalizado.
O, en el cuadro de lista Tipo, seleccione uno de los modelos existentes y modifquelo

en el cuadro de texto Tipo.
D clic en Aceptar para aplicar el formato.
97
ACTIVIDAD 4-4
Aplicar formatos de nmero
Archivos de datos:
nuevos clculos.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Formatear una hoja de trabajo abra el archivo nuevos
clculos.xlsx.
Situacin:
Usted quiere que cada valor monetario en el informe de ventas tenga no ms de dos decimales y que tenga la notacin dlar para representar dlares americanos. Tambin necesita
mostrar la fecha actual en la hoja de trabajo con el formato da-mes-ao. Se le ha pedido que
d formato a los nmeros de identificacin de los empleados usando las directivas estndares
de la compaa.
98

Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. Seleccione las celdas C8:F17.
Aplique el formato de moneda de

dlar a los datos de venta.
b. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas,

d clic en Formato y elija Formato de
celdas.
c. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, en la pestaa Nmero, en el cuadro
de lista Categora, seleccione Moneda.
d. D clic en Aceptar para aplicar el formato.
2.
Aplique el formato de moneda de

dlar a los datos de venta en las
regiones Resumen de totales y
Ejercicio hasta la fecha.
a. Desplcese hacia abajo y seleccione

las celdas C22:C27.
b. D clic derecho en las celdas seleccionadas, seleccione Formato de celdas y
luego en la pestaa Nmero, seleccione Moneda y d clic en Aceptar.
c. Ajuste el ancho de la columna C para
que su contenido se ajuste.
d. Seleccione las celdas H8:L11 y luego

aplique el formato de moneda de dlar
al rango de celdas.
99

3.
Ingrese la fecha de hoy y cambie

el formato.
a. D clic en la celda A2.

b. Ingrese la fecha de hoy.
c. D clic derecho a la celda A2 y elija
Formato de celdas.
d. En el cuadro de lista Tipo, seleccione 14
de Marzo de 2001 y d clic en Aceptar
para aplicar este formato de fecha a la
celda seleccionada.
4.
Cree el formato de nmero personalizado para los nmeros de

identificacin de los empleados.
a. Seleccione A8:A11.
b. D clic derecho en las celdas seleccionadas y elija Formato de celdas para
desplegar el cuadro de dilogo Formato
de celdas.
c. En la pestaa Nmero, en el cuadro de
lista Categora, seleccione
Personalizada.
d. En el cuadro de texto Tipo, d doble clic
y teclee la identificacin-##-##
e. D clic en Aceptar para aplicar el formato.
f.
Verifique que la identificacin del

empleado aparezca con el nuevo formato creado.
g. Guarde el archivo con el nombre mis

nuevos clculos.xlsx y deje el archivo
100
TEMA E
Posicionar contenidos de celda
Usted ha dado formato a celdas y a datos numricos en una hoja de trabajo para mejorar la
presentacin de los datos en las celdas. Al controlar la posicin del texto en una celda, usted
puede mejorar la presentacin del contenido en las celdas. En este tema, usted alinear el contenido de las celdas.
Cuando un dato se extiende a travs de varias celdas, usted puede facilitar su uso combinando
todas estas celdas en una sola celda. Le combinacin de celdas le ayudar a manejar mejor sus
datos y mejorar la apariencia de su hoja de trabajo.
La alineacin del contenido de la celda le dar a sus hojas de trabajo una presentacin clara y
profesional. Al usar las opciones de alineacin en Excel, usted puede reubicar el contenido de
celdas especficas para alinearlo con el resto de los datos en una hoja de trabajo. Esto mejorar
la presentacin visual de la hoja de trabajo.
Opciones de alineacin
Las opciones de alineacin se usan para alinear los contenidos de celdas ya sea en forma horizontal o vertical. La opcin Alineacin posicionar los datos basada en el ancho y la altura de
la celda. La siguiente tabla lista las opciones de alineacin.
Opcin de alineacin
Se usa para
Alinear en la parte superior
Alinear el texto a la parte superior de la celda.
Alinear en el medio
Alinear el texto al centro entre la parte superior e inferior de la celda.
Alinear en la parte inferior
Alinear el texto a la parte inferior de la celda.
Alinear texto a la izquierda
Alinear el texto a la izquierda dentro de la celda.
Centrar
Alinear el texto al centro dentro de la celda.
Alinear texto a la derecha
Alinear el texto a la derecha dentro de la celda.
Disminuir sangra
Disminuir la sangra entre el borde izquierdo y el texto dentro de la

celda.
Aumentar sangra
Aumentar la sangra entre el borde izquierdo y el texto dentro de la

celda.
Orientacin
Girar el texto en forma vertical o diagonal dentro de la celda.
101
Las opciones para combinar celdas

Las opciones para combinar celdas en Excel le permiten combinar celdas a travs de columnas
y filas y tambin le permiten dividir celdas que han sido combinadas. Usted puede combinar
celdas directamente usando el botn Combinar y centrar o especificando la opcin deseada de
la lista desplegable Combinar y centrar. Tambin puede combinar celdas usando el cuadro de
seleccin Combinar celdas en la pestaa Alineacin en el cuadro de dilogo Formato de celdas.
La lista desplegable Combinar y centrar contiene varias opciones para combinar celdas.
Opcin para combinar celdas
Descripcin
Combinar y centrar
Combina las celdas seleccionadas en una sola celda y luego centra los datos.
Combinar horizontalmente
Combina las celdas seleccionadas a lo largo de varias columnas en una sola

celda. Se pueden seleccionar varias filas de datos y stas sern retenidas.
Combinar celdas
Combina las celdas seleccionadas a lo largo de varias columnas en una sola

celda. Slo los datos de la celda superior izquierda sern retenidos.
Separar celdas
Divide la celda que ha sido combinada para separar celdas.
El botn Combinar y centrar

El botn Combinar y centrar, en el grupo Alineacin, en la pestaa Inicio, se usa para combinar celdas o para dividir celdas que han sido combinadas para separarlas. Este botn tiene la
funcin de alternar estas opciones.
Ajustar texto
Excel le permite ajustar el texto dentro de una celda automticamente usando la opcin Ajustar
texto. Esta opcin mueve el contenido a la siguiente lnea dentro de una celda si el contenido
se extiende ms all de los lmites de la celda. El botn Ajustar texto en el grupo Alineacin y
el cuadro de seleccin Ajustar texto en la pestaa Alineacin habilitan esta opcin.
Saltos de lnea manuales
El contenido de una celda tambin puede ajustarse dentro de la celda ingresando un salto de
lnea manual. Despus de localizar el punto en el cual se necesita dividir la lnea, se puede
insertar un salto de lnea presionando la combinacin Alt+Intro.
102
Como alinear o combinar contenidos de celda

Referencia del procedimiento: Alinear contenidos de celda
Para alinear contenidos de celda:
1.
Seleccione la(s) celda(s) cuyo(s) contenido(s) desea alinear.
2.
Alinee el contenido de la(s) celda(s) seleccionada(s).
Alinee el texto dentro de las celda usando los botones de alineacin en el grupo Alineacin en la pestaa Inicio.
O, d clic derecho en las celdas seleccionadas y en la barra de herramientas Mini, d

clic en los botones de alineacin deseados.
Referencia del procedimiento: Combinar o dividir celdas

Para combinar o dividir celdas:
1. Seleccione el rango de celdas contiguas que desee combinar o dividir.
2. Combine o divida las celdas seleccionadas.
En la pestaa Inicio, en el grupo Alineacin, d clic en la flecha desplegable Combinar y centrar y seleccione la opcin de combinacin deseada.
Despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Alineacin,

seleccione o deshabilite el cuadro de seleccin Combinar celdas en la seccin Control del texto y luego d clic en Aceptar.
O, d clic derecho en el rango de celdas seleccionado y en la barra de herramientas

Mini, d clic en el botn Combinar y centrar.
Referencia del procedimiento: Ajustar contenido de celda

Para ajustar el contenido de celda:
1. Seleccione las celdas en las que se necesite ajustar el contenido.
2. Ajuste el texto en las celdas seleccionadas.
En la pestaa Inicio, en el grupo Alineacin, d clic en el botn Ajustar texto.
O, despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Alineacin y seleccione el cuadro de seleccin Ajustar texto y d clic en Aceptar.
103
ACTIVIDAD 4-5
Posicionar contenidos de celda
Antes de empezar:
mis nuevos clculos.xlsx est abierto.
Situacin:
Usted est trabajando en la hoja de trabajo de ventas para tenerla lista para una presentacin.
Usted nota que los encabezados en la hoja de trabajo de ventas no estn alineados con los
nmeros que aparecen debajo de ellos. Las etiquetas estn alineadas a la izquierda pero los
nmeros estn alineados a la derecha. Usted quiere que tengan la misma alineacin. El ttulo
de la hoja de trabajo se expande varias celdas y el ttulo Resumen de totales se expande dos
celdas y usted desea que cada uno de los ttulos quepan en una celda para la flexibilidad de
formato. Tambin le gustara que se ajustara el texto Tasa por comisin para que apareciera
en una sola celda.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. Seleccione las filas 5 y 6.
Alinea a la derecha los encabezados de columna en las filas 5 y 6.
b. En la pestaa Inicio, en el grupo Alineacin, d clic en el botn Alinear texto a

la derecha para alinear a la derecha el
contenido de la fila.
2.
3.
104
Combine las celdas con el encabezado Books and Beyond dentro de

una sola celda.
a. Seleccione A1:F1.
Combine y centre el encabezado

Resumen de totales en una sola
celda.
a. Seleccione B20:C20.
b. En el grupo Alineacin, d clic en la flecha desplegable Combinar y centrar,

y seleccione Combinar celdas.
b. En el grupo Alineacin, d clic en el

botn Combinar y centrar.

4.
Ajuste el contenido de la etiqueta

Tasa por comisin dentro de una
sola celda.
a. Seleccione la celda F3 y examine el

contenido de la celda.
b. D clic derecho y seleccione Formato
de celdas.
c. En la pestaa Alineacin, en la seccin
Control del texto, seleccione el cuadro
de seleccin Ajustar texto y luego d
clic en Aceptar.
d. Guarde el archivo.
105
TEMA F
Aplicar estilos de celda
Usted ha dado formato a hojas de trabajo usando muchas opciones de formato. Ahora le gustara crear una presentacin consistente para todas sus hojas de trabajo. Usted usar estilos de
celdas para dar formato a su hoja de trabajo.
Para poder atraer la atencin de los lectores las revistas usan colores y estilos atractivos para
presentar sus artculos y portadas. De manera similar la aplicacin de estilos de celda mejorar
sus hojas de trabajo desarrollando su presentacin visual, hacindolas muy atractivas e interesantes.
Estilos de celda
Definicin:
Un estilo de celda es una serie predefinida de opciones de apariencia que pueden ser aplicadas
a un grupo de celdas en Excel. Cada estilo contiene una combinacin nica de formato de
nmero, alineacin, fuente, estilo de borde, patrn y tipo de proteccin. Los estilos de celda
pueden ser estilos predefinidos o estilos personalizados para satisfacer sus necesidades. Estos
tambin pueden bloquearse para evitar que otras personas los puedan editar.
Ejemplo:
106
El cuadro de dilogo Estilo

El cuadro de dilogo Estilo contiene varias opciones que le permitirn modificar un estilo de
celda existente adems le permitirn crear un nuevo estilo de celda. Se puede acceder a este
cuadro de dilogo desde la galera Estilos de celda en el grupo Estilos en la pestaa Inicio.
Usted puede modificar el estilo de celda usando la opcin Modificar en la lista que se despliega cuando usted da clic derecho en Estilos de celda dentro de la galera. Usted puede crear
un nuevo estilo de celda usando la opcin Nuevo estilo de celda en la galera Estilos de celda.
El estilo de celda modificado y el que se cre recientemente se listarn en la galera Estilos de
celda.
El cuadro de dilogo Estilo contiene varias opciones.
Opcin cuadro de
dilogo Estilo
Se usa para
Cuadro de texto Nombre

del estilo
Especificar el nombre del estilo que va a ser modificado.
Botn Formato
Desplegar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Las modificaciones a los

formatos usados en el estilo seleccionado se pueden lograr haciendo uso de
este cuadro de dilogo.
Seccin El estilo incluye
Especificar las opciones de formato que se incluirn en el estilo. Contiene

los cuadros de seleccin Nmero, Alineacin, Fuente, Bordes, Llenar y Proteccin que le permiten especificar si estas opciones de formato sern
incluidas en el estilo o no.
Cmo aplicar estilos de celda

Referencia del procedimiento: Aplicar un estilo de celda
Para aplicar un estilo de celda:
1. Seleccione el rango de celdas a las que desea aplicar el estilo de celda.
2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, d clic en Estilos de celda.
3. Seleccione el estilo de celda deseado.
Referencia del procedimiento: Modificar un estilo de celda
Para modificar un estilo de celda:
1. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, d clic en Estilos de celda y en la galera desplegada, d clic derecho en el estilo de celda deseado y elija Modificar para desplegar el
cuadro de dilogo Estilo.
2. En el cuadro de dilogo Estilo, d clic en Formato para desplegar el cuadro de dilogo
Formato de celdas.
3. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, especifique las modificaciones que se van a
realizar al estilo de celda y luego de clic en Aceptar.
4. En el cuadro de dilogo Estilo, en la seccin El estilo incluye, especifique los cambios
que se van a realizar al estilo de celda.
5. D clic en Aceptar para aplicar los cambios realizados al estilo de celda.
107
Cuando usted aplica un estilo de celda en una hoja de trabajo y la modifica, la hoja de
trabajo muestra automticamente el estilo de celda modificado sin que tenga que aplicar
nuevamente el estilo de celda modificado.
108
ACTIVIDAD 4-6
Aplicar estilos de celda
Antes de empezar:
mis nuevos clculos.xlsx est abierto.
Situacin:
Usted quiere dar formato a las celdas de la hoja de trabajo para que sea visualmente aparente
donde se van a ingresar los datos y donde se actualizarn automticamente los clculos. Tambin desea crear un estilo de ttulo para que ste se pueda usar en todas las hojas de trabajo
de la compaa.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. Seleccione la celda A1.
Aplique un estilo de celda al encabezado principal.
b. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos,

d clic en Estilos de celda y en la galera desplegada, en la seccin Ttulos y
encabezados, seleccione Ttulo.
109

