Concepcin MENDO CARMONA, El largo camino de la Archivstica: de prctica a ciencia,

"SIGNO. Revista de Historia de la Cultura Escrita" 2 (1995) Universidad de Alcal de Henares, pp.
113-132.

EL LARGO CAMINO DE LA ARCHIVSTICA:

DE PRCTICA A CIENCIA
Concepcin Mendo Carmena
Universidad Complutense - Madrid

... / 'archivstica sema dubbio una dele discipline pi antiche, la quale era
invero una disciplina giuridica, che poi si risolse in una tcnica, che pero,
per il fatto di impostare e risolvere i sui problemi nel quadro del rapporto
documentazione-storia anche una disciplina storicistica.
In questa enunciazione che sintetizza la storia della archivistica, resa anche
in modo evidente la lunga strada percorsa dall 'istituto archivio attraverso i
tempi.'

Antes de analizar el actual concepto de archivstica es conveniente exponer

brevemente su evolucin histrica, sealando los perodos ms significativos y las
caractersticas de cada uno de ellos. Slo as se puede entender cmo se concibe hoy
esta ciencia, que tiene por objeto la organizacin de fondos documentales de cualquier
poca y condicin, y dnde est el origen de sus principios bsicos.

1. EVOLUCIN HISTRICA
1.1. Introduccin
Los archivos son la memoria de las instituciones y de las personas y existen
desde el momento en que el hombre decidi fijar por escrito sus relaciones como ser
social. Pero si los archivos tienen una existencia clara y lejana en el tiempo, la
archivstica, cmo hoy la conocemos, se ha acuado a partir del siglo XIX. Aunque

L. SANDRI, La storia degli archivi, "Archivum" XVIII (1968) p. 113.

114

CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO ...

comenz como una disciplina emprica para el arreglo de los archivos, ha desarrollado
un cuerpo doctrinal que la ha elevado a la categora de ciencia.^
Las teoras sobre las tcnicas que comprende la archivstica comenzaron a ser
significativas a partir de la segunda mitad del siglo XVIII, si bien hay que hablar de
ella, en sentido estricto, desde la segunda mitad del siglo XIX.
Elio Lodolini considera que en sus inicios se trataba de una Diplomtica
prctica que pona el acento ms sobre el documento que sobre el archivo, ms sobre
cada documento individualizado que sobre el conjunto de los documentos.^ Incluso
las primeras doctrinas archivsticas se encuentran recogidas en obras de diplomatistas,"
La independencia total de la Archivstica lleg cuando se llev a la prctica
la teora de que los documentos han de organizarse de acuerdo con la estructura de la
institucin de donde provienen. Este principio, denominado de procedencia, que
concibe el archivo como un conjunto orgnico de documentos, se considera la base de
la disciplina archivstica, porque le dio naturaleza de ciencia al establecer un principio
general a partir del cual se produjo su desarrollo terico.' Pero antes de su formulacin como disciplina basada en este principio fundamental, la archivstica existi como
una prctica de sistematizacin y conservacin de los fondos documentales, desde el
mismo momento en que los archivos fueron considerados por el hombre como
depsitos de testimonios escritos y la base de su derecho. Se hablar, por ello, de una

^ Vanse al respecto las consideraciones que hizo Arl ARAD en su ponencia presentada al Congreso
Internacional de Archivos celebrado en Londres en 1980. En ella expuso las bases sobre las que debe
cimentarse la ciencia archivstica: normalizacin terminolgica, establecimiento de una teora universal
aplicable a cualquier archivo, en cualquier poca y lugar. Estos principios estn siendo impulsados por
el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA). De su lectura se desprende que la archivstica era, en
la fecha del Congreso, una ciencia en formacin; cfr. A. ARAD, The International Council on Archives
and the Archival methodology, "Archivum" XXIX (1982) pp. 182-86. Hoy da se han alcanzado estos
objetivos, adems de haberse asentado principios universales aplicables en archivos de toda poca y
condicin.
^ Gli archivisti del Settecento si rifacevano ancora al documento singularmente considerato; mancava
a essi I'idea di complesso, di globalit, di totalit del documenti legati da un vincolo, che costituisce la
condizione stessa per I 'esistenza di un archivio; tomado de Lineamenti di storia dell 'archivstica italiana.
Dalle origini alia meta del seclo XX, Roma 1991, p. 86.
* Seala E. LODOLINI, ob. cit., p. 87, a autores como E. MAFFEI, quien en su Istoria diplomtica,
che served'introduzione all'arte critica in tal materia..., publicada en Mantua en 1727, dedicaba algunas
pginas a los archivos; asimismo, A. FUMAGALLI en Delle istituzioni diplomatiche, publicado en Miln
en 1802, el captulo VIII, del libro III, trataba ntegramente de la scienza archivstica.
' Vase E. POSNER, Some aspects of Archival Development since the French Revolution, "The
American Archivist" 3 (1940) pp. 159-172. Reed. en A Modern Archives Reader: Basic Readings on
Archival Theory and Practlce, ed. por Maygene F. Daniels y Timothy Walchs, Washignton, D.C.,
National Archives Trust Fund. Board-U.S. General Administration 1984, pp. 3-14; J.R. CRUZ
MUNDET, Evolucin histrica de la Archivstica, "Bilduma" 7 (1993) pp. 104-105.

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(1995)

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archivstica emprica^ y una archivstca como doctrina jurdica,^ previas a su

consideracin como disciplina historiogrfica.
1.2. La archivstica emprica
El perodo que as se ha denominado, se caracteriza por la ausencia de un
Corpus terico archivstico, reconocido como tal y abarca desde la antigedad hasta
el siglo XVI. Segn los criterios cronolgicos dados por Robert-Henri Bautiei* para
la historia de los archivos, se corresponde con la poca de los Archivos de palacio,
el mundo antiguo,' y la poca de los Tesoros de cartas, que comprende los siglos
medievales.
El Mundo Antiguo
El ms antiguo significado de la palabra archivo equivale al lugar donde se
conservan los documentos.^" Los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones
eran los lugares por excelencia para la constitucin de estos depsitos. Los ms
antiguos se remontan al 4000 a.C, en el Antiguo Oriente. Son notorias las tablas de
barro que se han encontrado en la ciudad de Ebla, en Mesopotamia, dispuestas en
estantes de madera y en distintas salas. Contienen rdenes de gobierno, sentencias
judiciales, cuentas, actos privados, que indican la existencia de una sociedad muy
organizada en el momento en que fue truncada.
Ya dentro de nuestra civilizacin occidental, tambin en las ciudades griegas
los archivos se situaban en los templos. Los de Gea y Palas Atenea parecen haber sido
depsitos de importantes documentos como leyes y decretos, plebiscitos, actas
judiciales o cuentas pblicas. Adems, dado el desarrollo administrativo alcanzado por

* El trmino archivstica emprica lo empleo con cierta libertad para referirme a toda la prctica sobre
archivos, sin que existiera un aparato docente de la enseanza. Fue utilizado por las primeras
promociones del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos para desmerecer a los
lectores y revisores de Letra Antigua, que ejercan como archiveros-palegrafos sin tener una titulacin
igual a la suya, y que tampoco responda a la misma profundidad de estudios. Vase A. TORREBLANCA LPEZ, Erudicin institucional en el siglo XIX espaol: la seccin de Archivos del Cuerpo
Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, Erudicin y discurso histrico: las institucion
europeas (ss. XVIll-XlX), ed. a cargo de F. Gimeno Blay, Valencia 1993, p. 262.
' Trmino empleado por L. SANDRI, ob. cit., pp. 112-113.
' La phase cruciale de l'histoire des archives: la constitution des dpts d'archives et la naissance
de iarchivistique (XVIme - XlXme sicle), "Archivum" XVIII (1968) p. 140.
' Para la historia de los archivos en la antigedad es indispensable la obra de E. POSNER, Archives
in the Ancient World, Cambridge (Massachusetts) 1972.
" L. SANDRI, ob. cit., p. 107; y E. LODOLINI, Archivstica. Principi e problemi, Miln 1990 (4"
ed.), p. 50.

