GuaparalaOrganizacindeun

SimposiumoCongresoEstudiantil

ListaCronolgicadeActividades
v AntesdelEvento:
1. Proyecto/PrecisarFecha/Fijarlostemas/Elegirconferencistas
2. Recabarunarchivoobasededatosconinformacindelosintegrantes
decadacomit(nombre,direccin,matricula,telfono,carrera,celulary
correoelectrnico)
3. Monitorear las actividades de los dems comits, apoyar en los
preparativosnecesariosalosmismos.
4. Llevar control de los documentos importantes, convocar a junta, llevar
lasminutasdelasjuntas.
5. Juntacondirectordecarrerayprofesoresparaescucharsugerencias.
6. Pediracadacomitsupresupuesto.
7. Determinarhoteles.
8. Notificarinvitadosespeciales.
9. Elaborarlistadeposiblespatrocinadoresyentregarlaafinanzas.
10. Elaborar carta de peticin/ Concertar citas con posibles
patrocinadores/Prepararcampaafinanciera.
11. PresentarproyectoaDesarrolloEstudiantil/RegistrarEvento.
12. AutorizacindelpresupuestoenDesarrolloEstudiantil.
13. Autorizacindelacampaafinanciera.
14. Abrirlacuentaexterna.
15. Informar al director de carrera y profesores de las decisiones tomadas
referentes al evento, aceptar su ayuda si desean colaborar en
organizacin.
16. Mandar invitacin a los conferencistas/ Solicitar sus currculums y
requisitosaudiovisuales.
17. Reservarrecintodelasconferencias.
18. Reservaciones en el hotel/ Invitar alumnos del Campus y otras
Universidades.
19. Disearellogo,pstersymaterialimpreso.
20. Checarnecesidadesdeequipoaudiovisual.
21. Actividadesparapatrocinioenespecieydonaciones.
22. ConfirmarfiestasyregistrarlasenDesarrolloEstudiantil.
23. Elaborarprogramadeleventoeitinerariodelconferencista.
24. Definirycontratarhospedaje,transportacinyalimentacin.
25. Contratarintrpretessiesnecesario.
26. Prepararcoffeebreaksparalosrecesos.
27. Planeartourporelcampusybanqueteparainvitadosespeciales.
28. Reclutarvoluntariosparacolaborarcomoanfitrionesduranteelevento.
29. Definir el informe de los anfitriones, mandarlo a hacer en caso de ser
necesario.

30. Conseguir recursos tcnicos/ Planear stand (reservar Desarrollo

Estudiantil)/Conseguirbuensistemaderegistro.
31. Mandarhacerinvitacionesyenviarlas/Mandarahacerreconocimientos.
32. Preparar salidasdedinero,conlassolicitudesrequeridas.
33. Autorizacin de campaas publicitarias (Coordinacin de Desarrollo
Estudiantil)/Mandarahacerpstersymantas/Comenzarlapromocin.
34. Conseguirequipodeseguridadycomunicacin/Prepararbotiqun.
35. Prepararventaenstandsycuentaparadepsitosdeforneos.
36. Informaralosrecortesdeleventoeinvitarlosalmismo.
37. En caso de necesitarse, contactar con el Gobierno del Estado para
recibir al conferencista/ Informar a rectores del itinerario de tal
conferencista.
38. Invitaraotrasuniversidades(llevarpstersymantas).
39. Invitaralosprofesoresaparticiparenelevento.
40. Mandar hacer papelera (programas, gafetes) / Sellar psters en
DesarrolloEstudiantilypegarlosenelCampus/Colgarmantas.
41. Confirmardiscosysalonesparaeventossociales.
42. CitasenprogramasderadioyTV/UsarlosmediosdelTectambin.
43. Confirmarhoteles,transporteyalimentacin.
44. Programas,diplomas,reconocimientosygafetesyalistos.
45. Preparardecoracin/Uniformedeanfitrionesyalisto.
46. Confirmarprensa,fotgrafosy/oTVqueasistiralevento.
47. Ventaenstandsycuentaparaforneos.
48. Solicitarpermisoparapromovereleventodurantelasclasesyhacerlo.
49. Realizar el protocolo con ayuda de la Coordinadora de Eventos
Estudiantiles por parte de Desarrollo Estudiantil/ Elegir maestros de
ceremonias y ensayar con ellos / Conseguir y organizar a los
encargadosdelfiltrodepreguntas.
v Duranteelevento:
50. Recoger al conferencista en el aeropuerto, atenderlos, preparar su
regaloy/oreconocimiento.
51. Recepcin de invitados especiales y prensa / Facilitarles
estacionamiento.
52. Serviciodetrmitedefacturasparaparticipantesyproveedores.
53. Entregar equipo a registro y contenido / Checar el audio, video e
iluminacin.
54. Tenerelmateriallistoparacadaconferencia.
55. Funcininterna,coordinarmaestrosdeceremoniaylogstica.
56. Entregarpapeleraalosparticipantes,realizarcorrecciones.
57. Atenderalosprofesorescomoinvitadosespecialesduranteelevento.
58. Atender al participante: transportacin, hotel, comidas, fiestas/
Proporcionarinformacinturstica,telfonosdeemergencia,bancos,etc.
59. Recibir y atender en los eventos a los participantes /Arreglar el lugar y
recibirproveedores(msica,comida,bebida).
60. Recibirparticipantes,indicarentrada/Organizalasesindepreguntasy
respuestas.

61. Verificar y controlar todos los accesos de entrada y salida al lugar de

conferencia/Saberdondeestnlosextinguidotesysaberusarlos/Tener
alamanoelbotiqunylostelfonosdeemergencia.
v Despusdelevento:
62. Elaborar reporte financiero del evento: ENTREGAR MXIMO UNA
SEMANA DESPUS DEL EVENTO A LA COORDINACIN DE
DESARROLLOESTUDIANTIL.
63. InformedeactividadesaDesarrolloEstudiantil.
64. Mandarcartadeagradecimientoalosconferencistas.
65. Mandarcartadeagradecimientoalospatrocinadores.
66. Agradecerlacooperacindelosprofesores.

LISTADEACTIVIDADESPORCOMIT
I.COORDINACINGENERAL.
3,11,39,58

IX.ATENCINAUNIVERSIDADES.
7,21,27,41,46,61

II.ATENCINACONFERENCISTAS. X.PUBLICIDAD.
7,16,27,30,46,53,67
22,36,43,47
III.CONTENIDO.
1,11,26,39,40,52,66

XI.SECRETARA.
2,4

IV.RELACIONESPBLICAS.
8,9,34,45,49,54,68

XII.INTEGRACIN.
20,29

V.LOGSTICA
17,23,28,33,56,57,62

XIII.ATENCINAPROFESORES.
5,15,42,51,60,69

VI.EVENTOSSOCIALES.
18,25,44

XIV.ANFITRIONES.
31,32,48,63

VII.FINANZAS.
6,10,12,24,35,38,50,55,65

XV.REGISTRO.
59

VIII.TESORERA.
13,14,19

XVI.SEGURIDAD.
37,64