2.
Modifique el color de la fuente del

estilo de celda aplicado.
a. En el grupo Estilos, d clic en Estilos de

celda y en la galera desplegada, en la
seccin Ttulos y encabezados, d clic
derecho en Ttulo y elija Modificar.
b. En el cuadro de dilogo Estilo, d clic en
Formato para desplegar el cuadro de dilogo Formato de celdas.
c. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Fuente.
d. En la pestaa Fuente, d clic en la flecha desplegable Color y en la galera de
color desplegada, en la seccin Colores
estndar, seleccione un tono de azul.
e. D clic en Aceptar para aplicar los cambios y para regresar al cuadro de dilogo
Estilo.
f.
D clic en Aceptar para modificar el

estilo de celda Ttulo.
g. En el cuadro de dilogo Estilo, d clic en

Aceptar para modificar el estilo de celda
Ttulo.
3.
Aplique el estilo Entrada a las celdas que contienen datos que se

usan en clculos.
a. Seleccione las celdas C8:F11 y la celda

H3.
b. En el grupo Estilos, d clic en Estilos de
celda y en la seccin Datos y modelo,
elija Entrada.
4.
Aplique el estilo Clculo a las celdas que contienen clculos.
a. Seleccione las celdas H8:L11, las celdas C13:F17 y las celdas C22:C27.
b. En el grupo Estilos, d clic en Estilos de
celda y en la seccin Datos y modelo,
seleccione Clculo.
c. Guarde y cierre el libro de trabajo.
110
En esta leccin, usted dio formato a una hoja de trabajo. Dar formato a las hojas de trabajo
mejora su apariencia y distingue visualmente una serie de datos de otra facilitando la localizacin de la informacin.
1.
Qu tipo de formato cree usted que aplicara con mayor frecuencia?
2.
Qu tipo de formatos ha visto en una hoja de trabajo en donde sinti que haba
inconsistencias o un exceso de formato?
111
Imprimir el contenido de
una hoja de trabajo
En esta leccin, podr imprimir el contenido de un libro de trabajo.
Usted podr:
imprimir el contenido de un libro de trabajo usando las opciones de impresin

predeterminadas.
configurar opciones de impresin.
establecer saltos de pgina.
Introduccin
Ha terminado un libro de trabajo y ahora le gustara compartir con otras personas la
informacin almacenada en estos archivos. Una forma en la que puede compartir el
contenido de sus hojas de trabajo es imprimindolo. En esta leccin, usted imprimir el
contenido de un libro de trabajo.
Usted puede enfrentarse a situaciones en las que le sea imposible compartir el contenido de su hoja de trabajo electrnicamente. Su computadora o su sistema de
proyeccin puede fallar en un momento inoportuno de la junta. La distribucin de
impresiones de su libro de trabajo le permite continuar con su trabajo sin obstculos.
Excel le proporciona opciones para preparar su libro de trabajo para producir impresiones con diseos efectivos.
TEMA A
Imprimir el contenido de un libro de
trabajo usando las opciones de
impresin predeterminadas
En esta leccin, usted imprimir el contenido de un libro de trabajo. Existen muchas formas de
imprimir un libro de trabajo, pero la ms sencilla es usar las opciones predeterminadas. En este
tema, usted imprimir el contenido de un libro de trabajo usando las opciones de impresin
predeterminadas.
Asuma que usted tiene una larga hoja de trabajo con datos de socios de ventas y que necesita
imprimir unos datos relacionados con los socios de ventas que trabajan en una ciudad particular. Para hacer esto, usted puede definir un rango para este subconjunto y realizar una
impresin de este rango. La impresin de un slo rango de celdas ahorra recursos y tambin le
presenta al lector slo la informacin relevante.
El cuadro de dilogo Imprimir

El cuadro de dilogo Imprimir proporciona opciones para configurar las diversas opciones de
impresin antes de que imprima una hoja de trabajo.
Opcin de impresin
Descripcin
Seccin de la Impresora
Opciones para buscar o seleccionar la impresora. Usted puede seleccionar o

teclear el nombre de la impresora en el cuadro de texto Nombre.
Seccin Intervalo de
pginas
Opciones para especificar el rango de impresin. Usted puede usar estas opciones para especificar exactamente que pginas desea imprimir. Si usted desea
imprimir todo el libro de trabajo o toda la hoja de trabajo, puede usar la opcin
Todas. Para imprimir las pginas seleccionadas, usted puede usar la opcin
Pginas y especificar las pginas que se van a imprimir en el selector numrico
Desde y Hasta.
Seccin Imprimir
Opciones para hacer selecciones especficas para su impresin. Usted puede

imprimir celdas seleccionadas en la hoja de trabajo, hojas activas, todo un libro
de trabajo, o slo las tablas de un libro de trabajo. Usted tambin puede ignorar
o incluir partes especficas de la hoja de trabajo que han sido definidas con
anterioridad. Usted puede acceder a stas usando las opciones Seleccin, Hojas
activas, Todo el libro y Tabla y el cuadro de seleccin Omitir reas de impresin.
Seccin Copias
Opcin para especificar el nmero de copias que se van a imprimir usando el

cuadro de texto Nmero de copias y si stas se van a intercalar a no usando el
cuadro de seleccin Intercalar.
Seccin Vista previa
Le permite ver la vista previa de la impresin.
Botn Propiedades
Le permite configurar las propiedades del documento.
Seccin Buscar impre- Le permite buscar y agregar una impresora.

sora
114
El rea de impresin
Si usted necesita imprimir frecuentemente una parte especfica de la hoja de trabajo, puede
configurarla como rea de impresin. Excel imprimir el rea de impresin de manera
preestablecida. Usted puede seleccionar la parte de la hoja de trabajo y usar el men desplegable rea de impresin para configurar el rea seleccionada como rea de impresin o eliminar
el rea de impresin. Tambin puede agregar otra seleccin al rea de impresin usando la
opcin Agregar al rea de impresin.
El cuadro de dilogo Configurar pgina

El cuadro de dilogo Configurar pgina contiene varias pestaas con diferentes opciones de
configuracin de pgina.
Pestaa
Descripcin
Pgina
Contiene opciones para configurar la orientacin de la pgina, ajuste de escala,

tamao del papel, calidad de impresin y primer nmero de pgina.
Mrgenes
Contiene opciones para configurar los mrgenes en las hojas de trabajo.
Encabezado y pie
de pgina
Contiene opciones para configurar los encabezados y pies de pgina para la hoja
de trabajo.
Hoja
Contiene opciones para configurar la impresin de ttulos. Tambin puede seleccionar el rea de impresin, configurar el orden de las pginas y el tipo de impresin.
Opciones de escala
Excel proporciona opciones de escala en el grupo Ajustar rea de impresin en la pestaa
Diseo de pgina para permitirle restringir la impresin de un hoja de trabajo a un nmero
deseado de pginas. Usted puede usar la escala para ajustar el ancho o altura a un nmero
deseado de pginas, o puede ajustar la hoja de trabajo a un porcentaje especfico de su tamao
actual. Tambin puede usar las opciones Ajustar al y Ajustar a en la pestaa Pgina en el cuadro de dilogo Configurar pgina para configurar la escala para una hoja de trabajo.
Orientacin de la pgina
Definicin:
La orientacin de la pgina es una configuracin del diseo de pgina que determina la posicin del contenido en una pgina impresa. Especifica si la pgina se va a imprimir de forma
vertical u horizontal. En la orientacin Vertical, la altura de la pgina es mayor que el ancho y
en la orientacin Horizontal el ancho es mayor que la altura.
115
Ejemplo:
La opcin Vista preliminar

Usted puede usar la opcin Vista preliminar para revisar cmo aparecer una hoja de trabajo o
un libro de trabajo en la impresin, as como configurar las opciones de impresin, cambiar la
configuracin de la pgina o dar zoom y navegar en la vista preliminar.
116
Opcin
Le permite
Botn Imprimir
Imprimir la(s) hoja(s) de trabajo deseada(s) o todo el libro de trabajo.
Botn Configurar
pgina
Cambiar la configuracin de la pgina. Despliega el cuadro de dilogo Configurar pgina, el cul tiene opciones para cambiar la pgina, mrgenes,
encabezados y pes de pgina y configuraciones del papel.
Botn Zoom
Aumentar o disminuir la vista preliminar.
Botn Pgina
siguiente
Ir a la siguiente pgina.
Botn Pgina anterior
Ir a la pgina anterior.
Cuadro de seleccin
Mostrar mrgenes
Ver los mrgenes del encabezado, pi de pgina, superior, inferior, izquierdo y

derecho.
Botn Cerrar vista

preliminar
Cerrar la vista preliminar.
Cmo imprimir el contenido de un libro de trabajo

Referencia del procedimiento: Visualizar el libro de trabajo
Para visualizar el libro de trabajo:
1.
2.
3.
4.
D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar, o presione Ctrl+F2. (Tambin puede elegir la opcin Vista preliminar de los cuadros de dilogo Imprimir y
Configurar pgina.)
Para magnificar o reducir la vista de la pgina, elija Acercar o Alejar usando el botn
Zoom en la Cinta, dando clic en el rea de la vista preliminar del documento, o dando
clic en los botones Acercar o Alejar en el Marco de Ventana de Microsoft Office.
Para navegar a travs de la vista preliminar del documento, d clic en los botones Pgina
siguiente o Pgina anterior en el grupo Vista previa en la Cinta, o presione Re Pg o Av
Pg en el teclado.
D clic en Cerrar vista preliminar o presione Esc para regresar a la vista original del
documento.
Referencia del procedimiento: Configurar o borrar el rea de impresin

Para configurar o borrar el rea de impresin:
1. En la hoja de trabajo, seleccione las celdas que va a configurar como el rea de impresin
o seleccione las celdas que actualmente estn configuradas como rea de impresin.
2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, d clic en rea de impresin y elija Establecer rea de impresin o Borrar rea de impresin.
3. Si lo desea, para agregar rangos de celdas adicionales, seleccione las celdas y elija Agregar al rea de impresin.
4. Guarde el libro de trabajo con las nuevas configuraciones del rea de impresin.
Referencia del procedimiento: Imprimir una hoja de Excel
Para imprimir una hoja de Excel:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Si usted desea imprimir nicamente una parte de la hoja de trabajo, seleccione el rango a
imprimir.
D clic en el botn Office y elija Imprimir. (Tambin puede abrir el cuadro de dilogo
Imprimir del cuadro de dilogo Configurar pgina o de Vista preliminar.)
Si lo requiere, en el cuadro de dilogo Imprimir, en la seccin Impresora, configure las
opciones de la impresora.
En la seccin Intervalo de pginas, seleccione Todas para imprimir todas las pginas, o
seleccione Pginas y especifique el rango de pgina en los cuadros Desde y Hasta.
En la seccin Imprimir, especifique los componentes que se van a imprimir. Usted puede
imprimir la seleccin actual, las hojas activas, todo el libro de trabajo o nicamente la(s)
tabla(s) en la hoja de trabajo.
De manera predeterminada, si usted selecciona una hoja activa o todo el libro de trabajo,
Excel imprimir cualquier rea de impresin configurada en la hoja activa o en el libro de
trabajo. Para ignorar el rea de impresin seleccione Omitir reas de impresin.
En la seccin Copias, en el selector numrico Nmero de copias, especifique el nmero
de copias que desea imprimir.
Seleccione Intercalar para imprimir varias copias intercaladas.
D clic en Aceptar para imprimir.
117
Referencia del procedimiento: Cambiar la orientacin de la pgina

Para cambiar la orientacin de la pgina:
1.
Cambiar la orientacin de la hoja de trabajo.
En el cuadro de dilogo Configurar pgina, en la pestaa Pgina, en la seccin

Orientacin, seleccione Vertical para imprimir la hoja verticalmente o Horizontal para
imprimirla horizontalmente.
2.
O, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, d clic en Orientacin y seleccione Vertical u Horizontal.
Guarde el libro de trabajo para guardar la hoja de trabajo con la nueva orientacin.
Referencia del procedimiento: Escalar el rango de impresin

Para escalar el rango de impresin:
1.
2.
3.
118
Escale el rango de impresin.
Escale el rango usando las opciones Alto, Ancho, o Escala en el grupo Ajustar rea
de impresin en la pestaa Diseo de pgina.
O, abra el cuadro de dilogo Configurar pgina y escale el rango usando las opciones
en la seccin Ajuste de escal en la pestaa Pgina. Usted puede ajustar la escala a un
porcentaje especfico, o ajustar la impresin a un numero de pginas de ancho por un
nmero de pginas de alto.
Si lo desea, vea la vista preliminar e imprima el libro de trabajo.