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CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO ...

las polis griegas, en Atenas cada magistratura tena su archeion, es decir, el lugar en
el que se redactaban y conservaban los documentos expedidos por la autoridad."
Este concepto y funcin de archivo pasaron al mundo romano. En la poca
republicana era costumbre conservar los documentos en el Templo de Saturno, junto
al erario pblico. Luego sera el Tabularium, situado en el Capitolio, el depsito de
las leyes y los documentos judiciales, mientras el Templo de Jpiter se reservaba para
los documentos diplomticos y el de Vesta para los testamentos.'^
Se ha podido demostrar que ya en esta poca los documentos producidos por
las distintas oficinas se conservaban en diferentes galeras del Tabularium y del
Templo de Saturno, manteniendo independientes cada uno de los fondos. Adems,
dentro de cada uno de estos archivos, los documentos procedentes de una misma
funcin administrativa se ordenaban siguiendo un orden cronolgico, es decir se
formaban series. Este mtodo de organizacin de los documentos es el que, en la
actualidad, denominamos pn>ic//?/o de procedencia. No sera arriesgado decir que ya
los romanos lo utilizaban como base de su sistema de clasificacin. La diferencia con
el mundo actual radica en que en aquella poca el mtodo de trabajo se enfocaba desde
una dimensin nicamente administrativa. No se pensaba entonces en un posible
inters histrico ni tampoco en establecer una doctrina archivstica." Todo parece
indicar que era el resultado de una simple prctica guiada por la lgica.
Con el gobierno absoluto de los cesares evolucion la organizacin del
Imperio. Por un lado, una serie de oficinas o departamentos burocrticos, los scrinia,
comenzaron a especializarse en asuntos determinados."* Cada una de estas oficinas
tenan sus propios archivos independientes fsicamente, en estancias separadas, en los
que se aplicaba un riguroso respeto a la procedencia de los fondos.'^
Por otro lado, la organizacin provincial romana estableci en las ciudades

" J. FAVIER, Le.i Archives, Pars 1959, p. 10; y S. GEORGOMm, Manieres cl'arclvage et
archives de cites, en Les Savoirs de l'crilure. En Grece ancienne, sous la direction de Maicel Detienne,
Lille 1988, pp. 221-247.
'^ G. CENCETTI, Gli archivi dell'antica Roma nell'et repuhhlicana, en Scritti archivistici, Roma
1970, pp. 171-220.
" Ihidem, pp. 7-47.
''' Scrinium a memoria, escribana encargada de publicar y conservar las resoluciones emanadas del
Emperador; scrinium a libellis, creado para atender al despacho de las peticiones y consultas elevadas
a la Corte; scrinium a cognitiones o a cognitionibus, cuya competencia eran los litigios civiles y
criminales que se presentaban ante el Emperador; scrinium a rationihus, que llevaba las finanzas y la
contabilidad imperial; y por ltimo, scrinium ab epistuUs, que tena como misin redactar las
contestaciones del Emperador a las consultas formuladas por funcionarios y ciudades. Tomado de F.
GUTIRREZ-ALVIZ Y ARMARIO, Diccionario de Derecho Romano, Madrid 1982 (3" ed.) p. 616.
" G. CENCETTI, Tabularium principis, en Scritti archivistici, Roma 1970, pp. 221-259.

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ms importantes tabulara provinciales, depsitos de archivo en los que se recoga la

legislacin, la jurisprudencia y la documentacin de la administracin provincial.'*
Por tanto, la organizacin burocrtica del mundo greco-romano desarroll el
concepto de archivo pblico al servicio de la administracin.'^
La Edad Media
La cada del Imperio Romano supuso la desaparicin de la compleja
administracin que haba desarrollado. Ms an, se derrumb la idea romana de salud
pblica y bien comn frente al ideal de vida prvada que se convirti en factor
predominante de la nueva civilizacin. Del Estado como res pblica se pas a la
consideracin del Estado propiedad personal de quien ejerca el gobierno.'* En
consecuencia, la nocin de archivo pblico de la poca anterior desapareci. El
derecho o facultad para crear archivos, ius archivi, transmitido a la Edad Media por
el Cdigo Justinianeo, correspondera a quienes gozaban de la autoridad para legislar:
emperadores, soberanos y pontfices."
Asimismo, el documento escrito perdi la importancia que haba tenido en la
etapa anterior,^" debido a la decadencia del derecho romano y a la consolidacin en
Europa Occidental del derecho germnico.^'
La situacin archivstica altomedieval entr en una fase de retroceso respecto
a las prcticas del perodo anterior. La caracterstica esencial fue la concentracin de
documentos en las catedrales y monasterios. Los archivos eclesisticos cumplieron la
funcin de custodios de los ttulos de propiedad, no slo de la Iglesia sino tambin de
otras instituciones pblicas y de particulares. Y ello con la fmalidad de conservar los
documentos para que pudieran surtir los efectos requeridos dnde y cundo fuera
menester. La reunin de libros y documentos en un mismo lugar, a cargo de la misma
persona y siguiendo una prctica de ordenacin similar condujo a una fuerte indeterminacin entre el mundo bibliotecario y archivstico.

'* E. LODOLINI, Lineamenti..., p. 21; y E. SACHERS, Corpus Inscriptiones Latinorum (4089,

4181, 4183, 4248), voz Tabularium en PAULYS-WISSOWA, Realencydopadie der classischen
Altertumswissenschafl, Stuttgart 1960 (reed. de 1932) t. 20, coi*. 1968, lneas 28 a 31.
" G. CENCETTI, Gli archivi..., pp. 219-220.
" M. ROUCHE, Alta Edad Media Occidental, en Historia de la vida privada. Tomo 2. La Alta Edad
Media, dirg. por P. Aries y G. Duby; traducido por F. Prez Gutirrez, Madrid 1991, pp. 15-45.
" E. LODOLINI, Lineamenti..., pp. 52-56.
^ R.H. BAUTIER, Les archives, en L 'Histoire et ses mthodes. Brujas 1961, p. 1134. Idea que ha
hecho suya J.R. CRUZ MUNDET, ob. cit., p. 110.
^' J.A. ESCUDERO, Curso de Historia del Derecho. Fuentes e Instituciones poltico-administrativas,
Madrid 1987, pp. 199-202.

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CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO ...

