Professional Documents
Culture Documents
functia de cercetare-dezvoltare;
b)
c)
functia de productie;
d)
functia financiar-contabila;
e)
functia de personal.
7. Activitatile
La baza nfiintarii unei organizatii sta Regulamentul de Organizare si Functionare (ROF) care
este poate cel mai im 19519o144t portant element de reglementare a competentelor unei
institutii. Este un act normativ care reglementeaza functionarea compartimentelor (stabileste
competentele pentru fiecare compartiment n parte, atributii si responsabilitati) si este adoptat de
forul de conducere superior al organizatiei respective. Mai exista si Regulamentul de Ordine
Interioara (ROI) care reglementeaza regulile de conduita cerute angajatilor n relatiile de
serviciu, programul de lucru, circulatia documentelor si este adoptat pe cale de dispozitie de catre
conducatorul unitatii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat si
completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiintare si care le reglementeaza functionarea (ROF), unitatile si
elaboreaza propriile regulamente de organizare si functionarea adaptate la structura
organizatorica, aprobate si completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.
Ansamblul activitatilor, atributiilor si sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizatiei respective.
ROF al organizatiei are un caracter general si este completat de Statul de Functii. Statul de
Functii are un caracter intern si prevede numarul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul
si pregatirea angajatilor, precum si relatiile dintre acestia. Este o completare necesara a ROF pe
baza careia se poate calcula bugetul de scolarizare a personalului1.
La rndul sau, este completat de fisa postului care cuprinde atributiile si obligatiile fiecarui
angajat n parte.
Legea reglementeaza explicit ca organigrama unei institutii nu intra n vigoare pna la adoptarea
ROF si a Statului de Functii.
1.2. Activitatea de secretariat
Printre activitatile cu importanta deosebita n cadrul unei organizatii economico-sociale este si
activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurata n compartimente specializate si are o ampla
generalizare. Ea se desfasoara la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administratiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primarii, consilii
locale), ct si la nivelul agentilor economici, al unitatilor de profiluri diferite (academii, institutii
de nvatamnt superior, scoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare,
amploarea, numarul de functii si unele atributii sunt diferite de la o organizatie la alta.
Munca de secretariat n administratia publica prezinta unele particularitati fata de secretariatul
din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsusi managementul institutiilor publice si structura
executarea lucrarilor de registratura generala (sortarea, nregistrarea, datarea,
distribuirea) acolo unde nu exista un compartiment specializat de registratura.
straina;
spatiul de lucru ;
obiecte de iluminat;
pregatirea noilor cadre este rapida, afectarea lor pe lnga grupuri conduse centralizat
influenteaza pozitiv formarea si perfectionarea lor;
sistemul informational ;
ntre sistemul operational si cel decizional legatura se stabileste prin sistemul Informational (SI).
Sistemul Informational este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace
umane si materiale, surse si nivele consumatoare, canale de circulatie, proceduri si mijloace de
tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si la realizarea obiectivelor organizatiei.
Mijloacele umane - sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaza - emit sau transmit
informatii utile n cadrul sistemului organizatiei.
Mijloacele materiale se refera la masini si echipamente de birou (calculator, masina de scris, de
copiat, telefonul, faxul etc.).
Informatia poate fi definita ca un mesaj, o stire, un semnal, un grup de imagini ce reflecta starea
unui sistem sau a modului n care aceasta functioneaza si care aduce receptorului date noi, un
plus de cunoastere.
Fiecarei activitati umane desfasurate n forma de organizare si structura specifice i corespund
informatii specifice. Sursele de informatie se regasesc att pe plan decizional ct si operational.
Informatia este utila cuiva daca este ceruta de un consumator de informatie, indiferent daca
acesta este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului, comunicarea necesita
cteva elemente esentiale :
Informatia circula ntre emitator si receptor prin canale specifice (posta, telefon, etc.) si poate fi
sub forma de : date, texte, imagini fixe, secvente audio sau video etc.
Cantitatea de informatii care se vehiculeaza ntre emitator si receptor constituie fluxul
informational. Distingem un flux de intrare de informatii si un flux de iesire de informatii. De
exemplu, legatura cu alte organizatii aduce un flux de informatii din afara (o cerere de oferta, o
comanda, etc.). n fluxul de iesire al informatiilor se pot ncadra diverse forme de corespondenta
(oferta etc.). Se impune o organizare a informatiei care circula att n cadrul organizatiei ct si
ntre aceasta si exterior.
Comunicarea n cadrul unei organizatii sau n afara acesteia se desfasoara n bune conditii doar n
cazul n care fluxul informational cu elementele sale componente - preluarea - prelucrarea si
transmiterea informatiilor respecta o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informatii
potrivite, la modificarile, transformarile, prelucrarea n vederea obtinerii obiectivelor stabilite (de
consumatorul de informatii) prin respectiva informatie. De asemenea, un rol important l are si
forma de prezentare precum si alegerea canalului adecvat pentru transmiterea informatiei. Este
un lucru recunoscut ca n acest proces preluare - prelucrare - transmitere, secretarei (asistentei
manager) i revin sarcini importante.
O secretara trebuie sa stie de unde sa obtina informatiile solicitate, cum sa obtina n timp util si
sa le foloseasca eficient pentru fiecare situatie. Este cunoscut faptul ca la angajare, firmele
daca informatia trebuie transmisa rapid unui numar mare de oameni se va alege fax-ul, email-ul ;
daca se impune desfasurarea unei sedinte si pentru a reduce costurile (timp si bani) se va
alege videoconferinta ;
daca mesajul este mai complex si necesita si oferirea unor explicatii suplimentare se va
alege discutia fata n fata sau telefonul ;
comunicari verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anuntarea unor chemari
telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)
prezentarea unor situatii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice;
transmiterea orala a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie sa le execute;
note scrise de conducere cu indicatii pentru efectuarea unor lucrari, constituind decizii
asupra modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretari ulterioare
care sa genereze nendeplinirea sau ndeplinirea partiala sau incorecta a unor sarcini.
A treia etapa a circuitului informational, n care secretariatului i revin sarcini importante este din
nou n sens ascendent n cursul executarii deciziei.