Guarde el libro con una configuracin a escala.
ACTIVIDAD 5-1
Imprimir un rango de celdas seleccionadas
Archivos de datos:
imprimir.xlsx
Antes de empezar:
Una impresora debe estar instalada en su computadora. De la carpeta C:\084890Datos\
Imprimir contenido del libro de trabajo abra el archivo imprimir.xlsx.
Situacin:
Est a punto de tener una junta con su equipo de desarrollo y se le ha pedido que presente el
informe de ventas trimestral de la compaa en la junta. Sin embargo, ellos no necesitan toda
la informacin; slo necesitan ver las primeras 12 filas de la hoja de trabajo, as que usted
desea configurar las primeras 12 filas de la hoja de trabajo como su rea de impresin
predeterminada.
Qu se hace
Cmo se hace
1.

ImprimirVista preliminar.
Vea la vista preliminar de impresin de la hoja de trabajo de los

resultados de las ventas trimestrales.
b. En la pestaa Vista preliminar, en el grupo

Vista previa, d clic en Pgina siguiente.
El Marco de Ventana de Microsoft Office
le indica que usted est en la pgina 2 de
2.
c. En el grupo Vista previa, d clic en
Cerrar vista preliminar.
2.
Vea la vista preliminar del rango

de celdas que va a imprimir.
a. En la hoja de trabajo, seleccione las celdas A1:D12.

Si olvida seleccionar el rango u
olvida elegir Seleccin en el cuadro
de dilogo Seleccin de impresin,
toda la hoja de trabajo se imprimir.
b. D clic en el botn Office y elija Imprimir.
119

c. En el cuadro de dilogo Imprimir, en la
seccin Imprimir, seleccione la opcin
Seleccin.
d. D clic en Vista previa para ver la vista

preliminar del rango de celdas seleccionadas.
e. Observe que el rango seleccionado se
despliega en la opcin Vista preliminar y
que slo hay una pgina a imprimir. Cierre la opcin Vista preliminar.
3.
Configure el rango de celdas

seleccionadas como el rea de
impresin.
a. Con las celdas A1:D12 an seleccionadas, en la pestaa Diseo de pgina, en

el grupo Configurar pgina, d clic en
rea de impresin y elija Establecer
rea de impresin.
b. D clic en la celda F1 para quitar la
seleccin del rango de celdas seleccionado.
c. El marcador alrededor de las celdas
indica el rea de impresin configurada.
D clic en el botn Office y elija
d. Slo el rea de impresin configurada se
despliega en la vista preliminar. En la
pestaa Vista preliminar, en el grupo
Imprimir, d clic en Imprimir.
e. En el cuadro de dilogo Imprimir, d clic
en Aceptar.
f.
120
Guarde el libro de trabajo con el nombre mi imprimir.xlsx y cirrelo.
ACTIVIDAD 5-2
Escalar y orientar la impresin
Archivos de datos:
books and beyond.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Imprimir contenido del libro de trabajo abra el archivo books
and beyond.xlsx.
Situacin:
El informe Books and Beyond contiene dos pginas de datos. Usted desea imprimir toda la
hoja de trabajo en forma horizontal en una sola pgina.
Qu se hace
Cmo se hace
1.

Visualice la hoja de trabajo

impresa.
b. Examine el Marco de Ventana de

Microsoft Office para ver el nmero de
pginas que se van a imprimir.
c. Presione la tecla Av Pag para ver la
pgina 2 y luego cierre la Vista preliminar.
2.
Escale la versin de impresin de

los datos en la hoja de trabajo.
a. En la pestaa Diseo de pgina, en el

grupo Configurar pgina, d clic en
Orientacin y elija Horizontal para cambiar la orientacin de la hoja de trabajo.
b. En el grupo Ajustar rea de impresin, d
clic en la flecha desplegable Ancho y
seleccione 1 Pgina para ajustar el
ancho de los datos de una hoja de trabajo
a una sola pgina.
121

3.
Visualice la hoja de trabajo.

b. La hoja de trabajo ahora cabe en una sola
pgina. Cierre la vista preliminar.
c. Guarde el archivo con el nombre mi
books and beyond.xlsx y luego cierre el
archivo.
122
TEMA B
Configurar opciones de impresin
En el tema anterior, usted imprimi el contenido de un libro de trabajo usando las opciones de
impresin predeterminadas. Tambin puede ajustar las opciones de impresin para personalizar
su impresin de diferentes formas. En este tema, usted configurar opciones de impresin.
Es difcil leer e interpretar datos que atraviesan varias pginas de un solo libro de trabajo.
Existen varias opciones de impresin que usted puede configurar para mejorar la impresin de
libros de trabajo grandes.
Vistas del libro de trabajo

Usted puede mostrar libros de trabajo con diferentes vistas usando el grupo Vistas de libro en
la pestaa Vista.
Opcin
Le permite
Normal
Ver el libro de trabajo en la vista de Excel predeterminada.
Vista de diseo de pgina Ver el libro de trabajo como aparecera en la impresin junto con sus encabezados y pies de pgina.
Vista previa de salto de
pgina
Visualizar el libro de trabajo con saltos de pgina que sern aplicados a la

impresin.
Vistas personalizadas
Crear una vista personalizada con un conjunto de configuraciones de pantalla

y de impresin.
Pantalla completa
Ver el libro de trabajo en toda la pantalla sin otros elementos de la pantalla.
Opciones de Zoom
Excel le permite acercar o alejar hojas de trabajo para que pueda ver su contenido con la
magnificacin deseada. Usted puede aumentar o disminuir la magnificacin usando el grupo
Zoom en la pestaa Vista o el desplazador dinmico en la barra de estado. Tambin puede
reestablecer el documento a su tamao normal usando el botn 100% en el grupo Zoom. Usted
puede usar la opcin Ampliar seleccin en el grupo Zoom para aumentar el tamao de la celda
o rango de celdas seleccionadas.
123
Imprimir ttulos
Cuando se imprime una hoja de trabajo o un libro de trabajo de varias pginas, usted puede
usar el comando Imprimir ttulos para imprimir los ttulos de las filas y columnas de cada
pgina de una hoja de trabajo para facilitar la identificacin del contenido de las filas y columnas. Los ttulos de las filas se imprimen en la parte superior de cada pgina y los ttulos de las
columnas se imprimen a la izquierda de cada pgina. Usted puede configurar ttulos usando la
seccin Imprimir ttulos de la pestaa Hoja en el cuadro de dilogo Configurar pgina.
Encabezados y pies de pgina

Definicin:
Un encabezado o pi de pgina es un texto o un bloque grfico que se repite en la parte superior o inferior de cada pgina impresa de su libro de trabajo. Los encabezados y pies de pgina
contienen tres secciones: el cuadro de texto izquierdo en el borde izquierdo de la pgina, el
cuadro de texto central ubicado en el centro y el cuadro de texto derecho en el borde derecho
de la pgina. Usted puede incluir cualquiera o todas las secciones en un encabezado o pi de
pgina. Cada seccin puede contener texto o grficos que permanecen en el mismo lugar
pgina a pgina, o texto que cambia basado en criterios, como el nmero de pgina o la fecha.
Ejemplo:
Configurar encabezado y pi de pgina

Excel le proporciona opciones para crear encabezados y pies de pgina predefinidos o
personalizados. Usted puede configurar su encabezado o pi de pgina predefinido para su
libro de trabajo usando la lista desplegable Encabezado y pie de pgina en la pestaa Encabezado y pie de pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina, o del grupo Encabezado y pie
de pgina en la pestaa de contexto Encabezado y pie de pgina. Usted puede usar esta configuracin para insertar nmeros de pgina, conteo de pgina, nmero de hoja, texto predefinido
y ms. Adems usted puede crear encabezados y pies de pgina personalizados usando los
botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de pgina en la pestaa Encabezado y pie
de pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina.
124
Mrgenes de la pgina
Definicin:
Un margen de pgina es una frontera que determina la cantidad de espacio entre los datos de
la hoja de trabajo y el borde del papel. Los mrgenes de la pgina definen una regin dentro
de la cual se debe ajustar el contenido de una pgina. Una pgina puede tener los siguientes
mrgenes: izquierdo, derecho, superior, inferior, encabezado y pi de pgina. Usted puede configurar los mrgenes predefinidos Normal, Ancho y Estrecho para crear mrgenes
personalizados.
Ejemplo:
Opciones de la pestaa Mrgenes

La pestaa Mrgenes del cuadro de dilogo Configurar pgina contiene opciones para configurar valores para los mrgenes.
Opcin
Le permite:
Cuadros de texto Izquierdo,

Superior, Encabezado, Derecho, Inferior y Pie de pgina
Configurar los valores respectivos del margen usando las teclas de flecha hacia arriba o flecha hacia abajo o ingresando los valores.
Seccin Centrar en la pgina
Especificar si el contenido se va a centrar de forma horizontal o vertical en la pgina.
Botn Imprimir
Configurar las opciones de impresin al abrir el cuadro de dilogo

Imprimir.
Botn Vista preliminar
Visualizar la hoja de trabajo.
Botn Opciones
Configurar las propiedades del documento para su impresin.
125
Cmo configurar las opciones de impresin

Referencia del procedimiento: Configurar o quitar un ttulo de impresin.
Para configurar o quitar un ttulo de impresin:
1.
Despliegue el cuadro de dilogo Configurar pgina.
En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, d clic en Imprimir

ttulos.
2.
O, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, d clic en el botn

Iniciador de cuadro de dilogo.
En la pestaa Hoja, especifique el ttulo que se va a imprimir o quite un ttulo de impresin existente.
En la seccin Imprimir ttulos, d clic en el cuadro de dilogo Repetir filas en

extremo superior o en el cuadro de dilogo Repetir columnas a la izquierda. Seleccione las filas o columnas que va a usar como ttulos de impresin.
Usted puede dar clic en el botn Reducir dilogo a la derecha del cuadro de texto
para minimizar el cuadro de dilogo Configurar pgina y facilitar la seleccin de
datos en una hoja de trabajo. Presione Enter o d clic nuevamente en el botn
para expandir el cuadro de dilogo cuando haya terminado. Dar clic en cualquier
parte de una fila o de una columna seleccionar toda la fila o columna.
3.
Para quitar un ttulo de impresin existente, elimine el ttulo de impresin establecido

en los cuadros de texto Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la
izquierda.
En el cuadro de dilogo Configurar pgina, d clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Referencia del procedimiento: Crear o modificar un encabezado o pi de pgina

usando el cuadro de dilogo Configurar pgina
Para crear o modificar un encabezado o pi de pgina usando el cuadro de dilogo Configurar
pgina:
1. Despliegue el cuadro de dilogo Configurar pgina y seleccione la pestaa Encabezado y
pie de pgina.
2. Para seleccionar un encabezado o pi de pgina predeterminado, seleccinelo de la lista
desplegable Encabezado o Pie de pgina.
3. Si lo desea, para crear o modificar un encabezado o pi de pgina, d clic en Personalizar
encabezado o en Personalizar pie de pgina y en los cuadros de texto Seccin izquierda,
Seccin central, o Seccin derecha, ingrese los datos o inserte los datos usando los botones en el cuadro de dilogo Encabezado o Pie de pgina.
4. D clic en Aceptar para aplicar la configuracin del encabezado o pi de pgina a la hoja
de trabajo.
Referencia del procedimiento: Configurar los mrgenes de la pgina
Para configurar los mrgenes de la pgina:
1. Despliegue el cuadro de dilogo Configurar pgina y seleccione la pestaa Mrgenes.
2. Ajuste los valores de los mrgenes superior, izquierdo, derecho, inferior, del encabezado y
pi de pgina dando clic en los selectores numricos o tecleando sus valores.
126
Tambin puede configurar los mrgenes de la pgina en la ventana Vista preliminar. En

el grupo Vista previa, seleccione el cuadro de seleccin Mostrar mrgenes para desplegar la gua del margen, luego arrastre la gua del margen hasta que aparezca el valor
de margen deseado en el Marco de Ventana de Microsoft Office.
127
ACTIVIDAD 5-3
Configurar las opciones de impresin
Archivos de datos:
informe.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Imprimir contenido del libro de trabajo abra el archivo
informe.xlsx.
Situacin:
Usted ha estado editando su informe de ventas y hasta donde sabe ste es demasiado grande
como para imprimirlo en una sola pgina, usted quiere ajustar algunas opciones de impresin
para que la impresin del mismo sea ms atractiva y legible.
Mientras visualiza el documento con la finalidad de imprimirlo, usted nota que slo la
primera pgina de la hoja de trabajo muestra los encabezados de la fila y que los datos de
las pginas restantes son difciles de leer.
Usted quiere que en cada pgina de la impresin de los datos de venta de la hoja de trabajo aparezca la abreviatura del nombre de la compaa, la regin, el nmero de pgina y
el nmero de pginas del informe.
Usted quiere proporcionar un espacio en blanco al final de los datos de venta en el

informe de ventas para imprimirlo para su distribucin. Sabe que un espacio en blanco al
final de la hoja resultar en menos datos desplegados. Desea reducir el espacio en ambos
lados de los datos de venta en el informe para permitir que ms datos puedan ser desplegados.
Qu se hace
Cmo se hace
1.

Visualice el libro de trabajo.
b. En el grupo Vista previa, d clic en

Pgina siguiente.
c. Examine la vista previa y cierre la vista.
d. En el grupo Vista previa, d clic en
Cerrar vista preliminar.
2.
128
Establezca el ttulo a imprimir.
a. En la pestaa Diseo de pgina, en el

grupo Configurar pgina, d clic en
Imprimir ttulos.

b. En el cuadro de dilogo Configurar
pgina, en la pestaa Hoja, en la seccin
Imprimir ttulos, a la derecha del cuadro
de texto Repetir filas en extremo superior,
d clic en el botn Reducir dilogo.
c. En la hoja de trabajo, d clic en cualquier lugar de la fila 4 para configurarla

como ttulo de impresin para que sta se
repita en cada pgina de la hoja de trabajo impresa.
d. En el cuadro de dilogo Configurar pgina
- Repetir filas en extremo superior, d clic
en el botn Reducir dilogo para expandir el cuadro de dilogo Configurar
pgina.
e. D clic en Aceptar para aplicar los cambios a la hoja de trabajo.