En el siglo XII la civilizacin occidental comenz su recuperacin econmica

e institucional y una nueva fase se abri en la historia de los archivos y de los
procedimientos empleados en su organizacin. El redescubrimiento del derecho
romano y la fundamentacin doctrinal de la monarqua fueron los principales artfices
del cambio. La recepcin del Derecho Romano y la inherente consolidacin de los
procedimientos y formularios para la redaccin de documentos sera la base sobre la
que se articulara la organizacin archivstica bajomedieval, en un mundo que haba
recuperado el acto escrito como fundamento de su organizacin jurdico-poltica. El
poder de la monarqua y su fuerza dependan de su patrimonio y para la defensa de
ste deban contar con los documentos que atestiguaban sus ttulos de propiedad. Al
igual que la Iglesia, los grandes seores defendern su patrimonio e intereses mediante
la custodia de los documentos como verdaderas joyas. Fue la poca de los tesoros de
cartas de los soberanos, prncipes territoriales, seores eclesisticos y laicos.
Asimismo, a partir de siglo XIII se multiplicaron los registros, libros donde
se transcriban los documentos otorgados por una una autoridad o entidad. La
cancillera pontificia haba heredado del mundo romano la costumbre de registrar
ciertos documentos, pero no fue hasta Inocencio III cuando se introdujo de forma
habitual la prctica del registro. Las cancilleras de los distintos monarcas y sus
rganos de gobierno, parlamentos, cmara de cuentas y otros, procedieron igualmente
a registrar sus documentos. El registro de stos se realiz primero de forma indiferenciada y ms tarde estableciendo series documentales, segn su naturaleza o inters.^^
1.3. La archivstica: doctrina jurdica
Durante este perodo que abarca los siglos XVI a XVIII, la archivstica, como
ha sealado Leopoldo Sandri," se desarrolla como una doctrina jurdica al servicio
de la administracin; y es el momento en que comienza su sistematizacin como
disciplina aunque sin sentar an unos principios tericos universales. Esta fase de la
evolucin archivstica se corresponde con la poca denominada por R.H. Bautier los
Archivos como arsenal de la autoridad.^'*
A mediados del siglo XVI se asiste al establecimiento de un nuevo sistema
administrativo, el Estado moderno, que desaparecer con las revoluciones burguesas
de finales del siglo XVIII y primera mitad del XIX. Este sistema de gobierno,
caracterizado por unas monarquas absolutistas y central izadoras, provoc el
nacimiento de los primeros Archivos de Estado, en los que se concentr toda la

" J. FAVIER, ob. cit., pp. 15-16.

" oh. cit., pp. 112-113.
" La phase..., p. 140.

SIGNO

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documentacin generada por las coronas europeas. Era el momento de reunir los
documentos que concernan al gobierno del Estado y que se haban mantenido
dispersos hasta entonces, en manos de consejeros, secretarios, diplomticos y dems
miembros que ejercan las funciones de gobierno junto al rey. La nocin de propiedad
de los archivos fue sustituida por la de archivos pblicos, depositarios de los
documentos concernientes al Estado y cuya conservacin era o poda ser de inters
pblico.^ El archivo se convirti en un elemento fundamental de la maquinaria
administrativa y, por tanto, adquiri una funcin predominantemente jurdico-poltica,
al ofrecer a los soberanos una documentacin til para la afirmacin de los derechos
de la Corona y del Estado, y para el ejercicio del poder en sus territorios y en las
relaciones con los extranjeros.^*
La Corona de Castilla fie pionera en la organizacin de los primeros archivos
de Estado. Aunque hay antecedentes que datan del reinado de Juan 11,^^ el proceso
se inici afinalesdel siglo XV cuando los Reyes Catlicos ordenaron la concentracin
de sus archivos en la Chancillera de Valladolid,^* en 1498. Pero habra que esperar
a que Carlos V transfiriera en 1545 la documentacin del reino castellano al castillo
de Simancas, donde Felipe II finalizara la concentracin definitiva de los archivos
procedentes de todos los consejos, tesoreras y secretaras del Estado. Este proceso
fue consagrado en 1588 con la aprobacin de las ordenanzas para el gobierno del
Archivo de Simancas, primero de una larga sucesin de archivos de Estado.^'
Los archivos pontificios, situados hasta el siglo XVI en tres grandes depsitos,
el Castillo de Santangelo, la Cmara Apostlica y las Secretaras de Estado, fueron
reunidos en 1611 en un nico depsito, el Archivo Secreto Vaticano.'" En el siglo
XVIII se realizaron otras agrupaciones de documentos en grandes depsitos. Cabe
destacar en 1749 el Haus-Hof-und Staatsarchiv de Viena, concebido como un arsenal
de armas jurdicas, y en 1781 el Archivo de Indias creado para tener concentrada y
organizada, a efectos de gestin, la documentacin relativa a los territorios ultramarinos y disponer, de esta manera, de una mejor informacin para hecer una historia
documentada y crtica de la actuacin espaola en Amrica como rplica a la leyenda

" J. FAVIER, o). cit., p. 22.

^* A. de ADDARIO, Lineamenti di storia dell'archivistica (secc. XVI-XIX), "Archivio Storico
Italiano" I (1990) p. 8.
" Vase al respecto A. RIESGO TERRERO, Una disposicin de Juan II relativa al Archivo Real de
Segovia, "Hispania Sacra" XXXIII (1981) pp. 643-656.
2" Vase M . ' S. MARTN POSTIGO, Historia del Archivo de la Real Chancillera de Valladolid,
Valladolid 1974, pp. 4-13; Instruccin para el gobierno del Archivo de Simancas (ao 1588), estudio por
J. L. RODRGUEZ DE DIEGO. Valladolid 1989, pp. 17-26.
" R.H. BAUTIER, La phase..., pp. 141-143; A. MATILLA, Historia de los archivos espaoles y
sus fondos documentales, "Anlisis e Investigaciones Culturales", I-III/18--(1984) pp. 11-29; J.L.
RODRGUEZ DE DIEGO, ob. cit., pp. 25-34.; y A. de ADDARIO, ob. cit., pp. 5-9.
J. FAVIER, ob. cit., p. 26.

120

CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO ...

negra.
Durante estos siglos, por tanto, la archivstica evolucion en el sentido de
procurar facilitar las tcnicas que asegurasen esa buena administracin. Se dieron
normas que garantizaran el depsito de los documentos en los archivos y permitieran
su buena conservacin. Baste citar, para el caso espaol las ordenanzas de Simancas
e Indias.^'
Asimismo, a partir del siglo XVII comenz a desarrollarse una literatura
archivstica centrada en el aspecto jurdico de los archivos. Ya afinalesdel siglo XVI
Jakob von Rammingen en sus dos tratados^^ defenda la necesidad del archivo por
inters prctico del Estado territorial y propona una clasificacin a tal efecto. Entre
los primeros manuales de archivos publicados en el siglo XVII destacan los de los
italianos Baldassarre Bonifacio, autor de un pequeo opsculo titulado De archivis
lber singularis, publicado en Venecia en 1632;" Nicol Giussani, Methodus
archiviorum, seu modus eadem texendi ac disponendi, editado en Miln en 1684; y,
por ltimo, Albertino Barisone, Commentarius de archivis antiquorum, fechado entre
1619 y 1636. Estos autores consideraban el archivo desde el punto de vista jurdico,
y otorgaban valor probatorio a sus documentos.^'' Asimismo, el alemn Ahasver
Fritsch en su Tractatus de jure archivi et cancellariae, publicado en Jena en 1664,