3.
Visualice los ttulos de impresin.

b. En la ventana Vista preliminar, desplcese hacia abajo para ver los ttulos de
impresin en las pginas 2 y 3.
c. Cierre la ventana Vista preliminar.
129

4.
Cree un encabezado.
a. En el grupo Configurar pgina, d clic en

el botn Iniciador de cuadro de dilogo.
pgina, seleccione la pestaa Encabezado y pie de pgina.
c. D clic en Personalizar encabezado
para desplegar el cuadro de dilogo Encabezado.
d. En el cuadro de texto Seccin izquierda,
teclee B de B
e. D clic en el cuadro de texto Seccin
central y teclee Ventas de EE.UU.
f.
D clic en el cuadro de texto Seccin

derecha y d clic en el botn Insertar
hora.
g. D clic en Aceptar para regresar al cuadro de dilogo Configurar pgina.

5.
Cree el pi de pgina.
a. En el cuadro de dilogo Configurar

pgina, de la lista desplegable Pie de
pgina, seleccione Pgina 1 de ?.
b. D clic en Aceptar para aplicar el encabezado y pi de pgina a la hoja de
trabajo.
6.
Visualice el encabezado y pi de
pgina.

b. En la pestaa Vista preliminar, en el grupo
Zoom, d clic en Zoom para aumentar la
magnificacin y ver el encabezado.
130

c. Los encabezados izquierdo, central y
derecho aparecen en la parte superior de
la pgina. Desplcese hacia abajo para
ver el pi de pgina.
d. El nmero de pgina aparece en el pi de

pgina. Cierre la ventana Vista preliminar.
7.
Configure el margen inferior.
a. En el grupo Configurar pgina, d clic en

el botn Iniciador de cuadro de dilogo.
pgina, seleccione la pestaa Mrgenes.
c. En el selector numrico Inferior, d clic
dos veces en la flecha que apunta
hacia arriba para desplazarse a la configuracin 1.5 pulgadas.
d. D clic en Vista preliminar para desplegar la ventana Vista preliminar.

e. En la ventana Vista preliminar, en el grupo
Zoom, d clic en Zoom para ajustar la
pgina dentro de la parte visible de la
pantalla.
f.
En el grupo Vista previa, seleccione el

cuadro de seleccin Mostrar mrgenes
para desplegar las guas de los mrgenes.
131

g. Verifique que el margen inferior sea
ms grande comparado con el resto.
8.
Configure los mrgenes izquierdo

y derecho.
a. Arrastre la gua del margen izquierdo

hasta que se lea Margen izquierdo: 0.25
en la equina izquierda del Marco de
Ventana de Microsoft Office.
b. Ajuste el margen derecho a 0.25 pulgadas.

c. Cierre la vista preliminar.
d. Guarde el libro de trabajo con el nombre mi informe.xlsx y deje el archivo
132
TEMA C
Configurar saltos de pgina
Usted ha cambiado la orientacin de la hoja de trabajo para hacer ms presentable la impresin. Ahora le gustara especificar donde se deben dividir los datos a travs de las pginas
impresas. En este tema, usted establecer saltos de pgina.
Un libro se organiza en lecciones y captulos para presentar el contenido en un orden lgico.
De manera similar establecer saltos de pgina le ayudar a asegurar que los datos relacionados
se presentarn en las pginas apropiadas. Agregar saltos de pgina a una hoja de trabajo antes
de su impresin ayuda a mantener la informacin relacionada en una sola pgina.
Saltos de pgina
Definicin:
Los saltos de pgina son lneas que dividen el contenido a lo largo de las pginas para su
impresin. Los saltos de pgina son determinados por el tamao del papel, orientacin de la
pgina, nmero de pginas y por cualquier salto de pgina existente. Los saltos de pgina
generados por la aplicacin son los saltos de pgina automticos y aquellos que son insertados
de forma manual son los saltos de pgina manuales. Un salto de pgina automtico se convierte en manual cuando usted arrastra el salto de pgina.
Ejemplo:
Opciones de salto de pgina

Usted puede insertar saltos de pgina manuales usando las opciones disponibles en el men
desplegable Saltos del grupo Configurar pgina.
Opcin
Descripcin
Insertar salto de
pgina
Le permite insertar un salto de pgina manual sobre o a la izquierda de la fila o

columna seleccionada.
Quitar salto de
pgina
Le permite quitar un salto de pgina manual sobre o a la izquierda de la fila o

columna seleccionada.
133
Opcin
Descripcin
Reestablecer todos
los saltos de
pgina
Quita todos los saltos de pgina manuales.
Cmo establecer saltos de pgina

Referencia del procedimiento: Insertar o quitar saltos de pgina
Para insertar o quitar saltos de pgina:
1.
Insertar o quitar saltos de pgina.
Use la pestaa Diseo de pgina para insertar o quitar saltos de pgina.
a.
Seleccione la fila que est abajo del salto de pgina o la columna que est a la
derecha del salto de pgina.
b.
En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, d clic en Saltos

y elija Insertar salto de pgina o Quitar salto de pgina. Tambin puede elegir
Reestablecer todos los saltos de pgina para quitar todos los saltos de pgina
manuales.
O, use la ventana Vista previa de salto de pgina para insertar o quitar saltos de
pgina.
a.
Para abrir la ventana Vista previa de salto de pgina, d clic en el botn Vista
previa de salto de pgina cerca del desplazador dinmico o en el grupo Vistas
de libro en la pestaa Vista.
b.
Establezca o quite los saltos de pgina.
c.
En la ventana Vista previa de salto de pgina, arrastre el salto de pgina

automtico a la posicin deseada, o arrstrelo fuera de la ventana para quitarlo.
En la hoja de trabajo, d clic derecho a la celda adyacente al salto de

pgina y elija Insertar salto de pgina o Quitar salto de pgina.
En la hoja de trabajo, seleccione la fila o columna deseada, d clic derecho

a la fila o columna seleccionada y elija Insertar salto de pgina o Quitar
salto de pgina.
O, d clic derecho en cualquier celda y elija Reestablecer todos los saltos

de pgina para quitar todos los saltos de pgina manuales.
Regrese a la vista Normal.

El beneficio de la vista preliminar del salto de pgina es que le muestra el
orden en el que se imprimirn las pginas, no nada ms donde habr un salto
de pgina.
134
ACTIVIDAD 5-4
Establecer saltos de pgina
Antes de empezar:
mi informe.xlsx est abierto.
Situacin:
La hoja de trabajo de los datos de venta que usted est preparando para su impresin tiene
varias pginas. Estas pginas tienen saltos en lugares en los que usted no desea tenerlos. Por
ejemplo, la primera pgina despliega 17 filas de datos de venta. Usted quiere revisar como se
vera la primera pgina con 5 filas y luego mantener la mejor configuracin. Tambin las ltimas columnas de la hoja de trabajo de los datos de venta no se despliegan en la primera hoja
que se va a imprimir y usted no quiere que las columnas estn en una pgina separada.
Qu se hace
Cmo se hace
1.

Visualice la pgina que se va a

imprimir con la configuracin predeterminada.
b. La primera pgina impresa contiene 17

filas de datos de venta. Cierre la vista
preliminar.
2.
Inserte un salto de pgina antes de

la fila 15.
a. En la hoja de trabajo, seleccione la fila

15.
b. En la pestaa Diseo de pgina, en el
grupo Configurar pgina, d clic en Saltos y elija Insertar salto de pgina.
3.
Visualice la versin a imprimir de

la pgina.

b. Ahora la pgina slo tiene 5 filas de datos
y hay mucho espacio en blanco. Cierre la
vista preliminar.
135

4.
Visualice el salto de pgina insertado en la vista preliminar del salto

de pgina.
a. En a Cinta, seleccione la pestaa Vista.

b. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de
libro, d clic en la vista preliminar del
salto de pgina.
c. En el cuadro de mensaje Bienvenido a la
vista previa de salto de pgina, seleccione el cuadro de seleccin No
mostrar este cuadro de dilogo nuevamente y d clic en Aceptar.
d. D clic en la celda A17 para ver el salto
de pgina insertado sobre la fila 15.
e. En el grupo Vistas de libro, d clic en
Normal.
5.
Quite el salto de pgina.
a. En la hoja de trabajo, seleccione la fila

15.
b. En la Cinta, seleccione la pestaa
Diseo de pgina.
c. En el grupo Configurar pgina, d clic en
Saltos y elija Quitar salto de pgina.
d. Para verificar que se haya quitado el salto
de pgina, d clic en la celda A17 para
quitar la seleccin de la fila 15.
6.
Mueva el salto de pgina vertical

automtico.
a. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de

libro, d clic en Vista previa de salto de
pgina.
b. Hay un salto de pgina automtico a la
derecha de la columna G, que provocar
que las columnas H, I y J se impriman por
separado. Arrastre el salto de pgina
automtico despus de la columna G
hacia la derecha, desde Vista previa de
salto de pgina.
136

c. El salto de pgina de la columna se ha
quitado y las columnas H, I y J se imprimirn con las otras columnas. D clic en
Normal para regresar a la vista Normal.
d. Examine la escala de porcentaje en la

pestaa Diseo de pgina en el grupo
Ajustar rea de impresin.
7.
Visualice la pgina.

b. La pgina debe desplegar 17 filas de los
datos de venta y los datos en la esquina
superior derecha de la hoja de trabajo
deben aparecer completos. Cierre la
vista preliminar.
137
En esta leccin, usted imprimi el contenido de un libro de trabajo. La impresin le permite
distribuir sus libros de trabajo cuando no sea posible distribuirlos electrnicamente.
138
1.
Cmo configurara los encabezados y pies de pgina en sus libros de trabajo? Por
favor d algunos ejemplos.
2.
Cules son algunas de las razones por las que necesitara imprimir los encabezados de columna o fila para su trabajo?
Administrar libros de
trabajo grandes
Duracin de la leccin: 1 hora(s)
En esta leccin, podr administrar libros de trabajo grandes.
Usted podr:
dar formato a las pestaas de una hoja de trabajo.
administrar hojas de trabajo en un libro de trabajo.
administrar la vista de hojas de trabajo grandes.
Introduccin
A lo largo de este curso usted ha elaborado hojas de trabajo que son cada vez ms
complejas. Cuando las hojas de trabajo se hacen ms grandes y contienen ms datos,
existen tcnicas especficas que usted puede usar para manejar, ver y navegar dentro
del libro de trabajo. En esta leccin, usted administrar libros de trabajo grandes.
Existen muchos asuntos particulares que se presentan en libros de trabajo grandes.
Usted puede tener ms hojas con datos. Puede tener determinadas hojas que necesite
reorganizar. Tal vez necesite comparar o trabajar con un contenido ubicado en un rea
distante del libro de trabajo. Con las herramientas y habilidades adecuadas usted puede
administrar libros de trabajo grandes para que pueda acceder y ver reas especficas de
la hoja de trabajo de una forma eficiente.
TEMA A
Dar formato a las pestaas de la hoja de
trabajo
En esta leccin, usted administrar libros de trabajo grandes. Una forma de administrar varias
pestaas en libros de trabajo grandes es personalizando su formato. En este tema, usted dar
formato a las pestaas de la hoja de trabajo.
Imagine un archivero con mltiples carpetas de archivos que tienen el mismo color. Podra ser
difcil encontrar informacin si todos los libros de trabajo se ven igual. Sin embargo, si las
carpetas tuvieran un sistema de codificacin de colores que indicara el tipo de contenido que
se encuentra en una carpeta particular, entonces sera ms fcil explorar visualmente las carpetas y acceder rpidamente a los datos que necesita. Dar formato a las pestaas de la hoja de
trabajo en un libro de trabajo de Excel se parece mucho a usar carpetas de colores para guardar los archivos. Le ayuda a organizar y localizar rpidamente la informacin que necesita.
Las opciones de formato para una pestaa

Excel le permite renombrar y cambiar el color de las pestaas de una hoja de trabajo. Usted
puede cambiar el nombre de las hojas para que tengan un nombre descriptivo, y para que
pueda localizar fcilmente los datos apropiados. Cambiar el color de una pestaa puede ser
otra forma de distinguir los tipos de datos que se encuentran en la hoja.
Cmo dar formato a las pestaas de la hoja de

trabajo
Referencia del procedimiento: Dar formato a las pestaas de una hoja de trabajo
Para cambiar el nombre o color de la pestaa de una hoja de trabajo:
1. En la barra de la pestaa de la hoja, seleccione el nombre predeterminado de la pestaa
de la hoja de trabajo deseada.
D clic derecho en la pestaa Hoja y elija Cambiar nombre.
2.
3.
140
O, d doble clic en la pestaa de la hoja de trabajo.
Teclee el nuevo nombre para la hoja de trabajo y luego presione Intro.

Coloree la pestaa de la hoja de trabajo.
D clic derecho en la(s) pestaa(s) que desea colorear, elija Color de etiqueta y
seleccione el color deseado.
O, en la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en Formato, elija Color de etiqueta y luego seleccione el color de su eleccin.
ACTIVIDAD 6-1
Dar formato a las pestaas de una hoja de trabajo
Archivos de datos:
divisiones.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Administrar libros de trabajo grandes abra el archivo
divisiones.xlsx.
Situacin:
El libro de trabajo que almacena los datos de las divisiones est organizado en varias hojas
de trabajo. El libro de trabajo contiene dos hojas de trabajo regionales y una hoja de trabajo
de resumen por separado. Identificar las hojas de trabajo se vuelve difcil ya que cada hoja es
nombrada con un nmero de hoja genrico predeterminado en vez de con etiquetas descriptivas. Usted desea renombrar las hojas de trabajo y dar un color a las pestaas de la hoja para
que pueda distinguirlas ms fcilmente.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. Verifique que la pestaa Hoja1 contenga datos especficos para la

Divisin australiana.
Examine las tres hojas de trabajo

en este libro de trabajo.
b. D clic en la pestaa Hoja2 y verifique

que esta hoja contenga datos especficos para la Divisin europea.
c. D clic en Hoja3 y verifique que contenga un resumen de las dos
divisiones.
2.
Renombre la primera hoja de trabajo como Australia.
a. En la barra de la pestaa de la hoja, d

clic derecho en la pestaa de la hoja
de trabajo Hoja1 y elija Cambiar nombre.
141

b. Teclee Australia y presione Intro para
renombrar la pestaa.
3.
Renombre la segunda y la tercera

hoja de trabajo como Europa y
Resumen, respectivamente.
a. D doble clic en la pestaa de la hoja

de trabajo Hoja2 para seleccionar su
nombre predeterminado.
b. Teclee Europa y presione Intro.
c. Renombre la tercera hoja de trabajo
como Resumen
4.
Cambie el color de las pestaas.
a. D clic derecho en la pestaa de la

hoja de trabajo Resumen y elija Color
de etiqueta.
b. En la galera Color de etiqueta, en la seccin Colores estndar, seleccione
Amarillo.
c. Cambie el color de las pestaas Australia y Europa al color de su

preferencia.
d. Guarde el libro de trabajo con el nombre Mis divisiones y deje el archivo
142
TEMA B
Administrar hojas de trabajo en un libro
de trabajo
A lo largo de esta leccin, usted administrar grandes hojas de trabajo. Una buena tcnica de
administracin es controlar la posicin y apariencia de las hojas dentro de un libro de trabajo.
En este tema, usted administrar grandes hojas de trabajo en un libro de trabajo.
Habr veces en las que usted ingres datos dentro de diferentes hojas de trabajo basado en el
momento en el que recibi los datos, o basado en el tipo de datos contenidos en la hoja de
trabajo, pero despus de un tiempo usted notar que estas hojas de trabajo no siguen un orden
lgico o que tal vez algunas hojas ya no son necesarias. Usted puede reubicar fcilmente hojas
de trabajo en Excel o bien puede borrarlas si estas ya no son necesarias.
Mtodos para reubicar hojas de trabajo

Excel le da varias herramientas que puede usar para mover o copiar hojas de trabajo dentro del
mismo libro de trabajo o entre diferentes libros de trabajo. Usted puede reubicar hojas de trabajo usando los cuadros de dilogo Mover o Copiar, abriendo el men abreviado para una hoja
de trabajo, o arrastrando y soltando manualmente la hoja de trabajo a su nueva ubicacin.
Mtodos para insertar o borrar hojas de trabajo

Para insertar nuevas hojas de trabajo, usted puede usar la pestaa Insertar hoja de clculo que
se encuentra junto a la ltima hoja, o tambin puede usar la opcin Insertar hoja en el men
Insertar del grupo Celdas. Tambin puede insertar una hoja de trabajo usando el cuadro de dilogo Insertar. Use el cuadro de dilogo para insertar una hoja de trabajo en blanco, o una hoja
de trabajo basada en una plantilla local o una plantilla de Office Online. D clic derecho en la
pestaa de una hoja de trabajo y elija Insertar del men abreviado para abir el cuadro de dilogo.
Para borrar hojas de trabajo con datos innecesarios u obsoletos usted puede usar la opcin Eliminar hoja en la lista desplegable Eliminar del grupo Celdas, o elija Eliminar del men
abreviado de las pestaas de una hoja de trabajo.
Las opciones ocultar y mostrar una hoja de

trabajo
Cuando usted tiene varias hojas de trabajo abiertas, tal vez necesite ocultar algunas hojas que
no est utilizando actualmente para que el espacio de trabajo no se sature. Usted puede ocultar
una hoja de trabajo seleccionada usando la opcin Ocultar hoja en el submen Ocultar y mostrar del men Formato en el grupo Celdas. Tambin puede ocultar una hoja usando la opcin
Ocultar en el men abreviado que se despliega cuando usted da un clic derecho en la pestaa
de la hoja de trabajo.
Cuando necesite mostrar una hoja de trabajo, elija Mostrar hoja del submen Ocultar y mostrar
para abrir el cuadro de dilogo Mostrar y revelar los nombres de las hojas ocultas. Tambin
puede elegir Mostrar del men abreviado de la pestaa de la hoja de trabajo.
143
Referencias de la hoja de trabajo en frmulas

Usted puede crear frmulas que tengan referencias a celdas o rangos de otras hojas del libro de
trabajo. Usted puede teclear referencias o ingresarlas dando clic en la hoja y en las celdas a las
que desea referirse. Por ejemplo, la frmula,=SUMA(Hoja2:Hoja5!A2), suma el contenido de
todas las celdas A2 en Hoja 2, Hoja 3, Hoja 4 y Hoja 5.
Cmo administrar hojas de trabajo en un libro de

trabajo
Referencia del procedimiento: Mover o copiar hojas de trabajo
Para mover o copiar hojas de trabajo dentro o entre libros de trabajo:
1.
D clic derecho en la pestaa de la hoja de trabajo y elija Mover o copiar para desplegar
el cuadro de dilogo Mover o copiar.
2.
De la lista desplegable Mover hojas seleccionadas al libro, seleccione el libro de trabajo

de destino. Usted puede mover o copiar hojas de trabajo a un libro de trabajo existente, a
un libro de trabajo abierto o a un nuevo libro de trabajo.
En el cuadro de lista Antes de la hoja, seleccione la hoja de trabajo delante de la cual
mover o copiar la(s) hoja(s) de trabajo seleccionadas.
3.
4.
5.
Si usted quiere copiar una hoja en vez de moverla, seleccione el cuadro de seleccin
Crear una copia.
D clic en Aceptar.
Para mover hojas manualmente dentro de un libro de trabajo, en la barra de la pestaa
de la hoja, arrastre la pestaa de la hoja de trabajo a su nueva posicin.
Referencia del procedimiento: Insertar o borrar hojas de trabajo

Para insertar o borrar una hoja de trabajo:
1. Inserte o borre una hoja de trabajo.
Inserte nuevas hojas.
D clic derecho a la pestaa de la hoja de trabajo a la izquierda de donde se

necesita agregar la nueva hoja de trabajo, elija Insertar, verifique que la opcin
Hoja de clculo est seleccionada y d clic en Aceptar;
O, en la barra de la pestaa de la hoja de trabajo, a la derecha de las pestaas,

d clic en el botn Insertar hoja de clculo para insertar una nueva hoja de trabajo.
D clic derecho en la(s) hoja(s) de trabajo y elija Eliminar para borrar las hojas.
Referencia del procedimiento: Ocultar o mostrar hojas de trabajo

Para ocultar o mostrar hojas de trabajo:
1. Oculte o muestre una hoja de trabajo
144
Seleccione la(s) hoja(s) de trabajo que desea ocultar, d clic derecho a la(s)
pestaa(s) seleccionada(s) y luego elija Ocultar para ocultar la(s) ho ja(s) de trabajo.
Muestre una hoja de trabajo.
a.
D clic derecho a cualquier pestaa en la barra de la pestaa de la hoja y luego

elija Mostrar.
b.
En el cuadro de dilogo Mostrar, en el cuadro de lista Mostrar hoja, seleccione

la hoja de trabajo oculta que desea mostrar y d clic en Aceptar.
145
ACTIVIDAD 6-2
Administrar hojas de trabajo
Antes de empezar:
mis divisiones.xlsx est abierto.
Situacin:
El gasto incurrido por cada divisin es registrado en una hoja de trabajo individual en un
libro de trabajo de Excel y a usted le gustara organizar estas hojas de trabajo basado en sus
necesidades de informacin y en los cambios de organizacin de su compaa.
Usted quiere una hoja de Resumen.
Usted necesita una nueva hoja para la divisin norteamericana que tendr un contenido
similar a la divisin australiana.
Usted necesita una nueva hoja para todos los empleados.
Finalmente, le gustara usar este libro de trabajo en una presentacin. Usted no quiere que
se vean todas las divisiones en la presentacin.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. En la hoja de trabajo Resumen, seleccione B4.
Examine las frmulas en la hoja de

trabajo Resumen.
b. Examine la frmula en la barra de frmula.

2.
Mueva la hoja de trabajo Resumen

a la primera posicin en el libro de
trabajo.
a. Usando el mouse, presione y mantenga

presionada la pestaa Resumen hasta
que se despliegue una pequea flecha
cerca de la esquina superior izquierda
de la pestaa y el cursor cambie a un
icono de pgina.
b. Arrastre la hoja de trabajo hasta que la

flecha apunte a la izquierda de la
pestaa Australia.
146

3.
Copie la hoja de trabajo Australia.
a. D clic derecho a la pestaa Australia y

seleccione Mover o copiar.
b. En el cuadro de lista Antes de la hoja,
verifique que el destino sea el libro de
trabajo actual y seleccione Europa.
c. Seleccione el cuadro de seleccin

Crear una copia.
d. D clic en Aceptar.
4.
Ingrese datos dentro de la hoja de

trabajo Divisin norteamericana.
a. En la celda A1, teclee Divisin norteamericana

b. Renombre la nueva hoja de trabajo
Norteamrica y dle un nuevo color a
la pestaa.
c. Borre el contenido de las celdas B4:E7.
d. En la hoja de trabajo Norteamrica, en la
celda B4, teclee 500 y presione Intro.
e. En la hoja de trabajo Resumen, seleccione y examine la celda B4.
147

5.
Agregue una nueva hoja de trabajo

al libro de trabajo que contendr
un listado de los empleados para
todas las divisiones.
a. D clic derecho en la pestaa Europa y

elija Insertar.
b. Verifique que Hoja de clculo est
seleccionado y d clic en Aceptar.
c. Mueva la nueva hoja de trabajo al final
del libro de trabajo.
d. Renombre la nueva hoja de trabajo
Empleados y dle a la pestaa el color
que desee.
6.
Oculte todas las hojas con excepcin de la hoja de trabajo

Resumen.
a. D clic derecho en la pestaa Empleados y elija Ocultar.

b. D clic en la pestaa Australia mantenga presionada la tecla Mays y de
clic en la pestaa Europa.
c. D clic derecho en cualquiera de las
pestaas seleccionadas y elija Ocultar.
d. Verifique que la hoja de trabajo Resumen sea la nica visible y que las
frmulas sigan siendo exactas.
148

7.
Muestre las hojas de trabajo

Europa y Australia.
a. D clic derecho en la pestaa Resumen

y elija Mostrar.
b. En el cuadro de lista Mostrar hoja, seleccione Europa.
c. D clic en Aceptar para desplegar la hoja

de trabajo.
d. Muestre la hoja de trabajo Australia.
e. Guarde el libro de trabajo y deje el
archivo abierto para la siguiente actividad.
149
TEMA C
Administrar la vista de hojas de trabajo
grandes
En el tema anterior, usted manej hojas de trabajo dentro de un libro de trabajo. Una vez que
las hojas de trabajo estn organizadas a su gusto, tal vez necesite controlar la vista general de
su hoja de trabajo. En este tema, usted administrar la vista de hojas de trabajo grandes.
Si usted ha trabajado con un informe de varias pginas, tal vez recuerde que conforme haca
cambios se dificultaba el seguimiento de la informacin de ciertas pginas y tampoco saba si
la nueva informacin agregada permanecera en la misma pgina. Tal vez tuvo que hacer referencia a un encabezado de columna que apareca en la pgina anterior para saber si estaba
revisando la columna correcta. En Excel, usted est seguro de que los encabezados de columna
o fila siempre estn disponibles y usted sabe qu informacin aparecer en la pgina antes de
imprimirla.
La opcin dividir
Cuando trabaja con hojas de trabajo grandes, tal vez necesite ver diferentes partes de la hoja
de manera simultnea. Usted puede dividir una hoja de trabajo en mltiples paneles
reajustables usando la opcin Dividir. Esto le permite ver partes distantes de la hoja de trabajo
desplazndose a travs de los diferentes paneles. Usted puede reajustar los paneles arrastrando
las barras de divisin que separan los paneles. El comando Dividir puede ser accedido desde el
grupo Ventana de la pestaa Vista.
Opciones para inmovilizar paneles

Usted puede hacer que una parte de una hoja de trabajo permanezca esttica mientras se desplaza a travs de otras reas usando las opciones para inmovilizar paneles. Usted puede
acceder a las opciones para inmovilizar paneles desde el comando Inmovilizar paneles en el
grupo Ventana en la pestaa Vista. Cuando usted selecciona una de estas opciones, sta acta
con una funcin que alterna entre las opciones de la opcin Movilizar paneles y la opcin
Inmovilizar paneles. Esto le permite movilizar filas, columnas y paneles.
Usted puede hacer que ciertas partes de una hoja de trabajo sean estticas usando las opciones
para inmovilizar paneles.
150
Opcin
Descripcin
Inmovilizar paneles
Le permite mantener esttica una parte de la hoja de trabajo encima de la

fila o columna seleccionada mientras usted se desplaza a travs de las
otras filas y columnas.
Inmovilizar fila superior
Le permite mantener esttica la fila superior mientras se desplaza a travs

de otras partes de la hoja de trabajo.
Inmovilizar primera
columna
Le permite mantener esttica la primera columna mientras se desplaza a

travs de otras partes de la hoja de trabajo.
El cuadro de dilogo Organizar ventanas

El comando Organizar todo, en el grupo Ventana en la pestaa Vista, despliega el cuadro de
dilogo Organizar ventanas. El cuadro de dilogo Organizar ventanas contiene opciones para
especificar el orden de las ventanas en la interfaz de Excel. Usted puede organizar las ventanas
en forma de mosaico, de manera horizontal, vertical o en cascada. El cuadro de seleccin Ventanas del libro activo se puede usar para desplegar nicamente las ventanas del libro de trabajo
actual.
El cuadro de dilogo Organizar ventanas proporciona las opciones para organizar las ventanas
de diferentes formas.
Opcin
Descripcin
Mosaico
Usted puede ver todas las ventanas abiertas en forma de rectngulos cubriendo toda la
ventana del libro de trabajo.
Horizontal
Usted puede ver todas las ventanas abiertas, una debajo de la otra.
Vertical
Usted puede ver todas las ventanas que estn abiertas, una junto a la otra.
Cascada
Usted puede ver todas las ventanas abiertas desplegadas una detrs de la otra.
Cmo administrar la vista de hojas de trabajo

grandes
Referencia del procedimiento: Dividir una ventana de la hoja de trabajo
Para dividir una ventada de la hoja de trabajo:
1. Seleccione la celda en la hoja de trabajo donde quiera dividir la pantalla
2. En la Cinta, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en Dividir.
3. Cuando termine con la divisin, qutela.
En la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en Dividir.