'' Los textos ntegros de ambas ordenanzas, sin comentario alguno, fueron editados en F.
RODRGUEZ MARN, Gua histrico-descriptiva de los archivos, bibliotecas y museos de Espaa. I
Archivos Histricos, Madrid 1916-1921, pp. 343-352 y 449-468. Las ordenanzas de Simancas han sido
estudiadas por F. ARRIBAS ARRANZ, Le plus anden rglement des Archives de Simancas, en Melanges
Charles Braivant, Bruxelles 1959, pp. 9-15; V. CORTS ALONSO, Las ordenanzas de Simancas y la
administracin castellana, en Actas del IV Symposium de Historia de la Administracin, Madrid 1983,
pp. 197-224; y J.L. RODRGUEZ DE DIEGO, ob. cit.. Las ordenanzas del Archivo General de Indias
han sido estudiadas por M. ROMERO TALLAFIGO, El principio del "respeto a la procedencia de los
fondos" en las ordenanzas de Carlos IVpara el Archivo General de Indias, "Boletn de Archivos" 1/3
(1978) pp. 357-366; y El Archivo General de Indias, pasado y presente de la Archivstica espaola, en
Ordenanzas del Archivo General de Indias, ed. facsmil y estudios preliminares, Sevilla 1986, pp. 121149. Tambin ha sido objeto de investigacin de su discpula M. GMEZ GMEZ, El Archivo General
de Indias. Gnesis histrica de sus ordenanzas, en Ordenanzas..., pp. 53-120; La terminologa
archivstica del siglo XVIII a travs de las ordenanzas del Archivo General de Indias, en Erudicin y
discurso histrico..., pp. 193-212; y Fundacin y ordenanzas del Archivo General de Indias. Su
significacin en la poltica archivstica espaola, Sevilla 1986 (Tesis Doctoral editada en microficha).
'^ Von der Registratur und jren Gebawen (Gebauden) und Regimenten..., Heidelberg 1571; y
Summarisches Bericht was es mit einer KnstUchen und vollkommenen Registratur fur eine Gestalt,
Heidelberg 1571; tomado de A. BRENNEKE, Archivstica. Contributo alia teora ed alia storia
archivstica europea, trad. italiana de Renato Perrella, Miln 1968, pp. 70-71.
" Reeditado por L. SANDRI, // "De Archivis" di Baldassarre Bonifacio, "Notizie degli archivi di
Stato", X/3 (1950) pp. 95-111.
^ L. SANDRL La storia..., p. 113; R.H. BAUTIER, La phase..., p. 139; para ms informacin
sobre estos autores vase: E. LODOLINI, Lneamenti..., pp. 59-63.

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121

afirmaba que tenere documenti a disposizione per la prova processuale o per altro
tipo di prova il vero scopo degli archivi?^
El formalismo jurdico, base de las teoras archivsticas del siglo XVII, no se
extingui del todo en el XVIII. Autores como Johann Stephan Ptter o Georg August
Bachmann,^* entre otros, se inspiraron en la mentalidad de los juristas empricos,
tanto en su concepcin del archivo como en la clasificacin que deba aplicarse.
En Espaa no hubo tratadistas de archivstica, pero si una literatura
administrativa abundante y muy interesante que denota la importancia que, para el
buen gobierno, requera la organizacin eficaz del archivo. Esta literatura pertenece
al siglo XVIII y surgi como remedio para reorganizar el funcionamiento de los
Consejos, sobre todo el de las Ordenes Militares. En el primer caso, comn a todos
los rganos polisinodiales de gobierno, se encuadra la obra de Santiago Agustn y
Riol, Informe que hizo a Su Majestad, en 16 de junio de 1726, de su Real Orden, ...
con un objetivo muy claro, que se expone brevemente en la parte final del ttulo: En
l se procur informar el estado de la Administracin espaola y dar unas pautas para
su reorganizacin ms eficaz.^^
Ms parciales y referidos a diferentes archivos de la Orden Militar de Santiago
son dos opsculos. Uno fue redactado por el propio Gaspar Melchor de Jovellanos
para la organizacin del archivo del Convento de Sancti Spiritus, en Salamanca,^* y

" A. BRENNEKE, ob. cit., p. 71.

^ J.S. PTTER, Anleitung zur juristischen Praxis, Gttingen 1753; y G.A. BACHMANN, ber
Archive, deren Natur und Eigenschaflen, Einrichtung und Benutzung nebst praktischer Anleitung fr
angehende Archivbeamte in archivalischen Beschaftigungen, Amberg-Sulzbach 1801; tomado de A.
BRENNEKE, o). cit., pp. 74-76.
" S. AGUSTN Y RIOL, Informe que hizo a Su Majestad, en 16 de junio de 1726, de su Real
Orden, don Santiago Agustn Riol, sobre la creacin, ereccin e institucin de los Consejos y Tribunal
las instrucciones que se impusieron para obrar segn su instituto; el estado que hoy tienen los papeles
de sus archivos, y la forma de su antiguo y actual manejo; las causas que hubo en cada uno para
perderse o minorarse; los que existen en el Archivo de Simancas, con distincin de su clase y naturalez
la fundacin de aquel Real Archivo, el de Barcelona, y Roma; el actual estado de manejo de sus papeles
y colocacin; el paradero que han tenido los causados en Juntas particulares, mandadas formar por
diversos negocios, de varios ministros; los Embaxadores, y ministros pblicos defuera; Validos, primero
ministros, y confesores de los reyes predecesores, etc. En l se procur informar el estado de la
Administracin espaola y dar unas pautas para su reorganizacin ms eficaz. Siendo un documento
eminentemente administrativo de l se conservan varias versiones manuscritas en el Archivo Histrico
Nacional; Cdices y Cartularios, 794 B y rdenes Militares, Libro 935 C; en la Biblioteca Nacional,
Mss. 5.991 y en el Archivo General de Simancas. Fue publicado en el "Seminario Erudito de Valladares
Sotomayor" III (1787) pp. 74-236.
" Instruccin formada por el S. D. Gaspar Melchor de Jovellanos, del Consejo de S.M. en Real de
las rdenes, para el arreglo del Archivo del Monasterio de S. Spiritus de Salamanca, en virtud de
comisin de dicho Real Consejo, Salamanca 1790, 27 pgs.

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CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO ...

otro, sobre el archivo de la Orden en el convento de Ucls, que contena todas las
pruebas de caballeros profesos, para dar noticia de su organizacin.''
Todos estos trabajos responden a las reformas borbnicas del siglo XVIII que
llevaron a la creacin de los archivos General de Indias en Sevilla y del Reino de
Galicia en La Corua.*
Sobre la concepcin de la archivstica como doctrina jurdica inciden tambin
en Espaa la aparicin de tratados de paleografa, que fundamentan su utilidad en la
necesidad de poder leer los documentos conservados para el mejor arreglo de los
archivos y defensa de los derechos de sus dueos.'" En este sentido, hay que destacar
la traduccin al castellano de la obra en latn del alemn Oliver Legipont, Itinerario
en que se contiene el modo de hacer con utilidad los viajes a cortes extranjeras, con
dos disertaciones: la primera sobre el modo de ordenar y componer una librera; la
segunda sobre el modo de poner en orden un archivo*^ que influy en la organizacin de muchos archivos parroquiales del rea levantina.
1.4. La archivstica: disciplina historiogrfica
Paralelamente a este proceso, que haba comenzado en el siglo XVI y culminara en el siglo XVIII, los archivos fueron encargados no slo a oficiales pblicos sino
a eruditos, y empezaron a ser consultados para la preparacin de las primeras historias

" Noticia del principio, progresos y ltimo estado del Archivo General de la Orden de Santiago en
el Real Convento de Veles, mandada publicar por el Real Consejo de las rdenes, Madrid 1791, 28
hojas.
*" P. LPEZ GMEZ, El Archivo del Reino, criatura de la Ilustracin, "Revista del Instituto "Jos
Cornide" de estudios corueses" XXVI (1991) pp. 81-82.
*' Baste como ejemplo la obra de Cristbal RODRGUEZ, Bibliotheca Universal de la Polygraphia
Espaola, compuesta por don... y que de orden de su Magestad publica D. Blas Antonio de Nassarre y
Ferriz su Bibliothecario Mayor etc., Madrid, Antonio Marn 1738; manual de paleografa concebido
como til de archiveros, juristas e historiadores. La concepcin jurdica que del archivo se tiene en la
poca se observa tambin en las obras de Alfonso de CASTRO Y VILLAFANTE, Sobre la enseanza
de las escrituras antiguas. Biblioteca Nacional, manuscrito 17.843, exp. 12, fol. 109R; la obra publicada
por Terreros titulada Paleografa espaola, que contiene todos los modos conocidos, que ha habido de
escribir en Espaa, desde su principio y fundacin, hasta el presente, a fin de facilitar el registro de los
Archivos, y la lectura de los manuscritos y pertenencias de cada particular; juntamente con una historia
sucinta del idioma comn de Castilla..., Madrid, Joaqun Ibarra, 1758; y, entre otras, la de Joaqun TOS,
Paleografa que para inteligencia de los manuscritos antiguos de este principado escribi..., Barcelona,
Imprenta de J. A. Oliveres, 1855.
^ Traducido por Joaqun Marn, Valencia 1759, 304 pp. La disertacin sobre archivos ocupa las
pginas 294-304.