Referencia del procedimiento: Inmovilizar o movilizar paneles
Para inmovilizar o movilizar paneles:
1. Inmovilice o movilice paneles.
Para congelar nicamente la primera fila o columna, en la pestaa Vista, en el grupo

Ventana, d clic en Inmovilizar paneles y seleccione Inmovilizar fila superior o
Inmovilizar primera columna.
Para inmovilizar las filas y las columnas, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d
clic en Inmovilizar paneles y seleccione Inmovilizar paneles.
Para inmovilizar los paneles, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en

Inmovilizar paneles y seleccione Movilizar paneles.
151
Referencia del procedimiento: Ordenar hojas de trabajo dentro de un libro de

trabajo en ventanas separadas
Para ordenar hojas de trabajo dentro de un libro de trabajo para que pueda verlas en ventanas
separadas:
1.
2.
3.
4.
5.
152
Con el libro de trabajo abierto, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en Nueva
ventana para abrir todo el libro de trabajo en una nueva ventana.
Repita el paso 1 hasta que tenga una nueva ventana para cada hoja de trabajo que desee
ver dentro del libro de trabajo.
En el grupo Ventana, d clic en Organizar todo para desplegar el cuadro de dilogo Organizar ventanas y seleccione la opcin deseada.
Si usted tiene varios libros de trabajo abiertos, seleccione el cuadro de seleccin Ventanas
del libro activo para que no ordene ventanas de otros libros de trabajo abiertos.
D clic en Aceptar.
ACTIVIDAD 6-3
Administrar la vista de una hoja de trabajo grande
Archivos de datos:
ventas.xlsx
Antes de empezar:
mis divisiones.xlsx est abierto. De la carpeta C:\084890Datos\Administrar libros de trabajo
grandes, abra el archivo ventas.xlsx.
Situacin:
Usted est revisando datos en un informe de ventas. Debido a la gran cantidad de datos en la
hoja, es difcil mantener su enfoque en los datos especficos. Usted quiere leer el contenido
de la columna de totales y confirmar que la columna contiene los datos correctos para cada
empleado. Para una mejor lectura, usted quiere ver las columnas de los nombres junto a la
columna Total.
Usted quiere comparar algunos de los valores de las hojas de trabajo tituladas Europa, Australia y Resumen del libro de trabajo Mis divisiones. Usted debe ser capaz de ver el
contenido de las tres hojas de trabajo de manera simultnea.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
a. En la hoja de trabajo ventas.xlsx, desplcese a travs de la hoja de trabajo para

ver sus datos.
Divida la ventana de la hoja de trabajo Ventas.
b. Seleccione la celda C5.

c. En la Cinta, seleccione la pestaa Vista.
d. En la pestaa Vista, en el grupo Ventana,
d clic en Dividir.
e. Verifique que las barras de divisin
vertical y horizontal aparezcan.
153

2.
Inmovilice los paneles.
a. En el grupo Ventana, d clic en Inmovilizar paneles y seleccione Inmovilizar

paneles.
b. En la hoja de trabajo, desplcese hacia
abajo y verifique que los encabezados
de columna sigan siendo visibles.
c. En la hoja de trabajo, desplcese a la
derecha y verifique que la columna
Total pueda ser desplegada junto a los
nombres de los empleados.
3.
Movilice los paneles.
a. En el grupo Ventana, d clic en Dividir

para quitar las barras de divisin.
b. Desplcese a travs de la hoja de trabajo para verificar que los paneles se
han ido.
c. Cierre el libro de trabajo Ventas sin
guardarlo.
d. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas
haga clic en el botn desplegable Formato y elija Ocultar y mostrar >
Mostrar hoja.
e. En el cuadro de dilogo Mostrar, seleccione Australia y haga clic en Aceptar
para mostrar la hoja de clculo Australia.
f.
4.
Cree dos nuevas ventanas para

ver la hoja de trabajo Mis divisiones.
De manera similar, muestre la hoja de

clculo Europa. Esto se har por usted.
a. Con el archivo mis divisiones.xlsx abierto,

en el grupo Ventana, d clic en Nueva
ventana para crear una nueva ventana.
b. El libro de trabajo Mis divisiones se abre

en una nueva ventana con el ttulo mis
divisiones.xlsx:2 - Microsoft Excel. Cree
una nueva ventana.
5.
154
Coloque las ventanas en mosaico

y organice las hojas de trabajo.
a. En el grupo Ventana, d clic en Organizar todo para desplegar el cuadro de

dilogo Organizar ventanas.

b. En el cuadro de dilogo Organizar ventanas, verifique que la opcin Mosaico
est seleccionada y d clic en Aceptar.
6.
Despliegue una hoja de trabajo

diferente en cada una de las ventanas.
a. Seleccione una ventana y d clic en la

pestaa Resumen.
b. Seleccione cada una de las otras ventanas y despliegue la pestaa Europa
en una y la pestaa Australia en la otra.
d. D clic en el botn Office y luego d
clic en Salir de Excel.
155
ACTIVIDAD DE DESCUBRIMIENTO
6-4
Revisar los mtodos para administrar las vistas de una
hoja de trabajo
Situacin:
Usted tiene un libro de trabajo grande con una gran cantidad de datos. Necesita que los encabezados de columna sean visibles para identificar los datos y tal vez necesite comparar los
datos en diferentes hojas de trabajo. Usted sabe cmo administrar las vistas de una hoja de
trabajo y le gustara revisar los mtodos para administrar las vistas de un libro de trabajo
antes de empezar a trabajar con el libro.
1.
Cmo divide una hoja de trabajo para que la fila 9 aparezca en la parte inferior de
los paneles superiores y que la fila 10 aparezca en la parte superior de los paneles
inferiores?
a) Seleccionando la fila 9 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando clic
en Dividir.
b) Seleccionando la fila 10 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando
clic en Dividir.
c) Seleccionando la fila 11 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando clic
en Dividir.
d) Seleccionando la fila 10 y luego en el grupo Diseo de pgina, en la pestaa Configurar pgina, dando clic en Saltos y eligiendo Insertar salto de pgina.
2.
Cules son las cuatro opciones en las que se pueden ordenar varias ventanas?
a) Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada
b) Mosaico, Horizontal, Vertical y Al azar
c) Estructurado, Horizontal, Vertical y Cascada
d) Mosaico, Diagonal, Vertical y Cascada
3.
Verdadero o Falso? Usted puede usar la opcin Nueva ventana para crear varias
ventanas para el mismo libro de trabajo.
a) Verdadero
b) Falso
156

4.
Que opcin le permitir mantener estticas las columnas?

a) La opcin Inmovilizar primera columna
b) La opcin Fijar
c) La opcin Dividir
d) La opcin Inmovilizar paneles
5.
Verdadero o Falso? Para quitar las filas y columnas inmovilizadas, en la pestaa

Vista, en el grupo Ventana, se da clic en Inmovilizar paneles y se selecciona Inmovilizar paneles.
a) Verdadero
b) Falso
157
En esta leccin, usted administr libros de trabajo grandes. Estas tcnicas le permitirn acceder
y ver reas especficas de la hoja de trabajo de una forma eficiente.
158
1.
Por qu querra personalizar el diseo de su hoja de trabajo de Excel?
2.
De que otras formas le gustara personalizar el diseo de su libro de trabajo en

Excel?
Seguimiento
En este curso, usted us Excel para administrar, editar e imprimir datos. Almacenar datos
electrnicamente es ms eficiente que almacenarlos en papel ya que le permite actualizar rpidamente los datos existentes, elaborar informes de estos datos, calcular totales y graficar,
ordenar y filtrar sus datos.
1.
Con qu tipo de datos esta trabajando actualmente que pudieran estar almacenados de mejor forma en Excel? Cmo puede empezar el proceso de migracin del
papel a su almacenamiento electrnico?
2.
Considere su ambiente de trabajo actual. Qu proyectos cree usted que seran ms

eficientes si usara Excel ya sea como elemento del proyecto o si el proyecto entero
fuera controlado y manipulado con Excel?
3.
Considere su ambiente de trabajo actual. Con qu datos est trabajando ahora de

los que se beneficiara si estos pudieran ser ordenados, graficados, o filtrados para
ayudarlo a tomar decisiones de negocio?
Qu sigue?
Microsoft Offce Excel 2007: Nivel 1 Este curso lo ayud a entender los fundamentos de Excel
y lo prepar para tomar el curso Element K, Microsoft Offce Excel 2007: Nivel 2.
159
Laboratorios de la leccin
Debido a limitaciones derivadas de la configuracin del aula, algunos de los laboratorios no se pueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la leccin asociada.
Su instructor le dir si sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente despus de
la leccin o si requieren una configuracin independiente del contenido de la leccin
principal.
Leccin 1 Laboratorio 1
Crear una hoja de clculo bsica
Antes de empezar:
Ejecute la aplicacin de Excel 2007 de Microsoft Office.
Situacin:
Usted es el gerente de ventas de una compaa. En una hoja de clculo de Excel quiere documentar las ventas totales del mes de cada vendedor para el primer trimestre. Usted ha
registrado las ventas de enero 410, 385 y 520 de Miller, Doyle y Johnson respectivamente.
Las ventas de febrero son 390, 405 y 500 respectivamente y las ventas de marzo son 470,
440 y 540 respectivamente. Usted incluir una columna de totales que calcular ms tarde.
Tambin quiere enviar este archivo a otras personas para que puedan usarlo, as que guarde el
archivo de la hoja de clculo en su formato actual y luego gurdelo en un formato anterior ya
que es posible que algunas personas an tengan Excel 2003 instalado en sus computadoras.
162
1.
Cree una nueva hoja de clculo en Excel.
2.
En la hoja de clculo, en las celdas B2, C2, D2, E2 y F2, ingrese el encabezado de la
columna Nombre, Ene, Feb, Mar y Totales respectivamente, para crear cinco nuevos
encabezados de columna.
3.
En la columna Nombre, ingrese las etiquetas Miller, Doyle, y Johnson en las celdas
B3, B4 y B5 respectivamente.
4.
En la columna Ene, ingrese las ventas de enero de cada vendedor.
5.
En la columna Feb, ingrese las ventas de febrero de cada vendedor.
6.
En la columna Mar, ingrese las ventas de marzo de cada vendedor.
7.
Realice una prueba de compatibilidad de la hoja de clculo.
8.
Guarde el archivo de la hoja de clculo en el formato actual y tambin haga una

copia en un formato anterior.
Ejecutar frmulas y funciones
Archivos de datos:
clculos de tierone.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Realizar clculos abra el archivo clculos de tierone.xlsx.
Situacin:
Usted es un ejecutivo de cuenta y ha recibido la hoja de trabajo financiera de su compaa.
Los ingresos por ventas de cada producto y la tasa de impuestos sobre las ventas han sido
especificadas en la hoja de trabajo. La cantidad total de los gastos de la compaa tambin se
ha especificado en la hoja de trabajo. Usted necesita calcular el ingreso total, el ingreso neto,
los impuestos y la utilidad despus de impuestos de la compaa.
1.
Use una funcin para calcular el ingreso total.
2.
Calcule el ingreso neto deduciendo los gastos del ingreso total.
3.
Calcule los impuestos multiplicando el ingreso neto con el valor constante de la

tasa de impuestos.
4.
Calcule la utilidad despus de impuestos deduciendo el valor del impuesto del valor
del ingreso neto.
5.
Guarde el libro de trabajo.
163
Reorganizar una hoja de trabajo
Archivos de datos:
canastas de tierone.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Modificar una hoja de trabajo abra el archivo canastas de
tierone.xlsx.
Situacin:
Usted es el ejecutivo de ventas de la compaa Regalos gourmet para llevar. Usted ha registrado el valor de las ventas proyectadas para la mitad del ao en una hoja de trabajo de Excel
y le gustara modificar la hoja de trabajo antes de envirsela a su gerente. Usted nota que el
valor del precio de costo debe aparecer a lado de la etiqueta relevante. Quiere crear ms
columnas para los meses que van de febrero a junio y llenar los valores de las ventas. Ha
olvidado incluir dos artculos de regalo, Fruta y Chocolate, as como sus precios los cules
deben ser acomodados en el Nivel1. Le gustara cambiar el artculo especialidad y darle un
nombre ms especfico. Tambin nota que le han dado un nombre incorrecto en la hoja de
trabajo. Por ltimo decide revisar la ortografa de todo el documento y guardar una copia del
libro de trabajo con los cambios realizados antes de envirsela a su gerente.
164
1.
Mueva el valor del precio de costo ubicado en la celda D13 a la fila respectiva.
2.
Despus de Enero, agregue columnas para los meses Febrero, Marzo, Abril y Junio e
ingrese los valores de las ventas 100, 85, 175 y 210 respectivamente.
3.
Debajo de la fila 10, agregue dos filas para incluir dos artculos ms.
4.
Adems de Especialidad y Queso, incluya los artculos Fruta y Chocolate con sus
valores respectivos.
5.
En la columna Precio, incluya los precios para los obsequios, Fruta y Chocolate, 27 y
32 (en dlares), respectivamente.
6.
Edite la celda A8 para que sta contenga la siguiente informacin Caf de especialidad.
7.
Reemplace la palabra protegidas con la palabra proyectadas.
8.
Ejecute el corrector ortogrfico y corrija los errores.