SIGNO 2

(1995)

123

cientficas/' Este cambio de responsables al frente de los archivos tuvo consecuencias importantes. Los funcionarios conocan muy bien las necesidades y objetivos de
la administracin a la que servan, mientras que los estudiosos que ocuparon su lugar
se desentendieron del documento contemporneo y, en consecuencia, las transferencias
regulares de las oficinas de la administracin a los archivos se cortaron.^ An ms,
para poder realizar rpidas bsquedas de informacin se procedi a mezclar todos los
fondos, independientemente de su procedencia, y a ordenar los papeles por materias
o reinados, rompiendo toda vinculacin con sus organismos productores.
El concepto de archivo haba adquirido una nueva dimensin, ya no era
concebido exclusivamente como una institucin con fines patrimoniales, dinsticos o
administrativos, sino tambin culturales. El archivo era una fuente de investigacin
para los eruditos de la poca.
En el siglo XVIII la literatura archivstica ms influyente en toda Europa se
redact en Francia. Destacan las obras de Fierre Camilla Lemoine, Diplomtique
practique, ou traite de I 'arrangement des archives et tresor des chartes..., publicado
en Metz en 1765; y J.G. Chevrires, Le nouvel archiviste, contenant une nouvelle
mthode de ranger un chartier dont l'ordre chronologique est le base, Pars 1778.
Estas obras plantean dos sistemas diferentes para la organizacin de los archivos. El
primero de estos autores establece una clasificacin metdica, es decir, alfabtica
dispuesta por materias, y otra sistemtica por tipologa documental. El segundo
propone una ordenacin cronolgica para los documentos.*^
La archivstica se desarrollaba como una disciplina auxiliar de la investigacin
histrica junto a la Paleografa y la Diplomtica.^

*^ Mabilln, Fillemont, Muratori, Dubos..., entre otros, fueron encargados de ordenar y conservar
documentos de archivo y manuscritos de bibliotecas; A. de ADDARIO, ob. cit., p. 18. Asimismo,
Cristbal RODRGUEZ, en su Memorial dado al Rey N. Seor D. Felipe V (que Dios guarde) por parte
de D. Christval Rodrguez, natural de la Villa de las Navas del Marqus. Solicitando la impresin de
la Bibliotheca Universal, que ha compuesto, por la cual se ensea a leer sin maestro, todos los
instrumentos antiguos de Espaa y de toda Europa, desde la venida de Christo. Obra primera no
inventada, por ninguno en la nclita Nacin Espaola, desde su primer establecimiento de 16 de
septiembre de 1727, expresaba que "...algunas Iglesias y Catedrales se valieron de su persona, para la
composicin y coordinacin de sus Archivos...", p. 3. Por otro lado, la organizacin del archivo de la
Catedral de Len durante los siglos XVIII y XIX fue obra de eruditos; vase a este respecto C. MENDO
CARMONA, La investigacin erudita en el archivo de la S.I. C. de Len (siglos XVIII-XIX), en Erudici
y Discurso Histrico..., pp. 223-232.
**. POSNER, oZ?. cit., p. 10.
*' R.H. B\TlER,Laphase..., p. 147.
^ As se expresaba Philipp E. Spiess: /'archivista non deve essere solo un emprico; deve padroneggiare la scienza giuridica, storica ed archivstica; non solo, ma deve essere anche vrsate in tutti i camp
delle scienze ausiliarie della storia, en su obra Von Archiven, Hallen 1777; tomado de A. BRENNEKE,
ob. cit., p. 75.

124

CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO

El Siglo XIX
La Revolucin Francesa provoc un giro en la historia europea que repercuti
decisivamente en los archivos. La cada del Antiguo Rgimen permiti la concentracin de los archivos de las desaparecidas instituciones pblicas y privadas, dando lugar
a la creacin de los Archivos Nacionales. Los Archives Nationales de Francia se
crearon en 1789; el Public Record Office, en el Reino Unido en 1851; el Archivo
General Central del Reino en 1858 y el Archivo Histrico Nacional en 1866, en
Espaa; y el Archivio di Stato de Roma, en IS?!/^
Adems, en el siglo XIX surgi un fenmeno comn a toda Europa, un fuerte
sentimiento nacionalista que llev a buscar en su pasado las races de la identidad
nacional. Se desarroll la historiografa cientfica que encontraba en los documentos
archivsticos los elementos de la investigacin histrica. Como consecuencia de ello,
los archivos considerados memoria del pasado de la nacin y, por ello, objeto de los
historiadores cientficos, se abrieron a la investigacin y se convirtieron en verdaderos
laboratorios de la historia,'^ y dejaron de lado la funcin que haba primado hasta
entonces de servicio a la administracin.
La archivstica busc nuevas teoras encaminadas a conseguir que el archivo
prestase buen servicio a la historia. El gran desarrollo de esta disciplina en Europa se
debi precisamente a estas razones que podramos denominar historiogrficas. Una
nueva metodologa para la clasificacin de los archivos se iba a convertir en el
principio fundamental de la disciplina archivstica, el ya mencionado principio de
procedencia o de respeto de los fondos que, en definitiva, no consiste ms que en
mantener el orden natural en que se han ido produciendo los documentos por la
institucin que los ha generado, lo que permite conocer su evolucin histrica.
La nocin fundamental de este principio es el fondo de archivo, ce mode de
classement consiste reunir tous les titres qui taient la propit d'un mme
tablissement, de un mme corps ou d'une mme famille, et que les actes qui y ont
seulement rapport ne doivent pas tre confondus avec lefonds de cet tablissement,
de ce corps, de cette famille.*^

" E. CASANOVA, Archivstica, Siena 1928 (2 ed.) pp. 416-417; y J. FAVIER, ob. cit., pp. 39-51.
^ R.H. BAUTIER, La phase..., p. 149.
*' Ordre Circulaire 24 avri 1841. Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives
dpartementales et communales, publicada en Lois, Instructions, Rglements relatifs aux Archives
dpartmentales, communales et hospitalires, Pars 1884, pp. 16-29, cita de la p. 18. Orden redactada
por N. de Wailly y firmada por el Ministro del Interior T. Duchatel. Texto recogido por G.
DESJARDINS, Le service des Archives Departamentales, Pars 1890, pp. 33-35; y por M. DUCHEIN,
Le rsped des fonds en archivistique. Principes thoriques et problmes pratiques, "La Gazette des

SIGNO 2

(1995)

125

En un principio no era sino una norma administrativa sancionada como

precepto reglamentario por el ministro francs del Interior, T. Duchatel. Pero adquiri
categora cientfica en el momento en que empez a ser aplicada y recogida por los
tratados de archivstica que por entonces se publicaron en Francia'" y en Holanda,
entre otros pases. La publicacin de la obra de los archiveros holandeses S. Mller,
T. Feith y J. Fruin, titulada Handleiding voor het ordenen en beschrijven van
archieven y publicada en Haarlem en 1898, recoga y sistematizaba la teora de Natalis
de Wailly y sentara las bases de la archivstica moderna. La idea fundamental de la
teora holandesa era la concepcin del archivo como un todo orgnico, por tanto, no
poda ser creado arbitrariamente: Every archival collection has, therefore, as it were,
its own personality, its individuality, which the archivist must become acquainted with
before he can proceed to its arrangement... Every archival collection, be it understood
first ofall, must be treated in its own way... The system of arrangement must be based
on the original organization ofthe archival collection, which in the main corresponds
to the organization ofthe administrative body that produced Y."
La formulacin dada por Wailly no era una novedad en el campo de la
archivstica. El principio de procedencia exista ya en muchos lugares de Europa como
una prctica comn de la que nmeros estudiosos han encontrado huella al retrotraerse
en el tiempo, si bien han comprobado su existencia como solucin prctica o como
precepto legal."
En este sentido no se puede olvidar la formulacin de Theodor von Sickel,
quien al parecer sostuvo la teora del concepto de desarrollo, concepcin a la que
haba llegado por sus estudios en Diplomtica, en los que segua principios conformes
al desarrollo histrico. La formulacin de Sickel se expresaba en los siguientes
Archives" 97 (1977) pp. 73-74.
"' Por ejemplo las obras de Aim CHAMPOLLION-FIGEAC, Les Archives departamentales de
France. Manuel de l'archiviste desprfectures, des mairies etdes hospices, Pars 1860,128 pp. Hay una
segunda versin publicada en la misma ciudad y en el mismo ao de LXXV-400 pp; y G. DESJARDINS,
Le service des Archives Departamentales, Pars 1890, pp. 33-35.
" Se realiz una segunda edicin en Groningen en 1920. Ha sido traducido a varios idiomas; tomado
de MULLER, S., J.A. FEITH y R. FRUIN, Manual ofthe Arrangement and Description of Archives,
translation of the Second Edition by Arthur H. Leavitt, New York 1968, pp. 19 y 52.
". En Italia el principio de procedencia o mtodo storico comenz a recogerse en la legislacin del
reino de aples en 1811, pero fue afirmado como principio terico de la archivstica italiana por
Francesco Boniani, creador de la escuela archivstica toscana, quien, en respuesta al Ministro de
Instruccin Pblica, elev en marzo de 1869 una memoria para la organizacin del Archivio di Stato di
Venezia. Para ello se inspir en el alemn Bhmer. Vase E. LODOLINI, Lineamenti..., pp. 115-131.
En Alemania la institucionalizacin de este principio fue obra del Director del Archivo del Estado de
Prusia, en Berln, Max Lehmann en 1881; vase E. POSNER, Max Lehmann y el origen del principio
de procedencia, en La Administracin moderna de archivos..., pp. 97-103. Puede consultrse tambin
lo que al respecto seala A. HEREDIA HERRERA, Archivstica General. Teora y Prctica, Sevilla
1991 (5 ed.), p. 33; y J.R. CRUZ MUNDET, ob. cit., pp. 105-107.

126

CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO ...

trminos: // materiale doveva essere disposto negli archivi nello estesso modo con cui
si era formato nelle cancillerie."
Por otro lado, la archivstica, en tanto que auxiliar de la historia, centr su
atencin en la descripcin y en la elaboracin de instrumentos heursticos que
permitan al historiador encontrar fcilmente la informacin. Comenzaron a proliferar
colecciones diplomticas, guas, inventarios, catlogos e ndices, en detrimento de las
publicaciones sobre teora archivstica.
Esta ausencia fue suplida por la enseanza oral en las escuelas de especfica
formacin profesional que, desde fmales del siglo XVIII, surgieron en toda Europa.
En los Estados Italianos fueron fundadas en las Universidades de Bolonia (1765),
Miln (1770), aples (1777). A partir de 1811 la enseanza de esta disciplina pas
a cursarse en los grandes archivos de los estados italianos y en el Vaticano. En 1796
se fund en Coimbra el Aula Diplomtica. En 1826 se cre en Pars la cole des
Charles y, en Viena, en 1856 el Instituto Austraco de Investigaciones histricas. En
el mismo ao, en Madrid, se cre la Escuela Superior de Diplomtica.^*
En Espaa se publicaron varias obras de teora archivstica. Las ms
significativas son las de F. Porras Huidobro, Disertacin sobre archivos y reglas de
su coordinacin, Madrid 1830, que auna conceptos jurdicos y conocimientos de
anticuario; F. Troche Ziga, El archivo cronolgico-topogrfico. Instruccin de
archiveros, mtodo fcil, sencillo y de poco coste para el arreglo de los archivos,
Corua 1835, basada en las teoras de los franceses Lemoine y Chevrires; J. Gemes
Willame, Organizacin del Archivo de la Corona aplicada a los archivos particulares,
Madrid 1876, manual que tuvo gran trascendencia para la organizacin de los archivos
de las grandes familias nobiliarias, a partir del ltimo cuarto del siglo XIX; y, por
ltimo, Luis Rodrguez de Miguel, Manual del archivero o sea teora y prctica del
arreglo y clasificacin de los archivos de las diputaciones, beneficencia, gobiernos de
provincia, ayuntamientos y administraciones econmicas, Madrid 1877, obra dirigida
fundamentalmente a la organizacin de los archivos administrativos.
Hubo en ese momento otras importantes innovaciones que influyeron en la
evolucin de la archivstica. La creacin de los archivos nacionales como depsitos

" L. BITTNER, Gesamtinventar der Wiener Haus-Hof und Staatsarchiv, I, Introduzione, p. 144;
tomado de A. BRENNEKE, ob. cit., pp. 91-92.
" M. J. LVAREZ-COCA, y P. LPEZ, Hacia un centro de formacin de archiveros,
bibliotecarios y muselogos del Pas Vasco, en X Congreso de Estudios Vascos: Archivos, Bibliotecas
y Museos, (Iruea, 21-25 de 1987), San Sebastin 1988, pp. 263-265. Sobre la enseanza de la
archivstica en el siglo XIX puede consultarse C. MENDO y A. TORREBLANCA, Los orgenes de la
enseanza de la Archivstica en la Universidad Central de Madrid, "SIGNO. Revista de Historia de la
Cultura Escrita" 1 (1994) pp. 127-132.

SIGNO 2

(1995)

127

nicos que concentraban los archivos de las instituciones del Antiguo Rgimen, no
necesarios ya desde el punto de vista administrativo, hara plantearse la necesidad de
garantizar la afluencia de los documentos caducados administrativamente a estos
archivos. Por otro lado, al ser el Estado el responsable de la custodia y conservacin
de los documentos y de liberalizar su acceso a los ciudadanos, se oblig a dotar a los
archivos de una infraestructura administrativa. De tal forma, estos centros entraban
a formar parte de la poltica nacional." Sin embargo, esta preocupacin, sentida
desde principios del siglo XX, no encontrara apoyo en la doctrina archivstica hasta
la segunda mitad del siglo.
2. LA ARCHIVSTICA EN LA ACTUALIDAD
2.1. Condicionantes generales
La primera mitad del siglo XX se caracteriza por ser un epgono de los
principios asentados en el siglo anterior, as como por la proliferacin de una
manualistica ms abundante a partir de la aparicin de la obra de los archiveros
holandeses. Destacan principalmente las obras de Sir Hilary Jenkinson,'* de Eugenio
Casanova" y Adolf Brenneke.'*
Tambin en este perodo, la primera dimensin de los archivos, la administrativa, que haba sido olvidada durante el siglo XIX al centrarse la atencin sobre el
documento histrico, se desarrolla a partir de los aos treinta y se consolida despus
de los aos cincuenta. El creciente grado de crecimiento de las administraciones, los
nuevos avances tcnicos en produccin y reproduccin de documentos y en la organizacin del trabajo burocrtico, entre otros aspectos, plantean un problema, existente
desde siempre, pero ahora ms acuciante que nunca: la acumulacin de ingentes masas
documentales cuya conservacin ntegra resulta imposible y cuya informacin es difcil
de manejar. Ahora, la administracin no precisa historiadores, sino tcnicos capaces