9.
Guarde el archivo.
Mejorar una hoja de trabajo
Archivos de datos:
ingresos de ventas.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Formatear una hoja de trabajo abra el archivo ingresos de
ventas.xlsx.
Situacin:
Usted ha registrado los ingresos por ventas generados por cada empleado en su divisin. Le
gustara distinguir los encabezados de columna y las filas de totales del resto de los datos de
la hoja de trabajo. El ttulo de la hoja de trabajo tambin se debe distinguir. Los valores
deben aparecer como cifras de ventas. A los nmeros de empleado se les tiene que dar un
formato que vaya de acuerdo con los estndares de la compaa. Mientras mejora la hoja de
trabajo usar las siguientes especificaciones establecidas por su compaa:
El tipo de fuente, tamao y estilo de los encabezados de columna debe ser: Arial, 10 pt,
Negrita.
Los encabezados de columna deben estar centrados.
El borde superior e inferior grueso se debe usar para distinguir los encabezados de columnas y filas del resto de la informacin en la hoja de trabajo.
A los nmeros de los empleados se les dio formato usando la identificacin-##-####.
El estilo de celda de la opcin es 40% Acento 1.
Todos los valores que representan dlares y centavos deben tener un formato; use el formato Contabilidad para que los puntos decimales y los signos de dlar estn siempre
alineados.
1.
Modifique el tipo de fuente, tamao y estilo de los encabezados de columna y alinelos para satisfacer las especificaciones de la compaa.
2.
Agregue un borde a los encabezados de columna y a las filas de totales.
3.
Modifique el color de fondo de las celdas de los encabezados de columna y de las

filas de totales al color que desee.
165

4.
Cree un formato de nmero personalizado que vaya de acuerdo con las especificaciones de su compaa con la siguiente identificacin-##-####.
5.
Aplique el estilo de celda estndar de la compaa para los nmeros de identificacin de los empleados y para sus nombres.
6.
Combine y centre el contenido de la celda A1 a travs del rango A1:C2.
7.
Aplique el estilo de celda Encabezado 1 al ttulo de la hoja de trabajo.
8.
Aplique el formato de nmero Contabilidad a las celdas E6:P6 y E20:P20, eligiendo

dos decimales y el signo $ como smbolo.
9.
Aplique el formato de nmero Contabilidad a las celdas E7:P16, eligiendo 2 decimales y Ninguno como smbolo.
10. Guarde el archivo.
Crear una impresin de un libro de trabajo
Archivos de datos:
lone pine.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Imprimir contenido del libro de trabajo abra el archivo lone
pine.xlsx.
Situacin:
Usted est preparando el libro de trabajo Lone Pine para la distribucin de sus impresiones
en la junta. Desea ver el ancho total del libro de trabajo en una sola pgina. Las primeras
cinco filas del libro de trabajo deben aparecer en cada pgina de la impresin. Usted tambin
quiere que la Pgina X de Y aparezca en la parte inferior de cada pgina, donde X es igual a
la pgina actual y Y es igual al nmero total de pginas en el documento impreso. La primera
pgina debe contener los datos de julio, la segunda pgina debe tener los datos de agosto y la
tercera pgina debe tener los datos de septiembre.
166
1.
Visualice o imprima el libro de trabajo.
2.
Cambie la orientacin de la pgina a Horizontal.

3.
Configure de la fila 1 a la 5 como ttulo de impresin.
4.
Agregue un pie de pgina que identifique a la pgina actual y al resto de las pginas
del documento impreso (Pgina X de Y).
5.
Agregue los saltos de pgina que se requieran entre los datos de los meses.
6.
Guarde el libro de trabajo.
7.
Visualice o imprima el libro de trabajo.
Administrar libros de trabajo grandes
Archivos de datos:
info de la compaa.xlsx
Antes de empezar:
De la carpeta C:\084890Datos\Administrar libros de trabajo grandes abra el archivo info de la
compaa.xlsx.
Situacin:
Usted ha consolidado la informacin de su compaa dentro de un solo libro de trabajo. El
libro de trabajo contiene seis hojas de trabajo y usted ha decidido aplicar un formato a las
pestaas de la hoja de trabajo. Tambin existen hojas de trabajo en blanco que desea borrar.
Le gustara ordenar las hojas de trabajo en un orden particular y desea crear un nuevo libro
de trabajo de la informacin de la nmina proporcionada en una de las hojas de trabajo. En
el nuevo libro de trabajo creado con la informacin de nmina proporcionada, usted desea
inmovilizar los encabezados de columna de la hoja de trabajo Informacin de nmina en la
pantalla para que siempre los pueda ver al desplazarse por la hoja de trabajo.
1.
Borre la Hoja 3 y la Hoja 5.
2.
Nombre las hojas de trabajo, iniciando de la parte izquierda como, Programadores,

Informacin de nmina, Vacaciones, y Programa.
3.
Reordene las pestaas de la hoja de trabajo en el siguiente orden: Informacin de

nmina, Programadores, Agenda y Vacaciones.
4.
Coloree las pestaas de la hoja de trabajo.
167
168
5.
Cree un nuevo libro de trabajo de la informacin de la nmina proporcionada en la

hoja de trabajo Informacin de nmina.
6.
En el libro de trabajo, fije los encabezados de columna en la hoja de trabajo Informacin de nmina.
7.
Guarde el nuevo libro de trabajo y el libro de trabajo original.
Soluciones
Actividad 3-4
1.
Cules son los pasos para insertar una fila?

a) Dar clic al nmero de celdas deseadas en una fila y luego en la pestaa
Inicio, en el grupo Celdas dar clic en la flecha desplegable Insertar y elegir
Insertar celdas. En el cuadro de dilogo Insertar, seleccionar la opcin Desplazar celdas hacia abajo.
b) Dar clic en la columna de la fila que se desplazar debajo de la nueva fila y
luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la flecha desplegable Insertar y elegir Insertar filas de hoja.
c) Dar clic en la fila que se desplazar debajo de la nueva fila y luego en la
pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la flecha desplegable Insertar
y elegir Insertar filas de hoja.
d) Dar clic en la fila que se desplazar debajo de la nueva fila y luego en la
pestaa Inicio en el grupo Portapapeles dar clic en el botn Copiar y seleccionar otra fila. Luego, en la pestaa Inicio en el grupo Portapapeles dar clic
en Pegar.
2.
Cules son los pasos para agregar una nueva celda?

a) Dar clic en la columna existente en la que desea insertar la celda para que
quede a lado de sta y en la pestaa Inicio en grupo Celdas, dar clic en la
flecha desplegable Insertar y elegir Insertar columnas de hoja.
b) Dar clic en la celda existente en la que desea insertar la celda para que
quede a lado de sta y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar
clic en la flecha desplegable Insertar y elegir Insertar celdas. En el cuadro
de dilogo Insertar, seleccionar la opcin deseada para desplazar las celdas
a la ubicacin requerida y dar clic en Aceptar.
c) Dar clic en la fila existente en la que desea insertar la celda para que quede
a lado de sta y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la
flecha desplegable Insertar y elegir Insertar filas de hoja.
d) Dar clic en la celda existente en la que desea insertar la celda para que
quede a lado de sta y en la pestaa Inicio en el grupo Portapapeles, dar
clic en el botn Cortar. Luego, seleccionar la celda destino y en el grupo
Portapapeles dar clic en el botn Pegar.
3.
Verdadero o Falso? Para borrar una celda, se selecciona la celda y en la

pestaa Inicio en el grupo Celdas, se da clic en la flecha desplegable Eliminar y se selecciona Eliminar celdas.
a) Verdadero
b) Falso
Actividad 6-4
1.
Cmo divide una hoja de trabajo para que la fila 9 aparezca en la parte inferior de
los paneles superiores y que la fila 10 aparezca en la parte superior de los paneles
inferiores?
a) Seleccionando la fila 9 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando clic
en Dividir.
b) Seleccionando la fila 10 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando
clic en Dividir.
c) Seleccionando la fila 11 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando clic
en Dividir.
d) Seleccionando la fila 10 y luego en el grupo Diseo de pgina, en la pestaa Configurar pgina, dando clic en Saltos y eligiendo Insertar salto de pgina.
2.
Cules son las cuatro opciones en las que se pueden ordenar varias ventanas?
a) Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada
b) Mosaico, Horizontal, Vertical y Al azar
c) Estructurado, Horizontal, Vertical y Cascada
d) Mosaico, Diagonal, Vertical y Cascada
3.
Verdadero o Falso? Usted puede usar la opcin Nueva ventana para crear varias
ventanas para el mismo libro de trabajo.
a) Verdadero
b) Falso
4.
Que opcin le permitir mantener estticas las columnas?

a) La opcin Inmovilizar primera columna
b) La opcin Fijar
c) La opcin Dividir
d) La opcin Inmovilizar paneles
5.
Verdadero o Falso? Para quitar las filas y columnas inmovilizadas, en la pestaa

Vista, en el grupo Ventana, se da clic en Inmovilizar paneles y se selecciona Inmovilizar paneles.
a) Verdadero
b) Falso
170
Soluciones
Glosario
Argumentos
Los datos que se ingresan a la funcin
para realizar clculos.
Una caracterstica dinmica en Excel que
le permite elegir e ingresar frmulas y
funciones de una manera conveniente.
Barra de frmulas
Un componente de la interfaz de Excel
2007 que contiene el cuadro Name, el
botn Insertar funcin y el cuadro de frmulas para especificar frmulas.
Barra de herramientas de acceso
rpido
Una barra de herramientas que es posible
personalizar y que proporciona un fcil
acceso a los comandos usados con mayor
frecuencia en la aplicacin.
Biblioteca de funciones
Un grupo de comandos en la pestaa Formulas que contiene varias categoras de
funciones.
Botn Office
Un botn estndar ubicado en la esquina
superior izquierda de la ventana de Excel
que contiene comandos para abrir, guardar, enviar, imprimir, cerrar, preparar y
publicar hojas de trabajo.
Caracterstica Autorelleno
Llene un rango de celdas seleccionado
con los datos seleccionados. Esto se logra
ingresando datos dentro de una o ms
celdas y arrastrando la manija de llenado
a las otras celdas.
Celda activa
La celda que est seleccionada en cualquier hoja de trabajo es la celda activa.
Cinta
Un componente de la interfaz nico que
comprende varios comandos de tareas
especficas que estn agrupadas bajo diferentes pestaas de comando.
Encabezado
Un texto o bloque grfico que se imprime
en la parte superior de cada pgina.
Estilo de celda
Un conjunto de opciones de formato individual que usted puede aplicar a las
celdas seleccionadas.
Excel 2007
Es una aplicacin de Microsoft Office que
se usa para crear, revisar y guardar datos
en formato de hoja de clculo.
Formato de nmero
Un formato de nmero es un formato de
datos que cambia la apariencia de los
datos numricos en una celda.
171
Frmula de Excel
Un conjunto de instrucciones matemticas que
se pueden usar para realizar clculos en las
hojas de trabajo de Excel.
fuente
Un tipo de letra predefinido que se puede usar
para dar formato a los caracteres.
funcin
Una frmula integrada en Excel.
galera
Un almacn para elementos de la misma categora que acta como una ubicacin central
para acceder a los diversos estilos y para
ajustar la apariencia de un objeto.
Hoja de clculo
Una hoja de clculo es un papel o un documento electrnico que almacena diferentes
tipos de datos, como nmeros, texto y smbolos que no son alfanumricos, en un formato
tabular.
Hoja de trabajo
Una hoja de trabajo de Excel es una hoja de
clculo electrnica.
Libro de trabajo
Un almacn de datos de hojas de trabajo relacionadas.
Manija de llenado
El cuadro en la esquina de una celda o rango
de celdas que usted puede usar para activar la
caracterstica Autorelleno de Excel.
Marco de Ventana de Microsoft Office
Un componente de la interfaz que esta ubicado en la parte inferior de la ventana de
aplicacin y contiene caractersticas improvisadas.
Glosario
Pi de pgina
Un texto o bloque grfico que se imprime en
la parte inferior de cada pgina.
plantilla
Una plantilla es un libro de trabajo prediseado con formatos, frmulas y texto preconfigurado. No contiene datos.
Rango contiguo
Celdas que son adyacentes una de la otra.
Rango no contiguo
Celdas que no son adyacentes una de la otra.
Referencia absoluta
Una referencia de celda que no cambia
cuando usted copia la frmula.
Referencia mixta
Una referenica de celda en una frmula que
contiene una referencia absoluta y una referencia relativa.
Referencia relativa
Una referencia de celda en una frmula que
cambia cuando la frmula es copiada de una
posicin a otra, para reflejar la nueva posicin
tomada.
Saltos de pgina
Son lneas que dividen el contenido a lo largo
de las pginas para su impresin.
Tipo de letra
El estilo o diseo de una serie de caracteres.
Margen
Un margen determina la cantidad de espacio
entre los datos de la hoja de trabajo y el
borde del papel.
Ventana de aplicacin
La ventana externa de Excel, que generalmente llena toda la pantalla proporciona una
interfaz para que usted interacte con Excel.
Nombre de la funcin
Nombre abreviado de la funcin.
Ventana de Ayuda de Excel

Una ventana que proporciona una forma
rpida y fcil para encontrar respuestas a preguntas relacionadas con Excel.
Orientacin de la pgina
La organizacin del contenido de una pgina.
172
Pestaas de contexto
Son pestaas de comando que aparecen en la
Cinta slo cuando usted selecciona objetos
especficos en la hoja de trabajo tales como
grficos, tablas, dibujos, cuadros de texto o
elementos de WordArt.
Ventana del libro de trabajo

La ventana interna de Excel, que aparece dentro de la ventana de aplicacin despliega un
libro de trabajo en el cul se pueden ingresar
y almacenar datos.
Vista preliminar
Una caracterstica dinmica que le permite
tener una vista previa de cmo se vern las
opciones de formato en una hoja de trabajo
antes de que aplique el formato seleccionado.
Glosario
173
ndice
A
rea de impresin, 115
configurar, 117
argumentos, 40
Autocompletar frmulas, 41
B
Barra de frmulas, 3, 34
Barra de herramientas de acceso rpido, 3,
5
personalizar, 27
Biblioteca de funciones, 41
bordes
agregar a las celdas, 86
eliminar de las celdas, 87
Botn Buscar
obtener ayuda, 18
Botn Combinar y centrar, 102
Botn Comprobacin de errores, 41
Botn Insertar funcin, 41
Botn Office, 3, 5
C
Caracterstica Autocompletar
aplicacin de una frmula, 42
Caracterstica Autorelleno, 59
celda activa, 4
celdas
combinar, 103
nombrar, 67
Cinta, 3, 7
columnas, 4
cambiar el ancho arrastrando sus lmites, 91
ocultar, 91
Comando Buscar, 66
opciones avanzadas, 66
Comando Imprimir ttulos, 124
Comando Mostrar
columnas, 91
filas
Comando Ocultar
columnas, 91
filas
Comando Reemplazar, 67
Comprobador de compatibilidad, 23
Cuadro de dilogo Abrir, 12
Cuadro de dilogo Configurar pgina
Pestaa Mrgenes, 125
Cuadro de dilogo Estilo, 107
Cuadro de dilogo Formato de celdas, 81
Cuadro de dilogo Guardar como, 22
Cuadro de dilogo Insertar, 143
cuadro de dilogo Nuevo libro, 21
Cuadro de dilogo Ortografa, 73
D
datos
mover entre celdas, 60
datos de la celda
ajustar contenido, 103
alinear, 103
buscar, 67
editar, 60
ir a, 67
E
encabezado, 124
configurar, 124
crearlo usando el cuadro de dilogo Configurar pgina, 126
175

estilo de celda, 106
aplicar, 107
modificar, 107
Excel 2007, 3
F
fila
insertar, 63
filas, 4
borrar, 63
cambiar la altura arrastrando sus lmites, 91
fondo de la hoja
agregar color, 86
Fondo de la hoja, 85
formato de nmero, 95
formatos de nmero, 95
aplicar, 97
crear un formato de nmero, 97
personalizados, 96
frmula
aplicar usando la biblioteca de funciones, 42
aplicar usando la caracterstica Autocompletar,
42
Frmula
crear, 37
Frmula de Excel
elementos, 35
Frmulas de Excel, 34
fuentes, 80
Fuentes, 80
cambiar el tipo, 82
funcin, 40
funciones
Autosuma(), 41
Botn Comprobacin de errores, 41
funciones comunes de Excel, 40
G
galera, 81
H
hoja de clculo, 2
hoja de trabajo, 4
revisar ortografa, 74
hojas de trabajo
cambiar el nombre, 140
imprimir, 117
insertar, 143, 144
176
ndice
mtodos para reubicar, 143

reubicar usando el cuadro de dilogo Mover o
copiar, 144
L
libro de trabajo, 4
crear un nuevo libro de trabajo, 23
guardar, 23
guardar cambios, 24
vista preliminar, 117
Llenado automtico
llenar celdas con series de datos, 60
M
manija de llenado, 59
Marco de Ventana de Microsoft Office, 6
margen, 125
mrgenes de la pgina, 125
configurar los mrgenes usando las opciones de
margen, 126
Microsoft Office Excel 2007, 3
N
nombre de la funcin, 40
nombres de celda, 67
O
Opcin Ajustar texto, 102
Opcin Copiar, 49
Opcin Copiar celdas, 59
Opcin Cortar, 49
Opcin Pegar, 49
Opcin Transponer, 90
Opcin Vista preliminar, 116
Opciones de alineacin, 101
Opciones de bordes, 85
opciones de escala de impresin, 115
opciones de formato para una pestaa, 140
Opciones de llenado automtico, 59
opciones de navegacin del mouse, 12
opciones de navegacin del teclado, 13
opciones de salto de pgina, 133
Opciones de seleccin, 13
Opciones de Zoom, 123
Opciones Deshacer, 58
Opciones para combinar celdas, 102
Opciones Rehacer, 58
operadores, 36

comunes, 36
orden de las operaciones, 36
orientacin de la pgina
cambiar, 118
Orientacin de la pgina, 115
referencias relativas, 50
S
saltos de pgina, 133
insertar, 134
Sugerencias, 8
P
Panel Tabla de contenido, 18
Pestaa Mrgenes, 125
pestaas de contexto, 8
pestaas de una hoja de trabajo
cambiar el color, 140
pi de pgina
configurar, 124
plantilla, 21
R
rango de impresin
escalar, 118
referencia absoluta, 50
crear, 52
referencia relativa
convertir a una referencia absoluta, 50
referencias mixtas, 51
T
tipo de letra, 80
tipos de archivo, 22
ttulo de impresin
configurar, 126
V
ventana de aplicacin, 3
Ventana de Ayuda de Excel, 17
reas de bsqueda, 17
ventana del libro de trabajo, 3
Vista preliminar, 81
vistas de un libro de trabajo, 123
X
XML, 22
Vase tambin: tipos de archivo en Word 2007
ndice
177
Applications Post-Event Survey

Instructor Name: __________________________Course: _______________________ End Date: ________________
Student Name: ______________________________ Student E-mail Address:_________________________________
Company ________________________________________ Job Role: ______________________________________
The quality of your experience is very important to us and your comments are an integral part of our quality control.
Please take a moment to provide us with your observations. Thank you.
1. What was your main objective for completing this training?

Solve a particular problem
Prepare for a new product deployment or software upgrade
Build new skills and knowledge (not related to a new software deployment)
Prepare for a certification exam
Better understand products before purchasing new software
Prepare for a career change
Other (please specify) ___________________________
2. How would you rate this training on the following dimensions?
Extraordinary/Outstanding
Classroom
Quality of the classroom environment
Performance of the technology used in the classroom(hardware/software)
9
9
8
8
7
7
6
6
Unacceptable/Poor
5
5
4
4
3
3
2
2
1
1
Classroom Comments (if any) _________________________________________________________________________

Instructor
Instructors knowledge of the subject matter
Instructors response to questions
Instructors ability to provide real world experiences and examples
Instructors presentation skills
Instructors overall performance
9
9
9
9
9
8
8
8
8
8
7
7
7
7
7
6
6
6
6
6
Unacceptable/Poor
5
5
5
5
5
4
4
4
4
4
3
3
3
3
3
2
2
2
2
2
1
1
1
1
1
Instructor Comments (if any) __________________________________________________________________________

Training Content
Clarity of the training content
Flow of the training content
Depth of the training content
Effectiveness of the exercises in reinforcing the knowledge/skills learned
Relevance of the exercises to real world situations
Time dedicated to activities such as discussions, practices, and exercises (as
opposed to lecture)
Language quality of the courseware (grammar, terminology, style)
Unacceptable/Poor
9
9
9
9
9
9
8
8
8
8
8
8
7
7
7
7
7
7
6
6
6
6
6
6
5
5
5
5
5
5
4
4
4
4
4
4
3
3
3
3
3
3
2
2
2
2
2
2
1
1
1
1
1
1
How would you change the training content to improve your learning experience?
_________________________________
Other training content comments (if any)
_________________________________________________________________
3. How would you rate this training on the following dimensions?
Learning Effectiveness
Knowledge and skills gained from this training
Impact of this training on your productivity related to the subject matter
9
9
9
8
8
8
7
7
7
Exceeded Expectations
4. How well did this training meet your expectations?

5. Overall, how satisfied are you with this training?
{ Very Satisfied
{ Somewhat Satisfied
6
6
6
Unacceptable/Poor
5
5
5
4
4
4
3
3
3
2
2
2
1
1
1
Did not meet expectations at all
{ Somewhat Dissatisfied
{ Very Dissatisfied
6. What percent of your total work time requires the knowledge/skills presented in this training? Check only one.
0%
10%
20%
30%
40% 50% 60%
70%
80%
90%
100%
Applications Post-Event Survey

7. If you think this training will have a positive impact on your job performance, what areas will be impacted most? Check
all that apply.
increasing quality
increasing productivity
increasing sales
increasing ability to innovate
decreasing time to complete task(s) decreasing costs
increasing customer satisfaction
increasing employee satisfaction
8. Please indicate how much you expect your job performance related to the course subject matter to improve as a result of
this training and other business improvements in your organization.
0%
10%
20%
30%
40% 50% 60%
70%
80%
90%
100%
9. How much of the improvement in your job performance will be a direct result of this training? (For example if you feel
that half of your improvement is a direct result of the training, enter 50% here.)
0%
10%
20%
30%
40% 50% 60%
70%
80%
90%
100%
10. Would you like to be notified about advanced or complementary courses?
Strongly Agree
Additional Questions
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Yes
My Account Executive/Educational Consultant is:

My Account Executive/Ed. Consultant has serviced my account satisfactorily
Is this your first time at New Horizons?
Would you recommend New Horizons to others?
Other classes you are interested in but not included in your learning plan:
Comments Suggestions to improve your experience?
Thank you for completing the survey.
No
Strongly Disagree
8 7 6 5 4
Yes No
Yes No
NH84890esmx S (CWEE) rev 1.0

Excel 2007 N1

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MANUAL DEL ESTUDIANTE

Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1

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Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1

Microsoft Office Excel

B. Navegar y seleccionar en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Leccin 2: Realizar clculos

Leccin 3: Modificar una hoja de trabajo

Leccin 4: Dar formato a una hoja de trabajo

Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

F. Aplicar estilos de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Leccin 5: Imprimir el contenido de una hoja de trabajo

B. Configurar opciones de impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

C. Configurar saltos de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Leccin 6: Administrar libros de trabajo grandes

A. Dar formato a las pestaas de la hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . .

B. Administrar hojas de trabajo en un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . .

C. Administrar la vista de hojas de trabajo grandes . . . . . . . . . . . . . . . .

Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

Acerca del curso

Descripcin del curso

Prerrequisitos del curso

Windows XP Professional: Nivel 1

Windows XP Professional: Nivel 2

Windows XP: Introduccin

Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

Windows 2000: Introduccin

Cmo usar este libro

Como herramienta de revisin

Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

Iconos del curso

Una Nota de versin indica la informacin necesaria para una versin de

Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

Objetivos del curso

explorar el entorno de Excel 2007 y crear una hoja de clculo bsica.

modificar una hoja de trabajo.

dar formato a una hoja de trabajo.

imprimir el contenido de un libro de trabajo.

administrar libros de trabajo grandes.

Requisitos para el curso

Un procesador Pentium a 1 GHz o superior.

Un mnimo de 256 MB en RAM. Se recomienda contar con 512 MB en RAM.

Un disco duro de 10 GB o superior. Debe tener por lo menos 1 GB de espacio libre en el

Una unidad de disco CD-ROM.

Un mouse u otro dispositivo de sealamiento.

Se recomienda un monitor con una resolucin de 1024 x 768.

Tarjetas de red y cableado para tener acceso a una red local.

Acceso a Internet (contacte a su proveedor local de servicios de red).

Una impresora o la instalacin de los drivers de una impresora.

Un can de proyeccin para mostrar la pantalla de la computadora del instructor.

Microsoft Office Professional Edition 2007

Windows XP Profesional con Service Pack 2

Deje la contrasea del Administrador en blanco.

Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

En Windows XP Profesional, deshabilite la opcin Usar la pantalla de bienvenida. (Este

Elija InicioPanel de controlCuentas de usuario.

D clic en Cambiar la forma en la que los usuarios inician y cierran sesin.

Deshabilite la opcin Usar la pantalla de bienvenida.

D clic en Aplicar opciones.

En Windows XP Profesional, instale el Service Pack 2. Use los parmetros establecidos