" Vase A. WAGNER, El acceso a los archivos: de las restricciones a la liberalizacin, "Boletn
de la UNESCO para las Bibliotecas", 24 (1970) pp. 73-76. Reeditado en La administracin moderna de
archivos y la gestin de documentos. El Prontuario RAMP, recopilado por P. Walne con la asistencia
de un grupo de trabajo del CA, Programa de Informacin y UNISIST, Pars 1985, pp. 353-357.
* A manual of Archive Administration, London 1922 (reed. en 1965).
" Archivstica, Roma-Siena, 1928. Sobre la figura de este autor consltese LODOLINI, Elio,
Eugenio Casanova e l'inizio dell'insegnamento dell'archivistica nell'Universit di Roma, en
Palaeographica, Diplomtica et Archivstica. Studi in onoredi Giulio Batelli, II, Roma 1979, pp. 651661; y Lineamenti di storia..., pp. 177-195, donde cita numerosa bibliografa existente sobre el citado
autor.
" Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des europischen Archivwesens, bearbeitet
nach Vorlesungs-Nachschriftenund Nachlasspapierenund ergnzt von Wolfgang Leesch, Leipzig 1953.
Son los apuntes tomados por Leesch de las lecciones impartidas por Brenneke en la Universidad.

128

CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO ...

de organizar el trabajo de oficina, hasta los detalles ms nfimos, y de tratar la

documentacin para la gestin diaria. Estos problemas afectaban de manera especial
en los Estados Unidos de Amrica. Ello se debi a las circunstancias sufridas por ste
pas que, ms que por necesidades culturales, busc en el desarrollo de la archivstica
un sistema con el que contribuir a ayudar y agilizar la Administracin en momentos
difciles como fueron la crisis de 1929 y la Segunda Guerra Mundial. Fue entonces
cuando surgi la doctrina del Management o gestin, y dentro de ella, la del Record
Management (gestin de documentos), como un elemento ms de la eficacia
administrativa'' de cara a obtener el progreso de la nacin: ... records management
extends to the full life-cycle of records from their creation to ultmate destruction or
consignment to archives for permanent retention. It is directed at insuring adequate
documentation, preventing the unessential, simplifying systems ofpaperwork creation
and use, improving the way records are organized and retrieved, providingfor proper
care and inexpensive storage of records in records centers, and insuring de proper
disposition of records no longer needed in conducting current business.^
La gestin de documentos se institucionaliz al ser aprobada por el Gobierno
Federal americano la Ley de Archivos de 1950, que obligaba a todo organismo a tener
un programa permanente y activo de los documentos. La responsabilidad de la
supervisin y ejecucin de dichos programas fue asignada al National Archives and
Record Service.^^
A partir de 1952 los archivos ingleses fueron reestructurados segn el modelo
americano. En el resto de la Europa Occidental las teoras archivsticas americanas
concienciaron a los archiveros de la necesidad de conciliar las dos dimensiones
tradicionales de la archivstica: la histrica, consolidada en el siglo XIX, y la
administrativa, entonces redescubierta. No solamente deban interesar a los archiveros
los documentos histricos, sino tambin los situados en los rganos de la Administracin y que sta utiliza para su gestin. Al ocuparse de los documentos contemporneos, ordenarlos y disponerlos para su utilizacin inmediata, los archiveros realizan
una labor til e imprescindible para el gobierno y aseguran a los historiadores la
documentacin necesaria para sus estudios, ya que los archivos de hoy son la historia
" Sobre el concepto de management vase los siguientes estudios: C. PARAMES MONTENEGRO,
Introduccin al Management. Un nuevo enfoque de la Administracin Pblica, Madrid 1988 (4" ed.),
590 pp.; Renate MAYNTZ, Sociologa de la organizacin, Madrid 1990 (2* ed.), 188 pp.; y, del mismo.
Sociologa de la Administracin Pblica, Madrid 1985, 278 pp. Sobre su implicacin en los archivos
consltese A. TORREBLANCA LPEZ, El tratamiento de la documentacin econmica de las
Administraciones Pblicas, tn Primeras Jornadas sobre Metodologa para la Identificacin y Valoracin
de Fondos Documentales de las Administraciones Pblicas, (Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de 1991),
Madrid 1992, pp. 214-290.
'O A. RICKS, Records Management as an Archival Function, "Archlvum" XXVI (1979) p. 29;
reeditado en La administracin moderna de archivos y la gestin de documentos..., pp. 179-189.
'' Ibidem, p. 31.

SIGNO 2

(1995)

129

del maana. En palabras de M. Guy Duboscq: ...le prarchivage est, pour nous
archivistes, le plus sur et le seul moyen de remplir pleinement et efficacement notre
mission essentielle de pourvoyeurs de l'Histoire, et, pourquoi pas, d'animateurs et
d'initiateurs de la recherche historique.^^
El Records management tal como se concibe en los Estados Unidos y Canad
supone la intervencin del archivero en la organizacin misma de los documentos
desde que se originan en las oficinas del Gobierno. En los pases de Europa la gestin
de documentos o administracin de documentos, como se traduce a nuestra lengua, ha
sido entendida de manera diversa. Sin embargo, es comn la idea del archivo o
depstito intermedio, en terminologa francesa dpt de prarchivage y, en los pases
anglosajones record center.^^ Estos archivos provisionales tienen por funcin recoger
la documentacin que ya no tiene valor administrativo, en espera de que sea
transferida a los archivos histricos. De tal manera que el archivo cumpla la funcin
de servir a la administracin que genera los documentos antes de que presten su
utilidad a la investigacin cientfica. La asuncin de esta necesidad por los archiveros
ha supuesto la acuacin de otro principio fundamental por la archivstica contempornea: el ciclo vital del documento.*^ Esto ha contribuido a la consolidacin de los
sistemas archivsticos que garantizan la transferencia y valoracin del documento desde
la oficina hasta el archivo histrico, pasando previamente por otro depsito
intermedio.
El final de esta trayectoria ha sido la constitucin de una doctrina archivstica
basada en la concepcin del archivo como un auxiliar indiscutible de la administracin
pero tambin con un marcado carcter cultural. En expresin de Robert-Henri Bautier
los archivos constituyen la concentracin mxima del potencial documental de la
nacin en inters del pblico y de los estudios histricos .^^
La literatura archivstica aparecida desde mediados de siglo ha intentado
conciliar estas dos dimensiones de los archivos. Hay que destacar el manual del
estadounidense Th. Schellenberg, titulado Modern Archives. Principies and Tecniques,^ el primer tratado enfocado hacia la problemtica de los archivos administrati'^ Le Dpt de prarchivage: idee et instrument, "Aichivum" XXVI (1989) p. 43.
'^ J. LLANSISANJUAN, Gestin de documentos. Definicin y anlisis de modelos, Bergara 1993.
^ Este principio fue acuado en Europa por Yves PEROTIN, L'Administration et les "trois ages"
des archives, "Seine et Paris" 20 (1961) pp. 1-4; su consagracin corresponde a Carlos WYFFELS,
Archives Contemporaines et dpts intermediaires, Bruxelles 1972, pp. 7-10.
^' Tomado de O. GALLEGO DOMNGUEZ, y P. LPEZ GMEZ, Introduccin a la archivstica,
Vitoria-Gasteiz 1989, p. 28.
* Primera edicin inglesa en Melbourne, Adelaida, Londres y Wellington, 1956; 2* edicin
estadounidense en Chicago, en 1957; fue traducido al espaol por el mejicano Manuel Carrera Stampa,
y publicado en La Habana en 1958. Esta ltima ha sido reeditada por el Archivo General de la Nacin
de Mxico en 1992.

130

CONCEPCIN

MENDO,

EL LARGO CAMINO

...

vos.
Lo ms significativo de esta constniccin terica ha sido la aparicin de
diversas tendencias que caracterizan la tradicin archivstica de los distintos pases y
cmo cada uno de ellos ha asumido estas dos dimensiones. Ello ha provocado la
aparicin de manuales representativos de cada una de ellas y la reaccin del Consejo
Internacional de Archivos para proponer soluciones universales.
2.2. Metodologa y campo de actuacin
La archivstica es una disciplina que se ha desarrollado a partir del anlisis,
el trabajo de campo y la investigacin operativa sobre las organizaciones que producen
documentos y los acumulan, constituyendo archivos, ya sea con fines materiales o
culturales. As ha llegado al establecimiento de unos principios esenciales, una
metodologa y un lenguaje propio que la identifican y distinguen de otras ciencias o
disciplinas afines.
De acuerdo con el Consejo Internacional de Archivos, la archivstica es la
disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y de su
funcin." Por tanto, la archivstica tiene como objetivo resolver doctrinalmente cmo
se forman, se organizan y se conservan los archivos, a fin de conseguir economa de
espacio en la conservacin de los documentos, economa de tiempo en ia investigacin
sobre los mismos, y economa de personal en el trabajo y direccin del archivo.**
Esto comporta que esta ciencia debe aplicar normas vlidas para los archivos de todos
los tiempos y de todas las sociedades organizadas, ya sean de antigua o de reciente
formacin. Es decir, la archivstica debe emplear la metodologa necesaria para que
el archivo pueda cumplir dichos fines; o dicho de otra manera, desarrollar los
procedimientos e instrumentos que permitan al archivero conservar, custodiar y
difundir los documentos.
La metodologa archivstica radica en el carcter orgnico del archivo. Esta
organicidad viene determinada por el vnculo que une los documentos entre s, y a
estos con la institucin que los ha generado; de modo que el documento es parte de
un todo estructurado.*' Esto quiere decir que el vnculo que se establece entre los

' ' Dictionary ofArchival Terminology, English andfrench, ed. by Peter Waine, Mnchen 1988 (2*
ed. revisada), pg. 20.
* SANDRI, L.. La archivstica, "Rassegna degli Archivi di Stato" XXVII (1967) pp.411-426; reed.
en Antologia di scritti archivistici, a cura di Romualdo Guiffrida, Roma 1985, p. 9, de donde se ha
tomado la cita.
* As entendido, el archivo es un concepto universal. Vase el conocido artculo de G. CENCETTI,
Sull'archivio come "Universitas Rerum", en Scritti Archivistici, pp. 47-55.

SIGNO 2

(1995)

131

documentos refleja la estructura del organismo productor. La metodologa archivstica

consiste en aplicar este principio bsico, el de respetar el orden natural por el que se
han generado los documentos y que se denomina/Jr/wc/j/o de procedencia o principio
de respeto a la estructura de los fondos.
Se puede concluir sealando que la archivstica es la ciencia que permite
manejar y hacer accesible la informacin de grandes masas documentales, generadas
por una institucin en el desarrollo de sus actividades diarias, de manera que
proporcione toda la informacin que cada documento contiene en s mismo y en su
contexto al estar aqul en relacin con otros documentos.
Queda, finalmente, plantearse qu aspectos afronta hoy da esta ciencia.^'
Su objeto son los archivos de toda poca y condicin, tanto los histricos
como los administrativos; es una ciencia ecumnica. Como tal pretende ser activa y
no pasiva, es decir, los documentos no son solamente su problema una vez que la
administracin productora se desentiende de ellos, sino que busca integrarse en su
proceso de creacin, controlando el documento desde el momento en que nace en la
oficina hasta que se integra en el fondo de un archivo (gestin de documentos).
Igualmente, la archivstica se ve en la necesidad de hacer frente a los fondos
ya acumulados, una vez que los documentos pasan al archivo. Por tanto, debe dar
normas para la elaboracin de instrumentos de trabajo que permitan al archivero
controlar la masa de documentos que custodia y servirla al usuario (organizacin de
archivos).
La enorme cantidad de documentos que genera la actual Administracin obliga
a la archivstica a plantearse que no todos los documentos que se producen pueden ser
conservados. Resulta muy difcil contar con un criterio riguroso para discernir y
decidir qu debe guardarse y qu eliminarse. A ello debe contribuir la identificacin
y valoracin archivstica, que deben regir y garantizar las transferencias de
documentos desde las oficinas a los archivos histricos, pasando por los intermedios.
Para ello se ha creado toda una serie de sistemas y redes de archivos (administracin
de archivos).

Vase al respecto G. CENCETTI, // fondamento terico delta dottrina archivstica, Scritti

Archivistici, pp. 38-46; y E. LODOLINI, El problema fundamental de la archivstica: la naturaleza y
la ordenacin del archivo, "IRARGI. Revista de Archivstica" I (1988) pp. 27-61.
^' Los problemas de los archivos y de los objetivos de la archivstica en la actualidad y en un futuro
inmediato han sido tratados en el symposium sobre Los archivos en la Europa sin fronteras, celebrado
en Maastrich en 1991, cuyas actas han sido publicadas en "Janus" 2 (1992); y en el XII Congreso
Internacional de Archivos, celebrado en septiembre de 1992 en Montreal y que tuvo por objeto analizar
"El papel del archivero en la era de la informacin".

132

CONCEPCIN MENDO, EL LARGO CAMINO ...

Los fenmenos de descolonizacin del tercer mundo y la descentralizacin de

los estados han creado la necesidad de desarrollar tcnicas de reproduccin de los
fondos documentales comunes a ms de una administracin. A esto hay que sumar la
necesidad y la demanda por parte del usuario de medios que le permitan trabajar ms
rpidamente y que garanticen a los archivos la conservacin de los documentos que
custodian, frente al uso masivo por los investigadores. Esto ha producido el desarrollo
de polticas de microfilmacin y reproduccin de documentos (reproduccin en
archivos).
La necesidad de perpetuar los fondos frente a los desastres blicos y naturales,
amn del inexorable paso del tiempo, ha obligado a desarrollar tcnicas de conservacin que permitan la adecuada custodia de los documentos, mediante la adopcin de
medidas que prevengan su deterioro y tcnicas de restauracin, cuando ste se haya
producido, para evitar la prdida total de los documentos (instalacin, conservacin
y restauracin).
Por otro lado, la irrupcin de la informtica y de los nuevos soportes
documentales -discos pticos, cintas y discos magnticos- ms rentables, ha planteado
a la archivstica no slo el control del documento fijado sobre un soporte clsico
(papel o pergamino), sino el control y gestin de una informacin cada vez ms
abundante y que puede ser borrada de sus nuevos soportes (el impacto de las nuevas
tecnologas).
La demanda de informacin gil, la creacin de bases de datos y la aplicacin
de la informtica, til para todo tipo de necesidades de los usuarios, ha hecho que la
archivstica adopte tcnicas de trabajo fronterizas con la documentacin. Ello le ha
hecho conceptuarse como una ciencia de la informacin, pero con unos contenidos y
una metodologa de trabajo propios frente a la documentacin y la biblioteconoma (la
Archivstica, ciencia de la Documentacin y de la Informacin).
La consecucin de esta autonoma le ha hecho centrarse en la bsqueda de
principios universales aplicables a todos los archivos del mundo. Por ello intenta
lograr la normalizacin de sus principios orgnico-descriptivos, de un vocabulario
internacional, y homologar los contenidos de la formacin profesional de los futuros
archiveros, en sus categoras cientfica y tcnica, encargados de aplicarlos (normalizacin y formacin profesional).